Sluttrapport for Refusjoner - Blogg
BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell) Sluttrapport for Refusjoner Dette dokumentet er en kombinert sluttrapport og plan for realisering av nytte og gevinster som følge av prosjektet. Hensikten med sluttrapporten er å sikre at erfaringsoverføring og læring gjort i prosjektet slik at andre i HiOA kan ta dra nytte av den innsatsen som er lagt ned. Hensikten med plan for realisering av nytte/gevinster, er å sikre at prosjektet faktisk får de tilsiktede nytteffektene/gevnst som opprinnelig var tiltenkt da prosjektet ble igangsatt. Del A: Beskrivelse av prosjektet Det ble åpnet opp i SAP-portalen (ved årsskiftet 2013/2014) for å legge inn refusjoner digitalt. Høgskolen har som strategi å digitalisere så mye som mulig av de administrative tjenestene for å forenkle prosessene, så vel som skape mer brukerorienterte tjenester. Refusjonsprosessen var papirbasert i form av wordskjema for søknad om refusjon av utgifter. Prosessen ble behandlet manuelt av økonomimedarbeidere gjennom regnskapsprogrammet. Prosjektets forløp og prosjektleders erfaringer Prosjektet startet mai 2014. Det ble tidlig avholdt møte med Uninett for å forstå muligheten for digitale refusjoner i SAP og det ble undersøkt hvorvidt det var nødvendig med fysiske versjoner av kvitteringer og bilag. Gjennom endringer i Skatteetatens regelverk av juli 2014 bortfalt behovet for fysiske kvitteringer. Dette innebar at prosessen kunne heldigitaliseres gjennom elektroniske versjoner av bilag. Behovet for postgang bortfalt. Det ble utarbeidet en veileder for brukere på hvordan benytte refusjonsmodulen i SAPportalen, og hvordan man benyttet digitale bilag. Det ble også undersøkt tidsbruk blant økonomimedarbeidere brukt til support på refusjonsprosessen. I snitt brukte økonomimedarbeidere 1 time pr uke, men med variasjon fra 5 min til 4timer. Prosjektet ble forankret blant fakultetsdirektører, økonomiledere og på møte for førstegodkjennere i perioden mai-september 2014. Likevel opplevde man i ettertid at brukere som benyttet løsningen fikk tilbakemelding fra økonomimedarbeidere om at scannede kvitteringer ikke var gyldige. Prosjektet hadde også ambisjon om å se prosjektet mer i sammenheng med innkjøpsområdet, men dette ble ikke utført. Prosjektet bevegde seg etter hvert i retning hvor dette ikke ble ansett som naturlig oppfølgingspunkt. Enkelte medarbeidere har også meldt ifra om at behandling av bilag i SAP-portalen er noe tungvint og medfører «mange klikk». Innspillet følges opp gjennom E-HR-prosjektet som undersøker enklere arbeidsmetoder. Prosjektet anser likevel at verdien for økonomimedarbeidere av å umiddelbart kunne motta bilagene vesentlig utveier ulempen med «mange klikk». I tillegg må prosessen kunne anses som enklere for brukeren da hele prosessen foregår i SAP-portalen. Prosjektet struktur Prosjektleder: Inger Heidi Flesli Prosjekteier: Jan Martiniussen Prosessveileder OU: Kent Grødem BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell) Samfunnsmål fra Strategi2020 A. Utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer Del B: Hva vil man oppnå med prosjektet? Hensikt med prosjektet Prosjektet skulle sørge for at modulen for refusjon av utgifter ble tatt i bruk på en hensiktsmessig måte for hele HiOA. Effekter og gevinster identifisert - Leveranser: - - Avklare behov for fysisk kvittering Utarbeide brukerveiledning for løsningen Gjøre løsningen kjent for økonomimedarbeidere og brukere Fjerne papirskjema for refusjonsløsning – brukes kun for brukere som ikke har adgang til SAP - Enklere og digitalisert løsning for refusjon av utgifter for brukere Redusere tid brukt til support på prosessen fra økonomimedarbeidere Redusert bruk av papirskjema Redusert tid brukt på behandling av refusjoner av økonomimedarbeidere Del C: Oppfølging av prosjektet Prosjektet overføres til Avdeling for økonomi som har forvaltningsansvar for refusjonsprosessen. Samtidig følges uavklarte momenter opp gjennom E-HR-prosjektet og dets fokus på reiseregningprosessen som har mange likheter med refusjonsprosessen. Ansvarlig for oppfølging: Jan Marthiniussen Estimert tid for gjennomføring: Prosjektet anses ferdigstilt 1.1.2015, men med oppgradering 1.4.2015 da alle reise- og refusjonsbilag skal være heldigitalisert i forbindelse med endring av reiseregningsprosessen. Utestående aktiviteter ved prosjektslutt Utestående aktiviteter kan løses enten av prosjektets ressurser eller linjeressurser. Aktivitet Frist Fjerne mulighet for fysiske bilag 1.4.2015 Ansvarlig (navn og enhet) E-HR v/Joakim Fredriksen Forankringsaktiviteter i overføring til linja Prosjektet hadde noe utfordringer i kommunikasjon av løsningen til brukere og økonomimedarbeidere. Videre informasjon håndteres gjennom E-HR-prosjektet. BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell) Plan for gevinstrealisering og risikohåndtering Samfunnsmål Utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer Effekter og gevinstmål Resultatindikator Datakilde Måling Risiko Risikosannsynlighet og Tiltak -vesentlighet Enklere og digitalisert løsning for refusjon av utgift for brukere Undersøke førstegodkjenneres opplevelse av tilbakemeldinger på bruk av funksjonen. Redusert tid brukt på support på prosessen fra økonomimedar beidere Undersøke tid brukt til support hos førstegodkjennere Førstegodkj ennermøte Suksesskriterium: Over halvparten av førstegodkjennere melder at brukere virker mer fornøyd. Suksesskriterium: I gjennomsnitt brukes mindre enn 1 time på support. Førstegodkj ennermøte Spørri ng – mars 2015 og høst 2015 SAP-portalen har høy brukerterskel. Kan være misnøye mot ting vi ikke kan endre på. Moderat sannsynlighet. Spørri ng – mars 2015 og høst 2015 SAP-portalen har høy brukerterskel. Kan være misnøye mot ting vi ikke kan endre på. Moderat sannsynlighet. Kommunisere ut gevinsten for brukeren. Kan formidles på godkjennermøte. Følges opp av Inger Heidi. Forbedre brukerveiledningen – sees i sammenheng med EHR. Forbedre brukerveiledning. Bli tydeligere på at det finnes brukerveiledning. Trene godkjennere i å vise til veiledning. Følges opp av Inger Heidi, og E-HR. BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell) Redusert bruk Økonomimedarbeidere mottar færre av papirskjema papirskjema på refusjoner. Førstegodkj ennermøte Spørri ng – juni 2015 Tilsatte kan ha skjema lagret lokalt på maskinen og bruker det. Moderat sannsynlighet, liten konsekvens. Papirskjema mottatt etter 1. april 2015 sendes i retur til avsender, og avsender bes benytte SAP-portalen. Førstegodkj ennermøte Spørri ng – mars 2015 og høst 2015 SAP-portalen har høy brukerterskel. Kan være misnøye mot ting vi ikke kan endre på. Moderat sannsynlighet. Kommunisere ut gevinsten for brukeren. Kan formidles på godkjennermøte. Følges opp av Inger Heidi. Suksesskriterium: Null papirskjema fra tilsatte etter 1. april 2015 Redusert tid for førstegodkjenne re Dato: 24.02.2015 Førstegodkjennerene bruker mindre tid på å vente på papirbilag. Suksesskriterium: Refusjonen kan behandles av godkjennere med en gang det er sendt i arbeidsflyt. Dato: <dd.mm.åå.> _Inger Heidi Flesli____ ____________________________________ Skrevet av: Kent Grødem Mottakende leder i linjen: <navn> Rolle: prosessleder Rolle/avdeling:
© Copyright 2024