«Kravspesifikasjon»
digital oppmøteregistrering
med strekkode i
Fagpersonweb
Utformet i møte 16.6.15
Deltakere: Pål Erik Megaard, Michael Schøyen
Grude, Kine Veronica Lund, Adelheid
Mortensen Huuse
Sist endret: 2.7.15, AMH
1
1 Introduksjon
En første versjon av digital oppmøteregistrering har blitt satt i produksjon i en første utgave av ny
Fagpersonweb. Denne funksjonaliteten har blitt spesifisert ut fra UiOs behov og er foreløpig kun i
bruk ved UiO, men testes ved både UiB, HiOA og HBV.
Løsningen som er utviklet og satt i produksjon er først og fremst utviklet med tanke på
oppmøteregistrering av studenter i mindre grupper. Fagpersonweb henter data fra
undervisningsaktiviteter i FS og fra UiOs timeplanleggingssystem (TP), hvor TP-data er viktigst.
For at andre læresteder skal kunne ta i bruk løsningen, må det utvikles slik at data i FS er
primærkilden for oppmøteregistreringen i Fagpersonweb. Det kan ikke settes opp overføring til alle
timeplansystemer som brukes i sektoren på nåværende tidspunkt
Oppmøteregistrering på fellesaktiviteter ved bruk av kortleser og strekkode vil ta utgangspunkt i den
funksjonaliteten som allerede er satt i produksjon. Men noen endringer vil måtte gjøres med
uttrekket fra FS, og kanskje også i FSklienten, for at Fagpersonweb skal kunne fange opp studenter
som deltar på fellesaktiviteter.
Masseregistrering av oppmøte ved bruk av strekkoder og kortleser er ønsket av flere læresteder enn
UiO. I første omgang vil løsningen kun settes i produksjon ved UiO og være laget etter deres
spesifikasjoner, men det er viktig at funksjonaliteten ikke låses på en slik måte at det vil være
vanskelig å oppskalere.
Det er først og fremst endringene som må lages for at oppmøteregistrering med kortleser og
strekkode skal fungere som blir spesifisert i dette dokumentet. Eksisterende oppmøteregistrering i
Fagpersonweb er dokumentert i egen teknisk dokumentasjon,
https://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/teknisk/fsws-dok/oppmoteregistrering.html
2 Fokusområde for løsning
I første omgang skal det lages en enkel løsning for masseregistrering av studenter på
fellesforelesninger med kortleser og strekkode med utgangspunkt i den kortleserløsningen som UiO
har anskaffet. Løsningen skal settes opp fra og brukes fra Fagpersonweb.
3 Brukere
Det er tre typer brukere av applikasjonen:



Fagpersoner (primærbruker av Fagpersonweb)
Administrativt ansatte (kan også ha roller i FS som gjør at de skal kunne logge inn i
Fagpersonweb)
Studenter (registrere oppmøte selv ved bruk av kort)
På gruppeundervisning registrerer fagpersonen selv oppmøtte studenter i Fagpersonweb.
Ved store forelesninger vil det i stor grad være administrativt ansatte som setter opp
kortleserløsningen og tar seg av oppmøteregistreringen.
2
4 Krav til løsning for at registrering av oppmøte med kortleser skal
kunne tas i bruk
Krav til første versjon:














Må: Fagpersonweb skal automatisk settes opp til fagpersonens målform (språk som
personen skal tilskrives på registrert i FS) etter pålogging. Språket skal kunne endres i
webapplikasjonen.
Må: Løsningen skal fungere for fellesaktiviteter (forelesninger og lignende)
Må: Studenter tilknyttet fellesaktiviteter skal hentes opp på bakgrunn av
undervisningsopptak (de skal ikke være tilknyttet undervisningsaktiviteten direkte)
Må: Løsningen skal fungere både for fellesaktiviteter og undervisningsaktiviteter i mindre
grupper
Må: Oppmøteregistrering med kortleser må aktivt settes i gang fra fagpersonweb på den
aktuelle undervisningsaktiviteten
Må: Det må være enkelt å finne fram til korrekt aktivitet og sette opp bruk av kortleser fra
Fagpersonweb
Må: Samme person skal kunne være pålogget fagpersonweb på flere digitale enheter
samtidig.
Må: Flere personer skal kunne være pålogget samme aktivitet i Fagpersonweb samtidig
Må: Manuell registrering av studenter på aktiviteten skal kunne foregå samtidig som
kortleserregistering pågår
Må: Applikasjonen og alle tekster skal finnes på bokmål, nynorsk og engelsk
Må: Visningsvindu som studentene ser informasjon om status for registreringen sin når de
registrerer kortet sitt på kortleseren
Ønskelig: Registreringen med kortleser skal logges i FS med egen id (slik at det er mulig å se
forskjell på hva som er manuelt registrert i Fagpersonweb og hva som er registrert med
kortleser)
Ønskelig: Manuell registrering i Fagpersonweb skal logges
Ønskelig: Test ved oppsett av kortleser mot Fagpersonweb, slik at den som setter opp
oppmøteregistreringen (fagperson, administrativt ansatt) vet når kortleseren er klar til bruk
5 Roller
Fagpersonweb henter personer og personroller på flere forskjellige måter, knyttet til ulike aspekter
som sted, emne, undervisning og vurderinger. Rollene kan registreres flere steder i FS.
For å kunne registrere oppmøte gjelder følgende:



Fagpersonen eller den administrativt ansatte må ha en aktiv rolle tilknyttet ett emne,
undervisningsenhet og/eller undervisning i den aktuelle perioden
Fagpersonen som ikke er direkte tilknyttet undervisningsaktivitet/timeplan må være
tilknyttet en rolle med IMSkode 2,5 eller 7 for å kunne søke opp timeplanalktiviteter i FS
Personen og rollen må være tilknyttet enten:
3
o
Emnet, med en aktiv rolleinnenfor undervisningsperioden med IMS-kode 2, 5 eller 7.
Med en rolle på emnenivå vil alle aktiviteter på emnet kunne søkes opp og vises i
Fagpersonweb.
o Undervisningsenheten med en aktiv rolle innenfor undervisningsperioden. Med en
rolle på emnenivå vil alle aktiviteter på emnet kunne søkes opp og vises i
Fagpersonweb.
o Direkte på undervisningsaktiviteten/timeplan for å kunne gjøre frammøteregistrering
på gruppe- og seminarundervisning (som krever at studentene er direkte påmeldt
aktiviteten)
 Dersom fagperson ikke er tilknyttet et undplanløpenr (lik 0), skal
vedkommende kunne se alle timeplanene på aktiviteten vedkommende har
en aktiv rolle registrert
6 Tid
Fagspersonweb er termininndelt, og dette er hardkodet i applikasjonen. Aktivitetene tolkes inn i
terminene satt i applikasjonen.
Terminene er satt som følger:

Høst: 01.08 til 31.01.

Vår: 01.01 til 31.07.
7 Tekster
Tekstene lages i selve applikasjonen, på samme måte som de andre webapplikasjonene som er
skrevet om til FUN-malen.
Alle tekster skal finnes i bokmål, nynorsk og engelsk versjon. Framvisning av språk i applikasjonen
avhenger av hvilken målform fagpersonen er registrert med i FS. Språk kan også endres ved
innlogging i webapplikasjonen.
Forslag til tekster kommer etter hvert som det jobbes med utvikling av applikasjonen.
8 Funksjoner i applikasjonen
8.1 Innlogging
Fagpersonen eller den administrativt ansatte logger seg på applikasjonen selv på web.
Vedkommende må være registrert i FS med en rolle som gjør at det er mulig å logge seg inn i
applikasjonen.
1. Fagperson starter applikasjon / åpner webside
2. Fagpersonen logger inn, enten via Feide (eller ID-porten på sikt)
3. Fagpersonen skal kunne kunne være pålogget fagpersonweb på flere digitale enheter
samtidig
4
8.2 Krav til undervisningsaktiviteter
Kravene som tidligere spesifisert for frammøteregistrering av gruppeaktiviteter gjelder fortsatt og
videreføres for frammøteregistrering med kortleser.
For at applikasjonen skal kunne brukes av andre læresteder, som ikke bruker TP, må det være krav til
at det er registrert timeplan på undervisningsaktiviteten. Informasjonen som ligger på timeplanen er
grunnlagsdata for Fagpersonweb. Dette må enten registreres og oppdateres manuelt i FS, eller
overføres fra lærestedets timeplanleggingssystem.
Det skilles mellom fellesaktiviteter og gruppeaktiviteter:


Fellesaktiviteter som forelesninger og lignende angis med en kode for Undervisningsform
hvor det er satt J i feltet Fellesaktivitet. Feltet kan overstyres direkte i bildet
Undervisningsaktivitet samlebilde, under Hele. På fellesaktiviteter er ikke studentene direkte
påmeldt aktiviteten. Alle som er undervisningsmeldt til emnet i terminen, kan delta på
fellesaktiviteten.
Gruppeaktiviteter er aktiviteter med Partinr. Studentene må være plassert direkte på
partiene. Feltet Fellesaktivitet i Undervisningsform må ha verdi ulik J
8.3 Lete opp undervisningsaktivitet
For å registrere oppmøte må «Registrer oppmøte» velges i venstremenyen i applikasjonen.
Dagens aktiviteter hvor vedkommende er tilknyttet timeplan vises i bildet. Andre aktiviteter må
hentes i kalenderen eller ved å filtrere aktivitetene.
Når fagpersonen har funnet aktiviteten velges «Registrer oppmøte» for å komme til
oppmøteregistreringen.
8.4 Sette opp registering med kortleser
Kortleser1 må være tilknyttet en digital enhet via USB-porten og den digitale enheten må kunne tolke
kortleseren som et tastatur.
Ved å trykke på knapp «Registrer med kortleser»2 på aktiviteten angis det at oppmøteregistrering
skal skje via kortleser.
8.5 Registrering med kortleser
Når registrering med kortleser er valgt og satt opp, vises et eget view på skjermen til maskinen hvor
Fagperson er satt opp med kortleser.
Denne visningen er for studentene som skal registrere seg. Språket på teksten i visningen er valgt ut
fra fagpersonens valgte målform i Fagpersonweb. Målformen må manuelt endres av innlogget
fagperson dersom en annen målform egner seg bedre for studentene som skal registrere seg.
Det kan også tenkes at det alltid bør vises en tilsvarende tekst på engelsk under teksten på
bokmål/nynorsk. Dette kan vurderes nærmere under utviklingen.
1
Kortleseren som er testet er Zebex Z-3100 Magic C USB Handheld CCD Skanner, kjøpt på Clas Ohlson for ca.
300 kr.
2
Teksten er kun et forslag
5
Tekst som vises på skjermen:
Les av studentkortet ditt på kortleseren3
Kvitteringsmelding ved avlesning av kort:

Ved godkjent avlesning:
Fornavn er registrert med oppmøte på emnekode, emnenavn, undervisningsaktivitetsnavn4

Ved avvist registrering:
o Du er ikke registrert med undervisningsopptak på dette emnet, ta kontakt med den
som administrerer oppmøtet for denne undervisningsaktiviteten (eventuelt navn på
emnet og aktivitet)5
o Kan ikke lese kort, ta kontakt med den som administrerer oppmøtet for denne
undervisningsaktiviteten (eventuelt navn på emnet og aktivitet)6
Kvitteringsteksten skal vises i 3 sekunder, eller til neste student har registrert seg på kortleseren.
Alle tekster skal finnes på bokmål, nynorsk og engelsk.
Dersom noen registrerer seg flere ganger på samme timeplanaktivitet kommer følgende melding:
Fornavn er allerede registrert med oppmøte på denne undervisningsaktiviteten.7
Hvem kan registrere seg:


Ved fellesaktivitet; kun studenter som har undervisningsopptak til emnet gjeldende termin
kan registrere oppmøte på aktiviteten.
Ved undervisningsaktivitet med partinummer skal studenten i utgangspunktet være
registrert på partiet. Kun studenter registrert direkte på partiet kan registrere seg direkte på
kortleseren.
Oppmøte kan registreres manuelt i fagpersonweb dersom studenten er undervisningsmeldt
til emnet, men ikke til den gjeldende aktiviteten.
Studenter uten undervisningsopptak får ikke registrert oppmøte i Fagpersonweb.
Sjekk av kort mot FS:
Kortnummeret på kortet som leses av på kortleseren må være registrert som studentkortnummer i
FS. Studentkortnummer må derfor være registrert i FS, for at oppmøteregistrering med kortleser skal
kunne fungere.
3
Teksten er kun et forslag
Teksten er kun et forslag
5
Teksten er kun et forslag
6
Teksten er kun et forslag
7
Teksten er kun et forslag
4
6
8.6 Manuell registrering av oppmøte
Det skal være mulig å følge med på oppmøteregistreringen og manuelt legge inn studenter som har
glemt studentkortet sitt el. samtidig som oppmøteregistrering med kort foregår.
Dette betyr at flere personer må kunne være pålogget og administrere den samme aktiviteten
samtidig. Samme person skal også kunne være pålogget fagpersonweb på flere digitale enheter
samtidig.
Visning over registrerte studenter vises på samme måte som når man manuelt registrerer oppmøte i
applikasjonen. En knapp for å oppdatere visningen skal ligge på aktiviteten, slik at det er mulig å få
oppdatert oversikten over hvem som er påmeldt kontinuerlig i prosessen (knapp: Oppdater siden).
Manuell registrering av oppmøte kan også gjøres i bildet Fremmøte på undervisning i FSklienten.
Men det er lagt opp til at registreringen først og fremst skal gjøres direkte i Fagpersonweb, og
registreringen i applikasjonen er også mye enklere enn i FSklienten.
8.7 Logging av oppmøte
Følgende skal logges på oppmøtet i FS:
Om oppmøtet er registrert av:



Studenten selv med kortleser
Manuelt av fagperson/administrativt ansatt i Fagpersonweb
Manuelt direkte i FS
Klokkeslett for registrering skal logges. Dette må ikke være på plass for å sette første versjon av
oppmøteregistrering med kortleser i produksjon.
Logging av disse opplysningene vil kreve endringer i FSklienten/tabeller i basen.
Inntil nye loggfelt er på plass, legges en merknad om at oppmøtet er registrert med kortleser i
merknadsfeltet i oppmøtebildet (UNDFREMOTESTUDENT, MERKNADTEKST).
8.8 Kvitteringsepost
Oppmøteregistrering med kort utløser en kvitteringsepost til studenten. Disse tekstene er allerede
utformet, men må tilpasses oppmøteregistrering med kortleser.
Til studenten (eksisterende tekst):

New attendance registered
The following attendance is registered for you:
AMH-EXFAC 2-1: Gruppeundervisning, Day of attendance: 22.06.2015. Note: Lagret med
strekkode.
If there are any questions about this, please contact your teacher or the student office.
Manuell sletting av oppmøte i FS utløser også en kvitteringsepost (eksisterende tekst):
7

Oppmøte slettet
Du har tidligere hatt følgende oppmøte registrert, men det er nå slettet:
AMH-EXFAC 2-1: Gruppeundervisning, Frammøtedato: 22.06.2015. Merknad: Lagret med
strekkode.
Hvis det er noen spørsmål om dette, ta kontakt med læreren din eller studieadministrasjonen.
Når oppmøte vises i StudentWeb (v3.2) bør det komme med i kvitteringsteksten at oversikt over
registrert oppmøte finnes i StudentWeb.
Fagpersoner får ingen kvittering på epost. Oversikt over hvem som har blitt registrert finnes i
Fagpersonweb og i FS.
8.9 Ønsker til FSklienten:





Logging av hvem som har registrert oppmøte; fagperson manuelt i Fagpersonweb, student
med kortleser, administrativt ansatt i FS-klienten
Loggfelt for registrering av tidspunkt, klokkeslett for registrering av oppmøte (manuelt i
Fagpersonweb eller med kortleser)
Loggbilde for oppmøtreregistrering, slik at endringer kan spores
Sletting av eksamensmeldinger via rutine dersom manglende oppmøte.
Manglende oppmøte kan innebære flere forskjellige ting; manglende oppmøte første gang,
manglende oppmøte i prosent (antall ganger eller antall timer). Dette må spesifiseres
nærmere, og det må også tas høyde for at det skal kunne skaleres til andre institusjoners
behov.
Knytte oppmøteregistrering og obligatoriske aktiviteter
(vurderingskombinasjoner/vurderingsenheter) nærmere sammen, slik at det kan lages
automatikk i kontrollene mellom krav til oppmøte og faktisk oppmøte.
9 Tilbakemeldinger
8