OFF-protokoll styremøte 24. april 2015

STYREPROTOKOLL
24.april 2015
Til stede fra:
Styre:
Forfall:
Adm:
Møtested:
Leif Helge Kongshaug, John Skogmo, Inger Johanne Bligaard, Vermund Lyngstad,
Magnus Johnsen, Per Øyvin Sola, Torill Helgerud
Oddbjørn Flataker
Staur Gård
Leif Helge som ny styreleder ønsket velkommen til det nye styret. Både som leder og som
styremedlemmer er det alltid forventninger til et nytt styre og arbeidsår. Med så mye kunnskap,
engasjement og erfaring så vil dette bli et godt styre som vil ta gode avgjørelser for et samlet norsk
storfekjøttmiljø.
Hver enkelt hadde en presentasjon av seg og sine forventninger til styrearbeidet i TYR.
Sak 39 -2015: Godkjenning av innkalling og saksliste.
Vedtak:
Innkalling og sakliste godkjent.
Sak 40 -2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17-18 mars
Innkomne kommentarer er tatt hensyn i den endelig protokollen
Vedtak:
Protokoll fra styremøte 18.februar godkjennes og underskrives.
Sak 41 - 2015:
Orienteringssaker
41 a Orientering om møter TYR har deltatt i.
41 b Rapport fra det organiserte avlsarbeidet.
41 c Generell informasjon fra administrasjonen
Etter et vellykket årsmøte, så har nå arbeidet i administrasjonen vært mest preget av å få sluttført
årsmøteprotokoll og forberede auksjon.
Vedtak:
Orienteringene 41 a,41b og 41c tas til etterretning
42 -2015 Orientering om bruk av informasjonssystemet Connections for styret i TYR.
IT –leder i Grenå Tore Søgård skulle delta under denne saken, men var dessverre syk. Daglig leder
orienterte litt og viste eksempel på hva dette kunne brukes til for styret.
Hensikten med et slikt system er at alle informasjon som styret har behov for et tilgjengelig for alle
som styremedlemmer.
Systemet brukes til å gi kommentarer, og vil da være synlig for alle. Det erstatter dagens målsystem
for f.eks. Sakslister, saksdokumenter, protokoller etc.
Kommentarer fra styret:
Dette kan være et nyttig hjelpemiddel for styret, og vi det må vurderes om f.eks. nettbrett blir
obligatorisk å bruke for alle i styret. Kostnader til de som i dag ikke har slik må vurderes i forhold til
kostnader.
Vedtak
Administrasjonen jobber videre med saken, og tas opp igjen på neste styremøte
Sak 43 – 2015 Gjennomgang og signering av styreinstruks.
Tidligere styreinstruks som har vært brukt i styret i TYR var vedlagt saksdokumentene, og skal etter
normalt prosedyre gjennomgås på første styremøte etter årsmøte.
Styret sitt ansvar er å følge opp de planer som er vedtatt for organisasjonene, med bakgrunn i
gjeldende vedtekter. I vedtektene § 7, siste kulepunkt står det at styret jobber etter instruks vedtatt
av årsmøte.
Styret gjennomgikk styreinstruksen som er nedfelt med bakgrunn i slike generelle særtrekk for et
styre
Generelle særtrekk ved et styre
På generell bakgrunn kan det sies at et styre har særtrekk som må ivaretas dersom styret skal fungere
godt som et lag. Disse særtrekkene er:
1. Styret er et kollegialt organ.
Det vil si at hva formell autoritet angår, rangerer alle styrets medlemmer likt. Styreleder er kun
den «første blant likemenn». Når styreleder uttaler seg eller opptrer på styrets vegne, er det etter
fullmakt fra styrets øvrige medlemmer. Styrets leder eller den som leder delegerer til, uttaler seg
på vegne av styret.
2. Styret er en samarbeidende gruppe.
Det betyr to ting; for det første må et styre handle i fellesskap, altså som en samlet enhet, etter
forutgående overlegning. Dernest fungerer styret som en samlet enhet bare i styremøtene, dvs.
når styret er samlet. Utenfor styrerommet har verken styreleder eller noen av de andre
styremedlemmene noen formell makt, hvis det ikke foreligger spesielle fullmakter.
3. Styret forholder seg til daglig leder
Styret må altså utøve sin myndighet gjennom daglig leder. Styret verken bør eller må gå direkte
inn i bedriften og forbi den som er satt til å lede selskapet. Hovedregelen er at daglig leder skal
lede den daglige driften mens styret tar stilling til overordnede strategiske valg og annet av større
betydning for laget. Dette er til gjengjeld av stor betydning for bedriften og daglig leder er
avhengig av et godt styre.
4. Styret er valgt av medlemmene for å ivareta laget.
Det betyr at det ikke er rom for «særinteresser» i styrets forhandlinger. Det er hele tiden lagets
beste etter en samlet vurdering som er det overordnede syn.
Styreinstruks for TYR:
1.
Styrets oppgaver og myndighet
Styret skal lede laget i samsvar med vedtektene og de vedtak som er fattet av årsmøtet.
Styret ansetter og avskjediger daglig leder og fastsetter dennes lønn og arbeidsinstruks.
Styret fastsetter driftsbudsjett og sørger for at dette blir fulgt.
Styret skal påse at regnskapet føres forsvarlig, og at dette blir avsluttet i rett tid og i revidert stand
forelagt årsmøtet.
Styret oppnevner økonomiutvalg, samt de råd og utvalg som det finner formålstjenlig, samt
instrukser for råd og utvalg de oppnevner der dette er formålstjenlig.
Styret oppnevner styrets representant i TYRs avlsråd.
Styret arrangerer de ledersamlinger som en finner mest hensiktsmessig, men det skal gjennomføres
minst en ledersamling årlig.
Styret forbereder og avgir innstilling i saker som skal behandles i årsmøtet. For øvrig skal styret ivareta
lagets interesser.
2.
Møteplan, arbeidsplan, innkalling, med mer
Styret fastsetter i første styremøte etter årsmøtet møteplan fram til neste årsmøte.
Med utgangspunkt i vedtatt arbeidsprogram setter styret i første styremøte etter årsmøtet opp en
arbeidsplan med fordeling av ansvarsområde der dette er nødvendig.
Det sammenkalles til ekstraordinære styremøter så ofte styreleder/daglig leder finner det
formålstjenlig, eller når minst 2 styremedlemmer krever det.
Styreleder og daglig leder utarbeider sammen sakliste til styremøtene. Øvrige styremedlemmer kan
fremme saker til styremøtet ved henvendelse til daglig leder.
Varsel om styremøte med foreløpig saksliste, samt oppfordring til innspill til sakslista sendes ut 10
dager før styremøtet. Sakspapirer skal sendes ut minimum én uke før styremøtet.
Sakspapirer og protokoll for alle styremøter sendes også til årsmøtets ordfører og varaordfører,
kontrollkomiteen, samt styrets vararepresentanter.
Protokoll fra siste styremøte legges ut på TYRs nettside så snart den er godkjent av styret, og saksliste
for neste styremøte gjøres kjent der når den er klar.
Styremedlemmer som er forhindret fra delta på styremøtene, skal innen ei uke før styremøte melde
forfall til daglig leder som innkaller eventuelle vararepresentanter.
Styremedlemmene skal sende inn reiseregning så snart som mulig etter møter og arrangement de
deltar på i lagsregi.
Sittende styreleder takker av avgående styremedlemmer i årsmøtet. Dette gjelder også i de tilfeller
sittende styreleder selv går av som leder. Sittende ordfører takker av avgående styreleder etter
samme mønster.
3.
Saksforberedelse og dokumentasjon
Daglig leder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle.
Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens
forslag til vedtak der dette er naturlig.
4.
Behandling i møte
Styreleder leder i alminnelighet styremøtene og utdyper om nødvendig styresakene sammen med
administrasjonen.
Minst fire av styrets medlemmer må være til stede for at vedtak kan fattes.
Daglig leder utarbeider forslag til protokoll fra styremøtene, som etter høring blant styremedlemmene
underskrives i påfølgende styremøte. Protokoll er godkjent når ingen endringer har forekommet.
Informasjon fra styremøtene skjer gjennom administrasjonen.
TYRs daglige leder har møteplikt og talerett, men ikke stemmerett i styret.
1. varamedlem til møter i styret med talerett, men uten stemmerett. Ordfører møter i styremøter som
er nødvendig for å lede årsmøte.
Vedtak i styret bør så langt der er mulig fattes etter konsensusprinsippet. For øvrige vedtak som
flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. I de tilfeller der en elle flere ikke kan
støtte vedtaket(dissens), skal det varsles av styremedlem(er) før møtets slutt at det kreves
protokolltilførsel. Ved stemmelikhet gjelder det som styreleder har stemt for. Fattede vedtak stiller
hele styret seg bak som kollegium.
5.
Gjennomgang av styreinstruksen
Styreinstruksen gjennomgås etter behov, men alltid i første styremøte etter TYRs årsmøte.
Vedtak:
Styret har gjennomgått styreinstruks for TYR og gir med sin signatur godkjennelse at dette er
gjeldende instruks for styret fram til neste årsmøte.
Sak 44 –2015 Styremøteplan for 2015-2016
Forslag til møteplan for styret var sendt med saksdokumentene som grunnlag for diskusjon og
planlegging av møter fram til neste 1. møte etter årsmøtet 2016.
Styret gikk gjennom forslag og gjorde nødvendige korrigeringer.
Møteplan: Styret
Dato
Hvor
Tema
2015
Staur gård (dagen før auksjon)
Møteplan for styret.
25april
Starter etter lunch.
Regelverk Fenotypetesten,
Rolle og ansvarsfordelingen 25.juni
Hamar
Produksjon på norske ressurser.
26-27 august
N - Rogaland.
Aktive avlsbesetninger.
21-22 oktober Styremøte / Ledersamling
Strategi og økonomiNeste års jordbruksoppgjør
26. november Hamar
Gjennomgang /revidering av avlsplaner med
tilhørende dokumenter.
8-9.desember Kjøttkongress Nordland
Budsjett.
Mo i Rana
2016
21. januar
Hamar
18 februar
Hamar
15-16-17 mars Årsmøte Hamar
Styremøte 15. fra lunch
22.04
Styremøte dagen før auksjonen
Endelig budsjett / årsmøte saker
Årsmelding
Årsmøte-saker
Møteplan for styret
NB : I følge Møtekalenderen er styremøte og representantskapsmøte i Bondelaget
mars 2016 - fra 31.03-01.04, derfor kan vi nå allerede bestemme årsmøtedato 2016)
( påsken er i uke 12 i 2016, der palmesøndag er 20 mars)
Møteplan : Økonomiutvalget
Dato
Hvor
Tema
Uke 39
Telefonmøte
Evaluering – sist opppgjørPrioriteringer oppgjøret 2016-2017
Uke 46
Konkretisering av kravdok etter
ledermøte TYRs kravdokument – utkast – til høring
12.01 2016
Gjennomgang av tilbakemeldingerForslag til endelig utkast.
Møte i forbindelse med Mat og
Landbruk
Møteplan Avlsrådet 2015
Dato
April
27.mai
Nov
Hvor
Hamar
Hamar
Hamar
Tema
Regelverket Fenotypetesten.
Regelverk- Evaluering av siste testomgang.
Det var i saksdokumentet kommet forslag om at fylkeslagene er « teknisk arrangør» for
Ledersamlingen i TYR.
Bakgrunnen er at det er viktig at vi har engasjerte fylkeslag, og i arbeidsprogrammet for 2015, har vi
satt opp avklaring av fylkeslagene sin rolle. Ledersamlingen kan derfor inngå som en av rollene som
fylkeslagene kan ha.
Vedtak:
Forslag til møteplan2015-2016 med korrigeringer gjort i møte av styret vedtas. Oppdatert møteplan
legges ut på TYRs nettside under styret så snart som mulig
Det sendes forespørsel til fylkeslag om ønske for arrangere Ledersamlingen regionalt, der fylkeslag
skal være «teknisk arrangør». Årsmøtested for framtiden skal være Hamar.
Sak 45 – 2015 Regnskap pr. mars 2015
Det var med sakspapirene sendt med oversikt over regnskapet pr. mars, og det gis slike kommentarer.
Inntekter er om lag 62 tusen mindre enn budsjett, som skyldes mindre inntekter knyttet til salgs og
annonse inntekter, men økte inntektsførte tilskudd. Da det ikke er tatt høyde for evt. ekstra kostander
knyttet til overtakelse av driften på Staur, samt evt økte flyttekostnader ble ikke økte tilskudd justert.
Kostnader er også lavere enn budsjett, da faktura fra Biobank er forsinket, samt at vi ikke har fått
kostnader knyttet til årsmøte i mars. Lavere lønnskostnader skyldes at vi hadde budsjettert med
avlsforsker fra januar.
Resultat: kr 462.000 som er 444 tusen bedre enn budsjett.
Vedtak:
Regnskapsresultat pr. mars tas til etterretning.
Sak 46- 2015 Utnevnelse av styrets representant i TYRs avlsråd.
I vedtektene § 10 er knyttet til TYRs avlsråd og dens sammensetning.
Styret skal oppnevne en representant i Avlsrådet, og normalt gjøres dette etter årsmøte, da vi
kjenner styrets sammensetning.
Styrets representant i Avlsrådet er i dag Bjarte Nes.
Styrets representant skal også være styrets ressursperson i avlsspørsmål.
I og med at styret nå og har fått representant med avlsfaglig kompetanse er det normalt at denne og
representant i Avlsrådet.
Kommentarer fra styret.
Viktig at vi ivaretar kommunikasjonen mellom styret og avlsrådet på best mulig måte. I og med at vi
nå har fått styremedlem med avlsfaglig kompetanse så er det naturlig at styrets representant blir den
samme.
Vedtak.
Styret oppnevner styremedlem Per Øivin Sola som styrets representant i TYRs avlsråd.
Sak 47-2015 Regelverk for Fenotypetesten – endringer
Med saksdokumentene var det lagt ved Regelverket for Fenotypetesten. Noen endringer er som en
konsekvens av endringer i dato, og tidligere vedtak.
Styret behandlet og denne saken under sak 33-2015, og det er vedtak i pkt. 11- pkt. 12.2 og nytt
pkt.12.2.4 som styret skal gjøre endelig vedtak om i denne saken.
Forslag til endringer i pkt 11. Selge oksen til TYR.
Selge oksen til TYR
TYR betaler 20 000 kroner for okser som selges til TYR dersom oksen veier 300 kilo i korrigert 200dagersvekt ved teststart. Avvik fra 300 kilo avregnes med +/- 40 kroner per kilo i avvik. Betaling skjer
etter korrigert 200-dagersvekt beregnet ut fra teststartvekt. Aktive Avlsbesetninger og nye
oppdrettere får 1000 kroner ekstra i innkjøpspris. Oppdretter av TYR-eide okser har ikke forkjøpsrett
på oksen etter endt test.
12.2.2 Forsikring:
Okser er ulykkesforsikret for inntil kroner 30 000 kroner så lenge de står i TYRs varetekt. I dette ligger
at oksen dør eller må avlives på grunn av sjukdom. Eventuell tilleggsforsikring er eiers ansvar.
Seminokser og reserveokser som sendes til Hallsteingård kan TYR ordne med forsikring som belastes
sluttoppgjøret for avlereide okser
12.2.4 TYReide okser og auksjon.
Med henvisning til pkt. 12.1 vil TYR eide okser som er innstilt som seminokse eller auksjonsgodkjent
okser skal disse bys fram på TYRs auksjon, og det beregnes 10 % salær av salgssummen. Oppdretter
av TYR eide okser deler oppnådd salgssum 50/50 med TYR, med fratrekk av direkte kostander som
innkjøpspris, foringskostander, forsikringer, salær etc. Netto oppgjør utbetales oppdretter når oksen
er overtatt av ny eier.
Styret gikk gjennom forslag til endringer i Regelverket for Fenotypetesten og gjorde slikt vedtak:
Vedtak
Foreslåtte endringer i Regelverk for Fenotypetesten versjon 17, pkt. 11 Pris selge oksen til TYR, samt
pkt.12.2.2 og nytt pkt. 12.2.4 gjøres gjeldene for testomgangen 2015-2016
Sak 48-2015 Kriterier for nasjonale avlsarbeidet
Kriterier for nasjonal avlsarbeid, ble behandlet i Avlsrådet 21.4. 2015. Saken ble endret til
orienteringssak før møte.
Saken skal først behandles i arbeidsgruppe for Fenotypetesten.
Vedtak:
Styret tar orienteringen til etterretning, og får saken til vedtak i neste styremøte etter behandling og
innstilling i arbeidsgruppa.
Sak 49-2015 Evaluering av årsmøte 2015
Med sakspapirene ble det lagt ved slik oppsummering knyttet til årsmøte:
Vedtak
Styret hadde en vurdering av gjennomføringen av årsmøte i 2015 og oppsummerer slik:





Bra teknisk gjennomføring med samling dagen før for fylkeslags ledere.
Det er ønskelig med en bedre debatt knyttet til leders tale og årsmelding.
Å ha et fagtema på dag 1 er en fin ordning som vi skal fortsette med.
Felles arrangement med andre organisasjoner er vi ikke moden for enda.
Årsmøte på Hamar hvert år bør vi gjennomføre.
Sak 50-2015 Eventuelt
Ingen saker
Sak 51-2015 Åpen post /evaluering av styremøte
Styret hadde en god evaluering av styremøte
Hamar 24.april 2015
Leif Helge Kongshaug
Magnus Johnsen
Inger Johanne Bligaard
Vermund Lyngstad
John Skogmo
Per Øyvin Sola
Kopi sendes: Torill Helgerud
Neste styremøte 25. juni Hamar – adresse Storhamargata 44 (Melkefabrikken)