1. No category

BOLIG
Veileder
Veileder for fremskaffelse av
boliger gjennom leieavtaler
og tilvisningsavtaler
September 2014
VEILEDER FOR FREMSKAFFELSE AV BOLIGER GJENNOM LEIEKONTRAKTER
OG TILVISNINGSAVTALER
1. Innledning
Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester (EST) ga våren 2014 Velferdsetaten i oppdrag å
utvikle en veileder for bydelene for fremskaffelse av boliger til vanskeligstilte gjennom
leiekontrakter og tilvisningsavtaler. Videre har etaten et løpende oppdrag fra EST om å bistå
bydeler som ønsker assistanse ved anskaffelse av leieboliger.
Flere av bydelene har i begrenset grad fremskaffet leieboliger gjennom leiekontrakter og
tilvisningsavtaler. Dette kan bl.a. bero på usikkerhet rundt prosesser og hvilke faktiske
forpliktelser inngåelse av de ulike kontrakter innebærer. Denne veilederen vil forhåpentligvis gi
mange svar.
Veilederen er ment som et arbeidsverktøy for bydelene. Den skal også være et levende dokument,
slik at veilederen kan videreutvikles og fange opp aktuelle problemstillinger som oppstår i tiden
fremover. Det er derfor ønskelig at bydelene gir tilbakemelding til Velferdsetaten på om det er
temaer som bør belyses nærmere.
Veilederen behandler ikke fremskaffelse av boliger gjennom investeringsregimet og anskaffelser
av leiekontrakter for lokaler/næringslokaler.
2. Fremskaffelse av boliger til vanskeligstilte
Flere av bydelene har i Boligbehovsplan for Oslo kommune 2013-2016 og i den årlige
boligbehovskartleggingen rapportert inn behov for flere boliger til vanskeligstilte på
boligmarkedet.
Kommunen har gjennomført og planlegger kjøp og oppføring av nye kommunale boliger til ulike
målgrupper. For å dekke boligbehovet, er det nødvendig at bydelene fremskaffer flere boliger
gjennom leieavtaler eller tilvisningsavtaler. Bydelene har et klart ansvar for å initiere og
gjennomføre anskaffelser av boliger for å imøtekomme boligbehovet.
På bakgrunn av at det generelt er inngått tilvisningsavtaler og leiekontrakter i begrenset grad, har
EST formidlet til etaten at arbeidet på dette området bør intensiveres.
3. Kontakt med private aktører
Ulike private aktører tar ofte kontakt med spørsmål om bydelene er interessert i å inngå avtaler for
leieboliger. Det kan av og til oppstå spørsmål om hvor langt bydelene kan gå i dialog med private
aktører som henvender seg. Etter lov om offentlige anskaffelser § 5 (1) skal alle leverandører
behandles likt gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kravet til likebehandling gjelder også i
planleggingsfasen forut for en konkurranse, herunder i markedsundersøkelser. Dersom private
aktører er først ute til å ta kontakt, kan de formidle informasjon om sine utleieobjekter. Bydelene
må likevel sørge for at ingen får fordel av kontakten aktørene har med bydelene i denne fasen.
Nedenfor under pkt. 4 og 5 redegjøres det nærmere for prosessene for hhv. inngåelse av
leiekontrakt og inngåelse av tilvisningsavtale.
1
Versjon 1.0
4. Leiekontrakter med private aktører
Prosessen med å inngå leiekontrakt medfører at bydelene må ta hensyn til flere forhold. Nedenfor
omtales noen av de viktigste momentene.
4.1 Konkurranse
Leiekontrakter for boliger skal anskaffes etter lov om offentlige anskaffelser. Bydelene må derfor
gjennomføre en konkurranse. Det er ikke krav om at konkurransen skal kunngjøres, men det
anbefales at bydelene annonserer i media.
4.2 Behovsanalyse
Forut for en eventuell konkurranse, anbefales bydelene å gjøre en grundig analyse av hvilke
boligbehov som søkes dekket gjennom den konkrete anskaffelsen. Dette gjelder hvilke(n)
målgrupper(r) som boligene skal være til, antall boliger, type boliger, geografisk beliggenhet,
kontraktsperiode og fortetningsproblematikk.
4.3 Velferdsetaten
Velferdsetaten har fått i oppdrag fra EST om å tilby bistand til bydelene ved anskaffelse av
boliger.
Velferdsetaten kan bistå i alle deler av prosessen, heriblant:
a. Behovsanalyse
b. Undersøkelser i markedet
c. Anskaffelsesspørsmål
d. Kontakt med EST
e. Utforming av konkurransedokument/annonse og annonsering (bydel betaler for
annonsering)
f. Utarbeiding av kontraktutkast
g. Vurdering av innkomne tilbud
h. Husleieberegning og vurdering av økonomi i prosjekter
i. Forhandlinger med tilbydere
j. Sparringspartner for bydel om det etter endt forhandlinger skal inngås avtale
k. Sak til BU
l. Utforme utkast til byrådssak
m. Forberede dokumenter til byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester
n. Generell rådgivning
Det anbefales at bydeler som ønsker bistand, kontakter Velferdsetaten så tidlig som mulig i
prosessen. Etaten har utarbeidet et bestillingsskjema for bistand.
4.4 Husbanken og EST
Private aktører ønsker ofte å søke om midler fra Husbanken, enten grunnlån eller grunnlån og
tilskudd til utleieboliger. For nærmere informasjon om grunnlån og tilskudd til utleieboliger, se
husbanken.no.
Husbankens midler er begrensede. Det er derfor viktig at kommunen sentralt har oversikt over
eventuelle innleieprosjekter for å sikre at det er tilstrekkelig med midler til de prosjektene som bør
prioriteres. Spesielt gjelder dette hvor det skal søkes om tilskudd. EST v/bestillerenheten skal
2
Versjon 1.0
derfor varsles på et tidlig tidspunkt ved planlegging av innleie. I de tilfellene Velferdsetaten bistår
bydelene, vil etaten sørge for at informasjon formidles til EST.
4.5 Nærmere om tilskudd til utleieboliger
Dersom det skal søkes om tilskudd til utleieboliger for bygget/boligene det inngås kontrakt for,
sender utleier/utbygger søknad om grunnlån og tilskudd til utleieboliger til Velferdsetaten. Etaten
skriver en vurdering og sender søknaden og leiekontrakten til EST v/bestillerenheten.
4.6 Vurdering av kontraktutkast
Når bydel etter konkurranse og forhandlinger har blitt enig med tilbyder om kontraktutkast, bør
utkastet oversendes til Kommuneadvokaten for gjennomgang. Dette skjer gjerne i sluttfasen av
forhandlingene, slik at partene kan korrigere eventuelle forslag til endringer.
4.7 Fullmakt til å godkjenne leiekontrakter
Leiekontraktens lengde og verdi avgjør hvem som har fullmakt til å godkjenne leiekontrakt. Per i
dag gjelder følgende fullmakter:
a.
b.
c.
d.
Bystyret - leietid på mer enn 20 år med en verdi på mer enn kr 50 mill.
Byrådet - leietid på til og med 20 år med en verdi på til og med kr 50 mill.
Byråden - leietid på til og med 10 år med en verdi på til og med kr 35 millioner
Bydelsdirektør - leietid på inntil 5 år med en verdi på inntil kr 10 millioner
NB! avtalt opsjonsperiode tas med i beregningen av kontraktens lengde og verdi. Felleskostnader,
energiutgifter o.l. som avregnes hvert år etter regnskap, tas ikke med i beregningen av kontraktens
verdi.
4.8 Dokumentasjon til EST
Leiekontrakt skal signeres av utleier og oversendes til EST. Til kontrakten skal alle angitte
vedlegg til kontrakten oversendes. Videre skal BU-vedtak og en redegjørelse med opplysninger
om prosessen (for eksempel utformet som utkast til byrådens sak eller byrådssak) vedlegges. I
tillegg skal også Kommuneadvokatens uttalelse vedlegges. Dersom det er bestemmelser som ikke
er korrigert etter at Kommuneadvokaten har revidert kontrakten, skal bydelen kort gjøre rede for
dette.
5. Tilvisningsavtaler
Tilvisningsavtaler er et forholdvis nytt virkemiddel for bydelene til å fremskaffe flere boliger.
En tilvisningsavtale gir bydelene rett til å henvise sine boligsøkere til utleieren, mens den enkelte
leiekontrakt inngås mellom utleier og beboer/boligsøker. Tilvisningsavtalen innebærer ingen
økonomiske eller rettslige forpliktelser overfor utleier for bydelene.
5.1 Husbanken
Husbanken har åpnet for at det kan gis grunnlån til private aktører som inngår tilvisningsavtale
med bydelene (kommunen). Foreløpig er det ikke aktuelt å prioritere tilskudd til utleieboliger ved
tilvisningsavtaler.
Som nevnt under pkt. 4.4 er Husbankens midler begrensede. Dette gjelder også grunnlånsmidlene.
Det kan derfor også ved tilvisningsavtaler måtte foretas en prioritering dersom det er knapphet på
3
Versjon 1.0
midler. Se mer om prosess i pkt. 5.2 og 4.4.
5.2 Prosess
Vi anbefaler at samme prosess som nevnt i pkt. 4.1 til 4.4 og pkt. 4.8 (med unntak av uttalelse fra
Kommuneadvokaten) også benyttes ved tilvisningsavtaler.
5.2 Godkjenning av tilvisningsavtale
Myndigheten til å godkjenne tilvisningsavtaler er delegert til byråd for helse og sosiale tjenester.
Det betyr at bydelen må oversende tilvisningsavtale som kun er signert av utleier til EST for
videre behandling. Etter at byråden har fattet vedtak, signeres kontrakten av kommunaldirektør og
oversendes til bydel.
6. Kontraktslengder og leiesum ved tilvisningsavtaler og leiekontrakter
Ved oppføring, kjøp og utbedring av utleieboliger til boligsosialt formål, kan utleier søke om
grunnlån og tilskudd. Husbanken stiller som betingelse at det tinglyses en klausul om bruk av
boligene og at kommunen har tildelingsrett i minst 20 år. For å imøtekomme dette kravet, må det
inngås leiekontrakt eller tilvisningsavtale på minimum 20 år.
Bydelen kan også inngå leiekontrakter av kortere varighet enn 20 år. Det kan være situasjoner
hvor dette er mest hensiktsmessig. Årsakene kan bl.a. være at bydelen er usikker på om behovet
for boligtypene vil vare i lang tid fremover. Et annet moment kan være at bydelen er usikker på
om den har ressurser (personell og økonomi) til å forvalte leieobjektet over tid.
Det presiseres at det ikke vil være aktuelt med finansiering fra Husbanken, der det inngås
kontrakter på mindre enn 20 år.
Lengre kontrakter resulterer ofte i en lavere leie per kvm per år enn ved kortere leiekontrakter.
Finansiering fra Husbanken til utleieobjekter skal reflekteres i fastsettelsen av leien både ved
tilvisningsavtaler og ved leiekontrakter.
Det understrekes at det er viktig at bydelene tidlig i prosessen tar styring over hva som forventes
av tilbyderne i forhold til bl.a. leienivå og andre betingelser.
Boligbygg Oslo KF har en leieprisveileder som omtaler markedsleie og gjengs leie for ulike
boligtype i bydelene. Se mer på http://boligbygg.reeltime.no/?st=forside
7. Forskrift tildeling av kommunal bolig i Oslo kommune
Forskrift om tildeling av kommunal bolig i Oslo kommune § 2 angir hvilke boliger som
forskriftens bestemmelser kommer til anvendelse på. Kort fortalt gjelder forskriften, med de
unntak § 2 omtaler, boliger som kommunen eier og boliger som bydelene har inngått leiekontrakt
for. Dette betyr at beboere i boliger som det er inngått leiekontrakt mellom kommunen og privat
aktør kan ha rett på bostøtte for leietakere i kommunale boliger (BKB).
Det presiseres bydelene må ta hensyn til BKB-budsjettet og at bydelene må avklare med
byrådsavdelingen dersom bydelene inngår leiekontrakter som har budsjettmessige konsekvenser
utover bydelenes egen ramme.
Når det gjelder boliger som er regulert av tilvisningsavtaler, omfattes ikke disse av forskrift om
4
Versjon 1.0
tildeling av kommunal bolig. Følgelig skal det ikke fattes vedtak om kommunal bolig der brukere
tilvises til boliger med tilvisningsavtale. Beboere i disse boligene har ikke rett på BKB.
Vedlegg:
1. Byrådssak 221/11 - Tilvisning av leieboliger (…).
2. Byrådssak 1077/13 - Delegering av fullmakt.
3. Mal for tilvisningsavtale
5
Versjon 1.0