Sjelden Samhandling
Sjelden samhandling – videokonferanse
som verktøy i samhandling innen sjeldne
diagnoser
juni 8
2015
Sjelden Samhandling
Innhold
1. INNLEDNING ..................................................................................................................... 3
1.2
Bakgrunn .................................................................................................................... 4
1.3
Prosjektorganisasjon, parter og samarbeidsform ................................................... 4
1.4
Rapportens oppbygging ............................................................................................ 5
2.
METODE ............................................................................................................................ 5
3.
GJENNOMFØRING ............................................................................................................. 5
3.1
Forankring .................................................................................................................. 6
3.1.1
3.2
Anskaffelser/igangsetting ......................................................................................... 7
3.2.1
Anskaffelser ......................................................................................................... 7
3.2.2
Aktiviteter ........................................................................................................... 9
3.3
Personvern ............................................................................................................... 10
3.3.1
3.4
3.5
Aktiviteter ......................................................................................................... 10
Superbrukeretablering ............................................................................................ 10
3.4.1
Aktiviteter ......................................................................................................... 11
Brukeropplæring...................................................................................................... 11
3.4.1
4.
Aktiviteter ........................................................................................................... 6
Aktiviteter ......................................................................................................... 11
ERFARINGER ................................................................................................................... 12
4.1
Bruk av videokonferanse......................................................................................... 12
4.2
Tanker og erfaringer ................................................................................................ 13
4.2.1
4.3
Utfordringer ...................................................................................................... 14
Fremtidige bruksområder ....................................................................................... 14
5.
KONKLUSJON .................................................................................................................. 14
6.
VEDLEGG ......................................................................................................................... 15
6.1
Vedlegg 1 – Arbeidsgruppe/superbrukergruppe NKSD ....................................... 15
6.2
Vedlegg 2 – Superbrukerinstruks ........................................................................... 17
6.3
Vedlegg 3 - Milepælsplan ........................................................................................ 18
6.4
Vedlegg 4 - Forhåndsinformasjon brukeropplæring ............................................ 19
6.5
Vedlegg 5 – Invitasjon brukeropplæring ............................................................... 22
6.6
Vedlegg 6 – Brukeropplæring - sjekkliste lokale veiledere .................................. 23
6.7
Vedlegg 7 – Eksempler på elæring (Frambu) ........................................................ 25
1
Sjelden Samhandling
2
Sjelden Samhandling
1. INNLEDNING
Nasjonal kompetansesentertjeneste for sjeldne diagnoser (NKSD) er en landsdekkende
kompetansesentertjeneste. NKSD har et ønske om å effektivisere sin samhandling med sine
samarbeidspartnere, internt og eksternt, gjennom økt bruk av teknologi. Dette var bakgrunnen
for prosjektet «Sjelden samhandling», som har hatt fokus på økt bruk av videokonferanse til:
1.
Intern samhandling (møter og kompetansetilbud mellom to eller flere sentre)
2. Ekstern samhandling (samarbeidsmøter, kurs og veiledningstjenester til kommuner,
habiliteringstjenesten og andre samarbeidspartnere)
Prosjektets målsetning har vært at systematisk etablering og bruk av videokonferanse skal
bidra til større nærhet til samarbeidspartnere og brukere. I tillegg er det et ønske at ny
samhandlingsform skal øke og effektivisere administrativ og faglig intern kommunikasjon i
NKSD og øke kommunikasjon og kunnskapsspredning innen sjeldenfeltet.
Målgruppen har vært:
1.
Ansatte i NKSD sentralt og på sentrene er målgruppen for «Sjelden samhandling».
2. Samarbeidspartnere og brukere vil dra nytte av de ulike tjenestene som utvikles med
teknologistøtte gjennom prosjektet «Sjelden Samhandling».
NKSD skulle oppnå sine mål ved å forankre og etablere felles videokonferanseorganisasjon
(2014-2015) for alle sentrene som inngår i NKSD, som fase 1. Som fase 2 har man i
prosjektsøknad anbefalt:
1.
Etablering av skriftlige retningslinjer for bruk av videokonferanse
2. Etablering av juridiske retningslinjer for bruk
3. Kompetansekurs for tilrettelegging av fagtilbud via videokonferanse
Fase 1 og 2 skulle samlet bidra til brukerrettet praksis ved alle sentre (2015).
Sentrene som inngår i NKSD har veldig forskjellig ståsted og erfaring med bruk av
videokonferanse. Det er et spenn fra «drevne» brukere på flere bruksområder til noen helt
uten erfaring. Dette har bidratt til at det har vært utstrakt erfaringslæring i prosjektgruppen
som ble etablert. Prosjektet har kunnet bygge en plattform på eksisterende materiale ved noen
sentre og valgte i samråd med kontaktperson i NKSD og prosjektgruppa og etablere
retningslinjer for felles bruk, basert på dette materialet, som et felles grunnlag.
3
Sjelden Samhandling
I prosessen har det fremkommet mange diskusjoner, deriblant personverndebatt. Siden flere
sentre tilhører Oslo Universitetssykehus HF (OuS), så var de pålagt å søke sikkerhetsleder om
godkjenning av nye tjenesteformer med bruk av videokonferanse. Prosjektet valgte derfor å
nedsette en komite som sammen med prosjektleder utførte en søknadsaktivitet som ikke
opprinnelig var planlagt.
1.2
Bakgrunn
Kort om kartlegging forprosjekt, fra rapport
1.3
Prosjektorganisasjon, parter og samarbeidsform
Prosjektdeltakere internt har vært:
1. NKSD
2. 9 kompetansesentre for sjeldne diagnoser. Frambu kompetansesenter for sjeldne diagnoser
har i prosjektperioden vært utvalgt som «pådriversenter». Kari Hagen, Leder, Avdeling for
tjenesteinnovasjon, kommunikasjon og teknologi, Frambu har vært NKSDs kontaktperson.
3. Prosjektgruppe (Vedlegg 1)1
Andre samarbeidspartnere har vært:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Prosjektleder (Tromsø Telemedicine Consult, TTC) ved prosjektleder Bodil Bach,
seniorrådgiver, TTC2
Norsk Helsenett SF (videotjenesten)
SeeVia (videokonferansekatalogen)
VIJU (rammeavtaleleverandør videokonferanse)
IKTansvarlige for alle sentre3:
a. Sykehuspartner
b. MTV, OuS (Videokonferanseansvarlige OuS)
c. Teknisk avdeling, Lovisenberg sykehus
d. Helse Nord IKT
e. Helse Vest IKT
Heidi Thorstensen, Sikkerhetsleder, OuS
Arbeidsform
Samarbeidet i prosjektet har foregår via telefon, epost og videokonferanse. Prosjektet
gjennomførte også brukeropplæringer via videokonferanse.
NKSD hatt en intern prosjektgruppe, som har sikret forankring hos ansatte i sentrene. Dette personellet blir «pådrivere» i
egne sentre som superbrukere, når man går over i en felles driftsfase.
2
Prosjektet benyttet ekstern prosjektleder fra TTC, med god kompetanse på slike innføringer og med lang erfaring med
samarbeid med sjeldensentre i tidligere utviklingsprosesser og aktiviteter.
1
For å forankre og sikre fremdrift og teknisk tilrettelegging har prosjektet hatt tett samarbeid med nødvendige
samarbeidspartnere innenfor IKT og sikkerhet.
3
4
Sjelden Samhandling
1.4
Rapportens oppbygging
Oppbygning er som følger:
Kapittel 2 beskriver metoden
Kapittel 3 beskriver gjennomføring
Kapittel 4 beskriver erfaringer
Kapittel 5 konklusjoner
Kapittel 6 vedlegg
2. METODE
Prosjektet er basert på de etablerte nasjonale strategier og den nye organisering av NKSD, som
fremkom som resultat av disse4.
Prosjektets erfaringsgrunnlag
Det er gjennomført et forprosjekt som har gjennomført en enkel kartlegging. Kartleggingen
bestod av en workshop og etterfølgende questbackskjema til alle sentre5. Frambu har bla vært
en pådriver ift bruk av videokonferanse i større skala og har utdannet personell som ivaretar
dette. Kari Hagen har gjennomført Mastergrad i telemedisin, Universitetet i Tromsø (UiT),
som gir senteret en god grunnkompetanse for denne utviklingen. Frambu ble derfor
pådriversenter i prosjektet med NKSD sin kontaktperson.
TTC har etablert en innføringsmodell som benyttes i samarbeid med HF og kommuner.
Elementer herfra er benyttet i NKSD sin innføring.
Nye teknologistøttede tjenester er godt dokumentert på NST sine nettsider. Dette gir et god
basisgrunnlag også for utvikling i NKSD.
3. GJENNOMFØRING
Innføring av videokonferanse og elæring i NKSD og deres sentre, er viktig for at de skal oppnå
sine mål, for intern og ekstern samhandling. Det er hensiktsmessig at NKSD og
sjeldensentrene har en helhetlig organisering og samme retningslinjer for bruk av disse
verktøyene. Kartleggingen viste store variasjoner i sentrenes erfaringsgrunnlag, så det er også
4
5
Sjelden samhandling – videokonferanse som verktøy i samhandling innen sjeldne diagnoser, prosjektbeskrivelse; 2014
Kartleggingsrapport (2014)
5
Sjelden Samhandling
hensiktsmessig å få alle sentrene med i denne utviklingen for at alle skal kunne oppnå felles
mål.
«Sjelden samhandling» er i sin helhet finansiert av midler fra NKSD og tidsrammen var satt fra
august 2014 til 30. juni 2015. Tidsrammen var satt såpass bred, for å gi anledning til at alle
sentre skulle kunne ha en prosess internt ift nødvendig tilnærming av nye tjenesteformer.
Prosjektet skulle ivareta:
1.
Forankring
o
Ledernivå (første forankringsmøte september 2014).
o
Ansatte – etablere ressursgruppe der alle sentre er representert og rutiner for videre
ressursansvar.
2. Anskaffelser/igangsetting (rådgivning ved anskaffelse teknisk tilrettelegging, veiledning
bruk, utformet oversikt over sentrenes tilgang til utstyr og etablere rutiner for oppkobling,
drift og support gjeldende for alle sentre, basert på felles grunnlag).
3. Etablere superbrukere med felles instrukser på hvert senter (Vedlegg 2).
4. Gjennomføre brukeropplæring for ansatte.
Milepælsplan (Vedlegg 3).
3.1
Forankring
Skal alle sentre ha samme forutsetninger for bruk av videokonferanse, er det en forutsetning at
dette er innført i regi av NKSD og deres ledergruppe, samt i sentrenes egne organisasjoner.
Dette krever bred forankring på alle nivå i NKSD.
3.1.1 Aktiviteter
1.
Statusrapporter til lederforum (skriftlig og muntlig)
2. Statusrapporter prosjektgruppe (skriftlig og muntlig)
3. Markedsføring av aktiviteter Facebook6
4. Prosjektgruppemøter med:
a. Temapresentasjoner og diskusjoner
b. Intern erfaringsutveksling om bruk av videokonferanse
c. Eksterne «gjester»7
6
7
https://www.facebook.com/telemedicineconsult?ref=hl
Eksempelvis MTV i OuS og SeeVia videokonferansekatalogen
6
Sjelden Samhandling
5. Egne sentermøter med hvert senter og prosjektleder
6. Distribusjon av informasjon i alle sentre, til alle ansatte
7. Brukeropplæring for alle ansatte (kapittel 4.4)
8. Utformet retningslinjer «God bruk av videokonferanse i NKSD»
9. Utformet hurttigguide for møterom (oppslagsinformasjon )8
3.2
Anskaffelser/igangsetting
Prosjektet er basert på videokonferanse, som samhandlingsform. Det kan brukes
videokonferanse i flere former, på alle tjenestenivå. Videotjenesten i Norsk Helsenett SF er
nettleverandøren som helsesektoren benytter. Norsk helsenett SF er et trygt, dedikert nettverk
for kommunikasjon i helsesektoren, både internt og eksternt. Samtaler via Norsk helsenett er
kryptert og avlyttingssikkert. Dette sikrer at ingen ringer til et utstyr der det foregår møter
eller pasientkonsultasjoner. Mikrofon går alltid av når det ringer på møteromsutstyr og
samtaler er kryptert og avlyttingssikkert.
Cisco Jabber video
Cisco Jabber ™ Video for Telepresence, heretter kalt Jabber Video, er nå tilgjengelig som en
gratis desktop videokonferanseløsning i Norsk helsenett. Jabber Video er en klient som
fungerer med PC med Windows, Mac (OS X) og iPad (iOS), for å gi høykvalitets
videokommunikasjon (HD) fra det sted man trenger9. Jabber Video er fleksibel og kan justeres
ift tilgjengelig netthastighet, for å sikre best mulig kvalitet.
3.2.1 Anskaffelser
Videokonferanseutstyr kan anskaffes via Norsk helsenetts rammeavtale, som er inngått på
vegne av hele helsesektoren10. Avtalen innbefatter deres kunder fra helseforetak (HF),
institusjoner, kommuner med flere. Noen velger også å bruke egen rammeavtaleleverandør.
Hvert senter er beslutningsansvarlig ift innkjøp og etablering av videokonferanse i eget senter.
Sentre som ikke har hatt egen tilgang til eget videokonferanseutstyr, har selv besørget
anskaffelse og etablering etter gjeldende regler og rammeavtaler der de er fysisk tilhørende11.
8
9
For å kunne kommunisere med HD kvalitet, anbefales minst 1,2 Mbps netthastighet
Leverandøren pr. 2015 er VIJU.
10
7
Sjelden Samhandling
11
De fleste sentrene er tilknyttet et helseforetak
8
Sjelden Samhandling
For NKSD gjelder:
Bestilling av videokonferanseutstyr og Jabber video
1.
Senter utenfor HF (Frambu) kan følge rammeavtalen i Norsk Helsenett direkte for
bestilling av videokonferanse.
2. Sentre i HF følger HFets gjeldende regler for anskaffelser av videokonferanse.
3. Senter utenfor HF bestiller en Jabber bruker hos [email protected] og da sendes en
epost til bestiller12.
4. Senter i HF følger gjeldende regler for anskaffelser og bestiller Jabber bruker gjennom de
faste kanaler.
Mer informasjon13.
3.2.2 Aktiviteter
1.
Prosjektet har gitt bistand i anskaffelser av videokonferanser.
a. Informasjon om videokonferanse, Norsk Helsenett SF tilpasning av utstyr som ikke
inngår i helsenett (testing og prosedyre for oppkobling mellom nettverk14)
b. Bistand og oppfølging ift nyanskaffelser15
c. Dialog med alle sentre sine IKTansvarlige16
d. Bestilling av Cisco Jabber video17 og oppstart og bruk for alle sentre. Dette er mange
nå godt informert om.
e. Bestilling av virtuelle møterom til alle sentre (med og uten PINkode)
f.
Avklart drift og support for alle sentre18
g. Utformet oversikter19:
i. Kontaktpersoner i videokonferansenettverket rundt NKSD.
ii. Nummeroversikt møterom i NKSD.
iii. Nummeroversikt virtuelle møterom i NKSD.
iv. Nummeroversikt Jabber video i NKSD.
Passordlenken har pr 2015 en levetid på 24 timer. Men Helsenettet erfarer at noen epostservere "friserer lenken" slik at
den blir ubrukelig. I disse tilfellene kan man ta kontakt med Norsk helsenett SF på 02017 – videovakt, så fikses dette
manuelt.
13
Retningslinjer NKSD «God bruk av videokonferanse i NKSD» (2015)
14 TAKO har utstyr som ikke inngår i helsenett, prosjektleder har koblet leverandør, helsenett og IKT ved Lovisenberg for å få
senteret på nivå med de andre
15 I prosjektperioden har
16 MTV i OuS har deltatt på flere møter, for presentasjon, bistand i opplæring og veiledning ved anskaffelser
17 Personlig videokonferanse, servertjeneste i Norsk helsenett SF
18
Sentre i HF må forholde seg til HFets retningslinjer for drift og support
19 Retningslinjer for bruk av videokonferanse
12
9
Sjelden Samhandling
3.3
Personvern
Risiko- og sikkerhetsanalyse (ROS) for bruk av videokonferanse er et pålegg for alle som starter
med bruk av ny teknologi. Sjelden samhandling hadde ikke estimert for dette, men baserer
etableringen på gjennomførte ROS i sammenlignbart miljø20.
3.3.1 Aktiviteter
1.
Møte med Sikkerhetsleder ved OuS, Heidi Thorstensen.
2. Sendt søknad for godkjenning av bruk av videokonferanse, ift aktuelle scenarioer for
alle sentre i NKSD.
3. Foreslått tiltak for å ivareta personvernet som vedlegg til søknad.
4. Når søknad er godkjent, skal denne integreres i sentrenes kvalitetshåndbøker, samt
tilgjengeliggjøres gjennom NKSDs retningslinjer21.
5. Risiko- og sikkerhetsanalyse, tilgjengeliggjøres for NKSD. Denne er utført av Sykehuset
Innlandet HF (SIHF) og deres kommuner og kan brukes relatert til NKSDs
videokonferanseaktivitet22.
3.4
Superbrukeretablering
Skal videokonferanse integreres som et naturlig verktøy i NKSDs samhandling er det
nødvendig at personell dedikeres som sentrenes superbrukere (Vedlegg 2). Sentrene avsatte
personell til å delta i prosjektgruppen og disse har fått en grundig innføring i bruk av
videokonferanse, både gjennom brukeropplæringene, men også gjennom temadisksujoner og
informasjon i prosjektgruppemøter og ellers i kontakt med prosjektleder.
Dette gir et godt grunnlag for at disse personene dedikeres videre som superbrukere i egen
organisasjon. Det er et lederansvar å sørge for at det tilrettelegges for dette. Spesielt i starten er
den nye samhandlingsformen sårbar og ansatte trenger rask bistand når de skal bruke
videokonferanse eller når noe teknisk feil oppstår. Det er opp til hvert senter å velge om de vil
ha en eller flere som dekker denne rollen, slik at man sikrer kontinuitet23.
Sykehuset Innlandet HF og deres kommuner
Retningslinjer «God bruk av videokonferanse i NKSD» (2015)
22 Godkjent av Sikkerhetsleder i SIHF.
20
21
Noen velger kanskje en fagpersonell og en kontormedarbeider, for å sikre at deres ansatte får tilstrekkelig hjelp når det
trengs.
23
10
Sjelden Samhandling
Superbrukernes (og ansattes) verktøy i bruk og support av videokonferanse, er de utformede
retningslinjer og hurttigguide. Alle ansatte skal være kjent med disse og vite hvor de kan finne
den nødvendige informasjon.
3.4.1 Aktiviteter
1.
2.
3.
4.
Informasjon, opplæring, veiledning gjennom hele prosjektperioden
Kontinuerlige undersøkelser rundt innkomne spørsmål og avklaringer
Utformet instruks for superbrukere
Anbefalinger for videreføring (kapittel 5)
3.5
Brukeropplæring
Sjelden samhandling, i regi av prosjektgruppa, gjennomførte en todelt brukeropplæring i mars
201524 (Vedlegg 4,5,6). Prosjektgruppa etablerte en programkomite25.
Brukeropplæringen var inndelt som følger:
Del 1: Teknisk del, der deltakerne fikk teori og trening i bruk av videokonferanse.
Del 2: Praktisk trening med rollespill.
Totalt deltok 93 ansatte fra alle sentre i denne brukeropplæringen (Vedlegg 4,5,6).
3.4.1 Aktiviteter
1.
Programkomite utvalgt (Frambu, NKSD, NK-SE og prosjektleder)
2. Planlegging av brukeropplæring (del 1 og 2 og logistikk rundt gjennomføring og rollespill)
3. Markedsføring av brukeropplæring
4. Påmeldingsregistrering
5. Gjennomføring av brukeropplæring
6. Opptak av rollespill for bruk i undervisning/presentasjoner
7. Evaluering med Questback
8. Oppsummering26
Evalueringsgrunnlaget ønskes benyttet i publisering internasjonalt27.
2,4,5,9,12,16 og 23 mars 2015
Kari Hagen, Elisabeth Holme, Marte Årva og Bodil Bach
26 Oppsummering utført i programkomite, basert på evaluering, samt presentert for prosjektgruppen med etterfølgende
diskusjoner.
27 Kari Hagen, Frambu og Elisabeth Holme, NKSD, har levert abstrakt til internasjonal konferanse, basert på dette grunnlag
24
25
11
Sjelden Samhandling
4. ERFARINGER
Her oppsummeres en del erfaringer etterspurt hos sentrene.
4.1
Bruk av videokonferanse
Tabell 1: Oversikt over bruk av videokonferanse 2014-2015
Senter
Utreiser
1.
NKSD
Møter
internt/eksternt
7+
2.
NEVSOM
7
2
4.
SSD
7+
5 / 4 /flere
3.
NSCF
Flere
4.
NK-SE
31
5.
NAPOS
1/6/ /6
6.
Frambu
7.
TAKO,
Lovisenberg
Diakonale
Sykehus
4+
1
8.
TRS
7+
1
9.
NMK, UNN
H
34
3/1
8
Kurs
28
30
29
Flere/2
4+
33
Annet
34
31
32
35
2 /2
36
37
3
38
Kurs for skolepersonell som skal ta imot elever i 1. og 2. klasse
Kurs for andre målgrupper
30 Interne møter i prosjektgruppe, lederforum i NKSD og andre
31 Samarbeidsforum for leger som jobber med CF i Norge og foredrag og samarbeidsmøte med ernæringsfysiologer i region
Nord, ca. 6-7 studio og 20 personer deltok
32
Sjelden samhandling og bruker opplæring, deltakelse på kurs, pasientrettet veiledning/rådgivning til lokalt miljjø,
28
29
Undervisning - sjelden epilepsi for Hab i Tromsø, opplæring internt NKSE og SSE, forelesninger fra familiekurs
Kurskomitemøte på videokonferanse med pasientforeningene NPF og PIN (en i Mo i Rana og en i Skien), Møter via
Jabber med leder- og referansegruppen i NKSD, 3. Møter via videokonferanse i ulike komiteer/grupper på NKSD
34 Videokonferansegruppe og kommunikasjonsgruppe)
33
Internundervisning via Lync (ta inn leger som er tilknyttet NAPOS i Stavanger og Bergen)
Brukeropplæring i NKSD
37 Brukeropplæring i NKSD
38 Diagnostiske møter
35
36
12
Sjelden Samhandling
Eksempler på bruksområder internt:
1. Opplæring i bruk av videokonferanse videokonferanse i regi av prosjektet
2. Samarbeidsmøter i prosjektgruppen
3. Samarbeidsmøter i ledergruppen og referansegruppen i NKSD
4. Andre samarbeidsmøter i NKSD (mellom sentre, prosjekt etc)
5. Internundervisning (sentre som er geografisk lokalisert flere steder
6. Internundervisning i NKSD (Brukeropplæring for eksempel)
Eksempler på bruksområder internt:
1. Kurskomitemøter (planlegging mm)
2. Møter med pasientforeningene
3. Samarbeidsforum for leger som jobber med CF i Norge
4. Foredrag og samarbeidsmøte med ernæringsfysiologer i helseregionene
5. Pasientrettet veiledning/rådgivning til lokalt miljø,
6. Undervisning - sjelden epilepsi for Hab i Tromsø,
7. Opplæring internt NKSE og SSE
8. Habsam prosjekt møter
9. Forelesninger fra familiekurs
Et senter kommenterer:
«Det er veldig bra at vi slipper å reise inn til NKSD hver gang vi skal være med i en ny
komite (noe det har blitt litt av for min del i det siste). Vi har også brukt det i forhold til
pasientorganisasjonene og de har vært fornøyd med å slippe å reise så langt. Vi bruker det
også i forhold til å ta inn eksterne leger til internundervisning (Irene Karin Lillestøl
Duinker, NAPOS).
4.2
Tanker og erfaringer
Et senter sier:
«Jeg tenker det viktigste er å komme i gang, prøve det ut i praksis og ha en løs og ledig
tone. Ikke skremme egne folk enda lenger vekk med å presentere for mange regler om
klær, veggfarge, rot i bakgrunnen osv før de har kommet i gang. Vi må ha fokus i starten
på at vi sender best mulig bilder og lyd» (Synne Heivang, SSD).
Noen tilbakemeldinger fra sentrenes etter prosjektperioden:

Å kontakte de som skal hjelpe til teknisk i andre enden og teste i forkant er helt
nødvendig.
 Jabber med kommunene er en utfordring, bruk videokonferansestudioer hvis mulig. Vi
ble lurt til å tro at det skulle være så fint og har hatt store problemer med Jabberbrukere vi har lånt ut.
 vi er fortsatt litt i startfasen og har begrenset erfaringer med bruk av VK
 denne uken har vi bestilt utstyr, SX10 og flatskjerm, vi får det om 3-4 uker
 vi har installert Jabber på en felles PC som står på et eget møterom med inntil ca. 6
plasser. Videoutstyret SX10 vil bli installert på dette møterommet.
13
Sjelden Samhandling



vi har testet Jabber et par ganger med blandet erfaringer. Det fungerte litt både og. Vi
ble stadig kastet ut og måtte ringe opp igjen
vi har god hjelp og kontakt med Rolf Hoel og Dag Christensen
4c: Nyttig, effektivt, enkelt, syns det virker bra, lett teknikk, stor mulighet for å ha fin
kontakt med fagpersonell rundt omkring i Norge
NAPOS uttrykker:
«Vi er veldig fornøyd med å øke bruken av videokonferanse! Denne komiteen har hjulpet
oss over en av kneikene med å komme i gang og alle er positive til å fortsette og øke
bruken. Vi har hatt litt oppstartsproblemer og negative holdninger, men de har
forsvunnet som dugg for solen når ting begynner å virke» (Irene Karin Lillestøl Duinker,
NAPOS).
4.2.1 Utfordringer
Noen utfordringer sentrene har støtt på og hvilke tiltak som kan hjelpe.
Vi hadde problemer med å booke inn eksterne studio på et lite sted. I Kragerø var der 5 studioer
som vi klarte å identifisere men de var enten ute av drift eller allerede booket på vårt
møtetidspunkt. Til slutt måtte representanten reise til nabokommunen for å være med. Vi har
også hatt problemer med å koble oss opp mot et advokatfirma, og vi måtte til slutt låne rom på
sykehuset i nærheten. Men på sykehusene har de hatt godt utstyr og vært flinke med å hjelpe oss
å koble oss opp uten noen kostnader.
4.3
Fremtidige bruksområder
Her kommer innspill fra:
5. Sentermøter
6. Prosjektgruppemøter
7. Siste innspillsrunde
NAPOS:
Fremtidige nye bruksområder er oppfølgingsmøter på skoler og barnehager, samt genetisk
veiledning.
5. KONKLUSJON
Oppsummering
Videreføring
14
Sjelden Samhandling
6. VEDLEGG
6.1
Vedlegg 1 – Arbeidsgruppe/superbrukergruppe NKSD
Senter
Kontaktperson
Tittel
Epost
Tlf
10. NKSD
Stein Are Aksnes
Prosjekteier/Leder
[email protected]
23 02 69
74/ 46 66
42 77
11. NKSD
Elisabeth Holme
Spesialpedagog
[email protected]
23 02 69
75/
908354
12. NEVSOM
Michael Lensing
Spesialpedagog
[email protected]
97 76 90
56
7.
Synne Heivang
Kursrådgiver
[email protected]
23 07 53
41/41 60
16 89
SSD
[email protected]
13. NSCF
Birthe Christensen
Sosialfaglig rådgiver
[email protected]
23 01 55
90 /22 11
76 84
14. SSE
Marte Årva
Spesialpedagog
[email protected]
67 50 13
49/41 45
12 53
7.
NAPOS
Irene Duinker
Kunnskapskoordinator
[email protected]
55 97 78
35
15. NAPOS
Genetisk veileder
[email protected]
55 97 31
44
16. Frambu
Marte Høvik
Hammersland
(PERMISJON
2015)
Kari Hagen
[email protected]
64 85 60
46/907
49 021
17. Frambu
Christoffer Hals
Avdelingsleder
Avdeling for
tjenesteinnovasjon,
kommunikasjon og teknologi
Kommunikasjonsrådgiver
[email protected]
45 66 59
96
[email protected]
18. TAKO,
Lovisenberg
Diakonale
Sykehus
19. TAKO,
Lovisenberg
Diakonale
Sykehus
20. TAKO,
Lovisenberg
Diakonale
Sykehus
Hilde Nordgarden
Avdelingsleder
[email protected]
47 01 46
47
Marianne Lange
Hauge
Kommunikasjonsrådgiver
[email protected]
23 22 59
22
Brynhild Foshaug
Kommunikasjonsrådgiver
[email protected]
23 22 59
22
15
Sjelden Samhandling
Senter
Kontaktperson
Tittel
Epost
Tlf
21. TRS
Thale Hartmann
Kommunikasjonsrådgiver
[email protected]
99 54 66 38
22. TRS
Synnøve Solberg
Teknisk ansvarlig
[email protected]
95 28 28 76
23. NMK, UNN HF
Jorun Willumsen
Rådgiver
[email protected]
77627217
16
Sjelden Samhandling
6.2
Vedlegg 2 – Superbrukerinstruks
NKSD har en superbrukergruppe med minst en superbruker fra hvert senter39.
SUPERBRUKER i NKSD skal:
1.
Ha solide kunnskaper om videokonferanse (litt mer enn den vanlige bruker)
2. Bistå kolleger med tilrettelegging og oppkobling
3. Være første instans for teknisk support og bistå til support har hatt effekt (jfr teknisk
support, vedlegg xx)
4. Vedlikeholde etablerte retningslinjer for bruk av videokonferanse40
5. Ivareta kontakt med ansvarlig IKT selskap, teknisk ansvarlig i HF, Norsk Helsenett SF
slik at utstyr og bruk følger de gjeldende regler og rutiner ift videokonferanse innen
helsesektoren.
6. Sørge for at alle ansatte i eget senter er opplært i bruk av videokonferanse og kjent med
gjeldende retningslinjer for bruk av videokonferanse.
a. Superbrukergruppen gjennomfører en årlig opplæring i fellesskap etter
gjeldende prosedyre for opplæring41.
b. Superbrukere i to sentre kan avtale ad hoc oppkoblinger for opplæring til
nyansatte eller oppfriskning for de som ønsker dette.
Noen sentre har en gruppe som skal ivareta drift og support
Møteromsinformasjon og i Kvalitetshåndbok
41 Etter mal fra brukeropplæring 2015.
39
40
17
Sjelden Samhandling
6.3
Vedlegg 3 - Milepælsplan
Prosjektstart:
11. august 2014
Prosjektslutt:
30. juni 2015
Aktivitet
AU
SEP
OK
NO
DE
JA
FE
MAR
APRI
MA
JUN
G
T
T
V
S
N
B
S
L
I
I
Fase 1
Forankring
Anskaffelser/igangsettin
g
Etablering
superbrukere/instruks
Etablering rutiner
Brukeropplæring
18
Sjelden Samhandling
6.4
Vedlegg 4 - Forhåndsinformasjon brukeropplæring
Sjelden samhandling 2015
Nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne diagnoser (NKSD) etablerer videokonferanse som en
samhandlingsform, internt og med eksterne samarbeidspartnere. Prosjektgruppen i «Sjelden
samhandling» ønsker derfor å inspirere ansatte som er tilknyttet våre sentre gjennom et
praktisk opplæringskurs i mars 2015. Alle sentrene deltar, og det er organisert slik at to og to
sentre møtes. Én av dagene møtes tre sentre.
Brukeropplæring gjennomføres 2, 4, 5, 9, 12, 16 og 23. mars 2015.
Formål:
1. Kort innføring og praktisk trening i bruk av videokonferanse
2. Få bedre innsikt og kompetanse i hvordan videokonferanser kan benyttes i
samhandling med interne og eksterne samarbeidspartnere.
PROGRAM
Kl. 12.45-13.00 Oppkobling til virtuelt møterom 999406
Praktisk forberedelse i studioene: navneskilt, kaffe mv
Kl. 13:00-13:15 Oppstart og presentasjon v/Kari Hagen
Videoveiledning i sjeldensentre
Kl. 13:15-13:45 Del 1: Kort innføring og praktisk trening i bruk av videokonferanse
Kl. 13:15-13:25 Teori om bruk v/Rolf Hoel, OuS
Kl. 13:25-13:50 Praktisk bruk v/teknisk ansvarlig (to og to studio og i virtuelt møterom)
Kl. 13:50-13:55 Pausestrekk
Kl. 13:55-15:00Del 2: Virtuelt møterom 999406
Bruk av videokonferanse –praktisk trening skjermdialog v/møteleder og
deltakere
Det er nødvendig at deltakerne forbereder seg litt før de stille på brukeropplæringen.
Del 1: Anbefalte informasjon
1. Om videokonferanse
2. Bruk av videokonferanse
3. Enkelt oppsett om videokonferanse på Frambu
4. Videoveiledning v/Kari Hagen
E-læringskurs som er sendt alle deltakerne på e-post
19
Sjelden Samhandling
Del 2: Tips for gjennomføring
Praktisk trening i møtegjennomføring på videokonferanse. Hvert senter kontaktes direkte og
avklarer enkle case og rollebeskrivelser.
1.
Videokonferansemøte - «Case»
2. Møteinnhold:
a. Kort gjennomgang av diagnose (hvis det er planlagt/nødvendig), deretter dialog
med brukere/fagpersoner.
b. Trening kommunikasjon/dialog, ikke vektlegg faginnhold.
Tips til møteledelse på videokonferanse
1.
Navneskilt på bordet (for eksempel Frambu)
2. Møteleder og ordstyrer fra «kompetansesenter»
3. Samarbeid med koordinator hos mottaker
4. Enkelt oversiktskart over deltakere hos mottaker
5. Presentasjon av deltakere
6. Info om kontekst; nettmøte/taushetsplikt, tema for henvendelse/ veiledning, hvordan
møtet er tenkt lagt opp/tidsplan.
7. Sikre at deltakere kommer til orde
8. Invitere bruker/pårørende til kort presentasjon av status
9. Møtestruktur, passe på at en får belyst det som er tema for møtet – avbryte egne
fagpersoner om de "glemmer seg" og blir for opptatt av eget faglige ståsted.
10. Småpauser til meningsutveksling i hvert studio
11. Avslutte, konkludere og oppfølging/veien videre
Tips til teknisk gjennomføring av videokonferansemøter
1.
Utpeke teknisk ansvarlig i hvert studio (møtedeltager slik at man/alle lærer seg å koble
opp, styre kamera og mikrofon).
2. Oppkobling (superbruker fra senteret tilgjengelig)
3. Kamera (Variasjon i kamerautsnitt)
4. Mikrofon (av, når dere ikke snakker)
20
Sjelden Samhandling
Diskusjonspunkter til brukeropplæringen, del 2.
Etter rollespill, er hensikten å diskutere det som er særegent for videokonferansemøter, og
ikke diskutere hva ett godt møte er, generelt. Likevel er det viktig å ha i bakhode hva god
møtevirksomhet/møteledelse er.
Hva fungerte godt/dårlig ved:
1.
Egen og andres aktivitet/deltakelse?
Hva bidrar til:
1.
God atmosfære og trygghet?
2. Teknisk ivaretakelse?
3. Møtestruktur?
a. Avklaring av møteledelse, ordstyring, tidsstyring,
b. Rolleavklaring /presentasjonsrunde
c. Bakgrunn, hensikt for møte tidlig definert, gjennomgå møtestruktur, regulering
av aktivitet, passive versus aktive (stilles det direkte, konkrete spørsmål?)
d. At ønsker, tanker og forventninger avklares
e. Klargjøring av problemstillinger, innhenting av nødvendig informasjon
(innledningsvis og underveis), ivareta alles fokus og arbeidsområder (ivaretakelse
av følelser)
f.
Knytte informasjon og temaer i møtet opp mot den det gjelder, avklare felles
forståelse (individ versus systemnivå)
g. Måloppnåelse
h. Avslutning: oppsummering, oppgavefordeling og ansvarliggjøring
Andre diskusjonspunkter:
1.
Inviteres det til dialog/lykkes man?
2. Kameraposisjon?
3. Fysisk fremstilling – kroppsspråk, stemmebruk? Hvordan fange opp tegn fra mottakers
side?
4. Forstyrrelsesmomenter? (fikling med ark foran mikrofon, flytting av mikrofon under
møte, forsinkelse av lyd eller bilde, annet?)
5. Må man ha teknisk ansvarlig og møteansvarlig?
6. Pausebruk?
VELKOMMEN!
21
Sjelden Samhandling
6.5
Vedlegg 5 – Invitasjon brukeropplæring
Sjelden samhandling 2015
BRUKEROPPLÆRING VIDEOKONFERANSE
«Bruk av videokonferanse – teknisk og praktisk bruk»
BAKGRUNN
Prosjektet «Sjelden samhandling» etablerer videokonferanse som samhandlingsverktøy i
Nasjonalt Kompetansetjeneste for sjeldne diagnoser (NKSD). I den forbindelse tilbys innføring
i bruk av videokonferanse.
Kursene arrangeres i samarbeid mellom «Sjelden Samhandling», TTC (Tromsø Telemedicine
Consult) og teknisk ansvarlige ved UNN HF, Helse Bergen, OuS, Frambu.
MÅLGRUPPE
Alle ansatte og tilknyttet personell i sjeldensentre som inngår i NKSD.
GJENNOMFØRING
Kursene foregår på videokonferanse fra hvert senter/HF. Senterkontakt gir beskjed om hvilket
møterom som er booket for deg. Påmelding til hver «senterkontakt» (SE SIDE 2). FRIST 20.
FEBRUAR 2015.
INNHOLD I OPPLÆRINGEN
Oppstart og presentasjon
Videoveiledning i sjeldensentre v/Kari Hagen
Del 1: Teknisk bruk – gjennomgang og praktisk tilrettelagt trening (anbefalt
forhåndslitteratur (som elæring) sendes til deltakerne etter påmelding).
Del 2: Bruk av videokonferanse – gjennomgang og praktisk trening skjermdialog
(Deltakerne får tilsendt informasjon om dette etter påmelding).
22
Sjelden Samhandling
6.6
Vedlegg 6 – Brukeropplæring - sjekkliste lokale veiledere
Til lokale veiledere under brukeropplæring 2015
Alle møterom som involveres i brukeropplæring i Sjelden samhandling, har lokale veiledere.
Disse er ansvarlig for praktisk trening etter sjekkliste.
Ved OuS, Helse Bergen, UNN HF er det avtalt at teknisk ansvarlig personell bistår i punkt 2
sammen med senterrepresentant. Noen steder ivaretar senterrepresentant selv begge punkter.
Teknisk ansvarlig:

Rolf Hoel (OuS)

Dag Christensen (OuS)

Synne Heivang (SSD, OuS)

David Gonzales (UNN HF)

Helse Vest IKT (Helse Bergen HF)

Hilde Nordgarden (TAKO)

Synnøve Solberg (TRS)
Deltakerne gjennomgår forhåndsinformasjon nedenunder FØR opplæring:
1.
Kort informasjon om bruk av videokonferanse.
2. Informasjon om del 2 av opplæringen.
Brukeropplæring - inndeling:
Del 1:
Vi starter i plenum der ALLE ringer virtuelt møter 999406 eller [email protected] (fra NAV).
Møteleder åpner, lokale veiledere presenterer sitt studio med «hei og hvilket senter».
Gjennomgang fjernkontroll, touch mm.
Praktisk trening to og to studio (se ringelogistikk)
Del 2:
Praktisk trening på møte med rollespill tilpasset hvert kursdag og deltakere (se
forhåndsinformasjon).
Sjekkliste til lokale veiledere
Punkter som skal gjennomgås sammen med lokale veileder og alle deltakere
1.
Møteromsbooking og forberedelser
2. Forberedelser og oppkobling i og utenfor helsenett; punkt til punkt; flerpart (Prosedyre
for oppkobling) Uvante brukere? Avtale tid for test av utstyr
3. Ringe opp punkt-til punkt og virtuelt møterom, fra helsenett til NAV og NAVhelsenett
23
Sjelden Samhandling
4. Kamera-, mikrofonstyring. Hvordan se eget bilde? Av/på mikrofon
5. Mobiltelefoner av under sending!
6. Gjennomføring av møtet og råd og tips
7. Snakk om registrering av møter. DPS har gjort dette, slik at alle som gjennomfører
møter registrerer etterpå i eget skjema (deltakere, antall studio, formål, hva ville du
gjort uten videokonferanse). ANBEFALES AT DETTE INNFØRES. Dette gir god
oversikt til virksomhetsrapportering.
24
Sjelden Samhandling
6.7
Vedlegg 7 – Eksempler på elæring (Frambu)
Anbefalt videreutvikling av retningslinjer er enkle elæringstilbud, der retningslinjer
presenteres og tilgjengeliggjøres enkelt for hvert senter.
Eksempler på elæring i Junglemap som finnes ved Frambu:
1.
Enkelt oppsett om videokonferanse på Frambu
2. Intro til NF1-kurs
3.
Demonstrasjon av Junglemap om å være SAFO brukerrepresentant
25
Sjelden Samhandling
26