1. No category

Hurtigguide
Basware Invoice Processing ThinClient 5.0
Innføring
Dette dokumentet inneholder instruksjoner for å utføre de vanligste brukeroppgavene.
Den elektroniske hjelpen inneholder mer detaljerte opplysninger om bestemte oppgaver og
dekker eventuelt andre oppgaver som ikke finnes i denne veiledningen.
ThinClient er et lettere, nettleserbasert klientprogram for postering, kontroll og godkjenning
av fakturaer, og krever ikke installering på en arbeidsstasjon.
Prosessoversikt
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
1
Definere
brukerinnstillinger
Før du begynner å bruke programmet til
fakturabehandling, vil du kanskje definere
noen standardinnstillinger som angir
utformingen av skjermbildet Mottatte
fakturaer, eller angi et passord for
godkjenning av fakturaer.
Du kan også angi en stedfortreder ved
eventuelle fremtidige fravær fra arbeidet.
Definere brukerinnstillinger
Plassering: Skjermbildet
(Brukerinnstillinger)
Utheve forfalte fakturaer:
Hvis du ønsker at forfalte fakturaer (fakturaer
som forfallsdatoen er passert for) skal utheves
i skjermbildet Mottatte fakturaer, merker du
av for Utheve forfalte fakturaer.
Merk!
Når du skal bruke denne funksjonen, må
også kolonnen Forfallsdato være synlig i
skjermbildet Mottatte fakturaer. Dette angis
av systemadministratoren.
Vise fakturabilder:
Hvis du vil vise fakturabilder på
skjermbildet Mottatte fakturaer, velger du
avkrysningsboksen Vis fakturabilde. Klikk
(Vis bilde) på verktøylinjen for å vise
fakturabildet i et nytt vindu.
Når du godkjenner den første fakturaen etter
å ha åpnet programmet, kan du bli bedt
om å skrive inn et godkjenningspassord
for å bekrefte din identitet. Angivelse av
godkjenningspassordet brukes hvis dette er
angitt i systeminnstillingene. Programmet vil
da automatisk be deg om å angi et passord
hvis du ikke allerede har gjort det.
Avhengig av systeminnstillingene kan du også
bli bedt om å endre godkjenningspassordet
etter et bestemt tidsrom. I så fall blir du bedt
om å endre passordet når du godkjenner en
faktura.
Merk!
Passordet kan bare inneholde bokstaver
og/eller tall. Spesialtegn er ikke tillatt.
Passordet må inneholde 5 til 10 tegn.
Angi godkjenningspassord:
1.
Klikk på knappen Angi
godkjenningspassord.
2.
Skriv det nye passordet i feltet Nytt
passord, og bekreft det ved å skrive det
igjen i feltet Bekreft nytt passord.
3.
Klikk på OK for å lagre det nye passordet.
Tips!
Hvis du vil endre passordet senere,
klikker du på knappen Angi
godkjenningspassord. Skriv inn
det gamle passordet i feltet Gammelt
passord, og definer et nytt slik det er
beskrevet ovenfor.
Hvis du har glemt passordet eller har
problemer med å angi det, tar du kontakt
med systemadministratoren.
Vise den siste kommentaren:
Administrere
stedfortrederinnstillinger
Hvis du vil vise den siste kommentaren som
er lagt til en faktura på skjermbildet Mottatte
fakturaer, velger du avkrysningsboksen Vis
siste kommentar. Vær oppmerksom på
at den siste kommentaren ikke kan vises i
skjermbildet Arkiv.
Plassering: Skjermbildet
Stille inn godkjenningspassord
Plassering: Skjermbildet
(Brukerinnstillinger)
Merk!
Kun brukere med godkjenningsrettigheter
trenger å oppgi godkjenningspassord.
(Brukerinnstillinger)
Du kan angi en stedfortreder for behandling av
fakturaer mens du er på ferie, bortreist eller av
andre årsaker ikke kan behandle fakturaene
dine. En Basware Invoice Processing
Master­bruker kan også angi stedfortredere
for deg. Fakturaene dine blir da automatisk
omdirigert til personen du har valgt som
stedfortreder. Når fakturaene blir sendt til en
stedfortreder, blir en kopi av fakturaen også
lagret i ditt personlige arkiv.
Definere stedfortrederinnstillinger
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
2
Plassering: Skjermbildet
Plassering: Skjermbildet
(Brukerinnstillinger)
(Brukerinnstillinger)
Merk!
Stedfortrederinnstillingene du har foretatt
i ThinClient kan vises og redigeres (for
eksempel aktiveres) i Basware Invoice
Processing Master.
Aktivere en stedfortrederinnstilling:
Merk!
Når du legger til en stedfortrederinnstilling,
må du huske å aktivere den. Ellers sendes
ikke fakturaene til dine stedfortredere.
Legge til en stedfortrederinnstilling:
1.
Når du skal velge brukeren du vil angi
2.
3.
4.
5.
som din stedfortreder, klikker du på
ved siden av Stedfortreder­feltet. Klikk
på navnet til brukeren. Navnet blir satt
inn i Stedfortreder­feltet.
Når du skal velge en tidsperiode for
stedfortrederbehandling, klikker du ved
siden av feltene Startdato og Sluttdato.
Velg datoene fra kalenderne.
Legg merke til at startdatoen ikke kan
være før dagens dato og at startdatoen
må være innenfor de neste 3 månedene
fra dagens dato.
Når du skal aktivere
stedfortrederinnstillingen, merker
du av for Aktivert. Hvis denne
avkrysningsboksen ikke er valgt, blir
innstillingen lagt til, men er ikke aktivert.
Hvis de oppgitte datoene ikke er gyldige,
får du en melding om dette.
Hvis du vil fjerne det som er skrevet i
feltene, klikker du på Avbryt.
Klikk på Angi en stedfortreder
for å lagre innstillingen.
Stedfortrederinnstillingen vises under
knappen Angi backup­person. Hvis
du aktiverer innstillingen, vises et
avkrysningsmerke i avkrysningsboksen i
kolonnen Aktivert.
Aktivere stedfortrederinnstillinger
1.
2.
3.
Klikk på
ved siden av innstillingen.
Merk avkrysningsboksen Aktivert.
Klikk på Angi en stedfortreder.
Et avkrysningsmerke vises i
avkrysningsboksen i kolonnen Aktivert.
Endre personlige innstillinger
Du kan gjøre følgende for å tilpasse
skjermbildet Mottatte fakturaer.
• Endre rammeposisjonene mellom
fakturabildet, fakturadatakategoriene,
fakturalisten og posteringsarket ved å dra
med musen.
• Velg en standardfakturadatakategori.
Klikk på en av følgende kategorier
for å gjøre dette: Fakturahistorikk,
Grunnlagsdata, Kommentarer,
Vedlegg eller Angi sirkulasjon til
informasjon.
• Sorter fakturalisten. Klikk på
kolonneoverskriftene for å gjøre
dette.
• Angi zoomstørrelsen for fakturabildene.
For å gjøre dette, klikk på knappene
og
over fakturabildet.
Når du har forandret på disse innstillingene,
opprettholdes de selv om du lukker
programmet og åpner det på nytt.
Merk!
Innstillingene beholdes bare hvis du logger ut
(Logg ut)
av programmet ved å velge
i navigasjonsruten. Innstillingene beholdes
ikke hvis du lukker programmet ved å lukke
nettleseren.
Hvis du vil gjenopprette standard personlige
innstillinger, klikker du på knappen
Gjenopprett standardinnstillinger i
skjermbildet Brukerinnstillinger.
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
3
Postere fakturaer
Plassering:
3.
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Trykk på Tabulator­tasten til å
flytte til neste felt. Avhengig av
systeminnstillingene kan det hende at
det utføres en automatisk kontroll av
posteringsdataene. Hvis du har registrert
data som ikke er riktige i følge bestemte
valideringsregler, vises verdien i feltet
med rødt. Vær oppmerksom på at hvis
du oppdaterer skjermen før feil data
korrigeres, vil feil verdier gå tapt.
For å lagre data som er oppgitt for
radene, husk å klikke på Lagre før du
lukker skjermbildet.
I dette skjermbildet kan du legge til, redigere
og slette posteringsdata Posteringsdata
fylles ut i samsvar med selskapets interne
posteringsinstrukser. Se de neste avsnittene
for å få mer informasjon.
4.
Posteringsarket kan inneholde enkelte felter
som kan redigeres og andre som ikke kan
endres, eller hele posteringsarket kan være
skrivebeskyttet.
Styre posteringsmaler
Legge til, redigere og
slette posteringsdata
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Merk!
Du kan ikke redigere verdier som står i kursiv.
Legge til, redigere eller slette
posteringsdata:
1.
2.
Klikk på
over posteringsarket. En tom
posteringslinje legges til på slutten av
listen.
Du har følgende alternativer for å legge
til eller redigere posteringsdata:
• Skriv inn verdien i feltet manuelt.
•
Velg en verdi fra en valgliste, hvis
feltet har en slik liste. Dobbeltklikk
på posteringslinjefeltet for å åpne
listen.
•
Kopier forrige posteringslinje. Du
gjør dette ved å klikke på
i
posteringslinjen.
•
Slette en posteringslinje. Du
i
gjør dette ved å klikke på
posteringslinjen.
•
Slette en verdi fra et felt For å gjøre
dette, trykk på TILBAKE­tasten på
tastaturet.
•
Forskjellen mellom fakturasummen
og summen du allerede har
postert vises i feltet Differanse
over posteringsfeltene. Hvis du
vil postere hele gjenværende
fakturasum, dobbeltklikker du på det
aktuelle Sum­feltet. Gjenværende
fakturasum vises i feltet Sum og
feltet Differanse blir null.
Formålet med en posteringsmal er å forenkle
og automatisere posteringsprosessen i tilfeller
der fakturaer inneholder noe av den samme
informasjonen. For eksempel kan fakturaene
fra en leverandør bli postert på de samme
kontiene eller med de samme fakturabeløpene.
En posteringsmal kan enten bestå av én enkelt
posteringslinje eller flere posteringslinjer.
Avhengig av systeminnstillingene kan en
mal være tilgjengelig for alle selskaper og
leverandører, eller den kan være selskaps­ eller
leverandørspesifikk. Hvis posteringsmalen
er ikke leverandørspesifikk, kan den samme
posteringsmalen brukes til et ubegrenset
antall fakturaer.
Malene kan også være private eller felles.
Private maler er maler som du har opprettet
selv, og som ikke er tilgjengelig for andre
brukere. Felles maler er tilgjengelige for alle
brukere, og de er opprettet av en Basware
Invoice Processing Master­bruker.
Bruke posteringsmaler
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Merk!
Når du legger til posteringslinjer fra en mal
under de eksisterende posteringslinjene, må
du huske at antall tillatte posteringslinjer kan
være begrenset i systemet. Hvis maks. antall
er overskredet, får du opp en feilmelding.
Bruke en posteringsmal:
1.
2.
Klikk på
over posteringsarket.
Posteringsmallisten åpnes.
Du kan vise følgende informasjon om
mallisten:
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
4
3.
4.
•
Selskapet, som malen ble laget for.
Hvis malen ikke er selskapspesifikk,
er dette feltet tomt.
•
Leverandør som malen ble
laget for. Hvis malen ikke er
leverandørspesifikk, er dette feltet
tomt.
•
Hvis du har laget malen selv, vises
en hake utenfor kolonnen Privat. I
så fall er malen ikke tilgjengelig for
andre brukere. Hvis dette feltet er
tomt, er malen en felles mal (laget av
en bruker av et Master­program) og
tilgjengelig for alle brukere.
•
Navnet på malen.
•
Sist lagret.
•
Når malen ble laget. Hvis du vil
sortere malene i stigende eller
synkende rekkefølge, klikker du på
kolonneoverskriftene.
Som standard er avkrysningsboksen Bytt
eksisterende postering valgt. Det betyr
at eksisterende posteringslinjer er byttet
ut på skjermbildet Mottatte fakturaer.
Merk at du ikke kan gjøre dette hvis de
eksisterende posteringslinjene inneholder
godkjente linjer. Fjern haken for å legge
til mallinjer uten å slette eksisterende
linjer. De nye mallinjene er lagt til under
de eksisterende linjene.
Velg malen du vil bruke, og klikk på OK.
I denne dialogboksen kan du også slette
maler du har opprettet.
Lage posteringsmaler
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Lage en posteringsmal:
1.
Du har to muligheter når du skal lage en
posteringsmal:
•
•
Klikk på
over posteringsarket og
velg en eksisterende mal som skal
brukes som grunnlag for den nye
malen.
Angi posteringsdata manuelt som
på vanlige posteringsark. Det er
to alternativer for behandling av
beløpsfeltene:
• La beløpsfeltene stå tomme og
fyll dem ut mens du registrerer
posteringsdata for en faktura.
•
2.
3.
4.
Skriv inn en formel som
bestemmer beløpet i beløpsfeltet.
Du kan endre beløpet manuelt
senere.
Klikk på
over posteringsarket for å
lagre malen. Dialogboksen Lagre som
mal åpnes.
Skriv inn et navn på malen i
feltet Malnavn. Avhengig av
systeminnstillingene kan det hende
at du også kan velge om denne malen
bare skal være tilgjengelig for gjeldende
leverandør og/eller selskap. Du kan ha
ett eller begge av følgende alternativer
tilgjengelig:
• Hvis du ønsker at denne malen bare
skal være tilgjengelig for gjeldende
leverandør, merker du av for Bundet
til denne leverandøren. Hvis
du opphever merkingen av denne
avkrysningsboksen, blir malen
tilgjengelig for alle leverandører. Hvis
dette alternativet ikke er tilgjengelig,
er malen leverandørspesifikk.
• Hvis du ønsker at denne malen
bare skal være tilgjengelig for
gjeldende selskap, merker du av
for Bundet til dette selskapet.
Hvis du opphever merkingen av
denne avkrysningsboksen, blir malen
tilgjengelig for alle selskaper. Hvis
dette alternativet ikke er tilgjengelig,
er malen selskapsspesifikk.
Klikk på Lagre.
Bruke formler til å beregne fakturabeløp
Merk!
Dette alternativet anbefales bare for erfarne
brukere av IP ThinClient­programmet.
Når du lager en posteringsmal, kan du
bruke formler til beregning av verdier for
nettobeløps­ og bruttobeløpsfeltene. Disse
formlene lagres i malen og er bare tilgjengelige
for deg.
Skriv inn formelen i følgende format for et
beløpsfelt
Merk!
Formlene må alltid begynne med et utropstegn
(!).
Formelformat:
•
•
•
!: Starter formelen.
<nummer>: Tallet som du vil bruke til å,
for eksempel multiplisere med, verdien i
det definerte feltet.
<tegn>: Tegnet som angir
regneoperasjonen du vil utføre:
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
5
•
• * (multipliser)
• / (divider)
• + (adder)
• ­ (subtraher)
<feltnavn>: Navnet på feltet i
fakturagrunnlagsdataene eller
posteringsarket (f.eks. INVOICESUM eller
INVOICENETSUM) som du vil hente en
verdi til feltet for posteringslinjebeløp fra.
Formeleksempel
Beskrivelse
!0,1*INVOICESUM
Verdien i beløpsfeltet
på posteringslinjen
blir 10 prosent
av fakturaens
bruttobeløp.
!0,3*INVOICENETSUM
Verdien i beløpsfeltet
på posteringslinjen
blir 30 prosent
av fakturaens
nettobeløp.
Ta kontakt med systemadministratoren for
å få informasjon om tilgjengelige felter for
beregning av fakturabeløp.
Tabellen nedenfor viser eksempler på formler.
Tabell 1 : Eksempler på bruk av formler
Når posteringsmaler baseres på fakturabeløp
uten mva (nettopostering), må fakturaens
nettobeløp være inkludert i Nettobeløp­feltet
i grunnlagsdataene.
Systemet kontrollerer automatisk formlene
som er angitt. Når malen er lagret, vises de
beregnede verdiene på skjermbildet.
Merk!
Du kan ikke lagre posteringen med formler
før du har lagret malen, og de beregnede
verdiene blir da synlige på posteringsarket.
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
6
Behandle fakturaer
Fakturaprosessoppgaver
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Når du mottar en faktura for bearbeiding, må
du:
1. Kontrollere at du er riktig mottaker av
fakturaen.
2. Kontrollere at fakturadataene er riktige:
• Vise fakturahistorikken. Du gjør
dette ved å klikke på kategorien
Fakturahistorikk.
• Kontroller at fakturaens grunnlagsdata
er riktige. Avhengig av
systeminnstillingene kan du eventuelt
også redigere grunnlagsdataene,
om nødvendig. Klikk på kategorien
Grunnlagsdata.
• Vis og eventuelt legg til
fakturarelaterte kommentarer.
Du gjør dette ved å klikke på
kategorien Kommentarer.
• Vis og legg til vedlegg i fakturaen.
Klikk på kategorien Vedlegg.
3. Vis, legg til (om nødvendig) eller rediger
posteringsdataene til fakturaen.
4. Kontroller eller godkjenn posteringsdata
linje for linje hvis denne funksjonen
brukes i systemet.
5. Velg egnet handling. For å gjøre dette,
klikk på en handlingsknapp (for eksempel
Kontroller eller Godkjenn ).
6. Legg eventuelt til kommentarer
til fakturaen på skjermbildet
Sendealternativer.
7. Velg mottakere for fakturaen på
skjermbildet Sendealternativer om
nødvendig.
8. Send fakturaen på sirkulasjon til den
neste mottakeren fra skjermbildet
Sendealternativer.
Hvis det benyttes posteringslinjespesifikk
kontroll i systemet, har posteringsarket
en egen kolonne på begynnelsen av
posteringslinjene. Du kan se kontrolløren av
hver posteringslinje på posteringsarket som
verktøytips.
Merk!
Kontroll er den eneste handlingen du kan
utføre etter å ha valgt posteringslinjene. Hvis
du klikker på en annen handlingsknapp enn
Kontroll, får du en varselsmelding.
Slik kontrollerer du en faktura:
1.
2.
3.
Velg fakturaen.
Kontroller fakturadataene.
Deretter har du to alternativer:
• Hvis det benyttes
posteringslinjespesifikk kontroll i
systemet, velg avkrysningsboksen i
den aktuelle kolonnen i begynnelsen
av posteringslinjen du vil kontrollere.
Hvis du vil kontrollere alle
posteringslinjene, klikker du over
avkrysningsboksen.
Hvis du vil fjerne alle valg fra
posteringslinjene, klikker du over
avkrysningsboksen.
Klikk på Kontroller.
•
4.
Hvis hele fakturaen kan kontrolleres
under ett, klikker du på Kontroller.
Send fakturaen til neste mottaker.
Merk!
Avhengig av systeminnstillingene kan
systemet vise en advarselsmelding hvis
posteringen av fakturaen er mangelfull. Du
kan imidlertid likevel sende fakturaen videre
på sirkulasjon.
Godkjenne fakturaer
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
Kontrollerte fakturaer
fakturaer)
Plassering:
Hvis du har godkjenningsrettigheter, kan
du godkjenne fakturaer for selskaper
som systemadministratoren har gitt deg
godkjenningsrettigheter for.
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Alle brukere kan kontrollere fakturaer. Hvis du
ikke har rettigheter til å godkjenne en faktura,
kan du bruke denne funksjonen til å bekrefte
fakturadata.
Kontrollere posteringslinjer:
Merk!
Knappen Godkjenn er deaktivert hvis du
ikke har godkjenningsrettigheter for den
valgte fakturaen eller du ikke har valgt noen
posteringslinjer for godkjenning (ved bruk av
linjespesifikk godkjenning).
Godkjenne posteringslinjer:
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
7
Hvis det benyttes posteringslinjespesifikk
godkjenning i systemet, har posteringsarket
en egen kolonne på begynnelsen av
posteringslinjene. Antall posteringslinjer
du kan godkjenne, er avhengig av
godkjenningsgrensen din. Du kan se
godkjenneren av hver posteringslinje på
posteringsarket som verktøytips. Hvis du
godkjenner en posteringslinje og deretter
redigerer linjen, blir godkjenningen fjernet.
Merk!
Godkjenning er den eneste handlingen du kan
utføre etter å ha valgt posteringslinjene. Hvis
du klikker på en annen handlingsknapp enn
Godkjenn, får du en varselsmelding.
Slik godkjenner du en faktura:
1.
2.
3.
Velg fakturaen.
Kontroller fakturadataene.
Deretter er det to muligheter:
• Hvis det benyttes
posteringslinjespesifikk godkjenning
i systemet, velg avkrysningsboksen i
den aktuelle kolonnen i begynnelsen
av posteringslinjen du vil kontrollere.
Hvis du vil kontrollere alle
posteringslinjene, klikker du over
avkrysningsboksen.
Hvis du vil fjerne alle valg fra
posteringslinjene, klikker du over
avkrysningsboksen.
Klikk på Godkjenn.
•
4.
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Hvis du har mottatt en faktura som ikke gjelder
deg, eller hvis du trenger mer informasjon
fra den forrige mottakeren, kan du returnere
fakturaen til gjeldende mottaker. Alternativt
kan du returnere fakturaen til en Basware
Invoice Processing Master­bruker.
Slik returnerer du en faktura:
1.
Velg fakturaen og klikk Returner.
Skjermbildet Sendealternativer åpnes.
2.
Under Neste mottakere har du to
alternativer:
• Velg Send til Master­bruker for
å sende fakturaen til en Basware
Invoice Processing Master­bruker.
•
3.
4.
Velg alternativet Avsender <navnet
på forrige mottaker> for å
returnere fakturaen til forrige
mottaker.
Legge en kommentar til en faktura
om nødvendig. Hvis kommentaren er
obligatorisk, får du en varselsmelding.
Klikk på Bekreft og send for å returnere
fakturaen til forrige mottaker eller til en
Master­bruker.
Videresende fakturaer
Hvis hele fakturaen kan godkjennes
under ett, klikker du på Godkjenn.
Programmet vil eventuelt be deg om
å oppgi et godkjenningspassord.
Avhengig av systeminnstillingene vil ett
av eller begge disse alternativene for
sending av fakturaen være tilgjengelig:
• Hvis ikke alle posteringslinjene er
godkjent, kan du sende fakturaen til
neste mottaker.
Avhengig av systeminnstillingene
kan du også sende fakturaen til
enda en godkjenner selv om alle
posteringslinjene allerede er godkjent.
•
Returnere fakturaer
Hvis alle posteringslinjene er
godkjent, kan du sende fakturaen for
overføring til regnskapssystemet.
Avhengig av systeminnstillingene kan
systemet vise en advarselsmelding
hvis posteringen av fakturaen er
mangelfull. I så fall vil det kanskje
ikke være mulig å sende fakturaen til
regnskapssystemet før du har fullført
posteringsinformasjonen.
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Hvis du har mottatt en faktura som ikke
gjelder deg, og vet hvem fakturaen skal
sendes til, kan du videresende den uten å
utføre noen andre handlinger.
Hvis du ikke vet hvem fakturaen skal sendes
til, kan du returnere den til forrige mottaker.
Slik videresender du en faktura:
1.
Velg fakturaen og klikk Videresend.
Skjermbildet Sendealternativer åpnes.
2.
Legge til en kommentar til en faktura om
nødvendig.
3.
På skjermbildet Sendealternativer har
du to muligheter:
• Hvis fakturaen er på vanlig
sirkulasjon, velger du neste
mottaker: Klikk på Bekreft & Send.
•
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
Hvis fakturaen er i vanlig sirkulasjon,
klikker du på Bekreft og send.
8
Annullere fakturaer
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Hvis du mottar en faktura som ikke gjelder
selskapet eller er grunnløs av en annen årsak,
kan fakturaen annulleres. Når en faktura
blir annullert, fjernes den fra sirkulasjonen,
men er fortsatt lagret i systemet og kan vises
ved hjelp av Basware Invoice Processing
Monitor­programmet. En annullert faktura kan
ikke sendes til regnskapssystemet.
Annuller­knappen er bare tilgjengelig hvis
du har fått tildelt annulleringsrettigheter
av systemadministratoren. Hvis du ikke
har disse rettighetene, kan du sende en
annulleringsanmodning til en bruker som har
annulleringsrettigheter, eller til en Basware
Invoice Processing Master­bruker.
Annullere en faktura:
1.
Velg fakturaen og klikk Annuller faktura.
Skjermbildet Sendealternativer åpnes.
2.
Legge til en kommentar til en faktura
om nødvendig. Hvis kommentaren er
obligatorisk, får du en varselsmelding.
3.
Bekreft annulleringen ved å trykke på
Bekreft og Send.
Sende en anmodning om annullering:
1.
Velg fakturaen og klikk Anmodning om
annullering av faktura. Skjermbildet
Sendealternativer åpnes.
2.
Legge til en kommentar til en faktura
om nødvendig. Hvis kommentaren er
obligatorisk, får du en varselsmelding.
3.
Du har to alternativer for å fortsette:
• Velg Send til Master­bruker for
å sende fakturaen til en Basware
Invoice Processing Master­bruker.
•
4.
Hvis du skal sende anmodningen
om annulleringen til en bruker med
annulleringsrettigheter, velger du det
nedre alternativet, klikker på
og
velger brukeren.
Send anmodningen om annulleringen ved
å trykke på Bekreft og Send.
Kvittere for fakturaer som side step
Fakturaer sendt til deg på side step er merket
med et ikon.
Når du mottar en faktura som er sendt deg som
Side Step, kan du ikke godkjenne eller utføre
noen andre handlinger på fakturaen, men
bare legge til kommentarer og vedlegg til den,
kvittere for den og deretter sende fakturaen
tilbake til den opprinnelige mottakeren.
Kvittere for en faktura som Side Step:
1.
Velg fakturaen som er sendt til deg som
Side Step.
2.
Kontroller fakturadataene.
3.
Klikk på Kvitter. Skjermbildet
Sendealternativer åpnes.
4.
Legge til en kommentar til fakturaen.
Hvis kommentaren er obligatorisk, får du
en varselsmelding.
5.
Klikk på Bekreft & Send. Fakturaen
returneres til brukeren som sendte den
til deg.
Kvittere for fakturaer på
sirkulasjon til informasjon
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Fakturaer sendt til deg på sirkulasjon til
informasjon er merket med .
Hvis en faktura er sendt deg på informativ
sirkulasjon, kan du ikke utføre noen andre
handlinger på fakturaen. Du kan bare vise og
kvittere for fakturadataene eller videresende
den til andre brukere i den informative
sirkulasjonen.
Kvittere for en faktura på informativ
sirkulasjon:
1.
Velg fakturaen.
2.
Kontroller fakturadataene.
3.
Klikk på Kvitter. Skjermbildet
Sendealternativer åpnes.
4.
Legge til en kommentar til en faktura om
nødvendig.
5.
Klikk på Bekreft & Send for å avslutte
sirkulasjonen til informasjon. Fakturaen
blir lagret i ditt personlige arkiv.
Fakturahistorikken viser at du har mottatt
fakturaen.
Du kan også sende fakturaen til andre
brukere i informativ sirkulasjon.
Plassering:
fakturaer)
Skjermbildet (Mottatte
Avstemme fakturaer manuelt
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
9
Manuell avstemming er kun tilgjengelig for
ordrebaserte kjøpsfakturaer. Fakturaene kan
avstemmes én om gangen.
Du kan gjøre følgende hvis denne funksjonen
er aktivert i systeminnstillinger:
• Vis detaljene for en avstemt ordre
• Avstem en ordre eller ordredetaljer til
en faktura manuelt, hvis automatisk
avstemming ikke fungerer eller
hvis du ikke har det automatiske
avstemmingsalternativet.
Tips!
Hvis du har tilgang til automatisk
avstemming, kan du sjekke i
fakturahistorikken om automatisk
avstemming har mislyktes.
• Søk etter avstemte ordrer for en faktura
For å få tilgang til manuell avstemming,
velg fakturaen i listen på skjermen
(Mottatte fakturaer) og klikk på knappen
Avstemmer.
Vise avstemmingsinformasjon
Du kan vise følgende informasjon:
• Grunnlagsdata for valgt faktura
• En liste med ordrer som er nærmest
fakturaen (basert på forhåndsdefinerte
søkekriterier)
• Ordrelinjene som allerede er avstemt med
fakturaen
For mer detaljert informasjon, se Matching
Client brukerdokumentasjon.
Søke etter ordrer
Du kan søke etter ordrer hvis automatisk
avstemming ikke har funnet en ordre for
fakturaen eller du vil legge til en ny ordre som
kan matches med fakturaen. Du kan foreta et
hurtigsøk eller bruke avansert søk når flere
søkealternativer er tilgjengelige.
For mer detaljert informasjon, se Matching
Client brukerdokumentasjon.
Avstemte ordre(r) eller
ordredetaljer til en faktura
Manuell avstemming kan brukes til å støtte
automatisk avstemming. Det vil si at det kan
aktiveres hvis automatisk avstemming har
mislyktes eller ikke er tilgjengelig, eller det kan
brukes som eneste avstemmingsalternativ.
Det er flere måter å avstemme ordre(r) på
manuelt eller ordredetaljer til en faktura
For instruksjoner, se Matching Client
brukerdokumentasjon.
Avbryte avstemming
Hvis fakturaen ble avstemt feil, kan du avbryte
avstemmingen.
For instruksjoner, se Matching Client
brukerdokumentasjon.
Hvis manuell avstemming ikke kan utføres,
send fakturaen til en annen mottaker i henhold
til bedriftens interne instrukser.
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
10
Sende fakturaer
Sende fakturaer på fast sirkulasjon
Sende fakturaerpå
vanlig sirkulasjon
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Hvis en faktura er på vanlig sirkulasjon, kan
du velge neste mottaker: Du kan sende
fakturaen til flere mottakere samtidig og kreve
handling fra alle eller bare én av mottakerne.
Hvis handling bare kreves fra én av
mottakerne, kan den som åpner fakturaen
først behandle den. Når mottakeren åpner
fakturaen, kan ikke de andre mottakerne
behandle den. Når mottakeren utfører en
handling på fakturaen og sender den videre
på sirkulasjon, blir fakturaen fjernet fra de
andre mottakernes Mottatte fakturaer­liste.
Fakturaen blir imidlertid liggende i de andre
mottakernes personlige arkiver.
Sende en faktura på vanlig sirkulasjon:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Velg fakturaen.
Kontroller fakturadataene.
Utfør den nødvendige handlingen på
fakturaen.
På skjermbildet Sendealternativer
velger du den eller de neste mottakerne
av fakturaen under Neste mottakere.
• Hvis du sender fakturaen til flere
mottakere, men bare én av dem
trenger å behandle fakturaen,
velger du avkrysningsboksenKun en
mottaker trenger å behandle.
• Hvis du ikke velger denne
avkrysningsboksen og sender
fakturaen til flere mottakere, må alle
mottakerne behandle fakturaen.
Legge til en kommentar til en faktura
om nødvendig. Hvis kommentaren er
obligatorisk, får du en varselsmelding.
Klikk på Bekreft & Send.
Ved bruk av fast sirkulasjon er alle mottakere
av fakturaen forhåndsdefinert i Basware
Invoice Processing Master­programmet.
Det innebærer at du ikke kan velge den
neste mottakeren av fakturaen selv, men
fakturaen blir automatisk sendt til den neste
mottakeren som er angitt i innstillingene for
fast sirkulasjon.
Fakturaer sendt til deg på fast sirkulasjon er
merket med et ikon.
Gjeldende mottaker av fakturaen og
de neste fasemottakerne vises under
Fast sirkulasjonsstatus i kategorien
Fakturahistorikk.
Gjeldende mottaker(e) er merket med .
Sende en faktura til neste mottaker i fast
sirkulasjon:
1.
2.
3.
4.
5.
Velg fakturaen.
Kontroller fakturadataene.
Utfør den nødvendige handlingen på
fakturaen.
Legg eventuelt til en kommentar
til fakturaen på skjermbildet
Sendealternativer. Hvis kommentaren
er obligatorisk, får du en varselsmelding.
Klikk på Bekreft & Send for å sende
fakturaen på sirkulasjon.
Merk!
Den siste mottakeren på listen over fast
sirkulasjon kan bare sende fakturaen til
regnskapssystemet uansett om fakturaen er
godkjent eller ikke.
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
11
Annullere fast sirkulasjon og
returnere faktura til Master
5.
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Du kan annullere en fast sirkulasjon, men
du kan ikke fritt velge neste mottaker
av fakturaen. Når en fast sirkulasjon blir
annullert, kan fakturaen bare sendes til en
Basware Invoice Processing Master­bruker.
Fakturaer sendt til deg på fast sirkulasjon er
merket med et ikon.
Avbryte fast sirkulasjon:
1.
2.
3.
Velg fakturaen i fast sirkulasjon og klikk
Annuller fast sirkulasjon. Skjermbildet
Sendealternativer åpnes.
Legge til en kommentar til en faktura
om nødvendig. Hvis kommentaren er
obligatorisk, får du en varselsmelding.
Klikk på Bekreft & Send. Fakturaen
fjernes fra skjermbildet Mottatte
fakturaer, men kan fortsatt vises på
skjermbildet Arkiv. Fakturaen kan sendes
tilbake på sirkulasjon fra Basware Invoice
Processing Master­programmet.
Sende fakturaer på
sirkulasjon til informasjon
kommentaren er obligatorisk, får du en
varselsmelding.
Klikk på Send.
Sende fakturaer til
side step­mottakere
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Du kan sende fakturaer til en mottaker
utenfor vanlig sirkulasjon, for eksempel en
materialekspert som kontrollerer leveransen.
Denne Side Step­mottakeren kan ikke
godkjenne eller utføre andre handlinger på
fakturaen, men bare legge til kommentarer og
vedlegg, kvittere for den og deretter sende
fakturaen tilbake til deg.
Vær oppmerksom på at hvis side
step­mottakeren ikke behandler fakturaen,
f.eks. fordi han er borte fra jobben, vil
fakturaen vente på mottakerens handling.
Fakturaen vil ikke videresendes til mottakeren
stedfortreder eller til neste mottaker i fast
sirkulasjon før side step­mottakeren har
behandlet fakturaen.
I så fall kan avsender av fakturaen annullere
fakturaen.
Sende en faktura til en Side
Step­mottaker:
Velg fakturaen og klikk knappen Side
Step. Skjermbildet Sendealternativer
åpnes.
2.
Legge til en kommentar til en faktura om
nødvendig.
3.
For å velge side step­mottaker, klikk ved
siden av Neste mottakere. Fakturaer
kan bare sendes til en Side Step­mottaker
om gangen. Hvis fakturaen er på fast
sirkulasjon, blir den ikke sendt til neste
mottaker samtidig med et Side Step.
4.
Klikk på Bekreft & Send.
Fakturaen vises på skjermbildet Mottatte
fakturaer merket med ikonet . Du kan
vise fakturadataene, men ikke utføre noen
handlinger på dem, unntatt å annullere et side
step.
1.
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
I tillegg til å sende fakturaer med normal
arbeidsflyt (på vanlig eller fast sirkulasjon)
kan du sende fakturaer til andre brukere på
sirkulasjon til informasjon. Du kan alltid sende
fakturaer på informativ sirkulasjon, uansett
status. Du kan sende samme faktura både
på normal og informativ sirkulasjon. Du kan
imidlertid ikke gjøre dette samtidig.
Sende en faktura på vanlig sirkulasjon til
informasjon:
2.
Velg fakturaen.
Klikk på kategorien Angi sirkulasjon til
informasjon.
3.
Klikk
1.
4.
på Legg til og velg mottaker(e).
Hvis du vil fjerne en mottaker, velger
du mottakeren i feltet Velg neste
mottakere og klikker på
.
Legg til en kommentar i Legg til
kommentar­feltet. Maksimalt antall
tegn (250) vises under feltet. Hvis
Side Step­mottakeren sender fakturaen tilbake
til deg etter behandlingen, og du kan fortsette
med å behandle fakturaen på vanlig måte.
Annullere et Side Step:
1.
Velg fakturaen som er sendt til en Side
Step­mottaker. Fakturaen er merket med
ikonet .
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
12
2.
3.
4.
Klikk på Avbryt Side Step. Skjermbildet
Sendealternativer åpnes.
Legge til en kommentar til en faktura om
nødvendig.
Klikk på Bekreft og Send hvis du vil
annullere dette side step. Fakturaen kan
nå behandles normalt igjen.
Sende fakturaer for
overføring til regnskap
Plassering:
Skjermbildet (Mottatte
fakturaer)
Brukere som har rettigheter til å godkjenne
fakturaer, kan sende fakturaer for overføring
til regnskapssystemet.
Merk!
Denne funksjonen overfører faktisk ikke
fakturaer til regnskapssystemet, men sender
dem til en Basware Invoice Processing
Master­bruker som deretter overfører dem til
regnskapssystemet.
Sende en faktura for overføring til
regnskapssystemet:
Velg fakturaen.
Hvis fakturaen ikke er godkjent (og du
har godkjenningsrettigheter), godkjenner
du fakturaen.
3.
På skjermbildet Sendealternativer
velger du alternativet Send til
overføring.
4.
Legge til en kommentar til en faktura
om nødvendig. Hvis kommentaren er
obligatorisk, får du en varselsmelding.
5.
Klikk på Bekreft & Send for å sende
fakturaen til overføring.
Når en faktura er sendt for overføring til
regnskapssystemet, kan en Basware Invoice
Processing Master­bruker endre dataene og til
og med sende fakturaen tilbake på sirkulasjon
hvis det er nødvendig.
1.
2.
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
13
Bruke personlig
fakturaarkiv
Slette arkiverte fakturaer
Søke etter arkiverte fakturaer
Plassering:
Plassering:
Slik sletter du fakturaer fra
fakturaarkivet:
(Arkiv)­skjermbildet
Du kan søke etter og se fakturaer i ditt
personlige fakturaarkiv. Arkivet vil vise alle
fakturaene du har behandlet.
1.
Vise alle arkiverte fakturaer:
Fjern merkingen for Vis siste fakturaer og
klikk på Hent fakturaer.
Velg faktura(er) fra listen. Du har to
alternativer:
• Velg de aktuelle avkrysningsboksene
en etter en.
• Hvis du vil velge alle mottakerne,
klikker du på
.
Hvis du vil oppheve merkingen av alle
fakturaer, klikker du på
.
Slik søker du etter arkiverte fakturaer:
Du kan bruke ett eller flere søkealternativer
for å avgrense søket. Hvis du ikke velger noe
søkealternativ (det vil si at du ikke merker
av for avkrysningsboksen eller lar feltet stå
åpent), vil alle søkealternativer være inkludert
i søket, for eksempel alle leverandører, alle
fakturadatoer og så videre.
Eksempel:
• Hvis du velger avkrysningsboksen Vis
siste fakturaer, skriver 10 i feltet og
velger en bestemt leverandør, blir de 10
siste fakturaene fra denne leverandøren
vist.
• Hvis du fjerner merkingen for Vis
siste fakturaer og velger en bestemt
leverandør, blir alle arkiverte fakturaer fra
den valgte leverandøren vist.
Søke etter fakturaer i arkivet:
2.
2.
Velg ett eller flere av søkealternativene:
Vis siste fakturaer, Selskap,
Leverandør, Fakturadato, Fakturasum
og fakturanummer (eller andre
kundespesifikke kriterier).
Klikk på Hent fakturaer. Fakturaer som
stemmer med søkekriteriene, blir ført opp
under søkealternativene.
Klikk på Slett.
En bekreftelsesmelding vises. Klikk på Ja.
Merk!
Fakturaen vil bare bli fjernet fra ditt personlige
arkiv. Den opprinnelige fakturaen blir liggende
i Basware Invoice Processing­systemet.
Sende arkiverte fakturaer
på informativ sirkulasjon
Plassering:
(Arkiv)­skjermbildet
Slik sender du fakturaer fra ditt personlige
arkiv på informativ sirkulasjon:
1.
2.
1.
(Arkiv)­skjermbildet
3.
Klikk på fakturaen du vil sende.
Klikk på Åpne. Fakturaen åpnes på
fakturadataskjermbildet.
Klikk på kategorien Angi sirkulasjon til
informasjon.
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
14
Kontaktinformasjon
Ta kontakt med systemadministrator hvis du trenger informasjon som ikke finnes i denne
håndboken. Administratoren vil kunne hjelpe deg med bruk av programmet og sende eventuelle
forslag til forbedringer av programmene eller dokumentasjonen til leverandøren av systemet.
© Copyright 1999­2008 Basware Corporation. All rights reserved.
15