INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015 PROTOKOLL – IMT styremøte Møte.: Dato: Tid: Sted: 6/2015 4.9.2015 Kl. 09:00 - 12:00 TF 141 Tilstede: Fra admin: Observatør: Instituttleder Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Tor Kristian Stevik, Egil Stemsrud, Turid Torheim, Ola Bettum, Einar Sagstuen, Jon Lauvstad Sættem og Kristin Tindlund. Økonomisjef Anita Habbestad, laboratorieleder Andreas Svarstad Flø og styresekretær Kristine D. Høitomt (referent). Sigrid Gjøtterud (SLL), Tor K. Bue (vara, studentrepresentant). Det var avholdt IDF-møte med representantene for tjenestemannsorganisasjonene ved IMT 02.09.15. SAKSNR. SAKSTITTEL Vedlegg 47/2015 48/2015 49/2015 50/2015 51/2015 52/2015 Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 5/2015 Drøfting, orientering og referatsaker Studentenes innspill Godkjenning av spesialpensum Spesialiseringer i PhD-programmet Eventuelt 1 3 1 1 - Instituttleder ønsket velkommen til møtet. De nye studentrepresentanter for styret i perioden 2015/2016 ble presentert. Det ble gitt generell orientering om følgende saker:  Oppussing av IMT: NMBU prioriterer oppussing av kontorfløy ved IMT, og søker å få på plass finansiering av 100 mill. kr. til oppussingsarbeidet i perioden 2017-2018. Oppussing gjelder kontorfløyen, og vil kreve midlertidig annen lokalisering for ansatte mens oppussingen pågår. Det vil bli innkalt til allmøte når mer konkret informasjon foreligger. Det avventes også nærmere avklaring om flytting av IT-seksjonen.  Status - flytting av fiskelabben: Instituttleder orienterte om møte med dekan, UA og IHA hvor overføring av en halv stilling fra IMT til IHA i tilknytning til flytting av administrativt ansvar for fiskelabben ble diskutert. Instituttleder ønsker ikke å akseptere forslaget om overføring fra IMTs grunnbevilgning til IHA for å finansiere et driftsbudsjett for fiskelab. IHAs instituttleder utrykte forståelse for dette, men møtereferat med skriftlig bekreftelse på konklusjon etter møtet avventes.  Tildeling til bioraffineringslabben: IMT avventer fortsatt avklaring omkring fordeling mellom instituttene av tilskuddet som US har gitt til IKBM og IMT.  Styreseminar med universitetsledelsen og US: Instituttleder orienterte fra deltakelse ved styreseminaret 03.04.09, hvor blant annet NMBUs satsing på fremragende forskning og undervisning og innovasjon ble diskutert. 1 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015  Det er et behov for reallokering av 13. mill. kroner i NMBUS budsjett, som er ute til vurdering av en komité ledet av Siri Løksa. For IMT sin del, var det foreløpig meldt muntlig av Miljøteks dekan om forslag til 40 % reduksjon i støtten som årlig gis til varig videreutdanning. Instituttleder vil ta kontakt med seksjonsleder ved SLL for å diskutere saken nærmere. 47/2015 Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 5/2015 Dokument: Protokoll fra møte 5/ 2015 (19.06.15). Forslag til vedtak: Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 6/2015 (19.06.15) ble godkjent. 48/2015 Drøfting, orientering og referatsaker ORIENTERING:  Møtedatoer for IMT styre høsten 2015 Møtedatoer for styret høsten 2015 ble satt til: M7: Fredag 16. oktober M8: fredag 20 november M9: Fredag 11. desember  Valg instituttstyret – nominasjon av nye representanter for midlertitid ansatte. Det ble informert om valg av nye representanter for midlertidig ansatte i styret høsten 2015. Det er nedsatt en nominasjonskomité for hvert fakultet. Ågot Aakra er sekretær for nominasjonskomiteen ved MiljøTek. Nærmere informasjon vil bli gitt fra nominasjonskomiteen til alle. Instituttledere informerte om behov for å avklare representasjon i forbindelse med avvikling av forskningstermin for styremedlemmer i 2016. Dette vil bli diskutert nærmere med de aktuelle styrerepresentantene, før saken tas opp igjen i styret.  Tekniske støttestillinger Dokument: Notat av 26.08.15, Forhåndsavklaring vedrørende to tekniske stillinger (instrumentmaker og laboratorieteknikker). Seksjonsleder og nestleder ved Seksjon for realfag har i notat av 26.08.15 bedt om forhåndsavklaring vedrørende nyansettelser i tekniske stillinger. Det ble i tillegg delt ut ved møtet notat fra Seksjon for bygg og miljø, signert ved seksjonsleder Leif D. Houck og Arve Heistad (mottatt 03.09.15). Notatet skisserer langvarige utfordringer med mangel på og behov for teknisk støttepersonell ved seksjonen. NMBU har en etablert en strategisk satsning for å fremme fremragende forskning og utdanning. For at IMT skal kunne tilby fremragende undervisning i alle studieprogram er det nødvendig med opprusting av laboratorier og støttetjenester for alle studieprogram. Tilsvarende har IMT etablert fagstrategiske satsninger for rekrutteringsstillinger for å tilrettelegge for forskning i alle studieprogram. Det er viktig med en jevn fordeling av ressurser mellom studieprogrammene, og at resursene om mulig benyttes i et fellesskap på tvers av studieprogrammer. Instituttleder viste til komiteen nedsatt for å utarbeide en plan for støttestillingene, under ledelse av laboratorieleder Andreas Svarstad Flø. Instituttleder var opptatt av at fagseksjonene må fremme sine innspill til 2 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015 behov, og at det må utarbeides en plan som tar hensyn til det helhetlige behovet ved instituttet. Det er ønskelig at fagseksjonene skal diskutere bemanningsplan og behov for støttestillinger i et fellesskap, og at støttestillingene bidrar i undervisningen. Instituttleder ser spesielt behovet for en halv stilling for hver av studieretningene vann og miljøteknikk, og bygg og arkitektur, som per dags dato ikke har støttestillinger. Fagmiljøene her bes fremme forslag til stillinger, evt. i kombinasjon med ekstern finansiering. En helhetlig plan og et forslag for støttestillinger vil bli lagt frem ved neste styremøte. Eventuelle nyansettelser må vurderes i forhold til instituttets økonomi og vil bli endelig avklart i løpet av høsten. Det ble samtidig vist til pågående arbeid med bemanningsplan for IMT som vil gjelde for både vitenskapelige og teknisk- administrative støttestillinger.  Administrative stillinger Det ble vist til tidligere vedtak i styret i forbindelse med ansettelse av forskningskoordinator, hvor opprinnelig forslag om 1,5 stilling (0.5 stilling til web) ble redusert til én full stilling. Instituttleder orienterte om utfordringer med kapasitet i administrasjonen som spesielt berører administrasjon av PhD-utdanningen, samt pågående diskusjon om muligheter for å øke bemanningen i administrasjonen med en halv stilling. Det vurderes blant annet å koble én halv stilling finansiert av IMT med en halv stilling finansiert gjennom bidrag fra FU-leder Harsha Ratnaweeras prosjektportefølje. Ratnaweera har meldt inn behov for å ansette en halv stilling til å bistå med prosjektoppfølging, som kan lønnes med inntekter fra hans eksterne prosjekter. Ratnaweera har flere store forskningsprosjekter og bidrar gjennom disse betydelig til instituttets økonomi. Instituttleder ser behovet for mer bistand til Ratnaweeras prosjektoppfølgingen og støtter forslaget om ansettelse i 50 prosent stilling med finansiering gjennom inntekter fra hans eksterne prosjekter. Saken vil bli fremmet for styret når oppgavefordeling i administrasjonen og alternative løsninger er nærmere vurdert. Sættem etterlyste videre oppfølging av styrevedtak om intensjon for å utarbeide en egen utdanningsstrategi. Instituttleder vil følge opp saken i samarbeid med UU-leder og UU.  Utvikling av laboratoriene ved IMT Laboratorieleder Andreas Svarstad Flø informerte om pågående vedlikeholdsarbeid og opprustning av laboratoriene. Oversikt over pågående og utført arbeid vil bli ettersendt. Instituttleder kommenterte at opprustningen av laboratoriene skal bidra til å gi et godt laboratorietilbud i alle studieprogrammene ved IMT. Hensyn til forskning vil også bli ivaretatt. Instituttleder poengterte at opprustingen på laboratoriene, sammen med IMTs satsing på fagstrategiske prosjekter i perioden 2015 – 2018, var viktige ledd i arbeidet med å nå NMBUs mål om fremragende forskning og undervisning. Det ble samtidig informert om tre innbrudd i verkstedet i sommer og stjålet utstyr, foreløpig estimert til om lag 300 000 kr. IMT er i prosess med å kreve erstatning for utstyret.  Økonomistatus: Status regnskap versus budsjett per seksjon ved utgangen av juli 2015. Dokument: Regnskapsrapport per juli 2015 (ettersendt styret 01.09.15). Økonomisjef Anita Haugen Habbestad informerte om foreløpige resultater frem mot regnskapsavslutningen for andre tertial. Resultatene var positive, og det var forventet at IMT ved årsavslutning ville gå i et overskudd etter at gjelden var nedbetalt. Spørsmål omkring periodiseringsusikkerhet og forpliktelser ble nærmere kommentert. 3 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015 DRØFTING:  Bruk av innstegsstillinger Dokument: Notat av 07.08.15 fra Universitetsadministrasjonen. IMT er bedt om å vurdere om man ønsker å ta i bruk innstegsstillinger, med svarfrist til universitetsadministrasjonen 1. oktober. Styret diskuterte ordningen på prinsipielt grunnlag. Styret var prinsipielt positive til å innføre ordning med innstegsstillinger med mulighet for 7-årig ansettelse for kvalifisering til professorkompetanse, så fremt stillingsvern med 4-årsregel for fast ansettelse var nøye avklart. Styret anså ordningen som nyttig innenfor fagområder hvor det er vanskelig å rekruttere kvalifiserte kandidater. Det ble samtidig påpekt at ordningen vil innebære forpliktelser fra instituttets side for å sikre god tilrettelegging for videre kvalifisering ved en eventuelle ansettelse i innstegsstilling. Antall stillinger som ønskes benyttet til formålet ble ikke nærmere diskutert. 50/2015 Fullmakt til godkjenning av spesialpensum Dokument: Forskrift om opptak, studier, eksamen og grader ved NMBU, kap 23 (spesialpensum). 1. august 2015 trådte ny versjon av Forskrift om opptak, studier, eksamen og grader ved NMBU i kraft. Utdrag fra forskriftene som gjelder spesialpensum er vedlagt. En av endringene er at frie emner utgår og erstattes av spesialpensum. Alle spesialpensum skal godkjennes av Instituttstyret, men godkjenningen kan delegeres. Under ordningen med frie emner var godkjenning delegert til Undervisningsleder. VEDTAK: Godkjenning av spesialpensum ble delegert til Undervisningsleder. 51/2015 Innføring av ordning med spesialiseringer i PhD-programmet. Dokument: Hovedretninger, fagområder og spesialiseringer i PhD-programmet. Det ble informert om at saken var utsatt etter tilbakemelding fra FU. PhD-spesialiseringer vil bli diskutert på nytt i FU i tilknytning arbeid med forskningsstrategi for 2015 – 2018. Saken vil bli fremmet på nytt for styret ved møtet i oktober. 52/2015 Eventuelt Sættem informerte om idédugnad om markedsføring av studietilbudet ved IMT, som vil bli arrangert 23. september i regi av studentene. Ansatte og studenter er velkomne til å delta. Instituttleder informerte om ferskt vedtak i US og tildeling av 10 nye studieplasser i realfag og teknologi. Futsæther informert om stipendiat Turid Torheims deltakelse i Forsker grand prix som arrangeres 22. september på Sentrum Scene. Ansatte og studenter oppfordres til å delta som publikum. 4 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder Prof. Erik Næsset, INA – Nestleder F.aman. Line Nybakken, INA F.aman. Siri Fjellheim, IPV Seniorrådgiver Kari Thue, INA Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA Forskn.sjef Erik Framstad, NINA Student Sylvia Pal Stolsmo(til 31.12.2015) Student Mari Brøndbo Dahl (til 30.06.2016) Adm.sjef Ågot Aakra – Sekretær Vararepresentanter: - [email protected] (67231740) - [email protected] (64965734) - [email protected] (67231787) - [email protected](67232801) - [email protected] (67231716) - [email protected] (64965792) - [email protected] (40631752) - [email protected] (94846202) - [email protected] (95822781) - [email protected] (99644032) 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA Prof. Ståle Navrud, HH Seniorrådgiver Gunnar Jensen, INA Stipendiat Walid Mustapha, INA Seniorforsker Ketil Skogen, NINA Student Vibeke Hoff (til 31.12.2015) Student Lars Jørgen Rostad (til 30.06.2016) - [email protected] (67231759) - [email protected] (67231782) - [email protected] (67231142) - [email protected] (67231775 ) - [email protected] (67231664) - [email protected] (91181440) - [email protected] (41582736) - [email protected] (97171881) FORSLAG TIL MØTEBOK FRAU STYREMØTE INA 7/15 TORSDAG 08.10.2015, kl 10.15 NMBU 08.10.2015 Ågot Aakra Styremøte 7/15 1 STM 7/15 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 8. OKTOBER 2015 Tid: Sted: Til stede: Forfall: Møtebok: Saksliste: S-77/15 S-78/15 S-79/15 S-51/15 S-80/15 S-81/15 S-82/15 S-83/15 Kl. 10.15 – 13.30. Styrerommet INA (S257) Sjur Baardsen (møteleder), Erik Næsset, Line Nybakken, Kari M. Thue (ikke S80/15 - S-84/15), Erik Framstad, Rannveig Jacobsen, Sylvia Pal Stolsmo, Mari Brøndbo Dahl. Gunnar Jensen var til stede under sak S-79/15 Siri Fjellheim. Vara kunne heller ikke møte. Ågot Aakra Godkjenning av innkalling og sakskliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Godkjenning av møtebok 6/15 Vedtak: Møtebok 6/15 godkjennes Regnskapsrapport til NMBU 2. tertial 2015 Saksdokumenter: - Notat med regnskapsrapport fra G. Jensen. Jensen presenterte rapporten i møtet. Vedtak Styret tar regnskapsrapporten for 2. tertial 2015 til orientering. Drøftingssak: Bemannings- og kompetanseplan for INA 2016-2020 (BoK) Saksdokumenter: - Notat fra Ågot - Utkast til Bemannings- og kompetanseplan for INA 2016-2020 Vedtak: Styrets kommentarer innarbeides i utkast til BoK, og revidert dokument legges fram for styret i kommende møte. Studentenes kvarter - Ingen saker Doktorgradsstudentenes kvarter - Informasjon for internasjonale studenter (intranettet m.m.) - Tilganger for internasjonale studenter  Administrasjonen følger opp. Referatsaker • Møtebok INA-UU 30.09.2015 (Utkast) • Møtebok INA-FU 6.10.2015 (Utkast, ettersendes) • Møtebok Universitetsstyret 4.09.2015 (Utkast) • Møtebok Fakultetsstyret 21.09.2015 (Utkast) Instituttleder orienterer - Studentopptaket 2015 Styremøte 7/15 2 S-84/15 - Løksautvalget, inkl. BOA-utvalget RUL-seminar Dekanskole Utleie av lokale EFI annual conference 2017 Forespørsel om overflytting av forskningsgruppa ‘Aging and Nutritional Physiology in Animal Models’ fra IKBM til INA Fordeling av rekrutteringsstilllinger (foreløpig) INAs undervisningsseminar 2015-16 Eventuelt A. Manglende oppfølging av ph.d. avtale(r) mellom ph.d. student(er) og INA Ph.d.-forskriftens § 6-3 gjelder frivillig og tvungen avslutning av ph.d.-studiet før avtalt tid. Bl.a. heter det at: «Instituttet kan vedta tvungen avslutning av ph.d.-utdanningen før avtalt tid, etter innstilling fra veiledergruppen.». FU-INA (92/15) ønsker at instituttstyret avklarer hvem ‘Instituttet’ i slike sammenhenger skal være. Vedtak: I tilfeller der FU avdekker vesentlig eller vedvarende mislighold av ph.d.-avtalen fra ph.d.-studentens side, gis FU-leder mandat til å kontakte instituttleder for å få foreslå tvungen avvikling av ph.d.-avtalen. B. Styremøte i november Møtet bør flyttes pga kollisjon med andre viktige arrangementer. Ågot sender ut doodle for å få oversikt over hvilket tidspunkt som kan passe. Oppdateres deretter i kalender. NMBU 08.10.2015 Ågot Aakra Styremøte 7/15 3