Innkalling og saksdokumenter styremøte Sykehusapotek Nord HF
Styremøte Innkalling med sakspapirer 23. september 2015 kl. 10.30 – 18.00 Sted: Scandic Bergen Airport Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord HF Observatør fra brukerutvalget i Sykehusapotek Nord HF Deres ref.: Vår ref.: 2015/123 Dato: 15. september 2015 Innkalling til styremøte i Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 I henhold til tidligere avtalt møteplan og i samråd med styreleder, innkalles med dette til styremøte i Sykehusapotek Nord HF onsdag 23. september 2015 kl. 10.30 – 18.00. Møtet avholdes på Scandic Bergen Airport. Styremøtet vil ved behov bli lukket for offentligheten for behandling av saker og/eller orienteringer som er unntatt offentlighet. Saksdokumenter er vedlagt. Eventuelle forfall meldes Sykehusapotek Nord HF på telefon 77 62 62 56 eller på e-post til [email protected]. Med vennlig hilsen Anne Helen Hansen styreleder Postadresse: Sykehusapotek Nord HF Postboks 6147, Langnes 9291 TROMSØ Espen Mælen Hauge direktør Telefon: Telefaks: Internett: E-post: Org.nummer: 77 62 62 56 77 62 66 69 www.sykehusapotek-nord.no [email protected] MVA 983 974 937 NO Saksbehandler: Helge K. Kjerulf Pettersen Telefon: 77 66 96 26 Saksbehandlers e-post: [email protected] Godkjenning av innkalling og saksliste Styresak nr: Møtedato: Saksbehandler: 32 – 2015 23. september 2015 Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen I samråd med styreleder er følgende saksliste satt opp til styremøtet 23. september 2015: Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak 32 - 2015 Godkjenning av innkalling og saksliste 33 - 2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. juni 2015 34 - 2015 Oppfølginger av anbefalinger gitt i internrevisjonsrapport 2/2015 fra Helse Nord 35 - 2015 Virksomhetsrapport per august 2015 36 - 2015 Rapport til Helse Nord 2. tertial 2015 37 - 2015 Ledelsens gjennomgang, inkludert gjennomgang OD 2015 – halvårsstatus 38 - 2015 Tema 2015: Forbedring og utvikling; styret og ledergruppa møter adm.dir. og styreleder for Sjukehusapoteka Vest HF 39 - 2015 Utkast til ny strategi, herunder utvikling av farmasøytiske tjenester 40 - 2015 Ny forsknings- og utviklingsstrategi 41 - 2015 Møteplan 2016 42 - 2015 Evaluering av direktør – inkl. lønnsjustering. Saken behandles Side Side Side 1 2 9 Side 34 Side 63 Side 71 Side 93 Side 95 Side 114 Side 119 Side 120 unntatt offentlighet, jf. Offl § 23, 1. ledd. Sak 43 - 2015 Saker til informasjon 1. Oppfølgingsrevisjon miljø 2. Lagerautomatprosjektet 3. Legemidler utgått på dato 4. Plan for kompetanseutvikling 5. Nye apoteklokaler i Bodø Sak 44 - 2015 Eventuelt Side 123 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 4. juni 2015. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 1 Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. juni 2015 Styresak nr.: 33 – 2015 Møtedato: 23. september 2015 Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner protokoll fra styremøtet 4. juni 2015. Espen Mælen Hauge Direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 2 Protokoll Møtetype: Styremøte i Sykehusapotek Nord Tidspunkt: 04. juni 2015 kl. 8.00 - 14.00 Møtested: Helse Nord i Bodø Tilstede: Anne Helen Hansen, styreleder Jan Norum, styrets nestleder Kristin Larssen, styremedlem Svein Iversen, styremedlem Sissi Lundblad, styremedlem Margit Steinholt, styremedlem Forfall: Bjørg Helene Jenssen, styremedlem Observatør: Martin Moe, leder av brukerutvalget Fra administrasjonen: Espen Mælen Hauge, direktør Helge K. Kjerulf Pettersen, økonomisjef Sak 20/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 4. juni 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 4. juni 2015. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 3 Sak 21/15 Godkjenning av protokoll fra styremøte 19. mars 2015 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 19. mars 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 19. mars 2015. Sak 22/15 Temaområde 2015: Forbedring og utvikling God håndtering av uønskede hendelser og kritiske feil Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF gjennomførte diskusjoner om god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i helsetjenesten. Styreleder fremmet følgende tillegg til direktørens innstilling: 2. Styret ber om i neste styremøte å få framlagt forslag til overordnet plan for håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i Sykehusapotek Nord HF. 3. Styret ber om at temaet god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil på nytt spilles inn som tema til styreseminar i Helse Nord. Direktørens innstilling og styreleders tillegg ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF gjennomførte diskusjoner om god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i helsetjenesten. 2. Styret ber om i neste styremøte å få framlagt forslag til overordnet plan for håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i Sykehusapotek Nord HF. 3. Styret ber om at temaet god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil på nytt spilles inn som tema til styreseminar i Helse Nord. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 4 Sak 23/15 Utkast til strategi for Sykehusapotek Nord Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert utkast til ny strategi og er fornøyd med den strategiske retningen Sykehusapotek Nord går. Med de innspill som fremkom under møtet bes direktøren legge frem et endelig forslag til ny strategi til neste styremøte. Styreleder fremmet følgende forslag til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert utkast til ny strategi og er fornøyd med den strategiske hovedretningen. Med de innspill som fremkom under møtet bes direktøren legge frem et nytt forslag til strategi til neste styremøte. Styreleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert utkast til ny strategi og er fornøyd med den strategiske hovedretningen. Med de innspill som fremkom under møtet bes direktøren legge frem et nytt forslag til strategi til neste styremøte. Sak 24/15 Virksomhetsrapport per april 2015 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar virksomhetsrapporten til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar virksomhetsrapporten til orientering. Sak 25/15 Rapport 1. tertial 2015 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial 2015. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 5 Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial 2015. Sak 26/15 Avviksrapportering i Sykehusapotek Nord 2014 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord ber om at arbeidet med å skape en god meldekultur i foretaket fortsetter, og at avvikene benyttes til videre kvalitetsarbeid. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord ber om at arbeidet med å skape en god meldekultur i foretaket fortsetter, og at avvikene benyttes til videre kvalitetsarbeid. Sak 27/15 Risikostyring – overordnede mål 2015 Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord tar informasjonen om de overordnede målene som legges til grunn for risikostyringen i Helse Nord i 2015 til orientering. 2. Styret er fornøyd med tilpasningene av de overordnede mål til Sykehusapotek Nords virksomhet og ber adm. direktør om å iverksette nødvendige tiltak for å nå målene som er satt for risikostyringen i Helse Nord i 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord tar informasjonen om de overordnede målene som legges til grunn for risikostyringen i Helse Nord i 2015 til orientering. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 6 2. Styret er fornøyd med tilpasningene av de overordnede mål til Sykehusapotek Nords virksomhet og ber adm. direktør om å iverksette nødvendige tiltak for å nå målene som er satt for risikostyringen i Helse Nord i 2015. Sak 28/15 Status informasjonssikkerhet i Sykehusapotek Nord Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord tar status om informasjonssikkerhetsarbeidet til orientering. Styret ber direktøren foreta nødvendig risikovurdering og implementering av styringssystem for informasjonssikkerhet og legge frem en oppdatert status i styremøtet 3. desember 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord tar status om informasjonssikkerhetsarbeidet til orientering. Styret ber direktøren foreta nødvendig risikovurdering og implementering av styringssystem for informasjonssikkerhet og legge frem en oppdatert status i styremøtet 3. desember 2015. Sak 29/15 Organisasjonsplan og samarbeidsavtale for innkjøp i Helse Nord Direktørens innstilling til vedtak: 1. 2. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt organisasjonsplan som retningsgivende for anskaffelsesvirksomheten i foretaket. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt samarbeidsavtale som styrende for foretakets samarbeid med det regionale helseforetaket samt de øvrige helseforetakene i regionen. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. 2. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt organisasjonsplan som retningsgivende for anskaffelsesvirksomheten i foretaket. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt samarbeidsavtale som styrende for foretakets samarbeid med det regionale helseforetaket samt de øvrige helseforetakene i regionen. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 7 Sak 30/15 Informasjonssaker Ved direktør: • Driftsmodell radiofarmaka PET-senteret • Kompetanseplan for Sykehusapotek Nord • Nasjonal innkjøpsorganisasjon • Tariffoppgjør 2015 • Status ESA-saken • Lederutvikling i Sykehusapotek Nord • Utkast til referat fra brukerutvalgsmøte 18. mars 2015 • Legemiddelverkets tilsyn ved Sykehusapoteket i Bodø er avsluttet Ved leder for brukerutvalget: • Nytt fra brukerutvalget Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 31/15 Eventuelt Saker til neste styremøte: • Tilvirkning i sykehus og konsekvenser for Sykehusapotek Nord • Møteplan 2016 • Håndtering av legemidler som går ut på dato • For øvrig i henhold til møtereferat og årshjul Evaluering av møtet. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 8 Oppfølging av anbefalinger gitt i internrevisjonsrapport 02/2015 fra Helse Nord Styresak nr.: Møtedato: Saksbehandler: Vedlegg: 34 – 2015 23. september 2015 økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen 1. Internrevisjonsrapport 02/2015: Refusjon fra NAV for Sykehusapotek Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær 2. PR39110 Refusjonsberettiget fravær Internrevisjonen i Helse Nord har gjennomført en revisjon i foretakene i Helse Nord med følgende formål: «Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Sykehusapotek Nord mottar den refusjon der er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær.» Internrevisjonens konklusjon er som følger: «Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Sykehusapotek Nord knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær.» Internrevisjonen kommer med følgende anbefalinger: • Gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling • Utarbeidelse av målsettinger • Gjennomføring av risikovurderinger • Lederopplæring • Retningslinjer for avstemming og avskriving • Kartlegging av årsaker til differanser mellom krav og mottatt refusjon I denne saken blir det redegjort for hvordan anbefalingene i rapporten blir fulgt opp i foretaket. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar plan for å følge opp anbefalingene fra internrevisjonen slik det er redegjort for i denne saken. Espen Mælen Hauge direktør Saksfremlegg Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 9 Sykehusapotek har valgt å følge opp anbefalingene på følgende måte: Utarbeide målsettinger knyttet til refusjonsberettiget fravær Målsetting er spesifisert i vedlagte prosedyre for refusjonsberettiget fravær. Det fastslås her at refusjonsberettiget fravær skal håndteres på en slik måte at Sykehusapotek Nord mottar korrekt refusjon. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær Sykehusapotek Nord anser det ikke som nødvendig å gjennomføre egne risikovurderinger for dette da det i henhold til internrevisjonen «samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær». Prosessen er oversiktlig, og tiltakene som iverksettes som følge av internrevisjonens rapport vil gjøre at risikoen for at korrekt refusjon ikke mottas reduseres ytterligere. Dette utelukker ikke at risikovurderinger kan gjennomføres senere. Gjennomgå å formalisere intern ansvars- og oppgavefordeling relatert til fraværsregistrering og refusjon Det er utarbeidet en egen prosedyre som regulerer dette. Det spesifiseres her hvem som har ansvar for de ulike stegene i prosessen. Ta i bruk Helse Nords personalhåndbok (Compendia) og inkludere foretaksspesifikke retningslinjer og rutiner i denne Sykehusapotek Nord arbeider nå med å implementere Compendia, og arbeidet med dette har startet. Lenke til Compendia er gjort tilgjengelig på intranett og arbeidet med å tilpasse innholdet på de områdene Sykehusapotek Nord har egne rutiner, reglementer og overenskomster er satt i gang. Sørge for at alle ledere med personalansvar har den kjennskap til regelverk og rutiner som kreves for å etterspørre/påse at aktuelle rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig Dette løses ved ledere informeres om sitt ansvar gjennom å gjøres kjent med den utarbeidede prosedyren. Leders overordnede skal påse at lederen har tilstrekkelig kjennskap til regelverket. Ved behov vil kontorpersonale og foretaksadministrasjonen bistå med opplæring i it-systemer og regelverk. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 10 Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatt refusjoner, purring av utestående krav og avskrivning av krav i PAGA. Retningslinjene bør omfatte tidsfrister, beløpsgrenser og bestemmelser om årsaksvurdering av differanser Slike retningslinjer bør utarbeides av HR-sykelønn da det er de som skal forholde seg til disse. Sykehusapotek Nords oppfølging av dette reguleres av vedlagte prosedyre, der det presiseres at økonomisjef skal følge opp at HR-sykelønn krever inn utestående krav. HR-sykelønn melder at de purrer månedlig på utestående beløp, samt at det er planer om å utarbeide prosedyre for dette, men at det er usikkert når dette kan gjøres. En slik prosedyre vil være felles for UNN og Sykehusapotek Nord, da HR-sykelønn er felles for UNN og Sykehusapotek Nord. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatt refusjoner og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere disse I følge HR-sykelønn er årsaken til differansene som regel feilføringer i GAT når det gjelder prosentandelen på sykemeldingen. I vedlagte prosedyre poengteres det at registreringen i GAT skal gjøres korrekt, dette innbefatter også å registrere korrekt fraværsprosent. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 11 Internrevisjonsrapport 02/2015 Refusjon fra NAV for Sykehusapotek Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 07.04.2015 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 12 Innholdsfortegnelse Sammendrag ...............................................................................................................................................................................................3 1 Innledning ........................................................................................................................................................................................4 2 Formål og omfang .........................................................................................................................................................................4 2.1 Formål med revisjonen .....................................................................................................................................................5 2.2 Regelverk ................................................................................................................................................................................5 2.3 Omfang og avgrensninger................................................................................................................................................5 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier ..........................................................................................................................6 3 Metoder .............................................................................................................................................................................................6 4 Observasjoner og vurderinger ................................................................................................................................................7 4.1 4.1.1 Kriterier ........................................................................................................................................................................7 4.1.2 Observasjoner ............................................................................................................................................................8 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger ...........................................................................................................................8 4.2 Registrering og godkjenning av fravær .....................................................................................................................8 4.2.1 Kriterier ........................................................................................................................................................................8 4.2.2 Observasjoner ............................................................................................................................................................9 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger ........................................................................................................................ 11 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon ........................................................................................................... 12 4.3.1 Kriterier ..................................................................................................................................................................... 12 4.3.2 Observasjoner ......................................................................................................................................................... 12 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger ........................................................................................................................ 13 4.4 Mottak og registrering av refusjon ........................................................................................................................... 14 4.4.1 Kriterier ..................................................................................................................................................................... 14 4.4.2 Observasjoner ......................................................................................................................................................... 14 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger ........................................................................................................................ 15 4.5 5 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering ...........................................................................................7 Kontroll og oppfølging ................................................................................................................................................... 16 4.5.1 Kriterier ..................................................................................................................................................................... 16 4.5.2 Observasjoner ......................................................................................................................................................... 16 4.5.3 Internrevisjonens vurderinger ........................................................................................................................ 17 Konklusjon og anbefalinger ................................................................................................................................................... 17 5.1 Konklusjon .......................................................................................................................................................................... 17 5.2 Anbefalinger ....................................................................................................................................................................... 17 Vedlegg 1 – Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-SANO og PAGA, samt beskrivelse av interne rutiner 2 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 13 Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Sykehusapotek Nord i perioden oktober 2014 - mars 2015. Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Sykehusapotek Nord mottar den refusjon de er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Sykehusapotek Nord knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler at Sykehusapotek Nord iverksetter sju tiltak for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling, utarbeidelse av målsettinger, gjennomføring av risikovurderinger, lederopplæring, retningslinjer for avstemming og avskriving og kartlegging av årsaker til differanser mellom krav og mottatt refusjon. 3 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 14 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Sykehusapotek Nord (SANO) i perioden oktober 2014 – mars 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt 03.10.2014 Dokumentgjennomgang Intervjuer gjennomført ved HR-senteret og Økonomi- og analysesenteret i Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) 11.-12.11.2014 Intervjuer gjennomført ved Sykehusapotek Nord i Tromsø og per telefon 13.11.2014 Foreløpig oppsummeringsmøte 13.11.2014 Tester basert på tilsendt dokumentasjon utført januar-februar 2015 Oppfølging av uavklarte spørsmål gjennom telefonsamtaler Utkast til rapport oversendt 06.03.2015 til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt 27.03.2015 1.1 Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten 2012. Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene i Helse Nord håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og –håndtering (separat installasjon i hvert HF, HNIKT og RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for HN) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for HN) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for HN) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og den enkelte HF-direktør er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 15 2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Sykehusapotek Nord mottar den refusjon de er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL2270 www.nav.no – rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade (ftrl. § 8-1). Svangerskapspenger: En arbeidstaker har rett til svangerskapspenger dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftrl. § 14-4). Foreldrepenger: Kan ytes til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftrl. § 14-5). Omsorgspenger: Til en arbeidstaker som har omsorg for barn, kan det ytes omsorgspenger dersom han eller hun er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftrl. § 9-5). Pleiepenger: Det kan ytes pleiepenger til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, for eksempel ved i innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftrl. §§ 9-10 – 9-12). Opplæringspenger: Ytelsen kan gis når ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftrl. § 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. UNN ivaretar deler av saksgangen, på vegne av Sykehusapotek Nord. Dette gjelder vurdering, beregning og krav om refusjon, mottak og 5 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 16 registrering av refusjon, samt regnskapsføring. Revisjonshandlinger som gjelder Sykehusapotek Nord, gjennomføres derfor også ved UNN. Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd, stønad til reise osv. omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: 1. Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 2. Registrering og godkjenning av fravær 3. Vurdering, beregning og krav om refusjon 4. Mottak og registrering av refusjon 5. Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO1s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra foretaket og innhentet via websidene er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1 - Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med fem ledere og medarbeidere ved Sykehusapotek Nord i Tromsø og Harstad. I tillegg er det gjennomført intervjuer ved HR-senteret og Økonomiog analysesenteret i UNN. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester: COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, 2013. 1 6 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 17 Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-SANO og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Fritak fra arbeidsgiverperiode Kontrollgrunnlag: Ansatte med fritaksvedtak. For noen tilfeldig valgte ansatte med gyldig vedtak om fritak for arbeidsgiverperiode i 2014 sjekkes om det er sendt refusjonskrav for alle fraværsdagene i utvalgte fraværsperioder. Test 4: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: To rapporter fra PAGA, ”Refusjonskrav” og ”Refusjonskorrigeringer”, for perioden 01.01.2014 – 31.12.2014. a) Hvor stort beløp er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? b) Hvor stort beløp er ført som netto inntektsjustering (reduksjoner minus tillegg) via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? Test 5: Omfang av tapsføring i regnskap Kontrollgrunnlag: Regnskap 2012, 2013 og 2014. Hvor store refusjonskrav er ført som konstaterte tap på fordringer for hvert av årene 2012 – 2014? 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 4.1.1 Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen. 7 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 18 4.1.2 Observasjoner Oppgaver som inngår i revisjonsprosessen ivaretas blant annet av alle ledere med personalansvar, kontormedarbeidere ved sykehusapoteket, og ansatte ved HR-senteret og Økonomi- og analysesenteret i UNN. Ansvars- og oppgavefordelingen er ikke dokumentert. Intern organisering og oppgavefordeling i UNN er beskrevet i Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, og omtales ikke her. Det framkom gjennom intervjuer at det er uklarheter i hvordan ansvar er delegert og arbeidsoppgaver er fordelt mellom stabsfunksjoner og linjeledere, eksempelvis for informasjon og opplæring til ledere om bruk av datasystemer og aktuelt regelverk. Det ble også gitt uttrykk for at slik opplæring i liten grad har vært gitt. Intervjuene viste også at det var uklarheter i oppgavefordelingen mellom ledere og kontorpersonell angående håndtering av fraværsmeldinger. Det er ikke definert klare målsettinger for refusjonsprosessen, og det er heller ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når målene. 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen oppfatter de avdekkede uklarheter i ansvars- og oppgavefordeling som en risikofaktor som kan ha negativ effekt på måloppnåelsen. Å definere målsettinger i tilknytning til refusjonsberettiget fravær, samt systematisk bruke dokumenterte risikovurderinger, ville etter internrevisjonens vurdering bidra til et mer helhetlig grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1, 2 og 3 i kapittel 5.2. 4.2 Registrering og godkjenning av fravær 4.2.1 Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert, og har nødvendig dokumentasjon. Datasystemene inneholder fraværskoder for alle aktuelle ytelser. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av ordningen om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven § 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Ved innvilget fritak for arbeidsgiverperiode, leverer arbeidstaker signert bekreftelse på eget skjema for hver fraværsperiode. 8 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 19 4.2.2 Observasjoner Sykehusapotek Nord har på sine intranettsider ikke gjort tilgjengelig lenke til Helse Nords Personalhåndbok (Compendia). Foretaket har sin egen ”Personalhåndbok” på intranett og opplyser at denne ”skal gi ansatte i vår organisasjon en lett tilgjengelig informasjon om personalmessige spørsmål som regulerer forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver”. Videre framkommer det at håndboka for tiden er under oppdatering. Publisert informasjon inkluderer lenker til enkelte rutinebeskrivelser i Docmap, herunder ”RL2889, Rutiner ved egenmelding”. Intervjuene bekreftet at foretakets rutine for registrering av egenmeldt sykefravær etterleves. Det benyttes skriftlig egenmeldingsskjema og fraværet registreres i GAT av leder. Internrevisjonen har for øvrig observert at egenmeldingsskjemaene blir videresendt til HR-lønn UNN. Saksbehandler på HR-lønn UNN uttalte at de ikke har behov for disse skjemaene. Det har framkommet i intervjuene at sykemeldinger leveres enten til nærmeste leder eller til sekretær i Tromsø. Den som mottar meldingen kontrollerer at alt er riktig utfylt, registrerer fraværet i GAT og videresender meldingen til HR-lønn UNN. Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden ansettelse (karantenetid) og/eller antall dager siden forrige fravær (venteregler). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktig dobbeltregistrering/ kombinasjon av fraværskoder og ytelser. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Det framkommer av inngått overenskomst mellom Norges Farmaceutiske Forening (NFF) og Sykehusapotek Nord HF, 01.04.2014-31.03.2016, at arbeidstakerne etter to ukers tjeneste har rett til full lønn under sykdom. Vår gjennomgang av kontrollreglene i GAT viser at overenskomstens bestemmelser om kun to ukers karantenetid for NFFs medlemmer ikke gjenspeiles i reglene om karantenetid eller i ventereglene. HR-lønn UNN kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Eventuelle mangler blir korrigert ved at aktuell personalleder eller arbeidstaker kontaktes. Gjennom intervjuene framkom det at apotekets overenskomst ikke har vært kjent for saksbehandlere ved HR-lønn UNN, og heller ikke i tilstrekkelig grad for alle ledere ved Sykehusapoteket. Dette har medført at fraværsregistreringer har blitt endret, og at arbeidstakere uriktig har blitt trukket i lønn. 9 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 20 NAV kan innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag), jf. folketrygdloven § 8-20. Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan iht. loven søke om slikt fritak. Ved Sykehusapotek Nord er det ikke etablert rutiner for å håndtere slike søknader om fritak og tilhørende vedtak, men ordningen er så vidt nevnt i Personalportalen. I intervjuene framkom det at noen av lederne bare var vagt kjent med ordningen og oppfattet sin rolle som uklar på dette punktet. Det ble også gitt uttrykk for at Sykehusapoteket i Tromsø har arbeidstakere det burde søkes fritak for. Saksbehandler ved HR-lønn UNN bekreftet at det ikke er registrert gyldig fritaksvedtak for noen arbeidstakere ved Sykehusapoteket i Tromsø, og test 3 ble derfor ikke gjennomført. Personallederne oppfatter rutinene i forbindelse med foreldrepermisjon (foreldrepenger) som kompliserte, men opplyste at de vet hvor de kan få hjelp, og at de benytter seg av dette tilbudet når slike søknader skal behandles og registreres. På apotekets intranett framgår følgende generelle føring om permisjonssøknader: ”For permisjon inntil 14 dager søker den ansatte i MinGAT. Ved permisjon over 14 dager søkes det på elektronisk skjema via Personalportalen”. Internrevisjonen har observert følgende: På intranett er det distribuert et eget søknadsskjema i pdf-format for permisjoner og ferie, til tross for føringene om at det skal søkes permisjon via MinGat eller Personalportalen. Permisjonstypene som er omtalt på skjemaet omfatter ikke alle ytelsene i denne revisjonen, kun foreldrepermisjon inngår. I Personalportalen finnes det kun eget skjema for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser må man søke ”Permisjon annen årsak”. Konkrete veiledninger i Personalportalen som er relevant for øvrige permisjoner/ ytelser, er vanskelig tilgjengelig (via ”sykefravær/regelverk”) og til dels mangelfulle. I intervjuene har det blitt bekreftet at fravær som innvilges i Personalportalen, også registreres i GAT av leder, og at dokumentasjon som følger permisjonssøknader blir videresendt til HR-lønn UNN. Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens Sykehusapotek Nord selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-SANO omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker de fleste registreringsbehov for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer til koderegisteret: Kode ”125-Svangerskapsrelatert egenmelding” er ikke tilgjengelig i GAT. Dersom det innvilges fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, 10 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 21 vil både sykemeldte og egenmeldte fraværsdager være refusjonsberettiget. Refusjonsretten kan i gitte situasjoner også gis med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder. Det er per i dag ikke mulig å skille egenmeldt fravær relatert til svangerskapet fra annet egenmeldt fravær. Kode ”470/471-Sykt barn/barnepassers sykdom” beskrives i UNNs ”Brukerdokumentasjon, fravær og GAT” slik at fravær registrert på 470 ikke vil være refusjonsberettiget, mens 471 vil være refusjonsberettiget. Vi oppfatter imidlertid beskrivelsen som uklar, spesielt for arbeidstakere som har omsorg for et kronisk sykt eller funksjonshemmet barn over 12 år, men som også har andre barn under 12 år. Apoteket har ikke utgitt egen veiledning for bruk av disse kodene. I Vedlegg 2 har vi tatt inn en kortfattet beskrivelse av foretakets rutiner vedrørende registrering og godkjenning av fravær som kan være refusjonsberettiget, basert på vår dokumentgjennomgang og opplysninger fra intervjuene. Ansatte ved HR-lønn UNN opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.). 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger Etter internrevisjonens vurdering blir fravær i hovedsak registrert i samsvar med vedtatte rutiner, og slik at refusjonsberettiget fravær kan identifiseres. Likevel er det sannsynlig at foretaket går glipp av refusjoner ved fravær som ville vært refusjonsberettiget etter søknad til NAV, ettersom ordningen med fritak fra arbeidsgiverperiode ikke benyttes. Det samme kan gjelde for noen av de andre ytelsene hvor det kreves særskilte vedtak fra NAV, da tilgjengelige skjema og veiledningsmateriell etter vår vurdering ikke gir den nødvendige støtte og informasjon. Internrevisjonen vurderer derfor at det er en risiko for at det brukes andre løsninger, for eksempel velferdspermisjon, ved fravær som kunne vært refusjonsberettiget. Ved å ta i bruk Compendia Personalhåndbok, slik som øvrige foretak i Helse Nord har gjort, vil foretakets ledere og arbeidstakere få tilgang til nasjonale og regionale retningslinjer og veiledninger. Samtidig er det i løsningen tilrettelagt for å integrere foretaksintern informasjon. For Sykehusapotek Nords fraværskoderegister i GAT har vi kun sett at det er aktuelt å gjøre én endring, og det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistreringen. Etter internrevisjonens vurdering er det imidlertid uheldig at kontrollreglene ikke gjenspeiler NFFmedlemmenes vilkår i overenskomsten omtalt i kapittel 4.2.2. For å sikre avtale-festet lønn til arbeidstakeren, må de avtalte vilkårene være kjent for ledere og saksbehandlere, og de må tas hensyn til i hele saksgangen. Man må samtidig påse at registreringen ikke medfører uberettigede refusjonskrav til NAV. Det er naturlig å se veiledningsmateriell, automatiske kontrollregler og behovet for opplæring av saksbehandlere og personalledere (se også kapittel 4.1.2) i sammenheng. Det vises til anbefaling 4 og 5 i kapittel 5.2. 11 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 22 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon 4.3.1 Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag – egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på 3 måneder. 4.3.2 Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved automatisk varsel i PAGA, i kombinasjon med at HR-lønn UNN mottar papirdokumentasjon for fraværet. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode ”421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning” og ”422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning” ikke gir refusjonsvarsel. Dette vil medføre feil i registreringer og/eller refusjonskrav, så fremt ikke andre rutiner hindrer dette. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode ”140-Syk uten sykepengerettigheter”. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag – egenmeldt eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. 12 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 23 I tilsvarende internrevisjon ved UNN, jf. internrevisjonsrapport 01/2015, ble det konstatert at vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til HR-lønn, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget2 og selve refusjonskravet. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. Sykepengegrunnlaget beregnes manuelt av saksbehandler basert på registrerte inntektsopplysninger for den ansatte, stillingsstørrelse, sykemeldingsgrad, eventuelle feriedager og regel om øvre begrensning i inntekt til maks 6 G. Saksbehandler må manuelt identifisere og medregne eventuelle faste tillegg som skal inngå i grunnlaget. Dette er mangelfullt omtalt i intern prosedyre. Sluttsummen (ukelønn) beregnet av saksbehandler legges inn i PAGA, men beregningene dokumenteres ikke. Sykepengegrunnlaget beregnes også automatisk i PAGA. UNN har imidlertid valgt en manuell beregning som beskrevet over, da man har funnet at dette blir mer korrekt. Summen fra den automatiske beregningen er synlig for saksbehandler og fungerer som veiledende, slik at eventuell vesentlig feil i manuell beregning lettere kan oppdages. Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som kreves refundert. Totalsummen framgår i PAGA (krav). Vi fikk opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som forekommer jevnlig. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai 2014. Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på 3 måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Det enkelte refusjonskrav skrives ut fra PAGA, skannes til ePhorte for arkivering og sendes som brevpost til NAV. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt. 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert av HR-lønn UNN ved hjelp av PAGA, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på 3 måneder. Internrevisjonen har imidlertid i rapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN som, på grunn av den regionale PAGA løsningen, også har relevans for Sykehusapotek Nord: ”UNN bør oppdatere Med begrepet ”sykepengegrunnlag” menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 2 13 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 24 fraværskoderegisteret i GAT og PAGA slik at de feil og mangler som er påpekt i kap. 4.2.2 og 4.3.2 blir korrigert”. Ved HR-lønn UNN framkom ingen indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag, men det er etter internrevisjonens vurdering ikke heldig at beregningene av sykepengegrunnlag ikke er dokumentert slik at de kan kontrolleres i ettertid. Internrevisjonen har gitt følgende anbefaling til UNN: ”UNN bør dokumentere beregninger av sykepengegrunnlaget, slik at disse kan kontrolleres og nyttiggjøres i ettertid”. 4.4 Mottak og registrering av refusjon 4.4.1 Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i foretakets regnskap. 4.4.2 Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K-27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav. Her framkommer det til dels store differanser begge veier. Vi fikk opplyst at dette blant annet skyldes feil dato i grunnlagsberegninger, feil i ferieregistrering, feil som følge av delte arbeidsforhold eller at dokumentasjon sendes direkte til NAV uten registrering i PAGA. Avstemmingsprosessen er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i intern prosedyre ved HR-lønn UNN. Importerte K-27-lister fra Altinn avstemmes automatisk mot det enkelte krav i PAGA. Automatisk avstemming dokumenteres i PAGA ved at det kommer en hake bak det aktuelle kravet der det er samsvar. Ved differanse mellom krav og mottatt beløp, vurderer saksbehandler i HR-lønn UNN om differansen skal aksepteres eller om NAV skal kontaktes. Dersom differanser aksepteres (før eller etter dialog med NAV), registreres dette som manuell avstemming med en A bak aktuelt krav i PAGA. Når alle avvikene i K-27-listen fra NAV er lukket, overføres listen til regnskap. I tilknytning til avstemminger har vi fått opplyst følgende: Sykehusapotek Nord har ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan avskrives av saksbehandlerne i PAGA, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser. Vi fikk opplyst at det avskrives differanser på inntil kr 1 000 per krav (skjønnsmessig anslått av saksbehandler). Dialog om differanser mellom saksbehandler og det enkelte NAV-kontor varierer, og avhenger av om NAV-kontoret har utpekt egen kontaktperson for UNN. Månedlig avstemming i PAGA legges til grunn for skriftlige purringer, men ofte blir det ikke purret på utestående krav før de har blitt 3-4 måneder gamle. Nye rutiner for en mer effektiv praksis rundt purringer er under innføring ved UNN. 14 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 25 Sykehusapotek Nord har god oversikt over utestående krav i PAGA, og ingen av disse er eldre enn 12 måneder. Sykehusapotek Nord tapsavsetter ved årsskiftet for alle krav eldre enn 6 måneder NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Mottatte feriepenger for 2013 ble i 2014 avstemt mot krav i PAGA. Vi har fått opplyst at det er lagt inn en grenseverdi for avstemming av feriepenger i PAGA, der differanser under kr 500,- per krav aksepteres automatisk. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA. Dagens praksis er at alle differanser fra opprinnelig krav (tillegg og reduksjoner) føres som inntektsjustering. I intervjuene ble det avklart at tilgjengelige rapporter i PAGA ikke er benyttet til å skaffe oversikt over omfanget av slike differanser. I test 4 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for perioden 01.01.2014 – 31.12.2014, gjennom følgende rapporter: ”Refusjonskrav”. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for vår beregning av andel justeringer. ”Refusjonskorrigeringer”. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Rapportene viste at det for 2014 er gjort følgende korrigeringer via PAGA: Kr 205 332 (5,1 % av opprinnelige krav) er avskrevet som inntektsreduksjon Kr 56 412 (1,4 % av opprinnelige krav) er ført som inntektstillegg Kr 148 920 (3,7 % av opprinnelige krav) utgjør netto inntektsreduksjon Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni 2014. Av referatet framgår det at ”skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**)” 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen anser det som viktig at utestående krav/avvik følges opp raskt, og ser positivt på at det ved HR-lønn UNN planlegges iverksatt nye rutiner. Vi vurderer det som uheldig at det ikke finnes føringer for avstemming og avskrivning av krav, ut over den tekniske beskrivelsen av hvordan dette gjøres. Vurderinger om avskrivning er i stor grad opp til saksbehandler i HR-lønn UNN. Det ble konstatert betydelige avvik mellom innsendte krav og mottatte refusjoner fra NAV, og at differansene går begge veier. Etter internrevisjonens oppfatning er det naturlig at 15 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 26 foretaket ser nærmere på årsakene til differansene, og vurderer iverksetting av tiltak for å redusere disse. Internrevisjonen anser det som uheldig at foretaket i praksis ikke skiller mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser på hvert enkelt krav ville være nyttig. Internrevisjonen har i IR-rapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN: ”UNN bør være pådriver for å få innført funksjonalitet i PAGA som gjør det mulig å velge om differanser for det enkelte krav skal føres som inntektsjustering eller tap.” Det vises til anbefaling 6 og 7 i kapittel 5.2. 4.5 Kontroll og oppfølging 4.5.1 Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen. 4.5.2 Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. I tillegg har vi konstatert at det er utarbeidet detaljerte rutine- og kontrollbeskrivelser for en rekke arbeidsoppgaver i HR-lønn UNN (ikke registrert i Docmap). Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra HR-lønn UNN via e-post til personalledere. Når det gjelder regnskapsmessige avstemminger, har vi observert følgende: Refusjonskrav ført i PAGA blir månedlig avstemt mot regnskapssystemet og det gjøres månedlige avstemminger mellom ulike poster i regnskap. Dette foregår ved UNN, og mottatt dokumentasjon bekrefter disse rutinene. Per januar 2015 er det ikke tapsført noe for 2012, 2013 eller 2014 (etter at PAGA ble tatt i bruk). 16 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 27 Økonomisjefen opplyste at han årlig kontrollerer resultatet etter gjennomførte avstemminger ved hjelp av rapporter fra Personalportalen, sørger for at det blir tapsavsatt for utestående krav eldre enn 6 måneder, og at eventuelle konstaterte tap blir ført i regnskapet. 4.5.3 Internrevisjonens vurderinger Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen kan imidlertid ikke se at det er etablert ordninger der man systematisk benytter avdekkede avvik til læring og forbedring. Ut fra avtalt oppgavefordelingen mellom UNN og Sykehusapotek Nord, er internrevisjonens vurdering at økonomisjefens oppfølging av refusjonsbehandlingen er hensiktsmessig. Det vises for øvrig til kapittel 4.1.3 foran vedrørende risikovurdering av definerte mål som grunnlag for oppfølging av prosessen. 5 Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Sykehusapotek Nord knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler at Sykehusapotek Nord iverksetter følgende tiltak: 1. Utarbeide målsettinger knyttet til refusjonsberettiget fravær. 2. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 3. Gjennomgå og formalisere intern ansvars- og oppgavefordeling relatert til fraværsregistrering og refusjon. 4. Ta i bruk Helse Nords Personalhåndbok (Compendia) og inkludere foretaksspesifikke retningslinjer og rutiner i denne. 5. Sørge for at alle ledere med personalansvar har den kjennskap til regelverk og rutiner som kreves for å etterspørre/påse at aktuelle rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig. 17 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 28 6. Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, purring av utestående krav og avskrivning av krav i PAGA. Retningslinjene bør omfatte tidsfrister, beløpsgrenser og bestemmelser om årsaksvurdering av differanser. 7. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere disse. 18 av 18 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 29 Vedlegg 1 - Dokumentoversikt Følgende dokumenter er gjennomgått i revisjonen: Styrende dokumenter: Personalportalen – sykefravær og permisjoner. Retningslinjer og regelverk - Intranettside med diverse lenker (opplæring og informasjon om PP) Personalhåndbok (intranett): - Sykefravær: RL2889, Rutiner ved egenmelding Egenmeldingsskjema Informasjonsside på intranett - Permisjon: RL0759, Permisjonsreglement Informasjonsside på intranett Fra UNN: GAT support: Brukerdokumentasjon Fravær og GAT HR-lønn: Rutinebeskrivelse for registrering og arkivering av fravær, 20.10.14 HR-lønn: Rutinebeskrivelse overføring av fravær til PAGA, 04.06.13 HR-lønn: Rutinebeskrivelse manuelle refusjonskrav, 16.05.13 HR-lønn: Rutinebeskrivelse kjøring av refusjonskrav i PAGA, 20.10.14 HR-lønn: Rutinebeskrivelse K-27 liste, 11.03.14 HR-lønn: Rutinebeskrivelse for fritak, unntak fra arbeidsgiverperioden langvarig eller kronisk sykdom, 11.11.14 HR-lønn: Demo/veiledning oppgjørsskjema Altinn – RF 1049 Regionale dokumenter: Referat fra Regnskapsledermøte, 24.06.2014 Referat fra Økonomisjefmøte, 16.05.2014 og 24.04.2014 Mandat for forvaltningsforum LP (Lønn og Personalsystem) i Helse Nord Avtale mellom alle helseforetak i Helse Nord ved Helse Nord RHF og UNN HF, om tjenester knyttet til Lønns- og personalsystem (Regional systemenhet) DS 9119, PAGA og Personalportalen - rutiner og veiledninger, versjon 1 Resultatdokumenter: Oversikt over utestående fordringer 2012 og 2013, per 31.08.2014 Avstemmingslister refusjon og feriepenger 2013 Avstemmingsskjema 2014, 06.02.2015 Regionalt koderegister PAGA, 13.01.2015 Koderegister GAT-SANO m/grenseverdier, 14.01.2015 Dokumentasjon av systemoppsettet for refusjonsvarsel i PAGA, 23.01.2015 Rapport fra PAGA: ”Refusjonskrav”, opprinnelige krav, 01.01.-31.12.2014 Rapport i PAGA: ”Refusjonskorrigeringer”, avskrivning/tillegg, 01.01.-31.12.2014 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 30 Vedlegg 2 – Oversikt over fraværskoderegister GAT-SANO og PAGA, samt beskrivelse av foretakets rutiner Løpende ytelser iht. folketrygdloven Relevante fraværskoder i GAT-SANO § 8-1 110 Sykemelding 113 Avventende sykemelding 115 Svangerskapsrel. sykemelding 117 Behandlingsdager (sykemelding) 120 Egenmelding Sykepenger § 14-4 Svangerskapspenger § 14-5 Foreldrepenger § 9-5 Omsorgspenger § 9-10 § 9-11 § 9-12 Pleiepenger barn Pleiepenger terminal Opplæringspenger § 9-13 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 130 Sykemelding yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 142 Egenmelding arbeidsrelatert 416 Permisjon m/Svangerskapspenger m/refusjon fra 1. dag 410 Foreldrepermisjon 100 % 415 Foreldrepermisjon 80 % 421 Gradert permisjon 100 % dekning 422 Gradert permisjon 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon 100 % 455 Adopsjonspermisjon 80 % 470 Sykt barn/barnepass. 1-10 dgr. 471 Sykt barn/barnepass. > 10 dgr. Tilsvarende fraværskoder i PAGA * Koder som ikke er knyttet til varsel om refusjon (bjella) i PAGA 110 Sykemelding 113 Avvende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 117 Behandlingsdag 120 Egenmelding 125 Svangerskapsrelatert egenmelding 130 Sykemelding yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 142 Egenmelding arbeidsrelatert 416 Svangerskapspenger 410 Foreldrepermisjon 100 % 415 Foreldrepermisjon 80 % *421 Gradert permisjon 100 % dekning *422 Gradert permisjon 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon 100 % 455 Adopsjonspermisjon 80 % 470 Sykt barn/barnepasser 471 Sykt barn/barnepasser > 10 dgr. 475 Pleiepenger barn 475 Pleiepenger barn 476 Pleiepenger i terminalfasen 476 Pleiepenger i terminalfase 474 Opplæringspenger barn 474 Opplæringspenger barn Rutiner for fraværsmelding/-søknad og dokumentasjon Egenmelding: Omtales i RL2889 og i PP. Arbeidstakeren fyller ut egenmeldingsskjema på papir. Leder registrer i GAT. Sykemelding: Leveres arbeidsgiver på papir. Leder eller sekretær registrerer i GAT og videresender HR-lønn. Kort beskrivelse av ordningen i PP med lenke til søknadsskjema. Leder registrerer i GAT. Informasjon i Personalportalen: - Beskrivelse av rutiner - Permisjonssøknad – foreldrepermisjon Omtales i RL2889 og i PP. Egenmelding: Ved sykt barn/barnepasser for inntil 3 dager om gangen. Leder registrer i GAT. Legeerklæring: Fra og med 4. arbeidsdag. Kort beskrivelse i PP. Legeerklæring. Leder registrerer i GAT. Kun lenke til beskrivelse hos NAV via PP. Legeerklæring. Kort beskrivelse i PP. Legeerklæring. Leder registrerer i GAT. 31 Refusjonsberettiget fravær Dokumentansvarlig: Helge K. Kjerulf Pettersen Godkjent av: Espen Mælen Hauge Gyldig for: Sykehusapotek Nord HF Dokumentnummer: PR39110 Versjon: 1 Hensikt og omfang Prosedyren skal sikre: at refusjonsberettiget fravær håndteres slik at Sykehusapotek Nord mottar korrekt refusjon for ansattes fravær Prosedyren er gjeldende for ansatte, ledere med personalansvar og andre som omfattes av prosedyren. Ansvar Økonomisjef er ansvarlig for utarbeidelse og revisjon av prosedyren. Arbeidstakeres og lederes overordnede er ansvarlig for at prosedyren gjøres kjent og følges, samt for at det gis nødvendig informasjon om og opplæring i hvordan refusjonsberettiget fravær skal håndteres, herunder korrekt bruk av aktuelle itsystemer. Alle som omfattes av prosedyren er ansvarlig for å følge denne. Arbeidstakeren er ansvarlig for å melde fra om fravær til leder, samt å innlevere korrekt utfylt dokumentasjon. Leder er ansvarlig for å melde fraværet korrekt i GAT, og for å vurdere om det er grunnlag for å søke om fritak fra arbeidsgiverperioden, samt for å sende søknad. Leder kan delegere oppgavene til kontorpersonalet, men beholder ansvaret for at dette gjøres korrekt. HR-sykelønn er ansvarlig for å sende refusjonskrav og påse at kravet er i samsvar med det som leder har lagt inn i GAT. HR-sykelønn krever inn refusjonene fra NAV, og vurderer om og når krav skal avskrives. Økonomisjef er ansvarlig for å følge opp utestående refusjoner overfor HR-sykelønn, samt å vurdere nivået på eventuelle tapsavsetninger. Definisjoner Refusjonsberettiget fravær er fravær der lønnskostnaden refunderes av NAV. Dette gjelder først og fremst sykefravær med varighet over 16 dager og foreldrepermisjon i forbindelse med fødsel eller adopsjon. GAT er arbeidsplansystemet som benyttes i Helse Nord. Her registreres sykemeldinger og permisjoner. Personalportalen er et forsystem til lønnssystemet. Her skal arbeidstakere blant annet melde om foreldrepermisjon. PAGA er lønnssystemet som benyttes i Helse Nord, data leveres til PAGA fra Personalportalen og GAT. Fritak fra arbeidsgiverperioden, Folketrygdloven § 8-20, første ledd: «Dersom en arbeidstaker har langvarig eller kronisk sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, kan arbeidsgiveren søke om at trygden dekker utgiftene til sykepenger i arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for en arbeidstaker som har en sykdom som medfører risiko for gjentatte sykefravær i en begrenset periode. Blir søknaden innvilget, får avgjørelsen virkning fra den dag Arbeids- og velferdsetaten mottok Dette er kun en papirkopi. Gyldig versjon av dokumentet finnes i det elektroniske kvalitetssystemet. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Skrevet ut: 10.09.2015 08:47:03 Side 1 av2 32 Gyldig fra: 27.08.2015 Refusjonsberettiget fravær Versjon: 1 søknaden. Arbeidsgiveren utbetaler sykepengene i arbeidsgiverperioden og får refusjon fra trygden.» Søknadsskjema finnes på NAVs nettsider. Svangerskapsrelatert sykefravær, Folketrygdloven § 8-20, andre ledd: «Dersom en arbeidstaker er sykmeldt på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, og tilrettelegging eller omplassering til annet arbeid i virksomheten ikke er mulig, kan arbeidstakeren selv eller arbeidsgiveren søke om at trygden dekker utgiftene til sykepenger i arbeidsgiverperioden.» Søknadsskjema finnes på NAVs nettsider. Referanser Personalportalen – veiledninger for sykefravær og permisjoner. Utførelse/arbeidsbeskrivelse sykemeldt fravær Utføres av Aktivitet Arbeidstaker Melder sykefravær til leder. Leder Registrer sykefraværet i GAT. I den forbindelse skal leder vurdere om det skal søkes fritak for arbeidsgiverperioden. Dersom det er grunnlag for dette skal søknad sendes NAV. Arbeidstaker Sykemelding leveres nærmeste leder så snart som mulig. Leder Leder krysser av for mottatt dokumentasjon i GAT. Dokumentasjonen videresendes HR-sykelønn. HR-sykelønn HR-sykelønn laster fraværet over fra GAT til PAGA og krever inn refusjon fra NAV. Utførelse/arbeidsbeskrivelse foreldrepenger Utføres av Aktivitet Arbeidstaker Arbeidstaker melder fra om permisjonen. Dette gjøres i Personalportalen, se veiledning i Personalportalen. Dette må gjøres senest tre måneder før forventet permisjonsstart. Så snart fødsel/adopsjon har funnet sted sendes bekreftelse til leder ved at skjema «Søknad om foreldrepenger, engangsstønad eller fedrekvote ved fødsel og adopsjon (NAV 14-05.09)» fylles ut. Leder Leder sender søknadsskjema til HR-sykelønn og registrer permisjonen i GAT. HR-sykelønn Registrer permisjonen i PAGA og krever inn refusjonen fra NAV. Utførelse/arbeidsbeskrivelse oppfølging og innfordring av krav Utføres av Aktivitet Økonomisjef Hvert tertial kjøres «Refusjonsrapport» i Personalportalen. Det bes om forklaring fra HR på utestående beløp eldre enn tre måneder. I forbindelse med årsoppgjøret avsettes det for tap for alle krav eldre enn 6 måneder. HR-sykelønn Følger opp og purrer på utestående krav. Dette er kun en papirkopi. Gyldig versjon av dokumentet finnes i det elektroniske kvalitetssystemet. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Skrevet ut: 10.09.2015 08:47:03 Side 2 av2 33 Gyldig fra: 27.08.2015 Virksomhetsrapport per august 2015 Styresak nr: Møtedato: Saksbehandler: Henvisning til tidligere sak: Vedlegg: 35 – 2015 23. september 2015 Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen 18-2015 Målekort (u.off. § 23 første ledd) Plan og budsjettbrev 2 I henhold til oppdragsdokument legges virksomhetsrapport per august 2015 fram for styret til orientering. Rapporten er oversendt Helse Nord RHF administrativt. I henhold til Plan og budsjettbrev 2 skal bærekraftsanalysen for 2016-2019 behandles på nytt i styret med endrede forutsetninger. Bærekraftsanalysen ble behandlet i styresak 18-2015. I forhold til denne er det ingen endringer for Sykehusapotek Nords forutsetninger, og etter avtale med Helse Nord er det derfor ikke nødvendig med ny styrebehandling av denne. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 34 Saksfremlegg Regnskapet per august 2015 viser et overskudd på 3,68 millioner. For samme periode i 2014 var resultatet et overskudd på 3,70 millioner. Det er budsjettert med et overskudd på 0,95 millioner per august, slik at resultatet er 2,74 millioner høyere enn budsjettert. August Regn. Bud. Omsetning 34 203 32 138 Varekjøp 26 593 25 592 Pers.kost. 5 559 5 337 Andre kost. Resultat Vareforbruk Avvik Januar - august 2014 Endr. Regn. Bud. 2 065 30 339 1 002 24 462 222 4 384 Avvik 2014 Endr. 12,7 % 277 378 264 004 13 374 249 567 11,1 % 8,7 % 219 991 209 602 10 389 199 065 10,5 % 26,8 % 44 459 44 301 158 38 224 16,3 % 7,9 % 846 1 249 -402 947 -10,6 % 10 015 9 956 59 9 281 1 297 61 1 235 639 102,9 % 3 679 945 2 735 3 698 0,5 % 84,2 % 86,5 % -2,3 % 87,0 % -2,8 % 85,9 % 86,5 % -0,6 % 86,4 % -0,5 % Tabell 1: Regnskap og budsjett Sykehusapotek Nord Resultatet for august er et overskudd på 1,30 millioner. Det var budsjettert med et overskudd på 0,06 millioner, slik at resultatet er 1,24 millioner høyere enn budsjettert. For august 2014 var resultatet et overskudd på 0,64 millioner. Inntekter Inntektene er 13,37 millioner høyere enn budsjettert, og 27,81 millioner høyere enn på samme tidspunkt i 2014. August Sykehuseksp. Produksjon Publikum Rådgivning Regn. Bud. 11 804 12 371 Avvik -566 Januar - august 2014 Endr. 11 875 -0,6 % Regn. Bud. 106 607 107 723 Avvik -1 116 2014 Endr. 103 562 2,9 % 4 232 4 376 -145 4 185 1,1 % 30 317 35 273 -4 956 33 752 -10,2 % 16 926 14 092 2 834 13 289 27,4 % 129 804 110 038 19 765 103 385 25,6 % 1 076 1 122 -47 727 48,0 % 8 920 8 977 -56 6 133 45,5 % Annet 165 177 -12 263 -37,3 % 1 730 1 993 -263 2 735 -36,7 % Totalt 34 203 32 138 2 065 30 339 12,7 % 277 378 264 004 13 374 249 567 11,1 % Tabell 2: Inntekter per virksomhetsområde Tabellen over viser inntektene fordelt på virksomhetsområde. Endringene blir nærmere kommentert nedenfor. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 35 Salg av medikamenter til UNN og NLSH 12 000 000 10 000 000 8 000 000 UNN 2014 UNN 2015 6 000 000 NLSH 2014 4 000 000 NLSH 2015 2 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figur 1: Salg av medikamenter til sykehusene Figuren over viser utviklingen i salg av medikamenter (både fra sykehusekspedisjoner og produksjonsavdelinger) til UNN og NLSH i 2014 og hittil i 2015. Legemiddel Omsetning 2014 Omsetning 2015 Remicade pulv t inf kons 100mg 3 HGL --63187 27 450 561 10 435 018 Remsima pulv t inf kons 100mg 1 HGL --171486 2 027 190 9 303 224 Herceptin inj 600mg/5ml 5 MLHGL --460339 3 231 780 7 757 147 MabThera inf kons 10mg/ml 50 MLHGL --494286 9 693 362 7 403 317 Tysabri inf kons 20mg/ml 15 MLHGL --56915 5 934 107 5 642 128 Eylea inj 40mg/ml 0,1 MLHGL --126803 4 405 342 5 481 661 Avastin inf kons 25mg/ml 16 MLHGL --19781 1 502 951 2 989 216 Lucentis inj 10mg/ml 0,23 MLHGL --137641 2 773 620 2 607 668 Yervoy inf kons 5mg/ml 40 MLHGL --199940 2 117 387 2 404 619 Lemtrada inf kons 12mg/1,2ml 1,2 MLHGL --165070 321 213 2 253 175 Tabell 3: 10 mest solgte legemidler til NLSH og UNN per 2. tertial 2015 Tabellen over viser de ti mest solgte legemidlene til UNN og NLSH hittil i år og de samme legemidlene for samme periode i fjor. Den mest markante endringen er reduksjonen i salget av Remicade. Dette kommer av at Remicade erstattes av det rimeligere Remsima. Salget av Herceptin (brystkreft) har doblet seg, det samme gjelder Avastin (kreftbehandling). Lemtrada (MS) ble introdusert i 2014 og har hatt en stor økning. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 36 Det har vært en økning i salget av medikamenter til NLSH på 6,4 %. Det er en økning på 6,7 % i Bodø og på 10,8 % i Vesterålen, mens det er en reduksjon på 2,4 % i Lofoten. Økningen i Bodø er forårsaket av en økning i salg fra sykehusekspedisjonen på 10,0 %, mens det har vært en reduksjon i salg til NLSH på 3,2 % i produksjonsavdelingen. Endringen i salget til NLSH kommer hovedsakelig av følgende legemidler: Legemiddel Herceptin inj 600mg/5ml 5 MLHGL --460339 Remsima pulv t inf kons 100mg 1 HGL --171486 Remsima pulv t inf kons 100mg 3 HGL --395226 Octagam inf 100mg/ml 200 MLGL --158040 Entyvio pulv t inf kons 300mg 1 HGL --431978 Alimta pulv t inf kons 500mg 1 HGL --19797 Eylea inj 40mg/ml 0,1 MLHGL --126803 Nplate inj subst 500mcg 1 HGL --29822 Herceptin pulv t infkons 150mg 1 HGL --573477 Remicade pulv t inf kons 100mg 3 HGL --63187 Endring 1 881 796 1 566 281 1 228 950 766 057 668 872 625 533 510 270 -474 775 -1 802 112 -4 293 482 Tabell 4: 10 største endringer i salget til NLSH De største endringene kommer av skiftet fra Remicade til Remsima. Til tross for at antall doser har økt med 28 % fra 2014 til 2015 er kostnadene for NLSH redusert med 1,5 millioner. Det har ellers vært økning i salget av Octagam (immunsvikt), Entyvio (ulcerøs kolitt, Chrons sykdom), Alimata (lungekreft) og Eylea (aldersrelatert makuladegenerasjon), mens salget av Nplate (brukes i forbindelse med fjerning av milten) er redusert. Det har vært en økning på 0,7 % i salget til UNN. Det har vært en reduksjon på 0,1 % i Tromsø og 1,1 % i Narvik, mens det har vært en økning på 7,7 % i Harstad. I Tromsø har det vært en økning på 3,5 % i salget til UNN fra produksjonsavdelingen. Salget av legemidler til UNN fra sykehusekspedisjonen i Tromsø er redusert med 1,2 %. Legemiddel Remsima pulv t inf kons 100mg 1 HGL --171486 Herceptin inj 600mg/5ml 5 MLHGL --460339 MabThera inj 1400mg/hgl 11,7 MLHGL --545104 Lemtrada inf kons 12mg/1,2ml 1,2 MLHGL --165070 Entyvio pulv t inf kons 300mg 1 HGL --431978 Avastin inf kons 25mg/ml 16 MLHGL --19781 Perjeta inf kons 420mg/14ml 14 MLHGL --574423 Herceptin pulv t infkons 150mg 1 HGL --573477 MabThera inf kons 10mg/ml 50 MLHGL --494286 Remicade pulv t inf kons 100mg 3 HGL --63187 Endring 5 709 754 2 643 571 2 083 075 1 610 080 1 511 693 1 134 821 1 091 274 -1 072 664 -2 088 039 -12 722 062 Tabell 5: 10 største endringer i salget til UNN Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 37 Også på UNN erstattes Remicade av Remsima. Antall doser har økt med 14 %, mens kostnaden for UNN er redusert med 6,7 millioner. Omsetningen av Herceptin (brystkreft) øker med 0,6 millioner, Lemtrada (relapserende remitterende multippel sklerose) øker med 1,6 millioner, Entyvio (ulcerøs kolitt, Chrons sykdom) øker med 1,5 millioner og Avastin (kolorektalkreft) øker med 1,1 millioner. Perjata (brystkreft) er tatt i bruk i 2015. Salg til publikum 12 000 000 10 000 000 8 000 000 Harstad 2014 Harstad 2015 Bodø 2014 6 000 000 Bodø 2015 Tromsø 2014 4 000 000 Tromsø 2015 2 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figur 2: Omsetning i publikumsavdelingene Figuren over viser utviklingen av omsetningen i publikumsavdelingene i 2014 og hittil i 2015. Omsetningen i publikumsavdelingene har økt med 25,6 % i forhold til samme periode i 2014. I Tromsø har det vært en økning på 27,1 %, i Bodø på 25,9 % mens det i Harstad har vært en økning på 13,3 %. En del av økningen er forårsaket av at regnskapsføringen av resepter ekspedert i produksjonsavdelingene er endret i forhold til 2014, i 2014 ble disse regnskapsført i produksjon, mens de fra og med 2015 er regnskapsført i publikumsavdelingene, dette på grunn av ESA-saken. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 38 Legemiddel Omsetning 2014 Omsetning 2015 Sovaldi tab 400mg 28 --62575 7 395 934 10 099 216 Harvoni tab 90/400mg 28 --573382 8 299 612 Daklinza tab 60mg 28 DATOP --79109 5 515 250 Soliris inf kons 300mg 30 MLHGL --102268 2 314 941 2 604 309 Truvada tab 30 --23063 1 985 884 2 505 902 Humira inj 40mg/penn 2x0,8 MLPEN --72770 2 462 813 2 376 383 Tecfidera enterokaps 240mg 56 ENPAC --400574 1 095 345 2 227 220 Neulasta inj 6mg/spr m/nålbesk 0,6 MLSPR --484327 2 714 997 2 210 971 Atripla tab 30 --134862 1 763 102 2 073 487 Enbrel inj 50mg/spr 4 SPR --47560 1 565 961 2 020 834 Tabell 6: Legemidler med høyest omsetning i publikumsavdelingene Det er særlig nye medikamenter som forårsaker økningen i publikumsavdelingene. Tabellen over viser at Harvoni (kronisk hepatitt) og Daklinza (kronisk hepatitt) som ikke ble omsatt 1. og 2. tertial 2014 er omsatt for 13,8 millioner i 2015. Salg av rådgivningstjenester og klinisk farmasi Omsetningen av rådgivningstjenester har økt med 45,5 % i forhold til i 2014. Kunde Endring 2014-2015 Undervisning 232 Universitetssykehuset Nord-Norge 403 Nordlandssykehuset -35 Helgelandssykehuset 947 Finnmarkssykehuset 682 Kommuner 85 Tabell 7: Endring inntekter rådgivning og klinisk farmasi Tabellen over viser endring i leveranse av rådgivningstjenester fordelt per kunde. Undervisning gjelder utleie av farmasøyt til apotekteknikerlinja på Hadsel videregående skole. På UNN har Sykehusapotek Nord siden januar 2015 deltatt med 0,5 farmasøyt i prosjektet «Pasientsentrert helsetjeneste». Reduksjonen i omsetningen mot NLSH kommer av at det i en periode ikke har vært farmasøyt til stede i Lofoten. På Helgelandssykehuset har det i 2015 vært full bemanning etter at ansatte er tilbake fra fødselspermisjon. Leveranse av rådgivning til Finnmarkssykehuset startet høsten 2014. Økningen mot kommunene kommer av at det er levert flere timer enn på samme tid i fjor. Det er ikke inngått nye avtaler med kommuner. Varekostnader Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 39 Varekostnadene er 10,39 millioner høyere enn budsjettert, og 20,93 millioner høyere enn per august 2014. Dette har sammenheng med den økte omsetningen. Vareforbruket (varekostnader delt på inntekter fra salg av varer) er på 85,9 % per august. Dette er 0,6 prosentpoeng lavere enn budsjettert. Reduksjonen i vareforbruket henger blant annet sammen med reduserte innkjøpspriser som følge av bedre innkjøpsavtaler og endret produktmiks. Redusert vareforbruk og økt omsetning gjør at dekningsbidraget er 2,99 millioner høyere enn budsjettert. Dekningsbidraget har økt med 6,89 millioner i forhold til 2. tertial 2014. 70 000 60 000 50 000 40 000 Regnskap 2014 Regnskap 2015 30 000 Budsjett 2015 20 000 10 000 0 Harstad Bodø Tromsø Totalt Figur 3: Dekningsbidrag per apotek og totalt Dekningsbidraget er høyere enn budsjettert for alle apotekene. Personalkostnader og bemanning Personalkostnadene er 0,16 millioner høyere enn budsjettert. Lønn til ansatte er ca. 0,5 millioner lavere enn budsjettert. Dette kommer av et lønnsoppgjør som ble lavere enn budsjettert, samt at enkelte stillinger har vært ubesatte. Pensjonskostnaden er bokført i henhold til prognose fra Pensjonsordningen for apoteketaten og KLP. Dette medfører at pensjonskostnadene er 1,1 millioner høyere enn budsjettert. Foretakssamling som ble avholdt i august gjør at kostnadene til kurs og konferanser og andre personalkostnader er 0,57 millioner høyere enn budsjettert (samlingen var budsjettert i september). Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 40 Refusjon av fødsels- og sykepenger er 0,85 millioner høyere enn budsjettert. I forhold til 2014 har personalkostnadene økt med 6,23 millioner. Dette kommer av økning i antall ansatte, generell forventet lønnsøkning, økte pensjonskostnader og foretakssamling. Antall brutto månedsverk per august 2015 er 103,0. Dette er en økning på 9,9 månedsverk i forhold til august 2014. Bemanningen har økt i forbindelse med oppstart av rådgivning i Finnmark, styrking av bemanningen i produksjonsavdelingen i Tromsø, og to stillinger i foretaksledelsen. I tillegg er det 2 prosjektstillinger, 0,5 farmasøyt i prosjekt på geriatrisk avdeling på UNN, en ny postdoc og 0,5 farmasøyt i prosjekt SamStem. Resten av økningen er svangerskapsvikariater og sykevikarer med refusjon. Som følge av dette har antall midlertidige ansatte økt fra 9,2 per august 2014 til 11,4 per august 2015. Brutto månedsverk 110,00 105,00 100,00 95,00 90,00 85,00 80,00 Jan Feb Mar Apr Mai 2013 Jun Jul 2014 Aug Sep Okt Nov Des 2015 Figur 4: Brutto månedsverk Figuren over viser brutto månedsverk siste tre år. Som følge av nye oppgaver har bemanningen økt de siste tre årene. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 41 Andre driftskostnader Andre driftskostnader er som budsjettert. Det har vært en økning i andre driftskostnader på 0,73 millioner i forhold til i 2014. Dette kommer av nødvendig utskifting av it-utstyr som følge av utfasing av Windows XP og kostnader i forbindelse med bytte av grossist. Investeringer Investeringer for 0,5 millioner er ikke aktivert per august. Dette gjelder isolator til Sykehusapoteket i Tromsø, ombygging av publikumsavdelingen i Tromsø, og flytting av Sykehusapoteket i Harstad. Nye lokaler for apoteket i Bodø og nye produksjonslokaler i Tromsø er under planlegging i samarbeid med UNN og NLSH. Det er signert kontrakt med leverandør av lagerautomater til Bodø og Tromsø og anskaffelsen er igangsatt. Den første automaten forventes installert i sykehusekspedisjonen i Tromsø i januar 2016. Automatene i Bodø installeres i løpet av april 2016. Det har foreløpig påløpt 0,07 millioner på disse prosjektene. Prognose Prognostisert resultat er et overskudd på 1 million. Foreløpig tilsier utviklingen at dette er en realistisk prognose. Sykefravær Sykefraværet per juli 2015 var på 6,2 %. Per juli 2014 var sykefraværet på 7,6 %. 12,00% 10,00% 8,00% 2014 6,00% 2015 4,00% 2,00% 0,00% jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 42 Figur 5: Sykefravær to siste år Figuren over viser at fraværet har vært lavere i 2015 enn i 2014 de fleste månedene. S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær Per juli 2014 0,8 % 0,6 % 1,8 % 4,4 % 7,6 % Per juli 2015 1,3 % 0,6 % 1,5 % 2,8 % 6,2 % Endring 0,5 % 0,0 % -0,3 % -1,6 % -1,4 % Tabell 8: Sykefravær fordelt på fraværets varighet I forhold til juli 2014 har det vært en økning i det korte fraværet, mens det lange fraværet er redusert. Pasientsikkerhetsprogrammet Det er ikke gjennomført prosjektgruppemøter i SamStem siden forrige rapportering, men det er gjennomført tiltak i alle delprosjektene. Det arbeides nå med implementering eller plan for implementering av tiltaket i alle sykehusforetakene i regionen. For nærmere detaljer henvises det til sykehusforetakenes egne virksomhetsrapporter. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 43 Helseforetakene i Helse Nord SENDES KUN PER E-POST Deres ref.: Vår ref.: 2015/150 Saksbehandler/dir.tlf.: Anne Berit Sund, 75 51 29 38 Sted/dato: Bodø, 8.7.2015 Budsjettbrev 2 - Planforutsetninger 2016-2019 Styret i Helse Nord RHF behandlet i møte 17. juni 2015 styresak 64-2015 Plan 2016-2019, inkl. rullering av investeringsplan 2016-2023. Dette brevet redegjør for budsjettpremisser 2016-2019, investeringsplan 2016-2023 og krav til budsjettprosessen for budsjett 2016. Inntektsrammer, investeringsrammer, resultatkrav og prioriteringer for 2017-2023 er gjenstand for årlig rullering. For utfyllende informasjon vises det til styresak, utredning og endelige vedtak som følger vedlagt. I plansaken har vi oppdaget fire feil i tabellene, disse feilene vil bli formelt behandlet av RHFstyret i forbindelse med sak om rammer og føringer budsjett 2016 i styremøte 28. oktober. De fire feilene er: a) Siste års trekk i basis som følge av samhandlingsreformen. Dette er beskrevet i saken, men tallene er ikke innarbeidet i tabellene, se oppdatert tabell i vedlegg. b) Bevilgningen til URE/helseteam, kjøp av diverse materiell, avsluttes i 2016, da er tiltaket fullfinansiert. c) Buffer A-fløy 47 mill kroner er feilaktig lagt i rammen til UNN, den flyttes til RHF rammen. d) Vedtatte resultatkrav viser en annen periodisering for Helse Nord RHF enn det som ligger til grunn i investeringsplanen. Dette vil bli korrigert ved neste budsjettbehandling. Helseforetakene må oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 9. oktober 2015, med de endringer i rammebetingelsene som følger av vedlagte plan 2016-2019. I denne forbindelse bes det om at helseforetaksstyrene orienteres om føringer og premisser i Plan 2016-2019. Nordlandssykehuset bes i tillegg om å legge frem en plan for omstilling og innsparing til styremøte i Helse Nord RHF den 26. august 2015, jf. vedtakspunkt 9 i styresak 64-2015. Vi ber dere legge til grunn de oppdaterte tabellene i bærekraftsanalysene og budsjettplanleggingen. Helse Nord RHF Sjøgata 10 Postadresse: Styremøte Nord 8038 Bodø Sykehusapotek 8038 Bodø 23. september 2015 Telefon: 75 51 29 00 HF Telefaks: 75 51 29 01 E-post: Internett: [email protected] www.helse-nord.no Org.nr: 883 658 752 50 Side 2 av 13 Mål, aktivitet og prioritering Styret i Helse Nord RHF vurderer Helse Nords viktigste mål for planperioden å være: 1. Oppfylle nasjonale krav til kvalitet og pasientsikkerhet 2. Bedre samhandlingen med kommunehelsetjenesten og sikre helhetlige pasientforløp 3. Realisere forskningsstrategien 4. Bedre pasient- og brukermedvirkningen 5. Sikre gode arbeidsforhold samt tilstrekkelig og kvalifisert personell 6. Innfri de økonomiske mål i perioden 7. Oppgradere utstyr og utvikle bygg i samsvar med planer og faglig utvikling Vedlagte Plan for Helse Nord 2016-2019, med rullering av investeringsplan 2016-2023 redegjør for Helse Nords strategi og tiltak for å realisere målene. Aktiviteten skal tilpasses krav i årlige oppdragsdokumenter. Arbeidet med å redusere ventetider og fjerne fristbrudd skal videreføres. Prioritering av fagområder og tjenestetilbudet skal være i tråd med nasjonale føringer og føringer i regionale fagplaner. Det er fortsatt et mål å vri tilbudene fra inneliggende behandling til poliklinisk behandling og dagbehandling. Indremedisinske tilbud og ø-hjelp skal tilpasses i henhold til gjennomføring av samhandlingsreformen. Den gylne regel innen psykisk helsevern og TSB følges ikke eksplisitt opp i prioriteringer og krav til innhold og aktivitet, ut over at det er satt av et beløp til styrking av tilbudet innenfor psykisk helse. Det betyr at konkretisering og prioriteringer av tilbudet innenfor psykisk helsevern og TSB må skje i arbeidet med budsjett 2016, som skal styrebehandles i oktober 2015. Det pågår nå et arbeid med å oppdatere og utvikle inntektsfordelingsmodellene til psykisk helse og TSB. Fokus i dette arbeidet er å utvikle en inntektsfordelingsmodell som støtter opp under god pasientbehandling og utnyttelse av den samlede kapasiteten i regionen. Det pågår også et arbeid med å utarbeide plan for tilbudet innenfor psykisk helse og TSB. Disse sakene vil være viktige premisser for planperioden. I forbindelse med behandling av styresak «Budsjett 2016 foretaksgruppen, rammer og føringer» 28. oktober 2015 vil det bli gitt eksplisitte krav og føringer knyttet til oppfyllelse av den gyldne regel. Det framgår av vedtaket i styresak 64/2015 punkt 4 at det er avsatt midler som støtte til helseforetakenes oppfølging av regionale fagplaner. Økonomisk bærekraft og plan for omstilling Tilbakemeldingene fra HF-styrenes behandling av bærekraftsanalysene viser, med unntak av Helgelandssykehuset HF, at de til tross for økte inntekter står foran økonomiske utfordringer de nærmeste årene. Det er Nordlandssykehuset som har de største utfordringene. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 51 Side 3 av 13 Investeringsbeslutninger skal følge vedtatte konsernbestemmelser. Dette innebærer at helseforetakene skal utvikle bærekraftige omstillingsplaner for virksomheten. Dette er en forutsetning for å kunne gjennomføre investeringsplanen. Helse Nord RHF vil be om å få møte HF-styrene for å gjennomgå konsernbestemmelsene for investeringer og de krav til dokumentasjon og vurderinger i forkant av investeringer som følger av bestemmelsene. Dette avtales konkret med de enkelte styrelederne. I RHF-styremøtet 28. oktober 2015 skal styret behandle rammer og premisser for 2016. I denne saken vil adm. direktør redegjøre for helseforetakenes langsiktige økonomiske bærekraft og plan for å nå resultatkravet. Helseforetakene må derfor oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 9.oktober 2015, med de endringer i rammebetingelsene som følger av vedlagte plan 2016-2019. Tiltaksplanen i analysen må beskrives eksplisitt. Det er spesielt viktig at Nordlandssykehuset, UNN og Finnmarkssykehuset redegjør grundig for sin omstillingsutfordring og tiltak for å sikre økonomisk bærekraft Ytterligere premisser for oppdatering av bærekraftsanalysene, herunder fremskrivning av inntektsrammer fra Helse Nord RHF følger dette brev m/vedlegg. Følgende skal inkluderes i helseforetakets tilbakemelding 9. oktober: • Oppdatert bærekraftsanalyse • Prognose for likviditetsutvikling for 2016-2023 • Oppsummering av omstillingsutfordring 2016-2023 • Oppsummering av identifiserte tiltak med effekter og risikovurdering, herunder: o planlagt dato for iverksettelse o beregnet økonomisk effekt i 2016 og påfølgende 3 år med risikovurdering o evt. konsekvenser for pasienter og ansatte o om tiltaket medfører et investeringsbehov og hvordan dette håndteres innenfor vedtatt investeringsramme o om tiltaket berører andre parter (andre HF, primærhelsetjenesten etc.) o om tiltaket er i strid med føringer i oppdragsdokument o om tiltaket må avklares med RHF o om tiltaket er styrebehandlet Helseforetakets budsjettopplegg skal drøftes med tillitsvalgte. Budsjettforutsetninger Kapitalkompensasjon Styret har vedtatt å holde tilbake deler av Helse Nords inntekter for å finansiere økte kostnader som følge av investeringer og oppgradering av bygg, utstyr og anlegg. Inntektene fordeles gradvis til helseforetakene (kapitalkompensasjon) etter hvert som avskrivningene fra de store byggeprosjektene belaster regnskapene. Følgende plan for kapitalkompensasjon er vedtatt: Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 52 Side 4 av 13 Tabell 1: Kapitalkompensasjon Resultatkrav 2016-2019 Planleggingen av budsjett 2016-2019 skal skje med utgangspunkt i de økonomiske styringsmål som er fastsatt av styret. I sum er det vedtatt et budsjettert overskudd på 496 mill. kroner for foretaksgruppen i 2016. Resultatkrav per helseforetak for 2016-2019 er fastsatt slik (korrigerte tall for Helse Nord RHF, jf. punkt d) på side 1): Resultatkrav i planperioden (i 1000 kr) Helse Nord RHF inkl IKT Finnmarkssykehuset HF UNN HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum 2016 394 000 37 000 40 000 5 000 20 000 0 496 000 2017 351 000 30 000 40 000 5 000 20 000 0 446 000 2018 341 000 24 000 40 000 5 000 20 000 0 430 000 2019 261 000 24 000 40 000 5 000 20 000 0 350 000 2020 251 000 24 000 40 000 5 000 20 000 0 340 000 2021 230 000 24 000 40 000 5 000 20 000 0 319 000 2022 205 000 24 000 40 000 5 000 20 000 0 294 000 2023 180 000 24 000 40 000 5 000 20 000 0 269 000 Tabell 2: Resultatkrav Budsjettet som vedtas av helseforetakenes styrer innen desember 2015 skal være i tråd med vedtatt resultatkrav og øvrige inntekts- og kostnadsforutsetninger. Det er nødvendig at helseforetakene og Helse Nord RHF realiserer planlagte resultatkrav. Dersom ikke resultatkravene realiseres som forutsatt, må gjennomføringen av investeringsplanen justeres. Endring i helseforetakenes inntektsrammer Oppdaterte planpremisser gir et estimert økonomisk handlingsrom i størrelsesorden 505 mill. kroner i 2016 stigende til 819 mill. kroner i 2019. Det er vedtatt å disponere midler til: • tidligere prioriteringer • oppfølging av vedtak i budsjett 2015 • nye forslag i plan 2016-2019 • eksternt påførte forhold Det vises til vedlagte plan 2016-2019 for nærmere beskrivelser for disponeringer og endringer i helseforetakenes inntektsrammer. Basisrammer Regulering for pris- og lønnsvekst vil videreføres til helseforetakene i tråd med statsbudsjettet. Før pris- og lønnsvekst er følgende rammer tildelt for 2016: Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 53 Side 5 av 13 Basisramme 2016 RHF Sum vedtatt basisramme 2015 Styrets disp 1 304 944 Finnmark 415 422 1 488 502 UNN NLSH 4 763 276 2 912 859 Helgeland Sum 1 308 619 12 193 621 Avbyrå kra ti s eri ngs - og effekti vi s eri ngs reform 2015 -11 220 Oppda teri ng na s jona l i nntekts model l -33 000 (11 220) (33 000) Forventet rea l veks t a kkumul ert 1,2 % pr å r 130 000 130 000 Ø-hjel p s i s te å r med trekk -8 062 Forventet vi dereført RNB - økte pens jons kos tna der -26 706 -15 668 -8 864 (59 300) 225 000 Res erver og a vs l utni ng pros jekter RHF -35 000 35 000 Avs l utte i nnføri ng nødnett -20 000 20 000 Troms ø 7 unders økel s e a vs l uttet bevi l gni ng 225 000 - 3 000 -3 000 - 250 -250 - Funnke a vs l uttet bevi l gni ng 2 270 -2 270 - Kva l i tets mi dl er 2014 a vs l uttet bevi l gni ng 1 000 -1 000 - 10 564 -10 564 - 4 645 -4 645 KORSN a vs l uttet bevi l gni ng Na s jona l t s enter for tel emedi s i n Nevromus kul ært kompeta ns es enter Innfa s i ng i nntekts model l s oma ti kk (oppda teri ng og s i s te å r i nnfa s i ng) -20 000 Overl eges ti l l i ng i nnen tra ns fus jon og i mmunol ogi (50 %) - -5 143 19 751 -1 463 2 377 6 376 3 889 -600 Nye Kreftmedi s i ner 600 -15 000 Smi ttevernoverl ege a ns va rs områ de Fi nnma rk Drift luftambulansebase Evenes Pa s i ents ka deers ta tni ng 26 000 - -9 500 9 500 - -26 000 3 960 Kreft (medi s i n mv) -20 000 3 169 Pros ta ta s entre -3 000 PET senter oppstart støtte -4 000 4 000 Ka pi ta l kompens a s jon NLSH Bodø -11 000 Oppda teri ng i nntekts model l ps yki s k hel s e 11 330 11 270 6 540 - 8 502 5 185 3 144 1 500 1 500 - 11 000 - (0) - -4 985 20 890 -15 214 -690 999 -4 910 -4 411 8 322 0 -150 000 23 804 63 526 40 273 22 396 (0) -50 000 8 335 20 512 13 756 7 397 Oppda teri ng i nntekts model l TSB, i nkl us i ve a ns va rs overføri ng LAR Styrki ng fors kni ng 20 000 -20 000 Pros jekter i regi a v RHF 10 000 -10 000 Medisinerutdanning Finnmark 0 2 000 -33 100 Styrki ng HF 2 358 -2 000 Fa gpl a ner hel å rs effekt Kompens a s jon økte pens jons kos ta der 6 854 0 0 - -1 700 1 700 - Kva l i tets ti l ta k 10 000 -10 000 - Utvikling psykisk helse 20 000 -20 000 - Utvi kl i ng og oms ti l l i ng Hel s e Nord -30 000 URE - hel s etea m -1 400 Antibiotika senter (bevilgning i tillegg til styrking av øremerket tilskudd) Astma allergisenter 2 900 1 000 - 2 000 - 1 100 -1 100 2 600 -2 600 Øvrig ramme 2015 Oml eggi ng a rbei ds gi vera vgi ft Sykes tuer Fi nnma rk Kva l i tets regi s tre Tra ns portti l bud ps yki s k s yke Ti l s kudd ti l turnus tjenes te SUM øvrig ramme 2016 - per juni 2015 RHF - 356 031 1 514 655 Styrets disp Finnmark -30 000 -4 000 4 851 519 2 990 276 UNN 772 NLSH 1 356 076 12 445 102 Helgeland Sum 51 370 26 574 795 9 895 2 055 53 425 1 692 28 266 859 859 78 717 9 100 31 693 5 500 125 010 Finnmark 7 802 7 802 UNN 35 886 35 886 NLSH 16 520 16 520 Helgeland 11 089 11 089 Sum 71 297 71 297 9 100 31 693 100 32 565 Kvalitetsbasert finansiering Vedta tt ra mme 2015 SUM kvalitetsbasert finansiering - per juni 2015 Øremerket tilskudd 2015 NST - under utredni ng Na s jona l kompeta ns etjenes te, a nti bi oti ka res i s tens Na s jona l kompeta ns etjenes te, a nti bi oti ka res i s tens s tyrki ng Na s jona l komp.tjenes te for ba rn og unge med funks jons neds . Na s jona l komp.tjenes te for i nkonti nens og bekkenbunns yk. Sa mi s k na s jona l kompeta ns etjenes te - ps yki s khel s evern og rus Na s jona l kompeta ns etjenes te for døvbl i nde Ufordel t Na s jona l e tjenes ter Døvbl i ndes entre Fors kni ng res ul ta tba s ert SUM øremerket 2016 - per juni 2015 - 34 000 1 376 544 - -1 000 Fel l es ei de s el s ka per Vedtatt basisramme 2016 - per juni 2015 - 700 -4 900 Pa s i ents i kkerhet Fors kni ng 30 000 700 RHF Styrets disp - RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum (0) 3 643 3 000 (0) 3 643 3 000 2 196 2 196 3 700 2 658 47 301 85 500 150 193 2 196 2 196 3 700 2 658 0 40 094 85 500 127 790 7 208 - 3 700 18 704 - - Tabell 3: Tildelt ramme 2016 Det gjøres oppmerksom på at fordeling av midler til kvalitetsbasert finansiering ikke var ferdigstilt fra Helsedirektoratet ved behandling av styresaken. Endelig fordeling av kvalitetsbasert finansiering vil skje i styresaken i oktober basert på resultatet av oppdaterte kvalitetsindikatorer. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 54 Side 6 av 13 Inntektsmodellene for psykisk helse og TSB var planlagt revidert og skulle vært lagt til grunn for inntektsfordelingen i 2016. Prosjektet ble mer oppfattende enn forventet og prosjektgruppen har bedt om å få sluttføre modellene høsten 2015. Det betyr at ny modell først vil få effekt for fordelingen i 2017. Rammene for 2016 er oppdatert med endringer i kriterieverdier og pasientstrømmer i dagens modell. LAR behandling (legemiddelassistert behandling av rusmisbrukere) skal fra 1. januar 2016 desentraliseres fra UNN til de øvrige HF, dette er ivaretatt i oppdatering av modellen. Investeringsplan Det gjøres oppmerksom på at rammer inntil P50 er tillagt helseforetakets rammer, mens rammer opptil P85 er lagt sentralt og kan bare utløses etter eksplisitt dialog med RHF. Dette gjelder for A-fløy, Kirkenes sykehus og FIKS-prosjektet. Endelig investeringramme for pasienthotell i Tromsø ble ved styrets behandling av sak 64/2015 fastsatt til 361 mill. kroner, jf. vedtakspunkt 5. Restbuffer (restbeløp av P85) tilknyttet pasienthotellet på 20 mill. kroner er omdisponert til økt MTU-ramme for UNN i 2016. Besparelse tilknyttet pasienthotell, MVA-refusjon på 55 mill. kroner, er benyttet til delvis finansiering av overskridelsen på A-fløya. Bærekraftsanalysene skal baseres på P85. Premissene for investeringsplanen er oppdatert (resultatkrav, periodisering av likvidbelastning, avskrivninger og låneopptak). Dette gir rom for å øke investeringsvolumet noe i planperioden, men ikke i det omfanget som spilles inn fra helseforetakene. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 55 Side 7 av 13 Investeringsplan - Totale rammer inkl prisstigning til ferdigstillelse og byggelånsrenter Finnmarkssykehuset Rus institusjon Spesialist poliklinikk Karasjok Spesialist senter Alta Tiltak Hammerfest Kirkenes inntil nybygg er på plass Kirkenes nybygg Hammerfest nybygg VAKe Nødnett ENØK Økt MTU MTU, ambulanser, rehab med mer Sum Finnmarkssykehuset UNN Utvikling RUSbehandling Utvikling psykiatri behandling/Åsgård Rehabilitering Narvik Nytt sykehus Narvik A-fløy Tromsø Tromsø undersøkelsen Pasienthotell UNN Tromsø Datarom UNN Tromsø Heliport UNN Harstad Heliport UNN forsterkning VAKe Nødnett ENØK Tiltak i kreftplanen Økt ramme MTU MTU, ambulanser, rehab med mer Sum UNN Nordlandssykehuset Modernisering NLSH, Bodø fase 2-5 Prisjustering Bodø Endret konsept Bodø Varmesentral og medisinrobot Bodø Modernisering NLSH, G-fløy p50 Modernisering NLSH, Vesterålen Prisjustering Vesterålen NLSH Lofoten Heliport/akuttheis NLSH Bodø VAKe Nødnett ENØK Blodbestrålingsenhet Tiltak i kreftplanen MTU, ambulanser, rehab med mer SUM NLSH Helgelandssykehuset VAKe Utvikle Helgelandssykehuset Nødnett ENØK Økt MTU/rehabilitering MTU, ambulanser, rehab med mer SUM Helgelandssykehuset Helse Nord IKT Programvare og IKT-utstyr Økning Migreringsprosjektet IKT i store byggeprosjekt HN IKT datarom UNN Tromsø Datarom SUM Helse Nord IKT Sykehusapotek Nord: utstyr og nye lokaler FIKS FIKS-prosjektet FIKS-testregime SUM FIKS Helse Nord RHF Felles regionale IKT-prosjekt Pasientens elektroniske innsyn i egen journal Medikasjon og kurve Utlån til felleseide selskap Reserver G-fløy NLSH Bodø p 85 Regionalt PET-senter Datarom UNN Tromsø P 85 Finnmarkssykehuset Kirkenes p 85 A-fløy UNN Tromsø p 85 FIKS-prosjektet P 85 Sum Helse Nord RHF Sum investeringsplan Tidligere år 30 000 20 000 6 000 30 000 281 000 0 650 0 1 100 0 2015 2016 20 000 44 000 10 000 337 000 2 057 900 19 100 35 000 36 000 0 981 200 6 800 17 000 0 950 0 7 800 4 700 2018 2019 2020 2021 2022 2023 SUM 70 000 20 000 280 000 300 000 400 000 200 000 40 000 60 000 40 000 320 000 50 000 350 000 50 000 450 000 50 000 250 000 400 30 000 441 400 20 000 90 000 141 000 0 329 000 10 000 280 000 16 300 3 000 10 000 950 0 14 100 70 000 150 000 10 000 792 000 2017 20 000 30 000 1 002 000 30 000 100 000 40 000 40 000 20 000 106 300 141 000 1 050 000 1 547 000 15 000 361 000 16 300 3 000 10 000 950 1 000 14 100 71 000 16 300 250 000 500 000 230 000 217 000 10 000 421 000 60 000 290 000 1 000 100 000 100 000 594 300 80 000 70 000 440 000 100 000 317 000 150 000 581 000 150 000 210 000 150 000 400 000 200 000 700 000 200 000 430 000 410 600 400 000 400 000 287 000 80 000 82 000 45 000 9 100 9 100 290 000 5 000 81 000 1 000 200 000 200 000 3 574 600 35 000 36 000 125 000 1 070 000 17 000 18 200 950 500 7 800 4 700 9 000 500 9 000 40 000 631 200 50 000 504 100 70 000 470 000 70 000 357 000 70 000 70 000 70 000 70 000 80 000 80 000 100 000 100 000 100 000 100 000 10 000 50 000 50 000 400 000 700 000 45 000 95 000 50 000 100 000 50 000 450 000 60 000 760 000 950 400 50 000 37 100 87 500 50 000 42 500 92 500 50 000 42 500 92 500 50 000 42 500 92 500 42 500 52 500 77 100 110 200 23 000 59 500 20 000 21 800 60 000 300 900 0 300 900 47 000 66 900 191 000 133 200 79 500 37 800 13 000 3 000 60 000 3 000 3 500 69 300 107 800 69 300 107 800 18 000 18 000 0 25 000 30 000 30 000 30 000 30 000 26 000 7 500 65 000 7 800 60 000 45 000 8 000 45 000 8 000 100 000 361 300 25 000 6 000 9 400 50 000 950 1 210 000 400 43 000 16 000 60 300 66 900 16 000 13 300 0 30 000 40 000 270 000 50 000 1 410 000 1 200 000 650 400 1 100 0 0 0 0 478 000 18 000 40 000 40 000 536 300 50 000 47 000 56 000 20 000 142 900 312 800 491 300 83 000 0 0 40 000 40 000 2 073 700 2 426 000 1 402 800 1 602 600 535 500 885 000 1 230 000 1 470 000 1 350 000 Tabell 4: Investeringsplan Endringer i investeringsplanen I forhold til vedtatt investeringsplan er følgende endringer vedtatt: Kurve og medikasjon fremskyndes i planen med 155 mill. kroner fra 2020-2022 til 2017-2019. Styret har vedtatt en samlet ramme for PET-senteret som er 6,5 mill. kroner høyere enn vedtatt plan. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 56 Side 8 av 13 Investeringsrammen til Helse Nord IKT økes med 80 mill. kroner til finansiering av migreringsprosjekt og IKT-infrastruktur i store bygg. Netto overskridelse A-fløya UNN Tromsø er 170 mill. kroner godkjent av RHF-styret. Ramme til Helgelandssykehuset økes med 50 mill. kroner i to år, begrunnet med lav investeringsramme og behov for å gjennomføre investeringer i forkant av utviklingsprosjektet. Det er foretatt endringer i premissene for Alta-prosjektet som gjør at det settes av en reserve for økte kostnader. Endelig ramme avklares i forbindelse med styrebehandling av rapport fra forprosjekt, høsten 2015. 20 mill. kroner av reserven (P85) til pasienthotellet frigis, i tillegg vil UNN få MVA- refusjon. Til sammen 75 mill. kroner frigis dermed og disponeres til delvis dekning av overskridelse A-fløy og økt ramme MTU ved UNN. Investeringene i felleseide selskaper finansieres med lån i stedet for tilskudd, det vil medføre utlån på 31,3 mill. kroner i perioden. Sykehusapoteket Nord får en økt investeringsramme i perioden på 5,5 mill. kroner og en endret periodisering (utsettelse) av rammene. Det settes av 30 mill. kroner pr år til sentrale IKT-investeringer ut over FIKS og Helse Nord IKT. Pensjonskostnader De beregningene av pensjonskostnader for 2016 som er mottatt viser en økt kostnad fra 2015 omtrent lik forventet lønn- og prisvekst. Dette betyr at helseforetakene skal budsjettere med følgende beløp for bruttopensjonskostnad i 2016: Finnmarkssykehuset UNN NLSH Helgelandssykehuset 234,79 mill. kr 1 012,20 mill. kr 554,35 mill. kr 220,52 mill. kr Sykehusapotek Nord skal legge til grunn pensjonskostnad 2015 + 2,7 % lønns- og prisvekst 2016, tilsvarende 14,08 mill kr. Mindre avvik i forhold til budsjettbeløpet må håndteres av det enkelt HF. Hvis det skjer større endringer i pensjonskostnadene vil dette bli behandlet eksplisitt av Helse Nord RHF. Helseforetakene bør foreløpig legge til grunn en rente på 3,0 % for kassakreditt og 2,8 % for innskudd i 2015. Helseforetakene skal foreløpig legge til grunn estimat på 2,7 % lønns- og prisvekst for 2015. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 57 Side 9 av 13 Andre budsjettforutsetninger Avsetning til finansiering av ø-hjelpsplasser i kommunene Fra 2016 skal ikke HF-ene lenger bidra til delfinansiering av ø-hjelpsplasser over sitt budsjett, da er alle midlene trukket ut fra basisrammen og finansieres fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Fremtidige IKT-kostnader kliniske systemer Felles innføring av kliniske systemer (FIKS) skal etter planen ferdigstilles innen utgangen av 2016. Foretakene arbeider med plan for å sikre at vi realiserer nytteverdien av investeringen, og samlet plan for dette skal styrebehandles innen utgangen av 2015. Etablering av forvaltningsorganisasjon pågår parallelt. Helseforetakene er kompensert for merkostnader knyttet til deltakelse i prosjektene. Dette er ressurser som fremdeles ligger inne i langtidsplanen, og kan inngå i finansieringen av den fremtidige forvaltningsorganisasjonen. Estimerte fremtidige IKT-kostnader knyttet til kliniske systemer fremkommer nedenfor. Helse Nord IKT knytter følgende kommentarer til beregningene: • Alle beløpene er i 2016- priser • Estimatene er basert på tallgrunnlaget fra arbeidet med budsjetteringsgrunnlaget (foreløpig budsjett) for 2016 per mai 2015, og må anses som foreløpige tall. Oppdateringer vil kunne komme i løpet av høsten 2015. • IKT- kostnadene er blant annet estimert på bakgrunn av HN IKTs innspill til investeringsplan per mai 2015. FIKS- prosjektene, elektronisk kurve og migreringsprosjektet (status per mai) er tatt høyde for i estimatene. • I tallene inngår avskrivningskostnader, lisensvedlikeholdskostnader og øvrige driftskostnader, inkludert linjeleie Norsk helsenett. • Estimatene er beheftet med betydelig usikkerhet og faktiske kostnader vil av avhenge av fremtidige investeringsvedtak. Jo lengre ut i perioden jo større usikkerhet. • Systemer som forvaltes og faktureres av Helse Nord RHF inngår ikke i tallene (administrative systemer, jf. neste punkt). Fremskriving IKT-kostnader (per juni 2015) Foretak UNN NLSH Finnmarkssykehuset Helgelandssykehuset Sum 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 266 000 152 000 59 000 58 000 282 000 160 000 64 000 62 000 300 000 167 000 70 000 65 000 298 000 165 000 70 000 65 000 287 000 160 000 68 000 63 000 281 000 157 000 66 000 62 000 275 000 155 000 63 000 61 000 261 000 148 000 60 000 58 000 535 000 568 000 602 000 598 000 578 000 566 000 554 000 527 000 Alle beløp i 2016-priser. Alle beløp i 1000 kr Tabell 5: Framskrivning IKT-kostnader Siden gevinstrealiseringen som skal skje i helseforetakene ikke er tatt høyde for i tallene må de beskrives og innarbeides i bærekraftsanalysen. Dette innebærer at både brutto kostnadsøkninger og helseforetakenes vurderinger knyttet til mulige gevinster skal innarbeides i bærekraftsanalysene. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 58 Side 10 av 13 Administrative IT-systemer Oppdaterte budsjett tall for felles administrative it-systemer 2016 tall vil bli sendt ut etter behandling i direktørmøte høsten 2015. Følgende beløp skal foreløpig legges til grunn for 2016 (vedtatt budsjett 2015 justert med prisvekst på 2,7 %). Finnmark UNN NLSH Helgeland Sykehusapotek HN IKT 8,53 28,30 19,93 7,58 0,45 1,03 mill. kr mill. kr mill. kr mill. kr mill. kr mill. kr Andre forhold Det skal legges til grunn 3,0 % rente for låneopptak til nye lån i perioden. Avdragstid for nye lån er maksimalt 25 år inkludert avdragsfrie perioder. Gjenstående avklaringer Følgende avklaringer foretas senere: • Forskningsmidler fordeles i egen sak. • Konsekvenser av statsbudsjettet som lønns- og priskompensasjon, evt. takstenderinger, nye funksjoner osv vil avklares medio oktober. • Estimerte kostnader for administrative og kliniske systemer fremkommer av detaljerte budsjettpremisser. Detaljbudsjettet for administrative systemer vil utarbeides i høst. Videre framdriftsplan og frister for budsjettprosessen 2016: Budsjettmøter til høsten vil bli koordinert med oppfølgingsmøter. 7. oktober 2015: Statsbudsjett 2016 legges fram. Informasjonsmøte per telefon tentativt 7. oktober. 9. oktober 2015: Frist for innsending av oppdaterte og styrebehandlede bærekraftsanalyser med de endringer i rammebetingelsene som følger av denne saken og detaljerte budsjettpremisser. 9. oktober 2015: Frist for innspill til statsbudsjett 2017 28. oktober 2015: Styret i Helse Nord RHF fastsetter endelige budsjettramme for 2016. 9. desember 2015: Frist for innlegging av detaljbudsjett og funksjonsbudsjett i økonomisystem. Budsjettet skal være avstemt mot øvrige helseforetak og være innlagt med korrekte HF-koder i økonomisystem. 9. desember 2015: Frist for innsending av plantall for aktivitetsnivå i 2016. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 59 Side 11 av 13 18. desember 2015: Frist for endelig budsjettbehandling i helseforetakene Budsjettet skal baseres på avstemte tall for internt kjøp og salg med andre helseforetak. Betaling til Helse Nord IKT for tjenester i 2016 skal være innarbeidet i helseforetakets budsjett og avtaler med Helse Nord IKT skal være inngått og signert før budsjettet vedtas i helseforetaket. 3. februar 2016: Styret i Helse Nord vedtar konsolidert budsjett for foretaksgruppen Med vennlig hilsen Lars Vorland administrerende direktør Vedlegg: Hilde Rolandsen eierdirektør Fremskrivning av inntektsrammer basert på kjent informasjon i dag. Som det er redegjort for i saken vil flere forhold avklares i oktober, lønns- og priskompensasjon, nye oppgaver i statsbudsjettet, fordeling og opptrapping av midler til gjennomføring av fagplaner. Styresak 64-2015 Plan 2016-2019, inkl. rullering av investeringsplan, med vedtak. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 60 Side 12 av 13 Vedlegg 1: Framskrivning av inntektsrammer basert på kjent informasjon i dag Basisramme 2015-2023 Helgelandssykehuset Vedtatt ramme 2015 Kapitalkompensasjon Helgeland Inntektsmodell somatisk virksomhet Inntektsmodell psykisk helsevern Oppdatering inntektsfordeling TSB Samhandlingsreform - Ø-hjelp Helårseffekt fagplaner 2015 Fagansvarlig helsefaglærlinger Kreftmedisiner mv Komp økte pensjonskostnader Styrking HF estimat Sum 2015 1 308 619 Basisramme 2015-2023 Nordlandssykehuset Vedtatt ramme 2015 Kapitalkompensasjon Bodø Inntektsmodell somatisk virksomhet Inntektsmodell psykisk helsevern Oppdatering inntektsfordeling TSB Samhandlingsreform - Ø-hjelp Kreftmedisiner mv Overlege transfusjonsmedisin Helårseffekt fagplaner 2015 URE helseteam Forskning foreløpig tilbaktrekking Omstillingsbevilgning Prostatasenter Fagansvarlig helsefaglærlinger Komp økte pensjonskostnader Styrking HF estimat Sum 2015 2 912 859 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 1 308 619 2 912 859 2016 1 308 619 2017 1 308 619 2018 1 308 619 2019 1 308 619 2020 1 308 619 2021 1 308 619 2022 1 308 619 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 -500 5 502 22 396 14 794 1 362 983 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 -500 5 502 22 396 22 191 1 370 380 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 -500 5 502 22 396 29 588 1 377 777 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 -500 5 502 22 396 29 588 1 377 777 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 -500 5 502 22 396 29 588 1 377 777 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 -500 5 502 22 396 29 588 1 377 777 2017 2018 2 912 859 2 912 859 34 000 44 000 -1 463 -1 463 -15 214 -15 214 -4 411 -4 411 -15 668 -15 668 9 074 9 074 600 600 11 270 11 270 2019 2 912 859 54 000 -1 463 -15 214 -4 411 -15 668 9 074 600 11 270 2020 2 912 859 54 000 -1 463 -15 214 -4 411 -15 668 9 074 600 11 270 -4 000 30 000 1 500 -500 40 273 55 024 3 073 344 -4 000 -4 000 -4 000 -4 000 1 500 -500 40 273 55 024 3 043 344 1 500 -500 40 273 55 024 3 043 344 1 500 -500 40 273 55 024 3 043 344 1 500 -500 40 273 55 024 3 043 344 5 502 22 396 7 397 1 356 086 2016 2 912 859 11 000 -1 463 -15 214 -4 411 -15 668 9 074 600 11 270 700 -4 000 30 000 1 500 40 273 13 756 2 990 276 -4 000 30 000 1 500 -500 40 273 27 512 3 025 832 -4 000 30 000 1 500 -500 40 273 41 268 3 049 588 2023 1 308 619 25 000 6 854 -690 8 332 -8 864 6 540 -500 5 502 22 396 29 588 1 402 777 2021 2022 2023 2 912 859 2 912 859 2 912 859 54 000 54 000 54 000 -1 463 -1 463 -1 463 -15 214 -15 214 -15 214 -4 411 -4 411 -4 411 -15 668 -15 668 -15 668 9 074 9 074 9 074 600 600 600 11 270 11 270 11 270 61 Side 13 av 13 Basisramme 2015-2023 UNN Vedtatt ramme 2015 Kapitalkompensasjon UNN Narvik Kapitalkompensasjon UNN Tromsø Kapitalkompensasjon PET senter Inntektsmodell somatisk virksomhet Inntektsmodell psykisk helsevern Oppdatering inntektsfordeling TSB Samhandlingsreform - Ø-hjelp Tromsø undersøkelsen KORSN avslutning Funnke avslutnig Kvalitetsmidler avslutning NST NMK avslutning Fagansvarlig helsefaglærlinger Forskning foreløpig tilbektrukket Kreftmedisier mv Helårseffekt fagplaner 2015 Smittevernoverlege Finnmark (arbsted UNN) Legetjenste Luftambulansen PET senter oppstart og drift URE helseteam Antibiotika senter Astma og allergi senter Prostatasenter Komp økte pensjonskostnader Styrking HF estimat Sum 2015 4 763 276 4 763 276 -30 000 14 878 11 330 2 000 9 500 4 000 700 1 000 2 000 1 500 63 526 20 512 4 851 518 Basisramme 2015-2023 Helse Finnmark Vedtatt ramme 2015 Kapitalkompensasjon Kirkenes Kapitalkompensajon Hammerfest Kapitalkompensasjon Alta Driftstilskudd Alta Samisk helsepark Inntektsmodell somatisk virksomhet Inntektsmodell psykisk helsevern Inntektsmodell TSB Samhandlingsreform - Ø-hjelp Fagansvarlig helsefaglærlinger Nye kreftmedisiner mv Helårseffekt fagplaner 2015 Medisiner utdanning Komp økte pensjonskostnader Styrking HF estimat Sum 2015 1 488 502 0 0 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 2016 4 763 276 2017 4 763 276 2018 4 763 276 2019 4 763 276 2020 4 763 276 10 000 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 -500 -30 000 14 878 11 330 2 000 9 500 6 000 10 000 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 -500 -30 000 14 878 11 330 20 000 10 000 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 -500 -30 000 14 878 11 330 9 500 8 000 1 000 4 900 1 500 63 526 41 024 4 885 730 2016 1 488 502 0 0 2017 1 488 502 25 000 0 5 000 10 000 -5 143 -4 985 999 -8 062 -5 143 -4 985 999 -8 062 -500 5 546 3 960 7 400 23 804 16 670 1 568 191 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 1 488 502 5 546 3 960 1 700 23 804 8 335 1 514 656 20 000 10 000 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 -500 -30 000 14 878 11 330 2021 4 763 276 21 000 20 000 10 000 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 -500 -30 000 14 878 11 330 2022 4 763 276 21 000 20 000 10 000 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 -500 -30 000 14 878 11 330 2023 4 763 276 21 000 20 000 10 000 19 751 20 890 -4 910 -26 706 -3 000 -250 -2 270 -1 000 -15 209 -500 -30 000 14 878 11 330 9 500 10 000 9 500 10 000 9 500 10 000 9 500 10 000 9 500 10 000 1 000 4 900 1 500 63 526 61 536 4 906 242 1 000 4 900 1 500 63 526 82 048 4 948 754 1 000 4 900 1 500 63 526 82 048 4 948 754 1 000 4 900 1 500 63 526 82 048 4 969 754 1 000 4 900 1 500 63 526 82 048 4 969 754 1 000 4 900 1 500 63 526 82 048 4 969 754 2018 1 488 502 25 000 0 5 000 10 000 4 000 -5 143 -4 985 999 -8 062 -500 5 546 3 960 8 400 23 804 25 005 1 581 526 2019 1 488 502 25 000 0 5 000 10 000 4 000 -5 143 -4 985 999 -8 062 -500 5 546 3 960 8 500 23 804 33 340 1 589 961 2020 1 488 502 25 000 0 5 000 10 000 4 000 -5 143 -4 985 999 -8 062 -500 5 546 3 960 8 500 23 804 33 340 1 589 961 2021 1 488 502 25 000 0 5 000 10 000 4 000 -5 143 -4 985 999 -8 062 -500 5 546 3 960 8 500 23 804 33 340 1 589 961 2022 1 488 502 25 000 25 000 5 000 10 000 4 000 -5 143 -4 985 999 -8 062 -500 5 546 3 960 8 500 23 804 33 340 1 614 961 2023 1 488 502 25 000 25 000 5 000 10 000 4 000 -5 143 -4 985 999 -8 062 -500 5 546 3 960 8 500 23 804 33 340 1 614 961 62 Rapport til Helse Nord RHF 2. tertial 2015 Styresak nr.: Møtedato: Saksbehandler: Vedlegg: 36 - 2015 23. september 2015 Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen/fagsjef Margaret Aarag Antonsen Protokoll fra drøftingsmøte 15. september 2015 I henhold til oppdragsdokumentet skal Sykehusapotek Nord HF utarbeide en rapport per tertial. Det skal rapporteres i henhold til mal fra Helse Nord RHF. Rapporten skal behandles av styret før oversendelse til Helse Nord RHF Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 2. tertial 2015. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 63 Rapporteringsmal for tertialrapport og årlig melding 2015 Fra Helse Nord RHF til Sykehusapotek Nord 2 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 64 Innhold Innhold ....................................................................................................................................... 3 1 Om rapporteringen ............................................................................................................. 4 2 Felles økonomiske krav og rammebetingelser ................................................................... 5 2.1 Risikostyring og internkontroll .................................................................................... 5 3 Pasientens helsetjeneste...................................................................................................... 5 4 Kvalitet, pasientsikkerhet, smittevern og beredskap .......................................................... 6 4.1 5 Beredskap .................................................................................................................... 6 Personell, utdanning og kompetanse .................................................................................. 6 Foretaksspesifikke mål 2015: ..................................................................................................... 6 6 Styringsparametre 2015...................................................................................................... 6 6.1 Rapporteringskrav ....................................................................................................... 6 3 . 1 ........................................................................................................................................ 7 6.2 Sak til HF styrebehandling .......................................................................................... 7 3 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 65 1 Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets tertialrapport og årlige melding for 2015 til Helse Nord RHF. De punkter som gjelder spesifikke foretak er merket med dette. Nummereringen på overskriftene følger nummereringen i oppdragsdokumentet. Det er i tillegg lagt inn nummerering på rapporteringskravene. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametere m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametere det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Tabellen under rapporteringskrav viser hvilke krav som skal rapporteres tertialvis og hvilke kun i årlig melding. Rapporteringsteksten skal kort beskrive tiltak iverksatt for å oppfylle styringskrav og i hvilken grad målet er nådd. Hvis målet ikke er nådd, hvorfor ikke? Nyttige linker som kan brukes for innhenting av informasjon: Lenke til nasjonale kvalitetsindikatorer: http://nesstar2.shdir.no/webview/ Lenke til statistikkalender Norsk pasientregister: http://helsedirektoratet.no/kvalitet-planlegging/norskpasientregister-npr/statistikkalender/Sider/default.aspx Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjeneste: http://www.kunnskapssenteret.no/ Helsenorge - Kvalitet i helsetjenesten – indikatorer https://helsenorge.no/Helsetjenester/Sider/Kvalitet-i-helsetjenesten.aspx Nasjonale medisinske kvalitetsregistrene - http://www.kvalitetsregistre.no/kvalitetsregistre/ 4 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 66 2 Felles økonomiske krav og rammebetingelser Økonomiske krav rapporteres ikke lenger i Årlig melding og tertialrapporter. Disse forholdene ivaretas gjennom månedlige virksomhetsrapporteringer. 2.1 Risikostyring og internkontroll Mål 2015: 2.1.1 Ledelsens gjennomgang av internkontroll skal styrebehandles. Gjennomgangen skal være basert på sammenlignbar statistikk som omfatter kvalitet og pasientsikkerhet. Gjennomgangen skal også inneholde: - ROS- analyser - gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø, og beredskap - oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner - status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer jf. styresak 148-2014 Risikostyring 2015 i foretaksgruppen – overordnede mål - Som del av saken skal styret vurdere foretakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. Rapporteringstekst 2.tertial Ledelsens gjennomgang ble gjennomført i foretakets ledergruppe 10. juni 2015. Resultatet fra ledelsens gjennomgang styrebehandles 23. september i sak 37 – 2015. 3 Pasientens helsetjeneste 3.1.1 Offentliggjøre og bruke pasienterfaringer i systematisk forbedringsarbeid. Rapporteringstekst 2.tertial Sykehusapotek Nord har ingen systematisk innsamling av pasienterfaringer som kan offentliggjøres, men pasienterfaringer innhentes gjennom brukerutvalget, og disse erfaringene brukes i arbeidet med å forbedre tilbudet til pasientene. Brukerutvalget oppfordres til å komme med innspill til driften av publikumsavdelingene og andre forhold som vil gjøre pasientenes kontakt med Sykehusapotek Nord bedre. Tilbakemeldinger fra pasienter på eventuelle avvik registreres i avvikssystemet og brukes på den måten til forbedringsarbeid. 5 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 67 4 Kvalitet, pasientsikkerhet, smittevern og beredskap 4.1 Beredskap 4.1.1 Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS 1-analyser skal behandles særskilt av helseforetakets styre innen 01.06.15. Styresaken skal beskrive om databehandler oppfyller de krav i lover og forskrifter som er tillagt databehandlerrollen og om nødvendige krav er nedfelt i leveranseavtaler. Eventuelle avvik skal være lukket innen 31.12.15. Rapporteringstekst 2.tertial Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS-analyser ble behandlet i Sykehusapotek Nords styre 4. juni 2015 (sak 28-2015). Det arbeides videre med å gjennomføre nødvendige risikovurderinger og implementering av styringssystem for informasjonssikkerhet. Oppdatert status for dette skal legges frem for styret i møte 3. desember 2015. 5 Personell, utdanning og kompetanse Foretaksspesifikke mål 2015: Sykehusapotek Nord 5.1.1 Revidere sin kompetanseplan og implementere denne i helseforetaket. Rapporteringstekst 2.tertial Ny kompetanseplan er utarbeidet og vedtatt. Implementeringsarbeidet er startet. Første fase består i å utarbeide felles stillings- og funksjonsbeskrivelser for foretaket, samt å finne fram til et felles system for kompetansestyring og –ledelse i foretaket. Dette gjøres i påvente av resultatet fra arbeidet med regional kompetanseplan. 6 Styringsparametre 2015 6.1 Rapporteringskrav 6.1.1 1 Antall legemiddelgjennomganger gjennomført av farmasøyt ansatt i Sykehusapotek Nord. Risiko- og sårbarhetsanalyse Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 6 68 Rapporteringstekst 2.tertial Legemiddelgjennomganger er gjennomført i alle sykehusforetak med unntak av Finnmarkssykehuset der det bare har vært gjort legemiddelsamstemminger. Legemiddelgjennomganger er gjort som en del av ordinær klinisk farmasi. Totalt har farmasøyter ansatt i Sykehusapotek Nord gjennomført 1065 legemiddelgjennomganger per 2. tertial 2015. 6.1.2 Antall legemiddelsamstemminger gjennomført av farmasøyt ansatt i Sykehusapotek Nord. Rapporteringstekst 2.tertial Legemiddelsamstemminger er gjennomført i alle sykehusforetak. Legemiddelsamstemminger er gjort både i prosjekt SamStem og som en del av ordinær klinisk farmasi. I tillegg til samstemminger utført av farmasøyt gjøres samstemminger også av leger og sykepleiere i Helgelandssykehuset, Nordlandssykehuset og Universitetssykehuset Nord-Norge, dette som en følge av prosjekt SamStem. Farmasøyter ansatt i Sykehusapotek Nord har gjennomført 299 legemiddelsamstemminger per 2. tertial 2015. 6.2 Sak til HF styrebehandling 6.2.1 Tertialvis styrebehandling av status for oppfølging av oppdragsdokument 2015, med fokus på krav som blir vanskelig å få gjennomført i 2015, med tiltak. Rapporteringstekst 2.tertial Styrebehandling av status for oppfølging av oppdragsdokument 2015 ble ikke gjort per 1. tertial 2015, men oppdragsdokumentet ble behandlet i styremøte 19. februar 2015 (sak 6-2015). Styrebehandling av status for oppfølging av oppdragsdokument 2015 gjøres i styremøte 23. september 2015 (sak 37-2015). 7 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 69 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 70 Styresak nr: Møtedato: Saksbehandler: Ref. tidl. saker Ledelsens gjennomgang - halvårsstatus 37 – 2015 23. september 2015 Direktør Espen Mælen Hauge 16-2013, 33-2014, 8 - 2015 Kort saksresyme I følge oppdragsdokumentet skal ledelsens gjennomgang styrebehandles. Gjennomgangen skal blant annet inneholde, ROS-analyser, gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø, og beredskap, oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer. Som del av saken skal styret vurdere foretakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. Det skal vurderes om virksomhetens organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. I dette saksfremlegget kommenteres dette samt en del andre temaer tatt opp under ledelsens gjennomgang. Det vises i den sammenheng både til andre styresaker som dokumenterer status eller til vedlagte referatet fra ledelsens gjennomgang eller skjema for status på oppfyllelse av oppdragsdokumentet 2015 (vedlagt). Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar ledelsens gjennomgang til orientering. Styret er tilfreds med foretakets resultater og mener virksomhetens organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 71 Saksfremlegg Grunnlaget for ledelsens gjennomgang Internkontroll og risikostyring er i stor grad regulert gjennom lover/forskrifter og pålegg fra overordnede myndigheter. Helseforetakene skal etterleve kravene i helseforetaksloven, i forskrifter om internkontroll, og i pålegg fra HOD og fra Helse Nord RHF. I oppdragsdokumentet for 2015 er det stilt krav om at ledelsens gjennomgang av internkontroll skal styrebehandles. Gjennomgangen skal være basert på sammenlignbar statistikk som omfatter kvalitet og pasientsikkerhet. Gjennomgangen skal også inneholde ROS-analyser, gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø, beredskap, oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner, samt status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer. Som en del av saken skal styret vurdere foretakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. Det skal vurderes om virksomhetens organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. I dette saksfremlegget kommenteres de enkelte punkter som er beskrevet ovenfor. Noen av kommentarene viser til andre styresaker eller referatet fra ledelsens- og/eller oppdragsdokumentets gjennomgang (vedlagt). Ledelsens gjennomgang, halvårsstatus 2015 Ledelsens gjennomgang skal være basert på • ROS-analyser o Gjennomført i lederteamsmøte 21.04.15 og lagt frem for styret i sak 272015. Generelt sett synes vi det mangler et samlet risikobilde og vi kommer til å sette opp en samlet oversikt over alle risikoer og utforme en risikostruktur, f.eks over de ti mest vesentlige risikoer for Sykehusapotek Nord. • Informasjonssikkerhet o Foreløpig status styrebehandlet i sak 28-2015, ROS-analyse gjennomføres innen styremøtet 3. desember 2015 o Gjennomføring av informasjonssikkerhetskurset er påbegynt. Alle ansatte skal ha gjennomført kurset innen 10. november • Klima og miljø o Det er utarbeid en tiltaksplan som forberedelse til oppfølgingsrevisjon 21. – 23. september. Status følges opp av direktøren og styret vil orienteres på septembermøtet. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 72 • Beredskap o Se vedlagte dokument vedr. status for oppfølgning av oppdragsdokumentet 2015, punkt 4.4. Som det fremgår her er status satt til rødt fordi vi ikke har gjennomført risikovurderinger som danner grunnlaget for sykehusenes legemiddelberedskap, inkl. forsyningssikkerhet. Det er ikke laget et system for dette og det må gjennomføres beredskapsøvelser. • Oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner o Internrevisjonsgruppa er gitt oppdraget om å gjennomføre internrevisjonsmål for 2015. Arbeidet er under planlegging. o Oppfølgning av Helse Nord RHFs internrevisjonsrapport om sykepengerefusjoner fremgår av dette styremøtets sak 34-2015. • Status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer. o Siden ledelsens gjennomgang ble utført i juni 2015 har vi fått tilbakemelding om at alle eksterne tilsyn nå er lukket. Det er ingen andre tilsynsorganer enn Statens legemiddelverk som har ført tilsyn med foretaket. Som del av saken skal styret vurdere • Foretakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. o Direktøren er fornøyd med økonomistyringen og opplever å ha god kontroll på budsjett, regnskap og resultat. Vi ønsker å bli bedre på å kommunisere økonomisaker til ansatte. Det vises til dette styremøtets sak 34-2015 Virksomhetsrapport per 2. tertial for nærmere redegjørelse for foretakets resultater. Det skal vurderes om • Virksomhetens organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. o Det arbeides for tiden godt prosessuelt og systematisk med utarbeidelse av ny strategiplan som har som formål og lede organisasjonen mot forbedring av pasientsikkerheten. Ledergruppen i Sykehusapotek Nord er sammensatt med komplementær kompetanse med størst vekt på drift (tre apotekere) med støttefunksjoner fra fag, økonomi, IKT og ledelse som samlet understøtter strategien. o Etter ledelsens gjennomgang mener imidlertid direktøren vi må bli mer strukturert, systematisk og koordinert på oppfølgning og gjennomføring av tiltak. Andre temaer tatt opp under ledelsens gjennomgang pr. juni 2015 Som det fremgår av vedlagte referat ble også andre temaer vurdert av ledelsen under gjennomgangen: Anskaffelser Vi vil tilstrebe å gjøre tilgjengeligheten og kjennskapen til inngåtte avtaler bedre. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 73 Lederutvikling Sykehusapotek har ikke eget lederutviklingsprogram, og tar ikke sikte på å etablere dette. Imidlertid må ha et bevisst forhold til lederutvikling ved å tilby ledere bruk av eksterne program enten i samarbeid med helseforetakene eller andre tilbydere. Vi skal etterleve nasjonal plattform for ledelse i helseforetak. I det videre ønsker vi å se nærmere på den strategiske lederutviklingsplanen for regionen og på hvordan denne kan tilpasses til SANO. Strategiplan Ny strategiplan er under utarbeidelse. Planlagt ferdig ultimo 2015, innspill er hentet inn fra sykehusene, eier og styret. Arbeidet med planen fortsetter. Utkast til strategi ble også diskutert blant alle ansatte ved foretakssamlingen i Malangen i august 2015 og gruppearbeidet utgjorde en stor del av fagdagen. Tilbakemeldinger derfra er viktig for å skape forankring for sykehusapotekenes arbeid fremover, og innspillene må så langt som mulig tas inn i plandokumentet. HMS og vernetjeneste HMS-handlingsplan er i rute. Det har vært bytte av hovedverneombud på grunn av foreldrepermisjon, og nytt verneombud i Tromsø må velges pga. turn-over. Det er vanskelig å få ansatte til å påta seg verv som tillitsvalgte og verneombud. Det har også vært vanskelig å gjennomføre AMU-møter på grunn av prioritering av drift. Vi må diskutere med de ansatte om AMU og drøftingsmøter kan slås sammen. I møte med hovedtillitsvalgte i august er vi enige om at driften har høyest prioritet, og at vi vil effektivisere møteavviklingen. Medarbeiderskap og medbestemmelse Medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i desember 2014 viser at vi har et godt arbeidsmiljø. Ledelsen oppfatter at lønnsforhandlinger er ressurskrevende fordi mange ansatte i h.t. hovedavtalen må gis permisjon fra daglig drift til forberedelse og gjennomføring av forhandlingsmøtene. Gjennomføringen av lønnsforhandlingene vil bli evaluert sammen med hovedtillitsvalgte. Kvalitetssystem Ledelsens gjennomgang viser at vi må følge opp at kvalitetssystemets struktur følges. Det må vurderes om prosedyrene i systemet er de «riktige» og se på om det er mulig å samarbeide om prosedyreutvikling og lage apotekovergripende prosedyrer til de enkelte avdelingenes behov. Avvikssystemet i DocMap brukes mer nå enn før og det skal jevnlig være rapportering og gjennomgang av avvikene, men som prosedyrearkivsystem er vi ikke fornøyde med DocMap. Det mangler f.eks. muligheter for å lage prosesskart, noe som det er behov for når arbeidsprosesser og prosedyrer skal beskrives. Kvalitetslederfunksjonen vil etableres og tas i bruk i løpet av høsten 2015. God håndtering av alvorlige uønskede hendelser Kompetansen om dette er økt siste år slik at foretaket er forberedt dersom dette skulle skje. Det er nyttig å delta på kurs om temaet. Krisehåndtering har vært tema på styremøter og det er vedtatt å lage prosedyrer for håndtering av kriser som oppstår som følge av alvorlige uønskede hendelser i drift eller for ansatte privat. Slike prosedyrer er Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 74 under utarbeidelse og vil bli diskutert administrativ før styret får disse til godkjennelse i oktober-møtet. Brukermedvirkning Direktøren mener etter ledelsens gjennomgang at brukermedvirkningen har et uutnyttet potensial og vi bør derfor sammen med brukerne (utvalget) jobbe med å se på hvordan brukermedvirkning kan organiseres og utnyttes best mulig. Herunder bør vi vurdere når og fra hvem foretaket trenger brukermedvirkning. Det er ikke gjennomført brukerundersøkelse siste år. Handlingsplaner apotek Handlingsplaner er utarbeidet for apotekene i Harstad og Tromsø. Det er utarbeidet planer for sykehusekspedisjonen i Bodø og dette vil bli fulgt opp for de de øvrige avdelingene i Bodø. FOU (forskningskompetanse, nettverk, kvalitet, innovasjon) Under tiden for ledelsen gjennomgang pågikk også arbeidet med ny forskningsstrategi og momenter fra diskusjonen var: • Forskningsutvalget fungerer • Det oppleves som vanskelig å få til gode prosjekter på grunn av manglende ressurser • Deltar i nettverk i Helse Nord • Foretaket har ingen innovasjonsprosjekter • Vi ønsker å lære mer om forskningsadministrasjon • Vi må vurdere hva det skal forskes på og • SANO må samarbeide med større forskningsmiljøer • Arbeidet med å bygge en forskningskultur må fortsette. Til dette styremøtet legges det frem ny forsknings- og utviklingsstrategi sak 39-2015, som tar opp i seg disse momentene. Infrastruktur (bygg, lokaler, utstyr) Status under LGG er at vi får nye lokaler i Bodø i 2016 og nye produksjonslokaler i Tromsø i 2017. Det er ennå uklart når det vil bli nye produksjonslokaler i Harstad. Ledelsen i Sykehusapotek Nord synes det er vanskelig å få gjort endringer i eksisterende lokaler vi leier på grunn av at prosjektene stopper i sykehusene. Vi trenger derfor å jobbe med å få bedret samarbeidet med sykehusene om ombygging og vedlikehold av lokaler. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 75 Ledelsens gjennomgang Referat og handlingsplan Utarbeidet av: Godkjent av: LTM Direktøren Rev. dato: Dok. nr: Side: 1 av Sykehusapotek Nord HF Deltatt ved utarbeidelse direktør, økonomisjef, fagsjef, IT-leder, apotekere, organisasjonsrådgiver Dato 10. juni 2015 Gjelder for perioden 2. halvår 2015 Tema for gjennomgang (hjemmel) LEDELSE: 1. Status oppdragsdokument (OD) 2015 2. OD2015 punkt 2.3 Risikostyring og internkontroll 1 a. Sammenlignbar statistikk som omfatter kvalitet og pasientsikkerhet Status/Tiltak/Forhold som bør utbedres Gjennomgått dokumentet. Det lages styresak til sept. Mangler en samlet oversikt over alle risikoer, risikobildet. Utform en risikostruktur. Hva er topp 10 risikoer? Ikke aktuelt for oss Frist for gjennomføring Ansvarlig for Utført / gjennomføring signatur Snarest Kjersti 1 2.3 Risikostyring og internkontroll Internkontroll og risikostyring er i stor grad regulert gjennom lover/forskrifter og pålegg fra overordnede myndigheter. Helseforetakene skal etterleve kravene i helseforetaksloven, i forskrifter om internkontroll, og i pålegg fra HOD og fra Helse Nord RHF. • Ledelsens gjennomgang av internkontroll skal styrebehandles. Gjennomgangen skal være basert på sammenlignbar statistikk som omfatter kvalitet og pasientsikkerhet. Gjennomgangen skal også inneholde: - ROS- analyser - gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø, og beredskap - oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner - status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer jf. styresak 148-2014 Risikostyring 2015 i foretaksgruppen – overordnede mål Som del av saken skal styret vurdere foretakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. • Det skal vurderes om virksomhetens organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 76 b. Styrebehandling av LGG av internkontroll c. ROS-analyser 24. sept. Gjennomført vurderingen av overordnede mål. Mangler tiltaksplan, ansvar og frister. Neste LTM Esp. d. Informasjonssikkerhet Foreløpig status styrebehandlet 4. Juni 2015. ROS innen 3. Desember. Gjennomføring av info.sikkerhetskurset er påbegynt. Alle ansatte skal ha gjennomført innen 10. november Har utarbeid en tiltaksplan som forberedelse til oppfølgingsrevisjon h2015. Status følges opp i ltm 10. nov. Stian 23. juni Esp. f. Beredskap Se halvårsstatus OD2015. Må gjennomføre interne øvelser. 31/12 Margaret g. Oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner Internrevisjonsgruppa må informeres og gjennomføre internrevisjonsmål for 2015. Snarest/3. Des Esp/ALR 30. okt Helge Snarest Camilla e. Klima og miljø Følge opp RHFs internrevisjonsrapport om sykepengerefusjoner. h. Status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer i. Understøtter virksomhetens organisering og ledelse Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Pålegg lukket SLV 2012 Bodø, ikke lukket for Tromsø. Tilsyn Tromsø h2014 lukket. Sterillab må utbedres iflg krav fra SLV. Bli mer strukturert, systematisk og koordinert på oppfølgning og 77 systematisk pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte 3. Økonomistyring (internkontroll, budsjett, regnskap, investeringer) 4. Anskaffelser 5. Lederutvikling 6. Strategiplan HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (internkontroll): 7. Vernetjeneste (AMU, VO m.m.) Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 gjennomføring av tiltak. Fornøyd med økonomistyringen. Bedre informasjonen om resultater og budsjett til ansatte. Bedre tilgjengeligheten til, og kjennskap om, inngåtte avtaler. Har ikke eget lederutviklingsprogram, ønsker ikke å etablere det. Må ha et bevisst forhold til lederutvikling ved å tilby ledere bruk av eksterne program. Etterleve nasjonal plattform for ledelse i helseforetak. Se nærmere på den strategiske lederutviklingsplanen for regionen og se hvordan denne kan tilpasses til SANO. Strategiplan er under utarbeidelse. Planlagt ferdig ultimo 2015, innspill hentet inn fra sykehusene, eier og styret. Fortsette arbeidet med planen. Bytte av HVO, mangler VO i Tromsø. Vanskelig å gjennomføre AMU-møter på grunn av prioritering av drift. Det er vanskelig å få ansatte til å påta seg verv som tillitsvalgte og verneombud. Jobbe mot de ansatte for å få valgt verneombud. Vurdere sammenslåing Helge Espen Espen Espen 78 8. HMS-handlingsplan 9. Medarbeiderskap og medbestemmelse 10. Seniorpolitikk FAG: 11. Kvalitetssystem 12. God håndtering av alvorlige uønskede hendelser 13. Brukermedvirkning Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 av AMU og drøftingsmøter. Er i rute. Ok i henhold til medarbeiderundersøkelse 2014. Lønnsforhandlinger er ressurskrevende. Evaluere lønnsforhandlingsprosessen. Ok Espen Må følge opp at kvalitetssystemets struktur følges. Det må vurderes om prosedyrene i systemet er de «riktige». Se på om det er mulig å lage foretaksovergripende prosedyrer for de enkelte avdelingene. Avvikssystemet brukes mer enn tidligere. Misfornøyde med DocMap. Iverksette kvalitetslederfunksjonen. Jevnlig rapportering og gjennomgang av avvik. Samarbeid om prosedyreutvikling. Kompetansen om dette er økt siste år slik at foretaket er forberedt dersom dette skulle skje. Tema for lederutvikling/ledersamling. Delta på kurs om temaet. Potensialet utnyttes ikke fullt ut. Ikke gjennomført brukerundersøkelse siste år. Jobbe med å se på hvordan brukermedvirkning kan organiseres og utnyttes best mulig. Vurdere når og fra hvem foretaket trenger brukermedvirkning. Fag Tema for Espen lederutvikling/ledersamling. Delta på kurs om temaet. Fag Apotek 79 14. Handlingsplaner apotek 15. FOU (forskningskompetanse, nettverk, kvalitet, innovasjon) 16. Infrastruktur (bygg, lokaler, utstyr) Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Handlingsplaner utarbeidet for apotekene i Harstad og Tromsø. Utarbeidet for SHE i Bodø, usikkert om de øvrige avdelingene i Bodø har handlingsplaner. Følg opp om avdelingene i Bodø har handlingsplaner. Forskningsutvalget fungerer. Vanskelig å få til gode prosjekter på grunn av ressurser. Deltar i nettverk i Helse Nord, etablerer en uformell plattform for de som forsker i sykehusapotek. Foretaket har ingen innovasjonsprosjekter. Lære mer om forskningsadministrasjon, vurdere hva det skal forskes på, samarbeide med større forskningsmiljøer. Fortsette arbeidet med å bygge en forskningskultur. Får nye lokaler i Bodø i 2016. Nye produksjonslokaler i Tromsø i 2017. Uklart når det vil bli nye produksjonslokaler i Harstad. Vanskelig å få gjort endringer i eksisterende lokaler på grunn av at prosjektene stopper i sykehusene. Må jobbe med å få bedret samarbeidet med sykehusene om ombygging og vedlikehold av lokaler. Cathrine Fag Espen 80 Område i OD2015 2.2 Resultatkrav Krav Helseforetakene skal i 2015 basere sin virksomhet på de tildelte midler med følgende resultatkrav jf. konsolidert budsjett 2015: Sykehusapotek Nord Økonomisk balanse 0 mill kroner Status (rød gul grønn) Ansvar (funksjon) Kommentar Tiltak Sykehusapotek Nords publikumsavdelinger skal samlet gå med overskudd i 2015. Helseforetakene skal styrebehandle tiltaksplaner innen 31.03.15 for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles i planperioden 2016–2019. Frist 31.3.15 2.3 Risikostyring 2.3 Risikostyring 2.4 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvalting Ledelsens gjennomgang av internkontroll skal styrebehandles. Gjennomgangen skal være basert på sammenlignbar statistikk som omfatter kvalitet og pasientsikkerhet. Gjennomgangen skal også inneholde: ROS-analyser, gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø, og beredskap, oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner og status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer jf. styresak 148-2014 Risikostyring 2015 i foretaksgruppen – overordnede mål Det skal vurderes om virksomhetens organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. Gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i budsjett 2015. Bidra til å trappe opp virksomheten i Sykehusbygg HF i tråd med intensjonene med etableringen og involvere Sykehusbygg HF i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Innen utgangen av 2. tertial skal helseforetakene utarbeide en plan for å realisere gevinster/effekter av FIKS-prosjektet. Planen skal vise de viktigste gevinstområder, 2.4 Investeringsrammer, bygg konkrete tiltak som er nødvendig for å realisere gevinsten, samt tidsfrist og hvem som er ansvarlig for å hente ut gevinstene. og eiendomsforvalting 2.4 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvalting 2.4 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvalting Investeringsrammer, bygg FIN og eiendomsforvalting 2.5 Innkjøp 2.5 Innkjøp 2.5 Innkjøp 2.5 Innkjøp LGG juni styrebehandles i styremøte sept. 2015 SANO har ikke gjennomført pasientsikkerhetskulturundersøkelsen ikke aktuell for oss Oppgradering av PU Tø og produksjonslokaler i Harstad ikke startet, Har avtale om flere prosjekter sammen med Sykehusbygg HF, disse gjennomføres i 2015-2016 ikke aktuell for oss Bidra til å utvikle en helhetlig vedlikeholdsstrategi som et ledd i rullering av Plan for Helse Nord 2016–2019. Arbeidet med Alta-prosjektet videreføres i henhold til styresak 72-2014 Tiltak for styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark. Innen 31.03.15 tilpasse lokal innkjøpsstrategi i samsvar med regional og nasjonal innkjøpsstrategi. Følge opp Helse Nords forpliktelser ved å delta i utforming og følge opp handlingsplan for etisk handel. Bidra med tilstrekkelige ressurser ved deltakelse i regionale og nasjonale anskaffelsesprosesser og til kategoristyringsprosjektet. Bidra til å utarbeide en regional plan for medisinteknisk utstyr (MTU) som skal være grunnlaget for regionale og nasjonale MTU-anskaffelser. Sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 ikke aktuell for oss ikke aktuell for oss Har ikke egen innkjøpsstrategi. Bruker HINAS sine avtaler, samt deltar i innkjøpssamarbeid med de øvrige sykehusapotekforetak Bidrar i styringsgruppa for kategoristyingsprosjektet 31.3.15 ikke aktuell for oss Gjøres ifbm. grossistanbud. Må utarbeide krav ifbm. anbud på produksjonsutstyr, samt andre anbud. 81 2.5 Innkjøp 2.5 Innkjøp 2.5 Innkjøp 2.5 Innkjøp 2.4 Klima- og miljø 2.5 Klima- og miljø 2.6 Klima- og miljø 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste Innfri målkrav i bølge 2 om 1 mrd. i samlet omsetning gjennom innkjøps- og logistikksystemet Clockwork der anslagsvis nøkkel er: UNN (50 %), Nordlandssykehuset (30 %), Helgelandssykehuset (10 %) og Finnmarkssykehuset (10 %). Innen 31.03.15 skal det legges fram en tiltaksplan for hvordan dette målet skal nås. Samtidig skal tilsvarende plan for 2014 være evaluert. ikke aktuell for oss Ha lojalitet til og sikre optimal utnyttelse av inngåtte lokale, regionale og nasjonale avtaler. Sikre at alle utviklings- og endringsprosjekter knyttet til IKT godkjennes av Helse Nord RHF før de settes i gang. Helse Nord IKT som tjenesteleverandør skal tidlig trekkes inn i prosjektene. Utviklingskontrakter som inngås skal sikre at alle helseforetak i Helse Nord kan benytte resultatene. Skal bidra til innovasjon ved at anskaffelser gjennomføres der innovasjon inngår som krav til tilbyder. Minst ett prosjekt skal årlig gjennomføres etter ”Veileder for førkommersielle anskaffelser i spesialisthelsetjenesten”. Rapporten ”Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport 2011–2014” skal følges opp og videreføres i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Anbefalingene fra delrapporten ”Bygg og miljø” i det nasjonale klima- og miljøprosjektet skal følges opp, herunder arbeide kontinuerlig med å finne bedre energiløsninger ved ENØK-tiltak og ved å planlegge nybygg etter strengeste energikrav. Ikke fullstendig oversikt over inngått avtaler Øke bruk av teknologi (telefon/video) for å erstatte tjenestereiser. Har økt tilgang til VK-utstyr i foretaket Vi er ikke i slike prosjekter per nå, men mulig at vi kommer hit i framtiden. Dette er ikke aktuelt for 2015 Ikke gjort. Sertifisering ble ferdigstilt ikke aktuell for oss Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten er under 65 dager. Ingen fristbrudd. Det er etablert flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer. Andel kreftpasienter som registreres i et definert pakkeforløp er 70 % eller mer. Andel pakkeforløp som er gjennomført innen standard forløpstid, uavhengig av type pakkeforløp, er over 70 %. Sykehus som utreder og behandler kreftpasienter skal ha forløpskoordinatorer med nødvendige fullmakter. Ha god kvalitet på registrering av pakkeforløpene og bidra til å lage rapporteringsløsninger i Helse Nord LIS. ikke aktuell for oss ikke aktuell for oss K ikke aktuell for oss K ikke aktuell for oss K ikke aktuell for oss K ikke aktuell for oss K ikke aktuell for oss Oppnevne en lokal forvaltningsansvarlig for Helse Nord LIS. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 82 3 Pasientens helsetjeneste Sørge for at pasientadministrative rutiner og systemer godt ivaretar nye pasientrettigheter som følge av endringene i pasient- og brukerrettighetsloven, ordningen med fritt behandlingsvalg og pakkeforløp kreft. Tilby pasienten tilgang til egen pasientinformasjon (journaldokumenter, timer, innsynslogg, etc.) i tråd med fremdriften i prosjektet «Pasientens tilgang til egen journal». Sørge for at pasientene får direkte innkalling til time for undersøkelse/ behandling i første svar på henvisningen. Skal ha koordinator for pasienter med behov for komplekse eller langvarige og koordinerte tjenester. 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste Sikre at pasientene har et nødvendig rehabiliterings-, habiliterings- og geritatritilbud. 3 Pasientens helsetjeneste Sørge for et godt tilbud til CFS/ME[3] pasienter. 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste Offentliggjøre og bruke pasienterfaringer i systematisk forbedringsarbeid. 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste 3 Pasientens helsetjeneste Delta i oppfølgingsteam for avtalene med de private rehabiliteringsinstitusjonene. Vurdere å etablere standardiserte og webbaserte PROM[4]-målinger Bruke rapporter fra SKDE og nasjonale behandlingsveiledere for å sikre enhetlig behandlingspraksis. Det skal være høyere vekst innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling enn for somatikk. Innen psykisk helsevern skal DPS og BUP prioriteres. Veksten måles blant annet gjennom endring kostnader, årsverk, ventetid og aktivitet. Gjennomføre fagplaner i tråd med prioriteringer i Plan for Helse Nord 2015–2018. Besvare 80 % av telefonhenvendelsene til pasientreiser innen 60 sekunder. Operasjonalisering av resultat fra prosjektet felles regionale retningslinjer for kvalitetsforbedring på pasientreiseområdet. Saksbehandle reiseoppgjør innen 14 dager. For månedene juli og august er kravet 21 dager. ikke aktuell for oss K ikke aktuell for oss ikke aktuell for oss ikke aktuell for oss ikke aktuell for oss ikke aktuell for oss Har ikke gjennomført brukerundersøkelser i 2015. Foruten BU - ikke etablert system for K ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Farmasøytiske tjenester er per i dag ikke del av fagplanene i Helse Nord ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Bidra med helsefaglige ressurser i utvikling av pasientrettet informasjon i oppbygging og utvikling av våre nettsider, og delta i regionalt/nasjonalt prosjekt med felles nasjonal nettløsninger på helsenorge.no-plattformen. Det skal ikke opprettes nettsteder eller eksterne nettjenester utenfor felles nasjonal publiseringsplattform. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 83 FIN Pasientens helsetjeneste 3.1 Somatikk 3.1 Somatikk 3.1 Somatikk 3.1 Somatikk 3.1 Somatikk 3.1 Somatikk FIN FIN HLS H HF NLS H HF NLS H HF NLS H HF NLS H HF Tolkeprosjektet skal innføres med tertialvis statusoppdatering til Helse Nord RHF. Styrke tilbudet i gynekologiske avdelinger til abortsøkende kvinner som henvender seg direkte til sykehus. Etablere et tilbud innen geriatri og rehabilitering som ivaretar samisk språk og kulturforståelse. Forberede ansvarsovertakelse for tilbud til barn og voksne utsatt for seksuelle overgrep fra 2016. Eksisterende robuste tilbud som i dag er etablert i kommunene kan videreføres gjennom avtaler. Helseforetakene må gjøre avtaler med justissektoren om rettsmedisinske undersøkelser, og det totale tilbudet må være døgnbasert. Plan for arbeidet skal rapporteres innen 10.04.15. Etablere ventelister innenfor røntgenområdet samt rapportere ventetidene til NPR[1] innen utgangen av 2015. Innen 30.04.15 skal helseforetaket lage en handlingsplan for å få kontroll på antall åpne dokumenter som er ”eldre” enn 14 dager (lege, sykepleier- og andre dokumenter), samt åpne henvisningsdokumenter uten planlagt ny kontakt. Helseforetaket skal definere hva som er normalt nivå for antall åpne dokumenter, og innføre rutiner som sikrer at dette følges opp løpende i alle relevante avdelinger. Handlingsplanen skal utarbeides slik at helseforetaket har brakt disse pasientadministrative rutiner under kontroll innen utgangen av 2. tertial. Delta i arbeidet med kostnadsvekter for 2016. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Somatikk Somatikk Avsette ressurser til sosialpediatrisk virksomhet i barneavdelingen. Bidra i arbeidet med å utarbeide felles radiologiske protokoller. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Somatikk Bidra i arbeidet med å utarbeide felles radiologiske protokoller. ikke aktuelt for oss Somatikk Somatikk Somatikk Somatikk UN N Somatikk UN N Somatikk Organisere et tilbud, slik at de som ønsker det kan få utført rituell omskjæring av gutter. Etablere kombinerte stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling. Bidra i arbeidet med å utarbeide felles radiologiske protokoller. Det skal etableres et prostatasenter som sikrer kvalitet i den kirurgiske kreftbehandlingen. Ta ansvar for å utarbeide felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter. Dette skal utføres i samarbeid med de øvrige helseforetakene. Arbeidet skal ferdigstilles innen 01.05.15. Registrere personskader og rapportere data (FMDS[1]) til NPR i henhold til forskrift og veileder. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Møte med HOD/Sameting et i august for statiusoppdate ring. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss 84 UN N Somatikk UN N Somatikk Etablere kombinerte stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling. Det skal sikres tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i de tverrfaglige diagnosesentrene slik at det er et tilbud til hele befolkningen i regionen. 3.2 Psykisk helsevern og rus Pasienter i psykisk helsevern skal så langt det er forsvarlig kunne velge mellom ulike behandlingstilbud, herunder medikamentfritt tilbud. Tilbudet utformes i nært samarbeid med brukerorganisasjonene. 3,2 Psykisk helsevern og rus 3,2 Psykisk helsevern og rus Det skal etableres et samarbeid med barnevernet slik at barn og unge som har behov for det, gis et helhetlig behandlingstilbud. 3,2 Psykisk helsevern og rus 3,2 Psykisk helsevern og rus 3,2 Psykisk helsevern og rus 3,2 Psykisk helsevern og rus 3,2 Psykisk helsevern og rus 3,2 Psykisk helsevern og rus Implementere regionalt kompetanseprogram for traumebehandling i samarbeid med RVTS[1]. Psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling skal i større grad innrette sine tjenestetilbud slik at personellet jobber mer ambulant og samarbeider nærmere med kommuner, skoler, barnevernet og fengslene. Legespesialister og psykologer inngår i det ambulante arbeidet ved distriktspsykiatriske sentre. Innføring av et nasjonalt kartleggingssystem for selvmord i psykisk helsevern etter modell fra Storbritannia skal startes, i samarbeid med Helsedirektoratet, jf. Handlingsplan for forebygging av selvmord og selvskading 2014–2017. Andel årsverk ved distriktspsykiatriske sentre skal økes i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Krav delvis videreført til Hfene fra HOD, jf linje 182. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Andel tvangsinnleggelser skal reduseres sammenliknet med 2014. Lokale planer for riktig og redusert bruk av tvang innen psykisk helsevern skal ferdigstilles. ikke aktuelt for oss FIN Psykisk helsevern og rus HLSH Psykisk helsevern og rus ikke aktuelt for oss Rusbehandling skal integreres i psykisk helsevern på DPS-nivå. ikke aktuelt for oss Overta ansvar for LAR i eget foretaksområde i 2015 ikke aktuelt for oss Overta ansvar for LAR i eget foretaksområde i 2015 ikke aktuelt for oss NLSH Psykisk helsevern og rus Overta ansvar for LAR i eget foretaksområde i 2015 ikke aktuelt for oss UNN Psykisk helsevern og rus Skal bidra med kompetanse ved overføringen av LAR-ansvaret til Finnmarkssykehuset og Helgelandssykehuset. ikke aktuelt for oss UNN Psykisk helsevern og rus UNN Psykisk helsevern og rus UNN Psykisk helsevern og rus NLSH Psykisk helsevern og rus Skal benytte tildelte midler i 2014 for å ferdigstille evalueringen av DeVaVi[1]- prosjektet innen 01.04.15. ikke aktuelt for oss Gjennomføre vridning av poliklinisk aktivitet fra psykisk helsevern til TSB. ikke aktuelt for oss Økt vekst i årsverk for leger og psykologer i forhold til høgskolepersonell. ikke aktuelt for oss Øke døgnplasser innen psykisk helsevern for barn og ungdom. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Rapportere planer for hvordan dette skal gjennomføres innen 1. mars 2015. Kortfattet status rapporteres til HOD innen 01.05.15 01.04.15 ikke aktuelt for oss 85 3.3 Samhandling 3.3 Samhandling 3.3 Samhandling 3.3 Samhandling Prinsippene i styresak 70-2002 IKT- strategi i Helse Nord skal fortsatt ligge til grunn for arbeidet med IKT i regionen. Helseforetakene skal ikke gjennomføre separate anskaffelser eller iverksette andre tiltak som kan true de ambisjoner som er beskrevet rundt realisering av FIKS[1]. Behov for nye tjenester/prosjekter skal forankres mot Helse Nord RHF på et tidlig tidspunkt. Skal aktivt bidra til en større nasjonal standardisering innen IKT-området basert på de styringssignaler som gis i retning av én innbygger, én journal, samt arbeidet som utføres i regi av Nasjonal IKT. Etablere et godt samarbeid med avtalespesialistene i sine nedslagsfelt for å sikre gode pasientforløp, slik at den samlede kapasiteten blir utnyttet optimalt. Vurdere å etablerere kliniske samarbeidsutvalg (KSU) i regi av OSO[2] i de enkelte helseforetaksområdene, for å styrke samhandlingen på klinisk nivå (inkludert fastlegene). 3.3 Samhandling Bistå i å utvikle kommunenes kompetansebehov som følger av Samhandlingsreformen. Rapporten ”Kompetanseutfordringer som følge av samhandlingsreformen”[3] skal legges til grunn for det videre arbeidet. HLSH Samhandling NLSH Samhandling UNN Samhandling 4.1 Kvalitet 4.1 Kvalitet 4.1 Kvalitet 4.1 Kvalitet 4.1 Kvalitet 4.1 Kvalitet FIN Kvalitet HLSH Kvalitet Bidrar aktivt, blant annet i FEST, DIFA Skal etablere arena med faste møter for samhandling med avtalespesialistene. Helse Nord RHF vil fasilitere etableringen av møtearenaene. 3.3 Samhandling 3.3 Samhandling ikke aktuelt for oss Skal, der det er relevant, invitere kommuner og brukerrepresentanter inn i pasientforløpsprosjekter. Delta i planlagt samarbeidsprosjekt ”Et friskere Nordland” med Nordland fylkeskommune. Delta i planlagt samarbeidsprosjekt ”Et friskere Nordland” med Nordland fylkeskommune. Delta i planlagt samarbeidsprosjekt ”Et friskere Nordland” med Nordland fylkeskommune. Medisinske kvalitetsregistre med nasjonal status har nasjonal dekningsgrad og god datakvalitet. Ha gode strukturer for formidling og kommunisering av kvalitetsresultater og uønskede hendelser til pasienter, pårørende og offentligheten. I samarbeid med berørte parter gjennomgå avtalene om studenthelsetjenesten slik at studenter får et tilfredsstillende tilbud. Bidra til å revidere/oppdatere Helse Nords kvalitetsstrategi som ferdigstilles våren 2015, med påfølgende revidering av egen strategi. Gjennomføre tiltakene i rapporten ”Kvalitet i ventelistedata” fra Helsedirektoratet. Tilegne seg kunnskap til å kunne gjennomføre minimetodevurderinger og yte støtte for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten. Innen 30.04.15 skal det legges frem handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse (ASJ) for bruk ved GTT (Global Trigger Tool). Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF. Innen 30.04.15 skal det legges frem handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse (ASJ) for bruk ved GTT (Global Trigger Tool). Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 ikke aktuelt for oss K ikke aktuelt for oss Ønsker å bidra i KSU som opprettes Bidrar til økt kompetanse innenfor legemiddelhåndtering i de kommunene hvor vi gjør avtaler om dette. K ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss K ikke aktuelt for oss Vi jobber med saken ikke aktuelt for oss K K ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss K ikke aktuelt for oss 30.04.15 K ikke aktuelt for oss 30.04.15 86 UNN Kvalitet UNN Kvalitet 4.2 Pasientsikkerhet 4.2 Pasientsikkerhet 4.2 Pasientsikkerhet Innen 30.04.15 skal det legges frem handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse (ASJ) for bruk ved GTT (Global Trigger Tool). Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF. Det skal etableres organisasjon og strategi for funksjonell forvaltning av kliniske systemer innenfor radiologi. Etableringen skal skje i samarbeid med øvrige helseforetak i regionen. Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker skal inngå som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og resultatene følges opp i månedlig virksomhetsrapport. Skal ha etablert rutiner som sikrer at pasienter innen psykisk helsevern og TSB får behandling for somatiske lidelser, og tilsvarende, at pasienter som behandles for somatiske lidelser også får tilbud om behandling for psykiske lidelser og/eller rusproblemer. I samarbeid med Sykehusapotek Nord skal det utarbeides og implementeres en regional prosedyre for samstemming av legemiddellister inn og ut av sykehus. SANOPasientsikkerhet Tiltaket ”Innføring av generisk ordinering” skal gjennomføres i samarbeid med Sykehusapotek Nord. Sørge for at GTT (Global Trigger Tool)-undersøkelsen for 2013 og 2014 gjennomføres, og at resultatene ferdigstilles og rapporteres i samsvar med nasjonale føringer. Igangsette prosjekt for å beskrive en løsning for elektronisk bestilling og utarbeidelse av dokumentasjon knyttet til produksjon av legemidler i Sykehusapotek Nord. 4.3 Smittevern Prevalensundersøkelse av helsetjenesteassosierte infeksjoner skal utføres to ganger årlig iht. NOIS[1]-registerforskriften. 4.2 Pasientsikkerhet FIN Pasientsikkerhet 4.3 Smittevern 4.3 Smittevern 4.3 Smittevern 4.3 Smittevern 4.4 Beredskap 4.4 Beredskap 4.4 Beredskap NOIS-registrering: Det skal være minst 95 % oppfølging for alle inngrep som omfattes av forskriften. Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves. Alle ansatte i Helse Nord skal gjennomføre e-læringskurs i håndhygiene. Alle sykehus skal rapportere antibiotikaforbruk årlig, fordelt på antibiotikagrupper og avdelinger. Gjennomføre risikovurderinger som danner grunnlaget for sykehusenes legemiddelberedskap, inkl. forsyningssikkerhet. Inngå avtale mellom helseforetak og Sykehusapotek Nord som klargjør Sykehusapotek Nords rolle og ansvar for helseforetakets legemiddelberedskap. Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse på kritisk infrastruktur. Gjennomføres for vann og strøm hver for seg. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 K ikke aktuelt for oss Endres til KvaFor ikke aktuelt for oss 30.04.15 Vårt bidrag i dette er videreføring av SamStem-prosjektets målsetninger. ikke aktuelt for oss Usikkerhet mht om sykehusene stiller nødvendige ressurser FSYK, HLSH og NLSH har satt ned arbeidsgrupper som har fått ansvar for implementering. Implementeringen bør kvalitetssikres og følges opp med revisjoner eller tilsvarende, ut over OD-perioden K ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Alle er oppmeldt, gjennomføres innen 1. sept. ikke aktuelt for oss Det er ikke etablert system for dette. Avtalene er ikke inngått, men det arbeides kontinuerlig med temaet. Ikke gjennomført ROS-analyse for IKT. Har sikret kritisk utstyr med UPS, ROS for vann må gjøres av huseier. 87 4.4 Beredskap Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS[1]-analyser skal behandles særskilt av helseforetakets styre innen 01.06.15. Styresaken skal beskrive om databehandler oppfyller de krav i lover og forskrifter som er tillagt databehandlerrollen og om nødvendige krav er nedfelt i leveranseavtaler. Eventuelle avvik skal være lukket innen 31.12.15. HLSH Beredskap NLS H Beredskap Delta i planlegging og gjennomføring av øvelse Barents Rescue. UNN Beredskap Delta med regional AMK i planlegging og gjennomføring av øvelse Barents Rescue. Skal delta i arbeidet med å utforme en nasjonal strategi for legemiddelberedskap. SANOBeredskap SANOBeredskap Personell, utdanning og 5 kompetanse 5 5 5 5 5 5 5 Personell, utdanning og kompetanse Personell, utdanning og kompetanse Personell, utdanning og kompetanse Personell, utdanning og kompetanse Personell, utdanning og kompetanse Personell, utdanning og kompetanse Personell, utdanning og kompetanse Personell, utdanning og 5 kompetanse Personell, utdanning og 5 kompetanse Personell, utdanning og 5 kompetanse Personell, utdanning og FIN kompetanse Personell, utdanning og FIN kompetanse Personell, utdanning og HLSH kompetanse Jf linje 173 ikke aktuelt for oss Delta i planlegging og gjennomføring av øvelse Barents Rescue. Skal bistå det regionale helseforetaket og helseforetakene i regionen med å gjennomføre tiltak anbefalt i ny strategi for legemiddelberedskap. Samarbeidsorganet mellom RHF og universiteter/høgskoler benyttes aktivt til å planlegge aktuelle utdanninger og saker knyttet til utdanningsområdet. Sikre tilstrekkelig antall utdanningsstillinger for legespesialister, herunder i den nye spesialiteten i rus- og avhengighetsmedisin som skal gjennomføres i henhold til Helsedirektoratets rammeverk. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss JF linje 181, om nasjonalt prosjekt knyttet til beredskap. JF linje 181, om nasjonalt prosjekt knyttet til beredskap. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Bidra til å oppfylle partenes avtale om fast tilsetting av leger i spesialisering. Sikre tilstrekkelig personell med riktig kompetanse, med spesielt fokus på behovet for operasjonssykepleiere, radiologer og intensivsykepleiere. Innfri pålagt antall praksis og turnusplasser med god kvalitet som beskrevet i vedlegg 1. Målsettingene i Lærlingestrategi for Helse Nord skal oppfylles – satsning på helsefagarbeiderlærlinger 2014–2016. Strategien bygger på innhold og målsettinger i Samfunnskontrakt for flere læreplasser. Måltall for inntak av helsefaglærlinger fremkommer i vedlegg 1. Utvikle strategi for kompetansedeling og kompetanseutveksling med kommunale helse- og omsorgstjenester i regionen. Det skal etableres kompetansenettverk i klinisk rettsmedisin i samarbeid med de institusjonene som i dag ivaretar rettspatologi og klinisk rettsmedisin. 01.06.15 ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Inngår i overordnet strategi Endret til Fag ikke aktuelt for oss Utvikle og implementere tiltak i Strategi for leder- og ledelsesutvikling i Helse Nord. Bidra til å utvikle regional HR-strategi og handlingsplan for rekruttering som oppfølging av Strategisk kompetanseplan del 2. Fortsette arbeidet for å redusere uønsket deltid og arbeide for en heltidskultur. Utarbeide plan for aktivitetsbasert bemanningsplanlegging innen 01.06.15. ikke aktuelt for oss Utarbeide plan for aktivitetsbasert bemanningsplanlegging innen 01.06.15. ikke aktuelt for oss Ta i bruk aktivitetsbasert bemanningsplanlegging i løpet av 2015. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 01.06.15 ikke aktuelt for oss 01.06.15 88 Personell, utdanning og NLSH kompetanse Personell, utdanning og SANOkompetanse 5.1 Helse, miljø og sikkerhet 5.1 Helse, miljø og sikkerhet 5.1 Helse, miljø og sikkerhet 6 Forskning og innovasjon 6 Forskning og innovasjon 6 6 Forskning og innovasjon Forskning og innovasjon 6 Forskning og innovasjon 6 Forskning og innovasjon UNN Forskning og innovasjon UNN Forskning og innovasjon FTP janu ar 201 5 Risikostyring Pasientens helsetjeneste FTP janu ar 201 5 Somatikk Ta i bruk aktivitetsbasert bemanningsplanleggingfor hele helseforetaket. Revidere sin kompetanseplan og implementere denne i helseforetaket. Følge opp resultatene av medarbeiderundersøkelsen (MU) på en systematisk måte og gi ledere nødvendig støtte til oppfølgingsarbeidet, samt bidra til å utvikle MUkonseptet og forberede gjennomføring av MU i 2016. Handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet skal oppdateres årlig, i nært samarbeid med vernetjenesten. ikke aktuelt for oss Plan utarbeidet, implementering under planlegging Helseforetakene skal samordne sin virksomhet under ferieavvikling. Primært skal dette gjøres internt mellom egne sykehus, men også på tvers av helseforetakene for egnede områder av hensyn til kvalitet i tjenesten, og for å redusere bruk av vikarer. ikke aktuelt for oss Det skal utvikles strategier og planer med tiltak som kan bidra til å nå målene i HelseOmsorg21[1] i samarbeid med regionalt helseforetak. For å øke nytten av offentlig finansiert klinisk forskning, skal det innføres krav om begrunnelse dersom brukermedvirkning er fraværende i planlegging og gjennomføring av kliniske studier eller helsetjenesteforskning. Det skal etableres rutiner for formidling og implementering av forskningsresultater. Bidra i arbeidet med å utarbeide ny forskningsstrategi i Helse Nord. Data fra kvalitetsregistrene skal nyttiggjøres til forskningsformål. Flere forskingsprosjekter må realiseres med bruk av data fra nasjonale kvalitetsregistre. Det skal vurderes gjennomført førkommersielle prosjekter som en del av oppfølgingen av ”Fremme innovasjon og innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten gjennom offentlige anskaffelser” fra 2012. Infrastruktur, utprøvingsenheter og støttefunksjoner for kliniske studier skal styrkes. Sikre og videreutvikle humane miljøgiftanalyser som ledd i global helseforskning. Del av FU-strategi ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Foretaksmøtet ba Helse Nord RHF videreutvikle sin modell for årlig gjennomgang av kvaliteten i helseforetakene ved å anvende data fra flere kilder. Øvrige regioner skal gjennomføre sine gjennomganger i tråd med modellen utviklet av Helse Nord RHF. ikke aktuelt for oss Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å gjennomføre tiltak for å redusere variasjoner i effektivitet og ventetid mellom sykehusene, herunder: 1:sikre læring mellom avdelinger og sykehus ut fra kunnskap om beste praksis og særskilt vurdere hvilke konkrete tiltak som er nødvendig for å redusere ventetider og øke effektiviteten hos enheter som er mindre effektive enn gjennomsnittet 2:implementere faglige retningslinjer og standardisere pasientforløp 3:identifisere flaskehalser i pasientbehandlingen og konkrete tiltak for å avhjelpe disse 4:angi tiltak for bedre planlegging og organisering slik at kapasiteten ved poliklinikker, operasjonsstuer og utstyr utnyttes bedre gjennom døgnet og hvordan private aktører benyttes mer målrettet Vi omfatte mange enheter i RHF. Plan mikke aktuelt for oss Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å øke omfanget av anskaffelser fra private leverandører innen somatikk innenfor rammen av vedtatte strategier for utvikling av samarbeidet mellom private og offentlige tjenesteytere av helsetjenester. Anskaffelsene skal bl.a. rettes inn mot å redusere ventetider, avhjelpe flaskehalser og videreutvikle samarbeidet mellom private og offentlige tjenesteytere. ikke aktuelt for oss Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 01.04.15 89 FTP janu ar 201 6 FTP janu ar 201 7 FTP janu ar 201 5 FTP janu ar 201 6 FTP janu ar 201 7 Gå gjennom sin forvaltning av avtalespesialistene, med sikte på å videreutvikle denne på kort og lang sikt og reforhandle rammeavtalene slik at nye avtaler trer i kraft senest 1.1.2016 Samhandling ikke aktuelt for oss Delta i arbeidet med utviklingen av avtalespesialistordningen, herunder planlegging av pilotprosjekt knyttet til vurdering og tildeling av pasient- og brukerrettighet og delta i pilotprosjekt knyttet til utdanning av legespesialister i avtalepraksis Samhandling ikke aktuelt for oss Plan for innføring av KPP innenfor somatikk i alle helseforetak rapporteres til HOD innen 1. april Oppfølging og rapportering 2015. Bidra i Helsedirektoratets arbeid med daglig oppdaterte data i Norsk pasientregister ikke aktuelt for oss Kvalitet ikke aktuelt for oss Somatikk Resultatkrav FTP janu ar 201 5 Resultatkrav FTP janu ar 201 5 Resultatkrav Foretaksmøtet ba Helse Nord RHF og Helse Vest RHF om å samarbeide med Helsedirektoratet om å utvikle en nasjonal atlastjeneste for å belyse og analysere forbruk og variasjon av helsetjenester Foretaksmøtet forutsatte at foretaksgruppen i Helse Nord innretter virksomheten innenfor økonomiske rammer og krav som følger av Prop. 1 S (2014–2015), foretaksmøtet og oppdragsdokumentet for 2015, slik at sørge-for-ansvaret oppfylles og at det legges til rette for en bærekraftig utvikling over tid. ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Månedlig rapportering i ØBAK. Kommentarer til utviklingen sendes i eget dokument innen samme frister. Periodisert budsjett for 2015 for foretaksgruppen sendes departementet i ordinært format innen 5. mars 2015. Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene gjennom Sykehusbygg HF om å: 1:sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter 2: ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet 2015 3: videreutvikle og FTP vedlikeholde metodikk for framskrivninger, veiledere og evaluering av sykehusprosjekter og janu etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus 4:gjennomføre tilpasninger ar 201 Investeringsrammer, bygg av landingsplasser ved sykehus til nye redningshelikoptre. 5 og eiendomsforvalting Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å evaluere ordningen med ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter slik den har virket i prøveperioden. Resultater av evalueringen Investeringsrammer, bygg skal legges fram for departementet. Eventuelle endringer i ordningen må innarbeides i Veileder for tidligfaseplanlegging for sykehusbygging. og eiendomsforvalting Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 1.4.15 Månedlig ikke aktuelt for oss 5.3.15 ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss 90 FTP janu ar 201 5 FTP janu ar 201 5 FTP janu ar 201 5 FTP janu ar 201 5 FTP janu ar 201 5 FTP janu ar 201 5 Investeringsrammer, bygg Foretaksmøtet la til grunn at helseforetakene intensiverer sine tiltak for å sikre målsettingen om utfasing av fyring med fossil olje i alle offentlige bygg innen 2018. og eiendomsforvalting ikke aktuelt for oss Investeringsrammer, bygg Investeringer rapporteres i henhold til vedtatte langtidsplaner sammen med ØBAK med frist 1. juli 2015. og eiendomsforvalting ikke aktuelt for oss Investeringsrammer, bygg Foretaksmøtet la til grunn at Helse Nord RHF skal drive sin virksomhet innenfor en driftskredittramme på 1 331 mill. kroner pr. 31. desember 2015. og eiendomsforvalting Konvertering av byggelån meldes innen 15. januar 2016. Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvalting 1.7.15 ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss 15.1.16 ikke aktuelt for oss 15.12.15 ikke aktuelt for oss 1.12.15 Søknad om lånerammer for nye prosjekter meldes inn som en del av innsending av konseptfasevurderinger og senest innen 15. desember 2015. Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvalting Årlige låneopptak innenfor tildelte lånerammer skjer med bakgrunn i planlagt framdrift i prosjektene, jf. ØBAK pr oktober. Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvalting Gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring Risikostyring Risikostyring Innkjøp FTP janu ar 201 5 Pasientens helsetjeneste FTP janu ar 201 5 Kvalitet ikke aktuelt for oss Sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt, jf. også omtale under pkt. 3.4.1 om Sykehusbygg HF og under pkt. 3.5.3 om Nasjonal IKT HF Legge fram en plan for etablering av felles eid foretak for samordning av innkjøp innen 15. september 2015, jf. ”modell A” i Utredning av nasjonal innkjøpsfunksjon – sluttrapport. Foretaket skal være etablert 1.1.2016. Regionale ressurser og enheter skal innlemmes i foretaket innen 31. desember 2016. Helse Sør-Øst RHF ble bedt om å lede arbeidet. Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å etablere felles retningslinjer og enhetlig praksis for brukermedvirkning på systemnivå for regionale helseforetak og helseforetak innen 1. juni 2015. Arbeidet forutsettes å skje i samarbeid med de regionale brukerutvalgene Bidra i Helsedirektoratets arbeid med organisering og styrket virkemiddelbruk for å øke gjennomføringsevnen på IKT-området Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss 15.9.15 ikke aktuelt for oss 1.6.15 ikke aktuelt for oss 91 Pasientens helsetjeneste Samhandling Kvalitet Kvalitet Innkjøp Kvalitet Kvalitet Kvalitet FTP janu ar 201 5 Klima- og miljø FTP janu ar 201 4 Beredskap OD HO D Psykisk helsevern og rus OD HO D Somatikk OD HO D Forskning og innovasjon OD HO D Forskning og innovasjon Etablere digitale tjenester for kommunikasjon med pasienter og innbyggere, herunder samordne helseforetakenes nettsider og legge dem på samme plattform som www.helsenorge.no Sørge for at det er etablert løsninger for elektronisk kommunikasjon mellom sykehus og med andre aktører i helse- og omsorgstjenesten Sørge for effektiv overvåkning og forvaltning av IKT-systemer og nødvendig infrastruktur samordne det strategiske arbeidet på IKT-området innenfor spesialisthelsetjenesten slik at IKTtiltak i størst mulig grad realiseres på nasjonalt nivå, herunder sørge for at Nasjonal IKT HF tar en aktiv rolle i utvikling og gjennomføring av nasjonale IKT-tiltak sikre at det gjennomføres felles anskaffelse i forbindelse med nye IKT-løsninger ved AMKsentralene implementere elektronisk oppgjørsløsning for h-resepter i løpet av 2015 Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å etablere systemer og rutiner som sikrer effektiv og transparent oppfølging og lukking av avvikene påpekt av Riksrevisjonen og rapportere tertialvis til departementet fra dette arbeidet. Det skal rapporteres særskilt om avvik som ikke er lukket. Foretaksmøtet viste også til tidligere styringskrav om etablering av systemer og om styrets ansvar for oppfølging. Delvis videreført, jf linje 44 ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Jf linje 114, delvis videreført ikke aktuelt for oss Delvis videreført, jf linje 81 ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å bidra i det nasjonale arbeidet med informasjonssikkerhet, inkludert arbeidet med tjenester for autentisering (identitetsforvaltning), autorisering (tilgangsstyring) og logganalyse (avdekking av ulovlige oppslag i behandlingsrettede helseregistre). I dette ligger også kvalitetssikring og bruk av innholdet i relevante administrative registre i sektoren, blant annet Adresseregisteret. Arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling Tertialtvis ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å delta i prosjekt, ledet av Helsedirektoratet, som skal utarbeide oversikt over risiko og sårbarhet i helse- og omsorgssektoren, og på basis av oversikten gi departementet anbefaling om forebyggende og beredskapsmessige tiltak. Etablert strukturer og rutiner i samarbeid med Helsedirektoratet og Bufetats regioner som sikrer at barn i barnevernsinstitusjon får nødvendig utredning og behandling for psykiske lidelser og rusavhengighet. Kortfattet status for arbeidet som viser hva som kan gjøres i 2015 og hva som bør gjøres på lengre sikt oversendes departementet innen 1. mai 2015. Regjeringen har besluttet at regionale helseforetak skal overta ansvaret for tilbud til barn og voksne utsatt for seksuelle overgrep fra 2016. Dette innebærer blant annet å videreføre eksisterende robuste kommunale overgrepsmottak gjennom avtaler, samt avtaler med justissektoren om rettsmedisinske undersøkelser. RHF må også iverksette prosess for overtakelse av kommunale overgrepsmottak som ikke videreføres. Vi ber om en særskilt rapportering med plan for arbeidet innen 1. mai 2015. Etablere nasjonale forskningsnettverk innenfor områder der det er behov for slike, herunder for persontilpasset medisin, jf. rapport fra nasjonal utredning av persontilpasset medisin i helsetjenesten fra 2014. Felles årlig resultatrapportering synliggjør eksempler på hvordan resultater fra forskning og innovasjon har bidratt til forbedret klinisk praksis/tjenesteutøvelse, i tillegg til øvrig resultatrapportering basert på nasjonalt tilgjengelig statistikk om forskning og innovasjonsaktivitet (jf. vedlegg 3 i Oppdragsdokumentet for 2013). Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 ikke aktuelt for oss 1.9.15 Krav delvis viderført til Hfene, jf punkt 3.2 linje 64 ikke aktuelt for oss 1.5.15 Kravet delvis viderført til Hfene med frist 10.04.15. 1.5.15 ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss ikke aktuelt for oss 92 Temaområde 2015: Forbedring og utvikling Møte med adm. dir. og styreleder i Sjukehusapoteka Vest HF Styresak nr.: Møtedato: Saksbehandler: 38 – 2015 23. september 2015 Direktør Espen Mælen Hauge Kort saksresyme Temaområdet forbedring og utvikling for 2015 henger nært sammen med temasakene styret diskuterte i 2013 og 2014, pasientsikkerhet og strategi. Formålet er å få innblikk i Sjukehusapoteka Vest sin strategi og tanker om utviklingen for sykehusapotekene, dette for å få ideer og innspill til utvikling av Sykehusapotek Nords strategi. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF møtte administrerende direktør og styreleder for Sjukehusapoteka Vest HF for informasjon om, og diskusjon rundt, Sjukehusapoteka Vest HFs strategi. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 93 Bakgrunn Styret for Sykehusapotek Nord har i flere år hatt faste temaområder til diskusjon. Som fast temasak i 2013 hadde vi pasientsikkerhet der direktøren, med faglig bistand, i hvert styremøte presenterte tiltak eller andre oppgaver som synliggjør Sykehusapotek Nords bidrag på området. Et av de viktigste områdene Sykehusapotek Nord har ansvar for er pasientsikkerhet. Sykehusapotek Nord bidrar til sikker og rasjonell leggemiddelbruk gjennom hele pasientforløpet. Formålet med temaet var både å sette legemiddelsikkerhet for pasientene og vårt samfunnsoppdrag på dagsorden, og at styret skulle få en grundigere innsikt i sykehusapotekets virksomhet og bedre kunnskap om foretakets drift- og utviklingsoppgaver. Som en naturlig forlengelse av dette var temaområdet for 2014 Strategi. Gjeldende strategidokument for Sykehusapotek Nord hadde utløpsdato 31.12.14. I alle styremøter i 2014 ble det ført strategidiskusjoner med sikte på utforming av ny strategi og veien videre for Sykehusapotek Nord fra 2015 og i fortsettelsen. Helseforetaksloven §§ 28-29 beskriver styrets forvaltnings- og tilsynsoppgaver: strategi, kontroll og organisering. Forvaltningsansvaret innebærer strategioppgaver som er å etablere mål og sette kurs for å nå disse gjennom fastsetting av strategiske planer og rammer for operative planer, samt budsjetter. Strategien må ses i sammenheng med Helse Nords strategier og de årlige oppdragsdokumentene. I arbeidet med en fornyet strategi har det vært gjennomført en rekke arbeidsmøter for alle ansatte ved foretakets enheter, herunder både ledersamling. avdelingsvise samlinger og senest i august 2015 en personalsamling for alle ansatte i foretaket i Malangen. Dessuten har utkast til strategiplan vært forelagt direktørmøtet i Helse Nord med gode tilbakemeldinger. Den videre arbeidet med strategiplanen forventes å bli utforming av et høringsutkast til relevante mottakere, høringsmøte med RHF-ets ledergruppe, bearbeiding av høringssvar og fremleggelse av endelig forslag og vedtak om ny strategi i årets siste styremøte den 3. desember 2015. Møte med adm. dir. og styreleder i Sjukehusapoteka Vest HF (SAV) Temaområdet forbedring og utvikling for 2015 henger nært sammen med temasakene styret diskuterte i 2013 og 2014, pasientsikkerhet og strategi. Formålet er å få innblikk i Sjukehusapoteka Vest sin strategi og tanker om utviklingen for sykehusapotekene, dette for å få ideer og innspill til utvikling av Sykehusapotek Nords strategi. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 94 Nytt utkast til strategi for Sykehusapotek Nord Sak nr. Møtedato: Saksbehandler: Vedlegg: Ref. tidl. sak 39 – 2015 23. september 2015 Direktør Espen Mælen Hauge Tekstforslag til strategibrosjyre Sak 23-2015 Sammendrag Strategisk ledelse er å formulere og formidle en visjon for virksomheten og legge en strategi som beveger virksomheten i retning av realisering av en visjon. Dette nye utkastet til strategidokument legges frem for styret for diskusjon og innspill. Opptakten til ny strategiplan har vart lenge. Gjeldende strategi er gjennomført, evaluert og prolongert i påvente av denne. Evalueringen som er foretatt både av styret og en samlet ledergruppe viser at alle sjekkpunkter er huket av og målene oppfylt. Samtidig erkjennes at målsetningene er fornybare og på en rekke områder viktige å videreføre. For å skape eierskap til ny strategi har det vært gjennomført en rekke arbeidsmøter for alle ansatte ved alle foretakets enheter, herunder både ledersamling og avdelingsvise samlinger og senest en personalsamling for alle ansatte i foretaket. Dessuten har utkast til strategiplan vært forelagt direktørmøtet i Helse Nord med gode tilbakemeldinger. Det er gjort en del endringer i dokumentet siden forrige utkast og tilbakemeldingene på dette, det gjelder særlig innholdsmessig og språklig tydeliggjøring av overordnede mål, konkrete mål og innsatsområder. I strategiperioden skal Sykehusapotek Nord ha særlig oppmerksomhet mot følgende fire mål: 1. Attraktive og lønnsomme apotekutsalg med et produktutvalg tilpasset sykehusets og sykehusapotekets brukere. 2. Innføre elektronisk løsning for bestilling og utarbeidelse av dokumentasjon knyttet til produksjon av legemidler, og ta i bruk nye lokaler med tidsriktig standard for forsvarlig produksjon og sykehusapotekdrift. 3. Ta i bruk IMM-metoden (integrated medicines management) som standard for å kvalitetssikre legemiddelbehandlingen. 4. Kvalitetssikre og effektivisere legemiddelforsyningen ved å ta i bruk elektroniske, automatiserte løsninger for bestilling og lagerhold av legemidler og andre apotekvarer, samt øke antall apotekstyrte legemiddellagre. Følgende fire innsatsområder skal bidra til å nå målene, heve kvaliteten på sykehusene legemiddelbruk, redusere risikoen for feil i pasientbehandlingen, og videreutvikle en organisasjonskultur basert på kompetanse og stolthet: 1. 2. 3. 4. Pasientens helsetjeneste Forskning og kompetanseutvikling Infrastruktur og teknologi Organisasjonsutvikling Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 95 Direktørens innstilling til vedtak 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert det nye utkastet til foretakets strategi, og er fornøyd med den strategiske retningen Sykehusapotek Nord går i. 2. Styret for Sykehusapotek Nord skal ha særlig oppmerksomhet mot følgende fire mål i den kommende strategiperioden: a. Attraktive og lønnsomme apotekutsalg med et produktutvalg tilpasset sykehusets og sykehusapotekets brukere. b. Innføre elektronisk løsning for bestilling og utarbeidelse av dokumentasjon knyttet til produksjon av legemidler, og ta i bruk nye lokaler med tidsriktig standard for forsvarlig produksjon og sykehusapotekdrift. c. Ta i bruk IMM-metoden (integrated medicines management) som standard for å kvalitetssikre legemiddelbehandlingen. d. Kvalitetssikre og effektivisere legemiddelforsyningen ved å ta i bruk elektroniske, automatiserte løsninger for bestilling og lagerhold av legemidler og andre apotekvarer, samt øke antall apotekstyrte legemiddellagre. 3. Styret for Sykehusapotek Nord ber direktøren følge opp de innspill som fremkom under møtet i et høringsutkast og sende denne på høring blant helseforetakene i regionen. Endelig forslag til ny strategi legges frem på styremøtet 03.12.15. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 96 Saksfremlegg 1. Behovet for ny strategiplan Legemidler er en vesentlig innsatsfaktor i Helse Nord-sykehusenes pasientbehandling. Legemiddelanskaffelse, -distribusjon, -produksjon og -informasjon er en del av kjernevirksomheten og derfor helt grunnleggende og sentrale prosesser i sykehusenes pasientbehandling og pasientrettede opplæringsaktiviteter. Ansvaret for disse prosessene med tilhørende kompetanse er organisert og samlet i Sykehusapotek Nord HF. Det regionale helseforetakets eierskap til Sykehusapotek Nord HF sikrer nødvendige kontroll og styring av dette. Dagens legemiddelforsyning til helseforetakene har sykehusapotek med felles eier som sykehusene som viktigste virkemiddel. Dette har bakgrunn i en uttalt nasjonal helsepolitisk strategi om å: - - sikre sykehusene en legemiddelforsyning av høy kvalitet og til lavest mulig pris sikre/bevare farmasøytisk kompetanse og produksjons- og forsyningsberedskap sikre utdanning og tilgang til farmasøytisk kompetanse i tråd med sykehusenes behov sikre sykehusenes legemiddelberedskap sikre helhetlige behandlingskjeder for pasientene Utviklingen mot disse målene for sykehusapotek har vist seg å gi de beste løsningene for sykehusene med hensyn til pasientservice, service overfor helsepersonell, produksjon og tilpasning av legemidler til pasientene. I praksis er sykehusapotek en forutsetning for at pasientens legemiddelterapi ved utskrivning kan opprettholdes uten avbrudd, uansett behandlingsnivå. Sykehusapotekenes produksjonskompetanse og tilvirkningstillatelse har også muliggjort rasjonelle produksjonsenheter i tråd med spesialisthelsetjenestens behov. Av særskilt relevans for spesialisthelsetjenesten trekker Meld. St. 28 (2014–2015) Legemiddelmeldingen — Riktig bruk – bedre helse frem de store samfunnsmessige utfordringene knyttet til uheldig bruk av legemidler. Legemiddelfeil kan ha alvorlige konsekvenser for enkeltpasienter i form av bivirkninger og i verste fall død, og for samfunnet i form av betydelige ekstra kostnader knyttet til for eksempel sykefravær og unødvendig bruk av helsetjenester. Kun 20–30 pst. av legemidlene tas som anbefalt. Avhengig av hvilke kriterier som legges til grunn, er det rapportert om uheldig forskrivning i 10–25 pst. av tilfellene. Studier gjort i helseregion nord viser at 60-80 % av legemiddellistene til pasientene i sykehusene inneholder en eller flere uoverensstemmelser 1. 1 B. Holmstad ”Fører bruk av en ny prosedyre for legemiddelsamstemming i sykehus til mer nøyaktige legemiddellister?” Masteroppgave i farmasi, UiT, 2015 Aag T, Garcia BH, Viktil KK ”Should nurses or clinical pharmacists perform medication reconciliation? A randomized controlled trial” Eur J Clin Pharmacol (2014) 70:1325-1332 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 97 I den forrige legemiddelmeldingen 2 ble det vist til at 5–10 pst. av alle akuttinnleggelser på indremedisinsk avdeling på sykehus skyldtes uheldig legemiddelbruk og at om lag halvparten kunne vært unngått. Flere studier viser at det forekommer legemiddelrelaterte problemer på alle nivå i helsetjenesten. Eksempler på legemiddelrelaterte problemer er at pasienten bruker unødvendig mange legemidler, får for høye eller for lave doser eller uheldige kombinasjoner av legemidler. Direkte årlige kostnader i forbindelser med sykehusinnleggelser på grunn av legemiddelbivirkninger er dessuten betydelige. Løsning på disse utfordringene krever tverrfaglig samarbeid mellom sykehus og sykehusapotek, med utvikling av nye elektroniske kommunikasjonsløsninger, integrerte logistikksystemer, opplæringsaktiviteter og kvalitetssikring av sykehusenes legemiddelrutiner som viktige elementer. Sykehusapotek Nords farmasøytiske tjenestetilbud og kompetanse tilrettelegger for tverrfaglig samarbeid i helseforetakene med felles mål, og med trygghet for at Sykehusapotek Nord ikke har økonomisk gevinst som motiv. Strategisk vil det på denne bakgrunn være viktig å opprettholde dagens forsyningsstruktur og videreutvikle et tett og omfattende samarbeid mellom Sykehusapotek Nord, sykehusene og primærhelsetjenesten for å sikre at pasienter tilbys gode og helhetlige farmasøytiske tjenester. Planlagt videreutvikling av sykehusapotekenes kompetanse til beste for helseforetak og pasienter fremgår av mål- og innsatsområdene i vedlagte utkast til strategiplan. Satsingsområdene skal bidra til å heve kvaliteten på sykehusenes legemiddelbruk og redusere risikoen for feil i pasientbehandlingen. 2. Strategiplan under utvikling (prosess) Gjeldende strategi er gjennomført, evaluert og prolongert i påvente av en ny plan. Evalueringen som er foretatt både av styret og en samlet ledergruppe viser at alle sjekkpunkter er huket av og målene oppfylt. Samtidig erkjennes at målsetningene er fornybare og på en rekke områder fortsatt viktige å videreføre. Arbeidet med ny strategiplan har vart lenge og startet med diskusjoner i styret i temasakene under hvert styremøte gjennom året 2014. For å skape eierskap til en fornyet strategi har det vært gjennomført en rekke arbeidsmøter for alle ansatte ved foretakets enheter, herunder både ledersamling. avdelingsvise samlinger og senest i august 2015 en personalsamling for alle ansatte i foretaket. Dessuten har utkast til strategiplan vært forelagt direktørmøtet i Helse Nord med gode tilbakemeldinger. Det videre arbeidet med strategiplanen forventes å bli utforming av et høringsutkast til relevante mottakere, høringsmøte med RHF-ets ledergruppe, bearbeiding av høringssvar og fremleggelse av endelig forslag og vedtak om ny strategi i årets siste styremøte. 2 St melding nr 18 (2004-2005) Legemiddelpolitikken Rett kurs mot riktigere legemiddelbruk Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 98 3. Endringer siden forrige utkast 3.1 Generelt Det er gjort en del endringer i dokumentet siden forrige utkast og etter tilbakemeldingene som ble gitt blant annet under foretakssamlingen, og dette gjelder særlig innholdsmessig og språklig tydeliggjøring av overordnede mål, konkrete mål og innsatsområder. I strategiperioden skal Sykehusapotek Nord ha særlig oppmerksomhet mot fire konkrete mål tilpasset hvert av de fire funksjonsområdene våre; apotekutslag til publikum; anskaffelse/lagerhold/distribusjon til kliniske avdelinger; produksjon/tilvirkning og farmasifaglig rådgivning. Fire innsatsområder skal bidra til å nå målene, heve kvaliteten på sykehusene legemiddelbruk, redusere risikoen for feil i pasientbehandlingen, og videreutvikle en organisasjonskultur basert på kompetanse og stolthet 3.2 Målsettingene I strategiperioden skal Sykehusapotek Nord ha særlig oppmerksomhet mot fire mål: 1. Attraktive og lønnsomme apotekutsalg med et produktutvalg tilpasset sykehusets og sykehusapotekets brukere. Begrunnelse for målet: Målet vil sikre fastholdelse og videreutvikling av publikumssalg av legemidler etter innføringen av nye vilkår og krav som følge av ESA-saken. Sykehusapotekutsalg til blant annet polikliniske pasienter, utskrevne pasienter, sykehusets ansatte og andre kunder er en nødvendig forutsetning for sykehusapotekenes lovmessige eksistens, og slikt salg er en integrert del av sykehusenes virksomhet. 2. Innføre elektronisk løsning for bestilling og utarbeidelse av dokumentasjon knyttet til produksjon av legemidler, og ta i bruk nye lokaler med tidsriktig standard for forsvarlig produksjon og sykehusapotekdrift. Begrunnelse for målet: Målet vil sikre at sykehusets pasienter som har behov for legemidler som ikke kan skaffes på annen måte sikres tilgang til skreddersydde, egenproduserte medisiner. I produksjonsprosessen må det tas i bruk elektroniske produksjons- og logistikksystemer for å redusere risiko for produksjons- og medisineringsfeil. Mangelen på slik e-verktøy var en av årsakene til den alvorlige hendelsen ved Sykehusapoteket i Tromsø høsten 2014. 3. Ta i bruk IMM-metoden (integrated medicines management) som standard for å kvalitetssikre legemiddelbehandlingen. Begrunnelse for målet: Med økt oppmerksomhet på pasientsikkerhet og mer kunnskap om hvor det svikter på legemiddelområdet er klinisk farmasi et viktig tiltak for å sikre riktig legemiddelbruk. Ved klinisk farmasi gjennomgår farmasøyt pasientens bruk av legemidler, og samarbeider i tverrfaglig team med øvrig helsepersonell i Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 99 pasientforløpet. Kliniske farmasøyter i sykehus skal arbeide etter IMM – metoden (Integrated Medicine Managment). IMM har som mål å øke pasientsikkerheten og forbedre kvaliteten på legemiddelbehandlingen. IMM er en måte å jobbe systematisk på for å kvalitetssikre pasientens legemiddelliste (legemiddelsamstemming), individualisere og optimalisere legemiddelbehandlingen (legemiddelgjennomgang), sikre informasjonsoverføring til andre omsorgsnivåer og veilede pasienten og sikre at de forstår legemiddelbehandlingen (legemiddelsamtale ved utskriving). 4. Kvalitetssikre og effektivisere legemiddelforsyningen ved å ta i bruk elektroniske, automatiserte løsninger for bestilling og lagerhold av legemidler og andre apotekvarer, samt øke antall apotekstyrte legemiddellagre. Begrunnelse for målet: For å effektivisere ordreplukking, reseptekspedisjon varerydding, lagerhold med videre skal Sykehusapotek Nord anskaffe og ta i bruk lagerautomater ved alle vår sykehusapotek der dette er hensiktsmessig og lønnsomt. Lagerautomatene skal levere varer både til publikumsavdelingen og til sykehusekspedisjonen og bidra til mer effektive arbeidsprosesser i forbindelse med varemottak, ordreplukking, reseptekspedisjon, varetellinger og oppfølging av a- og b-preparater. Automatene vil bidra til redusert kassasjon, bedre kundenes opplevelse gjennom raskere ekspedisjonstid, kortere ventetider, redusert sannsynlighet for feilutlevering, økt salg av handelsvarer i publikumsavdelingen, samt redusere risikoen for belastningsskader. Ved måloppnåelse vil dette frigjøre kompetanse og arbeidskraft som kan brukes til å levere verdiøkende tjenester til sykehusene blant annet gjennom økt bruk av apotekstyrte legemiddellagre (ASL). Innføring av ASL på helseforetakenes poster der dette er mulig reduserer risikoen for håndteringsfeil, og vil redusere sykehusenes kapital- og håndteringskostnader. 3.3 Innsatsområdene Følgende fire innsatsområder skal bidra til å nå målene, heve kvaliteten på sykehusenes legemiddelbruk, redusere risikoen for feil i pasientbehandlingen, og videreutvikle en organisasjonskultur basert på kompetanse og stolthet: 1. 2. 3. 4. Pasientens helsetjeneste Forskning og kompetanseutvikling Infrastruktur og teknologi Organisasjonsutvikling Innsatsområdene er nærmere omtalt i styresak 23-2015. Det er gjort noen endringer etter utkastet og omtalen i saksfremlegget der og det gjelder overskriftene på innsatsområde nr. 1 og 2. «Pasientfokus» er endret til pasientens helsetjeneste for å følge opp regjeringens terminologi og satsning på pasienten i sentrum. Tenkningen med pasientens helsetjeneste er en helsetjeneste som organiseres og tilpasses pasientens behov. Pasientens helsetjeneste betyr en bedre og tryggere helsetjeneste. Å skape pasientens helsetjeneste forutsetter at alle involverte betrakter helsetjenestene fra pasientens perspektiv. Hva er Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 100 viktig for den enkelte pasient? Hvordan kan helsetjenesten være mest mulig i tråd med den enkelte pasients verdier og ønsker? Overskrift nr. 2 er tilføyd forskning for å forsterke betydningen av forskningens betydning for kompetanseutviklingen, kvalitetsarbeid og oppfyllelse av foretakets visjon kunnskap gir kvalitet. For øvrig er teksten forsøkt forbedret, forenklet og bruk av overflødige ord fjernet for å unngå at språket fremmedgjør budskapet. I tillegg er det løftet frem betydningsfulle virkemidler vi må forsterke, som blant annet kvalitetssikring, forståelse for teknologisk utvikling og godt arbeidsmiljø. For så vidt angår formål, overordnede mål, visjon og verdier er det ikke vesentlige endringer siden styresak 23-2015 og det vises til denne. 4. Nærmere om innføring av klinisk farmasi som tiltak for økt pasientsikkerhet og reduserte pasientskader i Helse Nord Som omtalt i punkt 3.2 nr. 4 ovenfor foreslås som et konkret mål å ta i bruk IMM-metoden i helseforetakene som standard for å kvalitetssikre legemiddelbehandlingen til pasienter som legges inn i sykehus. I vedlagte notat er innføring av klinisk farmasi som tiltak for pasientsikkerhet og reduserte pasientskader i Helse Nord nærmere beskrevet. I notatet som også er sendt administrativt ti Helse Nord RHF foreslås at helseforetakene må ta i bruk flere kliniske farmasøyter til gjennomføring IMM, for eksempel legemiddelgjennomganger i samarbeid med tverrfaglige team. Tall fra Pasientsikkerhetsprogrammet viser at 15 pst. av uønskede hendelser som førte til pasientskader i spesialisthelsetjenesten ble forårsaket av legemidler. Å bygge ut klinisk farmasi og innføre standardiserte legemiddelforløp som sikrer kvaliteten på legemiddelbehandlingen av pasienter innlagt i sykehus i Helse Nord er et viktig tiltak for å redusere antall uønskede hendelser i sykehusene. En forskningsbasert, tverrfaglig og standardisert metode for et slikt standardisert forløp er beskrevet i Integrated Medicines Managment (IMM-modellen). Beregninger gjort av modellen viser at ved å investere ca. 300 kroner i klinisk farmasøyttid pr. pasientforløp medfører en innsparing på ca. 2000 kroner i helseutgifter. Med utgangspunkt i beregninger gjort i Helse Midt-Norge vil en oppbygging av klinisk farmasøytiske tjenester tilsvarende ca 35 årsverk kunne bidra til: • • • Kvalitetssikring av videre legemiddelbehandling etter utskrivning i tråd med Samhandlingsreformens krav til spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt og kvalitetssikring av overflytting av pasienter mellom omsorgsnivåene. At målsetningene i Legemiddelmeldingen ”Riktig bruk – bedre helse” oppnås, spesielt målsetningen om god kvalitet ved behandling med legemidler, men vil også kunne bidra til bedre rammebetingelser mht legemiddeløkonomi i sykehusene (rett bruk og rett legemiddel). Pasientsikkerhetsprogrammets tiltak ”Samstemming av legemiddellister” og andre tiltak knyttet til legemidler, implementeres. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 101 • At pasienter får tverrfaglig legemiddelgjennomgang dersom de oppfyller kriterier for dette. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 102 Innføring av klinisk farmasi som tiltak for økt pasientsikkerhet og reduserte pasientskader i Helse Nord. Klinisk farmasi er definert som ”farmasøytisk legemiddelkunnskap anvendt på pasientens farmakoterapeutiske problemstillinger, basert på klinisk data der farmasøyten har direkte eller indirekte kontakt med pasienten” Dette betyr at farmasøyten har fokus på pasientens bruk av legemidler, og at farmasøyten samarbeider i tverrfaglig team med øvrig helsepersonell 1. Klinisk farmasøyt jobber alltid tverrfaglig, det er alltid lege som stiller diagnose og tar endelig beslutning om legemiddelbehandling, mens farmasøyt er rådgiver for å sikre best mulig behandling. Sammendrag: Tall fra Pasientsikkerhetsprogrammet viser at 15 pst. av uønskede hendelser som førte til pasientskader i spesialisthelsetjenesten ble forårsaket av legemidler. Å bygge ut klinisk farmasi og innføre standardiserte legemiddelforløp som kvalitetssikrer legemiddelbehandlingen av pasienter innlagt i sykehus i Helse Nord er et viktig tiltak for å redusere antall uønskede hendelser i sykehusene. En forskningsbasert, tverrfaglig og standardisert metode for et slikt standardisert forløp er beskrevet i Integrated Medicines Managment (IMM-modellen). Beregninger gjort av modellen viser at ved å investere ca. 300 kroner i klinisk farmasøyttid pr. pasientforløp medfører en innsparing på ca. 2000 kroner i helseutgifter. Med utgangspunkt i beregninger gjort i Helse Midt-Norge vil en oppbygging av klinisk farmasøytiske tjenester tilsvarende ca 35 årsverk kunne bidra til: 1) Kvalitetssikring av videre legemiddelbehandling etter utskrivning i tråd med Samhandlingsreformens krav til spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt og kvalitetssikring av overflytting av pasienter mellom omsorgsnivåene. 2) At målsetningene i Legemiddelmeldingen ”Riktig bruk – bedre helse” oppnås, spesielt målsetningen om god kvalitet ved behandling med legemidler, men vil også kunne bidra til bedre rammebetingelser mht legemiddeløkonomi i sykehusene (rett bruk og rett legemiddel). 3) Pasientsikkerhetsprogrammets tiltak ”Samstemming av legemiddellister,” og andre tiltak knyttet til legemidler, implementeres. 4) At pasienter får tverrfaglig legemiddelgjennomgang dersom de oppfyller kriterier for dette. Finansiering av denne oppbyggingen av kliniske tjenester må utredes, men det er en klar anbefaling fra Sykehusapotek Nord at rammefinansiering fra RHF-et må være en del av finansieringen i en oppbyggingsfase. Bakgrunn: 1 av 10 innleggelser ved medisinske avdelinger skyldes legemiddelrelaterte problemer. Feilaktig bruk av legemidler koster det norske samfunnet 5 milliarder kroner i året i direkte (sykehusinnleggelse) og indirekte (sykefravær) kostnader og hvert år dør ca 1000 personer i Norge av feil eller uhensiktsmessig bruk av legemidler. Tall fra pasientsikkerhetsprogrammet viser at det ved 13 pst. av innleggelsene i spesialisthelsetjenesten i 2013 inntrådte uønskede hendelser som førte til en pasientskade som gjorde det nødvendig med tiltak, forlenget sykehusopphold eller førte til alvorlige konsekvenser 1 IS-0426 ”Utredning farmasøytiske tjenester og etterlevelse av legemiddelbehandling.” Helsedirektoratet sept. 2014 103 1 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 for pasienten. 15 pst. av disse pasientskadene var forårsaket av legemidler. Med økt oppmerksomhet på pasientsikkerhet og mer kunnskap om hvor det svikter på legemiddelområdet er klinisk farmasi innført ved flere sykehus, som ett av flere tiltak for å sikre riktig legemiddelbruk. I 2012 gjorde sykehusapotekforetakene i Norge en felles beslutning om at de kliniske farmasøytene i sykehus skulle arbeide etter IMMmetoden 2 (Integrated Medicine Managment). Dette er en forskningsbasert, tverrfaglig og standardisert metode. IMM har som mål å øke pasientsikkerheten og forbedre kvaliteten på legemiddelbehandlingen, og er en systematisk måte å jobbe på for å: – kvalitetssikre pasientens legemiddelliste (legemiddelsamstemming). – individualisere og optimalisere legemiddelbehandlingen (legemiddelgjennomgang). – sikre informasjonsoverføring til andre omsorgsnivåer. – veilede pasienten og sikre at de forstår legemiddelbehandlingen (legemiddelsamtale ved utskriving). 3 Farmasøyter i Sykehusapotek Nord (SANO) har fått opplæring i IMM-metoden og brukt denne i klinisk arbeid siden 2012. I prosjektrapporten fra arbeidet med Regional plan for klinisk farmasi i Helse Midt-Norge 4 ble det beregnet at det ville kreve ca 50 kliniske farmasøyter i Helse Midt-Norge for å innføre IMMforløpet. Det ble da forutsatt at en gjorde en utvelgelse av hvilke pasienter som skulle få denne tjenesten (pasienter med dårlig orden i legemiddellistene ved innkomst, redusert kunnskap om sitt legemiddelbruk og med kompleks medisinering). Denne utvelgelsen forutsetter blant annet gode rutiner for samstemming av legemiddellister ved innkomst. Videre ble det gjort en analyse på behov på bakgrunn av antall innleggelser og polikliniske kontakter. Tilsvarende beregning gir ca 35 årsverk i Helse Nord. Mulige gevinster ved innføring av klinisk farmasi Ved å benytte IMM-modellen er det gjort beregninger på at man ved å investere ca. 300 kroner i klinisk farmasøyttid pr. pasientforløp kan spare ca. 2000 kroner i helseutgifter i sykehus og i kommunehelsetjenesten samt administrasjonskostnader for retting av feil i legemiddellister etter utskrivning. 5 Det er ikke gjort tilsvarende undersøkelser i Norge. Men i det følgende beskrives noen prosjekter/etablerte tjenester i egen region om gevinstene beskrevet for disse: I Nord-Norge har farmasøyter enten på prosjektbasis eller som mer varig tjeneste arbeidet i klinikken siden 1990-tallet. Fram til nå er dette blitt finansiert ved at avdelinger selv har betalt for tjenesten eller via prosjektmidler fra SANO eller andre. Erfaringene fra dette arbeidet har vist at deltagelse av klinisk farmasøyt i det tverrfaglige team har bidratt til bedre legemiddelbehandling av pasienten. Videre presenteres noen eksempler: Klinisk farmasøyt på Intensivseksjonen ved UNN Tromsø jobber med å kvalitetssikre riktig legemiddelbehandling, optimalisere behandling i forhold til økonomi og være tilgjengelig for 2 vedlegg 1 Beskrivelse av IMM-metoden Meld. St. 28 (2014-2015) Legemiddelmeldingen Riktig bruk – bedre helse 4 Vedlegg 2 ”Prosjektrapport regional plan klinisk farmasi” 5 C. Scullin et al. ”IMM: can routine implementation improve quality?” Journal of Evaluation i Clinical Practice (2011) 1-9 IHE – The Swedish institute for health economics “Technical report – Health economic evaluations of the LIMMmodell”(2011) Health economic evaluation of the Lund Integrated Medicines Management Model (LIMM) in elderly patients admitted to hospital -- Ghatnekar et al. 3 (1) -- BMJ Open 3 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 104 2 legemiddelrelaterte spørsmål fra personalet 6. Per i dag er det avtale om 2 timer, 5 dager i uka, avdelingen ønsker å utvide dette til 100 % farmasøytstilling. Ved siden av Alderpsykiatrisk avdeling på Åsgård, er Intensivavdelingen i Tromsø den avdelingen som har lengst erfaring med bruk av klinisk farmasøyt fra SANO. I et ettårig prosjekt kartla de både klinisk / faglig effekt og økonomisk effekt ved bruk av farmasøyt 7: - Kartlegging av effekt av legemiddelgjennomganger viste at det ble avdekket legemiddelrelaterte problemer (LRP) hos ca 2/3 av pasientene, 71 % av foreslåtte endringer fra farmasøyt ble tatt til følge, 16 % til etterretning. De hyppigste endringene som ble gjort som følge av legemiddelgjennomgangene var reduksjon av dosering, seponert legemiddel og forskrivning av nytt legemiddel. - Videre ble det i løpet av studieperioden registrert 308 spørsmål fra leger og sykepleiere, de hyppigste var knyttet til administrering, utblanding, dosering og generiske bytter. - Det ble gjort flere tiltak mtp. besparelser i legemiddelutgifter, 3 av disse gav alene en potensiell besparelse på ca 180 000 kr i løpet av 12 måneder: Tiltak 12 mnd forbruk Klorhexidin 5mg/ml 125 ml: 38 kroner byttet til 250ml: 44 kroner Breiviks blanding 110ml: 462 kroner 275ml: 616 kroner Tok i bruk 275 ml ved stort forbruk på avdelingen 37 480 kr Fosfenytoin (Pro-Epanutin®) 500 mg * 10: 4277 kroner byttet til Fenytoin (Phenhydan®) 250 mg * 5: 332 kroner Bytte av legemiddel Totalt 95 738 kr 50 211 kr 183 429 kr Klinisk farmasøyt som del av det ortogeriatriske team ved HLSH sammen med lege, sykepleier, fysioterapeut, ergoterapeut og ernæringsfysiolog: Farmasøyt bidrar til optimalisering av legemiddelbehandlingen, blant annet gjennom sanering eller dosereduksjon av legemidler som kan bidra til at pasienten får nye fall. Mulige gevinster: - Redusert fare for nye fall som følge av uhensiktsmessig legemiddelbehandling - Implementering av legemiddelgjennomgang som del av ”Fall-pakken” fra Pasientsikkerhetsprogrammet. Klinisk farmasøyt som del av i Pasientsentrert helsetjenesteteam: 2-årig fellesprosjekt mellom UNN Tromsø / Harstad og Tromsø og Harstad kommune, med mål om å styrke helsetjenesten på tvers av sykehus og kommune. I dette prosjektet deltar farmasøyt i 30 % (Harstad) - 50 % (Tromsø) stilling i teamet. Det er allerede avdekket så mange legemiddelrelaterte problemer at man ønsker å utvide farmasøytstillingen til 100 % i Tromsø. Mulige gevinster: - Bidrar til måloppnåelse for prosjektet; å hindre unødvendige innleggelser, korte ned liggetiden og støtte utskriving til kommunehelsetjenesten, dette gir økonomisk gevinst for både spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. 6 7 Vedlegg 3 nærmere beskrivelse av farmasøytens oppgaver ved Intensivavdelingen i Tromsø Publikasjon er under utarbeidelse Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 105 3 - Mer hensiktsmessig arbeidsflyt og bruk av rett kompetanse på rett sted. Farmasøyt gjør samstemming av legemiddellistene, og gjør en vurdering av hvilke pasienter som bør gå videre til legemiddelgjennomgang: Rett kompetanse på rett sted reduserer arbeidsmengden og bygger opp om oppgavene for øvrige medlemmer i teamet. Farmasøyter har bidratt i alle piloter, og implementering, av tiltaket Samstemming av legemiddellister i Pasientsikkerhetsprogrammet gjennom det Helse Nord finansierte prosjektet SamStem. Parallelt med prosjektet gjennomfører farmasøyter i alle sykehusene i Sykehusapotek Nord sitt nedslagsfelt en kvalitetsstudie for å forsøke å følge effekten av innføringen av tiltaket. Med bakgrunn i innsamlede data er det gjennomført en masteroppgave ved Universitetet i Tromsø 2014/2015. Denne viser at det fortsatt er mange uoverensstemmelser på sykehusenes medisinlister, og ut fra dette kan det konkluderes med at det fortsatt er viktig å ha fokus på samstemming 8. Videre viste en masteroppgave gjennomført ved hjertemedisinsk avdeling UNN i 2012/2013 at kliniske farmasøyter brukte kortere tid på å samstemme legemiddellister enn sykepleiere, og avdekket mer klinisk relevante problemer 9. I Levanger har en, etter modell fra København og Diakonhjemmet sykehus, valgt å bruke kliniske farmasøyter i akuttmottaket for å gjøre samstemming av legemiddellister 10. Mulige gevinster ved bruk av kliniske farmasøyter i arbeidet med å innføre og gjennomføre samstemming av legemiddellister: - Effektivisere samstemmingsprosessen - Kvalitetssikring av tiltaket - Standardisert opplæring og kontinuerlig fokus Oppsummering: Hva kan oppnås ved ytterligere satsning på bruk av kliniske farmasøyter ansatt i Sykehusapotek Nord som del av ordinær klinisk praksis? - Innføring av IMM som modell for pasientens legemiddelforløp der kliniske farmasøyter bidrar til en tverrfaglig og mer individtilpasset legemiddelbehandling. Dette ivaretar også pasientens videre legemiddelbehandling ved å sikre god overføring av informasjon til andre behandlingsnivå og pasientens egen forståelse og kunnskap om videre legemiddelbehandling. - Kliniske farmasøyter kan bidra til redusert liggetid og reinnleggelser. - Kliniske farmasøyter kan gi opplæring og undervisning innen legemiddelbehandling og legemiddelhåndtering. Dette kan bidra til implementering og oppfølging av behandlingsanbefalinger (for eksempel Antibiotikaveilederen). - Kliniske farmasøyter kan bidra til mer hensiktsmessig valg av legemiddelformer og legemidler. - Kliniske farmasøyter kan bidra til reduksjon av legemiddelutgiftene til den enkelte avdeling. Bruk av kliniske farmasøyter i Helse Nord – anbefalinger: - Det opprettes minimum 35 årsverk i Helse Nord for kliniske farmasøyter. - Det utarbeides en plan for oppbygging av klinisk farmasi i regionen - Rammefinansiering av kliniske farmasøyter etter modell fra Helse Midt-Norge vurderes 8 Holstad, B. Fører bruk av en ny prosedyre for legemiddelsamstemming i sykehus til mer nøyaktige legemiddellister. Masteroppgave. Tromsø: Institutt for farmasi, UiT Norges Arktiske Universitet, 2015 9 Aag T, Garcia B H, Viktil K V. Should nurses or clinical pharmacists perform medication reconciliation? A randomized controlled trial. European Journal of Clinical Pharmacology. 2014: 1325-1332 10 Samstemmer for bedre pasientsikkerhet - Diakonhjemmet Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 106 4 - – IMM-metoden innføres som standard for å kvalitetssikre legemiddelbehandlingen til pasienter på sykehus i Helse Nord. Som en oppstart anbefales følgende prioritering for hvor årsverk plasseres: o For å styrke den tverrfaglige tilnærmingen til den geriatriske pasient anbefales det at det i Tromsø, Bodø og Helgeland opprettes minimum 1 stilling for klinisk farmasøyt tilknyttet hver av de geriatriske og alderspsykiatriske sengepostene, samt 50 % stilling for klinisk farmasøyt tilknyttet de geriatriske poliklinikker. Ved de øvrige sykehusene anbefales det minimum 50 % stilling ved tilsvarende avdelinger/poster. (Dette er også spilt inn til ny geriatriplan). o Det anbefales videre at det vurderes å opprette stillinger for kliniske farmasøyter tilknyttet akuttmottak, blant annet for å sikre samstemming av legemiddellister ved innkomst. o Klinisk farmasøyt inngår i tverrfaglige team med fokus på bedre samhandling med kommunehelsetjenesten, som for eksempel i ”Pasientsentrert helsetjeneste” team etter modell fra UNN. o Utover dette må det lages en plan for hvordan farmasøytressursene skal fordeles For å sikre utviklingen av et robust fagmiljø anbefales det at de kliniske farmasøytene tilknyttes SANO. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 107 5 Vedlegg 1 Viser elementene i modellen. Klinisk farmasøyt gjør oppgavene i røde ”pilbokser” IMM i Helse Midt-Norge Hjemme eller Innskrivning KHT* Sykehusopphold Legemiddelcoaching** Utskrivning Hjemme eller KHT Legemiddelgjennomgang Legemiddelsamstemning med legemiddelintervju** og aktuell legemiddelliste * Kommunehelsetjenesten ** Patienter som kan håndtere legemidlene sine selv Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Pasientorientering med legemiddelhistorikk, medisinkort, informasjon og utlevering av legemidler Etter Kristine Lundereng 2010 Sykehusapoteket Midt-Norge 108 6 Vedlegg 2 Dobbelklikk for å få opp rapporten. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 109 7 Vedlegg 3 Beskrivelse av klinisk farmasi ved Intensivavdelingen i Tromsø. I dag gjøres ikke legemiddelgjennomgang på alle pasientene pga. begrenset kapasitet. Det er et ønske fra avdelingen å utvide tjenesten til 100 % farmasøytstilling. 3 timer daglig, 5 dager i uken Gjennomgang av journal og lab-prøver (i DIPS) Legemiddelgjennomgang Gjennomgang legemiddelkurver Flerfaglig møte Dokumentasjon Kartlegge legemiddelbehov utover basislager Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 110 8 Sykehusapotek Nord: Mål og strategier 2015 - 2020 Formål og hovedoppgave Sykehusapotek Nord HF skal sikre sykehusene i Nord-Norge legemiddelforsyning av høy kvalitet og til lavest mulig pris og kvalitetssikre legemiddelbruken gjennom farmasøytisk kompetanse, produksjonsog forsyningsberedskap, samt bidra til at pasientens legemiddelterapi ved utskriving opprettholdes uten avbrudd, uansett behandlingsnivå. Dette utføres ved å være en sikker leverandør av alle apotekvarer som helseforetakene bestiller, drive publikumsapotekutsalg med reseptekspedisjon og selvvalg, produsere alle legemidler som må lages og pakkes til den enkelte pasient, gi rådgivning til helsepersonell og pasienter om riktig bruk og håndtering av legemidler, utøve og ta i bruk forskning, samt samordne og kvalitetssikre sykehusapotektjenestene i hele Helse Nord. Visjon og verdigrunnlag Vår visjon er vårt verdigrunnlag, vårt verdigrunnlag er vår visjon: Kunnskap gir kvalitet - Trygg legemiddelhåndtering skal være en integrert del av pasientforløpet. Kvalitet, trygghet og respekt er nedfelt som de tre nasjonale kjerneverdiene for spesialisthelsetjenesten. Sykehusapotek Nord skal bidra til en spesialisthelsetjeneste i Nord-Norge som ivaretar kjerneverdiene. Gjennom visjonen fører sykehusapotekets kunnskap og kompetanse til kvalitet i legemiddelbehandlingen i spesialist – og primærhelsetjenesten. Mål og innsatsområder • Bedre pasientsikkerhet gjennom trygg og forsvarlig legemiddelbruk Målet skal sikre at det iverksettes tiltak som bidrar til økt pasientsikkerhet gjennom bedre legemiddelbruk i hele pasientforløpet. God sykehusøkonomi gjennom sikker, faglig og økonomisk rasjonell legemiddelforsyning Målet skal sikre at det iverksettes tiltak som bidrar til at sykehusenes kostnader forbundet med legemiddelanskaffelse, -distribusjon, -produksjon og -bruk i forhold til kvalitet skal være lavest mulig. • • God samhandling Målet om god samhandling internt, med helseforetakene og mellom spesialist- og primærhelsetjenesten sikrer at trygg legemiddelhåndtering inngår i helhetlige behandlingskjeder for pasientene i Helse Nord. Følgende fire innsatsområder skal bidra til å nå målene, heve kvaliteten på sykehusene legemiddelbruk, redusere risikoen for feil i pasientbehandlingen, og videreutvikle en organisasjonskultur basert på kompetanse og stolthet: 1. Pasientens helsetjeneste Sykehusapotek Nord skal være en del av det tverrfaglige samarbeidet i hele pasientforløpet. Pasienten skal settes i sentrum og kvaliteten skal heves. Vi skal gjøre legemiddelbehandlingen for pasienten bedre ved å: Side 1 av 3 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 111 • • • • • • Sykehusapotek Nord: Mål og strategier 2015 - 2020 Sørge for at farmasøytisk kompetanse brukes i større grad for å bedre legemiddelbehandlingen for den enkelte pasient ved å levere mer klinisk farmasi og rådgivningstjenester til pasienter i sykehus og kommuner. Sikre samstemte legemiddellister og riktig legemiddelbruk ved overføring mellom behandlingsnivåene Ivareta legemiddelberedskap for å sikre tilgangen til legemidler Veiledning, praktisk informasjon og opplæring i riktig bruk av legemidler Ta brukerne med i planprosesser, evaluering og utvikling av tjenester. Brukermedvirkning gjennom kunnskapsformidling og informasjon tilpasset den enkelte 2. Forskning og kompetanseutvikling Sykehusapotek Nord HF skal gjennom å ha kunnskap, bruke kunnskap og dele kunnskap, være det fremste kompetansesenter innen sykehusfarmasi i Helse Nord, og ivareta en sentral plass i faglige nettverk i landsdelen. Vi skal gi muligheter for kompetanseutvikling for alle ansatte ved å: • • • • • Sikre riktig kompetanse på rett sted Være en aktiv bidragsyter og rådgiver i tverrfaglige team Planlegge videreutvikling av ansattes kompetanse til beste for helseforetak og pasienter Sikre at ansatte har forståelse for teknologisk utvikling og kan utnytte elektroniske verktøy Utøve og ta i bruk forskning for å fremme økt kvalitet, innovasjon og framtidstenkning 3. Infrastruktur og teknologi Sykehusapotek Nord skal holde til i moderne, forsvarlige lokaler og være et foretak som effektivt bruker og tilbyr teknologiske løsninger. Vi skal nyttiggjøre kostnadseffektive og brukervennlige teknologiske løsninger ved å: • • • Effektivisere driften av alle arbeidsprosesser gjennom automatisering og bruk av elektroniske verktøy. Være medvirker og rådgiver i utviklingen av elektronisk forskrivningssystemer, herunder ekurve og e-system for bestilling og produksjon av infusjoner Følge med den teknologiske utviklingen og tilpasse teknologiske løsninger 4. Organisasjonsutvikling Sykehusapotek Nord skal være en attraktiv arbeidsplass med høy faglig profil som medarbeiderne er stolte av. Vi skal sikre optimal utnyttelse av organisasjonens ressurser ved å: • • • • • • • Være riktig organisert i forhold til interne behov og omgivelser i endring Videreutvikle en samlet kultur for endring, forbedringsarbeid og gjennomføringskraft. Skape et godt arbeidsmiljø for å fremme samarbeid, åpenhet og sosialt samhold. Sikre god ledelse gjennom målrettede lederutviklingstiltak. Være tydelig på forventning og oppfølging Sikre motivasjon, lagånd, tillit og trygghet, og måle medarbeidertilfredshet regelmessig Ha et driftsresultat som sikrer fremtidig investeringer og faglige aktiviteter. Prioriterte mål I strategiperioden skal Sykehusapotek Nord ha særlig oppmerksomhet mot følgende konkrete mål: Side 2 av 3 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 112 Sykehusapotek Nord: Mål og strategier 2015 - 2020 1. Attraktive og lønnsomme apotekutsalg med et produktutvalg tilpasset sykehusets og sykehusapotekets brukere. 2. Innføre elektronisk løsning for bestilling og utarbeidelse av dokumentasjon knyttet til produksjon av legemidler, og ta i bruk nye lokaler med tidsriktig standard for forsvarlig produksjon og sykehusapotekdrift. 3. Ta i bruk IMM-metoden (integrated medicines management) som standard for å kvalitetssikre legemiddelbehandlingen. 4. Kvalitetssikre og effektivisere legemiddelforsyningen ved å ta i bruk elektroniske, automatiserte løsninger for bestilling og lagerhold av legemidler og andre apotekvarer, samt øke antall apotekstyrte legemiddellagre. Side 3 av 3 Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 113 Forsknings- og utviklingsstrategi 2015-2018 Styresak nr: Møtedato: Saksbehandler: Vedlegg: 40 – 2015 23. september 2015 Fagsjef Margaret A. Antonsen / direktør Espen Mælen Hauge Forsknings- og utviklingsstrategi 2015-2018 Kort saksresyme Sykehusapotek Nords forskningsstrategi utløp pr. 31.12.2014 og det har siden dette vært utført et omfattende arbeid med å utforme forslag til en ny forsknings- og utviklingsstrategi. Direktøren har gjennom forskningsutvalget utarbeidet en ny forskningsstrategi med følgende visjon: Forsknings- og utviklingsarbeid i Sykehusapotek Nord HF skal fremme rasjonell og trygg legemiddelbruk på individ- og samfunnsnivå. Farmasøytisk forskning skal styrkes lokalt, regionalt og nasjonalt. Følgende hovedmålsettinger skal oppnås i strategiperioden: • Bidra til at tjenester fra Sykehusapotek Nord er forskningsbasert og i henhold til kunnskapsbasert praksis • Øke forsknings- og utviklingsaktiviteten i foretaket • Videreutvikle forskningskulturen i foretaket • Ivareta foretakets kjerneverdier kvalitet, trygghet og respekt Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar forelagt Forsknings- og utviklingsstrategi 2015-2018. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 114 Saksfremlegg Strategiarbeidet (prosess) Sykehusapotek Nords forskningsstrategi utløp pr. 31.12.2014 og det har siden dette vært utført et omfattende arbeid med å utforme forslag til en ny forsknings- og utviklingsstrategi. Foretakets forskningsutvalg (FU) har på vegne av direktøren stått for det praktiske arbeidet. I tillegg til FUs egne vurderinger har utvalget fått innspill gjennom diskusjoner i lederteamet og i styret (sak 3-2015), samt en intern og en ekstern høringsrunde. På bakgrunn av disse innspillene har Direktøren gjennom forskningsutvalget, utarbeidet en ny forskningsstrategi som legges frem for styret til beslutning. Visjon Følgende visjon foreslås for vår aktivitet innenfor forskning og utvikling: Forsknings- og utviklingsarbeid i Sykehusapotek Nord HF skal fremme rasjonell og trygg legemiddelbruk på individ- og samfunnsnivå. Farmasøytisk forskning skal styrkes lokalt, regionalt og nasjonalt. Visjonen er valgt ut fra en tanke om at den innebærer forskning på alle våre virksomhetsområder og viser foretakets rolle både ved hver enkel lokasjon, men også som en regional og nasjonal aktør. Endringene fra forrige strategiperiode er små, men har betydning. Begrepet ”trygg legemiddelbruk” er tatt inn for å styrke fokuset på pasientsikkerhet. Videre skal vi arbeide for at forskningen som gjøres i foretaket skal ha god kvalitet og bidra til en styrking av forskningsområdet på alle nivå. Dette gjenspeiles i hovedmålsetningene i strategien. Mål og innsatsområder Strategidokumentet er i sin form en kortere versjon enn den forrige og vil på denne måten fremheve og fokusere på hvilke satsningsområder foretaket bør ha i perioden og tiltak for å oppnå foreslåtte mål og delmål. Sykehusapotek Nord har gjennom forrige strategiperiode utviklet seg betydelig på forskningsområdet. Fra minimal forskningsaktivitet er vi nå i ferd med å etablere oss som en viktig aktør innenfor helseregionens forskningsbaserte kompetanseutvikling. Gjennom samarbeid med fagmiljøer på Universitetet i Tromsø og de øvrige sykehusapotekforetakene har vi forskningsfokus. Direktøren mener at vi bør fortsette utviklingen av dette samarbeidet og videreutvikle foretakets forskningskultur. Sykehusapotek Nord skal også i kommende periode vie særlig oppmerksomhet på implementering av forskningsresultatene. Disse to refleksjonene gjenspeiles i følgende hovedmålsettinger for forskningsstrategien: Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 115 • • • • Bidra til at tjenester fra Sykehusapotek Nord er forskningsbaserte og i henhold til kunnskapsbasert praksis Øke forsknings- og utviklingsaktiviteten i foretaket Videreutvikle forskningskulturen i foretaket Ivareta foretakets kjerneverdier kvalitet, trygghet og respekt Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 116 FORSKNINGS- OG UTVIKLINGSSTRATEGI 2015-2018 1 Innledning Sykehusapotek Nord HF (SANO) er en ung forskningsinstitusjon som er i ferd med å etablere en forskningskultur. Vår første forsknings- og utviklingsstrategi med gyldighetsperiode 2011-2014 beskriver bakgrunn og organisering av forskning i foretaket. Sykehusapotek Nord sin overordnede visjon for forskning og utvikling: Forsknings- og utviklingsarbeid i Sykehusapotek Nord HF skal fremme rasjonell og trygg legemiddelbruk på individ- og samfunnsnivå. Farmasøytisk forskning skal styrkes lokalt, regionalt og nasjonalt. Forskningsstrategiens formål Forskningsstrategien er et førende dokument som utpeker satsningsområder for forskning i SANO i perioden 2015-2018. Strategien danner grunnlag for planlegging og organisering av forskning på et overordnet nivå, og for evaluering av forskningsinnsatsen i foretaket. 2 Hovedmålsettinger i strategiperioden Hovedmålsetningene for den foreliggende forskningsstrategien er følgende: • Bidra til at tjenester fra SANO er forskningsbasert og i henhold til kunnskapsbasert praksis • Øke forsknings- og utviklingsaktiviteten i foretaket • Videreutvikle forskningskulturen i foretaket • Ivareta foretakets kjerneverdier kvalitet, trygghet og respekt 3 Relevant forskning og utvikling i SANO Forskning og utvikling i SANO skal gjennomføres i samsvar med Helse Nords oppdragsdokument og forskningsstrategi. I strategiperioden prioriteres prosjekter innenfor følgende områder: • Prosjekter som bidrar til innføring av arbeidsmodellen integrated medicines management (IMM), herunder sikring av legemiddelbehandling ved bytte av omsorgsnivå • Prosjekter med innovasjonspotensial innenfor SANOs tjenesteområder • Prosjekter knyttet til Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker på legemiddelområdet Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 117 4 1 Delmål og tiltak Beskrivelse Tiltak Måleparameter Øke ressurser til forskning og utvikling • Bevilgninger til forskning i kroner • • • • • 2 3 Stimulere forskningskultur Økt formidling, inkludert publisering 4 Opprette egen internettside for forskning og utvikling 5 Tilby masterprosjekter 6 Økt brukermedvirkning Ressurser til forskning synliggjøres i budsjett og regnskap, og avsatte ressurser til forskning skal minst følge utviklingen i totalbudsjettet til foretaket (på 2015 nivå) Utarbeide og gjøre kjent retningslinjer for frigivelse av tid til forskning Foretaket skal til enhver tid har ansatte med forskningskompetanse Tilrettelegge for kompetanseheving innen forskning og forskningsledelse Handlingsplaner på alle nivå skal tilrettelegge for forskning og utvikling Søke jevnlig om eksterne midler til finansiering av forskning Antall ansatte med forskningskompetanse Antall søknader • Lage egen møteplass for de som arbeider med forskningsprosjekter • Avholde forskningsseminar • Ha ”mulige forskningsprosjekter” som fast punkt på avdelingsmøter • Inkludere forskning og forskningsformidling på foretaksmøter • Større endringer innen farmasifaglige tjenester skal formuleres som prosjekter hvor forskningsmetodologi anvendes • Etablere og/eller delta i forskningsnettverk, f. eks delta i felles forskningsprosjekter, spesielt med Universitetet i Tromsø, UNN og andre helseforetak og evt andre universitet og høgskoler • Alle prosjekter skal ved oppstart ha en plan for publisering og/eller formidling av resultater • Veileder (intern eller ekstern person med forskningskompetanse) bør tidlig tilknyttes prosjektet for å bidra til planlegging og publiserbarhet • Prosjekter som kan publiseres i fagfellevurderte tidsskrift skal prioriteres • Prosjekter som bidrar til forbedret praksis, men hvor resultatene av ulike grunner ikke kan formidlers, skal også prioriteres • Prosjektresultater skal presenteres for foretaket og i andre fora, for eksempel som foredrag/poster • For alle prosjekter skal det innen 6 måneder etter prosjektavslutning foreligge en sluttrapport som kan distribueres i foretaket • Aksepterte publikasjoner markeres/feires Etablering av offentlig tilgjengelig nettside for forskning og utvikling o Nettsiden skal inneholde kort beskrivelse av tidligere og pågående prosjekter i foretaket, lenke til publiserte artikler og sluttrapporter fra prosjekter som ikke er egnet for publisering o Lenke til gjeldende retningslinjer og lovverk o Lenke til nettsider med ressurser for forskere, f eks innen etikk og brukermedvirkning • Tilby minimum ett studentprosjekt årlig • Tilstrebe publisering i fagfellevurderte tidsskrift • Medvirkning av brukere ved utvikling og gjennomføring av prosjekter Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 2 Antall og omfang av forskningssaminar Antall prosjektideer meldt til FU Antall publikasjoner Antall prosjekter med sluttrapport Antall prosjekter Antall publikasjoner Andel prosjekter med brukermedvirkning 118 Møteplan 2016 Styresak nr: Møtedato: Saksbehandler: 41 – 2014 23. september 2015 Direktør Espen Mælen Hauge Møteplanen for styret i Sykehusapotek Nord HF settes opp i henhold til frister fra Helse Nord RHF og i forhold til styreseminarer i regi av Helse Nord RHF, jfr RHF-styrets sak 57-2015 Møteplan 2016, med følgende vedtak: 1. Møteplan for 2016 godkjennes som følger: • 3. februar 2016: Bodø (oppdragsdokument 2016 til helseforetakene) – foretaksmøter med HF-ene avholdes i etterkant • 24. februar 2016: Tromsø • 30. mars 2016: Bodø (årsregnskap og styrets beretning) – foretaksmøter med HF-ene for behandling av årsregnskap 2015 m. m. avholdes i månedsskifte mars/april 2016 • 27. april 2016: Tromsø • 25. mai 2016: Bodø • 15. juni 2016: Bodø • 31. august 2016: Tromsø • 28. september 2016: Bodø • 26. oktober 2016: Tromsø • 23. november 2016: Tromsø • 14. desember 2016: Bodø Andre arrangement: • 25. - 26. mai 2016: Bodø – styreseminar med HF-ene • 26. - 27. oktober 2016: Tromsø – styreseminar med HF-ene 2. Helseforetakene bes om å planlegge sine styremøter ut fra vedtatt møteplan, jf. punkt 1 i vedtaket. I tillegg bes helseforetakene om å ta hensyn til følgende datoer for styrebehandling i helseforetakene: • innen 29. mars 2016: Årsregnskap og årlig melding for 2015 • innen 3. juni 2016: Tertialrapport nr. 1-2016 • innen 6. oktober 2016: Tertialrapport nr. 2-2016 Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar møteplan for 2016 som følger: • 4. feb. 2016 Tromsø • 15. mars 2016 Mo i Rana • 25. mai 2016 Bodø • 25. - 26. mai 2016: Bodø – regionalt styreseminar med HF-ene • 14.- 15. sep. 2016 Trondheim (inkl. styreseminar) • 26. okt. 2016 Tromsø • 26. - 27. oktober 2016: Tromsø – regionalt styreseminar med HF-ene • 1. des. 2016 Bodø Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 119 Evaluering av direktør og fastsetting av lønn Styresak nr: Møtedato: Saksbehandler: 42 – 2015 23. september 2015 Styreleder Anne Helen Hansen Saken behandles unntatt offentlighet, jf. Offl § 23, 1. ledd Styreleder Anne Helen Hansen vil redegjøre for saken under styremøtet. Anne Helen Hansen styreleder Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 120 Stillingsinstruks direktør Utarbeidet av: Helge K. Pettersen Utarbeidet dato: 26.04.2010 Godkjent av: Espen Hauge Dokumentnummer: FB0575 Gyldig for: Sykehusapotek Nord HF Versjon: 1 Direktøren • forestår den daglige ledelsen av foretaket og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt • gjennom sin daglige ledelse av foretaket har direktøren gjennomføringsansvaret for at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, lovgivning, vedtekter, årsbudsjett, foretaksmøtets avgjørelser, instrukser og andre retningslinjer. • har myndighet og delegasjonsmyndighet som daglig leder for foretaket • delegerer ansvar for daglig drift av apotekene i Bodø, Harstad og Tromsø til hver apoteker. Forhold til styret • Direktøren rapporterer til styret for foretaket • Direktøren har innstillende myndighet og møte- og talerett i foretakets styre • Direktøren er hovedansvarlig for iverksetting og oppfølging av vedtak fattet i styret eller av eier Andre hovedoppgaver Direktøren har som administrativ leder for foretaket følgende oppgaver: • Overordnet ledelse av foretakets samlede virksomhet • Hovedansvaret for at foretakets totale drift og utbygging skjer på den mest rasjonelle og økonomiske måte i samsvar med foretakets målsetting, budsjetter og retningslinjer trukket opp av foretakets styre og eier. • Hovedansvarlig for foretakets plan-, utviklings- og budsjettarbeid • Hovedansvarlig for at vedtak er i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og reglement. • Overordnet personalansvar • Plikt til å sørge for at foretakets ledelse er orientert om den faglige farmasøytiske utvikling, slik at apotekene til enhver tid blir faglig og tidsmessig drevet. Spesielt om samarbeidsforhold • Det er direktørens ansvar å sørge for godt samarbeid både internt og eksternt. • Direktøren skal i utøvelsen av sitt arbeid bidra til å utvikle et godt og stimulerende arbeidsmiljø. • Direktøren skal holde styrets leder, foretakes ledere og øvrige medarbeidere, direktørene ved sykehusforetakene og andre det har betydning for, informert om forhold som gjelder foretakets virksomhet. • Hovedansvarlig for samarbeidet med de andre sykehusapotekene, de andre foretakene i Helse Nord og kommunehelsetjenesten, herunder å sørge for at avtaler som regulerer samarbeidet til enhver tid er à jour. Tilsetting Dette er kun en papirkopi. Gyldig versjon av dokumentet finnes i det elektroniske kvalitetssystemet . Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Side 1 av2 121 Stillingsinstruks direktør • Versjon: 1 Direktør tilsettes av foretakets styre. Dette er kun en papirkopi. Gyldig versjon av dokumentet finnes i det elektroniske kvalitetssystemet. Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 Side 2 av2 122 Saker til informasjon Styresak nr.: Møtedato: Saksbehandler: Vedlegg: 43 – 2015 23. september 2015 Direktør Espen Mælen Hauge Utkast til referat fra brukerutvalgsmøte 18. mars 2015 Saker til informasjon: Fra direktør: 1. 2. 3. 4. 5. Oppfølgingsrevisjon miljø Lagerautomatprosjektet Legemidler utgått på dato Plan for kompetanseutvikling Nye apoteklokaler i Bodø Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Espen Mælen Hauge direktør Styremøte Sykehusapotek Nord HF 23. september 2015 123
© Copyright 2025