1. No category

Lødingen kommune
Møteinnkalling
Utvalg:
Møtested:
Dato:
Tidspunkt:
Arbeidsmiljøutvalget
Rådhuset
19.02.2015
14:00 -
Sakene er utlagt hos Fellestjenesten på Rådhuset fram til møtedagen.
Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart
som mulig, tlf. 76 98 66 20 slik at varamedlemmer kan bli innkalt. Varamedlemmer
møter etter nærmere innkalling.
Lødingen kommune
13.02.2015
Anita Marthinussen
ordfører
Tone Larsen
rådmann
Saksliste
Sak nr.
Sakstittel
001/15
002/15
003/15
Referatsaker
Arbeidsmiljøutvalg - ledelse av utvalget
Revidert permisjonsreglement - nedsetting av arbeidsgruppe og
mandat
Sykefraværstall 2014
Røykfri arbeidstid i Lødingen kommune
Folkehelsearbeid Lødingen kommune med Folkehelsekoordinator
på plass.
004/15
005/15
006/15
Orienteringssaker:
Orienteringssak om status og endringer i Fellestjenesten, bemanning og oppgaver.
Sykefraværsoppfølging - fokusområder
Lødingen kommune
Saksnr.
001/15
Utvalg
Arbeidsmiljøutvalget
Arkiv:
Saksmappe:
Saksbehandler: Herbjørg Bjørstad
Saksordfører:
Dato:
13.02.2015
Møtedato
19.02.2015
Referatsaker
Nr Dok.ID
T
1
14/8161
X
2
15/466
S
Dok.dato
Avsender/Mottake Tittel
r
27.11.2014
Sykefraværsoppfølging fokusområder
28.01.2015
Orienteringssak om status
og endringer i
Fellestjenesten,
bemanning og oppgaver.
Rådmannens innstilling til vedtak:
Referatsaker tas til etterretning som de foreligger.
Lødingen kommune
Arkiv:
Saksmappe:
Saksbehandler:
Saksordfører:
Dato:
FE-033
15/108
Arne Mæhre
11.02.2015
Arbeidsmiljøutvalg - ledelse av utvalget
Saksnr.
002/15
Utvalg
Arbeidsmiljøutvalget
Klageadgang
Nei
Møtedato
19.02.2015
Unntatt offentlighet
Hjemmel:
/Nei
Hjemmel:
Åpent møte etter paragraf 31 i KL.
Innstilling:
Valg av leder for Arbeidsmiljøutvalget skjer i samsvar med Hovedavtalens § 6. Som
hovedregel velges leder vekselsvis blant arbeidsgivernes og arbeidstakernes
medlemmer for 2 år.
For 2-årsperioden 2015-2016 skal arbeidstakerne inneha funksjonen som leder.
Som ny leder for Arbeidsmiljøutvalget, velges:…………………………………
Lødingen, den 13. februar 2015
Tone Larsen
rådmann
Bakgrunn:
Valg av leder skjer i samsvar med Hovedavtalens § 6. Som hovedregel velges leder
vekselsvis blant arbeidsgivernes og arbeidstakernes medlemmer for 2 år av gangen.
Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt. For øvrig er utvalget
beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede.
Beskrivelse:
Arbeidstakersiden står nå for tur til å overta lederfunksjonen for Arbeidsmiljøutvalget.
Lødingen kommune
Arkiv:
Saksmappe:
Saksbehandler:
Saksordfører:
Dato:
FE-460
14/915
Arne Mæhre
04.02.2015
Revidert permisjonsreglement - nedsetting av arbeidsgruppe og
mandat
Saksnr.
003/15
Utvalg
Arbeidsmiljøutvalget
Klageadgang
Nei
Møtedato
19.02.2015
Unntatt offentlighet
Hjemmel:
Nei
Hjemmel:
Åpent møte etter paragraf 31 i KL.
Innstilling:
Gjeldende permisjonsreglement er modent for revisjon. Reglementet må underlegges
ei harmonisering i forhold til så vel bestemmelser i lov- og avtaleverk som i
utviklingen i arbeids- og samfunnslivet for øvrig.
Det nedsettes ei arbeidsgruppe som får i oppgave å utarbeide et helhetlig forslag til
nytt permisjonsreglement. Arbeidsgruppa har slik sammensetning:
---------------------------------------------------------------------------------Målsettinga er å kunne legge fram forslag til nytt reglement for behandling i
Arbeidsmiljøutvalget i løpet av juni 2015.
Lødingen, den 13. februar 2015
Tone Larsen
rådmann
Bakgrunn:
Reglementer, uansett tema for så vidt, har en tilbøyelighet til å gå ut på dato etter en
viss tid. I hvert fall registreres et behov for en gjennomgang og justering av en del av
de bestemmelser som permisjonsreglementet omhandler.
Det meste av regler innfor permisjonsreglementet er lov- og/eller avtalestyrt.
Kommunestyret kan vedta permisjonsrettigheter som gir bedre vilkår enn lov og
avtale, men kan ikke gyldig vedta et reglement som gir dårligere vilkår enn hva som
fremkommer av lov og avtale.
Mulighetene for en utgiftsreduksjon i forbindelse med permisjoner ligger i
praktiseringen av regelverket mer enn i reglene selv. Dette fordi Lødingen kommune
bare i begrenset omfang åpner for permisjonsrettigheter ut over det som allerede er
nedfelt i lov og avtaleverk.
Et oppdatert og formålstjenlig permisjonsreglement skal tydeliggjøre
vurderingsgrunnlaget for lederne ved behandling av søknad om permisjon, samtidig
som reglementet skal bidra til forutsigbarhet for de ansatte.
Beskrivelse:
Et fullstendig permisjonsreglement omfatter alle bestemmelser som innrømmer rett til
permisjon, uansett hjemmel i lov og avtaleverk eller ikke.
Konkret vil et fullstendig permisjonsreglement inneholde regler/føringer innenfor et
sett av områder/temaer, så som:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Om saksbehandlingen av permisjonssøknader og avgjørelsesmyndighet
Hvem reglementet gjelder for
Utdanningspermisjon (bindingstid, eksamen)
Velferdspermisjon (alle kategorier)
Permisjon ved fravær kortere enn 1 dag (tannlegebehandlinger m.v.)
Livsfasepermisjoner (svangerskap, omsorgspermisjon, fødselspermisjon,
militærtjeneste m.v.)
7. Permisjon for å ivareta verv (offentlige verv, tillitsvalgte)
8. Arbeid for humanitære organisasjoner m.v.
9. Overgang til annen jobb
10. Permisjon ved sykdom utover maksdato for sykepenger
Som vi skjønner er det et relativt omfattende dokument.
Vurdering:
Målsettingen må være å få et oppdatert reglement; et reglement i tiden, for å si det litt
ubeskjedent. Bestemmelsene må være tydelige, der det er naturlig og forventet, og
preget av vurdering (skjønn), der det er hensiktsmessig.
Det anbefales at det oppnevnes ei arbeidsgruppe som gis i mandat å utarbeide et
forslag til nytt permisjonsreglement for Lødingen kommune. Arbeidsgruppa bør ikke
bestå av flere enn 3 personer, der én tillitsvalgt inngår. Arbeidsgruppas forslag
sendes på høring i organisasjonen før det fremlegges for endelig behandling i
formannskap/kommunestyre.
Lødingen kommune
Arkiv:
Saksmappe:
Saksbehandler:
Saksordfører:
Dato:
FE15/105
Arne Mæhre
10.02.2015
Sykefraværstall 2014
Saksnr.
Utvalg
Arbeidsmiljøutvalget
Klageadgang
Nei
Hjemmel:
Møtedato
19.02.2015
Unntatt offentlighet
Nei
Hjemmel:
Lukket møte etter paragraf 31 i KL.
Innstilling:
Arbeidsmiljøutvalget tar fremlagte rapport om sykefraværet 2014 i Lødingen
kommune til orientering.
Lødingen, den 13. februar 2015
Tone Larsen
rådmann
Side 1 av18
Bakgrunn:
Sykefraværet for 2014 er nå kjent. Det samlede sykefraværet blant fast ansatte i
Lødingen kommune siste år var på 10,2 %. Det betyr at hver tidende arbeidsdag i
kommunen går tapt som følge av ansattes sykefravær. Mens korttidsfraværet er
stabilt – heller nedadgående, er langtidssykefraværet igjen økende. Fra i 2013 å
oppleve synkende fraværstall, opplever vi igjen at sykefraværet øker med nesten 2
prosentpoeng – fra 8,4 til 10, 2. Det vises til vedlagte oppgave over utviklingen i
sykefraværet for årene 2010 t.o.m. 2014.
Beskrivelse:
Dersom vi ser nærmere på tallene, ser vi at korttidssykefraværet er stabilt på rundt
2 %, dvs. sykefravær innenfor arbeidsgiverperioden, første 16 dager.
Langtidssykefraværet, fraværet over 16 dager, utgjør 8,2 %, og er økende. Spesielt
det riktig lange fraværet, det over 56 dager viser økning – hele 4,1 %. Ei
sammenligning med kommune-norge for øvrig, viser at vi ligger omtrent på
gjennomsnittet når det gjelder sykefravær (uten at det skal ligge noe formildende i
dette).
For de store arbeidsplassene/avdelingene, er utviklingen fra 2013 til 2014 som
følger:
2013
Økonomiavdelinga:
11,4%
Lødingen barneskole:
3,3%
Lødingen barnehage:
9,4%
Lødingen ungdomsskole:
4,4%
Voksenopplæringa:
5,3%
Vestbygd skole:
11,0%
Vestbygd barnehage:
10,0%
NAV-kontor:
3,9%
Lødingen oms. – hjemmesykepl.: 18,2%
Lødingen oms. – Vestbygd:
5,6%
Lødingen oms. – Soltun:
13,1%
Miljøarbeidertjenesten:
6,8%
Lødingen sykehjem:
10,1%
Lødingen omsorgstj. – kjøkken: 4,5%
2014
3,1%
2,9%
11,7%
3,2%
6,5%
10,7%
24,2%
8,4%
7,3%
20,2%
14,6%
14,7%
16,2%
26,0%
I ovenstående oppgave er alle avdelinger med flere enn 1000 dagsverk tatt med.
Hva koster sykefraværet oss?
Det finnes ulike modeller for beregning av sykefraværskostnader. Og det er viktig å
være oppmerksom på at selv om kommunen får refundert deler av utgiftene ved
sykefravær utover arbeidsgiverperioden, er det en rekke kostnader kommunen selv
må bære, så som:
x
x
x
x
Pensjonskostnader
Arbeidsgiveravgift av feriepenger og pensjon
Feriepenger og lønn utover 6 G
Feriepengeavsetning av lønn inntil 6 G utover 48 sykefraværsdager
Side 2 av18
Med utgangspunkt i ei årslønn på kr. 400.000 vil et sykefravær over 12 måneder
koste Lødingen kommune ca. 160.000 kroner (gitt at vikar inntas i stillingen).
Med et sykefravær på rundt 10 %, vil det tilsi 22 årsverk x 160.000 = 3,5 mill. kroner
pr. år.
Det betyr at når sykefraværet øker med 1 prosentpoeng, innebærer det en økt
kostnad for kommunen på 350.000 kroner pr. år. Med andre ord snakker vi om en
betydelig kostnad for Lødingen kommune.
Vurdering:
Som arbeidsgiver legger kommunen ned et betydelig arbeid for å redusere
sykefraværet, jf. retningslinjer for oppfølging av sykemeldte og IA-avtalen.
Sykefraværet har over tid vært stabilt høyt. Allikevel opplevde vi i årene 2011- 2013
et nedadgående fravær, der 8-tallet så dagens lys. Endelig skulle vi oppnå resultater
av lang tids innsats. Så ser vi at 2014-tallene langt på vei bringer oss tilbake til
«start».
Sykefraværet er en kompleks sak, uten enkle løsninger. Derfor må vi ha et bredt
fokus. I fjor høst ble vi enige om å sette særlig fokus på tre tiltak/områder i
sykefraværsarbeidet:
1. Ordningen med «gradert sykemelding»
Hensikten med gradert sykemelding er å opprettholde kontakten med
arbeidsplassen og dra nytte av restarbeidsevnen. Den sykemeldte skal delta i
arbeidsrelatert aktivitet, forutsatt at det er medisinsk forsvarlig. Sykepengene
kan graderes ned til 20 prosent.
2. Oppfølging av «kronikerne» - arbeidstakere med varig nedsatt arbeidsevne
Målsettingen med tiltaket er å skape balanse mellom arbeidsevne og
arbeidsomfang., slik at stillingsstørrelsen tilpasses den ansattes arbeidsevne.
Hensikten er ikke å skyve ansatte ut av arbeidslivet, men å finne arbeidsnivået
som passer til funksjons- og mestringsevnen.
3. Organiseringen av sykefraværsarbeidet
Sykefraværsarbeidet er et lederansvar. Det betyr likevel ikke at ledere skal
stå alene i dette arbeide. Dialogen mellom leder og medarbeider vurderes å
være særlig viktig, men også andre aktører kan trekkes inn, bl.a.
bedriftshelsetjenesten og NAV Arbeidslivssenter.
Saken legges med dette fram til Arbeidsmiljøutvalget til orientering/drøfting.
Vedlegg:
1. Oppgave over sykefraværsutviklingen 2010 t.o.m. 2014.
Side 3 av18
Lødingen kommune
Arkiv:
Saksmappe:
Saksbehandler:
Saksordfører:
Dato:
FE12/56
Arne Mæhre
11.02.2015
Røykfri arbeidstid i Lødingen kommune
Saksnr.
005/15
Utvalg
Arbeidsmiljøutvalget
Klageadgang
Nei
Møtedato
19.02.2015
Unntatt offentlighet
Hjemmel:
Nei
Hjemmel:
Åpent møte etter paragraf 31 i KL.
Innstilling:
Saken fremmes for behandling i Arbeidsmiljøutvalget uten rådmannens innstilling.
Lødingen, den 13. februar 2015
Tone Larsen
rådmann
Side 4 av18
Bakgrunn:
Rådmannen er bedt om å reise sak om innføring av røykfrie arbeidsplasser i
Lødingen kommune. Flere kommuner/virksomheter har innført røykeforbud i
arbeidstida, og det er helt tydelig at dette ligger i tida ettersom flere etter hvert
iverksetter tiltak i denne retning. Hensikten er å redusere skadevirkningene for
ansatte og tjenestemottakere som utsettes for helseskadelig røyk og plager
forårsaket av røyk og røyklukt.
Omfattende endringer i tobakkskadeloven ble vedtatt i april 2013. Fra 1. juli 2014 ble
det vedtatt bl.a. røykfrie inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige
virksomheter. Fra samme tidspunkt ble det også vedtatt tobakksforbud i skoler og
barnehager, noe som innebærer at ansatte og besøkende ikke kan røyke på skolens
eller barnehagens område.
En ytterligere innskrenkning i muligheten til å røyke i arbeidstiden er oppfattet å
måtte gjelde også i spisepausen så lenge denne er betalt av arbeidsgiver og dermed
inngår i arbeidstiden.
Foreliggende sak er ikke tenkt som grunnlag for en beslutning om innføring av
røykeforbud eller ikke. I denne omgang er hensikten å innlede til debatt og om
ønskelig vedta ei nærmere utredning av saken, med nødvendig høring m.v.
Beskrivelse:
Kommunal- og moderniseringsdepartementet har uttalt at et røykeforbud i
arbeidstiden, anses å ligge innenfor utøvelse av arbeidsgivers styringsrett.
Verken tobakkskadeloven eller arbeidsmiljøloven har regler som gir arbeidstakere
rett til å røyke på arbeidsplassen eller rett til røykepauser. Det er fullt og helt opp til
arbeidsgiver om det skal være anledning til å røyke på arbeidsplassen. Arbeidsgiver
har derimot ingen styringsrett over arbeidstakeres røyking utenfor arbeidsplassen,
forutsatt at arbeidsgiver tillater pauser i arbeidstiden. Arbeidstaker har med andre
ord ikke krav på egne eller lengre pauser for å kunne ta seg en røyk.
Vurdering:
En tobakksfri arbeidsplass bør ses i lys av kommunens ansvar for folkehelse. Et evt.
røykeforbud vil gi trivselsgevinst for barn, eldre, syke/allergikere, medarbeidere og
tjenestemottakere generelt, i tillegg til at arbeidsgiver kan forvente å få en
arbeidstaker med øket tilstedeværelse og bedret helse. Når det gjelder
tilstedeværelse er det per i dag ikke kartlagt hvor mye av arbeidstakeres arbeidsdag
som påvirkes eller berøres av tobakksvanene.
For en majoritet av røykerne, derimot, må en forvente at et generelt røykeforbud vil
bli oppfattet som et inngrep i den enkeltes privatliv - også når vi snakker om røyking i
arbeidstiden. Ei sak som innebærer at ansatte nektes å røyke i arbeidstiden, må
antas å skape stor debatt i virksomheten, og mange vil føle seg meningsberettiget.
Kommunestyret oppfattes å være endelig myndighet for et vedtak i saken.
Spørsmålet om innføring av røykfri arbeidstid i Lødingen kommune fremmes i første
omgang til arbeidsmiljøutvalget for drøfting. Hvis saken skal behandles ut ifra ei
prinsipiell vinkling; der man utrykker ønske om å innføre røykfri arbeidstid, bør man
samtidig si noe om saks-/beslutningsprosessen videre.
Side 5 av18
Lødingen kommune
Arkiv:
Saksmappe:
Saksbehandler:
Saksordfører:
Dato:
FE12/340
Tone Larsen
11.02.2015
Folkehelsearbeid Lødingen kommune med Folkehelsekoordinator
på plass.
Saksnr.
006/15
Utvalg
Arbeidsmiljøutvalget
Klageadgang
Ja
Møtedato
19.02.2015
Unntatt offentlighet
Hjemmel:
Nei
Hjemmel:
Åpent møte etter paragraf 31 i KL.
Innstilling:
AMU vil sette folkehelse på sakskartet i hvert AMU møte 2015 og 2016, evt så lenge
prosjektet pågår.
AMU foreslår at verneombud på hvert arbeidssted deltar aktivt i utforming av
kartleggingsfasen jfr tiltaksplanen.
AMU anbefaler alle kommunale arbeidssteder å markere Folkehelseuka.
Lødingen, den 13. februar 2015
Tone Larsen
rådmann
Side 6 av18
Bakgrunn:
Kommunestyret vedtok 19.06.2014 samarbeidsavtale med Nordland Fylkeskommune
om folkehelsearbeid.
Folkehelsekoordinator er ansatt i 50 % stilling i Lødingen kommune ut 2016. Hun har
kontorsted på rådhuset. Hun er dette halvåret en del av rådmannens stab som deltar
på rådmannens ledermøter.
Arbeidet er beskrevet i en egen avtale mellom Nordland fylkeskommune og Lødingen
kommune.
Fylkeskommunen og kommunen dekker utgiftene til arbeidet.
Beskrivelse:
Hele folkehelseavtalen følger vedlagt.
Folkehelseavtalen og forventninger til egen organisasjon:
I samsvar med kommunestyrets vedtak og den avtalen som er inngått mellom
Lødingen kommune og Nordland fylkeskommune, Folkehelseavtalen, blir
arbeidsprogrammet for Folkehelsekoordinator Irene Waage, planlagt slik:
Side 7 av18
Side 8 av18
Vurdering:
En persons helse er først og fremst et individuelt ansvar. Det kan bli en offentlig utgift
når individet ikke er ved god helse. Formålet med nasjonalt folkehelsearbeid er i stor
grad økonomisk motivert, men også for å unngå lidelse i befolkningen.
Å utvikle egen organisasjon som helsefremmende arbeidsplass, er et veldig stort felt
og er i seg selv hele AMUs arbeidsområde. Her kan inngå psykososialt arbeidsmiljø,
fysisk arbeidsmiljø, røyking på arbeidsplassen, trening og kosthold, samhold og
trivsel.
AMU selv må vurdere hvordan de som utvalg skal arbeide med dette temaet.
Folkehelse skal inngå i alle våre planer og styringssystem, så en start er å se om
Folkehelseavtalens forpliktelser kan gjenspeiles i plan for IA (inkluderende arbeidsliv)
arbeidet, om permisjonsreglementet skal åpne for mulighet for permisjon til
helsefremmede tiltak som trening i arbeidstida med/uten lønn, permisjon for
ivaretakelse av egen helse på annen måte. Dvs å se folkhelseperspektivet i de
dagsaktuelle sakene.
Det foreslås at Folkehelse blir et fast tema på alle AMU møter i prosjektperioden
2015 og 2016.
Side 9 av18
I oppsatt plan skal vi starte å skaffe oversikt over status og finne samarbeidspartnere
i organisasjonen. AMU bes komme med forslag til hvem som kan være gode
medspillere i vår organisasjon. Administrasjonen foreslår verneombud, men
plasstillitsvalgte eller andre modeller kan også være gode varianter.
I slutten av april arrangeres Folkehelseuka. Denne uka er under forberedelse.
Dersom tillitsvalgte ser mulighet for å sette arbeidsmiljørelaterte helsetema på
dagsorden denne uka, må dette bringes til folkehelsekoordinator umiddelbart.
Vedlegg:
Signert Folkehelseavtale
Side 10 av18