Konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon
KONKURRANSEGRUNNLAG Illustrasjon: Popsenterets fasade på kveldstid. Cafelokalet ligger i 1.etg. helt til høyre. Foto P.R. Schjerven KONKURRANSE MED FORHANDLING OM Å INNGÅ TJENESTEKONSESJONSKONTRAKT om Drift av kafe og utested, samt levering av catering og serveringstjenester til Popsenteret i Oslo INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Oppdraget ................................................................................................................. 4 1.1 Oppdragsgiver ............................................................................................................. 4 1.2 Regelverk for offentlige anskaffelser. Kunngjøring ..................................................... 4 1.3 Fremdriftsplan for prosessen ...................................................................................... 4 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson ................................................................................... 4 1.5 Tilleggsopplysninger .................................................................................................... 5 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget ............................... 5 2 Bakgrunn for konkurransen og markedsmuligheter ................................................... 5 2.1 Innledning .................................................................................................................... 5 2.2 Popsenterets virksomhet............................................................................................. 6 2.3 Popsenterets serveringstilbud til utleie og catering ................................................... 6 2.4 Mulighet for samarbeid ............................................................................................... 6 3 Kravspesifikasjon ...................................................................................................... 7 3.1 Generelt ....................................................................................................................... 7 3.2 Drift av kafe og utested med uteservering.................................................................. 7 3.2.1 Servering av mat og drikke ................................................................................... 7 3.2.2 Konsept................................................................................................................. 7 3.2.3 Åpningstider ......................................................................................................... 7 3.2.4 Prisprofil ............................................................................................................... 7 3.3 Servering til Popsenterets arrangementer/catering .................................................. 8 3.3.1 Drift av barer ved arrangement ........................................................................... 8 3.3.2 Catering ................................................................................................................ 8 3.3.3 Bemanning ........................................................................................................... 8 3.3.4 Prisprofil ............................................................................................................... 8 4 Serverings- og skjenkebevilling .................................................................................. 8 4.1 Serverings- og skjenkebevilling ................................................................................... 8 4.2 Dispensasjon for servering i uteområde ..................................................................... 8 5 Økonomi ................................................................................................................... 9 5.1 Investeringer ................................................................................................................ 9 5.2 Omsetningsbasert vederlag ......................................................................................... 9 5.3 Minimumsvederlag/Fast vederlag ............................................................................... 9 5.4 Felleskostnader............................................................................................................ 9 5.5 Sikkerhetsstillelse ........................................................................................................ 9 6 Kontrakt .................................................................................................................... 9 6.1 Kontraktsbestemmelser .............................................................................................. 9 6.2 Kontraktsperiode ......................................................................................................... 9 6.3 Forbud mot sosial dumping ......................................................................................... 9 7 Regler for gjennomføring av konkurransen .............................................................. 10 7.1 Prosedyre ................................................................................................................... 10 7.2 Tilbudsfrist ................................................................................................................. 10 7.3 Befaring...................................................................................................................... 10 7.4 Innlevering av tilbud .................................................................................................. 10 7.5 Krav til tilbudsutforming ............................................................................................ 10 7.6 Forbehold................................................................................................................... 11 7.7 Vedståelsesfrist.......................................................................................................... 11 7.8 Deltilbud .................................................................................................................... 11 Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 2 7.9 Alternative tilbud og minstekrav ............................................................................... 11 7.10 Opplysningsplikt ..................................................................................................... 11 7.11 Taushetsplikt .......................................................................................................... 11 7.12 Offentlighet ............................................................................................................ 11 7.13 Kostnader ifm tilbud .............................................................................................. 11 7.14 Avlysning ................................................................................................................ 11 8 Krav til tilbydere ...................................................................................................... 12 8.1 Generelt om kvalifikasjonskrav ................................................................................. 12 8.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav ........................................................ 12 8.3 Krav knyttet til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling ................................... 12 8.4 Krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle stilling .................................. 12 8.5 Krav knyttet til tilbyderens tekniske/faglige kvalifikasjoner ..................................... 12 9 Oppdragsgivers behandling av tilbudene ................................................................. 13 9.1 Registrering og åpning av tilbud ................................................................................ 13 9.2 Gjennomføring av forhandlinger ............................................................................... 13 9.3 Tildelingskriteriene .................................................................................................... 13 10 Tildeling av kontrakt, begrunnelse ........................................................................... 14 Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Popsenteret på Grünerløkka i Oslo er et interaktivt og moderne opplevelsesmuseum for norsk populærmusikk de siste 100 år. Museet åpnet november 2011 og har på kort tid markert seg som et positivt og populært tilskudd til Østlandets kulturtilbud og ble i 2013 kåret til «Årets museum» i Norge. Popsenteret er en del av Kulturetaten i Oslo kommune og utgjør sammen med Øvingshotellet, Oslo Kulturskole, og stiftelsen Riksscenen, Schous Kulturbryggeri. I 2014 besøkte nær 60.000 Popsenteret, nær 40.000 besøkte utstillingene. Publikum og gjester er representert i alle aldersgrupper og kommer fra hele landet, men primært fra Østlandet: barnefamilier, elever, voksne og eldre samt bedrifter og organisasjoner. Popsenteret og Riksscenen holder til i samme hus som kafeen. Oslo kommune v/Kulturetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling om å inngå tjenestekonsesjonskontrakt om framleie og drift av kafe/utested med kjøkken og uteservering i Schous kulturbryggeri, og salg av catering/serveringstjenester til Popsenterets arrangementer. Alle sider ved tilbudet vil være forhandlebart. 1.2 Regelverk for offentlige anskaffelser. Kunngjøring Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 kommer ikke til anvendelse for denne konkurransen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 1-3 annet ledd bokstav j. Det er utelukkende bestemmelsene i det foreliggende konkurransegrunnlag med tilhørende dokumenter, sammen med kunngjøringsteksten, som regulerer prosessen frem til kontraktsinngåelse. Konkurransen er kunngjort i Aftenposten, Dagens Næringsliv, www.finn.no og på Popsenterets hjemmeside. Konkurransegrunnlaget er også sendt direkte til antatt aktuelle tilbydere. 1.3 Fremdriftsplan for prosessen Planlagt tidspunkt 17. september 2015 Uke 39 12. oktober 2015 kl. 1200 12. oktober 2015 kl. 1300 Uke 42 Uke 43-45 Uke 46 1. desember 2015 Aktivitet Kunngjøring av konkurranse Befaring Tilbudsfrist Åpning av tilbud Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Forhandlinger Valg av tilbud og utsending tildelingsbrev Kontraktsinngåelse Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ med unntak av tilbudsfristen som er fastsatt. 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i forbindelse med denne konkurransen er: Navn : Kristine Farstadvoll E-postadresse : [email protected] Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 4 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant enn nevnte kontaktperson, med unntak av avtale om befaring, se punkt 7.3 . 1.5 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelse om tilleggsopplysninger merkes ”Tilleggsopplysning i konkurranse om Drift av kafe og utested, samt levering av catering og serveringstjenester til Popsenteret i Oslo ”, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson på e-post. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles på e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp kan oppdragsgiver foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli formidlet til leverandører som har registret interesse for konkurransen ved å sendt epost til oppdragsgivers kontaktperson . 2 BAKGRUNN FOR KONKURRANSEN OG MARKEDSMULIGHETER 2.1 Innledning Popsenteret har på kort tid posisjonert seg som et attraktivt og innovativt museum med et tilbud av høy kvalitet rettet mot et bredt publikum. Museets primære oppgave er dels å formidle norsk populærmusikkhistorie siste 100 år, gjennom å skape nysgjerrighet, engasjement og kunnskap om temaet - dels å være en arena for musikkbransjen og - miljøet. Formidling skjer gjennom utstillinger, aktiviteter, arrangementer og omvisninger. I tillegg har museet et kommersielt fokus, med utstrakt utleievirksomhet til organisasjoner og andre bedrifter samt salg av arrangementskonsepter til næringslivet. Popsenterets fire etasjer rommer store og moderne utstillingsområder, utleielokaler med bar og egen takterrasse, serviceområder og museumsbutikk. Arealene er fleksible og kan benyttes helt eller delvis til store arrangement. Kafelokalet som omfattes av denne konkurransen ligger fysisk i direkte tilknytning til Popsenteret og Riksscenen, og har scene og bar, et tilhørende produksjonskjøkken og et uteserveringsområde. Produksjonskjøkkenet gir et godt grunnlag for å levere cateringtjenester, både til Popsenteret og til andre kunder i og utenfor Schous kulturbryggeri. Kafeen ligger midt i et attraktivt område med butikker og et rikt utvalg av serverings- og kulturtilbud. I indre gård, vis a vis cafeen, er det under utvikling et matmarked / matbar og en restaurant med uteservering. I området for øvrig finnes en rekke små og mellomstore aktører innen musikk, media og film som ser frem til et treffsted og et godt serveringstilbud på dag- og kveldstid. Øvingshotellet har mange brukere og godt belegg, særlig ettermiddag og kveld. Flere som øver her ønsker å avslutte Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 5 kvelden på et utested i nærheten. Øvingshotellet benyttes dessuten av flere TV-produksjoner og det er behov for servering til flere av disse. Riksscenen, scene for nasjonal og internasjonal folkemusikk, joik og folkedans, holder til i samme bygg som Popsenteret og kafeen. Her finnes tre velutstyrte scener med et rikholdig program av konserter og aktiviteter. I tillegg er store TV-produksjoner som Ylvis og Anne Kat. Hærland vist her. Popsenteret og Riksscenen samarbeider om store arrangementer og bruk av fellesarealer. For mer informasjon, se www.popsenteret.no www.riksscenen.no og www.ovingshotellet.no. Eventuell avtale om levering av catering mv til Riksscenen eller andre aktører må fremforhandles særskilt uavhengig av denne konkurransen. 2.2 Popsenterets virksomhet Popsenterets museumsdrift har, i tillegg til publikumsrettede aktiviteter som beskrevet ovenfor, et profesjonelt utleietilbud som kombineres med unike og skreddersydde omvisnings- og innholdskonsepter til næringsliv og privatmarkedet. Det satses stort på dette tilbudet og etterspørselen er i positiv utvikling. Kafeen spiller en vesentlig rolle i denne satsingen og det er rom for en rekke interessante utviklings- og samarbeidsmuligheter. 2.3 Popsenterets serveringstilbud til utleie og catering Hele eller deler av museet leies ut alle dager på dag- og kveldstid til næringslivet, institusjoner og stat/kommune til pressevisninger, konferanser, events, produktlanseringer og kulturarrangementer. I 2014 ble det gjennomført 125 utleieforhold og 55 omvisninger med servering. Salg og/eller catering av mat og drikke inngår i rundt 90 % av alle Popsenterets utleieforhold og arrangementer. På hverdager på dagtid besøkes huset primært av skoleklasser og grupper. Totalt ble det i 2015 holdt nær 500 omvisninger i museet. Det er ønsket, men ikke et krav, at cafeens serveringslokale etter nærmere avtale med driver kan tas i bruk for Popsenterets gjester/kunder i forbindelse med store arrangementer. 2.4 Mulighet for samarbeid Popsenteret har utviklet en rekke populære utleie- og omvisningspakker tilpasset grupper opp til 120 personer der servering av mat og drikke naturlig inngår. Eksempler er «Teambuiding» og «PopVors» med/uten servering, «lynkarriere» med innspilling i studio, «Noe å feire» for viktige anledninger og PopBursdag for barn fra 10-16 år. I 2014 ble det gjennomført nær slike 250 omvisninger. Det er et ønske å videreutvikle konseptene og også å se på flere muligheter i samarbeid med kafedriver. Som del av museets publikumsprogram tilbys familiekonserter, «Dypdykk» der artister og andre dybdeintervjues, utstillingsåpninger, lanseringer mm. I tillegg gjennomføres store arrangementer som Musikkfest Oslo, Kulturnatt, Turist i egen by og Musikkmarked – inne og ute. Et antall store festivaler som Folkelarm og Ultima barnefestival gjennomføres i 2015. Også her er det positive muligheter for et samarbeid. Les mer på www.popsenteret.no/booking og www.popsenteret.no/bedrift Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 6 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 Generelt Popsenteret ønsker ny driver til kafelokalene på museet. Det er ønskelig at den valgte driveren igangsetter serveringsvirksomheten så snart som mulig. Det er svært viktig at driveren vil være en partner som kan samarbeide nært med Popsenteret. Driften vil omfatte følgende: 3.2 Drift av kafe og utested med uteservering Driveren skal for egen risiko etablere og drifte kafe og utested i serveringslokalet på Popsenteret med tilliggende område for uteservering. 3.2.1 Servering av mat og drikke Driveren skal tilby servering av mat og drikke i lokalene til Popsenterets besøkende og andre, herunder alkoholholdig drikk. 3.2.2 Konsept Kafeen og utestedet skal være husets pulserende treffpunkt, og fungere som et selvstendig og levende møte- og serveringssted for områdets mange kafegjester på dag- og kveldstid. Konseptet for driften og serveringen skal på best mulig måte være tilpasset Popsenterets profil, tilbud og besøkende. Det legges vekt på at konseptet bidrar til å videreutvikle Schous kulturbryggeri som et sted for gode kultur-, musikk- og matopplevelser. Kafelokalet er innredet med scene og bar. Dette gir gode muligheter for driver til å gjennomføre egne arrangementer i lokalet. 3.2.3 Åpningstider Kafeen skal i utgangspunktet være åpen fra lunsjservering og utover. Driver avgjør om det skal være serveringsvirksomhet også utenom Popsenterets åpningstider, men det er en fordel om driveren kan tilby dette. Museet har for tiden følgende åpningstider: Tirsdag – fredag kl. 10 - 16 Torsdag kl. 10 - 19 Lørdag og søndag kl. 11 - 17 Mandag stengt Tidene utvides ved spesielle anledninger. 3.2.4 Prisprofil Priser på mat og drikke skal være konkurransedyktige sammenliknet med priser på øvrige serveringstilbud i området. Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 7 3.3 Servering til Popsenterets arrangementer/catering 3.3.1 Drift av barer ved arrangement Etter avtale med Popsenteret er driveren forpliktet til å drive barene i Popsenterets lokaler ved arrangement og utleie. Det gjelder store og små arrangement, som kan være både åpne og lukkede. Driver er ansvarlig for å bemanne barene samt stå for barens driftskostnader ved hvert arrangement. 3.3.2 Catering Driver skal ha et profesjonelt og attraktivt cateringtilbud som Popsenteret kan benytte. Driver står fritt til å levere cateringtjenester utenfor Popsenteret. Driveren får enerett til å levere cateringtjenester til Popsenterets arrangementer. Eneretten gjelder i to år fra inngåelse av kontrakt, med opsjon for oppdragsgiver til forlengelse for ett år ad gangen. Eneretten gjelder ikke Popsenterets interne arrangement eller når driver ikke har kapasitet til å levere. Det skal tilbys serveringsklar mat og drikke etter avtale i hele åpningstiden for utleie som er fra kl. 0830 til kl. 0200. Det er driverens ansvar å sørge for nødvendig serveringsutstyr som dekketøy, glass, duker og fat. Driver skal bringe mat og drikke til avtalt sted, og hente brukt serveringsutstyr etter avsluttet arrangement. Ved behov og etter avtale skal driver stille med egne folk til opp- og nedrigg samt til servering. 3.3.3 Bemanning Drifter har ansvaret for å bemanne kafeen og barer, samt stille med nødvendig serveringshjelp/ bartendere ved større arrangementer der det er påkrevet. Personalet må være profesjonelt og serviceinnstilt. Ved alkoholservering på større arrangementer må driver ha egen alkoholvakt. Personalet skal ha relevant erfaring, egnethet og kunne kommunisere godt på norsk. Popsenteret bemanner selv sine arrangementer med minimum én arrangementsansvarlig. 3.3.4 Prisprofil Priser på mat og drikke skal være konkurransedyktige sammenliknet med priser for tilsvarende tjenester. 4 SERVERINGS- OG SKJENKEBEVILLING 4.1 Serverings- og skjenkebevilling Driver har ansvar for å søke om og få innvilget serverings- og skjenkebevilling. 4.2 Dispensasjon for servering i uteområde Midlertidig dispensasjon til servering i uteområdet er gitt i tilknytning til godkjent restaurantdrift på angitt plass, se tegning over Vørterhusplassen. Det kan søkes om forlengelse. Gjeldende bestemmelser om åpningstider for uteservering i området må overholdes. Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 8 5 ØKONOMI 5.1 Investeringer Driveren vil bli ansvarlig for egne investeringer, og for tilstrekkelig omsetning basert på tilbudt konsept. Det forutsettes at driveren forplikter seg til for egen regning og risiko å investere i alt utstyr, møbler og kjøkkeninfrastruktur mv som ikke leveres fra oppdragsgiver og som er nødvendig for driverens drift av serveringsvirksomheten i henhold til driverens konsept for serveringsvirksomheten, jf utkast til tjenestekonsesjonskontrakt pkt. 8, Vedlegg 3. 5.2 Omsetningsbasert vederlag Det er lagt opp til at driveren skal betale et omsetningsbasert vederlag til oppdragsgiver for retten til å drive serveringsvirksomheten. Vederlaget beregnes som et prosentvis vederlag av total brutto omsetning eksklusiv merverdiavgift (omsetningsbasert vederlag) beregnet ut fra total omsetning i serveringsarealene inne og ute, samt fra omsetning til destinasjoner i bygget for øvrig, og eventuelle leveranser av servering fra serveringsvirksomheten til kunder utenfor bygget. 5.3 Minimumsvederlag/Fast vederlag Driveren skal uavhengig av oppnådd omsetning garantere for betaling av et årlig minimumsvederlag/fast vederlag til oppdragsgiver. Minimumsvederlaget/det faste vederlaget kommer ikke i tillegg til omsetningsbasert vederlag, men utgjør en minstegaranti som slår inn dersom størrelsen på budsjettert omsetning svikter. 5.4 Felleskostnader I tillegg til omsetningsbasert vederlag/minimumsvederlag skal restauratøren betale for kostnader forbundet med forvaltning, drift og vedlikehold av lokalene og fellesarealer. 5.5 Sikkerhetsstillelse Inngåelse av fremleiekontrakt forutsetter bankgaranti eller depositum for husleie. 6 KONTRAKT 6.1 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte tjenestekonsesjonskontrakt med vedlegg, se vedlegg 3. En tjenestekonsesjonskontrakt er en kontrakt som gjelder tjenester, men hvor vederlaget for tjenesten som utføres består av retten til kommersielt å utnytte tjenesten. Vedlagt kontrakt vil være utgangspunkt for forhandlinger. 6.2 Kontraktsperiode Avtaleperioden gjelder fra tidspunktet for signering av denne avtalen. Avtaleperiodens lengde vil være gjenstand for forhandling. 6.3 Forbud mot sosial dumping Det vil i kontrakten bli stilt krav til lønns- og, jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8.februar 2008. Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 9 7 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7.1 Prosedyre Denne konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse med forhandling. Alle interesserte tilbydere kan levere tilbud i henhold til bestemmelsen i dette konkurransegrunnlaget. Forutsatt at tilbyderne oppfyller kvalifikasjonskravene, forbeholder oppdragsgiver seg rett til å velge ut hvilke tilbydere man ønsker å gå i forhandlinger med. Utvelgelsen av tilbydere før forhandling vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene, jf. punkt 9.3 nedenfor. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å inngå kontrakt med noen av tilbyderne dersom utfallet av forhandlingene etter oppdragsgivers vurdering ikke er tilfredsstillende. 7.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 12. oktober 2015 kl. 1200. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud kan bli avvist. 7.3 Befaring Tilbyderne vil få mulighet til å befare Popsenterets lokaler i uke 39. Tilbydere som ønsker dette bes om å ta kontakt med daglig leder ved Popsenteret Inger Bertelsen på e-post [email protected] for å avtale tidspunkt. Befaring vil bli gjennomført med hver enkelt tilbyder for seg. 7.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket: Drift av kafe og utested, samt levering av catering og serveringstjenester til Popsenteret i Oslo Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Tilbudet bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal enten leveres ved innlevering i resepsjonen i Kulturetaten eller per post: Postadresse: Kulturetaten, Postboks 1453 Vika, 0116 Oslo Besøksadresse: Storgata 25, resepsjonen i 2. etasje 7.5 Krav til tilbudsutforming Tilbudet skal leveres i A4-format med inndeling som beskrevet i tabellen nedenfor. Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Attest for skatt og merverdiavgift, jf. punkt 8.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 8.3 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 8.4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 8.5 Utfylt tilbudsskjema med dokumentasjon Jf. punkt Punkt 8.2 Punkt 8.3 Punkt 8.4 Punkt 8.5 Punkt 9.3 Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 10 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 7.6 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). 7.7 Vedståelsesfrist Tilbyder er bundet av tilbudet til 15. desember 2015 kl. 1200. 7.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 7.9 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 7.10 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbyder eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 7.11 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven § 13. 7.12 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av tilbyder er gjort, se lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11. Dersom tilbyder anser tilbudet for å inneholde forretningshemmeligheter eller informasjon som ikke kan deles med offentligheten etter at tilbyder er valgt, anbefales det å legge ved en sladdet versjon av tilbudet som vil bli vurdert benyttet i tilfelle begjæring om innsyn i sakens dokumenter. 7.13 Kostnader ifm tilbud Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbud vil ikke bli refundert. Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatt materiale ifm. konkurransen. 7.14 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning, og uten at det oppstår erstatningsplikt, dersom det etter oppdragsgivers oppfatning foreligger en saklig grunn for avlysning. Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 11 8 KRAV TIL TILBYDERE 8.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Det er kun tilbydere som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. 8.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav Krav Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 8.3 Krav knyttet til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. 8.4 Krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Tilbyderen skal ha god økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav Årsberetning 2 siste år Tilbyder skal ha god soliditet Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom tilbyderen av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 8.5 Krav knyttet til tilbyderens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves et godt og velfungerende internkontrollsystem for virksomheten Dokumentasjonskrav Beskrivelse av rutiner for overholdelse av gjeldende matforskrifter og hygienekrav, samt regelverket for skjenking av alkohol Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 12 9 Krav Dokumentasjonskrav Erfaring med drift av serveringssted Oversikt over og beskrivelse av serveringsvirksomhet 5 siste år. Det skal fremgå om tilbyderen har erfaring med catering og arrangementer OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 9.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Tilbyderen har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 9.2 Gjennomføring av forhandlinger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir funnet å være antatt best kvalifisert for deltakelse i forhandlinger. Som utvelgelsesform vil det bli valgt ”de(n) best kvalifiserte tilbyder(ne)”. En første reduksjon kan skje på bakgrunn av en innledende evaluering av alle de innkomne tilbudene opp mot tildelingskriteriene, jf. punkt 9.3. Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene kan avvises. Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres og ivareta kravet om likebehandling og etterprøvbarhet. Alle sider ved de innleverte tilbudene er forhandlebare. Resultatet av forhandlingene vil nedfelles i kontrakten mellom partene. 9.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktig etter endt forhandling. Med økonomisk fordelaktig menes en samlet vurdering av de to kriteriene Kvalitet og oppdragsforståelse og Økonomi i tabellen nedenfor. Tildelingskriterium For kriteriet Kvalitet og oppdragsforståelse vil følgende momenter bli vurdert: Dokumentasjonskrav Utfylt Tilbudsskjema a) Drift av kafe /utested Tilbudt konsept er i tråd med Popsenterets profil Prisprofil er konkurransedyktig sammenlignet med priser på serveringssteder i området Tilbudte åpningstider Dato for oppstart Gode rutiner for samarbeid med Popsenteret b) Servering ved Popsenterets arrangementer Tilbudt meny er variert og passer til Popsenterets profil Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 13 Tildelingskriterium For kriteriet Økonomi vil følgende momenter bli vurdert: Dokumentasjonskrav Utfylt Tilbudsskjema a) Tilbudt vederlag basert på prosentsats av totale omsetning b) Tilbudt garantert minimumsvederlag/fast vederlag c) Tilbudte investeringer d) Tilbudt garanti/depositum e) For servering ved Popsenterets arrangementer Pris på tilbudt meny Pris på tilbudt drikke Timepriser for bemanning 10 TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort. Oslo, 4. september 2015 ____________________________________ Hilde Barstad Direktør Kulturetaten Vedlegg til konkurransegrunnlaget: 1a) og 1b) Tegninger over lokalene 2) Oversikt over utstyr og fasiliteter 3) Utkast til tjenestekonsesjonskontrakt 4) Tilbudsskjema Konkurransegrunnlag – konkurranse med forhandling om tjenestekonsesjonskontrakt 14
© Copyright 2024