1. No category

KDRS samling 23-24.05.2011
Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og
avlevering av eArkiv til arkivdepot
institusjoner
HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER
Moderne og effektiv tjenesteproduksjon
HVA VIL VISMA MED ARKIV
• Veldig mange leveranser av fagsystem
• Betyr en enorm tjenesteproduksjon i de ulike
fagenhetene
• Fagsystemene er fullstendig dokumentbærende,
all dokumentproduksjon skjer her
• Bevaring for ettertiden viktig
210
373
220
1131
128
118
…bare innen sikker – sone….
82
Arkivering fundament i Visma sitt målbilde
Arkiv viktig fundament for
Visma sitt mål om
helhetlige løsninger
B
Intern sone
Arkivar:
- mot kommunens sak-/arkivsystem
Sikker sone
Utfordring med å ha
oversikt i sikker sone
N4WS
Noark4-Arkiv
Arkivdel
X
Arkivdel
Y
Arkivdel
SpesPed
M
U
R
System Y
Velferd
N
Profil
System Y
N
Familia etc..
…
A
Barnehage
Skole
Sakarkiv
Byggesak/Møte –
utvalg, skanning m.m.)
…
R
App.service
Dagens situasjon:
Papirarkiv i sikker sone
Oppfyller myndighetskrav til
arkivering
- mot kommunens sak-/arkivsystem
N4WS
Noark4-Arkiv
Arkivdel
X
Arkivdel
Y
holde oversikt
…
Arkivdel
SpesPed
N
M
U
R
Velferd
N
Profil
System Y
A
Barnehage
Skole
Sakarkiv
Byggesak/Møte –
utvalg, skanning m.m.)
…
R
Sikker sone
- enLettere
Noark5-kjerne
for alle
for arkivar
å system
Ønsket situasjon?
Fullelektronisk
arkiv
Dataflyt (Noark5)
også i sikker sone
System Y
Intern sone
Familia etc..
B
App.service
Visma Samhandling Arkiv
Arkivdel
Profil
Arkivdel
Velferd
Arkivdel
Familia
Arkivdel
Sys Y
- mot kommunens sak-/arkivsystem
N4WS
Noark4-Arkiv
Arkivdel
X
Arkivdel
Y
…
Arkivdel
SpesPed
N
M
U
R
Velferd
N
Profil
System Y
A
Barnehage
Skole
Sakarkiv
Byggesak/Møte –
utvalg, skanning m.m.)
…
R
Sikker sone
- en Noark5-kjerne for alle system
System Y
Intern sone
Familia etc..
B
App.service
Dataflyt (Noark5)
Visma Samhandling Arkiv
Arkivdel
Profil
Arkivdel
Velferd
Arkivdel
Familia
Arkivdel
Sys Y
En frittstående arkivkjerne
for alle system
…
R
Visma tilbyr
hele
prosessen
med
arkivering i
sikker sone.
A
N
Sak/arkiv
-
Saksbehandling og arkivering
i intern sone
…
Velferd
Arkivar daglig
involvert…
N
Ikke bare en
frittstående
arkivkjerne
M
U
R
Familia etc..
- mot kommunens sak-/arkivsystem
Sikker sone
- en Noark5-kjerne for alle system
Profil
Intern sone
B
Dataflyt (Noark5)
Saksbehandling
som i dag i
fagsystemene…
Arkivering skjer som
forventet – dataflyt
inkludert…
Arkivar sine
behov dekket…
Arkivkjerne
-
Oppretter arkivdeler
Periodiserer
Deponerer
Avleverer
Kontroll ved behov
Dataflyt inkludert
Saksbehandler
Arkivar
Skanning
Pixedit som benyttes i dag av
sak-/arkiv system i intern sone
Inn i fagsystem
Brukergrensesnitt
Fagsystem
Automatisk
uttrekk når
ferdigmeldt
Sjekker om ferdigmeldte
dokumenter f.eks. hvert 5 min.
Page 8
Tjenestegrensesnitt
iht Noark5standard
Frittstående Noark5kjerne
Avlevering
til depot
Strukturering i arkivet
Arkiv i
sikker sone
Ett arkiv i sikker
sone
Arkivdel
Arkivdel
Arkivdel
Profil
Profil
Profil
En arkivdel pr
fagsystem
Arkivdel
Arkivdel
Mappe
Profil
Profil
«løpenr»
121
En arkivmappe pr
«bruker» m/fnr
som arkivnøkkel
Dokument
Arkivverdige
journalnotat som
«registrering»
«Journalnotat»
Sak
Sakstype som
sekundær
arkivnøkkel
Page 9
Enkeltdokument
ikke tilknyttet en
sak som
journalpost
Alle dokument til
en sak i
saksmappe
Arkivar – felles brukergrensesnitt fra alle fagsystem
Saksbehandler
Arkivar
Skanning
Avtale med Techsoft.
Pixedit som i dag benyttes mot
95% av sak/arkiv system i
intern sone
Inn i fagsystem
Fagsystem
VSA
Automatisk
uttrekk når
ferdigmeldt
Sjekker om ferdigmeldte
dokumenter f.eks. hvert 5 min.
Page 10
Tjenestegrensesnitt
iht Noark5standard
Avlevering
depot
Tabelluttrekk som supplement
• Fått «opplevelsen» av at papirarkiv ofte ikke er komplette
• Derfor vil Visma jobbe for at også tabelluttrekk kan være et supplement ved
overgang til helelektronisk arkiv
• I tillegg et supplement for fagsystem som inneholder EPJ (elektronisk pasient
journal) inntil norsk helsearkiv er etablert
• Tabelluttrekk vil være etter avtale mellom kommune og arkivdepot
• Naturlig at leverandører samarbeider med arkivdepot’ene for å tilrettelegge for
tabelluttrekk
Page 11
Hvorfor ikke benytte kommunens sak-/arkiv system i
sikker sone…
• Sak-/arkiv representerer Noark5 komplett
løsning
• Fagsystem representerer Noark5 ytre kjerne
Page 12
Hvorfor ikke benytte kommunens sak-/arkiv system i
sikker sone…
• Sak-/arkiv representerer Noark5 komplett
løsning
• Fagsystem representerer Noark5 ytre kjerne
• Anbefaler ikke å legge en komplett løsning inn
som Noark5 indre kjerne koblet mot
fagsystem
- dette fordi saksbehandlingskrav (ytre kjerne)
i en komplett løsning ikke vil sammenfalle
med saksbehandlingskrav (ytre kjerne) i
fagsystem
- dersom dette hadde vært tilfelle så hadde vi
ikke hatt behov for spesialiserte fagsystem
Page 13
Hva skal til for å komme i gang…
• Oppdatere kommunens arkivplan vedr. sikker sone
• Etablere rutiner for skanning mot fagsystem i sikker sone
- Pixedit fra Techsoft kan benyttes til skanning også i sikker sone
• Etablere arkivstruktur i sikker sone iht arkivplan
• Ca. 2 dagers innføring ved oppstart for første fagsystemet
• Utnytte muligheten arkivar nå får for oppfølging av arkiv i sikker sone
Page 14
Autentisering for tilgang til sensitive data
Page 15
Arkivadministrator styrer tilganger
Page 16
Arkivadministrator oppretter primær klassifikasjon
Page 17
..og sekundær klassifikasjon
Både primære og sekundære klasser oppdateres automatisk fra fagsystem
Page 18
Arkivadministrator oppretter arkiv
Page 19
… og arkivdeler etter behov
Arkivdel kobles til både primært og sekundært klassifikasjonssystem
Page 20
En periodisert arkivdel blir automatisk avsluttet
Ved periodisering overføres alle «ikke-avsluttede» mapper til ny arkivdel…
Funksjon for deponering og/eller avlevering skal også ligge her…
Page 21
Arkivinnhold grupperes etter registreringer eller mapper
Predefinerte søk viser i dette tilfelle alle registreringer 7 siste dager
Page 22
Enkle søk for å finne en bestemt person
Linker fører deg til selve registreringen eller til mappen…
Pdf-ikonet til høyre lar deg åpne selve dokumentet…
Page 23
Link for å komme inn på en registrering
Kun arkiverte registreringer ligger i arkivkjernen
Page 24
Prosessen videre…
Mai
Juni
Juli
August
September
Sørum kommune tidligpilot i produksjonsmiljø
Bergen kommune tidligpilot i testmiljø
Godkjenning riksarkivet
Bergen ordinær pilot
Os kommune pilot
Odda kommune pilot
Release
Page 25
Visma Samhandling Arkiv
Enkel løsning som sikrer dere godkjent fullelektronisk arkivering også i sikker
sone.
Designet med Noark-5 arkivkjerne adskilt fra saksbehandlingen.
Saksbehandlere i fagsystem vil merke veldig liten forskjell.
Visma tar fullt ansvar for å etablere dataflyt mellom fagsystem og
arkivkjernen ute hos den enkelte kommune
Samtidig er vi åpne og følger etablerte standarder slik at andre fagsystemleverandører kan arkivere mot Visma Samhandling Arkiv. Kommunen kan ha
en arkiv-kjerne i sikker sone.
Page 26
Visma Samhandling Arkiv – oppsummering
En arkivkjerne i sikker sone
• Frittstående arkivkjerne som
betjener alle fagsystem med
behov for sikker arkivering
• Enkel installasjon og drift –
slipper å administrere et helt
sak-/arkivsystem i sikker sone
Arkivering som forventet
• Arkivleder har full kontroll med
administrering av arkivkjernen
• Tilgang og skjerming styres av
arkivadministrator, ingen
sammenblanding mellom ulike
fagsystem
Avlevering
• Saksbehandlere jobber i sitt
fagsystem som i dag
• Skjer elektronisk og effektivt iht
Noark5-standarden
• Ferdige koblinger gjør at
dataflyten mellom fagsystem og
arkivkjernen skjer som forventet
• Inngår i godkjenningsprosedyrene hos Riksarkivet
• Myndighetskrav til arkivering i
sikker sone blir oppfylt
Page 27
Sikker arkivering