Periodisering

MB1
MB2
Periodsering – en arkivfaglig gjennomgang
20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune
Forelesning og de faglige
«greiene»
Slide 1
MB1
Bestilling - fikse på foilene - dra igjennom de viktigste tingene fra foilsettet - mykt og skarpt
MB2
Deretter ta en del elementer fra Eidsvoll og Riksarkivet - reorganisering, forenkling av arkivstruktur og andre greier
Martin Bould; 21.03.2015
Martin Bould; 21.03.2015
Noen vil kjenne igjen foilene
• De som tok arkivstudiet på Høgskolen på Lillehammer eller i
Trondheim
• Jeg har fikset på dem og vi skal gjennomgå noen praktiske greier
• Vi skal muligens også snakke om arkivdeler med et faglig blikk
2
Hva skal vi gjøre
• Vi skal gjennomføre 3 ting
1.
Gjennomføre en generell forelesning om periodisering
2.
Forsøke å si noe om hva som er lov når man periodserer og
3.
Sammen med Nina gjennomgå praktiske forhold ved en større kommunal
reorganisering som ble gjort for nesten 4 ½ år siden hvor problemstillingen opprinnelig
var
1.
Må vi ta skarpt periodeskille når hele organisasjonskartet endrer seg
Vi gjennomgår hva som ble gjort av endringer i arkivdeler og hvordan man endret
administrativ struktur
3
Kristian Strømme skal på onsdag snakke om periodisering i ePhorte
Jeg skal forsøke å gjennomgå hva det er?
• Og bruke noen praktiske eksempler
4
Hva er periodisering?
• Kontrollert tidsskille
• Bortsetting av historiske eller avsluttede arkivserier
• Kan også knyttes til andre former for utsiling eller utskilling av arkiver
5
Periodisering i papirarkiver?
Hvorfor styre med det?
• Kaosarkiver
• Du periodiserer når arkivskapet er fullt
• Erfaring deler av Finansavdelingens eldre arkiver (1945 – 1965)
6
Utsiling for å
Forenkle fremfinning av arkivmateriale
• Gällring” noe de fleste av oss som har vokst opp på landet har drevet
med – til en alt for lav akkord
• Man foretar en utluking av dokumenter og informasjon man ikke har
bruk for eller som det er begrenset etterspørsel etter
• På sett og vis er dette en del av kassasjons- og bevaringsvurderingen
eller en del av kassasjons- og bevaringssystemet
7
Har du søkt etter Sex på Google – (etter at filteret er fjernet?)
• Eller Justin Bieber
• Eller…..?
• Hva skjer?
• Du får så mange treff at du ikke har en sjanse til å gjennomgå alt
8
Sentralt i et arkivperspektiv – du må vite hvordan utlukingen
Skjer
• Er det basert på tidsperioder knyttet til avsluttede saker
o
Skal man likevel beholde tilgang til presedenssakene og andre viktige referansesaker?
• Er det sluttede medarbeidere som skal siles ut
• Er det elever som ikke går på skolen lenger
9
Klesskapet ditt (også mitt)
• Hva skjer
• Du innser det er fullt
• Hvilke regler benytter du for å flytte klærne
• Tar bare de gamle klærne
• Fjerner du resultatet av høstsalget hvor du kjøpte noe du absolutt ikke
trengte, mens du beholder den 20 år gamle Burberry-frakken du aldri vil
kvitte deg med
• Jeg skal kjøpe meg ny kommode!
10
Reglene for periodisering er ikke så enkle
• Hvilke regler gjelder
• Er de så entydige og logiske og så godt dokumentert at alle skjønner
dem?
11
Hvorfor periodisere
• Plass
• Informasjonseffektivitet
• Omorganisering
• Virksomhet
• Arkiv
• Juridiske pålegg
• Fulle databaser
12
I sakarkiver er det omtrent slik
• Når det er nødvendig eller når arkivet har fått et passende omfang
• Erfaringene viser at det er begrenset etterspørsel etter saker som er
eldre enn 5 – 7 år gamle og da kan det være hensiktsmessig å
periodisere
13
Etterspørselskurven
14
Høy etterspørsel når saken er aktiv
• Lav etterspørsel etter at saken er ferdig
• Dersom saken blir gjenopptatt vil den generelle etterspørselen etter
dokumentet øke
• Ett av hensynene bak mykt periodeskille
• Man periodiserer når etterspørselen etter dokumentet er på sitt laveste
eller man antar dokumentet eller saken ikke etterspørres lenger
15
Dagligarkivet er fullt
• Materialet beveger seg ikke
• Sakene blir ikke tilført nye dokumenter
• Du har gensere enkelt tilgjengelig i skuffen som du ikke benytter
16
Hva gjør du
• Periodisering i elektronisk arkiv - fra elektronisk til elektronisk
• Automatisert – mykt periodeskille
• Manuelt – du flytter personalmapper med sluttede medarbeidere over i
en egen arkivdel
• Tilsvarende bør kunne gjøres for for eksempel eiendomsarkiver som
forvaltes i Noark-løsninger
• Er det hensiktsmessig å flytte elever som ikke går på skolen lenger til
egne arkivdeler? – Usikkert? – og styres av forholdet til fagsystemer
17
Noark-5 standarden og Riksarkivets periodiseringsveileder gir oss en del hjelp
Noark-5 standarden (3.1)
• Periodisering vil i mange tilfelle også være hensiktsmessig i et
elektronisk arkiv. Her er det ikke hensynet til fysisk oppbevaringsplass
som er det avgjørende, men behovet for oversikt og rask gjenfinning
ved søk. Etter hvert som antall mapper vokser, vil det bli stadig mer
upraktisk å ha eldre avsluttede mapper liggende sammen med de som
ennå er åpne eller nettopp avsluttet. Derfor kan vi også ved elektronisk
arkivering med fordel organisere arkivet i en aktiv periode, og en eller
flere avsluttede perioder. Denne oppdelingen omfatter da altså både de
elektroniske dokumentene og tilhørende metadata.
18
Interesting fact
• Mykt periodeskille er noe unikt norsk, og finnes ikke andre steder
19
Definisjoner (Noark-5 standarden)
Skarpt periodeskille
• Skarpt periodeskille vil si at alle åpne mapper (pågående saker) i en
avsluttet periode må lukkes, og så opprettes på nytt i en ny periode
(arvtakeren) ved neste registrering. Dette betyr altså at dokumenter
som hører sammen vil befinne seg i to forskjellige mapper, og disse vil
tilhøre hver sin periode. Disse mappene må derfor bindes sammen med
en referanse. Skarpt periodeskille anbefales ikke ved elektronisk arkiv
20
Definisjoner
Mykt periodeskille
• Periodisering med overlappingsperiode (også kalt "mykt"
periodeskille) innebærer at dersom en mappe ikke er avsluttet ved
periodens slutt, skal hele mappen - med alle tidligere registreringer flyttes over til en ny, aktiv periode ved neste registrering. Denne
overflyttingen
21
La oss ta ytterligere en variant som ikke er omtalt, men som er beskrevet
«Ruglete periodeskille»
• Ikke for nybegynnere – omtrent som Single malt Whisky
• Ikke i alle sammenhenger
• Ikke alltid
22
Stikkord her
• Skarpt periodeskille og overgang til elektronisk arkiv
• Overgang til elektronisk arkiv for nye saker begynner alltid på samme
dato
• Eldre saker med kort varighet og 1 eller 2 dokumenter behandles og
arkiveres i forrige arkivdel
• En streng arkivstyrt avslutning – som bidrar til mest mulige
fullstendige saker
23
Arkivdeler og periodisering – tett knyttede forhold
24
Bruk av overlappingsperiode – hva skjer
25
Min variant
Hva skjer i forbindelse med overlapping
Gammel arkivdel tilføres
ingen nye saker
i overlappingsperioden
Ny arkivdel tilføres saker som oppstår i
Overlappingsperioden OG
Eldre saker som får tilført nye journalposter
i denne perioden
26
Resultat etter en viss tidsperiode
Gammel arkivdel tilføres
ingen nye saker
i overlappings periode
Gammel arkivdel kan avsluttes
uten at det er nødvendig å
opprette nye saker som
etterkommere i ny arkivdel
Ny arkivdel tilføres saker som oppstår i
Overlappingsperioden
OG Eldre saker som får
tilført nye journalposter
i denne perioden
27
Ny arkivdel med i ny arkivperiode
har vært aktiv i 2 år og fått med
seg eldre aktive saker fra
overlappingsperioden
Typer av periodisering
• For eksempel i personalarkiver
o
Periodisering på sluttet personale
• Vanlige sakarkiver
o
Man knytter periodiseringen opp mot forventet saksbehandlingstid
o
Plass i dagligarkivet
• Folkeregisteret
o
Der ”periodiserer” man på den måten at døde fortsatt ligger i registeret men blir tilført en kode
som gjør at de ikke fremkommer i søkeresultatet
• Spørsmål? Er dette periodisering
28
Elevmapper
• Når eleven slutter
• Opplysningstyper som skal skjermes eller gjøres utilgjengelig for
saksbehandler etter en viss tid (men som likevel skal bevares for
evigheten) – Her kommer man inn i kassasjons- og
bevaringsproblematikken inn med full styrke igjen
29
Periodisering i fagsystemer
• Det er sjelden man snakker om det
• Ofte snakker man eller sletting
• Eksempel fra tidligere
• Straffesaksregisteret som fjerner bøtelagte fra systemene sine når de
rettslige konsekvensene av bøteleggingen er avsluttet for eksempel
etter 5 år
30
Periodisering i fagsystemer
• Barnevernssystemer
• Opplysningene må slettes etter en bestemt tid i henhold til
personopplysningsloven
• Enkelte av disse opplysningene – sakene skal avleveres eller må være
tilgjengelig av andre grunner.
• Da må det skje en periodisering som samtidig innebærer en
råderettsoverdragelse
31
Hva gjør du
• Papir til elektronisk
• Alltid skarpt periodeskille
32
Når er det ikke nødvendig å periodisere
• Organisasjonsendringer er ikke tilstrekkelig til at det er nødvendig å
periodisere
• Forutsetning:
33
o
Arbeidsoppgavene til organet endrer seg ikke grunnleggende.
o
Man overtar ikke store arbeidsoppgaver eller arbeidsfelt fra andre kommuner
o
Man går ikke over fra papir til elektronisk
o
Det har ikke gått 5 år
Når kan man vurdere periodisering
• Når man har hatt sakarkiv i mer enn 5 år (mykt periodeskille)
• Overgang fra papir til elektronisk arkiv
• Når det har vært utfordringer knyttet til overgang til elektronisk arkiv
o
Papirrutiner og bevaring av papir samtidig som man har hatt elektronisk arkiv
• Når man har hatt papirbasert arkivstruktur og elektronisk arkiv
34
Når skal man alltid periodisere
• Fra papirarkiv til elektronisk arkiv
35
Men hva er lov?
• Alt er lov? – nei
• Det foreligger begrenset med lovpålagte krav til periodsering
36
Riksarkivet - ønske
• Forenkle arkivstrukturen fra 40
til 4 arkivdeler ved hjelp av
mykt periodeskille
37
Eksempel på noe Riksarkivet gjorde i 2010 i ePhorte
Konklusjon
• Hva er lov – det evige spørsmålet:
o
Det er i hvert fall lov til å ha mykt periodeskille når man forenkler arkivstrukturen fra en
papirproveniensrelatert struktur i et elektronisk arkiv til en mer elektronisk struktur med
likeartete arkivdeler. Et mykt periodeskille kan også benyttes når den nye arkivdelen har
fått en revidert arkivnøkkel.
38
Dette er garantert lov
Emne
Statsarkivet
Hamar
Mykt periodeskille
Felles Arkivdel
Emne
Arkivverket
Mykt periodeskille
Felles arkivdel
Personal
Arkivverket
Emne
Riksarkivet
Personal
Riksarkivet
Personal
Statsarkivet
Hamar
39
Sannsynligvis bør det være lov
• til å forenkle arkivstruktur ved hjelp av mykt periodeskille når man slår
sammen objektserier med samme identifikatortype fra flere arkivdeler
til en arkivdel – for eksempel ulike gårds- og bruksnummer arkiv blir
til ett felles gårds- og bruksnummer arkiv. I et slikt tilfelle vil en
emnebasert sekundærklassifikasjon være viktigere enn
arkivdelstilknytning. Eller separate arkivdeler for ulike grupper elever
på skoler / barnehage slås sammen til et felles elevarkiv?
40
Vi tar den litt saktere
• Forgjenger
o
o
41
Ett elevarkiv pr skole – ordnet etter
navn og fødselsdato eller
fødselsnummer
Ulike gårds- og bruksnummerarkiv
• Etterkommer
o
o
Kommunens felles elevarkiv med
samme ordningsprinsipp
Felles elektronisk gårds- og
bruksnummerarkiv
2 ulike byggesaksarkiver i hver sin arkivdel
Byggesakarkiv 1
Byggesakarkiv 2
• Slås sammen til nytt
byggesakarkiv ved mykt
periodeskille eller ved fysisk
flytting av også inaktive saker
42
Konkret eksempel Eidsvoll kommune i 2010
• I Eidsvoll ble det gjennomført en større organisatorisk endring i 2010.
Endringen dreide seg om interne endringer i organisasjonskartet
• Endringene hadde ikke som konsekvens at oppgavene ble endret
• Det var nødvendig å gjøre en del endringer i arkivet av administrativ og
arkivmessig art
• Målet var likevel å gjøre færrest mulig endringer
43
Blant de tingene som ble gjort
• De fleste objektbaserte arkivdelene ble beholdt
• Eksisterende journalførende enheter ble lagt ned og felles
journalførende enhet for hele kommunen ble opprettet
44
Arkivdeler beholdt uten endring
• Barnehagearkiv
• Gårds- og bruksnummerarkiv
• Kommunale bygg
• Personalarkiv
• Personalarkivet1 (avsluttede medarbeidere)
o
Her foretar man manuell flytting av sluttede medarbeidere
o
Når de kommer tilbake, så flyttes de tilbake til personalarkiv
• Anleggsarkivet
• Avtaler og kontrakter (beholdt med navneendringer)
45
Endret med mykt periodeskille
Brukerne fikk ny primær arkivdelstilknytning
Forgjengere
Etterkommer
• Elevarkiv voksne
• Elevarkiv barn
Elevarkiv
•
•
•
Kommunal innfordring 2
Kommunal innfordring
Kommunal innfordring bedrifter
Kommunal innfordring andre
Kommunale utlån, bostøtte boligtilskudd
Startlån
Kommunale utlån, bostøtte boligtilskudd 2
46
En del arkivdeler ble nedlagt og flyttet
47
Nedlagt
Sakene flyttet til
Kommunens eget lån
Avtaler og kontrakter
Arealplaner
Leger og fysioterapi driftstilskudd
Emne
Emne
Periodisering av møteprotokoll
Emne
Problemstillingen blir heller
Når må arkiver avsluttes
• Hva slags reorganiseringstiltak kan man gjøre uten å periodisere
• Vi ser på reorganiseringen i Eidsvoll kommune
48
Erfaringer
Fra reorganiseringen
• De største problemene kom i tilknytning til endring av administrative
enheter og tilgang til egne saker
49
Hva slags organisasjonsstruktur hadde vi før
• Som følge av endringer av organisasjonen så valgte man å primært
endre på overordnede administrative enheter
50
Man la ned følgende enheter
1. Helse- og sosialetaten
2. Kultur- og næringsetaten
3. Teknisk etat
4. Skole- og barnehageetaten
5. Sentraladministrasjonen
6. Rådmannskontoret
51
Og opprettet følgende enheter
Direkte under rådmannen
1.
Oppvekst Sør
9. Eiendomsforvaltning
2. Oppvekst Nord
10. Helsehuset
3. Organisasjon og personal
11. Familienshus
4. Økonomi
12. Kulturhuset
5.
13. Kommunelegen
Samfunnsutvikling og miljø
6. Tjenesteutvikling og forvaltning
14. Pleie- og omsorg i institusjon
7.
15. Hjemmebaserte tjenester
Kommunal forvaltning
8. Kommunal drift
16. Brann og redning
52
De største utfordringene var knyttet til
• Tilgang til saker i forbindelse med flytting og endring av de
administrative enhetene
• Endring av arkivdeler var mindre problematisk enn de praktiske
konsekvensene av flytting av administrative enheter
53
Det som måtte gjøres
• Stengte ePhorte for alle brukere i kommunen, åpent kun for
arkivansvarlig og medarbeider som satt på kursrom og la om systemet.
• Startet med administrajonsenhetene, opprettet nye enheter
• La ned de gamle enhetene
• Flyttet alle brukere til nye enheter
• Forandret arkivdeler
54
Utfordringer
• Utfordringer av praktisk art for saksbehandlere ved flytting
o
Sakene hadde «feil» eller gammel overordnet enhet
o
Den tekniske konsekvensen av det, var at saksbehandlere ikke fikk lagret journalposter
o
Løsning – vi kunne sittet i mange dager og endret overordnet administrativ enhet.
o
Vi valgte å gi beskjed om at de måtte endre overordnet enhet selv
Omorganisering av denne typen fører til sterkt behov for å gjennomgå og rydde i gamle
saker.
55
Elevarkiv voksne og elevarkiv
barn blir gjenstand for mykt
periodeskille
• Forgjengere
o
Elevarkiv voksen
o
Elevarkiv barn
• Etterkommer
o
Elevarkiv felles
56
Arkivperiode
• Det ble opprettet en ny
arkivperiode for som skal
benyttes av de nye arkivdelene
•
57
Eksempler på nedlagte arkivdeler
58
Nedlagte arkivdeler
59
Ny arkivdel
60
Husk
• Svært viktig å dokumentere alt som blir gjort i arkivplanen – eksempel
på hva som ble dokumentert
• Her er lenken – det må presiseres at det helt sikkert finnes andre måter
å gjøre det på!
61