Fravær- og ferieregistrering (i Windows)

Visma Enterprise – HRM
Versjon 2012.1
Fravær og ferieregistrering
(i windows)
Rutiner for Oppland fylkeskommune
Sist oppdatert 06.02.2014
Innhold
1.
Prinsipper for føring av fravær .............................................................................................. 3
1.1
Sykefraværsstatistikk og oppfølging av sykmeldte ............................................................. 3
1.2
Registrering av ferie og fravær ........................................................................................... 3
1.3
Skjema ................................................................................................................................. 3
2.
Registrering av fravær ........................................................................................................... 4
3.
Sletting av fravær ................................................................................................................. 8
4.
Registrering av ferie .............................................................................................................. 9
5.
Egenregistrerende av pårørende/barn under 12 år .............................................................. 10
6.
Fraværskoder med kommentar ........................................................................................... 13
2
1.
Prinsipper for føring av fravær
1.1
Sykefraværsstatistikk og oppfølging av sykmeldte
Arbeidsgiver plikter å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, jfr folketrygdlovens § 24.2. Arbeidsgiver plikter også å utarbeide oppfølgingsplan og gjennomføre dialogmøter i
tråd med AML § 4-6 og FTL § 8.7 a. Les om varsler til leder ifm oppfølging av sykmeldte i pkt 6.
I Oppland fylkeskommune skal det utarbeides sykefraværsstatistikk lokalt og for hele OFK ved
utgangen av hvert halvår. Registrering av fravær og ferie for 1. halvår skal være avsluttet senest 31.
juli og for 2. halvår senest 31. januar.
1.2
Registrering av ferie og fravær
Fravær og ferie føres i Visma Enterprise HRM. Det er viktig at det etableres gode rutiner for
fortløpende registrering og føring av sykefravær og øvrige fravær. Spesielt er det viktig at
sykmeldinger registreres fortløpende og originalen sendes HR-enheten for oppfølging mot NAV.
Tilsvarende må det etableres gode rutiner for oppsett av ferielister og føring av ferie i Visma. Både
arbeidsgiver og arbeidstaker har iht ferielovens § 5 plikt til å sørge for avvikling av årets ferie. Dersom
det i noen tilfeller gjenstår feriedager ved årets slutt, skal det inngås skriftlig avtale om overføring til
neste ferieår.
Vanlige tjenesteoppdrag skal ikke føres som fravær.
1.3
Skjema
Følgende skjema skal benyttes ved dokumentasjon av fravær:
 Egenmelding ved sykefravær (gjelder egen sykdom og barns/barnepassers sykdom)
 Søknad om permisjon (bl.a. ved utdanningsperm, velferdsperm, militærtjeneste, offentlige verv,
seniorpermisjon mv)
 Forespørsel om overføring av ferie
 Varsel om avvikling av foreldrepermisjon
Alle skjemaene er elektroniske og finnes på fylkeskommunens Ansattportal (under Elektroniske
skjema).
3
2.
Registrering av fravær
Først må man søke opp personen man skal registrere fraværet på i Ansattutforsker.
Det er viktig at du nullstiller før et nytt søk, deretter taster du inn 11-siffer fødselsnr i den rubrikken
som er uthevet med blått.
Derfra kommer du inn i Persondata som vist nedenfor.
4
Øverst i menyen finner du alle underbildene til den ansatte. Det siste bildet er Fravær. Gå direkte inn
på fraværsbildet.
Fra og med dato og til og med dato er det første du legger inn, deretter fraværs-årsak. For å legge
inn fraværskode må du bruke nedtrekks-menyen du finner i kolonnen Årsak.
5
Ved å trykke på nedtrekkspilen kommer du inn i alle valgene av fraværskoder:
Husk å endre fraværsprosent ved behov. Systemet legger inn 100% som standard.
Merk feltet Forts. Hvis fraværet fortsetter av et fra før registrert fravær settes hake i dette feltet.
Registrer en ny linje for hver sykemelding/sykemeldingsgrad.
Merk feltet Friskdato. Her legges inn friskmeldingsdato.
Det er ingen «lagringsknapp» ved registrering av fravær, men det er viktig å bruke tabulator for
oppdatering av siste registrerte felt.
6
Forklaring av felt:
Se også Hjelp-tasten – Hurtigtast F1
Felt
Forklaring
Kommentar
Her kan det legges inn opplysninger om den ansatte
Fra dato / til dato
Her legges datoene for fravær
Årsak / Betegnelse
Fraværs- eller Årsakskode og Betegnelse for fraværsårsaken
Barn
Her får du valg på de barna som er registrert inn under pårørende.
%
Fraværsprosent. Systemet foreslår 100 %. Overstyres ved behov.
ID
Hvilken stilling fraværet registreres på.
Hvis vedkommende har flere stillinger kommer det opp en dialogboks med
spørsmål om hvilke av disse fraværet skal registreres på. Du fjerner evt.
haken for de stillinger det ikke skal registreres fravær på. Systemet lager en
fraværslinje pr. ID.
Stillingsbetegnelse
Betegnelse på stillingskode
Sv r.
Svangerskapsrelatert sykdom.
Ved hake i dette feltet vil det når en kjører refusjonsrapporten produseres
tilleggsskjema for fritak på arbeidsgiverperioden pga svangerskapsrelatert
sykdom. Refusjon beregnes da fra første fraværsdag.
Forts.
Hvis fraværet er fortsetter av et fra før registrert fravær, settes hake i dette
feltet. Dette for å unngå at fraværsstatistikker behandler fraværene som
flere små fravær istedenfor et sammenhengende.
DVerk
Antall dager justert for stillings- og fraværsprosent (fraværsgrad), samt
justert for kalender og arbeidsdager som er avkrysset (mandag-fredag).
Dager
Antall dager justert for kalender og antall arbeidsdager som er avkrysset for
denne ansatte.
Dager just
Antall dager justert for stillings- og fraværsprosent.
Kal.dager
Antall fraværsdager i kalenderen.
Ukebeløp
Beregnet ukebeløp. Beløpet vil vises når det er kjørt Refusjon (med eller
uten oppdatering).
NAV kontor
Her fremkommer NAV kontoret som er registrert på den ansatte.
Dette feltet kan overstyres og det vil da ha betydning for fremtidige
refusjonskrav som blir laget fra denne linjen. Allerede beregnede
refusjonskrav blir ikke berørt.
Ikke just.
Dette feltet inneholder vanligvis det samme Ukebeløp.
Kun dersom ukebeløpet overskrider 6G, blir det forskjell ved at det sistnevnte felt ikke er justert ned til 6G.
Løpenr.
Løpenummer for fraværslinjen. Hver fraværslinje får eget løpenr.
Tilk. Løpenr.
Ved avhuking i Forts. legges løpenr. for foregående fraværslinje inn i
Tilknyttet løpenummer.
Ved manuelt å legge inn forrige fraværs Løpenr. i kolonne for Tilknyttet
løpenr., kan man også få koblet fravær på forskjellige stillingsid’er.
Avhukning i Forts. settes da automatisk.
7
NB! Ved skrifte av stillings-id i arbeidsgiverperioden må dere være
oppmerksom på følgende: For å få ut kravskjema må dere legge inn
ukebeløp manuelt i den stillingen som var gjeldende ved oppstart av
sykefraværet og som har blitt stoppet i løpet av
arbeidsgiverperioden.
3.
Status
Koder som viser hvor langt fraværet er kommet i behandlingen:
Ubehandlet: Fraværet er ikke refusjonsbehandlet
Under behandling: Det er laget krav for deler av fraværet
Ferdig behandlet: Det er laget krav for hele fraværet
Egenmelding: Egenmelding som ikke inngår i ref.krav. Denne får status
som sykemelding hvis den inngår i ref.krav
Til ny behandling: Settes manuelt hvis behov for ny ref.behandling.
Disse kan endres manuelt. De kan også endres av systemet, dersom det
gjøres endringer på fraværslinjene.
Dok
Dette feltet kan du bruke for å bekrefte at fraværet er dokumentert_
Friskdato
Her kan det legges inn friskmeldingsdato. Dette er et opplysningsfelt og
virker ikke inn på fraværet.
Kontering
Her finner vi de konteringsbegrep som er i bruk.
Disse kan overstyres. Dette vil naturligvis få betydning for en kommende
beregning av refusjonskrav.
Registrert av
Her vises det hvem som har registrert fraværet.
Tilfelle-id
Feltet har kun betydning for varslingsrutinen. Se egen dokumentasjon.
Sletting av fravær
Det kan oppstå situasjoner hvor vi ønsker å slette fravær. Er fraværet overført økonomi, bør fraværet
tilbakeføres før slettingen utføres.
Fraværslinjer kan enkelt slettet med Slett-knappen eller med Ctrl+D i skjermbildet for
fraværsregistrering. Bekreft med OK.
Dersom fraværet er refusjonsbehandlet, helt eller delvis, får man opp en advarsel dersom man
forsøker å slette.
8
4.
Registrering av ferie
Det nest siste bildet er Ferie. Gå direkte inn på feriebildet som vist nedenfor:
9
Forklaring av felt:
5.
Felt
Forklaring
Ferieår
Legg inn årstallet, så blir feltet ”pliktige” og ”til
disposisjon” oppdatert.
Merknad
Feltet kan brukes til forskjellig notater. F.eks. om
en som ikke har opptjent ferie inneværende år.
Det kan kjøres rapporter fra merknadslinjene i
rapportgeneratoren.
Pliktige
Pliktige feriedager kommer fra bildet
Systemkoder-Grenser.
+ overført fra forrige år
Ferie tilgode fra i fjor.
+ erstatning
Hvis du har vært syk under ferie.
+forskudd/-overføring neste år
Dobbel funksjon i dette feltet, avh.av pluss eller
minus. Disponible feriedager dette år som
overføres til neste år. Sistnevnte vil komme fram
som tilgode-dager neste år dersom overføring av
ferie er kjørt
- avgitt til forrige år
Ferie som er avgitt til forrige år.
-ferie som utbetales
Ferie som ikke blir avviklet, men utbetales i
penger.
-avviklet
Oppdateres ved registrering av ferie.
Til disposisjon
Antall dager ferie som gjenstår. Dette feltet
oppdateres hele tiden, ut fra registreringer i de
øvrige feltene.
Feriepenger til gode
Beløpet hentes fra akkumulator for feriepenger
tilgode.
Tidsrom
Her registreres feriedager fortløpende. (1 uke = 5
feriedager).
Notat
Her kan en registrere et notat
Registrert av
Viser hvem som har registrert ferien
Egenregistrerende av pårørende/barn under 12 år
Hver enkelt ansatt har nå fått tilgang til Visma Enterprise blant annet på ansattportalen.
Kan dere videreformidle til alle at hver enkelt ansatt legger inn pårørende og barn under 12 år, i
tillegg kronisk syke barn opp til 18 år med vedtak fra NAV.
10
Nedenfor følger veiledning i hvordan man registrerer pårørende:
I dette bildet kan hver enkelt registrere inn ektefelle, samboer barn etc.
Ved registrering av fravær i Windows med fraværskode 190 eller 191 barn/barnepasser syk under og
over 10 dg, vil dere kunne koble fraværet opp mot barn som vist nedenfor:
11
Nedenfor har jeg klippet ut reglementet som vi har skrevet på side 2 i egenmeldingsskjemaet under
ansattportalen:
Ved barns og barnepassers sykdom
Permisjonsretten er hjemlet i arbeidsmiljøloven § 12-9. Retten til permisjon gjelder ut det
kalenderåret barnet fyller 12 år (18 år for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn). Retten til
fri er begrenset til 10 dager pr. kalenderår (20 dager for enslig forsørger). Arbeidstakere med
omsorg for mer enn to barn under 12 år har rett til 15 dager pr. kalenderår (30 dager for
enslig forsørger).
Arbeidstaker må ha vært ansatt i 4 uker før egenmelding kan benyttes ved barns og
barnepassers sykdom.
Kronisk sykt barn mellom 12 og 18 år
Arbeidstaker som bare har omsorg for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn over 12 år,
men under 18 år, vil også ha krav på fri inntil 20 dager (40 dager for enslig forsørger). I slike
tilfeller vil arbeidsgiver kunne kreve alle dagene (20 eller 40) refundert av NAV. Dersom
arbeidstakeren også har andre (friske) barn under 12 år vil arbeidsgiver bare kunne kreve
refundert det som er over 10 dager. Bestemmelsene gjelder ut det kalenderåret barnet fyller
12 eller 18 år.
12
6.
Fraværskoder med kommentar
Nedenfor følger oversikt over OFKs fraværskoder i Visma:
Kode
110
Tekst
Egenmelding (1-8 dg)
112
Egenm kronisk syk
120
Sykemelding
121
Sykem pga graviditet
122
Sykmelding kronisk
123
Avventende sykmeld
124
Avvent sykm statisti
130
Svangerskapspenger
190
Barn/passer syk u/10
191
Barn/passer syk o/10
192
Sykt barn pleie/oppl
Kommentar
Egenmelding kan benyttes i 24 kalenderdager i løpet av en 12månedersperiode og inntil 8 kalenderdager per sykdomstilfelle.
Brukes for kronisk syke og ansatte med graviditetsrelatert
sykefravær, som har fått godkjent fritak fra arbeidsgiverperioden når, sykdom er dokumentert med egenmelding.
Samme regler for bruk av egenmelding som for kode 110
Ordinære sykefravær ved egen sykdom som dokumenteres med
sykmelding
Brukes ved sykefravær for ansatte med graviditetsrelatert
sykefravær, som har fått godkjent fritak fra arbeidsgiverperiode
når sykdom er dokumentert med sykmelding. Danner
grunnlag for refusjonskrav uten arbeidsgiverperiode.
Brukes ved sykefravær for kronisk syke som har fått godkjent
fritak fra arbeidsgiverperiode når sykdom er dokumentert med
sykmelding. Danner grunnlag for refusjonskrav uten
arbeidsgiverperiode.
Brukes når de medisinske vilkår for sykemelding er til stede,
men sykmelding kan unngås dersom arbeidet tilrettelegges, jfr
pkt 3 i sykmeldingsblanketten. Gjelder kun i arbeidsgiverperioden. Inngår ikke i fraværsstatistikken. Brukes i følgende
tilfeller:
 16 dagers avventende sykmelding som ikke avbrytes og
lønnstaker er i ordinær jobb fra 17. dag
 16 dagers avventende sykmelding som avbrytes før 16
dager
 16 dagers avventende sykmelding som etterfølges av
ordinær sykmelding med opphold mellom avventende og
ordinær sykmelding
Samme vilkår som kode 123 bortsett fra i følgende tilfeller
 16 dagers avventende sykmelding som etterfølges av
ordinær sykmelding fra 17. dag
Brukes når arbeidstaker må slutte i arbeid fordi hun er gravid og
arbeidsgiver ikke lykkes med omplassering. Må godkjennes av
NAV før iverksetting. Svangerskapspenger utbetales fram til tre
uker før fødsel, deretter utbetales fødselspenger.
Brukes når det gis omsorgspenger ved barns og barnepassers
sykdom når fraværet ikke er refusjonsberettiget, dvs. innen
rammen av 10 dager pr. kalenderår. Brukes også ved barns
opphold i helseinstitusjon inntil 7 dager pr. kalenderår.
Brukes ved barns og barnepassers sykdom når fraværet er
refusjonsberettiget, dvs. for alle fravær over 10 dager innen
regelverkets rammer. Bl.a. følgende skal føres her (antall dager
er maksimalt antall):
 5 dager for foreldre med 3 barn eller flere
 10 dager for enslig forsørger
 20 dager for enslig forsørger med 3 barn eller flere
 barn i helseinstitusjon ut over 8 dager
Brukes når det ytes pleiepenger for sykt barn som er innlagt i
13
193
Sykt barn kron/funks
410
415
420
425
440
Foreldreperm. 100 %
Foreldreperm. 80 %
Adopsjonsperm. 100 %
Adopsjonsperm. 80 %
Fedrekvote 100 %
445
446
Fedrekvote 80 %
Pappap. (2 uker HTA)
450
510
520
521
522
523
530
Graderte foreldrepen
Velferdsperm m/lønn
Seniorperm. 61 år
Seniorperm. 62 år
Seniorperm. 63 år
Seniorperm. 64 år
Militærtj m/lønn
540
Utdan perm m/lønn
560
Kortvarig kurs m/løn
570
Tillitsv.-oppl m/løn
571
Tillitsv.-verv m/løn
572
Tillitsv.-andre perm
573
Perm m/ref. lønn
580
Off verv m/lønn
helseinstitusjon, eventuelt ved tilsyn og pleie i hjemmet.
Pleiepenger refunderes fra NAV.
Brukes ved fravær for kronisk sykt/funksjonshemmet barn som
har fått utvidet stønadsrett til 20 dager. Dersom familien kun
har et barn som er kronisk sykt/funksjonshemmet mellom 12 og
16 år, er hele perioden på 20 dager refusjonsberettiget. Har
familien både et frisk barn under 12 år og et kronisk
sykt/funksjonshemmet barn over 12 år, kan det bare kreves
refusjon for 10 dager.
Dersom far velger å ikke benytte retten til fedrekvote, faller
denne delen av permisjonen bort.
2 ukers pappapermisjon (omsorgspermisjon) iht HTA fellesbest. § 8.3.5. Permisjonen må tas i tilknytning til fødsel.
Inntil 12 dager pr år iht HTA fellesbest. § 14
5 dager pr år
10dager pr år
15 dager pr år
20 dager pr år
Brukes til registrering av militærtjeneste og repetisjonsøvelse
mv. med lønn etter reglene i HTA 1 fellesbest. § 9.
Brukes til registrering av utdanningspermisjoner, vanligvis av
noe lengre varighet. Lesedager før eksamen ol. kan imidlertid
føres her.
Brukes til registrering av kurs, seminarer mv. Aktiviteter som
har direkte tilknytning til arbeidstakers funksjon skal ikke
registreres som fravær. Tjenestereiser, deltakelse i kurs for å
holde seg ajour/dyktiggjøre seg i sitt arbeide, deltakelse på
konferanser mv skal ikke registreres som permisjon.
Brukes ved registrering av alle permisjoner med lønn for
opplæring av tillitsvalgte i henhold til HA § 3-6
Brukes til registrering av permisjoner med lønn for
styremedlemmer/delegater til lokale eller sentrale styreorganer
i organisasjonene i henhold til HA § 5 c) inntil 12 dager/år.
Brukes til føring av andre permisjoner med lønn for tillitsvalgte
ut over frikjøpsordningen, feks permisjoner for deltakelse ved
lokale eller sentrale forhandlinger. Vanlig tillitsvalgtarbeid som
tas løpende i arbeidstiden skal ikke registreres.
Koden er først og fremst tenkt brukt til registrering av
permisjon for hovedverneombud og tillitsvalgte som beholder
sin vanlige lønn, men der det enkelte arbeidssted får refundert
lønnsutgiftene.
Brukes til registrering av permisjon med lønn inntil 1 dager pr.
kalenderår for offentlige verv hvor det ikke gis godtgjøring av
oppdragsgiver jfr HTA fellesbest § 14. Det skal ikke gis
permisjon med lønn for deltakelse i kommunale eller
fylkeskommunale organ. I slike tilfelle skal vedkommende
kommune betale tapt arbeidsfortjeneste.
14
610
620
630
Utdann perm u/lønn
Militærtje u/lønn
Nedkomstperm u/lønn
640
Adopsjonsperm u/lønn
650
660
Foreldrep u/l.Aml 1år
Plei pårør terminalf
670
Off verv u/lønn
671
Off verv m/ref lønn
690
Annen perm u/lønn
910
Avspas helgedagstil
920
930
Streik
Komp møter (HA§ 6.3)
Brukes ved registrering av fødselspermisjon for arbeidstakere
som ikke har krav på permisjon med lønn, f.eks. fordi de ikke
har opptjent rettigheter i folketrygden (inntektsgivende arbeid
6 av de siste 10 måneder).
Brukes ved registrering av fødselspermisjon for arbeidstakere
som ikke har krav på permisjon med lønn, f.eks. fordi de ikke
har opptjent rettigheter i folketrygden (inntektsgivende arbeid
6 av de siste 10 måneder).
Inntil 1 år for hver av foreldrene for hvert barn, jfr AML § 12-5
Brukes til registrering av permisjon uten lønn for pleie av
pårørende i terminalfasen (dødsfasen). Sykepenger betales i
slike tilfelle direkte til arbeidstaker fra NAV.
Brukes til registrering av permisjoner uten lønn for offentlige
verv. Arbeidstaker får da vanligvis dekt tapt arbeidsfortjeneste
hos vedkommende oppdragsgiver.
Brukes til registrering av permisjon uten lønn for offentlige verv
når det skal sendes refusjonskrav enten til en kommune eller til
en skole/fagenenhet i fylkeskommunen. Vedkommende
arbeidstaker har da permisjon uten lønn, men av praktiske
årsaker kan det inngås avtale om at han beholder sin lønn og at
lønnen refunderes.
Brukes for alle permisjoner uten lønn som ikke kan plasseres
under noen av de øvrige fraværskodene.
Brukes ved avspasering, f.eks. av helligdagstillegg. Vanlig
avspasering pga. fleksibel arbeidstid skal ikke registreres.
Brukes for registrering av fridager som er tilstått ledere unntatt
fra overtidsbestemmelsene etter HTA § 6.3.
Husk å gi beskjed til HR-enheten når det innvilges permisjon uten lønn.
15