1. No category

Kommunikasjonsplan
for DIS-Norge
Versjon 1.0
Vedtatt av DIS-Norges styre 17. april 2015
av
Arbeidsgruppe:
Ketil Figenschou
Morten Thorvaldsen
Heidi Sitara Fjeldvig
INNHOLD
INNLEDNING
1
FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.
HENSIKTEN MED DOKUMENTET
DEFINISJON
AVGRENSNINGER - OMFANG
3
3
3
METODE
4
KARTLEGGING AV INTERESSENTER
5
INTERNE INTERESSENTER
EKSTERNE INTERESSENTER
6
7
KOMMUNIKASJONSKANALER
10
KOMMUNIKASJONSPLAN 2015
13
Versjonshistorikk
Versjon
0.1
Dato
25.01.2015
Endring
Dokument opprettet
Første utkast oversendt Morten og Ketil
Endret av
Heidi S. Fjeldvig
Lest korrektur
0.2
2
03.02.2015
Gått gjennom og oppdatert interessentoversikten
og kommunikasjonskanalene
Morten Thorvaldsen
0.3
09.02.2015
Skypemøte med Ketil, diskusjon og gjennomgang
av Mortens innspill
Analyse av interessenter
Ferdigstilt alle kapitlene
0.4
11.02.2015
Ferdigstillelse av plan
Korrektur
Morten Thorvaldsen
0.5
14.02.2015
Ferdigstillelse av dokument
Metodekapittel
Korrektur
Heidi S. Fjeldvig
0.9
17.03.2015
Korrektur
Ferdigstillelse til styret
Morten Thorvaldsen
Heidi S. Fjeldvig
HENSIKTEN MED DOKUMENTET
Dokumentet skal dokumentere DIS-Norges strategi for kommunikasjon frem til 2016 og
kommunikasjonsplan for 2015. Planen gjelder for DIS-Norge sentralt, og har ikke tatt med
kommunikasjonsaktiviteter eller kommunikasjonsmidler for distriktslagene.
I fremtiden anbefaler vi at styret i DIS-Norge utarbeider en kommunikasjonsstrategi for
organisasjonen som helhet. En slik kommunikasjonsstrategi vil gi føringer for hvordan DISNorge og organisasjonens distriktslag skal utarbeide og gjennomføre sine
kommunikasjonsaktiviteter i fremtiden, og være et grunnlag for å utarbeide sentral og lokale
kommunikasjonsplan/wer.
Denne første utgaven for 2015-2016 dokumenterer hvilke interessenter som er de viktigste
for organisasjonen og hvilken kommunikasjonsstrategi organisasjonen har lagt for
interessentene.
Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i det kartleggingsarbeidet som ble gjort av interessenter
i 2008, og videreutviklet den ut fra dagens situasjon.
DEFINISJON
I dette dokumentet har vi definert en kommunikasjonsplan til å om fatte:




En oversikt over organisasjonens viktigste interessenter og hvilken informasjon de har
behov for og hvilken form for kommunikasjon disse har behov for
Roller og ansvar i DIS-Norge for kommunikasjon med interessentene
Hvilke kommunikasjonskanaler organisasjonen skal anvende
Når kommunikasjon skal finne sted
AVGRENSNINGER - OMFANG
Det har vært en utfordring å avgrense oppgaven slik at analysen ikke ble for omfattende og at
den til slutt endte opp i en fullstendig kartlegging av alle deler av organisasjonen (inkludert
distriktslagene) med tilhørende informasjonsutveksling.
Vi har derfor valgt å utelate distriktslag og prosjekter og arbeidsgrupper, som rapporterer til
DIS-Norges styre.
Slike prosjekter/arbeidsgrupper er for eksempel:









Gravminner
Kirkebok
FT 1875
Digitaliseringsgruppa
Testamenteringsprosjektet
Eidsvollsprosjekt
DISTreff
Etikkutvalg
m.fl
Disse gruppene/prosjektene har egne kommunikasjons- og styringskanaler relatert til sin
virksomhet og aktiviteter.
3
METODE
Arbeidsgruppen har bestått av:
Ketil Figenschou
Heidi Sitara Fjeldvig
Morten Thorvaldsen
Gruppen har kartlagt hvilke informasjonskanaler DIS-Norge har, hvem som har ansvar for
hver av dem og når de brukes.
Utgangspunktet for planen er DIS-Norges overordnede mål og strategi:
Overordnede mål:








Norges ledende organisasjon for slektsforskere
Tyngde og betydning i fagspørsmål og bevilgninger
Ny, tydelig, sterk og gjenkjennelig markedsprofil
Grunntilskudd på minst 3 mill
Likestilt med andre kulturorganisasjoner i form av anseelse og troverdighet
Transparent, tilpasset og effektiv organisasjon
Administrasjon som er rigget for å utnytte de muligheter som er innen offentlige
tilskudd
Enda bedre tilbud til våre medlemmer
Overordnet strategi:







Skape attraktive aktiviteter for medlemmene våre
Jobbe kontinuerlig med å utvikle og tilpasse organisasjonen
Styrke og videreutvikle distriktsledere og -lagene
Befeste slektsforskningens anseelse
Skape forståelse for den betydning slektsforskning har for å ivareta individets historie
Være uredde og proaktive både mot fagmiljøer og våre medlemmer.
Kurs, verdiskapende veiledning, åpne samlinger for å tiltrekke interesserte
I 2010 ble det gjort en ekstern interessentanalyse av en ekstern konsulent med tanke på
markedsføring. Arbeidsgruppen tok utgangspunkt i deler av det arbeidet som ble gjort den
gang og videreførte analysen med å kartlegge nye interessenter i tillegg til at vi identifiserte
interne interessenter, dvs de som er innenfor DIS-Norges egen organisasjon.
Vi delte interessentene i tre kategorier: interne interessenter, primære eksterne interessenter
og eksterne sekundære interessenter.
Videre identifiserte vi hvilken behov de forskjellige interessentene har for informasjon eller
kommunikasjon med organisasjonen, og hvilken kommunikasjon/kontakt organisasjonen på
sin side har behov for, for å kunne oppfylle sine strategiske mål.
Arbeidsgruppen gjennomførte videre en kartlegging av organisasjonene eksisterende
kommunikasjonskanaler og hvilke nye som måtte opprettes, mappet deretter interessentene
mot de ulike informasjonskanaler.
Dette ble grunnlaget for utkastet til kommunikasjonsplanen for året 2015. Vi leverer dette
dokumentet i en versjon 0.9 til Styret og overlater til Styret å gjøre nødvendige justeringer og
tilpasninger før endelig beslutning for 2015-2016.
4
KARTLEGGING AV INTERESSENTER
Interessenter defineres som personer eller organisasjoner som har interesse for
slektsforskning som fagfelt og det arbeidet som DIS-Norge, Slekt og Data, deres tillitsvalgte
og medlemmer gjør ved å tilby ulike tjenester og medlemsaktiviteter.
Vi har også inkludert ulike instanser som organisasjonen selv har behov for å ha kontakt med
for å kunne iverksette aktiviteter som er nødvendige for at DIS-Norge skal kunne realisere
sine strategiske mål.
Kartlegging av interessenter er viktig fordi:
-
organisasjonen må vite hvem interessentene er og hvilken informasjon interessentene
har behov for og hvordan den skal distribueres
organisasjonen skal få en oversikt over hvilke interessenter den er avhengig av for
støtte og tilslutning
organisasjonen skal få en oversikt over hvilke av organisasjonens behov som kan
dekkes gjennom samarbeid og kommunikasjon med ulike interessenter
organisasjonen skal kunne kommunisere med sine medlemmer på best mulig måte
for å spre informasjon om organisasjonens arbeid, medlemsfordeler, slektsfaglige
kilder, aktiviteter og slektsfaglige kunnskap.
Interessentene er delt inn i interne og eksterne interessenter. Eksterne interessenter er igjen
delt inn i primære og sekundære grupper.
Primære interessenter er interessenter som er direkte tilknyttet DIS-Norge og som allerede
har et tett samarbeid med organisasjonen. Det er interessenter som organisasjonen allerede
har eller ønsker å ha et strategisk samarbeid med, og som er viktige for at organisasjonen
skal utvikle seg slik Landsmøtet har bestemt, eller det kan være instanser som
organisasjonen ønsker å etablere et strategisk samarbeid med, som et ledd i å nå sine
strategiske mål.
Sekundære interessenter er virksomheter, institusjoner, foreninger eller organisasjoner DISNorge ikke har etablert et nært samarbeid, men som det kan være aktuelt å etablere et
fremtidig samarbeid med.
5
INTERNE INTERESSENTER
Interessent
6
Kommunikasjonsstrategi
DIS-medlemmer
 Tett og åpen dialog om organisasjonens
drift og utvikling.
 Tilføre fagstoff innen slektsforskning og
tilgrensende fagområder, samt formidle
og arena for deling av slektsfaglig
kompetanse.
 Tilføre faglig utvikling og opplæring
innen slektsforskningsfag.
 Kontinuerlig oppdatering på hva som
skjer i andre distrikt- eller lokallag
Distriktsledere
 Avholde Ledersamling en gang årlig for
lederutvikling og faglig påfyll
 Informasjon fra styret i prinsipielle saker
eller saker av stor betydning for
organisasjnen
 «Etterutdanning» av distrikts- og
lokallagsledere og øvrige tillitsvalgte
Øvrig tillitsvalgtapparat
 Samle tillitsvalgtapparatet til felles
samling én gang pr. år for faglig påfyll
og utveksling av erfaringer og
kompetanse
 Ledere for faglige utvalg og prosjekter.

Dis-Norges administrasjon
 Administrasjonen ved kontoret og
generalsekretæren arbeidet tett
sammen med Styret
Informasjonskanal
 Websider – DIS-Norge
 Web-sider - distriktslag
 Nytt fra styret - Hurtigreferatene
 Kurs
 Lokale arrangementer
 Slekt og Data
 DIS-posten
 Ledersamlingen
 Info fra styreleder i epost
 Nettkurs
 Koordinatorsamlinger
 Tillitsvalgtkonferansen
 Styrereferater
 DIS-Norges websider
 Kontinuerlig dialog (muntlig og
epost ved behov)
EKSTERNE INTERESSENTER
Eksterne interessenter er interessenter som ikke er en del av organisasjonen. Eksterne
interessenter deles i to grupper:
1. Primære interessenter: Interessenter DIS-Norge har et uttalt, tett og pågående
samarbeid med. Det kan også være interessenter organisasjonen ønsker å knytte
tettere til seg ut fra strategiske eller økonomiske motiver.
2. Sekundære interessenter: Interessenter som organisasjonen ønsker å ha en viss
dialog eller kontakt med, enten fordi organisasjonene har sammenfallende interesser,
slektsfaglig eller økonomisk, eller fordi organisasjonens medlemmer kan ha
slektstfaglig utbytte av samarbeidet. Samarbeidet kan være på nasjonalt
organisasjonsmessig nivå, eller direkte mellom medlemmene.
Primære interessenter:
Interessent
7
Kommunikasjonsstrategi
Slektsforskere – ikke
medlemmer
 Informasjon ved av DIS-Norge
deltar i radio- og TV
programmer relatert til
slektsforskning.
Andre slektsfaglige
organisasjoner i Norden
 Utveksling av
organisasjonsmessige
erfaringer
 Samarbeid om slektsrelaterte
verktøy
 Formidle muligheter innen
slektsforskning, søkemotorer,
tilgjengelige
forskningsmateriale i Norge
Nasjonalbiblioteket
 Samarbeid om digitalisering av
slektsrelatert materiale
 Samarbeid om felles
arrangementer
 Samarbeid om felles
markedsmateriale
Arkivmyndigheter (stat og
regionalt)
 Samarbeid om transkribering
av skannede media
 Samarbeide om
tilgjengeliggjøring av søkbart
eller skannet materiale
 Samarbeid på sentral- og lokalt
Informasjonskanal
 Gjennom norske medier,
deltakelse etter invitasjon
 Websidene våre, både DISNorges og distriktslagssidene,
våre genealogiske ressurser
med mer.
 Kurs arrangert av lokallagene
 Invitere til Slektsforskerdagen
 Invitere til tilstedeværelse på
kulturarrangementer lokalt plan
 Norgen-møtene
 Styrekontakter, deltakelse
felles styringsgrupper
(prosjekter)
 Invitere til
samarbeidesarrangementer
 DIS-Posten
 Slekt og Data
 Samarbeidende møter
Reklamemateriell (t-skjorter og
lignende)
 DIS-Posten
 Slekt og Data
 Samarbeidsmøter
 DIS-Posten
 Slekt og Data
 Samarbeidsavtalen
(høringsinnspill og -notater)
 Kontaktmøter
Interessent
Kommunikasjonsstrategi
Informasjonskanal
 Lokale prosjekter og dialog
plan om felles arrangementer
 Samarbeid om tilgang til
infrastruktur som bok-, bunkeog flatskannere for
digitalisering av arkivmateriale

Finans
Miljø- og kulturdepartementet
 DIS-Posten
 Slekt og Data
 Kontaktmøter med
fagmyndigheter
 Deltakelse under høringer og
komitémøter vedr. saker som
er relevante for slektsforskere
og kulturvernfeltet i allmennhet
 Henvendelser fra
organisasjonen vedrørende
prinsipielle saker
 Behov for dialog for å skaffe
økonomisk støtte til
organisasjonen
 Synliggjøre organisasjonens
standpunkt i
politiske/prinsipielle saker.
 DIS-Posten
 Søknader om
tilskudd/gavetildelinger
 Utarbeide prosjektplan med
budsjett og finansieringsplan
 Utarbeide og distribuere
sluttrapporter til allmennheten
og gavetildeler
 Søke om tilskudd og
gavemidler fra relevante
stønads- og
tilskuddsmuligheter
Tilskuddsmyndigheter og
veldedige stiftelser/legater
Sekundære interessenter:
Interessent
8
Kommunikasjonsstrategi
Informasjonskanal
Svenske släktsforskardagar
 Arrangere felles deltakelse på
arrangement
Utenlandske slektsforskere
 Formidle muligheter innen
slektsforskning, søkemotorer,
tilgjengelige forskningsmateriale i
Norge
Norske person- eller
lokalhistoriske foreninger
 Samarbeid på lokalt plan
Slektsforskningsorganisasjoner
i øvrige verden
 Formidle muligheter innen
slektsforskning, søkemotorer,
tilgjengelige forskningsmateriale i
Norge
 Informasjon i DIS-Posten
 Slekt og Data, artikler, annonser
 Invitere til
samarbeidesarrangementer
 Reklamemateriell (t-skjorter og
lignende)
 Websidene våre på engelsk
 Genealogiske ressurser
 Ingen formelle
 Invitere til
samarbeidesarrangementer
 Websidene våre på engelsk
 Genealogiske ressurser
Interessent
9
Kommunikasjonsstrategi
Informasjonskanal
Datatilsynet
 Ingen
Museer og biblioteker
 Ingen
Kommersielle aktører
 Uformelt samarbeid på lokalt plan
 Ved behov
 Delta på
samarbeidesarrangementer,
lokalt plan
 Ingen
KOMMUNIKASJONSKANALER
Vi deler tilgjengelighet og distribusjon av informasjon inn i ulike kategorier:

Push: informasjonen sendes ut til mottaker fra et sentralt sted eller server uten at
mottaker behøver å ta eget initiativ. Denne type distribusjon er typisk for
nyhetsbrev, markedsføring eller informasjon som organisasjonen anser som viktig
at mottaker mottar.
Brukes til distribusjon av informasjon der avsender, (DIS-Norge) har stor
egeninteresse av å nå ut med informasjon, eller der mottaker har høy interesse
for å få informasjon.

Pull: Informasjon som legges ut og tilgjengeliggjøres for mottaker, men mottaker
må selv oppsøke eller finne frem til informasjonen. Pull-metoden regnes som en
passiv distribusjonsform, fordi mottakeren selv må søke den opp, og den har
derfor en mye mer tilfeldig og usikker treffprosent.
DIS-Norge skal benytte seg av både push og pull strategi for å nå ut til sine interessenter.
Informasjonskanal
Beskrivelse
Utgis av
Frekvens
Metode
DIS-Norge
sentralt
Kontinuerlig
/løpende
oppdatering
Pull
Distriktslagene
Kontinuerlig
oppdatering
Pull
DIS-Norge
sentralt
Kontinuerlig
/løpende
oppdatering
Pull
Ansvarlig
DIS-Norges websider
DIS-Norges websider skal være en
informasjonskanal for våre medlemmer og for
alle som er interessert i slektsforskning.
Websidene skal dekke følgende områder:
-
Om organisasjonen
Nasjonale arrangementer
Nyheter
Medlemssider
o Pålogging og vedlikehold om
medlemskap
o Tilgang til medlemsblad ”Slekt og
Data”
o Tilgang til DIS-Posten
- Om slektsforskning, faglig stoff (søkesteder
og – verktøy, nybegynner)
- Informasjon fra styret
Distriktslagenes
websider på DISNorges webområde
Distriktslagenes sider
Websidene våre på
engelsk
Deler av DIS-Norges websider er oversatt til
engelsk. Målsettingen er å tilby utenlandske
slektsforskere en vei inn til tilgjengelighet til å
søker etter slekt i Norge. Inneholder bla.
Genealogiske
ressurser
- Lokale arrangementer
- Informasjon til medlemmene om lokalt
slektsfaglig materiale
- Informasjon til medlemmene om lokale
arrangementer hos andre institusjoner
- Om DIS-Norge
10
Informasjonskanal
Beskrivelse
Utgis av
Frekvens
Metode
DIS-Norge
sentralt
4 ganger i
året
Push
DIS-Norge
sentralt
11 ganger i
året
Push
DIS-Norge
sentralt
Annethvert
år
Ansvarlig
- Tilbud om bistand til nybegynner som
slektsforskning i Norge
- Genealogiske ressurser i Norge
- Genealogiske verktøy
- Genealogiske verktøy og kilder
Slekt og Data
Medlemsblad til organisasjonens medlemmer.
Slektsfaglige artikler
DIS-Posten
Nyhetsbrev til alle medlemmene
Oversikt over kommende lokale/sentrale
arrangementer
Bør sendes aktuelle samarbeidspartnere, både
offentlige myndigheter og frivillige
organisasjoner
Landsmøte
Utsendelse av Landsmøte-papirer
Behandling av innkomne forslag og forslag til
vedtektsendringer.
Forslagsstill
ere
Faglige innslag
Ledersamling
Alle distriktslederne samles én gang pr.år
Lederutvikling, organisasjonsutvikling
DIS-Norge
sentralt
1 gang pr.
år
Informasjon og diskusjon om sentrale tema
Faglige innslag
Tillitsvalgtkonferansen
Alle tillitsvalgte samles for faglig inspirasjon og
påfyll
DIS-Norge
sentralt
Annethvert
år
Slektsforskerdagen
Åpent arrangement om slektsfaglige tema
DIS-Norges
distriktslag
1 gang pr.
år
Fellesarrangement sammen med
samarbeidspartnere
Annonser i media
”Vi gjør slektsforskning enklere”
Annonsering av organisasjonen i TV-kanaler
på ”røde helligdager”.
”Skal være informative og opplysende, og ikke
inneholde oppfordring til økonomisk støtte og
vederlag.”
http://www.tv2.no/a/3887142
Langfredag, 1. Påskedag, 1. Pinsedag, 1.
Juledag.
11
Lokale lag
DIS-Norge
sentralt
Så ofte
som mulig
Informasjonskanal
Beskrivelse
Utgis av
Frekvens
Ansvarlig
T-skjorter, kopper,
jakker etc
12
”Vi gjør slektsforskning enklere”
DIS-Norge
sentralt og
lokalt
Ved
arrangeme
nter
Metode
KOMMUNIKASJONSPLAN 2015
Tidspunkt
Beskrivelse
Ansvarlig
Januar
Utsendelse av kontingent 2015
Administrasjonen, DIS-Norge sentralt
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
DIS-Norges websider distrikts-/lokale
lag.
Distriktslagene
Lokallagene
Lokale arrangementer
13
Februar
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
03.02
Nordisk Kulturfond
Generalsekretær
Mars
Slekt og Data
Redaktør Aina Johnsen Rønning
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
03.03.15
Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern
Generalsekretær
April
Tillitsmannskonferansen
Administrasjonen, Styret DIS-Norge
sentralt
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
01.04.15
Nordisk Kulturfond
Generalsekretær
Mai
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
14
Tidspunkt
Beskrivelse
Ansvarlig
Juni
Slekt og Data
Redaktør Aina Johnsen Rønning
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
02.06.15
Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern
Generalsekretær
September
Slekt og Data
Redaktør Aina Johnsen Rønning
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
01.09.15
Nordisk Kulturfond
Generalsekretær
02.09.15
Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern
Generalsekretær
Oktober
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
01.10.15
Nordisk Kulturfond
Generalsekretær
November
Slekt og Data
Redaktør Aina Johnsen Rønning
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
Ledersamlingen
Administrasjonen, Styret DIS-Norge
sentralt
Desember
DIS-Posten
Styret DIS-Norge ved
Heidi Sitara Fjeldvig
Tonebritt Mathisen
02.12.15
Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern
Generalsekretær
Års- og sluttrapporter til gavetildelere
Generalsekretær/Prosjektleder