Retningslinjer for oppdragsforskning Vedtatt av DIS-Norges, Slekt og Datas styre 20.09.2014 Retningslinjene inneholder beskrivelse av gjeldende økonomiske og administrative rutiner for oppdragsforskning utført av DIS-Norge, Slekt og Data. Retningslinjene skal sikre åpenhet om kriteriene som må være oppfylt for at DIS-Norge, Slekt og Data kan inngå samarbeid med eksterne samarbeidspartnere, med sikte på å fremskaffe slektsdata til eksterne prosjekter. Retningslinjene inneholder også nærmere bestemmelser for hvordan slike prosjekter skal gjennomføres. 1. Innledning DIS-Norge, Slekt og Data har som en sentral målsetning å øke interessen for slektsforskning som hobby, og gjennom sitt arbeide være den foretrukne samarbeidspartneren i forhold til å skaffe til veie slekts- og personalhistorie til eksterne produksjoner. I de senere år har DIS-Norge, Slekt og Data påtatt seg oppdrag for flere eksterne medieproduksjoner og formidlet forskeroppdrag til slektsforskere. Disse har gjennom sitt utrettelige og kvalitetssikrede arbeide har fremskaffet store mengder slektsinformasjon som har blitt benyttet i flere store eksterne tv-produksjoner, deriblant Alt for Norge m.fl. I dette arbeidet er det av største viktighet at man har klare retningslinjer for administrasjon og gjennomføring av slike samarbeidsprosjekter, herunder også kriteriene for utvelgelse av slektsforskere. Det er videre viktig at man har åpenhet om disse retningslinjene og at informasjon om denne delen av organisasjonens virksomhet formidles til medlemmene. For DIS-Norge, Slekt og Data er organisasjonens omdømme av stor viktighet. Det er ikke anledning til å offentliggjøre informasjon om de enkelte samarbeidsavtaler eller resultater fra oppdragsforskningen, hverken under produksjon eller fremvisning av de eksterne medieproduksjoner. Dette er fortrolig informasjon mellom oppdragsgiver og DIS-Norge, Slekt og Data. Brudd på inngått avtale kan medføre erstatningskrav for DIS-Norge. I dette dokumentet kalles oppdragstakere som DIS-Norge inngår avtale med, for konsulenter. Ekstern samarbeidspart som DIS-Norge inngår avtale med, kalles for oppdragsgiver. 2. Administrative rutiner DIS-Norge, Slekt og Datas administrasjon ved Generalsekretæren er bindeleddet mellom DIS-Norge, Slekt og Data og oppdragsgiver. Generalsekretæren har, etter delegasjon fra styret i DIS-Norge, Slekt og Data, ansvar for å forhandle frem utkast til samarbeidsavtale. Utkast til samarbeidsavtale skal legges frem for styret i DIS-Norge, Slekt og Data, eller styrets arbeidsutvalg i den grad dette er delegert myndighet til å avgjøre. Administrasjonen v/ Generalsekretæren har ansvar for å påse at det gjøres tilstrekkelige avsetninger av fremforhandlet honorar, slik at man får dekket organisasjonens kostnader til arbeidsgiveravgift, skattetrekk og øvrige kostnader i de tilfelle dette er aktuelt. DIS-Norge, Slekt og Data inngår avtale med konsulenter som har svært god kunnskap om slektsforskning generelt, men også den ønskede kunnskap i forhold til det enkelte oppdrag. Dette vil variere, og utvalget skjer alltid i samråd med oppdragsgiver. Når det inngås avtale med konsulenter, legges det vekt på evne til å levere innen oppsatt frist, kvalitet på leveransen, og arbeidskapasitet. Omfanget av konsulenter avgrenses av oppdragsgiver i forhold til det enkelte oppdrag. Generalsekretæren kan avvise / underkjenne innlevert materiale, når dette framstår som mangelfullt eller mangler tilstrekkelig kildebelegg. Det er ikke anledning for ansatte i administrasjonen og/eller medlemmer av styrets arbeidsutvalg å påta seg forskningsoppdrag i forbindelse med samarbeidsavtaler som er regulert av disse retningslinjer. Er det aktuelt å benytte andre styremedlemmer i slike oppdrag, klareres dette med styrets arbeidsutvalg. 3. Økonomiske rutiner Størrelse på DIS-Norges honorar for enkeltstående forskningsoppdrag, fastsettes som ledd i forhandlinger med oppdragsgiver. Administrasjonen må fremsette honorarkrav som står i forhold til forventede kostnader til honorar til konsulentene det inngås avtale med. Ved fastsettelse av honorarkrav, må administrasjonen innberegne nødvendige avsetninger til dekning av arbeidsgiveravgift og skattetrekk, i den grad det er aktuelt. Det inngås skriftlig kontrakt med konsulent, som enten kan ta oppdrag i eller utenfor næring. Oppdrag i næring foretrekkes – det krever at konsulent har etablert firma / enkeltmannsforetak og kan fakturere DIS-Norge, Slekt og Data, uten at DIS-Norge pålegges arbeidsgiveransvar og må utbetale feriepenger og trekke skatt av beløpet. DIS-Norge, Slekt og Data skal ikke påføres kostnader av betydning, uten at dette kompenseres gjennom mer omfattende profilering, som for eksempel banner- og lenkeprofilering på den eksterne produksjons programsider, info-/bannerplakat etter hver episode av produksjonen. 4. Profilering av og tilgjengeliggjøring av organisasjonens bidrag i eksterne produksjoner Ved fremforhandling av avtaler skal det tilstrebes å legge inn krav om at DIS-Norge krediteres i tilstrekkelig grad for innsatsen, for eksempel i rulletekst og ellers ved omtale av produksjonen, og at DIS-Norge selv kan bruke oppdraget/avtalen i markedsføringen av egen organisasjon.