Handlingsprogram
Kommunal handlingsplan 2015-2018 Kommunalt handlingsprogram Til behandling formannskapet 18. november Utgave pr 31. oktober 2014 INNHOLD 1 INNLEDNING ...............................................................................................................6 2 ARBEIDET MED FORSLAG TIL HANDLINGSPROGRAM 2015–2018 ...............6 3 RAMMEBETINGELSER .............................................................................................7 3.1 FORSLAG TIL STATSBUDSJETT FOR 2015...................................................................7 3.2 OPPFØLGING AV VEDTAK OG ANDRE AKTIVITETS OG KOSTNADSØKNINGER.................8 3.3 BEFOLKNINGSUTVIKLING OG KONSEKVENSER ............................................................8 4 KOMMUNENS ØKONOMISKE RAMMEBETINGELSER .......................................9 4.1 INNLEDNING ...............................................................................................................9 4.1.1 Store investeringene ...................................................................................10 4.1.2 Lave frie inntekter. ....................................................................................... 10 4.1.3 Fond.............................................................................................................. 11 4.1.4 Likviditet ....................................................................................................... 11 4.1.5 Høyt driftsnivå ..............................................................................................11 4.1.6 Premieavvik ................................................................................................. 12 4.1.7 Utbytte .......................................................................................................... 12 4.1.8 Konklusjon.................................................................................................... 13 4.2 FORUTSETNINGER ...................................................................................................13 4.3 INNTEKTSSIDEN - FELLESOMRÅDER.......................................................................... 13 4.3.1 Skatt og inntektsutjevning........................................................................... 13 4.3.2 Rammetilskuddet......................................................................................... 14 4.3.3 Eiendomsskatt .............................................................................................14 4.3.4 Skjønnsmidler .............................................................................................. 14 4.3.5 Konsesjonskraftsinntekter .......................................................................... 14 4.3.6 Andre statstilskudd ...................................................................................... 14 4.3.7 Integreringstilskudd ..................................................................................... 14 4.3.8 Utbytte .......................................................................................................... 15 4.3.9 Renteinntekter ............................................................................................. 15 4.3.10 Mva komp investeringer.............................................................................. 15 4.3.11 Bruk av fond .................................................................................................15 4.3.12 Gebyrinntekter .............................................................................................15 4.4 UTGIFTSSIDEN – FELLESOMRÅDER .......................................................................... 15 4.4.1 Avsetning til fond .........................................................................................15 4.4.2 Pensjon ........................................................................................................ 16 4.4.3 Driftsreduksjoner .........................................................................................16 4.5 HANDLINGSROM....................................................................................................... 17 4.6 NYE TILTAK/ENDRINGER/TILPASNINGER ...................................................................17 4.7 INVESTERINGER OG FINANSIERING ........................................................................... 17 4.8 KOMMUNENS FINANSFORVALTNING..........................................................................18 4.8.1 Aktivasiden (Langsiktig plassering av kommunens midler) .................... 18 4.8.2 Passivasiden (Kommunens innlån) ........................................................... 18 4.8.3 Utsikter for 2015-2018 ................................................................................18 4.9 USIKKERHETSFAKTORER ................................................................................ 19 2 5 KOMMUNALOMRÅDET HR .................................................................................... 20 5.1 BESKRIVELSE AV HR OMRÅDET ................................................................................. 20 5.1.1 Bemanning og arbeidsmiljø ........................................................................ 20 5.1.2 Personell og arbeidsmiljø ........................................................................... 20 5.1.3 Økonomi ....................................................................................................... 21 5.2 STATUS FOR TILTAK I PERIODEN............................................................................... 21 5.3 ANALYSE OG HOVEDUTFORDRINGER........................................................................ 22 5.4 PRIORITERING AV TILTAK OG ENDRINGER................................................................. 24 5.5 NYE TILTAK 2015..................................................................................................... 24 5.6 BUDSJETTKUTT FOR HR-OMRÅDET 2015 ................................................................25 6 OMRÅDE ASSISTERENDE RÅDMANN ................................................................26 6.1 BESKRIVELSE AV OMRÅDET...................................................................................... 26 6.1.1 Innledning..................................................................................................... 26 6.1.2 Organisering og ansvarsforhold .................................................................26 6.1.3 Tjenester og brukere ................................................................................... 26 6.1.4 Personell og arbeidsmiljø ........................................................................... 27 6.1.5 Sykefravær i avdelingen i prosent .............................................................27 6.1.6 Økonomi ....................................................................................................... 27 6.2 STATUS FOR PLANLAGTE TILTAK I 2014 ...................................................................28 6.3 ANALYSE OG HOVEDUTFORDRINGER........................................................................ 28 6.4 HOVEDUTFORDRINGER I 2015: ................................................................................ 30 6.5 BUDSJETTPROSESS SAMT PRIORITERING AV TILTAK OG ENDRINGER ........................ 30 6.5.1 Gjennomførte tiltak ...................................................................................... 30 6.5.2 Budsjettprosess for 2015 ............................................................................30 6.5.3 Budsjettforslag 2015 assisterende rådmann ............................................ 31 6.6 NYE TILTAK 2015..................................................................................................... 31 7 BYSTYRESEKRETARIATET .................. FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 8 KOMMUNALOMRÅDE OPPVEKST ....................................................................... 34 8.1 INNLEDNING ........................................................................................................ 34 8.2 STATUS OG UTFORDRINGER .......................................................................... 34 8.3 STATSBUDSJETTET – KONSEKVENSER FOR OPPVEKST......................... 37 8.3.1 Barnehage.................................................................................................... 37 8.3.2 Barnevern..................................................................................................... 38 8.3.3 Integrering .................................................................................................... 38 8.3.4 Forebyggende helse ...................................................................................39 8.3.5 Skole ............................................................................................................. 39 8.3.6 Oppsummering - hovedutfordringer........................................................... 39 8.4 MÅL FOR OMRÅDET ...........................................................................................40 8.4.1 Resultater i 2014 .........................................................................................41 8.5 MEDARBEIDERE - ÅRSVERK OG SYKEFRAVÆR ......................................... 41 8.5.1 Årsverk ......................................................................................................... 42 8.5.2 Sykefravær i % ............................................................................................42 8.6 ØKONOMI – DRIFT ..............................................................................................43 8.6.1 Status per september 2014 ........................................................................ 44 8.6.2 Økonomi – investeringer............................................................................. 44 3 8.6.3 Fordeling av ramme i Oppvekst 2014 ....................................................... 45 8.7 IKKE-LOVPÅLAGTE OPPGAVER ...................................................................... 45 8.7.1 First lego league (FLL)................................................................................ 46 8.7.2 Barn og ungdoms kommunestyre (BUK) .................................................. 46 8.7.3 Miljøterapeuter i skole ................................................................................. 46 8.7.4 Boliger for enslige mindreårige (EM) .........................................................46 8.7.5 Moderasjonsordninger i skolefritidsordningen (SFO) ..............................46 8.8 TILSKUDD ANDRE ............................................................................................... 47 8.9 ØKONOMIPLAN 2015-18 .................................................................................... 47 8.9.1 Tiltak i handlingsplanen for 2015 ............................................................... 48 8.9.2 Tiltak i handlingsplanen for 2016 og framover ......................................... 53 9 HELSE- OG VELFERD ............................................................................................. 55 9.1 INNLEDNING ............................................................................................................. 55 9.1.1 Ansvarsområder ..........................................................................................55 9.1.2 Organisering ................................................................................................ 55 9.1.3 Organisasjonskart ....................................................................................... 56 9.2 STATUS OG UTFORDRINGER – TJENESTER OG MEDARBEIDERE ...............................57 9.2.1 Omgivelser ................................................................................................... 57 9.2.2 Tjenester og brukerforhold .........................................................................57 9.2.3 Medarbeidere............................................................................................... 59 9.2.4 Folkehelse ....................................................................................................60 9.2.5 Ikke-lovpålagte oppgaver ........................................................................... 60 9.3 STATUS OG UTFORDRINGER - ØKONOMI ................................................................... 61 9.3.1 Status økonomi per oktober 2014 ............................................................ 61 9.3.2 Behov for nye tiltak i 2015 .......................................................................... 61 9.3.3 Økonomisk ramme for Helse- og velferd .................................................. 61 9.3.4 Driftstiltak lagt inn i økonomiplanen ........................................................... 62 9.3.5 Investeringstiltak lagt inn i økonomiplanen ............................................... 63 9.3.6 KOSTRA-analyse ........................................................................................ 63 9.3.7 Forslagsfangst - kostnadseffektivisering ...................................................64 9.3.8 Fordelte kutt ................................................................................................. 65 9.3.9 Forslag til endringstiltak .............................................................................. 65 9.3.10 Utfordringer 2016-2018............................................................................... 66 9.3.11 Tilskudd andre .............................................................................................66 9.4 MÅL OG INNSATSOMRÅDER ...................................................................................... 68 9.4.1 Overordnede mål ......................................................................................... 68 9.4.2 Innsatsområder............................................................................................ 68 9.4.3 Oppsummering økonomiplan ..................................................................... 72 9.4.4 Kostnadsreduksjoner ..................................................................................72 9.4.5 Kostnadsøkninger ....................................................................................... 72 10 BYUTVIKLING, DRIFT OG KULTUR (BDK) ........................................................73 10.1 INNLEDNING ..........................................................................................................73 10.1.1 Status og utfordringer ................................................................................. 73 10.1.2 Mål for området ........................................................................................... 74 10.1.3 Medarbeidere – årsverk og sykefravær .................................................... 75 10.1.4 Økonomi – drift ............................................................................................76 10.1.5 Økonomi - investering ................................................................................. 82 4 10.1.6 Organisering og ansvarsforhold .................................................................83 10.1.7............................................................................................................................ 83 10.2 STAB .................................................................................................................... 84 10.2.1 Administrasjon og tekniske fellestjenester ......................................................84 10.2.2 Kulturutvikling .............................................................................................. 85 10.2.3 Samfunn, næring og miljø (SNM) .............................................................. 88 10.3 EIENDOM ..............................................................................................................91 10.4 DRIFT OG ANLEGG ................................................................................................94 10.5 VANNFORSYNING OG AVLØP .................................................................................97 10.6 KULTUR- OG FRITIDSTJENESTER ........................................................................... 99 10.7 SKIEN BIBLIOTEK................................................................................................. 102 10.8 SKIEN KULTURSKOLE .......................................................................................... 105 10.9 PLAN OG BYGGESAK ........................................................................................... 107 10.10 LANDBRUK OG GEODATA ................................................................................. 109 11 TILSKUDD .............................................................................................................. 112 5 1 INNLEDNING Budsjett 2015/handlingsprogram 2015-2018 har som siktemål å forbedre økonomisk handlingsrom mot slutten av perioden. Dette krever reduksjon i driften i hele perioden. Parallelt med dette må aktiviteter som understøtter fortsatt vekst og utvikling av organisasjon og lokalsamfunn prioriteres. Administrasjonen har jobbet med budsjettgrunnlaget gjennom store deler av 2014, og framlegget er således godt forankret i organisasjon. Politiske føringer, samfunnsplanens mål og strategier, demografi og fordeling av tidligere kostnadsreduksjoner har vært viktig grunnlag for kommunens årlige handlingsplaner (økonomiplan, årsbudsjett og handlingsprogram). Vedtatt Samfunnsplan for 2011 til 2022 har følgende tre satsingsområder: 1. Det gode livsløpet med spesielt fokus på barn og unge 2. By- og næringsutvikling i et regionalt perspektiv 3. Miljø og bærekraft 2 ARBEIDET MED FORSLAG TIL HANDLINGSPROGRAM 2015–2018 Kommuneproposisjonen 2015 ble lagt frem 14. mai. Rådmannen utarbeidet et konsekvensnotat ifbm budsjettrevisjon 2014, behandlet i bystyret 19.juni I den administrative prosessen er behovet for endringer i inntekter og utgifter i perioden vurdert i forhold til vedtatt økonomiplan for 2014–2017 Dette er innarbeidet i rammeendringer i rådmannens forslag til Handlingsprogram 2015– 2018. Kommunalsjefene har levert beslutningsgrunnlag til rådmannen, hvor de blant annet har involvert andre ledere i linjen, tillitsvalgte og vernetjenesten, samt innhentet nødvendig faglig og administrativ støtte underveis i prosessen. Statsbudsjettet som ble lagt fram 8. oktober er innarbeidet i tallgrunnlaget. 6 Del 1 Rammebetingelser, økonomi og overordnede mål og utfordringer 3 RAMMEBETINGELSER Dette kapitlet vil handle om de overordnede rammebetingelser som er og vil være førende for kommunes ressursmessige situasjon de nærmeste fire årene, både med hensyn til inntekts- og utgiftsutvikling. Rammebetingelser omfatter bl.a. forhold bestemt av andre enn kommunen selv, for eksempel kommunens inntektsnivå som i stor grad bestemmes gjennom statsbudsjettet, forhold vedtatt av kommunen selv og forhold som ikke uten videre lar seg henføre til bestemte beslutninger, for eksempel at kommunen har befolkningsvekst gjennom tilflytting. Vekst i kostnader er også en vesentlig rammebetingelse i budsjetteringen. 3.1 FORSLAG TIL STATSBUDSJETT FOR 2015 Kommunens rammebetingelser fra statens side gis i kommuneproposisjonen på våren og følges opp i statsbudsjettet på høsten. Kommunens samlede inntekter består av: Frie inntekter (skatt, rammetilskudd, inntektsutjevning) Øremerkede tilskudd Gebyrinntekter Regjeringen legger opp til en reell vekst i kommunesektorens samlede inntekter på 1,5% i 2015. Realvekst er inntektsvekst utover den kommunale deflator (gjennomsnittlig pris- og lønnsvekst). Realveksten i frie inntekter er anslått til 3,9 mrd. (veksten er målt i forhold til anslått inntektsnivå i RND (revidert nasjonalbudsjett), det vil si før det siste skatteanslaget for 2014 som ble lagt fram i statsbudsjettet. Realveksten i frie inntekter er også ment å dekke demografikostnader (befolkningsvekst og endringer i alderssammensetning), økning i pensjonskostnader og styrking av tjenestetilbudet. Av veksten i frie inntekter er deler begrunnet spesielt: 200 mill – styrket helsestasjons- og skolehelsetjeneste 200 mill – styrking av kommunale tjenester til rusavhenging og personer med psykiske lidelser 100 mill – satsing på mer fleksibelt barnehageopptak Rammetilskuddet endres som følge av innlemminger og uttrekk i statsbudsjettforslaget. Den største endringen er uttrekket av midlene til kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten på 5,7 mrd. Det er også gjort endringer i fordelingen ved at vekstkommuner vil få noe større andel av rammen. Denne delen finansieres av de kommunen som har lavere vekst. Vekstkommuner er i denne sammenheng kommuner som i gjennomsnitt de tre siste år har vekst som er høyere enn 1,6 pst. 7 3.2 OPPFØLGING AV VEDTAK OG ANDRE AKTIVITETS OG KOSTNADSØKNINGER Forslaget til handlings- og økonomiplan bygger i stor grad på inneværende plan og de vedtak som ble fattet ved behandlingen av denne. I tillegg kommer oppfølging av politiske vedtak i løpet av 2014, og rammeøkninger som følge av rene kostnadsøkninger. 3.3 BEFOLKNINGSUTVIKLING OG KONSEKVENSER Det er forventet at folketallet i Norge fortsatt vil vokse og at veksten vil bli særlig stor i og rundt de store byene, og at vil blir stadig flere eldre. Statistisk sentralbyrå lager beregninger av hvordan befolkningen utvikler seg framover, gitt ulike forutsetninger om fruktbarhet, dødelighet, flytting og inn- og utvandring. De lager flere alternativ, under har vi valgt å vise SSB sitt hovedalternativ (MMMM) for Skien fordelt på hovedaldersgrupper: 8 Tabellen under viser befolkningsutvikling og endringen fra 2014 til 2020 fordelt på aldergrupper: 0806 Skien0 år 1‐5 år 6‐12 år 13‐15 år 16‐19 år 20‐44 år 45‐66 år 67‐79 år 80‐89 år 90 år eller 2014 2015 2020 564 3094 4259 1993 2922 17027 15554 5511 2018 497 552 3076 4335 1968 2847 17100 15637 5793 1980 500 597 3054 4576 1960 2667 17271 16278 6762 2070 487 2040 endr til 2020 595 3155 4761 2159 2926 18220 16781 8577 3964 1028 33 ‐40 317 ‐33 ‐255 244 724 1251 52 ‐10 Historisk sett har Skien hatt en lavere vekst i antall innbyggere enn landsgjennomsnittet: Innbyggertallsutvikling 2011‐14 Innbyggertall pr 1.1. 2011 0 Hele landet 2012 2013 %‐vis endring 2014 4 920 305 4 985 870 5 051 275 5 109 056 0706 Sandefjord 0806 Ski en 43 648 52 077 44 150 52 509 44 629 53 015 44 976 53 439 2011 2012 2013 Gj.snitt 2011‐13 1,33 % 1,31 % 1,14 % 1,26 % 1,15 % 0,83 % 1,08 % 0,96 % 0,78 % 0,80 % 1,00 % 0,86 % Befolkningsveksten i Skien har vært høyere de siste årene, enn tidligere år, men det forventes ikke en vekst over landsgjennomsnittet. SSB sin prognose viser en gjennomsnittlig vekst på ca 0,7% pr år fram til 2020. 4 KOMMUNENS ØKONOMISKE RAMMEBETINGELSER 4.1 INNLEDNING En kortfattet analyse av økonomien frem til 31.12.2013 viste følgende hovedtrekk: a. b. c. d. e. f. g. Medium høy gjeldsgrad Frie inntekter under gjennomsnittet for kommunegruppen Lave fond Svak likviditet Fortsatt høyt driftsnivå i forhold til løpende driftsinntekter Utfordringer i forhold til størrelsen på premieavvik Gjort oss avhengig av utbytte 9 4.1.1 Store investeringene Store investeringer har ført til økt gjeld: Virkningene av de store investeringene de siste årene påvirker driften på flere måter: • Økt lånegjeld gir økte renter og avdrag (må dekkes over driftsbudsjettet) • En stor del av investeringene fører til økte driftsutgifter (eks nye sykehjemsplasser, økt tilskudd til fritidsparken, større skoleareal gir økte FDVutg mv) 4.1.2 Lave frie inntekter. Lave frie inntekter setter begrensninger for de økonomiske mulighetene. Under vises forskjeller i frie inntekter for et utplukk kommuner i 2013: Porsgrunn Larvik Sandefjor Tønsberg Arendal Stavanger Asker Komgr 13 Skien frie inntekter pr innbygger 44 556 45 830 45 190 44 866 43 836 47 788 49 770 45 373 44 387 tilsvarende mer ville utgjort i mill kr: 9,0 77,1 42,9 25,6 ‐29,4 181,7 287,7 52,7 ‐ 10 4.1.3 Fond Kommunen har over noen år fått tilført betydelige fondsmidler. Disse er brukt, noe som nedgangen i søylene under viser: 4.1.4 Likviditet På grunn av store fond de siste årene har Skien stort sett hatt god likviditet. Dette bilde har snudd de siste årene på grunn av at fondene nå er mye lavere, men er også betydelig forverret på grunn av størrelsen på premieavviket. Likviditeten er likevel noe bedre enn forventet. Sammenliknet med fjoråret hvor vi i perioder lå på kredittsiden, har vi gjennom hele 2014 ligget stabilt med 50 til 300 millioner på vår konsernkonto. 4.1.5 Høyt driftsnivå Tabellen under viser kurven for løpende driftsutgifter og løpende driftsinntekter: 11 Brutto driftsresultat reflekterer selve driften og viser at kommunens løpende driftsutgifter har vært høyere enn løpende driftsinntekter i perioden 2007 til 2012. Dette har vært mulig pga blant annet fondsbruk. 4.1.6 Premieavvik Utviklingen de siste årene kan illustreres med følgende figur: De blå søylene viser utgifter kommunen har hatt som ikke blir utgiftsført i regnskapet. Utgiften blir amortisert over flere år (de røde søylene). Resultatet av denne praktiseringen har ført til at Skien kommune har om lag 240 millioner i utgifter til pensjon som ikke er regnskapsført (står som akkumulert premieavvik («gjeld») i balansen). Hvis vi hadde lagt inn de årlige premieavvikene ville bildet på avviket mellom løpende driftsutgifter og løpende driftsinntekter blitt enda større, noe som faktisk er mer reelt. 4.1.7 Utbytte 12 Beløpene over er inntektsført som finansinntekt, og brukt til å finansiere driften. Svingninger i årlige beløp vil gi behov for omstillinger dersom inntektene går med til å dekke faste løpende utgifter. 4.1.8 Konklusjon Analysen over viser behov for å oppnå økonomiske handlefrihet framover. 4.2 FORUTSETNINGER Lønns- og prisvekst er lagt inn slik: Vekstfaktorer Lønn - vekst i % Pris - vekst i % Veid gj.snitt - vekst i % Lønnsandel: 2013-2014 2014-2015 3,50 % 1,25 % 3,05 % 3,30 % 1,80 % 3,00 % 80 % 2015-2016 2016-2017 2017-2018 3,50 % 2,00 % 3,20 % 3,50 % 2,00 % 3,20 % 3,50 % 2,00 % 3,20 % 20,00 % Driftsandel: Følgende rentesatser er lagt til grunn på utgifts- og inntektssiden 2014 2015 2016 2017 2018 Rentesats gamle lån Rentesats nye lån Rentesats inntekter bank 2,9 % 2,2 % 2,7 % 2,9 % 2,1 % 2,2 % 3,1 % 2,7 % 2,5 % 3,3 % 3,2 % 3,2 % 3,5 % 3,5 % 3,5 % Rentesats inntekter plasseringer 3,5 % 3,3 % 3,5 % 3,7 % 3,7 % 4.3 INNTEKTSSIDEN - FELLESOMRÅDER I løpet av første halvår 2014 er vi gjort kjent med at de budsjetterte inntektene på utbytte og skatt var for optimistiske. Dette medførte behov for budsjettrevisjon hvor man først fordelte en reduksjon på 12 millioner og siden startet et arbeid med å redusere ytterligere 14 mill. Ny informasjon om skatteinngangen trekker i retning av at kommunens skatteinntekter kan bli enda lavere enn lagt til grunn i Revidert nasjonalbudsjett. Kommuneopplegget i statsbudsjettet legger opp til at nedjusteringen ikke skal påvirke inntektsnivået i 2015. Skatt/rammetilskudd er lagt inn med samme sum som i statsbudsjettet. I årene 2016-2018 er det ikke lagt inn realvekst – kun justert med kommunal deflator. 4.3.1 Skatt og inntektsutjevning Anslaget på kommunesektorens skatteinntekter i 2015 bygger blant annet på om lag 0,8% sysselsettingsvekst i norsk økonomi og 3,3% lønnsvekst fra 2014-2015. Fra 2015 er det gjort endringer i skattelegging av uføre som vil gi økte skatteinntekter til kommunesektoren, samtidig vil avvikling av kommunal medfinansiering og uttrekket fra rammetilskuddet isolert sett innebære at skatteandelen øker. Den kommunale skatteøren er derfor justert ned med 0,15% til 11,25% for at målet om at skatteandelen skal være på 40%. 13 For Skien betyr en vekst i skatt /inntektsutjevning i tråd med dette en vekst på 4,7% fra anslag regnskap 2014 til budsjett 2015. 4.3.2 Rammetilskuddet Rammetilskuddet går isolert sett ned, dette har sin bakgrunn i at kommunene ikke lenger skal ut med utgifter til medfinansiering av spesialisthelsetjenesten. Totalt sett trekkes det ut 5,7 mrd av kommunerammen (motposten finnes i en reduksjon i helse- og velferd sin utgiftsramme). I tillegg er det en del andre innlemminger og uttrekk av rammetilskuddet. I utgiftsrammene til kommunalområdene er det trukket ut/lagt til om lag beregnet effekt av disse med unntak av helsårseffekten av endringen av kontantstøtteendringen (økt kontantstøtte for ettåringer er forventet å medføre en nedgang i etterspørsel etter barnehageplasser). Skien har ikke registrert nedgang i etterspørselen etter barnehageplasser for denne aldersgruppen. Helårseffekten av uttrekket i rammetilskuddet er derfor ikke trukket ut av rammen til oppvekst (anslått til om lag 2,4 mill kroner). 4.3.3 Eiendomsskatt Eiendomsskatten er på 6,5 promille. Det er ikke lagt opp til en promilleendring på boliger, men derimot lagt opp til kontortaksering i 2015 og en nedjustering av promillesatsen for næringer til 5 promille, og noe nedjustering av bunnfradraget. Totalt sett er det anslått at disse endringen i sum vil gi en netto merinntekt på 10 millioner kroner. I perioden 2015-2018 er i tillegg anslått en volumvekst på 3 mill årlig. Det forutsetter en byggeaktivitet tilsvarende aktivitet som de siste årene. 4.3.4 Skjønnsmidler Skien kommune er ikke tildelt skjønnsmidler fordelt av fylkesmann i 2015. Det er lagt til grunn at kommunen får skjønnsmidler på 0 mill hvert år i perioden. 4.3.5 Konsesjonskraftsinntekter Konsesjonskraftsinntekter har variert i størrelse fra 0,24 mill til 1,4 mill. I vedtatt økonomiplan ligger det inne 0,6 mill hvert år. 4.3.6 Andre statstilskudd Tilskudd særlig ressurskrevende tjenester ble på 73,8 mill i 2013. Prognosen for 2014 er at budsjettnivået nås, det vil si 78,7 (her ligger en engangsinnt på 3,3 mill). Budsjettnivå 2015 er satt til 78,4 mill. Regjeringen foreslår i statsbudsjettet en innstramming av ordningen ved å øke innslagspunktet med 37.000,- utover ordinær lønnsvekst. Med 108 brukere vil det isolert sett utgjøre en mindreinntekt på nær 4 millioner kroner. Det betyr at det er en liten risiko forbundet med størrelsen på budsjettet. 4.3.7 Integreringstilskudd Det er vedtatt å motta færre flyktninger i årene fremover enn tidligere år. Det betyr at tilskuddet vil gå noe ned. Det er anslått en inntekt på fellesområdet på litt over 76 millioner i 2014, mens budsjett for 2015 er satt til 67 mill. Det er ikke trukket ut utgifter i rammene 14 tilsvarende denne nedgangen, da de fleste fagområder beskriver behov for økte rammer til flyktningearbeidet. 4.3.8 Utbytte Skagerak har varslet lave utbytter framover med bakgrunn i selskapet behov for investeringer. Inntektene er derfor redusert vesentlig i forhold til tidligere års framskrivinger. Utbytte - herav utbytte andre - herav utbytte Kontorbygg - herav utbytteSkagerak R 2013 33,8 0,0 2014 30,1 0,1 2015 14,1 0,1 2016 10,1 0,1 2017 11,1 0,1 2018 11,1 0,1 5,0 28,7 5,0 25,0 5,0 9,0 5,0 5,0 5,0 6,0 5,0 6,0 I følge kommunens økonomiske mål om å sette utbytteinntekter av til fond, er dette gjort delvis i 2015 og med full virkning i perioden. 4.3.9 Renteinntekter Se eget kap om finans 4.3.10 Mva komp investeringer Inntekten skal ikke lenger føres som en driftsinntekt, men regnskapsføres direkte på investeringsprosjektene som genererer mvakompen. Dette fører til lavere behov for annen finansiering. 4.3.11 Bruk av fond Det er ikke budsjettert med bruk av fond. 4.3.12 Gebyrinntekter Se egne saker til hovedutvalgene 4.4 4.4.1 UTGIFTSSIDEN – FELLESOMRÅDER Avsetning til fond Det er budsjettert avsatt til fond 10 millioner hvert år (jfr økning eiendomsskatt) og tilsvarende budsjettert utbytte hvert år bortsett fra i 2015 hvor det er avsatt kun deler. 15 Avsetning til fond: 2015 2016 2017 2018 Avsatt fond utbytte 4 10 11 11 avsatt fond eiendomsskatt 10 10 10 10 sum avsetning 14 20 21 21 4.4.2 Pensjon Det er budsjettert med pensjonssatser for 2015 som signalisert fra pensjonskassen med følgende prosentsatser: 2014 19,15 12,25 21,50 Skien kommunale pensjonskasse Statens pensjonskasse Kommunal landspensjonskasse 2015 17,32 11,55 19,15 Nedgangen i satsene over har gitt følgende endringer i driftsrammene. 2016 2017 SA 140/15 Endring pensjonssats 14-15 utg -2,02 -2,02 -2,02 TA 140/15 Endring pensjonssats 2014-2015 utg -0,05 -0,05 -0,05 OPPV 140/15 Endring pensjon 14-15 utg -7,17 -7,17 -7,17 NAV 140/15 Endring pensjonssats 14-15 utg -0,48 -0,48 -0,48 HV 140/15 Endring pensjonssats 14-15 utg -13,62 -13,62 -13,62 BDK 140/15 Endring pensjonssats 14-15 utg -3,31 -3,31 -3,31 Tiltaksnavn: utg/innt 2015 2018 -2,02 satsene endret -0,05 satsene endret -7,17 satsene endret -0,48 satsene endret -13,62 satsene endret -3,31 satsene endret Det er også budsjettert med premieavvik, slik aktuarene har anslått for 2015, og amortisering av dette. Det er ikke lagt inn vekst i pensjonskostnadene i perioden, dette er en usikker forutsetning, derimot er det lagt inn en økning i amortiseringen basert på de budsjetterte premieavvikene. Samlet sett gir det en økning innenfor pensjonsområdet. 4.4.3 Driftsreduksjoner Det er gjennomført prosesser i alle kommunalområdene for å finne mulige innsparingstiltak. Basert på denne prosessen er det lagt inn driftsreduksjoner på vel 25 mill for 2015, fordelt slik: 1,0 redusert omstillingsmidler I Tillegg følgende i øvrige driftsområder: 0,75 HR 1,0 Ass rådmann 1,0 NAV 7,5 Oppvekst 10,0 HV 4,0 BDK I tillegg er det lagt inn ytterligere opptrapping i perioden, 20 mer i 2016, økning med 18 mer i 2017 og ytterligere økning med 8 mill i 2018. Disse driftsreduksjonene er ikke fordelt og er foreløpig lagt som en mindreutgift på obs-posten under rammeområdet tilskudd andre og selskaper. 16 Tabell over driftsreduksjoner i perioden: Tiltaksnavn: utg/innt 2015 2016 2017 2018 SA 120/15 Omstilling - reduksjon drift utg -1,75 TA 004/14 Innsparing utg - OPPV 123/15 Omstilling - reduksjoner drift utg NAV 121/15 Omstilling -reduksjon drift utg HV 122/15 Omstilling - reduksjon drift BDK 124/15 Omstilling - reduksjon drift 4.5 -1,75 -1,75 -20 -38 -7,5 -7,5 -7,5 -1 -1 -1 utg -10 -10 -10 utg -4 -4 -4 -1,75 kutt ass rådmann 1 mill og HR 0,75 mill -46 opptrapping i perioden, ikke fordelt -7,5 kutt ‐ jfr sparekatalog -1 kutt ‐ jfr sparekatalog -10 kutt ‐ jfr sparekatalog -4 kutt ‐ jfr sparekatalog HANDLINGSROM Det er lagt inn et buffertiltak i 2015 på 4 millioner. Beløpet er ikke lagt inn varig, men vil kunne være med å redusere risikoen midlertidig dersom noen av forutsetningen som er lagt til grunn i inntekts/utgiftsanslag ikke slår til. Se for øvrig eget avsnitt om risiko. I tillegg er det lagt opp til at fondsavsetningene i perioden vil føre til et noe bedre handlingsrom på sikt. 4.6 NYE TILTAK/ENDRINGER/TILPASNINGER Rammene på kommunalområdene er framskrevet fra opprinnelig budsjett 2014. Deretter er alle varige budsjettendringer lagt inn og r gjennomsnittlig pris/lønnsvekst. Alle endringer i forhold til denne justerte 2014 rammen vises i listen over endringer/nye tiltak/tilpasninger. Se eget vedlegg. 4.7 INVESTERINGER OG FINANSIERING Investeringer og finansiering er lagt inn slik i perioden: 2015 2016 2017 2018 123,6 77,8 38,0 9,5 SUM investeringer formålsbygg brutto inv brutto inv 80,0 80,0 80,0 ING 153/06 Startlån ‐ SUM varinvesteringer brutto inv 75,5 61,0 65,0 67,0 sum brutto hele investeringsbudsjettet 279,1 218,8 183,0 76,5 FINANSIERING HELE INVESTERNGBUDSJETTET: LÅNEOPPTAK STARTLÅN lån -80,0 -80,0 -80,0 ‐ LÅNEOPPTAK VARINVESTERINGE lån ‐75,5 ‐61,0 ‐65,0 ‐67,0 LÅNEOPPTAK FORMÅLSBYGG lån -70,9 -46,1 -13,1 -7,0 annen finansiering mva -9,8 -7,5 -0,6 -0,2 annen finansiering tilsk./ref -21,6 -9,2 -9,2 -2,2 annen finansiering overf drift -1,0 - - - annen finansiering salgsinnt -20,0 -15,0 -15,0 - annen finansiering fond -0,4 - - - sum inntekter investeringer ‐279,1 ‐218,8 ‐183,0 ‐76,5 Se eget vedlegg for ytterligere detaljer. 17 4.8 KOMMUNENS FINANSFORVALTNING Kommunens finansforvaltning er todelt Aktivasiden, forvaltning av kommunens finansaktiva Passivasiden, forvaltning av kommunens innlån Formålet med forvaltningen er å maksimere avkastningen på kommunens aktiva og å minimalisere kommunens kapitalkostnader på kommunens passiva innenfor en akseptabel risiko. Nytt finansreglement ble vedtatt i Skien bystyre 25.11.10 og trådte i kraft 01.01.11. Hensikten med rutinene er å sikre at den administrative behandlingen ivaretar krav gitt i § 8 i forskrift om kommuners finansforvaltning og at oppfølgingen er i h.h.t Skien kommunes reglement for finansforvaltning. 4.8.1 Aktivasiden (Langsiktig plassering av kommunens midler) Midler Kommunens finansaktiva består i hovedsak av fond, ubrukte lånemidler og driftsmidler. Disse aktiva har de siste årene vært forvaltet samlet. Hovedmålsettingen man har jobbet etter er å plassere midlene mest mulig risikofritt til en akseptabel avkastning. Risikohåndtering Risikoen er ivaretatt først og fremst ved valg av aktivaklasser med lav risiko: Pengemarked og Norske obligasjoner. Produkter vi har valgt innenfor disse aktivaklassene er bankinnskudd, rentefond, obligasjonsfond og anleggsobligasjoner. Vi har fordelt våre plasseringer hos Sparebank 1 Telemark, Terra Sparebank, Storebrand og DNB NOR. Bortsett fra bankinnskuddet er alle midlene plassert i fondsløsninger som sikrer en god spredning på mange utstedere. Samlet sett mener vi at disse tiltak sikrer en lav risiko. Avkastning Gjennomsnittlig beløp plassert langsiktig har i 2013 vært ca. kr. 244 millioner. Dette har gitt en avkastning på 8,9 mill. kroner, eller 3,7 %. 4.8.2 Passivasiden (Kommunens innlån) Gjelden Kommunens låneportefølje forvaltes av Bergen Capital Management dette oppdrag. Bergen Capital Management mandat er at det innenfor Skien kommunes finansreglement skal gjennomføres tiltak for å minimalisere kommunens finansutgifter. Skien kommune sin sammensetning av gjeld er i henhold til kommunens finansreglement og innenfor definerte risikorammer som er vedtatt av bystyret. Renterisiko, refinansieringsrisiko og andre risikoelementer knyttet til lånegjelden er innenfor finansreglementets rammer og krav til risikohåndtering. 4.8.3 Utsikter for 2015-2018 For kommende 4-årsperiode er det i driftsbudsjettet forventet en avkastning av langsiktige plasseringer på mellom 3,5 % til 4%. Så lenge kommunen ikke har noen bufferfond og all avkastning fra langsiktige plasseringer benyttes som driftsinntekter, er det ikke tilrådelig å ta større risiko enn dagens plasseringer i rentefond, obligasjonsfond og anleggsobligasjoner. 18 Økonomiavdelingen vil jobbe aktivt med å beholde våre finansielle verdier fremfor å redusere for å bedre likviditeten, og å bygge opp fond for å finansiere tiltak og prosjekter i drifts- og investeringsregnskapet. En viktig årsak til den gode markedsutviklingen er redusert frykt for ekstremutfall. Blant annet har risikoen for euro-kollaps og mislighold av statsgjeld blitt merkbart redusert. Dette, sammen med fortsatt aktive og stimulansevillige sentralbanker, har bidratt til å løfte børsene. Det har også vært en generell bedring i vekstbildet for både USA og eurosonen. Fortsatt bedring i makrobildet gjør at den globale økonomiske veksten forventes å øke. På innlånene er det i perioden budsjettert med 3,3 % – 3,8 % rente på gamle lån og 2,7 % 3,3 % på nye lån. Høy lånegjeld fører til sårbarhet ved renteendringer. Renten på kommunens låneportefølje er ved september 2014 på 2,78 %. Kommune har de siste år hatt en aktiv låneforvaltning, med relativt hyppige refinansieringer med 3 til 6-måneders sertifikatlån, som har gitt oss meget gunstige lånevilkår i dagens marked. Lån som er tatt opp som fastrentelån fra 3 til 10 år er også mye gunstigere nå enn for bare 23 år siden, og har bidratt til lavere rentekostnader for kommunen. Norges Bank har holdt styringsrenten uendret på 1,5 % gjennom 2013 og 2014, og ut fra deres analyser vil den holdes på dagens nivå frem til 2016 og deretter økes gradvis. Økt rente vil legge et betydelig press på kommunens økonomiske handlefrihet. En økning i rentene vil isolert sett få en negativ nettoeffekt for kommunen, så lenge vår gjeld er betydelig større enn midler langsiktig plassert. Dette vil gi kommunen økte økonomiske utfordringer som det ikke er tatt høyde for i vedtatt økonomiplan. 4.9 USIKKERHETSFAKTORER Kommunale ytelser Skattelegging av uføretrygdede legges om, noe som isolert medfører høyere skatteinntekter for stat og kommune. En overgangsordning vil kunne kompensere den enkelte, men på sikt kan trykket på kommunale ytelser øke på grunn av lavere netto inntekt for uføretrygdede. Ressurskrevende brukere Antallet mottakere og utgiftene har steget hvert år. Kommunens tilskudd vil ikke være kjent før etter at regnskapsåret er over, og blir først utbetalt året etter. Pensjon Premieprognosene for 2015 bygger på anslag for resten av året 2014 og for 2015. Det er usikkerhet rundt flere forhold til beregningene og endelig resultat kan avvike fra anslaget. Eventuelle små prosentavvik gir store utslag på grunn av beløpenes størrelse. På grunn av ordningen med premieavvik vil ikke det regnskapsmessige resultatet nødvendigvis bli like stort. Renteutvikling Det er lagt til grunn en økning i rentesatsene, men likevel en lav vekst. Stram og god styring Det ligger inne driftsreduksjoner hvert år i perioden. Frie inntekter Skatt og inntektsutjevning er beregnet i en modell som bruker blant annet befolkningstall til grunn. Oppdaterte befolkningsprognoser – og faktisk skatteinngang i 2014 vil kunne gi en annen effekt enn den som er anslått. 19 Del 2 Forslag til budsjett og økonomiplan fordelt på kommunalområder og staber 5 KOMMUNALOMRÅDET HR 5.1 BESKRIVELSE AV HR OMRÅDET Området, som ledes av HR-sjef (kommunalsjef for HR), omfatter HR stab, lønnsseksjonen og Servicesenteret. Området ble opprettet 1.mars 2012. HR stab ivaretar to hovedfunksjoner; den sentrale administrative arbeidsgiverfunksjonen på vegne av Rådmannen samt faglig støtte til linjeledelsen. Fagområdet omfatter arbeidsgivers ivaretagelse av føringer i lov- og avtaleverk, herunder spesielt arbeidsmiljøloven, hovedavtalen og hovedtariffavtalen, samt etablering og oppfølging av lokale HR-relaterte retningslinjer, prosedyrer, reglementer osv. Tariff, lønnspolitikk, HR-strategi, HMS, organisasjonsutvikling, rekruttering, omstilling m.m. er kjente stikkord som inngår i HR stabs fagområde. Lønnsseksjonen ivaretar utbetalinger av lønn og godtgjøringer til ansatte, folkevalgte, støttekontakter m.m., totalt ca. 6.000 utbetalinger pr. måned. Seksjonen følger også opp refusjonskrav til NAV ifm med sykefravær og svangerskapspermisjoner. Servicesenteret ivaretar kommunens frontlinjetjeneste gjennom både sentralbord og tjenester ved Servicesenter. Senteret forholder seg til 370 tjenestebeskrivelser og har i gjennomsnitt 530 telefoner og 150 besøkende hver dag. Videre har senteret saksbehandling innenfor 17 områder og gir informasjon knyttet til alle kommunale tjenester. Utstyrssentralen administreres av Servicesenteret, og de ivaretar også forhåndsstemmeavgivning ved valg. I 2013 fikk Servicesenteret også godkjenning som Turistinformasjon. Seksjonslederne for Servicesenteret og lønnsseksjonen er delegert et selvstendig ansvar i forhold til personal-, budsjett- og økonomiansvar. 5.1.1 Bemanning og arbeidsmiljø Årsverk 2012 Årsverk 2013 Årsverk 2014 HR stab 12,0 12,0* 12,0* Lønnsseksjonen 10,0 10,0** 10,0** Servicesenteret 13,0 12,3*** 12,3 Totalt 35,0 34,3 34,3 13 * Inklusive HR-sjef. Ett årsverk (av 12) er midlertidig utlånt til lønnsseksjonen ifm implementering av nytt lønns-, HR- og økonomisystem (Visma/ERP). ** Leder av lønnsseksjonen er frikjøpt ifm prosjekt innføring av nytt lønns-, HR- og økonomisystem. Det er tatt inn ekstra ressurs i hennes frikjøpsperiode. *** Reduksjon i årsverk skyldes overføring av oppgaver/stillingsressurs til NAV (bostøtte). 5.1.2 Personell og arbeidsmiljø Sykefraværsutvikling Egenmeldt fravær Bedriftsbetalt (1-16 dg) Trygdebetalt (17 d – 1 år) Totalt fravær 2012 0,9 0,8 1,5 3,12 2013 1,1 0,3 3,2 4,6 2. tertial 2014 0,6 0,5 5,7 6,9 20 Området har hatt en økende fraværsprosent siden 2012. Av tabellen ovenfor fremgår det at det korte fraværet har gått ned i perioden, mens det lange fraværet, ut over 17 dager har gått opp. God dialog gjør at årsaker til fravær er godt kjent, og der hvor det er mulig gjøres det tilrettelegginger – også forebyggende. Som eksempler er innkjøp av hev/senk-pulter, mulighet for hjemmekontor ved skade/sykdom som vanskeliggjør transport til arbeidet, skjerming fra ulike oppgaver osv. Området har engasjerte medarbeidere som er opptatt av en god tjenesteleveranse, noe som blant annet vises tydelig gjennom innsatsen ved implementering av nytt Visma/ERP-system, Mersmak-festival, etc. Høyt arbeidspress over tid, bl.a. som følge av innføring av Visma/ERP-system samt økende etterspørsel etter tjenester fra området, er p.t. en faktor ifht fraværsprosenten. Dette medfører at HR-sjefen ikke ser det som forsvarlig å foreslå budsjettreduksjoner knyttet til bemanning/drift av HR stab, lønnsseksjonen eller Servicesenteret. 5.1.3 Økonomi HR-områdets budsjett omhandler både drift av HR stab, servicesenter og lønnsseksjon, i tillegg til kommuneovergripende utgiftsposter som frikjøp av tillitsvalgte og kontorkostnader til disse, omstillingsutvalgets midler, lærlingeordning, lederopplæring og ledersamling, introduksjon av nyansatte, jubilantfest, velferdstiltak for sentraladministrasjon m.m. De kommuneovergripende utgiftspostene varierer og er til dels noe uforutsigbare, jfr hvor raskt man får omstilt overtallige til nye stillinger, antall jubilanter, antall nyansatte, variasjon i frikjøpsprosent og lønn til den som velges som hovedtillitsvalgt m.m. Høyere refusjoner fra bl.a. NAV (sykefravær og foreldrepermisjoner) enn forventet på lærlinger og ansatte under omstilling (her tas det ikke inn vikarer ved fravær) er et vesentlig bidrag til overskudd de siste år. Utvikling av avdelingens økonomiske ramme (tall i 1000 kroner): Utgifter uten avskrivninger Inntekter uten avskrivninger Netto driftsutgifter Mer/mindreforbruk Regnskap 2012 47 666 Regnskap 2013* 48 809 Rev. budsjett 2014 51 963 Ramme 2015** 52 607 -5 719 -5 816 -2 553 -2 629 41 946 -3 017 42 993 -4 867 49 410 49 978 * Tall fra 2012 og 2013 er ikke direkte sammenlignbare da HR-området ble etablert i mars 2012, BHT (Bedriftshelsetjenesten) ble skilt ut i mai 2012 og lønnsseksjonen ble tilført området i juni 2012. Budsjettmessige konsekvenser av dette fikk ikke helårseffekt før i 2013. ** Tallene inneholder forutsetning om godkjenning av nye tiltak, fremmet i denne sak. Merk at bakgrunn for økning i ramme bl.a. er at det er avsatt mer midler til omstilling i 2015 enn i 2014, jfr vedtatt økonomiplan for perioden 2014-2017. 5.2 STATUS FOR TILTAK I PERIODEN HR-avdelingen (HR stab og lønnsseksjonen) sitt hovedfokus internt er å videreutvikle avdelingen slik at den kan møte framtidas krav til en moderne og god arbeidsgiver, samt å 21 utvikle ledere og medarbeidere slik at de kan ivareta sitt ansvar og sine oppgaver i tråd med kommunens krav og forventninger. I juni 2012 vedtok Bystyret HR-strategiens satsingsområder; Ledelse, Kompetanse, Kultur og identitet. HR-strategiens handlingsplan for 2013-2017 med konkrete tiltak ble vedtatt av Administrasjons- og likestillingsutvalget i januar 2013. Servicesenteret er kommunens viktigste verktøy eksternt ut mot innbyggerne våre. Servicesenteret bestreber seg på å yte service, informasjon og veiledning med høy kvalitet. Det er jevnlig dialog med kommunalområdene ifht om det er hensiktsmessig å overføre nye publikumsrettede oppgaver til senteret. HR-avdelingen ivaretar også det overordnede HMS-systemansvaret og bistår kommunens ledere og ansatte i helse-, miljø- og sikkerhetspørsmål. HR-avdelingen ivaretar som arbeidsgiverfunksjon samarbeidsavtalen med den interne bedriftshelsetjenesten. HR-avdelingen koordinerer og gjennomfører en rekke kompetansehevende tiltak, spesielt for ledere og spesialistfunksjoner (kommuneovergripende opplæring). HR-avdelingen leder kommunens omstillingsutvalg. Kommunen har over tid hatt flere store omorganiserings- og nedbemanningsprosesser som er ressurskrevende ifht oppfølging og koordinering. Vi har gode interne rutiner på håndtering av slike prosesser, og et velfungerende apparat med koordinerings- og omstillingsutvalg som følger opp evt. overtallighet og omplasseringsbehov pga helse. HR-avdelingen har i 2014 implementert det sentrale tariffoppgjøret, koordinert streik og gjennomført lokale lønnsforhandlinger. I 2014 har innføring av det nye Visma/ERP-systemet (lønn, HR, økonomi og faktura) hatt hovedfokus. Både HR stab og lønnsseksjonen har brukt store ressurser på dette gjennom koordinering av opplæring ut i organisasjonen, innføring av ulike moduler, korrigering av oppstartsproblemer osv. Totalt omfatter systemet ca. 50 ulike moduler, som fortløpende implementeres i 2014 og 2015. Prosjektet er Skien kommunes hittil største IT-prosjekt som involverer alle avdelinger og alle ansatte. Fra januar 2014 har alle ansatte fått lønnsslipp elektronisk, noe som har medført at kommunen har redusert papirmengden med ca. 5.000 utskrifter pr. måned! Innføringen av systemet bygger også opp under kommunens HRstrategi hvor ledelse er et satsingsområde – systemet gir den enkelte leder i kommunen bedre styringsinformasjon. Det er etablert gode nettverksfora med fagmiljøene i de øvrige Grenlandskommunene, i BTV-samarbeidet, og hos KS sentralt. Bl.a. deltar HR-avdelingen i et KS-prosjekt med å utarbeide en ny medarbeiderundersøkelse for kommune-Norge, og vi er den ene av tre kommuner som gjennomfører en pilottesting av denne undersøkelsen høsten 2014. 5.3 ANALYSE OG HOVEDUTFORDRINGER Som det er redegjort for innledningsvis er HR-faget omfattende. Avdelingen ivaretar kommunens arbeidsgiverfunksjon ovenfor drøyt 20 arbeidstakerorganisasjoner som representerer ca. 4.200 ansatte fordelt på drøyt 3.200 årsverk. Utviklingen de siste årene viser at de saker HR-avdelingen arbeider med blir stadig mer komplekse, noe som stiller krav til ny eller høyere kompetanse hos de ansatte. 22 Økt grad av lokal lønnsdannelse/-struktur stiller høyere krav til tariffkunnskap. Økt omfang av omstillings- og nedbemanningsprosesser, herunder også virksomhetsoverdragelser, stiller økte krav til prosess- og regelkunnskap. Deltidsproblematikken har høyt fokus, dette stiller høyere krav til kunnskap om regler for å se muligheter/løsninger innenfor gjeldene lov- og avtaleverk. Det er fremdeles en økning i antall oppsigelse- og avskjedssaker (hovedsakelig knyttet til langvarig fravær og omstilling), som gir behov for økt kunnskap om håndtering av slike saker. Økt fokus på ledelse og lederes kompetanse stiller høyere krav til avdelingen som skal bidra til lederutvikling. Strengere krav til det systematiske HMS- og kvalitetsarbeidet stiller igjen høyere krav til kompetansen hos de som har dette som arbeidsfelt. Dette gjenspeiler en generell trend innenfor utviklingen av HR-faget og HR-funksjonen i kommunal sektor. HR-avdelingen har derfor høyt fokus på kompetanseutvikling for de ansatte, og de ansatte gir uttrykk for å ha et høyt motivasjons- og ambisjonsnivå innen sine arbeidsområder. Likevel er det slik at bemanningssituasjonen krever streng prioritering og oppgavene forsøkes løst innenfor de ressurser som er tilgjengelig. Med et stadig økende antall henvendelser er dette en stor kapasitetsutfordring, spesielt i en fase hvor avdelingen bruker store ressurser på innføring av nye IT-verktøy. Innenfor tilgjengelige rammer, både personellmessig og budsjettmessig, gjøres det imidlertid en god jobb innenfor HR-områdets ansvarsområde. Hovedutfordringene for Servicesenteret er å ivareta byens innbyggere på en best mulig måte. For å gi innbyggerne kvalitetssikret og god informasjon, må de ansatte til enhver tid være godt faglig oppdatert og godt kjent med kommunens organisasjon. Dette gjelder både ved personlig oppmøte, elektronisk/telefonisk kontakt og ikke minst ved sentralbordet. Rekrutteringsproblematikken Å være attraktiv på stillingsmarkedet er absolutt nødvendig for å rekruttere riktig fagkompetanse. Nytenking og kreativitet i organisasjonen er avgjørende for å lykkes. En kommune med et godt omdømme i forhold til administrasjon og ledelse, gode personalpolitiske virkemidler, solid HMS-arbeid og gode og riktige kompetanseutviklingstiltak gir dobbel gevinst. Innad i forhold til motiverte medarbeidere og utad i form av fornøyde brukere og rykte som god og forutsigbar arbeidsgiver. Det beste grunnlaget for å rekruttere, beholde, videreutvikle og få tilfredse og kompetente arbeidstakere på, er en veldrevet virksomhet. Et helt sentralt element for å lykkes i det er et tett samarbeid med den enkelte leder, tillitsvalgte og våre verneombud. Det er viktig at kommunen fortsetter å utvikle moderne og effektive helsefremmende tiltak. Fraværet skal ytterligere ned og trykket på dette arbeidet må opprettholdes. Omstilling/nedbemanning Virksomheten vil stå overfor nye utfordringer når det gjelder omstilling og nedbemanning også i årene som kommer. Skien kommune har lagt et godt organisatorisk grunnlag for å håndtere denne utfordringen i organisasjonen. Våre retningslinjer for omstilling/omplassering er under kontinuerlig revisjon, og har virket etter hensikten. Mye på grunn av avsatte omstillingsmidler de siste årene har vi greid å ha økonomisk kontroll over ansatte som trenger å omstilles/omplasseres. Omstillingsmidlene disponeres av omstillingsutvalget/HR. I inneværende år har kommunalområdene måttet styrke omstillingsutvalgets budsjett med kr.1,2 mill – i tillegg til at avsatte midler til 23 miljørettede tiltak til disposisjon for Hovedarbeidsmiljøutvalget, kr.300.000, ble omprioritert til omstillingsutvalgets budsjett gjennom budsjettrevisjonen. Dette var nødvendig for at omstillingsutvalget skulle kunne arbeide innenfor realistiske økonomiske rammer. Omstilling skjer også innenfor Grenlandssamarbeidet, bl.a. har man i 2014 etablert felles kemner for Porsgrunn og Skien kommuner, det er gjort endringer innen næringssamarbeidet og innenfor renovasjonsområdet. Videre er det føringer fra dagens regjering om tettere kommunesamarbeid og kommunesammenslåinger. Dette fordrer at vi i Grenlandssamarbeidet har gode felles retningslinjer for håndtering av slike omstillingsprosesser. Dagens retningslinjer er 8 år gamle og HR-/personalsjefnettverket i Grenland har igangsatt et arbeid for å revidere disse, dette arbeidet ledes av HR-avdelingen i Skien kommune. 5.4 PRIORITERING AV TILTAK OG ENDRINGER I forhold til vedtatte mål og innenfor tilgjengelige økonomiske rammer har HR-området bl.a. følgende interne hovedutfordringer i 2015: Videreføre implementering av nytt Visma/ERP-system. Revidere lokal lønnspolitikk i tråd med nytt sentralt lønnssystem Drive aktiv omdømmebygging og profilering for å rekruttere ansatte med riktig kompetanse Kompetanseutvikling av medarbeidere, bl.a. øke jus- og pensjonskompetansen Revidere/ajourføre kommunens arbeidsgiverpolitiske plattform Iverksette tiltak definert i HR-strategiens handlingsplan Ivareta overordnet omstillingsarbeid Arbeide for ytterligere reduksjon i sykefravær Gjennomføre medarbeiderundersøkelse i hele organisasjonen Videreutvikle samarbeidet mellom stabs og linjeorganisasjonen Kontinuerlig forbedringsarbeid ifht HR-arbeidsprosesser, bl.a. gjennom innføring av elektroniske løsninger og standardmaler Eksternt mot publikum: Sette alt personell i stand til å serve publikum med god kompetanse og den beste kvalitet Fortsatt fokus på at kommunikasjonsløsninger og verktøy moderniseres og har et optimalt innhold Heve kompetansen innenfor nye og eksisterende fagområder 5.5 NYE TILTAK 2015 HR-avdelingen melder ikke behov for nye tiltak innenfor eget budsjettområde i 2015. Det er likevel svært viktig å merke seg at videre implementering av Visma/ERP-prosjektet (nye moduler) fordrer at det avsettes midler til IT-investeringer, jfr Rådmannens anbefalinger til budsjett for 2015. Av kostnader som påløper i det videre arbeidet med implementering er bl.a. oppgradering av linjer (spredningsnett) i Rådhuset svært viktig ifht å ha tilstrekkelig kapasitet til lønnskjøring, samt frikjøp av ressurser til å gjennomføre det ekstraordinære implementeringsarbeidet. Midler til dette prosjektet er budsjettmessig koordinert innenfor assisterende rådmannsområde. 24 5.6 BUDSJETTKUTT FOR HR-OMRÅDET 2015 Som nevnt innledningsvis innbefatter rådmannens anbefaling til budsjett for 2015 et kutt på kr.750.000 i HR-avdelingens budsjett, samt et kutt på kr. 1 mill i midler til omstillingsutvalgets budsjett. Område Stimuleringspris Markering av 35-års jubilanter Miljøtiltak, midler til disposisjon for Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU). Lisensbesparelse Totalt HR (stab) Omstillingsmidler Totalt Kommentar Tiltaket «stimuleringspris» ble avviklet ved budsjettrevisjon 2014, jfr bl.a. ADLU-sak 21/14. Innsparingen kom i tillegg til den sum HR-avdelingen skulle kutte for 2014, og inngår derfor som en del av kuttet for 2015. I ADLU-sak 21/14 ble det vedtatt å avvikle ordningen med markering av ansatte med 35 års tjenestetid i kommunen. Vedtaket er fulgt opp i nye retningslinjer for erkjentlighetsgaver og andre former for oppmerksomhet vedtatt av ADLU i sak 28/14. Innsparingen er estimert til ca. kr.165.000 pr. år. Innsparingen kom i tillegg til den sum HR-avdelingen skulle kutte for 2014, og inngår derfor som en del av kuttet for 2015. I budsjett for HR-avdelingen for 2014 og den kommende økonomiplanperioden ble det lagt inn kr.300.000 til miljøtiltak, midler som skulle disponeres av HAMU gjennom søknadsordning. Søknadsordningen ble iverksatt, men det viste seg fort at ordningen var lite hensiktsmessig ifht fordeling av midlene. HAMU vedtok derfor, etter forslag fra arbeidstakerorganisasjonene, å omprioritere midlene i 2014 til å styrke omstillingsutvalgets budsjett. Med bakgrunn i erfaringer knyttet til søknadsordning for midlene foreslås denne ordningen avviklet fra 2015. Som følge av innføring av nye IT-systemer har HRavdelingen sett rom for å erstatte/avvikle enkelte andre IT-lisenser. Kuttene går fra ansvar 19300 (HR stab) I økonomiplanperioden 2014-2017 var rådmannens anbefaling å avsette kr. 2 mill i 2014, 4 mill i 2015, 2 mill i 2016 og 4 mill i 2017 til omstillingsutvalgets budsjett. Det ble bevilget 1 mill for 2014, budsjettet ble deretter styrket gjennom budsjettrevisjonen med 1,5 mill. Totalt ser det ut til at omstillingsutvalgets budsjett for 2014 vil være på brutto 4 mill, men med ca. 1 mill i refusjoner fra NAV ser det ut til at budsjettet går i balanse på netto ca. 3 mill. Ut fra at det er avsatt 4 mill til omstillingsmidler for 2015 i økonomiplanperioden ser man grunnlag for å kunne anbefale en reduksjon til 3 mill på dette området for 2015. Gjelder ansvar 19220 (Omstillingsmidler) Sum Kr. 100.000,- Kr. 165.000,- Kr. 300.000,- Kr. 185.000,- Kr. 750.000,Kr. 1.000.000,- Kr. 1.750.000,- Kuttforslagene er drøftet med arbeidstakerorganisasjonene i HR-områdets arbeidsmiljømøter, samt i møter mellom hovedsammenslutningene, rådmann og HR-sjef. Ovennevnte anbefaling til fordeling av budsjettkutt for HR-området ivaretar hensynet til drift og arbeidsmiljø, samt videreføring av kommuneovergripende tiltak som tilligger Skien kommune som Telemarks største arbeidsgiver. 25 6 OMRÅDE ASSISTERENDE RÅDMANN 6.1 6.1.1 BESKRIVELSE AV OMRÅDET Innledning Område ivaretar de økonomifaglige hensyn i organisasjonen og disse utøves gjennom både stabs- og støttefunksjoner under rådmannen og internservice-funksjoner i kommuneorganisasjonen. Dette omfatter IT, regnskap, bedrifts-helsetjeneste og innkjøp. Videre har området frontlinjetjenester med ansvar for skatteinnkreving for stat, fylkeskommune, folketrygden og kommunen, samt innkreving av kommunale krav. I tillegg er områdene brann og beredskap samt myndighetsområde barnehage lagt til området. Området har videre et ansvar for oppfølgning av kommunens beredskapsarbeid, selv om beredskapskoordinatoren personalmessig er plassert i Oppvekst. 6.1.2 Organisering og ansvarsforhold Område ledes av Assisterende rådmann (nå midlertidig av fungerende stabssjef) med en intern ansvars- og arbeidsdeling fordelt på følgende seksjoner: Økonomi og analyseseksjon Seksjon for regnskap Kemneren i Grenland (skatt og kommunale krav) IT seksjonen Bedriftshelsetjenesten Grenland innkjøpskontor (GKI) Brann- og akuttberedskap (brannvesenet, alarmsentralen, sivilforsvar, skogbranntropper) Barnehagemyndigheten Seksjonene har stor grad av delegasjon for å fremme ansvar og faglig utvikling. 6.1.3 Tjenester og brukere Enhet Ass rådmann Samordning/analyse Økonomiseksjonen Regnskapsseksjonen Innkreving av kommunale krav Kemneren i Grenland Barnehagemyndigheten Grenland overformynderi Innkjøpskontoret i Grenland (GKI) It-seksjonen Bedriftshelsetjenesten Sivilforsvaret Brann- og akuttberedskap Sum antall årsverk/ ntobud Målgruppe Linjeledelsen, rådmannen, politikere, fylkesmann, sentrale myndigheter Intern service, ekstern service og kontroll Innbyggere, Intern service Innbyggere, Intern service Innbyggere, Private barnehager Internt (Oppvekst) Årsverk 1 2 3 13 Reg. bud 2014 14.262 1.112 2.686 7.411 3.995 21,3 4.889 1,8 1.338 Intern service 0 6 1.880 2.008 Intern service Intern service 22 4 11.393 2.907 777 35.989 88.767 58,8 132,9 26 6.1.4 Personell og arbeidsmiljø Årsverk i avdelingen (endring i organisering fra 2012): 2009 2013 2014 År 2010 2011 2012 1 1 Ass Rådmann 1 Regnskap/lønn 18,5 19,4 21,5 13 13 Regnskap 12 16,1 21,3 Skatt/kommunale krav 18,5 17,6 17,8 17,3 0 0 Ofm/hj.verger 3,2 3,3 3,3 3,5 0 0 Bykasserer 1,0 1,0 0 0 3 3 Økonomiseksjonen 6,0 5,0 4,0 3 Vikariater/engasjement regnskap/lønn 2,0 2,0 0 0 Antall årsverk økonomi 49,2 48,3 46,6 Analyse It seksjonen 18 20 22 GKI 5 6 7 BHT (tidl en del av HMS) Barnehagemyndigheten Brann* Antall årsverk ass rådmann *Brann har i tillegg 9 årsverk på feiing, som ligger under VAR-området. 6.1.5 36,8 2 22 6 4 70,8 33,1 2 22 6 4 1,8 59,8 128,7 38,3 2 22 6 4 1,8 58,8 132,9 Sykefravær i avdelingen i prosent År 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Egenmeldt fravær 1,3 1,1 0,8 1,0 0,6 0,4 Bedriftsbetalt (1-16 dager) 0,6 0,7 1,8 0,7 0,6 0,4 Trygdebetalt (17.d- 1 år) 4,4 3,2 1,7 3,7 1,5 2,5 Totalt fravær 6,4 5,0 4,3 5,4 2,7 3,3 Før 2012 gjelder tallene, regnskap/lønn/skatt/kommunale krav/Grenland overformynderi og økonomiseksjonen(2013 for 3. kvartal) 6.1.6 Økonomi Utvikling av avdelingens økonomiske ramme (tall i 1000 kroner) År Utgifter uten avskrivinger Inntekter uten avskrivinger Netto driftsutgifter Mer/mindreforbruk (-) Regn-skap 2011* 36.180 -9.156 27.024 -4 Regn-skap 2012 73.771 -37.723 36.049 -1.326 Regnskap 2013 132.726 -58.545 74.181 -2-610 Rev. budsjett 2014 148.980 -60.213 88.767 Ramme 2015 148.049 -57.518 90.531 *historiske data gjelder tidl. økonomidirektørs ansvarsområde (økonomi, regnskap, lønn, skatt, kommunale krav, overformynderiet). Fra og med 2012 er data ass. rådmannens ansvarsområde. Fra 2013 er barnehagemyndighet overført fra oppvekst, og brann fra teknisk. Fra 2014 er telefoni, porto og lisenser it-verktøy sentralisert hit. 27 6.2 STATUS FOR PLANLAGTE TILTAK I 2014 Økt fokus på rapportering på investeringsprosjekter og månedsrapportering gir resultater. Hittil i år er det levert 4 stk. sluttregnskap til politisk behandling, og flere legges fram i disse dager. Det blir nå levert løpende rapporteringer på investeringsprosjekter. Månedsrapportering leveres nå også på virksomhetsledernivå. Andre tiltak: Regnskapet 2013 ble avlagt nær fristen. Det har de siste årene vært stor fokus på forbedring av prosessen og kvaliteten på regnskapsavslutningen. Dette har gitt resultater, men det må jobbes videre med dette også i 2015. Det er fortsatt områder som bør forbedres ytterligere, som blant annet rutiner for regnskapsmessig håndtering av investeringer. Det er jobbet mye med innføring av nytt ERP system og mange moduler er tatt i bruk. Etablering av Kemneren i Grenland. Etablering av felles miljø, med opprettholdt fokus på primærtjenester som gode innfordringsresultater i forhold til skatt og kommunale krav. Rådmannens ledergruppe utarbeider plan for strategisk it-arbeid, med ledermøte 3. november 2014. God service til innbyggerne, videreutvikle nye it-verktøy slik at servicen til innbyggerne forbedres ytterligere It seksjonen er sentral i flere store prosjekter i kommunen i 2014 og vil fortsette denne store aktiviteten i årene fremover. Bedriftshelsetjenesten fikk sin godkjenning 15.mars 2013. Godkjenningen varer frem til 15. mars 2018. Bedriftshelsetjenesten har gjennomført en rekke kurs i 2014. Avtale om utførelse av alle brann- og akuttberedskapstjenester samt feiing og tilsyn, overfor Siljan, er i drift. 110-Telemark, nye lokaler og NØDNETT, er tatt i bruk. Avtale om utførelse av brannforebyggende virksomhet inngått med Drangedal, er i drift. Avtale om feiing og tilsyn i Drangedal er under utarbeidelse. «Akutthjelper»-tjenesten, er i drift. 6.3 Gjennomført barnehageopptak, utført tilsyn og beregnet tilskudd til ikke-kommunale barnehager. ANALYSE OG HOVEDUTFORDRINGER Beskrivelse av og hovedutfordringene for virksomhetene kan oppsummeres slik: a) Økonomistyring: Det er viktig for Skien kommune å ha en god økonomistyring, med gode rutiner som blir fulgt opp på alle nivåer. Dette har nærmest vært en fanesak for fungerende rådmann og det oppleves som om rådmann og kommunalsjefer er tett på i forhold til økonomistyring. b) Økonomiseksjonen: Er forholdsvis liten og sårbar ved at det er få ansatte. Enheten har de siste årene mistet flere ansatte. Det å få dobbel kompetanse (overlapping) på de fleste områder vil fortsatt være et arbeidsmål for 2015. Videre blir det aktuelt å ta i bruk nye moduler i Visma. 28 c) Regnskap: Regnskapsseksjonen er etablert som egen seksjon i 2012 med mål om ytterligere forbedringer og effektivisering. Implementering av Visma samt opplæring av brukere i organisasjonen er utfordringer det vil bli jobbet videre med i 2015. Ressurssituasjonen er en utfordring i forhold til arbeidsmengden. d) Kemneren i Grenland: Seksjonen har fra 1. januar 2014 blitt samordnet med skatteoppkreverfunksjonen fra Porsgrunn. Under 2014 er det jobbet målrettet med å etablere den nye enheten samt med å få til et godt og felles arbeidsmiljø. Grunnet to langtidssykefravær har seksjonen hatt en utfordring i forhold til arbeidsmengde. Det har vært iverksatt tiltak for å sikre drift og medarbeidere i denne situasjonen. De ansatte gir uttrykk for at de er fornøyde med samordningen mellom Skien og Porsgrunn i denne virksomheten. FIN har foreslått statliggjøring av skatteoppkreverfunksjonen. Dette utredes av SKD. e) It seksjonen er involvert i flere store prosjekter. For å håndtere disse er det formålstjenlig å kunne tilsette medarbeidere i prosjektstillinger slik at man sikrer den nødvendige kvalitet og oppfølging som er påkrevd i forhold til ønsket sluttresultat. Økt grad av digitalisering av kommunale tjenester samt vekst i antall IT-brukere vil gi økt belastning på IT-seksjonen. f) Bedriftshelsetjenesten har i 2014 hatt utskifting av to medarbeidere. Det er tilsatt ny BHTleder. Per oktober 2014 har enheten fire stillingshjemler og tre fast ansatte medarbeidere. BHT bistår Skien kommune med det forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid slik det er regulert i arbeidsmiljøloven. Arbeidstilsynet har i 2014 kommet med et pålegg hvor de etterlyser en mer detaljert handlingsplan for BHTs bistand til kommunalsjefsområdene. BHT har nå utarbeidet en brukerveiledning ved utarbeidelse av handlingsplan. En slik plan skal lages i hvert kommunalområde. Planen vil regulere avtalt aktivitet, aktuell enhet og ansvarsforhold. Planen skal behandles av L-AMU og H-AMU. Skien har vært i dialog med Porsgrunn om temaet samarbeid om bedriftshelsetjeneste. Per oktober 2014 er det ikke kjent hvilket veivalg Porsgrunn tar i forhold til dette. g) Myndighetsområde barnehage: Dette ble i 2013 lagt inn under assisterende rådmann. Området samarbeider med Oppvekst og med representanter for private barnehager. I 2014 har oppgavene bl.a. vært opptak, tilsyn, beregning av tilskudd til private barnehager, klagesaker samt vurdering av interne retningslinjer. h) Brannvesenet: Brannvesenet vil implementere avtalen med Drangedal om feiing og tilsyn. Videre vil utredninger om sammenslåing av brannvesenene i Bamble, Kragerø, Porsgrunn og Skien/Siljan (og evt. med Drangedal) videreføres. Det vil gjennomføres tiltak i forhold til kreftfare for brannmannskap. i) Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet (GKI): Et overordnet mål for GKI er å sørge for at alle anskaffelser til kommunene gjennomføres kostnadseffektivt og i henhold til lov, forskrift og politisk vedtatte retningslinjer, samt med hensyn til miljø og samfunnsansvar. Kommunene skal gjennom felles rammeavtaler og samordnede innkjøp søke å oppnå stordriftsfordeler ved bedre innkjøpspriser og betingelser, samt lavere kostnader ved innkjøpsprosessen. En av hovedutfordringene er til enhver tid å søke å oppnå den mest mulig optimale avtaleportefølje og betingelser for Grenlandskommunene - gitt de ressurser, kompetanse og verktøy avdelingen besitter. GKI har et nært samarbeid med fagpersonell fra kommunene ved anskaffelser innen ulike vare- og tjenesteområder. 29 6.4 HOVEDUTFORDRINGER I 2015: Ta i bruk ytterligere moduler i nytt ERP-system Følge med i prosess rundt forslag om overføring av skatteoppkreverfunksjon til staten. Oppgradering av bedriftshelsetjenestens elektronisk journalsystem. Forebyggende aktiviteter for å redusere sykefraværet, blant annet deltagelse på flere D.1 møter, samt spisset kurstilbud og rådgivning. Bidra til økonomistyring i hele organisasjonen Regnskap avlegges til rett tid. Få inn kommunale krav med bruk av færre ressurser (teknologiens mål) Tilpasse driften (prioritere oppgaver/effektivisere) i forhold til nye strammere rammer. Forbedring av budsjettprosess og dokumenter. Håndtering av pågående og kommende IT prosjekter. Håndtere utfordringer med ny leverandør av telefoniløsninger. Legge til rette for en sterk vekst i antall IT-brukere. Implementering av avtale med Drangedal om feiing og tilsyn. Utredninger om sammenslåing av brannvesenene i Bamble, Kragerø, Porsgrunn og Skien/Siljan (og evt. med Drangedal). Endringer i lagerforhold, - sivilforsvar og brannvesen. Tiltak overfor kreftfare, - brannmannskap. Oppgradering av kartsystem og stedsangivelser, - tilpasning til NØDNETT. Håndtere regjeringens forslag om to barnehageopptak. Vurdere innføring av lokale retningslinjer for ikke-kommunale barnehager. 6.5 6.5.1 BUDSJETTPROSESS SAMT PRIORITERING AV TILTAK OG ENDRINGER Gjennomførte tiltak Området har gjennomført to runder med budsjettrevisjoner i 2014. I disse er det gjennomført sparetiltak med til sammen kr. 323 000 i form av personaltiltak. For 2015 er det lagt inn en innsparing knyttet til effekt fra nytt ERP-system (reduserte lisenskostnader). Den beløper seg til kr. 1 million. Pensjonssatsene går ned for 2015 og dette reduserer kostnadene for dette området med ca. 1,4 millioner kr. 6.5.2 Budsjettprosess for 2015 Virksomhetene under assisterende rådmann utfører lovpålagte og/eller nødvendige driftsoppgaver. Det er stabssjefens vurdering at driften er effektiv og at det derfor er begrenset rom for ytterligere budsjettreduksjoner. Området assisterende rådmann har gjennomført en intern budsjettprosess for budsjett 2015. Her har budsjettprosessen vært tema på flere ledermøter. Virksomhetene har fremmet kuttforslag med konsekvensbeskrivelser. Forslagene har blitt vurdert og prioritert i ledermøte. De forslag som har blitt vurdert som gjennom-førbare er deretter spilt inn til rådmannens budsjettprosess i september 2014. Rådmannens ledergruppe har besluttet budsjettrammer i september 2014, og rådmannen har presentert sitt forslag til rammer i bystyret 13. oktober 2014. 30 Stabssjefen har avholdt arbeidsmiljømøte 21. oktober 2014 for assisterende rådmann, hvor de hovedtillitsvalgte deltok. I dette møtet ble det blant annet orientert om budsjettprosess og forslag til kutt for 2015. 6.5.3 Budsjettforslag 2015 assisterende rådmann For å imøtekomme rådmannens fordeling av reduksjon, som for assisterende rådmann innebærer en reduksjon på kr. 1 million for 2015, har stabssjefen følgende forslag. Det vurderes som forsvarlig å redusere budsjettet for Kemneren i Grenland med kr. 600 000 (Skiens andel). Dette må tas som en reduksjon i kostnader som ikke er lønnsmidler. Bedriftshelsetjenesten har en vakant stilling. Det er stabssjefens beslutning at denne stillingen må fryses, dvs. stå ubesatt, i 2015. Slik vil bedriftshelsetjenesten kunne redusere kostnadene med kr. 400 000 for 2015. Med disse tiltakene vil assisterende rådmann kunne redusere budsjettet for 2015 med kr. 1 million. 6.6 NYE TILTAK 2015 I budsjettet er det ikke foreslått å styrke området. Det er altså foreslått å redusere området med om lag 1 million kroner. Det må likevel pekes på at det av rådmannen er foreslått å sette av 10 millioner kroner til ITinvesteringer. Dette vil i et lenger og overordnet perspektiv få betydning for hele eller deler av området. Eksempler på planlagte IT-prosjekter er følgende: Videreføring av implementering av ERP-system (Visma med tilhørende systemer). Kommunikasjon med innbyggere (Svar-Ut). Andre tiltak er: Styrking av forebyggende avdeling brannvesenet, opp til forskrifts- / brannordningsnivå. Feiing og tilsyn i Drangedal kommune. Fortsettelse av utredning om felles brann- og feiervesen i Grenland. Tiltak for å redusere kreftfare for brannmannskap. Kartsystem, - tilpasning Nødnett. Følge opp Porsgrunn i forhold til bedriftshelsetjeneste. Ny Exchange-plattform for å gi brukere i Helse og velferd brukerkontoer og mailadresser. Til dette er det tilført it lisensmidler med 2,7 millioner kr. Ovennevnte anbefaling til fordeling av budsjettkutt for området assisterende rådmann ivaretar hensynet til forsvarlig drift. 31 7 ANDRE OMDRÅDER 7.1 7.1.1 BYSTYRESEKRETARIATET Status og utfordringer Bystyresekretariatet har i dag en stabil drift og klarer med dagens stab å løse sine arbeidsoppgaver. Prosjektet «papirløse møter» innført i mars 2014 har vært en suksess og er hovedårsaken til at varig reduksjon med 0,8 årsverk var mulig å gjennomføre. Rådmannens budsjettforslag for 2015 gir nødvendige rammer til å løse de oppgaver enheten har. Det er kommunestyrevalg 14. september 2015 og således et meget arbeidskrevende år for enheten, med mange ekstra oppgaver både før og etter valget. Opplæring av og administrativ støtte til nye folkevalgte krever både personellmessige og økonomiske ressurser. 7.1.2 Mål for området Bistand til gjennomføring av alle politiske møter i alle politiske utvalg er enhetens viktigste oppgave. Saksliste settes opp i samarbeid med leder av politisk utvalg. Sakslisten offentliggjøres og sakene med vedlegg presenteres på kommunens hjemmeside. Varamedlemmer innkalles etter rekkefølge når forfall meldes. Føring av møteprotokoll og saksprotokoller avslutter arbeidet rundt politiske møter. Daglig bistand til ordfører og varaordfører i deres daglige arbeid er også av enhetens viktigste oppgaver. Øvrige oppgaver: Betjene ekspedisjon i rådhuset. Oppfølging av godgjøring til alle folkevalgte. Administrativ bistand til TV-aksjonen hver høst. Hovedansvarlig for administrativ gjennomføring av stortingsvalg og kommunestyrevalg. Saksbehandling vedr. valg/fritak for ca. 350 lekdommere. Oppfølging av leverandør og samarbeidene kommuner vedr. sak/arkivsystem «360». Utbetaling av godtgjøring til politiske partier. Utbetaling av tilskudd innvilget av lokalutvalgene. Omvisning for barnehager og skoleklasser i rådhuset. 7.1.3 Medarbeidere – årsverk og sykefravær Bystyresekretariatet ble etablert 01. oktober 2011 ved at 1,8 årsverk ble flyttet over fra bydrift, samt en samlokalisering av ansatte i rådhuset. Årsverk Antall årsverk i avdelingen Herav administrative årsverk def. KOSTRA Fagressurser tjeneste def. KOSTRA 2011 6,5 6,5 2012 6,2 6,2 2013 5,3 5,3 2014 4,5 4,5 0 0 0 0 Drift av rådhusets kantine lå fram til 2012 i enheten, utgjør 0,6 årsverk. 32 Effektivitetsendringer siste 4 år: Fram til 2011 100% stilling i 3 mnd. for å bistå administrativt til TV-aksjonen hver høst. Dette utgjør en innsparing på 0,25 årsverk for 2012 og senere år. Deltidsstilling som møtesekretær 0,3 årsverk ikke erstattet ved ledighet i 2013. Som følge av prosjekt «papirløse møter» ble årsverk redusert med 0,8 i august 2014. Samlet effektivisering siste 4 år utgjør 1,35 årsverk, dvs en reduksjon i årsverk på 23% i løpet av 4 år. 7.1.4 Økonomi – drift Budsjettramme for 2015 er kr. 4.015.000.-. Engangs budsjettramme for kommunestyrevalg 2015 er kr. 1.635.000.-. Effekt av prosjekt «papirløse møter»: Reduksjon med 0,8 årsverk i august 2014 videreføres. Årlig innsparing kr. 465.000.-. Samlet sum årlig innsparing som følge av prosjekt «papirløse møter» er kr. 660.000.-. Av dette beløp er kr. 106.000.- tatt som innsparing i budsjettrevisjon 2014. Opplæring og administrative støtte til nye folkevalgte i september 2015 krever ressurser. Det må bl.a påregnes kostnader til innkjøp av flere nye nettbrett. 7.1.5 Ikke lovpålagte oppgaver Det er ikke lovpålagt å ha egen ekspedisjon i rådhuset, og kommunens administrative støtte til den årlige TV-aksjonen er heller ikke lovpålagt. Vårt ja til omvisning for barnehager og skoleklasser i rådhuset er ikke lovpålagt. 33 8 KOMMUNALOMRÅDE OPPVEKST 8.1 INNLEDNING Årets budsjettprosess i kommunalområdet Oppvekst har hatt bred involvering av ansatte og er godt forankret i organisasjonen. Alle enhetsledere i Oppvekst har deltatt i idedugnad og senere prioritering av forslag som framkom i denne. Hvert forslag er realitetsvurdert og ligger i vedlagte «Sparekatalog for Oppvekst». En arbeidsgruppe bestående av ledere, tillitsvalgte og hovedverneombud har bistått administrasjonen i drøftinger rundt forslagene. Vi har vurdert forslag til reduksjoner både i et kortsiktig perspektiv (2014 - budsjettrevisjonen) og et langsiktig (2015 og framover). «Sparekatalogen» omhandler muligheter slik vi ser det på dette tidspunktet og er tenkt som en støtte i og pekepinn for det framtidige budsjettarbeidet i Oppvekst. Den er ikke uttømmende. Det kan framkomme små forskjeller i tall og vurderinger fra «sparekatalogen» via handlingsprogrammet og til endelig konsekvensvurdering. 8.2 STATUS OG UTFORDRINGER Oppvekst har vært gjennom mange år med kutt og reduksjoner. I perioden 2009-2014 er driften redusert med ca 88 MNOK1. Kuttene som ble tatt i budsjettprosessen inn mot 2014 har også en virkning inn i 2015 på om lag 6,5 MNOK. Videre ble det i budsjettrevisjonen i Bystyret i juni 2014 trukket ut 4,7 MNOK fra Oppvekst2. Det økonomiske handlingsrommet med tanke på ytterligere reduksjon i driften er utfordrende isolert sett, fordi mange år med reduksjoner, effektivisering og nedbemanning tærer på organisasjonen som helhet. Det er få lovpålagte oppgaver det er mer å hente noe på, hvilket betyr at reduksjoner rammer kjernetjenestene. Det er imidlertid også slik at mulighetene for ytterligere effektivisering og reduksjoner på kjernetjenestene er krevende fordi svært mange områder har lokale eller sentrale føringer som av ulike grunner vanskeliggjør kuttprosesser. Administrasjonen legger til grunn følgende føringer i handlingsprogrammet: 1 2 Barnehage drives allerede billig og administrasjonen tolker de politiske signalene slik at barnehage i størst mulig grad skal skånes. Dette har også vært tilfellet de siste årene, hvor Oppvekst blant annet har brukt av omdisponert buffer for å dekke underbudsjettering i forhold til ikke-kommunale barnehager. Ungdomsskolen har øremerkede, statlige stillinger som betinger ressursopprettholdelse på 2012 nivå. En reduksjon i lærerressurs på ungdomstrinnet vil medføre bortfall/ tilbakebetaling av 20 lærerstillinger, dvs. at kommunen mister 20 øremerkede stillinger. Ordningen er inne i sitt andre av i alt 4 år. Barnevernstjenesten har opplevd et økende trykk over mange år, noe som gjør det vanskelig å redusere aktiviteten. Tjenesten har videre fått øremerkede midler fra staten som betinger en spesifikk ressursinnsats. Sist, men ikke minst, er barnevernet i startfasen av prosjektet «framtidas barnevern», hvilket omhandler struktur, organisering, samhandling, tiltak og effektivisering med tanke på å utvikle et kvalitativt bedre barnevern. Det å endre de økonomiske premissene for dette arbeidet, vurderes som uheldig i nåværende fase. Vi innstiller derfor ikke på nye kutt i barnevernet, men tjenesten skal i henhold til gjeldende økonomiplan jobbe med å komme i balanse i eksisterende budsjett. Forebyggende helsetjeneste har vært og er nasjonalt satsingsfelt og har fått styrket ramma via ikke-øremerkede sentrale føringer. Gjennom dette har enheten vært skånet de siste årene. Som følge blant annet av at ovennevnte områder av ulike årsaker har blitt skånet for reduksjoner de siste årene, har barneskolene måttet ta en uforholdsmessig stor andel av de økonomiske HOOP 24/14 HOOP 30/14 34 kuttene. Barneskolene rapporterer via årsmeldinger og andre rapporteringer om en svært krevende økonomisk hverdag. Familietjenesten er lagt ned gjennom budsjettrundene for 2013 og 2014. Enslige mindreårige feltet er redusert med 1/3, men er fortsatt rigget slik at det meste dekkes via refusjon. Det er med andre ord lite å spare på å legge ned tiltaket. Skolefritidsordningen (SFO) ved de ordinære skolene drives til tilnærmet selvkost etter Agenda Kaupang-runden i 2012/13. Det som ytterligere er å hente på området omhandler ulike moderasjonsordninger og ved eventuelt å skalere ned tilbudet på spesialavdelingene ytterligere. Skolestrukturendringer I «Sparekatalogen» er det nevnt muligheter for skolestrukturendringer. Kravet Oppvekst har til innsparinger i handlingsprogrammet 2015-2018, kan vanskelig effektueres uten strukturelle grep. Verken opplæringsloven eller annet regelverk har innholdsmessige regler for endring av skolestruktur, det vil si regler for når det er lovlig eller ulovlig å legge ned eller opprette en skole. Avgjørelser knyttet til skolestruktur ligger i kjerneområdet av den kommunale handlefriheten. En avgjørelse må bygge på bystyrets økonomiske, politiske og samfunnsmessige prioriteringer. Det er et ulovfestet forvaltningsrettslig prinsipp at forvaltningen skal treffe vedtak etter at saken har vært behandlet på forsvarlig måte. Forsvarlig saksbehandling krever at en sak er tilstrekkelig opplyst før det blir gjort vedtak. Administrasjonen finner det derfor ikke forsvarlig å behandle skolestruktursaker i inneværende års budsjettframlegg, men vil gjerne gå videre i prosessen i 2015 slik at saken(e) blir godt belyst og at involverte parter får mulighet til å uttale seg. Skolestruktur kan derved bli et element i neste års budsjettframlegg. Administrasjonen vil allikevel i dette framlegget foreslå å legge ned den ordinære skoledriften på Svanvik. Dette er et grep som har vært belyst i tidligere skolestruktursaker3. I oppsummeringen av sak 170/08 het det: «Realiseringen av lokale og nasjonale pedagogiske målsettinger er avhengig både av fleksible og framtidsrettede skoleanlegg og av en robust og forutsigbar skolestruktur. For elever, foreldre og ansatte er det derfor viktig at skolestrukturen avklares. Slik situasjonen er nå, lever elever, foreldre og ansatte i usikkerhet om det framtidige pedagogiske tilbudet. (…….) Lokale ønsker om å beholde desentraliserte skoler må underordnes elevenes rett til opplæring i fleksible og framtidsrettede skoleanlegg og med en robust og forutsigbar skolestruktur». I sak 170/11 står det: «For skolene i Skien vest, Svanvik og Kilebygda, ser vi tre alternative løsninger: 1. Som struktursaken med opprettholdelse av Kilebygda som i dag og flytte alle elever fra Svanvik til Moflata eller Åfoss. 2. Samle begge skolene på Svanvik 3. Samle begge skolene på Kilebygda. Det har ikke framkommet annen argumentasjon i forhold til pedagogiske og distriktspolitiske sider siden saken ble fremmet første gang». Bystyret fattet følgende vedtak i sak 170/11: 1. Kilebygda skole legges ned fra 01 08 12. 2. Kilebygdas elever overføres til Svanvik skole. (…) 3 Bystyret sak 170/08 og sak 170/11. 35 Kilebygda opprettet etter dette vedtaket en Montessoriskole, og kommunalt ble skolen på Svanvik opprettholdt. Den ordinære skolen på Svanvik ligger i dag administrativt under Moflata og har inneværende skoleår 25 elever. Skoleåret 2014/2015 kunne ut fra skolekretsgrenser 11 elever startet i 1. klasse på Svanvik. 6 av disse begynte på Montessoriskolen i Kilebygda, to søkte og fikk innvilget skoleplass ved andre av Skiens grunnskoler. 3 av 11 startet altså ved skolen; dvs. 27 % av skolestarterne. Det er 2,5 lærerårsverk tilknyttet Moflata avdeling Svanvik – i tillegg en assistentstilling. Sammenliknet med lærertetthet i de andre barneskolene i kommunen, er denne høyere. Om det politisk vedtas å legge ned Moflata avd Svanvik, bestemmes det tidlig vår 2015 hvilken skole elevene fra Svanvik da skal sokne til. Skoleåret 2013/2014 ble Uthauens elever flyttet til Svanvik. Uthauen er administrativt underlagt SPT (spesialpedagogiske tjenester). Det er lite faglig samarbeid mellom de to skoleenhetene som i dag er lokalisert på Svanvik. Pga. usikkerheten Uthauens elever har opplevd mht. lokasjon de senere år, ønsker vi ro rundt denne elevgruppa nå. Uthauens målgruppe vurderes likevel i forbindelse med den varslede strukturgjennomgangen i 2015. Struktur barnehager I statsbudsjettet foreslår regjeringen å bevilge 100 MNOK gjennom kommunerammen til et mer fleksibelt barnehageopptak. Forslaget bidrar til at kommunene kan etablere flere barnehageplasser, slik at barn som fyller ett år 1. september eller senere, får kortere ventetid for en barnehageplass. Regjeringens forslag legger til rette for at kommunene kan finne gode og fleksible opptaksløsninger lokalt. Dersom vi kommunalt skal få tilrettelagt for et fleksibelt opptak, trenger vi flere barnehageplasser. Trykket på og etterspørselen etter sentrumsnære barnehager er økende. Det bør i budsjettarbeidet fram mot 2016 utredes muligheter for å etablere en større barnehage der gamle Lunde ungdomsskole i dag ligger. Kommunen leier tomta bygget ligger på; eier er Opplysningsfondet. En større kommunal barnehage på denne tomta vil gjøre det mulig å fase ut mindre kommunale barnehager i nærheten. To løsninger kan utredes: 1) En større kommunal barnehage 2) Muligheten for å etablere et oppvekstsenter på Lunde inneholdende barneskole og barnehage. En barnehage – flere hus er nevnt i Sparekatalogen (Tiedemannsjordet – Granåsen). Administrasjonen innstiller ikke på slik sammenslåing i denne omgang med følgende begrunnelse: Det har vært varslet en ny evaluering av En barnehage – flere hus i HOOP. I forbindelse med en anke om tilskudd til ikke-kommunale barnehager vurdert av Fylkesmannen, fikk anker ikke medhold i klage på beregning av tilskudd. Klager la til grunn at Skien kommune har slått sammen styrerressursen i flere barnehager og at dette er i strid med Rundskriv F-04-2011 som er veileder om kravene til pedagogisk bemanning i barnehageloven med forskrifter. Fylkesmannen finner at dette ikke får betydning for beregning av tilskudd, men vil åpne tilsyn med de aktuelle barnehagene for å undersøke bemanningsforholdet nærmere. Administrasjonen hilser dette velkommen – og ser på et slikt tilsyn som bedre enn en varslet ny evaluering av denne organiseringsformen. Inntil dette er gjennomført, åpner vi ikke for flere slike sammenslåinger. Forebyggende helse Skolene ønsker gjennomgående en større helsesøsterressurs. Forebyggende helse ble tilført ressurser tilsvarende tre stillinger i statsbudsjettet i 2014. Disse ble i hovedsak benyttet til å øke kontrollfrekvensen i spedbarnsalder etter at kommunen fikk avvik på hyppigheten av 36 slike kontroller ved tilsyn. Behovet for flere kontroller har økt med samhandlingsreformen. Mødre med nyfødte skrives tidligere ut – og dette medfører en annen måte å jobbe på for forebyggende helse. For å få mer ut av ressursene i enheten, bør en vurdere andre organiseringsformer i skolehelsetjenesten. Bedre tjenester til barn og unge med funksjonshemninger/ressurskrevende brukere. I 2014 har Helse og velferd har sammen med Oppvekst sett på organisering av et SFO-tilbud til ressurskrevende brukere i videregående skole. En ser behov for ytterligere samarbeid for en større del av denne målgruppa. Det igangsettes derfor et prosjekt med utgangspunkt i eksisterende prosjektgruppe rundt SFO. Gruppa utvides med deltakere fra Byutvikling, drift og kultur. Mål for arbeidet: Yte gode tjenester til barn og unge med funksjonshemninger samtidig som en får samordning og bedre utnyttelse av felles ressurser. 8.3 STATSBUDSJETTET – KONSEKVENSER FOR OPPVEKST 8.3.1 8.3.1.1 Barnehage Kontantstøtteordningen Rammene til barnehagene (private og kommunale) ble redusert med 3,4 MNOK i 2014 begrunnet med forventning om nedgang i antall søkere til barnehagene ved utvidelse av kontantstøtteordningen. Oppvekst fikk tilbakeført 1,7 MNOK i 2014 i forbindelse med at trekket ble revurdert og justert i RNB4. Disse 1,7 MNOK ble ikke tilbakeført til barnehagenes driftsrammer, men er brukt til å dekke deler av underdekning private barnehager. Resten av trekket tilbakeføres Oppvekst i 2015 begrunnet med at en ikke har registrert nedgang i antall søkere som følge av utvidet kontantstøtte i Skien kommune. Hele beløpet må fortsatt gå til underdekning private barnehager. 8.3.1.2 Økt makspris Skien kommune blir trukket 3,207 MNOK som følge av at makspris i barnehage øker med kr 100,- mer enn deflator fra 01.01.2015 Administrasjonen anslår merinntekten fra denne hundrelappen til å være i overkant av 1,1 MNOK og innsparing i tilskudd til private barnehager 1,6 MNOK. Det betyr et tap for Oppvekst på ca 0,5 MNOK dersom hele reduksjonen i rammetilskuddet på 3,206 MNOK blir trukket fra Oppvekst. 8.3.1.3 Nasjonalt minstekrav til redusert betaling Skien blir tilført ca 1,145 MNOK i 2015 (5 mnd fra 1.8.) for å finansiere moderasjonsordningen (7% av en families samlede person- og kapitalinntekt). Helårsbeløpet av dette er 2,520 MNOK. Dagens moderasjonsordning koster Skien kommune ca 2,9 MNOK. Siden en ny statlig moderasjonsordning er på trappene, innstiller administrasjonen på å beholde dagens moderasjonsordning i barnehage 1. halvår 2015, med overgang til nasjonalt minstekrav fra 01.08.15. For Oppvekst gir dette en innsparing i 2015 på ca 1,3 MNOK. 4 Revidert nasjonalbudsjett 37 Forutsetninger: 1. Har forutsatt at kostnaden ved nasjonalt minstekrav tilsvarer økt rammetilskudd. Jfr at vi ser at mange andre ordninger blir underfinansiert for Skien og oppvekst sin del kan denne moderasjonsordningen også komme til å bli dyrere. Administrasjonen har pr. i dag ikke grunnlag for å kunne beregne dette på en god måte. 2. Inntektsbegrepet i nasjonalt minstekrav er ikke den samme som i dagens moderasjonsordning. Har så langt ikke sett en tydelig nok beskrivelse av inntektsbegrepet i ny ordning til å kunne si noe om hvor mange som vil få moderasjon. 8.3.1.4 Økt likeverdig behandling av ikke-kommunale barnehager Dette er helårseffekten av økning fra 96 til 98 % minimumstilskudd fra 01.08.2014. Skien får 0,985 MNOK til dette. Kostnaden i Skien er beregnet til 1,424 MNOK. Dette siste beløpet er tilført Oppvekst i rådmannens budsjettforslag. 8.3.1.5 Fleksibelt barnehageopptak Av veksten i frie inntekter til kommunene er en andel begrunnet med «legge til rette for et mer fleksibelt barnehageopptak». For Skien utgjør dette 1,1 MNOK. Beløpet tilføres Oppvekst i rådmannens budsjettforslag. 8.3.2 Barnevern Tabellen under er basert på antall og varighet av plasseringer slik situasjonen var første halvår 2014. Økt Kostnad Mangler rammetilsk Skien dekning Statsbudsjettet Egenandel fra 50' til 2015 65' 1694 3430 -1736 Statsbudsjettet Egenandel fra 36' til 2014 50' 1783 3214 -1431 Totalt over to år 3477 6644 -3167 Barnevern skulle dekke 1,4 MNOK innenfor egen ramme i 2014, et mål som trolig ikke nås. En viktig årsak til dette reflekteres i oppsettet ovenfor hvor manglende kompensasjon for akuttplasseringer medfører ytterligere rammekutt 1,7 MNOK i 2015. For å ta ned kostnadene til plasseringer med ca 3,2 MNOK må det reduseres med nærmere 50 plasseringsmåneder i 2015 i forhold til det som har vært nivået i perioden januar-juli 2014. 8.3.3 Integrering Enslige mindreårige: I 2014 ble refusjon for barnevernstjenester i forhold til enslige mindreårige redusert fra 100 til 80% og integreringstilskuddet for enslige mindreårige økte. I kommuneproposisjonen ble det foreslått å ta bort refusjonsordningen i sin helhet. Dette møtte massiv motstand, og ordningen fra 2014 videreføres i 2015. Voksenopplæring: Ingen endringer i statsbudsjettet fra 2014 til 2015. Tilskudd 1 og 2: Tilskudd til personer med alvorlige funksjonshemminger og atferdsvansker styrkes ved at maksimaltilskuddet økes. Vil få liten eller ingen effekt for Oppvekst 38 8.3.4 Forebyggende helse Av veksten i frie inntekter til kommunene er en andel begrunnet i behovet for å styrke helsestasjons- og skolehelsetjenesten. For Skien utgjør dette 2 MNOK. Beløpet tilføres Oppvekst i rådmannens budsjettforslag. 8.3.5 Skole Reversering av kulturskoletilbud i SFO/skole helårseffekt - trekk 1,099 MNOK. Reversering av gratis frukt/grønt helårseffekt – trekk 1,446 MNOK. Valgfag 10. trinn helårseffekt - tilføres 1,011 MNOK. 8.3.6 Oppsummering - hovedutfordringer Det er i hovedsak to hovedutfordringsområder mht. å balansere Oppveksts 2015-budsjett. Dette gjelder barnehageområdet og barnevern. Utfordringene er ikke nye av året, men er et resultat av henholdsvis systeminnretningen i den sentrale barnehagefinansieringen og en økning i egenandelen ved institusjonsplasseringer for barnevernet. Barnehage Ved nivå på tilskudd til private barnehager som i 2014 er det totalt en underdekning på 6,8 MNOK i tilskudd til private barnehager og interkommunale barn. I tillegg er det estimert et negativt avvik på 0,5 MNOK mellom trekk i rammetilskudd og inntektsøkning ved økt makspris. Tilbakeført beløp 3,5 MNOK vedr kontantstøtteordningen må gå til å dekke dette avviket. Det samme må 1,3 MNOK som en sparer ved at eksisterende lavinntektsmoderasjon i barnehage utgår og erstattes av nasjonal ordning fra høsten 2015. En forutsetter da at nasjonal ordning er fullfinansiert. Etter dette mangler en fortsatt dekning for netto 2,5 MNOK på barnehageområdet. Barnevern Barnevernstjenesten får kutt i sitt budsjett i 2015 på ca 1,1 MNOK som er tilbakeføring av midlertidig styrking i 2013. Manglende kompensasjon i statsbudsjettet for økt egenandel ved institusjonsplassering utgjør 1,7 MNOK. I tillegg viser månedsrapportering 2014 et merforbruk på 2 MNOK, herav manglende kompensasjon for økt egenandel på 1,4 MNOK. Reelt betyr dette at barnevernstjenesten må redusere driften i 2015 med 4,8 MNOK sammenlignet med prognose på regnskap 2014. Antallet institusjonsplasseringer og økt egenandel ved disse er hovedårsaken til den økonomiske utfordringen i barnevernet. Organiseringen av dette og kostnadene forbundet med ulike omsorgsovertakelser må ned dersom barnevernet i Skien skal ha en bærekraftig drift i tiden framover. Skien kommune derfor tatt initiativ til og sendt en forespørsel til alle kommuner i Telemark om de ønsker å delta i et prosjekt vi har kalt: «Kommunale barnevernstiltak utenfor hjemmet «(ikke fosterhjem). Prosjektet skal utrede mulighetene for Akuttplassering av barn (0-12/13), beredskapshjem Akuttplassering av ungdom (12/13-18), beredskapshjem, institusjon. Omsorgsplasseringer (i dag plassert på Kjørbekk, Vest Telemark og i private tiltak i regi av bl.a. Aleris, Tyrili.) Kartlegging av foreldres omsorgskompetanse (senter for foreldre og barn) 39 Forutsetningen for en eventuell etablering er at det blir rimeligere enn dagens tiltak og med samme eller bedre kvalitet. 8.4 MÅL FOR OMRÅDET Strategisk plan for Oppvekst 2013-2023 ble vedtatt av Hovedutvalg for oppvekst sommeren 2013, og angir rammene det faglige arbeidet i kommunalområdet. Hovedmålsettingen i Strategisk plan er 90 % gjennomføring på normert tid i videregående opplæring. For å nå dette overordnede målet, er hovedmålet brukket ned til delmål som det jobbes med i hele organisasjonen. Vurdering 2013 Hovedmålsetting: 90 % gjennomføring av videregående på normert tid A: Alle barn og unge skal oppleve mestring, trygghet, trivsel og vennskap B: Behovet for spesialundervisning skal ikke overstige 6% C: Karaktersnitt for elever i grunnskolen er på landsnivå D: Snitt på nasjonale prøver er på nasjonalt nivå mål 2014 2011 2012 2013 * 65,8% 68,3% 3,77 * 4,21 3,89 * 4,43 3,97 3,84 4,53 11,1% 11,3% 10,5% -1,99 -2,81 -3,07 2,0 2,9 3,4 1,9 3,0 3,3 2,7 2,67 X 2,7 * 32,6% X 25% * Pilot 96,6% 98,1% * 7,9% 6% 5 stk. 5 stk. X 5 stk. 47,4% 47,8% X 47,8% * 4,2% X 4,0% * 43,8% X 43,8% 11,4% 24,3% * Pilot 202 191 5.tr. 2,0 8.tr. 3,0 9.tr. 3,2 E: Eksamenskaraktersnittet i matematikk 2,6 er på 3,5 F: Ingen enkeltelev skal ha over 5% * fravær G: Kvaliteten på overganger skal bedres * H: Andelen styrere og pedagogiske ledere med godkjent førskoleutdanning er lik 96,5% 100% I: Andelen fagarbeidere og Fagarb. pedagoger med minoritet* Ped. språklig bakgrunn i Oppvekst skal økes J: Alle barn av nyankomne flyktninger skal få et barnehagetilbud innen en * måned etter ankomst K: Barnehagene har minimum 50% 45,1% pedagogtetthet L: Andelen barn med enkeltvedtak i * barnehage skal ikke overstige 2% M: Alle barnehager skal ha * spesialpedagog i sin bemanning N: Utgår O: Barnevernet har ingen fristoversittelser 6.5% P: Det skal være null-toleranse for * omsorgssvikt og overgrep mot barn Q: Fortsatt nedgang i den registrerte * ungdomskriminaliteten god middels lav X 70% X 4,0 4,0 4,5 X 10,0% X X X X X X -2,9 2,0 3,1 3,4 Pilot X 100% 7,9% 6% X x 0 Pilot X <191 40 8.4.1 Resultater i 2014 For mange av resultatindikatorene vil det ikke foreligge tall for 2014 før i mars 2015 når KOSTRA-tallene offentliggjøres. For de uthevede områdene i tabellen ovenfor foreligger det imidlertid tall også for 2014. Da dette samtidig er de indikatorene som best predikerer det ultimate hovedmålet for oppvekstområdet, nemlig at barna og elevene settes i stand til å ta videre studier eller komme i arbeid, er det verdt å notere seg disse resultatene. Hovedmålsetting: 90 % gjennomføring av videregående på normert tid5 C: Karaktersnitt for elever i grunnskolen er på landsnivå E: Eksamenskaraktersnittet i matematikk er på 3,5 Res. 2011 Res. 2012 Res. 2013 Mål 2014 Res. 2014 * 65,8% 68,3% 70% 72,2% X -1,99 -2,81 -3,07 -2,9 -2,1 X 2,6 2,7 2,67 2,7 2,8 X Vurdering måloppnåelse 2014 god middels lav Skien kommune er godt i rute mht. hovedmålsettingen om at 90% av elevene i videregående skole skal gjennomføre på normert tid, dvs. innenfor skolerettighetsperioden sin på 5/6 år. Økningen på nærmere 4 prosentpoeng kan riktignok ikke sies å være et resultat av satsingen i Strategisk plan da disse elevene begynte på videregående skole før planen ble satt ut i livet. Like fullt er det svært positivt at pilen peker riktig veg mht. gjennomføringsprosenten for Skienselever i videregående opplæring. Mye av det viktige arbeidet som til sammen utgjør strategisk plan, ble påbegynt flere år før planen ble vedtatt, og slik sett kan vi si at gjennomføringsresultatet i 2014 viser at kommunen er på rett veg. Også den relative forbedringen i karaktersnittet for elever i grunnskolen, de såkalte grunnskolepoengene, peker i samme retning. Her måler vi oss opp mot landsgjennomsnittet og avstanden dit. Denne avstanden har minsket fram 2013 til 2014. Videre er eksamenskarakteren i matematikk for avgangselevene i 2014 bedre enn tidligere år. Her er riktignok framgangen moderat, men sett i sammenheng med de øvrige positive tendensene, antyder dette at kommunen nå gjør mye riktig mht. å heve det faglige nivået på elevene. 8.5 MEDARBEIDERE - ÅRSVERK OG SYKEFRAVÆR Oppvekst flatet ut strukturen sin ved inngangen til 2013. 5 virksomhetsområder mellom kommunalsjef og enhetene ble fjernet. Kommunalsjef, assisterende kommunalsjef og fagsjef styrer nå alle enheter direkte. Området består av en administrativ stab, 22 skoler, 166 barnehageenheter, Tjeneste for enslige mindreårige, barnevernet, PPT og forebyggende helsetjeneste for barn og unge. I 2014 har Oppvekst i alt 42 enheter. 5 Begrepet «normert tid» refererer til elever som gjennomfører videregående opplæring innenfor 5 år fra starttidspunktet, altså innenfor rettighetstiden for videregående opplæring. 6 Skotfoss er Oppvekstsenter, dvs. både skole og barnehage. Skotfoss er èn enhet, og er regnet inn i skoletallet. Enggrav er både skole- og barnehage for barn med nedsatt funksjonsevne, er regnet inn i skoletallet. 41 8.5.1 Årsverk Antall årsverk i avdelingen Herav administrative årsverk def. KOSTRA Fagressurser tjeneste def. KOSTRA 2011 1363 7,7 2012 1335, 3 7,7 2013 1307,4 8,8 20147 1196,1 8,8 1355,3 1327,6 1298,6 1187,3 På administrative årsverk foreligger det ingen reell endring. Økningen skyldes at leder i Oppvekst nå er lagt inn i beregningen, samt at det har vært foretatt en generell opprydning i plassering på KOSTRA-funksjon. Når det gjelder årsverkstallet generelt var det på sitt høyeste i 2011, noe som skyldes eksterne midler knyttet til enslige mindreårige og respiratorteam, samtidig som årsverkene i de øvrige virksomhetene var stabile. Nedgangen i 2012 og 2013 skyldes blant annet avvikling av respiratorteamet i FBU og nedgang i skole og familietjeneste. Den voldsomme nedgangen på 110 årsverk i 2014 skyldes dels av 65 årsverk flyttet over til kommunalområde for Helse og Velferd (boliger for funksjonshemmede barn og unge, samt Samba). Den øvrige nedgangen på 45 årsverk er knyttet til nedleggelse av familietjenesten (15 årsverk), nedleggelse av èn bolig for enslige mindreårige (9 årsverk) og netto ca. 20 årsverk reduksjon i barneskoler og spesialundervisningstiltak. 8.5.2 Sykefravær i % Egenmelding Bedriftsbetalt (1-16 dager) Trygdebetalt (17.d – 1 år) Totalt fravær 2010 1,1 0,8 5,8 7,68 2011 1,1 0,9 5,5 7,43 2012 1,1 1,0 5,8 7,95 2013 1,1 0,9 5,6 7,60 Fraværet gikk noe ned i Oppvekst totalt i 2013. Nedgangen fra 2012 er på 0,35 prosentpoeng og er således nesten like bra som 2011, som er det beste året mht. fravær så lenge Oppvekst har eksistert. Det er skolesektoren som er lokomotivet i denne nedgangen. Ungdomsskolene klokker inn på 5 blank, mens barneskolene ligger på 6,93 %. Mest gledelig med sistnevnte er at tallet inkluderer skolefritidsordningen (SFO) som historisk har ligget vesentlig høyere enn andre områder innenfor skole. I 2013 er fraværet i SFO på 7,86 %. Dette er en nedgang på hele 1,33 prosentpoeng eller en ca 15 % nedgang i sykefraværet fra 2012. At dette samtidig skjer i et år med en relativt kraftig nedbemanning i SFO-ordningen, gjør resultatet meget sterkt. På de øvrige hovedområdene er fraværsresultatene noe skuffende, selv om økningen her ikke er større enn at resultatet sammenlagt er relativt godt. Barnehagene har i mange år ligget på 10-tallet, og administrasjonen hadde et håp om at de forholdsvis gode resultatene fra 2011 og 2012 ville holde seg. Dessverre ser vi en oppgang i fraværet på dette området. Om barnehageresultatene er det å si at administrasjonen gjennom undersøkelser har påvist at det gjøres mye godt arbeid både mht. forebygging og oppfølging av sykefravær (HOOP 43/13). Flere barnehager har fravær mellom 4-6 % i 2013. Samtidig er det få barnehager som klarer å opprettholde gode resultater over flere år, til tross for mye jobbing med dette. Det er bekymringsfullt at godt over halvparten av barnehagene har et sykefravær på mer enn 10 prosent. Barnehagenes størrelse spiller en viss rolle her i og med at omtrent ingen har flere enn 20 årsverk og mange har ned mot 10. En eller to langtidssykemeldinger vil derfor få store konsekvenser for statistikken, uten at det dermed betyr at nærværsarbeidet i 7 Per september 2014 42 barnehagen er mangelfullt. På oppdrag fra ADLU8 er det høsten 2014 igangsatt et prosjekt for å jobbe med økt nærvær i 4 barnehager. Resultatet av arbeidet forventes rapportert sommeren 2016. Det foreligger per oktober 2014 fraværsstatistikk for de to første tertialene 2014. Tallene for de to første tertialene i 2014 er henholdsvis 8,5 % og 5,2 %. Dette indikerer at det samlede fraværstallet for 2014 vil komme noe under 2013-tallet. 8.6 ØKONOMI – DRIFT Oppvekst har over år sammenliknet seg med kommunegruppe 13 på et knippe økonomiparameter9. Disse er som følger: Sammendrag måloppnåelse økonomi Oppvekst 2013 Område Økonomi Driftsutgifter skole Målsetting 2013 god som gj.snitt K 13 middels X Driftsutgifter SFO som gj.snitt K 13 X Driftsutgifter barnehage som gj.snitt K 13 X Driftsutgifter barnevern som gj.snitt K 13 X lav Korrigerte driftsutgifter i grunnskole, lokaler og skyss gir et bilde på hva hver enkelt elev i Skiensskolen i gjennomsnitt koster per år, og er et uttrykk for hvor effektiv pengebruken er. Skien har, sammenliknet med gjennomsnittet av kommunegruppe 13 kommuner, over år drevet noe dyrere (kr 98 100,- i Skien i 2013 mot 94 400,- i K 13). Samtidig har Skien de siste fire årene gradvis nærmet seg gjennomsnittskostnaden i kommunegruppe 13. Forskjellen på nærmere kr 7000,- pr elev er nær halvert på 4 år. Vi ligger tett på kommuner som Sandefjord og Arendal, og driver langt billigere enn Porsgrunn (kr 104 000,-). Skolefritidsordningen har hatt en særlig interessant utvikling mht. kostnader det siste året. Vi har lenge visst at kommunen har forholdsvis store kostnader knyttet til SFO og at det har vært et potensiale for reduksjon. I Agenda Kaupangprosjektet vedr. SFO ble det tatt grep i retning av en tilnærmet selvkostmodell for de ordinære SFOene. Effekten av dette er hentet ut i 2013 og er synliggjort ved en kostnadsreduksjon på 66 %. Skien har, etter omleggingen fra statlig tilskudd til kommunal rammefinansiering av barnehagedriften, hele tiden vært blant de mer effektive i klassen. Sammenliknet med kommunegruppe 13 har denne trenden forsterket seg de siste tre årene. Barnevernet i Skien er inne i en større organisatorisk prosess, hvor det blant annet er fokus på driftskostnader. Barnevernet gikk inn i 2013 med et stort overforbruk og måtte ta grep for å få ned dette. Nedgangen i 2013 i barnevernskostnader per innbygger 0-17 år viser at dette arbeidet ble påbegynt i 2013. Driftsnivået sammenliknet med andre kommuner synliggjør imidlertid også at det fortsatt er store utfordringer som må tas tak i både økonomisk og organisatorisk. Driftsutgiftene per barn i barnevernstiltak er fortsatt høy; kommunen bruker en større andel av driftsutgiftene til barn som bor utenfor sin opprinnelige familie enn gjennomsnittet i kommunegruppe 13. 8 ADLU 8/14 Se Årsmelding Oppvekst 2013, HOOP 20/14, for økonomisk utvikling 2010-2013, samt sammenlikning med kommunegruppe 13. 9 43 8.6.1 Status per september 2014 Prognosen for årsavslutningen i Oppvekst viser pr månedsskiftet september/ oktober et merforbruk på 2,8 MNOK. Dette er etter at en har tatt høyde for netto innsparing ved streik 3,5 MNOK. Slik det ser ut vil enkelte skoler og barnehager trolig gå ut med et merforbruk per 31.12.14. Barnevern rapporterer en sprekk på 2 MNOK da den planlagte reduksjonen i akuttplasseringer for å møte kostnader ved økte egenandeler neppe vil holde. Private barnehager og interkommunale barn i barnehage vil samlet sett gå mot et merforbruk på 4,6 MNOK. Dette skjer til tross for at en tidlig i år omdisponerte 1,5 MNOK fra andre deler av oppvekst og at området har blitt tilført 1,9 MNOK utenfra. Avvik i de ulike enhetene må dekkes internt i Oppvekst og skal ikke medføre netto merforbruk. Det er likevel ikke tilstrekkelig reserver i 2014 til å dekke hele avviket på private barnehager og interkommunale barn i barnehage. 8.6.2 Økonomi – investeringer Det er i utgangspunktet investeringsstopp i kommunen. Likevel er det slik at Oppvekst har et par områder hvor en mener det er nødvendig å legge inn midler. a) Moflata skole og rehabilitering av brakker: Moflata skole er avhengig av en brakkerigg for å huse sine elever. Brakkeriggen, som ikke var ny da den kom og nå har vært i bruk på Moflata i 7-8 år, er nå i en så vidt dårlig forfatning, at det er behov for å gjøre noe med dette. Oppvekst foreslår at dette gjøres så raskt og rimelig som overhodet mulig, og anslår kostnadsnivået til å være inntil 1 MNOK (inkl. mva). Selve saken vil legges inn i eiendomsavdelingens portefølje. b) Lunde barneskole – prosjektering av flerbrukshall: Lunde barneskole venter fortsatt på byggetrinn 2 (S-bygget) og 3 (gymsal/ flerbrukshall) for å få ferdigstilt sin skole. Slik situasjonen er nå, synes behovet for å komme i gang med byggetrinn 3 å være størst. Skolen bruker i dag gymsalene i gamle Lunde ungdomsskole, som er i dårlig forfatning. Administrasjonen innstiller derfor på at en i 2015 igangsetter forprosjektering av en flerbrukshall i tilknytning til Lunde barneskole. En flerbrukshall framfor en gymsalsvariant vurderes å være mer hensiktsmessig mht. sambruk med idrettslag og andre frivillige organisasjoner. Kostnadene ved en slik forprosjektering er noe vanskelig å anslå, men kompleksiteten i oppdraget (plassering, riving av eksisterende bygg, sambruksvurderinger osv) indikerer at dette er et oppdrag med en viss størrelse. Administrasjonen ber derfor om 1 MNOK til forprosjekteringen av flerbrukshall i tilknytning til Lunde barneskole. Selve saken vil framgå av eiendomsavdelingens investeringsoversikt. 44 8.6.3 Fordeling av ramme i Oppvekst 2014 Oppveksts totale budsjett i 2014 er på 970 MNOK. Diagrammet nedenfor viser fordelingen mellom de ulike hovedområdene i Oppvekst. Dette gir følgende fordeling prosentvis internt i området: Oppvekst overordnet PPT/ Foreb helse barnevern skole kom. bhg ikke‐kom. bhg 8.7 1,8 % 5,1 % 9,2 % 48,6 % 14,7 % 20,7 % IKKE-LOVPÅLAGTE OPPGAVER Oppvekst har gjennom flere budsjettprosesser hatt som utgangspunkt at ikke-lovpålagte oppgaver særlig må vurderes med hensyn til kutt. Oppvekst forvalter med ett unntak (boliger for enslige mindreårige) kun tjenester knyttet til lovverk. Kommunen skal drive skole, ha et barnehagetilbud, drive helsetjenester for barn og unge samt ha en operativ barnevernstjeneste. Intet av dette kan tas bort. Selve driftsnivået og omfanget på tjenesten derimot, er ikke alltid like konkret definert. Selv om den enkelte tjeneste som sådan er koplet til et lovverk, er det like fullt slik at omfanget av tjenesten kan være gjenstand for nivåskalering og at enkelte oppgaver innenfor den lovpålagte tjenesten kan endres. Forsvarlighetsbegrepet kommer gjerne inn i denne forbindelse. Fordi Oppvekst på overordnet nivå kun har lovpålagte tjenester, er det derfor primært på omfang og struktur/ organisering av tjenesten Oppvekst har tatt sine reduksjoner de siste 5-6 årene. Følgende gjenstående ikke-lovpålagte oppgaver innenfor lovpålagte tjenester er vurdert med hensyn 10 til kutt : 10 For mer omfattende vurderinger, se vedlegg «sparekatalog» 45 8.7.1 First lego league (FLL) FLL er en teknologi- og entreprenørkonkurranse for skoleelever for å styrke realfagene i skolen. Konkurransen er sponset av eksterne aktører, slik at kommunens kostnader primært er knyttet til arbeidstid for de involverte. Administrasjonen innstiller ikke på kutt med hensyn til FLL, da det på den ene siden vurderes som et viktig tiltak opp mot mål i Strategisk plan, samt at det ikke synes å være noe særlig å spare på å kutte tiltaket. 8.7.2 Barn og ungdoms kommunestyre (BUK) Oppvekst bruker ca kr 216 000,- av egen ramme årlig på gjennomføring av dette tiltaket. Administrasjonen innstiller ikke på kutt på dette. 8.7.3 Miljøterapeuter i skole Alle ordinære skoler i Skien har en miljøterapeut i tillegg til ordinær lærer- og assistentbemanning11. Miljøterapeut er en ikke-lovpålagt stilling i skole, men miljøterapeutene utfører lovpålagte oppgaver. Hovedområdet er å legge til rette for en best mulig skolehverdag for elever med psykososiale vansker, for eksempel gjennom faste avtaler med enkeltelever og ved å gjennomføre og følge opp tiltak for enkeltelever og grupper i og utenfor skolen. Miljøterapeutene deltar blant mye annet i arbeid med å bedre klassemiljø, deltar aktivt i miljøtiltak på skolen og er med på å arrangere klasseforeldremøter, storforeldremøter og lignende. Etter at Familietjenesten ble lagt ned, har miljøterapeutene overtatt oppgaver derfra (blant annet ulike typer grupper)12. Det er derfor viktigere enn noen gang å opprettholde disse stillingene i skole fordi noe av kompetansen ikke lenger ligger sentralt. Miljøterapeutene har en spesiell kompetanse og gjør viktige oppgaver som ellers ville ha tilfalt lærer. Administrativt ønsker vi å beholde disse stillingene og en innstiller derfor ikke på kutt her. 8.7.4 Boliger for enslige mindreårige (EM) I utgangspunktet er det kun ett område i Oppvekst som i dag faller innenfor det man strengt tatt kan kalle en ikke-lovpålagt oppgave og dette er boliger for enslige mindreårige, samt oppfølging av de aktuelle ungdommene som bor på hybel. Oppgaven med å ta imot enslige mindreårige asylsøkere er knyttet til anmodning fra IMDI og vurderes årlig av bystyret. Feltet er tilnærmet fullfinansiert gjennom refusjon, hvilket lå i forutsetningen for opprettelsen av området i Oppvekst. At området er tilnærmet fullfinansiert betyr med hensyn til handlingsprogrammet at det vil være veldig lite å spare på nedleggelse av boligene for enslige mindreårige. Ved en nedleggelse vil ansvaret for ungdommene fortsatt være der, men refusjonsordningen bortfaller. I verste fall kan dette bety en merkostnad for kommunen over flere år. Administrasjonen innstiller derfor på opprettholdelse av denne tjenesten. 8.7.5 Moderasjonsordninger i skolefritidsordningen (SFO) SFO er som sådan en lovpålagt tjeneste13, men ordningen er i utgangspunktet ment å være selvfinansierende gjennom brukerbetaling14. Kommunens forpliktelser for øvrig er begrenset 11 Opprette i vedtak i HOOP 39/11 HOOP 45/14 13 Opplæringsloven § 13-7 14 SE merknader til Opplæringsloven §13-7 12 46 til økonomisk ansvar for FDV15 og kostnader på tiltak for elever som trenger særskilt tilrettelegging. Utover dette har kommunen ingen lovpålagte forpliktelser på SFO-feltet. Kommunen har relativt omfattende moderasjonsordninger på SFO-feltet, knyttet til henholdsvis søsken og inntekt. For å starte med søskenmoderasjon, er det slik at Skien har moderasjon på 50 % på barn nummer 2 og utover i SFO. Dette er faktisk en høyere moderasjonssats enn i barnehage, hvor den er henholdsvis 30 % og 50 % for barn nummer 2 og 3. Søskenmoderasjon i SFO er en ren kommunal kostnad. Det er derfor varierende i hvilken grad andre kommuner har søskenmoderasjon. Mange har det, men de fleste har en langt lavere moderasjonssats enn Skien. De fleste kommuner som vi ordinært sammenlikner oss med, ligger på 15-30 % søskenmoderasjon, mens eksempelvis Kristiansand ikke har søskenmoderasjon overhodet i SFO. Totalt sett medførte søskenmoderasjonsordningene i 2013 en kostnad for kommunen på kr 2 110 000,-. Administrativt innstilles det på at søskenmoderasjonen reduseres fra 50 % til 15 %, hvilket vil gi en innsparing på 1,5 MNOK. Tiltaket vurderes nærmere i neste del. Når det gjelder moderasjon knyttet til lav-inntekter i SFO er dette, som for søskenmoderasjon, et felt hvor det ikke finnes sentrale bestemmelser. Dette er med andre ord en ikke-lovpålagt oppgave. Skien kommunen brukte i 2013 3,2 MNOK på lavinntektsmoderasjoner i SFO. Årsaken til dette relativt høye beløpet er blant annet at Skien på den ene siden har et relativt høyt innslagspunkt for det som betegnes som «lavinntekt» (særlig 3G, men også 5 G), slik at mange familier kommer under moderasjonsordningen. På den andre siden er inntektsgrensen 3G knyttet til en relativt høy betalingsreduksjonssats (70 %). Dette betyr at forholdsvis mange familier i Skien får en stor reduksjon i betalingssatsen i SFO. Det er videre slik at dette i mange tilfeller er familier som er inne under ordninger i NAV, som gir dem rett til ulike former for tilskudd til pass av barn, hvilket vi kommer tilbake til i neste del. Administrativt vurderes dette feltet slik at det er grunn til å redusere dagens ordning noe blant annet fordi lavinntektsmoderasjon på SFO-feltet er en ikke-lovpålagt oppgave for kommunen. 8.8 TILSKUDD ANDRE Fra Oppvekst sin ramme gis følgende beløp til slike formål: Dilsdalen feriekoloni: 115 000 kr Hanes feriekoloni: 115 000 kr I tillegg organiserer SLT-koordinator søknader og prioriterer sammen med en arbeidsgruppe fram til politisk behandling fordeling av fattigdomsmidler. Det er tildelte statlige midler etter søknad som altså fordeles her. 8.9 ØKONOMIPLAN 2015-18 Økonomiplanen til Oppvekst legger til grunn både et kortsiktig perspektiv for 2015 og et mer langsiktig perspektiv for 2016 og framover. For å komme i mål med de langsiktige tiltakene, som blant annet omhandler strukturelle endringer, må prosessene starte allerede i 2015, men det er neppe realistisk å få effekter av dette før i 2016. For 2015 foreslår administrasjonen derfor kutt som gjør at det er mulig å balansere budsjettet på kort sikt. Flere av kuttene i 2014 var strukturelle (nedleggelse av Familietjenesten og Kompetansesenter Oppvekst, og endring av oppvekstadministrasjon) og hadde kun delårseffekt i inneværende år. Kuttet i 2014 vil derfor også ha virkning inn i 2015. Disse 15 FDV= forvaltning, drift og vedlikehold renhold, vaktmester, oppvarming mv. 47 grepene utgjør mer enn halvparten av den samlede summen Oppvekst skal redusere i 2015. Den resterende summen av kutt for 2015 bør etter administrasjonens vurdering i hovedsak omhandle endring i innretning av de ikke-lovpålagte oppgavene som området utfører. I henhold til administrasjonens foreslåtte innretning på dette, vil et slikt kutt være realiserbart fra begynnelsen av 2015 og ha minimale konsekvenser for kjernedriften av området. På lengre sikt synes det imidlertid nødvendig å starte prosesser med tanke på mer strukturelle grep slik at en i størst mulig grad unngår ytterligere «flate kutt» i området framover. Strukturelle grep, særlig på skoleområdet, er prosesser som både krever høy grad av involvering av berørte parter og en betydelig administrativ innsats med tanke på organisering og gjennomføring16. Det vurderes derfor ikke som realistisk å hente ut større effekter av strukturelle grep på skoleområdet før i 2016. I handlingsprogrammet er det derfor lagt til grunn at 2015 brukes til å rigge de aktuelle strukturelle prosesser med tanke på en effekt fra 2016 og framover. For det første vurderer administrasjonen det slik at kjernetjenestene og spesifikt de såkalte all-arenaene (ordinær skole og barnehage) i Oppvekst må skånes i størst mulig grad. Dette betyr at en må prioritere ikke-lovpålagte oppgaver og tjenester mht. kutt. For det andre vurderer administrasjonen det slik at det internt mellom kjernetjenestene er områder som har blitt hardere rammet av de siste års kutt enn andre og at disse må skånes spesifikt. Omstilling Oppvekst 2015 (2015‐kroner) Sum kutt i budsjettramme Oppvekst 2014‐2015 Andel av ufordelt kutt 2016‐2018 (forutsetter pro ratakutt) Helårseffekt av gjennomførte kutt i 2014: ‐ Familietjenesten lagt ned ‐ Reduksjon i Administrasjon Oppvekst ‐ Helårseffekt av kutt skolene Må dekkes inn ved nye tiltak fra 2015: ‐ Søskenmoderasjon SFO; nedtrapping mot bortfall i 2016 ‐ Lavinntektsmoderasjon SFO; nedtrapping mot bortfall i 2016 ‐ Effektivisere SPT ‐ Nedleggelse Svanvik ‐ Rammekutt PPT ‐ Rammekutt forebyggende helse ‐ Endret organisering Enggrav Må dekkes inn ved nye tiltak fra 2016: ‐ Strukturelle endringer skole 1 ‐ Strukturelle endringer skole 2 ‐ Strukturelle endringer skole 3 ‐ Strukturelle endringer skole 4 ‐ Strukturelle endringer barnehage Rest udekket må dekkes ved ytterligere tiltak: 8.9.1 2015 ‐12 347 6 716 2 665 927 3 124 5 631 1 545 1 854 1 082 247 250 250 412 0 2016 ‐12 347 ‐8 400 6 999 2 665 1 210 3 124 13 748 2 173 3 306 1 442 597 600 600 1 030 3 999 1 333 1 333 1 333 ‐1 2017 ‐12 347 ‐15 960 6 999 2 665 1 210 3 124 21 308 2 173 3 306 1 442 597 600 600 1 030 11 559 3 200 3 200 3 200 800 400 759 2018 ‐12 347 ‐19 320 6 999 2 665 1 210 3 124 24 668 2 173 3 306 1 442 597 600 600 1 030 14 919 3 200 3 200 3 200 2 000 1 000 2 319 Tiltak i handlingsplanen for 2015 Som vist i tabell ovenfor, ligger det relativt store inne kutt i 2014, som har effekt i 2015. Dette gjelder effekten av nedleggelsen av Familietjenesten, omleggingen av oppvekstadministrasjonen (hvori opptatt er nedleggelsen av Kompetansesenter Oppvekst) og kuttet i barneskolene. Den samlede effekten av disse reduksjonene i 2015 er om lag 6,5 MNOK. Med disse kuttene allerede effektuert, gjenstår ytterligere i underkant av 5,7 MNOK 16 Se «Strukturelle grep i skoleområdet – et overordnet blikk» s 12 og 13 (del 4), i «Sparekatalogen» 48 for at Oppvekst skal være i balanse ved inngangen til 2015. Administrativt foreslås disse dekket inn på tiltak som i minst mulig grad berører kjernedriften: a) Endret søskenmoderasjon i SFO fra 50 % til 15 % Effekt 1,545 MNOK Moderasjonsordninger i SFO er som tidligere nevnt ikke-lovpålagt. Det er derfor store variasjoner mellom kommunene mht. om de har dette eller ikke og hvilken moderasjonsprosent de eventuelt har. Til grunn for vurderingen av dette tiltaket som aktuelt for endring har administrasjonen lagt til grunn følgende: SFO er et frivillig tilsynstilbud. Kommunens forpliktelser på området er langt mindre enn for skole og barnehage. SFO skal etter intensjonen drives til selvkost, og det ligger ingen statlige midler til å dekke moderasjonsordninger. SFO er en lovpålagt tjeneste i den forstand at kommunen må ha en SFOordning, men omfang, pris og organisering kan gjøres til selvkost. Det ligger ingen føringer i lovverket på moderasjonsordninger i SFO (annet enn at kommunen må finansiere dette, hvis de eksisterer). Barnehage i Skien opererer med en lavere moderasjonssats for barn nr 2 i barnehage enn SFO, nemlig 30 % (50 % på barn nr 3). Moderasjonssatsene i barnehage er, i motsetning til i SFO, forankret i lovverket (forskrift om foreldrebetaling i barnehager, § 3). Oppholdstimeprisen for tilsyn i SFO i Skien er i 2014 kr 28-29,Skien har en svært god søskenmoderasjonsordning i SFO. b) Endret lavinntektsmoderasjon i SFO fra 70/20 % til 30/10 % Effekt 1,854 MNOK Skien kommune praktiserer en ordning med betalingsreduksjon i skolefritidsordningen for foresatte som har lavere inntekt enn inntil henholdsvis 3G og 5G17 (per i dag inntil 265 110,og 441 850,-). SFO er et frivillig tilsynstilbud før og etter skoletid i 11 måneder av året, og kan etter lovverket drives til selvkost. Kommunen er ikke forpliktet til å ha moderasjonsordninger, men må, dersom en har det, selv stå for kostnadene dette medfører. Det er flere aspekter ved lavinntektsmoderasjonsordningene. På den ene siden har man aspekter knyttet til selve ordningen og på den andre siden omkringliggende elementer som kan påvirke ordningen. Når det gjelder selve ordningen med lavinntektsmoderasjoner i SFO er dette for det første et spørsmål om hvorvidt en i det hele tatt skal ha slike ordninger. Flere kommuner har ikke dette på SFO-området (Sandefjord, Halden, Arendal, Tønsberg). For det andre, hvis man har slike moderasjonsordninger, er det et spørsmål hvilket innslagspunkt en skal ha for disse. Skien er innslagspunktene henholdsvis inntil 3G og inntil 5G. Noen kommuner opererer som nevnt uten moderasjonsordninger, andre har kun moderasjon på inntekter under 2G og 3G (Sarpsborg), mens Larvik har under 5G. Sist, men ikke minst er det slik at for kommuner som har moderasjonsordninger knyttet til inntekt, varierer moderasjonsprosenten svært mye mellom kommunene. Skien har henholdsvis 70 % moderasjon på inntekter inntil 3G og 20 % på inntekter inntil 5G. Av de kommunene vi har sammenliknet med, er dette den høyeste moderasjonssatsen i gruppen. Flere har som sagt ikke moderasjonsordninger overhodet, Sarpsborg har kun for inntekter inntil 3G (40 %), mens Larvik har ca 20% for inntekter under 5G. Det andre hovedaspektet i for å belyse denne saken gjelder elementer på utsiden av selve ordningen som påvirker forståelsen av inntektsmoderasjonsfeltet. Foresatte som typisk kommer inn under inntektsmoderasjonsordningen på inntekter inntil 3G, er gjerne knyttet til NAV gjennom et eller annet tiltak. Dette kan være tiltak som utdanning, praksis, utprøving osv. Foresatte som er inne i et tiltak via NAV, og det gjelder mange i denne gruppen, får helt eller delvis dekket ordinær SFO-plass via ulike ordninger med en fellesbetegnelse kan kalles «tilskudd til pass av barn». Følgende ordninger gjelder i NAV for de aktuelle familiene: 17 1G= 88 370,-. 3G= 265 110,-, 5G= 441 850,49 Alle som er under arbeidsrettet tiltak kan søke om tilsynstillegg via Nav. Tilsynstillegget første barn utgjør en dagsats på kr.104, kr.56 øvrige barn Utenom kan det også søkes barnetillegg på kr.42 pr.dag.pr.barn. Alle som er på arbeidsavklaring kan søke om å få tilsynstillegg. §11-12 pkt.d "nødvendige utgifter til barnetilsyn i forbindelse med utredning eller gjennomføring av et arbeidsrettet tiltak". Tilsynstillegget første barn utgjør en dagsats på kr.104, kr.56 øvrige barn, kr.104 øvrige familiemedlemmer + barnetillegg på kr.27 pr.dag.pr.barn. Enslige forsørgere kan søke om barnetilsyn via Nav, så lenge de er i arbeid, utdannelse eller er en reell arbeidssøker. § 15-11. Stønaden utgjør 64 % av dokumentert utgift. I tillegg vil foresatte på generelt lavinntektsgrunnlag kunne søke om å få dekket SFO-plass for sine barn via lov om Sosiale tjenester. Det vil da dekkes etter faktura. Foresatte som får tilskudd etter de to første ordningene, vil typisk få et månedstilskudd til barnetilsyn på ca kr 2200,-. Full månedspris i SFO er i 2014 på kr 2566,-. Med tilskuddsordningen vil med andre ord 85 % av kostnaden ved SFO-plass være dekket dersom de tilfredsstiller kravene til en av disse to ordningene. Ved de to øvrige ordningene vil henholdsvis 64 % og 100 % av månedskostnaden være dekket av NAV. Administrasjonen mener kommunen har en forpliktelse til å samordne tilskudd og moderasjonsordninger i henhold til ulike lovverk. NAV-regelverket er rettighetsbasert og knyttet til lovverk, mens SFO-moderasjonsordningen ikke er det. Det betyr at det er sistnevnte som må reguleres fra kommunens side, siden de aktuelle foresatte uansett vil ha en høyere rettighetsgrad knyttet til NAV-ordningene. Det synes derfor som om Oppvekst i stor grad leverer en tjeneste som familiene egentlig får dekket opp gjennom rettighetsordninger i NAV. Andre kommuner ligger på en lavere prosentsats på inntektsbasert moderasjon eller har ikke dette i SFO-området i det hele tatt. Administrasjonen vil ikke gå så langt som sistnevnte, men legger til grunn følgende: SFOordningen kan drives til selvkost og drives tilnærmet deretter i Skien dersom en ser bort i fra moderasjonsordningene. Moderasjonsordninger etter inntekt er en ikke-lovpålagt tjeneste i SFO. NAVs rettighetslovverk dekker allerede i utgangspunktet de aktuelle familiene i stor grad. Ut i fra en totalvurdering mener derfor administrasjonen at inntektsmoderasjonsordningene er så vidt lite treffsikre at de kan reduseres betydelig. Administrasjonen foreslår derfor å opprettholde innslagspunktene på inntekter inntil henholdsvis 3G og 5G, men samtidig å redusere den prosentvise reduksjonen fra 70/20 % til 30/10 %. Med dette vil Oppvekst spare om lag 1,8 MNOK årlig. c) Effektivisering av spesialpedagogisk tjeneste (SPT-prosjekter18) Effekt 1,082 MNOK19 I budsjettet for inneværende år for SPT er lagt til grunn at antallet prosjektplasser er 30, og at en stort sett har håndtert flere enn dette. I tillegg ligger det innenfor rammen av alle prosjektskolene også et tiltak på Findal/ Flittig som 27 elever benytter seg av periodevis, med utgangspunkt i ordinærskolen20. Estimatet fra SPT selv er at Findal/ Flittig utgjør ca 8 hele elevplasser. Dette tydeliggjør dels at prosjektskolene er fleksibelt rigget, og at de har en beredskap for å ta imot elever på kort varsel. Samtidig kan det også bety at det forekommer et visst «slakk» i ressurstilgangen, med 41 elever på en ressurstildeling som tok utgangspunkt i 38 elever (ordinærprosjekter + Findal/ Flittig). Dette gjør det plausibelt at en kan hente en effektiviseringsgevinst ut av prosjektskolene. Skoleåret 2014/15 er det også lagt til grunn 38 prosjektplasser. Dersom man i dag klarer 41 elever på en tildeling som tok utgangspunkt i 38 plasser, vil det kunne være mulig å tenke seg at en senket stykkprisen 18 SPT-prosjektene, samt foreslått tiltak, er nærmere beskrevet på s. 39-40 i «Sparekatalogen», se vedlegg. 19 Summen er her lagt med 9/12 effekt for 2015, da en trenger litt tid på omstilling. Fra 2016 er tiltaket lagt med full effekt, som er 1,442 MNOK. 20 Tall for våren 2014 50 tilsvarende stykkprisen på dagens 41 elever. Dersom dette er korrekt, vil en kunne redusere budsjettet ved prosjektene uten at tilbudet til de elevene som er der, forringes vesentlig. Med samme stykkpris som dagens 41 elever utgjør, vil en med en reduksjon til 38 elever, potensielt kunne hente ut i overkant av 1 MNOK. SPT har som øvrige skoler vært gjennom en effektiviseringsprosess de siste årene. Dette har dels gått på nedleggelse av ett prosjekt, samt en mer generell reduksjon av antall. Denne prosessen har nok også medført en lavere kostnad per plass for de elevene som faktisk får tilbudet sitt på et prosjekt. Det er imidlertid her det mest sannsynlig vil være noe å hente mht. innsparing. Ved å gjøre dette risikerer man å ofre noe av fleksibiliteten i organiseringen og at antallet elever i prosjektene blir statisk. Samtidig, dersom man ser utenfor prosjektene, vil alternative innsparinger på skoleområdet måtte tas på ordinær skoledrift, og det alternativet vil smerte mer, jfr. tidligere politiske vedtak. Administrasjonen innstiller derfor på en reduksjon i SPT-prosjektene på 1 MNOK i 2015. d) Nedleggelse av Svanvik skole avd Moflata Effekt 0,247 MNOK Svanvik skole ble i etterdønningene etter skolestruktursaken innlemmet som en satellitt under Moflata. Avdelingen består av ca 25 elever. Skolen er videre samlokalisert med SPT avdeling Uthauen, som har 31 elever. Dersom en betrakter Svanvik isolert sett er innsparingsmulighetene primært knyttet til at elevtallsfaktoren er noe høyere ved Svanvik enn på aktuelle omkringliggende skoler. Svanvik har verken egen rektor, inspektør, miljøterapeut eller SFO-leder. Det er derfor i hovedsak differansene mellom elevtildelingen til elever på små og store skoler, både i skole og i SFO, som gir en økonomisk gevinst i dette tiltaket. Gevinsten ved dette er ca 0,5 stilling hver i skole og SFO, til sammen kr 580000,- (inkludert sosiale kostnader). Når det gjelder skysskostnader, har svært mange av elevene allerede i dag skyss, slik at disse anses som minimale. Ved en nedleggelse av Svanvik som en avdeling under Moflata, kan en mulighet være at Svanvikelevene blir innlemmet i Moflata skole siden det er den skolen de i dag er tilknyttet. Det er en del elementer i dagens situasjon som tilsier en tilknytning til Moflata. Moflata er «moderskolen» i dag og de ansatte på Svanvik er tilsatt på Moflata. Videre er det slik at Svanvikelevene historisk har vært tilknyttet Gimsøyområdet mht. ungdomsskolekrets. Det som taler mot Moflata som ny skole for Svanvikelevene, er kapasiteten ved skolen. Moflata er i utgangspunktet sprengt mht. kapasitet og har vært det en tid. Skolen har blant annet måttet benytte seg av midlertidige brakker i mange år for å kunne huse elevmassen. Som et forsøk på å redusere trykket på Moflata, ble det sommeren 2013 gjennomført en kretsgrenseregulering21 mellom Kjørbekkhøgda, som har god kapasitet, og Moflata. Effekten av denne kretsgrensereguleringen er på 6-8 elever per årskull, med oppstart i inneværende skoleår. Om 7 år vil med andre ord anslagsvis 50 elever som opprinnelige skulle ha gått på Moflata, gå på Kjørbekkhøgda. I og med at kretsgrensereguleringen mellom Moflata og Kjørbekkhøgda var så vidt moderat, vil Moflata også i årene framover ha kapasitetsproblemer, selv med brakker. Med mindre det investeres i utbygging på Moflata, noe administrasjonen oppfatter som lite sannsynlig på nåværende tidspunkt, synes en overflytting av Svanvikelevene til Moflata å være uaktuelt. I og med at Moflatas kapasitetsproblemer gjør skolen uaktuell som mottakerskole for Svanvikelevene, må en se på alternativene mht. nærhet og kapasitet. De nærmeste skolene som også har god kapasitet er Klyve, Kjørbekkhøgda og Åfoss. Ingen av disse skolene ligger i umiddelbar nærhet til Svanvik og vil fordre skyss. Mange av Svanvikelevene har også i dag skyss. Slik administrasjonen vurderer det, stiller Åfoss og Kjørbekkhøgda relativt likt mht. skysstid, mens Klyve nok ligger noe nærmere mht.nåværende lokasjon. Når det gjelder 21 HOOP 36/13, 47/13 og 50/13 51 skysskostnader vil et valg her ha liten betydning, siden elevene uansett valg må skysses. Det meste av kostnadene vil falle på fylkeskommunen som skyssansvarlig. Slik administrasjonen ser det står en derfor ovenfor tre valg som hver gir konsekvenser mht. ungdomsskoletilhørighet: 1) Åfoss skole: En overflytting av Svanvikelevene til Åfoss gir en tilknytning til Mæla ungdomsskole, som har god kapasitet. 2) Kjørbekkhøgda skole: En overflytting av Svanvikelevene til Kjørbekkhøgda gir en tilknytning til Gimsøy ungdomsskole, som har noe kapasitet og som elevene i dag sokner til. 3) Klyve skole: En overflytting av Svanvikelevene til Klyve skole gir en tilknytning til Kongerød ungdomsskole, som har god kapasitet. Svanvik skolekrets er forholdsvis stor, elevene bor spredt og preferanse mht. tilhørighet til ovennevnte alternativer vil trolig variere med bosted i skolekretsen. Administrasjonen ser det derfor som et hensiktsmessig alternativ å vurdere en deling av Svanvik skolekrets slik at tilhørigheten blir til den skolen som geografisk er nærmest bosted. En vil komme tilbake til dette dersom forslaget vedtas og en kretsgrensesak kommer til politisk behandling. Administrasjonen har lagt til grunn en innsparing ved nedleggelse av Moflata skole, avd. Svanvik på 0,24 MNOK i 2015, med en helårseffekt på 0,58 MNOK. Dette impliser at elevene ved Svanvik går til en av de aktuelle skolene ovenfor fra august 2015. Administrasjonen mener det er urealistisk å få til en endring før dette tidspunkt da det vil være elementer i dette tiltaket som trolig må utredes og/ eller sendes på høring i henhold til ulike lovverk. Dette gjelder blant annet kretsgrenser og skyss. Administrasjonen mener derfor at man trenger første halvår av 2015 til å organisere dette på en adekvat måte. Når det gjelder gamle Uthauens lokalisering på Svanvik, innstiller administrasjonen på at denne ikke endres i denne runden. Skolen22 ble flyttet fra Kjørbekkområdet høsten 2013 etter flere år med usikkerhet rundt lokasjon og framtid23. I samme moment ble Uthauens elevgrunnlag betydelig redusert (30 %) og pedagogisk harmonisert. Det er ikke grunnlag på nåværende tidspunkt til å endre Uthauens plassering og status, men skolen vil som øvrige skoler bli omfattet av vurderinger rundt strukturelle grep fram mot neste års økonomiske handlingsplan. Når det gjelder konsekvensmomenter for de ulike alternativene ved dette tiltaket, henvises det til «sparekatalogen» side 23-25, se vedlegg. Effekt 0,5 MNOK e) Rammekutt PPT24 og Forebyggende helsetjeneste25 Som det framgår av innledningen i denne saken er Oppveksts muligheter for kutt svært begrenset av de ulike føringer som er lagt på området. Ovennevnte enheter har av ulike årsaker blitt skånet for kutt i de to siste budsjettrundene. For to år siden var alle kutt knyttet til Agenda Kaupang-prosjektene og verken PPT eller Forebyggende helsetjeneste var en del av disse prosjektene. PPT gikk klar av kutt i fjorårets budsjett fordi de skulle inn i en reorganisering av tjenesten; en reorganisering som endte med at spesialpedagogene i SPT ble flyttet over til PPT fra 1. januar 2014. Forebyggende helsetjeneste på sin side, fikk styrket sitt budsjett med nærmere tre stillinger gjennom en statlig rammeoverføring til Oppveksts budsjett i 2014. 22 Nå avdeling under Spesialpedagogisk tjeneste HOOP 28/13 24 Pedagogisk-psykologisk tjeneste 25 Enhetens fulle navn er Forebyggende helsetjeneste for barn og unge 23 52 Det er ikke administrasjonens oppfatning at det er for mye ressurser og for mange årsverk i PPT eller Forebyggende helsetjeneste. Enhetene drives godt innenfor de oppsatte rammene. Som vi var inne på i innledningen, er det imidlertid slik at administrasjonen vurderer det slik at det er andre områder og enheter som primært må skånes i denne runden. Siden både PPT og Forebyggende helsetjeneste har unngått de siste årene, mener vi at det likevel er disse enhetene som må ta et kutt når det ligger så vidt tungtveiende grunner til å skåne de områdene som er skissert i innledningen. Et nedtrekk i rammen med en årseffekt på 0,6 MNOK på hver enhet MNOK, til sammen 1,2 MNOK, vil nok oppleves om mye for èn enhet. Kuttet for 2015 er lagt med 5/12 effekt slik at enhetene får tid til å gjennomføre reduksjonen. Sett i forhold til den styrkingen disse enhetene har fått de siste årene, og den totalbelastningen enkelte andre områder har hatt i den samme perioden, mener administrasjonen likevel at en slik reduksjon er forsvarlig på disse enhetene. f) Endret organisering av Enggrav skole- og barnehage Effekt 0,412 MNOK I budsjettrevisjonsprosessen våren 2014 kom det forslag om å se på sammenslåing av lederstillinger i skole. De fleste skolene er store enheter med 25 årsverk og oppover (flere med både 50 og 60 årsverk). Unntakene her er henholdsvis Skotfoss oppvekstsenter (både skole og barnehage) og Enggrav skole- og barnehage. Sistnevnte er en liten enhet i kommunalområde Oppvekst sammenheng. Enheten gir tilbud til 2-3 barnehagebarn og ca 12 skoleelever, alle med store og sammensatte hjelpebehov. Enheten har i dag litt i overkant av 20 årsverk. Det er flere elementer som taler for en tenkning rundt organisering: Antallet barn er stabilt eller noe nedadgående. Kapasiteten på bygget er større enn antallet brukere. Ledelsen (inspektør og rektor) teller på knappene og merkantilt ansatt har sluttet. Rektor mener at nåværende tidspunkt vil være hensiktsmessig med tanke på en endret organisering. En reorganisering kan ta flere retninger, men som innsparingstiltak kan forslaget i første rekke tenkes som et tiltak for å endre Enggravs status fra selvstendig enhet til forsterket enhet underlagt en annen enhet. Enggrav har nærhet både til Buer skole og Buerflata barnehage og kan som sådan legge henholdsvis skole- og barnehagedelen administrativt under disse enhetene uten å endre på lokasjon. Sistnevnte vurderes som fornuftig, dels fordi bygget Enggrav er i, er relativt nytt og dels fordi denne lokasjonen er spesialtilpasset til denne spesifikke brukergruppen. Uten at en endrer eksisterende ressursgrunnlag til barn/ elever vil dette kunne gi innsparing på leder og merkantil ressurs. Dette forutsetter at skolen administrativt legges under Buer skole ved rektor og at barnehagedelen styres fra Buerflata barnehage. Dersom dette effektuerer fra august 2015, vil dette gi en innsparing på om lag 0,4 MNOK i 2015, med en helårseffekt på 1 MNOK i 2016. Det vil fortsatt være behov for en faglig-administrativ ressurs ved Enggrav, og denne kan ivaretas av nåværende inspektørfunksjon. Administrasjonen innstiller på at det igangsettes en prosess våren 2015 med tanke på utfase Enggrav som egen enhet og innlemme denne under Buer skole som forsterket enhet fra 1. august 2015. 8.9.2 Tiltak i handlingsplanen for 2016 og framover Tiltakene for 2015 er knyttet til hva administrasjonen vurderer som realistisk å hente ut i løpet av det kommende året. Strukturelle grep knyttet til større skolestruktursaker er ikke en del av dette. Administrasjonen mener imidlertid at rammene i skole nå er så vidt snaue at det er nødvendig å vurdere endring i skolestruktur for å frigjøre midler til drift, særlig i barneskolene. Større endringer i skolestruktur er svært krevende politisk, administrativt og for de berørte partene. Det er av avgjørende betydning at en gjør det nødvendige administrative og politiske forarbeidet for å etablere varige strukturendringer. Saken «Strukturelle grep i 53 skoleområdet – et overordnet blikk26» omtaler en del økonomiske og administrative kostnadselementer knyttet til strukturelle grep i skoleområdet. Disse er ikke ubetydelige. Særdeles viktig i dette er det administrative kostnadselementet og hva som ligger i dette. En skolestruktursak som tar mål av seg å lykkes over tid må legge til grunn et grundig håndverk med tanke på blant annet følgende: Konsekvensutredninger o Kapasitet o Organisering o Uteområder o Skyss o Skoleveg Høringer knyttet til ovennevnte, samt politisk behandling deretter. Høringer knyttet til kretsgrensereguleringer (herunder grunnkretser), samt politisk behandling deretter. Prosjektering av eventuell flytting og påfølgende organisering av dette. Behandling av eventuell overtallighet i henhold til rutine for omstilling i Skien kommune. Alt dette bør i hovedsak være på plass før en strukturendring er ferdigstilt. Det betyr at en må tenke langsiktig og ha tilstrekkelig med tid til å gjennomføre de nødvendige prosesser for å skape et vellykket resultat. Administrasjonen innstiller derfor på at eventuelle kommende strukturelle grep i skoleområdet, som ikke er spesifikt nevnt i 2015 forslaget, ikke effektueres før høsten 2016. Administrasjonen foreslår ingen endring mht. skolestruktur i kommende års budsjett, men mener at det i forhold til handlingsprogrammet kommende år og de utfordringer som reflekteres der, vil være nødvendig å vurdere flere strukturelle grep. Slik administrasjonen tidligere har beskrevet det i dette dokumentet, vil ytterligere flate kutt i skole være svært uheldig mht. kvaliteten på driften. For å unngå dette, impliserer omfanget av de besparelsene som skal gjøres de kommende årene at en må se på relativt omfattende strukturelle endringer for å komme i havn økonomisk. Hvor omfattende disse strukturelle kuttene må være er antydet i tabelloversikten for økonomi kommende år, hvor Oppvekst trolig vil ha behov for å dekke inn om lag 11 MNOK fra 2017. Forslag til strukturelle endringer og utredninger rundt disse vil en komme tilbake til i forbindelse med budsjettet for 2016, og utgangspunktet vil da være en effektuering fra august 2016. 26 Sparekatalog s 12-13, se vedlegg 54 9 HELSE- OG VELFERD 9.1 9.1.1 INNLEDNING Ansvarsområder Kommunalområdets direkte helse- og omsorgstjenester er Pleie, stell og tilsyn i hjem og institusjon Rehabilitering og habilitering i hjem og institusjon Medisinsk behandling og tilsyn Akutte legetjenester (Legevakt og Øyeblikkelig hjelp) Praktisk bistand ‐ mat, transport, renhold Aktivitets‐ og arbeidstilbud Avlastning for pårørende Boligtjenester ‐ boveiledning, kommunal bolig, langtidsplass i institusjon Særskilt veiledning og oppfølging relatert til rus og psykisk helse Folkehelse‐ og smitteverntjenester I tillegg driver området indirekte helse- og omsorgstjenester hvorav de mest fremtredende er: Administrasjon av fastlegeordningen og privatpraktiserende fysioterapeuter Behandling av søknader og tildeling av helse‐ og omsorgstjenester 9.1.2 Organisering Helse og velferd er et kommunalområde i Skien kommune med tilsammen ca. 1365 årsverk fordelt på ca. 2200 ansatte. Området er delt inn i tre fagområder som hver ledes av en fagsjef. I tillegg ligger det enkelte enheter og seksjon for stab og støttetjenester direkte under kommunalsjefen. Nye områder i Helse og velferd fra 2014 er: Heikleivveien og Einaren avlastningsboliger, SAMBA og tildelingskontoret for barn og unge (TBU). Organisasjonskartet under viser helse og velferd sine enheter/lokasjoner. 55 9.1.3 Organisasjonskart 56 9.2 9.2.1 STATUS OG UTFORDRINGER – TJENESTER OG MEDARBEIDERE Omgivelser Helse-Norge har endret seg de siste årene med en betydelig ansvarsoverføring fra spesialisthelsetjenesten til kommunen. I Skien har samhandlingsreformen satt fart ettersom sykehuset i Telemark reduserer antall senger og skriver pasienter tidligere ut en før. Handlingsprogrammet vil gjenspeile hvilke konsekvenser det har for sektoren og ulike brukergrupper. Forslaget til statsbudsjett vil kunne påvirke helse og velferd med blant annet følgende satsinger: Endringer i kommunal medfinansiering Rettighetsfesting av brukerstyrt personlig assistent Fritt behandlingsvalg: starter med rus Styrking av rus/psykisk helse Innstramminger i refusjonsadgang for ressurskrevende brukere Endringer i finansiering av velferdsteknologi Åpner for forsøk med statlig finansiering av eldreomsorgen Den kulturelle spaserstokken fjernes Varslet opptrappingsplan for rus Varslet opptrappingsplan for rehabilitering Varslet stortingsmelding om primærhelsetjenesten 9.2.2 Tjenester og brukerforhold 9.2.2.1 Nøkkeltall Tjenesteområde/År Hjemmetjenesten Beboere bokollektiv demens og slag. Heldøgnsplass i institusjon. Beboere i bemannede boliger Antall brukere som benytter dagplass institusjon Dagplasser i institusjon Brukere trygghetsalarm Utløste alarmer Antall brukere med ressurskrevende tjenester Antall brukere som har individuell plan Antall brukere med Brukerstyrt Personlig Assistent Antall brukere dagtilbud funksjonshemmede (Mats-Marensro) Antall med omsorgslønn **** Antall med legemiddelassistert rehabilitering (LAR) Antall brukere som har fått bistand fra enhet for rus og psykiatri Antall avlastningsplasser i institusjon 2011 1496 85 377 158 185 87 1077 17309 85 430 26 61 2012 1412 85 366 160 165 65 1071 19492 106 415 28 68 2013 1412 85 369 177 175 73 1060 18338 111 415 28 70 2014* 1426 85 369 177 186 73 1077** 8275** 111*** 386 27 74 158 100 136 84 340 175 50-60 350 289 66 354 5 6 6 6 *2 tertial . ** 2. kvartal *** telles i mars 2015 **** Fra 2014 har Helse og velferd ansvar for omsorgslønn til foreldre i tillegg til omsorgslønn til pårørende for voksne. 57 9.2.2.2 Brukere – noen utviklingstrekk Mer komplekse brukerbehov, som følge av blant annet samhandlingsreformen, setter krav til mer spesialiserte tjenester i hjem og på institusjon med tilhørende behov for kompetanse. Disse brukerne trenger ofte korte og avklarende opphold på spesialisert institusjonsplass for så å gis adekvat oppfølging i hjemmet. Brukere kommer ofte fra sykehusopphold, og gode overganger internt og eksternt i pasientforløpet er vesentlig. Brukeren skal oppleve koordinerte og sammenhengende tjenester. Dette fordrer kompetanse og gode verktøy innen koordinering og dialog. Godt koordinerte tjenester bidrar også til effektiv ressursbruk. Brukere med avklarte kroniske tilstander, sviktende allmenntilstand, sviktende kognitiv tilstand og/eller begrenset funksjonsnivå har varige behov for tjenester. For denne gruppen er kvalifisert observasjon og oppfølging vesentlig for å fange opp akutte behov så vel som mer varige endringer i tjenestebehovet. Samhandling med fastlege er sentralt for å sette i verk riktige tiltak og overvåke disse. Brukers bo- og nettverksituasjon må tas med i vurdering og innretning av tjenestene til den enkelte. Brukere får en stadig mer sentral rolle i planlegging og interaksjon med tjenesteyter. Kommunen søker samarbeid med bruker for å knytte tiltakene opp til dagliglivets aktiviteter og tjenesten forøvrig slik at det henger naturlig sammen. Hverdagsrehabilitering foregår der brukeren er og er et tverrfaglig systematisk arbeid for å oppnå best mulig funksjons- og mestringsevne og selvstendighet i dagliglivet. Dette omfatter systematiske tiltak som inngår i den ordinære tjenesten for å sikre mestring i hverdagen og tidsavgrensede, intensiverte og tverrfaglige tiltak for å avklare tjenestebehov og øke egenmestring. Fysisk aktivitet, kulturelle og sosiale stimuli og mestring av daglige aktiviteter kan være avgjørende for en meningsfylt tilværelse. Her er samarbeid med frivillige lag og foreninger viktig. Psykisk syke og rusmiddelavhengige har ofte sammensatte behov for bistand både i kommunen og på sykehus/behandlingsinstitusjon. Tidlig intervensjon er her viktig for å forhindre utvikling eller videreutvikling av tilstanden, og er vesentlig for å arbeide med mestringsstrategier for den enkelte. Brukerne er ofte i behov av et bredt sammensatte spekter av tjenester innenfor helse- og sosialtjenesten, som kan møte dem "der de er når de er der." Det er avgjørende å komme i posisjon til å hjelpe og sikre adekvat oppfølging for å fremme selvstendighet. Brukermedvirkning er en lovfestet rettighet og skal bidra til å styrke brukerens egen motivasjon og styring av eget liv. Dette skal medvirke til utformingen av det generelle og individuelle tilbud. Den nærmeste pårørende er etter loven gitt rettigheter og plikter knyttet til medvirkning, informasjon og samtykke vedrørende hjelpetilbudet, og har god kunnskap om viktige verdivalg for brukeren. Det er viktig å styrke samhandlingen med bruker og pårørende for et felles "partnerskap" for å finne gode løsninger på hjelpebehov. God og avklarende kommunikasjon er nøkkelord for disse møtene. Pårørendeskolene for demens og alvorlig syke gir støtte, kunnskap og nettverk for pårørende i Skien. 58 9.2.3 9.2.3.1 Medarbeidere Årsverk og sykefravær Årsverk Antall årsverk i avdelingen Herav administrative årsverk def.. KOSTRA Fagressurser tjeneste def. KOSTRA 2011 1297,1 12 2012 1320,6 10 2013 1303 9 2014* 1365 10 1285,1 1310,6 1294 1355 2011 1,2 1,2 6,4 8,74 2012 1,2 1,2 7,2 9,57 2013 1,0 1,0 7,2 9,26 2014* 1,1 1,3 6,6 8,9 Kilde: Enhetene pr. 2.tertial. Sykefravær i % Egenmelding Bedriftsbetalt (1-16 dager) Trygdebetalt (17.d – 1 år) Totalt fravær Kilde: HR * fravær jan-august Sykefraværet til og med 2.tertial 2014 viser en liten nedgang fra året 2013. Rettskrav på stillinger. Helse og velferd har et stort behov for vikarer for å dekke faste ansattes fravær i ferier og ved sykdom/permisjon. Det innføres fra 1.1.15 en 12 mnd. regel i arbeidsmiljøloven som vil gi vikarer som jobber «jevnlig» rettskrav på stilling. I tillegg er det i dag mange ansatte som får rettskrav etter 4 års regelen. 9.2.3.2 Kompetanse Ny strategisk kompetanseplan ble politisk vedtatt i 2014. Den gir retning for fremtidig kompetanseprofil og økt fokus på videreutdanninger. Samhandlingsreformen medfører økte behov for spesialisering i kommunens helse - og omsorgstjeneste. Kompetanseprofil: Høgskole Fagutdanning Uten formell kompetanse 2014 35% 44% 21% Mål 2020 45% 45% 10% Utdanningsaktivitet Helse og velferd har en høy andel ansatte uten formell kompetanse, og det er et mål å stimulere til at ansatte tar utdanning. Helse og velferd får tilskudd fra Fylkesmannen etter utdanningsaktivitet. Tilskuddet er flerdoblet på få år og ca. 170 medarbeidere mottar i år støtte til studieavgift/bøker og materiell. 9.2.3.3 Privatpraktiserende leger og fysioterapeuter med avtale med kommunen Det vises til KOSTRA- analyse, ressursanalyse helse 2013 i kapittel 3.6. Skien kommune har et relativt lavt antall fysioterapeuter. Kommunen har god legedekning. Det er tilstrekkelig ledig kapasitet for legebytte og ny vurdering, for mottak av studenter, pendlere og andre som har fastlege annet sted, for tilreisende/turister samt for personer som har valgt å stå utenfor fastlegeordningen ved behov for øyeblikkelig hjelp. Det er nå om lag 1230 ledige plasser, og 12 leger har flere enn 100 ledige plasser på sine lister. 59 9.2.4 Folkehelse Folkehelseloven, Smittevernloven og Helseberedskapsloven med tilhørende forskrifter pålegger kommunen oppgaver innen planlegging, forebygging, overvåkning og håndtering av hendelser med mulig helseskade, herunder også større kriser og katastrofer. I henhold til bystyrevedtak (feb. 2014) skal folkehelseperspektivet inngå som integrert del av arbeid med plansystemene i kommunen. Det utarbeides et oversiktsdokument som skal foreligge ved oppstart av neste revisjon av kommuneplanen. Det foreligger et utstrakt interkommunalt samarbeid gjennom Miljørettet Helsevern i Grenland når det gjelder tilsyn, forebygging og behandling av saker som angår miljøfaktorer som påvirker helsen. Gjennom beredskapssamarbeidet i Grenland samordnes og planlegges revisjon av planer om helsemessig og sosial beredskap, smittevernplan og pandemiplan. Det løpende infeksjonskontrollarbeidet i kommunen videreføres. 9.2.5 Ikke-lovpålagte oppgaver Kommunen står i utgangspunktet fritt til å påta seg den oppgave det måtte være politisk vilje i kommunens styrende organer til å påta seg, men en grense for denne friheten følger imidlertid av at kommunen gjennom lov er pålagt å sørge for et minstemål av visse tjenester. Kommunens adgang til frivillig å ta på seg andre oppgaver vil følgelig avhenge av at kommunen har økonomisk mulighet til dette når de lovpålagte oppgaver er utført. Helse- og velferdstjenestene i Skien kommune har utgangspunkt i lovpålagte oppgaver. En vurdering av lovpålagte/ikke-lovpålagte tjenester handler dermed i stor grad om tjenestenes omfang, nivå og innretning. Grenseoppgangen mellom lovpålagte og ikke-lovpålagte tjenester er ikke alltid lett å trekke opp. Mange ikke-lovpålagte tjenester bidrar til å styrke Helse og velferds strategi om at folk skal få bo hjemme lengre. Dette gjør igjen at presset på tjenesten går ned, og slik sett kan de ikke-lovpålagte tjenestene, i tillegg til verdien i seg selv, være kostnadseffektive totalt sett. Den økonomiske situasjonen gjør det likevel nødvendig med en grundig gjennomgang av de ikke-lovpålagte tjenestene for å se om det er hensiktsmessig å redusere dem eller utføre/innrette dem på mindre ressurskrevende måter. 60 9.3 STATUS OG UTFORDRINGER - ØKONOMI 9.3.1 Status økonomi per oktober 2014 Helse og velferd Tall i hele tusen Brutto utgifter - avskrivninger Brutto inntekter - avskrivninger Netto driftsutgifter Mer / mindreforbruk (-) Kilde. Mnd rapp okt 2014 prognose Regn. 2012 1 111 753 -188 835 922 918 2 984 Regn. 2013 1 143 180 - 190 402 952 778 -137 Prog. 2014 1238240 -197096 1 041 144 2 300 Budsj. 2014 1237240 -198396 1 038 844 Helse og velferd melder per oktober et merforbruk på 2,3 mill. Dette skyldes i hovedsak mindreinntekt refusjon på en bruker etter omlegging av helse og omsorgstjenesteloven samt merutgifter til opprettelse av nytt respiratorteam. 9.3.2 Behov for nye tiltak i 2015 Det er noen utgifter og manglende inntekter som må dekkes opp i 2015. Samlet beløp for dette er 7,1 mill. inkludert udekket avvik fra 2014. I tillegg ligger det inne en reduksjon på 10 mill. i økonomiplanene. Totalt utgjør dette et behov for reduksjoner på 17,1 mill. 9.3.3 Bortfall av inntekter fra annen kommune etter omlegging av lov: 1,3 mill. Ny respiratorpasient: 1,0 mill. Ressurskrevende brukere der behovet har endret seg: 0,2 mill. Transport leasing av biler 0,88 mill. Epost til alle ansatte pga nye systemer 2,0 mill. Nødnett opplæring (leger og sykepl) årlig driftsøkninger: 0,8 mill. Arbeidstøy til hjemmetjenesten etter pålegg fra arbeidstilsynet: 0,5 mill. Ettermiddagstilbud til elever i videregående skole: 0,3 mill. Renter og avdrag investeringer 0,132 mill. 1% kutt som en del av Skiens totale kutt: 10,0 mill. Økonomisk ramme for Helse- og velferd Følgende ramme er lagt inn i økonomiplanen (tall i hele tusen) 39 Helse- og velferd Utgifter Inntekter Netto driftsutgifter R 2013 1 144 160 -191 382 952 778 2 014 1 236 589 -197 652 1 038 937 2 015 1 189 873 -201 601 988 273 2 016 1 227 923 -208 052 1 019 871 2 017 1 267 217 -214 710 1 052 507 2 018 1 307 768 -221 580 1 086 187 Rammene i økonomiplanperioden er i hovedsak fremskrevet med lønns og prisvekst inkl. endring i tiltak jfr. oversikt under. 61 9.3.4 Driftstiltak lagt inn i økonomiplanen Tabellen under viser sentrale og lokale endringer i helse og velferd sitt budsjett. 2015 2016 2017 HV 110/13 Findal utg -73 -99 -99 -99 HV 100/15 Bortfall kommunal medfinansiering utg -63 308 -63 308 -63 308 -63 308 1 397 Tiltaksnavn: utg/innt 2018 HV 101/15 Styrking rustiltak utg 1 397 1 397 1 397 HV 102/15 Styrking psykisk helse utg 961 961 961 961 HV 122/15 Omstilling - reduksjon drift utg -10 000 -10 000 -10 000 -10 000 HV 140/15 Endring pensjonssats 14-15 utg -13 618 -13 618 -13 618 -13 618 HV 200/15 BPA - statsbudsjett utg 3 083 3 083 3 083 3 083 HV 204/15 Uttrekk øyeblikkelig hjelp utg Sum -915 -915 -915 -915 -82 473 -82 499 -82 499 -82 499 Dette er spesifiserte tiltak rettet mot tjenesten og kan ikke gå til oppdekning av andre udekte behov. HV 110/13 Findal Dekning av renter og avdrag HV 100/15 Bortfall kommunal medfinansiering Kommunal medfinansiering er foreslått avviklet fra 2015. Uttrekket på 5,5 mrd. i makro er et skjønnsmessig anslag. Endelig uttrekksbeløp kommer i statsbudsjettet 2015. Regjeringen har i kommuneproposisjonen signalisert at uttrekket vil baseres på beste anslag for kommunenes forventede utgifter i 2015. Uttrekket fra rammetilskuddet til den enkelte kommune gjøres etter fordelingen gjennom samhandlingsnøkkelen. HV 101/15 Styrking rustiltak I den varslede realveksten i frie inntekter for kommunene i 2015 ligger 200 mill. inne til styrking av rustiltak og psykisk helse. Det legges til grunn at satsingen fordeles likt 100/100 mill. mellom én fordelingsnøkkel for rus og én for psykisk helse. Midlene er fordelt etter hhv. sosialnøkkelen og helsenøkkelen. HV 102/15 Styrking psykisk helse Se HV 101/15 over. HV 123/15 Omstilling I økonomiplanen er det for 2015 lagt inn en reduksjon for helse og velferd på 10 mill. Hva dette blir i 2016 og videre er foreløpig ikke klart HV 140/15 Endret pensjonssats 14-15 Viser konsekvensene av en teknisk justering av pensjonssatsene i de ulike pensjonskassene. HV 200/15 BPA – statsbudsjett Stortinget har vedtatt Regjeringens forslag om endringer i pasient- og brukerrettighetsloven, jf. Prop. 86 L (2013–2014) Endringer i pasient- og brukerrettighetsloven (rett til brukerstyrt personlig assistanse) og Innst. 294 L (2013–2014). Endringene gir rett til brukerstyrt personlig assistanse (BPA) for personer under 67 år med langvarig og stort behov for personlig assistanse etter helse- og omsorgstjenesteloven. Retten omfatter også avlastningstiltak etter samme lov for personer med foreldreansvar for hjemmeboende barn under 18 år med nedsatt funksjonsevne. De samlede merkostnadene av forslaget anslås til 300 mill. kroner i 2015, økende til 500 mill. kroner i 2016. Kommunesektoren kompenseres gjennom en økning i rammetilskuddet på 300 mill. kroner i 2015. Se også omtale i Prop. 1 S (2014–2015) for Helse- og omsorgsdepartementet. 62 HV 204/15 Uttrekk øyeblikkelig hjelp Uttrekk av midler ved utbygging av tilbud om øyeblikkelig hjelp Oppbygging og drift av døgntilbud om øyeblikkelig hjelp i kommunene er fullfinansiert gjennom overføring fra Helse- og omsorgsdepartementets budsjett og direkte bidrag fra de regionale helseforetakene. Behandling av pasienter i det kommunale døgntilbudet avlaster spesialisthelsetjenesten og dermed kommunenes utgifter til KMF. Ved beregningen av uttrekket fra kommunerammen i tilknytning til avvikling av KMF er anslått aktivitet knyttet til nye døgntilbud i kommunene holdt utenom, og det foreslås derfor at kommunerammen reduseres med 89 mill. kroner i forbindelse med oppbyggingen av tilbudet om øyeblikkelig hjelp. Anslag effekt Skien 1,1% 9.3.5 Investeringstiltak lagt inn i økonomiplanen Følgende investeringer er lagt inn i økonomiplan: Tiltaksnavn: Utg/inn 2015 HV 110/13 Findal brutto inv 10 000 HV 128/15 bygningsmessige inv hv møte endrede behov brutto inv 3 500 2016 2017 2018 Merknad HV 110/13 Findal Viser bare en teknisk forskyving av lånebeløp. HV 128/15 Bygningsmessige investering Det er satt av 3,5 mill. til å dekke behov for bygningsmessige endringer. Vaskeriet på Gulset må bygges om i forhold til pålegg fra arbeidstilsynet om vask av tøy for hjemmetjenesten og det er behov for skyllerom i 4 etasjer i høyblokka. Utgifter til opparbeidelser av uteområder ved Høyblokka er lagt inn i rammen til kommunalområde BDK (byutvikling, drift og kultur). IT investeringer totalt for Skien kommune Tiltaksnavn: Utg/innt 2015 SA 110/15 IT Investeringer brutto inv 10 000 2016 2017 2018 Rådmannen har foreslått å styrke it-området med 10 mill. I dette er det mulighet for innføring av mobile enheter i hjemmetjenesten. Oppgradering av alarmanlegget på Gulset sykehjem ligger inne i disse midlene. 9.3.6 KOSTRA-analyse Skien kommune er en lavinntektskommune. Dersom Skien hadde hatt samme beløp i frie inntekter per innbygger som gjennomsnitt av KOSTRA gruppe 13 kommuner (45 kommuner over 20.000 innbyggere), ville Skien hatt 53 mill. mer å drive tjenester for. Det betyr at utgiftsnivået bør ligge under snittet av gruppe 13 kommunene i Norge. Grafene under viser hvordan kommunen ligger i forhold til gruppe 13 på utvalgte områder. Det nevnes spesielt korrigerte brutto driftsutgifter per mottaker av hjemmebaserte tjenester. Her ligger kommunen ca. 25 mill. over gruppe 13. I tillegg ligger kommunen høyt på aktivitetstilbud og støttetjenester til de over 18 år jfr. for eksempel dagtilbud til funksjonshemmede. Når det gjelder utgifter til institusjoner ligger kommunen på et nivå som er akseptabelt i forhold til at Skien er en lavinntektskommune. 63 9.3.7 Forslagsfangst - kostnadseffektivisering I det videre arbeidet med KOSTRA-analysen har alle enhetslederne, tillitsvalgte og vernetjenesten vært involvert i en prosess der de har kommet med ideer og forslag til driftsendringer. Forslagenes innhold og virkninger av dem er oppsummert som følger: Endringer i tjenesteinnhold og omfang, rasjonalisere og effektivisere arbeidsoppgaver og – prosesser, utnytte/skape rom for økt kapasitet, innkjøpsordninger og anskaffelser/avtaler, gjennomgang av transportordningen, vurdere nivå på egenbetalinger, gjennomgå personelldisposisjoner, utnytte eksisterende kompetanse, vurdere endret organisering og roller innen ulike områder, går gjennom avtaler, rutiner og reglementer og øke samarbeidet med frivillige. 64 I tillegg er det gjennomført interne analyser av nøkkeltall og alle utviklingsaktiviteter og prosjekter er vurdert. Samlet har dette resultert i forslag som er prioritert i kommunalsjefens ledergruppe og lagt frem i medbestemmelsesmøte. 9.3.8 Fordelte kutt Med bakgrunn i KOSTRA-analysen som viser at Skien ligger 25 mill. over sammenlignbare kommuner for hjemmebaserte tjenester, er det størst kutt innen disse områdene. Det foreslås at disse reduserer budsjettet med 2,25% hver. Område med beløp i hele tusen og prosent er vist i tabellen under. FORDELING AV KUTT Tilrettelagte tjenester Heldøgns omsorgstjenester Koordinerende hjemmetjenester Helse Øvrige enheter Sum 9.3.9 Netto bud Kutt Beløp % av bud 381000 ‐8556 ‐2,25 % 262000 ‐1711 ‐0,65 % 281000 ‐6331 ‐2,25 % 44000 ‐171 ‐0,39 % 53000 ‐342 ‐0,65 % 1021000 ‐17112 ‐1,68 % Forslag til endringstiltak Med slike omfattende reduksjoner er det nødvendig å vurdere både nivået på tjenestene og strukturendringer. Følgende forslag til reduksjoner fremmes: Dagaktivitetstilbud: 1,5 mill. Tilbudene gås gjennom med formål om å justere omfang, innhold, innretning og organisering av de ulike aktivitetstilbudene. Tilbudene har 3 hovedbrukergrupper: 1. Eldre og demente 2. Funksjonshemmede 3. Rus og psykisk helsearbeid Tilbudene til eldre og demente foreslås skjermet. Dette er tilbudene på dagavdelingene på Klyvetunet og Lyngbakken. Tjenestetilbud til funksjonshemmede barn: 2,0 mill. Etablere et samarbeidsprosjekt med kommunalområdene oppvekst og BDK og vurdere det totale tilbudet til målgruppen med mål om å yte gode tjenester til barn og unge med funksjonshemminger samtidig som en får samordning og bedre utnyttelse av felles ressurser. Vurdere tjenestenivå, omfang og innretning i lys av det helhetlige tilbudet, herunder vurdere samlokalisering/samordning av Samba, Einaren og Heikleivveien. Reduksjon bofellesskap for funksjonshemmede: 5,5 mill. Indirekte tid er tid som ikke er direkte knyttet til tjenesten for brukerne. Det vil være mulig å redusere denne med ovennevnte beløp. Konsekvensen for brukerne vil være mindre tid til aktiviteter og selvstendighetstrening. I den grad det berører ressurskrevende brukere, vil det kunne resultere i noe reduksjon i statlig refusjon. Reduksjon i institusjoner: 1,7 mill. Det er utviklet en forskjell bemanningsnivå i institusjonene over tid. Denne harmoniseres til samme nivå for like tjenester. Konsekvensene for brukerne er små. 65 Praktisk bistand, redusert hjelp fra hver 14. dag til hver 3. uke: 2,9 mill. Det foreslås å gjøre om standard i praktisk bistand fra hjemmehjelp hver14. dag til hver 3. uke. Konsekvensene vil bli redusert renhold og forebygging samt noe merarbeid for øvrig tjeneste i forhold til vask av sengetøy, ta ut søppel og lignende. Sammenlignbare kommuner har en tilsvarende standard. Ved en reduksjon av tilbudet i hjemmetjenesten vil dette være det minst sårbare tiltaket. Det forutsetter en endring i tjenestebeskrivelsen som legges frem til politisk behandling Strukturendringer i hjemmetjenesten: 3.0 mill. Nødvendige reduksjoner i hjemmetjenesten kan foretas ved en omstilling av tjenesten. Arbeidslagene i hjemmetjenesten har, slik det er nå, ulikt brukergrunnlag og har hatt ulik demografisk utvikling siden forrige justering. Det er betimelig å se på de geografiske grensene mellom arbeidslagene og justere opptaksområdene slik at de blir mer like. Hjemmetjenesten vil som del av dette arbeidet reduseres med en lokasjon. Dette er organisasjonsendringer der vi kan hente ut effekt og samtidig beholde fokuset på gode helsetjenester i hjemmet. Det forutsetter videre arbeid med kompetanse, økt sykepleierandel og nødvendige verktøy for å effektivisere arbeidsprosessene slik som innføringen av mobile enheter. Generelle kutt inklusiv naturlig avgang: 1,2 mill. Vil i liten grad påvirke tjenestenivå. 9.3.10 Utfordringer 2016-2018 Når det gjelder 2016-2018 er det lagt inn ytterligere kutt for Skien kommune. Hvor stor andel helse og velferd vil få av dette er foreløpig ikke klart. Tiltaksnavn: TA 004/14 Innsparing utg/innt 2015 utg - 2016 2017 2018 -20 000 -38 000 -46 000 9.3.11 Tilskudd andre Tabellen under viser tilskudd som ligger i rammen til helse og velferd. Bystyret må vedta hvert enkelt beløp for 2015. Det er lagt til grunn at tilskuddene ikke skal prisjusteres for 2015 som en del av de vedtatte reduksjoner, bortsett fra de tilskudd kommunen har inngått en avtale om dette. Det er ikke foreslått å ta ut noen tilskudd for 2015, men disse vil vurderes i sammenheng med egne tjenester i 2015. 66 Budsjett Navn / beskrivelse av tilskudd: 2013 Budsjett 2014 Forslag budsjett 2015 Merknad Sentret mot seksuelle overgrep 268 000 271 000 Sentret mot seksuelle overgrep 2 640 000 2 801 000 2 851 000 Videreformidling av statlige midler Skien Diakonale senter 3 212 000 3 512 000 3 575 000 Beløpet fastsettes av bystyret hver år Telemark Røde Kors 130 000 135 000 140 000 Etter avtale Kirkens Sosialtjeneste, Tilja 593 000 600 000 611 000 Kommunens andel Kirkens Sosialtjeneste, Tilja (Fra fylkesm. I Telemark) 1 022 000 977 000 Videreformidlet tilskudd fra 977 000 fylkesmannen NKS Veiledningssenter. Husleie 100 000 101 000 NKS Veiledningssenter Lavterskel helsetilbud til rusavhengige 570 000 733 000 1 191 000 Tur og aktivitetsgrupper for rusavhengige 489 000 Miljøpatruljen OPP´S (Opplevelser Puls Praksis) 977 000 977 000 276 000 Kommunens andel 103 000 Etter avtale Videreformidlet tilskudd fra 733 000 fylkesmannen Videreformidlet tilskudd fra 1 191 000 fylkesmannen Videreformidlet tilskudd fra 489 000 fylkesmannen Videreformidlet tilskudd fra 977 000 fylkesmannen Videreformidlet tilskudd fra 977 000 fylkesmannen Etter opptrappingsplanen for psykisk 61 000 helse Etter opptrappingsplanen for psykisk 47 000 helse Etter opptrappingsplanen for psykisk 26 000 helse Kirkens SOS i Telemark 60 000 61 000 Mental Helse, Skien 46 000 47 000 Autisme forening 26 000 26 000 LLP Telemark (Landsforeingen for pårørende innen psykiatri ) 26 000 26 000 ADHD Afrikansk kulturforening (leksehjelp) Til disposisjon (tilfeldige søknader) Arbeidsmiljøskadde Landsforening 26 000 26 000 25 000 25 000 66 000 67 000 5 000 5 000 5 000 Amathea (uønsked graviditet) 80 000 81 000 81 000 Overføring til Grep (Marensroprosjektet) 2 205 000 2 233 000 2 273 000 Grep Kjøp av plasser 6 964 000 7 051 000 7 178 000 SUM RAMME HV Etter opptrappingsplanen for psykisk 26 000 helse Etter opptrappingsplanen for psykisk 26 000 helse Etter opptrappingsplanen for psykisk 25 000 helse Delegerte fullmakter til 67 000 administrasjonen 18 064 000 22 412 000 22 715 000 67 9.4 MÅL OG INNSATSOMRÅDER 9.4.1 Overordnede mål Brukere av Skien kommunes helse- og omsorgstjenester skal motta kvalitetsmessig stabilt gode tjenester i henhold til nasjonale lover og føringer samt lokale politiske vedtak. Et aktivt og konstruktivt samarbeid med helseforetak, fastleger og andre relaterte tjenesteytere skal gi Skiens innbyggere koordinerte og helhetlige helse- og omsorgstjenester. Kontinuerlig utvikling av tjenesteinnhold, -omfang og –utførelse skal møte Skiens befolknings nåværende og framtidige behov for kommunale helse- og omsorgstjenester. Tjenesteutviklingen skal baseres på kunnskap om og analyser av demografiske forhold, befolkningens helsetilstand og funksjonsnivå samt overordnede føringer for kommunens ansvar. Styrket intern samhandling i kommunalområdet, herunder effektiv saksbehandling og rasjonelle administrative prosesser, skal sikre smidige brukerforløp som responderer på endrede, sammensatte og komplekse behov. 9.4.2 9.4.2.1 Innsatsområder Ny utgave av omsorgsplan En revidering av omsorgsplanen foreslås som et grep for å analysere den demografiske utviklingen, helsemessige konsekvenser av levekårsutvikling, konsekvenser av endringene i ansvarsforholdet mellom spesialist- og primærhelsetjenesten med mer for å se dette i en sammenheng med ønsket utvikling av tjenestene. Analysen bør ta opp i seg ulike boformer og hvilke alternative tjenestenivåer det er sannsynlig at fremtidens eldre vil ønske og ha behov for. Planen skal også vise hvor stort behovet for sykehjem vil være i perioden 2020 – 2035. 9.4.2.2 Planlegging av nytt sykehjem Det skal etableres et forstudie for å kartlegge behov for heldøgns omsorg som del av revideringen av omsorgsplan. Størrelse, lokalisering og faglig innhold må tilpasses utviklingen av eldreomsorgen for øvrig. 9.4.2.3 Nivå på hjemmebaserte tjenester – innhold og omfang Effektive og koordinerte hjemmebaserte tjenester vil være vesentlig for å møte framtidige behov for helse- og omsorgstjenester blant yngre og eldre. I de kommende årene forventes et økende antall hjemmeboende brukere, voksende andel brukere med behov for spesialiserte og/eller sammensatte tjenester samt en stram kommuneøkonomi. På denne bakgrunn startes et arbeid med å analysere og justere omfang, innhold, innretning og organisering av hjemmebaserte tjenester. Innslagspunktet for tjenester bør drøftes knyttet til kartlegging og avklaringer av egenmestring. Behov for tidlig intervensjon og ressursfordeling som samsvarer med krav til kvalitet og effektivitet utfordrer prioriteringsdiskusjonen ytterligere. Det er nødvendig å jobbe med nye framtidsrettede, innovative løsninger, kunnskapsbaserte handlingsalternativer, 68 metoder og verktøy. Utprøving av hverdagsrehabilitering og velferdsteknologi vil gi oss verdifulle erfaringer med hensyn til å forsterke muligheten til å bo hjemme lengre. Samarbeid med frivillige spiller en viktig rolle. 9.4.2.4 Nivå på aktivitetstilbud – innhold og omfang Helse- og omsorgstjenesteloven pålegger kommunene å skaffe velferds- og aktivitetstiltak for blant andre funksjonshemmede og personer med rus og psykiske lidelser. Loven spesifiserer imidlertid ikke innhold eller omfang, slik at hva som tilbys kan være ganske forskjellig. Det åpner for et mangesidig tilbud, lokale tilpasninger og praksiser. Dagsentertilbud har stor betydning for brukerne. De bidrar til forutsigbarhet, trygghet, variasjon i hverdagen og for mange mulighet til sosial kontakt. Skien har relativt mange dag- og aktivitetstilbud. Det er behov for å gå gjennom tilbudene, analysere og justere omfang, innhold, innretning og organisering av de ulike aktivitetstilbudene. 9.4.2.5 Videreutvikling av spesialiserte tjenester Med innføring av Samhandlingsreformen er helsetilstanden til brukerne kommunen skal håndtere endret. Brukerne skrives ut tidligere fra sykehuset og har behov for et helt annet medisinsk tilbud fra kommunen enn før. Dette utfordrer kommunen på kapasitet og kompetanse. Kommunen har allerede etablert spesialavdelinger som øyeblikkelig hjelp, rehabilitering og lindrende enhet. Kommunen vil fortsette arbeidet med å se på muligheter for å samle og samordne ulike kompetanser og eventuelt etablere en type helsehus. Et helsehus skal således bidra til å møte medisinsk krevende brukerbehov og ivareta kommunens rolle i henhold til samhandlingsreformen. Samordning av medisinsk og annen faglig kompetanse kan gi mer effektiv behandling og bedre brukerforløp enten brukere skrives ut til hjemmet eller til et høyere omsorgsnivå i kommunen. 9.4.2.6 Videreutvikling av tjenester innen rus og psykisk helse Psykisk helsearbeid og rusarbeid er viktige områder i dag og vil trolig bli enda viktigere i tida framover. Regjeringen varsler en ny handlingsplan på dette feltet i 2015. Samhandlingsreformen og en rask reduksjon i tilbudet ved sykehuset, fører til flere alvorlig syke med omfattende behov som trenger et tilbud i kommunen. Det er en generell mangel på boliger for noen utsatte grupper og tjenester som gir mulighet for tettere oppfølging. Generelt blir det flere unge med sammensatte rus - og psykiske lidelser og flere eldre med et langvarig rusproblem og store medisinske behov. Flere oppfyller medisinske behov for sykehjemsplass. Det er behov for tidlig oppfølging i rusforløpet og mer fokus på tilbud som bolig og aktivitet etter behandling. Dersom staten bidrar med flere behandlingsplasser og fritt behandlingsvalg vil dette kunne føre til et ytterligere press på kommunale tilbud i etterkant av behandling. Det er viktig at tjenestene organiseres og utformes i et bruker- og mestringsperspektiv. Videre at tjenestene, tjenestenivåene og frivillige aktører samarbeider godt for å sikre helhetlige og koordinerte tjenester. Det er viktig å se rus -og psykisk helse i sammenheng. 9.4.2.7 Håndtering av flere ressurskrevende brukere og endring i behov Økt medisinsk viten og kompetanse og god helsehjelp i kommunene fører til at flere overlever alvorlig sykdom og skade, og flere lever lenger. Det er økning i antall brukere med behov for omfattende helse- og omsorgstjenester, med størst økning av brukere under 67 år. Mange av disse brukerne er kjente i kommunen fra tidlig alder, andre har nylig ervervede skader eller stort endring i behov. 69 Forventninger og krav til kommunens tjenesteapparat er stort. Tidlig forventningsavklaring er viktig og kan være vanskelig. Tildeling av tjenester til denne brukergruppen krever kapasitet, god kompetanse, god kartlegging og koordinering av tiltak, i tillegg til god oversikt over de tilbudene kommunen har. Det arbeides med å gi tjenester på riktig nivå til alle brukere, herunder økt mobilitet i forhold til bolig. Ikke alle skal behøve å bo i bolig med tett bemanning hele livet, så ved å gi alternative tjenester til brukere med bedret funksjon, kan det frigjøres plasser med tett bemanning til brukere med stort / økt behov. 9.4.2.8 Videreutvikling av brukerstyrt personlig assistent – ordningen Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) er en alternativ måte å organisere tjenestene praktisk og personlig bistand (personlig assistanse) på for personer med nedsatt funksjonsevne og stort behov for bistand i dagliglivet, både i og utenfor hjemmet. Brukeren har rollen som arbeidsleder og påtar seg ansvar for organisering og innhold ut fra egne behov. Det er vedtatt å rettighetsfeste BPA ordningen. Rettigheten gjelder for personer under 67 år med langvarig og stort behov for personlig assistanse etter helse- og omsorgstjenesteloven. Retten omfatter avlastningstiltak og for personer med foreldreansvar for hjemmeboende barn under 18 år med nedsatt funksjonsevne. Helsetjenester i avlastningstiltak omfattes ikke. Med langvarig behov menes behov ut over 2 år. Med stort behov menses et tjenestebehov på minst 32 timer per uke. I statsbudsjettet, er det for Skiens del, bevilget 3 mill. til håndtering av evnt. merutgifter i den forbindelse. Endelige konsekvenser er foreløpig ikke klart. Lovendringen om rettighetsfesting endrer ikke kommunenes plikt til å ha tilbud om brukerstyrt personlig assistanse også til brukere som ikke fyller vilkårene i den foreslåtte rettighetsbestemmelsen. Kommunen kjøper i dag BPA tjenester fra Uloba for ca. 11,5 mill. I 2015 settes tjenstesten ut på anbud. 9.4.2.9 Digitalisering i helse- og omsorgstjenestene Kommunen vil posisjonere seg teknologisk og organisatorisk for videre implementering av digitaliserte løsninger for helse- og omsorgssektoren i tråd med nasjonale føringer og satsinger. Det innebærer løpende styring av grunnleggende data og systemer slik at kommunen til enhver tid har en solid basis for integrasjoner og kontrollert implementering av nye løsninger. Det skal sikre stabil drift og effektiv måloppnåelse samtidig som sensitiv informasjon håndteres forsvarlig. Nasjonale satsinger omhandler blant annet helsepersonells tilgang til helseopplysninger uavhengig av tid og sted (én journal, meldingsutveksling), personvern og informasjonssikkerhet, Velferdsteknologi (trygghetsløsninger, støtte til mestring av egen hverdag, kontakt-/kommunikasjonsløsninger, mm.), innbyggertjenester (Helsenorge-portalen med Min helse), teknologisk infrastruktur med tilstrekkelig stabilitet og kapasitet samt standarder og kodeverk. 70 Samtidig varsles en sterkere nasjonal styring og koordinering for å sikre en helhetlig og forutsigbar IKT-utvikling i helse- og omsorgssektoren. Gjennomføringsevnen skal styrkes og i den sammenheng skal juridiske grep utredes og organisatoriske modeller vurderes. I kommunens program for velferdsteknologi erverves erfaring og kompetanse gjennom utprøving og pilotering. Programmet konsentreres i 2015 om færre prosjekter, og gjennomføringsevne og gevinstrealisering vektlegges i tråd med nasjonale føringer. Et særskilt mål er å forberede for framtidas løsninger for trygghetsalarmer. Disse vil basere seg på ny teknologisk plattform og inneholde utvidet funksjonalitet. Krav til teknisk infrastruktur og behov for kompetanse for anvendelse og forvaltning vil være betydelig. 9.4.2.10 Kostnadseffektivisering – stabilt gode tjenester Linjeledelsen skal følge opp forslag til kostnadseffektivisering fra egen organisasjon. Forslagene innebærer dels endret praksis innenfor gjeldende rutiner og organisasjon, dels endrede rutiner og i noen grad justering av organisasjon, ansvar og roller. Tilstrekkelig og representativ styringsinformasjon fra egen virksomhet og omgivelser vil bli vektlagt. Gode analyser og vurderinger skal frambringe velbegrunnede og formålstjenlige endringer som lar seg gjennomføre med minimale forstyrrelser i tjenesteleveransene. Arbeidsprosesser skal effektiviseres med mål om kvalitetsforbedring i form av positiv effekt/innsats-utvikling. 71 9.4.3 Oppsummering økonomiplan Det overordnede bilde for helse og velferd er et behov for nye tiltak tilsvarende 7,1 mill. og pålagte reduksjoner tilsvarende 10 mill. Til sammen 17,1 mill. Det er lagt inn store reduksjoner for kommunen i økonomiplanperioden, men beløpene er ikke fordelt. 9.4.4 Kostnadsreduksjoner Tiltak utg/innt 2015 Generelle driftskutt inkl. naturlig avgang utg 1238 Reduksjon i institusjoner utg 1711 Gjøre om standard i praktisk bistand fra hver 14 dag til hver 3 uke. utg 2856 Strukturendringer hjemmetjenesten utg 2958 Dag‐ og aktivitetstilbud utg 1500 Tjenestetilbud til funksjonshemmede barn utg 2000 Reduksjon i indirekte tid i bofellesskap for funksjonshemmede, utg 5500 Sum * 17763 Det er justert noe mer for å ta høyde for helårseffekt ift til igangsettelsestidspunktet. 9.4.5 Kostnadsøkninger Interne problemstillinger/Behov Bortfall inntekter utg/innt innt 2015 1300 Respiratorpasient utg 1000 Ressurskrevende bruker med endret behov utg 200 Transport leasing av biler utg 880 Epost til alle ansatte utg 2000 Nødnett opplæring (leger og sykepl) utg 800 Arbeidstøy til hjemmetjenesten utg 500 Ettermiddagstilbud til elever i videregående skole utg 300 Renter og avdrag investeringer utg 132 1% kutt utg 10000 SUM BEHOV 17112 72 10 BYUTVIKLING, DRIFT OG KULTUR (BDK) 10.1 INNLEDNING Fra 1. januar 2013 ble de to kommunalområdene Bydrift og Utvikling og kultur, samlet i ett nytt kommunalområde: Byutvikling, drift og kultur (BDK). En slik fusjon krever at ledere og medarbeidere bruker både tid, energi og ressurser til helt nødvendig omstillings- og tilpasningsarbeid, noe som gjør det nødvendig å ha et flerårig tidsperspektiv for dette arbeidet. BDK vil derfor fortsatt ha fokus på utvikling av tjenestene, både på å levere gode og riktige kjernetjenester, men også på hvordan vi best kan jobbe med et langsiktig og systematisk utviklingsarbeid, hvor gjensidig respekt og lagarbeid er grunnleggende verdier. 10.1.1 Status og utfordringer I budsjettrevisjonen 2014 ble BDK sin økonomiske ramme redusert med 1,25 millioner og rammen for 2015 ytterligere redusert med fire millioner kroner. I 2. tertial 2014 rapporterer BDK en mindreutgift/merinntekt på totalt 1,65 mill kroner (hvorav en million i reduserte strømutgifter) i 2014. Klare prioriteringer og god styring i den enkelte enhet har også bidratt til resultatet. Selv om BDK har klart å tilpasse aktivitetsnivået til reduserte budsjettrammer, innebærer ytterligere reduksjoner i 2015 en krevende jobb for ledere og medarbeidere og det vil merkes i tilbudet til innbyggerne. For noen mer enn andre, blant annet som en følge av de politiske føringene som er gitt rådmannen i vurderingen av «lovpålagte og ikke lovpålagte ytelser og tjenester». I tillegg påvirker følgende forhold både ansvarsforhold og den økonomiske rammen til BDK i 2014/2015: o Vekst i Grenland IKS (ViG) operativ fra 1. januar 2014 – det regionale næringsutviklingsselskap i Grenlandssamarbeidet o Renovasjon i Grenland (RiG) IKS stiftet den 20. mars 2014 og operativ som enhet fra den 1. juni 2014 o Bjorstaddalen avfallsanlegg AS opprettet av bystyret den 4. september 2014. Grenlandskommunene besluttet å samle ressursene knyttet til næringsutvikling i ViG IKS, som nå er kommunenes næringsutviklingsapparat. I den forbindelse overførte BDK ressurser tilsvarende ett årsverk (hentet fra vakant stilling). Selv om RiG IKS og Bjorstaddalen avfallsanlegg AS nå er selvstendige selskaper, vil ansvar for å utarbeide renovasjonsgebyrer (husholdningsavfall) fortsatt ligge til BDK sitt ansvarsområde. I BDK sin del av samfunnsoppdraget - hvor bystyrets Handlingsplan er oppdragsdokumentet – inngår svært ulike oppgaver; bidra til kulturopplevelser for barn, unge og voksne, bistå vanskeligstilte med bolig, levere kvalitetsvann og sikre vinterveier til innbyggerne, gode forvaltningstjenester i møte med innbyggere og næringslivets representanter, samt være pådriver og bidragsyter i store plan- og utviklingsoppgaver i egen by og i regionen. De økonomiske rammene som stilles til rådighet gjennom bystyrets budsjettvedtak og tilgang til motiverte medarbeidere, med riktig kompetanse, har direkte innvirkning på nivå, kvalitet og hvilke tjenester og tiltak som kan tilbys innbyggerne. 73 I tillegg er det helt avgjørende hvordan BDK bruker sine samlede ressurser og hvordan det i BDK aktivt kan tilrettelegges for et langsiktig og kontinuerlig utviklingsog forbedringsarbeid. I dag er det kompetente fagmiljøer i de ulike enheter, som i den daglige drift og forvaltning bruker sine tilgjengelige ressurser fullt ut. Utfordringen er å finne ut om de ressursene «vi har hver for oss» og samlet, kan anvendes på en mer hensiktsmessig og effektiv måte i møte med innbyggerne, interne og eksterne kunder. I denne sammenheng er introduksjon av Lean en ambisjon om å komme fram til en felles driftsstrategi i BDK, som både gir bedre ressursutnyttelse og bedre flyteffektivitet, dvs økt kundetilfredshet med riktig bruk av ressursinnsats. Selv med en redusert budsjettramme i 2015, vil tilførsel av ressurser gjennom EPC (Energisparekontrakt), Bypakke Grenland og Belønningsordningen bidra til økt og forsterket satsing på noen områder i handlingsprogramperioden. Utfordringen er å «rigge» organisasjonen med kapasitet og kompetanse, slik at planlegging og gjennomføring kan ivaretas på en god måte. 10.1.2 Mål for området I BDK er det ulike fagmiljøer som, innenfor tilgjengelige ressurser, løser kjerneoppgavene på en god måte. Hver for seg har disse miljøene behov for faglig utvikling. Samtidig som det er store forskjeller mellom enhetene når det gjelder faglige og ressursmessige utfordringer, har alle det til felles at de ønsker å utvikle og forbedre ressursbruken i egen virksomhet, samt et ønske om å se helheten i BDK. Det er i denne sammenheng Lean er introdusert som en mulig felles tilnærming og verktøykasse. Lean – i BDK – er ikke ett eller noen konkrete verktøy som vi «må ha». Lean tenking ønskes innarbeidet som en kontinuerlig driftsstrategi, hvor virkemidlene innbefatter felles verdier, prinsipper, metoder og verktøy, som må ses i en helhet og velges ut fra og tilpasses BDK sin virkelighet og behov. En aktuell problemstilling er; «Hvilke virkemidler vil skape mer flyteffektivitet uten at det går ut over kvaliteten, samtidig som de helst øker ressurseffektiviteten?». Dette er krevende, men erfaringer fra andre offentlige virksomheter viser at Lean også kan brukes med god effekt i tjenesteytende virksomheter. Med krevende menes at det vil ha en kostnadsside (i en oppstart eksterne konsulenter), samt at både ledere, medarbeidere og tillitsvalgte må prioritere tid til dette arbeidet. Ambisjonen er at utviklingsarbeidet etter hvert ivaretas i egen regi, med egne medarbeidere. Arbeidet startet høsten 2014 med en generell opplæring av ledergruppen og tillitsvalgte i BDK, samt en oppfølging i en pilot i Eiendom/FDV med fokus på en verdistrøms-/arbeidsprosessanalyse, jf utfyllende under Eiendom. Arbeidet er prioritert i 2015. Kvalitet og service Kvalitet i tjenestene skal videreutvikles ved o Styrket dialog og brukermedvirkning, blant annet gjennom systematisk brukerundersøkelser Ambisjonsnivå og mål avklares gjennom det årlige handlingsprogramarbeidet og brukerundersøkelser inngår som en viktig del i å sikre koordinerte og hensiktsmessige tjenesteforløp, slik at brukerne opplever best mulig tilpassede og samordnede tjenester. Utviklingsprosjekter 74 Blant annet følgende utviklingsprosjekter har prioritet i 2015 o Bystrategi Grenland – kommunene i Grenland, Telemark fylkeskommune, Jernbaneverket og Statens vegvesen o Bypakke Grenland – vedtatt i bystyret juni 2013 o Belønningsordning – vedtatt i bystyret oktober 2013 o Skien 2020 – vedtatt i bystyret juni 2013 o Forprosjekt for Nasjonalt Ibsen besøkssenter og nytt bibliotek o Oppfølging av arealdelen – tilrettelegging av næringsarealer o Mobiltelefon og bredbåndsdekning i utkantstrøk o Arrangementsutvikling i sentrum og nasjonalt verdiskapingsprogram for Henrik Ibsen og Edvard Munch – det siste i samarbeid med Kragerø og Telemark fylkeskommune 10.1.3 Medarbeidere – årsverk og sykefravær Årsverk Tab 1 Årsverk i henhold til stillingsplan fordelt på staber og enheter og samlet for kommunalområdet i 2013, 2014 og 2015 Område Årsverk 2013 Årsverk 2014 Årsverk 2015 Adm.avdeling & tekniske tjenester Samfunn, næring og miljø Kulturutvikling 1) Eiendom Drift og anlegg Kultur- og fritidstjenester Skien bibliotek Skien kulturskole Plan og byggesak Landbruk og Geodata Vannforsyning og avløp Avfall drift og renovasjon i Grenland 2) Administrasjon/kommunalsjef BDK – SUM 39,6 9,5 10,0 169,5 44,6 25,6 20,9 26,0 20,3 16,0 44,0 19,0 1,0 446,0 38,0 8,5 8,3 167,5 43,6 29,05 21,9 30,0 20,3 16,0 45,0 19,0 1,0 448,15 37,00 8,50 8,30 166,50 43,60 28,65 21,24 28,40 20,30 16,00 45,00 1,00 424,49 Merknad 1) Inkludert idrettskonsulenter og drift av idrettshaller 2) Avfall drift og renovasjon i Grenland (inkl Bjorstaddalen og optisk sortering) – 19 årsverk – inngår ikke i BDK i 2015. 3) Øvrige reduksjoner i årsverk (4,66) fra 2014 til 2015 er knyttet til: a) forbedring og effektivisering i driften og b) reduksjon i aktivitet/tiltak med tilhørende årsverk Sykefravær Tab 2 Totalt sykefravær i prosent fordelt på «gamle» Bydrift og Utvikling og kultur i 2010, 2011 og 2012 og samlet for «nytt» BDK i 2013 og 2. tertial 2014 Område Bydrift Utvikling og kultur Byutvikling, drift og kultur (BDK) 2010 6,0 5,7 2011 5,8 5,3 - 2012 6,5 7,0 - 2013 5,8 2. tertial 2014 5,8 Merknad 2013 var første hele driftsåret for kommunalområdet BDK og fraværstallene viser samlet en positiv trend med mer tilstedeværelse. Dette gjelder også for 2. tertial i 2014. Mål 2015 Ambisjonen: Totalt sykefraværet i 2015 blir under seks prosent i kommunalområdet BDK. 75 10.1.4 Økonomi – drift Drift – Kommunalområdet BDK, eksklusiv Vann og Avløp (VA) Tab 3 Byutvikling, drift og kultur eksklusiv VA-området; Regnskap 2013, opprinnelig budsjett 2014 og foreløpig budsjettramme 2015. Tall i 1000 kroner. Område Formål Regnskap 2013 Opprinnelig budsjett 2014 Ramme budsjett 2015 38 886 -31 812 7 073 30 262 -16 879 13 383 11 339 -2 996 8 343 252 742 -89 626 163 115 46 836 -7 715 39 120 24 613 -4 467 20 145 13 721 -1 374 12 346 21 758 -7 849 13 908 15 916 -10 881 5 034 15 043 -12 047 2 995 1 291 1 291 472 407 -185 652 286 755 40 654 -32 074 8 580 15 618 -2 303 13 315 10 206 -73 10 133 263 067 -98 817 164 250 49 054 -8 837 40 217 24 422 -2 624 21 798 14 712 -896 13 816 18 441 -5 397 13 044 15 066 -8 941 6 125 14 308 -10 094 4 214 2 062 2 062 467 610 -170 056 297 554 42 447 -33 222 9 225 14 670 -2 372 12 298 10 903 -512 10 391 266 295 -101 370 164 925 50 126 -7 521 42 605 27 488 -4 851 22 637 15 603 -1 588 14 015 17 516 -5 559 11 957 15 170 -9 085 6 085 14 356 -10 258 4 098 2 060 2 060 476 634 -176 338 300 296 -7 188 -4 845 -6 336 279 567 292 709 293 960 Årsverk 2015 Ekskl avskriv. Admavd og tekniske fellestjenester Kulturutvikling Samfunn, næring og miljø Eiendom Drift og anlegg Kultur- og fritidstjenester Skien bibliotek Skien kulturskole Plan og byggesak Landbruk og geodata Adm - kommunalsjef BDK – SUM Ekskl VA & Bjorstad Bidrag fra Bjorstaddalen AS, (kommersiell del) BDK – SUM Inkl Bidrag fra Bjorstad AS Eksklusive VA Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto - 37 8,5 8,3 166,5 43,6 28,65 21,24 28,4 20,3 16 1 379,49 - Merknader Fra høsten 2014 er Bjorstaddalen eget AS. Ansvar for gebyrutregning og oppfølging vil fortsatt ligge til BDK. I tabellen vises derfor kun det netto bidrag som foreløpig ligger inne i 76 BDK sin ramme. Dette nettobidraget representerer overskudd fra den kommersielle delen av Bjorstaddalen Avfallsanlegg AS. Det forutsettes et nivå på utbytte som tilsvarer det inntektskravet (Bidraget) som lå i budsjettet tidligere. Drift - Vannforsyning, Avløp og Renovasjon Innledning Selvkost Selvkost betyr at kommunens kostnader med å frembringe tjenestene, skal dekkes av gebyrene som brukerne av tjenestene betaler. Kommunen kan ikke tjene penger på tjenestene. En annen viktig begrensning i kommunens handlingsrom, er at overskudd fra det enkelte år skal tilbakeføres til abonnentene eller brukerne i form av lavere gebyrer innen de neste fem årene. Utfordringer med selvkostbudsjett Det er en rekke faktorer Skien kommune ikke rår over i forhold til hva selvkostresultatet for det enkelte år blir. De viktigste faktorene er budsjettårets forventede kalkylerente, gjennomføringsevne i planlagte prosjekter (kapasitets-begrensninger internt og eksternt), samt uventede inntekter fra nye abonnenter eller brukere. I sum fører dette til at det er utfordrende å treffe med budsjettet. Nytt selvkostprogram Skien kommune har tatt i bruk et nytt selvkostprogram - Momentum Selvkost Kommune som benyttes i arbeidet med gebyrbudsjettene for 2015. Programmet gir en bedre oversikt over alle gebyrområdene (vannforsyning, avløp, renovasjon, feiing, slam, ubehandlet vann, byggesak, plan og oppmåling). Modellen benyttes av over 200 norske kommuner og selskapet har mer enn ti års erfaring med selvkostproblematikk. I gebyrbudsjettet for 2015 er det større endringer innenfor hvert enkelt selvkostområde, for å ivareta «fem års regelen» (jf statlige retningslinjer i H-3/14). Det betyr at tidligere års avsetninger til bundet fond, blir tilbakeført abonnentene innen fem år. For en normalhusholdning vil summen av VARF gebyrene fra 2014 til 2015 være uendret. For utfyllende informasjon se egen gebyrsak til politisk behandling. Tab 4 VAR- området; Regnskap 2013, opprinnelig driftsbudsjett 2014 og foreløpig budsjettramme drift 2015, fordelt på Vannforsyning, Avløp og Renovasjon. Tall i 1000 kroner. Område Vannforsyning Avløp Renovasjon 1) VAR – SUM (Ekskl Feiing) Formål Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto Regnskap 2013 25 933 -67 608 -41 674 45 354 -74 545 -29 190 54 316 -58 471 -4 154 125 604 -200 624 -75 020 Oppr budsjett 2014 29 281 -69 366 -40 085 39 615 -72 881 -33 266 56 211 -60 933 -4 722 125 107 -203 180 -78 073 Foreløpig ramme 2015 26 922 -61 890 -34 968 44 803 -83 871 -39 068 57 898 -63 256 -5 358 129 623 -209 017 -79 394 Merknad 1) I summene her inngår «kjøp av tjenester fra interkommunale selskaper» og utgjør betaling for innhenting av husholdningsavfall til RiG og Bjorstaddalen Husholdningsavfall AS 77 Tab 5 VAR-området inklusive fond, prognose 2014 og budsjett 2015. Grunnlag for gebyrutregning. Tall i 1000 kroner Område Vann (inkl ubehandlet vann) Avløp (inkl slam) Renovasjon Formål Driftskost m/internkost 1) Kapitalkostnader 2) SUM kostnader SUM inntekter UB Fond Vann UB Fond ubeh (memoria) 3) Driftskost m/internkost Kapitalkostnader SUM kostnader SUM inntekter UB Fond Avløp (memoria) UB Fond slam (memoria) Driftskost m/internkost Kapitalkostnader SUM kostnader SUM inntekter UB Fond Prognose 2014 28 288 31 185 59 473 67 732 1 429 -51 46 916 30 320 77 236 67 457 -5 528 -3 373 57 292 3 525 60 817 55 986 16 531 Budsjett 2015 29 220 32 146 61 366 61 058 1 157 -42 48 363 31 766 80 129 81 296 -4 500 -3 654 58 884 4 638 63 522 49 385 2 660 Endring Sum innt % Endring gebyr % -9,9 -10,4 20,5 -11,8 25,1 -12,3 Merknader 1) Inkluderer internkostnader/støttefunksjoner til selvkostområdene, i tråd retningslinjer for selvkost (Kommunal og moderniseringsdeptet.) 2) Avdrag og renter på alle investeringer (avdragstid er hhv 10, 20 og 40 år) 3) Memoria konto («huskekonto») er negative selvkostfond. Det er ikke lenger tillatt med negative fond i balansen, derfor blir dette ført i memoria kontoer Fig 1 VARF- området. Fondsutviklingen – totalt og fordelt på de enkelte gebyrelementene i perioden 2013 – 2018. Tall i 1000 kroner. Merknad 78 I figuren over er `Feiing` inkludert. Forutsetningen for tallgrunnlaget i figuren over, er at gebyrene endres som foreslått i disse årene, jf egen sak til bystyret om gebyrer. Gjeld Tab 6 Gjeld innenfor VARF-området, regnskap 31.12.13. Tall i 1 000 kr Område/År Gjeld per 311213 Vannforsyning Ubehandlet vann Avløp Slam Renovasjon Feiing SUM 409 997 7 664 437 954 819 18 214 1 586 876 234 Merknad Skien kommunes totale gjeld per 31.1213 var kr 3 563 311 000. Det betyr at VARFområdet`s andel utgjør 24,6 prosent i 2013. Gebyr Tab 7 VARF-området. Årsgebyrer for en normalhusholdning. Bolig med 120 m2 bruksareal, avfallsdunk på 130 liter og pipe. Økning i kroner og prosent fra 2013 til forslag 2014. Område Vannforsyning Avløp Renovasjon Feiing * SUM eks mva Mva 25 % SUM inkl mva K-gr 13 2013 2 144 2 912 2 269 364 7 689 1 878 9 567 Skien 2013 2 350 2 189 2 091 272 6 902 1 692 8 594 Skien 2014 2 350 2 326 2 091 272 7 039 1 726 8 765 Skien Endring 2015 i kroner 2 106 -244 2 909 583 1 834 -257 196 -76 7 045 6 1 737 11 8 782 17 Endring prosent -10,4 25,1 -12,3 -27,9 0,1 0,2 *MVA på 50 prosent av gebyret Merknad Feiing er lagt til assisterende rådmanns ansvarsområde. Sammenligningstall over tid viser at årsgebyr i Skien for vann, avløp og renovasjon samlet, ligger lavere enn i kommunegruppe 13. 79 Fig 2 Årsgebyr for en normalhusholdning i 2015 – 2018 – grunnlag i egen gebyrsak Merknad Forutsetningen for tallgrunnlaget i figuren over, er at gebyrene endres som foreslått i disse årene, jf egen sak til bystyret om gebyrer. Gebyr – Plansaker, Byggesaker og Kart- og oppmålingssaker Tab 8 Gebyr for utvalgte plan-, byggesaks- og oppmålingsaker i 2012 og 2013 sammenlignet med kommunegruppe 13. Kilde KOSTRA. Skien 2015. Tall i kroner. Kategori Saksbehandlingsgebyr, privat reg.plan, boligformål, jf PBL-08 § 33-1 (Fast gebyr) 1) Saksbehandlingsgebyr, oppføring av enebolig, jf PBL-08 § 20-1a Standardgebyr for oppmålingsforretning for areal tilsvarende boligtomt 750 m2 Skien 2012 Kgr 13 2013 Skien 2013 Skien 2014 Skien 2015 - - - 57 000 65 000 12 800 18 393 15 000 15 500 20 000 20 200 18 556 21 250 22 000 22 550 1) Fast gebyr for sak til behandling. I tillegg kommer et arealgebyr. Merknad Gebyrene i 2015 legger til grunn forslag i egen sak; Gebyrregulativ – Plansaker/Byggesaker/ Kart- og oppmålingssaker år 2015. Plan- og byggesaksgebyrene er drøftet med kommunene i Grenlandssamarbeidet med sikte på harmonisering. Noen avvik kan komme som følge av behandlingen i hver kommune. 80 Drift – Reduksjoner i 2015 I den økonomiske rammen for 2015 er det ikke lagt inn «friske» midler til drift av nye tiltak i BDK. Eksterne midler som i «Bypakka» (krever politisk vedtak) og «Belønningsmidler» er i hovedsak til investeringer. I budsjettrevisjonen 2014 og med en redusert økonomisk ramme i 2015 – fire millioner kroner – har fokus vært på hvordan BDK skal kutte i utgifter eventuelt øke inntektene. I dette arbeidet har ledergruppa i BDK vært involvert i følgende: o Gjennomført arbeidet med budsjettrevisjon 2014 o Startet utviklings- og forbedringsarbeid ved bruk av LEAN; innføring for alle enhetsledere, tillitsvalgte og vernetjenesten, samt en pilot i Eiendom som har gjennomført en verdistrømsanalyse (arbeidsprosessanalyse) o Gjennomført prosess i enhetene knyttet til nye innsparingsforslag o Diskutert og prioritert aktuelle forslag og tiltak Administrasjonen legger fram budsjettforslag til HONMK og HOTS på bakgrunn av dette. Tab 9 Reduksjon fire millioner kroner i 2015 – fordeling på enheter – eksklusiv VAR. Tall i 1000 kroner. Enhet Eiendom Administrasjon mm Bibliotek Kulturskolen Kulturutvikling Kultur- og fritidstjenester Effektivisering - alle Sum Redusert/endret aktivitet Effektivisering og forbedring i Renhold og FDV Effektivisering og forbedring – reduserte lønnskostnader Avvikling av filial på Klyve – reduserte lønnskostnader. Administrasjon og del av lærerårsverk – redusert lønnskost Bortfall av øremerket pott til aktivitet barn/unge o Bydelshus kr 600` o Kulturformidling barn og unge kr 200` o Tilrettelagt fritid: 200` Effektivisering og forbedring 2015 1 000 500 400 500 350 1 000 250 4 000 Merknad Kuttene som gjennomføres i 2015 vil få varig virkning og i økonomiplanen er det forutsatt ytterligere reduksjoner i 2016. En annen uløst sak er behovet for nytt verkstedlokale. Det foretas en gjennomgang av innkomne tilbud om utleielokaler, men det gjenstår å finne en økonomisk løsning. Tab 10 Økt kostnadsramme i VAR-området. Tall i 1000 kroner. Område Økt / ny aktivitet – justert aktivitet 2015 2016 2017 2018 A Realistisk budsjett avløp 4 000 4 000 4 000 4 000 Merknad Styrking av budsjettet på grunn av økt vedlikeholdsbehov. 81 10.1.5 Økonomi - investering Eksklusive VAR-området Tab 11 Tiltak/investeringer 2015 – 2018 i BDK eksklusiv VAR. Tall i 1000 kroner Nr/enhet Tiltaksnavn - Lagt inn i økonomiplan BDK 112/15 BDK 047/14 BDK 217/15 ING 204/04 BDK218/15 BDK 127/15 ING 205/04 ING 72/08 ING 73/08 ING 017/08 ING 144/13 BDK 210/15 BDK 211/15 BDK 045/14 ING 028/11 Sentrumstiltak – lån/mva komp Bra midler – årlig tilskudd 1,85 mill + lån Mobildekning Melum/Kilebygda Aksjon skoleveg – årlig tilskudd 380`, lån Forprosjekt/lokalisering nytt sykehjem 1) Forprosjekt flerbrukshall - spesialrom 1) Boligutbyggingsprosjekter m/anleggsbidrag Boligutbyggingsprosjekter - låneopptak Industritomter - salg Hjelle-/Bryggevannet rundt – refusjon/lån Tak brannstasjon Moflata skole - brakkerigg Nød/ledelys/noe sprinkling - Rådhuset Kjøp av boliger vanskeligstilte – fin salg Flyktningeboliger Asfaltering låneopptak Investeringer maskinforvaltning - lån/mva komp Diverse investeringstiltak - låneopptak Lie kirkegård BDK 111/15 ING 141/13 TA 108/15 SUM INVESTERINGER, EKSKL VA 2015 2016 2017 2 000 2 500 2 000 950 1 000 1 000 5 000 2 500 5 000 2 000 500 1 000 1 000 15 000 20 000 5 000 ‐ 2 500 ‐ 950 35 000 5 000 2 500 4 000 4 375 15 000 5 000 ‐ 2 500 ‐ 950 5 000 2 500 4 000 15 000 5 000 2018 ‐ 2 500 ‐ ‐ 2 500 5 000 3 000 500 4 000 1 000 500 - 1 000 - 1 000 - 73 950 75 825 35 950 8 500 Merknad 1) Ansvar for mandat og gjennomføring av prosjektene ligger til hhv Helse og velferd og Oppvekst Det arbeides med å finne nye og tilfredsstillende lokaler til verkstedet, basert på leie. Det er foreløpig ikke funnet en økonomisk løsning. VAR – området Tab 12 Nye tiltak/investeringer 2015 – 2018 i Vann og Avløp. Tall i 1000 kroner 2015 2016 2017 2018 V 60/05 V 109/04 V 216/04 V V 301/09 Nr Reserve vannforsyning Ulvsvann 3401 Fornyelse av vannledningsnett - langsiktig Reservevannsforsyning fra Ørnstjern Dammer - forsterking Vann – tiltak nye boligområder 3451 SUM Investeringer Vann A 05/06 Knarrdalsstrand renseanlegg - fornyelse A 112/04 Fornyelse avløpsledninger - langsiktig A 304/09 Avløp – tiltak nye boligområder 353 A 218/04 Ombygging av avløpsnett til separats A 031/14 Elstrøm RA – anlegg fellingskjemikalier A 032/14 Spylebil avløpsnett A Overvannsledning Kjørbekk SUM Investeringer Avløp Tiltak/investering 2 000 21 000 2 000 2 000 1 000 28 000 1 000 19 000 1 000 12 000 2 000 2 500 10 000 47 500 2 000 21 000 2 000 2 000 1 000 28 000 1 000 19 000 1 000 12 000 33 000 27 000 2 000 2 000 1 000 32 000 1 000 19 000 1 000 12 000 33 000 31 000 1 000 32 000 1 000 20 000 1 000 13 000 35 000 SUM IMVESTERINGER VA 75 500 61 000 65 000 67 000 82 10.1.6 Organisering og ansvarsforhold I kommunalområdet inngår tre stabsenheter og ni drifts- og forvaltningsenheter. Administrasjonsavdelingen yter også intern bistand til de øvrige kommunalområdene (postmottak, sak/arkiv, mv). Hver av stabs- og drifts-/forvaltningsenhetenes kjerneoppgaver, utfordringer og mål omtales mer grundig i egne kapitler. Fig 1 Organisasjonskart Byutvikling, drift og kultur, 1. oktober 2014 Kommunalsjef – Karin Finnerud Utviklingsstaber Samfunn, næring og miljø Utviklingssjef Mette Gundersen Administrasjonsavdeling Kontorsjef Mona Saga Administrative fellestjenester Tekniske fellestjenester Kulturutvikling Kultursjef Ragnar Nilssen I de følgende kapitler vil de ulike staber og enheter utfylle hvordan det politiske oppdraget er planlagt fulgt opp i 2013. Hovedstrukturen (kapitler) i de enkelte bidragene er: 1) Økonomi, 2) Medarbeider, 3) Prioriterte forbedringsområder – Utviklingsmål, 4) Politiske og 5)Plan og Byggesak Kultur-føringer og Skien bibliotek Skien kulturskole Virksomhets-/aktivitetsplan fritidstjenester Plansjef Konst Biblioteksjef Rektor Leder Olav Backe-Hansen Status for oppfølging vil bli rapportert i første og andre tertial til begge Agnete Hafskjold Ole Andreas Meen Bente Søfting hovedutvalgene, samt i årsmelding. 10.1.7 Landbruk & Geodata Landbrukssjef Terje Sjøvaag Eiendom Eiendomssjef Anita Ballestad Drift og anlegg Drift og anleggssjef Tove Haugland Vann og avløp VA-sjef Finn Jenssen 83 10.2 STAB 10.2.1 Administrasjon og tekniske fellestjenester Målgrupper og kjerneoppgaver o o Viktigste målgrupper Kommunens ansatte (postmottak/arkiv) Ansatte i byutvikling, drift og kultur o o o o o o o o Kjernevirksomheten omfatter Postmottak/arkiv for hele Skien kommune Lønn/personal Økonomi Kommunale gebyrer Lager Maskinforvaltning Bilverksted Kantine Status De fleste ordinære driftsoppgavene går som planlagt. Når det gjelder postmottak/arkiv fungerer dette stadig bedre; arkivpersonalet har blitt mer kjent med Public 360 og det har også de øvrige brukere i kommunen. Det er fremdeles noe på etterskudd med arkiveringen, mye pga at vi har hatt noe sykdom/permisjon blant arkivets ansatte i 2014. Dette ser nå ut til å bedre seg og vi håper å være fullt bemannet i 2015. Det blir ikke ansatt ny arkivleder i 2014, grunnet mangel på søkere med rett kompetanse. Har valgt å ansette to nye arkivarer, hvorav lønn til den ene deles på alle kommunalområdene. Lederoppgavene er fordelt på tre erfarne og dyktige arkivarer, mens vi bygger opp kompetansen internt. I forbindelse med omorganiseringen 1. januar 2013, ble administrasjonsavdelingen tillagt to nye fagområder; maskinforvaltning og bilverksted. I tillegg ble administrative oppgaver fra kultur og næring overført til enheten. Disse oppgavene er nå godt integrert i virksomheten. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Innføring av nytt sak/arkiv systemet (360) i hele kommunen, har vært og vil fremdeles være en utfordring. Ikke minst å få gitt opplæring ute i alle deler av organisasjonen. Det er startet opp med Workshops og dette vil bli fulgt opp i 2015. I tillegg vil det holdes begynnerkurs, samt spesielle kurs for brukerstøttene i kommunen. Innføring av nye datasystemer (Wisma) for å håndtere bl.a lønn, rekruttering, kommunale avgifter mv vil kreve en del endringer i våre rutiner, noe som vil kreve ekstra oppmerksomhet og innsats i organisasjonen. Mange moduler er innført, men flere gjenstår. Videre vil innføring av DvPro (kostnadsfordelingssystem for fordelingslønn, verksted og maskinforvaltning) kreve innsats og oppmerksomhet. Ca. 100 personer (bl.a. fagarbeiderne) skal opplæres til selv å registrere overtidstimer og bruk av maskiner. Dette arbeidet starter i januar 2015. I tillegg skal også E-handel tas i bruk i løpet av 2015. Dette er et lagerstyringsprogram som vil involvere ansatte i enheten. 84 Maskinforvaltningen har som mål å samle alle BDK`s biler og maskiner under dette ansvarsområdet. Det gjenstår fremdeles litt jobb med dette. Arbeidet med forbedrings-/utviklingsarbeid er også en viktig oppgave i 2015 og ambisjonen er at dette arbeidet skal bidra til en økonomisk gevinst i 2015. Nye behov Lokalene på Bergsland er ikke tilfredsstillende og det er behov for nye lokaler til bl.a. bilverkstedet. Det er et mål å finne nye passende lokaler i 2015. Forberedelsene er startet opp og fristen for å sende inn anbud er utløpt. Vurdering av tiltak og endringer For å opprettholde et offentlig godkjent bilverksted - i henhold til nye EU direktiver - må det investeres i noe nytt utstyr, bl.a. oppgradere bremsetester og montere utstyr til slitasjekontroll. Dette må ses i sammenheng med planer om nytt verksted. Prioriteringer Hovedprioriteringene i 2015 vil være innføring av nye Wisma moduler (DvPro og E-handel), samt følge opp kursing/opplæring av nyansatte og brukerstøttene i sak-arkivsystemet Public 360. 10.2.2 Kulturutvikling Målgrupper og kjerneoppgaver o o o o Viktigste målgrupper Publikum/innbyggerne Det frivillige kulturlivet Private kulturaktører Kulturinstitusjonene o o o o o o o Kjernevirksomheten omfatter Tilskuddsordninger Arrangementsutvikling Prosjekter og utviklingsoppgaver Idrett og friluftsliv Kunstnerbyen Skien Telemarkskanalen Ibsen Nøkkeltall Indikatorer Bruk av Skien sentrum: Benytter du kultur- og utelivstilbudene i sentrum? Andel ja-svar Telemarkskanalen: Bruker du områdene langs vannveien / Telemarkskanalen? Andel ja-svar Besøk i biblioteket: Besøksfrekvens på Skien bibliotek - minst en gang per måned Kunstutstillinger: Besøksfrekvens på kunstutstillinger - minst en gang per måned Resultat 2012 Mål 2015 49 53 48 52 29 32 14 16 Merknad Utviklingsarbeidet knyttet til måleindikatorene krever et flerårig perspektiv for å måle effekter. Bygger på innbyggerundersøkelser. 85 Status Idrett og friluftsliv Spørsmålet om å overføre ansvaret for driften av de fem bydelshallene til Skien fritidspark KF blei avklart i 2014. Driftsansvaret opprettholdes i kommunen innen BDK. Prosjekt Gjerpen bygdepark - skileikanlegg og turveger – fortsetter inn i 2015. En samarbeidsavtale mellom kommunen og Skien idrettsråd ventes klar til politiske behandling før nyttår. Kunstnerbyen Skien Utvikling av innholdet i Spriten kunsthall pågår med utprøvinger og initiering av bl.a. nye utstillingskonsepter, kunstformidling til barn og unge, atelierbesøk og nye konsertformer. Oppstart av et strategiutviklingsarbeid i samarbeid med eksterne aktører skjer i høsten 2014. Arrangementsutvikling Felles markedsføring av kulturtilbudene er under utprøving, og samarbeid med de lokale, frivillige arrangørene har startet og videreføres i 2015. Ibsen Revisjon av Ibsen-strategiplan ventes ferdigstilt til politisk behandling i 2014. Arrangementsserien «Mat i Ibsens rike» blei gjennomført med stort hell i sommer, og i TV2s store serieprogram «En smak av Norden» vises filmen fra Skien med tema Henrik Ibsen før nyttår 2014 Appelsinia Litteraturfestivalen for barn og unge, gjennomført for andre gang i 2014. Telemarkskanalen regionalpark Utviklingsarbeid med kanalbyen Skien – attraksjonsklynge, arrangementer og opplevelser langs kanalen er påbegynt og vil fortsette i 2015. En mulighetsstudie av Smieøya og PM5 vil også bli videreført i 2015. Kulturarv og identitet Grunnlovsjubileet 2014 er gjennomført som planlagt. Telemark Museum har startet planarbeidet for nytt museumsbygg, og fikk i 2014 tilskudd fra Skien kommune til et forprosjekt. Nytt hovedbibliotek Det er søkt om tilskudd fra Nasjonalbiblioteket og fylkeskommunen til et forprosjekt for å konkretisere innholdskonseptet for et nytt bibliotek og et nasjonalt Ibsen besøkssenter, jf også punktet Samfunn, næring og miljø. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Målene særlig i kommuneplanens samfunnsdel og handlingsprogrammet for Skien 2020 er styrende for kommunens arbeid på kulturområdet i åra framover. På dette grunnlaget vedtok bystyret 13.12.2013, sak 169/13, følgende fem kulturpolitiske strategier for 2014 – 2017: 1. 2. 3. 4. 5. Videreutvikle Skiens merkevarer på kulturområdet Arrangementsutvikling i sentrum Videreutvikle kulturinstitusjonene til robuste og framtidsretta kulturarenaer Utvikle Kunstnerbyen Skien i samarbeid med andre aktører Legge bedre til rette for fysisk aktivitet og friluftsliv Disse strategiene vil styre overordna prioriterte kulturoppgaver også for kommunalområdets kommende handlingsprogram 2015 – 2018. De fire første er i samsvar med handlingsprogrammet for Skien 2020. Nye behov Handlingsprogrammet for Skien 2020 har skapt store forventninger om å prioritere satsingsområdet for kultur og opplevelser. Dette gjelder særlig arbeidet med helhetlig markedsføring av sentrumstilbudet, publikums- og arrangementsutvikling, Kunstnerbyen Skien og nytt hovedbibliotek med et Ibsen besøkssenter. En konsekvens av en slik høy prioritering er at 86 det i planperioden 2015 – 2018 må tilføres friske midler når kommuneøkonomien tillater det, og at det i innsparingstider prioriteres å skjerme disse tiltakene for budsjettkutt. I tillegg vil realisering av et nytt, helårsåpent museumsbygg i Brekkeparken for Telemark Museum, være avhengig av et betydelig kommunalt investeringstilskudd. Vurdering av tiltak og endringer Henrik Ibsen Ibsen-strategiplanen vil ha begeistring, kompetanse og profilering som gjennomgående strategier. Litteraturformidling, særlig til barn og unge, skal vektlegges med høye ambisjoner. Planen vil også ta opp i seg merkevarebygging, produktutvikling og arrangementspakker. Arbeidet med et nasjonalt verdiskapingsprogram for Henrik Ibsen og Edvard Munch fortsetter i 2015 i et samarbeid mellom Telemark fylkeskommune, Kragerø og Skien kommune. Utredning om et mulig nasjonalt Ibsen besøkssenter som del av framtidig nytt bibliotek vil bli gjort i 2015. Etter planen vil utdeling av Den nasjonale Ibsenprisen heretter inngå i markeringen av Ibsens bursdag. Realistisk fra 2016. Telemarkskanalen For å utvikle kanalbyen Skien har vi gjennom det nasjonale verdiskapingsprogrammet for Norske Parker fått prosjektmidler til å utvikle attraksjonsklynge, arrangementer og opplevelser og til et mulighetsstudium for PM5 og Smieøya. Arbeidet videreføres i 2015. Arrangementsutvikling i sentrum Felles markedsføring og profilering av kulturtilbudene sammen med arrangørene videreføres i 2015 som prioriterte tiltak, i tillegg til publikumsutvikling og etablering av arrangørnettverk. Det prioriteres å legge til rette for flere og nye kulturarrangementer og koordinering av eksisterende. Kunstnerbyen Skien Prioritert tiltak for 2014 er strategiutvikling for Kunstnerbyen Skien, med fokus på samhandling med andre aktører. Spriten kunsthall m/fellesverksteder og atelierer, Telemark Kunstnersenter og Skien Kunstforening blir viktige aktører i dette arbeidet. Nytt hovedbibliotek Nytt bibliotek er prioritert høyest av kulturbygg. Skien står sterkt i «det litterære Telemark», med både Skien bibliotek, Litteraturhuset i Skien, status som Friby for forfulgte forfattere, Skien som Ibsenby og nyetableringen av en litteraturfestival for barn og unge, Appelsinia. Et løft i litteraturformidlingen vil være strategisk viktig i arbeidet med utvikling av nytt hovedbibliotek. Som byens nye møteplass bør det nye hovedbiblioteket i sin funksjon inneholde både litteraturhus og et Ibsen besøkssenter, eventuelt også med regionale funksjoner. Ibsenhuset Etter den tekniske renoveringen siste året står Ibsenhuset, som en av de fem store nasjonale kulturhusene, godt rustet til fortsatt å være Telemarks regionale storstue. Ibsenhuset bør i åra framover ha et økt ansvar for å være en god arena for det lokale kulturlivet, særlig for ungdomsaktiviteter. Her blir den nye ungdomskafeen Hedvigs hybel en viktig arena. Det faglige samarbeidet mellom Ibsenhuset og Skien kommune bør styrkes. Telemark Museum Etter nytt hovedbibliotek står helårsåpent museum øverst på prioriteringslista over nye kulturbygg / -institusjoner. Med tilskudd fra Skien kommune har Telemark Museum startet et forprosjekt for nytt museumsbygg i Brekkeparken. Teater Ibsen Det framtidige regionale teatertilbudet i Skien og Telemark, inkludert å utvikle teateret til et framtidig teater- og danseensemble slik fylkeskommunens vedtatte kulturstrategi prioriterer, vil være avhengig av utfallet av forslaget om etablering av et senter for produksjon av teater for barn og unge i Vestfold, og det økte ressursbehovet det medfører. Legge bedre til rette for fysisk aktivitet og friluftsliv Kommunens tilrettelegging gjennom store investeringer i egne anlegg og gode ordninger med tilskudd og servicetiltak overfor både topp- og breddeidretten i mange år har styrket Skien som en idrettsby. Rullering av kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet i 2015 blir 87 derfor et viktig planverktøy, og tilskuddsnivået til lokale idrettsanlegg bør derfor opprettholdes. Den nye samarbeidsavtalen med Skien idrettsråd blir også viktig i denne sammenheng. Friluftsprosjektet Gjerpen Bygdepark er en av noen utvalgte nasjonale piloter. Prosjektperioden løper ut 2015 og inkluderer både intern og ekstern finansiering. Etter prosjektperioden vil det være nødvendig med oppfølgende tiltak. Prioriteringer I kommunalområdets kulturutviklingsarbeid for 2015 prioriteres tiltakene som er omtalt her. 10.2.3 Samfunn, næring og miljø (SNM) Målgrupper og kjerneoppgaver o o o o Viktigste målgrupper Kommunens innbyggere Næringsdrivende Utviklere Aktører i sentrum o o o o o Kjernevirksomheten omfatter Samfunns- og overordnet arealplanlegging Samferdselsplanlegging Tilrettelegging av næringsarealer Klima, miljø og naturforvaltning Byutvikling – satsing på sentrum Nøkkeltall SNM har tatt opp i seg sektorovergripende funksjoner fra ulike virksomheter i de to tidligere kommunalområdene Bydrift og Utvikling og kultur. Enheten har ansvar for områder som i liten grad finnes igjen i nøkkeltall fra KOSTRA. Det er derfor ønskelig å utvikle egne nøkkeltall som kan brukes som indikatorer for å måle/vurdere utvikling på prioriterte områder, spesielt knyttet til Skien 2020 og ATP-Grenland og kommuneplanens arealdel. Følgende innarbeides som indikatorer Indikator Boligtetthet i bybåndet Antall beboere i sentrum Antall arbeidsplasser i sentrum 0-økning i biltrafikk Presisering/avgrensing Bybåndet avgrenses i kommuneplanens arealdel. Boligtetthet, boliger per daa, beregnes per reguleringsplan. Interne veier og lekeplasser inngår i beregningsgrunnlaget, mens skoler, friområder og andre fellesfunksjoner ligger utenfor. Sentrum defineres som avgrensningen i prosjektet Skien 2020. SSBs tall for bosatte benyttes. Sentrum defineres som avgrensningen i prosjektet Skien 2020. SSBs tall for sysselsatte benyttes. Målsetting med Bypakka er at all vekst i trafikk skal tas gjennom kollektiv. 0-økning i biltrafikk er en indikator både for Co2 utslipp og stagnering i vekst i antall biler på vegen. Kan bli en god indikator når bommene er på plass. Status Samfunns- og overordnet arealplanlegging Areal- og transportplan for Grenland ble vedtatt i juni 2014, med sterke føringer for arbeidet med kommunens arealdel. ATP Grenland følges opp gjennom prosjektet Kartlegging av næringsarealer, som er finansiert gjennom Byregionsprogrammet til Kommunal og Moderniserings Departementet. Rullering av kommuneplanens arealdel har stort fokus og skjer i samarbeid med flere kommuner. Staben benytter også personressurser fra andre enheter. Samferdselsplanlegging 88 I Bystrategisamarbeidet er Bypakka og Belønningsordningen i fokus. I samferdselsplanleggingen er tiltak knyttet til disse finansieringsordningene prioritert og staben får bistand fra Plan og byggesak og Drift og anlegg i planlegging og gjennomføring. Gang- og sykkelveger og trygg skolevei er prioritert. Arbeidet med å få til en god ansvarsfordeling og effektiv informasjonsflyt mellom staben, Plan og byggesak og Drift og anlegg er igangsatt. Tilrettelegging av næringsarealer Ansvar for arbeidet med næring er løftet over til Vekst i Grenland IKS og det arbeides med å finne det `gode grensesnittet` mellom ViG IKS og kommunen. Tett samarbeid er nødvendig for å avklare roller og arbeidsoppgaver. Kommunen skal fortsatt jobbe med planlegging, tilrettelegging og salg av næringsarealer, samt følge opp satsingen på sentrum, med handel og annen næring. Klima, miljø og naturforvaltning Framtidens byer avsluttes i 2014 og blir ikke videreført fra staten, men vil fortsette i de samarbeidene som er etablert i Bystrategisamarbeidet, Skien 2020 og med Porsgrunn kommune. Arbeidet med naturforvaltning er prioritert inn mot arealplanleggingen og byggesak. Tiltakene som følger av Bypakka og Belønningsordning mv, har også stor betydning for klima- og miljømålene. Det siste halve året har miljøvernrådgiverstillingen vært ubesatt og ført til liten kapasitet på dette området. Byutvikling – satsing på sentrum Skien 2020 i gjennomføringsfasen og flere tiltak er gjennomført: o Aktivitets og lekeplass i Bryggeparken o Etablering av kommunalt boligteam o Benker i murbyen o Prosjektet Fyll butikkene o Næringsforum o Mosaikk - Skistredet 7: Søknad til riksantikvaren om setningsmålinger for et kvartal i middelalderbyen og vannprøvetaking for å dokumentere bevaringstilstanden til kulturlag i grunnen o Første byggetrinn Klosterøya vest o Søknad om ekstern finansiering til forprosjekt for Nasjonalt Ibsen besøkssenter og nytt bibliotek Mange tiltak er under arbeid. Samarbeidet med eksterne aktører er formalisert. Tilbakemeldingene er at arbeidet med sentrum er på rett vei. Det gjenspeiles i flere positive oppslag i media. Utfordringen fremover er å holde fokus på målet, ha forutsigbarhet og forene kreftene. Internt i kommunen må organiseringen av sentrumsarbeidet ha fokus på resultat for å få en effektiv gjennomføring av oppgaver som ligger på tvers av fagorganiseringen. Her er det et potensiale for utvikling. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Utviklingsstaben (SNM) har et spesielt ansvar for å følge opp to av satsingsområdene i samfunnsdelen til kommuneplanen 2011 - 2022: o By- og næringsutvikling i et regionalt perspektiv o Miljø og bærekraft Dette er videreført og utdypet i arbeidet med Fremtidens byer i følgende mål o Redusere klimagassene o Gjøre byene bedre å bo i Bystrategi Grenland er samarbeidet mellom kommunene i Grenland og Telemark fylkeskommune, Jernbaneverket og Statens vegvesen. Areal og transportplan for Grenland (ATP Grenland) 2013 – 2025 er vedtatt med mål om: o Mål: Økt befolkningsvekst (som landsgjennomsnittet) og bærekraftig utvikling Bypakke Grenland – vedtatt i bystyret i juni 2013 89 Mål: reduksjon i Co2-utslipp, ved at all vekst i trafikk skal tas gjennom kollektiv, gange og sykkel. Belønningsordning – vedtatt i bystyret i oktober 2013 o Mål: økt bruk av kollektiv, gange og sykkel Kommuneplanens arealdel 2013 -2025 er under arbeid, målene ved førstegangsbeh. er o Økt befolkningsvekst litt over landsgjennomsnittet (1,1 prosent i 2013) o Skien skal ha vekst i arbeidsplasser til å møte behovet som befolkningsveksten gir Kommunedelplan for Skien sentrum 2010 – 2020, vedtatt i bystyret i 2011 o Mål: Skien skal som fylkeshovedstad videreutvikle et attraktivt og nyskapende bymiljø, forankret i byens historie og egenart. Strategisk Næringsplan for Grenland 2012 – 2015 o Mål: Økt antall arbeidsplasser o Økt attraksjonskraft o Økt næringsrettet kunnskap, forskning og utvikling Næringsplan 2012- 2015- vedtatt i bystyret o Mål: Øke Skiens attraksjonskraft for å tiltrekke nye innbyggere, nye bedrifter og fortsatt være det foretrukne valget for etablerte bedrifter. Skien 2020 – vedtatt i bystyret i juni 2013, mål: o 2000 nye beboere i sentrum innen 2020 o Flere arbeidsplasser i sentrum o Flere som handler i sentrum o Mål om kultur og opplevelser, se Kulturutvikling`s handlingsprogram. Nye behov Gjennomføre tiltak i Handlingsprogram for Skien sentrum 2020. Finansiering av tiltakene må ses i sammenheng med midler fra Bypakke Grenland, Belønningsordning, annen støtte fra eksterne samarbeidspartnere og egne midler. Skal satsingen lykkes og være troverdig bør det også settes av penger i kommunens budsjett. Det skal gjennomføres prosesser, fysiske tiltak og tiltak knyttet til innhold. Tiltakene spenner over hele kommunalområdet og prosjektledelsen for tiltak er fordelt ut i organisasjonen. Det er en stor jobb å koordinere de interne og eksterne prosjektene. Det er identifisert følgende tiltak som bør vurderes i handlingsprogramperioden Område Tiltak o o Skien 2020 Klima miljø og naturforvaltning o o o o o o o o Tilrettelegging næringsarealer o Bidra til gårdeiernes satsing på nettstedet www.skienby.no for å synliggjøre og profilere sentrum (samordne med kommunikasjon og kultur) Hovedprosjekt for Nasjonalt Ibsenbesøkssenter og nytt bibliotek 2016-2018. Hovedprosjektet kan finansieres gjennom eksterne aktører som Nasjonalbiblioteket og Telemark Fylkeskommune. Andre eksterne samarbeidspartnere og finansieringskilder kartlegges i forprosjektet. Kommunen bør i tillegg til personressurser sette av midler til hovedprosjektet. Investeringer etter 2018. Tilstandsrapport PM5 - Mulighetsstudie for Smiøya Gågata som opplevelsesgate – strategiutvikling Lysplan for sentrum Grunnundersøkelser i murbyen «Mosaikkområdet». Geoteknisk utredning av setningsskader i sentrumskvartalene. Årsaker i et kvartal dokumenteres, og tiltak iverksettes i et testprosjekt. Erfaringsgrunnlag for byggearbeid i sentrum. Utredning av ny trafikkløsning Møllebrua - rundkjøring Gågata som opplevelsesgate – opparbeiding Øremerke noe av enhetens midler til opprydding av forsøpling i naturområder Oppfølging av arealdelen med tilrettelegging for eventuell utvidelse av Rødmyr og Bjørntvedt. Fremmes som politisk sak. Mobiltlf og bredbåndsutb. i utkantstrøk. I 2015 er det behov for kr 2. mill i kom.l egenandel for mobilutbyg. i Kilebygda og Melum. Fremmes som politisk sak. 90 Vurdering av tiltak og endringer Gjennomføring av tiltak i Skien 2020, Bypakke Grenland og Belønningsordning krever ressurser utover de som er tilgjengelige i dag og innenfor eget budsjett i 2015. For å ruste oss til gjennomføring bør utviklingsstaben styrkes. Det er mulig å ansette en medarbeider for å koordinere gjennomføring av tiltak når Bypakka blir vedtatt i Stortinget. På sikt bør også Drift og anlegg styrkes for å ivareta gjennomføring av tiltak som følger av Bypakka. Flere nært forestående tiltak i Skien 2020 kan løses gjennom tilgjengelige medarbeidere, fordi tiltakene er å utarbeide strategier. På lenger sikt vil disse prosessene ende opp i tiltak med behov for finansiering. Noen prosjekter kan gjennomføres ved å søke tilskudd og benytte egeninnsats som verdi inn i prosjektet. Eksempler på dette er: o Forprosjekt for Nasjonalt Ibsen besøkssenter og nytt bibliotek o Kartlegging av næringsarealer, oppfølging av ATP Grenland 10.3 EIENDOM Målgrupper og kjerneoppgaver Viktigste målgrupper o o o o o o o Oppvekst Helse og Velferd Administrasjon Kultur Flyktninger, omsorgsboliger, vanskeligstilte NAV Kontorbygg AS Kjernevirksomhet omfatter o o o o o o Eiendomsforvaltning av bygg og bolig Vaktmestertjenester/drift Renholdstjenester Vedlikehold Håndverk-, snekker- og malertjenester Prosjektledelse/-styring Nøkkeltall Utvalgte nøkkeltall Nøkkeltall Skien 2012 Skien 2013 Kgr 13 2013 Eiendomsforvaltning - Prioritering Nto driftsutgifter kommunal eiendomsforvaltning pr. innbygger. Enhet kr Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger. Enhet kroner Dekningsgrad Samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger (eie & leie). Enhet kvadratmeter. 1) Produktivitet Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendoms-forvaltning per kvadratmeter. Enhet kroner Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter. Enhet kroner Andre indikatorer/Utdypende tjenesteindikatorer Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere. Enhet boliger 3 725 4 092 4 158 4 643 3 672 3 110 5,6 5,5 3,8 632 630 935 58 49 79 23 22 20 Andel nyinnflyttede flyktninger. Enhet prosent 34 57 15 Andel nyinnflyttede rusmiddelmisbrukere. Enhet prosent 11 8 11 1) Tallet for Skien i 2013 er rettet og avviker fra KOSTRA-registeret grunnet feil innmelding av antall kvadratmeter. 91 Kommentarer til KOSTRA-tallene: 2013-tall (5,5) viser en liten nedgang for «samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger» (5,5). Tallet er høyere enn gjennomsnitt i kommunegruppe 13 (3,8) og landet utenom Oslo som er 4,5. Noe av forklaringen ligger i bygg som ikke er i bruk/ikke er solgt. Når det gjelder produktivitet er utgiftene klart lavere enn i kommunegruppe 13. Status Ambisjonen er å videreføre dagens forvaltnings- og tjenesteoppgaver og yte god service og god kvalitet til alle brukere i Skien Kommune gjennom å ivareta følgende oppgaver o Eiendomsforvaltning o Boligforvaltning o Drift og vaktmestertjenester o Vedlikeholdstjenester o Prosjektledelse/-styring o Renholdstjenester o Håndverk-, maler- og snekkertjenester Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Eiendom er opptatt av et godt arbeidsmiljø og har stort fokus på sykefravær, HMS og samarbeid med de ansattes organisasjoner, samt ambisjoner om et godt samarbeid med brukere og politikere. I 2014 startet et arbeid med forbedringer, med fokus en hensiktsmessig ansvars- og arbeidsdeling og en organisering som gir bedre og mer effektive arbeidsprosesser. Dette arbeidet skal følges opp og gjennomføres i 2015. Leder deltok i en Lean opplæring og gjennomførte deretter en pilot, i samarbeid med representanter fra Forvaltning, Drift og Vedlikehold (FDV), en verdistrøms/arbeidsprosessanalyse i oktober 2014. Resultatene av dette arbeidet skal det jobbes videre med og målet er å implementere forbedringene i 1. kvartal 2015. I pilotarbeidet inngikk en grundig gjennomgang av dagens organisering i FDV og det ble avdekket klare forbedringspotensialer, som samsvarer med resultater fra samarbeidsmøter med og brukerundersøkelser i oppvekst (kunden). Følgende forhold var gjenstand for en kritisk gjennomgang; ansvar, roller, kultur, struktur, lederskap og medarbeiderskap. For å få mer effekt, tydeligere ansvar og et eierforhold til det daglige arbeidet er anbefalingen å organisere FDV i en enhet. I 2015 må dette følges opp gjennom tilrettelegging for endrede roller og ansvar, samt heve kompetansen hos hver enkelt, bla for å ta i bruk et felles dataverktøy (ISY) som er et FDV system. Dataverktøyet ISY er sentralt i dette arbeidet og linker all informasjon om et bestemt bygg sammen; informasjon om bygget, vedlikeholdsplaner, daglige rutiner, oppfølging, renholdsplaner, tegninger osv. ISY implementeres i alle avdelinger i Eiendom i 2015. Målet er at vaktmester (driften) skal ha et tydeligere ansvar for byggene og være den som er kontaktleddet med bruker/kunde og eiendom. Vaktmester skal også følge opp tilsyn på byggene, lage vedlikeholdsplan og være den som skal kjenne bygget fra «a til å». I 2014 er det gjennomført samarbeidsmøter og brukerundersøkelser i Oppvekst. Dette arbeidet videreføres i 2015 og utvides til Helse og Velferd. Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) Eiendomsforvaltningen skal jobbe aktivt med arealeffektivisering; salg av bygg og vurdere alle innleieavtaler. Dette gjøres sammen med respektive enheter når leiekontrakter går ut. 92 Bystyret vedtok i juni 2013 en EPC kontrakt for Skien kommune, hvor det investeres i energieffektivisering. Det skal gjennomføres 350 tiltak på 18 måneder for få ønsket effekt. Arbeidet avsluttes i mai 2015. Drift/ vaktmestertjenester skal drifte bygg gjennom å levere god service og god kvalitet til en konkurransedyktig pris. I samarbeid med enhetene skal mulighetene for å overta alle oppgaver som er knyttet til byggene gjennomføres. Det gjelder da tilsyn og vedlikeholdsplaner på byggene. Vedlikehold skal jobbe med å prioritere og samordne vedlikeholdsplaner for perioden 20152017 samt støtte driftspersonellet med faglige vurderinger. I tillegg skal vedlikehold bestille arbeider i samarbeid med driften. Vedlikeholdsbudsjettet til formålsbygg (skoler, institusjoner mv) er på rundt åtte millioner kroner. Eiendom har ansvar for 250 000 kvadratmeter bygg, omregnet til kvadratmeterpris kr 32,- pr. kvadratmeter. Normalt ligger det på kr 100,- pr. kvadratmeter ihht NOU. Arbeidet med forbedringer vil foregå hele 2015. Prosjekt Alle investeringsprosjekter som gjelder bygg utføres av prosjektavdelingen. Det kan være nye bygg, rehabilitering og forprosjektering. Boligkontoret Ambisjonen er å tilby brukerne, inklusive flyktninger, bolig med god kvalitet og til kortest mulig ventetid. Ved tildeling av bolig til brukere med spesielle problemer, vil hensynet til nærmiljø og nabolag bli tillagt økt vekt. Målet er at flest mulig av brukerne skal eie sin bolig og dermed økt fokus på «fra leie til eie», hvor brukerne tilbys kjøp av utleieboliger og bistand til dette. Boligkontoret kjøper og selger et stort antall boliger årlig og ISY er det daglige dataverktøyet for boligkontoret hvor alt registreres. Renhold Renhold er den største avdelingen i Eiendom med ca. 100 årsverk og totalt 140 ansatte. Det er en flerkulturell avdeling hvor 60 ansatte er av ikke etnisk norske opprinnelse. Nasjonaliteter som er representert: Thailand, Polen, Albania, Italia, Hellas, Somalia, Chile, Kosovo, Den Dominikanske Republikk, Tyrkia, Irak, Vietnam, Kina, Filippinene, Spania, Brasil, Iran. Ingen fra Sverige og Danmark. Renhold utføres i alle kommunale bygg, i bygg som kommunen leier og i kommunale boliger ved eierskifte. Fra 2015 reduseres administrasjonen med en fagleder og disse oppgavene fordeles til de øvrige. Dett opprettes to nye teambiler med fire x 50 prosent stilling, som skal dekke fravær og sporadisk renhold. Hensikten med dette er å redusere vikarbudsjettet samt lette arbeidet for administrasjonen. Håndverk-, snekker- og malertjeneste Håndverk-, snekker- og malertjenesten utfører rehabilitering/istandsetting av alle kommunale boliger og innleieboliger. Det rehabiliteres rundt 100 boliger årlig, noe som er svært lønnsomt for kommunen. I tillegg utføres vedlikehold og ombygginger på kommunale bygg. De er også en stor bidragsyter til andre arrangementer i Skien kommune som for eksempel Mersmak. Nye behov Eiendom har et delansvar for å bosette flyktninger. I 2015 er det behov for å investere i nye boliger for å ta imot flere flyktninger, dersom det ikke skal gå på bekostning av de øvrige boligsøkende. Til dette er det nødvendig å bevilge øremerkede midler. 93 10.4 DRIFT OG ANLEGG Målgrupper og kjerneoppgaver Viktigste målgrupper er Alle innbyggerne i Skien Næringslivet og handelsstanden i Skien o Turister / besøkende o o o o o o o o Kjernevirksomhet omfatter Drift og vedlikehold av veger og gater Administrere, kontrollere og håndheve parkeringsordning Fremme trafikksikkerheten og bidra til god tilgjengelighet og framkommelighet Drift og vedlikehold av park- og grøntområder, herunder lekeplasser, badeplasser, fotballbaner m.m. Preparering av skiløyper Gjennomføring/bygging av kommunaltekniske anlegg Park – Ambisjoner for opprusting og vedlikehold Indikatorer Opprustning av lekeplasser. Enhet plasser per år Mål: minimum fem plasser per år Knusing av grøntområder. Enhet antall ganger per sesong Mål: to ganger per sesong 2011 2012 2013 2014 2015 0 0,5 - 6 0,5 - 8 1,5 - 6 5 1,5 2 5 2 Vinterdrift og vedlikehold. Tall i 1000 kroner Oppgaver 2010 2011 2012 2013 Brøyting Strøing Salting vinter Beredskap brøyting Gateoppvarming SUM 3 300 700 400 1 400 300 6 100 4 400 1 000 400 1700 400 7 900 2 900 1 300 400 1 900 400 6 900 2 600 1 700 300 2 000 500 7 100 Tabellen over viser variable kostnader til vintervedlikehold avhengig av værforholdene. Sommerdrift og vedlikehold. Tall i 1000 kroner Oppgaver 2010 2011 2012 2013 Asfaltreparasjoner 1 200 1 300 1 100 900 Feiing 1 000 1 000 1 100 1 300 Grusveg vedlikehold 1 200 1 200 1 800 1 500 SUM 3 400 3 500 4 000 3 700 Tabellen over viser høye kostnader til asfaltreparasjoner på grunn av stort etterslep. Skien kommune har ca. 90 km grusveger som generer høye kostnader til drift og vedlikehold. Gatelys – driftsutgifter i perioden 2010-2013. Tall i 1000 kroner. Oppgaver 2010 2011 2012 2013 Gatelys 5126 5219 4624 5125 Asfaltprogram – Investeringer i perioden 2010 – 2014. Tall i 1000 kroner Oppgave 2010 2011 2012 2013 2014 Asfaltering 2 700 2 000 2 100 1 900 5 000 94 Status Park Kjerneoppgavene er drift og vedlikehold av grøntområder, kjøring av skiløyper og brøyting for skole, barnehage og vei. I 2014 havarerte flere av traktorene som brukes på klipperutene med resultat at de var mye ute av drift. Ekstremvarmen, kombinert med uerfarne sjåfører (langsesonger), har sannsynligvis vært utslagsgivende. Det er sårbart når utstyret stopper. Høyt gress sliter på maskinene og etterslepet blir tungt å ta igjen. Sentrum Målet er et rent, pent og velskjøttet sentrum, slik at det er attraktivt å oppholde seg der. I 2014 er det oppnådd gode resultater, og samarbeidet med Miljøpatruljen er viktig og svært samfunnsnyttig. Tulipanene og sommerblomstene har vært spesielt flotte i år. Renhold av belegg og fontener kan fremdeles bli bedre. Lekeplasser Ca. 140 lekeplasser i kommunen, hvorav ca. 70 er i brukbar stand og seks har fått nytt utstyr i 2014. Aktivitetsparken i Bryggeparken har løftet leketilbudet i sentrum betraktelig. Det er fremdeles et stort etterslep og behov for friske penger til opprustning. Målet er å heve standarden over tid og det er lagt inn kr 500 000 i økonomiplanen per år til investeringer i lekeapparater mv. Knuseruten (knuser/slår vegetasjonen for at grøntarealet ikke skal gro igjen) Målet er å gjennomføre knuseruten to ganger i sesongen. Årets nivå ser ut til å bli 1,5 ganger. Kjøring av skiløyper Ny løypemaskin har økt kapasiteten og dermed gitt bedre løyper. Trefelling Fellingsrutinene ble endret for tre år siden og ventetiden er redusert til to års etterslep mot tidligere tre til fem år. Arrangementer Vi bruker mye ressurser til bistand i fm. arrangementer. Sommerhalvåret er høysesong for Park og vi havner ofte på etterskudd når fagarbeiderne blir tatt ut av daglig drift. Spesielt tungt i perioder hvor gresset vokser mye. Sliter på maskiner og utstyr. Veg Kjerneoppgavene er forsterkning, drift og vedlikehold av 410 km kommunale veger, 50 km gang- og sykkelveger og 10 km fortau. Maskinparken holder et bra nivå, mens utstyrssiden fortsatt har endel utfordringer. Asfaltreparasjoner og grusvegvedlikehold Er viktig for trafikksikkerheten og for å holde vegnettet framkommelig. Reduksjon av antall km grusveger er kostnadseffektivt i forhold til drift, men vil kreve store investeringer. Asfaltprogrammet Fornyelse og forsterkning av eksisterende vegdekker er den største utfordringen i dag pga. et stort etterslep. Økning fra to til fem millioner kroner i investeringsbudsjettet i 2014 har vært positivt. Samtidig er belønningsmidlene med på å bedre vegstandarden på g/s-veger og veger med blandet trafikk. Vårsopingen/støvdemping Gang- og sykkelveger og fortau prioriteres parallelt med hovedveger og samleveger, samt grusvegene. Brøyting Brøyting i henhold til Skien kommunes instruks er en omfattende og viktig oppgave for å sikre framkommeligheten. Vinteren 2013/14 var mild og med lite nedbør, men størstedelen av nedbøren kom i helger og medførte mange uttrykninger på overtid. Justerte instrukser for utrykking på brøyting fører generelt til høyere driftskostnader. Strøing/salting 95 Gang- og sykkelveger, fortau, skolebussruter i utkantveger og veger med vanskelige stigningsforhold har høy prioritet. I tillegg kommer egen saltrute på viktige hovedferdselsårer og enkelte samleveger i forhold til næringsvirksomheter med stor andel tungtransport. Gatevarme i sentrum Feilsøking etter lekkasjer og omfattende reparasjoner ble gjort i vår. Pumper er også igangsatt i høst for å dobbelt sjekke anlegget før vinteren. Gatevarmeanlegget skal være tett og det er installert overvåkning-/varslingssystem på varmekjelen i Skistredet. Mål: Isfrie gågater. Det er også ønskelig å koble anlegget på Skien fjernvarme når nettet bygges ut i sentrum. Trafikksikkerhet Drift og anlegg er sentral i gjennomføring av trafikksikkerhetstiltak i Skien kommune og gjennomføring av Skien kommunes trafikksikkerhetsplaner er prioritert. Det er også et omfattende samarbeid med Telemark fylkeskommune og Statens vegvesen på dette området. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Park Hovedutfordringen er å vedlikeholde grøntanleggene, og øke eller opprettholde den eksisterende standarden. Det er politisk vedtatt at sentrum skal prioriteres framfor utkantene. Gitt dagens rammebetingelser betyr det at utkantene må forvente et lavt nivå på vedlikehold og skjøtsel. Målet er o Et rent, pent og velskjøttet i sentrum, slik at det blir attraktivt å oppholde seg her o Å redusere forfallet på grøntanleggene og øke eller opprettholde den eksisterende standarden; prioritere lekeplasser, knusing av gress på restområder/grønt-arealer og ytterligere redusere etterslep på trefelling. o Å kjøre opp gode og attraktive skiløyper i nærmiljøet. o Innføring av GPS i driften. o Å vurdere opprettelse av en ny klipperute for å avlaste eksisterende ruter/maskiner. Veg Hovedutfordringen er å redusere forfallet på de kommunale vegene. Kompleksiteten er stor med variable kostnader gjennom året og fra år til år, hvor værforhold har stor betydning for endelig resultat. Asfaltprogrammet Budsjettet for 2014 er på ca. fem millioner kroner og bør legges inn som årlig beløp i økonomiplanen. Sikre planlagt reasfaltering av hovedvegnett. Målet er o Å redusere forfallet på kommunale veger og gater, samt øke eller opprettholde vegkapitalen; forsterke kommunale veger og gater og gang- og sykkelveger o Å redusere antall km grusveger o Å opprette et brøytefond o Innføring av GPS i driften. o God informasjon til brukere/innbyggere. Parkering Bortfall av parkeringsinntekter fra Lie er kompensert gjennom intern omfordeling. To ubesatte stillinger på parkering gjør at vi er noe sårbare bemanningsmessig. Nye behov Ønske om fornying av maskiner og utstyr – innspill til maskinforvaltningen Område Utstyr Utskiftning av brøyteskjær (3 stk. til lastebil) Utskiftning av strøutstyr (1 stk. til saltbil, 1 stk. til traktor) Mindre sopemaskin til sentrum Veg Snøfres til spesialmaskin Vals til komprimering, (jf. Anlegg) 96 Anlegg Park Vals til komprimering, (jf. Veg) Ny gressklipper til Brekkeparken Strøapparat til hjullaster (Cat 906) Steinkasse til Scania Vurdering av tiltak og endringer Veg Behov for å opprettholde/øke investeringer til veg og asfaltering. Brøytefond Kan opparbeides på sikt av eventuelle ubrukte driftsmidler på veg i fm stabile vintre. Gang- og sykkelveger (gs-veger) Tiltaket må ses i sammenheng med BRA-midler, Belønningsordningen, Trafikksikkerhetstiltak og Bypakke Grenland. Hver for seg og i kombinasjoner gir disse tiltakene grunnlag for et stort og positivt løft for blant annet gang- og sykkelveg i årene framover. Leirskred NVE/Staten og Skien kommune samarbeider om sikring mot leirskred/kvikkleire i Skienselva som er prioritert fra NVE. Fordelingen er; NVE/Staten 80 prosent og Skien kommune 20 prosent. Avhengig av årlige bevilgninger fra Stortinget. Det gjør det vanskelig å anslå kommunens andel i forkant. Rassikring Det er behov for å avsette midler til rassikring. Ønskelig å få tilbake investeringsmidler (kr 250 000) som vi tidligere hadde til forebyggende tiltak. 10.5 VANNFORSYNING OG AVLØP Målgrupper og kjerneoppgaver o Målgruppe Vannforsyning Kommunens innbyggere med unntak av 1 600 personer som ikke er tilkoblet kommunal vannforsyning o Målgruppe Avløp Kommunens innbyggere med unntak av ca. 5 600 personer som ikke er tilkoblet kommunal avløpsledning. De private avløpsanleggene har alle kommunal slamtømming Nøkkeltall Tilstandsvurdering av kommunale vann- og avløpstjenester og årsgebyr. Utvalgte indikatorer Vannforsyning - indikatorer Hygienisk betryggende vann Bruksmessig vannkvalitet Forsyningsstabilitet Reservevannkilde Ledningsnett - kvalitet Avløp - indikatorer Rensekrav oppfylt Tilknytningsgrad Slambruk og kvalitet Utslipp fra overløp på ledningsnettet Ledningsnett kvalitet - kvalitet Produktivitet (KOSTRA) - Nøkkeltall Skien 2010 Ti Ti Ti Då Då Skien 2011 Ti Ti Ti Då ViMa Skien 2012 Ti Ti Ti Då ViMa Skien 2013 Ti Ti Ti Då ViMa Då Ti Ti ViMa Då Då Ti Ti ViMa Då ViMa Ti Ti ViMa Då ViMa Ti Ti ViMa ViMa Kgr 13 2013 97 Årsgebyr vannforsyning (bolig 120 m2) Årsgebyr avløp (bolig 120 m2) SUM 2 105 2 377 4 482 2 281 2 189 4 470 2 350 2 189 4 539 2 350 2 326 4 676 2 144 2 912 5 056 Vannforsyning og avløp er beskrevet ut fra bedømmingen i Norsk vanns undersøkelser: «Tilstandsvurdering av kommunale vann- og avløpstjenester». Ti ViMa Då Tilfredsstillende Viktige mangler Dårlig Årsgebyrene for vannforsyning og avløp er omtrent som i flertallet av sammenlignbare kommuner, men samlet noe lavere enn gjennomsnittet i kommunegruppe 13 i 2013 Status Norsk Vanns tilstandsundersøkelser viser: Vannforsyning o Levert vannkvalitet er tilfredsstillende o Deler av vannledningsnettet har viktige mangler o Reservevannforsyningen dekker ennå ikke en stor nok del av befolkningen Avløp o Knarrdalstrand renseanlegg renser ikke godt nok. Det skyldes for stor tilførsel av overvann o Fra avløpsledninger lagt etter fellessystemet er det for stort utslipp fra overløp o Avløpsnett lagt etter fellessystemet har bedret driftssikkerhet, men antall tilstoppinger er fortsatt for høy. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Utfordringene er hovedsak knyttet til ledningsnettet for vannforsyning og avløp. På grunn av det store etterslepet er det nødvendig med fortsatt stor innsats på utskifting av ledningsnettet - både for vannforsyning og avløp. Den økonomiske rammen er derfor økt noe til avløp grunnet et avdekket økt vedlikeholdsbehov. Samtidig er det en prioritert oppgave å jobbe med forbedringer og effektivisering i driften – bla ved å ta i bruk Lean – som på sikt forventes å gi økonomiske gevinster. Nye behov Det er mulig at klimaendringer vil kreve økt innsats på fornyelse av avløpsnett lagt etter fellessystemet. Omfanget av gjensidig reservevannforsyning mellom Porsgrunn og Skien vil bli vurdert i 2015. Arbeidet med hovedplan vannforsyning er igangsatt, og utveksling av vann med Porsgrunn kommune er en viktig del av planen. Vurdering av tiltak og endringer Tiltaksplanen for investeringer følger samme opplegg som i de siste årene. Dersom antallet driftsforstyrrelser øker, kan det bli nødvendig å vurdere dagens innsats på ledningsnettet på nytt. Redusert overvannstilrenning til renseanleggene vil ha fokus. Det er spesielt mye å 98 hente ved separering av større kulverter på østsiden av Skienselva. Dette er nødvendig for å redusere vannmengden til Knarrdalstrand RA og for å bedre rensegraden her. Prioriteringer Etterslepet på utskifting av ledningsnettet er så høyt at redusert utskiftingstakt vil gi flere driftsforstyrrelser (vannledningsbrudd og kjelleroversvømmelser). Det anbefales derfor ikke å redusere utskiftingstakten. 10.6 KULTUR- OG FRITIDSTJENESTER Målgrupper og kjerneoppgaver Viktigste målgrupper Befolkningen, med særlig fokus på o Barn og unge o Senior og andre med ledig tid på dagen; unge uføre, arbeidsledige, etc. o Mennesker med nedsatt funksjonsevne o Frivillige medarbeidere o o o o Kjerneoppgaver omfatter Kulturformidling til barn og unge; ungdomsklubber (etter skoletid), positiv fritid, Den kulturelle skolesekk, lørdagsbarn, sentrumstilbud Hedvigs hybel og ungdomsarrangementer Kulturformidling seniorer; mangfold og integrering; tre bydelshus m/ kafe, kurs, klubber og arrangementer, samarbeid med frivillige organisasjoner, uorganiserte frivillige og flerkulturelt utvalg, mangfold og integreringsarbeid, Den kulturelle spaserstokken, Barnas verdensdag, introduksjonskort mv Tilrettelagt fritid; individuelt tilpassede fritidstilbud etter vedtak til barn, unge og voksne Menstad frivilligsentra; samarbeid med frivillige organisasjoner og uorganiserte frivillige Nøkkeltall Kommunale Fritidssenter mm Egne nøkkeltall Hvor mange uker er fritidssenter(e) åpent i året i gjennomsnitt Hvor mange dager/kvelder er fritidssenter(e) åpent/ uke i gj.snitt Hvor mange besøk er det i fritidssenter(e) per dag/kveld i gj.snitt Årsverk og ansatte Antall registrerte Grupper/brukere av musikkbingene Antall ungdomsarrangementer Antall nettside treff (visning av nettside) Skien 2012 Skien 2013 35 2 44 5,6 16 10 76 500 35 5 40,6 5,18 13 8 370 187 Merknad Ambisjonen for 2015 er å øke antall arrangementer og aktivitetstilbud for ungdom i sentrum nå som ungdomskafeen; Hedvigs hybel er åpnet, samt økt deltakelse på tilbudene i nærmiljøene Tilrettelagt fritid Indikator Brukere med vedtak barn, unge og voksne Effektuerte individuelle vedtak barn, unge og voksne På venteliste barn, unge og voksne Deltagere i grupper barn, unge og voksne Fritid med bistand (FMB) barn, unge og voksne 2012 302 216 52 33 1 2013 317 219 48 50 0 Mål 2015 315 200 12 100 3 Merknad Ambisjonen for 2015 er økt fokus på alternativ til individuell fritidskontakt 99 Kulturformidling Senior, nærmiljø, mangfold og integrering, Menstad frivilligsentral Indikator 2012 2013 Mål 2015 Antall deltagere på kurs Antall frivillige medarbeidere Antall timer frivillig arbeid Antall avtaler/gjenytelsesavtaler med organisasjoner og andre Antall nettside treff Menstad frivilligsentral 375 185 6 294 2 3 906 588 135 6953 23 3998 600 150 7 050 40 4500 Merknad I fusjonen mellom Internasjonalt senter og Lie, fikk Lie nye grupper som er vant til gratis lokaler (ca 51 grupper). Gruppene varierer i størrelse, organisering og møtehyppighet og arbeidet med å kartlegge og å endre innarbeidede `avtaler` har tatt lenger tid enn antatt. Det er inngått gjenytelsesavtaler med flere i form av Gatefest, verdenskjøkken og generell hjelp på husets arrangementer. Flere gjenstår, men jobben forventes fullført i 2014. Status Kultur og fritidsenheten Fokus på godt arbeidsmiljø, stor kreativ frihet med mye ansvar, og høy grad av innflytelse på utvikling av tjenesten. Enheten har utarbeidet et strategidokument (HONMK 17.09.14), som gir føringer for driften framover. Tjenesten har som hovedmål å fremme folkehelse gjennom gode kultur- og fritidstilbud til alle. Tilbudene skal være preget av mangfold, åpenhet og inkludering, samt økt fokus på frivillighet. Bydelshusene startet et prosjekt; tilrettelegge for gode praksisplasser og flere personer er utplassert i praksis. Det samarbeides med Nav, Link, Grep og Voksenopplæringa. Hedvigs hybel implementeres i Prosjektet. Det er nedgang i antall frivillige medarbeidere, samtidig et økt engasjementet blant de frivillige og antall timer frivillig innsats er økende. Dette skyldes nok at det er flere unge mennesker utenfor yrkeslivet, som engasjerer seg som frivillig på bydelshusene. Kulturformidling til barn og unge 1.oktober åpnet Hedvigs hybel – åpen møteplass med kafé tilbud til ungdom i sentrum. Det er ønskelig å samarbeide med musikklinja på Skien vgs. om åpen scene hver onsdag, tilby ulike verksteder, debatter og kurs på torsdagene. Åpningstid: mandag-fredag 14.00-21.00. Etter skoletid-tilbudet på Gulset og Mæla ble avviklet i 2014. Både fordi det var lite besøkt, og fordi både innholdet i tilbudet og ansattresursene er flyttet til Hedvigs hybel. Tilrettelagt fritid, barn, unge og voksne. Etableres stadig nye grupper og per dags dato er det åtte ukentlige grupper med fast ansatte medarbeidere. I tillegg er flere grupper mer fristilt og har fritidskontakter på oppdrag. Fire til fem grupper som har ca. tre deltagere. I tillegg er det en rekke smågrupper med to deltagere. Alle fungerer stort sett svært godt og vi er veldig fornøyd med utviklingen i tjenesten. Kulturformidling Senior, nærmiljøet, mangfold og integrering Teamet jobber med å finne balansegangen mellom driften av tre bydelshus; med kafeer og kultur og aktivitetstilbud daglig, og å sikre en god gjennomføring av aktiviteter utenfor huset. Det betyr å sikre at andre tilleggsoppgaver som; Aktivitetsdagen i Brekkeparken, Mersmaks internasjonale grupper, barnas verdensdag og den kulturelle spaserstokk blir gjennomført med tilstrekkelig kvalitet. Etter snart et års felles drift av kafe og kulturtilbudene på bydelshusene, ser vi gode synergieffekter av sammenslåingen; både i form av fornøyde brukere, økende besøkstall, økende omsetning og stadig økende aktivitet på bydelshusene. Husene har et tett samarbeid med mange organisasjoner og foreninger og legger til rette for leie av lokaler til flere lag -og organisasjoner. Hovedfokuset er folkehelse og toleranse gjennom deltagelse og aktivitet. Menstad frivilligsentral og bydelshusene Fokus på rekruttering og oppfølging av frivillige enkeltpersoner på Menstad; spesielt til bemanning av resepsjon og kveldskafe. 100 Frivilligsentralen får stadig henvendelser fra personer som ønsker å bidra; både unge uføre, eldre og arbeidsledige og for språktrening. Sentralen skriver ut attest, som er positiv som vedlegg til CV og bidrar også til å rekruttere og følge opp frivillige medhjelpere til Barnas Verdensdager 26.oktober. I tillegg samarbeides det med lag og foreninger i nærområdet om bydelsdag, bruktmarked, 17.mai feiring, tenning av julegrana, etc. Bistår også med å lage plakater og markedsføring av arrangementer for lag og foreninger. Sentralen, tilrettelagt fritid og Menstad ungdomsskole jobber sammen for å få til en frisbeegolfbane i nærmiljøet, med god hjelp av frisbeegolfklubben i fritidsparken. Prosjektet har fått tippemidler og banen skal stå ferdig våren 2015. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Strammere budsjetter krever strengere prioritering; ukentlige tilbud i nærmiljøet opp mot bidrag i større arrangementer og festivaler. Aktivitetsnivået tilpasses tilgjengelige ressurser, og krever derfor en gjennomgang av aktivitetene. Et valg er at bydelshusene nedtoner sine arrangementer og øker sine priser generelt, samtidig som de med svakest økonomi må ivaretas. Temaer til vurdering er; økning i deltageravgiften for barn og unge, innføring av medlemskontingent i team fritid, og/eller avvikle tilbud. Kulturplan for ungdom legger føringer for hvordan ressursene innenfor feltet skal brukes. En utfordring er å balansere forventninger om å være offensiv og ambisiøs, gitt de økonomiske rammene for 2015. Åpning av nytt ungdomstilbud i sentrum, Hedvigs hybel, med kutt i driftsrammene og samme bemanning, lar seg ikke gjennomføre i 2015. En gjennomgang av alle tilbud og arrangementer og en stram prioritering er derfor nødvendig. Prosjekt i tilrettelagt fritid Prosjektet rettet seg mot brukere med vedtak om en fritidstjeneste, med såpass store utfordringer at vi fant at det ikke ble faglig forsvarlig å sette en ufaglært fritidskontakt inn i oppdraget. Vi valgte derfor og omfordele ressurser internt slik at vi fikk en fagperson til å følge opp disse brukerne i fritidsaktivitet. Prosjektet har vært vellykket samtidig som det har avdekket reelle behov hos brukerne om en tilrettelagt fritid. Prosjektet har gitt trygghet for at tjenesten blir ivaretatt på en god måte, ovenfor disse brukerne som ellers er krevende å gi tjenester til. Finner vi økonomisk handlingsrom for dette, ønsker vi å videreføre prosjektet i 2015. Statsbudsjettet 2015 – Den kulturelle spaserstokken Forslag i statsbudsjettet om å avvikle tilskuddsordningen f.o.m 2015. Tilskuddet i 2014 utgjør kr 265 000,- og bidrar – i samarbeid med bla Skien kulturskole - til ulike «Senior tilbud» i institusjonene (fks sykehjem), bydelshusene og i ulike kulturinstitusjoner. Mål o Styrke «Barnas verdensdags» posisjon som et mangfoldsarrangement o Sterkere brukermedvirkning, økt rekruttering av frivillige og flere brukerstyrte aktiviteter o Gjøre tilbudene innenfor Den Kulturelle Spaserstokken mer kjent for å aktivisere og for å forebygge ensomhet blant eldre – Tiltaket er foreslått tatt ut av Statsbudsjettet og i så fall tas det også ut lokalt. o Evaluere og eventuelt endre tilbudene på Introduksjonskortet o Opprettholde og/eller øke tilbudet om praksisplasser o Videreutvikle brukerrådene, etter innspill fra dialogkonferansen «friluftslivets år» 2015 o Samarbeide med lag og foreninger om kurs, arrangementer, turer etc. opprette egen informasjon og rekrutteringsside for frivilligarbeid i enheten o Videreutvikle frivilligsentralens nettside o Innføre medlemskap i team fritid o Fokus på oppfølging, dialog og veiledning av kommunens ca. 300 fritidskontakter. 101 Nye behov o Handlingsplan for Den kulturelle skolesekken (DKS) (sak 13/489) forutsetter at «de økonomiske rammene knyttet til handlingsplanen vurderes gjennom den årlige budsjettbehandlingen». I tråd med føringer fra Kulturdepartementet skal DKS i perioden 2013 – 2016 gjøres obligatorisk, som betyr en opptrapping fra dagens nivå i Skien og behov for økte ressurser til formålet. Når alle elever skal få tilbudet, øker både kostnader til honorarer og transport. For ikke å redusere tilbudet, er det viktig at rammene øker i tråd med vedtatt i handlingsplan. o Fritidskontakttjenesten; For å opprettholde dagens lønnsnivå for fritidskontaktene, slik at stort etterslep på timesatsen unngås, anbefales det å øke timesatsen tilsvarende årets lønnsoppgjør. Dagens timesats er lik KS minstesats, gammel kr 134,41 og ny kr 140,- pr. time, som vil gi økte årlige utgift på 280 000. Vanskelig å prioritere innenfor dagens ramme. o Lokalene på klubbene på Klyve og Gulset er nedslitt. Det er vurdert andre lokaler, men konkludert med at det i første omgang er ønskelig å pusse opp eksisterende. Vurdering av tiltak og endringer Avviklingen av «Etter skoletid tilbudene» på Gulset og Mæla, frigjør ikke nok personalressurser til «Hedvigs hybel». Klyve har tre ungdomstilbud i uken og det vurderes derfor å avvikle Ulrik, en tradisjonell ungdomsklubb med synkende besøkstall. Samtidig må stillingsprosenten til kokk m/ serveringsbevilgning på Lie øke med ti prosent for å ivareta lover og regler knyttet til kafedriften, Hedvigs hybel. Endringen fra tradisjonelle ungdomsklubber til «etter skoletid» gir noen personalmessige utfordringer. Flere av tilbudene kolliderer med «normal» arbeidstid, og det er vanskeligere å få kabalen med personalet til å gå opp, fordi flere av de ansatte har andre jobber. Det søkes om nye eksterne midler for å etablere en bakgård mellom Hedvigs hybel, biblioteket og kulturskolen. Det er tenkt både utescene, uteservering, plassering av musikkbinger etc. i bakgården. Bakgårdsprosjektet blir ikke realisert uten eksterne midler. Et tema under løpende vurdering er om fritidskontakt/-tjeneste er det riktige og faglig forsvarlige tilbudet til ressurskrevende brukere og brukere som bor i kommunale heldøgnsbemannede boliger. Vi vil stadig se på behovet for nye grupper og gruppesammensetninger. I mange tilfeller vil det være nødvendig å ansette gruppepersonell fast. Prosjekt 2015 I 2015 starter Oppvekst, Helse og velferd og Kultur- og fritidstjenester i BDK et prosjekt med målsetting; Bedre tjenester til barn og unge med funksjonshemninger og samtidig bedre utnyttelse av felles ressurser. 10.7 SKIEN BIBLIOTEK Målgrupper og kjerneoppgaver Viktigste målgruppe o o Hele kommunens befolkning o o o Kjernevirksomheten omfaatter Formidling og utlån av bøker, inklusive oppsøkende virksomhet Svare på referansespørsmål Være en møteplass for alle grupper i samfunnet Være en uavhengig møteplass for offentlig samtale og debatt 102 Nøkkeltall Utvalgte nøkkeltall i Skien og kommunegruppe 13. Kilde KOSTRA Tekst Skien 2012 Nto driftsutgifter til folkebibliotek pr innbygger i kroner Utlån alle medier fra folkebibliotek pr innbygger Bokutlån fra folkebibliotek pr innbygger i alt Barnelitteratur, antall bokutlån barnelitteratur pr innb 0 – 13 år Årsverk, antall innbyggere pr årsverk i folkebibliotek Tall fra egne registreringer Egne nøkkeltall Utlån til barn, bøker 2010 2011 262 4,2 2,9 8,0 2 712 2012 Skien 2013 Kgr 13 2013 256 3,5 2,5 7,2 2 733 253 4,8 3,4 9,5 2 997 2013 68 500 69 244 68 283 62 071 Utlån til voksne, bøker Utlån DVD/musikk – CD/lydbøker SUM utlån 102 400 64 500 235 400 98 231 64 084 231 559 96 123 63 156 227 562 73 188 50 402 185 661 Antall besøk 259 000 209 000 1) 173 298 Merknad 1) Ikke oppgitt tall fordi den automatiske telleren i perioder var ute av drift, både ved Hovedbiblioteket og Gulset filial, samt at Klyvefilialen var stengt fra 20. juni og fram til 2. november i 2012 Status Skien bibliotek består av hovedbiblioteket i Ibsenhuset og tre avdelinger: Klyve, Gulset og Skien Fengsel (statlig finansiert), samt Historisk arkiv på Bergsland. Virksomheten ved hovedbiblioteket og filialene har i hovedsak vært rettet inn mot formidling av bøker og media, svare på referansespørsmål og fungere som møteplass for alle grupper i samfunnet. Det er avholdt en rekke arrangementer. Disse er delvis egenfinansiert, delvis finansiert med eksterne midler. Gjennom oppsøkende avdeling tar man seg av tilbudet til hjemmeboende eldre og funksjonshemmede og beboere på byens institusjoner. Biblioteket var i 2013 vanskelig tilgjengelig på grunn av utbyggingen av kulturskolen og utlånet har derfor gått ned. Det var stengt i seks uker i 2014 pga branntekniske oppgradering i Ibsenhuset. Det ble laget et provisorisk utlån i «Brunosten» med meget begrenset utvalg da hele samlingen i Ibsenhuset var utilgjengelig. I tillegg ble begge filialene forsterket med personale og Gulset filial hadde også utvidede åpningstider. Likevel vil nok utlån i 2014 være lavere enn normalt. Biblioteket har 18 publikumsmaskiner som stort sett er i bruk hele tiden, særlig av barn og ulike innvandrergrupper. Biblioteket lanserte E-bøker 22. september /9-14, et samarbeid med Porsgrunn, Bamble og Notodden. Biblioteket endrer åpningstidene fra 24.november 2014, endringene består i å stenge kl 17:00 på fredager og utvide til kl 16:00 (kl.14:00 sommertid) på lørdager. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Biblioteket skal spare 0,4 millioner kroner i 2015. De siste årene er innsparinger tatt ut, slik at bibliotekstrukturen er opprettholdt. Hovedbiblioteket må drives på en forsvarlig måte og derfor kan ikke en reduksjon i denne størrelse tas ut der. Fra 24. november forlenges åpningstidene på lørdager med to timer. Lørdag er en viktig dag spesielt for barnefamilier. Vi jobber videre i 2015 med å utvikle biblioteket i forhold til tilgjengelighet og åpningstider. Søndagsåpent bibliotek er et mål på sikt. 103 Klyve er et kombinasjonsbibliotek, i tillegg til å være en filial med tilbud til Klyves befolkning fungerer det også som et skolebibliotek. I utgangspunktet er det hver enkelt skoles oppgave å drifte «boktilbudet». Sammenlignet med Gulset er utlånet på Klyve betydelig lavere, tilbudet er sårbart i forhold til bemanning (pr i dag 66 prosent stilling) og åpningstiden er derfor begrenset. Etter en samlet vurdering anbefales derfor innsparingen å tas gjennom avvikling av Klyvefilialen. Som et avbøtende tiltak i forhold til skolen ønsker vi å utvikle «bokkasser inn i klasserommene» og samarbeide med skole slik at bokutvalget oppdateres regelmessig. Mål o Prioritere barn og unge. Har prioritert innkjøp til disse. Utlån har hatt nedgang (se egen forklaring over). o Utvikle Ibsensamlingen på biblioteket i tråd med vedtatt Ibsensatsing. Innsamling av norsk dramatikk som har vært til vurdering i forbindelse med Ibsenprisen, samt fortsette arbeidet med kildebasen: « Henrik Ibsen og Skien». Til dette prosjektet har biblioteket fått eksterne midler på kr. 230 000. o Planlegge nytt hovedbibliotek. o Videreutvikle arrangementer o Utrede og vurdere om oppgradering av skolesamlingen (bøker og film) skal fortsette. Denne samlingen var tidligere plassert på Pedagogisk senter og finansiert over skolebudsjettet. Nye behov o Søndagsåpent bibliotek o Nettbrett både til utlån og til bruk i veiledningssituasjonen o Ny programvare og verktøy for å utnytte biblioteket bedre; elektronisk hyllerydder, bøkenes plassering (kart) o Elektroniske besøkstellere til Gulset o Automatisering av utlånstjenestene - videreutv. RFID brikker og sorterings-anlegg o Dataspill og konsoller Prioriteringer Prioriteringer innenfor eget budsjett inklusiv omdisponeringer o Planlegge nytt hovedbibliotek, jf samarbeid med Samfunn, næring og miljø og Kulturutvikling o Lesebrett, både til litteraturformidling og veiledningstjeneste i biblioteket innafor eget budsjett o Oppgradering av det fysiske arbeidsmiljøet - kontorstoler, nye stoler og bord til spiserom, etc.- må tas over flere år Prioriteringer som forutsetter `friske` penger o Videreføre automatisering av utlån/innlån med RFID brikker til bøkene. Bruk av mediebudsjettet, som er svært begrenset, gjør at samlingen må merkes over flere år, dersom ikke tilførsel av friske penger o Sorteringsanlegg. Dette vil minske belastningen på skrankepersonale som er utsatt for belastningsskader o Arrangementer. Disse blir finansiert delvis av eget budsjett, delvis av eksterne midler. Dette må til for at biblioteket skal oppfylle sitt samfunnsoppdrag. o Søndagsåpent bibliotek o Lesebrett til utlån o Dataspill og konsoller Følgende er identifiserte og prioriterte behov som ikke er tatt inn i den felles prioriteringen i BDK i 2014 o Elektronisk teller integrert i Bibliofil – Gulset. Skien som Friby 104 Biblioteket har en viktig funksjon i oppfølging av Skien som `Friby`, hvor en av bibliotekarene har øremerket 20 prosent av stillingen som `Friby-koordinator`. 10.8 SKIEN KULTURSKOLE Målgrupper og kjerneoppgaver o o Viktigste målgrupper Barn og unge i Skien Aktive kulturutøvere under 19 år o o Kjernevirksomhet omfatter Undervisning innenfor musikk, dans, drama og visuelle kunstfag Kulturpedagogisk aktivitet i forbindelse med skolens samarbeidspartnere; grunnskolen, den kulturelle spaserstokken og Teater Ibsen Nøkkeltall Elever og fordeling per 1. oktober 2014. Antall elevplasser 1 173 fordelt på 913 elever Virksomhet Elevplasser Venteliste Musikk 636 234 Dans 353 131 Visuelle kunstfag 68 34 Drama 116 25 Sum 1 173 424 Merknad 1 173 elevplasser i 2014 (2013: 1 154) – fordeler seg på; musikk, drama, visuelle kunstfag og dans fordelt på 913 elever, som er en økning på 134 elever fra 2013. Det planlegges at ca. 5 500 elever får besøk av kulturskolen i SFO, den kulturelle skolesekken og barnas verdensdager i løpet av 2015. Utvalgte nøkkeltall. Kilde KOSTRA Produktivitet/enhetskostnader 2011 2012 2013 Netto driftsutgifter til kommunal musikkskole per innbygger 6 – 15 år * 2 397 2 367 2 650 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal musikkog kulturskole per elev/bruker 16 604 18 541 **25 270 Dekningsgrad Andel elever (brukere) i grunnskolealder i kommunens musikk- og kulturskole 15,8 14,8 10,6 Andel elever (brukere) i grunnskolealder som står på venteliste til musikk- og kulturskolen 2,1 2,3 4,3 Merknader * Sammenlignbare kommuner posterer ikke utgifter, bla til lokaler på kulturskolen ** Her er det en feil fra SSB. Tallene for 2012 og 2013 er tilnærmet like. Kgr 13 2013 1 828 16 825 12,0 - Status Kulturskolen flyttet høsten 2013 inn i nye lokaler og hovedfokus i 2014 har vært å sørge for god drift i de nye lokalene. Erfaringene fra de nye lokalene er svært gode. De aller fleste av undervisningsrommene har innfridd forventningene og de få enkeltsakene som har oppstått 105 blir løst i løpet av 2015. Selve bygget gjør kulturskolen godt synlig i bybildet og er med på å bygge en ny identitet for Skien kulturskole. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden Utfordringer De siste to – tre årene har det vært en utfordring at for mange elever har sluttet eller byttet aktivitet i løpet av prøveperioden på starten av skoleåret (prøveperiode på 3 uker fra skolestart for nye elever i kulturskolen). Dette fører til at vi ikke klarer å utnytte kapasiteten fullt ut som igjen fører til tap av inntekter. For neste skoleår må vi endre på opptaksrutiner og iverksette nye rekrutteringstiltak for å utnytte kapasiteten best mulig. Ønsker og behov fra kulturskolens målgruppe har endret seg i forhold til tidligere. Man opplever at elevene i større grad bytter aktivitet underveis og «shopper» undervisning. Dette gir noen utfordringer i forhold til å ha «riktig» tilbud. Vi må endre tilbudene raskere og bli tydeligere på hva innholdet i undervisningen er. Norsk kulturskoleråd har utarbeidet forslag til nasjonal rammeplan for kulturskoler. Planen Mangfold og Fordypning er sendt ut til høring til alle kommunene i Norge og andre interessegrupper. Hovedutvalget (HONMK) har gitt sitt svar til høringen og stiller seg bak prinsippene i planen. Rammeplanen ble vedtatt på årsmøtet i Norsk kulturskoleråd 13.10. 2014. Et viktig mål for Skien kulturskole i 2015 blir å implementere den nasjonale rammeplanen i sitt undervisningsprogram. Den største endringen er å dele kulturskolens aktivitet inn i et grunnprogram, kjerneprogram og fordypningsprogram. Man mener at ved å organisere kulturskolen på denne måten vil det bli lettere å synliggjøre innholdet i kulturskolen og gi et mer tilpasset tilbud. Statsbudsjettet 2015 – Den kulturelle spaserstokken Realiseres forslag i statsbudsjettet om å avvikle tilskuddsordningen f.o.m 2015, medfører det en reduksjon i etterspørsel om bidrag fra kulturskolen tilsvarende kr 160 000,-. Mål i handlingsprogram perioden: o Etablere anbefalingene i rammeplanen Mangfold og Fordypning for kulturskoler med grunnprogram, kjerneprogram og fordypning med tilhørende fagplaner. o Gjøre nye rekrutteringstiltak, med særlig fokus til grunnprogrammet (grunnprogrammet har undervisning i grupper på 6 – 20 elever). o Bedre kapasitetsutnyttelse pr. 1.10. 2015 enn i 2014. Nye behov I forbindelse med rammeplanen vil det være behov for økt kompetanse i kulturskolen. Kompetanseheving vil først og fremst bli gjennomført med interne ressurser i Skien kommune og felles kursaktivitet med kulturskolene i Grenland. Det er særlig vurderingskompetanse og undervisning i større grupper det er behov for. Vurdering av tiltak og endringer Hovedfokus for kulturskolen i 2015 blir å øke antall elever i eksisterende tilbud for å utnytte kapasiteten best mulig og få en mer forutsigbar økonomi. Man ser for seg at etableringen av grunnprogrammet i kulturskolen blir viktig fordi det der er tenkt opplevelsesbasert undervisning i grupper. Kulturskoletimen i SFO er et godt eksempel på et tilbud i grunnprogrammet og et tettere samarbeid med grunnskolen blir en forutsetning for å sikre økonomi og rekruttering. Hovedutvalget (HONMK) har allerede gitt sin tilslutning til rammeplanene gjennom høringsuttalelsen under forutsetning av at det ikke fører til økte kostnader. Noen av tiltakene i planen er vanskelig å gjennomføre uten eksterne midler, men mye kan gjøres innenfor interne rammer. Det viktigste grepet blir å tydeliggjøre tredelingen av tilbudet med grunnprogram som er opplevelsesbasert i grupper gjerne i samarbeid med grunnskolen, kjerneprogrammet som ligner dagens tilbud og fordypningsprogrammet som er for elever med et spesielt talent. Planen stiller krav til kompetanse hos lærere i kulturskolen som man til en viss grad mangler. Særlig vurderingskompetanse, som ligger som et tiltak i rammeplanen, 106 har kulturskolene liten erfaring med. Men en mener at det er mulig med kollegaveiledning i eget personale og med de andre kulturskolene/samarbeidspartene i Telemark. Særlig Musikk, dans, drama linja ved Skien videregående skole har god kompetansen på vurdering innenfor kunstfagene. Prioriteringer For 2015 kommer kulturskolen til å prioritere nye rekrutteringstiltak og etablere minst to nye tilbud i grunnprogrammet i samarbeid med grunnskolen og to i egen skole. 10.9 PLAN OG BYGGESAK Målgrupper og kjerneoppgaver o o o Viktigste målgrupper Utbyggere Byggherrer Naboer, myndigheter og andre som blir berørt av reguleringsplaner og byggesaker o o o Kjernevirksomheten omfatter Å behandle reguleringsplaner – private og offentlige Å behandle byggesaker og dispensasjonssaker og føre tilsyn Å taksere eiendommer for eiendomsskatt Nøkkeltall Utvalgte nøkkeltall. Kilde KOSTRA Nøkkeltall Produktivitet Private reguleringsplaner – Uker Søknadspliktige tiltak - § 20-1 – Uker (maks. 12 uker) Enkle tiltak - § 20-2 - Uker (maks. 3 uker) Andre indikatorer/Utdypende tjenesteindikatorer Reguleringsplaner – antall vedtatt i bystyret Antall oppstartsmøter Antall søknadspliktige tiltak - § 20-1 Antall enkle tiltak - § 20-2 Antall dispensasjoner Skien 2011 Skien 2012 Skien 2013 Kgr 13 2013 49 8,3 2,1 42 4,8 2,1 114 5,2 2,3 - 12 12 602 325 59 8 14 381 491 106 9 11 458 429 101 8 - Merknad Manglende tall fra kommunegruppe 13 i de åpne cellene. Samlet saksbehandlingstid for private reguleringsplaner beregnes fra innsendt komplett planforslag til vedtak av planen i bystyret. Da er forlenget saksbehandlingstid som følge av innsigelse og andre komplikasjoner inkludert. I 2013 ble det vedtatt en rekke reguleringsplaner som hadde vært lenge under behandling, og som ikke var klare til sluttbehandling før i 2013. Antall søknadspliktige tiltak inneholder både små og store saker. Det har vært en trend imot større og færre saker de siste årene, men i 2014 har dette snudd. Hva som vil bli utviklingen framover, er vanskelig å forutse, og i stor grad knyttet til markedet. Det blir gjennomført brukerundersøkelser på byggesak og plan i 2014. Dette skal munne ut i identifisering av forbedringsområder og tiltak for forbedring. Prioritert forbedringsområde fra 2013 var nye nettsider. Dette er nå innført, og her er foreløpige tilbakemeldinger positive. 107 Det arbeides videre med forbedring av rutiner, gjennom videreutvikling av Grenlandsstandarden og gjennom å se på forbedringsmuligheter i den interne samhandlingen i kommunen i saksbehandlingen. Indikatorer for rapportering i 2015 o Saksbehandlingstid for private reguleringsplaner – fra mottatt planforslag til første gangs behandling i HOTS. o Saksbehandlingstid for søknadspliktige tiltak - § 20-1 o Saksbehandlingstid for enkle tiltak - § 20-2 o Brukerundersøkelser som grunnlag for valg av indikatorer Ambisjonen er å opprettholde god kvalitet på saksbehandlingen samtidig som lovpålagte frister holdes. Utvikling i eiendomsskatt. Regnskapstall i 2012, 2013 og 2014 (per 13.10.14) og Budsjettall 2015 – 2018. Tall i 1000 kroner År R: 2012 R: 2013 R: 2014 B: 2015 B: 2016 B: 2017 B: 2018 Eiendomsskatt - 106 890 - 122 644 - 128 000 - 141 000 - 144 000 - 147 000 150 000 Merknad Dagens eiendomsskatt utskrives med en promillesats på 6,5. Området for taksering ble utvidet til å gjelde hele kommunen i 2013, derav den store økningen i 2013 og 2014. Det foreslås for 2015 at promillesatsen for næring settes ned til fem, og at det gjennomføres en kontortaksering. Det foregår en løpende taksering, og med mange store bygg ferdigstilt – både boligkomplekser og næringsbygg – gir det økt eiendomsskattinngang. Status Vi ligger godt under fristene som er fastsatt i lov og forskrift når det gjelder saksbehandlingstid for planer og byggesaker. Sammenligning med kommunegruppe 13 finner vi ikke i KOSTRA, unntatt på ett punkt. Det kan være at ikke alle kommuner rapporterer tilfredsstillende på dette. For behandling av private reguleringsplaner har gjennomsnittlig behandlingstid hatt en stor økning i 2013. Grunnen er at det ble vedtatt en rekke reguleringsplaner som hadde vært til behandling i svært lang tid, grunnet forhold utenfor kommunens kontroll. Det er et mål å opprettholde og videreutvikle god kvalitet når det gjelder tilbakemeldinger i behandlingsprosessene og rask saksbehandling. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden o Utarbeide helhetlig plan for Stevneplassen, jfr. bystyresak 64/12. o Oppfølging av tiltak i Bypakke Grenland vil kreve en omfattende arbeidsinnsats fra plan. o Vedtatte endringer i plan- og bygningsloven, med flere tiltak som ikke krever søknad og tillatelse (blant annet garasjer) vil kunne føre til økt behov for veiledning og tilsyn. 108 10.10 LANDBRUK OG GEODATA Målgrupper og kjerneoppgaver Viktigste målgrupper o o o o o Gårdbrukere i Grenlandskommunene Skogeiere i Grenlandskommunene Allmennheten i Skien (friluftsliv, vilt- og fiskeforvaltning) Allmennheten ved oppmåling og seksjonering av eiendommer Kommunalt ansatte og andre som bruker karttjenester Kjernevirksomheten omfatter o o o o o o o o o o Økonomiske virkemidler i landbruket, kontrolltiltak Saksbehandling knyttet til landbrukets særlover (jordlov, konsesjonslov etc.) Forvaltning og tilskuddsordninger innen skogbruk Vilt- og fiskeforvaltning Rådgiving innen landbruk generelt Opprettelse og oppmåling av tomter, grensepåvisning og – justering Matrikkelføring Seksjonering av bygninger, adressemyndighet Analyser på kart, herunder leveransen til og deltakelse i kommunale prosjekter hvor det er behov for GIS-analyser, temakart og statistikk Vedlikehold av de ulike FKB-datasett (felles kartdatabase) Nøkkeltall Utvalgte nøkkeltall. Kilde: KOSTRA Nøkkeltall Antall søknader produksjonstilskudd i landbruket Antall søknader regionalt miljøprogram Antall storfe - Herav melkekyr Fellingstillatelser elg Felte elg Fellingstillatelser hjort Felte hjort Hogstvolum pr år - i tusen kubikkmeter Tømmerverdi kr pr kubikkmeter Skogplanting – i tusen planter pr år Skien 2011 Skien 2012 283 278 2571 347 293 196 261 25 80 340 191 2484 351 278 185 261 22 72 316 229 Skien 2013 271 102 1958 351 278 170 325 17 90 297 271 Status Enheten har 16 medarbeidere, og har oppgaver innenfor landbruk, kart og oppmåling. Landbrukskontoret er et felles kontor for kommunene Siljan, Porsgrunn og Skien, og organiseres etter kommunelovens § 28b. Kontoret har mange lovpålagte oppgaver knyttet til lovsaker (jordlov, konsesjonslov), tilskuddsordninger i landbruket, forvaltning og kontroll innen jordbruk og skogbruk, viltforvaltning, fiskeforvaltning etc. Landbrukskontoret er også sekretariat for Fagnemnd for utmark, som har saker innen viltforvaltning, fiskeforvaltning og utmark/friluftsliv som sitt fagområde. Det er i realiteten avsatt 109 små personalressurser til arbeidet med friluftsliv, og dette arbeidet må prioriteres opp mot andre oppgaver. Geodata består av oppmåling og kart. Oppmålingsavdelingen arbeider etter matrikkellovens bestemmelser, og har opprettelse og oppmåling av eiendommer, grensepåvisning og grensejustering som hovedoppgaver. Oppdragene faktureres med gebyrer som er samordnet med nabokommuner, og har bestemmelser om selvkost. Kartavdelingen arbeider med felles kartdatabase (FKB), og har ansvar for vedlikehold av en rekke kartdata for kommunen. I tillegg leverer avdelingen analyser på ulike geografiske data til ulike brukere, f.eks. i forbindelse med rullering av kommuneplanens arealdel. Grenland friluftsråd ble formelt etablert i desember 2013, og har kontorplass i Kaffehuset nært landbruk og geodata. Friluftsrådet skal arbeide med friluftsaker for kommunene Skien, Porsgrunn og Drangedal, og vil bidra til økt aktivitet på dette feltet. Utfordringer og mål i handlingsprogramperioden For hele enheten er det et mål å overholde kravene til saksbehandlingstid for alle saker. Dette er i noen perioder og tilfeller vanskelig, men skal prioriteres. EUs vanndirektiv inngår i arbeidsfeltet for landbruk, og fører med seg betydelig arbeid framover. Målet om god økologisk og kjemisk tilstand for alle vannforekomster krever at reelle forhold er avklart, at nødvendige tiltak settes i verk, og at vannforekomstene overvåkes. Tiltakene vil kreve økonomiske ressurser for å bli gjennomført. Det er betydelig variasjon i mengden saker som kommer til behandling innen landbruk, bl.a. fordi været i sterk grad påvirker antallet saker som gjelder avlingsskade. Periodevis ytes det også statlig støtte til f.eks. grøfting i landbruket, og dette arbeidet varierer med ordningene. Landbrukskontoret skal gjennomføre en revisjon av landbruksmeldingen for Skien og Porsgrunn i 2015, og legger opp til å få med Siljan slik at det blir én, felles melding for alle tre kommunene. Målet er å ha denne meldingen klar innen utgangen av 2015. Oppdragsmengden for oppmålingsavdelingen varierer over tid, og henger sammen med byggeaktiviteten generelt. Arbeidsmengden med ulike sakstyper kan variere mye, og er ikke alltid i samsvar med de gebyrer kommunen krever. Kartavdelingen registrerer en økende etterspørsel etter analyser. Inntektene for kart knytter seg i stor grad til salg av kartdata, f.eks. til meglere i forbindelse med eiendomssalg. FKB Vegnett har en tid ikke vært godt nok vedlikeholdt, og det er et mål å oppdatere denne databasen. Det er små ressurser avsatt i kommunen til arbeid med friluftsliv. Dette arbeidet er en del av ansvarsområdet for Fagnemnd for utmark, og må prioriteres mot andre oppgaver som dekkes av deres budsjett. Selv om friluftsrådet nå er etablert, vil kommunen måtte bidra økonomisk og arbeidsmessig i mange saker. Nye behov Det skal gjennomføres et prosjekt der det utarbeides en helhetsplan for miljøtiltak i Børsesjøvassdraget. Miljødirektoratet har gitt et tilskudd til dette, og planen skal ferdigstilles i løpet av 2015. Planen skal kartlegge konkrete påvirkningskilder slik at tiltak kan iverksettes der det har størst miljømessig effekt. Tiltak som kan kombineres med tilrettelegging for friluftsliv og verneinteresser vil være en viktig del av denne planen. 110 Vurdering av tiltak og endringer Det er stor etterspørsel etter analyser fra kartavdelingen, og mange muligheter dersom man har tid til å gjennomføre disse. Kartanalysene gjennomføres i dag på en god måte i forhold til de ressursene vi har, men kan økes ved økt ressurstilgang. Prioriteringer Budsjettrammen for 2015 legges til grunn. For landbruk må lovpålagte saker prioriteres høyest. Etter dette kommer politisk prioriterte saker, og saker der det ytes offentlige tilskudd. 2015 er friluftslivets år, og det blir laget en plan for tiltak i den sammenheng. Dette samarbeides det med friluftsrådet om. For oppmåling skal det prioriteres å overholde fristene for saksbehandling. Kapasiteten er bedret fra høsten 2014 ved at vi har besatt en ledig stilling, og mulighetene for å nå målet om saksbehandlingstid er innen rekkevidde i perioden. For kart prioriteres FKB-baser generelt høyt, og Vegnett høyere enn før. Det er allerede levert mange nye opplysninger om Vegnett til Kartverket. Tjenesteyting til interne og eksterne brukere prioriteres også høyt. 111 Del tre - tilskudd andre 11 TILSKUDD Tilskudd, priser og stipendier 2015 i budsjettrammen for kommunalområdet BDK Søkbare tilskuddsordninger – kultur: Budsjett 2013 Kulturarrangementer 281 000 Kulturprosjekter 100 000 Kommunale anleggsmidler idrett 1 450 000 Nærmiljøanlegg idrett og friluftsliv 300 000 Aktivitetsmidler idrett 90 000 Drift barne- og ungdomsorganisasjoner 100 000 Barne- og ungdomsteater 70 000 Ungdomstiltak (via Skien Ungdomsråd) 75 000 Arrangørtilskudd (ikke enkeltarrangementer) 495 000 Organisasjonsdrevne grendehus 50 000 3 011 000 Totalt: Budsjett 2014 Budsjett 2015 281 000 281 000 100 000 100 000 1 450 000 1 450 000 300 000 300 000 90 000 90 000 100 000 100 000 70 000 70 000 75 000 75 000 495 000 50 000 3 011 000 495 000 50 000 3 011 000 Totalt: 150 000 30 000 10 000 150 000 50 000 10 000 400 000 150 000 30 000 20 000 150 000 50 000 10 000 410 000 150 000 30 000 20 000 150 000 50 000 10 000 410 000 Faste tilskudd: Frivilligsentraler28 – Gulset og Moflata Skiens Kunstforening Telemark Kunstsenter Telemark Symfoniorkester Arbeiderbevegelsens Arkiv Totalt: 600 000 455 000 412 000 210 000 45 000 1 722 000 618 000 469 000 425 000 210 000 45 000 1 757 000 638 000 484 000 439 000 217 000 47 000 1 825 000 Priser og stipendier: Ibsenprisen Kulturprisen Byggeskikkprisen27 Kunstnerstipend Arbeidsstipend for kunstnere Kultur- og idrettsstipend 27 28 Fra 2014 er byggeskikkprisen delt i to: byggeskikkpris og bevaringspris Fra 2015 overføres tilskuddene for frivilligsentralene til kommunalområde Helse og velferd 112 Oversikt over tilskudd i rammen til politisk styring og selskaper: Regnskap Regnskap Regnskap 2011 2012 2013 Tilskudd til Kirken og KF: Kirken Skien fritidspark KF Link arbeid KF Tilskudd til AS: Ibsenhuset AS ibsenhuset midlertid rentedekning Rev budsjett 2014 Kommentar 23 572 922 23 825 909 23 154 113 23 448 000 24 351 000 23 145 448 16 894 000 18 088 349 13 442 000 1 812 000 1 833 750 2 000 000 2 500 000 6 817 000 7 025 000 500 000 Skien Lufthavn AS 1 199 020 1 968 000 1 800 000 Skien lufthavn leie av driftsmidler 610 965 529 936 581 623 Visit Grenland 1 438 000 1 461 440 1 350 000 Vekst i Grenland IKS (tidl AS) 4 678 982 4 747 996 3 748 000 Telemark og Vestfold regionteater 3 207 144 3 306 572 3 415 716 Mersmak AS 800 000 829 000 800 000 Skien Dalen Skipsselskap AS Tilskudd til IKS: Telemark kommunerevisjon IKS 3 196 500 3 300 500 3 409 500 Gea Norvegica Geopark IKS 333 414 344 250 345 000 Renovasjon i Grenland IKS Tilskudd til kommunale samarbeid hvor andre er vertskommunne: Telemark interkommunale næringsfond 236 300 236 300 236 300 Telemarkskanalen som regionalpark 402 160 407 388 Servicebyen Skien AS 202 000 205 000 205 000 Rutebilstasjonen (leie) 120 000 120 000 120 000 Telemark museum 1 916 000 1 947 000 1 947 000 Tilskudd annet: Tilskudd til trossamfunn 3 477 150 3 540 420 3 404 627 Tilskudd VAR-avgifter 2 027 524 1 592 508 1 381 060 1 653 000 642 000 1 391 000 3 862 000 3 535 000 824 000 200 000 Tilskudd andre Tilskudd andre buffer Tilskudd andre Telemark turistforening Sum nytt budsjett 2015 6 710 000 6 817 000 112 500 3 513 000 366 000 237 000 427 000 211 000 120 000 2 156 000 3 460 000 1 696 000 225 000 73 210 675 71 433 000 Driftstilskudd 2013 var på 14,5 mill, i tillegg 3,6 mill dekn tidl års underskudd. I 2014 er det lagt inn 1,5 mill engangs til et vedlikeholdsfond, lite 12 150 000 deflatorkutt 2 500 000 ikke deflator 0 7 151 000 lite deflatorkutt 400 000 videreføring av tidligere vedtatt 1 135 000 nedtrapping 661 000 1 433 000 3 978 000 i tillegg midler fra BDK, næringsårsverk 3 617 000 statstilskudd øker kun 2,31% 824 000 ikke deflator 200 000 ikke deflator 0 3 206 000 ned 13% 377 000 0 ligger foreløpig i rammen til BDK 0 237 000 ikke deflator 440 000 270 000 200' sevicebyen, 70' gårdeierforeningen 120 000 ikke deflator 2 346 000 inkl engangs 125' 0 3 728 000 Økning som følge av diakonstilling 1 600 000 engangs -14 ungdom i oppdrag og 0 Gjerpen Misjonskirke 146 000 buffer 150 000 nytt 71 020 000 Tilskudd i budsjettrammen til HV – se 9.3.11 Tilskudd i budsjettrammen til oppvekst – se 8.8 113
© Copyright 2024