1. No category

MØTEINNKALLING
Utvalg:
Møtested:
Møtedato:
Hovedutvalg administrasjon
Formannskapssalen
22.04.2015
Tid: 18:00
Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til
møtesekretær på [email protected] eller på telefon 52 85 74 21 / 19 / 22.
Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet.
SAKSLISTE
Saksnr.
6/15
Arkivsaksnr.
Tittel
15/324
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG
ADMINISTRASJON DEN 04.02.2015.
7/15
15/1357
ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR
BEDRIFTSHELSETJENESTEN
8/15
15/1352
FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015
9/15
15/1320
STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET
UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE» OG
ARBEIDET MED INTERNKONTROLL
10/15
15/1101
ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN
11/15
15/1360
EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON 22.04.2015
MØTEPROTOKOLL
Hovedutvalg administrasjon
Møtested: Formannskapssalen
Møtedato: 22.04.2015
Tid : Kl. 18:00 – 20.00
Funksjon
Navn
Parti
Leder
Nestleder
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Varamedlem
Varamedlem
Varamedlem
Endresen Einar R.
Andersen Svein H.
Flesjå Randi Hettervik
Seljestad Bjørn
Nes May Clarine
Hinderaker Grant G.
Eriksen Yngve
Byrknes Norunn
Meland Ragna
Engedal Jorunn
Mæland Svein Inge
Nilsen Wendy K.
Hystad Margaret Elin
Kristoffersen Sten Frode
Knudsen Anita
FRP
AP
AP
H
H
Forfall
FRP
KRF
Forfall
KRF
SV
Forfall
Utdanningsforbundet
Fagforbundet
Delta
Forfall
H
Møtte for Nes May Clarine
SV
Møtte for Meland Ragna
FO
Møtte for Wendy K. Nilsen
Medlemmer:
Fra adm. (evt. andre):
Referent:
Fremmøte
12. 4 forfall. 3 varamedlemmer møtte. 11 til stede.
Personalsjef Wenche Håvik, personalrådgiver Turid Sønstabø
Wenche Håvik
Innkalling godkjent.
Spørsmål/saker meldt under eventuelt. Sakslista deretter godkjent.
Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 6/15
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON
DEN 04.02.2015.
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte 04.02.2015.
Saknr. 7/15
ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN
Behandling:
Teamleder for bedriftshelsetjenesten Janne Robertsen orienterte
Saknr. 8/15
FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015
Behandling:
Fellesforslag:
Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og
behandlingsheim behandles spesielt – herunder hvilke tiltak som er iverksatt.
Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med
dialogmøter.
Fellesforslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved
Skudenes bu- og behandlingsheim behandles spesielt – herunder hvilke tiltak som er iverksatt.
Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse
med dialogmøter.
Saknr. 9/15
STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET
«SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE» OG ARBEIDET MED INTERNKONTROLL
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.
Saknr. 10/15
ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering.
Saknr. 11/15
EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON 22.04.2015
Margaret Hystad (H) stilte spørsmål vedrørende beregning av lønnskostnader som følge av
endret lederstruktur i helse- og omsorgsektoren.
Personalsjefen svarte.
Side 3 av 3
SAKSFRAMLEGG
Saksbehandler:
Arkivsaksnr.:
Elin Davidsen
15/324
Arkiv: 033
Sign:
Dato:
Utvalg:
Hovedutvalg administrasjon
22.04.2015
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN
04.02.2015.
Rådmannens forslag til vedtak:
Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte 04.02.2015.
MØTEPROTOKOLL
Hovedutvalg administrasjon
Møtested: Formannskapssalen
Møtedato: 04.02.2015
Tid : Kl. 18:00
Funksjon
Navn
Parti
Leder
Nestleder
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Endresen Einar R.
Andersen Svein H.
Flesjå Randi Hettervik
Seljestad Bjørn
Nes May Clarine
Hinderaker Grant G.
Eriksen Yngve
Byrknes Norunn
Meland Ragna
Engedal Jorunn
Mæland Svein Inge
Nilsen Wendy K.
FRP
AP
AP
H
H
FRP
KRF
KRF
SV
Medlemmer:
Fra adm. (evt. andre):
Referent:
Fremmøte
Forfall
Møteleder
12. Ett forfall. Ingen varamedlemmer. 11 representanter til stede.
Personalsjef Wenche Håvik, personalrådgiver Turid Sønstabø.
Helse- og omsorgssjef Nora Olsen sund var til stede under sak 2/15
og 3/15.
Wenche Håvik
Innkalling godkjent.
Saksliste deretter godkjent.
Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 1/15
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON
DEN 10.12.2014.
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møtet 10.12.2014.
Saknr. 2/15
OMORGANISERING AV HELSE-OG OMSORGSETATEN - ORIENTERINGSSAK
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon tar gjennomgangen av pågående sak vedrørende organiseringen
av helse-og omsorgsetaten til orientering.
Saknr. 3/15
PERSONALSAK - ORIENTERING
Behandling:
Leder foreslo å lukke møte.
Enstemmig vedtatt å lukke møte, jf. Offl. § 13 og Fvl. § 13.1.
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg admininstrasjon tar saken til orientering
Saknr. 4/15
FRAVÆRSSTATISTIKK 2014
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Fraværstallene tas til orientering.
Saknr. 5/15
EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON 04.02.2015
Behandling:
Ingen saker meldt.
Side 3 av 3
SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I
HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN 04.02.2015.
Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 6/15
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte 04.02.2015.
SAKSFRAMLEGG
Saksbehandler:
Arkivsaksnr.:
Elin Davidsen
15/1357
Arkiv: 033
Sign:
Dato:
Utvalg:
Hovedutvalg administrasjon
22.04.2015
ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN
Teamleder for bedriftshelsetjenesten Janne Robertsen orienterer i møtet.
SAKSPROTOKOLL - ORIENTERING OM STATUS OG
FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN
Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 7/15
Behandling:
Teamleder for bedriftshelsetjenesten Janne Robertsen orienterte
Vedtak:
SAKSFRAMLEGG
Saksbehandler:
Arkivsaksnr.:
Turid Sønstabø
15/1352
Arkiv: 461
Sign:
Dato:
Utvalg:
Hovedutvalg administrasjon
FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015
Rådmannens forslag til vedtak:
Fraværstallene tas til orientering.
22.04.2015
SAKSFRAMSTILLING
Hva saken gjelder:
Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune.
1.
Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner
Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i
vårt ansattsystem (Visma Enterprise). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede.
Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i
antall mulige dagsverk.
Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen
31.12.2015.
2.
Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune
a.
For hele kommunen og etatene
Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 6,9 % og 8 % (helårstall). Til og med mars
2015 er fraværet 8,3 %. Fraværet for samme periode i 2014 var også 8,3 %. (2015-tallen er hentet 09.04.15 så
det er mulig at alt ikke registrert.)
Neste diagram viser fravær pr måned, både egenmelding og sykmeldinger
Siste månedsvise tabell viser egenmeldt fravær.
Etatstallene viser mindre endringer når vi sammenligner med året før med unntak av sentraladministrasjon
som har mer enn en halvering.
Neste tabell viser endringer siden 2009.
b. Legemeldt fravær fordelt på diagnoser – 2014
Vi mottar tall fra NAV som viser legemeldte dagsverk fordelt på diagnose. Diagrammet viser
fordelingen for 2014. Det er muskel og skjelettlidelser som er den største diagnosegruppen med nær
40 % noe som er en økning når vi ser tallene for de siste årene.
Utviklingen de siste årene:
4.
Oppsummering
Fraværet i 2015 er likt som for samme periode i 2014, 8,3%. Målsettingen på et nærvær på minst 94 % (dvs
maks 6 % fravær) er ikke nådd.
Personalsjefen i Karmøy, 09.04.2015
Wenche Håvik
sign.
SAKSPROTOKOLL - FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015
Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 8/15
Behandling:
Fellesforslag:
Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og
behandlingsheim behandles spesielt – herunder hvilke tiltak som er iverksatt.
Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med
dialogmøter.
Fellesforslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes
bu- og behandlingsheim behandles spesielt – herunder hvilke tiltak som er iverksatt.
Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med
dialogmøter.
SAKSFRAMLEGG
Saksbehandler:
Arkivsaksnr.:
Reidar Bråtveit
15/1320
Arkiv: 430
Sign:
Dato:
Utvalg:
Hovedutvalg administrasjon
22.04.2015
STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN
OM EIN BETRE KOMMUNE» OG ARBEIDET MED INTERNKONTROLL
Rådmannens forslag til vedtak:
Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.
SAKSFRAMSTILLING
1. Innledning
Nedenfor presenteres status og videre framdrift når det gjelder


utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune»
utvikling av internkontrollen med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak i saknr. 2/14
2. Utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune» - status og videre fremdrift
2.1 Innledning
«Saman om ein betre kommune» er et samarbeid mellom Kommunal- og
moderniseringsdepartementet, KS, LO Kommune, YS Kommune, Unio og Akademikerne.
Utviklingsprogrammet som går fra 2012 til 2015, gir støtte til lokale prosjekter - og tar for
seg noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren: sykefravær, kompetanse og
rekruttering, heltid/deltid og omdømme.
Hovedutvalg administrasjon behandlet statusrapport vedr. kommunenes deltagelse i
utviklingsprogrammet i oktober 2013 (Saknr. 18/13) – det vises til denne orienteringssaken
for ytterligere bakgrunnsinformasjon.
Opprinnelig deltok Karmøy i et omdømmeprosjekt med fokus på elektroniske
kommunikasjon(E-dialog) og et lederutviklingsprogram. Etter at det var utarbeidet en
forstudie vedr. elektronisk kommunikasjon, besluttet styringsgruppen at kommunens
deltagelse skulle avgrenses til lederutviklingsprogrammet. Innholdet i dette
lederutviklingsprogrammet for 2013 er beskrevet i omtalte sak til Hovedutvalg
administrasjon.
I det følgende gis det en kortfattet beskrivelse av aktivitetene tilknyttet lederutviklingsprogrammet i 2014 – samt en presentasjon av mulige temaområder for fremtidig
lederutvikling.
2.2 Lederutviklingsprogrammet i 2014
Rådmannens ledergruppe valgte å fokusere på internkontroll som tema for lederutvikling
i 2014 idet et systematisk arbeid tilknyttet internkontroll vil bidra til god
omdømmebygging.
Det ble avviklet to ledersamlinger for alle lederne - og en ledersamling for rådmannens og
etatssjefenes ledergrupper der ulike sider ved internkontroll ble presentert og drøftet;
internkontroll og ansvar, risikohåndtering – strukturer og prosesser.
2.3 Temaområder for en fremtidig lederutvikling
Videre ble det avviklet en ledersamling i desember for ledergruppene der en evaluerte
ledersamlingene og vurderte temaområder for en fremtidig utvikling av lederskapet i kommunen.
Oppsummert viste denne gjennomgangen at følgende temaområder kan være aktuelle;
Strategisk ledelse, kommuneplanlegging, mål- og resultatledelse/balansert målstyring,
prosessforbedring, oppfølging og evaluering, medarbeiderskap(myndiggjøring og utvikling av
læring i organisasjonen), organisasjonsklarhet, kontinuerlig forbedring, nytenkning og nyskapning
og kompetanseutvikling/strategisk kompetanseledelse.
3. Utvikling av et helhetlig og felles system for internkontroll – status og videre fremdrift
3.1 Innledning
Deloitte gjennomførte høsten 2013 - etter bestilling fra Kontrollutvalget - forvaltningsrevisjon av
internkontroll og vedtaksoppfølging i kommunen. Den 21.10.13 oversendt Deloitte rapport vedr.
forvaltningsrevisjonen til Kontrollutvalget som behandlet denne i møte 30.10.13.
Kommunestyret behandlet omtalte forvaltningsrevisjonsrapport i møte den 11.02.14 - Saknr. 2/14:
FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - INTERNKONTROLL OG VEDTAKS-OPPFØLGING og fattet slikt vedtak:
«1. Karmøy kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Internkontroll og
vedtaksoppfølging» fra Deloitte til orientering.
2. Kommunestyret merker seg at Karmøy kommune ikke har etablert felles system eller
prinsipper for internkontroll i organisasjonen. Videre at kommunen ikke har
utarbeidet oversikt over politiske vedtak, ansvarlig saksbehandler og frister.
3. Rådmannen bes arbeide med rapportens anbefalinger, med spesiell vekt på punkt 4,
6, 8 og 10:
• etablere system for oppfølging og rapportering av om kommunens
internkontroll fungerer slik den var tenkt,
• utvikle felles standarder for risikovurderinger og i større grad tar i bruk
risikovurderinger som verktøy i internkontrollen for å sikre identifikasjon av
fare for svikt eller feil i tjenestene,
• etablere felles avviksystem og sikre at avvik meldes og følges opp i alle
enheter,
• utarbeide en oversikt hvor man løpende kan føre politiske vedtak, ansvarlig
saksbehandler og frister.
4. Det gis tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan
kommunestyrets vedtak er fulgt opp 6 måneder etter kommunestyrets vedtak.»
Målet med internkontroll er målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av
lover og regler. Det er den enkelte leder som har ansvar for «betryggende kontroll»/
hensiktsmessig internkontroll innen sitt ansvarsområde – og som også har ansvaret for fremdrift
og resultat innen egen enhet.
Det er etablert en ressursgruppe – bestående av representanter fra etatene,
sentraladministrasjonen og de ansattes organisasjoner - som skal bistå rådmannens ledergruppe i
arbeidet med å utvikle et internkontrollsystem - og være kontaktledd og yte støtte til ledere i
etatene/sentraladministrasjonen.
I Kommunestyrets vedtak punkt 3 heter det:» Rådmannen bes arbeide med rapportens anbefalinger, med
spesiell vekt på punkt 4,6, 8 og 10». I det følgende presenteres status og planlagt arbeid med å utvikle
et internkontrollsystem med utgangspunkt i forvaltningsrevisjonsrapportens 10 anbefalinger.
Det understrekes at det er ressursgruppens arbeid for rådmannens ledergruppe som
presenteres. I hvilken grad dette arbeidet er implementert og etterlevd ut i organisasjonen
vil en først få et bilde av når forutsatt/planlagt rapporteringssystem er tatt i bruk.
3.2 Rapportens anbefalinger – status og videre fremdrift
Anbefaling:
1. Utarbeider et administrativt delegasjonsreglement som inneholder en klar
ansvarsdeling mellom nivåene og hvor ansvar for internkontroll fremgår.
Status:
Rådammens ledergruppe har gjennomgått delegasjonsreglementet. Det er foretatt
nødvendige justeringer.
Videre fremdrift:
Dette er et kontinuerlig arbeid.
Anbefaling:
2. Utarbeider klare ansvars- og myndighetsbeskrivelser for alle ledere.
Status:
En har påbegynt arbeidet med å utvikle en klar og tydelig organisasjon gjennom utvikling
av felles maler for beskrivelse av organisasjonsstruktur, stillings-/funksjonsbeskrivelser,
leder-/enhetsavtaler og formell kommunikasjon/møter.
Videre fremdrift:
Ovennevnte maler skal være ferdig innen 30.06.15. Rådmannens ledergruppe vil deretter
beslutte bruk og videre fremdrift.
Anbefaling:
3. Sikrer at alle ledere er kjent med hva som ligger i ansvaret for internkontroll.
Status:
Alle lederne har fått opplæring vedr. ansvaret for internkontroll. Videre er det utarbeidet
mål/hensikt og prinsipper for internkontroll - og det er utarbeidet en kortversjon av KS-
heftet «Rådmannens internkontroll – Hvordan få orden i eget hus?». Dette er dokumentasjon
som ligger lett tilgjengelig i det digitale internkontrollsystemet.
Videre fremdrift:
Dette er et tema som vil bli understreket og konkretisert i det videre arbeidet – blant annet
når temaet kontinuerlig forbedring fokuseres i løpet av høsten 2015.
Dette vil også bli tatt inn i leder-/enhetsavtaler.
Anbefaling:
4. Etablerer system for oppfølging og rapportering av om kommunens internkontroll
fungerer slik den var tenkt.
Status:
Avdelingssjefer ble per 20.02.15 pålagt rapportering etter første fase med risikohåndtering.
Videre fremdrift:
Alle enhetsledere/virksomhetsledere vil bli pålagt rapportering vedr. avvikshåndtering per
30.04.15
Alle ledere vil bli pålagt rapportering vedr. avviks- og risikohåndtering per 31.12.15.
Målet er å etablere et digitalt rapporteringssystem der internkontroll er en integrert del av et
slikt system.
Anbefaling:
5. Sørge for at alle arbeidstakere har nødvendig kompetanse knyttet både til fagfelt og
internkontroll gjennom for eksempel kompetansekartlegging og opplæringsplaner.
Status:
Arbeidet med et felles og helthetlig system for kompetanseledelse - strategisk
kompetanseledelse - er i startgropen.
Videre fremdrift:
I første fase vil en bygge opp «kompetanse om kompetanse» i organisasjonen; hva er
kompetanse; utdanning, erfaringer, evner og holdninger?
Gjennom en vurdering av krav til kompetanse – «i dag og i morgen» - vil en avklare
kompetansebehovene som igjen danner grunnlag for kompetansetiltak.
Kompetansetiltak gjennom læring i organisasjonen og mobilisering av eksisterende
kompetanse vil få stor oppmerksomhet.
Anbefaling:
6. Utvikler felles standarder for risikovurderinger og i større grad tar i bruk
risikovurderinger som verktøy i interkontrollen for å sikre identifikasjon av fare for svikt
eller feil i tjenestene.
Status:
Det er utviklet reglement, prosedyre og verktøy for risikohåndtering for alle enheter i
kommunen.
Arbeidet med risikohåndtering er startet opp – og første fase med utprøving innen alle
enheter ble avsluttet 31/1-15. Arbeidet er omfattende og tidskrevende.
Videre fremdrift:
Hovedsatsingen i 2015 vil være at den enkelte leder gjennomfører risikohåndtering av de
sentrale prosessene innen - og i grensesnittet til – eget ansvarsområde.
Anbefaling:
7. Etablerer gode system for tilgjengeliggjøring og revidering av rutiner og prosedyrer for
de ansatte for eksempel gjennom et felles kvalitetssystem med prosedyrebibliotek.
Status:
Kommunen har gått til anskaffelse av en felles digital løsning for utvikling av internkontrollsystemet. Dette systemet gir muligheter for lagring og revisjon av dokumenter –
herunder felles og fagspesifikke reglementer og prosedyrer.
Systemet har i tillegg moduler for avvikshåndtering, risikohåndtering, HMS-området og
årshjul.
Videre fremdrift:
Eksisterende dokumenter må importeres til denne digitale løsningen.
Det er ønskelig at leverandøren av den digitale løsning videreutvikler plattform og
funksjonalitet.
Anbefaling:
8. Etablerer felles avvikssystem og sikre at avvik meldes og følges opp i alle enheter.
Status:
Modulen for avvikshåndtering ble tatt i bruk fra 01.10.14. Modulen sikrer at meldte avvik
håndteres av ansvarlig leder innen fastsatte frister i hele kommunen.
Alle medarbeidere har fått tilbud om Nano-opplæring (korte «opplæringssnutter» per epost) i internkontroll.
Videre fremdrift:
Fortsette arbeidet med å utvikle en «avvikskultur» der avvik betraktes som en mulighet for
forbedring.
Anbefaling:
9. Utarbeider systematiske oversikter over meldte avvik slik at dette kan benyttes i
utviklingen av internkontrollsystemet.
Status:
Den digitale løsningen gir muligheter for å ta ut rapporter som gir oversikter over meldte
avvik (avviksområde, avvikstype m.m.).
Videre fremdrift:
Utarbeidet prosedyre forutsetter at meldte avvik danner grunnlaget for løpende forbedring i
det daglige arbeidet.
Samtidig vil slike oversikter utgjøre en del av grunnlaget for arbeidet med større
forbedringsoppgaver – og dermed være en del av grunnlaget for leders årlige gjennomgang
av internkontrollen. Dette er et tema som fokuseres i løpet av høsten 2015.
Anbefaling:
10. Vurderer å utarbeide en oversikt hvor man løpende kan føre politiske vedtak,
ansvarlig saksbehandler og frister.
Status:
Det er utarbeidet 1. versjon av system/oversikt over rådmannens oppfølging av politiske
vedtak. Oversikten vil bli framlagt som kvartalsvis referatsak til aktuelle utvalg
(kommunestyre, formannskap og hovedutvalg) - første oversikt fremlegges etter 1. kvartal
2015.
Videre fremdrift:
System/oversikt over rådmannens oppfølging av politiske saker vil bli evaluert/justert ut fra
«erfaringer underveis».
Hovedutvalg administrasjon tar ovennevnte til orientering.
Karmøy kommune, personalsjefen, 08.04.15
Wenche Håvik
SAKSPROTOKOLL - STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET
UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE»
OG ARBEIDET MED INTERNK
Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 9/15
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.
SAKSFRAMLEGG
Saksbehandler:
Arkivsaksnr.:
Wenche Håvik
15/1101
Arkiv: 151 &14
Sign:
Dato:
Utvalg:
Hovedutvalg administrasjon
ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN
Forslag til vedtak:
Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering.
SAKSFRAMSTILLING
Personalavdelingen omfatter personalkontor med ordinære personalpolitiske/-adminintrative
funksjoner, samt følgende enheter/kontor:
lønningskontor, bedriftshelsetjeneste, servicetorg, fellesekspedisjon og kantinedrift.
Personalkontoret har ansvar for overordnet arbeid med kompetanseutvikling, rekrutteringspolitikk og strategisk arbeid innen personalforvaltning-/utvikling. Andre viktige arbeidsfelt er
inntak/oppfølging av lærlinger, pensjon og forsikring for ansatte, IA-og attføringsarbeid,
forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene herunder lønnsforhandlinger, samt rådgiving
både overfor etatene og enkeltpersoner.
I 2014 ble det i tillegg lagt ned et betydelig arbeid for å etablere et system for oppfølging og
rapportering av kommunens internkontroll, samt etablere et felles avvikssystem. Det er herunder
utarbeidet en betydelig mengde dokumentasjon vedr. internkontroll.
Opplæring og kompetanseutvikling
Det er også i 2014 gjennomført ulike interne kompetansetiltak og opplærings-/kursdager i regi av
personalavdelingen. Herunder kan nevnes følgende:
Kurs i Excel, Felles introduksjonskurs for nyansatte, kurs i Kommunikasjon og mediehåndtering,
kurset Mye bedre medarbeidersamtaler, kurs for brannvernledere, Grunnkurs i verne-og
miljøarbeid, kurset Jus og sosiale medarbeidere, flere kurs i Arbeidsplanleggingsverktøyet GAT,
kurset Sykefravær fra A til Å, samt kurs-/seminardag om Motivasjon og arbeidsglede.
Kommunen har gjennomført flere ledersamlinger i tilknytning til utviklingsprogrammet «Saman
om ein betre kommune». Dette 4-årige utviklingsprogrammet som er i regi av kommunal-og
regionaldepartementet, KS og arbeidstakerorganisasjonene, var i 2014 inne i sitt tredje år.
Karmøy kommune sitt prosjekt omhandler omdømmeutvikling og fokusområdet i 2014 har vært
«Omdømmebygging gjennom styrking av internkontrollen» Målet med internkontrollen er
målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av gjeldende lover og reglement.
Det har i 2014 vært 2 samlinger med alle lederne (ca 120 stk) og 2 samlinger som har inkludert
rådmannens og etatssjefenes ledergrupper (totalt ca 30 stk).
Lærlinger
Kommunen har for tiden en godkjent ramme for inntak av 34 lærlinger. Ordinær læretid for
lærlingene er 2 år. I 2014 klarte vi ikke å fylle alle læreplassene. Dette skyldes blant annet dårlig
søkning, samt at en del av søkerne ikke oppfylte inntakskravene. I 2014 lyste Karmøy kommune
ut læreplasser i 6 forskjellige fag, og inntaket i de ulike utlyste fag fordeler seg slik:
Helsearbeiderfaget
14 lærlinger
Barn- og ungdomsarbeiderfaget
10 lærlinger
Institusjonskokkfaget
1 lærling
Ikt- servicefaget
1 lærling
Kontor- og administrasjonsfaget
1 lærling
Renholdsoperatørfaget
0 lærling
For å være i forkant av det økte behovet for spesielt helsefagarbeidere, gjør kommunen årlig et
informasjonsarbeid på Åkra videregående skole og alle ungdomskolene i kommunen. Det blir
informert om hvilke opplæringsfag/yrker Karmøy kommune kan tilby og hvor vi trenger mest
arbeidskraft i tiden fremover. Faget utdanningsvalg i ungdomskolen og prosjekt til fordypning i
videregående skole er også en anledning for kommunene å bruke praksisplassene som en aktiv del
av rekrutteringen. Ellers deltar kommunen på ulike yrkesmesser og åpne dager som skolene
arrangerer.
Karmøy kommune satser imidlertid ikke ensidig på ungdom. Vi bruker tid på en rekke tiltak for å
rekruttere flere søkere til fag der kommunen har store behov for ansatte i fremtiden.
For å møte utfordringene i Karmøy samarbeider vi blant annet med voksenopplæringssenteret,
NAV, Haugaland skole- og arbeidsliv, fylkeskommunen, KS og videregående skoler for
kontinuerlig forbedring av fagopplæringen og rekrutteringsarbeid generelt.
Det er iverksatt et prosjekt som pågår til 2017 for å rekruttere innvandrere til omsorgsyrker i
Karmøy. Fylkeskommunen i samarbeid med kommunene har også et prosjekt for å utarbeide en
systematisk opplæring av voksne med en trinnvis fagplan for ansatte i helsevesenet som ikke har
fagbrev.
Karmøy kommune har i de siste årene satset mye på opplæring av instruktører slik at de skal være
trygge i veiledningssituasjonen. Nå er tiden kommet for å bruke- og samle kompetansen som er
opparbeidet på en mer systematisk måte.
Lønningskontoret
Lønningskontoret har ansvar for all utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt innkreving av
sykepengerefusjon.
Det er 2 timelønnssystemer i full drift, nemlig Extens og GATsoft. Registrering av variabel lønn
(timelønn) skjer ved automatisk filoverføring fra skolene til lønningskontoret via Extens, mens
variabel lønn i helse-og omsorgssektoren skjer via GATsoft. I 2014 er det i tillegg startet opp et
prosjekt i teknisk etat med tanke på at variabel lønn også her skal skje ved filoverføring via
GATsoft. Dette innebærer at manuelle timelister er på veg ut.
Refusjonsordningen for sykelønn som også er blitt automatisert gjennom filoverføring En ordning
som synes å fungere bra.
Servicetorget
Servicetorget har hatt en jevn strøm av henvendelser hele året, dog med noen sesongbetonte topper.
På våren var det også dette året spesielt mange henvendelse angående tilbygg og garasjer, mens det i
løpet av sommermånedene var mye besøk av turister som trengte råd og veiledning.
Når det gjelder antall telefonhenvendelser til servicetorget i 2014 viser statistikken noe nedgang fra
året før. Det er mulig at dette er et resultat av mer tilrettelegging for selvbetjening via internettsiden.
I 2014 ble det innstalert nytt sentralbord og dette ser i alle hovedsak ut til å fungere godt selv om det
også er noen funksjoner som savnes på det nye systemet.
Bedriftshelsetjenesten
Karmøy kommune har egen ordning med godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT), og alle ansatte i
kommunen har tilbud om tjenester fra BHT. Tilnærmingen innenfor BHT er tverrfaglig og ansatte
har kompetanse innenfor arbeidsmedisin, ergonomi, psykososialt og organisatorisk
arbeidsmiljø, systematisk HMS arbeid i tillegg til teknisk og kjemisk kompetanse. Generelt sett er
oppgaver og forpliktelser definert ved lov og forskrifter. Ansatte i BHT har en fri og uavhengig
rolle i det forebyggende og helsefremmende arbeidet.
Arbeidsgiver plikter å knytte godkjent BHT til virksomheten dersom risikoforholdene i
virksomheten tilsier det. For å sikre et godt samarbeid mellom BHT og de ulike virksomheten i
etaten, skal det inngås en samarbeidsavtale mellom BHT og virksomheten (leder og
verneombud). Det blir utarbeidet en handlingsplan for samarbeid basert på virksomhetens
risikoforhold og behov. Ansvaret for oppfølging av handlingsplanen ligger i arbeidsgiverlinjen.
BHT har vært involvert som rådgiver i prosesser ved fire virksomheter i 2014.
BHT gjennomfører kartlegginger sammen med leder og ansattes representant(er) og utarbeider
risikovurderinger og handlingsplaner i etterkant. I 2014 har BHT bistått med:
 Psykososiale kartlegginger (medarbeiderundersøkelsen)
o
Hele organisasjonen gjennomførte medarbeiderundersøkelse i 2013. BHT har
bistått 3 virksomheter i oppfølgingsarbeidet i etterkant.

Yrkeshygieniske kartlegginger (kjemisk, teknisk, innemiljø, støy etc.)
o
BHT har bistått med yrkeshygieniske målinger ved 3 virksomheter
Det gjennomføres periodiske helsekontroller av ansatte i Karmøy kommune som har et lovpålagt
krav og tilbud om helsekontroller. I etterkant av helsekontrollene gjennomgås resultatene
sammen med ledelse og ansattes representant for arbeidsplassen. I 2014 har alle røykdykkere i
brannvesenet vært inne til helsekontroll og utsatte ansatte i VAR.
BHT bistår som rådgivere for virksomhetene i prosesser med å kartlegge årsaker til høyt
sykefravær på egen arbeidsplass og utarbeidelse av målrettede handlingsplaner. Arbeidet skjer i
HMS/IA gruppen. BHT har vært involvert som rådgiver i prosesser ved to virksomheter i 2014.
Når det gjelder forebygging og oppfølging av sykefravær på individnivå, har BHT gjennomført 43
arbeidsplassvurderinger i 2014 og møtt på 36 dialogmøter med sykemeldte. Antallet dialogmøter
med deltakelse fra BHT har gått ned etter at slik deltakelse ikke lenger er lovpålagt.
BHT er ellers blant annet en sentral aktør i kommunens AKAN-arbeid, IA-arbeid,
omorganiserings-prosesser, attførings-og nærværsutvalg.
Inkluderende arbeidsliv
Karmøy kommune har vært IA-bedrift siden 2003.
I løpet av disse årene er det utført et betydelig arbeid i hele organisasjonen på mange ulike områder.
Det har gjennomgående vært stort fokus på sykefraværsoppfølging og forebygging.
De siste årene har det også vært jobbet mye med holdningsskapende arbeid og utvikling. Ny IAavtale for 2014 – 2018 ble inngått på nasjonalt nivå fra 04.03.14. I Karmøy kommune ble ny IAavtale undertegnet den 18.06.14.
Nye målsettinger og ny handlingsplan er utarbeidet i tråd med ny avtale.
Overordna mål og handlingsplaner for IA-arbeid og sykefraværsoppfølging blir utarbeidet av
partssammensatt og tverretatlig IA-arbeidsgruppe og forelegges AMU for godkjenning.
AMU har fra 2014 overtatt rollen som kommunens IA-forum.
Nav arbeidslivssenter er representert i begge disse fora og bidrar ellers med å støtte opp om
kommunens IA-arbeid på forskjellige måter, bl.a. i prosjekter.
Hovedmål for den nye IA-avtalen:
 Bedre arbeidsmiljø
 Styrke jobbnærvær
 Forebygge og redusere sykefravær
 Hindre utstøting og frafall fra arbeid
Delmål:
 Reduksjon i sykefraværet, til 5,6 %
 Beholde og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne (for egne
ansatte og for personer som er avklarte fra Navs side).
 Øke yrkesaktivitet etter 50 år
De vesentligste endringene i den nye avtalen:
 Forenklinger i sykefraværsoppfølgingen (lovendringer fra 01.07.14 - bl.a. oppheving av
rapportering til Nav, Dialogmøte 1 gjennomføres når det er hensiktsmessig og Dialogmøte 2
kan holdes tidligere).
 Sanksjonene fjernes.
 Nytt forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for IA-bedrifter.
 Forsterket innsats for personer med nedsatt funksjonsevne – særlig unge.
 Kunnskapsutvikling og forsøk
 Større vekt på forebygging
Nærværet i 2014 var på 92,6 %, litt høyere enn 2013 hvor det var 92,5 %. Dette er noe lavere enn
de to foregående år som begge lå på 93,1 %.
Totalt sett har nærværet i Karmøy kommune vært ganske stabilt rundt 92-93 % de senere årene.
IA-arbeid rommer både sykefraværsoppfølging, forebyggende arbeid og arbeidsmiljøtiltak av
psykososial, fysisk og organisatorisk art. Dessuten rommer det utviklingsarbeid og senior/livsfasearbeid.
IA-arbeidet skal være en integrert del av det systematiske HMS-arbeidet.
Dette krever planmessig og målrettet arbeid på mange ulike felt, og et utstrakt samarbeid
bedriftsinternt og med eksterne samarbeidspartnere. IA-avtalen legger stor vekt på partssamarbeid.
Tilretteleggingstilskudd er et rammetilskudd som er forbeholdt IA-bedrifter.
Tilskuddet skal være en kompensasjon for arbeidsgivers merutgifter/merinnsats i forbindelse med
konkrete tilretteleggingstiltak. Det kan også brukes forebyggende, til arbeidshjelpemidler og til
gruppetiltak.
Karmøy kommune mottok etter søknad, vel 1,3 million kroner i tilretteleggingstilskudd fra NAV i
2014. Søknad om tilskudd blir sendt til NAV fra den enkelte arbeidsplass (leder og ansatt).
Refusjonskrav administreres av personalavdelingen sentralt.
Attføringsarbeidet er organisert med ett lokalt attføringsutvalg i hver etat (nærværsutvalg i
helse/omsorg) og ett sentralt attføringsutvalg som også fungerer som lokalt utvalg for
sentraladministrasjonen.
Fra september 2014 er lokalt attføringsutvalg i helse/omsorg erstattet av nærværsutvalg, som et ledd
i pågående nærværsprosjekt i helse- og omsorgsetaten.
De sakene som allerede var overført sentralt attføringsutvalg, ble tilbakeført til egen etat.
Dette fører til at det er færre saker i sentralt attføringsutvalg ved årets slutt, og desto flere saker i
nærværsutvalget i helse/omsorg.
Totalt sett har det vært behandlet 10 saker mindre i 2014 enn året før. Sakene gjelder i hovedsak
kvinner. Av 95 saker var det kun 6 menn.
32 (41) saker er avslutta, herav 17 (23) tilbakeført i jobb og 16 (18) med opphør av ansettelsesforholdet (foregående år i parentes). 63 saker videreføres til 2015. Året før var det 64 videreførte
saker.
Velferdstiltak
Arbeidsmiljøutvalget vedtar årlig en fordeling av de totale budsjettmidler på kroner 1 060 000 som
er satt av til ulike velferdstiltak for de ansatte.
En stor del av midlene ble fordelt til etatene/arbeidsplassene for sammenkomster eller andre
opplegg for de ansatte i regi av etaten eller arbeidsplassen.
Velferdsmidlene har også blitt nyttet til leie av bedriftshytte i Skipavåg i Vindafjord kommune.
Dette var et tiltak som har vært svært populært. Utleier sa opp leieavtalen med kommunen den
01.05.14. En nedsatt arbeidsgruppe i arbeidsmiljøutvalget tok stilling hvorvidt kommunen skulle
benytte midlene videre til leie av hytte eller evt andre tiltak. Arbeidsgruppen besluttet å gå for ny
bedriftshytte og leieavtale, da dette var et veldig populært tiltak som favner alle ansatte. Arbeid med
å finne ny bedriftshytte startet opp i slutten av 2014.
Kommunens bedriftskunstforening er også et av de populære tiltakene som baserer driften sin på
tilskudd via velferdsmidlene. Tilsvarende blir bedriftsidrett tilgodesett med midler via velferdsmidlene. Noen mindre foreninger/klubber blir også tilgodesett et mindre beløp.
I juni måned hadde kommunen den årvisse samlingen av jubilanter med henholdsvis 25 og 35 års
tjeneste i kommunen. Totalt var det 61 jubilanter i 2014 herav 24 med 35 års tjeneste og 37 med 25
års tjeneste.
Karmøy kommune har avtale med 5 treningssenter fra Raglamyr i nord til Åkra i sør. Gratis bading i
kommunens svømmehaller er fortsatt et populært tilbud for de fast ansatte.
”Kom i form” kampanjen er et populært tiltak for de ansatte for å holde seg i form. Hver deltaker
må ha minst 80 trenings-/trimaktiviteter hver på minst 30 minutter mellom 1. september og 1. mai.
Alle som deltar får premie. I 2014 hadde kampanjen 742 deltakere.
Arbeidsmiljøprisen:
Arbeidsmiljøprisen 2014 ble tildelt Kopervik bu- og behandlingsheim. Ansatte og ledelse ved
Kopervik bu- og behandlingsheim har jobbet målrettet og systematisk med arbeidsmiljø for å få en
positiv holdning og kultur til egen arbeidsplass. Dette arbeidet har gitt resultater i økt arbeidsnærvær, høyere stillingsandeler og en trygg og meningsfull hverdag. Arbeidet med ulike prosjekter
har hatt stor overføringsverdi til andre arbeidsplasser og har blitt lagt merke til utover kommunegrensen. Prisen ble opprettet for å belønne arbeidssted som gjennom sitt arbeid, innsats og kreative
tiltak har vist særlig ansvar og bevissthet for betydning av arbeidsmiljøet. Formålet med prisen er å
stimulere medarbeidere til å arbeide systematisk med å utvikle arbeidsmiljøet på arbeidsplassen.
Personalsjefen i Karmøy, 27.03.2015
Wenche Håvik
sign.
SAKSPROTOKOLL - ÅRSMELDING FOR 2014 PERSONALAVDELINGEN
Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 10/15
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering.
SAKSFRAMLEGG
Saksbehandler:
Arkivsaksnr.:
Elin Davidsen
15/1360
Arkiv: 033
Sign:
Dato:
Utvalg:
Hovedutvalg administrasjon
22.04.2015
EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON 22.04.2015
SAKSPROTOKOLL - EVENTUELT - HOVEDUTVALG
ADMINISTRASJON 22.04.2015
Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 11/15
Behandling:
Margaret Hystad (H) stilte spørsmål vedrørende beregning av lønnskostnader som følge av
endret lederstruktur i helse- og omsorgsektoren.
Personalsjefen svarte.
Vedtak: