Rammeavtale Mediebyrå 2015
Oppdragsbeskrivelse
Oppdragsbeskrivelse
Mediebyrå
Side 1 av 4 Rammeavtale Mediebyrå 2015
Oppdragsbeskrivelse
0. Innledning: Omfanget av oppdraget
Oslo er relativt sett den raskest voksende hovedstaden i Europa. Det bor over 1,2 millioner
innbyggere i Oslo og Akershus, og frem mot 2030 forventes en befolkningsvekst på rundt 20
prosent. Det er opp mot 250 000 nye innbyggere, en befolkningsøkning nesten tilsvarende
størrelsen på Bergen. Ser vi lenger frem er prognosene mer usikre, men mye tyder på at det
blir mer enn 500 000 nye innbyggere i Oslo og Akershus frem mot 2060.
Av hensyn til byregionens bærekraft er det et bredt og omforent mål at veksten i
persontrafikken skal tas med kollektivt, sykkel og gange. Siden Ruter ble etablert i 2008 har
kollektivtrafikken økt med 31%. Kollektivtrafikken vinner andeler sammenlignet med bilbruk.
Det ble i 2014 registrert over 319 millioner påstigninger på T-bane, buss, trikk, tog og båt i
hele Ruters trafikkområde – en økning på 3,4 % fra året før. I 2060 forventes det ca 800
millioner påstigninger.
Ruter As har med andre ord mange spennende oppgaver å ta fatt på i årene som kommer.
Ruter har stor spennvidde i sine behov for mediebyråtjenester. Det kreves betydelig erfaring
og kapasitet til å bemanne et stort og varierende behov. Oppdragsmengden kan variere
sterkt gjennom året og fra år til år basert på bevilgninger og behov. I 2014 var Ruters
mediespending på 12 millioner kr I tillegg kommer verdien av Ruters egne flater som plakater
på transportmidler, felt på bakside buss og på stasjonene Jernbanetorget og National.
I løpet av de siste årene har en rekke faktorer bidratt til å endre Ruters behov innen
medierådgivning.



Den eksplosive utviklingen av mediekanaler og teknologi (økt bruk av mobil plattform,
sosiale medier, interaktiv tjenester, digital tv, etc.), har gjort medievalgprosessen langt
mer komplisert, ikke minst fordi utviklingen også har bidratt til en sterk fragmentering
av målgruppene.
Bredere bruk av kommunikasjonsmiksen blant annet ved økt bruk av content
marketing.
Økt fokus på oppfølging og bedre avkastning av investerte reklamekroner som nå
muliggjøres av utviklingen innenfor data- og analyseverktøy
Oppdragsgiver er ute etter et mediebyrå som lett kan sette seg inn i markedssituasjonen til
Ruter og som på en hensiktsmessig måte kan bidra til måloppnåelse og videreformidle
Ruters verdier og merkevare i mediestrategier og medievalg per kampanje. Mediebyrået må
også kunne forhandle godt på Ruters vegne.
Byrået må ha en forståelse av Ruters ulike målgrupper, kunne sette seg inn i kundenes ulike
behov og se disse i sammenheng med kommunikasjon, kommunikasjonskanaler og salg av
våre produkter.
Typiske kampanjer Ruter har gjennom et år er:





Ruteendringskampanjer i hele eller deler av nedslagsfeltet vårt
Prisendringskampanje i hele nedslagsfeltet
Holdningskampanjer som tar for seg folks adferd på transportmidler
Trafikkvekstkampanjer (eks uspesifiserte reiser og 4000 holdeplasser) i hele
nedslagsfeltet og i konkrete geografiske områder ved behov
Kampanjer på billett- og reiseprodukter (eks RuterBillett og RuterReise)
Side 2 av 4 Rammeavtale Mediebyrå 2015
Oppdragsbeskrivelse


Miljøkampanjer
Kampanjer for å forebygge snik
I tillegg kommer målgrupperettede aktiviteter mot eksempelvis studenter og mer adhoc
annonsering i forbindelse med avvik, arrangementer o.l.
Målsettinger og fokusområder varierer naturlig nok fra år til år og påvirker antall, omfang og
tematikk i kampanjer og kommunikasjonstiltak.
Ruter har flere inngåtte avtaler innenfor områder som for eksempel reklamebyrå, eventbyrå
og analyse. Byrået må evne å jobbe innenfor rammer som allerede er lagt, samarbeide med
andre relevante fagmiljøer, og samtidig kunne utfordre der hvor byrået selv ser et potensiale
for verdiøkning eller er ønsket som sparringspartner utenfor sitt kjerneområde.
Ruter vil inngå kontrakt med en Tilbyder med kompetanse innenfor etterspurt behov over en
to års periode med mulighet for 2 års opsjon (1+1).
1. Hovedteamets kvalifikasjoner – forventet kvalitet
Oppdragsgiver ønsker et dedikert team med faste kontaktpersoner. Tilbyder skal tilby de
ressurser/konsulenter som er nødvendig for en faglig forsvarlig utførelse av de tjenester som
Ruter etterspør. Ruter vil vektlegge teamets individuelle og samlede kompetanse.
Dokumentasjon
1. Legg ved CV-er på tilbudte ressurser
2. For alle tilbudte ressurser skal det oppgis minimum 3 kunderelasjoner som
vedkommende har jobbet med i minst ett år og er relevante i forhold til Ruters
beskrevne behov.
3. For alle tilbudte ressurser skal minst 2 av kunderelasjonene oppgis med
kundereferanser.
2. Hovedteamets evne til å håndtere Ruters løpende behov
Hovedtemaet skal sikre god flyt og effektive prosesser i kampanjeplanlegging og
-gjennomføring. Hovedteamet skal samarbeide godt med og verdiøke arbeidet til for
eksempel reklamebyrå eller andre. Det er viktig at hovedteamet har gode rutiner hva gjelder
forutsigbarhet i økonomi og prosess i sin verktøykasse. Det legges vekt på erfaring fra
tidligere arbeider både hva gjelder overordnet kampanjestrategi, operativ
kampanjegjennomføring og -evaluering. Teamet må levere innenfor gode ledetider og gi
Ruter prioritet.
Dokumentasjon
1) Presenter cases som har vært utført av en eller flere personer i tilbudte team og som ikke
er mer enn 2 år gamle. Beskriv kort overordnet mediestrategi for kampanjen/tiltaket,
rasjonalia for anbefalte mediekanaler/-løsninger, hvordan kampanjen/tiltaket ble fulgt opp
og optimalisert, samt resultater og på hvilken måte kampanjen/tiltaket ble evaluert. Vi
ønsker:
a) Et case som spesielt beviser tilbyders byråfilosofi
b) To cases med spesielt fokus på resultater
Legg ved kundereferanser til casene
Side 3 av 4 Rammeavtale Mediebyrå 2015
Oppdragsbeskrivelse
2) List opp inntil 6 kunder som tilbyder har levert tjenester til og som er relevante i forhold til
Ruters størrelse og/eller behov samt en eller flere i tilbudt team har vært involvert i.
Beskriv innenfor hvilke områder det ble levert tjenester. Dette gjøres i tabellform og skal
ikke overstige én side. Eksemplene kan ikke være mer enn 2 år gamle. For 3 av disse
kundene skal det oppgis kontaktpersoner for referanse.
3) Gi en kort beskrivelse av hvilken arbeidsstruktur, metodikk og verktøy som hovedteamet
skal følge i overordnet strategisk arbeid og langsiktig planlegging for Ruter.
4) Gi en kort beskrivelse av hvilken arbeidsstruktur, metodikk og verktøy som er aktuelle for
hovedteamet å følge i løpende prosjekter for Ruter.
5) Legg ved rutinebeskrivelse og hvor lange ledetider Ruter kan forvente på leveranser av
en standard medieplan fra brief er gitt, forutsett at overordnet mediestrategi er på plass.
6) Beskriv foretrukken samarbeidsform med kunde (oppdragsgiver), kundens reklamebyrå,
eventbyrå samt andre relevante samarbeidsparter.
Besvarelsen for dette avsnittet skal samlet sett ikke overstige 50 sider i presentasjonen
3. Oppgave
Som vi beskrev innledningsvis forventes det en betydelig befolkningsvekst i
hovedstadsregionen i årene som kommer. Ruter ønsker å legge et løp for hvordan vi kan
konvertere så mange som mulig av de nye innflytterne til å bli flittige kollektivreisende så
raskt som mulig. Vi ønsker at mediebyrået skisserer ut en mediestrategi for målgruppen «nye
innflyttere» innenfor en ramme på 2 millioner i mediespend. Presenter også mediebudsjettet
med splitt på mediespending og honorarer.
Ved behov, gjør de nødvendige forutsetninger for å svare ut oppgaven.
4. Prosjektering av leveranser
Oppdragsgiver ønsker oversiktlige og transparente budsjetter og prosesser. Oppdragsgiver
ønsker at mediebyrået dokumenterbart forhandler godt slik at Ruter får beste tilgjengelige
priser utfra sine forutsetninger.
Dokumentasjon
1. Beskriv rutiner i forhold til mediekjøp og forhandlinger, budsjettforslag og fakturering
2. Beskriv mediebyråets modell(er) for honorering, beskriv fordeler og ulemper ved de
ulike dersom det er flere og presenter anbefalt betalingsmodell for Ruter.
3. Oppgi timespriser for de ulike funksjonene i presenterte team, dersom dette er
relevant i forhold til anbefalt betalingsmodell.
4. Hvor høy andel av et mediebudsjett på 1 million må forventes å benyttes til honorarer
dersom vi har en standard webkampanje innenfor et område som allerede er kjent for
mediebyrået? Hvilke faktorer avgjør hvor stor andel av mediebudsjettet som går til
honorarer?
Besvarelsen for dette avsnittet skal ikke overstige 15 sider i presentasjonen.
Side 4 av 4