Å skrive en standard
April 2015 FM strategi: Bruk av standarder for sourcing, effektivisering og dialog MERETE HOLMEN MURVOLD En standard er en frivillig akseptert måte å gjøre det på og en harmonisering av beste praksis Foto: Andres Rodriguez Standarder – Hva og hvorfor? • Standarder − Definerer krav til en tjeneste, prosess, produkt, utførelse, metode etc. − Gir veiledning om beste praksis − Gir felles terminologi • Er frivillige å bruke • Sprer kunnskap • Forenkler kommunikasjon mellom to parter • Brukes som underlag for en kontrakt − Forenkler og profesjonaliserer tilbudsprosessen for begge parter − Samme språk − Lettere å sammenligne tilbud − Bruk av erfaringstall/priser 3 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand Standarder – Hva og hvorfor? Gruppering av standarder innenfor FM Anskaffelse 5 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand Kontrakt Ytelse/SLA Resultat/PI/KPI Gruppering av standarder innenfor FM • Standarder for ulike type tjenester − Renhold − Energi − Vakt og sikkerhet − Skjøtsel av grøntanlegg − Byggdrift − Drift og vedlikehold av veier og plasser − Drift og vedlikehold av idrettsanlegg − Fasilitetsstjenester (generelt) 6 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand Facility Management – «The magnificent seven» • • • • • • • 7 NS-EN 15221-1 Definisjoner NS-EN 15221-2 Avtaler om FM NS-EN 15221-3 Kvalitet NS-EN 15221-4 Klassifisering NS-EN 15221-5 FM-prosesser NS-EN 15221-6 Areal og volum NS-EN 15221-7 Benchmarking NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand FM Strategi og sourcing Anskaffelse Kontrakt Policy, strategi og behovsanalyse 8 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand Ytelse/SLA Resultat/PI/KPI Policy, strategi og behovsanalyse • Policy og ledelse − NS-ISO 9001 for kvalitet − NS-ISO 14001 for miljø − NS-ISO 26000 for samfunnsansvar − ISO/DIS 45001 for arbeidsmiljø og HMS (under utarbeidelse) − NS-EN ISO 50001 for energiledelse − NS-ISO 55000-serien for forvaltning av anlegg og verdier (asset management) • Strategi − ISO/DIS 18480-2 Facilities Management – Part 2: Guidance on strategic sourcing and development of agreements (under utarbeidelse) − NS-EN 15221-3 Fasilitetsstyring (FM) - Del 3: Veiledning om kvalitet i fasilitetsstyring 9 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler Foto: T8ISO Foto: • Ny standard for sourcingprosessen under utarbeidelse • ISO/TC 267 Facilities Management − Etablert i 2012 og ledes av Storbritannia − Har to arbeidsgrupper hvorav den ene ledes av Tyskland og den andre av Norge − Medlemmer fra USA, Japan, Korea, India, Malaysia, Kina, Storbritannia, Tyskland, Australia, Ungarn, Østerrike, Sveits, Norge, Sverige, Danmark, Frankrike, Spania, Tsjekkia, Finland og Nederland • Arbeidet bygger på 10 års standardisering i Europa (NS-EN 15221-serien) 10 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand FM-modellen PRIMÆRE PROSESSER O R G A N I S A S J O N Bestiller Kunde Sluttbruker E T T E R S P Ø R S E L S P E S I F I S E R I N G STRATEGISK S L A’er PRIMÆRE AKTIVITETER 11 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand STØTTEPROSESSER TAKTISK K P I’er L E V E R I N G T I L B U D Intern og/eller ekstern tj.produksjon OPERATIVT FASILITETSTJENESTER L E V E R A N D Ø R ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler • Innhold − Terms and definitions − Sourcing strategy and understanding the core business context − Sourcing process in FM − Facilities service provision − Principal options − Internal and external service provisions − Main characteristics of FM agreements − Common considerations in agreements − Preparations and development of an agreement − Measuring effectiveness and outputs − Annex − − − − 12 Example of requirements for a service Example of a business case content Structure of an agreement – General clauses Service Level Agreements NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler • Definisjon av sourcing = practice which identifies, evaluates and engages service providers to deliver a service or goods to meet a specification (ISO/DIS 18480-2) = praksis som identifiserer, evaluerer og engasjerer tjenesteleverandører til å levere en tjeneste eller varer i henhold til en spesifikasjon 13 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand Foto: Nicolas Tourrenc ISO/DIS 18480-2 Utvikling av sourcing strategi Konkurranseforhold 14 Ressurser (intern/ ekstern, fleksibilitet) Risiko Myndighetskrav Sourcing strategi Kostnadsdrivere FM-strategi inklusive bygninger Firmastrategi, policy, kultur, ledelsesfilosofi Driftsavhengigheter NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand ISO/DIS 18480-2 Sourcing-prosessen Corrective action / improvement if necessary Sourcing strategy and core business context Understand business context and strategies Align service strategies to business strategy including environmental, social responsibilities, legal, economic, and political issues Identify and analyse current/ future needs Identify current and future facility needs and expectations of the demand organization Translate needs into require -ments Determine what needs to be delivered, where and how often Describe the Service Levels Specify criteria and parameters Identify service delivery options Market research Determine Identify cost and expected risk measurable baseline Define output strategic (quality goals to be levels) achieved (cost, Define quality, etc) performance indicators and targets for each service Business case development Establish business case Select preferred sourcing/ service delivery option Facilities service provision Internal service provision External service provision Select and recommend preferred sourcing alternative Implement recommendation Financial issues Define Investment strategy Estimate costs Pricing strategy Risk analysis Organization needs Project strategy a) inhouse (define required competence level, allocate resources, organise) b) outsource (negotiate, sign agreement) FM service procurement & FMAgreement Develop service level agreement (SLA) Develop overall FM service provision agreements Incorporate required contract clauses Document performance criteria Execute FM agreement Measure service provision performance Follow-up, monitor and verify service provider deliveries Data collection and report on facility services to buyer organization Compare delivery to service requirements Identify and implement corrective actions ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler • For hvert av stegene i prosessen inneholder standarden − Veiledning − Oppskrift − Sjekkliste - Forhold som påvirker og som må vurderes • Nyttig verktøy når den blir ferdig 16 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand ISO/DIS 18480-2 om strategisk sourcing og avtaler Foto: T8ISO Foto: Foto: Murvold • Framdrift − September 2015 - På 3 måneders høring (kan da lastes ned gratis !) − November 2016 - Utgivelse 17 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand Noen tanker til slutt………… • FM er et stort og voksende marked • Et lykkelig ekteskap mellom bestiller og leverandør av FM tjenester − Spiller hverandre gode − Tjenesteleverandøren ser behov før man ser det selv – framoverlent og innovativ − Gode avtaler − Tett oppfølging, måling og evaluering • Standarder er vesentlig for − Bedre samhandling og kommunikasjon − Enklere tilbudsprosesser − Riktige og gode leveranser − Like konkurranseforhold − Redusert risiko, reduserte priser og effektiv drift − Gode løsninger og fornøyde brukere 18 NBEF årsmøtekonferanse 2015 Kristiansand Foto: Murvold Takk for oppmerksomheten! FØLG MED PÅ EGEN FAGSIDE OM FASILITETSSTYRING PÅ WWW.STANDARD.NO Prosjektleder, Merete Holmen Murvold [email protected] Mob: 920 55 485
© Copyright 2024