Ivar Wessel Thomassen
Uttrekks- og avleveringsmodul og effektiv eArkivforvaltning Kort om: Hva påvirker og styrer «fremtiden»? ACOS Løsningskonsept og vår erfaring Uttrekk & avlevering i teori Uttrekk & avlevering i praksis Spørsmål & svar underveis Ivar Wessel Thomassen Direktør Digital Arkivdanning Våre produkter ACOS leverer produkter innenfor følgende: Bergen kommune – «Brøyter vei» Periodisering = 2015? Hvordan møter ACOS uttrekk og avleveringsbehovene? ACOS Dokumenthåndtering Arkivdanning og Arkivforvaltningsstøtte • • • • • WebSak Fokus – Hovedsystem for Saksbehandling Arbeidsflyt og Veiledere - sikrer behandlings- og arkivdanningskvalitet WebSak 7 – Ny arkivklient tilpasset behov for digital arkivforvaltning Ledelsesinformasjon – overvåker arkivdanningen og arkivkvalitet i «sann tid» ACOS Avlevering – Produserer uttrekk- og avleveringspakker til deponiformål WebSak 7 • • • • Erstatter gamle WebSak Lanseres i 2016 Rammeverkbasert Mulighet for oppslag og søk i flere arkivperioder fra samme grensesnitt • For arkivet og saksbehandlere som vil ha «full pakke» av funksjonalitet WebSak Fokus • Hoved grensesnitt for Saksbehandling og Arkivtjenesten • Bygget sømløst inn i Microsoft Outlook 201x • Alle sentrale funksjoner tilgjengelig på høyreklikk • Spesialfunksjoner forenkler og kvalitets sikrer arkivdanningen • Integrert Arbeidsflyt «motor», avansert søk- og rapportverktøy samt fagspesialist modul for Eiendoms- og planbehandlinger Arbeidsflyt som kvalitets sikrer for arkivet • Forenkling for saksbehandler • Sikre alltid riktig kategoriseringer, statuser og korrekthet for arkivet • Sikrer at rutinene blir fulgt • Sikrer at arkivet blir dannet korrekt og dermed mulig å avlevere enklere • Sikrer kvalitet og robusthet i rapportering Digital avlevering og deponering • Aktuelt tema og «politikk» • Hvordan gjennomføre en avlevering steg for steg • Hvordan ha kontroll underveis som igjen sikrer at avleveringen blir korrekt • ACOS har utviklet eget verktøy for NOARK uttrekk og avleveringer basert på arkivverkets godkjenningsrutiner og tilgjengeliggjort verktøy for KAI miljøet Ledelsesinformasjon • Arkivforvaltning i ledelsesinformasjon gir fortløpende arkivstatuser • Viktig arkivverktøy for oversikt og kontroll • Hva kan bruker selv «rydde», hva bør arkivet innstramme av rutiner og hva trenger arkivbistand til å få komplettert og avsluttet saker & behandlinger Veien til avlevering Avlevering Periodisering Arkivdel avsluttes Journalføring Avskrive og ferdigstille Det er arkivdeler som periodiseres Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv Periodiseres Saksarkiv historisk Avleveres Det er arkivdeler som periodiseres Sakarkiv Periodiseres Sakarkiv historisk Ny aktiv arkivdel Saksarkiv 2 Avleveres Arkivdelen må avsluttes Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv Avsluttes Arkivdelen må avsluttes Sakarkiv Opprydding = kvalitetssikre = journalføring = daglig rutine Avsluttes Saker til B: Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv Arkivsak: • Tittel • Arkivdel • Metadata • Admin.enhet • Saksbehandler • Klasseringer Journalføring Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv Journalpost: • Tittel • Dokument • Metadata • Admin.enhet • Saksbehandler Godkjent arkivformat: Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv • Pdf/a-konvertering ved journalføring • Pdf/a-konvertering av pdf-er som kommer som vedlegg på epost = rett pdf/a-variant • DOKUMENTBEHANDLER Avslutte saker: Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv Metadata Restanser Hjelpemidler: Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv Kurver: • Arkivsaker til B • Til journalføring • I • U • N • X • Ønskes avsluttet / Beskjed til arkivet Hjelpemidler: Sakarkiv Personal arkiv Byggesak arkiv Elevarkiv Historisk arkiv Søk: = Mangler verdi Eksempler - live ACOS Uttrekk & Avleveringsprogram for NOARK4 & NOARK5 • ACOS verktøy for å utføre selve avleveringen • Produserer uttrekk i XML-format • Konvertering av dokumentfiler gjøres i egen prosess • Produserer lettleste rapporter og logger mangler og feil løpende • For NOARK4 benyttes innebygget ARKEN4 verifisering • For NOARK5 benyttes standard valideringsrutiner • NB: Programmet «rydder» ikke arkivkjernen! Kvalitetssikring: • Arkivdeler avleveres • Avleveres utfra klasse Alle saker må tilhøre en klasse • Alle mapper må ha registreringer • Alle registreringer må ha dokumenter • Alle dokumenter må ha dokument i godkjent arkivformat NOARK5 Test & Validering Beskrevet i standarden av over 80 test-scenarier Test 2 - Kontroll av sjekksummene i arkivuttrekk.xml................................................. 6 Test 3 - Validering av arkivstruktur.xml....................................................................... 7 Test 3 - Validering av endringslogg.xml...................................................................... 8 Test 3 - Validering av loependeJournal.xml................................................................ 9 Test 3 - Validering av offentligJournal.xml................................................................ 10 Test 4 - Antall arkiver i arkivstrukturen......................................................................11 Test 5 - Antall arkivdeler i arkivstrukturen.................................................................12 Test 6 - Arkivdelen[e]s status i arkivstrukturen......................................................... 13 Test 7 - Antall klassifikasjonssystemer i arkivstrukturen........................................... 14 Test 8 - Antall klasser i arkivstrukturen.....................................................................15 Test 10 - Antall mapper i arkivstrukturen.................................................................. 16 Test 11 - Antall mapper for hvert år i arkivstrukturen................................................17 Test 12 - Kontroll på at mappene bare er knyttet til klasser uten underklasser i arkivstrukturen............................................................................................................19 Test 13 - Antall mapper som er klassifisert med hver enkelt klasse i arkivstrukturen............................................................................................................20 Test 14 - Antall mapper uten undermapper eller registreringer i arkivstrukturen....... 24 Test 15 - Saksmappenes status i arkivstrukturen..................................................... 25 Test 16 - Antall registreringer i arkivstrukturen......................................................... 26 Test 17 - Journalposttyper og journalposttilknytning i arkivstrukturen....................... 27 Test 18 - Antall registreringer for hvert år i arkivstrukturen....................................... 28 Test 19 - Kontroll på at registreringer bare er knyttet til klasser uten underklasser i arkivstrukturen............................................................................................................30 Test 20 - Antall registreringer som er klassifisert med hver enkelt klasse i arkivstrukturen............................................................................................................31 Test 21 - Antall registreringer uten dokumentbeskrivelse i arkivstrukturen................75 Test 22 - Journalpostenes status i arkivstrukturen....................................................76 Test 23 - Antall dokumentbeskrivelser i arkivstrukturen............................................77 Test 24 - Antall dokumentbeskrivelser uten dokumentobjekt i arkivstrukturen.......... 78 Test 25 - Dokumentbeskrivelsenes status i arkivstrukturen...................................... 79 Test 26 - Antall dokumentobjekter i arkivstrukturen.................................................. 80 Test 27 - Start- og sluttdato for dokumentene i arkivstrukturen................................ 81 Test 28 - Antall dokumentfiler i arkivuttrekket........................................................... 82 Test 29 - Antall dokumenter i arkivuttrekket fordelt på dokumentformat....................83 Test 30 - Kontroll av sjekksummer............................................................................84 Test 32 - Kontroll på om dokumentobjektene i arkivstrukturen refererer til eksisterende dokumentfiler i arkivuttrekket................................................................85 Test 33 - Kontroll på at det ikke finnes dokumentfiler i arkivuttrekket som mangler referanse fra arkivstrukturen......................................................................................86 Test 34 - Antall dokumentfiler som blir referert til av flere enn ett dokumentobjekt.......................................................................................................... 87 Test 35 - Antall saksparter i arkivstrukturen..............................................................88 Test 36 - Antall merknader i arkivstrukturen............................................................. 89 Test 37 - Antall kryssreferanser i arkivstrukturen......................................................90 Status ACOS Avlevering: • Hele KAI miljøet fikk informasjon og opplæring hos ACOS sep 2014 og flere IKA’er er i gang med å hjelpe sine medlemskommuner Kort visning: • WebSak 7 - Admin • ACOS LIS • ACOS Avlevering Spørsmål? Takk for meg!
© Copyright 2024