Elektroniske bilag på reiseregning Hvordan laste opp bilagene i ESS oppdatert 06.02.2015 Elektroniske bilag på reiseregning • Det er nå mulig å laste opp elektroniske bilag som vedlegg til reiseregninger i ESS • Man sender da inn disse elektronisk sammen med reiseregningen, og det vil ikke lenger være nødvendig å ettersende bilagene i internposten • NB! Man må fortsatt registrere inn all informasjon om bilagene i steg 2 på reiseregningen i ESS «Registrer utgiftsbilag» Forutsetninger For å kunne laste opp bilagene på reiseregningen i ESS, må følgende være gjort: • Bilagene må være lagret på ditt filområde • På reiseregningen må man ha fylt ut de obligatoriske feltene (Dato/klokkeslett og Årsak/Formål) i steg 1 «Generelle data», og deretter ha trykket på Lagre utkast • Reiseregningen vil da få et reisenummer, og du kan deretter laste opp vedleggene OBS! Skannede bilag må være av god kvalitet, slik at de er leselige Den ansatte må selv oppbevare originalbilagene inntil reiseregningen er utbetalt Laste opp vedlegg 1. Trykk på knappen Bla gjennom 2. Finn bilag på ditt filområde, marker ønsket bilag, og trykk på Åpne (man får kun valgt ett dokument av gangen) 3. Trykk på Opplasting (velg deretter neste dokument du vil laste opp) 4. Vedleggene er nå lastet opp Se vedlegg / slette vedlegg • Dersom man ønsker å se på et vedlegg man har lastet opp, så er det bare å klikke på bilaget, og så vil det åpnes i et nytt bilde • Dersom man har behov for å slette et vedlegg man har lastet opp, så markerer man det aktuelle vedlegget, og trykker på «Slett vedlegg» Registrere ferdig og sende inn • Etter at alle bilagene er lastet opp, må man registrere ferdig alle data på reiseregningen • I steg 3 «Kontroller og send» må man hake av for «Lagre og send til godkjenning» og trykke på knappen med samme navn, for å sende inn reiseregningen inkludert bilagene • Reiseregningen vil først behandles av Lønnsteamet i Økonomiavdelingen, og deretter ved lokal avdeling/fakultet Sjekke status på reiseregningen • Under Reise- og utgiftsrefusjon - Liste over mine reiseog utgiftsrefusjoner kan man sjekke status på reiseregningen • Ved å markere den aktuelle reiseregningen i listen over «Alle mine reiser og utgifter», kan man både se vedleggene og se behandlingsstatus på reiseregningen NB! Dersom man gjør endringer på reisen etter at den er sendt til godkjenning, så må den sendes inn en gang til. Dette kan forsinke prosessen for utbetaling. Brukerstøtte • Ved eventuelle spørsmål eller problemer knyttet til reiseregninger og opplastning av vedlegg, kontakt Lønnsteamet på: E-post: [email protected] Telefon: 755 17430
© Copyright 2024