SNU - Rapport og tjenester
Sluttrapport SNU1 Tjenestegjennomgang Mai 2015 Deres referanse: Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/680-27-030 Elin Dolmseth Mai 2015 Innholdsfortegnelse 1. Innledning ........................................................................................................................................ 3 2. Administrasjonssjefens forståelse av oppdraget ............................................................................. 4 3. Mål for arbeidet ................................................................................................................................ 5 4. Organisering av arbeidet ................................................................................................................. 6 Ansattes medvirkning ................................................................................................................. 6 5. Oversikt over styringsdokumenter og utredninger ........................................................................... 7 6. Gjennomføring av tjenesteregistreringen ........................................................................................ 9 Hva er en tjeneste?..................................................................................................................... 9 Registrering av tjenester ............................................................................................................. 9 Klassifisering av tjenester som lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov eller ikke lovpålagt ....................................................................................................................... 10 Klassifisering av tjenestene i næring, privat, intern eller kombinasjon av disse ................. 11 Årsak til at tjenesten tilbys ................................................................................................... 11 7. Resultat av registreringsarbeidet ................................................................................................... 13 Tjenester registrert som ikke lovpålagt, lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov. 13 Brukergrupper tjenestene retter seg mot .................................................................................. 15 Nasjonalitet .......................................................................................................................... 15 Alder .................................................................................................................................... 15 Privat – næring – intern tjeneste ......................................................................................... 18 Årsak til at tjenesten tilbys ........................................................................................................ 19 8. Vurdering av tjenestenes kvalitet ................................................................................................... 21 9. Konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste.......................................................................... 22 10. Nærmere analyse av enkelte tjenester .......................................................................................... 22 Parallelt pågående prosesser ................................................................................................... 22 Funn i KS-K rapport .................................................................................................................. 22 Bestilling fra TMU og PU .......................................................................................................... 22 11. Alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på ........................................................................ 24 12. Forslag til justering av organisasjonsmodellen .............................................................................. 25 13. Konkrete resultater av prosjektet ................................................................................................... 25 14. Konklusjon ..................................................................................................................................... 26 Side 1 VEDLEGG ............................................................................................................................................. 28 Sammendrag av KS-K-rapport nr 10 - 2012 «Økonomisk virksomhetsanalyse Longyearbyen lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk ....................................................................... 28 Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste ......... 29 Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014 ...................................... 33 Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015 ................................................................. 37 Referat fra møte med enhet for tekniske tjenester 15.4.2015 ............................................. 37 Referat fra møte med enhet for barn og unge 14.4.2015 .................................................... 39 Referat fra møte med enhet for økonomi og ikt 20.4.15 og 21.4.15 ................................... 40 Referat fra møte med enhet for brann og redning 20.4.2015.............................................. 43 Referat fra møte med enhet for kultur og idrett 23.4.2015 .................................................. 44 Referat fra møte med enhetene Kullungen barnehage, Polarflokken barnehage og Longyearbyen barnehage 21.4.2015 .................................................................................. 46 Referat fra møte med enhet for eiendom 23.4.2015 ........................................................... 49 Referat fra møte med enhet for energiverket 22.4.2015 ..................................................... 50 Referat fra møte med enhet for personal og organisasjon 28.4.2015 ................................ 52 Referat fra møte med enhet for Longyearbyen havn 8.5.2015 ........................................... 54 Referat fra møte med administrasjonssjef med stab 24.4.2015.......................................... 55 Administrativt organisasjonskart for Longyearbyen lokalstyre ................................................. 58 Aktivitetsplan / mileplælplan SNU1 fase 2 ................................................................................ 59 Oversikt over registrerte tjenenester ……………………………………………………………… 60 Side 2 1. Innledning Administrasjonsutvalget har bedt om at det gjennomføres en vurdering av alle tjenester i organisasjonen i fht kvalitet og omfang i den hensikt å etablere samsvar mellom løpende inntekter og løpende utgifter etablere bedre redskap for politisk styring Bakgrunnen for bestillingen fra AU var at det i forbindelse med budsjett- og økonomiplanarbeidet for 2012 – 2015 ble tydeliggjort at med det tjenestenivå og med den kjennskap vi hadde til behov knyttet til infrastrukturen ville organisasjonens løpende driftsutgifter være høyere enn løpende inntekter. Med «løpende» menes inntekter og utgifter som kommer igjen med jevne mellomrom, og som er forholdsvis stabile mellom år. Differansen kan for en kortere periode finansieres ved bruk av fond, men over tid kan det ikke være ubalanse mellom løpende utgifter og løpende inntekter, da det vil føre til underskudd. Spesielt innen Oppvekstforetak KF og Bydrift KF1 sine tjenesteområder ble det beskrevet et økt utgiftsbehov for å kunne opprettholde dagens tjenestenivå samt for å kunne ivareta infrastrukturen. Arbeidet har fått navnet SNU, og innebærer bl.a. at det gjennomføres en effektiviseringsprosess. Effektiviseringsprosessen gjennomføres i to prosjekter: Organisasjonsanalyse (SNU 2). I fase 1 i SNU2 utarbeidet KS-K rapporten «Organisasjonsanalyse. Evaluering av administrativ og politisk organisering av Longyearbyen lokalstyre» (KS-K rapport 01/2013, levert i januar 2013). Rapporten ble fulgt opp i fase 2 i SNU2 som så på alternativ politisk og administrativ organisering av Longyearbyen lokalstyre. SNU2 fase 2 resulterte i at lokalstyret i møte 10.12.13 vedtok ny politisk organisering og ny administrativ organisering fra 1.1.2014. Økonomianalyse (SNU 1). Økonomianalysen er så langt delt inn i to faser, hvor fase 1 var utarbeiding av en økonomirapport som beskrev status for tjenesteproduksjonen. Rapporten ble utarbeidet av KS-K, som 10.6.2012 leverte «Økonomisk virksomhetsanalyse Longyearbyen Lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk» (KS-K rapport nr 10 – 2012). Fase 2 er oppfølging av økonomirapporten i form av en tjenestegjennomgang. Oppfølgingen var tenkt gjennomført i 2013, men det ble konkludert med at organisasjonen burde bruke ressursene på SNU 2 fase 2 i 2013. Arbeidet med SNU 1 fase 2 startet høsten 2014, og avsluttes juni 2015 ved at lokalstyret får seg forelagt en rapport om arbeidet (denne rapporten). Prosjektet skal resultere i et dokument som viser: Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre Dokumentet legges fram for lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles videre. 1SomfølgeavatlokalstyretvedtokåendreLongyearbyenlokalstyresorganisasjonsmodellfra1.1.14,ble foretakenelagtnedfrasammedato.TjenesteriregiavforetakenefortsettersomførviaLongyearbyen lokalstyre. Side 3 2. Administrasjonssjefens forståelse av oppdraget På strategikonferansen 17.6.2014 ba administrasjonssjefen lokalstyret si noe om hvilke sparemål lokalstyret ønsket å sette i SNU1 fase 2 og hvordan lokalstyret så for seg at innsparte midler skulle disponeres. Lokalstyret ba administrasjonen jobbe etter beste skjønn, se på driften og presentere områder der det er mulig å gjennomføre endringer. Det er tre grunnpilarer som administrasjonssjefen mener må ligge til grunn for god, robust offentlig drift og produksjon: Kompetanse: 1,5 % av Longyearbyen lokalstyres (LL) lønnsbudsjettet settes av til kompetanseheving Bevare realverdier: vedlikeholde bygg og infrastruktur Økonomisk frihet: 3 % netto driftsresultat slik at vi har «penger på bok» (fond) for å kunne håndtere uforutsette hendelser og ha 25 % egenkapital ved alle investeringer. Med en omsetning på ca 300 mill kr tilsier det et netto driftsresultat på 9 mill kr hvert år. Under forutsetning av at staten bidrar til drift og vedlikehold av kullkraftverket, er Longyearbyen lokalstyre sin økonomisk situasjon pr. dato håndterbar. Det vil likevel være slik at om det f.eks. er ønskelig med økt bevilgning til vedlikehold av bygg og infrastruktur må det skje ved omfordelinger mellom tjenesteområdene. Samtidig vet vi av erfaring at tjenestebehovet, f.eks. innen skole- og barnehagetjenester, kan endre seg raskt. Om vi skal kunne håndtere slike svingninger fordrer det at LL har fondsmidler (sparepenger). Administrasjonssjefen mener et prosjekt som dette bør gjennomføres fordi: Det er hensiktsmessig å ta en gjennomgang av tjenesteproduksjonen før organisasjonen evt. havner i en situasjon der endringer må vedtas og gjennomføres på kort tid. Med tjenester forstås tjenester som ytes intern og eksternt og oppgaver som gjennomføres som følge av at LL er en offentlig organisasjon. I «moderne» organisasjoner er innovasjon, nytenking og endringsarbeid en evig pågående prosess. Organisasjoner som ikke gjør det vil stagnere. Vi må være nysgjerrige på egen organisasjon. LL har velutdannede og kompetente medarbeidere. Kunnskap og vilje til å gjøre endringer ble bevist i gjennomføringen av SNU 2 i 2013. LL må tørre å sammenligne seg med andre kommuner gjennom Kostra og å se på seg selv med nye briller. Samtidig forstår vi at LL kan være spesielle på noen fagområder. Arbeidet sluttføres sommeren 2015. Det bør legges til rette for å innarbeide resultater av arbeidet i budsjett 2016. Side 4 3. Mål for arbeidet Høsten 2014 startet arbeidet med tjenestegjennomgangen (Snu 1). Prosjektplan ble utarbeidet og følgende skal foreligge når prosjektet er ferdig i juni 2015 (resultatmål): Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr til ulike brukergrupper. En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre. På sikt er det forventet at prosjektet skal gi følgende resultat (effektmål): Sikre at Longyearbyen lokalstyre har en god, robust offentlig drift og produksjon Tydelige, forutsigbare politiske føringer på tjenesteomfang og kvalitet. En bedriftskultur der lederne har kjennskap til og forståelse for alle enheter og er solidariske med hverandre. Den enkelte enhetsleder har fått enda bedre innsikt i egen enhets ressursbruk og tjenesteproduksjon. Bruk av Kostra-tall til å sammenligne Longyearbyen lokalstyre med fastlandskommuner. Mål for hvordan arbeidet i prosjektet skal gjennomføres (prosessmål): Prosjektet er politisk og administrativt forankret Prosjektet gjennomføres med medvirkning fra alle ansatte Det er åpenhet mellom enhetene om egen økonomi og tjenesteproduksjon. Vi skal lære av hverandre og stille spørsmål ved egen og andre enheters drift. Det er vilje til innovasjon, nytenking og endringsarbeid Prosjektet skal ikke ta i bruk «ostehøvel-metoden» i den hensikt å redusere kostnader på enhetene Prosjektet vil resultere i et grunnlag som kan brukes i en politisk diskusjon omkring bredde, mengde og kvalitet på tjenester. Det vil være lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles videre. Prosjektet kan resultere i at administrasjonssjefen eller enhetsledere, innenfor sine fullmakter, gjennomfører endringer i tjenesteproduksjonen. Side 5 4. Organisering av arbeidet Arbeidet gjennomføres med bruk av interne ressurser, fordi det er vi selv som best kjenner tjenesteområdene, organisasjonen og de ansatte. Det er også ønskelig at organisasjonen beholder den kompetansen som opparbeides i slike prosesser. Lokalstyret er prosjekteier og fatter endelig vedtak om endringer som foreslås som følge av prosjektet. Partssammensatt utvalg har vært styringsgruppe for prosjektet. Prosjektansvarlig har vært administrasjonssjef Lars Ole Saugnes og prosjektleder har vært Elin Dolmseth som også jobber som økonomisjef. Administrasjonssjefens gruppe, tillitsmannsutvalget (TMU) og enhetsledere har vært rådgivende grupper / bidragsytere til prosjektet. Ansattes medvirkning TMU sin viktigste oppgave har vært å være prosjektets øverste og viktigste formelle organ for medbestemmelse for de ansatte. TMU har vært jevnlig orientert om arbeidet og har, i hht prosjektplanen, fått seg forelagt saker til behandling/uttalelse. Via prosjektplanen har lokalstyret forankret de ansattes medvirkning, der hensikten har vært: å gi ansatte medbestemmelsen i henhold til hovedavtalens bestemmelse å gi ansatte medbestemmelse og informasjon i henhold til verdidokumentet å få forankret prosjektet i organisasjonen – eierskap til prosess og til resultatet av arbeidet å benytte seg av organisasjonens samlede kompetanse Høsten 2014 inviterte administrasjonssjefen og prosjektleder alle ansatte til informasjons/arbeidsmøter. I møtet ble det gitt en kort orientering om prosjektet (jfr prosjektplanen) og det ble gjennomført gruppearbeid der gruppene ble invitert til å komme med innspill til følgende spørsmål: 1. Hva er du mest stolt av i jobben din? Hvor trykker skoen – og hva kan du gjøre med det? 2. Beskriv hva du kan bidra med i det miljøet du er i (boligen vår, bygget vi jobber, materiell, biler, energi, tidstyver vi selv kan påvirke osv) Gruppearbeidet ble gjennomgått i plenum. En oppsummering av referatene fra disse møtene er vedlagt denne rapporten (vedlegget «Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014») I januar / februar 2015 deltok enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte i møter der det ble registrert hvilke tjenester som ytes av Longyearbyen lokalstyre, om tjenestene er lovpålagt eller ikke, målgruppe for tjenestene og hvorfor tjenestene tilbys. Vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester» viser resultatet av dette arbeidet. I april / mai 2015 deltok enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte i møter der det ble jobbet med følgende spørsmål: Enhetene beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Referat fra disse møtene vises i vedleggene «Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015». Side 6 5. Oversikt over styringsdokumenter og utredninger Lovverk: Delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (i delegasjonsreglementet henvises det til lover og forskrifter) Administrativt delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre (i delegasjons-reglementet henvises det til lover og forskrifter) Føringer fra staten, i hovedsak: Svalbardmeldingen Årlige Svalbardbudsjett (Prop. 1 S) Brev av 3.1.2011 Longyearbyen lokalstyre-søknad om avvik fra opplæringsloven-vedtak Brev av 13.3.2015 Opplæringslovens gyldighet og praktisering på Svalbard 2014/747 Barnevernloven og utlendingsloven på Svalbard GI-05/2012 Revidert instruks om adgangen for utenlandske elever ved Longyearbyen skole til å gjennomføre videregående opplæring på fastlandet Forskrift om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard (18.1.2007) Brev fra KD av 30.11.2011 Opplæringslovens gyldighet på Svalbard-ansvaret for tilsyn og veiledning med Longyearbyen skole, herunder myndighet til å behandle klagesaker (unntak fra kap.5 inngår) Barnehageloven §25 Lovens anvendelse på Svalbard, åpner for å gi egen forskrift om lovens anvendelse på Svalbard. Dette er ikke gjort. Barnehagedriften på Svalbard reguleres gjennom de vilkår som stilles i forbindelse med at departementet gir tilskudd til drift av barnehager på Svalbard gjennom Svalbardbudsjettet. Vilkårene tar utgangspunkt i barnehagelovens bestemmelser, så langt disse passer. Utslippstillatelse avløp Utslippstillatelse energiverket Avfallsforskrift for Longyearbyen Brannforskrift for Longyearbyen Vannforskrift for Longyarbyen Byggesaksforskrift for Longyearbyen A) Styringsdokumenter og utredninger som finnes: Overordnede styringsdokumenter: Lokalsamfunnsplan 2013 - 2023 Arealplan Handlingsprogram og økonomiplan 2015 – 2018, budsjett 2015 Regnskap og årsberetning 2014 Finansreglementet Reglement for godtgjørelse til folkevalgte Fagspesifikke styringsdokumenter: Strategisk havneplan Hovedplan vei Hovedplan vann Avfallsplan Trafikksikkhetsplan 2012 - 2015 Plan for oppvekst og undervisning (LL sak 38/09) Strategisk kompetanseplan for oppvekstsektoren i Longyearbyen (8.nov 2013) Side 7 Revideres: 2021? 2015 Årlig Årlig Minst 1 gang i hver valgperiode Minst 1 gang i hver valgperiode Ikke satt Ikke satt 2016 2016 Revideres: Kompetanseutviklingsplan for Longyearbyen skole (8.11.13) Kompetanseutviklingsplan for barnehagene (8.11.13) Ruspolitisk handlingsplan 2012-2023 (sak 2012/122) Delplan for idrett og fysisk aktivitet, 2014-2024 Utredninger: Tilstandsvurdering vei Tilstandsvurdering eiendommer Tilstandsvurdering energiverket Tilstandsvurdering fjernvarme Hvert 4. år, første gang 2018 Oppdateres fortløpende i ISY Oppdateres fortløpende i ISY Oppdateres fortløpende i ISY Administrative styringsdokumenter på enhetsnivå: Årsplaner for barnehagene Årsplaner for enhetene innen de tekniske områdene Årlig Årlig B) Styringsdokumenter og utredninger som er under arbeid: Ferdigstilles: 2016? 2015 2015 2015 Ny Svalbardmelding Evt flytting av bibliotek / galleri Hva skal framtidig vg tilbud være Barnehagemelding Tilstandsvurdering vann og avløp Fremtidig avfallshåndtering Havneutvikling 2015 2015 C) Styringsdokumenter og utredninger som bør utarbeides: Arbeid påbegynnes: OKU i mars 2015 Strategisk plan for kultur Lokale avtaler på lønns- og personalområdet: Virksomhetsoverdragelse – Longyearbyen skole fra staten v/utdanningsdirektoratet til Longyearbyen lokalstyre (2005) Virksomhetsoverdragelse – Svalbard samfunnsdrift AS til Longyearbyen lokalstyre Virksomhetsoverdragelse – Bydrift Longyearbyen AS til Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF og Longyearbyen lokalstyre (19.11.2008) SFS 2201 Arbeidstid for det pedagogiske personalet i barnehagene-overordnete føringer for Longyearbyen lokalstyres barnehager (20.6.12) Avtale om arbeidstid for assistenter/barne- og ungdomsarbeidere i LLs barnehager (8.11.2012) 2009/1348 SGS 1002 Lokal særavtale om arbeidstøy og musikkinstrumenter (1.1.2010) 2012/820 Lokal avtale om arbeidstid for assistenter/barne- og ungdomsarbeidere ved Longyearbyen skole (20.2.2013) Protokoll av 7.6.2011, Hovedavtalens §3-3 (ressurs til tillitsvalgte) SFS 2213 Lokal arbeidstidsavtale, protokoll (21.6.2011) Lokal særavtale v/Longyear energiverk (15.4.14) Politiske og administrative vedtak: I tillegg til ovennevnte dokumenter finnes det også politiske og administrative vedtak som er styrende for organisasjonen. Noen av disse dokumentene er omtalt i tjenesteregistreringsskjemaene. Side 8 6. Gjennomføring av tjenesteregistreringen Hva er en tjeneste? Tjeneste kan beskrives som en måte å levere noe av verdi til en kunde. Organisasjonen som leverer tjenesten kan definere verdioverføringen på flere måter, men helt grunnleggende så skjer det en verdioverføring når tjenesten stilles til disposisjon for kunden. I regnskapet til Longyearbyen lokalstyre brukes begrepet tjeneste om et avgrenset område som det føres regnskap for, heretter kalt regnskapstjeneste. Oversikt over LL sine regnskapstjenester vises i vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste». Regnskapstjenestene springer ut fra regelverket om Kostra. Kostra (KOmmunal – STatlig – RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Registrering av tjenester I januar og februar 2015 ble det gjennomført registrering av tjenester som ytes av Longyearbyen lokalstyre. Arbeidet ble utført i møter med enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte der følgende har vært tema: Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig): Her ble det tatt utgangspunkt i regnskapstjenestene som er knyttet til hver enhet. Det er bedt om opplysninger om deltjenester for å utdype den enkelte regnskapstjenesten. Ved registrering av deltjenestene var det ikke mulig å registrere deltjenestene på «samme nivå» for alle enhetene. Deltjenestene i seg selv er forskjellige: noen er veldig konkrete og avgrenset (eks: gjennomføring av en brukerundersøkelse), mens andre tjenester er sammensatt av mange forskjellige arbeidsprosesser / oppgaver for å kunne leveres (eks: avløp). Det er brukt skjønn i registreringen, der målet har vært å gjennomføre en registrering som kan gi et bilde av tjenesten. Det er vurdert viktigere å få enheten til å sette egne ord på hva som blir utført og levert enn å kjøre et strengt regime i registreringsarbeidet. Det er ikke slik at alle regnskapstjenester / deltjenester som presenteres er like ressurskrevende å produsere. Tjenestene har også ulikt intervall: noen ytes f.eks. månedlig mens andre f.eks. ytes hvert 4. år. I arbeidet er det ikke vurdert om det er en direkte sammenheng mellom mengden tjenester og deltjenester som er registrert på en enhet og enhetens totale arbeidsbelastning. Det er heller ikke nødvendigvis slik at en kan ta bort en deltjeneste, da den kan være en forutsetning for å kunne foreta en helhetlig levering av andre tjenester. Longyearbyen lokalstyre har tre barnehager. Disse er organisert som selvstendige enheter og leverer tilnærmet de samme tjenestene. Ettersom barnehagene er selvstendige enheter er tjenestene registrert under hver enhet, noe som betyr at samme tjeneste er registrert tre ganger. På grunn av at Longyearbyen skole har måttet prioritere andre oppgaver har skolen hatt begrenset mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering. De tjenester som er registrert er med i denne rapporten. AU har besluttet at det ikke skal gjennomføres tjenesteregistrering innenfor det politiske området. AU begrunner dette med at AU ikke kan se at det er ytterligere effektiviseringsgevinster å hente innenfor politisk virksomhet. Side 9 I tjenesteoversikten er ikke oppgaver som følge av enhetslederfunksjonen spesifisert, da de følger av at enheten eksisterer. Størrelsen på enheten (antall årsverk og omsetning, se tabellen nedenfor) vil imidlertid påvirke hvor mye av enhetsleder tid som går med til disse oppgavene. Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i dag: Regnskapet for 2014 viser følgende kostnader og inntekter på enhetsnivå: Årsverk 2014 Enhet Politisk virksomhet Administrasjonssjef m/stab Økonomi og IKT Personal og organisasjon Eiendom Barn og unge Longyearbyen skole Polarflokken barnehage Kullungen barnehage Longyearbyen barnehage Kultur og idrett Brann og redning Energiverket Longyearbyen havn Tekniske tjenester Finans Totalt 4,8 8,0 7,2 5,0 8,3 44,0 13,4 10,4 10,4 13,8 7,2 22,0 3,0 6,0 163,5 Kostnader 2014 Inntekter 2014 2 130 000 -42 000 16 275 000 -9 531 000 9 337 000 -2 133 000 6 576 000 -2 702 000 27 381 000 -13 586 000 7 596 000 -2 460 000 36 495 000 -3 455 000 8 196 000 -2 014 000 6 130 000 -1 415 000 6 366 000 -1 494 000 19 448 000 -8 333 000 8 166 000 -2 575 000 80 250 000 -78 295 000 11 589 000 -11 589 000 58 869 000 -54 915 000 50 971 000 -161 236 000 355 775 000 -355 775 000 Netto kostnader 2014 2 088 000 6 744 000 7 204 000 3 874 000 13 797 000 5 136 000 33 040 000 6 181 000 4 715 000 4 872 000 11 116 000 5 590 000 1 954 000 0 3 954 000 -110 265 000 0 Hver enhet består av flere regnskapstjenester, og vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste» viser regnskapstall for 2014. Det finnes ikke regnskapstall for deltjenestene. Longyearbyen lokalstyres faktura- og gebyrregulativ viser fakturasatser og satser for brukerbetaling for de tjenester som har det. Faktura- og gebyrsatser finne her: http://www.lokalstyre.no/oekonomi.252453.no.html Klassifisering av tjenester som lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov eller ikke lovpålagt Hver regnskapstjeneste / deltjeneste er etter beste evne plassert i en av følgende grupper: Lovpålagte tjenester: Tjeneste som ytes som følge av at en gitt lov er gjort gjeldende på Svalbard og der omfang av tjenesten er hjemlet i lov og LL yter det omfang som loven beskriver. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Tjenester som ytes som følge av at en gitt lov er gjort gjeldende på Svalbard, men omfang er ikke hjemlet i lov. Loven sier i enkelte tilfeller noe om hva som minimum skal ytes (gjelder spesielt grunnskolevirksomhet). LL kan altså selv påvirke omfang ut over lovens minimum Ikke lovpålagte tjenester: Tjenester som ikke er hjemlet i lov. LL bestemmer selv om tjenesten skal tilbys eller ikke, samt omfang av tjenesten. Side 10 En del tjenester som LL tilbyr, er i seg selv ikke lovpålagt, men for å kunne tilby andre lovpålagte tjenester/lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov, må disse tjenestene foreligge. Slike tjenester klassifiseres likt med «mor»-tjenesten. Dette gjelder for eksempel bygg til infrastruktur da Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur ihht Svalbardloven § 31. En del lover er ikke gjort gjeldende på Svalbard, men Longyearbyen lokalstyre har likevel valgt å følge enkelte lover. Dette gjelder blant annet barnehageloven og folkebibliotekloven. For tjenester som Longyearbyen lokalstyre tilbyr, men hvor aktuell lovhjemmel ikke er gjort gjeldende på Svalbard, er tjenesten klassifisert som ikke lovpålagt tjeneste. Henvisning til lov som LL velger å følge, fremkommer under «omfang» i vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester». Tjenester der LL får oppgaven delegert fra Sysselmannen defineres som lovpålagt oppgave der omfang er hjemlet i lov. For hver tjeneste under «Lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet tjenesten retter seg mot (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Om tjenesten retter seg mot private, næring, intern tjeneste – eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot For hver tjeneste under «Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov» og «Ikke lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet tjenesten retter seg mot (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Om tjenesten retter seg mot private, næring, intern tjeneste – eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot Årsaken til at omfanget av tjenesten tilbys. Her har valgene vært: o Administrativ beslutning o Politisk vedtak o Videreføring av tidligere praksis Klassifisering av tjenestene i næring, privat, intern eller kombinasjon av disse Målgruppene næring, privat, intern eller kombinasjon av disse, velges ut fra hvem tjenesten retter seg mot i første ledd. Bakenforliggende tjenester som er nødvendig for at en tjeneste skal kunne ytes til første ledd, klassifiseres likt med «mor»-tjenesten. Dette gjelder for eksempel bygg til infrastruktur da Longyearbyen lokalstyre har ansvar for infrastruktur ihht Svalbardloven § 31. Interne tjenester tilbys kun av økonomi-/iktenheten, personal-/organisasjonsenheten, eiendomsenheten og adm.sjef med stab. Disse enhetene kan i tillegg tilby tjenester til næring og private. Tjenester fra øvrige enheter klassifiserer som tjenester til private eller næring eller en kombinasjon av disse. Årsak til at tjenesten tilbys Årsaker til at lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov og ikke lovpålagte tjenester tilbys er gruppert etter: Side 11 Politisk vedtak: Det foreligger vedtak fra lokalstyret, Oppvekst- og kulturutvalget, Teknisk utvalg eller de tidligere foretaksstyrene. «Politisk vedtak» benyttes når det entydig foreligger et politisk vedtak etter 1.1.2002 om at tjenesten skal ytes (går tydelig fram av tiltakene som er beskrevet i handlingsplanen eller som følge av vedtak i en gitt sak). Administrativ beslutning: Beslutning foretatt av administrasjonssjef, enhetsledere eller tidligere foretaksledere. Videreføring av tidligere praksis: Tjenester som tilbys uten at det foreligger politisk vedtak eller en bevisst administrativ beslutning fra administrasjonssjef, enhetsledere eller tidligere foretaksledere Skillet mellom «Politisk vedtak» og «Administrativ beslutning» kan i noen tilfeller være litt uklart: På den ene siden kan det hevdes at «alt» er en politisk beslutning fordi tjenesten ytes innen tildelt budsjett. På den andre siden har ikke (og skal heller ikke) politisk nivå detaljstyre enhetene, jfr. delegasjoner gitt til enhetsledere: I hht delegasjonsreglementet har alle enhetsledere det faglige ansvaret innen sin enhet og er generelt delegert fullmakt fra administrasjonssjefen til å treffe enkeltvedtak innen sine fagområder. Enhetsleder har fullmakt til, og ansvar for, kvalitet, internkontroll, HMS (helse – miljø – sikkerhet på arbeidsplassen) og SHA (sikkerhet – helse – arbeidsmiljø når eksterne arbeider for Longyearbyen lokalstyre) innen eget fagområde. Personalsaker: Enhetsleder ansetter medarbeidere innenfor egen enhet og årsbudsjett og tar avgjørelser i personalsaker som ikke er av prinsipiell art i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, hovedavtaler, hovedtariffavtale og reglement. Økonomi: Enhetslederne har det økonomiske ansvaret innenfor egen enhet. Anvendelse av vedtatt driftsbudsjett innenfor netto budsjettramme og vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme for det enkelte investeringsprosjekt for egen enhet skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Enhetsleder har fullmakt til å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan innen enhetens ansvarsområde, budsjettkorrigeringer innenfor eget driftsbudsjett og nettoramme samt fullmakt til å inngå avtaler innenfor gjeldende års driftsbudsjett. Side 12 7. Resultat av registreringsarbeidet Forutsetningene for registreringsarbeidet er omtalt i kapitlet «Gjennomføring av tjenesteregistreringen». Vedlegget «Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste» viser inntekter og kostnader pr regnskapstjeneste i 2014, sortert pr enhet. En del av tjenestene finansieres helt eller delvis ved gebyr- og fakturainntekter. Detaljert oversikt over gebyr- og fakturasatser finnes i gebyr- og fakturaregulativet til LL. I vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester» vises oversikt over tjenester som er registrert på den enkelte enhet. Disse er sortert på gruppene «lovpålagt», «lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov» og «ikke lovpålagt». Vedlegget viser lovhjemler for tjenestene. Det er også prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer, men det varierer hva som er registrert under «Tjenestens omfang». Figurene nedenfor viser resultatet av det registreringsarbeid som er gjennomført. Resultatet er ikke en «eksakt vitenskap», jfr. omtale av forutsetningene for registreringsarbeidet, men gir et bilde av Longyearbyen lokalstyres tjenesteproduksjon. Tjenester registrert som ikke lovpålagt, lovpålagt, lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov Ca 600 deltjenester er registrert. Om vi grupperer disse tjenester etter ikke lovpålagt – lovpålagt – lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, får vi følgende bilde: Ikkelovpålagtetjenester 31% 10% 59% Lovpålagtetjenester Lovpålagtetjenesterder omfangikkeerhjemleti lov Figur 1: Deltjenester gruppert etter ikke lovpålagt – lovpålagt – lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov Figuren uttrykker at LL yter en del tjenester som ikke er lovpålagt, noe som indikerer et handlingsrom. Flere av de ikke lovpålagte tjenestene er imidlertid nødvendig for annen (lovpålagt) tjenesteproduksjon, men ikke nødvendigvis i dagens omfang. De fleste ikke lovpålagte tjenestene ytes av administrasjonssjef med stab, ungdomsaktiviteter, eiendomsdrift (bygg som ikke brukes til lovpålagte tjenester), barnehagene (barnehageloven gjelder ikke på Svalbard, barnehagenes tjenester er derfor registrert som ikke lovpålagt tjeneste), kultur og idrett, vg. avdeling, personal/organisasjon og økonomi/ikt. Side 13 Lovpålagte tjenester er i hovedsak enkelttjenester innen PPT, barnevern, arkiv, byggesak, kart/oppmåling, administrasjonssjef med stab, brann, grunnskole, økonomi og teknisk. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov omfatter i hovedsak tjenester som ytes av administrasjonssjef med stab, brann og redning, eiendom, energiverket, kulturskole, havn, grunnskole, personal/organisasjon, renovasjon, fjernvarme, avløp, vann, vei og økonomi. For grunnskoletjenester sier lov/forskrifter noe om hva som minimum skal ytes, men LL kan selv bestemme omfang ut over minimum. Svalbardloven sier at LL har ansvaret for infrastruktur i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Omfang er ikke omtalt. Ved å gruppere regnskapstjenestene i lovpålagt – ikke lovpålagt og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov og knytte til netto regnskapstall for tjenestene i 2014 får vi følgende bilde: Ikkelovpålagtetjenester 43% 54% Lovpålagtetjenester Lovpålagtetjenesterder omfangikkeerhjemleti lov 3% Figur 2: Regnskapstjenester gruppert etter ikke lovpålagt – lovpålagt – lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, koblet mot netto regnskapstall for 2014. Totale netto kostnader for alle tjenestene i 2014 er på ca 108 mill kr. Ikke lovpålagte tjenester utgjorde 54 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 59 % av de registrerte deltjenestene. Lovpålagte tjenester utgjorde 3 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 10 % av de registrerte deltjenestene. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov utgjorde 43 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 31 % av de registrerte deltjenestene. Figuren indikerer at lokalstyret har et handlingsrom, ettersom mesteparten av kostnadene er knyttet til ikke lovpålagte tjenester og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov. Side 14 Brukergrupper tjenestene retter seg mot Nasjonalitet 400 350 300 250 200 150 100 50 ‐ Utenlandskestatsborgere Norske statsborgere+utenlandske statsborgere Ikkelovpålagte Lovpålagte tjenester tjenester Lovpålagte tjenesterder omfangikkeer hjemletilov Norskestatsborgere Figur 3: Hvilken nasjonalitet deltjenestene retter seg mot. Figuren viser at tilnærmet alle de 600 registrerte deltjenestene retter seg mot alle nasjonaliteter. Tjenester som kun retter seg mot utenlandske statsborgere er norsk for fremmedspråklige og tolketjenester i barnehagene (begge tjenestene er ikke lovpålagt tjenester) samt særskilt norskopplæring i grunnskolen (lovpålagt tjeneste). Tjenester som kun retter seg mot norske statsborgere er forhåndsstemmemottak til Stortings- og kommune/fylkeskommunevalg (lovpålagt tjeneste delegert fra sysselmannen) samt utredningsarbeid for kommuner på fastlandet vedrørende barnevernssaker (ikke lovpålagt tjeneste). Alder Figuren nedenfor viser hvor mange av de registrerte deltjenestene som retter seg mot barn, voksne eller alle (uansett alder). 400 350 300 250 200 150 100 50 ‐ Ikkeaktuelt Voksne Barn Ikkelovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenesterder omfangikkeer hjemletilov Alle Figur 4: Aldersgruppe deltjenestene retter seg mot Voksne er definert som personer over 18 år, barn som personer under 18 år. «Alle» omfatter både barn og voksne. I gruppen «ikke aktuelt» ligger tjenester som i hovedsak ikke er rettet direkte mot personer, f.eks tjenester som er nødvendig for annen tjenesteproduksjon. Side 15 Figuren viser at de fleste tjenester retter seg mot alle eller mot barn. Det er få tjenester som retter seg kun mot voksne. Ikke lovpålagte tjenester rettet mot alle omfatter i hovedsak kultur- og idrettstjenester, havnetjenester, nærmiljøtiltak og kart- og oppmålingstjenester. Ikke lovpålagte tjenester rettet mot barn omfatter i hovedsak ungdomsaktiviteter, barnehagetilbud og tilbud på vg avdeling. Ikke lovpålagte tjenester rettet mot voksne omfatter i hovedsak spinningrommet i Svalbardhallen, kunst- og håndtverkssenteret, frisklivsprosjektet, byggekasser strøm, norskkurs for utenlandske voksne og salg av dirigenttjenester. Lovpålagte tjenester rettet mot alle omfatter i hovedsak plansaksbehandling, brannberedskap, arkivtjenester og enkelttjenester innen teknisk (som selvkostberegninger, kart- og delingsforretninger, byggesaksbehandling) Lovpålagte tjenester rettet mot barn omfatter i hovedsak PPT, enkelte grunnskoletjenester (som særskilt norskopplæring, leksehjelp, spesialundervisning, samarbeid hjem-skole) og tjenester innen barnevern. Lovpålagte tjenester rettet mot voksne omfatter saksbehandling av skjenkesaker, adopsjonssaker, forhåndsstemmemottaking og gjennomføring av lokalstyrevalg. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov rettet mot alle omfatter i hovedsak tjenester fra energiverket, brann/beredskap og tekniske tjenester (fjernvarme, renovasjon, avløp, vann, vei og nærmiljø). Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov rettet mot barn omfatter i hovedsak kulturskoletjenester og grunnskoletjenester. For grunnskoletjenester sier lov/forskrifter noe om hva som minimum skal ytes, men LL kan selv bestemme omfang ut over minimum. Noen tjenester er også kategorisert som «ikke aktuelt». Innen ikke lovpålagte tjenester gjelder det i hovedsak tjenester som ytes av administrasjonssjef med stab, økonomi/ikt, personal/organisasjon samt forvaltning av bygg. Innen lovpålagte tjenester gjelder det i hovedsak enkelttjenester innen økonomi, lønn, arkiv samt transportløyver, arealplan og brannsyn. Innen lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov gjelder det i hovedsak enkelttjenester innen administrasjonssjef med stab, personal/organisasjon og økonomi. Ved å gruppere regnskapstjenestene i gruppene alle, barn, voksne og ikke aktuelt, uten å ta hensyn til om tjenestene er lovpålagt eller ikke, får vi følgende bilde: 4% 21% Alle 48% Barn 27% Ikkeaktuelt Voksne Figur 5: Regnskapstjenester gruppert i alle, barn, voksne og ikke aktuelt Side 16 Ved å gruppere regnskapstjenestene etter alle – barn – voksne – ikke aktuelt og knytte til netto regnskapstall for tjenestene i 2014 får vi følgende bilde: 24% 22% Alle Barn Ikkeaktuelt 53% Voksne Figur 6: Regnskapstjenester gruppert etter alle – barn – voksne – ikke aktuelt, koblet mot netto regnskapstall for 2014. Totale netto kostnader for tjenestene i 2014 er på ca 108 mill kr. Tjenester til alle utgjorde 22 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 48 % av regnskapstjenestene. Hovedårsaken til den store forskjellen er at havn, vann, avløp, renovasjon og fjernvarme består av flere deltjenester men har 0 i netto kostnader da tjenestene er selvfinansierende. Tjenester til barn utgjorde 53 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 27 % av regnskapstjenestene. Tjenester til voksne utgjorde 1% av totale netto kostnader i 2014 og sto for 4 % av regnskapstjenestene. Ikke aktuelle utgjorde 24 % av totale netto kostnader i 2014 og sto for 21 % av regnskapstjenestene. Figurene ovenfor indikerer at om det skal gjennomføres endring i tjenesteproduksjonen i den hensikt å redusere Longyearbyen lokalstyres ressursbruk må det ses på tjenestene til alle brukergruppene. Side 17 Privat – næring – intern tjeneste Figuren nedenfor viser om målgruppen for tjenestene er private, næring (bedrifter + offentlige virksomheter) eller om tjenesten gjelder interne tjenester i LL. Enkelte tjenester vurderes å være rettet mot mer enn en målgruppe. Det kommer også fram av figuren. 400 350 300 Privat+næring+interntjeneste 250 Privat+næring 200 Privat 150 Næring+interntjeneste 100 Næring 50 Interntjeneste ‐ Ikkelovpålagte tjenester Lovpålagtetjenester Lovpålagtetjenester deromfangikkeer hjemletilov Figur 7: Deltjenester fordelt etter målgruppene privat – næring – intern tjeneste. Kun de største delene i figur 7 kommenteres nedenfor. Ikke lovpålagte tjenester: Interne tjenester: Gjelder i hovedsak tjenester fra administrasjonssjef med stab, personal/organisasjon og eiendomsforvaltning. Næring: Gjelder i hovedsak tilrettelegging/bistand til næringslivet og statistikkarbeid (administrajonssjef med stab), havnetjenester samt tilrettelegging i Svalbardhallen for Svalbard turn og bedrifter. Privat: Gjelder i hovedsak ungdomsvirksomhet, barnehagetjenester, uteanlegg knyttet til Svalbardhallen, bibliotektjenester, kulturtjenester og vg avdeling. Privat + næring: Gjelder i hovedsak tjenester i Svalbardhallen, galleriet, kulturtjenester, nærmiljøtiltak, kart- og oppmålingstjenester. Lovpålagte tjenester: Privat: Gjelder i hovedsak PPT-tjenester og enkelte barneverntjenester og grunnskoletjenester. Privat + næring: Gjelder i hovedsak brannutrykninger og bistand ved andre ulykker, selvkostberegninger for tekniske tjenester, byggesaksbehandling og enkelte kart- og oppmålingstjenester. Side 18 Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Interne tjenester: Gjelder i hovedsak politisk sekretariat, beredskap, kvalitet og internkontroll, personal/organisasjon og økonomi/ikt. Privat: Gjelder i hovedsak kulturskoletjenester, grunnskoletjenester og renovasjonstjenester. Privat + næring: Gjelder i hovedsak Brann- og oljevernberedskap, det lokale el.tilsyn, energiverket, havna, fjernvarme, vann, avløp, vei og nærmiljø. Figuren gir et bilde av at de fleste tjenester ytes til private eller til private og næring. Årsak til at tjenesten tilbys For tjenester som ikke er lovpålagt eller lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, er årsaken til tjenestens omfang sortert i gruppene «videreføring av tidligere praksis», «politisk vedtak» og «administrativ beslutning». Skillet mellom «politisk vedtak» og «administrativ beslutning» kan i noen tilfeller være litt uklart: På den ene siden kan det hevdes at «alt» er en politisk beslutning fordi tjenesten ytes innen tildelt budsjett. På den andre siden har ikke (og skal heller ikke) politisk nivå detaljstyre enhetene, jfr. delegasjoner gitt til enhetsledere. «Politisk vedtak» benyttes når det entydig foreligger et politisk vedtak etter 1.1.2002 om at tjenesten skal ytes/omfanget av tjenesten (dvs at det går tydelig fram av tiltakene som er beskrevet i handlingsplanen eller som følge av vedtak i en gitt sak). 400 350 300 250 200 150 100 50 ‐ Videreføringavtidligere praksis Politiskvedtak Administrativbeslutning Ikkelovpålagtetjenester Lovpålagtetjenesterder omfangikkeerhjemleti lov Figur 8: Årsak til at tjenesten tilbys Ikke lovpålagte tjenester: Videreføring av tidligere praksis: Her ligger i hovedsak tjenester som gjelder til tilrettelegging og bistand til næringslivet (inkl. samfunnsog næringsanalysen), Forebyggende forum, utredningssaker innen barnevern for kommuner på fastlandet, brann og redning sine ambulansetjenester i hht avtale med UNN HF, forvaltning av bygg som er fredet, barnehagene som bidragsytere på ulike arrangement i lokalsamfunnet, samhandling mellom barnehage og skole om 6-åringene, Stiftelsen Svalbardsamlingen og Stiftelsen Kåre Tvetersamlingen, tilbud av komplett anlegg med utstyr i Svalbardhallen til Svalbard turn, grupper og enkeltpersoner, enkelte bibliotektjenester, 17.mai-arrangementet, solfestarrangementet, kulturskolens salg av dirigenttjenester, utleie av hybler/verksted i kunstnersenteret. Side 19 Politisk vedtak: Her ligger i hovedsak tjenester som gjelder miljøsertifisør, avtaler/oppfølging skjenkekontrollører, partistøtte, ruspolitisk handlingsplan, lokalsamfunnsplan, personalpolitikk, Longyearbyen skoles historie, UHU-styret, selvstyrt ungdomshus, barnehage-eier-funksjonen og div tjenester innen barnehagene (som max ventetid, ferieordning, kjøkkenassistent), ungdomsråd, Camp Svalbard, ungdomsklubb, kioskdrift i Svalbardhallen, frisklivsprosjektet, Los-tjenester, vg. avdeling, etablering av kostra-rapportering og enkelte nærmiljøtiltak. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Politisk vedtak: Her ligger i hovedsak tjenester som gjelder overordnet HMS-arbeid, internkontroll, korkpengeordningen, vedlikeholdsplan og tilstandsanalyse ved energiverket, kulturskoletilbud, ettermiddagstilbud SFO, skilting og sommer- og vintervedlikehold av veier og gang- og sykkelveier. Alle øvrige tjenester er plassert i gruppen «administrativ beslutning», noe som skal forstås slik at omfanget av tjenesten i stor grad avgjøres administrativt. Side 20 8. Vurdering av tjenestenes kvalitet I prosjektet var det opprinnelig tenkt at enhetslederne skulle gi sin vurdering av kvaliteten på enhetenes tjenester. Samtidig som det skulle skje kom resultatet av innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2014, og fokuset ble på resultatet av innbyggerundersøkelsen. Tabell hentet fra innbyggerundersøkelsen. Gjennomsnittlig brukertilfredshet. Høyeste/laveste score fastlandet (der 1 er dårligste score og 6 er beste score): Innbyggerundersøkelsen viser høy gjennomsnittlig brukertilfredshet med LL sine tjenester: Hele innbyggerundersøkelsen finnes her: http://www.lokalstyre.no/innbyggerundersoekelsen-2014-resultat.5694726-321755.html Også innbyggerundersøkelsen fra 2009 ga god skår på de fleste tjenestene. Side 21 9. Konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste Det er stor bredde i tjenestene som Longyearbyen lokalstyre yter, og brukerne er både privatpersoner og næringsliv. Brukernes interesse og engasjementet for tjenestene kan påvirkes av hvilket forhold brukeren har til tjenesten: Tjenester der LL utøver myndighet (eks: byggesaker, skjenkebevilling) Tjenester som brukerne selv avgjør om de vil benytte seg av (eks: kultur) Tjenester som brukerne er tett på i en gitt livssituasjon (eks: skole, barnehage, ungdomsklubb) Tjenester som brukerne, uavhengig av livssituasjon, forventer er en del av samfunnsstrukturen (eks: vei, vann, brann/redning) Det er sannsynlig at endring (reduksjon) eller avvikling av tjenester vil utløse engasjement, både blant innbyggere og ansatte. Endring eller avvikling av en lovpålagt tjeneste vil innebære at LL bryter loven. Det er mulig å gjennomføre endring av tjenester som er lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, men tjenesten kan ikke avvikles da det vil innebære at LL bryter loven. Ikke lovpålagte tjenester kan endres og/eller avvikles. 10. Nærmere analyse av enkelte tjenester Parallelt pågående prosesser Samtidig som arbeidet med tjenesteregistrering har pågått jobbes det i organisasjonen med følgende prosesser: Evt flytting av bibliotek og galleri til næringsbygget/kulturhuset. Hva skal framtidig vg tilbud være? Barnehagemelding Strategisk kulturplan Cash Management-analyse i samarbeid med Sparebanken Nord-Norge (SNN) IKT-strategi Funn i KS-K rapport KS-K rapport nr 10 – 2012 om Analyse av lokalstyrets ressursbruk viser at enkelte områder skiller seg vesentlig ut i ressursbruk i LL i fht kommunene LL er sammenlignet med. Dette gjelder i hovedsak områdene administrasjon, kultur, brann/beredskap, næring og eiendomsdrift. Disse områdene bør vies ekstra oppmerksomhet i den hensikt å forklare LL sin ressursbruk. Sammendraget av KS-K rapport nr 10 – 2012 finnes vedlagt. Bestilling fra TMU og PU TMU og PU har fått spørsmål om hvilke tjenester som bør vies ekstra oppmerksomhet i det arbeidet som skulle gjennomføres i april / mai 2015 (jfr. punktet i aktivitets- og milepælplanen om «Dypdykk i tjenester ….») TMU svarte i møte 13.3.15 at man bør ha fokus på følgende videre: ‐ Beholde det man faktisk har og som brukerne er fornøyd med (ref. innbyggerundersøkelsen) Side 22 ‐ ‐ ‐ ‐ Se på punktene i innbyggerundersøkelsen som brukerne er mindre fornøyde med Se på hvordan turnover påvirker kostnadene, og herunder tiltak for å motvirke dette, f.eks. boligstandard, flyttegodtgjørelse, arbeidsmiljøet/bedriftskulturen osv. Se på innkjøpsrutiner og hvordan man kan styrke kompetansen innenfor dette Bedre vedlikehold av teknisk infrastruktur kan gi mindre uforutsette reparasjonskostnader Se på om brukerbetaling kan finansiere økte vedlikeholdskostnader. PU fattet i møte 17.3.15 følgende vedtak: Administrasjonssjefen bes om å fortsette arbeidet med SNU 1 Tjenestegjennomgang etter beste skjønn. I tillegg ønsker PU at arbeidet som skal gjennomføres i april/mai følger opp vedtaket i PU av 9.12.14 som bl.a. sier at «arbeidet våren 2015 ikke skal omfatte vurdering av out-sourscing av tjenester. SNU 1 bør imidlertid vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse og kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon. For øvrig vurderes in-sourscing av tjenester i fbm. at FDVavtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen teknisk sektor går ut.» Energiverket v/tillitsvalgt har levert inn følgende konkrete forslag til endring: Pr. dags dato så er bemanning 6 Maskinister og 6 Maskinassistenter på skift. I tillegg så er det det 1 Maskinist, 1 Maskinassistent 1 Elektriker og 1 reparatør på dagtid. Samt Adminstrasjon. Driftsmessig så er det meste av energiproduksjon styrt ifrå kontrollrom Energiverk. Unntatt 5 fyrhus fjernvarme. Foreslår å flytte styring av fyrhusene til Energiverket med dertil nødvendig bemanning slik at all produksjon energi vert styrt ifrå Kontrollrom Energiverk. Då får ein samla all kompetanse under samme tak, og ein vert meir fleksibel. I dag så vert det leid inn vakt ifrå eksternt firma når fyrhusene går. Med tilstrekkelig bemanning så kan det iverksettes ei hjemmevakts ordning, der me har god dekning på dagtid samt sikrer god drift med hjemmevakt. I dag så er me i ein utsatt situasjon då me er avhengig om ansatte på fri er tilgjengelig når uforutsatte hendelser skjer. Med tanke på kva slags oppgaver og plikter Energiverket har så er ikkje dette bra. Forslagene fra TMU er fulgt opp slik: Beholde det man faktisk har og som brukerne er fornøyd med (ref. innbyggerundersøkelsen): Prosjektleder vil videreformidle TMU sitt synspunkt til lokalstyret i forbindelse med budsjettarbeidet, da det er opp til lokalstyret å fastsette omfang og kvalitet på LL sine tjenester. Se på punktene i innbyggerundersøkelsen som brukerne er mindre fornøyde med. Administrasjonssjefen har plukket ut de områder i innbyggerundersøkelsen der svarene «svært misfornøyd, «misfornøyd» og «litt misfornøyd» til sammen utgjør minst 30 % . Hvordan disse områdene er fulgt opp er beskrevet i et eget notat som publiseres på internett slik at Longyearbyens innbyggere også blir informert om hvordan punktene følges opp. Se på hvordan turnover påvirker kostnadene, og herunder tiltak for å motvirke dette, f.eks. boligstandard, flyttegodtgjørelse, arbeidsmiljøet/bedriftskulturen osv. Det er satt ned et arbeidslag bestående av representant fra personal samt tre tillitsvalgte som får i oppdrag å foreslå endringer i dagens praksis / regelverk. Se på innkjøpsrutiner og hvordan man kan styrke kompetansen innenfor dette Det er lyst ut stilling som rådgiver økonomi/innkjøp ved økonomi- og ikt-enheten. Ett av ansvarsområdene til denne stillingen vil være å bidra til å utarbeide strategier og rutiner knyttet til innkjøp og inngåelse, oppfølging og implementering av innkjøpsavtaler / rammeavtaler, i samarbeid med enhetene. Bedre vedlikehold av teknisk infrastruktur kan gi mindre uforutsette reparasjonskostnader Se på om brukerbetaling kan finansiere økte vedlikeholdskostnader. Prosjektleder vil videreformidle TMU sitt synspunkt til lokalstyret i forbindelse med budsjettarbeidet, da det er opp til lokalstyret å fastsette økonomiske rammer og gebyrsatser for teknisk infrastruktur. Side 23 Forslagene fra PU er fulgt opp slik: Administrasjonssjefen bes om å fortsette arbeidet med SNU 1 Tjenestegjennomgang etter beste skjønn. Administrasjonssjefen vil legge følgende overordnede føringer til grunn i videre arbeid med SNU 1: Måltall for kommunal økonomi tilsier at netto resultatgrad (dvs netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene) bør ligge på 3 % over tid. Administrasjonssjefen vil i fbm budsjettarbeidet ha som mål å imøtekomme dette. Ikke vurdere out-sourscing av tjenester. I arbeidet som gjennomføres våren 2015 vil ikke out-sourscing av tjenester bli vurdert som et alternativ til gjennomføring av tjenesteproduksjonen. Vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse. Juridisk rådgiver er ansatt i ettårsengasjement fra 1.8.15. Vurdere om LL bør ha kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon. Det er satt ned et arbeidslag bestående av eiendomssjef, teknisk sjef, sektorsjef teknisk samt tre tillitsvalgte som får i oppdrag å vurdere om det ut fra økonomiske og praktiske forhold er hensiktsmessig å ansette håndtverkere i LL i stedet for å kjøpe tjenester fra næringslivet. Vurdere in-sourscing av tjenester i fbm. at FDV-avtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen teknisk sektor går ut. In-sourscing av tjenester vurderes i fbm at nåvårende FDV-avtaler går ut / i forbindelse med ny anbudsrunde. Forslag fra Energiverket v/tillitsvalgt er fulgt opp slik: Det er satt ned et arbeidslag bestående av personalsjef, teknisk sjef, driftsingeniør fjernvarme/renovasjon, energisjef, sektorsjef teknisk samt to tillitsvalgte som beskriver økonomiske og praktiske konsekvenser av å flytte styring av fyrhusene til Energiverket med dertil nødvendig bemanning. 11. Alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på Enhetene er bedt om å beskrive hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale, beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på samt beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer. Resultatet av arbeidet vises i vedlagte referater fra møter med enhetene i april og mai 2015. På grunn av at Longyearbyen skole har måttet prioritere andre oppgaver er det ikke gjennomført tilsvarende møte med skolen. Administrasjonssjefen vil gjennomføre slikt møte med skolen på et senere tidspunkt. PU sa i sitt møte 9.12.14 bl.a. at «arbeidet våren 2015 ikke skal omfatte vurdering av out-sourscing av tjenester. SNU 1 bør imidlertid vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse og kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon. For øvrig vurderes in-sourcing av tjenester i fbm at FDV-avtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen teknisk sektor går ut.» Dette vil være førende for administrasjonens arbeid framover. Under arbeidet som er utført er det kommet fram få forslag fra enhetene til alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på. De foreslåtte alternativene representerer ikke vesentlige ressurser. Det er heller ikke beskrevet vesentlige muligheter for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer. Enkelte framhever tvert imot behovet for økte ressurser for å kunne håndtere dagens tjenesteomfang. Mange forbedringspotensialer er beskrevet. Side 24 I kapitlet «Nærmere analyse av enkelte tjenester» vises det til prosesser som pågår samt områder som administrasjonssjefen ønsker å se nærmere på. Administrasjonssjefens gruppe foreslår at forslag til alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på avventes til resultatet av disse arbeidene er kjent. 12. Forslag til justering av organisasjonsmodellen Nåværende organisasjonsmodell trådte i kraft 1.1.14. Evaluering av modellen er startet opp i 2015 og sluttføres i første halvår i 2016. Administrasjonssjefen foreslår derfor ingen justering av organisasjonsmodellen på nåværende tidspunkt. Ved turn-over vurderes alltid behovet for endring i stillingsinnhold og organisatorisk plassering. 13. Konkrete resultater av prosjektet Det er utarbeidet en omfattende oversikt over organisasjonens tjenester. Oversikten bør bidra til at organisasjonen (både politisk og administrativt) blir bedre kjent med og får et mer bevisst forhold til tjenesteproduksjonen. Oversikten kan bl.a. benyttes i fbm kommende års budsjett- økonomi- og handlingsplanarbeid og i fbm utarbeidelse av virksomhetsplaner. I møte 9.12.14 ba Partssammensatt utvalg (PU) bl.a. om at det i forbindelse med SNU 1 ble vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse i egen organisasjon. Fra 1.8.15 er en stillingshjemmel i stab omdefinert til juridisk rådgiver i et årsengasjement. Administrasjonssjefen og flere av enhetene ser at bl.a. innkjøp er et område som organisasjonen kan bli bedre på. I fbm ledig stilling i økonomi- og ikt-enheten er det lyst ut etter en økonomi/innkjøpsrådgiver. Stillingen vil bl.a. jobbe med å utarbeide strategier og rutiner knyttet til innkjøp samt inngåelse, oppfølging og implementering av innkjøpsavtaler / rammeavtaler i samarbeid med enhetene. Det forventes at dette vil gi en positiv økonomisk effekt for organisasjonen. Det er satt i gang prosesser som på sikt kan resultere i endringer i LL sin tjenesteproduksjon. Disse prosessene er omtalt i kapitlet «Nærmere analyse av enkelte tjenester» I forbindelse med at PU i møte 9.2.2012 vedtok å starte SNU-prosjektet ble det også bedt om at Kostra (KOmmune-STat-RApportering) skulle innføres. Kostra-tall kan brukes til å sammenligne LL med seg selv over år og, om ønskelig, til å sammenligne LL med kommuner på fastlandet. LL sitt regnskap for 2014 er ført etter reglene i Kostra. Regnskapet er oversendt SSB som har produsert Kostra-tall for 2014 for LL. Tallene må kvalitetssikres før de publiseres. Side 25 14. Konklusjon Denne rapporten er ment å gi et bilde av LL sin tjenesteproduksjon. Oversikt over hvilke tjenester LL tilbyr vises i vedlegget «Oversikt over registrerte tjenester». Registreringsarbeidet har vist at det er vanskelig å foreta en ensartet registrering/gruppering som følge av at tjenestene er så forskjellige. Dette må imidlertid ikke hindre oss i å se det store bildet som viser at lokalstyret har et handlingsrom i tjenestetilbudet, jfr figurene foran i dokumentet som viser at lokalstyret tilbyr ikke lovpålagte tjenester og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov. For begge disse tjenestegruppene vil det være mulig å justere tjenesteomfanget i den hensikt å redusere kostnader. Administrasjonssjefen mener at en i arbeidet med å justere tjenesteomfanget må se på tjenestene til alle brukergruppene. Det antas at en evt reduksjon av tjenesteomfanget vil gi reaksjoner blant innbyggere og ansatte. Innbyggerundersøkelsene fra 2009 og 2014 viser høy gjennomsnittlig brukertilfredshet med LL sine tjenester. I KS-K rapport nr 10 – 2012 konkluderes det med at ressursbruken i lokalstyret er høy. Dette kan bl.a. skyldes utenforliggende faktorer, men «det kan også skyldes at man har en høy ressurstilgang og derfor bruker mer penger enn mange andre kommuner – rett og slett fordi man har råd til det». Rapporten sier også at «Utfordringene med å drive et lokalstyre i Longyearbyen er selvfølgelig ekstremt på mange måter. Man har et arktisk klima, man har store avstander til neste kommunesenter (noe som vanskeliggjør interkommunalt samarbeid) og man har en veldig stor «turnover» i bemanningen og innbyggermassen hvert år. Alt dette er faktorer som er kostnadsdrivende. På den andre side har man faktorer som er kostnadsreduserende; man har en ung befolkning som i stor grad har flyttet til Longyearbyen for å arbeide (de er arbeidsføre) og de er bosatt svært tett. Dette er faktorer som gir grunnlag for en effektiv struktur i tjenesteproduksjonen. Man har heller ikke arbeidsgiveravgift noe som også er med på å gi grunnlag for en mer kostnadseffektiv tjenesteproduksjon.» Under arbeidet som er utført er det kommet fram få forslag fra enhetene til alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på. De foreslåtte alternativene representerer ikke vesentlige ressurser. Det er heller ikke beskrevet vesentlige muligheter for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer. Enkelte framhever tvert imot behovet for økte ressurser for å kunne håndtere dagens tjenesteomfang. Mange forbedringspotensialer er beskrevet. (Se vedleggene «Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015). Administrasjonssjefen mener at under forutsetning av at staten bidrar til drift og vedlikehold av kullkraftverket, er Longyearbyen lokalstyre sin økonomisk situasjon pr. dato håndterbar. Det vil likevel være slik at om det f.eks. er ønskelig med økt bevilgning til vedlikehold av bygg og infrastruktur for å bevare realverdier må det skje ved omfordelinger mellom tjenesteområdene. Samtidig vet vi av erfaring at tjenestebehovet, f.eks. innen skole- og barnehagetjenester, kan endre seg raskt. Om vi skal kunne håndtere slike svingninger fordrer det at LL har fondsmidler (sparepenger). Et måltall som kan legges til grunn ved budsjettering er 3 % netto driftsresultat, slik at vi har «penger på bok» (fond) til å håndtere uforutsette hendelser og har 25 % egenkapital ved alle investeringer. Med en omsetning på ca 300 mill kr tilsier det et netto driftsresultat på 9 mill kr hvert år. Økonomiplanen for 2015-2018 oppfyller ikke dette måltallet. I aktivitets-/milepælplanen er det lagt opp til at TMU og styringsgruppen i juni 2015 skal definere hva som er LL sine viktigste tjenester (kjernevirksomhet) og hvilke tjenester som kan prioriteres bort, samt foreslå fremtidig tjeneste-omfang, kvalitet og pris. Administrasjonssjefen foreslår at dette arbeidet ikke gjennomføres nå. I kapitlet «Nærmere analyse av enkelte tjenester» vises det til prosesser som pågår samt områder som administrasjonssjefen ønsker å se nærmere på: Evt flytting av bibliotek og galleri til næringsbygget/kulturhuset. Hva skal framtidig vg tilbud være? Side 26 Barnehagemelding Strategisk kulturplan Cash Management-analyse i samarbeid med Sparebanken Nord-Norge (SNN) IKT-strategi Forklare LL sin ressursbruk på områder som skiller seg vesentlig ut i ressursbruk i fht kommunene LL er sammenlignet med i KS-K rapport nr 10-2012: administrasjon, kultur, brann/beredskap, næring og eiendomsdrift. Se på hvordan turnover påvirker kostnadene, herunder tiltak for å motvirke dette, f.eks. boligstandard, flyttegodtgjørelse, arbeidsmiljøet/bedriftskulturen osv. Se på innkjøpsrutiner Vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse Vurdere om LL bør ha kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon Økonomiske og praktiske konsekvenser av å flytte styring av fyrhusene til energiverket med dertil nødvendig bemanning De fleste av disse prosessene bør det jobbes mere med før det tas stilling til LL sin kjernevirksomhet og framtidig tjenesteomfang. I tillegg ønsker administrasjonssjefen å se nærmere på skolens tjenesteomfang, da skolen har hatt begrenset mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering pga andre oppgaver. Skolen er den største enheten i Longyearbyen lokalstyre, både ut fra netto kostnader og antall ansatte. Administrasjonssjefen vil høsten 2015 presentere tidsplan og arbeidsmåte for arbeidet. Avklaring av framtidig vg tilbud, barnehagemeldingen og strategisk kulturplan vil alle si noe om omfanget av tjenestene som skal tilbys innenfor disse tjenesteområdene. Utfordringen, både politisk og administrativt, blir å være oppmerksom på at enkeltplaner vil legge føringer for ressursbruk uten at ressursbruken ses i fht LL sine samlede ressurser og tjenestetilbud og et evt politisk ønske om omprioritering mellom tjenesteområder. Utfordringen blir å finne en måte å prioritere på, mellom alle disse planene som gjelder forskjellige tjenesteområder. Det er grunn til å tro at den omfattende registreringsjobben som er utført bidrar til at organisasjonen blir bedre kjent med og får et mer bevisst forhold til organisasjonens tjenesteproduksjon. Resultatet kan også benyttes i fbm kommende års budsjett- økonomi- og handlingsplanarbeid og i fbm utarbeidelse av virksomhetsplaner. Ettersom rapportering til Kostra er etablert vil det i løpet av et års tid bli mulig å bruke data fra Kostra som styringsinformasjon. Side 27 VEDLEGG Sammendrag av KS-K-rapport nr 10 - 2012 «Økonomisk virksomhetsanalyse Longyearbyen lokalstyre - Analyse av lokalstyrets ressursbruk «Denne rapporten fokuserer på ressursbruken i Longyearbyen lokalstyre. Hvordan prioriterer Longyearbyen lokalstyre ressursene sine? Hvilke dekningsgrader har man i forhold til befolkningen og hvor god er produktiviteten? Longyearbyen lokalstyre er i denne rapporten sammenlignet med kommunene Leikanger, Hurdal, Kommunegruppe 6 samt gjennomsnittet for landet eksklusiv Oslo på tjenester til barn og unge samt kultur, mens når det gjelder tekniske tjenester er man sammenlignet med kommunen Båtsfjord, Gamvik og Måsøy. Utfordringene med å drive et lokalstyre i Longyearbyen er selvfølgelig ekstremt på mange måter. Man har et arktisk klima, man har store avstander til neste kommunesenter (noe som vanskeliggjør interkommunalt samarbeid) og man har en veldig stor «turnover» i bemanningen og innbyggermassen hvert år. Alt dette er faktorer som er kostnadsdrivende. På den andre side har man faktorer som er kostnadsreduserende; man har en ung befolkning som i stor grad har flyttet til Longyearbyen for å arbeide (de er arbeidsføre) og de er bosatt svært tett. Dette er faktorer som gir grunnlag for en effektiv struktur i tjenesteproduksjonen. Man har heller ikke arbeidsgiveravgift noe som også er med på å gi grunnlag for en mer kostnadseffektiv tjenesteproduksjon. Generelt sett viser rapporten at ressursbruken i lokalstyret er høy. Dette kan bl.a. skyldes delvis utenforliggende faktorer som et generelt lønnstillegg (på mistelønnstabellen) på 20.000,-, 1 betalt feriereise pr år, overheng fra en del statlige arbeidsavtaler fra gammelt av, spesielt gunstige forsikringsordninger, spesielle utfordringer knyttet til arktisk beliggenhet (f.eks. manglende markedskonkurranse, klima) mm. Men det kan også skyldes at man har en høy ressurstilgang og derfor bruker mer penger enn mange andre kommuner - rett og slett fordi man har råd til det. Denne rapporten sier ikke noe om «rett» eller «galt». Det som er vedtatt av politikerne i lokalstyret til enhver tid er «rett». Hensikten med rapporten er å gi økt innsikt i hvordan Longyearbyen lokalstyre disponerer ressursene (prioritering), hva lokalstyret får ut av ressursene (dekningsgrader) og til hvilken kostnad (produktivitet). Dette som et grunnlag for å kunne fatte enda bedre politiske beslutninger.» Side 28 Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste Regnskapstjenester pr enhet: Inntekter Kostnader Netto resultat -9 530 942 16 274 901 6 743 959 -25 343 3 706 861 3 681 518 -300 000 108 000 -192 000 Informasjon -4 522 315 104 310 582 Korkpenger -8 698 418 8 698 418 - Administrasjonssjef m/stab Administrasjonssjefens team Bokproduksjon Kulturminnevern -100 000 100 000 - Kvalitet, internkontroll, beredskap - 892 341 892 341 Næringsmiddeltilsyn - - - Plansaksbehandling -54 889 535 222 480 333 Politisk sekretariat - 701 623 701 623 Skjenkekontroll - 54 765 54 765 -347 770 1 162 567 814 797 -2 460 278 7 596 295 5 136 017 Tilrettelegging og bistand til næringslivet Barn og unge Barnevernstiltak (barn ikke omplassert) - 6 930 6 930 -1 634 932 1 533 895 -101 037 -24 404 1 188 084 1 163 680 -217 200 368 013 150 813 - 131 916 131 916 Felles barnehageaktivitet -103 422 529 349 425 927 Fellesgrunnskoleaktivitet -13 917 416 898 402 981 Kiosk ungdomsklubb -41 986 38 332 -3 654 Barnevernstiltak (barn omplassert) Barnevernstjenester Camp Svalbard Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus PPT førskolebarn - 140 326 140 326 -4 588 653 945 649 357 - 10 716 10 716 Selvstyrt ungdomshus -49 064 67 937 18 873 Støttepedagog/tospråklig assistent -80 320 903 896 823 576 UKM -52 097 87 323 35 226 -191 896 435 644 243 748 -46 452 1 057 122 1 010 670 PPT grunnskole Råd, veiledn, sos foreb. arb. Ungdomsaktiviteter div Ungdomsklubb Ungdomsråd - 25 969 25 969 -2 575 149 8 165 508 5 590 359 Ambulanse -471 996 200 655 -271 341 Brannberedskap -633 480 6 927 285 6 293 805 -1 469 673 1 037 568 -432 105 - - - -13 586 305 27 382 230 13 795 925 Brann og redning Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Oljevernberedskap Eiendom Side 29 Regnskapstjenester pr enhet: Inntekter Kostnader Netto resultat -1 309 053 2 460 288 1 151 235 -454 365 454 365 - -1 021 579 171 909 -849 670 Drift/vedl.hold brannstasjon - 197 317 197 317 Drift/vedl.hold bygg utenfor drift - 184 668 184 668 -2 160 985 2 160 985 - -210 355 210 355 - - 210 962 210 962 -450 367 450 367 - Drift/vedl.hold Kullungen barnehage - 1 499 402 1 499 402 Drift/vedl.hold kulturhus - 685 160 685 160 Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage - 1 184 879 1 184 879 Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage - 1 155 263 1 155 263 Drift/vedl.hold adm.lokaler Drift/vedl.hold avfallsanl Drift/vedl.hold boliger, eksternt utleid Drift/vedl.hold energiverket Drift/vedl.hold fyrhus Drift/vedl.hold galleriet Drift/vedl.hold havnebygg Drift/vedl.hold skole-og SFO-lokaler inkl vgs Drift/vedl.hold tjenesteboliger - 3 576 976 3 576 976 -7 936 024 10 559 517 2 623 493 - 251 122 251 122 -41 928 41 928 - -1 649 1 926 767 1 925 118 - - - -78 295 403 80 249 723 1 954 320 -518 944 109 992 -408 952 Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus Drift/vedl.hold vannrenseanlegg Forvaltningsutgifter bygg Vaktmestertjenester inkl. bygg Energiverket Byggestrøm Det lokale el-tilsyn - 6 382 6 382 -282 891 4 659 842 4 376 951 -3 550 5 031 214 5 027 664 -64 314 114 153 810 -64 160 304 -358 716 38 069 303 37 710 587 - 1 036 643 1 036 643 -11 565 853 26 079 143 14 513 290 -1 251 335 5 103 394 3 852 059 El. distribusjon Energiadministrasjon Inntekter energi Produksjon energi Reservekraft Vedlikeholdsplan energiverk Øvrig drift energiverk Kullungen barnehage -1 415 081 6 130 218 4 715 137 Barnehagetilbud -1 415 081 5 898 728 4 483 647 Drift/vedl.hold Kullungen barnehage - 225 212 225 212 Støttepedagog / tospråkl. assistanse - 6 278 6 278 -8 332 590 19 448 357 11 115 767 - 69 922 69 922 Aktivitet i idrettshallen -363 708 59 105 -304 603 Aktivitet i svømmebassenget -370 644 434 055 63 411 Kultur og idrett 17. mai-arr. Aktivitet i trenings-/spinningrom -994 879 209 950 -784 929 Bibliotek -389 243 2 403 854 2 014 611 Div arr. i kulturhuset -439 090 956 513 517 423 Side 30 Regnskapstjenester pr enhet: Inntekter Kostnader Netto resultat Drift/vedl.hold alpinanlegg - 24 085 24 085 Drift/vedl.hold div uteanlegg - 65 991 65 991 Drift/vedl.hold galleriet -297 205 392 021 94 816 Drift/vedl.hold kulturhus -342 238 2 138 418 1 796 180 Drift/vedl.hold skianlegg - 370 668 370 668 -1 576 000 3 558 831 1 982 831 -124 694 122 240 -2 454 - 121 085 121 085 Kino -536 887 924 455 387 568 Kioskdrift i Svalbardhallen -297 727 811 498 513 771 Kulturadministrasjon -7 494 1 001 282 993 788 Kulturaktiviteter div. -60 953 1 866 227 1 805 274 -528 515 1 584 261 1 055 746 Drift/vedl.hold Svalbardhallen Forebyggende helsearbeid Forvaltningsutg Sv.hallen Kulturskoletilbud Kulturutveksling -9 550 56 415 46 865 -1 388 227 1 789 012 400 785 Kunstpausearr. -122 200 205 103 82 903 Solfestarr. -483 336 283 366 -199 970 Longyearbyen barnehage -1 493 688 6 366 015 4 872 327 Barnehagetilbud -1 493 688 6 174 915 4 681 227 Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage - 191 100 191 100 Støttepedagog / tospråkl. assistanse - - - -11 589 410 11 589 411 1 -1 620 412 963 227 -657 185 - 370 592 370 592 -7 381 230 6 776 037 -605 193 - 2 281 547 2 281 547 Los-tjeneste -2 587 768 1 198 008 -1 389 760 Longyearbyen skole -3 457 163 37 411 507 33 954 344 - 3 146 256 3 146 256 -1 286 520 24 992 561 23 706 041 -2 000 1 396 460 1 394 460 -118 509 576 952 458 443 -1 506 564 2 103 772 597 208 - - - -541 570 5 056 373 4 514 803 -2 000 139 133 137 133 -2 702 397 6 576 121 3 873 724 Kunstformidling Galleri Svalbard Longyearbyen havn Anløps- og myndighetsutøvelse Drift/vedl.hold havnebygg Havne- og kaidrift Havnebåtdrift Drift/vedl.hold skole-/sfo-lokaler Grunnskoletilbud Ikt-tjenester skole Norskkurs utenlandske voksne, inkl. lokaler SFO-tilbud Tilbud om skoleskyss Vg. avdeling Vg.avd IKT-tjenester Personal og organisasjon Arkivtjenester -63 829 803 708 739 879 -126 650 978 278 851 628 -2 231 030 2 804 905 573 875 Felles HMS-/velferdstiltak Personal- og lønnstjenester Side 31 Regnskapstjenester pr enhet: Inntekter Kostnader Netto resultat Servicetorgtjenester -280 888 1 989 230 1 708 342 Polarflokken barnehage -2 014 383 8 195 766 6 181 383 Barnehagetilbud -2 014 383 7 814 325 5 799 942 Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage - 380 241 380 241 Støttepedagog / tospråkl. assistanse - 1 200 1 200 -54 914 597 58 868 807 3 954 210 -3 902 724 3 902 724 - - - - -320 183 493 271 173 088 -6 781 310 3 420 807 -3 360 503 - 383 175 383 175 -22 168 712 19 149 121 -3 019 591 Fjernvarmeanl., rørkasser under hus -4 837 1 130 997 1 126 160 Fjernvarmeanl., undersentraler -4 445 1 897 876 1 893 431 - 5 613 5 613 -1 774 567 086 565 312 -5 161 442 6 010 566 849 124 -248 769 781 895 533 126 - - - -10 866 023 10 016 899 -849 124 - 299 743 299 743 Tekniske tjenester Avløpsnett/innsamling avløpsvann Avløpsrensing Byggesaksbehandl, eierseksjonering Distribusjon av vann Elveforebygging Fjernvarmeanl., nett - FH - HS Gang- og sykkelveier Gatelys Husholdningsavfall Kart- og oppmålingstjenester Kirkegård Næringsavfall Nærmiljøtiltak (rydding) Personell teknisk infrastruktur (til fordeling) - - - -5 991 3 366 494 3 360 503 Scooterløyper - 15 691 15 691 Skred - 10 050 10 050 Veier Gruve 3 og 6 - 2 157 979 2 157 979 Veier Gruve 3 og 7 - - - Veier Longyearbyen -5 448 387 5 258 820 -189 567 Økonomi og IKT* -2 132 755 8 659 696 6 526 941 -40 545 5 233 334 5 192 789 - 207 363 207 363 -2 092 210 3 218 999 1 126 789 -194 500 141 302 914 555 108 414 414 Produksjon av vann IKT-tjenester Revisjonstjenester Økonomitjenester Totalsum ‘*: Kostnader som gjelder ikt skole er i denne tabellen flyttet fra Økonomi og ikt til Longyearbyen skole. Side 32 Oppsummering fra møter med ansatte i oktober og november 2014 Hva er du mest stolt av i jobben din: Barnehagene: Vi gir – og har mulighet for å gi - en god tjeneste Jobbe med – og bety noe for - barn Fornøyde foreldre Arbeidsmiljøet Godt omdømme Energiverket: Vi gjør en viktig jobb for Longyearbyen Spennende arbeidsplass Realkompetansen Øk/ikt, pers/org, eiendom, barn/unge, havn, brann, teknisk stab: Vi produserer gode tjenester til lokalsamfunnet og utøver svalbardpolitikk Vi har yrkesstolthet, stor arbeidskapasitet, er tilpasningsdyktige og fleksible Godt arbeidsmiljø Bistår hverandre Godt samarbeid med eksterne Kultur og idrett: Fornøyde brukere Stolt av bredden og kvaliteten på tjenestene Synlig i lokalmiljøet og gode samarbeidspartnere Godt kvalifiserte ansatte Skolen: Å skape tillit, trivsel, motivasjon, nysgjerrighet, faglig og sosial utvikling hos elevene Å være tilknyttet Longyearbyen skole Vi er et høyt utdannet personale Samarbeide med gode og fornøyde kollegaer i et inkluderende miljø Gode lokaler, utstyr og materiell Faglig påfyll God lokalkunnskap / historiekunnskap i personalet Hvor trykker skoen – og hva kan du gjøre med det?: Barnehagene: Svingninger i barnetall omorganiseringer Turnover Mangel på vikarer Ansatte er for snille (og er vi ikke det, går det ut over barna) Longyearbyen barnehage sine lokaler Andre kommentarer: Blir kvaliteten på renholdet bedre med egne ansatte? Hvorfor får ikke barnehageansatte arbeidsklær? Hvem er kontaktperson for varsling av forhold med bygg? Side 33 Energiverket: Store utfordringer pga gammelt anlegg, mange føler at en må være tilgjengelig i fritiden Turnover Beslutningsansvar – lang tid Hva kan gjøres: Alle gjør jobben sin Samle all kompetanse som gjelder el- og fjernvarme. Egen vaktordning for å sikre drift på energiverket og fjernvarmenettet Kompetanseheving Rekruttering Ta vare på hverandre Øk/ikt, pers/org, eiendom, barn/unge, havn, brann, teknisk stab: Turnover Flere rammeavtaler Gjennomføre rolle-/forventningsavklaringer: Oppgaveomfang / ansvar Etablere felles bedriftskultur, gå igjennom særordninger IKT-verktøy: Har vi for mange systemer? Tenke mer helhetlig ved innføring av systemer. Jobbe opp mot leverandører i fht forbedringer Rutinebeskrivelser Mer samhandling mellom enhetene Stort fravær pga reiser – preger effektivitet og tjenestetilbud. Mer bruk av videokonferanseutstyr og webex Stor arbeidsmengde. Se på omfordeling av ressurser, prioritering. Bedre koordinering i fht delegasjon av «hastige» prosjekter og oppgaver. Mer helhetlige politiske beslutninger og høyere beslutningstempo Kultur og idrett: Barn på venteliste i kulturskolen Gjennomføre kvalitative spørreundersøkelsen om tilbudet for å få tilbakemelding fra publikum. Kulturskolen/kulturhuset: få ansatte kan føre til rovdrift på ansatte Sårbare på spesialkompetanse fordi det ikke er noen å samarbeide med Få oversikt over kompetansen til ansatte, da det finnes ubenyttet/skjult kompetanse Skolen: Tiden strekker ikke til for å følge opp alle som trenger det pga tidstyver som rapportering, administrasjon, utenomfaglige aktiviteter eller stedvis lav lærertetthet Fysiske forhold (små klasserom, få rom, møterom, rommenes utforming, rot og lite lagringsplass) Utstyr (mye gammelt, ikt-problemer) Vi er fleksible og strekker oss langt Turnover er for høy Systemet virker «hukommelsesløst» for nytilsatte, mange sitter på hver sin tue i forhold til egen undervisning. Få maler/retningslinjer Boligsituasjonen for enslige lærere er for dårlig Prisnivået på boliger/kommunale avgifter er for høyt Avstanden til fastlandet krever at vi må ha midler til kompetanseheving og kontakt med fagmiljøer på fastlandet For liten voksentetthet i en del klasser, fag Mange voksne å forholde seg til Kan bli bedre på teambuilding der vi inkluderer assistenter/SFO Utfordring at alkohol er en stor del av sosialiseringen her Kan bli bedre på fellesaktiviteter Utskifting av elever Side 34 Hva kan gjøres: Få inn spesialpersonale i skolen (miljøarbeider, psykolog, barne- og ungdomsarbeider, helsesøster), kan avlaste lærere som må fylle mange av disse rollene uten å ha faglig bakgrunn. Bedre delingskultur av undervisningsopplegg Mer samarbeidstid Være flink til å ta imot nye – sosiale sammenkomster Åpenhet og ærlighet – snakke om det som evt er problematisk Hjelpe hverandre i en hektisk skolehverdag – dele erfaringer Godt samarbeid mellom ledelse og ansatte Hva kan du bidra med i det miljøet du er i: Barnehagene: Ta vare på boliger og bygg, si ifra til vaktmester når vi tror at noe bør sjekkes ut Ta vare på utstyr og biler Gjøre lettere vedlikehold og oppgaver selv, uten å involvere vaktmestere: henge opp ting på veggen, løse skruer, male/pusse opp, strø sand, skifte lyspærer Gjenbruk, som f.eks. søppel til forming, kopipapir til tegning, Slå av lys, justere fjernvarme Holde det ryddig Energiverket: Holde orden, rydde God oversikt og drift av lager Vise respekt for hverandre, være inkluderende og positiv Gode vedlikeholdsplaner, arbeidsplaner Øk/ikt, pers/org, eiendom, barn/unge, havn, brann, teknisk stab: Ta vare på boligen vi leier og på det en disponerer av LL sitt utstyr, si ifra om noe må fikses Reis på billigste måte, slå av maskiner og lys, skriv ut dobbeltsidig Bruke egen arbeidstid best mulig Unngå unødvendige møter Tilstedeværelse Bruke fraværssystemet Ta ansvar for fellesområder og fellesutstyr Vær positiv, god holdning og adferd, se etter nye løsninger Kultur/idrett: LED – energibesparende tiltak. Foreløpig ikke aktuelt på grunn av strømkvalitet Hallen – rengjøring. På tide å revurdere «outsourcing». Ta vare på boliger og biler som om de skulle vært egne Tenke på bruken av fellesareal Altfor mye kasting av fullt brukbart materiell, f.eks. kjøkkeninnredning, pulter, møbler o.l. Holdningskampanjer om strøm Holdningskampanje søppelsortering – synliggjøre kostnadene ved dette Skolen: Si ifra hvis noe er ødelagt og bli tatt på alvor når man kontakter teknisk enhet i forhold til (alvorlige) feil og mangler i boligen Ansvarliggjøre hver ansatt. Du har ansvar for orden på det rommet. Side 35 Mer ansvar for egen bolig og mulighet til å gjøre endringer i boligen, for eksempel male vegg, bytte sofa på Blåmyra på eget initiativ Skolebygg: Ivareta bygget, låse dører/lukke vinduer, skru av lys, sensorstyring av lys, tilrettelegge for renhold (stoler opp, passe på at elevene har orden på sko/klær), senke temperaturen, fikse det hvis vi ser noe (tegning på vegg etc.) Materiell: slå av teknisk utstyr, sette tilbake ting på sin plass, klasserom i stand etter undervisning Biler: ha en ansvarlig person for kjøretøyet i forhold til vedlikehold/verksted/vask, følge regler for bruk av kjøretøy Dele kompetanse, erfaringer Ta del i fellesoppgaver, ta på seg oppgaver som ligger litt utenfor vanlige arbeidsoppgaver Forslagskasse Uteområde på Blåmyra Papir: kopier på begge sider, mindre farge Handle inn (samle) når vi er på tur (småting til Kunst &håndtverksoppgaver etc.) eller få besøkende til å ta med opp: Blader, greiner, kvist etc Tenke på miljøet, plukke opp søppel Tidstyver: Barnehagen: Møter Hente ting mellom avdelingene Mangel på kjøkkenassistent Energiverket: Planlegg for morgendagen Finne arbeid selv Øk/ikt, pers/org, eiendom, barn/unge, havn, brann, teknisk stab: Holde avtaler og frister Respekt for andres arbeidsoppgaver Være dynamisk i fht egen arbeidsoppgaver For mange og for dårlig struktur på bruken av informasjonskanaler Kultur/idrett: Møtevirksomhet Skolen: VISMA er for tregt å jobbe med, være konkrete og korte på mail og mobiler Maskiner som ikke fungerer Tregt datanettverk Ikke sende mail til «alle ansatte» med mindre det er strengt nødvendig Side 36 Referat fra møte med enhetene i april og mai 2015 Referat fra møte med enhet for tekniske tjenester 15.4.2015 Til stede: Kjersti Holte, Birgitte Dahl Knutsen, Einar Olsen, Marianne Aasen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Fraværende: Einar Olsen Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester: Enheten har god gjennomføringsevne og er flinke til å få ting gjort. Enheten utfører enkelte samfunnsnyttige, men ikke lovpålagte oppgaver, f.eks. utarbeidelse av kart for Svalbard turn. Det er positivt at man yter slike oppgaver selv om de ikke er lovpålagt. Ansatte fra enhet for tekniske tjenester var tidligere ikke med på forhåndskonferanser med byggesaksbehandler i forbindelse med utbyggingssaker, noe som nå er endret. Dette er bra for å kunne foreta avklaringer med kundene, samt gi et mer oversiktlig tilbud. Det er fortsatt et forbedringspotensiale vedrørende dette punktet. Enheten er flinke til å løse ting ad hoc. Fagfolk med riktig kompetanse i stillingene. Hvor er det forbedringspotensiale: Det foreligger en del etterslep på vedlikehold. Det er kapasitetsproblemer på fjernvarme, og det brukes for mye fjernvarme (sløses) i forhold til kapasiteten. Det bør settes i verk tiltak for å få bedre oversikt og kontroll på egen leveranse av fjernvarme. Det er behov for rask avklaring med hensyn til langsiktig løsning for renovasjonsanlegget. Informasjon ut til innbyggerne kunne være bedre. Det er i dag for liten kapasitet på brannvannsdekningen i Longyearbyen. Teknisk norm er ikke på plass. Det har vært en del problemer med seint leverte fakturaer fra leverandør og fakturaer med feil. Det bør fokuseres på å få korrekte og rettidige fakturaer. Fakturabehandlingen i enheten har et forbedringspotensiale. De interne rutinene i enheten bør endres slik at fakturaer behandles raskere. Enheten bør bli flinkere med hensyn til å følge opp bestillinger og leveranser fra entreprenører. Enheten kan bli bedre på lagerføring og system for oversikt over egne eiendeler. Det er behov for bedre oversikt og kontroll på eget anlegg. Side 37 Arbeidsordrer registreres i dag i både ISY og Visma. Det bør ses på muligheter for å unngå dobbeltregistrering. Det foreligger etterslep med hensyn til ajourføring av register for grunneiendom, adresse og bygninger (matrikkel). Vi er ikke ajour med gjeldende skiltplan vedrørende skilting av veier i Longyearbyen. Kontroll og oversikt i forbindelse med frostsikring for vann og avløp kan bli bedre. Det er mange dataprogrammer å sette seg inn og forholde seg til, samt at alt ikke er på plass i systemene, f.eks. ISY og TQM. Det er også ønske om sporbarhet/kommunikasjon mellom ISY og Visma. Forslag til forbedringer / økt / produksjon / bedre kvalitet: LL kan gå over til egen drift i stedet for å ha vedlikeholds- og driftsavtaler med eksterne entreprenører. Det er usikkert om dette er en bedre måte å løse oppgavene på enn dagens ordning da det kan bli mer kostbart, sårbart og lite fleksibelt. Prosjektene kan følges tettere opp ute i felt, og det kan prioriteres å ha dedikerte byggeledere som følger opp det enkelte prosjektet. På mindre prosjekter kan ansatte i enheten utføre oppfølgingen selv, på større prosjekt må det vurderes å benytte eksterne. Det kan benyttes mere konsulenthjelp for å få utført flere oppgaver, men det er ikke sikkert oppgaveløsningen blir bedre da det krever ressurser for oppfølging av konsulentene, samt at eierskapet til prosjektet kan bli dårligere. Det foreligger etterslep på vedlikehold, noe som medfører mye ad hoc-arbeid og dertil store kostnader. Det bør utføres mere løpende vedlikeholdsarbeid slik at det blir mindre behov for å ordne ting ad hoc. Tettere oppfølging og kontroll av leverandører/utført arbeid vil sannsynligvis gi mindre kostnader. Det bør utarbeides rutiner for forvaltning og oppdatering av tekniske grunnkart da det foreligger etterslep på dette området. Resultat av kontroll av vannstand i Isdammen bør registreres i ISY. Side 38 Referat fra møte med enhet for barn og unge 14.4.2015 Til stede: Anne Jahre, Inger Marie Kvarum, Ingeborg Runde, Unn Martinsen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Fraværende: Aina Sørdahl Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra meg egne tjenester: Å samle barnevern, ungdomsvirksomhet og PPT i Enhet for barn og unge oppfattes som veldig bra. Fagsammensetningen gir et stort potensiale og mulighet for kvalitetssikring av tjenestene som tilbys barn og unge. Helsesøster skulle gjerne vært med i enheten. Ansatte i enheten har stort pågangsmot, er engasjerte, nytenkende og oppfinnsomme. Enheten har en god leder som tar grep, styrer og strukturerer. Enhetsleder har en bevisst holdning til hvilke tjenester som tilbys, hvordan og hvorfor disse tilbys og at aktuell nasjonal politikk på området påvirker tjenesteomfanget. Enheten har stillingsbeskrivelser som viser tydelig hva som forventes av den enkelte stillingen. Dette er spesielt viktig i forhold til ikke lovpålagte oppgaver. Det er mange som snakker positivt om barne- og ungdomsaktivitetene. Enheten er bevisst på å iverksette aktiviteter som engasjerer barna/ungdommene, og aktivitetene treffer veldig mange av de man ønsker å treffe med tilbudene. Barne- og ungdomsaktivitetene er ikke lovpålagte oppgaver, men enheten har en bevisst holdning til hvilke aktiviteter som tilbys, og det er alltid en tanke bak det som gjøres. Man er gode til å planlegge, er flinke til å skaffe eksterne midler og har godt samarbeid med organisasjoner og bedrifter, f.eks. Røde kors, Jeger og fisk, Svalbard turn, ANG-studiet, Henningsen Transport og guiding, Store norske og Lufttransport. Tjenestene er rettet mot brukere (barn og ungdom) som ikke har tatt et eget valgt om å flytte til Svalbard. Disse barna/ungdommene har behov på lik linje med barn på fastlandet i forhold til PPTtjenesten og barnevernstjenesten, men alle lovverk gjelder ikke på Svalbard. Dette medfører faglige dilemmaer for de ansatte og en balansegang i forhold til hvilke tjenester som kan tilbys. Forslag til forbedringer / økt / produksjon / bedre kvalitet: Det foreslås å kartlegge kompetansen som finnes i LL og finne møtepunkt for kompetansedeling på tvers av enhetene i LL. Ved bedre utnytting av intern kompetanse, er det mindre behov for eksterne veiledere/kursholdere. Veiledning er bra for å kunne løfte blikket og se muligheter ut over eget fagområde / egen stilling. Veiledning er også viktig for å gjøre hverandre sterke. Det bør være en strategisk bevisstgjøring rundt kompetanse i LL. Fagpersonell PPT ser at mer tid til forebyggende arbeid og veiledning overfor enhetsledere i skole/barnehage ville gitt enda bedre tjenester til barn/ungdommer. For å frigjøre ressurser hos fagpersonell på PPT og barnevern, kunne administrative oppgaver vært utført med sekretærstøtte. For å kunne utføre en effektiv jobb, er det ønskelig med sikre ikt-soner og bærbar pc og gode og velfungerende IKT-verktøy. Det er for PPT-tjenesten investert i journalsystem med stort potensiale som foreløpig ikke er utnyttet. For barne- og ungdomsaktivitetene er det et ubrukt potensiale i forhold til å samarbeide med andre enheter i LL, f.eks. skole, kultur, kulturskole. Slikt samarbeid ville gitt enda bedre tjenester til barn/ungdom. I ny organisasjonsmodell fra 1.1.14 har enhetslederne selvstendige ansvarsområder. En ordning med koordinering mellom enhetslederne kunne vært en fordel. Side 39 Referat fra møte med enhet for økonomi og ikt 20.4.15 og 21.4.15 IKT (20.4.15): Til stede: Håkon Strand, André Baltzersen, Ivar Andersen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester: IKT løser i stor grad brukernes problemer, og stiller opp på når det oppstår driftshendelser som berører flere utenom arbeidstid. Graden av oppetid og driftsstabilitet er høy, og planlagt vedlikehold er godt varslet. Infrastruktur og sentrale systemer er bra. Det foretas jevnlig utskiftning av maskinparken, og ved innkjøp av utstyr er målet å kjøpe inn utstyr som ikke er krevende å vedlikeholde. Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Overordnet IKT-strategi for LL og tjenestebeskrivelse for IKT mangler. LL håndhever ikke det som er pålagt i forhold til IKT-sikkerhetshåndboka. IKT mangler dokumentasjon, prosedyrer og rutinebeskrivelser. Det er derfor ikke uten videre mulig å overta hverandres arbeidsoppgaver. Noen brukere mener at brukerstøtten burde vært bedre. Innføring av brukerstøttesystemet forventes å gi en bedre brukeropplevelse. Holdningsskapende arbeid og etablering av et IKT-utvalg med representanter fra brukerne der tema som «hvor er vi og hvor skal vi innen ikt» kunne vært nyttig. Det bør utarbeides informasjon om hvilke systemer som brukes til hva, samt innføre 2-timers kurs for alle nyansatte i bl.a. filhåndtering og outlook. Det er en balansegang mellom det «å holde igjen» og det «å være nyskapende/proaktiv» innen ikt. Hvis vi er for proaktiv, kan det gå ut over stabiliteten til eksisterende systemer i tillegg til at det er arbeids- og kostnadskrevende for LL. Dersom vi holder for mye igjen, klarer vi kanskje ikke holde tritt med utviklingen. Vi bør ha større bevissthet rundt anskaffelse og utskiftningshyppighet for maskiner, systemer, lisenser og programvare slik at vi gjør riktigere og fornuftige innkjøp. Sjeldnere utskiftning medfører lavere anskaffelseskostnad, men kan gi økt behov for vedlikehold. Det kan være en utfordring at vi kjøper utstyr fra leverandører som også er våre rådgivere. Vi må bli mer bevisste på hva vi anskaffer fra hvem og hvordan anskaffelsen er kvalitetssikret. Ved kjøp av eksterne tjenester bør det settes krav til at leverandøren dokumenterer jobben som er gjort. Ved anskaffelse av nye systemer bør det gjennomføres et godt kartleggingsarbeid i fht behov og om vi har allerede har systemer som dekker behovene. Det bør også kartlegges hva systemet vil kreve av arbeidsressurser og kostnader i berørte enheter (inkl hos IKT) i fht lisenser, implementering, opplæring og drift. Fagsystemansvarlig må pekes ut. Side 40 Arbeidsmengden innen IKT øker år for år som følge av flere systemer og flere brukere. Det bør vurderes å etablere en ordning slik at det får en økonomisk konsekvens for enhetene å utvide med programmer og maskiner. 3 årsverk innen IKT er knapt i fht å håndtere dagens drifts- og utviklingsoppgaver. Det kan vurderes å inngå samarbeid med fastlandskommuner, eventuelt out-sourcing av en del oppgaver. Det er en trend at systemer driftes av leverandør. Det kan satses på styringssystemer for automatisering av en del prosesser på IKT. Dette kan frigjøre ressurser hos IKT. Brukes det for mye tid på å forsøke å finne ut av problemstillinger selv? Bør det leies inn ekstern konsulent raskere? På den andre siden: ved å jobbe med problemstillingen selv heves egenkompetansen. Økonomi (21.4.15): Til stede: Vigdis Jensen, Anita Utsi, Marit Virkesdal, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester: Økonomi leverer pålitelig og oppdatert regnskapsinformasjon og gjennomfører et godt økonomi- og saksbehandlingsarbeid. Alle fristene gjennom året overholdes og responstiden er god, både i forhold til henvendelser og i forhold til å få jobben gjort. Både ansatte og eksterne får hjelp ved behov. Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: LL mangler gode rutiner og avtaler på innkjøpsområdet. Det skal ansettes en person med ansvar bl.a. for innkjøpsområdet, noe som ventes å gi gode resultater. Det er behov for ytterligere opplæring i Visma Enterprise for å kunne jobbe mer effektivt/smartere. Det kan vurderes å etablere abonnementsordning med Visma for kursdager til opplæring på aktuelle områder. Det kan også settes av tid for kunnskapsdeling internt mellom medarbeiderne på økonomi. Det bør gis mer opplæring til enhetslederne i spørringer og rapporter i Visma Enterprise, slik at enhetslederne kan følge opp og kvalitetssikre eget regnskap enda bedre og oftere. Bedre opplæring av attestanter / anvisere i kontostrengen og i viktigheten av å behandle fakturaer fortløpende kan gi bedre kvalitet på regnskapet og mindre purregebyr. Det bør jobbes for å øke antallet elektroniske inngående og utgående fakturaer. Dette vil medføre besparelse i tid og penger. Bruk av profiler/referanser ved bestilling av varer og tjenester, vil gi mer effektiv fakturaflyt. Pågående arbeid med å få kommunale avgifter inn i Visma Enterprise og å få forsystemer, f.eks. Portwin opp å gå, må fortsette da dette vil gi tidsbesparelser. Det bør jobbes med å etablere bedre rutiner/systemer i forbindelse med nytilsatte i LL; system for innmelding og opplæring i aktuelle datasystemer. Side 41 Økonomi er godt i gang med å lage rutinebeskrivelser og brukerveiledninger. Dette arbeidet må fortsette. Sjekkliste for månedlige logiske kontroller av regnskapet kan videreutvikles. Dette vil gi mindre arbeid i forbindelse med tertialrapportering og årsoppgjør og vil sannsynligvis gi enda bedre kvalitet på regnskapet til enhver tid. Elektroniske bilag og elektronisk dokumentasjon krever ekstra innsats i forbindelse med skanning, men er svært nyttig i etterkant. Det bør derfor jobbes for enda større andel elektronisk dokumentasjon. Det må foretas en ny gjennomgang av oppgavefordelingen innen økonomi og hvordan oppgavene utføres når ny medarbeider på økonomi/innkjøp er på plass. Det må utarbeides økonomireglement. Ta i bruk kostra-data. Side 42 Referat fra møte med enhet for brann og redning 20.4.2015 Til stede: Jan Olav Sæther, Geir Hekne, Jann-Egil Gjerde, Svenn Are Johansen (tillitsvalgt for deltidsbrannmannskapene), Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Forfall: Marianne Aasen Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Enhet for brann og redning leverer tjenester i henhold til tjenestebeskrivelsen for brann og redning og Forskrift om brannvern på Svalbard. Enhetens tjenester må utvikle seg i takt med / som følge av utviklingen i Longyearbyen. Endringer i byen (f.eks. flere turister, endring i befolkningssammensetning) gir økt antall oppdrag i form av brannutrykninger og ambulanseoppdrag. Det jobbes kontinuerlig med HMS og hvordan det kan jobbes lettere / smartere. Innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2014 viser at Longyearbyens befolkning er veldig fornøyd med tjenestene fra Enhet for brann og redning. De 3 heltidsansatte i enheten har vært ansatt lenge. De har derfor funnet en god måte å løse oppgavene på samtidig som de er bevisst på å være i kontinuerlig utvikling. Det fremheves som positivt, både for heltidsansatte og deltidsmannskapene, med nye impulser/faglig påfyll fra ferievikarer som kommer fra fastlandet. Det er god søknad til, og attraktivt å være med i, deltidsbrannmannskapsstyrken. Dette skyldes at oppgaven oppleves som samfunnsnyttig, givende og lærerik. Deltidsmannskapene er engasjerte og har et godt samhold. Enheten har god budsjettdisiplin. Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Brann og redning gjennomfører brannsyn på objekter på Svalbard (utenfor Longyearbyen arealplanområde) på vegne av Sysselmannen. Oppgaven er en ikke lovpålagt oppgave for brann og redning og ytes uten vederlag. LL kan gå i dialog med Sysselmannen for å få betalt for tjenestene som utføres (utgjør ca ett månedsverk). Alternativt kan Sysselmannen utføre oppgavene selv, det vil frigjøre tid hos brann og redning som kan brukes til andre oppgaver. Brann og redning har bra beredskap mellom kl. 16.00 – kl. 08.00, men er svært sårbar på dagtid da det kun er de tre faste årsverkene som er på vakt og som skal håndtere ambulanseoppdrag og brannalarmer. Deltidsbrannmannskapene bærer personsøker, men har ikke vakt på dagtid. Det er derfor ønskelig med et system/ekstra bemanning for å ivareta beredskapen på dagtid på en bedre måte. Det er også utfordrende å få utført alle oppgavene enheten har med kun tre heltidsansatte, og det vurderes ikke som mulig å øke produksjonen nevneverdig innenfor gitte eller lavere rammer. LL har avtale med UNN vedrørende ambulansetjenester. Det kan vurderes og reforhandle denne. Side 43 Referat fra møte med enhet for kultur og idrett 23.4.2015 Til stede: Einar Buø, Kåre Hovland, Eli Meling, Elin Anita Olsrud, Roger Zahl Ødegård, Jan Martin Berg, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Fraværende: Unn Martinsen Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2014 viser at Longyearbyens befolkning er veldig fornøyd med tjenestene fra Enhet for kultur og idrett. Organisering med fagansvarlig på hver fagenhet innen enheten for kultur og idrett oppleves som hensiktsmessig da fagansvarlig kjenner brukergruppene og behovene, samt at det medfører god budsjettstyring. Enheten har budsjettdisiplin. Kultur har gode rammevilkår med nytt kulturhus og profesjonelle medarbeidere. Kulturtilbudet er viktig både for fastboende og for næringslivet. Biblioteket har gode åpningstider, og utlån og besøk er dobbelt så høyt som på fastlandet. Forslag til forbedringer / økt / produksjon / bedre kvalitet: Det skal utarbeides strategisk kulturplan. Brukerne vil bli involvert i arbeidet i fbm kartlegging av behov og oppfatning om dagens drift. Det kan være et potensiale for økte inntekter på enheten ved å se på prisnivå og prisstruktur, f.eks. økte inntekter vedrørende utleie av kunstnerhyblene på galleriet. Kulturskolen har også et forbedringspotensiale med hensyn til oppfølging av egenbetaling for utstyr/materiell. Visma kulturskole kan brukes mer effektivt til dette, men det krever mer opplæring i systemet. Enhet for kultur og idrett understreker betydningen av at ansatte/de ulike enhetene i LL har respekt for hverandres tjenesteproduksjon. Dette er viktig for bedriftskulturen i LL. I Svalbardhallen er det en kontinuerlig prosess for å utvikle og tilrettelegge for et bedre tilbud for brukerne. Det brukes mye ressurser på bistand til Svalbard turn. Ved skifte av personell kan det være aktuelt med annen måte å løse disse oppgavene på. Bedre tilbud til befolkningen, som f.eks. utvidede åpningstider i svalbardhallen, medfører ekstra belasting for ansatte med hensyn til ansvar for åpning og låsing. Utviklingen av biblioteket står på «vent» i påvente av beslutning om framtidig lokalisering. Dagens bibliotek har et «gammelt uttrykk»: nedslitte møbler og ikke selvbetjent utlån. Kulturskolen kan bli flinkere til å samarbeide/gi tilbud/oppsøke barnehagene. Samarbeidet med skolen vedrørende disponering av lærerressursene kan også bedre. Det er vanskelig å opprettholde kontinuitet i kulturskoletilbudet grunnet turnover blant ansatte. Side 44 Kulturskolen får en del forespørsel om opptredener for næringslivet / på arrangementer, men må si nei til noen av disse grunnet kostnad til lønn til ansatte i kulturskolen som må følge eleven som skal opptre. Inntekten ved slike opptredener er ofte et gavekort til aktuell kulturskoleelev. Kulturskolens administrasjonsressurs på 35 % for er liten i forhold til nødvendig oppfølging og administrasjon. Alle ønsker om plass/tilbud i kulturskolen kan ikke oppfylles. Det bør derfor utarbeides opptakskriterier slik at man har retningslinjer for tildeling av plass. Må si nei til plass til elever som kommer flyttende i løpet av året. Et alternativ kan være å ikke tildele alle plasser ved semesterstart. De ledige plassene brukes til gjennomføring av korte kurs (f.eks. over 4 – 6 uker) og når disse kursene er gjennomført kan plassene tildeles nye elever som ønsker plass i kulturskolen. Galleriet skulle gjerne vært mer sentralt plassert, og bygningsmassen er kostbar å vedlikeholde og drifte. Endring i enhetens økonomiske rammer vil gi reduksjon i tilbud. Side 45 Referat fra møte med enhetene Kullungen barnehage, Polarflokken barnehage og Longyearbyen barnehage 21.4.2015 Til stede: Tillitsvalgte: Astrid Cathinka Tønsberg, Helene Renate Hvedding, Lise Log, Cecilie Jenssen, Sigrid Frostvoll, Grete Bossart. Styrere: Trine Berntsen, Gunnhild Antonsen. Unn Martinsen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Fraværende: Lena Moeng Johansen Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2014 viser at Longyearbyens befolkning er veldig fornøyd med barnehagetilbudet i Longyearbyen. Det er bra for LL at LL har gode barnehager som kan være «flaggskip» for LL. Barnehagene gir et godt kosttilbud ved måltider i barnehagene, med hjelp fra kjøkkenassistent. Barnehagene har gode planverk og felles maler som brukes i alle tre barnehagene. Barnehagene har gode og hensiktsmessige uteområder og bygninger. Barnehagene er flinke til å besøke hverandre og benytte hverandres uteområder. Det er krevende å gjøre seg forstått overfor fremmedspråklige foreldre, men barnehagene er flinke til å bruke tolk ved behov. Barnehageloven er ikke gjort gjeldende på Svalbard, men opplæringsloven ivaretar barn med spesielle behov. Barnehagene har mye kompetanse i forhold til å gi disse barna et godt tilbud. Barnehagene har et tett og godt forhold til foreldrene og er ofte første arena der foreldre møter andre foreldre. Barnehagene lærer foreldre hva som er spesielt med Svalbardsamfunnet og hjelper familien i integreringen i samfunnet. Dette er en ekstraservice som ikke ytes på fastlandet, og verdien av dette må tas på alvor. Barnehagene er veldig flinke til å samarbeide med hverandre. Barnehagene og skolen har også godt samarbeid. Barnehagene har godt samarbeid med det lokale næringslivet, noe som kommer både næringslivet og barnehagene til gode. Barnehagene får være med på flere ting som skjer i lokalsamfunnet, enn hva som er vanlig på fastlandet. Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Det er utfordrende at barnekonvensjonen gjelder for Svalbard, mens barnehageloven ikke er gjort gjeldende. Det er behov for en tydeligere lovgivning for å sikre barns rettigheter, inklusiv regelverk rundt mottak av flerspråklige og mottak av barn med utenlandsk opprinnelse. Enhetslederne bruker en stor del av arbeidstiden sin til å finne løsninger på grunn av manglende lovverk og lovgivning. Det er ønskelig at barnehageloven gjøres gjeldende for Longyearbyen planområde. Side 46 Det samme gjelder i forhold til barn med særskilte behov med hensyn til hvilke rettigheter de har i forhold til kommunen de tilhører på fastlandet. Det gis ulikt tilbud alt etter hvilken kommune de tilhører på fastlandet, dette oppleves som uprofesjonelt og ikke bra. Det er stor turnover blant ansatte i barnehagene. Det bør jobbes for å redusere denne da det er krevende å få nytt personale hele tiden. Barnehagene har felles maler og grunnholdninger, og det brukes mye tid på å bygge gode strukturer, kultur og rutiner. Arbeidet med å utvikle rutiner og systemer som er enkle å overta/sette seg inn i for nytilsatte må fortsette. For å redusere turnoveren, kan det settes krav om 2-3 års ansettelse for å få dekket flytteutgifter. Barnehagene deltar i prosjektet «kompetanse for mangfold», og har en koordinatorrolle som barnehager på fastlandet ikke har da mottaksapparatet ivaretas dette. Barnehagene i Longyearbyen må finne egne måter å løse oppgaven på grunnet spesielle forhold på Svalbard, samt at det ikke er samme regelverk her som på fastlandet. Dette er krevende og medfører mye ekstraarbeid. Det arbeides med utvikling av gode systemer i forhold til mangfold, men det er fortsatt jobb å gjøre på dette området. Uforutsigbarhet i barnetall og turnover gjør budsjettstyring utfordrende. Tremånedersregelen vedrørende garanti om barnehageplass og ordningen med to hovedopptak i året kan fjernes. Gjennomfør i stedet ett hovedopptak. Dette vil gjøre ting mer forutsigbart og mindre ressurskrevende. Det er blant annet svært vanskelig å få tak i kvalifisert personale i løpet av tre måneder. Barn under 3 år opptar 2 barnehageplasser, barn over 3 år opptar en barnehageplass. I Longyearbyen regnes barn som 3-åringer fra det halvåret de fyller 3 år (dvs regnet som 3-åringer fra 1.1. eller 1.7.). Dette praktiseres ulikt andre steder i landet, noen steder regnes barna som 3-åringer fra den måneden de fyller 3, andre steder fra 1.1. det året de fyller 3. LL har altså valgt å legge seg på en mellomting. Å regne barn som 3-åringer før de fyller 3 år fører til større arbeidsbelastning for de ansatte, noe som kan føre til høyere sykefravær. Foreldrene er også meget fornøyd med dagens ordning, og skulle gjerne ønske at barna ikke telles som 1 plass (3år) før de faktisk er 3 år. Hvis barna teller for en plass allerede den måneden de fyller to år kan konsekvensen av dette bli mindre kontinuitet i barnegruppene. Det er en utfordrende å få til en god vikarordning. Barnehagene har jobbet mye med dette og rullerer på vikarene mellom barnehagene. Det foreslås å se på barnehagetilbudet på sommeren. Barna skal i hovedsak avvikle ferie på sommeren, men grunnet mange foreldre som jobber innen turisme, forskning og reiseliv med høysesong på sommeren, ønsker en god del ferie på annen tid av året. Dette er utfordrende for barnehagene med hensyn til å få avviklet de ansattes ferie. Det er politisk bestemt at det skal være like bra barnehagetilbud på sommeren som ellers i året, noe som er vanskelig å oppfylle. Dette gjelder for alle barna, men spesielt for barn med spesielle behov. Det er ikke ønskelig med dagens ordning med 6-åringer i barnehagen frem til skolestart. Er det mulig å se behovene i barnehagene og SFO i sammenheng? Kan det foretas rullering av ansatte på SFO og i barnehagene slik at barnehageansatte blir med barnegruppen over i SFO? Det er viktig med godt og fleksibelt barnehagetilbud da de fleste ikke har samme nettverk her som på fastlandet. Det er ønskelig å få avklart hvilket samfunnsansvar lokalpolitikere, foreldre og arbeidsgivere mener at barnehagene har ut fra forholdene i Longyearbyen og at familiene ikke har nettverk her. Det foreligger en del begrensninger på Svalbard grunnet manglende regelverk, f.eks. innen helselovgivning. LL/barnehagene må tørre å sette grenser for hvilke tilbud som er mulig å få her. Side 47 LL har en kompetanseplan som barnehagene ikke har mulighet for å oppfylle grunnet begrensede budsjett til kompetanseheving i forhold til antall ansatte. Det er et ønske om å kunne tilby de ansatte mer kursing. Det er behov for investeringer i IKT i barnehagene. Det er også behov for økt ikt-kompetanse. Barnehagene opplever at de ikke blir prioritert på lik linje med andre enheter i LL bl.a. når det gjelder IKT. For å sikre en god bedriftskultur, er det viktig å unngå slike forskjeller. Barnehagene kan bli flinkere til finne muligheter for ekstern finansiering. Hvis dagens nivå på barnehagetilbudet skal fortsette, må budsjettrammene opprettholdes. Varebestillinger kan samkjøres bedre, og det kan jobbes for å inngå bedre avtaler med leverandører, noe som vil være kostnadsbesparende. Side 48 Referat fra møte med enhet for eiendom 23.4.2015 Til stede: Morten Langerud, Dag Arne Husdal, Vidar Gunnes, Isa Iljasov, Knut Eide, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien. Fraværende: Marianne Aasen Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Det er bra at LL har egne vaktmestre da disse opparbeider seg kompetanse om og får et eierforhold til bygningsmassen på en annen måte enn om eksterne skulle utført arbeidet. Det er kort responstid for innmeldte oppdrag. Enheten har et bra verksted som gjør at arbeidet kan utføres på en hensiktsmessig måte. Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Deler av LL’s bygningsmasse er gammel og krever mye vedlikehold. Det er potensiale for mer effektiv drift i forhold til blant annet vedlikehold og energi, og det foreligger etterslep på vedlikehold. Selv om det er gjort et stort arbeid vedrørende energidrift som har medført store besparelser er det fortsatt potensiale på dette området, og det bør være fokus på energi- og driftsoptimalisering. Det brukes mye tid på feilsøking. Det kan gjøres tiltak for å få bedre kontroll på inneklimaet i LL’s bygninger. Korrosjonskostnadene er store grunnet problematikk rundt vannkvalitet eller jording. Det kan vurderes annen strukturering og organisering av arbeidet. Mer av vedlikeholdsarbeidet kan for eksempel utføres internt av LL i stedet for kjøp av tjenester fra eksterne. For å gjennomføre dette på en effektiv og hensiktsmessig måte, bør bemanningen utvides med minst to personer. Flere ansatte vil også gjøre enheten mindre sårbar ved sykdom. Ved ansettelse av vaktmestere er det viktig å se på sammensetningen av kompetanse i enheten slik at man utfyller hverandre på en god måte. Enheten er godt i gang med å lage rutinebeskrivelser, dokumentasjon og å digitalisere dokumenter, men det gjenstår fortsatt arbeid på dette området. Gode rutinebeskrivelser og dokumentasjon vil trolig være tidsbesparende. Det kan bli stor avstand mellom administrativt tilsatte i enheten og vaktmestrene da administrativt tilsatte blir sittende mye inne med kontoradministrative oppgaver. De får derfor liten tid til prosjektoppfølging ute. Dette kan avhjelpes ved å ansette en person i tidsbegrenset stilling for å bistå med digitaliseringsjobb og rutinebeskrivelser. Enheten setter i gang og gjennomfører mange prosjekter, men det gjenstår fortsatt prosjekter som ikke er igangsatt. Lagerstyringen kan bli bedre. Det er ønske om større lager for lagring av mere materialer etc enn det som er mulig i dag. Fokus på teambuilding, kommunikasjon, trivsel og miljø vil kunne gi positive resultater for arbeidsinnsatsen. For motivasjonen er det viktig å kunne styre arbeidsdagen selv. Det er også ønske om å kunne bestemme mere selv når man skal ha ferie. Det kan ses på tidsbruk og servicegrad overfor den enkelte enhet; ytes det service utover Enhet for eiendom sitt ansvarsområde som enhetene bør utføre selv? Enheten bør bli flinkere til å synliggjøre hvor mye som skal gjøres. En stor del av arbeidsdagen er belagt med faste oppgaver, og enheten kan ikke se at det kan gjøres mere ut av den arbeidskraften enheten har. Side 49 Referat fra møte med enhet for energiverket 22.4.2015 Til stede: Kim Rune Røkenes, Kjell Hauso, Hugo Olsen, Else-Marie Prytz, Thore Berntsen, Marianne Hegle, Gunnar Pedersen, Håkon Johansen, Lars Wiggen, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Forfall: Alle ansatte var invitert til møtet. De som møtte er nevnt ovenfor. Marianne Aasen. Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Energiverket er en kompetansearbeidsplass, noe som er bra både for LL og for Longyearbyen. Sammensetningen av ansatte er bra, og det er en trivelig arbeidsplass. Energiverket har stabil leveranse av strøm og fjernvarme og leverer god kvalitet til folk flest. Energiverket betjener 110-sentralen på en svært god måte. Gjennomført tilstandsanalyse er bra, og det er bra at det investeres penger til aktuelle prosjekter. Energiverket har god kompetanse på kundebehandling. Energiverket har bra målepark og fjernavleste målere. Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Gammelt energiverk medfører ekstra kostnader, bl.a. til kjøp av reservedeler og overtidsarbeid. Det tar lang tid å få tak i reservedeler da det er svært få som driver tilsvarende energiverk. Det er opparbeidet et etterslep på vedlikehold over flere år, noe som er utfordrende og arbeidskrevende å ta igjen. Det gjennomføres i tillegg mange prosjekter samtidig som ordinær drift skal ivaretas. Ansatte må derfor strekke seg for å få løst alle oppgavene. Kontaktinformasjon bør gjøres lettere tilgjengelig på LL’s nettside slik at for Longyearbyens befolkning vet hvem de skal kontakte ved problemer på strøm og fjernvarme. Det samme gjelder også for annen infrastruktur. Det er forbedringspotensiale på innkjøpsområdet, og bedre system for lagerstyring vil være kostnadsbesparende. Det bør også jobbes for å inngå bedre avtaler med leverandører, og eventuelt inngå samarbeid med andre ifht innkjøp, f.eks. e-verk på fastlandet. Kjøring av slagg, aske og kull foretas i helgene på timebasis. Det kan være kostnadsbesparende å inngå kontrakter vedrørende dette. Det bør ryddes for å få bedre oversikt over hvilke eiendeler/materiell energiverket har. Energiverket har mange gode datasystemer, men det er behov for mer brukerrettet opplæring for å kunne utnytte systemene mer effektivt. Det er også ønskelig med bedre tilgangsstyring for brukerne av de ulike systemene. Dette kan løses ved å forhåndsdefinere hvilke brukertilganger den enkelte stilling skal ha. Opplæring av nytilsatte på energiverket kan bli bedre, og det bør jobbes med bedre prosedyrer, rutinebeskrivelser og arbeidsprosessbeskrivelser. Det er også viktig at ting merkes, slik at det blir lettere å løse oppgaver/finne frem. Det er en utfordring å faktisk få trent nok på systemstopp, dette kan kanskje avhjelpes ved simulatortrening. Det er usikkert hva det vil koste å etablere simulatortrening. Side 50 Energiverket mangler oppdatert kartverk med oversikt over hvor det er lagt kabler. Dette bør på plass, men fordrer egen prosjektstilling. Avløpssystemet på energiverket er dårlig. Det foreligger et forbedringspotensiale vedrørende avfallshåndtering. FDV-partnerne (JM Hansen, Imtech og LNSS) prioriterer ikke å løse oppgavene for energiverket så raskt som ønskelig. Energiverket har døgnkontinuerlig drift i forhold til beredskap. Det er en utfordring at det ikke er beredskap i forhold til tilkallingspersonell. På grunn av betydelig opplæringsbehov, kan det ikke hentes inn/tilsettes personell på kort varsel. Et avfallsanlegg som kunne levert rett inn på nettet, ville hjulpet på kapasiteten. Energiverket trenger ikke å selge destillert vann, men det brukes heller ikke mye ressurser på dette. Salg av byggestrøm kan avvikles, men vurderes ikke som aktuelt da det gir gode salgsinntekter. Det bør ses på om kompetansen vedrørende energi og fjernvarme kan samles. Det bør settes i gang et arbeid for å se om fjernvarmerørene er godt nok isolert og om det er varmetap noen steder. Her kan det være forbedringspotensiale; bra primærnett hjelper ikke hvis sekundærnettet er dårlig. Samarbeidet mellom energiverket og teknisk enhet ifht fjernvarme kan bedres. Mange betaler fast pris for fjernvarme og det foreligger i dag ikke virkemidler for å få boligeiere/innbyggerne til å gjennomføre energibesparende tiltak. LL bør iverksette tiltak /kampanjer slik at boligeiere igangsetter enøktiltak, spesielt i forhold til fjernvarme. Alternativ måte å løse tjenesten på, er investering i nytt kraftverk. Side 51 Referat fra møte med enhet for personal og organisasjon 28.4.2015 Til stede: Tommy Pedersen, Tine Mari Thornes, Inger Marie Haukalid, Anne Rakel Østli, Karina Solberg, Jorunn Høyland, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Personal tilbyr enhetslederne bistand i forbindelse med rekruttering. Det er bra at personal har et overordnet blikk på lønns- og rekrutteringspolitikken i LL. En del opplysninger er ferdig utfylt i forbindelse med utlysning av stillinger, dette gjør kvaliteten på utlysningstekstene bedre. Dagens datasystem er enklere i bruk enn tidligere system og registreringsarbeidet tar mindre tid. Bruk av elektronisk søknad ved korttidsfravær er tidsbesparende. Lønn og personal er opptatt av å yte bistand til enhetsledere og ansatte, og tar seg alltid tid til å gi svar når noen tar kontakt. All informasjon er samlet i lønnssystemet, noe som gir god oversikt. Postlister produseres og arkivet er i stor grad ajour med journalføringen. Arkivansvarlig er svært serviceinnstilt og hjelpsom. Infotorget er imøtekommende og hyggelige og yter varierte og gode tjenester. De er fleksible og i endring hele tiden. Infotorget er et «pulserende hjerte» som server hele Longyearbyen. De er på tilbudssiden og påtar seg gjerne nye oppgaver innenfor tilgjengelig ressurser. Forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Personalrådgiver savner grunnkompetanse på systemoppbyggingen i Visma Enterprise. Det anbefales å benytte skype/videokonferanseutstyr i større grad i forbindelse med rekruttering da dette er kostnadbesparende. Innføring av Visma Enterprise har satt en del ting i system, men det gjenstår fortsatt mye arbeid ifht rutiner og veiledninger, samt å ta i bruk nye moduler. Visma er et større system enn del LL hadde tidligere. Dette gir bedre oversikt og kontroll, men krever også mer arbeid. TQM er et bra kvalitetssystem, men er ennå i en utviklingsfase. Det er brukt mye tid på A-ordningen, men det vesentligste ser nå ut til å være i orden og dette vil forhåpentligvis gi tidsbesparelse fram i tid. Det er viktig å være nøye på hva som registreres inn, for å sikre god kvalitet på sluttdataene. Lønnsbilag leveres ikke alltid innen frister, noe som kan være en utfordring. Lønn kan bli flinkere til å sette grenser overfor enhetslederne i forhold til å få bilag inn innen fristene. Andel elektroniske lønnsbilag vil øke, dette forventes å avhjelpe noe i forhold til overholdelse av frister. Arbeidsbelastningen i forhold til syke- og fødselsrefusjoner er blitt mer omfattende grunnet nye krav til skjemaer som skal sendes inn og stadig kortere sykemeldingsperioder. Det er for lite tid til opplæring til enhetene/ansatte vedrørende forhold på lønnsområdet. Noe bistand gis via intranett og ved forespørsler. Årsavslutningen er tidskrevende, men Visma Enterprise bidrar til at jobben gjennomføres bra. Side 52 Det er ønskelig at enhetslederne benytter personal sine tjenester i større omfang enn i dag. Det er ulikt hvor mye enhetslederne ber om bistand fra personal, men personal ønsker å være på tilbudssiden da det er viktig at personal har totaloversikt i LL. Man slipper da brannslukking i etterkant. Jo mer bruk av lønn og personal sine tjenester, jo mer enhetlig vil organisasjon bli. Dagens delegasjonsreglement legger begrensninger i personalsjefens myndighet, noe som gjør at han ikke alltid har mulighet til å rette opp i/stoppe eventuelle skjevheter. Visma Enterprise vil, når alle moduler er på plass, være et styrende system. Arbeidsoppgavene på lønn/personal vris over fra registrering til kontroller. Mer kontroller vil gi mindre feil og færre feilutbetalinger. Når alle moduler innen Visma Enterprise fungerer og er fullt oppe og går, vil det sannsynligvis medføre tidsbesparelser. Arbeidsmengden på arkiv er for stor i fht bemanning, og det er bl.a. ikke tid til å jobbe med arkivplan, rutinebeskrivelser og bevarings- og kassasjonsreglement vedrørende arkiv/journalføring. Daglig journalføring prioriteres, men oppfølging, restansekontroll og avslutting av saker skjer sporadisk. Systemadministrasjon for ePhorte skjer etter «brannslukkingsmetoden». Opplæring og oppfølging mot brukere er minimal. Gode rutinebeskrivelser vil bidra til bedre kvalitet på arkivmaterialet, ensartet journalføring og økt effektivitet i arkivtjenesten i LL. Ordning og katalogisering av eldre og avslutta arkiv på papir gjøres ikke i det hele tatt. Det er ulike holdninger i LL i forhold til bruk av ePhorte, og det er utfordrende å få alle ansatte til å bruke systemet. Brukerne kan bli mer selvstendig og flinkere til å spørre i forkant. Dette vil gi tidsbesparelser for arkivet. IKT-strategi mangler, og datasystemer velges uten at det er nok gjennomtenkt i forhold til om det berører andre systemer/områder. Det bør settes av mer tid til vedlikehold og utvikling av LL sin nettside da dette vil gi bedre informasjon og service til befolkningen. Med bedre informasjon på nettsiden kan ansatte i infotorget bistå publikum på en enda bedre måte. Det kan f.eks. opprettes en gruppe med deltaker bl.a. fra infotorget som har ansvaret for nettsiden. Det bør være en bevissthet rundt hvilken informasjon som legges på facebook og hva som legges på nettsiden. Det anbefales å utarbeide retningslinjer for hva som skal publiseres på facebook. Nettsiden bør være hovedinformasjonskilden. Ansatte bør bruke outlook mer aktivt i forbindelse med fravær og ferier slik at infotorget har nødvendig oversikt. Det er ønskelig med en trådløs telefon i infotorget da det vil gi bedre fleksibilitet. Infotorget har tidkrevende oppgaver som er noe sesongbetonte, som f.eks. bestilling av flybilletter. Ansatte ber litt for raskt om hjelp fra infotorget i tilfeller der den enkelte kan finne ut av ting selv ved å sjekke våre egne hjemmesider. Det er i dag flere rekvisitalager på næringsbygget. Det er ønskelig med kun ett lager da dette er tidsbesparende i tillegg til at forbruk av rekvisita vil reduseres. Det bør utarbeides innkjøpsavtaler. Det er uheldig at skranketjenesten til NAV ligger innenfor skranken til infotorget. Dette vil trolig bli endret i forbindelse med framtidig flytting av biblioteket. Side 53 Referat fra møte med enhet for Longyearbyen havn 8.5.2015 Til stede: Kjetil Bråthen, Richard Olsen Ingerø, Elin Dolmseth. Forfall: Marianne Aasen Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Høy leveringsevne av og kvalitet på tjenester til båtene, som avfall – vann – fortøyning. Meget god fortøyningstjeneste. Mange får et tilbud sett i forhold til de begrensede ressurser havna har. Meget god tilbringertjeneste for Los-tjenesten. Havn har, og har hatt over lengre tid, fokus på utvikling av Longyearbyen og følger med på utvikling av Longyearby-samfunnet sitt behov. Forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Økt kapasitet på ferskvannsforsyning til båter Enklere avfallshåndtering hadde vært en fordel, både for båtene og for havna og for renovasjonsanlegget. Et alternativ er å ha døgnkontinuerlig vakt som tar imot avfall – det vil gi en mye dyrere renovasjonsordning. Et annet alternativ er komprimering av avfall på stedet (havna) og at hver kunde betaler etter vekt. Det er viktig å ha en god avfallshåndtering til riktig pris slik at ikke avfall havner i havet. Avfall kan bli stående tilgjengelig for fugler og rev, det forsøpler området. Båter, både lokale og tilreisende, ønsker lengre liggetid ved kai (fordrer flere kaimeter) Egen administrativ ressurs på havna ville frigjort tid for dagens ansatte til å gjennomføre operative oppgaver som i dag kjøpes av eksterne. Når vedlikeholdshall er på plass vil en økning i teknisk bemanning bidra til bedre kvalitet på tjenester som havna yter samt sikre enda bedre operative tjenester. Kanskje kan stillingen også bidra med tjenester til andre enheter i Longyearbyen lokalstyre. En ny stilling vil føre til mindre kjøp av tjenester fra eksterne. Avklare finansiering av havnas kostnader i fbm beredskaps-/redningsaksjoner (der HRS eller SMS kaller ut). Side 54 Referat fra møte med administrasjonssjef med stab 24.4.2015 Til stede: Lars Ole Saugnes, Unn Martinsen, Marianne Aasen, Mona Ada Andersen, Linn Tautra Grønseth, Astrid Meek, Svein Olav Ween, Elin Dolmseth, Belinda Brendlien Forfall: Turid Telebond, Tommy Pedersen Oppdrag: o Enheten beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale o Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på o Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Hva er bra med egne tjenester Adm.sjef m/stab er god på kommunikasjon mot staten, er flink til strategisk tenking og har godt omdømme i Justisdepartementet/polaravdelingen. Vi er gode på å se hva politikere og departementet trenger. LL har gjort et bra arbeid med å rydde/kartlegge hva som gjelder/ikke gjelder av regelverk på Svalbard slik at rettssikkerheten til innbyggerne ivaretas på en god måte. Enhetslederne har også en bevissthet rundt utfordringer vedrørende regelverket. Administrasjonssjefen er flink til å se ting «ovenfra» og til å skape klarhet. Det er bra å ha en solid toppleder. LL har solide økonomiske rammer og kan dermed skape høy kvalitet. Mandagsmøtene mellom administrasjonssjef og lokalstyreleder og -nestlederer bra. Dette skaper en dynamikk mellom hva politikerne mener og hva administrasjonen tenker. LL har selvgående ansatte og gode tillitsvalgte. Arbeid utføres med høy kvalitet, noe innbyggerundersøkelsen fra høsten 2014 også viser. Turnover gjør at LL ved bytte av personell kan gjøre løpende vurderinger av hvilken kompetanse det er behov for. Arbeid med rullering av arealplan er igangsatt. Ny arealplan vil sannsynligvis gi en mer detaljert og fleksibel arealplan og færre delplaner, noe som sannsynligvis vil tidsbesparende ved senere arbeidsprosesser og bidra til bedre omdømme for LL. Det jobbes for å få på plass digital kartløsning. Dette er positivt for innbyggerne som da kan foreta oppslag selv. LL er godkjent miljøsertifisør og kan tilby næringslivet bistand i forbindelse med miljøsertifisering. LL har opparbeidet seg en god plattform i beredskapsarbeidet, noe som vil lette det videre arbeidet. Samhandling og planverk er blitt bra, og planverket er testet og fungerer. Prosessen rundt kvalitetssystemet TQM har vært omfattende, men har medført refleksjon og bevisstgjøring, og internkontroll har blitt satt i fokus. Byggesaker behandles innen tidsfrist, og det er ca 100 saker (store og små) i året. Byggesaksbehandler er lett tilgjengelig og har én til én kontakt med kunde. Saksbehandlingen av politiske saker holder høy kvalitet. Frister overholdes for protokoller og sakspapirer til politiske møter. Skjenkesaker behandles innen frister. Side 55 Det er gode systemer og orden rundt gjennomføring av valg. Det er svært få klager vedrørende korkpengetildelinger, noe som indikerer at folk er fornøyde. Facebook er tatt i bruk for profilering. Hvor er det forbedringspotensiale / forslag til forbedringer / økt produksjon / bedre kvalitet: Fullelektroniske sakspapirer til politiske møter vil være miljø-, kostnads- og tidsbesparende. Organiseringen med politiske utvalg kan vurderes endret fra dagens ordning med flere politiske utvalg til et utvalg. Dette vil være ressurs- og tidsbesparende. LL har frivillig tatt på seg oppgaven med forhåndsstemmemottak til Stortings- og kommune/fylkestingsvalg. Det kan eventuelt overlates til Sysselmannen igjen. For skjenketillatelser er det potensiale for tidsbesparelser ved å gi faste skjenkebevillinger i stedet for søknader til enkeltanledninger. Det vil være kostnadsbesparende å foreta opptrykk av årsberetningen selv i stedet for ekstern trykking. Det bør settes av mer tid til vedlikehold og utvikling av LL sin nettside da dette vil gi bedre informasjon og service til befolkningen. Med bedre informasjon på LL sin nettside kan ansatte i infotorget bistå publikum på en enda bedre måte, og det vil være tidsbesparende for saksbehandlere. Oppgaver kan legges til infotorget. Dette vil gi raskere saksbehandling og god omdømmebygging. LL bør få flere elektroniske søknadsskjemaer. LL kan bli bedre på koordinering og samsnakking både på nivå 1 og nivå 2. Det er viktig å tenke overordnet og strategisk sammen. LL har mange gode datasystemer, men utnytter ikke potensialet i systemene og fullfører ikke igangsatte ting. Det er behov for en plan for hvilke datasystemer LL skal ha og hvorfor. Dette vil være ressursbesparende og gi bedre grunnlag for vurdering av framtidige behov. Det bør igangsettes et prosjekt på IKT mht strategisk tenking, her inngår også informasjonssikkerhet m.m. LL kan bli mer moderne på IKT, og det er et ønske om bærbare PC-er og dockingstasjon for mer effektiv jobbing. Enhetene kan koordinere bedre slik at det utarbeides felles dokumenter/skjemaer der det er mulig, f.eks. HMS-skjema. Vi må bli flinkere til å innlemme hverandre og ta tak i eventuelt negativt snakk. Etiske retningslinjer kan hjelpe, og det bør være fokus på bedriftskultur. Ledertreningsprogrammet har tatt tid og ressurser, men er bra for bedriftskulturen. LL kan bli bedre på målstyring. Det er viktig å være bevisst på hva som er nødvendig og godt nok, og ha fokus på det som fungerer. Det er viktig å være raskt på, ha tett kontakt med fagforeningene, være ute på enhetene, samles og snakke om hva som er viktig med LL. LL mangler overordnet kompetansestrategi. Side 56 Dersom LL skal bli gode på informasjon, bør det være en ressurs som er dedikert til dette arbeidet, f.eks. engasjere en person med riktig kompetanse i 40 % stilling. Alternativt kan arbeidet med profilering settes ut til eksternt firma. Det er et ønske om at byggesak og plan samles i staben da kompetansen ligger her. Det gjenstår en del arbeid på arkiv m.h.t arkivering av gamle byggesaker. Oppdatert arkiv vil være ressursbesparende for byggesaksbehandler. Det er viktig å se potensialet i forbindelse med bytte av ansatte og i forhold til tverrfaglighet; bruke ansatte på andre områder enn deres daglige ansvarsområder dersom de også har kompetanse på andre områder. Personlige egenskaper bør vektlegges når personer plukkes ut til å delta i gjennomføring av prosesser, uavhengig av hvor man organisatorisk hører hjemme. Side 57 Administrativt organisasjonskart for Longyearbyen lokalstyre Side 58 Aktivitetsplan / mileplælplan SNU1 fase 2 AKTIVITETSPLAN / MILEPÆLPLAN SNU 1 FASE 2 Ansvar Forberedende aktivitet: Informasjon til ansatte om prosjektet Hva er du mest stolt av i jobben din? Hvor trykker skoen ‐ og Møter med ansatte hva kan du gjøre med det? på den enkelte Beskriv hva du kan bidra med i det miljøet du er i (boligen vår, enhet: Innhenting bygget vi jobber, materiell, biler, energi, tidstyver vi selv kan av synpunkter og påvirke osv) informasjon Vurdere om aktivitetsplan / milepælplan må revideres som følge av informasjon mottatt på møter med ansatte. Resultatmål: Aktiviteter: Enhetslederne undrer seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon Få oversikt over styringsdokumenter og utredninger som finnes, som er under arbeid eller som mangler Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig) Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i Oversikt over dag hvilke tjenester LL Omtale hvorfor vi tilbyr tjenesten, definere hva som er tilbyr til ulike lovpålagt og ikke lovpålagt brukergrupper Omtale vår vurdering av tjenestens kvalitet Beskrive konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste Presentasjon på den enkelte enhet av enhetens tjenester Gjennomføre innbyggerundersøkelse, skrive rapport. Info til TMU og SG om rapporten Presentasjon av LL sine tjenester til TMU og PU Veivalg for arbeidet videre i prosjektet Uke (2014 / 2015) Med‐ Beslut‐ 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 virkning ning PL EH PL AN PL AN PL TMU PL EH PL AG PL AG, EH, AN PL AG, EH PL AG, EH PL PL EH AG, EH AG, EH SG PL PL PL TMU TMU SG SG Dypdykk i omfang og utgifter med tjenestene LL produserer PL EH / AN sett opp mot kostratall i rapporten fra KS‐K Enhetene beskriver hva som er bra med egne tjenester og PL /EH AN hvor det er forbedringspotensiale Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på PL /EH AN Beskrivelse av om Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre PL /EH AN tjeneste‐ kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer produksjonen kan Foreslå alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på PL AG gjennomføres på Forslag til justering av nåværende organisasjonsmodell PL AG annen måte Enhetslederne undrer seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon Veivalg for arbeidet videre i prosjektet Definere hva som er Longyearbyen lokalstyres viktigste Forslag på endring tjenester (kjernevirksomhet) og hvilke tjenester som kan i omfang, kvalitet prioriteres bort og pris på tjenestene våre Foreslå fremtidig tjeneste‐omfang, kvalitet og pris PL EH PL TMU SG PL TMU SG PL TMU SG SG: Styringsgruppa PL: Prosjektleder AG: Adm.sjefens gruppe EH: Enhetsledere AN: Ansatte Side 59 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Enhet type Administrasjonssjef m/stab Ikke lovpålagte tjenester Administrasjonssjefens team Admsjef skal sørge for lokalsamfunnsplan Barnehagemyndighet og barnehageeier Dialog med staten pga gråsoner Informasjon og representasjon Lede det strategiske plan‐ og utviklingsarbeidet, herunder samfunnsutviklingen Motivere og utvikle de ansatte slik at organisasjonen blir fleksibel og effektiv Omdømmebygging Sørge for felles personalpolitikk samt oppfølging og koordinering av enhetsledere Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse Longyearbyen lokalstyres tjenester i forhold til innbyggernes behov (inkl drifting av prosjekter) Videreutviklte og ivareta en god bedriftskultur Bokproduksjon Lyb skoles historie Informasjon Bidrag til undersøkelser i regi av SSB Brukerundersøkelser Forsyne Polaravdelingen med statistikkdata Holde foredrag Innbyggerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser Produsere foredrag Samarbeid i SSB sitt statistikkforum Samarbeid med skattekontoret for Svalbard Samarbeid med Visit Svalbard og Svalbard næringsforeing Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (sak 77/13). Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Velger å følge barnehageloven Ved behov 1 admsjef + 2 sektorsjefer. Direktorater, departement, kommuner Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Administrativ beslutning Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Tidsbegrenset oppgave Administrativ beslutning Politisk vedtak Prisundersøkelser, brukerundersøkelser, levekårsundersøkelser Undersøkelser knyttet til konkret tjenesteområder Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Fortløpende Foredrag internt og eksternt Hvert 3.‐4. år Hvert 3.‐4. år Foredrag som også andre bruker 1 møte i året Administrativ beslutning Innhente demografiske data til bruk internt og eksternt Administrativ beslutning Innhente data til bruk internt og eksternt Side 60 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Samfunns‐ og næringsanalyse Utarbeide og vedlikeholde bedriftsoversikt Kulturminnevern Gamle kraftstasjon Kvalitet, internkontroll, beredskap Følge opp profilhåndbok Plansaksbehandling Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Omfang Årlig utarbeidelse Nettutgaven produseres fortløpende. 1 papirutgave i året. Tilskudd fra Sysselmannen, kr 100 000 til mulighetsstudium Administrativ beslutning Div høringsuttalelser / saksforberedelse Revidering av byggeforskrift Administrativ beslutning Politisk vedtak Varierende arbeidsmengde Revideres ved behov Ruspolitisk handlingsplan Politisk vedtak Politisk vedtak Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont Vedtak i lokalstyret (sak 77/13). Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont Brukerstøtte (saksbehandlingssystemet) Administrativ beslutning Jevnlig henvendelse fra saksbehandlere, rådgivning Div høringsuttalelser / saksforberedelse Administrativ beslutning Varierende arbeidsmengde Drift av politiske organer (bl.a. rådgivning i fbm valg til styrer og utvalg) Oppfølging av reglement knyttet til politikken Legge til rette for lokaldemokratiet Administrativ beslutning Legge til rette for lokaldemokratiet Administrativ beslutning Legge oss på samme ordning som partiloven beskriver på fastlandet Politisk vedtak Utarbeide og forvalte lokalsamfunnsplan Politisk sekretæriat Partistøtte Redaktør for LL sin hjemmeside, inkl. oppfølging av forfattere Systemansvar for Lokal tjenestekatalog (tjenestebeskrivelser) Skjenkekontroll Inngå avtaler med og oppfølging av skjenkekontrollører, samt oppfølging av saker etter kontroller Tilrettelegging og bistand til næringslivet Div høringsuttalelser / saksforberedelse Service til eksisterende og potensielle lokalpolitikere Service til eksisterende lokalpolitikere 1 gang i året Administrativ beslutning Løpende oppgave Administrativ beslutning Løpende oppgave Politisk vedtak Ruspolitisk handlingsplan. 4‐6 kontroller i året. Administrativ beslutning Variabel arbeidsmengde Side 61 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Etablererveiledning Kontaktperson for LL mot næringslivet LL sin medlem av LySef Miljøsertifisør Observatør for LL i Visit Svalbard under masterplanarbeidet Årsak til at faktisk omfang tilbys Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Politisk vedtak Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Saksbehandling for næringsfondet Samtalepartner for Innovasjon Norge Lovpålagte tjenester Administrasjonssjefens team Omfang Gjerne mot næringsforeningen. Vedtak i lokalstyret (jnr 2009/177‐10) 3 ‐ 7 saker årlig Administrasjonssjefstilling (adm.leder LL) Svalbardloven §39 Admsjef skal sørge for arealplan Admsjef skal sørge for økonomiplan Bistå og forberede tilsyn / revisjon i LL Skoleeierrollen Plansaksbehandling Svalbardmiljøloven kap. 6 Kommuneloven kap. 8 Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont Rullering årlig Div lover Opplæringsloven Saksbehandling av delplaner til arealplan Svalbardmiljøloven Svalbardloven og Utarbeide og forvalte arealplan Svalbardmiljøvernloven Politisk sekretæriat Behov for revisjon vurderes i hver valgperiode. Rullering med 1 års horisont Lokalstyret har fått oppgaven Forhåndsstemmemottaking Stortings‐ og delegert fra Sysselmannen (brev 09.02.2011) kommune‐/fylkestingsvalget Gjennomføring av lokalstyrevalg Saksbehandling av skjenkesaker Hvert 2. år Svalbardloven §34. Forskrift om lokalstyrevalg i Lyb Lokalstyret har fått oppgaven delegert fra Sysselmannen(brev av 12.12.01 og 4.2.10): For‐2001‐ 12‐12‐1406 § 3‐1 Hvert 4. år 66 søkn om skjenkebevilling enkeltanledn., 23 "faste" skjenkebevillinger gjeldende til 30.6.16, 5‐6 saker årlig vedr endringer skjenkebestyrer, skjenketid, skjenkeområde Side 62 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Tilrettelegging og bistand til næringslivet Saksbehandling av transportløyver Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Administrasjonssjefens team Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen § 4 Admsjef skal sørge for at det som legges fram for politisk behandlinger er forsvarlig utredet og vedtak iverksatt Svalbardloven §39 Admsjef skal sørge for god forvaltning og effektiv bruk av økonomiske ressurser Svalbardloven §39 Admsjef skal sørge for tilstrekkelig internkontroll Svalbardloven §39 Ivareta det overordnede arbeidet med helse, miljø‐ og sikkerhet Svalbardloven §39 Korkpenger Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS. Forvaltning av korkpengeordningen Kvalitet, internkontroll, beredskap Beredskap: planlegging, øvelse, opplæring Beredskapsforskriften §1‐2 Implementere og drifte kvalitetsstyringssystemet, inkl. opplæring (TQM) Internkontrollforskriften §4 Næringsmiddeltilsyn Omfang Gis for 4‐års periode. Hovedtyngden når nye løyver lyses ut. 53 løyver pr 2014 Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Vedtak i lokalstyret (jnr. 2012/691). 1 admsjef + 2 sektorsjefer Politisk vedtak Årlig vedtak i lokalstyret. Saksbehandling og oppfølging av 50 ‐ 60 søknader. Arbeidsmengde anslås til ca 1 månedsverk pr år. Administrativ beslutning 3 øvelser pr år Administrativ beslutning Oppgaven er en del av én stilling til beredskap, men det jobbes også på de enkelte enhetene med kvalitetssysringsystem og implementering av TQM Forskrift om læge og sundhetsforholdene på Svalbard. Myndighet delegert til LL i brev av 20.12.2001 fra Sosial‐ og helsedep. (j.nr. 2002/003‐1) Administrativ beslutning Liten aktivitet Sekretær for politiske utvalg og styrer Saksbehandlingsforskriften §§6 og 8 Administrativ beslutning Ca antall årlige møter: 8 i lokalstyret, 10 i AU, 6‐8 i TU, 6‐8 i OKU, 4 PU‐ møter. Varierende saksmengde. Årsberetning Kommuneloven §48 Administrativ beslutning Det produseres tekst ut over det som er lovpålagt tekst i årsberetningen. Kontaktperson for LL mot Mattilsynet Politisk sekretæriat Side 63 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Skjenkekontroll Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Lokalstyret har fått oppgaven Inngå avtaler med og oppfølging av delegert fra Sysselmannnen kontrollører i hht tobakkskadeloven, Administrativ beslutning samt oppfølging av saker etter kontroller (brev av 4.2.10) Omfang 4‐6 kontroller i året. Barn og unge Ikke lovpålagte tjenester Barnevernstjenester Videreføring av tidligere praksis 2‐3 saker årlig Politisk vedtak Administrativ beslutning 700 t/året. Handlingsprogram 2015‐2018 350 t/året Administrativ beslutning 120 t/året Politisk vedtak Politisk vedtak Politisk vedtak Valgt å følge barnehageloven Valgt å følge barnehageloven Ett hovedopptak er lovfestet i Barnehageloven (som ikke gjelder på Svalbard). 2 opptak i året, løpende opptak. Administrativ beslutning 120 t/året Forebyggende forum Videreføring av tidligere praksis Etablert i 1992, 4 årlige møter Koordineringsansvar tverrfaglig team Politisk vedtak ca 12 årlige møter Politisk vedtak Åpning 8.5.24. Vedtak i lokalstyret i 23. 400 t/året (adm) Administrativ beslutning Politisk vedtak 1500 t/året 200 t/året Administrativ beslutning 600 t/året Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Tidsbegrenset oppgave 2 t/d.år 200 t/året 20 t/året Oppdrag fra fastlandet: Utredningssaker Camp Svalbard Camp Svalbard sommer Camp Svalbard vinter Drift/vedl.hold ungdomsklubb/‐hus Utleie av bygg og utstyr Felles barnehageaktivitet Barnehage‐eier‐funksjon Barnehagemyndighet Barnehageopptak Kiosk ungdomsklubb Kiosk ungdomsklubb Råd, veiledn, sos foreb. arb. Selvstyrt ungdomshus Selvstyrt ungdomshus Tilsyn / veiledning med aktiviteten i UHU UHU‐styret UKM UKM Ungdomsaktiviteter div Friluftslivets år Lyb‐LAN Stjerner i sikte Ut og Kjør Side 64 100 t/året OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Ungdomsklubb Juniorklubb (2 dager i uka) Klubbstyre Seniorklubb (2 dager i uka + enkeltarrangement) Solfestuka (karneval + repr. I solfestkomite) Ungdomsråd Kurs / work‐shop Ungdomsråd Lovpålagte tjenester Barnevernstiltak (barn ikke omplassert) Hjelpetiltak (f.eks. støttekontakt, avlastning, aktivitetsgruppe, råd/veiledning) Barnevernstiltak (barn omplassert) Oppfølging av beredskaps‐ /fosterheim/institusjoner Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Politisk vedtak Administrativ beslutning 1000 t/året. Opprettet før 1.1.22 120 t/året Politisk vedtak 1300 t/året. Opprettet før 1.1.2002 Administrativ beslutning 60 t/året Administrativ beslutning 120 t/året Longyeargbyen lokalstyrets handlingsplan 23‐26. Konstituert 14.1.2004. 200 t/året Politisk vedtak Barnevernsloven 5‐10 årlig Barnevernsloven Barnevernsloven, forskrift om fosterhjem 4 besøk i året minimum for hvert barn Adopsjonsloven Barnevernloven 1‐3 årlig 1‐3 årlig Godkjenning av foster‐/beredskapshjem Barnevernloven Henvisning til BUP Barnevernloven 1‐3 årlig 1‐5 årlig Tilsyn i beredskaps‐/fosterheim Barnevernstjenester Adopsjonssaker Fremme sak for rettsvesenet Saksbehandling etter barnevernloven PPT førskolebarn 4 årlige besøk i hvert hjem Barnevernloven 8‐15 saker årlig i gjennomsnitt Opplæringsloven med forskrifter. Jnr 215/22‐1 Råd / veiledning (rettet mot foreldre og vedørende etablering av PPT i Longyearbyen (1988‐1998) ansatte) Opplæringsloven med Sakkyndighetsarbeid (utredning av barn) forskrifter Systemrettet arbeid (observasjon i barnehagen, gjøre barnehagen bedre i Opplæringsloven med sin måte å yte tjenesten på) forskrifter Velger å følge barnehageloven Velger å følge barnehageloven Velger å følge barnehageloven Side 65 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning 5‐10 i året Administrativ beslutning Administrativ beslutning Løpende drift Løpende drift Videreføring av tidligere praksis På adresse innen 10 minutter. 2 personer fra brannvaktlaget bemanner ambulansen. 159 oppdrag i 2014 Administrativ beslutning 1 opptak i året med 4‐timers internopplæring Administrativ beslutning Sak i lokalstyret 2005: stilling PPT grunnskole Opplæringsloven med forskrifter, jnr 215/22‐1 vedørende etablering av PPT i Longyearbyen (1988‐1998) Opplæringsloven med forskrifter Råd / veiledning grunnskole og vg avd (rettet mot foreldre og ansatte) Sakkyndighetsarbeid grunnskole og vg avd (utredning av barn) Systemrettet arbeid (observasjon i grunnskole og vg avd, gjøre skolen bedre Opplæringsloven med i sin måte å yte tjenesten på) forskrifter Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnevernstjenester Rekruttering av oppdragstakere Barnevernloven Råd, veiledn, sos foreb. arb. Forebyggende arbeid Barnevernloven Råd og veiledning Barnevernloven Brann og redning Ikke lovpålagte tjenester Ambulanse Ambulansetjeneste i hht avtale med UNN HF Brannberedskap Opplæring og opptak av deltidsbrannmannskaper som følge av turn‐over Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Branntekniske kontroller etter avtaler med objekteier Lovpålagte tjenester Brannberedskap Bistand ved andre ulykker Brannutrykning (på adresse innen 10 minutter) Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Forskrift om brannvern på Svalbard §2‐6 Forskrift om brannvern på Svalbard kap. 1 og 2 Ved behov 181 utrykninger håndtert i 2014 Side 66 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Branntilsyn Direktevarsling til 110‐sentralen Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Forskrift om brannvern på Svalbard kapittel 5 Forskrift om brannvern på Svalbard §4‐16 Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Brannberedskap Brannberedskap ‐ vakttordning Brannøvelser Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Forskrift om brannvern på Svalbard §2‐6. Forskrift om brannvern på Svalbard §2‐6. Røykdykkerveiledning. Drift av brannøvingsfelt Forskrift om brannvern på Svalbard Informasjons‐ og motivasjonstiltak Utarbeide årsrapport og plan over aktuelle brannverntiltak Forskrift om brannvern på Svalbard § 2‐6 Forskrift om brannvern på Svalbard § 2‐2 og 2‐5 Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning 5 på vakt: brannsjef, røykdykkerleder, 2 røykdykkere, sjåfør/pumpemann. 5 vaktlag. 24 ansatte: 3 fast ansatte, 21 deltidsansatte. Ca 2 øvelser i året med samtlige nødetater. Krav om brannsjef ihht § 2‐3 i Forskrift om brannvern på Svalbard 10 øvelser pr brannmann pr år. 5 skal være relatert til røykdykking ihht forskrift. Fellesøvelser (ca 2 pr år) i regi av eksterne (f.eks. Syssselmannen, Røde Kors) Administrativ beslutning Sameie med Store Norske og Avinor, jfr avtale. Utvikling og vedlikehold. En forutsetning for å gi brannmannskapene nødvendig trening og kompetanse, slik at HMS blir ivaretatt i hht arbeidsmiljølov. Tilbud om kurs (f.eks. i varme arbeider, brannvernlederkurs, brannvernkurs), ca 10 arrangement vedr brannvernundervisn. skole/barnehage, 1 åpen dag pr år(arrangert på dugnad) Administrativ beslutning Årlig oppgave Administrativ beslutning Oljevernberedskap Oljevernberedskap Eiendom Ikke lovpålagte tjenester Drift/vedl.hold adm.lokaler Eksternutleie Drift/vedl.hold boliger, eksternt utleid Drift/vedl.hold boliger, eksternt utleid Utleie boliger Drift/vedl.hold bygg utenfor drift Svalbardmiljøloven §70, Avtale mellom Syssel‐mannen Videreføring av tidligere og SSD fra 2003 praksis Omfang i hht avtale mellom Sysselmannen og SSD fra 2003: 5 personer. Brann og redning har for tiden 3 av disse. Brann og redning forvalter avtalen. Brannvernsjef er p.t. leder for depotstyrken. Videreføring av tidligere praksis 7 kontorer Administrativ beslutning Administrativ beslutning 12 ettromsleiligheter i vei 220.02: 384 kvm (brukes til renseverket ut 2015). 24 ettromsleiligheter i 222.1 e og f: 768 kvm (bruker ca halvparten til renseverket ut 2015. Resten står tomt). 1 toroms bolig til Trusten, 2 roms til NP Side 67 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Gamle energiverket Grønnbrakken Mellageret Musikk‐/snekkerverksted Velferdshytter Drift/vedl.hold galleriet Drift/vedl.hold galleriet Galleridel av bygningen Kunst‐ og håndtverkssenteret Drift/vedl.hold havnebygg Utleie kontorer Drift/vedl.hold Kullungen barnehage Bygninger Leikeplass Drift/vedl.hold kulturhus Drift/vedl.hold kulturhus Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage Bygninger Leikeplass Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage Bygninger Leikeplass Drift/vedl.hold tjenesteboliger Drift/vedl.hold tjenesteboliger Drift/vedl.hold ungdomsklubb/‐hus Ungdomshus Ungdomsklubb Forvaltningsutgifter bygg Forsikring av bygg Kostnader med enhetslederstilling Overordnet konsulentutgifter Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Omfang Fredet bygning Fredet bygning, 300 kvm Fredet bygning, 250 kvm Fredet bygning, 60 kvm / 140 kvm 3 stk, til sammen ca 120 kvm 1.150 kvm Fredet bygning Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Administrativ beslutning 600 kvm ca 2 500 kvm Administrativ beslutning 2.424 kvm Administrativ beslutning Administrativ beslutning 600 kvm ca 3 100 kvm Administrativ beslutning Administrativ beslutning 712 kvm ca 4 960 kvm Administrativ beslutning 80 familieboliger (3‐roms og større): 7.996 kvm. 62 småleiligheter: 2.626 Administrativ beslutning Administrativ beslutning ca 200 kvm ca 225 kvm Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning 1 årsverk Side 68 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Politisk vedtak Rengjort areal: 17 568 kvm Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Driftsingeniør 255 kvm 3 vaktmestere Lover tilhørende tjenester som ytes fra kontorer på næringsbygget Administrativ beslutning 2.700 kvm Svalbardloven § 31 Administrativ beslutning 1.244 kvm Forskrift om brannvern på Svalbard Administrativ beslutning 758 kvm Svalbardloven § 31 Svalbardloven § 32 Svalbardloven § 33 Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning 2.889 kvm 525 kvm Svalbardloven § 31 Administrativ beslutning 762 kvm Svalbardloven § 31 Administrativ beslutning 270 kvm Grunnskoleloven Grunnskoleloven Administrativ beslutning Administrativ beslutning Areal ikke definert 6.447 kvm Svalbardloven § 31 Svalbardloven § 31 Administrativ beslutning Administrativ beslutning 74 kvm 250 kvm Renholdstjenester outsourcet fra 1.1.14 Vaktmestertjenester inkl. bygg Driftstjenester Vaktmestergarasje Vaktmestertjeneste Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Drift/vedl.hold adm.lokaler Næringsbygget Drift/vedl.hold avfallsanl Bygninger Drift/vedl.hold brannstasjon Bygninger Drift/vedl.hold energiverket Bygninger Kullhallen Renseverk Drift/vedl.hold fyrhus 4 bygninger Drift/vedl.hold havnebygg Bygninger Drift/vedl.hold skole‐og SFO‐lokaler inkl vgs Leikeplass Total bygningsmasse Drift/vedl.hold vannrenseanlegg Bygninger Høydebassenget Energiverket Ikke lovpålagte tjenester Byggestrøm Kundebehandling Administrativ beslutning Oppsett/nedtaking av byggekasser Administrativ beslutning Utleie av byggekasser per/dag Administrativ beslutning Side 69 10% stilling av leder nett, utgift blir dekt av kunde, inntekter kommer som form av salg av strøm og leieinntekt byggekasse. 10% stilling av leder nett, utgift blir dekt av kunde, inntekter kommer som form av salg av strøm og leieinntekt byggekasse. 10% stilling av leder nett, utgift blir dekt av kunde, inntekter kommer som form av salg av strøm og leieinntekt byggekasse. OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Vedlikehold av byggekasser Produksjon energi Betjening av 110 sentral Kompetansedeling (elektrisk, mekanisk,mm.) Leveranse av slagg for strøing ( LNS) Salg av destilert vann Reservekraft Administrering av vedlikeholdsavtalen med PONCAT Overvåking, drift og styring Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Det lokale el‐tilsyn Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Bistår politi og brannvesen Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Kontroll av alle nyanlegg Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Kontroll av elektro installastører Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Kortroll etter tilsynsplan og risikoklasse div forskrifter Rapportering til DSB årlig på hva som er Svalbardloven §31, gjennomført ihht plan + fortløpende på Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter alle kontroller Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Stedlig tilsynsmyndighet Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Til enhver tid definere risikoklasse på div forskrifter sluttbrukere (pr abonnent) Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Utarbeie tilsynsplan Årsak til at faktisk omfang tilbys Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Omfang 10% stilling av leder nett, utgift blir dekt av kunde, inntekter kommer som form av salg av strøm og leieinntekt byggekasse. Lagt til energiverket grunnet døgnkontinuerlig bemanning Løpende drift Slagg som brukes på veien til Gruve 7 50‐100 liter pr år Administrativ beslutning Politisk vedtak Serviceavtale med PONCAT Reserve for kullproduksjon 5,4MW . Vedtak i budsjett 2008. Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Administrativ beslutning Ressursbruk i kr 300 000 , 6 månedsverk‐ utføres av egne og eksterne Side 70 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste El. distribusjon Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Befaring Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Behandle gravemelding Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Beredskapsavtale Elvakt JM.H Svalbardloven §31, Beregninger av spenning, strøm og Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter kortslutningsverdier, anleggsbidrag Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Drift og vedlikehold av høgspent div forskrifter distribusjonsnett Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Drift og vedlikehold av lavspent forsyningsanlegg div forskrifter Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Drift og vedlikehold av Målepark (alle div forskrifter strømmålerne i byen og på lager) Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter.FEF‐forskrift Forberede og følge opp årlige tilsyn (DSB) (tilsynsmyndighet er DSB) Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Kontakt med installatører Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Kontroll og ettersyn Svalbardloven §31, Kundebehandling ift forespørsler, nytilknytninger, endringer, avslutninger, Svalbardmiljøloven § 63 og klager div forskrifter Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Utarbeidelse av relèplan (vern) Energiadministrasjon Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning Ivaretas med egne ressurser, FDV‐avtale J.M. Hansen og eksterne Administrativ beslutning ca 50‐100 pr år Administrativ beslutning FDV avtale JMH Administrativ beslutning Løpende drift Administrativ beslutning Drifter eget nett + driftsleder avtaler SvalSat, Eiscat og King`s Bay. FDV‐ avtale med J.M. Hansen. Administrativ beslutning Løpende drift. FDV‐avtale med J.M. Hansen Administrativ beslutning 1857 aktive målere pr 5.2.15 Administrativ beslutning Ett tilsyn pr år Administrativ beslutning Løpende drift Administrativ beslutning Ivaretas med egne ressurser, FDV‐avtale J.M. Hansen og eksterne Administrativ beslutning Løpende drift Administrativ beslutning Ivaretas med egne ressurser, FDV‐avtale J.M. Hansen og eksterne Side 71 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Beredskap HMS‐arbeid Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Håndtering av utslippstillatelse Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Inngåelse og oppfølging av avtaler div forskrifter (kunder og leverandører) Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Kvalitetssikring ift IKT/fagsystemer Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Oppfølging og etterlevelse av forskrifter div forskrifter Inntekter energi Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Kundebehandling Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Salg av fjernvarme Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Salg av strøm div forskrifter Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Stenging av abonnement Produksjon energi Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Gjennomføring av prosjekter ihht div forskrifter Tilstandsanalysen Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Innkjøp av forbruksmateriell div forskrifter Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning Beredskap ift drift, håndtere farlige hendelser, beredskapsøvelser, årlig ROS‐ analyse. Administrativ beslutning Bl.a intern vernerunde hvert kvartal, personal, prosedyrer, holdningsarbeid Administrativ beslutning Røykgassmålinger (applica), ca kr 150 000 . Gjøres beregninger på årlig utslipp. Mndlig datainnhenting fra SNSK. Rapporting til SSB/Miljødir/Avinor/internt. Må forholde oss til de krav som settes. Administrativ beslutning 1 874 aktive målepunkt. Ca 6 000 fakturaer pr år. Mange endringer på abonnement pr år. Administrativ beslutning Elwin, ISY, TQM, Elprosess Administrativ beslutning Løpende drift Administrativ beslutning Saksbehandling ift klager, avtaleinngåelser og avslutninger Administrativ beslutning Salg til teknisk enhet (fjernvarme) ihht stipulert pris Administrativ beslutning ca faktura 6 000 pr år Administrativ beslutning ca 10 pr år Politisk vedtak Løpende drift. Flere prosjekter. Vedtatt i budsjett 2014 Administrativ beslutning Løpende drift Side 72 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Løpende vedlikehold utover VHP Svalbardloven §31, Overvåking, kontroll og styring 24 timer i Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter døgnet Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og div forskrifter Produksjon energi Vedlikeholdsplan energiverk Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven § 63 og Gjennomføring av prosjekter ihht div forskrifter vedlikeholdsplan. Kullungen barnehage Ikke lovpålagte tjenester Barnehagetilbud Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning Løpende drift Administrativ beslutning Løpende drift, døgnkontinuerlig Administrativ beslutning 13 faste årsverk + 6 ferievikarer(3 maskinister og 3 assistenter). Politisk vedtak Løpende drift. Flere prosjekter. Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte. Vedtak i budsjett 2014 2 opptak i året, løpende opptak Politisk vedtak 6‐åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. klasse januar ‐ februar 6‐åringer plass i barnehagen frem til skolestart Assistent erstattet med pedagog Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Politisk vedtak Videreføring av tidligere praksis Delta på arrangementer Administrativ beslutning Ett hovedopptak er lovfestet i Barnehageloven (som ikke gjelder på Svalbard). 2 opptak i året, løpende opptak. Tilvenning hele tiden. Velger å følge Barnehageloven, rammeplan kap. 5, punkt 5.1., Plan for overgang barnehage (omfang ikke definert). Skole 1 dag pr uke i januar og februar Barnehageåret går fram til skolestart (20.8.) 100 % stilling Barnehagen er bidragsyter på ulike arrangementer i lokalsamfunnet. Velger å følge Rammeplan kap. 3.6. Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Eksterne samarbeidspartnere Ferieordning (ikke sommerstengt barnehage, fleksibel ferieavvikling for barn), samdrift Politisk vedtak Foreldreråd, samarbeidsutvalg Administrativ beslutning Barn kan ta ferie når de vil, men de skal ha 4 uker ferie, minst 3 sammenhengende. Velger å følge barnehageloven § 4 om foreldresamarbeid (omfang ikke definert). 3‐4 møter pr år Foreldresamarbeid Administrativ beslutning Velger å følge Rammeplan kap 4. Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Fysisk miljø inne Politisk vedtak Vedtak i LL om større areal enn barnehagelovens krav. Avdelingsbarnehage. Side 73 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Fysisk miljø ute Ikke lovpålagte planer Omfang Forskr. om sikkerhet ved lekeplassutstyr (gjelder på Svalbard): Årlig tilsyn, prosedyrer for dagl, mndlig og årlig kontroll. Kunnskapsdepartementets veiledende arealnorm ute: barn > 3 år bør være 24 m2 og ca 33 m2 for barn < 3 år. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkj., jnr 2013/851. Oppgradert lekepl. m/god standard, klatretårn, fangsthytte, grillhytte, ute‐/inneområder. Ukeplaner, månedsplaner, periodeplaner, temaplaner Vedtak foretaksstyret, jnr 2011/3‐1. Innkjøp, tilberedning av mat. Hygiene på kjøkkenet. Følge retningslinjer for mat og måltider i barnehagen. IK‐mat (mattilsynet). ,4 årsverk Ved behov. Plan for oppvekst og undervisning, vedtatt av LL 22.9.09 sak 38/09 jnr 2009/180‐18 3 måltid pr dag Kjøkkenassistent Max ventetid på barnehageplass 3 md etter hovedopptak Måltider i barnehagen Politisk vedtak Pedagogisk tilbud Råd og veiledning til foreldre Administrativ beslutning Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Administrativ beslutning Velger å følge barnehageloven. Åpningstid 7.30‐16.30 (vedtak i OKU). Råd og veiledning til foreldre om det å være ny på Svalbard Administrativ beslutning Varierende omfang. Ikke aktiv markedsføring av tilbudet. Samarbeid med hjelpetjenestene og tverrfaglig team Administrativ beslutning Velger å følge Rammeplan kap 5, Barnehageloven. F.eks. PPT, helsetjenester, Barne‐ og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) Administrativ beslutning Politisk vedtak Politisk vedtak Tilgang til andre bygg/anlegg Turer i nærmiljøet Årsplan Drift/vedl.hold Kullungen barnehage Utleie av lokalene til foreldre Tilgang til Svalbardhallen, skøytebanen, skolegården Velger å følge Rammeplan (omfang ikke definert) Velger å følge barnehageloven Støttepedagog / tospråkl. assistanse Tolketjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Støttepedagog / tospråkl. assistanse Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Kultur og idrett Ikke lovpålagte tjenester 17. mai‐arr. Opplæringsloven §5 Administrativ beslutning Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov Administrativ beslutning Varierende omfang Side 74 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Produsent og arrangør av 17.‐mai‐ arrangementet Aktivitet i idrettshallen Planlegging av vedlikehold Salg av timer i Squash‐hall til brukere Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til andre brukere (grupper og enkeltpersoner) Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til Svalbard Turn Utlån av hallen til lag og foreninger Aktivitet i svømmebassenget Ettermiddags‐ og kveldssvømming til brukere Morgensvømming til brukere Samhandling og oppfølging av leietakere for hvordan hallen skal brukes Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til andre brukere (grupper og enkeltpersoner) Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til aktiviteter til Svalbard Turn Aktivitet i trenings‐/spinningrom Salg av timer i treningsrommet Tilbud av spinningrom til aktiviteter til bedrifter Tilbud av spinningrom til aktiviteter til Svalbard Turn Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Videreføring av tidligere praksis 1 gang i året Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Aktivitet i regi av LL Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning 5 ‐ 10 utlån i året Administrativ beslutning Administrativ beslutning Aktivitet i regi av LL: 19 ‐ 22 tirs og tor, 17 ‐ 22 man og ons, 17 ‐ 21 fre, 13 ‐ 17 lør, 14 ‐ 17 søn Aktivitet i regi av LL : man‐tirs‐ons 7 ‐ 8 Omfang Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Politisk vedtak F.o.m. 2007. Aktivitet i regi av LL: Åpningstid 7 ‐ 22 man‐tors, 7‐ 21 fre, 13 ‐ 17 lør, 14 ‐ 21 søn. Aldersgrense 15 år Politisk vedtak F.o.m. 2007 Politisk vedtak F.o.m. 2007 Administrativ beslutning 71 arrangement i 2014 5 arrangement i 2014. Kostnader til honorar, reise og opphold (betydelig høyere kostnader enn på fastlandet) Bibliotek Arrangementer i egen regi (f.eks. adventsstund, luciafeiring, solfest, kunstpause ) Arrangementer med eksterne bidragsytere (f.eks. forfattere) Administrativ beslutning Side 75 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ Lovpålagte tjenester med tjeneste Tjeneste tilhørende lovhjemler Arrangmenter med samarbeidspartnere (f.eks. Ung i Lyb, kulturskolen, skole/barnehage, Svalbard museum, Friluftslivets år) Bibliotektilbud Bibliotektilbud: Fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom aktiv formidling og ved å stille bøker og andre medier gratis til disposisjon Fjernlånstjeneste (det sømløse bibliotek) Informasjonskanal for turister Legge vekt på kvalitet, allsidighet og aktualitet (f.eks. fokusere på Polarsamlingen som er spesielt for Longyearbyen, gi en bredde i faglitteraturen og tilby ny litteratur, spesielt siden det ikke finnes bokhandel i Longyearbyen) Skole‐ og barnehagebesøk (både i bibliotekets lokaler og oppsøkende virksomhet) Uavhengig møteplass og debattarena Ungdomsrom med spill Veiledere for prosjekter i skolen Div arr. i kulturhuset Arrangement der eksterne leier seg inn i kulturhuset Egne arrangement: F.eks. konserter, teater, dans, forfatterkvelder Gratis utlån av lokale, teknisk utstyr og tekniker til lokale lag og foreninger Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis 8 arrangement i 2014 I hht Folkebibliotekloven §4 og 5, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard) Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis I hht. Folkebibliotekloven §1, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard)Besøk i 2014: 7 971 barn og 11 674 voksne, totalt 19 644 Folkebibliotekloven §3, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard). Ca 3 i 2014. Videreføring av tidligere praksis Folkebibliotekloven §1, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard). Polarsamlingen er den mest utlånte samlingen. Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Administrativ beslutning Inngår i antall arrangement i egen regi Folkebibliotekloven §1, omfang ikke definert i lov (Loven er ikke gjort gjeldende for Svalbard) ca 5 000 utlån ca 5‐10 prosjekt pr år Administrativ beslutning Stiller med kulturhuset (evt også kulturhustekniker) Administrativ beslutning 7 020 besøkende i 2014 (i kulturhuset/øvrige arenaer i vår regi) Administrativ beslutning 4 000 personer i 2014‐gjelder både lokale lag og foreninger og skole‐ og barnehagearrangement og LL‐arrangement i regi av andre enn kultur/idrett Side 76 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ Lovpålagte tjenester med tjeneste Tjeneste tilhørende lovhjemler Gratis utlån av lokale, teknisk utstyr og tekniker til skole‐ og barnehagearrangement og LL‐ arrangement i regi av andre enn kultur/idrett. Drift/vedl.hold alpinanlegg Drifts‐ og vedlikeholdsansvar av skitrekket Driftslederfunksjon Preparering av alpinbakken Drift/vedl.hold div uteanlegg Ballbinge BMX‐bane (sykkelbane) Fotballbane (grusbanen) Isbane Drift/vedl.hold galleriet Utleie av hybler/atelier til tilreisende kunstnere Utleie av verksted til lokale kunstnere og kunsthåndverkere Drift/vedl.hold kulturhus Kurs og konferanser i samarbeid med næringslivet Utleie av teknisk utstyr Drift/vedl.hold skianlegg Tråkkemaskin: Bistår lag og foreninger (bl.a. Hundeklubben) Tråkkemaskin: Endalen, lysløype, løype rundt fotballbanen Tråkkemaskin: Gruveløpet Tråkkemaskin: Svalbard skimaraton. Annet arrangementsarbeid. Drift/vedl.hold Svalbardhallen Planlegging og gjennomføring av vedlikehold Rådgiver og samtalepartner for Svalbard Turn (idrettsfaglig) Samhandling og oppfølging av leietakere for hvordan hallen skal brukes Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning 4 000 personer i 2014‐gjelder både lokale lag og foreninger og skole‐ og barnehagearrangement og LL‐arrangement i regi av andre enn kultur/idrett Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Jevnlig om vinteren Jevnlig om vinteren Jevnlig om vinteren Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Sporadisk Sporadisk Sporadisk Jevnlig om vinteren Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis 3 hybler og 2 verksteder 9 verksteder Administrativ beslutning Administrativ beslutning Kan også omfatte utleie av tekniker Administrativ beslutning Sporadisk aktivitet Administrativ beslutning Administrativ beslutning Jevnlig om vinteren 1 gang i året Administrativ beslutning 1 gang i året Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Jevnlig Administrativ beslutning Jevnlig Side 77 25 5‐10% innenfor ordinær arbeidstid OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Utlån av idrettshallen til barnebursdager Utlån utstyr Forebyggende helsearbeid Frisklivsprosjektet Forvaltningsutg Sv.hallen Forsikringskostnader Tomteleie Kino 3 kinoforestillinger i uka Jan‐feb: 1 lørdagsforestilling Kioskdrift i Svalbardhallen Salg av billetter og kioskvarer Kulturadministrasjon Saksbehandling (bl.a. planer) Stiftelsen Kåre Tveter‐samlingen Stiftelsen Svalbardsamlingen Svalbardhallen AL Kulturaktiviteter div. Gratis utlån av teknisk utstyr og tekniker til lokale lag og foreninger (utenfor kulturhuset) Produksjon og koordinering av kulturaktiviteter Tilrettelegging og bistand ved kulturarrangement Kulturskoletilbud Salg av dirigenttjenester Kulturutveksling Produsent når lokalt kulturliv reiser til Barentsburg Produsent og arrangør når kulturlivet i Barentsburg gjester Longyearbyen Kunstformidling Galleri Svalbard Arrangement, f.eks konserter, forfatterkvelder, 17. mai, solfest Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning Administrativ beslutning 5‐10 ganger i året Månedlig Politisk vedtak Ca 20 brukere. Adm av sykehuset Administrativ beslutning Administrativ beslutning kr. 100 000 kr. 40 000 Administrativ beslutning Administrativ beslutning 0,3 årsverk, 5.675 besøkende i 2014 Politisk vedtak Åpningstid 17 ‐ 22 man‐tors, 17 ‐ 21 fre, 13 ‐ 17 lør, 14 ‐ 17 søn Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Lokalstyresak jnr 2010/1214 vedr. oppnevning av styremedlemmer. Opprettet av Svalbardrådet. Vedtekter‐se jnr 2012/946‐1. Lokalstyresak jnr 2010/1107 vedr. oppnevning av styremedlemmer. Administrativ beslutning ca 100 ganger Administrativ beslutning 1 årsverk Administrativ beslutning 2 årsverk Videreføring av tidligere praksis 2 kor (inntekt 2014: ca 110 000 kr) Videreføring av tidligere praksis 1 gang i året Videreføring av tidligere praksis 1 gang i året Administrativ beslutning 3‐4 arrangementer i tillegg til utstillingsåpninger Side 78 Tidsavgrenset oppgave. Dokumentasjon fra 1999‐2009‐se jnr 2012/171 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Filmvisning Håndterer salgsleddet for leietakere i kunst‐ og håndverksenteret Kafèdrift med skjenkebevilling Kunstbutikken (salg av kunst og kunstrelaterte produkter) Samlingsforvaltning Stiftelsen Kåre Tveter‐samlingen Samlingsforvaltning Stiftelsen Svalbardsamlingen Temporære utstillinger Tilbud til grupper utenom ordinær åpningstid Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Administrativ beslutning Administrativ beslutning Tilbud til skole‐ og barnehagegrupper utenom ordinær åpningstid (gratis) Kunstpausearr. Kunstpausearr.: Produsent av arrangementet/Koordinering av aktivitetene hos LL, i reiselivet og blant kunstnere/kunsthåndverkere Solfestarr. Solfestarr.:Produsent og koordinering av alle aktiviteter i solfestuka Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Aktivitet i idrettshallen Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen Opplæringsloven, Læreplan Aktivitet i svømmebassenget Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen Opplæringsloven, Læreplan Kulturskoletilbud Egne konserter og forestillinger Årsak til at faktisk omfang tilbys Administrativ beslutning Omfang Kassasalg på vegne av leietakerne i KH‐senter utgjorde i 2014 et totalt bidrag til deres omsetning på kr 225 734 Tilbyr kvalitetsheving av Galleriopplevelsen Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning 11 000 besøk/salg 1 388 000 Administrativ beslutning Inntektsgivende tjeneste Administrativ beslutning Ekstraservice Administrativ beslutning Arrangement over 4 dager som består av ca 20 små og store arrangementer Videreføring av tidligere praksis Arrangment over 1 uke, ca 30 små og store arrangement 7‐8 utstillinger pr år Administrativ beslutning Administrativ beslutning Opplæringsloven §13‐6, Rammeplan for kulturskolen Administrativ beslutning Side 79 Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Innslag av elever på ulike arenaer (møter, lunsjkonserter, 17.mai, gudstjenester, Kulturutveksling i Barentsburg, julekonsert, solfestuke, Polarjazz) Konsterter/opplegg i samarbeid med biblioteket, skolen, barnehager, kirka, galleriet, kulturhuset, lokale aktører Opplæring i dans Opplæring i drama Opplæring i kunst Opplæring i musikk Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Opplæringsloven §13‐6, Rammeplan for kulturskolen Administrativ beslutning Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år Opplæringsloven §13‐6, Rammeplan for kulturskolen Opplæringsloven §13‐7 Opplæringsloven §13‐6 Opplæringsloven §13‐6 Opplæringsloven §13‐6 Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år 9 barn 21 barn 10 barn 77 barn Administrativ beslutning Politisk vedtak Politisk vedtak Politisk vedtak Politisk vedtak Longyearbyen barnehage Ikke lovpålagte tjenester Barnehagetilbud 2 opptak i året, løpende opptak Politisk vedtak 6‐åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. klasse januar ‐ februar 6‐åringer plass i barnehagen frem til skolestart Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Assistenstilling erstattet med pedagog Politisk vedtak Videreføring av tidligere praksis Delta på arrangementer Eksterne samarbeidspartnere Ferieordning (ikke sommerstengt barnehage, fleksibel ferieavvikling for barn), samdrift Administrativ beslutning Politisk vedtak Foreldreråd, samarbeidsutvalg Administrativ beslutning Foreldresamarbeid Administrativ beslutning Fysisk miljø inne Politisk vedtak Side 80 Ett hovedopptak er lovfestet i Barnehageloven (som ikke gjelder på Svalbard). 2 opptak i året, løpende opptak. Tilvenning hele tiden. Velger å følge Barnehageloven, rammeplan kap. 5, punkt 5.1., Plan for overgang barnehage (omfang ikke definert). Skole 1 dag pr uke i januar og februar Barnehageåret går fram til skolestart (20.8.) Ikke pr i dag i Lyb bhage. Buffer i fht turn‐over. Holder lovpålagt kvalifisert personale (går ikke på disp). Barnehagen er bidragsyter på ulike arrangementer i lokalsamfunnet. Velger å følge Rammeplan kap. 3.6. Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Barn kan ta ferie når de vil, men de skal ha 4 uker ferie, minst 3 sammenhengende. Velger å følge barnehageloven § 4 om foreldresamarbeid (omfang ikke definert). 3‐4 møter pr år Velger å følge Rammeplan kap 4. Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Vedtak i LL om større areal enn barnehagelovens krav. Avdelingsbarnehage + ekstra avdeling i Rypa OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Fysisk miljø ute Ikke lovpålagte planer Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Omfang Forskr. om sikkerhet ved lekeplassutstyr (gjelder på Svalbard): Årlig tilsyn, prosedyrer for dagl, mndlig og årlig kontroll. Kunnskapsdepartementets veiledende arealnorm ute: barn > 3 år bør være 24 m2 og ca 33 m2 for barn < 3 år. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkj., jnr 2013/836. Oppgraderte lekeplasser m/god standard, lekeskur, klatretårn, grillhytter Ukeplaner, månedsplaner, periodeplaner, temaplaner Vedtak foretaksstyret, jnr 2011/30‐1. Innkjøp, tilberedning av mat. Hygiene på kjøkkenet. Følge retningslinjer for mat og måltider i barnehagen. IK‐mat (mattilsynet). 0,4 årsverk Ved behov. Plan for oppvekst og undervisning, vedtatt av LL 22.9.09 sak 38/2009 jnr 2009/180‐18 3 måltid pr dag Ved behov. Foretaksleder har bestemt at Rypa skal åpnes innen 3 mnd ved behov. Kjøkkenassistentstilling Max ventetid på barnehageplass 3 md etter hovedopptak Måltider i barnehagen Politisk vedtak Ny barnehageavd etableres innen 3 md. Administrativ beslutning Pedagogisk tilbud Råd og veiledning til foreldre Administrativ beslutning Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Administrativ beslutning Velger å følge barnehageloven. Åpningstid 7.30‐16.30 (vedtak i OKU). Råd og veiledning til foreldre om det å være ny på Svalbard Administrativ beslutning Varierende omfang. Ikke aktiv markedsføring av tilbudet. Samarbeid med ulike hjelpetjenester Administrativ beslutning Velger å følge Rammeplan kap 5, Barnehageloven. F.eks. PPT, helsetjenester, Barne‐ og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) Administrativ beslutning Tilgang til andre bygg/anlegg Turer i nærmiljøet Årsplan Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage Utleie av lokalene til foreldre Politisk vedtak Politisk vedtak Tilgang til Svalbardhallen, skøytebanen, skolegården, tilgang til Rypa Velger å følge Rammeplan (omfang ikke definert) Bl.a. reinsjakt Velger å følge barnehageloven Støttepedagog / tospråkl. assistanse Tolketjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Støttepedagog / tospråkl. assistanse Administrativ beslutning Side 81 Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Longyearbyen havn Ikke lovpålagte tjenester Havne‐ og kaidrift Administrasjon av anløp til kullkai for SNSK Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Opplæringsloven §5 Administrativ beslutning Varierende omfang Administrativ beslutning Avtale med SNSK. Ved behov. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer ekstrainntekter. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer betydelige ekstrainntekter. Utendørs lagring. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer ekstrainntekter. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer betydelige ekstrainntekter. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Longyearbyen havn ønsker å gi gjestende fritidsbåter et offentlig tilbud tilnærmet lik det de får på fastlandet. Enkle mekanikertjenester Administrativ beslutning Fortøyningstjenester Administrativ beslutning Lagring Administrativ beslutning Levering av vann og strøm Administrativ beslutning Offentlig gjestehavn med tilhørende toalett/dusj/vaskemaskin Administrativ beslutning Slep, oljevern ol Administrativ beslutning Snøbrøyting Administrativ beslutning Transporttjenester med hjullaster Los‐tjeneste Kontorer, bolig og bil til losene Tilbringertjeneste for kystverkets loser Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Anløps‐ og myndighetsutøvelse Administrativ beslutning Etterspørsel. Avtale med kystverket om å stille båt og mannskap (ikke en del av oljevernstyrken). Avtale underskrevet av tidligere direktør i SSD. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer ekstrainntekter. Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet. Genererer ekstrainntekter. Politisk vedtak Ihht kontrakt Politisk vedtak I hht kontrakt. Må ha godkjenninger som båtførere: D5L båtførersertifikat, ROC radiooperatørsertifikat, IMO 60 sikkerhetskurs for båtmannskap. Svalbardloven § 31. Må man drive i tråd med havne og farvannsloven, jfr. Forskr av 30.12.10 om havner og farvann på Svalbard. Konsesjoner for kommunikasjon (AIS/repeater Havnevakt, inkl opplysningstjeneste for VHF Isfjord radio og vestpynten). Administrativ beslutning all sjøtrafikk til Svalbard Side 82 Døgnkontinuerlig vakt hele året OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Svalbardloven § 31. Må man drive i tråd med havne og farvannsloven, jfr. Forskr av 30.12.10, om havner og farvann på Svalbard Administrativ beslutning Etterspørsel og begrensning i kapasitet Forskr. om levering og mottak av avfall og lasterester fra skip av 12.10.2003 Administrativ beslutning Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet Svalbardloven § 31. Man må drive i tråd med havne og farvannsloven, jfr. Forskr av Tilrettelegging og bruk av Longyearbyens 30.12.10 om havner og farvann på Svalbard Administrativ beslutning havneområde, bl.a. tildeling kaiplass Omfang avgjøres ut fra etterspørsel og begrensning i kapasitet Tildeling av kaiplass Havne‐ og kaidrift Avfallsmottak Vakthold (ISPS) Svalbardloven § 31. ISPS‐ godkjenninger for SJ‐LYR 0001 (Bykaia) og SJ‐LYR 0004 (Tenderkaia). Godkjenninger i forhold til ISPS‐koden: PFSO og ASS. PFSO godkjent av kystverket. Administrativ beslutning 1.6‐1.10 daglig aktivitet, ellers sporadisk avhengig av fartøy og last Svalbardmiljøloven § 31. Administrativ beslutning Godkjenninger som båtførere: D5L båtførersertifikat, ROC radiooperatørsertifikat, IMO 60sikkerhetskurs for båtmannskap Administrativ beslutning 5‐10 ganger pr år Havnebåtdrift Havnebåtdrift Longyearbyen skole Ikke lovpålagte tjenester Drift/vedl.hold skole‐/sfo‐lokaler Utleie av SFO‐lokaler Grunnskoletilbud Besøkselever Håndtere henvendelser fra eksterne (nasjonalt/utland) Tilbud om leirskole for 7. trinn Ikt‐tjenester skole Brukerstøtte ansatte Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Side 83 Studenter, foredragsholdere, privatpersoner, organisasjoner, klasser, skoler m.m. ca 6 % stilling: ca 60 brukere OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Brukerstøtte elever og foresatte Definering / vedlikehold av brukere Div administrative / forefallende oppgaver Drift / anskaffelse / klargjøring av sluttbrukerutstyr Drift / anskaffelse infrastruktur Implementering av systemer Teknisk drift/oppdatering administrative systemer Norskkurs utenlandske voksne, inkl. lokaler Norskkurs utenlandske voksne, inkl. lokaler SFO‐tilbud Måltid Samarbeid med hjemmet Samarbeid med interne og eksterne Sommer‐SFO Tilbud om skoleskyss Tilbud om skoleskyss Vg. avdeling Besøkselever Fastlandselevordning (vg2/vg3‐ST) Hjem‐skole‐samarbeid Håndtere henvendelser fra eksterne (nasjonalt/utland) Kartlegging og oppfølging elever med særskilte behov Oppfølging av nye elever (turnover) Oppfølging av nytilsatte (turnover) Oppfølgingstjenesten Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Personopplysningsloven setter krav til at kommunen etablerer sikkerhetsmål, sikkerhetsstrategi og utarbeider sikkerhetsvurderinger for å ivareta personvernet Administrativ beslutning Administrativ beslutning Omfang ca 4 % stilling: ca 560 brukere ca 2 % stilling ca 5 % stilling ca 38 % stilling: ca. 110 tynnklienter, ca. 65 stasjonære pc, ca. 170 bærbare pc. Totalt ca. 345 maskiner ca 10 % stilling: Alt utstyr som ikke er sluttbrukerrelatert: i hovedsak nett, servere, bokser, linjer, av‐utstyr ca 5 % stilling: Nyinstallasjoner og oppgradering av systemer Administrativ beslutning ca 30 % stilling: I hovedsak WM‐ware‐View, Visma flyt skole, It's learning Administrativ beslutning Jnr 2012/676 vedrørende egenbetaling Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Bestemmes lokalt Administrativ beslutning ca 220 elever 1.‐10. trinn.Ungdomstrinnet kun til skolen. 25.‐30.6. og 1.8. til skolestart. Tilbys ikke til 1.klassinger i august. Politisk vedtak Politisk vedtak Politisk vedtak Administrativ beslutning Politisk vedtak Politisk vedtak Politisk vedtak Politisk vedtak Side 84 Brev KD 30.11.11 jnr 2011/930‐ikke plikt til å drive videreg. oppl.Forskr. av 18.01.07 nr 76 om grunnsk.oppl. og videreg. oppl. på Svalbard.Vedtak‐ avvik fra oppl.lov‐brev 3.1.11 jnr 2009/1035‐25+25 Studenter, foredragsholdere, privatpersoner, organisasjoner, klasser, skoler m.m. OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Opplæring studiespesialiserende utdanningsprogram Politisk vedtak Opplæring yrkesfaglige utdanningsprogram Politisk vedtak Privatisteksamensavvikling videregående Rekruttering Politisk vedtak Politisk vedtak Rådgivningstjeneste (sosialrådgivning og yrkesrådgivning) Politisk vedtak Samarbeid med eksterne (eks: bedrifter) Opplæring studiespesialiserende utdanningsprogram, delkurselever / hospitanter Timeplanlegging Lovpålagte tjenester Grunnskoletilbud Planleggingsdager Samarbeid hjem ‐ skole (FAU, skolemiljøutvalg, foreldrekontakt) Spesialundervisning Særskilt norskopplæring Tilbud om fysisk aktivitet Tilbud om leksehjelp Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Grunnskoletilbud Anskaffelse og forvaltning av undervisningsutstyr og materiell Informasjonsarbeid Kartlegging og oppfølging elever med særskilte behov Omfang Brev KD 30.11.11 jnr 2011/930‐ikke plikt til å drive videreg. oppl.Forskr. av 18.01.07 nr 76 om grunnsk.oppl. og videreg. oppl. på Svalbard.Vedtak‐ avvik fra oppl.lov‐brev 3.1.11 jnr 2009/1035‐25+25 Brev KD 30.11.11 jnr 2011/930‐ikke plikt til å drive videreg. oppl.Forskr. av 18.01.07 nr 76 om grunnsk.oppl. og videreg. oppl. på Svalbard.Vedtak‐ avvik fra oppl.lov‐brev 3.1.11 jnr 2009/1035‐25+25 Vår og høst, opp mot 30 elever pr termin. Også etter initiativ fra bedrifter. Politisk vedtak Politisk vedtak Politisk vedtak 1‐5 delkurselever SFS 2213 Opplæringsloven kap. 11 Opplæringsloven §2‐8 Opplæringsloven §5‐2 Forskrift til opplæringsloven §1‐1a Opplæringsloven §13‐7a Opplæringsloven §9‐3 0,1 årsverk 0,13 årsverk Administrativ beslutning Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐6 Administrativ beslutning Opplæringsloven Administrativ beslutning Side 85 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Kompetanseheving ansatte Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Politisk vedtatt plan Årsak til at faktisk omfang tilbys Administrativ beslutning Oppfølging av nye elever (turnover) Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐3 Administrativ beslutning Oppfølging av nytilsatte (turnover) Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐2 Administrativ beslutning Ordinær opplæring barnetrinn Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐1 Administrativ beslutning Ordinær opplæring ungdomstrinn Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐1 Administrativ beslutning Planlegge og organisere opplæring, kursing, sikkerhetsopplæring, planleggingsdager Opplæringsloven, Forskrift av 18.1.7 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 3.11.211 fra KD jnr 211/93‐6 Administrativ beslutning Side 86 Omfang OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Rekruttering Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Opplæringsloven, Forskrift av 18.1.7 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard, brev av 3.11.211 fra KD jnr 211/93‐4 Administrativ beslutning Rådgivningstjeneste (sosialrådgivning og yrkesrådgivning) Opplæringsloven §9‐2 Tilpasset opplæring Opplæringsloven Administrativ beslutning Administrativ beslutning Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Timeplanlegging (samordning grunn‐ og Svalbard, brev av 30.11.2011 fra KD jnr 2011/930‐5 Administrativ beslutning videregående, SFO) Tverrfaglig samarbeid (1. og 2.‐ linjetjenester) Opplæringsloven Administrativ beslutning Opplæringsloven, Forskrift av 18.01.07 nr 76 om grunnskoleopplæring og Utviklingsarbeid (kompetanse for videregående opplæring på mangfold, nasjonal skolesatsing LYS trinn Svalbard, brev av 30.11.2011 1‐13) fra KD jnr 2011/930‐1 Administrativ beslutning SFO‐tilbud Ettermiddagstilbud 1.‐4. trinn Ettermiddagstilbud 1.‐7. trinn for barn med særskilte behov Opplæringsloven §13‐7 Politisk vedtak Opplæringsloven §13‐7 Politisk vedtak 17 t/u, ca 80 barn, 3,4 årsverk. Ingen bemanningsnorm, men anbefalt i avtaleverket 100% leder ved mer enn 70 barn Personal og organisasjon Ikke lovpålagte tjenester Felles HMS‐/velferdstiltak Velferd Personal‐ og lønnstjenester Lønn ‐ rådgivning, opplæring og bistand til ansatte Videreføring av tidligere praksis Julebord, julegaver, treningskort, velferdshytter, personalhybler, velferdsarrangement, velferdsfrukt Administrativ beslutning Daglig, løpende drift Side 87 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Lønn ‐rådgivning, opplæring og bistand til enheter og sektor‐og adm.sjef Personal ‐rådgivning, opplæring og bistand ansatte Årsak til at faktisk omfang tilbys Administrativ beslutning Administrativ beslutning Personal ‐rådgivning, opplæring og bistand til enheter og sektor‐og adm.sjef Personal ‐Sekretær for boligtildelingsutvalget Personal ‐Vedlikehold/utvikle systemer og rutiner Servicetorgtjenester Omfang Daglig, løpende drift Daglig, løpende drift til ca 220 fast ansatte/engasjement/vikarer. I tillegg kommer ca 50 vikarer/politikere/sensorer mm på timebasis. Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Daglig, løpende drift Administrativ beslutning Daglig, løpende drift: Personalforvaltning, personalpolitikk Adm utleie, hybler, hytter, u.klubb,bil Administrere møterom på Næringsbygget Annonser, publisering nett Bestillinger, f.eks flybilletter, hotell Innkjøp og administrasjon av rekvisitalager Administrativ beslutning Løpende drift Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning 8 møterom Ukentlig for annonser. Publisering‐løpende drift. Løpende drift Administrativ beslutning Løpende drift Innkjøp og servering av frukt og grønt Prod.av kopier,hefter, kompendier Sentralbord Skanning av inngående faktura Skranketjeneste for Nav Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning 2 ganger pr uke Løpende drift Administrativ beslutning Løpende drift Veiledning publikum, hvem hva hvor Lovpålagte tjenester Arkivtjenester ca 4‐5 pr år 8100 inngående fakturaer pr år Serviceavtale med NAV Arkivplan, bevarings‐ og kassasjonsplan Forskrift om offentlege arkiv § 2‐2, 3‐21 Arkivplan revideres årlig Eldre arkiv/avslutta arkiv Arkivloven Avlevering, bør foregå løpende. Periodisering i takt med valgperioder Side 88 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Vedtak om utvidelse av det geografiske virkeområdet for lov om arkiv til også i omfatte Svalbard (FOR‐2001‐03‐09‐ 192), Arkivloven § 6, Forskrift om offentlege arkiv § 2‐9 909 nye saker, 7 569 journalposter, totalt 12 400 dokumenter i arkivsystemet i 2014 Journalføring/arkivdanning ephorte Offentlig postjournal ‐ kvalitetssikring og ekspedering Arkivloven Oppfølging journalføring/arkivdanning Personal‐ og lønnstjenester Lønn ‐ Årsavslutning Personal/lønn ‐Offentlig rapportering (A‐ ordningen, Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Arkivtjenester Opplæring/brukerstøtte/veiledning Systemadministrasjon (ePhorte) Omfang 1 gang pr uke Arkivloven Løpende drift A‐ordningsloven, kommunale regnskapsbestemmelser 1 gang pr år, ca 470 lønns‐ og trekkoppgaver Bl.a.månedlig rapportering av lønns‐ og trekkoppgaver, AA‐register, sykefravær, terminoppgave A‐opplysningsloven § 3 Arkivloven Arkivloven Administrativ beslutning Administrativ beslutning Daglig, løpende drift Daglig, løpende drift Internkontrollforskriften Administrativ beslutning Vernerunder, avvikshåndtering, bedriftshelsetjeneste, overordnet opplæring hovedverneombud Administrativ beslutning Administrativ beslutning Månedlig‐ registrering og kontroll Månedlig, ca 270 lønnsmottaker pr måned Administrativ beslutning Månedlig Administrativ beslutning Løpende arbeid Administrativ beslutning Hele tilsettingsprosessen fra behov, utlysning til tilsetting. Felles HMS‐/velferdstiltak Overordnet HMS Personal‐ og lønnstjenester Lønn ‐ Lønnsbilag inkl reiseregninger/utlegg og fravær Lønn ‐ Lønnskjøring Lønn ‐Refusjoner ‐reg/ oppfølging Lønn ‐Utvikling systemer og rutiner/brukerveiledninger Personal ‐ Rekruttering Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Bokføringsloven Hovedtariffavtalen Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Folketrygdloven Bokføringsloven, Kommuneloven §23: "Betryggende kontroll" Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen Side 89 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Personal ‐Avslutning arbeidsforhold (oppsigelser, avskjed, permisjoner m.m.) Hovedavtalen Arbeidsmiljøloven, Personal ‐Lønnsforhandlinger (lokale og Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen sentrale) Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Personal ‐Sekretærfunksjon ‐ Hovedavtalen TMU,AMU,AKAN Servicetorgtjenester Saksbehandlingsforskriften § Innkalling av vara til politiske møter 8 Postbehandling Arkivloven Polarflokken barnehage Ikke lovpålagte tjenester Barnehagetilbud Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning Turnover på 15‐20 % pr år. Ca 50 pr år ekskl timevikarer. Administrativ beslutning årlig Administrativ beslutning Minimum 4 møter pr år i TMU og AMU. AKAN ved behov. Administrativ beslutning Administrativ beslutning ca 45 møter i året Hente, bringe og åpne post én gang pr dag 2 opptak i året, løpende opptak Politisk vedtak 6‐åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. klasse januar ‐ februar 6‐åringer plass i barnehagen frem til skolestart Assistent erstattet med pedagog Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Politisk vedtak Videreføring av tidligere praksis Delta på arrangementer Administrativ beslutning Ett hovedopptak er lovfestet i Barnehageloven (som ikke gjelder på Svalbard). 2 opptak i året, løpende opptak. Tilvenning hele tiden. Velger å følge Barnehageloven, rammeplan kap. 5, punkt 5.1., Plan for overgang barnehage (omfang ikke definert). Skole 1 dag pr uke i januar og februar Barnehageåret går fram til skolestart (20.8.) 100 % stilling Barnehagen er bidragsyter på ulike arrangementer i lokalsamfunnet. Velger å følge Rammeplan kap. 3.6. Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Eksterne samarbeidspartnere Ferieordning (ikke sommerstengt barnehage, fleksibel ferieavvikling for barn), samdrift Politisk vedtak Foreldreråd, samarbeidsutvalg Administrativ beslutning Barn kan ta ferie når de vil, men de skal ha 4 uker ferie, minst 3 sammenhengende. Velger å følge barnehageloven § 4 om foreldresamarbeid (omfang ikke definert). 3‐4 møter pr år Foreldresamarbeid Administrativ beslutning Velger å følge Rammeplan kap 4. Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Fysisk miljø inne Politisk vedtak Vedtak i LL om større areal enn barnehagelovens krav. Basebarnehage. Side 90 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Kjøkkenassistent Max ventetid på barnehageplass 3 md etter hovedopptak Politisk vedtak Politisk vedtak Forskr. om sikkerhet ved lekeplassutstyr (gjelder på Svalbard): Årlig tilsyn, prosedyrer for dagl, mndlig og årlig kontroll. Kunnskapsdepartementets veiledende arealnorm ute: barn > 3 år bør være 24 m2 og ca 33 m2 for barn < 3 år. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2010/1218‐3. Oppgradert lekepl. m/god standard, grillhytte, ute‐/inneområder. Månedsplaner, periodeplaner, temaplaner Vedtak foretaksstyret, jnr 2011/30‐1. Innkjøp, tilberedning av mat. Hygiene på kjøkkenet. Følge retningslinjer for mat og måltider i barnehagen. IK‐mat (mattilsynet). ,4 årsverk Ved behov. Plan for oppvekst og undervisning, vedtatt av LL 22.09.09 sak 38/09 jnr 2009/180‐18 Måltider i barnehagen Politisk vedtak 3 måltid pr dag. Frokost 2 t pr dag. Ved matpakke: Samme tidsforbruk. Lunsj: 3 t pr dag. Ved matpakke: 1 t pr dag. Frukt: 2,5 t pr dag. Pedagogisk tilbud Råd og veiledning til foreldre Administrativ beslutning Administrativ beslutning Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis Administrativ beslutning Fysisk miljø ute Ikke lovpålagte planer Tilgang til andre bygg/anlegg Velger å følge barnehageloven. Åpningstid 07.30‐16.30, vedtatt i OKU. Råd og veiledning til foreldre om det å være ny på Svalbard Administrativ beslutning Administrativ beslutning Tilgang til Svalbardhallen, skøytebanen, skolegården, tilgang til Rypa Velger å følge Rammeplan (omfang ikke definert). Eks. Søppeltokt, reinsjakt ‐ foreldredugnad, ansattes innsats skjer innenfor ordinær arbeidstid. Ansatte også på dugnad ifm søppeltokt. Velger å følge barnehageloven Administrativ beslutning Varierende omfang. Ikke aktiv markedsføring av tilbudet. Samarbeid med ulike hjelpetjenester Administrativ beslutning Velger å følge Rammeplan kap 5, Barnehageloven. F.eks. PPT, helsetjenester, Barne‐ og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) Administrativ beslutning Turer i nærmiljøet Årsplan Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage Utleie av lokalene til foreldre Støttepedagog / tospråkl. assistanse Tolketjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Støttepedagog / tospråkl. assistanse Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Opplæringsloven §5 Administrativ beslutning Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Velger å følge Rammeplan kap 2 pkt 2.5. Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov. Administrativ beslutning Varierende omfang Side 91 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ KOSTRA‐ Lovpålagte tjenester med tjeneste Tjeneste tilhørende lovhjemler Enhet type Tekniske tjenester Ikke lovpålagte tjenester Byggesaksbehandl, eierseksjonering Div kundebehandling /veiledning Elveforebygging Flomforebygging: Dosing sommer for å opprettholde elveløp i Longyear‐ og Bolterdalselva Gatelys Gatelys Kart‐ og oppmålingstjenester Foreta plassering‐ og beliggenhetskontroll etter plan‐ og bygningsloven Forhåndskonferanse Forvalte og oppdatere tekniske grunnkart Grensejustering Sammenføyning av eiendommer Seksjonering Tildele offisielle adresser Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning 20 % Administrativ beslutning 100‐400 timer pr år. Etter ansvarsavtale med Store Norske og for å ivareta egen infrastruktur Politisk vedtak Løpende vedlikehold. Serviceerklæring. Ikke lovpålagt med gatelys, men hvis vi velger å ha gatelys, må dette ivaretas ihht Eltilsynloven Administrativ beslutning Administrativ beslutning 2‐4 pr år Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Innleid oppmåler fra Store Norske, resten løses internt § 18 i matrikkelloven er ikke gjort gjeldende på Svalbard 5‐10 pr år. LL har ansvar for matrikkelføring, men § 21 i Matrikkellova om fastsetjing av offesiell adresse gjelder ikke på Svalbard. Vi opptrer som om paragrafen gjelder. Utarbeidelse av kart for Svalbard turn Næringsavfall Administrativ beslutning Resipientundersøkelse Nærmiljøtiltak (rydding) Belysning av taubanebukk, taubanesentral og Gruve 2 Politisk vedtak Pålegg fra Sysselmannen grunnet matavfallskverner. En gang hvert 3. år Politisk vedtak Offentlige plasser Videreføring av tidligere praksis Videreføring av tidligere praksis 2‐4 ganger pr år. Ansvarsavtale med Store Norske 0‐2 ganger pr år. Finnes politisk dokument som viser "retningslinjer for minnesmerker o.l. i Longyerabyen planområde", men ingenting om drift og vedlikehold 2 ganger i året utsetting av benker, ellers ved behov. Finnes ikke dokument som sier noe om ansvar og omfang Rydding i Longyearbyen (bl.a. sommerjobb elever, søppelamnesti) Politisk vedtak Sommerjobb 3 dager ca 30‐40 ungdommer. Ansvarsavtale med Store Norske. Handlingsplan 2014. Monument Side 92 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Scooterløyper Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Tilrettelegging scooterløyper Politisk vedtak 1‐5 ganger pr år. Omtalt i arealplan og trafikksikkerhetsplan og i serviceerklæring. FDV punkt 2.11. Omfang ikke definert. Skredforebygging Vannledningsdalen Administrativ beslutning En gang pr år+ ev. uforutsett grunnet værforhold. Etter ansvarsavtale med Store Norske og for å ivareta egen infrastruktur Skred Lovpålagte tjenester Avløpsnett/innsamling avløpsvann Foreta selvkostberegninger knyttet til avløpsanlegg for de nærmeste årene Tilknytningsplikt til avløpsanlegg og driftsansvar Byggesaksbehandl, eierseksjonering Klagebehandling Saksbehandling Ulovlighetsoppfølging Distribusjon av vann Foreta selvkostberegninger knyttet til vann for de nærmeste årene Fjernvarmeanl., rørkasser under hus Foreta selvkostberegninger knyttet til fjernvarme for de nærmeste årene Husholdningsavfall Anskaffelse av matavfallskverner Foreta selvkostberegninger knyttet til avfallsordning for de nærmeste årene Kart‐ og oppmålingstjenester Ajourføre register for grunneiendom, adresse og bygninger (matrikkel) Svalbardmiljøloven § 72 2 gang / år Svalbardmiljøloven § 69 Fortløpende Byggeforskrift for Longyearbyen Byggeforskrift for Longyearbyen Byggeforskrift for Longyearbyen ca 2 pr år 44 saker i 2014 3‐4 saker pr år Svalbardloven § 31 2 gang/år Svalbardloven §31 2 ganger pr år Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde § 4 Svalbardmiljøloven § 72 2 ganger pr år Forskrift om bruk av matrikkelloven på svalbard, jfr matrikkelloven § 5a Side 93 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Gjennomføre kart‐ og delingsforretninger Lovpålagte tjenester med Årsak til at faktisk omfang tilhørende lovhjemler tilbys Svalbardloven §25, delegert til LL jnr 2001/938 Omfang ca 20‐30 pr år Produksjon av nabolister Forskrift om bruk av matrikkelloven på svalbard, se matrikkelloven § 30 Produsere situasjons‐ og temakart Forskrift om bruk av matrikkelloven på svalbard, jfr Matrikkelloven 31 ca 10 pr måned Vedlikehold av kors, tilrettelegging for urnenedsettelse, generelt vedlikehold Forskrift om kirkegårder for Longyearbyen §2 1 gang pr år Kirkegård Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Avløpsnett/innsamling avløpsvann Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper Frostsikring Kontinuerlig automatisk overvåkning med 24‐timers vaktutkalling Spyling og vedlikehold av avløpspumpestasjoner Vedlikehold av ledninger Avløpsrensing Prøvetakingsplan med oppfølging av utslipp Byggesaksbehandl, eierseksjonering Forhåndskonferanse Distribusjon av vann Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven Administrativ beslutning Kontinuerlig Administrativ beslutning 2 gang / år Administrativ beslutning Kontinuerlig Administrativ beslutning 12 gang/ år Administrativ beslutning Kontinuerlig Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven Politisk vedtak Ikke bestemt ennå Byggeforskrift for Longyearbyen Administrativ beslutning ca 40‐60 pr år Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven Svalbardloven §31, Svalbardmiljøloven Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning Side 94 Kontinuerlig OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Frostsikring Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning 2 gang/ år Kontinuerlig automatisk overvåkning med 24‐timers vaktutkalling Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning Kontinuerlig Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men Månedlige/2‐ukers drikkevannsprøver den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning Sørge for tilstrekkelig vannforsyning til å Forskrift om brannvern på dekke behovet for slokkevann Svalbard § 6‐5 Administrativ beslutning Vedlikehold av høydebasseng Vedlikehold av ledninger Fjernvarmeanl., nett ‐ FH ‐ HS 24‐timers rørleggervakt Drift av hovedsentraler med vekslere Drift av primærnett og fyrhus med fyrkjeler og vannbehandling Drift av sekundærnett Drift av tertiærnett Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper Døgnkontinuerlig overvåkning på deler av anlegget Årlig inspeksjon Årlig testing av ventiler Fjernvarmeanl., rørkasser under hus 24‐timers rørleggervakt Drift og vedlikehold av ca 80 rørkasser under boliger Årlig inspeksjon 12‐24 gang/år Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning 1 gang/ 3 år Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning Kontinuerlig Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Døgnkontinuerlig Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Kontinuerlig Svalbardloven §31 Svalbardloven §31 Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Kontinuerlig Svalbardloven §31 Svalbardloven §31 Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Administrativ beslutning Administrativ beslutning Kontinuerlig En gang pr år En gang pr år Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Døgnkontinuerlig Svalbardloven §31 Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Administrativ beslutning ca 3,1 km med rørkasser En gang pr år Side 95 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Fjernvarmeanl., undersentraler 24‐timers rørleggervakt Drift og vedlikehold av ca 80 rørkasser under boliger Årlig inspeksjon Gang‐ og sykkelveier Skilting gang‐ og sykkelveier Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Døgnkontinuerrlig Svalbardloven §31 Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Administrativ beslutning Kontinuerlig En gang pr år Politisk vedtak En gang pr år Politisk vedtak Løpende vedlikehold Politisk vedtak Løpende vedlikehold Veitrafikkloven Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Sommervedlikehold gang‐ og sykkelveier Norske Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Vintervedlikehold gang‐ og sykkelveier Norske Husholdningsavfall Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde § 6, Forskrift om miljøgifter, Anskaffelse, vedlikehold og plassering av avfall og gebyrer for avløp og containere i byen avfall på Svalbard. Administrativ beslutning Innsamling av avfall (ikke skip) Mottak av avfall på avfallsanlegget og transport og leveranse til lovlig mottak Næringsavfall 15‐25 stk pr uke Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. Administrativ beslutning 200‐550 tonn pr år Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard § 9. Administrativ beslutning Kontinuerlig, men små mengder Side 96 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Drift av deponi Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. Administrativ beslutning 20‐300 tonn pr år Innhenting av containere Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. Administrativ beslutning 20+40 stk/uka (sesongbetont) Innhenting av vrak (bil/scooter) Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. Administrativ beslutning 0‐250 pr år Mottak av avfall Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. Administrativ beslutning 1300‐2100 tonn pr år Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard. Administrativ beslutning 20+40 stk/uka (sesongbetont) Utsetting av containere Personell teknisk infrastruktur (til fordeling) Side 97 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Saksbehandling (myndighetskrav, brukere, avtalepartnere, planverk) Produksjon av vann Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Svalbardloven §31 Administrativ beslutning Løpende arbeid Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men Daglig tilsyn, kontinuerlig automatisk overvåkning med 24‐timers vaktutkalling den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning 365 gang / år Drift og vedlikehold av sandfilter Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning 1 gang pr år Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper og teknisk utstyr på Isdammen Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning Kontinuerlig Innkjøp av kjemikalier til vannbehandlingen Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning 1 gang pr år Kontroll av vannstand i Isdammen Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning Etter behov Månedlige/2‐ukers drikkevannsprøver Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning 12‐24 ganger/ år Oppbevaring av klorpulver for desinfisering ved beredskap Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning årlig Overvåkning og vedlikehold av Isdammen og Steintippdalen (inntak) Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning Ved behov UV‐behandling og drift av anlegg Svalbardloven §31. Følger drikkevannsforskriften, men den gjelder ikke for Svalbard. Administrativ beslutning 1‐2 ganger / år Skred Side 98 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ Lovpålagte tjenester med tjeneste Tjeneste tilhørende lovhjemler Opprydding på egen infrastruktur etter skred Svalbardloven §31 Veier Gruve 3 og 7 Skilting veier Gruve 3 og 7 Sommervedlikehold veier Gruve 3 og 7(Gjelder ikke Gruve 7‐veien fra fjellfoten og opp til gruva og fra camingplassen til Bjørndalen) Vintervedlikehold veier Gruve 3 og 7 Veier Longyearbyen Veitrafikkloven Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Norske Svalbardloven §31,. I tillegg Ansvarsavtale med Store Norske Skilting veier Longyearbyen (Gjelder ikke fra campingplassen til Bjørndalen) Veitrafikkloven Sommervedlikehold veier Longyearbyen Svalbardloven §31, I tillegg Ansvarsavtale med Store (Gjelder ikke fra campingplassen til Norske Bjørndalen) Vintervedlikehold veier Longyearbyen Svalbardloven §31. I tillegg Ansvarsavtale med Store (Gjelder ikke fra campingplassen til Norske Bjørndalen) Økonomi og IKT Ikke lovpålagte tjenester IKT‐tjenester Brukerstøtte ansatte Definering / vedlikehold av brukere Div administrative / forefallende oppgaver Drift / anskaffelse / klargjøring av sluttbrukerutstyr Drift / anskaffelse infrastruktur Implementering av systemer Årsak til at faktisk omfang tilbys Omfang Administrativ beslutning Ved behov Politisk vedtak En gang pr år Politisk vedtak Løpende vedlikehold Politisk vedtak Løpende vedlikehold Politisk vedtak En gang pr år Politisk vedtak Løpende vedlikehold Politisk vedtak Løpende vedlikehold Administrativ beslutning Administrativ beslutning ca 10 % stilling: Bistand til ca 120 brukere ca 5 % stilling Administrativ beslutning Administrativ beslutning ca 5 % stilling ca 10 % stilling: ca 140 maskiner, stasjonære og bærbare pc‐er (utenom skole) Administrativ beslutning Administrativ beslutning Alt utstyr som ikke er sluttbrukerrelatert: i hovedsak nett, servere, bokser, linjer, av‐utstyr, telefonsystem. Ca 1,5 årsverk. Personoppl.loven setter krav til at kommunen etablerer sikkerhetsmål, sikkerhetsstrategi og utarbeider sikkerhetsvurderinger for å ivareta personvernet. ca 5 % stilling: Nyinstallasjoner og oppgradering av systemer Side 99 OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ Lovpålagte tjenester med tjeneste Tjeneste tilhørende lovhjemler Teknisk drift/oppdatering administrative fellessystemer Økonomitjenester Årsak til at faktisk omfang tilbys Kostrarapportering Kunde‐ og leverandørkontakt Utarbeidelse av handlingsprogram Utarbeidelse og vedlikehold av fakturasatser Lovpålagte tjenester Revisjonstjenester Klargjøre for revisjon og "serve" revisorene Økonomitjenester Administrativ beslutning Omfang ca 15 % stiling. De største systemene er ePhorte, Visma, Elwin, Isy, kartsystem. Politisk vedtak Administrativ beslutning Administrativ beslutning 1 gang i året (februar). Kommuneloven §49 gjelder ikke på Svalbard, Lokalstyret har valgt å gjennomføre kostrarapportering (J.nr. 2013/208) Jevnlig. Ca 800 aktive leverandører i 2014. Utføres i fbm budsjett‐/økonomiplanarbeid på høsten Administrativ beslutning Vanligvis i fbm budsjettarbeidet på høsten Kommuneloven §78 Ved behov, med størst arbeidsbelastning i mars. Budsjett‐ og økonomiplanarbeid Kommuneloven §45‐47 Låne‐ og finansforvaltning Kommuneloven §52 Forskrift om årsbudsjett § 10, Forskrift om finansforvaltning § 6. Tertialrapportering, finansforvaltningsrapport Utarbeidelse av årsregnskap og deler av LL sin årsberetning Kommuneloven §48 Utarbeidelse og vedlikehold av Svalbardloven §31 samt gebyrregulativ særlover Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Økonomitjenester Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner §2 Administrativ beslutning Behandling av inngående fakturaer Videreføring av tidligere Data til SSB sin næringsstatistikk Statistikkloven §2‐2 praksis Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner §2 Administrativ beslutning Føring av hovedboksbilag Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner §2 Administrativ beslutning Innfordring (purringer, inkasso) Kommuneloven §23: Månedsavstemminger og rapportering "Betryggende kontroll" Administrativ beslutning Side 100 Løpende drift: Økonomiplan, budsjett, budsjettendringer (størst arbeidsbelastning på høsten) Låneopptak i desember. Forvaltning av bankinskudd ved behov gjennom hele året. 2 tertialrapporter og 3 finansforvaltningsrapporter årlig til politisk behandling. Arbeidskrevende i januar og februar Vanligvis i fbm budsjettarbeidet på høsten Ca 8.100 inngående fakturaer i 2014 Årlig i april Ca 2.600 hovedboksbilag i 2014 Løpende. Lokalstyret velger å følge Inkassoloven med forskrift og Tvangsfullbyrdelsesloven Månedlige avstemminger og tilrettelegging for rapportering på investeringsregnskapet OVERSIKT OVER REGISTRERTE TJENESTER Tjeneste‐ Enhet type KOSTRA‐ tjeneste Tjeneste Rådgivning, opplæring og bistand til enhetene og sektor‐og adm.sjef (på økonomisystemet og økonomi‐faglig) Utarbeidelse av rutinebeskrivelser og brukerveiledninger Lovpålagte tjenester med tilhørende lovhjemler Årsak til at faktisk omfang tilbys Utfakturering Kommuneloven §23: "Betryggende kontroll" Administrativ beslutning Kommuneloven §23: "Betryggende kontroll" Administrativ beslutning Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner §2 Administrativ beslutning Økonomisk saksbehandling Kommuneloven §23: ""…saker forsvarlig utredet…" Administrativ beslutning Side 101 Omfang Løpende drift Løpende drift Ca 5.500 utgående fakturaer i 2014, samt ca 180 utgående kreditnotaer i 2014 Løpende drift
© Copyright 2024