Sak 35-15 Vedlegg 1 Rapport april 2015
April 2015 Innhold 1. Sammendrag .......................................................................................................................... 3 2. Hovedmål og status ............................................................................................................... 4 3. Månedsrapport pr divisjon .................................................................................................. 7 3.1 Kirurgisk divisjon ...................................................................................................... 7 3.2 Ortopedisk klinikk ..................................................................................................... 9 3.3 Medisinsk divisjon................................................................................................... 11 3.4 Kvinneklinikken ...................................................................................................... 14 3.5 Barne- og ungdomsklinikken .................................................................................. 16 3.6 Divisjon for psykisk helsevern ................................................................................ 18 3.7 Divisjon for diagnostikk og teknologi ..................................................................... 20 3.8 Divisjon for Facilities management ......................................................................... 22 4. Tertialrapport ..................................................................................................................... 24 4.1 Kvalitets- og pasientsikkerhet ................................................................................. 24 4.2 Pasientbehandling .................................................................................................... 30 4.3 Mobilisering av medarbeidere og ledere ................................................................. 31 4.4 Tilgjengelighet og brukerorientering ....................................................................... 37 4.5 Forskning og innovasjon ......................................................................................... 38 4.6 Investeringer og likviditet........................................................................................ 40 4.7 Organisering og utvikling av fellestjenester ............................................................ 42 4.8 Samhandlingsreformen ............................................................................................ 44 4.9 Revisjoner og eksterne tilsyn................................................................................... 45 Oversikt over eksterne tilsyn 1. tertial 2015. ........................................................... 45 A.Tilsyn 1.tertial ...................................................................................................... 45 B. Tilsyn som ikke er avsluttet................................................................................. 45 C. Tilsyn som er avsluttet ........................................................................................ 46 Tilsyn gjennomført 1.tertial 2015 ............................................................................. 47 Tilsyn/revisjoner som er varslet ............................................................................... 52 Side 2 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 1. Sammendrag Akershus universitetssykehus har i årets fire første måneder hatt en driftssituasjon med svært høyt sengebelegg. Ventetider for avviklede pasienter er redusert til et historisk sett lavt nivå, mens andel fristbrudd har økt noe fra desember 2014. Økonomisk er driften svakere enn budsjett, med et avvik fra eiers styringskrav på 44,4 mill. kr. hittil i år. Inklusive økte pensjonskostnader er det økonomiske resultatet per april -78,8 mill. kr i forhold til budsjett. Kvalitet og aktivitet • Fra januar til april var det registrert 16 182 øyeblikkelig-hjelp døgnpasienter i somatikken. I samme periode 2014 var antall øyeblikkelig-hjelp døgnpasienter 15 830 (økning på 2,2%). • Sengebelegget i voksensomatikken har i denne perioden vært ca. 97% av normerte senger og både medisinsk divisjon, kirurgisk divisjon og kvinneklinikken har hatt et høyt belegg. Andel korridorpasienter viser i april 4,0% og snittet per april ligger på mer enn 5%. • Foretaket har så langt i 2015 gjennomført ca. 4.900 flere polikliniske konsultasjoner enn plantall, en økning på 5,7%. Økningen i antall polikliniske konsultasjoner har bidratt til en videre reduksjon i antall ventende nyhenviste med 8,3% sammenlignet med april 2014. • Andel fristbrudd var i april 9,5% (5,2% i desember) og ventetider for avviklede pasienter er redusert til 72 dager (77 dager i desember). Bemanning og sykefravær • Det ble utbetalt til sammen 6.527 brutto månedsverk i april (ekskl. innleie) mot 6.372 budsjetterte brutto månedsverk. Antall utbetalte månedsverk i april 2014 var 6.504. • Budsjettavviket knyttet til lønn- og innleie er pr april 23,7 mill kr. 6,4 mill. kr. av dette avviket er knyttet til ekstern innleie og skyldes hovedsakelig det høye belegget i årets 4 første måneder. • Det totale sykefraværet i mars var på 8,5%, Dette er en liten nedgang fra desember måned (8,6%) og noe lavere enn i mars 2014 (9,0%). • Antall AML-brudd var i april 1.592. Dette er en reduksjon fra mars 2014 (2.457). Økonomi • Akershus universitetssykehus har i april et regnskapsmessig underskudd på 15,5 mill. kr. Regnskapsmessig resultat hittil i år er -44,4 mill. kr. Inkludert økte pensjonskostnader er tallene -24,1 mill. kr i april og -78,8 mill. kr. akkumulert per april i forhold til budsjett. Forbedringsarbeid og tiltak Foretaket har etablert langtidsbudsjetter som skal sikre eierskap og langsiktighet i arbeidet med å forbedre pasientbehandling og kvalitet og sikre en bærekraftig økonomi. Arbeidet med implementering av budsjettiltakene er i hovedsak i henhold til plan, med noe avvik knyttet til tiltak for økt aktivitet i ortopedisk klinikk (lavere pasienttall enn budsjettert) og reduksjon av gjestepasientkostnader knyttet til medisinske pasienter. Divisjonene følges tett opp i månedlige oppfølgingsmøter, med krav om nye og korrigerende tiltak dersom resultater ikke er iht budsjett. Prosjektet for “optimalisert bruk av senger” har utarbeidet retningslinjer for intern beste praksis og gjennomført egne kartlegginger knyttet til flaskehalser for inneliggende pasienter som venter på bildediagnostikk og for bruk av kommunale akutte døgnenheter (KAD). Prosjektet er nå sluttført og følges opp med konkrete handlingsplaner pr avdeling og definerte måleparametre for måling av resultater. Sammen med driftstiltak i budsjettet forventes prosjektet å bidra til en bedret driftssituasjon – både gjennom lavere korridorbelegg og dermed et mindre økonomisk avvik knyttet til ekstravakter, overtid og innleie. De første 4 av totalt 28 standardiserte pakkeforløp for kreft ble implementert fra 1.1.2015 og fra 1. mai ble det innført ti nye pakkeforløp. Arbeidet knyttet til dette er i rute. Det er etablert forløpskoordinator for forløpene og interne avtaler mellom DDT og fagavdelinger er utarbeidet for å sikre utredningstid for pasientene. Ahus har også utviklet et eget monitoreringsverktøy til bruk for ledelse og forløpskoordinator. De 14 resterende pakkeforløpene innføres 1. september. Side 3 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 2. Hovedmål og status Hovedmål Utvikling siste 12 mnd Mål Gj.snitt hiå Status Status 1 Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd 120 1a - Gjennomsnittlig ventetid avviklede pasienter skal reduseres til 65 dager 65 80 72 74 9,5 % 9,2 % 63 % 62 % 3,6 % 3,1 % -44,4 -11,1 92 % 97 % 40 50,0 % 1b - Pasienten opplever ikke fristb rudd 0% 0,0 % 2% 0% 100% Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme 2 brev 80 % 0% 5,0 % 3 Sykehusinfeksjoner er redusert < 3% 0,0 % Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige 5 investeringer (resultat justert for økte pensjonskostnader) Budsjett avvik = 0 2 -4 -1 0 -1 6 -2 2 -2 8 120% 5 90% belegg i voksensomatikk (normerte senger pr enhet/mnd) 100% 90 % 80% 60% Gjennomsnittlig ventetid måles for avviklede pasienter den aktuelle måned, uavhengig av rett. Målet er at gjennomsnittlig ventetid for pasienter med og uten rett til helsehjelp skal være < 65 dager. I april var gjennomsnittlig ventetid ved Ahus for pasienter som ikke legges inn som øyeblikkelig hjelp, på 72 dager. Det var i april 75 dager ventetid innen somatikk, en betydelig nedgang fra nivået i 2014. Reduksjonen har i hovedsak skjedd i medisinsk divisjon. I april var andel fristbrudd ved helseforetaket 9,5%, en økning fra desember måned (5,2%). Underliggende tall viser at fristbruddandelen er redusert i de fleste divisjoner som hadde en høy fristbruddsandel, men at det fortsatt er høyt i noen få fagområder (særlig gastrokirurgi og fordøyelse, samt urologi). På helseforetaksnivå fikk 63% av pasientene bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev, innen syv dager etter at henvisningen var vurdert. Hittil i år har 62 % av pasientene ved Ahus fått bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev. Dette det beste rapporterte nivå noensinne. Siste prevalensregistrering for sykehusinfeksjoner ved ble gjennomført 27. november. Til sammen 610 pasienter var inkludert. Det ble registrert 22 pasienter med sykehusinfeksjon, hvilket gir en prevalens på 3,6 %. Det er gjennomført en ny måling nå i mai. Resultatene fra denne målingen vil foreligge til neste månedsrapport. Måltallet for belegg er definert som et gjennomsnittlig belegg på 90 % av normerte senger (eks. tekniske senger) i de somatiske voksenavdelingene. Sykehuset hadde et belegg på 92 % i voksensomatikk i april og et samlet belegg i årets fire første måneder på 97%. Side 4 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Akershus universitetssykehus HF (tall i tusen kr) Denne periode Faktisk Budsjett Hittil i år Avvik Aktivitetsbaserte inntekter 198 232 193 336 4 896 Andre inntekter 516 866 516 147 Sum driftsinntekter 715 098 Avvik i % Budsjett Avvik Avvik i % 805 571 803 393 2 178 0,3 % 719 0,1 % 2 034 414 2 028 553 5 861 0,3 % 709 483 5 615 0,8 % 2 839 985 2 831 945 8 039 0,3 % 474 389 461 257 -13 132 -2,8 % 1 864 568 1 806 440 -58 128 -3,2 % Varekostn. knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen 87 753 72 588 -15 165 -20,9 % 338 200 315 132 -23 069 -7,3 % Gjestepasientkostnader, inkl KAD 69 155 68 117 -1 038 -1,5 % 276 501 282 569 6 068 2,1 % 100 119 98 791 -1 328 -1,3 % 409 334 393 936 -15 398 -3,9 % Sum driftskostnader 731 416 700 753 -30 663 -4,4 % 2 888 603 Driftsresultat -16 319 8 730 -25 049 -287 % 7 766 8 730 964 11,0 % -24 085 0 -24 085 8 600 34 400 0 -15 485 -44 406 Lønn -og innleiekostnader Andre driftskostnader Netto finans Resultat inkl merkostnader pensjon Merkostnader pensjon iht oppdaterte aktuarberegninger Resultat iht opprinnelig resultatkrav fra Helse Sør-Øst 8 600 -15 485 - 2,5 % Faktisk 2 798 076 -90 527 -3,2 % -48 619 33 869 -82 488 -244 % 30 187 33 870 3 683 10,9 % -78 806 -1 -78 805 -1 -44 405 - 34 400 Regnskapet i april viser et budsjettavvik på 15,5 mill. kr. For året samlet sett har foretaket et regnskapsmessig underskudd på 44,4 mill. kr. Resultatet er svakere enn resultatkravet fra eier, men sammenlignet med regnskapsmessig resultat pr april i 2014 (-76,9 mill. kr.) og 2013 (-102,9 mill. kr.) er utviklingen likevel positiv. Pensjonskostnader er lagt inn i regnskapet per april i henhold til den siste aktuarberegningen. Denne viste en kostnadsøkning for Ahus på 34,4 mill. kr. Aktivitet og inntekter Hittil i år er det et positivt inntektsavvik på 8,0 mill. kr. Aktivitetsbaserte inntekter avviker positivt med 2,2 mill. kr.(ISF-, polikliniske inntekter fra NAV og egenandeler), hovedsakelig som følge av høyere ø-hjelps aktivitet enn budsjettert. Andre inntekter avviker positivt med 5,9 mill. kr. Den somatiske aktiviteten ligger pr april samlet 84 DRG-poeng under plantall. Den elektive aktiviteten i Ortopedisk klinikk er bak plantall som følge av senere innfasing av planlagt kapasitetsøkning. Kostnader De samlede akkumulerte kostnadene avviker negativt med 56,1 mill. kr. Varekostnadene har et negativt avvik per april på 23,1 mill. kr. I realiteten er avviket ca. 33 mill kr ettersom ca. 10 mill. kr i varekostnader er feilpostert i ERP-systemet på andre driftskostnader (feilen er rettet opp fra april måned). Ca. 12 mill. kr av avviket ligger på medikamenter og ca. 11 mill. kr på medisinske forbruksvarer. I tillegg er det negative avvik på implantater (3,6 mill kr) og på kjøp av behandling hos private (4,5 mill kr.) Det jobbes med å finne årsaker til disse avvikene, gjennom analyser av endringer i forbruk og enhetspriser. Herunder vil det også sees på om deler av prisendringene kan forklares av valutaeffekter som følge av en svakere kronekurs. De totale lønn- og innleiekostnadene er ca. 23,7 mill. kr. høyere enn budsjett. Total brutto bemanning, målt i antall utbetalte månedsverk, var i april 6.527 mot budsjettert 6.372. Avviket knyttet til lønnskostnader skyldes i hovedsak høyt belegg og inkluderer også høyere innleiekostnader enn budsjettert (6,4 mill. kr.) samt variabel lønnskostnader betydelig utover det positive avviket på offentlige refusjoner. Andre driftskostnader avviker negativt med 15,4 mill. kr. sammenlignet med budsjett. Avviket er i realiteten knyttet til varekostnader og forbruksmateriell. Grunnet en feil i konteringen for varer som bestilles fra forsyningssenteret har deler av disse kostnadene så langt i år blitt registrert som andre driftskostnader. Feilen er korrigert av Sykehuspartner, men dette slo ikke ut i regnskapet før i april måned. Side 5 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Resultat pr divisjon Tabellen under viser budsjettavvik pr divisjon. Det negative avviket på foretaket felles forklares i hovedsak med ekstra pensjonskostnader (34,4 mill. kr per april). I tillegg er det oppløst et par avsetninger fra 2014 på til sammen 14 mill. kr som trekker motsatt vei. For kommentarer til divisjonsresultatene vises det til påfølgende avsnitt. (tall i tusen kr) (10) Foretaket felles April HiÅ -12 266 -18 126 (11) Enhet for økonomi og finans -44 173 (16) Enhet for HR 120 -84 1 222 880 (20) Divisjon for facilities management (30) Kirurgisk divisjon 918 -6 716 (34) Ortopedisk klinikk -3 456 -11 379 (35) Kvinneklinikken -1 252 -6 602 (40) Medisinsk divisjon -7 923 -24 205 (43) Barne- og ungdomsklinikken -682 -8 573 (50) Divisjon for diagnostikk og teknologi -750 -2 252 168 -3 608 (70) Divisjon for psykisk helsevern (90) Forskningssenteret Resultat iht opprinnelig resultatkrav fra Helse Sør-Øst Merkostnader pensjon iht oppdaterte aktuarberegninger Resultat inkl merkostnader pensjon -140 1 687 -24 085 -78 805 -8 600 -34 400 -15 485 -44 405 Resultatrisiko 2015 Illustrasjonen under viser profilen på de samlede budsjettiltak gjennom året innen somatikk og støtte. Som det fremkommer er den månedlige effekten lagt inn med drøyt 14 mill. kr. i januar og februar økende til snaut 20 mill. kr. fra juli måned. Styringsfarten for det tre første måneder tilsvarer en helårseffekt med et negativt budsjettavvik i størrelsesorden 80-120 mill. kr. i 2015. Arbeidet med realisering av budsjettiltakene pr mars har avvik knyttet til tiltak for økt aktivitet i ortopedisk klinikk (lavere aktivitet i mars enn budsjettert) og kirurgisk divisjon (delvis startet opp) og tiltak knyttet til reduksjon av lønnskostnader (alle kliniske divisjoner). Det forventes at budsjettiltakene gradvis vil gi planlagte effekter i de kommende månedene. Parallelt er det usikkerhet knyttet til om budsjettiltakene som har planlagt effekt fra andre halvår vil realiseres like raskt som de tidsplaner som er lagt. Samtidig har enkelte divisjoner driftsmessige og økonomiske avvik som ikke er direkte knyttet til budsjettiltakene, bl.a har det høye belegget i årets første måneder medført budsjettavvik knyttet til innleie og variabel lønn (særlig i medisinsk divisjon). Divisjonene følges tett opp i månedlige oppfølgingsmøter, med krav om nye og korrigerende tiltak dersom resultater ikke er iht budsjett. Under de påfølgende kapitlene er det redegjort for status i tiltakene for hver enkelt divisjon. Side 6 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 3. Månedsrapport pr divisjon 3.1 Kirurgisk divisjon Hovedmål 1 Mål Utvikling siste 12 mnd Gj.snitt hiå Status Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd 150 - Gjennomsnittlig ventetid avviklede pasienter skal reduseres til 65 dager 65 89 85 20,8 % 18,5 % 48 % 54 % -6,7 -1,7 90 % 95 % 50 50,0 % Pasienten opplever ikke fristb rudd 0% 0,0 % 100% 4 Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev (data fom des '11) 80 % 0% 3 6 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Budsjett avvik = 0 -5 -1 3 120% 5 90% belegg i voksensomatikk 90 % 100% 80% 60% 3.1.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Gjennomsnittlig ventetid stiger noe fra mars til april, men viser en positiv utvikling i forhold til i fjor. Andel fristbrudd har en svak stigning fra mars og er fortsatt høyt. Det er i Urologisk avdeling, Gastrokirurgisk avdeling og Bryst- og endokrinkirurgisk avdeling at tilgjengelighetsutfordringene er størst. Det har vært et høyt belegg i første tertial, men dette ble redusert til 90 % i gjennomsnitt i april. Belegget på intensiv var også noe lavere i april i forhold til februar og mars. Arbeidet med økt utnyttelse av poliklinikk har fortsatt effekt. Antall konsultasjoner hittil i år er 3,1 % høyere enn i fjor, og lik plantall. Det arbeides videre med tiltak for å få ned ventetid og fristbrudd. De viktigste tiltak er som følger: • • • • • • • • Alle avdelinger har fått på plass systemer som muliggjør direktebooking Legelister >3 måneder frem i tid tilstrebes i alle avdelinger ”Overbooking” av timer for å redusere ”ikke møtt” problematikk Kveldspoliklinikk for å utnytte poliklinisk kapasitet, og å unngå fristbrudd og ventetid. Poliklinikker med kapasitetsutfordringer allokerer predefinerte timer til rettighetspasienter, ø-hjelp og pasienter i pakkeforløp I april ble det igangsatt et prosjekt for å rydde unna store deler av den lange ventelisten innen gastrokirurgi. Arbeidet innebærer at det både settes opp merkantil rydding med ekstra bistand fra andre avdelinger, samt ekstra poliklinikk. Prosjektet er i startfasen men vi kan allerede nå se antydning til en reduksjon av antall ventende. Bryst- og endokrinkirurgisk avdeling har hovedsakelig fristbrudd innen plastikkirurgi. Oppstart av henvisningspoliklinikk på Ski i mai, forventes å føre til at man får bedre utnyttelse av den samlede polikliniske kapasiteten. Urologisk avdeling arbeider med rekruttering av lege for å øke sin polikliniske kapasitet. Divisjonen har fokus på implementering av tiltak identifisert i Prosjekt sengeoptimalisering fase 2, med 10 punkter for intern beste praksis. I tillegg har Urologisk avdeling, ØNH og Gastro har startet opp et arbeid rundt pasientforløp. ØNH har endret mottak av elektive pasienter slik at mottak av disse foregår i poliklinikken. I samarbeid med avdeling for samhandling arbeides det videre med tiltak for å øke bruken av KAD enheter som et alternativ til innleggelse, samt med å øke bruken av avdelingenes egne polikliniske ø-hjelps tilbud. Side 7 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Regnskapet til Kirurgisk divisjon viser et avvik etter april på -6,7 mill. kr, dvs et positivt resultat i april på 0,9 mill kr. Aktiviteten for april var 116 DRG-poeng over plantall, i tillegg var etterkodingen høyere enn estimert. Inntektene gikk derfor 3,5 mill kr i pluss i april og har et avvik på 1,8 mill kr. Lønn har et negativt avvik på -0,9 mill. kr. (balanse i april) og vare- og driftskostnader har et negativt avvik på -7,6 mill. kr. Høye varekostnader i april skyldes i hovedsak høy aktivitet. KIRURGISK DIVISJON Aktivitet (avdelingsopphold) DRG-poeng Antall døgn Antall dag Antall poliklinikk Bemanning Brutto bemanning Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi Driftsinntekter Driftskostnader Resultat Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 1 839 116 7 314 6 953 361 1 308 -2 5 491 5 412 79 325 59 1 312 1 244 68 5 485 51 23 148 22 431 717 1 070 1 065 1 058 7 2 2 2 -0 64 61 62 -1 8,4 % Faktisk 8,8 % Faktisk HiÅ 8,6 % Avvik HiÅ 0,2 % 2014 HiÅ Avvik 87 438 3 520 342 428 1 803 320 642 89 853 -2 602 362 478 -8 519 338 755 -2 415 918 -20 050 -6 716 -18 113 På sentraloperasjon er det hittil i år gjort 29 færre inngrep enn plantall, men 51 flere enn i 2014. På DKS Nordbyhagen og Ski er det en tendens med færre og lengre inngrep siden antallet har gått ned med 0,9 %, mens knivtiden har økt med 3,5 %. Totalt har knivtiden økt med 3,7 %. Divisjonen igangsetter nå et eget prosjekt med fokus på muligheter for å øke operasjonsaktiviteten ved de tre lokasjonene, SOP, DKS-Nordbyhagen og DKS-Ski. Prosjektet planlegges ferdigstilt høsten 2015. Bruk av vikarbyrå målt i antall timer i 2015 er redusert med 6 % i forhold til i fjor, tilsvarende totalt 0,5 månedsverk. Overtiden er redusert med 22 %, tilsvarende totalt 22 månedsverk. STATUS BUDSJETTILTAK Høyere omstillingskostnader enn forventet i Palliativt senter har ført til at budsjettiltak ‘Utnyttelse av Ski’ er noe forsinket. Tiltaket relatert til av økt aktivitet innen plastikkirurgi er også noe forsinket grunnet forsinket rekruttering i overlegestillinger, men fra april er alle overleger på plass. Divisjonen ligger også noe bak plan i forhold til reduksjon i variabel lønn. Høyt belegg både på sengeposter og på intensiv har gjort dette krevende, men særlig situasjonen på intensiv forventes å normalisere seg fremover. Divisjonen har fortsatt stort fokus på nøktern og behovsprøvd bruk av variabel lønn. Plan ESTIMERT PLAN ESTIMERT Årseffekt effekt årseffekt årseffekt årsverk 2015 årsverk 2015 kroner 2015 kroner 2015 Type tiltak rapp.mal Beskrivelse av tiltak Red bemanning Ane, Opr, leger 13,6 13,6 13 467 12 394 0,9 Red var.lønn Sengeposter, spesialposter 0,0 0,0 2 798 2 214 0,8 Varekostnad Sengeposter og operasjon 0,0 0,0 9 496 8 583 0,9 Utnyttelse Ski Pall.enhet og Plastitkk dagkir 8,5 6,4 11 561 9 391 0,8 Inntekt ØNH og Gastro 0,0 0,0 1 278 973 0,8 22,1 19,9 38 600 33 555 0,9 SUM Side 8 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Status 3.2 Ortopedisk klinikk Hovedmål Mål Utvikling siste 12 mnd Gj.snitt hiå Status 1 Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd 240 - Gjennomsnittlig ventetid avviklede pasienter skal reduseres til 65 dager 65 102 117 4,7 % 3,5 % 41 % 45 % -11,4 -2,8 83 % 89 % 40 10% Pasienten opplever ikke fristb rudd 0% 0% 100% Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme 4 brev (data fom des '11) 80 % 0% Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige Budsjett avvik = 0 6 investeringer -3 120% 5 90% belegg i voksensomatikk 100% 90 % 80% 60% 3.2.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Gjennomsnittlig ventetid er 102 dager i april. Det er inngått en avtale med Kongsvinger om avlastning for langventere og divisjonen får bistand fra “Fritt sykehusvalg”. I tillegg er det dedikert en 40% merkantil stilling for å rydde i ventelister for langventere. Direktebooking er 41% og det forventes en økt andel direktebooking etter hvert som langventere blir avviklet. Fristbrudd er 4,7% i april, og det har svingt mellom 0 og 5% fra september 2014 og fram til nå. Det kjøres ut regelmessige rapporter som følges opp i lederlinjen kontinuerlig. AML brudd har blitt redusert til 58 brudd i april, en sterk nedgang. Dette skyldes til en viss grad et noe lavere belegg på sengepostene og færre fastvakter. Det har også blitt inngått avtaler for å redusere AML brudd og utnytte handlingsrommet optimalt. ORTOPEDISK KLINIKK Aktivitet (avdelingsopphold) DRG-poeng Antall døgn Antall dag Antall poliklinikk Bemanning Brutto bemanning Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi Driftsinntekter Driftskostnader Resultat Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 944 -166 4 227 4 252 -25 574 -43 2 386 2 414 -28 261 -10 1 169 1 205 -36 4 758 81 19 406 17 872 1 534 313 304 283 21 1 1 2 -1 31 28 24 4 8,6 % Faktisk 8,8 % Faktisk HiÅ 8,0 % Avvik HiÅ 0,8 % 2014 HiÅ Avvik 19 733 -2 876 82 069 -10 547 80 884 25 849 -580 104 036 -832 95 723 -6 116 -3 456 -21 967 -11 379 -14 839 Resultatet for apr-15 var -3,5 mill. kr. og hittil i år er -11,4 mill. kr. Vare og driftskostnad (kontoklasse 4, 6 og 7) har hittil i år et positivt avvik på 0,3 millioner. Lønn og innleie har et negativt avvik på -1,1 millioner hittil i år. Utfordring på legelønn på grunn av foreldrepermisjoner, og på sengepostene på grunn av høyt korttidssykefravær og fastvakter i Side 9 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 perioden. Bemanning på Ski sengepost har ikke blitt redusert i helg som tidligere planlagt på grunn av høyt belegg de første måneder av 2015. Dette har ført til merforbruk av lønn. Det er et negativt avvik hittil i år på -10,5 millioner på inntektssiden, 62% elektivt og 38% ø-hjelp. Avviket er hovedsakelig døgnopphold og det er manglende hofteprotese-pasienter som utgjør hoveddelen av svikt i elektiv virksomhet. Det jobbes kontinuerlig med tiltak for å øke antall hofteprotese-pasienter (omdømmebygging, kontakt med fastleger, media og publikum, opprettholde korte ventetider for pasientgruppen og kontakt med Fritt Sykehusvalg om ledig kapasitet). Ledig kapasitet blir til en viss grad erstattet av annen elektiv kirurgi. Kneproteser og ryggoperasjoner er noe under plantall i april, men dette forventes ikke å vedvare. Det er høyere poliklinisk aktivitet hittil i år enn forventet med 849 opphold som tilsvarer 0,5 millioner. TILTAK 2015 Tiltak iverksatt Antatt virkningstidspunkt Plan ESTIMERT PLAN ESTIMERT Årseffekt effekt årseffekt årseffekt årsverk 2015 årsverk 2015 kroner 2015 kroner 2015 Status %-vis oppnåelse Type tiltak rapp.mal Beskrivelse av tiltak Red var.lønn Sengepostene og vakanser hos legene 01.01.2015 Ski - drift og vare 01.01.2015 01.02.2015 0,0 0,0 2 000 1 085 0,5 01.02.2015 0,0 0,0 1 200 1 200 1,0 ØH-pol Ski, nedtak Ski sengepost helg 01.01.2015 Tilretteleggingstilskudd, koding , Raskere tilbake og UK pasienter 01.01.2015 Rygg til Ski og økt protese Nordbyhagen Oppsigelse av avtale for ortopediske pasienter fra 1 juli 2015 01.02.2015 1,5 0,9 1 380 840 0,6 01.02.2015 0,0 0,0 3 349 3 349 1,0 0,0 0,0 1 885 1 885 1,0 0,0 0,0 4 216 4 216 1,0 1,5 0,9 14 030 12 575 0,9 Varekostnad Red bemanning Inntekt Utvidet elektiv kir Diakonhjemmet SUM Det er satt opp en detaljert framdriftsplan for utvidet elektiv protesekirurgi på Nbh og ryggkirurgi på Ski fra høsten. Prosessen med investeringer på Ski er igangsatt. Det er laget lister og informert ansatte for å øke fokus på å ha riktige prosedyrekoder til hoveddiagnosene i koding av opphold. For UK pasienter videreføres gode rutiner og prosesser, og hittil i år er inntekten høyere enn forventet per budsjett. For Raskere Tilbake ligger OK bak budsjett hittil i år, men det er igangsatt tiltak for å rekruttere pasienter til ordningen. Det forventes å møte budsjett innen utgang av 2015. Løpende evaluering på belegg på Ski og foreløpig planlagt reduksjon i bemanning fra august. Side 10 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 3.3 Medisinsk divisjon Hovedmål 1 Mål Utvikling siste 12 mnd Gj.snitt hiå Status Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd 140 1a - Gjennomsnittlig ventetid avviklede pasienter skal reduseres til 65 dager 65 67 67 7,8 % 7,9 % 65 % 57 % -24,3 -6,1 95 % 102 % 40 50,0 % 1b Pasienten opplever ikke fristb rudd 0% 0,0 % 1% 0% 100% 4 Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev (data fom des '11) 80 % 0% 6 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 5 90% belegg i voksensomatikk Budsjett avvik = 0 90 % 1 -5 -1 1 -1 7 120% 100% 80% 60% 3.3.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Medisinsk divisjon har fortsatt en god utvikling på ventetider og fristbrudd selv om utviklingskurven har flatet noe ut i forhold til tidligere måneder, medvirkende årsak er blant annet påske. Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter har gått opp fra 65 ventedager i mars til 67 ventedager i april. For ventende pasienter er ventetiden gått ned fra 62 dager i mars til 61 dager i april. Andelen fristbrudd var i april på 7,8 % og er økt fra 7,6 % i mars. Andel fristbrudd på ventende pasienter fortsetter den gode utviklingen fra 140 brudd ved forrige måling til 97 brudd i utgangen av april. 75 av disse bruddene ligger i avdeling for fordøyelsessykdommer og dreier seg om konsultasjonspoliklinikk. Det er fortsatt ikke etterslep på gastroskopi og coloskopi til tross for halvering av bruk av eksterne tjenester. Andelen pasienter som fikk bekreftelse på time samtidig som svar på henvisning har gått opp fra 56 % i mars til 65 % i april. Etterslepet av kontroller på poliklinikk har gått opp med 150 konsultasjoner fra mars til april, det er i de mindre avdelingene hvor det sees oppgang. I alle avdelinger fortsettes det systematiske arbeidet med rydding og kvalitetssikring av ventelister slik at alle som står på venteliste er reelle ventende. Det er kun 4 pasienter i divisjonen som har ventet mer enn 1 år, disse er pasienter med ansiennitetsdato fra andre sykehus, og vil håndteres. Divisjonen holder stor intensitet på den pasientadministrative oppfølgingen som følges særskilt opp i divisjonens månedlige driftsmøter med avdelingene. Indikatorer som måles og fulgt opp er bla: Utvikling i ventetider og fristbrudd, pasienter ventet over 3 mnd. og 1 år, etterslep av kontroller, vurderingstid på henvisninger, planleggingshorisont for legene, bookinghorisont samt andel direkte bookede pasienter. Divisjonen har fortsatt stor pågang av pasienter og et høyt belegg på sengeområdene gjennom april, men viser et mindre belegg enn de foregående måneder. Gjennomsnittlig beleggsprosent i april er 99 %, tilsvarende resultatet som samme periode i fjor. Overbelegg og korridorpasienter representerer en økt risiko for feil og uønskede hendelser og er krevende driftsmessig og for de ansatte. Divisjonen følger opp tiltak for å redusere overbelegg og for å optimalisere drift blant annet gjennom etablerte divisjons- og avdelingsvise tiltaksplaner som er også er en del av Side 11 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 foretakets prosjekt "Optimalisere utnyttelse av senger 2015-18”. Optimaliseringsarbeidet er imidlertid krevende i en situasjon med stor pasientpågang og overbelegg. MEDISINSK DIVISJON Aktivitet (avdelingsopphold) DRG-poeng Antall døgn Antall dag Antall poliklinikk Bemanning Brutto bemanning Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi Driftsinntekter Driftskostnader Resultat Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 2 830 67 11 594 10 899 695 2 627 72 10 851 13 303 -2 452 1 554 21 6 333 6 001 332 7 306 375 30 472 28 644 1 828 1 360 303 1 369 1 375 -6 5 6 -1 5 122 133 130 3 8,6 % Faktisk 8,5 % Faktisk HiÅ 8,7 % Avvik HiÅ -0,2 % 2014 HiÅ Avvik 101 016 1 554 416 077 10 377 386 110 115 123 -9 477 465 016 -34 582 430 111 -14 107 -7 923 -48 939 -24 205 -44 001 Budsjettavviket i Medisinsk divisjon i april er -7,9 mill. kr. Hittil i år er budsjettavviket -24,2 mill. kr. De fremste årsakene til avviket i april er fortsatt høye kostnader tilknyttet lønn (-5,7 mill.kr). Det er også svært høye varekostnader/ andre driftskostnader i april (- 3,8 mill.kr). Aktiviteten i divisjonen, målt i antall opphold, er fortsatt høy, men noe lavere enn tidligere i år. Det ble gjennomført 2627 døgnopphold, 1554 dagopphold og 7306 polikliniske konsultasjoner. Det er hhv. 3 %, 1 % og 5 % høyere enn planlagt. Det er i april utbetalt 1.360 brutto månedsverk. Det er 15 månedsverk færre enn i mars. Hittil i år er det utbetalt i gjennomsnitt 1369 brutto månedsverk pr måned. Det er 6 færre månedsverk enn gjennomsnitt for samme periode i fjor. STATUS BUDSJETTILTAK: Estimert årseffekt av planlagte tiltak er redusert fra opprinnelig plan. Dette skyldes at to av tiltakene under kategorien “Håndtere eget opptaksområde” og ett tiltak under kategorien “Bemanning” ikke lar seg gjennomføre som planlagt. Det er senere igangsettelse av tiltaket “Overtagelse av SSE-pasienter” som skal føre til at vi behandler flere av våre egne pasienter som i dag behandles ved Spesialsykehuset for epilepsi (SSE). Overtagelse av våre pasienter som i dag ligger på Diakonhjemmet lar seg ikke gjennomføre i 2015 pga. beleggsituasjonen i divisjonen. Side 12 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Til tross for det dårlige månedsresultatet, forventes det fortsatt en relativt høy oppnåelsesgrad av tiltakene samlet sett. En årsak til dette er at merforbruket som følge av den høye aktiviteten i det siste overgår effekten av flere av tiltakene som er igangsatt. Flere tiltak har også fått endret periodisering hvor estimert årseffekt forventes å være den samme, men med senere igangsettelse og høyere månedseffekt. Side 13 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 3.4 Kvinneklinikken Hovedmål Mål Utvikling siste 12 mnd Gj.snitt hiå Status 1 Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd - Gjennomsnittlig ventetid avviklede pasienter skal reduseres til 65 dager 65 42 37 0,0 % 0,3 % 88 % 91 % -6,6 -1,7 91 % 87 % 25 5,0 % Pasienten opplever ikke fristb rudd 0% 0,0 % 100% 4 Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev (data fom des '11) 80 % 0% 8 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige 6 investeringer Budsjett avvik = 0 0 -8 120% 5 90% belegg i voksensomatikk 100% 90 % 80% 60% 3.4.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Kvinneklinikken innfrir på måltall for gjennomsnittlig ventetid på 42 dager og direkte time med henvisning på 88%. Det var ingen fristbrudd i april. Belegget på gyn S305 har vært krevende i april. Det har vært et høyt belegg i ukedagene, men på grunn av kort liggetid har belegget gått ned i helgene. På 13 senger har man hatt opp til 18 pasienter. Aktiviteten varierer også kraftig gjennom døgnet. Det er 127 AML brudd i april, og økningen skyldes hovedsakelig høy aktivitet på føde/barsel i april. KVINNEKLINIKKEN Aktivitet (avdelingsopphold) DRG-poeng Antall døgn Antall dag Antall poliklinikk Bemanning Brutto bemanning Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi Driftsinntekter Driftskostnader Resultat Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 834 -52 3 290 3 118 1 126 -43 4 120 4 068 173 52 187 -33 866 967 -101 3 085 279 12 369 11 659 710 265 269 264 4 2 2 2 -1 19 22 23 -1 6,8 % Faktisk 6,5 % Faktisk HiÅ 7,4 % Avvik HiÅ -0,9 % 2014 HiÅ Avvik 19 148 -326 78 763 844 81 583 22 200 -926 92 654 -7 446 86 830 -3 052 -1 252 -13 891 -6 602 -5 247 Budsjettavviket for Kvinneklinikken i april er -1.3 mill. kr og -6,6 mill. kr hittil i år. Det har hittil i år blitt gjort 423 flere polikliniske konsultasjoner enn plantall, noe som gir en merinntekt på 0,75 mill. kr. i forhold til budsjett. Aktiviteten hittil i 2015 har vært høyere enn planlagt for fødebarsel, med 1629 fødsler hittil i år (69 over plantall). Fødetallet for april lå 22 over plantall, men høyt fødetall mot slutten av måneden medfører at dette ikke reflekteres i driftsinntektene og inntekten Side 14 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 kommer først i mai. For gynekologi har det første tertial av 2015 vært tyngre pasienter enn forventet, men litt lavere antall. Økt kostnad for cytostatika-behandlinger på poliklinikken har gitt et overforbruk av medikamenter hittil i år på 0,4 millioner. Mye høyere aktivitet i 2015 enn i 2014. Hittil i år 504 kurer mot 317 i 2014. Denne økningen er krevende for avdelingen. På lønnssiden er det en forbedring i april både i forhold til fast lønn og variabel lønn, spesielt på Fødebarsel. Kontinuerlig oppfølging rundt bruk av variabel lønn og ekstern innleie. Antall leger på foreldrepermisjon og gravide leger ute av vakt, har vist seg å være langt høyere enn først forventet. For å opprettholde tilgjengelighet og planlagt aktivitet ser man at man må gå over på budsjetterte lønnskostnader. Tiltak 2015 Kvinneklinikken jobber for å få jevnere fødeaktivitet gjennom året. Kvinneklinikken har kontaktet Helse Sør Øst vedr bekymring om mange fødende i sommermånedene. Det foreligger dialog mellom sykehusene i Stor Oslo. Det er stort fokus på gjennomføring av sommerferie 2015, hvor det er stor pågang av fødende. Bemanning har blitt tatt ned på de ulike avdelingene som planlagt i budsjettiltak 2015. Det har gitt en økt utfordring på gynekologisk avdelingen ved å splitte gynekologi og ØNH, ved at det koster mer å drifte mindre sengeområder. Denne omstillingen ble vedtatt etter at foreløpig budsjettrammer ble satt. Har iverksatt gjennomgang av alle turnuser i avdeling føde og barsel, for å etablere optimal drift. Påbegynt “Prosjekt tidlig hjemreise” med hjemmebesøk av jordmor. Dette for å optimalisere barselbehandlingen med mulighet for tidlig hjemreise og oppfølging av de friske barselkvinnene og bedre oppfølging av de sykere pasientene på sykehuset. Side 15 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 3.5 Barne- og ungdomsklinikken Hovedmål 1 Mål Utvikling siste 12 mnd Gj.snitt hiå Status Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd Gjennomsnittlig avviklede pasienter ventetid skal reduseres til 65 dager 65 49 52 2,8 % 2,6 % 79 % 72 % -8,6 -2,1 68 % 72 % 20 20,0 % Pasienten opplever ikke fristb rudd 0% 0,0 % 100% 4 Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev (data fom des '11) 80 % 0% 3 6 5 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 75% belegg i barne- og ungdomssomatikk Budsjett avvik = 0 75 % 0 -3 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 3.5.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Barne- og ungdomsklinikken hadde gjennomsnittlig ventetid hittil i år på 52 dager for avviklede pasienter, uavhengig av rett, og innfrir dermed på måltallet. I april var andelen fristbrudd 2,8 % som igjen er en reduksjon fra mars hvor man hadde en forbigående økning. Klinikken hadde 79% direktebookinger i april, igjen en oppgang sammenliknet med mars. Klinikken har dermed en positiv utvikling fra 2014 mot målet på 80%. De fleste fagområder innen pediatri har innført direktebooking og legelistene er planlagt minimum 4 måneder frem. Innen habilitering sendes det ut plan for samtidig tverrfaglig utredning med time hos alle behandlere 6-8 uker før utredning starter. Klinikken hadde et negativt resultat på 0,7 mill. kr. i april på grunn av litt mindre døgnaktivitet enn plantall og liten økning i personalkostnader. Akkumulert underskudd per april er 8,6 mill. I mars måned var manglende aktivitet uttalt og står for mesteparten av det akkumulerte underskuddet per april. Som tidligere anført er årsak at man “snur” flere pasienter i barnemottak, dvs unngår innleggelse. Dette gir betydelig mindreinntekt. I tillegg har avdeling for nyfødte flere OUS pasienter enn tidligere, noe som gir økte liggedøgn med dertil økt overtidsbruk, men dessverre ikke tilsvarende inntekter. Det er planlagt møte med OUS, sammen med Kvinneklinikken, med mål om å begrense overføring av pasienter fra OUS som vi primært ikke har ansvar for. I tillegg arbeides i begge døgnavdelinger med tiltak for å redusere utgifter til bemanning for å tilpasse seg budsjett. BUK ligger for øvrig foran plantall i elektiv poliklinikkvirksomhet. Noe som gir økte inntekter. Det tilstrebes å øke poliklinikkaktivitet ytterligere. Side 16 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 BARNE- OG UNGDOMSKLINIKKEN Aktivitet (avdelingsopphold) DRG-poeng Antall døgn Antall dag Antall poliklinikk Bemanning Brutto bemanning Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi Driftsinntekter Driftskostnader Resultat Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 472 -21 1 901 1 958 292 -19 1 200 1 295 -95 13 -37 46 271 -225 1 560 235 6 710 6 151 559 286 270 16 0 1 -1 284 - -57 17 17 17 -0 8,9 % Faktisk 8,8 % Faktisk HiÅ 9,6 % Avvik HiÅ -0,8 % 2014 HiÅ Avvik 22 820 251 86 421 -4 902 84 833 23 502 -933 94 994 -3 671 84 775 -682 -682 -8 573 -8 573 58 STATUS BUDSJETTILTAK I tabellen nedenfor er budsjettiltakene til Barne- og ungdomsavdelingen for 2015 oppsummert. Kompetanseløft for nyfødt gjøres som en investering for pasientsikkerhet og økonomisk balanse. Fjerne ventelisten vil gi raskere behandling for nye pasienter. Barne- og ungdomsklinikken søker å øke aktiviteten, både innen poliklinikk og døgn, samtidig som bemanningsplanene reduseres. Som følge av lavere aktivitet på døgn kombinert med noe høyere lønnskostnader enn budsjett i starten av året er prognosen nedjustert til -5,3 millioner kroner i forhold til budsjett. Side 17 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 3.6 Divisjon for psykisk helsevern Hovedmål 1 Mål Utvikling siste 12 mnd Gj.snitt hiå Status Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd 70 - Gjennomsnittlig ventetid avviklede pasienter skal reduseres til 65 dager (eksklusive BUP) 65 53 58 1,2 % 2,8 % 71 % 65 % -3,6 -0,9 37 51 20 10% - Pasienten opplever ikke fristb rudd 0% 0% 100% 5 Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev (data fom des '11) 7 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 6 AML-brudd 80 % Budsjett avvik = 0 0% 5 2 -1 -4 -7 -1 0 200 0 100 0 3.6.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Den gjennomsnittlige ventetiden for avviklede pasienter, uavhengig av rett, er 60 dager hittil i år. Ventetiden er innenfor måltallet. Psykisk helsevern har i snitt 2,8% fristbrudd per april. Det var i mars registrert fristbrudd ved flere avdelinger enn tidligere, mens det i april måned kun har vært tre brudd ved en avdeling. Ved samtlige avdelinger foretas jevnlige gjennomganger av DIPS-rapporter for å forhindre at brudd oppstår. Ved intern kontroll viser det seg at det i de fleste tilfeller ikke er snakk om reelle fristbrudd og at pasienten etter kort tid er i behandling. Andel pasienter som ble direktebooket var 65 %. Rutinen skal være innført i alle avdelinger med elektiv, hovedsakelig poliklinisk, behandling, men divisjonen vil se nærmere på om det er mulig å forbedre resultatet i enkelte av enhetene. Det er stort fokus på sykefravær. Samtlige avdelingssjefer skal følge med på sykefraværsoversiktene for å se om det er nødvendig med spesielle tiltak lokalt. Dette følges opp og tiltak iverksettes dersom man finner det nødvendig. Noe av sykefraværet har sammenheng med skader/belastning knyttet til pasienter. Sykefravær er for øvrig også en viktig årsak til antall AML-brudd. Divisjon psykisk helsevern har pr april et underskudd på 3,6 mill., en forbedring på 0,17 mill. fra mars måned. En akkumulert mindreinntekt fra poliklinikkrefusjoner i januar og februar forklarer deler av avviket. Det er fortsatt en viss usikkerhet knyttet til gjestepasient-oppgjør innen psykisk helsevern og TSB på grunn av etterslep på fakturering fra andre foretak. Det er kontinuerlig fokus på å øke produksjonen på poliklinikk i divisjonen, hovedsakelig gjennom produktivitetsøkning, men også gjennom å konvertere døgn plasser til poliklinikk ved distriktspsykiatriske sentre (DPS). Dette gir høyere inntekter, samtidig som man behandler flere pasienter og unngår fristbrudd. Det er ved enkelte poliklinikker innen RUS og ved alderspsykiatrisk poliklinikk en lavere produksjon enn forutsatt hittil i år. Innen RUS skyldes dette først og fremst vakanser i behandlerstillinger. Det gjennomføres en særskilt oppfølging av poliklinikker med lav produktivitet. Poliklinisk aktivitet VOP samlet har en vesentlig økning sammenlignet med samme periode i 2014. Ved BUP er nå polikliniske konsultasjoner pr april i samsvar med måltall. Side 18 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 DIVISJON FOR PSYKISK HELSEVERN Aktivitet (avdelingsopphold) VOP - herav døgn - herav liggedøgn utenfor HSØ - herav poliklinikk BUP - herav døgn - herav dag - herav poliklinikk RUS - herav døgn - herav poliklinikk Bemanning Brutto bemanning Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 11 070 -562 45 772 43 270 274 -40 1 206 1 159 47 56 -26 205 304 -99 10 740 -496 44 361 41 807 2 554 7 884 623 31 959 31 450 509 11 3 57 50 7 214 24 820 856 -36 7 659 596 31 082 30 544 538 2 176 263 8 722 8 587 135 55 -10 235 243 -8 2 121 273 8 487 8 344 143 1 787 1 787 1 793 -6 4 3 1 3 133 138 132 5 Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi Driftsinntekter Driftskostnader Resultat 2 502 9,0 % Faktisk 9,3 % Avvik Faktisk HiÅ 148 176 -1 642 600 329 148 008 1 810 168 168 10,2 % Avvik HiÅ -0,9 % 2014 HiÅ -4 498 578 753 603 937 890 567 301 -3 608 -3 608 11 452 STATUS BUDSJETTILTAK Tiltak som er innarbeidet i budsjett 2015 er oppsummert i tabellen under. Tiltak knyttet til redusert kjøp fra OUS innebærer at avtalt kjøp fra OUS reduseres tilsvarende 10 korttidsplasser fra 1.7.2015. Generelle effektivisering er innarbeidet i den enkelte avdelings budsjettramme og knyttet til tiltak i enhetene. DPS gjennomfører en vridning fra døgn til dag i forbindelse med budsjettprosessen 2015 slik at det forventes at aktiviteten vil vokse ut over i 2015. Det er igangsatt en plan for å skape økonomisk handlingsrom for investeringer i tråd med forutsetningene i økonomisk langtidsplan 2015 til 2018. De viktigste tiltakene er redusert bruk av gjestepasientdøgn i OUS ved regionale spesialavdelinger innen psykisk helsevern og langtidsavdelinger innen TSB og opprettholdelse av styringsfarten ved avdelingene fra 2014. I andre halvår foretas en ytterligere justering av døgnkapasiteten ved DPS som ledd i en flerårig omstillingsprosess. Mål for disse innsparingstiltakene samlet er mellom 20 og 25 mill. Side 19 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 3.7 Divisjon for diagnostikk og teknologi Hovedmål Mål Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige 2 investeringer Utvikling siste 12 mnd Gj.snitt hiå Status Budsjett avvik = 0 -2,3 -0,6 -3 3.7.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Samlet resultat for Divisjon for diagnostikk og teknologi viser et negativt avvik etter årets fire første måneder på 2,3 mill. kr. Avviket forårsakes av et generelt merforbruk på varekostnader, hovedsakelig på to avdelinger. Det jobbes med å kartlegge årsakene til dette. Aktivitetsveksten på inneliggende pasienter for de manuelle og kostnadstunge laboratoriefagene, eksempelvis patologi, mikrobiologi og genteknologi bidrar til negativ vekst, sett i forhold til basisbevilgningen. For omsorgsnivåene poliklinikk og primærhelsetjenesten kompenseres merforbruket på utgiftssiden noe gjennom økt inntektsnivå fra HELFO. For de manuelle laboratoriefagene dekkes den faktiske utgiften i ubetydelig grad gjennom inntekten fra HELFO, hvilket også bidrar til en negativ balanse. DIVSJON FOR DIAGNOSTIKK OG TEKNOLOGI Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 Analyser / undersøkelser Bildediagnostisk avdeling Inneliggende Poliklinikk Primærhelsetjenesten Laboratoriefagene samlet Inneliggende Poliklinikk Primærhelsetjenesten Bemanning Brutto bemanning Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi Driftsinntekter Driftskostnader Resultat 6 669 173 27 810 26 753 4,0 % 6 278 338 26 439 24 839 6,4 % 3 991 195 18 168 17 089 6,3 % 206 154 -2 376 893 136 891 415 0,2 % 119 763 15 030 489 644 469 459 4,3 % 153 115 -6 334 638 701 761 585 -16,1 % 578 571 7 1 -1 579 13 12 12 -0 8,0 % Faktisk 8,2 % Faktisk HiÅ 8,6 % Avvik HiÅ -0,4 % 2014 HiÅ Avvik 81 642 945 326 836 3 398 308 747 83 140 -1 695 332 179 -5 650 304 196 -1 498 -750 -5 243 -2 252 4 551 Aktivitetsøkningen innen bildediagnostikk er en konsekvens av avdelingens interne tiltaksarbeid, for å ivareta bildediagnostisk etterspørsel. Dette gjelder alle omsorgsnivåene. Til tross for tiltakene klarer man ikke å møte etterspørselen etter bildediagnostikk, og resultatet blir lenger ventetid på dette området. På nåværende tidspunkt oppleves innføringen av pakkeforløp for kreft som en bidragsyter til redusert kapasitet og mindre fleksibilitet i timeoppsett for andre henvisninger. For å møte etterspørselen har avdelingen jobbet med tiltaksbeskrivelse på kort, mellom og lang sikt, som vil være en viktig faktor inn i det videre arbeidet i fm prosjekt “Optimalisere utnyttelse av senger 2015-18”. Innen laboratoriemedisin er det en generell aktivitetsøkning som stort sett favner alle omsorgsnivåer og alle avdelinger med unntak av Tverrfaglig laboratoriemedisin og medisinsk biokjemi, hvor det er en betydelig aktivitetsnedgang innen primærhelsetjenesten. Funn så langt indikerer færre rekvirerte analyser pr prøve. Side 20 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Avdeling for patologi har økende antall henvisninger med stor kompleksitet, som er en belastning jf de manuelle arbeidsprosesser innen fagområdet. Innføringen av pakkeforløp for kreft bidrar til aktivitetsøkning sammenlignet med samme periode i fjor. Både Bildediagnostisk avdeling og Avdeling for patologi er viktige diagnostiske leverandører inn i pakkeforløpene for kreft, hvilket utfordrer allerede belastede fagområder. Avdelingene opplever samtidig å miste flere erfarne overleger til Oslo universitetssykehus HF, hvilket er svært krevende. Avdelingene har fokus på å rekruttere og beholde legespesialister. Tiltak knyttet til inntekter er redusert forårsaket av manglende realisering av inntektsøkning relatert til ibruktakelse av nytt utstyr innen tverrfaglig laboratoriemedisin, omsorgsnivået primærhelsetjenesten. Det jobbes med å kartlegge manglende måloppnåelse jf tiltaket knyttet til reduserte varekostnader. Brorparten av manglende tiltak oppnåelse beror på manglende innfrielse av tiltak innen tverrfaglig laboratoriemedisin. Side 21 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 3.8 Divisjon for Facilities management Hovedmål Utvikling siste 12 mnd Mål Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige 1 Budsjett avvik = 0 2 investeringer Gj.snitt hiå Status 0,9 0,2 -1 3.8.1 Status og tiltak innenfor de enkelte hovedmålene Resultatet i april viser et overskudd på 1,2 mill. kr. DIVSJON FOR Faktisk Avvik plantall Faktisk Faktisk ∆ apr apr HiÅ 2015 HiÅ 2014 2015 VS 2014 FACILITIES MANAGEMENT Bemanning Brutto bemanning Innleid arbeidskraft Overtid og ekstrahjelp Sykefravær (mars måned) Økonomi 610 620 609 - - 11 - 73 81 69 12 10,6 % Faktisk 11,2 % Faktisk HiÅ 10,9 % Avvik HiÅ 0,3 % 2014 HiÅ Driftsinntekter Driftskostnader Resultat Avvik 60 106 572 240 079 1 590 245 407 59 465 650 241 541 710 215 824 641 1 222 -1 462 880 29 583 Langtidsfraværet er en tanke høyere i februar i år enn i 2014, men det følges opp løpende. Ekstrahjelp brukes i noen avdelinger der det er hensiktsmessig for driften i stedet for ekstern innleie. Dette er en bedre løsning fordi man har opplærte ressurser. Tilbakeholding av faste stillinger oppveier overforbruket. Energiforbruket hittil er 1,0 mill. lavere enn budsjettert, men endringen i BEAS nettleieavsetning slår ut med minus1,5 mill. denne måned. Tiltak for å komme på track med vedlikeholdskostnader ga et positivt resultat denne måned på 1,7 mill., men ligger fremdeles > 2 mill. over budsjett. Tiltak innarbeidet i budsjett 2015 er oppsummert i tabellen under. Type tiltak rapp.mal Beskrivelse av tiltak Økt inntekt Red. bemanning Red. kostnader Plan Årseffekt årsverk 2015 ESTIMERT PLAN ESTIMERT effekt årseffekt årseffekt årsverk kroner kroner 2015 2015 2015 Status %-vis oppnåelse 0,0 0,0 5.070 4.300 85 % 13,2 7,9 7.571 5.921 78 % 0,0 0,0 14.495 13.138 91 % Red. avtaler Oppsigelse/reforh./anbud 0,0 0,0 818 793 97 % Energi Lavere pris/reduksjon 0,0 0,0 8.043 7.219 90 % 0,0 0,4 0 1.673 0,0 0,0 -4.471 -4.471 100 % 13,2 7,9 31.526 28.573 91 % Nye tiltak Økte kostnader Endrede forutsetninger SUM Side 22 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Det er pr april et begrenset utvalg av de ca 80 tiltak som henger etter på milepælene så langt. Forsinkelsene som vises kan i seg selv føre til avkortning av 2015 effekt. Med det omfang dette har, vurderes det nå til å være å være innenfor rammen av budsjett fordi både omfanget av øvrige tiltak og god styringsfart inn i 2015 trekker i positiv retning. Side 23 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4. Tertialrapport Oppdrag og bestilling 2015 ble vedtatt i foretaksmøte 12. februar 2015. Oppfølging av oppdrag og bestilling fremgår i hovedsak av Årlig melding, som fremlegges for styret som egen sak. 4.1 Kvalitets- og pasientsikkerhet Epikriser Ved utgangen av 1. tertial ble 81% av epikrisene sendt ut innen 7 dager på foretaksnivå. Tilsvarende tall for forrige tertial var 78 %. Somatikken har gjennom 1. tertial ligget i sjiktet 77-79 % og dette er en liten forbedring fra forrige tertial. Innen psykisk helsevern ligger andelen utsendte epikriser innen 7 dager gjerne noe høyere enn for somatikken. I løpet av 1. tertial har resultatene variert mellom 83-89 %. Pasientsikkerhetsprogrammet Det pågår et kontinuerlig arbeid innenfor Pasientsikkerhetsprogrammets innsatsområder på alle relevante avdelinger. Strategien for programmet følges og beskrives i lokale planer. Lokal programleder koordinerer og følger opp de kliniske avdelingene i metode og verktøy for bruk i pasientsikkerhetsprogrammet med tett samarbeid til kvalitetsrådgiverne divisjon og klinikk. Det jobbes godt med spreding av innsatsområdet forebygging av urinveisinfeksjoner og tilhørende tiltak i de kliniske avdelingene. Gjennomførte piloter er klare for spredning og vil trinnvis implementeres i sykehuset. Det har vært fokus på e-læringen Trygg kirurgi, og denne er gjort obligatorisk for alle ansatte i de kirurgiske avdelingene. Elektronisk screeningsskjema innenfor flere av innsatsområdene (Fall, Trykksår og UVI) er ikke ferdigstilt. Tavler til bruk i tavlemøter er av stor interesse og er bestilt på divisjon og klinikk nivå. Global trigger tool (GTT) gjennomføres kontinuerlig på overordnet nivå og 2014-resultatene er rapportert til HSØ innen fristen som var 30.04.15. Bruk av tvang i psykisk helsevern Andel TPH i av totalt antall innleggelser er i april er på 8,0 % . Tvungen utredning (TU), utgjør 11,0 % av innleggelsene og er omtrent på samme nivå som tidligere i år. Andelene varierer både med antall innleggelser totalt og antall innleggelser etter tvangsreglene i psykisk helsevernloven. Antall TPH pr 1. tertial 2015 er 10 fler enn 1. tertial 2014 og skyldes avvikende antall i mars måned i 2015. Økningen med 29 i TU er også knyttet til avvik i en enkelt måned i perioden. Avdelingene samarbeider med innleggende instans om ulike tiltak for å bedre koordinering av tvang. Foretaket arbeider kontinuerlig for riktig bruk av tvang, bl.a. gjennom utvikling av gode kontrollrutiner. Akuttavdelingen deltar i et pågående PET-prosjekt i regi av Senter for medisinsk etikk ved UiO og det er etablert en tverrfaglig refleksjonsgruppe i avdelingen som følger opp bruken av tvang. Pasientrelaterte uønskede hendelser Det er et mål at alle nivå i helseforetaket skal lære av uønskede hendelser og iverksette forebyggende tiltak på systemnivå. Det arbeides systematisk med å bevisstgjøre personell på å melde uønskede hendelser. Side 24 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 I første tertial 2015 ble det registrert 872 meldinger om pasientrelaterte uønskede hendelser i vårt interne kvalitetsstyringssystem (EQS). Til sammenligning ble det i 2014 i første tertial registrert 758 slike meldinger. I første tertial har det blitt avholdt 3 møter i Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget (KPU). KPU behandlet 57 saker i denne perioden. Varsler til Statens helsetilsyn etter spesialisthelsetjenesteloven § 3-3a I første tertial 2015 ble det varslet om 13 alvorlige hendelser til Statens helsetilsyn. 6 av disse varslene var om hendelser som skjedde i 2014. Det ble varslet om 5 alvorlige hendelser i samme periode i 2014. Statens helsetilsyn kom ikke på stedlig tilsyn i første tertial 2015. Meldinger til Nasjonalt kunnskapssenter for helsepersonell etter spesialisthelsetjenesteloven § 3-3. I første tertial 2015 ble det sendt 77 § 3-3 meldinger til Kunnskapssenteret mot 76 i samme periode i 2014. IS-1997 Veileder til spesialisthelsetjenesteloven § 3-3 sier: ”Skader innenfor normal risiko, skal ikke meldes. Med skader som ligger innenfor normal risiko menes skader som er utslag av en kjent risiko og som inntrer til tross for at behandlingen med videre på alle måter er korrekt faglig utført.” Side 25 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Klage- og tilsynssaker I første tertial 2015 ble det registrert 172 nye klagesaker mot 166 saker i tredje tertial 2014. Diagrammet viser hvordan klagesakene fordeler seg på divisjoner. Av de 172 sakene fra første tertial er 51 % ferdigbehandlet pr. 01.05.15. I tredje tertial 2014 var andelen 50 %. Ved utgangen av 1. tertial 2015 er det 139 ubesvarte klagesaker. Tilsvarende var det 80 ubesvarte klagesaker ved utgangen av 1. tertial 2014. Pasienten selv og deres pårørende utgjør den største klagegruppen. De sto for 55 % av klagene, mens Pasient- og brukerombudene sto for 26 % av klagene. Det ble i første tertial 2015 registrert 29 saker som omhandlet bortkomne og ødelagte eiendeler, hvilket utgjør 16 % av klagesakene. Tilsvarende ble det i tredje tertial 2014 registrert 16 saker som omhandlet bortkomne og ødelagte eiendeler (10 % av klagesakene). De kliniske avdelingene melder at det er krevende å behandle disse sakene, bl.a. gjelder det å finne ut hvor/hva som har skjedd. 8 % av klagene i første tertial 2015 omhandlet retting/sletting av journal. I tredje tertial 2014 var tallet 4 % og i andre tertial 2014 var tallet 10 %. Side 26 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Det har totalt kommet inn 52 saker fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus i første tertial 2015 mot 61 saker i tredje tertial 2014. I løpet av første tertial 2015 er 55 % av sakene fra Fylkesmannen ferdigbehandlet mot 62 % i tredje tertial 2014. Pr. 01.05.15 var 50 % av sakene besvart. Side 27 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Norsk Pasientskadeerstatning (NPE) I 1. tertial 2015 mottok Ahus 97 nye NPE-saker. Det ble i tilsvarende periode i 2014 registrert 87 nye erstatningssaker. I løpet av 1 tertial 2015 ble det oversendt dokumentasjon og uttalelser i 58 saker til NPE. Det er Ortopedisk klinikk, Medisinsk divisjon og Kirurgisk divisjon som har de fleste NPE sakene. Det er avholdt et samarbeidsmøte med NPE 8.mai 2015 med tema: ”Hvordan kan vi lære av NPE-sakene?” Divisjonsdirektører, avdelingssjefer, kvalitetsrådgivere og annet relevant personale i foretaket deltok. Side 28 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Legemiddelhåndtering Innføringen av elektronisk legemiddelkurve i Medisinsk Divisjon ble utsatt på grunn av manglende oppdaterte servere i DIPS. Tid for ny innføring er ikke bestemt. Side 29 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4.2 Pasientbehandling Pakkeforløp for kreft Fra 1. mai ble det innført ti nye pakkeforløp. De nye pakkeforløpene kommer i tillegg til fire pakkeforløp som ble innført 1. januar 2015. I løpet av 2015 skal totalt 28 pakkeforløp og diagnoseveiledere implementeres. De 14 resterende pakkeforløpene innføres 1. september. Det er etablert forløpskoordinator for disse forløpene og avtaler mellom DDT og fagavdelinger er utarbeidet for å sikre utrednings tid for pasientene. Det er i Qliklis etablert et monitoreringsverktøy til bruk for ledelse og forløpskoordinator. Forløpstidene kan her overvåkes ned på hvert enkelt pakkeforløp. Diagnostisk enhet på Ahus er nå tilgjengelig for hele opptaksområdet, etter pilot i 2014. Metodikken i forhold til Pakkeforløp kreft er godt mottatt og er ønsket som redskap også i andre fagområder (standardisert utredning og igangsetting av behandling). Trombolysebehandling Det første kvartalet i 2015 har 24 pasienter fått intravenøs trombolyse. Gjennomsnittstiden fra ankomst Ahus til CT er under 10 min. Mediantiden fra ankomst sykehus til behandling var 42,5 min. Raskeste behandling var ca 20 min etter ankomst. Målet for 2015 er ytterligere forbedring, ved at mer enn 40 % av pasientene skal få behandling innen 30 min og mediantiden at skal også være under 30 min. Neste steg for å forbedre behandling ved akutt hjerneslag ved Ahus er å etablere prosedyrer for intra-arteriell reperfusjon. Side 30 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4.3 Mobilisering av medarbeidere og ledere Rett bemanning med riktig kompetanse – rekruttering For de fleste fagområder er det god rekruttering og mange søkere på utlyste stillinger. Det er fortsatt utfordringer innenfor enkelte radiologer, bioingeniører og psykologspesialister. Ved enkelte av sykehusets eksterne lokasjoner er det også utfordrende å rekruttere psykiatere. Ahus har våren 2015 gjennomført en pilot på rekruttering med testverktøy. To divisjoner med tre forskjellige rekrutteringsprosesser har deltatt. Piloten ble startet for å teste forskningsbaserte valide metoder med strukturerte kompetansebaserte intervjuer. Pilotperioden gikk fra desember 2014 til mars 2015. Foretaket ser at dette vil være en metode å gå videre med. Ny evaluering vil bli foretatt i slutten av året. Det er fra 2015 opprettet 16 nye utdanningsstillinger for sykepleiere som skal ta videreutdanning i intensiv-, operasjons-, kreft- og barnesykepleie. Disse starter sin utdanning i august. Per dags dato har Ahus 28 sykepleiere som er i utdanningsstillinger innenfor følgende videreutdanninger: Videreutdanning Stillinger Anestesisykepleie 1 Intensivsykepleie 7 Operasjonssykepleie 9 Barnesykepleie 1 Kreftsykepleie 4 Nyfødtsykepleie 2 Master allmennsykepleie 2 Master intensivsykepleie 2 Sum antall 28 Foretaket har tilsammen 42 godkjente plasser for turnusleger. Det ble lyst ut 21 stillinger for turnuslege, hvorav 5 stillinger med distriktplass i Finnmark. Det var henholdsvis 451 og 317 søkere til disse stillingene. Totalt var det 507 unike søkere. Søkerne kom fra forskjellige universitet i 33 utdannings land. Kun 180 av søkerne var fra Norge. De som ble ansatt hadde sin utdanning fra Norge (15), Polen (2), Island, Tsjekkia og USA (1 hver). I tillegg er det lyst ut 4 vikariater med ulike lengder med søknadsfrist 12. mai. Vikarbyråer som leverer vikarer gjennom HINAS-avtalen har hatt utfordringer med å skaffe nok personell – spesielt spesialsykepleiere. HF har derfor etablert avtaler med 5 andre byråer som kan benyttes innenfor stillingskategoriene sykepleiere og spesialsykepleiere, dersom byråene under HINAS-avtalen ikke kan levere iht våre behov. Avtalene er inngått for ett år og det legges opp til årlige vurderinger og revisjoner. HF har nå 2 kull med lærlinger innen helsearbeiderfaget, totalt 13 stykker. Det første kullet med 7 lærlinger er ferdige helsefagarbeidere i september. Videreføring av arbeidet med ressursstyring Foretaket har videreført arbeidet med ressursstyring, og: • • Viderefører kursene i GAT og kursene rundt arbeidsmiljøloven. Det er i 2015 etablert tre kurs for ledere, støttepersonell og tillitsvalgte i arbeidstidsplanlegging. Kursene startet opp i slutten av april og videreføres ut året. Kursene ser på mulighetsrommet som ligger i arbeidstidsplanleggingen og gir en innføring og praktisk tilnærming i: Side 31 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 ♦ relevant lov- og avtaleverk ♦ arbeidstidsplanlegging et verktøy for ressursstyring ♦ arbeidstidsplanlegging for helg- og høytid. Sykefravær på foretaksnivå IA-handlingsplan for perioden 2015-2018 ble vedtatt i AMU 9. februar. IA-handlingsplanen skal sikre at Ahus arbeider aktivt for å nå de overordnede målene i IA-avtalen, som er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefraværet og hindre utstøtning og frafall fra arbeidslivet. IA-handlingsplan må ses i sammenheng med overordnede HMS- mål, Livsfasepolitikk for Ahus og Helse Sør-Øst sitt dokument: Oppdrag og bestilling. IA-handlingsplan skal evalueres årlig av en arbeidsgruppe sammensatt av ledere, hovedtillitsvalgt, hovedverneombud, BHT, HR og NAV Arbeidslivssenter og legges frem for AMU. Det skal vurderes årlig om det er behov for endringer eller nye tiltak i planen for å nå målene som er satt. Fraværet tom. mars i 2015 lå noe lavere enn for tilsvarende periode i 2014. Det er særlig innen langtidsfravær at det har forekommet en mindre reduksjon. Måned Totalt Korttids sykefravær fravær Langtids fravær jan 8,7 3,0 5,7 feb 9,3 3,2 6,1 mar 9,0 3,0 6,0 apr 7,7 2,3 5,4 mai 7,6 2,3 5,3 jun 7,5 2,2 5,3 jul 8,0 2,4 5,6 aug 7,2 2,6 4,5 sep 7,8 3,0 4,8 okt 7,9 2,8 5,1 nov 8,6 3,1 5,5 des 8,4 3,0 5,4 jan 8,4 3,5 4,9 feb 9,3 3,7 5,6 8,5 2,9 5,5 8,1 2,8 5,2 mar Gj.s sykefravær siste 12 mnd Alle ledere tilbys opplæring, kurs, rådgivning og veiledning i forhold til sykefraværsoppfølging. Hittil i år har det vært holdt kurs innen sykefraværsoppfølging for ledere i forhold til arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og styringsrett, samt om tilretteleggingstilskuddsordningen. Nye kurs for høsten 2015 er satt opp. Side 32 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Brudd på arbeidsmiljøloven Antall brudd Jan Feb Mar Apr Totalsum Aml timer per 4 uker 217 348 359 249 1 173 Aml timer per uke 253 405 322 237 1 217 Aml timer per år 1 28 58 87 Gj.snitt helger 1 1 Gj.snitt timer pr uke 27 56 59 42 184 Maks planlagte timer per uke 125 132 141 99 497 Maks timer per dag 465 596 576 422 2 059 Søndager på rad 225 210 202 159 796 Ukefri 387 393 448 326 1 554 Totalsum 1 699 2 142 2 135 1 592 7 568 HF har fortsatt fokus på AML brudd. Det jobbes aktivt for å unngå brudd i kommende perioder. Denne våren er det gjort noen justeringer i grunnsystemet for å presentere bruddene mer presise. Disse justeringene gjør at vi nå også kan hente ut brudd på legene. Helse, miljø og sikkerhet Det ble 3. mars vedtatt HMS-mål og HMS-handlingsplan for 2015. Målene er: • Etterlevelse av arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser • Sykefraværet skal ligge under gjennomsnittlig sykefravær i HSØ, målt mot gjennomsnittlig sykefravær i HSØ 1.10.2013-30.9.2014 (7,2 prosent). • Ledere, verneombud og AMU-representanter skal ha gjennomført pålagt HMS-opplæring Det er etablert måleparameter for de tre målene og divisjonene har ansvar for å utarbeide delmål og tiltak med frister for egne avdelinger. Det har i første tertial vært arbeidet videre med å oppdatere HMS-prosedyreverket, som nå kan sies å være oppdatert. Ved BUK og kirurgisk divisjon er det etablert divisjons-/klinikk AMU. De to divisjonene prøver ut ordningen som pilot i 2015 før det skal tas stilling til om dette er en ordning som skal rulles ut i alle divisjoner/klinikker. I foretakets AMU er det gjennomført 4 møter i første tertial. 27. april tom 30. april ble det gjennomført en arbeidsmiljøuke ved Nordbyhagen. Det ble avholdt et dagsseminar for ledere, hovedtillitsvalgte, verneombud og andre med HMS-oppgaver, videre var det stands med informasjon om ulike HMS-aktører i glassgata, avholdt HMS-quiz og gjennomført litterær lunsj med Geir Lippestad. Det var godt oppmøte på alle aktivitetene. HMSmagasinet omtalte arrangementet i en egen sak i sin nettutgave 28. april. Side 33 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Uhell med fare for mulig blodsmitte: 2014 2015 Meldte uhell til Bedriftshelsetjenesten 2015 1. tert. 1. tert. Kirurgisk divisjon Medisinsk divisjon Barne- og ungdomsklinikken Divisjon for psykisk helsevern Ortopedisk klinikk Divisjon facilities management Kvinneklinikken Divisjon diagnostikk og teknologi HiOA- + UiO- studenter Stab Ukjent skadested/ekstern Sum : 31 19 4 3 0 5 7 1 0 0 22 38 2 3 7 2 3 10 0 0 0 70 87 NB! Tall fra ortopediske avdelinger ligger under Kirurgisk divisjon i 2014. Uønskede HMS-hendelser: Tertial 2015 1.tertial 345 (64)* 2014 342 (51) *hendelser med personskade i parentes I 1. tertial har det blitt meldt om 10 alvorlige hendelser med personskade. Det foreligger interne prosedyrer for oppfølging av personskader. Antall uønskede HMS-hendelser/avvik HiÅ 2015 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Antall meldte hendelser første tertial er ganske lik i 2014 og 2015. Det samme gjelder personskader. Årsaksfordelingen varierer noe da vi i 2014 hadde mange hendelser meldt på annet HMS. For 2015 er disse flyttet fortløpende til riktig kategori, slik at man får en økning på Side 34 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 andre hendelser. Meldinger om trusler/ vold har gått merkbart ned, men tallene er ikke så store at man kan peke på en spesiell årsak eller en spesiell enhet som grunn til nedgangen. Elektroniske HMS-handlingsplaner Alle ledere skal, som en del av aktiviteter i HMS-årshjulet, registrere og følge opp verne- og miljøtiltak i elektronisk HMS-handlingsplan. AMU gjennomgår i møte 26. mai 2015 en status pr divisjon. Status pr 1. tertial for foretaket er: Rapporteringsperiode 1. Tert Etablerte planer (publiserte på intranett) 306 Planer m/aktivitet i perioden 213 Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen Medarbeiderundersøkelsen 2014 ble sendt til 6175 ansatte på Akershus universitetssykehus HF og undersøkelsen fikk en svarprosent på 79 %. Av disse svarte 55 % at de har vært involvert i oppfølgingen av forrige undersøkelse. Dette er en nedgang fra i fjor hvor 59 % svarte ja på samme spørsmål. Det arbeides systematisk med oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen i lederlinjen. Hver enhet gjennomfører oppfølgingsmøter hvor de ansatte, leder og vernetjenesten sammen går igjennom rapporten og utarbeider sin handlingsplan med bevarings- og forbedringstiltak. Tiltakene føres inn i det elektroniske handlingsplansystemet. Lederutvikling Ahus lederskole ble utviklet som et helhetlig program med ulike moduler i perioden 2010-2012. Satsingen på lederutvikling som grunnlag for helhetlig utvikling av organisasjonen er forankret i ‘Strategisk utviklingsplan 2012-2016’. Foretaket har hatt fokus på følgende aktiviteter innenfor ledelse 1 tertial 2015: • • • • • • • • • • Gjennomføring av “Ny som leder” systemopplæring (februar) og basisopplæring (mai) for nye ledere. Igangsatt nytt kull lederutvikling for førstelinjeledere (kull 13). Utviklet og igangsatt nytt program for mellomledere (kull 3). Opplegget er revidert og har stort fokus på implementering av kliniske forbedringsprosesser og aktuelle organisatoriske utfordringer. Gjennomført HMS kurs (40 timer) for blant annet ledere i AMU mv Ulike kurs innenfor personalforvaltning, arbeidstidsplanlegging, sykefravær mv. Tilbud om workshops og tilpassede kurs i personalsystemene, for avdelinger eller divisjoner på forespørsel. Oppfølging av tilbud om nettverksgrupper for primært førstelinjeledere. Planlegger ny nettverksgrupper for ledere av legeseksjoner m.v. Oppfølging av tilbud om ledergruppeutvikling. Flere ledergrupper er i startgropen i løpet av nest tertial. Mini-konkurranse for å få ekstern samarbeidspartner er i sluttfasen. Arbeid med divisjonsvise målrettede planer for lederutvikling er under utvikling. Mål og resultatstyring for alle ledere på Ahus er implementert. 8. juni 2015 arrangeres årets lederkonferanse for alle ledere på Ahus, samt HTV, HVO og divisjonsverneombud. Utdeling av prisen for årets leder. Program med interne og eksterne forelesere. Side 35 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Lederutvikling: Modul Ny som leder - systemopplæring/basisopplæring Førstelinjelederprogrammet Det personlige lederskapet Effektive ledergrupper - ant. deltagere Årlig ledergruppesamling Nettverksgrupper for ledere Ahus lederkonferanse Side 36 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Frekvens 4/2 * år 2 * år 1 * år 1 * år 1 * år Antall deltagere gjennomført Vår Planlagt 2011 2012 2013 2014 2015 høst 2015 34 58 68 34 34 60 48 24 21 119 24 18 14 38 1 1 0 1 4 4 x ant medl. 10 12 80 110 120 130 100 40 64 64 320 370 4.4 Tilgjengelighet og brukerorientering Tilgjengelighet og fritt sykehusvalg Pasienter informeres om fritt sykehusvalg gjennom nettsiden og i pasientbrosjyren til Ahus. Det skal til enhver tid være oppdaterte korrekte ventetider på frittsykehusvalg.no for å sikre at pasienter gis valgmuligheter. Det er etablert et samarbeid mellom HSØ og Ahus om bruk av Kontor for fritt sykehusvalg (KFSV), for å bistå de avdelinger som har lange ventetider. Som et ledd i den regionale satsningen på god tilgjengelighet har Ahus opprettet en ressursgruppe med representanter fra alle divisjoner og klinikker. Representantene har funksjons som ventelistekoordinator i egen klinikk/divisjon. Behandlingslinjer / helhetlige pasientforløp Akershus universitetssykehus koordinerer den regionale satsningen på å sikre erfaringsutveksling, deling og læring mellom foretak i HSØ innenfor det strategiske området Kunnskapsutvikling og god praksis. Brukerutvalget er representert i planlegging og gjennomføring. Det er utarbeidet en handlingsplan for 2015 på bakgrunn av mandat fra HSØ for 2015/2016. I 2015 vil det være et betydelig fokus på implementeringen av 28 pakkeforløp kreft. I den nasjonale Kreftstrategien sies det at Norge skal være førende på helhetlige pasientforløp og at implementering av Pakkeforløp for kreft er et virkemiddel for å nå dette. Det er derfor viktig at pasientforløpene før og etter oppstart behandling, beskrives og gjøres tilgjengelig for pasienter og pårørende samt for helsearbeidere. Det er etablert en internettside på www.ahus.no som viser Pakkeforløp kreft og pasientforløp, inkludert kontaktadresser forløpskoordinatorer pr fagområde. Fagavdelingene utarbeider E-bok (pasientinformasjon) for å sikre at lokal informasjon om utredning og behandling når pasienten. Ahus har implementert fast track hoftebrudd i 2015. Pasientundersøkelser Ahus har hatt mindre forbedringer i svarene på PasOpp undersøkelsen siden 2010 men det er vanskelig å følge opp svarene med konkrete forbedringstiltak da den gjennomføres på foretaksnivå. Ahus har derfor søkt HSØ om å få delta i ordningen med å gjennomføre PasOpp undersøkelse på avdelingsnivå fra og med 2015. Dette vil bidra til at avdelingene får et bedre grunnlag for å iverksette forbedringstiltak på bakgrunn av tilbakemeldinger fra pasientene. Side 37 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4.5 Forskning og innovasjon Forskningsaktiviteten på Ahus måles i antall publikasjoner, antall forsvarte doktorgrader og antall innvilgede søknader om eksterne forskningsmidler. I 2014 ble det publisert 238 artikler med Ahus adresse, og 14 ansatte har disputert. Antallet artikler er på samme nivå som de tre foregående årene, mens antallet doktorgrader igjen viser en økning. Per 1. tertial 2015 har fem ansatte disputert. Doktorgrader per år 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Rapportering til NIFU (Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning): I henhold til den årlige rapporteringen av ressursbruk til forskning til NIFU har det vært en økning i antallet årsverk på ca 21 fra 2013 til 2014. Noe av dette skyldes økning i ekstern finansiering, men den største økningen har kommet internt. Dette kan skyldes en bedre registrering i klinikken. Totale driftsutgifter til forskning inkluderer lønn, pensjon, arbeidsgiveravgift, direkte driftsutgifter og indirekte driftsutgifter (andel av kostnader i fellesavdelinger m.m.) 2011 2012 2013 2014 Årsverk 98,1 105,5 122 142,9 Driftskostnader 81.961.000 109.257.000 138.231.000 164.694.000 Handlingsplaner for forskning: Forskningsstrategien for 2013-2016 ble vedtatt av styret våren 2013. På bakgrunn av forskningsstrategien har de ulike klinikkene utarbeidet sine handlingsplaner. Disse er tilgjengelig på internett: http://ahushf.fpl.nhn.no/fagfolk_/forskning_/Sider/Handlingsplaner-i-divisjoneneklinikken.aspx. Forskningsledelsen arbeider med å utarbeide en overordnet handlingsplan for forskning. Handlingsplanen vil bli fremlagt for Sykehusledelsen våren 2015. Side 38 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Innovasjon: På Ahus er det et godt fungerende system for kommersialiserbare innovasjoner hvor det i september 2014 ble undertegnet en revidert kontrakt med Inven2. Per 1. tertial 2015 er det sendt inn tre DOFI og det er fire pågående innovasjonsprosjekter. Innovasjonsrådgiver i samarbeid med Innkjøp og Datafangst, har på vegne av HSØ ledet arbeidet med en nasjonal anskaffelse av et elektronisk verktøy for idemottak og prosessering. Anskaffelsesprosessen startet våren 2014 og ble sluttført i desember. Løsningen piloteres våren 2015 i Barne- og ungdomsklinikken. Nasjonalt nettverk for helsetjensteforksning – oppstartsmøte 18. mars 2015: Nasjonalt nettverk for helsetjenesteforskning avholdt sitt oppstartsmøte i Auditoriet på Akershus universitetssykehus onsdag 18. mars 2015. Nettverket er et av seks nasjonale nettverk forankret i Nasjonal samarbeidsgruppe for helseforskning (NSG). I tilknytning til satsningen er det oppnevnt et fagråd som ledes av professor Jan Abel Olsen fra Universitetet i Tromsø. Avdeling for helsetjenesteforskning (HØKH) er utpekt av Helse Sør-Øst til å være det koordinerende miljøet for satsningen. Det er ansatt to nettverkskoordinatorer i deltidsstillinger ved HØKH. Møtet samlet drøyt 150 deltagere fra ulike forskningsmiljø, fra den sentrale helseforvaltningen, Forskningsrådet, de regionale helseforetakene, helseforetak, kommunene, industrien og universitets- og høyskolesektoren. Temaene som ble drøftet var forskningspolitikk, forskningsfinansiering, samarbeid mellom helsetjenesten, beslutningstakere og forskningen, og mulige datakilder for helsetjenesteforskning herunder nasjonale registre innenfor spesialist- og kommunehelsetjeneste samt kvalitetsregistre. Dagen ble avsluttet med en kort plenumsdiskusjon om veien videre for det nasjonale nettverket. Åpen Dag: Tirsdag 14. april arrangerte Ahus for syvende gang “Åpen dag med fokus på fag og forskning”. Hensikten med åpen dag er at innbyggere og ansatte skal få kjennskap til fag- og forskningsaktiviteten på Ahus. Vi er opptatt av å vise befolkningen at Ahus er et sykehus med et høyt faglig ambisjonsnivå og dyktige fagfolk. Mer enn 200 personer hadde møtt opp i Auditoriet og fikk høre foredrag om blant annet ALS (Amyotrofisk lateralsklerose), parkinson, hjerneslag, utposinger på tykktarmen og utslitte knær. Åpen kveld arrangeres hvert år i mars/april og er en invitasjon til befolkningen i opptaksområdet. Foredragene er korte, og med god anledning til å stille spørsmål etterpå. Foredragsholderne skriver korte oppsummeringer av sine foredrag som vi deler ut sammen med en kontaktadresse - slik at den som ønsker kan ta kontakt for å få mer informasjon. Brukermedvirkning i forskning: Det er utarbeidet nasjonale retningslinjer for brukermedvirkning i forskning. En arbeidsgruppe nedsatt av Felles forskningsutvalg (FFU) har i samarbeid med Brukerrådet på sykehuset utarbeidetet forslag til organisering av strukturert brukermedvirkning for forskning på Ahus. Strategiske forskningsmidler 2016: Ved søknadsfristen 26. mars var det kommet inn totalt 74 søknader. To søknader ble administrativt avslått da prosjektleder ikke hadde dr.grad. Det er søkt om totalt kr 26.330.000. Søknadene er sendt til eksterne fagfeller for vurdering. Felles Forskningsutvalg skal på bakgrunn av fagfellenes vurdering tildele midlene for 2015 i møte 15. juni. Side 39 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4.6 Investeringer og likviditet Investeringer Styret behandlet i oktober 2014 sak om prioritering av investeringer i 2015 (sak 94/14) og vedtok investeringer innenfor en økonomisk ramme på 80,6 mill kr. Investeringsbudsjettet for 2015 var basert på en forventet ramme fra Helse Sør-Øst på 72,5 mill kr, samt ubenyttet likviditet på 8,1 mill kroner fra tidligere år. I endelig budsjett 2015 reduserte Helse Sør-Øst investeringsrammene for Akershus universitetssykehus til 58 mill kr. Investeringsrammene er meget begrenset og det søkes derfor å opprettholde opprinnelig investeringsnivå på 80,6 mill kroner med tilleggsfinansiering fra mulige salg. Tabellen under viser status for investeringsprosjektene pr 30.04.2015: Finansiering Prosjekter 1. Prosjekter > 10 mnok; herav: Fra Bud 2015 2013/2014 Antatt Estimat Bokført likviditets total HIP pr effekt prosjekt30.04 2015 kostnad Total Avvik Kommentarer 90 800 55 300 146 100 96 073 29 665 147 081 -981 11 700 15 500 24 000 39 600 0 8 000 18 200 1 700 5 400 22 000 19 700 33 700 25 700 45 000 22 000 19 668 4 692 26 742 44 971 0 592 29 008 305 -240 0 19 668 33 700 26 742 44 971 22 000 32 0 -1 042 29 0 2. MTU-prosjekter <10 mnok; herav: 0 10 000 10 000 6 630 3 000 9 630 370 Bronkoskoprack Gastrolab Endoskopi Gastrolab Endoskopirack, Gastrolab Ultralydapparat hjerte Finansiering av MO/PO Utstyr for automatisk prøvehåndtering Ikke finansiert ramme 2014 0 0 0 0 0 0 0 1 000 800 700 500 3 500 2 000 1 500 1 000 800 700 500 3 500 2 000 1 500 0 0 0 0 3 198 1 932 1 500 1 000 800 700 500 0 0 0 1 000 800 700 500 3 198 1 932 1 500 0 0 0 0 302 68 0 0 15 300 15 300 1 070 15 300 15 300 0 0 15 300 15 300 1 070 15 300 15 300 0 0 0 0 5 428 8 663 8 663 -8 663 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 300 0 128 5 300 1 563 1 800 5 300 1 563 1 800 -5 300 -1 563 -1 800 0 0 0 0 5 556 5 556 -5 556 0 0 0 0 0 0 0 0 2 277 3 279 2 277 3 279 -2 277 -3 279 62 184 186 230 -14 830 Skytta PCI Kapasitetsutvidelsen NN Utvidelse av akuttmottaket Phillips-avtale 3. Løpende havarier; herav: Generell breakdown 4. Ekstraordinære inv. - eksterne pålegg Blodbestråler Biopsiapparat ifm kreftforløpene Tolkesentral 5. Business case Økt elektiv ortopedi Utvidet tilbud epilepsi Sum 90 800 80 600 171 400 109 201 Avsluttet Ferdig juni 2015 Avsluttet Avsluttet Pågår, likv.effekt 2015 sjekkes Pågår Pågår Pågår Pågår Avsluttet Avsluttet Avsluttet Pågår Pålegg Hdir Oppfylle ODB Estimat fra fagavd. Positiv drift min 4 mnok Positiv drift ca 10 mnok Av de større prosjektene er Skytta, kapasitetsutvidelsen i Nye Nord og akuttmottaket avsluttet. PCI-prosjektet pågår for fullt og laboratoriene er planlagt ferdig i løpet av juni. Vedtatte MTUinvesteringer er i gang og vil være på plass i løpet av 2015. Videre medfører lav gjenanskaffelsesevne at omfanget av havarier øker. Så langt i 2015 er det anvendt 6,9 mill kroner til erstatning av blant annet defekt ultralydvaskedesinfektor, defekte analyseinstrumenter, havarert EMG-maskin, endoskopier og ultralydprober. I tillegg har Ahus fått nasjonale og regionale pålegg om anskaffelse av blodbestråler for å ivareta krav til sikkerhet av utstyr på Blodbanken, og et Biopsiapparat for utredning av prostatakreft er anskaffet for å oppfylle krav til kreftforløpene. I tillegg innebærer etablering av en felles tolkesentral behov for investeringer anslått til 1,8 mill kroner. Samlet investeringsbeløp er 8,7 mill kroner. Business-case for å øke egendekningen innenfor elektiv ortopedi (knær, hofte og rygg) har vist positive kontantstrømmer etter kort tid. Det samme viser kalkylen for utvidet tilbud til epilepsipasienter ved Ahus, hvor kjøp av plasser kan reduseres. Det er derfor planlagt nødvendige investeringer i utstyr på 5,6 mill kroner for å oppnå driftsøkonomiske gevinster. Side 40 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Likviditet Ahus har fortsatt en utfordrende likviditetssituasjon og følger utviklingen tett gjennom hele året. I slutten av april hadde foretaket benyttet 717,4 mill av den totale driftskreditten på 839 mill. kr. Hovedårsakene til at det er trukket såpass mye på kreditten er tilbakebetalt basis på grunn av pensjonsendringer i 2014 (308 mill. kr) og regnskapsmessige underskudd over tid. Driftskredittrammen ble redusert med 70 mill. til 839 mill. med virkning fra 30.4.2015, dette som følge av at økningen foretaket fikk høsten 2014 kun var midlertidig. Akkumulert resultat pr april viser et negativt avvik fra budsjett på 78,8 mill hvorav 34,6 skyldes merkostnader pensjon. Likviditetsmessig har vi et negativt avvik ift budsjett på 27,9 mill. Variasjonene mellom månedene skyldes normale svingninger i bl.a. fakturaflyten. At foretaket likviditetsmessig ligger dårligere an enn budsjett, henger sammen med at man resultatmessig også gjør det. Mye av de økte kostnadene er betalbare kostnader med likviditetseffekt, som gjestepasientkostnader, medikamentkostnader etc. Dette gjør at utbetalingene fra foretaket er større enn forutsatt. Side 41 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4.7 Organisering og utvikling av fellestjenester Felles tjenesteleverandør i Helse Sør-Øst, Sykehuspartner, skal levere tjenester innenfor HRområdet og IKT-området. IKT-området Sikker og stabil IKT-drift Oversikten over antall kritiske hendelser og utviklingen de siste 12 måneder er mottatt oppdater fra Sykehuspartner pr mars 2015. Trend kritisk hendelser (siste 12 måneder, kilde Sykehuspartner). Trenden, med stadig færre kritiske hendelser gjennom 2014 er brutt gjennom 2015. Utviklingen i 2015 i forhold til kritiske hendelser, viser et jevnt antall hendelser som er berørt, og med et økende antall uønskede hendelser (bortfall av tjeneste) gjennom de 3 første måneder. Antall uønskede hendelser er et svært sammensatt bilde, hvor flere ulike tjenester er berørt, med få fellestrekk på årsaker. En grunnleggende problemstilling som kan trekkes frem er Ahus sin aldrende Citrix-plattform, som trenger et betydelig løft. Det jobbes gjennom Sykehuspartner med å etablere en plan for oppgradering og utskifting av plattformen. Imidlertid har Sykehuspartner en pågående prosess gjennom prosjekt “Task force” iverksatt i november 2014, gjennomført utbedringsarbeid samtidig som det gjennom program for Digital fornying i HSØ pågår et utbedringsarbeid. Ahus følger dette arbeidet tett. Digital fornying I henhold til Digital fornying i regionen, er planbildet justert ihht revidert innretning av gjennomføringen besluttet i Fornyingsstyret i desember 2014. For Ahus skisseres en betydelig aktivitet gjennom flere år, innen følgende hovedområder: • Ahus er regional pilot for innføring av Kjernejournal og har etter planen gjennomført en vellykket pilot og tatt i bruk tjenesten i Q3 2015. Prosjektet har samarbeid med HOD som er ansvarlige for all tilrettelegging og ibruktakelse av tjenesten mot innbyggerne, PHT og kommunesektoren i opptaksområdet. Side 42 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 • • • • BUP data skal konverteres over på DIPS, i løpet av Q4 Prosjekt regionalt Radiologi (RAD) (fagsystem for bildediagnostisk avdeling), er noe forsinket ihht den regionale planen. Oppstart etablering av prosjektet på Ahus er så smått påbegynt, hvor justert plan indikerer mottak og oppstart Q2/3 2016. Laboratoriemedisin har pilotert Interaktiv Henvisning og Rekvirering (IHR) for regionen og breddet løsningen til 3 legekontorer i opptaksområdet. Venter nå kun på etablering av forvaltningsorganisasjon i Sykehuspartner slik at løsningen kan breddes ytterligere. DIPS oppgraderes ihht det regionale målbildet og myndighetskrav i flere etapper frem mot Q4 2017. Første steg ble gjennomført med positivt resultat natt til søndag i uke 19/2015. IKT-områdeplan Ahus sin IKT- områdeplan som ble revitalisert i 2014, favner nå 7 egen initierte satsningsområder. Et av områdene er terminert, hvilket vises gjennom nedenstående: Utviklingsprosjekt Eier Whiteboard Informasjonsskjermer Compacs Pasientterminaler Tolkesentralen Lederportal “Min side” ALIS Elektronisk ID-sikring ved prøvetaking og transfusjon DDT Kommunikasjonsavdelingen DDT DDT Enhet for utvikling HR terminert EØF DDT Alle 7 aktive satsningsområder er på forskjellige stadier i utviklingen. Satsningsområdene følges opp av respektive eier, gjennom IKT- forum og styres ift det økonomiske mulighetsrommet. Omtalen av de respektive satsningsområder er beskrevet i ledergruppesak 90/14. Flere av satsningsområdene vil bidra til optimalisert pasientsikkerhet og økt virksomhetsstyring. Felles logistikk- og økonomisystem Ahus gikk som første foretak over på HSØ sitt regionale logistikk og økonomisystem (ERP) 01.06.14. Dette innfases i 3 ulike releaser, 1.06.14, 1.11.14 og 01.06.16. Den regionale løsningen er bygd på Ahus sitt gamle ERP system (Oracle EBS) og med nye regionale løsninger innenfor logistikk og økonomi. Ahus har deltatt med flere deltagere i design og testfase i det regionale ERP prosjektet. Det er laget en gevinstrealiseringsplan for Ahus i forbindelse med innføringen av det regionale ERP systemet. Foretaket har i 1. tertial jobbet med forskjellige tiltak innenfor følgende områder: • Redusere andel ubehandlede fakturaer • Øke andel kjøp gjennom ERP system • Øke kjøp totalt på avtale • Øke kjøp gjennom FS (Forsyningssenteret) • Redusere andel fritekstbestillinger i ERP systemet Side 43 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4.8 Samhandlingsreformen Ett av hovedmålene med samhandlingsreformen var at pasienter som var klare for utskrivning skulle mottas i kommunene. Dersom kommunene av faglige grunner ikke kan ta imot pasienten må de betale for overliggerdøgn. Det er med sterk bekymring vi ser at antallet utskrivningsklare pasienter/døgn igjen øker. Vi har fra bydelen og et par kommuner fått tilbakemelding om at de lar pasientene bli på sykehuset fordi dette er rimeligere enn å tildele korttidsplass. Tabellen nedenfor viser antall liggedøgn for 21 kommuner og 3 bydeler i perioden januar – mars 2015 Ett annet hovedtiltak er etablering av kommunale akutte døgnplasser. I Ahus sitt opptaksområde, er dette til nå kun etablert for kommunene på nedre Romerike og i Oslo. Belegget i Oslo er godt, mens plassene på KAD Nedre Romerike blir dårlig benyttet. Etter et oppsving rundt jul har belegget sunket, og var i mars på ca 20%. De andre kommunene i Ahus opptaksområde planlegger oppstart senhøstes 2015 eller fra 10.01.2016. Til sammen vil kommunene ha 40 plasser til disposisjon fra 01.01.2016. I tillegg kan Ahus benytte ca 20% eller ca. 14 plasser av de totalt 72 plassene som planlegges etablert på KAD Aker. Ahus følger utviklingen tett og mottar daglig oversikt over belegg på Nedre Romerike KAD. Det er iverksatt flere tiltak med tanke på å bedre rekruttering til og belegget på Nedre Romerike KAD. Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst har revidert området utskriving av pasienter til kommunehelsetjenesten. Rapporten forelå 1. kvartal, og vi er nå i gang med å lage handlingsplan for å svare ut avvik. De kunne konstatere at det var utarbeidet retningslinjer og avtaler på området, men at disse var dårlig kjent og dårlig etterlevd ute i klinikken. Det var særlig bekymring knyttet til overføring av riktige medisiner og medisinopplysninger. Kvalitet i utskriving og overføring av pasienter er et svært viktig område for pasientsikkerhet, men er ikke en del av pasientsikkerhetskampanjen. Det er etablert samarbeidsarenaer og utvalg for å bedre samarbeidet på ulike områder både mellom Ahus og kommunene og Ahus og bydelene. Samarbeidet med bydelene er på en del områder preget av den diskusjonen som nå foregår mellom Helse sør- Øst og Oslo kommune om fremtidig struktur på sykehustjenestene i hovedstadsområdet. Bydelene opplever det som krevende å måtte samarbeide med 4 sykehus. Side 44 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 4.9 Revisjoner og eksterne tilsyn Oversikt over eksterne tilsyn 1. tertial 2015. Det er i 1.tertial gjennomført tilsyn fra tre eksterne tilsynsmyndigheter. Det vises til vedlagte skjema som synliggjør alle eksterne tilsyn som er gjennomført i perioden, status på tidligere tilsyn hvor avvik ikke er lukket, samt avsluttede tilsyn Når det gjelder tilsyn hvor det ikke er mottatt skriftlig tilbakemelding fra tilsynsmyndighet følges det opp med kontakt med aktuell myndighet. Forbedringsarbeidet starter opp uavhengig av skriftlig rapport, da sluttmøte etter tilsyn gir en oppsummering av funn. A. Tilsyn 1.tertial Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Tilsyn gjennomført ved Nordbyhagen, tre divisjoner og to stabsområder har vært involvert. Det er avdekket tre avvik og en anmerkning. Brannvesen Det er gjennomført fem tilsyn, hvorav fire innen psykisk helsevern. Det er ikke avdekket avvik. Siste tilsyn er en verifikasjon av pålegg ved Nordbyhagen (somatikk). Påleggsvedtak fra 12.1.214 er lukket og avsluttet innen gitt tidsfrist. Når det gjelder de to andre avvik fra tilsyn er tilbakemelding med tiltaksplan tatt til etterretning. Områdene vil bli fulgt opp ved neste gangs tilsyn. Riksrevisjonen Som en del av Riksrevisjonens selskapskontroll for 2014 er det o Informert om oppstart av undersøkelse om kontroll av informasjonssikkerhet i medisinskteknisk utstyr (MTU) o Gjennomført utvidet kontroll av helseforetakenes kirurgiske pasientbehandling Det er i forbindelse med oppstart av en forvaltningsrevisjon, for å undersøke om samhandlingsreformen så langt bidrar til å nå overordnede helsepolitiske mål om mer kostnadseffektive tjenester med bedre kvalitet gjennomført et møte med Ahus. B. Tilsyn som ikke er avsluttet Fylkesmannen i Oslo og Akershus, Helseavdelingen o Gastrokirurgisk avdeling Overordnete vurderingstema var om Ahus sikrer at pasientene ved Gastrokirurgisk avdeling får forsvarlige helsetjenester. Mer opplysninger foreligger i etterfølgende tabell o Akuttmottaket, videre oppfølging etter tidligere korrespondanse med ytterligere opplysninger knyttet til systemet IMATIS, oppholdstid for pasienter i akuttmottak og medisinsk kompetanse o Intensivkapasitet, videre oppfølging med innsending av etterspurt dokumentasjon med unntak av rapporten fra sengepostprosjektet, da denne ikke var ferdigstilt. Ettersendes når den er ferdigstilt Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Revisjonen av områdene virksomhetsstyring, utskrivning og kompetansestyring har avdekket svakheter i helseforetakets intern styring og kontroll. Gjennomgangen har særlig vist at roller, ansvar og oppgaver i og mellom linjen og stab ikke er tydelig eller avklart. Særlig stabens rolle for tilrettelegging og oppfølging/monitorering innenfor de ulike områdene må tydeliggjøres. Side 45 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 C. Tilsyn som er avsluttet Statens strålevern Ved det gjennomført tilsyn ved Nukleærmedisinsk seksjon ble det ikke avdekket avvik og tilsyn er avsluttet. Det vises for øvrig til etterfølgende tabell. Side 46 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Eksterne tilsyn Tilsyn gjennomført 1.tertial 2015 Tilsyns- og revisjons myndighet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Tilsynsobjekt Avvik / anmerkninger Oppfølging av tidligere revisjoner Det er gitt tre avvik og en anmerkning 11.07.15 o Ahus melder ikke uhell med aktive implantater til DSB. Kommentar: DSB hadde med 2 meldinger gjeldende uhell med aktive implantater som hadde skjedd ved Ahus. Disse er ikke meldt til DSB eller meldt internt o Ahus har ikke sikret at alle som bruker elektromedisinsk utstyr har påkrevet kompetanse. Kommentar: Dokumentasjonen rundt kompetansen i bruk av elektromedisinsk utstyr spriker veldig fra ingen dokumentasjon til godt dokumentert. De fleste reviderte avdelingene mangler dokumentasjon som sikrer kompetanse i bruk av elektromedisinsk utstyr o Det er ikke tatt stilling til hvilken standard/norm en boligkontroll skal følge når BHM skal utplasseres i private boliger. Kommentar: Bravida foretar kontrollen i private boliger der elektromedisinsk utstyr skal utplasseres. Det er ikke tatt stilling til hvilken standard/norm de skal utføre kontrollen etter 23.03 – 08.04.15 Side 47 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Frist for tilbakemelding Kommentarer Status Meldingsrutiner ble umiddelbart gjennomgått og revidert Frist for tilbakemelding med redegjørelse for hvordan avvikene vil bli fulgt opp og angivelse av når de vil være lukket er 11.07.15 Riksrevisjonen (RR) Selskapskontrollen 2014 Utvidet kontroll om kirurgisk pasientbehandling i helseforetakene – datainnsamling Spørreskjema er besvart for de seks utvalgte behandlingene: Fjerning av livmor Fjerning av eggstokk/eggleder Lyskebrokk Gallesten Skiveprolaps og dekompresjon av nerverøtter, Fjerning av mandler RR ønsker derfor å få ytterligere informasjon om bl. a: Ny henvendelse fra RR, de er interessert i å utdype svarene og få ytterligere informasjon knyttet til behandlingen fjerning av livmor, fordi Ahus ligger høyest i andel dagkirurgi for fjerning av livmor. Samtidig er det få foretak som har lykkes å utføre dette dagkirurgisk. o o o Utdyping av hvordan og årsaker til at foretaket utfører dagkirurgi for fjerning av livmor Eventuelle betraktninger om forhold som organisering, beliggenhet, planlegging av pasientforløp el andre har påvirket den dagkirurgiske utviklingen av behandlingen. Eventuelle utfordringer knyttet til medisinsk forsvarlighet og pasientforløp Selskapskontrollen 2014 Informasjonssikkerhet i medisinsk teknisk utstyr Riksrevisjonen ønsker å få tilsendt etterspurte dokumenter, samt at det oppnevnes en kontaktperson som har god kjennskap til det aktuelle tema Dokumentasjon er innsendt innen fristen og kontaktperson oppnevnt Forvaltningsrevisjon Samhandlingsreformen – møte i forbindelse med oppstart Det er gjennomført møte med deltakelse fra enhet for samhandling og fra Kirurgisk divisjon. Utkast til referat er mottatt. For å sikre at revisjonen gjennomføres med et mest mulig grunnlag bes Ahus om å gjennomgå og evt komme med rettelser og utdypende kommentarer Side 48 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Telefonmøte berammet til 7.mai Brannvesen Ahus Nordbyhagen Tre avvik fra tilsyn 12.11.14 Verifikasjon av pålegg o Manglende avviksoppfølging etter 06.03.15 Avsluttet årskontroll av sprinkleranlegg. Påleggsvedtak fra 12.1.214 er lukket og avsluttet innen gitt tidsfrist. Forhåndsvarsel om vedtak om tvangsmulkt gitt i påleggsvedtaket er ikke lenger aktuelt og er å regne som en nullitet. o Manglende sporbarhet av iverksatte rutiner i forbindelse med korridorpasienter, overbelegg Framdriftsplan som viser hvordan og når påpekte avvik vil bli rettet er levert innen frist o Manglende dokumentasjon av Brannvesen tar tilbakemelding med tiltaksplan til etterretning. Områdene vil bli fulgt opp ved neste gangs tilsyn gjennomførte brannøvelser Elvestad Ingen avvik Avsluttet 26.01.15 Follo DPS Døgnenheten Ingen avvik Avsluttet 30.03.15 Ahus – ARA seksjon, Klosteret Ahus – DPS/BUP/ARA Nedre Romerike Tilsyn utført ved egenmelding Sendt innen fristen Tilsyn utført ved egenmelding Sendt innen fristen Tilsyn fra tidligere Statens strålevern Nukleærmedisinsk seksjon Det er ikke avdekket avvik, men en anmerkning 04. – 05.11.14 Side 49 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Avsluttet Fylkesmannen i Gastrokirurgisk Oslo og Akershus, avdeling Helseavdelingen Det overordnete vurderingstema var om Ahus sikrer at pasientene ved Gastrokirurgisk avdeling får forsvarlige helsetjenester. 11 – 13.11.14 Tilsynet omfattet vurderingen i et pasientforløp, herunder hvordan helseforetaket sikrer: o Forsvarlig håndtering av henvisninger o At helsehjelpen til pasientene blir iverksatt på forsvarlig måte og innen forsvarlig tid o At utredninger og behandling er forsvarlig o At helseforetaket gjennom sin internkontroll sørger for kontinuerlig evaluering, og eventuell endring Konklusjon Fylkesmannen finner at Akershus universitetssykehus HF har brutt spesialisthelsetjenesteloven § 2-2, jf. forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4, første og andre ledd bokstav c, d, f og g. Fylkesmannen ber helseforetaket, innen utgangen av mars 2015, om å oversende en redegjørelse/plan: o over tiltak som o o Akuttmottaket Oppfølging etter tidligere korrespondanse og kontaktmøte. Det bes i brev mottatt 23.12.14 om ytterligere opplysninger knyttet til o Systemet IMATIS o Oppholdstid for pasienter i akuttmottak. o Medisinsk kompetanse Side 50 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 eventuelt er satt i verk og som vil bli satt i verk for å rette lovbruddet som beskriver hvordan helseforetakets ledelse vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt og virker som planlagt hvor egne frister for å sikre framdrift framgår Etterspurte opplysninger innsendt innen fristen 15.03.15. Redegjørelse/plan innsendt innen fristen Intensiv Forespørsel om kapasitet for ivaretakelse av intensivpasienter pr. 01.04.15, som inneholder opplysninger om: o belegg/utnyttelse av intensiv/overvåkningssengene inntil da for 2015 o spesialsykepleierbemanning o eventuelle avviksmeldinger knyttet til intensivavdelingen og eventuelle konsekvenser for sengepostene Det bes også om å få oversendt rapporten fra sengepostprosjektet. Konsernrevisjonen Virksomhetsstyring, Revisjonen har avdekket svakheter i Helse Sør-Øst utskrivning og helseforetakets interne styring og kontroll. kompetansestyring Gjennomgangen har særlig vist at roller, ansvar og oppgaver i og mellom linjen og stab ikke er tydelig eller avklart. Særlig stabens rolle for tilrettelegging Slutten av oktober til og oppfølging innenfor de ulike områdene må begynnelsen av tydeliggjøres. Avdekkede svakheter kan innebære en økt risiko januar 2015. for at helseforetaket ikke når sine mål og krav, brudd på regelverk, manglende etterlevelse av rutiner/prosedyrer, fragmentert styring og unødvendig bruk av ressurser. Rapporten bruker “anbefalt tiltak” der det er avdekket svakheter og “anbefaling ikke gitt” der det ikke er avdekket svakheter. For revisjonsområdene er det gitt følgende tilbakemelding: Virksomhetsstyring: 8 revisjonskriterier hvor det er “anbefalt tiltak”, 1 “anbefaling ikke gitt” og 1 “kriteriet ikke vurdert” Utskrivning av pasienter: 5 revisjonskriterier hvor det er “anbefalt tiltak”, 2 “anbefaling ikke gitt” og 3 “kriteriet ikke vurdert” Kompetansestyring: 6 revisjonskriterier hvor det er “anbefalt tiltak”, 0 “anbefaling ikke gitt” og 4 “kriteriet ikke vurdert” Side 51 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15 Etterspurt dokumentasjon levert innen frist, med unntak av rapporten fra sengepostprosjektet, da denne ikke var ferdigstilt. Ettersendes når den er ferdigstilt. Ansvaret for arbeidet er lagt i linje, med koordineringsansvar av viseadm. direktør v/Sekretariatet. Det er etablert ei arbeidsgruppe med medlemmer fra HR, Økonomi, fag v/samhandling og kompetanse og utdanning, samt viseadm. direktør som skal jobbe med hvordan vi skal sørge for bedre virksomhetsstyring ved Ahus. Foretaksrevisor er rådgivende til gruppa. Arbeidet som gjøres innenfor alle tre revidert områdene vil bli sammenstilt i én felles sak med én felles tiltaksplan. Det er planlagt styresak 24. juni hvor rapporten fremlegges sammen med tiltaksplan Tilsyn/revisjoner som er varslet Side 52 av 52 / Akershus universitetssykehus HF - Styresak 35/15
© Copyright 2024