BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell)
Sluttrapport for Refusjoner
Dette dokumentet er en kombinert sluttrapport og plan for realisering av nytte og gevinster som følge av prosjektet.
Hensikten med sluttrapporten er å sikre at erfaringsoverføring og læring gjort i prosjektet slik at andre i HiOA kan ta dra
nytte av den innsatsen som er lagt ned.
Hensikten med plan for realisering av nytte/gevinster, er å sikre at prosjektet faktisk får de tilsiktede
nytteffektene/gevnst som opprinnelig var tiltenkt da prosjektet ble igangsatt.
Del A: Beskrivelse av prosjektet
Det ble åpnet opp i SAP-portalen (ved årsskiftet 2013/2014) for å legge inn refusjoner digitalt.
Høgskolen har som strategi å digitalisere så mye som mulig av de administrative tjenestene for
å forenkle prosessene, så vel som skape mer brukerorienterte tjenester. Refusjonsprosessen
var papirbasert i form av wordskjema for søknad om refusjon av utgifter. Prosessen ble
behandlet manuelt av økonomimedarbeidere gjennom regnskapsprogrammet.
Prosjektets forløp og prosjektleders erfaringer
Prosjektet startet mai 2014. Det ble tidlig avholdt møte med Uninett for å forstå muligheten
for digitale refusjoner i SAP og det ble undersøkt hvorvidt det var nødvendig med fysiske
versjoner av kvitteringer og bilag. Gjennom endringer i Skatteetatens regelverk av juli 2014
bortfalt behovet for fysiske kvitteringer. Dette innebar at prosessen kunne heldigitaliseres
gjennom elektroniske versjoner av bilag. Behovet for postgang bortfalt.
Det ble utarbeidet en veileder for brukere på hvordan benytte refusjonsmodulen i SAPportalen, og hvordan man benyttet digitale bilag.
Det ble også undersøkt tidsbruk blant økonomimedarbeidere brukt til support på
refusjonsprosessen. I snitt brukte økonomimedarbeidere 1 time pr uke, men med variasjon
fra 5 min til 4timer.
Prosjektet ble forankret blant fakultetsdirektører, økonomiledere og på møte for
førstegodkjennere i perioden mai-september 2014. Likevel opplevde man i ettertid at brukere
som benyttet løsningen fikk tilbakemelding fra økonomimedarbeidere om at scannede
kvitteringer ikke var gyldige.
Prosjektet hadde også ambisjon om å se prosjektet mer i sammenheng med
innkjøpsområdet, men dette ble ikke utført. Prosjektet bevegde seg etter hvert i retning hvor
dette ikke ble ansett som naturlig oppfølgingspunkt.
Enkelte medarbeidere har også meldt ifra om at behandling av bilag i SAP-portalen er noe
tungvint og medfører «mange klikk». Innspillet følges opp gjennom E-HR-prosjektet som
undersøker enklere arbeidsmetoder. Prosjektet anser likevel at verdien for
økonomimedarbeidere av å umiddelbart kunne motta bilagene vesentlig utveier ulempen
med «mange klikk». I tillegg må prosessen kunne anses som enklere for brukeren da hele
prosessen foregår i SAP-portalen.
Prosjektet struktur
Prosjektleder: Inger Heidi Flesli
Prosjekteier: Jan Martiniussen
Prosessveileder OU: Kent Grødem
BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell)
Samfunnsmål fra Strategi2020
A. Utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer
Del B: Hva vil man oppnå med prosjektet?
Hensikt med prosjektet
Prosjektet skulle sørge for at modulen
for refusjon av utgifter ble tatt i bruk på
en hensiktsmessig måte for hele HiOA.
Effekter og gevinster identifisert
-
Leveranser:
-
-
Avklare behov for fysisk
kvittering
Utarbeide brukerveiledning for
løsningen
Gjøre løsningen kjent for
økonomimedarbeidere og
brukere
Fjerne papirskjema for
refusjonsløsning – brukes kun
for brukere som ikke har adgang
til SAP
-
Enklere og digitalisert løsning for
refusjon av utgifter for brukere
Redusere tid brukt til support på
prosessen fra
økonomimedarbeidere
Redusert bruk av papirskjema
Redusert tid brukt på behandling av
refusjoner av
økonomimedarbeidere
Del C: Oppfølging av prosjektet
Prosjektet overføres til Avdeling for økonomi som har forvaltningsansvar for
refusjonsprosessen. Samtidig følges uavklarte momenter opp gjennom E-HR-prosjektet og dets
fokus på reiseregningprosessen som har mange likheter med refusjonsprosessen.
Ansvarlig for oppfølging: Jan Marthiniussen
Estimert tid for gjennomføring: Prosjektet anses ferdigstilt 1.1.2015, men med oppgradering
1.4.2015 da alle reise- og refusjonsbilag skal være heldigitalisert i forbindelse med endring av
reiseregningsprosessen.
Utestående aktiviteter ved prosjektslutt
Utestående aktiviteter kan løses enten av prosjektets ressurser eller linjeressurser.
Aktivitet
Frist
Fjerne mulighet for fysiske bilag
1.4.2015
Ansvarlig (navn og
enhet)
E-HR v/Joakim
Fredriksen
Forankringsaktiviteter i overføring til linja
Prosjektet hadde noe utfordringer i kommunikasjon av løsningen til brukere og økonomimedarbeidere.
Videre informasjon håndteres gjennom E-HR-prosjektet.
BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell)
Plan for gevinstrealisering og risikohåndtering
Samfunnsmål
Utvikle effektive og
brukerorienterte
administrative
tjenester og
systemer
Effekter og
gevinstmål
Resultatindikator
Datakilde
Måling
Risiko
Risikosannsynlighet og
Tiltak
-vesentlighet
Enklere og
digitalisert
løsning for
refusjon av
utgift for
brukere
Undersøke førstegodkjenneres
opplevelse av tilbakemeldinger på
bruk av funksjonen.
Redusert tid
brukt på
support på
prosessen fra
økonomimedar
beidere
Undersøke tid brukt til support hos
førstegodkjennere
Førstegodkj
ennermøte
Suksesskriterium: Over halvparten av
førstegodkjennere melder at brukere
virker mer fornøyd.
Suksesskriterium: I gjennomsnitt
brukes mindre enn 1 time på
support.
Førstegodkj
ennermøte
Spørri
ng –
mars
2015
og
høst
2015
SAP-portalen
har høy
brukerterskel.
Kan være
misnøye mot
ting vi ikke kan
endre på.
Moderat
sannsynlighet.
Spørri
ng –
mars
2015
og
høst
2015
SAP-portalen
har høy
brukerterskel.
Kan være
misnøye mot
ting vi ikke kan
endre på.
Moderat
sannsynlighet.
Kommunisere ut gevinsten
for brukeren. Kan formidles
på godkjennermøte. Følges
opp av Inger Heidi.
Forbedre brukerveiledningen
– sees i sammenheng med EHR.
Forbedre brukerveiledning.
Bli tydeligere på at det
finnes brukerveiledning.
Trene godkjennere i å vise til
veiledning. Følges opp av
Inger Heidi, og E-HR.
BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell)
Redusert bruk
Økonomimedarbeidere mottar færre
av papirskjema
papirskjema på refusjoner.
Førstegodkj
ennermøte
Spørri
ng –
juni
2015
Tilsatte kan ha
skjema lagret
lokalt på
maskinen og
bruker det.
Moderat
sannsynlighet,
liten konsekvens.
Papirskjema mottatt etter 1.
april 2015 sendes i retur til
avsender, og avsender bes
benytte SAP-portalen.
Førstegodkj
ennermøte
Spørri
ng –
mars
2015
og
høst
2015
SAP-portalen
har høy
brukerterskel.
Kan være
misnøye mot
ting vi ikke kan
endre på.
Moderat
sannsynlighet.
Kommunisere ut gevinsten
for brukeren. Kan formidles
på godkjennermøte. Følges
opp av Inger Heidi.
Suksesskriterium: Null papirskjema
fra tilsatte etter 1. april 2015
Redusert tid for
førstegodkjenne
re
Dato: 24.02.2015
Førstegodkjennerene bruker mindre
tid på å vente på papirbilag.
Suksesskriterium: Refusjonen kan
behandles av godkjennere med en
gang det er sendt i arbeidsflyt.
Dato: <dd.mm.åå.>
_Inger Heidi Flesli____
____________________________________
Skrevet av: Kent Grødem
Mottakende leder i linjen: <navn>
Rolle: prosessleder
Rolle/avdeling: