RETNINGSLINJER FOR ØKONOMIFORVALTNING OG KONTROLL FOR TILSKUDDSMOTTAKERE SOM FÅR TILDELT SPILLEMIDLER TIL IDRETTSFORMÅL FRA KULTURDEPARTEMENTET Fastsatt av Kulturdepartementet 24. april 2015 __________________________________________________________________________ 1. Generelt Kulturdepartementet vil presisere overfor tilskuddsmottakerne at de ulike lover som gjelder for den enkelte virksomhet/organisasjon, må følges. Departementet viser spesielt til lov av 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven), lov av 15. juni 2001 nr. 59 om stiftelser (stiftelsesloven), lov av 21. juni 1985 nr. 83 om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (selskapsloven), lov av 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven), lov av 15. januar 1999 nr. 2 om revisjon og revisorer (revisorloven) og lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) med forskrifter. Spillemidler til idrettsformål er statlige midler. Styringen av spillemidler til idrettsformål er lagt opp i samsvar med det statlige regelverket for økonomistyring (som gjelder midler bevilget over statsbudsjettet) så langt det er hensiktsmessig. 2. Kontrolladgang Kulturdepartementet og Riksrevisjonen har adgang til å kontrollere at spillemidlene til idrettsformål nyttes etter forutsetningene. Departementet viser til det generelle pålegget Stortinget har gitt forvaltningen om å føre kontroll med tilskudd til ”offentlig eller privat virksomhet som ellers ikke er undergitt statlig kontroll”, jf. § 10 andre ledd i Stortingets bevilgningsreglement. 3. Styret og ledelsens ansvar Styret og ledelsen plikter å påse at forvaltningen av virksomheten/organisasjonen til enhver tid skjer i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Departementet vil spesielt peke på styrets oppgave som det ansvarlige organ for virksomhetens/organisasjonens forvaltning. Har virksomheten/organisasjonen en administrerende direktør eller daglig leder, skal denne forestå den daglige ledelse i samsvar med gjeldende lover og forskrifter og etter retningslinjer og pålegg fra styret. Styret har en særskilt plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Denne interne kontrollen kan ikke erstattes av revisjonen som utføres av den eksterne revisor. Det er nødvendig at virksomheten/organisasjonen har oversikt over økonomien og sørger for at forholdet mellom budsjetterte og faktiske utgifter og inntekter er under kontroll til enhver tid. Styret og ledelsen plikter å påse at virksomheten/organisasjonen drives i samsvar med de forutsetninger for tilskudd av spillemidler til idrettsformål som er trukket opp i tilskuddsbrevet. Departementet skal informeres dersom det oppstår vesentlige avvik. 1 4. Budsjettering Som grunnlag for økonomikontrollen forutsettes det at virksomheten/organisasjonen setter opp et arbeidsbudsjett der samtlige kostnader og inntekter innarbeides så snart størrelsen på tilskuddet av spillemidler til idrettsformål er meddelt fra departementet. Når det er bestemt i tilskuddsbrevet, skal arbeidsbudsjettet oversendes Kulturdepartementet. Departementet vil spesielt understreke behovet for en realistisk budsjettering av egeninntekter. Det er viktig å avsette tilstrekkelig med midler til fri egenkapital som sikkerhet mot uforutsette kostnads- og inntektssvingninger. 5. Krav til rapportering og regnskap Informasjon om hvilke rapporter som kreves gis i tilskuddsbrev til den enkelte tilskuddsmottaker. Tilskuddsmottaker skal innen oppgitt frist oversende Kulturdepartementet rapport om at tiltaket, prosjektet eller den generelle aktiviteten som tilskuddet skulle finansiere/ delfinansiere, er gjennomført. Rapporten skal også bekrefte at midlene er brukt i samsvar med de forutsetningene for tilskuddet som er trukket opp i tilskuddsbrevet. Sammen med rapporten skal det sendes inn regnskap for disponeringen av tilskuddet. Rapport og regnskap skal være undertegnet av tilskuddsmottaker/virksomhetsleder. Alle offentlige tilskudd skal spesifiseres i regnskapet med beløp og tilskuddsyterens navn. Dette gjelder også fylkeskommunale og kommunale tilskudd. Videre skal vesentlige avvik mellom arbeidsbudsjett og regnskap kommenteres. Krav til regnskapsfører Søkere som mottar tilskudd, plikter å påse at tildelt tilskudd anvendes i samsvar med forutsetninger og fastsatte vilkår. Mottakere av midler må forvisse seg om at den som overlates regnskapsføringen har forutsetninger for å kunne utføre denne på tilfredsstillende måte, og at vedkommende er kjent med krav og retningslinjer som gjelder for mottakere av spillemidler til idrettsformål. Revisjonsplikt Dersom tilskuddet av spillemidler til idrettsformål er kr 200 000 eller høyere skal regnskapet være revidert av statsautorisert eller registrert revisor, eventuelt av kommunerevisjonen eller annet offentlig revisjonsorgan. Revisor skal gjøres kjent med disse retningslinjene for økonomiforvalting og kontroll. For tilskudd under kr 200 000 kan krav til revisjon frafalles. Revisorattestasjon skal følge regnskapet og rapporten. Ved avleggelse av årsregnskap skal revisjonsberetning legges ved. Oppbevaring av regnskapsdata Regnskapsdata og dokumentasjon av faktiske opplysninger som ligger til grunn for søknaden om tilskudd og regnskapsrapporteringen, skal oppbevares i henhold til bestemmelsene i regnskapsloven. 2 6. Tilbakebetaling av tilskudd Blir tilskuddet eller deler av tilskuddet ikke benyttet til det gitte formål, kan de overskytende midlene bli krevd tilbakebetalt. Tilskuddsmottaker plikter å gjøre Kulturdepartementet oppmerksom på slike forhold så snart som mulig. Dersom tilskuddsmottaker har mottatt tilskudd på bakgrunn av uriktige opplysninger, kan dette i særlige tilfelle rammes av bestemmelsene i straffelovens §§ 270-271. Ved tilbakebetaling må det framgå av innbetalingen hvilket tilskudd dette gjelder. En skriftlig bekreftelse på tilbakeføring av midler, med henvisning til tilskuddet, skal også sendes til Kulturdepartementet. Ved tilbakebetaling av tilskudd skal midlene overføres til: KUD - idrettsformål, Postboks 8030 Dep, 0030 OSLO Bankkontonummer: 7058 06 71568 7. Praktisering av retningslinjene Dersom det oppstår tvil om praktiseringen av retningslinjene, ta kontakt med Kulturdepartementet. 3