1. No category

Byrådssak 1205 /15
Tall Ships Races 2019 og Bergen som vertskapsby
ESDR
ESARK-1134-201502891-48
Hva saken gjelder:
Bergen kommune har vært vertskap for Tall Ships Races – tidligere Cutty Sark – 4 ganger; 1993, 2001,
2008 og 2014. Neste gang arrangementet i regi av Sail Training International (STI) kommer til NordEuropa er i 2019, og Bergen er aktuell som vertskap også denne gang. Tilbakemelding fra arrangøren er
at Bergen er sterkt ønsket som vertskapsby, basert på svært gode tilbakemeldinger de foregående år.
Tall Ships Races (TSR) er et byomfattende arrangement, som i 2014 brakte nærmere 70 seilskuter til
bergen, med over 2000 unge mannskap fra hele verden, mellom 250 og 300 frivillige deltok under
arrangementet og anslagsvis 500.000 besøkende var i Bergen sentrum de 4,5 dagene TSR2014 pågikk.
Arrangementet var med andre ord det største kulturarrangementet i Bergen i 2014.
Bergen kommune stod som arrangør, og organiserte arbeidet som et prosjekt, ledet av en prosjektleder
med hovedkomite og underkomiteer. TSR2014 hadde et totalbudsjett på 20 millioner, og resultatet var et
overskudd på ca. 1 million. Direkte tilskudd og motytelser fra næringslivet, var avgjørende for at
prosjektet kunne gjennomføres. Bergen kommune bidro med et totalbudsjett på 9 millioner fra
byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (BKNI) (arrangementet) og 3 millioner fra
byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø (trafikkomlegging og toaletter i hovedsak). Ettersom
arrangementet gikk med overskudd, ble ikke midler fra disposisjonsfond benyttet, slik at reell
grunnfinansiering fra BKNI ble 7,66 mill.
Et slikt stort og byomfattende arrangement som TSR bidrar til å opprettholde Bergens posisjon som
nasjonal og internasjonal kulturby, med fokus på hav og maritime næringer. TSR er et krevende
arrangement både når det gjelder ressurser og økonomi, og derfor er forslaget fra Bergen
Arrangementsselskap AS at Bergen påtar seg vertskapsrollen med minimum 5 års mellom.
I sin langtidsplan ønsker STI å legge arrangementet til Nord-Europa i 2019, hvilket betyr at dette er neste
mulighet for Bergen å søke om å være vertskapsby.
Basert på gode erfaringer de foregående år, er det ønskelig å gjennomføre arrangementet TSR også i
2019. Byråden vil komme tilbake til eventuell inndekning i forbindelse med byrådets innstilling til
Budsjett 2016/Økonomiplan 2016-2019.
Vedtakskompetanse:
§ 2.4 i Byrådets fullmakter vedtatt av bystyret i sak 294-13 i møte 18. desember 2013 med endring av 23.
april 2014, sak 84-14:
«Byrådet har ansvar og myndighet til å forestå den løpende drift av kommunens virksomhet.»
Byråden for kultur, næring, idrett og kirke innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak:
Bergen kommune søker om å være vertskapsby for Tall Ships Races 2019.
1
Dato:
09. juni 2015
Dette dokumentet er godkjent elektronisk.
Helge Stormoen
byråd for kultur, næring, idrett og kirke
Vedlegg:
Sluttrapport 2014
Letter of Intent The City of Bergen, The Tall Ships Races host port in 2019
2
Saksutredning:
Bergen kommune har vært vertskap for Tall Ships Races – tidligere Cutty Sark – 4 ganger; 1993, 2001,
2008 og 2014. Neste gang arrangementet i regi av Sail Training International (STI) kommer til NordEuropa er i 2019, og Bergen er aktuell som vertskap også denne gang. Tilbakemelding fra arrangøren er
at Bergen er sterkt ønsket som vertskapsby, basert på svært gode tilbakemeldinger de foregående år.
Det er ønskelig at Bergen kommune allerede nå orienterer Sail Training International om at byen ønsker å
være vertskap for Tall Ships Races i 2019, slik at vi blir tatt med i deres planlegging. Dette medfører at
Bergen kommune påtar seg forpliktelsen som følger med å være vertskapsby, både økonomisk og
ressursmessig.
Den etterfølgende tekst er hentet fra rapport for TSR2014, som er vedlagt saken.
Innledning
The Tall Ships Races 2014 Bergen (TSRB2014) ble arrangert av Bergen kommune i samarbeid med
Bergen og Omland Havnevesen (BOH), Sjøforsvaret og Kystverket. Arrangementet ble avviklet i
perioden 23.–27. juli 2014, av mange omtalt som tidenes folkefest i Bergen.
The Tall Ships Races er en årlig internasjonal seilregatta med vekt på store seilskuter som ble
arrangert for første gang i 1965.
Arrangement og organisator
Arrangementet organiseres av Sail Training International (STI), som har hovedsete i Gosport, England.
STI er en veldedig organisasjon og formålet med The Tall Ships Races er å gi ungdom mellom 15–25 år
muligheten til seilopplæring og knytte vennskapsbånd på tvers av religion, hudfarge og sosial bakgrunn
og fremme kulturell utveksling og forbrødring. Regattaen foregår i ulike verdensdeler, og hvert
«race/regatta» arrangeres normalt med fire til fem ulike vertshavner med en total varighet på rundt en
måned. Hver vertshavn utgjør en selvstendig organisasjon, med eget program og aktivitetstilbud for
mannskap og publikum.
Organisering
Ved arrangementer av en slik størrelse og kompleksitet som TSRB2014 kan ulike foretak sammen med
aktører fra næringslivet eller andre samarbeidspartnere. For TSRB2014 valgte man å etablere en
prosjektorganisasjon forankret internt i kommunen på samme måte som ved arrangementene i 2001 og
2008.
Økonomi, sponsorer og samarbeidspartnere
TSRB2014 jobbet ut fra et totalbudsjett på kr. 20 000 000,- fra 2011–2014. Oversikten under viser at
utgiftene ble kr. 18 000 000,- og inntektene på kr. 19 000 000,-. Per 11. november 2014 tyder det dermed
på at TSRB2014 får et overskudd på kr 1 000 000,Hovedtyngden med å skaffe sponsorer og inntekter til arrangementet ble gjort av prosjektleder. Det ble
opprettet en egen finanskomité for å bidra til å skaffe inntekter til arrangementet. Denne komitéen var
ledet av Ove Foldnes og fungerte mer som en rådgivende komite, ikke utøvende.
Kr. 9 000 000 var satt av til arrangementet hos Bergen Kommune ved byrådsavdeling for kultur, næring,
kirke og idrett (BKNI), fordelt på årene 2011–2014. Midler som ikke ble benyttet i 2011–2013 ble satt av
til disposisjonsfond som skulle benyttes ved behov i 2014. Disposisjonsfond var på totalt kr. 1 344 733,-.
Arrangementet gikk med overskudd uten behov for disposisjonsfondet. Grunnfinansiering fra BKNI blir
således totalt på kr. 7 655 267,-. Kr. 3 000 000,- var satt av til arrangementet ved byrådsavdeling for
byutvikling, klima og miljø (BBKM). Dette var midler som ble benyttet til alt vedrørende
trafikkomlegging (konsulent, skiltplan, trafikkpoliti, skilt og sperremateriell, med mer), samt mobile
toaletter på festivalområdet og renhold av disse, renhold av festivalområdet, med mer. Disse midlene ble
3
håndtert av BBKM og prosjektleder har ikke endelig oversikt over hvor mye av disse midlene som ble
benyttet. TSRB2014 budsjetterte med kr. 3 000 000,- for tjenestene fra BBKM og de er dermed ført mot
hverandre i regnskapet under (for eksakt bruk av disse midlene må BBKM kontaktes).
Prosjektleder brukte mye tid og ressurser på å utarbeide et godt sponsorprogram og skaffe gode
sponsorer, samt andre bidrag som tilskudd og gaver. Resultatet på sponsorinntekter, gaver og tilskudd ble
totalt på kr. 6 050 000,-, noe som er et meget godt resultat. De største bidragsyterne i direkte tilskudd var
CCB, Atlantic Offshore, RIKA AS og Hordaland Fylkeskommune. Mange sponsorer bidrog med
motytelser istedenfor direkte tilskudd. Dette gjaldt blant annet hotellavtale, klær og profileringsprodukt
og renovasjon. Direkte tilskudd og motytelser var av helt avgjørende betydning for at arrangementet
kunne gjennomføres.
TSRB2014 hadde inntektsbringende aktiviteter ved utleie av telt, uteareal og servering til
kr. 1 645 000,-. I tillegg ble det ytt tjenester til prosjektet trolig til en verdi av mellom kr. 10–15 000 000,De største tjenesteyterne var våre medarrangører BOH, Sjøforsvaret og Kystverket.
Fasiliteter, logistikk
TSRB2014 krevde omfattende tiltak for trafikkregulering og skilting, med mer. Grundig forarbeid med
involvering av nøkkelpersonell fra relevante etater og utarbeiding av skiltplan (Asplan Viak),
renovasjonsplan, med mer gjorde at nedstenging av trafikken på festivalområdet ikke medførte større
utfordringer for den øvrige trafikk.
Sikkerhet
Sikkerhetskomitéen (ledet av Roald Eliassen fra BOH) hadde ansvaret for å lede sikkerhets- og
beredskapsarbeidet under TSRB2014. Komitéen bestod av nøkkelpersonell fra relevante etater.
Sikkerhetsarbeidet på land og sjø ble avgrenset til arrangementsområdet Blomstertorget,
Fisketorget, Bryggen, Festningskaien og på sjø i hele Vågen.
Presse, markedsføring og dokumentasjon
TSRB2014 utarbeidet tidlig en presse og markedsføringsplan som ble kontinuerlig justert underveis i
planleggingen. Presse og markedsføringskomitéen hadde en god sammensetning med krefter fra bl.a.
Bergen Reiselivslag, kommunikasjonsavdelingen ved Bergen Kommune og flere andre som hadde
erfaring fra arrangementet i 2008.
Idrett og sosiale arrangement for mannskap
Komité for idrett og sosiale arrangement for mannskap ble ledet at Terje Reistad (Idrettsservice). Flere av
deltagerne i komiteen var med på tilsvarende oppgaver under arrangementet i 2001 og 2008 og
mesteparten av aktivitetene fra tidligere arrangement ble gjentatt under TSRB2014.
Medseilere
Hovedformålet med The Tall Ships Races er «å få ungdom mellom 15–25 år til å møtes gjennom
seiltrening på tvers av nasjonalitet, kultur, religion, kjønn eller sosial bakgrunn». TSRB2014 var
kontraktfestet til STI til å sende minimum 100 medseilere i denne aldersgruppen på seiltokt. TSRB2014
sendte 142 ungdommer fra Hordaland på regattaetappen fra Bergen til Esbjerg og organiserte også
hjemturen for disse ungdommene fra Esbjerg med buss til Billund og chartret fly fra Billund til Bergen.
4