Oppdragsbeskrivelse mediebyrå 2015
Rammeavtale Mediebyrå 2015 Oppdragsbeskrivelse Oppdragsbeskrivelse Mediebyrå Side 1 av 4 Rammeavtale Mediebyrå 2015 Oppdragsbeskrivelse 0. Innledning: Omfanget av oppdraget Oslo er relativt sett den raskest voksende hovedstaden i Europa. Det bor over 1,2 millioner innbyggere i Oslo og Akershus, og frem mot 2030 forventes en befolkningsvekst på rundt 20 prosent. Det er opp mot 250 000 nye innbyggere, en befolkningsøkning nesten tilsvarende størrelsen på Bergen. Ser vi lenger frem er prognosene mer usikre, men mye tyder på at det blir mer enn 500 000 nye innbyggere i Oslo og Akershus frem mot 2060. Av hensyn til byregionens bærekraft er det et bredt og omforent mål at veksten i persontrafikken skal tas med kollektivt, sykkel og gange. Siden Ruter ble etablert i 2008 har kollektivtrafikken økt med 31%. Kollektivtrafikken vinner andeler sammenlignet med bilbruk. Det ble i 2014 registrert over 319 millioner påstigninger på T-bane, buss, trikk, tog og båt i hele Ruters trafikkområde – en økning på 3,4 % fra året før. I 2060 forventes det ca 800 millioner påstigninger. Ruter As har med andre ord mange spennende oppgaver å ta fatt på i årene som kommer. Ruter har stor spennvidde i sine behov for mediebyråtjenester. Det kreves betydelig erfaring og kapasitet til å bemanne et stort og varierende behov. Oppdragsmengden kan variere sterkt gjennom året og fra år til år basert på bevilgninger og behov. I 2014 var Ruters mediespending på 12 millioner kr I tillegg kommer verdien av Ruters egne flater som plakater på transportmidler, felt på bakside buss og på stasjonene Jernbanetorget og National. I løpet av de siste årene har en rekke faktorer bidratt til å endre Ruters behov innen medierådgivning. Den eksplosive utviklingen av mediekanaler og teknologi (økt bruk av mobil plattform, sosiale medier, interaktiv tjenester, digital tv, etc.), har gjort medievalgprosessen langt mer komplisert, ikke minst fordi utviklingen også har bidratt til en sterk fragmentering av målgruppene. Bredere bruk av kommunikasjonsmiksen blant annet ved økt bruk av content marketing. Økt fokus på oppfølging og bedre avkastning av investerte reklamekroner som nå muliggjøres av utviklingen innenfor data- og analyseverktøy Oppdragsgiver er ute etter et mediebyrå som lett kan sette seg inn i markedssituasjonen til Ruter og som på en hensiktsmessig måte kan bidra til måloppnåelse og videreformidle Ruters verdier og merkevare i mediestrategier og medievalg per kampanje. Mediebyrået må også kunne forhandle godt på Ruters vegne. Byrået må ha en forståelse av Ruters ulike målgrupper, kunne sette seg inn i kundenes ulike behov og se disse i sammenheng med kommunikasjon, kommunikasjonskanaler og salg av våre produkter. Typiske kampanjer Ruter har gjennom et år er: Ruteendringskampanjer i hele eller deler av nedslagsfeltet vårt Prisendringskampanje i hele nedslagsfeltet Holdningskampanjer som tar for seg folks adferd på transportmidler Trafikkvekstkampanjer (eks uspesifiserte reiser og 4000 holdeplasser) i hele nedslagsfeltet og i konkrete geografiske områder ved behov Kampanjer på billett- og reiseprodukter (eks RuterBillett og RuterReise) Side 2 av 4 Rammeavtale Mediebyrå 2015 Oppdragsbeskrivelse Miljøkampanjer Kampanjer for å forebygge snik I tillegg kommer målgrupperettede aktiviteter mot eksempelvis studenter og mer adhoc annonsering i forbindelse med avvik, arrangementer o.l. Målsettinger og fokusområder varierer naturlig nok fra år til år og påvirker antall, omfang og tematikk i kampanjer og kommunikasjonstiltak. Ruter har flere inngåtte avtaler innenfor områder som for eksempel reklamebyrå, eventbyrå og analyse. Byrået må evne å jobbe innenfor rammer som allerede er lagt, samarbeide med andre relevante fagmiljøer, og samtidig kunne utfordre der hvor byrået selv ser et potensiale for verdiøkning eller er ønsket som sparringspartner utenfor sitt kjerneområde. Ruter vil inngå kontrakt med en Tilbyder med kompetanse innenfor etterspurt behov over en to års periode med mulighet for 2 års opsjon (1+1). 1. Hovedteamets kvalifikasjoner – forventet kvalitet Oppdragsgiver ønsker et dedikert team med faste kontaktpersoner. Tilbyder skal tilby de ressurser/konsulenter som er nødvendig for en faglig forsvarlig utførelse av de tjenester som Ruter etterspør. Ruter vil vektlegge teamets individuelle og samlede kompetanse. Dokumentasjon 1. Legg ved CV-er på tilbudte ressurser 2. For alle tilbudte ressurser skal det oppgis minimum 3 kunderelasjoner som vedkommende har jobbet med i minst ett år og er relevante i forhold til Ruters beskrevne behov. 3. For alle tilbudte ressurser skal minst 2 av kunderelasjonene oppgis med kundereferanser. 2. Hovedteamets evne til å håndtere Ruters løpende behov Hovedtemaet skal sikre god flyt og effektive prosesser i kampanjeplanlegging og -gjennomføring. Hovedteamet skal samarbeide godt med og verdiøke arbeidet til for eksempel reklamebyrå eller andre. Det er viktig at hovedteamet har gode rutiner hva gjelder forutsigbarhet i økonomi og prosess i sin verktøykasse. Det legges vekt på erfaring fra tidligere arbeider både hva gjelder overordnet kampanjestrategi, operativ kampanjegjennomføring og -evaluering. Teamet må levere innenfor gode ledetider og gi Ruter prioritet. Dokumentasjon 1) Presenter cases som har vært utført av en eller flere personer i tilbudte team og som ikke er mer enn 2 år gamle. Beskriv kort overordnet mediestrategi for kampanjen/tiltaket, rasjonalia for anbefalte mediekanaler/-løsninger, hvordan kampanjen/tiltaket ble fulgt opp og optimalisert, samt resultater og på hvilken måte kampanjen/tiltaket ble evaluert. Vi ønsker: a) Et case som spesielt beviser tilbyders byråfilosofi b) To cases med spesielt fokus på resultater Legg ved kundereferanser til casene Side 3 av 4 Rammeavtale Mediebyrå 2015 Oppdragsbeskrivelse 2) List opp inntil 6 kunder som tilbyder har levert tjenester til og som er relevante i forhold til Ruters størrelse og/eller behov samt en eller flere i tilbudt team har vært involvert i. Beskriv innenfor hvilke områder det ble levert tjenester. Dette gjøres i tabellform og skal ikke overstige én side. Eksemplene kan ikke være mer enn 2 år gamle. For 3 av disse kundene skal det oppgis kontaktpersoner for referanse. 3) Gi en kort beskrivelse av hvilken arbeidsstruktur, metodikk og verktøy som hovedteamet skal følge i overordnet strategisk arbeid og langsiktig planlegging for Ruter. 4) Gi en kort beskrivelse av hvilken arbeidsstruktur, metodikk og verktøy som er aktuelle for hovedteamet å følge i løpende prosjekter for Ruter. 5) Legg ved rutinebeskrivelse og hvor lange ledetider Ruter kan forvente på leveranser av en standard medieplan fra brief er gitt, forutsett at overordnet mediestrategi er på plass. 6) Beskriv foretrukken samarbeidsform med kunde (oppdragsgiver), kundens reklamebyrå, eventbyrå samt andre relevante samarbeidsparter. Besvarelsen for dette avsnittet skal samlet sett ikke overstige 50 sider i presentasjonen 3. Oppgave Som vi beskrev innledningsvis forventes det en betydelig befolkningsvekst i hovedstadsregionen i årene som kommer. Ruter ønsker å legge et løp for hvordan vi kan konvertere så mange som mulig av de nye innflytterne til å bli flittige kollektivreisende så raskt som mulig. Vi ønsker at mediebyrået skisserer ut en mediestrategi for målgruppen «nye innflyttere» innenfor en ramme på 2 millioner i mediespend. Presenter også mediebudsjettet med splitt på mediespending og honorarer. Ved behov, gjør de nødvendige forutsetninger for å svare ut oppgaven. 4. Prosjektering av leveranser Oppdragsgiver ønsker oversiktlige og transparente budsjetter og prosesser. Oppdragsgiver ønsker at mediebyrået dokumenterbart forhandler godt slik at Ruter får beste tilgjengelige priser utfra sine forutsetninger. Dokumentasjon 1. Beskriv rutiner i forhold til mediekjøp og forhandlinger, budsjettforslag og fakturering 2. Beskriv mediebyråets modell(er) for honorering, beskriv fordeler og ulemper ved de ulike dersom det er flere og presenter anbefalt betalingsmodell for Ruter. 3. Oppgi timespriser for de ulike funksjonene i presenterte team, dersom dette er relevant i forhold til anbefalt betalingsmodell. 4. Hvor høy andel av et mediebudsjett på 1 million må forventes å benyttes til honorarer dersom vi har en standard webkampanje innenfor et område som allerede er kjent for mediebyrået? Hvilke faktorer avgjør hvor stor andel av mediebudsjettet som går til honorarer? Besvarelsen for dette avsnittet skal ikke overstige 15 sider i presentasjonen. Side 4 av 4
© Copyright 2024