Retningslinjer for søknad om og tildeling
av midler til enheter med ansvar for
klinisk forskningsstøtte innen kreft 2015
Søknadsfrist: Fredag 29. mai 2015, kl.13:00.
Innhold
Bakgrunn ................................................................................................................................................ 1
Definisjoner ............................................................................................................................................ 1
Søknadens innhold og vedlegg .......................................................................................................... 1
Innsending av elektronisk søknadsskjema ....................................................................................... 2
Søknad om utsatt frist for innsending av enkeltsøknader .............................................................. 2
Saksbehandling av søknaden............................................................................................................. 3
Forutsetninger og forpliktelser ved en eventuell bevilgning ........................................................... 4
Bakgrunn
Det overordnete formålet med Kreftforeningens støtte til enheter med ansvar for klinisk
forskningsstøtte innen kreft (videre forkortet til enheter) er å styrke norsk klinisk
kreftforskning. Enhetene skal bistå som en uavhengig tredjepart i forskerinitierte kliniske
kreftstudier. Arbeidet kan blant annet bestå av logistisk, dataadministrativ og statistisk støtte.
Definisjoner
Helseforetaket som enheten hører inn under defineres som søker og er med det juridisk og
økonomisk ansvarlig for at vilkårene knyttet til en eventuell bevilgning blir oppfylt. Kun
følgende helseforetak kan søke: Oslo universitetssykehus, St. Olavs hospital og
Universitetssykehuset Nord-Norge.
Administrativt ansvarlig er en ansatt ved helseforetaket med fullmakt til å forplikte
institusjonen juridisk og økonomisk. Administrativt ansvarlig skal godkjenne søknaden før
innsending og ivareta det administrative ansvaret ved en eventuell bevilgning.
Enhetsleder er den ansatte som leder enheten og er ansvarlig for innsending av elektronisk
søknad via Kreftforeningens søknadsportal, støtte til klinisk kreftforskning samt rapportering.
Søknadens innhold og vedlegg
All søknadsinformasjon skal fylles direkte inn i skjema i søknadsportalen. Studietabell (mal i
søknadsskjema) og publikasjonsliste skal lastes opp som vedlegg og må være i PDF-format.
I søknaden skal det også rapporteres for disponering av fjorårets tildelte midler.
1
Enhetene søker om en rundsum som de fastsetter selv og som skal disponeres til
støttefunksjoner til klinisk kreftforskning. Beløpet knyttes ikke opp mot konkrete stillinger med
navngitte personer. Intensjonen er likevel at beløpet primært skal gå til lønnet prosjektarbeid
(fast, midlertidig eller timebetalt) med mulighet for også å dekke noe drift av enheten.
Eksempler på arbeidsoppgaver som tenkes utført er logistikk, randomisering, inklusjon,
skjemautforming, databaseutforming, utsendelse av skjema, purringer, scanning av data,
rapportering, monitorering og statistisk bistand.
Det skal angis en plan for hvordan midlene skal benyttes (f.eks. antall årsverk som skal
lønnes og driftsmidler). Det påpekes at Kreftforeningen ikke dekker utgifter til utstyr og
overhead. Enheten kan avvike fra planen, men må i neste års søknad redegjøre for
eventuelle avvik i forhold til den opprinnelige planen.
Innsending av elektronisk søknadsskjema
Søknadsfristen er absolutt. Mottaket stenger automatisk fredag 29. mai 2015 kl.13:00.
 Kun søknader som sendes inn elektronisk via Kreftforeningens søknadsportal
aksepteres.
 Det er enhetsleder som sender søknaden.
 Enhetsleder plikter å sørge for at administrativt ansvarlig, på vegne av helseforetaket,
har godkjent søknaden og forutsetninger og forpliktelser ved en eventuell bevilgning
før innsending av søknad.
 Enhetsleder mottar automatisk kvittering per e-post når søknaden er mottatt hos
Kreftforeningen.
 Det er enhetsleders ansvar å sørge for at søknad er endelig innsendt før
søknadsfristens utløp.
 Det er enhetsleders ansvar å beregne tilstrekkelig tid til utfylling og innsending av
søknaden. Feil på eget datautstyr, problemer med tilgjengelighet (nettverk) og
lignende gir ikke rett til innsending etter søknadsfristen.
 Det kan ikke gjøres endringer i søknaden eller ettersendes vedlegg etter at
søknadsfristen er gått ut. Innsendte søknader kan imidlertid trekkes tilbake og
omgjøres før søknadsfristens utløp. Søknaden må da sendes inn på nytt for å bli
registrert og vurdert.
Søknad om utsatt frist for innsending av enkeltsøknader
Kun ved force majeure, dvs. en hendelse utenfor enhetsleders kontroll, som ikke kunne vært
forutsett og som utenfor rimelig tvil har forsinket søknaden, vil Kreftforeningen vurdere å gi
en begrenset utsettelse. Begrunnet søknad om utsettelse sendes Kreftforeningen på e-post
til [email protected] fortrinnsvis før søknadsfristen går ut, og
senest 24 timer etter utløpt søknadsfrist. Søknader blir behandlet umiddelbart.
Søknad om utsettelse skal inneholde:




Navn på helseforetak
Navn på enhetsleder
Navn på administrativt ansvarlig
Søknadstittel
2


Dato for når elektronisk søknad ble opprettet
Årsak og begrunnelse for å be om utsettelse:
- Hva problemene består i, og hvorfor det umuliggjør innlevering innen fristen
- Hvorfor det ikke kunne tas høyde for denne typen problemer på forhånd
- Bekreftelse fra helseforetaket på de oppståtte problemer
- Ved sykdom skal sykemelding vedlegges
Saksbehandling av søknaden
Søknaden vil bli behandlet i den form den ble mottatt. Administrasjonen kan avvise søknader
som åpenbart ikke tilfredsstiller de formelle krav som er stilt til en søknad, for eksempel at
søknadsskjemaet ikke er riktig utfylt og/eller ikke har korrekt antall vedlegg. Vi henstiller til
enhetsleder å lese nøye gjennom innsendt søknad i PDF-format, som gjøres tilgjengelig for
søker i søknadsportalen etter innsending. Feil i søknaden kan rettes, men søknaden må
sendes inn på nytt innen fristens utløp for å bli registrert og vurdert.
Evaluering av søknadene
Søknadene evalueres av Kreftforeningens forskningsadministrasjon.
Søknadene vurderes på bakgrunn av følgende kriterier:
 Disponering av tidligere tildelte midler og relevans av utførte oppgaver
 Antall støttede studier og antall inkluderte pasienter
 Antall produserte vitenskapelige artikler
 Plan for disponering av nye midler
 Helseforetakets egeninnsats til klinisk forskningsstøtte innen kreft
 Hvordan midlene har styrket og vil styrke den kliniske kreftforskningen ved
helseforetaket
Søknad om midler skjer årlig. Det fastsettes en egen økonomisk ramme for tildelingen hvert
år som skal fordeles på de fire enhetene for klinisk forskningsstøtte ved følgende
helseforetak: Oslo universitetssykehus, Haukeland universitetssykehus, St. Olavs hospital og
Universitetssykehuset Nord-Norge. Fordelingen vil skje på grunnlag av hvor Kreftforeningen
anser at midlene kommer best til nytte.
En forutsetning for videre støtte er at forskningsstøtten og den kliniske kreftforskningen ved
det enkelte helseforetak holder en faglig kvalitet og et omfang som tilfredsstiller
Kreftforeningens forventninger.
Ved et eventuelt tilbud om midler vil administrativt ansvarlig og enhetsleder motta en e-post
med nærmere beskrivelse av tildelingen og betingelsene. Enhetsledere som ikke får tilbud
om midler vil bli informert per e-post.
Adgangen til å klage på et avslag er regulert i Kreftforeningens vedtekter, samt
Kreftforeningens prosedyre for administrativ håndtering av klagesaker. Nærmere
opplysninger gis ved bevilgning/avslag og kan også fås ved henvendelse til
[email protected].
3
Forutsetninger og forpliktelser ved en eventuell bevilgning
Generelle vilkår
 Helseforetaket er juridisk og økonomisk ansvarlig for at vilkårene for bevilgningen blir
oppfylt.
 Administrativt ansvarlig ivaretar det administrative ansvaret ved bevilgningen.
 Enhetsleder er ansvarlig for gjennomføring av støtte til klinisk kreftforskning samt
rapportering.
 Arbeidsgiveransvaret ligger hos helseforetaket som også forestår utbetaling av
driftsmidler og lønn.
 Enhetsleder har ansvar for at helseforetaket får nødvendig informasjon til å kunne
ivareta og iverksette sine oppgaver.
 Midlene kan kun brukes til de formål som er anført i søknaden. Dersom midlene ikke
har blitt brukt i henhold til søknaden, kan tilbakebetaling kreves.
 Enhetsleder disponerer alle bevilgede midler fra Kreftforeningen til enheten.
 Kreftforeningen kan av helseforetaket når som helst kreve innsyn i regnskap,
herunder fullstendig dokumentasjon, som viser anvendelsen av tildelte midler fra
Kreftforeningen.
 Enhetene skal bistå som en uavhengig tredjepart i forskerinitierte kliniske kreftstudier,
altså ikke i industri-initierte studier.
Oppstart
Bevilgningen gjelder fra 1. januar i det påfølgende året.
Rapportering
En rapport om oppnådde resultater samt avvik fra foregående års plan må sendes inn av
enhetsleder en gang i året. Rapporten skal inneholde en økonomisk oversikt, hvordan
midlene er benyttet, antall støttede studier, inkluderte pasienter og produserte vitenskapelige
artikler. Rapportering gjøres via Kreftforeningens søknadsportal i forbindelse med ny søknad
om støtte til enheter med ansvar for klinisk forskningsstøtte innen kreft. Utbetaling av en
eventuell bevilgning forutsetter at enheten har rapportert tilfredsstillende på tidligere
bevilgninger.
Kreditering
Helseforetaket plikter i sin utadrettede informasjon å informere om Kreftforeningens
finansiering av klinisk kreftforskning. Kreftforeningen har selv rett til å informere om sin
bistand til finansiering av klinisk kreftforskning ved helseforetaket og gi informasjon om
arbeidet og dets betydning.
Ansvarsfritak
Kreftforeningen har intet ansvar for skade som voldes under arbeid uansett art eller omfang.
Avtaler ved helseforetaket vil her være gjeldende.
Force majeure
Dersom force majeure hindrer enheten og helseforetaket i å oppfylle sine forpliktelser, skal
Kreftforeningen umiddelbart varsles.
4