Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
STYRETS BERETNING/STYRELEDERS TALE OG REGNSKAP 2014
Saksopplysninger:
Redegjørelse ved styrets leder, revisor og leder av kontrollkomiteen.
Forslag til vedtak:
Styret foreslår overfor årsmøtet at årsresultatet disponeres slik:
Utbytte på andelskapital
Etterbetaling på tømmerleveranser
Overført fra etterbetalingsfond
Overført fra annen egenkapital
Sum
Kr 2 590 000
Kr 8 197 000
Kr 10 787 000
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
HONORAR FOR 2014
Saksopplysninger:
Valgkomiteen fremlegger forslag til honorar for tillitsvalgte, med unntak av valgkomiteens
honorar.
Kontrollkomiteen fremlegger forslag til honorar for valgkomiteen.
Forslag til beslutning:
Forslag
2014 *)
Vedtatt
for 2013
Vedtatt
for 2012
285 000
82 000
58 000
10 000
278 000
80 000
56 500
6 700
270 000
78 000
55 000
6 500
b)
Ordfører
Varaordfører
10 000
5 000
10 000
5 000
29 000
6 500
c)
Valgkomiteens leder
Valgkomiteens medlemmer
14 000
7 500
13 500
7 200
13 000
7 000
d)
Kontrollkomiteens leder
Kontrollkomiteens medlemmer
14 000
7 500
13 500
7 200
13 000
7 000
a)
Styrets leder
Styrets nestleder
Øvrige styremedlemmer
1.varamedlem
*) Honorarer vedtas etterskuddsvis.
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotell, Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
MØTE- OG REISEGODTGJØRELSE FOR TILLITSVALGTE 2015
Saksopplysninger:
Valgkomiteen fremlegger forslag til godtgjørelse for tillitsvalgte.
Forslag til beslutning:
Møtegodtgjørelse pr. dag
Ved kveldsmøter når vedkommende
drar hjemmefra etter kl. 17:00
Telefonmøte
Forslag
2015 *)
Vedtatt
2014
Vedtatt
2013
1 900
1 850
1 800
900
500
875
500
850
500
*) Godtgjørelser vedtas for inneværende år.
Bilkjøring dekkes etter de til enhver tid gjeldende satser i Statens regulativ.
Øvrige reise- og diettutgifter dekkes etter regning.
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
SERVICEAVGIFT FOR 2015
Saksopplysninger:
Serviceavgiften ble innført fra 1. januar 2010, og ble fakturert til andelseierne i mai.
For 2014 ble avgiften fastsatt til kr 600 pluss kr 0,30 pr. andel, maksimal avgift ble
satt til kr 4 000 pr. andelseier.
Bokførte inntekter fra serviceavgift utgjorde i 2014 kr 11 264 000. Det var ved årsskiftet
ca. 300 andelseiere som ikke hadde betalt serviceavgiften for 2014, og disse er nå meldt ut.
Utbetaling av andelskapital skjer imidlertid ikke før etter årsmøtet, og ettersom noen fortsatt
innbetaler sitt utestående blir utmeldingen reversert slik at endelig nedgang kommer til å bli
noe lavere.
Forslag til vedtak:
Årsmøtet fastsetter at serviceavgiften for 2015 opprettholdes uendret, med en fast avgift på
kr 600 pluss kr 0,30 pr. obligatorisk andel som den enkelte andelseier har forpliktet seg til.
Det maksimale antall andeler som legges til grunn for den enkelte andelseier settes til
11 333. Den maksimale serviceavgift settes til kr 4 000 for 2015.
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
ENDRING AV VIKEN SKOG SA’S VEDTEKTER, § 4
Saksopplysninger:
Vedtektenes § 4, niende og tiende avsnitt, lyder:
«Dersom det obligatoriske andelsinnskuddet ikke er fullt innbetalt senest
10 år etter inntreden, skal restbeløpet innbetales kontant. Styret kan i særlig
tilfelle innvilge lenger innbetalingstid.
Dersom det obligatoriske andelsinnskuddet ikke innbetales i samsvar med
avsnittet ovenfor, strykes eierskapet, og innbetalt beløp utbetales i samsvar
med bestemmelsene i § 8.»
Ut fra innspill, både på tidligere årsmøter og høstmøter, ønsker styret nå å myke opp disse
bestemmelsene, og foreslår derfor overfor årsmøtet å stryke begge avsnitt.
Forslag til beslutning:
Årsmøtet slutter seg til styrets forslag til endring av § 4 i vedtektene for Viken Skog SA.
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
ENDRING AV VIKEN SKOG SA’S VEDTEKTER, § 17
Saksopplysninger:
Vedtektenes § 17, første avsnitt, lyder:
«Viken Skog SA kan ha en kontrollkomité bestående av tre årsmøtevalgte
medlemmer med personlige varamedlemmer. Valget gjelder for tre år.
Hvert år er ett medlem på valg. »
Ut fra innspill, ønsker Valgkomiteen å endre «personlige varamedlemmer» til
«varamedlemmer i nummerorden» (se vedlagte brev datert 31.01.15). Dette for at
varamedlemmene skal få en tettere kontroll med Kontrollkomiteen og dennes arbeid.
Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn følgende ny formulering av § 17 i vedtektene:
«Viken Skog SA kan ha en kontrollkomite bestående av tre årsmøtevalgte medlemmer.
Valget gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg. I tillegg velger årsmøtet
hvert år to varamedlemmer i nummerorden.»
Forslag til beslutning:
Årsmøtet slutter seg til styrets forslag til endring av § 17 i vedtektene for Viken Skog SA.
Vedlegg:
Brev fra Valgkomiteen i Viken Skog SA
Valgkomiteen i Viken Skog
v/leder Kari Marie Engnæs
31.01.15
Styret i Viken Skog
v/styreleder Olav Breivik.
Forslag til endring av vedtektenes § 17 - Kontrollkomite
Som en del av arbeidet i valgkomiteen hadde vi den 20.01.15 møte med kontrollkomiteens leder
Steinar Fretheim. I den forbindelsen kom vi naturlig innom vedtektenes « § 17 – Kontrollkomite»
som lyder:
- Viken Skog SA kan ha en kontrollkomite bestående av tre årsmøtevalgte medlemmer
med personlige varamedlemmer. Valget gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg.
I etterkant av dette møtet stilte valgkomiteen seg spørsmålet om hvor hensiktsmessig det er med
personlige varamedlemmer til kontrollkomiteen når styret og valgkomiteen har varamedlemmer i
nummerorden. Slik valgkomiteen ser det, vil det være svært sjelden at disse varamedlemmene blir
involvert i kontrollkomiteens arbeid da det vil variere hvem som er aktuell for innkalling til møte, og
det vil kunne være vanskeligere å bidra på en tilfredsstillende måte.
Med dette som bakgrunn konkluderte valgkomiteen med å sende en henstilling til styre om
vedtektsendring.
Valgkomiteen ber styret om å vurdere en endring av vedtektenes § 17 til:
- Viken Skog SA kan ha en kontrollkomite bestående av tre årsmøtevalgte medlemmer. Valget
gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg. I tillegg velger årsmøtet hvert år to
varamedlemmer i nummerorden.
Dette forslaget vil kunne bidra til at 1. varamedlem er tettere på kontrollkomiteens arbeid og gi den
det gjelder et større eierforhold til dette viktige arbeidet.
For valgkomiteen
Kari Marie Engnæs
leder
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
INSTRUKS FOR KONTROLLKOMITEEN
Saksopplysninger:
Instruksen må korrigeres i forhold til at Viken Skog nå er et samvirke (SA) og ikke et BA.
Ordet andelslag er skiftet ut med samvirke og BA er byttet ut med SA.
Instruksen er også revidert som en konsekvens av at det er lagt opp til vedtektsendring
når det gjelder varamedlemmer til Kontrollkomiteen. I vedtektene legges det opp til
varamedlemmer i nummerorden i stedet for personlige varamedlemmer, som har vært
tidligere praksis (ref. foregående sak).
Styrets forslag til beslutning:
Årsmøtet godkjenner styrets forslag til Instruks for Kontrollkomiteen i Viken Skog SA.
Vedlegg:
Instruks for Kontrollkomiteen i Viken Skog SA
Instruks for
Kontrollkomiteen i Viken Skog SA
1. Kontrollkomiteen er årsmøtets kontrollorgan av samvirket ledelse. Den er ansvarlig
overfor årsmøtet og skal minst en gang årlig legge frem en skriftlig beretning.
2. Kontrollkomiteen består av 3 medlemmer med to varamedlemmer i nummerorden i
henhold til samvirket vedtekter § 17. Komiteen velger selv sin leder.
Kontrollkomiteen skal som hovedregel ha minst 3 møter i året. Komiteen skal for øvrig ha
møte så ofte dens leder mener det er nødvendig eller når det forlanges av ett av komiteens
medlemmer.
3. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med samvirkets virksomhet og påse at virksomheten
drives, og disposisjoner skjer i samsvar med vedtekter, vedtak, instrukser og retningslinjer
truffet av samvirkets årsmøte og styre.
Kontrollkomiteen kan kreve opplysninger fra styrets leder, daglig leder, revisor og andre
ansatte eller tillitsvalgte og eventuelt innkalle disse til sine møter. Disse holdes ordinært
på samvirket hovedkontor.
4. Kontrollkomiteen skal få seg forelagt styrets protokoll, revisors protokollanmerkninger og
beretning. Utskrift av styrets protokoll skal oversendes etter hvert styremøte.
Komiteen skal ha adgang til samvirkets korrespondanse og løpende regnskap og skal få
oversendt kopier av viktige rundskriv, meddelelser m.v. til ansatte, andelseierne og
eksterne forbindelser. Komiteen kan også innhente opplysninger for vurdering av
samvirkets virksomhet.
5. Kontrollkomiteen skal påse at beslutninger og disposisjoner ligger innenfor styrets og
daglig leders myndighet og er truffet i foreskrevne former.
Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med at samvirkets midler og eiendeler anbringes og
ivaretas på en hensiktsmessig og betryggende måte.
6. Kontrollkomiteen skal underrette styret dersom den finner forhold som bør rettes eller
anses utilstrekkelig opplyst.
SIDE 2
7. Kontrollkomiteen skal påse at revisjon skjer betryggende og at revisjonens anmerkninger
blir fulgt opp. Kontrollkomiteen gir innstilling ved valg av revisor.
8. Kontrollkomiteen skal ved årets avslutning foreta en kritisk gjennomgåelse av styrets
årsmelding og forslag til regnskap. Vedrørende regnskapet skal komiteen spesielt:
a) Påse at det nyttes samme vurderingsprinsipper fra år til år eller at det redegjøres for
eventuelle endringer i disse når det gjelder lagerbeholdninger, verdiansettelser og
avskrivninger.
b) Vurdere samvirkets likviditet og egenkapitalandel.
c) Kontrollere sene og store debitorer samt samvirkets ordninger for sikkerhetsstillelse.
I sin beretning skal kontrollkomiteen redegjøre for sine vurderinger i henhold til
ovenstående samt pkt. 3 og pkt. 5.
9. Kontrollkomiteen legger frem sin beretning for årsmøtet slik som nevnt under pkt. 1 og
pkt. 8. Beretningen kan sendes ut sammen med sakspapirene til årsmøtets delegater.
Årsmøtets ordfører eller Kontrollkomiteen kan for øvrig fremme for årsmøtet saker som
komiteen har behandlet dersom særlige forhold skulle tilsi det. Kontrollkomiteen kan i
tilfelle kreve at ordfører innkaller til ekstraordinært årsmøte i samsvar med vedtektenes
§ 11.
10. Kontrollkomiteen skal fremme forslag for årsmøtet om godtgjørelse for Valgkomiteens
medlemmer.
11. Kontrollkomiteen skal kontrollere gjennomføringen av valg samt opptelling av
valgresultat. Kontrollkomiteen er ankeinstans for ekskluderte andelseiere.
12. Kontrollkomiteen skal føre protokoll over sine møter med opplysning om de forhold og
saker som er gjennomgått og resultatet av dette. Avskrift av protokollen sendes samvirkets
ordfører og styrets leder etter hvert møte. Kontrollkomiteen skal for øvrig holde styrets
leder og daglig leder underrettet om forhold som den anser for å være av betydning for
bedømmelsen av samvirkets virksomhet. Protokoll undertegnes etter hvert møte.
Kontrollkomiteens medlemmer har, bortsett fra sin innberetningsplikt til samvirkets
ordfører og styrets leder samt beretning og orientering i samvirkets årsmøte, taushetsplikt
om de forhold de får kjennskap til i sin virksomhet.
13. Kontrollkomiteens medlemmer har krav på reisegodtgjørelse etter de satser samvirkets
årsmøte fastsetter og mottar dessuten godtgjørelse fastsatt av årsmøtet.
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN
Saksopplysninger:
Instruksen må korrigeres i forhold til at Viken Skog nå er et samvirke (SA) og ikke et BA.
Ordet andelslag er skiftet ut med samvirke og BA er byttet ut med SA.
Styrets forslag til beslutning:
Årsmøtet godkjenner styrets forslag til Instruks for Valgkomiteen i Viken Skog SA.
Vedlegg:
Instruks for Valgkomiteen i Viken Skog SA
Instruks for
Valgkomiteen i Viken Skog SA
1. Valgkomiteen skal forberede og lage en velbegrunnet innstilling på kandidater til de
forskjellige tillitsverv som skal besettes ved valg på årsmøtet i Viken Skog SA.
2. Valgkomiteen består av 5 medlemmer valgt av årsmøtet i samsvar med vedtektene § 12.
Årsmøtet velger leder i valgkomiteen. Valgkomiteen velger selv komiteens nestleder.
3. Viken Skog SA sørger for innkalling til 1. møte i valgkomiteen, slik at valgkomiteen
kommer tidlig i gang med sitt arbeid. Valgkomiteens innstilling skal foreligge innen
utgangen av januar, slik at dens innstilling kan behandles på andelseiermøtene
(årsmøtene) i skogeierområdene.
4. Valgkomiteen skal som grunnlag for sitt arbeid få seg forelagt en oversikt over hvilke
tillitsvalgte som er på valg, samvirkets vedtekter og instruks for valgkomiteen.
5. Valgkomiteen bør kontakte valgkretsene (skogeierområdene) med informasjon om hvem
som er på valg for å få innspill på kandidater til disse posisjonene.
6. Valgkomiteen skal stille forslag på kandidater til alle tillitsverv i overensstemmelse med
vedtektenes bestemmelser. Komiteen skal forvisse seg om at de foreslåtte kandidater er
valgbare og undersøke om de er villige til å påta seg slike verv.
Valgkomiteen skal vurdere kandidatenes habilitet i forhold til tillitsverv slik at det unngås
i så stor grad som mulig at en tillitsvalgt må erklære seg inhabil. Forhold som bør
vurderes er:




Om en kandidat, dennes ektefelle, samboer eller øvrige familie (søsken, søskenbarn og
slektninger i rett opp- og nedstigende linje) har økonomiske interesser i forhold til
Viken Skog SA.
Om en kandidat, dennes ektefelle, samboer eller øvrige familie har økonomiske
interesser i Viken Skog SA’s nærstående parter. Som Viken Skog SA’s nærstående
parter er definert selskaper hvor Viken Skog SA eier mer enn 20%.
Om en kandidat har verv i andre skogrelaterte organisasjoner.
Om en kandidat har slektninger ansatt i, eller som tillitsvalgte i, Viken Skog SA og
kan komme i en situasjon hvor kandidaten skal vurdere/eller delta i vurdering av den
beslektedes arbeid.
Kandidater som har et ansettelsesforhold i Viken Skog SA er ikke valgbare.
Når komiteen foreslår ny kandidat uten at sittende tillitsvalgt har frasagt seg gjenvalg, skal
sistnevnte underrettes straks av valgkomiteens leder.
SIDE 2
7. Valgkomiteen har plikt til å søke og skaffe seg informasjoner om hvilke kvalifikasjoner
som er ønskelig for kandidater til de ulike tillitsverv og ut fra dette finne frem til de
personer som best fyller kravene. Komiteen skal ut fra vedtektenes bestemmelser og egne
vurderinger, finne frem til de beste kandidater med bredest mulig erfaring, til de ulike
tillitsverv.
8. Valgkomiteen møter på årsmøtet og komiteens leder legger frem dens innstilling.
Valgkomiteen skal søke å gi konkrete og faktiske opplysninger om de foreslåtte
kandidater. Hver av valgkomiteens medlemmer har rett til å gjøre rede for sitt standpunkt.
Valgkomiteen har plikt til å besvare spørsmål fra årsmøtets deltakere.
9. Valgkomiteens innstilling skal fremgå av protokollen og med angivelse av stemmetall
dersom innstillingen ikke er enstemmig.
10. Valgkomiteen legger frem forslag for årsmøtet på godtgjørelse til andelslagets
tillitsvalgte.
Årsmøte
Møtested:
Møtedato:
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike
Torsdag 23. april 2015, kl. 09:00, jfr. program
VALG
Saksopplysninger:
Det foretas valg etter vedtekter.
Forslag til vedtak:
Se vedlagte innstilling fra Valgkomite og Kontrollkomite.
Innstilling fra Viken Skog SA’s Valgkomite
Personer på valg:
a)
Styreleder:
Olav Breivik (Hessa)
b)
c)
d)
Valgkomiteens innstilling:
o Olav Breivik (Hessa)
Styremedlemmer:
Gudbrand Gulsvik (Hallingdal)
Ann-Mari Skinne (Smaalenene)
o Gudbrand Gulsvik (Hallingdal)
o Ann-Mari Skinne (Smaalenene)
Nestleder i styret:
Gudbrand Gulsvik (Hallingdal)
o Gudbrand Gulsvik (Hallingdal)
Varamedlemmer til styret i nummerorden:
1. Kristine Nore (Kr.-Modum)
2. Magne Gran (Midtre Vestfold)
3. Vegard Tønsberg (Østre Romerike)
o Kristine Nore (Kr.-Modum)
o Magne Gran (Midtre Vestfold)
o Gunnar Fjeld (Follo)
Gjenværende i styret (ikke på valg):
Bjørn Sorteberg (Krødsherad-Modum)
Grete Sønsteby (Numedal)
Personer på valg:
e)
Ordfører/varaordfører:
Ordfører:
Marit Hougsrud (Sør-Aurdal)
Varaordfører: Lars Sollie (Tønsbergdistriktet)
Valgkomiteens innstilling:
Personer på valg:
f)
Medlem til Kontrollkomiteen:
1. Olav O. Evju (Numedal)
Valgkomiteens innstilling:
o Marit Hougsrud (Sør-Aurdal)
o Lars Sollie (Tønsbergdistriktet)
o Olav O. Evju (Numedal)
Varamedlemmer til Kontrollkomiteen i nummerorden:
1. Tone Aa. Granerud (Follo)
2. Vegard Tønsberg (Østre Romerike)
Gjenværende i Kontrollkomiteen
(ikke på valg):
 Turid Berglund Ekeberg (Hallingdal)
 Steinar Fretheim (Søndre Land og Fluberg)
SIDE 2
Personer på valg:
g)
Medlem til Valgkomiteen på valg:
Sigurd Storemoen (Buskerud)
Valgkomiteens innstilling:
o Karin Kvarteig (Buskerud)
Varamedlem til Valgkomiteen:
1. Gunnar Berg (Oppland)
Grunnet at Jon Hallvard Brevig (Østfold) har trukket seg må det velges nytt medlem fra
Østfold:
Medlem til Valgkomiteen på valg:
Jon Hallvard Brevig
Valgkomiteens innstilling:
o Trond Anstensrud
Gjenværende i valgkomiteen (ikke på valg):
 Kari Marie Engnæs(Oppland) (1 år)
 Anne Andvik (Vestfold) (2 år)
 Ole Semming Wiig (Akershus) (2 år)
Person på valg:
h)
Leder i Valgkomiteen:
Kari Marie Engnæs (Oppland)
Valgkomiteens innstilling:
o Kari Marie Engnæs (Oppland)
Innstilling fra Viken Skog SA’s Kontrollkomite
På valg:
i)
Revisor:
Ernst & Young
Kontrollkomiteens innstilling:
o Ernst & Young