1. No category

FORUTV
/15
Forretningsutvalget
Ordførerens kjøp av eksterne taler
RKR
ESARK-0223-201124326-11
Hva saken gjelder:
Denne saken er et svar på forretningsutvalgets vedtak i sak 64-15.
«Frem til forretningsutvalgets møte 7.4 utarbeides det en sak hvor det redegjøres for ordningen og
hvordan denne har utviklet seg siden 2012. I saken skal det fremgå hvilke vurderinger ordfører og
administrasjon har hatt av denne ordningen siden saken var oppe i forretningsutvalget i oktober 2012.»
I saken gis det oversikt over kostnader for kjøp av taler i perioden 2012 – 2015. Som
sammenligningsgrunnlag er det også lagt inn stipulerte kostnader hvis en rådgiver hadde blitt tilsatt.
Det redegjøres for administrasjonens befatning med ordningen og hvilke vurderinger administrasjon og
ordførerens har hatt.
Forslag til vedtak:
1. Forretningsutvalget tar saken til orientering.
2. Forretningsutvalget ber om at reglementet for ordføreren og forretningsutvalget vurderes særskilt mht
hvilken ordning som skal gjelde for ordføreren i neste valgperiode og hvilket ansvar
forretningsutvalget skal ha for å følge opp.
Dato:
31. mars 2015
Roar Kristiansen - bystyredirektør
Dette dokumentet er godkjent elektronisk.
Vedlegg:
Avtale om taleskriving datert 27.11.11
Tillegg til avtale om taleskriving datert nov. 2012
1
Saksutredning:
1. Bakgrunn
I forkant av forretningsutvalgets møte 17.3.2015 sendte Harald Schjelderup følgende epost til
forretningsutvalgets medlemmer og øvrige gruppeledere:
«Gjennom media er det fremkommet at ordførers eksterne kjøp av taler er mer enn tredoblet siden
2012.
I følge oversikten i media er beløpet steget til kr 798 500 i 2014, mot kr 200 000 per oktober 2012
(årsbeløp for 2012 sies å være ca. kr 250 000).
Da ordfører i FUT 16. oktober 2012 redegjorde for saken, ble det opplyst at intensjonen var å
avholde en «mini konkurranse» dersom beløpet økte. Det ble også muntlig opplyst fra ordfører at
Forretningsutvalget ville bli orientert dersom omfanget økte. Slik vi forstår det har ingen av delene
skjedd.
Vi ønsker selvsagt at ordfører får bistand til å skrive sine taler. Med det høye aktivitetsnivået en
ordfører (sammen med varaordfører) har i en by som Bergen, er god tilrettelegging en forutsetning
for å kunne utøve sitt verv og sine representasjonsoppdrag på en god og hensiktsmessig måte. Vi
har derfor vært positiv til at det har vært benyttet ekstern taleskriver, også siden det har vært
rimeligere enn å ansette egen politisk rådgiver, selv om vi må anta at en slik rådgiver ville hatt
arbeidsoppgaver også utover det å skrive taler for ordføreren.
Når beløpet er kommet opp i nesten kr 800 000,- på årlig basis, mener vi imidlertid det må være i
alles interesse å få en redegjørelse og en saklig diskusjon om ordningen.
Vi vil derfor be ordfører og/eller bystyrets direktør redegjøre for sitt syn på ordningen,
utviklingen siden 2012 og hvilke vurderinger som er gjort av ordfører og Bystyrets kontor på ulike
stadier siden oktober 2012, som var sist Forretningsutvalget diskuterte saken.»
Eposten ble tatt opp under punktet eventuelt og forretningsutvalget vedtok følgende:
«Frem til forretningsutvalgets møte 7.4 utarbeides det en sak hvor det redegjøres for ordningen og
hvordan denne har utviklet seg siden 2012. I saken skal det fremgå hvilke vurderinger ordfører og
administrasjon har hatt av denne ordningen siden saken var oppe i forretningsutvalget i oktober
2012.»
Foreliggende sak er et svar på forretningsutvalgets vedtak.
2. Utvikling siden 2012
I 2012 var utgiftene til kjøp av taler kr. 320 800. I 2013 økte utgiftene til kr. 678 800. Denne økningen
skyldes en kombinasjon av at honoraret og beregningsgrunnlaget for skriving av taler økte. Det ble også
levert flere taler. Økningen fra 2013 til 2014 skyldes at antallet leverte taler økte. Dette er vist i tabell 1.
Tabell 1 Oversikt over kostnader for kjøp av taler i perioden 2012 - 2014
Stipulert kostnad
Kostnad
Antall eksternt
rådgiverstilling1
taler
kjøpte taler
762 000
320 800
78
2012
787 000
678 800
100
2013
813 000
798 500
128
2014
839 829
548 550
96
20152
3 201 829
2 345 850
402
Totalt
1
Lønn er beregnet ut i fra lønnsnivå for rådgiver for ordfører i forrige valgperiode med anslått lønnsvekst på 3.3 % pr. år.
For 2015 er det så langt foretatt bestillinger for kr. 164 000 på kjøp av taler. Til utgangen av mai er det bestilt taler til en
anslått kostnad på kr. 100 800. For resten av perioden er anslaget for kjøp av taler kr. 283 500. Dette gir et anslag på kr.
548 550 for inneværende år.
2
2
3. Administrasjonens rolle og vurdering av ordning
Bystyredirektøren vil understreke at bestemmelsen om at ordføreren kan tilsette egen rådgiver først og
fremst er et politisk valg. Ordningen har vært oppe til vurdering med ujevne mellomrom og dagens
ordning med at ordføreren kan tilsette egen politisk rådgiver ble vedtatt reglementsfestet av bystyret
15.10.07 (B-sak 236/07).
I forretningsutvalgets møte 16.10.12 orienterte ordføreren om sine kjøp på bakgrunn av presseomtale av
taler fra eksterne. Selv om det ikke er protokollert, ga forretningsutvalget sin tilslutning til at ordningen
med ekstern taleskriver kunne videreføres til erstatning for at ordføreren ansatte egen rådgiver.
Forretningsutvalget har i tilknytning til den årlige behandlingen av budsjett for bystyrets organer gitt sin
tilslutning til at ordføreren kunne kjøpe talene sine til erstatning for at ordføreren ansatte egen rådgiver.
Ut over dette er det ikke formulert noen øvre grense på kjøp av taler fra eksterne.
Administrasjonens rolle mht. å administrere denne ordningen har vært
1. Å gi råd og avklare hvorvidt den valgte ordning med kjøp av taler fra en bestemt person kunne la
seg gjøre uten å komme i konflikt med innkjøpsbestemmelsene og andre bestemmelser.
Administrativt ser vi at det kunne vært inngått en avtale som var mer i tråd med forskriftens § 3-2, som
omtaler protokollføring for anskaffelser, men ser samtidig at ordføreren da formelt sett binder seg sterkere
til en leverandør. Kjøpet av taler fra en bestemt person er vurdert å være innenfor gjeldende retningslinjer
for innkjøp, begrunnet i veilederen til forskriften om offentlige anskaffelser hvor det står at:
«Dersom anskaffelsen kun kan foretas hos én leverandør i markedet, kan oppdragsgiver foreta
anskaffelsen etter forskriftens del 1. Dette er i samsvar med regelverkets formål om effektive
anskaffelser, da det i slike tilfeller vil være bortkastet bruk av tid og ressurser å avholde en
konkurranse.» Som et eksempel på hvorfor det bare finnes en leverandør oppgis kunstneriske
grunner: «Bakgrunnen er at valg av slike ytelser som oftest vil basere seg på oppdragsgivers
subjektive oppfatning, mer enn hva som er det mest økonomisk fordelaktige. Oppdragsgiverens
subjektive oppfatning av kunst vil derfor kunne veie tungt.»
Forskriftens del I inneholder ikke de samme detaljerte krav til prosedyren som del II og III i forskriften.
Det stilles blant annet ikke eksplisitte krav til kunngjøring, eller hvordan konkurransegrunnlag eller tilbud
skal utformes. Lovens formål om effektive anskaffelser tilsier at oppdragsgiver gis større fleksibilitet til å
bestemme hvordan anskaffelsene som omfattes av forskriftens del I skal gjennomføres.
2. Å vurdere om den foreliggende «avtale» har en utforming som tilfredsstiller kravene til kjøp av
denne type enkelttjenester.
Det er ikke inngått en skriftlig og bindende avtale mellom Erling Dahl jr. og ordføreren, men
taleskrivingen reguleres av en utformet avtale om stykkpris på talene etter nærmere spesifikasjoner.
Omfanget av tjenesten reguleres av de bestillinger ordfører foretar, og ordfører kan på hvilket som helst
tidspunkt avvikle ordningen, velge andre taleskrivere eller andre løsninger. En skriftlig og bindende
avtale mellom partene vil gi mindre fleksibilitet og ta vekk friheten til å velge andre eller andre løsninger.
3. Å påse at kostnadene til kjøp av taler ligger innenfor rammene av hva en rådgiverstilling ville
kostet.
Kostnadene til kjøp av taler er for 2014 tilnærmet lik kostnadene ved å ha en egen rådgiver med et
lønnsnivå tilsvarende rådgiver for forrige periode. Dette forholdet hadde administrasjon og ordfører en
3
runde på høsten 2014, og kjøp av taler styres ut i fra at kostnadene ikke skal overstige utgiftene til en
rådgiverstilling.
4. Å påse at innkomne fakturaer tilfredsstiller kravene som Bergen kommune har.
Alle innkomne fakturaer tilfredsstiller kravene som Bergen kommune har til fakturaer, dvs. at fakturaene
har vært påført gyldig organisasjonsnummer til enkeltmannsforetak som er registrert i Foretaksregisteret i
Brønnøysund. Fakturaene har ikke vært påført merverdiavgift, ettersom taleskriving kommer under
åndsverksloven som er fritatt for mva.
Administrasjonen har forøvrig ikke hatt noen befatning med hvordan ordningen har vært praktisert,
hvilket omfang den har eller skal ha og hva som er pris- og beregningsgrunnlag for kjøp av taler. Pris- og
beregningsgrunnlag fremkommer av vedlagte avtale. Det som kan sies om timeprisen i avtalen er at denne
ligger på et helt vanlig nivå for kjøp av tjenester fra eksterne.
Når det gjelder bestillingene av taler skjer det slik at ordføreren flere ganger i uken går igjennom hvilke
arrangement som krever kjøp av taler med sin sekretær.
Sekretæren oversender deretter listen til Erling Dahl jr. Listen oppdateres jevnlig. Det kommer ofte
henvendelser om arrangementer som krever bestillinger av taler på kort varsel. I en del tilfeller skriver
ansatte taler for ordføreren.
Noen av talene som kjøpes inn benyttes av varaordfører og andre heltidspolitikere som representerer i
ordførerens fravær. Alle kjøpte taler er råutkast som bearbeides av ordfører og de som representerer for
ordføreren.
4. Ordførerens egne vurderinger
Ordføreren har tolket det slik at forretningsutvalget har godkjent at hun kan kjøpe taler innenfor rammene
av kostnadene til en rådgiverstilling. Når det gjelder valg av leverandør har hun hatt et ønske om å stå fritt
til å velge hvem som skal skrive talene, men har valgt en person som hun har hatt og har gode erfaringer
med fra sine tidligere verv som byråd og varaordfører.
Det formelle grunnlaget for å velge å kjøpe taler fra en person er vurdert å være tilstede fra
administrasjonens side. Prisnivået er også innenfor det som anses som rimelig i kommunal sammenheng.
Omfanget på kjøp av eksterne taler har hele tiden vært styrt av ordførerens aktivitetsnivå, og dette
forklarer mye av kostnadsøkningen. Antall leverte taler økte med over 60 % fra 2012 til 2014.
Ordføreren tar imidlertid selvkritikk på at forretningsutvalget ikke har blitt holdt orientert om de økte
kostnadene som kom i 2013 og 2014. Her burde forretningsutvalget både fått informasjon om grunnlaget
for ordningen og hva som var årsakene til den betydelige kostnadsøkningen som kom i 2013.
I og med at rammene for denne ikke har vært formalisert, burde forretningsutvalget fått en årlig
redegjørelse om ordningen, både for å sikre åpenhet om den og for å ta stilling til eventuelle tilpasninger.
Det vil hele tiden være et politisk valg om en skal fortsette med en slik ordning og hvordan
bestemmelsene skal være for ordføreren mht. støtteapparat o.l. I overgangen til ny valgperiode må
erfaringene fra denne valgperioden tas med i diskusjonen om hva som skal være bestemmelsene for hva
ordføreren selv gjør og hva som krever involvering av forretningsutvalget.
4