Styremøte i Norsk Chihuahua klubb, 10 januar 2015 Sted: Elvestadveien 777, Hobøl Til stede: Karolina Linderoth (leder), Kari Kristiansen (nestleder), Line Flobergseter
(styremedlem), Kristin Halvorsen (vara med stemmerett), Christina Denice Wulff-Pedersen
(vara med stemmerett), Ståle Myrvold (vara, ikke stemmerett i dag), Tone Hellvin
(styremedlem, referent). 1. Økonomi
(a) Kasserer Bjørn Olavsen vil være behjelpelig med å føre regnskapet. Det er ønskelig at praksis i klubben
endres, slik at leder står for utbetalinger. Originalen til bilag skal alltid ligge i klubben
(oppbevares i perm hos leder). Bruk egne skjema for oppgjør (Karolina ordner skjema). Karolina betaler dermed klubbens regninger og fjerner Nadjas tilgang. Tone har tilgang til
innsyn i konto (via egen nettbank), og kontrollerer hva som går ut av konto. (b) Regnskap 2014 Bjørn Olavsen skriver dette. Se forøvrig punkt 1.a). (c1) Budsjett 2015 Utgifter, beregnet: Chihuahuaposten, totalt (inkludert frakt) etter reforhandling av avtale: kr. 100.000,- Totalt anslag over møteutgifter i 2015 (styret bør møtes 4 ganger pr år) : kr. 20.000,- Kurs og konferanser: 10.000,- Innkallinger til årsmøtet: kr. 7000,- Postutsendelse: kr. 2000,- Drift av hjemmeside: kr. 5000,- Stand på Oslo Pet Show: kr. 5000,- Drift bankkonto: kr. 1500,- Mestvinnerrosettene: kr. 11.000,- Valpeformidlertelefonen: kr. 500,- Brønnøysundregisteret: kr. 135,- Totalt anslag utgifter 5 års jubileumet: kr. 20.000,- Vervepremie: kr. 700,- Utstillingskomiteen, innkjøp av telt: kr. 6000,- UTGIFTER TOTALT: kr. 188.835,- Inntekter: Medlemskontingent: 215.000,- Annonsering chihuahuaposten: 1000,- Momskompensasjon: kr. 7000,- Renter: kr. 500,- Mestvinnerrosetter: kr. 7200,- INNTEKTER TOTALT: kr. 230 700,- Eget budsjett, Rasespesialen 2015 UTGIFTER Rasespesialen, arrangering: kr. 60.000,- INNTEKTER Inntekter for Rasespesialen: kr. 60.000,- Kommentarer: Det ble foreslått å øke medlemskontingenten til kr. 285,- Sendes inn til
Årsmøtet. (c2) Utgifter til Norsk Chihuahua Klubbs 5 årsjubileum?
Årsmøtet med grillfest på kvelden i forbindelse med rasespesialen, beregnet: kr. 5000,- 5-års fest (ikke i forbindelse med utstilling): kr. 5000,- Det ble diskutert hvor dette skal avholdes, feks Ekebergsletta. Styret fortsetter å jobbe med å finne sted for denne markeringen. Distriktskontaktene kan søke om penger for å arrangere aktiviteter for medlemmene i
forbindelse med «jubileumsåret» (som feks. julebord, anatomikurs/diverse kurs, open show,
foredrag, grilltreff etc), det settes av en pott på kr. 10.000,- NB styret må informere om dette.
Tone sender ut mail til distriktskontaktene. Totalt anslag utgifter til jubileet kr. 20.000,- (inkludert i utgiftsposten, se pkt. 1.c1) 2. Handlingsplan 2015-2016
Forslag til handlingsplan Norsk chihuahuaklubb skal fortsette å ivareta medlemmenes interesser i Norge, samt å bidra
til å fremme positive aktiviteter med chihuahua og utviklingen av rasen.
-‐ STYRET Skal sørge for å opprettholde en god økonomi, arrangere årsmøte, 5 års jubileum/ markering,
romjulsavslutning 2015, gi ut 4 medlemsblader i året, oppdatere hjemmeside og facebookside
regelmessig, være nkks talerør ut til medlemmene, delta på RS, sende saker til RS dersom vi
har noen, ha stand på Oslo Pet Show, jobbe med å få inn distriktskontakter der det mangler,
sende styremedlemmer på organisasjonskurs, sende styremedlemmer på avlsrådkurs,
planlegge kurs eller seminar for medlemmer, muligens arrangere nordisk chihuahusmøte for
styremedlemmer, opprettholde god kontakt med de andre nordiske klubbene, samt kontakt
med media for å fremme en positiv fremstilling av chihuahuaen.
- RAS-UTVALGET
ferdigstiller RAS, som overleveres styret til gjennomlesning og godkjenning innen påsken
2015. Arbeidet leveres deretter NKK innen 1. juni 2015.
-‐ AVLSRÅDET skal jobbe for å fremme rasens helse og utarbeide avlsetiske retningslinjer, samt være
behjelpelig for medlemmer, og fremstå som en god kanal å hente informasjon fra. Avlsrådet
skal også kartlegge katarakt/øyesykdommer på rasen, samt å bidra med materiale til
Chihuahuaposten. -‐ UTSTILLINGSKOMITEEN skal gjennomføre rasespesialen og har ansvar for å finne sponsorer til denne (BIS premier,
pokaler), finne annonsører til katalogen, finne aktører som vil ha stands på rasespesialen,
jobbe med å få mediedekning til rasespesialen, bidra til Chihauhuaposten, føre budsjett og
regnskap (gevinster av loddsalg mm.), samt årsrapport, og evaluere utstillingene de har holdt. -‐ DISTRIKTSKONTAKTENE skal være et aktivt bindeledd mellom Nchk og medlemmene i regionen. Disse skal arrangere
treff, aktiviteter og arrangementer i regionen sin, og bidra med materiale til hvert nummer av
Chihuahuaposten (dette uavhengig av om det har vært aktivitet i regionen siden sist; er det
ikke det kan man skrive at man oppfordrer medlemmene i regionen til å ta kontakt for ønsker
eller forslag til aktiviteter). -‐ VALGKOMITEEN skal finne kandidater til styreverv samt gjennomføre valget. 3. Retningslinjer
(a) Utstillingskomiteen Styret har satt pris på at utstillingskomiteen har tatt oppfordringen om å utarbeidet et forslag
til retningslinjer. Styret har gått gjennom forslaget og diskuterte endringer til dette. Kari
Kristiansen utarbeider et endelig utkast som styret deretter skal gjennomgå. -Innkommet sak fra Marianne Marthinsen: skal hun ha ansvaret for Mestvinnerrosettene? Utstillingskomiteen har ansvar for å bestille rosetter, men utstillingskomiteen i samarbeid med
styret avtaler fra gang til gang på hvilken måte de skal distribueres. -Innkommet av utstillingskomiteen: Forespørsel om innkjøp av tre telt. Godkjent, send styret info om hva de ønsker så godkjennes og betales det av Karolina. Line
Flobergseter har tips til hvilke telt som kan være aktuelle. Se forøvrig utgiftspost, pkt 1.c1. (b) Nchk’s facebook-side(r)
Kina, Tone, og Shamini har tilgang til klubbens offisielle side. Guro kan publisere innlegg,
men har ikke administrasjonsrett. Info som kan deles på siden er for eksempel artikler fra
Matilsynets hjemmeside, NKK’s hjemmeside og klubbens hjemmeside. Distriktskontaktene har egne facebooksider, men det er usikker om hvorvidt den enkelte
distriktskontakt har administratorrettigheter. Ytringer av privat karakter (den enkeltes meninger etc) skal ikke legges ut på noen av sidene,
ei heller materiale av støtende karakter. Kommersiell reklame legges ikke ut på sidene. 4. Chihuahuaposten
Styret etterlyser medlemmer som kan være i redaksjonen og bidra med stoff til
Chihuahuaposten (Karolina legger ut etterlysning på hjemmeside/facebook). Oppstart av
medlemsstafett (feks kalt "La benet gå") som er intervju av medlem der denne forteller om
seg selv og hva de eventuelt er aktive med med sin chihuahua. Medlemmet sender deretter
stafettpinnen videre til et nytt medlem. Styret søker om tillatelse til å trykke artikkelen
«Oppdretteren» av Astrid Indrebø skrevet for NKK i Chihuahuaposten (over flere nummer). Styret ønsker den gamle malen for utstillingssidene tilbake, blant annet det tidligere systemet
med «BIR og BIM-kavalkade» og «Store bragder» som egen spalte (presisere hva disse
spaltene kan inneholde; feks «Store bragder» kan også omfatte en hund som tar sitt første
cert/CK). De nye cert-reglene publiseres i bladet. Medlemmene i redaksjonen skal få tilgang
til delen på forumet som omhandler Chihuahuaposten. 5. Rasespesifikk avlsstrategi (RAS)
Utvalget består av Lene strand, Kari Kristiansen og Toril Celius. Retningslinjene er under
utarbeidelse og er godt i gang, tatt i betraktning at dette prosjektet har ligget på is. 6. Avlsrådet
Drøfting av innkommet forslag fra Marianne Martinsen om tilbakebetaling ved øyenlysning:
Den svenske chihuahuaklubben betaler tilbake kr 300,- til alle som øyelyser hunder over 8 år.
Vi trenger å vite hvordan reglene for øyelysning er før vi tar en avgjørelse på dette. Øyelysningsforslaget legges på is til neste årsmøtevedtak. Medlemmene gis informasjon om
dette. Styret sender forslag til NKK med alternativ til Sunnhetsforslagets nåværende forslag
om øyelysningskrav på rasen. 7. Utstillingskomiteen - utstilling 2015
Det ble drøftet muligheter for bedre kommunikasjon mellom styret og utstillingskomiteen.
Styret i samarbeide med utstillingskomiteen vil jobbe videre med dette. 8. Godkjenning av nye medlemmer i Nchk
Medlemmer innmeldt etter 01.06.14 må godkjennes av styret. Liste sendes pr mail til styrets
medlemmer som alle gjennomgår. Ståle Myrvold og Tone Hellvin skal i tillegg til leder, ha
ansvar for å holde oversikten oppdatert og legge inn nye medlemmer. 9. Vervekampanjen
Oppstart vervekampanje av nye medlemmer, hvorav én for oppdrettere én for medlemmer.
Informasjon om hvordan man verver medlemmer publiseres i Chihuahuaposten, med fast side
i hvert blad. Premie er: gratis medlemsskap i Nchk og et gavekort hos Tropehagen zoo
pålydende kr 500. Vinner for fjorårets kampanje ble trukket på styremøtet og Elisabeth Mortensen ble den
heldige vinneren (får gavekort og gratis medlemsskap 2015). Melding til henne sendes fra
styremailen (av Karolina). 10. Årsmøte 2015
Avholdes på rasespesialen på lørdag 23. mai. Etter årsmøtet vil det være grilling og sosialt
samvær. 11. Innkomne saker
1. Sak ikke offentlig. 2. Sak innkommet fra Tone Hellvin: samarbeid med Oslo Hundeskole. Godkjennes. Tone tar
kontakt med OHS. 3. Sak innkommet fra Karolina Linderoth: Styrets forum bør benyttes 1-2 gånger i uken av
alle styre- og varamedlemmer. Mailen må også leses regelmessig. Autosvar endres til en
«svarfrist» med svar ila en uke. Nye tråder i forumet kan varsles via mail (styremailen) med
link til tråden det er snakk om. Når det gjelder hastesaker bør terskelen være noe høyere enn
den har vært per i dag for å kalle det en hastesak. Med ny retningslinje for svarfrist skal en sak
være av betydelig grov karakter før man avviker svarfristen på 7 dager (for eksempel
alvorlige dyrevernssaker). Alle i styret får fra nå av tilgang til å svare fra styremailen.
Vedkommende som svarer på mailen skal signere med: «med vennlig hilsen NN for styret i
Nchk». 4. Sak innkommet fra Kari Kristiansen: Hvordan forholder klubben seg til medlemmers brudd
på regelverket, og hvilke reaksjoner skal dette medføre? Styret må forholde seg til alle saker
som blir meldt inn. Styret kan komme med en generell oppfordring til medlemmene om å følge regelverket. Man diskuterte blant annet regler for utstilling av drektig tispe, og hvordan
disse kan tolkes ulikt. Christina Denice sender forespørsel til NKK hva de mener i dette
tilfellet (tolkning av formulering). Oslo, den 19.01.2015 Tone Hellvin, referent