1. No category

Stillingsinstruks
sekretær
ID UTS.Mel.F.1.5.3.10
Versjon
2.00
Gyldig fra 02.06.2015
Forfatter
Roar Jensen
Verifisert
Anita Karlsson
Godkjent
Roar Jensen
Side
1 av2
Ansvar:
Sekretær har det daglige ansvar for drift av kontor og ekspedisjon. Dette innebærer oppgaver knyttet
til ekspedisjon, post, arkiv, elevtjenester, og andre oppgaver etter avtale med kontorleder.
Studiestedsleder har ansvar for daglig ledelse. Kontorleder har fag- og personalansvar.
Arbeidsoppgaver:













Telefon/sentralbord
Ekspedere personlige henvendelser fra elever, ansatte og andre
Motta fraværsmeldinger fra elever, varsle lærer
Motta og registrere fraværsmeldinger personal, varsle/sette i gang klasser
Ajourhold infoskjerm
Utarbeide og distribuere ukeplan
Ekspedere inn- og utgående post (vanlig post og e-post), journalføre, kopiere og fordele
Arkivering - saksarkiv og elevmapper, rundskriv, møtereferat og lignende, fjernarkiv
Ekspedere fraværs- og sluttmeldinger til elever og foresatte
Elevvarsel – utsending til NFK, kopi til elev, OT, rådgiver, bibliotek, IKT og for føring i TP
Eksamens- og dokumentasjonsarbeid
Skole-/elevbevis – koordinere fotografering av elever og ansatte
Registrere og bestille busskort til elevene ved skolestart og fornying utover skoleåret.
Administrere SkyssWeb. Ordne med transport- og reisebevis for elever
 Ansvar for Lånekassen – webekspedering og rådgivning elever
 Inntak – TP
 Bestille kontorrekvisita
 Kontanthåndtering fra kantine
 Webcruiter / annonsebyrå – søknader og oppfølging
 Skrive referat fra infomøter
 Administrere utleie av skap og utleie av skolebygg
Tillegg for sekretær ved studiested Ørnes:

Utvidet ansvar for eksamen og dokumentasjon for hele skolen, i samarbeid med
eksamensinspektør
 Journalarbeid for Oppfølgingstjenesten
Tillegg for sekretær ved studiested Inndyr:
 Utlån av bøker
 Kontanthåndtering praksisanlegg
Tillegg for sekretær ved studiested Glomfjord:


Skolens kontaktperson mot Lånekassen
Sekretæroppgaver for rektor
Stillingsinstruks sekretær
Interne referanser.
Eksterne referanser.
1. Forvaltningsloven
IDUTS.Mel.F.1.5.3.10
Ver.2.00
Side: 2 av 2