Her - Prosjekt Norge
Oppsummering av SpeedUp forum – 20. august 2015 Innhold 1 Innledning ........................................................................................................................................ 1 2 Status i SpeedUp ............................................................................................................................. 2 3 4 5 2.1 AS-IS studien ............................................................................................................................ 2 2.2 Tids data og måling.................................................................................................................. 2 2.3 Flaskehalser og tidstyver ......................................................................................................... 3 2.4 Presentasjon av fokusområder (som er valgt i møtet 29.juni) ................................................ 5 Gruppediskusjon.............................................................................................................................. 7 3.1 Mål og introduksjon ................................................................................................................ 7 3.2 Valg av grupper og gjennomføring av gruppeprosess............................................................. 7 3.2.1 Gruppe 1 .......................................................................................................................... 8 3.2.2 Gruppe 2 ........................................................................................................................ 11 3.2.3 Gruppe 3 ........................................................................................................................ 15 Felles presentasjon og plenumsdiskusjon ..................................................................................... 19 4.1 Gruppe 1 ................................................................................................................................ 19 4.2 Gruppe 2 ................................................................................................................................ 19 4.3 Gruppe 3 ................................................................................................................................ 20 Avslutning: Konklusjon og veien videre......................................................................................... 20 Vedlegg .................................................................................................................................................. 22 Vedlegg 1: Program ........................................................................................................................... 22 Vedlegg 2: Deltakerliste..................................................................................................................... 23 Vedlegg 3: Presentasjoner (slides) og relevante dokumenter .......................................................... 24 1 Innledning Dette var det første forumet som er arrangert i SpeedUp. Jernbaneverket hadde ansvar for vertskapet og forumet er avholdt på Christania Quartalet i Oslo 20.august 2015 fra kl.09.30 til 16.00. Ettersom flere av dagens deltakere er nye, så var en av hensiktene med denne dagens forum at deltakerne skulle få en oversikt over prosjektet. Andre formål som ble presentert var at: Deltakerne skal ha informasjon om status på arbeidet i prosjektet: SpeedUp ble startet for drøyt 1 år siden. En del forskningsarbeid er gjennomført og flere initiativ er i gang. Første del av dette forumet fokuserte på å presentere status til SpeedUp. Bli bedre kjent med hverandre. Å få innspill til hvordan vi kan samarbeide og hva vi skal fokusere på i 2015/2016: Kartlegge fokusområder for videre arbeid i høst 2015. Målet her er å finne ut hva bedrifter ønsker å jobbe med (problemstillinger), i lag med SpeedUp. Program for dagen kan finnes i Vedlegg 1: Program. Dette heftet er strukturert på følgende måte: 1. Innledning 2. Status - Hva er gjort i SpeedUp så langt 3. Hva som skal gjøres i 2015/2016 - Her presenteres arbeidet i forbindelse med gruppediskusjonene 4. Oppsummering av gruppediskusjonen i plenum 5. Avslutning - Konklusjon og veien videre Vedlegg: Program Deltakerliste Presentasjoner 1 2 Status i SpeedUp Forumet startet med registering og mingling. Da deltakere var samlet i møterommet ønsket Agnar Johansen velkommen. Han nevnte kort hvor viktig det er å fokusere på å redusere tidsbruk og å unngå forsinkelser i prosjekter. Han nevnte også effektiv bruk av nye metoder og verktøy som kan benyttes for å redusere tidsbruk i prosjekter. I denne sammenhengen presenterte han et eksempel: Arbeidet som Jernbaneverket har gjort på Follobanen i løpet av påsken 2015 (http://www.bygg.no/article/1233828). Etter denne introduksjonen av tematikken, presenterte Agnar mål, visjon, suksesskriterier, tids- og finansielle rammer og organisering knyttet til SpeedUp. I denne sammenhengen, ble informasjon om studenter (både master- og PhD-studenter) knyttet til SpeedUp og publiseringsaktiviteter (vitenskapelige artikler som er publisert) nevnt. 2.1 AS-IS studien AS-IS studien er en av aktivitetene som ble satt i gang i starten av SpeedUp prosjektet. Agnar informerte om hva som er gjort i denne studien så langt. Siden oppstart har det kommet til 2 nye deltagerbedrifter (Statensvegvesen og Bundebygg) i SpeedUp, og AS-IS studien vil utvides til også å inkludere disse nye bedriftene. Datainnsamling og oppsummering vil pågå ut september 2015. Resultatene fra AS-IS vil deretter bli oppsummert i en egen rapport og på prosjektets samhandlingsarena (http://www.prosjektnorge.no/index.php?subsite=speedup). Deltagende bedrifters handlingsplaner kan sees i sammenheng med AS-IS studien. Alle bedrifter skal ha handlingsplaner hvor det fremkommer hvilke SpeedUp relatert utviklingsoppgaver som er i fokus i 2015. Gjeldene handlingsplaner ligger på hvert bedriftsområde på samhandlingsarenaen. Agnar oppgav at bistand til å fasilitere utvikling av handlingsplan kan tilbys ved forespørsel. 2.2 Tids data og måling Tidsdata og måling fokuserer på følgende hoveddeler: • SpeedUp ønsker å forbedre /redusere gjennomføringstiden i forhold til 2013 nivå, dvs: – Vi må ha formening om hva gjennomsnittlig farten var i 2013 – • Og - Hva er egentlig raskt? SpeedUp har satt i gang systematisk innsamling av tidsdata for plan- og gjennomføringstider for prosjektering som er avsluttet i løpet av de siste 3 - 5 år, dvs. avsluttet i perioden 2009 2013 Tidsdata er smalet inn fra følgende bedrifter: • Forsvaret (6 år, ca. 415 er studert på milepælnivå) • Jernbaneverket (7 leverte) • Reinertsen (ca. 25 prosjekt, noen ikke ferdigstilt) • Statsbygg (ca. 10 prosjekt er med, men de har egen database under utvikling) • Faveo (4 er innrapportert, men har flere på gang fra Oslo) 2 • • OPAK (14 er levert) Oslo kommune ved UDE (ca. 8 -10 prosjekter er forslått og innsamling er påbegynt ) Agnar påpekte at noen av prosjektene overlapper hverandre; dvs., prosjekter hos Jernbaneverket/ Statsbygg kan også være innrapportert av en eller flere av de andre aktørene. Han informerte også om benchmarking som Construction Industry Institute (CII) i denne sammenhengen har gjort i mer enn 30 år. Petter Eik-Andresen fra Forsvaret fortalte kort om en studie på tidsdata som er gjennomført i Forsvaret. Dette eksemplet understreker viktigheten av å se på tidsdata og måling for å forbedre tidsbruk i prosjekter. 2.3 Flaskehalser og tidstyver Agnar beskrev en stor spørreundersøkelse som er gjennomført i høst 2014 og vår 2015: • Ca. 200 svar fra SpeedUp sine deltagerbedrifter kom inn • Ca. halvparten er fra offentlig sektor og halvparten fra privat • Hovedgrunner i planfase og gjennomføringsfase • Forslag til tiltak for å redusere problemet med tidstyver og flaskehalser Uttrykkene "flaskehals" og "tidstyv" kan være vanskelig å skille mellom. For å klargjøre dette skillet bedre, forklarte Agnar hva som legges i disse begrepene: • Flaskehals er en begrenset ressurs som, på grunn av sin begrensede mengde, skaper begrensninger i produksjonsprosessen. – I denne undersøkelsen ble eksempelvis "sen beslutningstaking fra prosjektledelsen eller prosjekteier" eller "arbeidsbelastning på prosjektleder" beskrevet som flaskehalser. • Tidstyv er alle driftsforhold som reduserer produksjonskapasitet. – I denne undersøkelsen ble eksempelvis "ustrukturerte møter" eller "uklare krav fra prosjektledelse" ofte nevnt som tidstyver. Nedenfor presenteres noen av resultatene fra studien knyttet til flaskehalser og tidstyver: • De fleste tidstyvene i prosjekter kan relateres til (1) Ledelse og koordinering, (2) Administrasjon og byråkrati, samt utfordringer knyttet til (3) Kommunikasjon og (4) Kvalitet og feil. Disse kategoriene summerer seg til 69% av alle tidstyver. • De hyppigst nevnte flaskehalser relaterer seg til (i) Beslutninger (ii) Ledelse og koordinering (iii) Kapasitetsmangel og (iv) Eier/ bruker- utfordringer (spesielt ifm. offentlige krav). • Samlet sett var de viktigste årsakene til forsinkelser relatert til "Ledelse og koordinering" samt "Beslutningsutfordringer". Figur 1 gir en oversikt over resultatene. 3 Figur 1. Flaskehalser og tidstyver SpeedUp teamet har publisert følgende vitenskapelige artikler knyttet til flaskehalser og tidstyver: Managing cost and time in a large portfolio of projects, 8th Nordic Conference on Construction Economics and Organisation (CEO2015), Finland, 28.-29. May 2015, Procedia Economics and Finance, Vol. 21. Remedies for Managing Bottlenecks and Time-Thieves in Norwegian construction projects, IPMA World Congress, 28.-30. September 2015. (Denne vil presenteres i konferansen og vil bli publisert i Procedia Behavioral and Social Sciences.) 4 2.4 Presentasjon av fokusområder (som er valgt i møtet 29.juni) Formulering av fokusområder (mulige innsatsområder) er basert på Speed-Up sitt idegrunnlag som ble nevnt i søknaden (sendt til Norges forskningsråd). Figur 2 og Figur 3 viser dette: Figur 2. Idegrunnlag Figur 3. Idegrunnlag – trinn 2 5 Basert på idegrunnlaget er følgende 13 fokusområder (mulige innsatsområder) utviklet: 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 2. Tidsplanlegging under usikkerhet 3. Sanntids prosessoversikt basert på automatisk datafangst 4. Oppstartsprosess (”Kickstart”) 5. ”Konsept Skolebygg” / ”Forenklet Forprosjekt” 6. Konsept Industriell Bygging 7. Kontrakter og andre hemmere og fremmere 8. Effekter av flaskehals og tidstyvsarbeid 9. Lære av de som har vært ekstremt raske 10. Concurrent Metode 11. Ny teknologi 12. Ny byggeteknikk 13. Overgang til drift 6 3 Gruppediskusjon 3.1 Mål og introduksjon Målene med gruppediskusjonene var at deltakerne skulle ha: • Kommet i gang med "Handlingsplan - høst 2015": – Beskrevet stikkord for prioriterte områder – Beskrevet noen sentrale problemstillinger • Spesifisert fokus i egen bedrift: – Har konkretisert minst 2 aktiviteter som bedriften skal jobbe med i høst – Ansvar for oppfølging i hver bedrift er avklart • Felles refleksjon og læring – Bedriftene har blitt bedre kjent og fått mer innsikt i hverandres aktiviteter • Vurdert (og eventuelt avtalt) samarbeid med hverandre Innsatsområder i bedriftene er, som tidligere nevnt, strukturert i 13 områder. Som en innledning til gruppediskusjonene noterte hver enkelt deltaker 2-3 relevante innsatsområder for arbeidet med handlingsplanen i egen bedrift i høst. For hvert av områdene ble det notert: 1. Hva - Beskriv (stikkord) 2. Hvordan - Noter minst en sentral problemstilling for hver aktivitet 3.2 Valg av grupper og gjennomføring av gruppeprosess Inndelingen i grupper er vist i Tabell 1. For hver gruppe var det tilknyttet en prosessleder og en student med ansvar for å dokumentere kommentarer og innspill. Tabell 1. Gruppeinndeling Nedenfor gis en kort oppsummering av presentasjonene i gruppene. 7 3.2.1 Gruppe 1 Individuelt – Fokus i egen bedrift – hos den enkelte deltaker i gruppen er presentert nedenfor. Per Arne Fredriksen, Jernbaneverket Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse Effektiviseringsprogram Skal-krav: Skal ha gjennomgang av skal-krav. Hva har det å bety for styring/prosjekter? Det er tre prosesser i Jernbaneverket i dag. Jernbaneverkets hypotese er at når man er i tidligprosessen ikke tenker på når man skal levere. Det å slå sammen disse 3 prosessene kan øke effektivitet i fremdriftsplanlegging. Et felles mal-system: Her har man fokus på tidligfase. Et felles mal-system fører til å spare tid. Slå sammen prosesser 1. Verktøykasse for tidsplanlegging Mari Barstad, FAVEO Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 1. Verktøykasse for tidsplanlegging Fremdriftsstyring 2. Tidsplanlegging gjennom usikkerhet Pro5: Lean tilnærming for å forbedre / effektivisere prosesser Gjennomgang av verktøykassen Teste ut det som finnes (verktøy, metoder, osv.) Sidsel Skappel, Statsbygg Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 8. Effekter av flaskehals og tidstyvsarbeid 1. Verktøykasse for tidsplanlegging Ha et bevisst forhold til flaskehalser og tidstyver. Lære av de som er raske. ISY-Plan Nytt planleggingsverktøy. Bruker vi de mulighetene som er der, fått ut gevinsten? Hva er bestepraksis i forhold t9il ISY-plan. Skal ha gjennomgang av skal-krav. Hva har det å bety for styring/prosjekter Skal-krav 8 Petter Eik-Andresen, Forsvaret Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse Prosjektledelsesplan (PLP) mal Lederskap Prosjektledelsesplan-mal skal få alle interessenter til å følge planen bedre enn tidligere. Bedre koordinering, sikkerhet og miljø, mindre misforståelser og kaos. Fokusere også på kompetanse-oppbyggingplan. Klargjort prosesser, lære opp folk, klarere roller og prosesser Hindre forsinkelser. Omorganiserer oss for at prosjektleder får mer helhetlig ansvar i tidligfase 13. Overgang til drift Omorganisering Einar Michelsen, OPAK Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 1. Verktøykasse for tidsplanlegging Internt best practice blant prosjektledere. Vi har en mal-samling, men hva gjør at en prosjektleder gjør det bra? Hva er forskjell på medarbeiderne? Prosjektlederne har sine egne tilleggsverktøykasser Har gjennomført usikkerhetsstyring på tid i to/tre prosjekter. Erfaringsutveksling: Hvordan kan fremdriftsplanlegging dra nytte av erfaringsutveksling? Effektiv erfaringsutveksling. Hva er tidstyver og flaskehalser? Analysere forholdsvis like prosjekter. Hvorfor tar noen prosjekter lengre tid? Fremdriftsplanlegging 8. Effekter av flaskehals og tidstyvsarbeid 9 Iver Erik Kylling, Bundebygg Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 3. Sanntids prosessoversikt basert på automatisk datafangst 10. Concurrent Metode / Samtidig Planlegging Tidsplan Rapporter basert på synsing. Fangst av sanntidsdata forbedrer rapporteringsprosessen og tidlig varsling Samtidig planlegging: Utvikling av prosjekt internt og eksternt (forprosjekt tar generelt ca. ½ år ). Samtidig planlegging (ved å involvere viktige interessenter) kan redusere tidsbruk. Designer og konstruerer deler hver gang, som ikke burde være nødvendig. Ønsker standard løsninger (ikke moduler), så en slipper å lage prototyper hver gang. 6. "Konsept industriell bygging" Etter presentasjon av fokusområder og problemstillinger, var det en aktiv diskusjon rundt problemstillingene. Et av temaene som ble diskutert er verktøy og metoder for tidsstyring. I denne forbindelsen ble begreper som Kick-off møte og Prøverom diskutert. Iver-Erik mente at Kick-off møter skaper eierskap til problemstillingen. Einar nevnte at prosjekter som har en skikkelig Kick-off med sosialt program i tillegg får en sammensveiset gjeng. Gruppen diskuterte digital kommunikasjon og deling av informasjon. I denne forbindelsen ble forskjellige verktøy ble nevnt; for eksempel, Interaksor (Mari Barstad – FAVEO), Prosjekthotell og Esam (Per Arne Fredriksen – Jernbaneverket), Sharepoint (Petter Eik-Andresen – Forsvaret). Petter nevnte samtidig utvikling av prosjektdokumentasjon ved hjelp av Sharepoint. Han på pekte at det kreves litt modenhet til for å utføre samtidig utvikling av prosjektdokumentasjon, siden frykten for å gjøre feil er stor. Mari nevnte at å samhandle på dokumenter er effektivt og at det blir mindre kaos. Sidsel kom med forskjellige perspektiver når det gjelder bruk av digitale verktøy. Hun nevnte at de unge opplever et digitalt verktøy som tidsbesparelse, mens de eldre opplever det som en tidstyv. Diskusjonen handlet også om bruken av iPad. Einar fortalte om erfaringer med byggeledere som benytter iPad, men han var litt usikker på om dette fører til at byggingen blir raskere. Per Arne påpekte en mulighet som iPad kan tilby for å spare tid: tar bilde av byggeplassen så det kan sendes rett til de ansvarlige så tegningene kan oppdateres. Men, han nevnte også at det kan være problemer med filstørrelser. Einar forklarte at det viktigste med verktøykassen er at den er ”gjennomsiktig” så alle kan bruke den. Han presiserte viktigheten og poengterte betydningen av erfaringsoverføring. Petter informerte kort om prosjektledelsesplan (PLP) og PLP-mal. Han nevnte at PLP-mal er basert på Project Management Institute (PMI) for å styre informasjon er effektiv, som videre kan føre til effektiv tidsstyring. Et annet tema som ble diskutert var beslutnings hjul i offentlig sektor. Einar nevnte at godkjenning av KS2, som gjøres to ganger i året, påvirker planleggingen. Forprosjekter i Oslo tar minst et halvt år. 10 Petter var enig med dette. Han mente at beslutnings hjul i offentlig sektor begrenser planleggingstiden. Han nevnte eksempel på et prosjekt, som hadde ligget ti måneder i departementet, før det ble godkjent. Petter påpekte også at man må skrive en egen melding til Stortinget for å komme utenom dette. Sidsel kom med en annen vinkling til denne saken. Hun nevnte at bedrifter ikke er flink nok til å starte når KS1 og KS2 foreligger. De burde begynne med en gang den foreligger, og de burde klare å overlappe noe. Diskusjonen handlet også om fastpunkter i fremdriftsplanen. Per Arne påpekte at store brudd må varsles to år før det skal gjennomføres og at noen fastpunkter i framdriftsplanen må bestemmes. Spørsmålet om hvordan mal-verket må være for å få varslet tidsnok er viktig å se på, tror han. Mari påpekte at når et prosjekt er så tidsstyrt, da må man tenke intensivt på å finne alternative løsninger; eksempelvis OL som må være klart til dato. Simulator/modell er et annet tema som ble diskutert. Petter ga eksempel fra skipsindustrien i denne sammenhengen; typisk skipsbygging med moduler som har vært tvunget industrien seg fram. Per Arne nevnte at i Sveits bygges en ti meter jernbanestrekning først som modell (simulator). Temaet Prøverom dukket opp i diskusjonen. Når det gjelder prøveromstankegang, mente Einar at det å bygge en ferdig modell fører til at medarbeiderne går inn for å se hvordan det skal se ut. Gruppen diskuterte kort om Skal-krav. Iver-Erik nevnte at det er viktig å se på hva konsekvensen av Skal-krav er. Per Arne sa at det bl.a. er Skal-krav på signal i Jernbaneverket, og han nevnte følgende elementer knyttet til Skal-krav: rapportering, kontraktskrav, miljøkrav, og sikkerhet. Skal-krav skal si hvordan (egen) organisasjonen skal opptre, nevnte han. Einar påpekte at det er mange som jobber med disse Skal-kravene. 3.2.2 Gruppe 2 Nedenfor presenteres de tema som deltakerne individuelt hadde notert seg. Stein Heggen, Jernbaneverket Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 2. Tidsplanlegging under usikkerhet 11 Andreas R. Normann, OPAK Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 4. Oppstartsprosess (”Kickstart”) 3. Sanntids prosessoversikt basert på automatisk datafangst Jan Eirik Henning, Statens vegvesen Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 1 og 2. Verktøykasse og tidsplanlegging med usikkerhet 6. ”Konsept Industriell Bygging” 7. Kontrakter og andre hemmere og fremmere Ole Jonny Klakegg, FAVEO Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 3. Sanntids prosessoversikt basert på automatisk datafangst 11. Ny teknologi Dokumenter, demonstrator 1. Verktøykasse for tidsplanlegging FAVEO har eget prosjekt på dette 2. Tidsplanlegging under usikkerhet Tidsstyring under usikkerhet 12 Anton H. Husøy, Reinertsen Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 10. Concurrent Metode / Samtidig Planlegging 6. ”Konsept Industriell Bygging” 4. Oppstartsprosess (”Kickstart”) Ingerid Zeiner, Bundebygg Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 10. Concurrent Metode / Samtidig Planlegging 1. Verktøykasse for tidsplanlegging Verktøykasse tid er gjenganger og virker som partnere har fokus på det. Innspill: Begrepet dekker veldig mye. Vi må prøve å definere hva vi mener med det. 6. ”Konsept Industriell Bygging” Diskusjonen i gruppen dreide seg i første rekke om følgende innsatsområder: (1) Verktøykasse for tidsplanlegging, (2) Tidsplanlegging under usikkerhet, (10) Concurrent Metode / Samtidig Planlegging og (6). ”Konsept Industriell Bygging”. Momenter fra diskusjonen er gjengitt nedenfor. (1) Verktøykasse tid: Hvilke problemstillinger er sentrale? Hva er det som kunne vært nyttig verktøy til tidsstyring? Ulike folk har ulike måter å gjennomføre ting på. Vi må ha en mer bevisst holdning til hva som er fornuftige måter å gjøre ting på. Da trenger man et sett med verktøy, metoder standarder osv. I tillegg er erfaringsoverføring nødvendig. FAVEO har et arbeid som er i gang for å skape en felles måte å gjennomføre ting på. De ser på det som ett av deres bidrag til SpeedUp. De vil gjerne dele ting som de både forkaster og tar vare på. Utover høsten ønsker de å kunne vise fram foretrukket måte for gjennomføring. Dette skal dekke hele prosjektløpet. SVV føler at de har behov for et slikt verktøy. Spesielt et verktøy som kan estimere hvor lang tid et prosjekt kan ta før de utlyser prosjektet. Det hender at leverandører kritiserer tidsestimatene og 13 påstår at det ikke er mulig å gjennomføre prosjektet på estimert tid. SVV har en kostnadsbank for erfaringstall med kostnader, men har ikke det samme for tid. Jernbaneverket har alle prosjektene i en database og gjort en analyse av hvor lang tid prosjektene og milepælene tar (Primavera). Alle prosjekter over 50 mill legges inn i databasen. Jobber med et prosjekteierstyringsdokument som formaliserer prosesser og avstemmer dem med tidsplaner. Det man sliter mest med er interne beslutningsprosesser. De ønsker å prioritere dette fordi de vil ha bedre grunnlag for å kunne estimere tiden for prosjektene. Det er viktig å se avhengigheter og se det store bilde. Å vite hvor lang tid hver aktivitet tar betyr ikke nødvendigvis at man kan estimere totaltiden riktig. (2) Tidsplanlegging under usikkerhet Det er viktig å ta med dette punktet, for det er først da man finner ut av hva konsekvensen kan være i tilfelle usikkerheten slår til. Kostnader kan man dele på, men tiden er ikke lett å løse like enkelt. På grunn av formalitetene rundt denne problematikken, er det mest kostnader som får fokus. Men betydningen av tid er undervurdert. Ved å vise usikkerhetene og konsekvensene vil man også skape bedre forståelse for situasjonen som igjen bidrar til at folk legger inn bedre innsats. Problemstillinger som partnere trekker fram: Se prosjektene hver for seg istedenfor at man baserer seg på erfaring fra tilsvarende prosjekter. Det er ikke likt i ulike prosjekter. Verktøy, måling og planlegging Forutsigbarhet og det å kunne nå fram til antatt/avtalt tid At man ønsker å være ferdig før tiden istedenfor å ha sluttdatoen som mål. (Skape en holdning: Å skape en god holdning til tid kan være enklere hvis man diskuterer usikkerhet ift tid.) Erfaringsoverføring Kunnskap og informasjonsdeling og fordeling av ansvar i prosjektet (roller og ikke kontrakter) Ressursbehov og ressursstyring Gruppen viser stort engasjement rundt det å skape et verktøy som kan estimere tiden og samtidig si noe om usikkerheten og treffsikkerheten. Verktøykasse tid er interessant for alle partene som var til stede. FAVEO kan undersøke muligheten for å ta styringen. Det må avklares internt i FAVEO først. (10) Concurrent Metode / Samtidig Planlegging: Det vil være fint å se på Concurrent og Lean i sammenheng. Samtidig enginering kan bidra sterkt til å redusere totaltiden. (6) "Konsept industriell bygging" Det er mye å hente på å industrialisere og standardisere bygg; Trygt kjapt og billig produksjon. Et moment er å se hvor man har samkjøring og synergipotensialer, sammenlignet med hvor man har mest diskusjoner og uenigheter. Det argumenteres for å fokusere og satse på ting vi kan gjøre noe med. Effektivisere produksjonen og se hvor vi har potensialer. Gruppen har ikke en entydig forståelse av hvilken retning industriell 14 bygging skal ta; Om man skal fabrikkere mest mulig utenom byggeplassen, i utlandet, bruke teknologi i planleggingen og design eller liknende. Konsept industriell bygging ser ut til å være mest interessant for Bundebygg og Reinertsen. 3.2.3 Gruppe 3 Hver deltaker delte med de andre deltakerne i gruppa hvilke 2-3 innsatsområder som de hadde notert angående egen bedrift. Nedenfor er dette kort oppsummert. Sverre Nagell Bjodal – FAVEO Fokus-/ innsatsområde 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 3. Sanntids prosessoversikt basert på automatisk datafangst 2. Tidsplanlegging under usikkerhet Beskrivelse Eget pågående prosjekt (Prosjektansvarlig: Per Olav): Gjennomgang og evaluering for å avdekke eventuelt behov for ytterligere verktøyutvikling: - Full gjennomgang av ”prosjektstyrings-verktøykassa” - Evaluering av potensialet i eksisterende verktøy og av dagens bruk av verktøy i FAVEO. - Inkluderer dagens verktøy for usikkerhetshåndtering (maler og kursopplegg) og for tidsplanlegging Eget prosjekt: PRO5 (Prosjektansvarlig: Leif Rate) - Verktøy som kobler BIM mot aktivitetsplanlegging og oppfølging - Gjennomføres som følgeforskning på pågående Statsbyggprosjekt - Inkluderer sanntids prosessdatafangst, men ikke gjennom sensorer på byggeplass - Teste egnethet i praktiske prosjekter - Koblet til innsatsområde (8) "Effekter av flaskehals og tidstyvsarbeid" 15 Knut Olav Moen – SVV Fokus-/ innsatsområde Beskrivelse 1. Verktøykasse for tidsplanlegging - Dagens tidsplanlegging er svært enkelt (i hovedsak GANTT-diagram) 2. Usikkerhetsstyring av tid 6. Konsept industriell bygging Hvordan kan bedret tidsplanlegging og usikkerhetsforståelse bidra til raskere gjennomføring? Aktuell problemstilling: - Hvor skjer uforutsette, uønskede pauser? - I dag spesialbygges - Vil standardisering av alle bruer/ portaler bruer, portaler m. m m.m føre til raskere og - Selv om hvert billigere enkeltelement prosjektgjennomføring? optimeres mtp tid blir ikke overordnet fremdrift optimal verken på tid eller kost. Cecilie Blytt – Oslo kommune Fokus-/ innsatsområde 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 2. Tidsplanlegging av usikkerhet 4. Oppstartsprosess (”Kickstart”) Beskrivelse Utvikler kursmodul for tidsplanlegging og tidsstyring (med OPAK). Samarbeider mye med OPAK, men ønsker å gjøre mer selv. - Ønsker å opparbeide kompetanse i UDE til å lage fremdriftsplaner selv UDE bestiller og Undervisningsbygg gjennomfører; Det kan oppstå uklarhet/”maktspill” i grenseflaten Vektlegge tidselementet ved usikkerhetsanalyser: - Kartlegge tidsbruk på prosjekter; hvor oppstår uplanlagte opphold og kan disse forutsees? - Hvordan unngå tidstyver? Ønsker felles workshop for deltakere med erfaring fra oppstart av ny fase i prosjektet med å lære om effektiv oppstart, faseovergang og ”soft landing” Fokus på overlevering fra bestiller til utfører, det vil si Spesielt ønske om å gjennomføre overleveringene mellom UDE og undervisningsbygg bedre 16 Morten Haveraaen – Statsbygg Fokus-/ innsatsområde 9. Lære av de som har vært ekstremt raske 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 3. Sanntids prosessoversikt basert på automatisk datafangst Beskrivelse Eget prosjekt: Evaluering EZ-plan. Har opprette database med prosjektdata for ca 150 prosjekter (75 komplette). Vi ønsker å starte med de 10-15 raskeste/beste og undersøke overføringsverdier. Ønsket er å lære av de beste, men også å trekke lærdom av de ”dårligste”. Relevante problemstillinger: - Hva gjør enkelte prosjekter raske/enkle/gode? - Hvorfor feiler prosjekter på tid? Vi vil gjerne benchmarke med andre aktører (eks CII) EZ-plan (fra Norconsult) innført som tidsstyringsverktøy. Hensikten er å kartlegge/evaluere dagens bruk. En problemstilling er: - Utnyttes potensialet i verktøyet vi har i dag? Avstemme tid og økonomi: Vi ønsker en effektiv oppstart, men minst like viktig er effektive overganger mellom ulike faser. En problemstilling er: - Hvordan kan Statsbygg unngå unødig opphold/ tidsbruk ved faseoverganger? Jan-Henry Hansen – OPAK Fokus-/ innsatsområde 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 2. Tidsplanlegging av usikkerhet 8. Effekter av flaskehals og tidstyvsarbeid Beskrivelse - Gjøre taus kunnskap eksplisitt; hente ut uformell/udokumentert kunnskap og metoder fra ”hemmeligskuffen” - Oppdatere dagens eksempelsamling med aktiviteter og dokumenter som ikke inngår i dag - I dag behandles tid svært enkelt. Vi ønsker økt fokus på usikkerhetsstyring av tid Gjennomfører sammenligning av for tre skoleprosjekter Problemstilling: - Hvorfor er det ”raskt og rimelig” å bygge i Vestby sammenlignet med i Oslo? (Se Statsbyggs flaskehalsanalyse fra SpeedUp) 17 Eirik Gjesdahl – Bundebygg Fokus-/ innsatsområde 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 6. Konsept industriell bygging 4/14 Oppstartsprosess (”Kickstart”)/ Kommunikasjon og informasjonsflyt Beskrivelse - Ønsker å samstemme planer og ”virkelig” fremdrift for bedre kunne estimer både tid og kost, og derigjennom oppnå mer effektiv gjennomføring. En mulig problemstilling: - Hvordan kan man utnytte at selskapet både planlegger og bygger? Standardisering er et stikkord. Vi ønsker å utvikle standardiserte løp for planlegging og oppføring av faste ”konsepter” for bygg. Relevant problemstilling: - Kan standardisering av byggekonsepter bidra til at selskapets prosjekter ikke starter fra ”null” hver gang? Prosessene gjennom hele prosjektprosessen er av interesse. - Ønsker å sikre at relevant informasjon flyter til rett respondent; opplever at det er langt mellom ”bestiller” og utfører Relevante problemstillinger: - Hvordan flyter informasjon fra bestiller gjennom leddene til utfører? - Hvordan er roller og ansvar i overlevering/ veksling fra en fase til neste? Diskusjon i gruppen Det ble en del diskusjon i gruppen om hensikten med og grunnlaget for å prioritere 2-3 områder som skulle presenteres for de andre gruppene. Poenger som ble bragt fram var blant annet: - Alle områder er viktige - Bedriftene er ulike med hensyn til både bakgrunn, erfaringer og hvor mye fokus de har hatt på tidsdimensjonen i sine prosjekter Mål med gruppediskusjonen ble gjentatt og poengtert, og da spesielt at dagens prosess kun er starten på å spesifisere bedriftenes egne handlingsplaner. Formålet er å motivere bedriftene til å komme i gang med å spesifisere egne handlingsplaner. I tillegg kan felles refleksjon og innsikt i andres praksis skape inspirasjon og nye ideer. Dagens forum var i så måte bare oppstarten til arbeidet med å konkretisere aksjoner og aktiviteter i handlingsplanene. Dette betyr selvsagt at andre momenter enn de som er nevnt og gjengitt ovenfor kan komme med i de endelige planene. Planene vil således ikke være begrenset til disse punktene, men kan omfatte flere av de andre innsatsområdene. Bedriftene vil således ikke være bondefanget av, og begrenset til, de områder som er nevnt ovenfor. Resultatet var at gruppe ville se bort i fra vektlegging av viktighet, og heller ta utgangspunkt i en vurdering ut i fra: Hvordan skal de andre grupper få innblikk i prosessen i gruppen? Hvilke punkter vil vi velge å legge fram? Hvorfor (eks. at alle har nevnt dette punktet, området er unikt og nytt, eller at en bedrift har lang erfaring som andre kan lære mye av.) 18 4 Felles presentasjon og plenumsdiskusjon Hver gruppe presenterte sitt arbeid for de i plenum. 4.1 Gruppe 1 Petter Eike-Andresen og Per Arne Fredriksen oppsummerte gruppediskusjonen. “SpeedUp-aktivitet” Beskrivelse og sentrale problemstillinger Kartlegge beste praksis i Tidsplanlegging og styring av tid Beslutningshjul i offentlig sektor Kunnskapsdeling gjennom PLP (prosjektledelses-plan) Ulike måter å følge opp tid. Hva er de ulike praksisene. Fremdriftsmåling AS-IS Beslutninger i offentlig sektor påvirker fremdriften, og er en tidstyv. Ønsker at det sees på beslutningshjulet, KS, etc. Hvordan kommunisere med interessenter, og hva skal du kommunisere Viktig å ha med alle aktørene, hvordan gjør jeg endringshåndtering i midt prosjekt. Tydelig kommunisering av krav tidlig, før kontrakten 4.2 Gruppe 2 Stein Heggen oppsummerte gruppediskusjonen. “SpeedUp-aktivitet” Beskrivelse og sentrale problemstillinger 1. Verktøykasse for tidsplanlegging Må kunne vise gjennomføringstid basert på fakta. Styre mot å bli ferdig tidlig. Verktøy for kunnskapsoverføring Informasjonsdeling, fordele ansvar blant prosjektrollene Forutsigbarhet og å nå fram til avtalt tid Verktøyet må også vise hvert prosjekt, ikke kun type Ressursstyring i prosjekter Bedrifter som ønsker å samarbeide om dette: FAVEO, Vegvesenet, Jernbaneverket, OPAK og Bundebygg 6. Konsept industriell bygging - Standarder kan gi raskere og sikker gjennomføring. Repetisjon Problemstillinger: - Hvor har vi de største potensiale? - Hvor har vi mest (og de samme) diskusjonene? Bedrifter som ønsker å samarbeide om dette: Reinertsen, Bundebygg Kommentarer til punkt (1) verktøykasse. Mange bedrifter prater om tidsstyring, men man må faktisk :gjøre noe i praksis. Kommentarer til punkt (6). Konsept industriell bygging: Vi bør finne ut hvor det er diskusjon og uklarheter hver gang, i hvert prosjekt. 19 4.3 Gruppe 3 Jan-Henry Hansen presenterte gruppens punkter. “SpeedUp-aktivitet” Beskrivelse og sentrale problemstillinger 1. Verktøykasse for tidsplanlegging 2. Usikkerhetsstyring av tid (1 og 2 henger mye sammen.) - Systemer - Erfaringsutveksling Alle i gruppa synes dette er relevant og har nevnt det i sin individuelle tabell over innsatsområdet - Kommunikasjon - Vekslinger - Kickstart Kommunikasjon og samhandling mellom mennesker er vesentlig; kommer man ikke unna. Lære både av de som er ekstremt raske og de som er ekstremt treige (inkl. rettsaker) 4. Oppstartsprosess (”Kickstart”) 9. Lære av de som har vært ekstremt raske Kommentar til punkt (9): "Seniorpersoner gir aldri fra seg informasjon, du må ta det!" 5 Avslutning: Konklusjon og veien videre Etter diskusjonen i plenum, oppsummerte Nils Olsson de forskjellige fokusområdene. Figur 4 viser hvordan det som er presentert av bedrifter er gruppert i forhold til de 13 mulige innsatsområdene som Agnar presenterte tidligere på dagen (se punkt 2.4 "Presentasjon av fokusområder (som er valgt i møtet 29.juni)"). Figur 4. Mulige innsatsområder (som er valgt) 20 Fargekoden i figuren betegner vår vurdering av graden av ønske/ fokus fra deltagerbedrifter: • • Grønn: høy Gul: Middels • Rød: Lite Valg av og fokus på disse innsatsområdene vil bli tatt hensyn til, når SpeedUp planlegger forskningsaktiviteter i 2015/ 2016. Agnar nevnte om studentaktiviteter og oppgaver knyttet til disse innsatsområdene i 2015/2016, og inviterte deltagerbedrifter til å ta i mot studenter som skal jobbe med SpeedUp. SpeedUp sin styreleder Anton Harthun Husøy informerte til slutt kort om relevans og viktigheten av SpeedUp prosjektet. Agnar takket alle deltagere foren positiv dag med aktiv deltakelse fra alle. 21 Vedlegg Vedlegg 1: Program TID TEMA 09:30 – 10:00 Registrering og kaffe 10:0 – 10:15 Velkommen Agnar Johansen 10:15 – 11:00 Presentasjon av status i SpeedUp Agnar ANSVARLIG As- Is studien Tids data og måling Flaskehalser og tidstyver 11.00 – 11.10 Kaffepause 11.10- 12.00 Presentasjon av fokusområder (som er valgt i møtet 29.juni) 12:00 – 13:00 Lunsj 13.00 – 14:30 Gruppediskusjon – vi deler oss i grupper (1) Individuelt: Hver deltaker velger fokusområder (og problemstillinger innen de fokusområder) som de er interessert i å jobbe med (2) Gruppene: Alle legger fram sine fokusområder for hverandre (3) Hver gruppe skal legge frem sin topp 3 liste (med noen stikkord som begrunner hvorfor disse er forslått) 14:30-14:40 Kaffepause 14:40 – 15:30 Gruppepresentasjoner – vi samles og deler Agnar Siva/ Trine/ Margit (interaksjon med bedrifter) Agnar (1) Gruppene presenterer sin topp 3 liste i plenum – 10 min pr gruppe (2) Avklaringsrunde – hvilke av konseptene/ideen ønsker man å delta i. (3) Sammensetting / strukturering av fokusområder (og problemstillinger innen de fokusområder) 15:45 – 16:00 Oppsummering og veien videre 16:00 Slutt Agnar 22 Vedlegg 2: Deltakerliste Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 27 24 25 26 Navn Per Arne Fredriksen Stein Heggen Sverre Nagell Bjordal Mari Barstad Ole Jonny Klakegg Morten Haveraaen Sidsel Skappel Margit Hermundsgård Anton Harthun Husøy Iver Erik Kylling Ingerid Zeiner Eirik Gjesdahl Jan-Henry Hansen Einar Michelsen Andreas R. Normann Cecilie Blytt Petter Eik-Andresen Knut Olav Moen Jan Eirik Henning Agnar Johansen Nils Olsson Andreas Landmark Trine M. Stene Siva Ekambaram Amin Haddadi Andreas Økland Anette Ø. Sørensen Firma Jernbaneverket Jernbaneverket FAVEO FAVEO FAVEO Statsbygg Statsbygg Reinertsen Reinertsen Bundebygg Bundebygg Bundebygg OPAK OPAK OPAK Oslo kommune Forsvaret Statens vegvesen Statens vegvesen SINTEF NTNU / SINTEF SINTEF SINTEF SINTEF NTNU / Multiconsult NTNU / SINTEF NTNU E-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] 23 Vedlegg 3: Presentasjoner (slides) og relevante dokumenter AS-IS notatet (som sier om mulige fokusområder). Lenke: https://service.projectplace.com/pp/pp.cgi/r1130246547 Hovedpresentasjon finner her: https://service.projectplace.com/pp/pp.cgi/r1139625702 24 Kontakt: Prosjektleder: Agnar Johansen ([email protected]) 25
© Copyright 2024