Overordnet beskrivelse av fusjonsprosessen SiTel – SIBV Bakgrunn Kunnskapsdepartementet (KD) har igangsatt en restruktureringsprosess av universitets- og høgskolesektoren. I brev fra KD 19.6.2015 står det følgende: «Vi viser til kongelig resolusjon 19. juni 2015 om sammenslåing av Høgskolen i Buskerud og Vestfold og Høgskolen i Telemark. De to institusjonene organiseres som en institusjon fra 1. januar 2016 med navnet Høgskolen i SørøstNorge. (…) Departementet er opptatt av at det etableres en enhetlig organisering av studentvelferden for studentene ved Høgskolen i Sørøst-Norge og fatter på denne bakgrunn vedtak om sammenslåing av Studentsamskipnaden i Buskerud og Vestfold og Studentsamskipnaden i Telemark fra 1. januar 2016, jf. studentsamskipnadsloven § 2 annet ledd. Navnet på studentsamskipnaden skal være Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge.» Videre står det: «Departementet legger opp til at sammenslåingen rent praktisk skal gjennomføres ved at Studentsamskipnaden i Telemark avvikles med virkning fra 1. januar 2016, og at alle dens rettigheter, eiendeler og forpliktelser i sin helhet overdras til Studentsamskipnaden i Buskerud og Vestfold som fra samme tid får navnet Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge.» Det følger av prosessen at Hans Erik Stormoen er direktør for SSN fra 1.1.2016 samt at Stian Flaaterud får en rolle som assisterende direktør. Prosessens overordnede mål Etableringen av den nye samskipnaden, Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge (SSN). Hovedmålet med er å etablere en felles studentsamskipnad i Buskerud, Vestfold og Telemark. Det er av stor betydning at prosessen gjennomføres på en måte som gir ro og sikrer kontinuitet og stabilitet i organisasjonen. Det formelle, dvs. det som skal oversendes Foretaksregisteret, må være på plass innen 1.1.2016. Videre skal ny felles administrasjon være på plass og operativ fra fusjonstidspunktet. Den videre organiseringsprosessen kommer til å løpe kontinuerlig utover i 2016 og endringer iverksettes så fort nødvendige vurderinger er endelig avklart. Alle prosesser skal være avsluttet og tiltak iverksatt innen 1.8.2016 Arbeidet med etablering av den nye samskipnaden skal foregå i tett samspill med viktige aktører i omgivelsene. Prinsipper for organisering av prosessen Følgende prinsipper legges til grunn for organisering av prosessen: Både SiTel og SIBV skal være representert i alle grupperinger som nedsettes i prosjektet, der dette er mulig. Det skal være en balanse mellom SiTel og SIBV når det gjelder ledelse av arbeidsgrupper så langt som mulig Begge kjønn skal, der det er mulig, være representert i alle arbeidsgrupper Sammensetningen av arbeidsgrupper skal for øvrig baseres på kompetanse Det skal utarbeides tydelig mandater for alle arbeidsgrupper Det skal utarbeides fremdriftsplaner med milepæler i alle arbeidsgrupper. Disse godkjennes av direktør. Deltakelse eller prosjektlederansvar i arbeidsgrupper gir ingen fortrinn til fremtidige posisjoner i den nye samskipnaden, og oppnevnelse av prosjektledere skjer helt uavhengig av vurderingen av innplassering i ny organisasjonsstruktur Eventuelle endringer som vurderes skal vurderes ut fra hensynet til studentenes behov og ikke regionale særinteresser Vi skal aldri miste av syne at det er studentene vi er til for og at det er de som er våre kunder. Organiseringen av prosessen med delprosjekter og arbeidsgrupper Ledelse av fusjonsprosessen Hans Erik Stormoen Delprosjekt 1 Fellesadministrasjon Christian Berg Delprosjekt 2 Organisering Hans Erik Stormoen Delprosjekt 3 Felles kultur/identitet Stian Flaaterud Delprosjekt 4 Stedsspesifikke tjenester Birgitte Sten Ansvarsområde økonomi Arbeidsgruppe 1 Studenthelse- og rådgivning Mette Cecilie Anker Ansvarsområde bokhandel Ansvarsområde HR Arbeidsgruppe 2 Mat & Drikke Birgitte Sten Ansvarsområde idrett Ansvarsområde Teknologi Arbeidsgruppe 3 Studentbarnehager Astrid Hegna Ansvarsområde Kommunikasjon Arbeidsgruppe 4 Bolig- og eiendomsdrift Ola Kristian Dille Ansvarsområde Studentrelasjoner Øverste ledelse av prosessen Direktør Hans Erik Stormoen leder fusjonsprosessen og har overordnet ansvar for planlegging, styring, ledelse og beslutninger. Direktør i SiTel Stian Flaaterud vil være en aktiv medspiller for direktør i dette arbeidet sammen med øvrige prosjektledere og ledere for de forskjellige arbeidsgruppene. Direktør har følgende ansvar og oppgaver: Utarbeide overordnet milepælsplan for prosessen Etablere og gi mandat til arbeidsgruppene Sikre fremdrift i prosessen Sikre koordinering mellom arbeidsgruppene Gi nødvendige avklaringer underveis i arbeidet Sikre at formkravene til medvirkning blir ivaretatt Kvalitetssikre arbeidsgruppeplaner opp mot prosessens overordnede mål, mandat, prinsipper og fremdriftsplaner. Koordineringsgruppe for prosjektet For å sikre en gjennomgående informasjonsflyt opprettes det en koordineringsgruppe for fusjonen. Gruppen ledes av Hans Erik Stormoen og består av ledere av delprosjektene samt ledere av de 4 arbeidsgruppene. Gruppen vil møtes 3-4 ganger før 1. januar for å sikre riktig fremdrift og sikre god informasjonsflyt mellom de forskjellige delprosjektene. Ledergruppe og drift fra 1. januar Det vil etableres en ledergruppe for SSN fra 1. januar. Gruppen vil møtes ukentlig og ha følgende sammensetning. Stian Flaaterud, Ola Kristian Dille, Birgitte Sten, Christian Berg, Økonomisjef og Hans Erik Stormoen. Gruppens sammensetning kan endres etterhvert som organisasjonen utvikler seg. Hans Erik Stian Christian Ola Kristian Birgitte Økonomisjef Studentsamskipnaden i Buskerud og Vestfold har i tillegg til sin ordinære drift også en selskapsstruktur organisert gjennom flere aksjeselskap. Denne driften berøres ikke av fusjonen og styres videre etter fusjonstidspunktet på samme måte som de styres pr. dags dato. Delprosjekt 1: Administrative systemer og tjenester Christian Berg vil fra 12.10.2015 ha det overordnede ansvaret for administrasjonen i SSN. Arbeidet med å organisere tjenestene og fordele ansvar vil starte i løpet av uke 42. Dette arbeidet skal munne ut i at administrasjonen for studentsamskipnaden i Sørøst-Norge er fullt operativ fra fusjonstidspunktet. Administrasjonen må samtidig sørge for å ivareta løpende drift i begge organisasjoner frem mot fusjonstidspunktet samt sørge for nødvendige årsavslutninger og andre forhold i forbindelse med avvikling av SiTel som organisasjon per 31.12.2015. Alle ansatte som blir berørt av etableringen av staben vil involveres gjennom samtaler i forkant av beslutning. Denne gruppen får også som oppgave å se på de støtteordninger som i dag gjelder for studentenes forskjellige organisasjoner, slik som studenthus, studentsamfunn og studentparlament. Se figur 1 for ytterligere informasjon om hvilke oppgaver som tilfaller dette delprosjektet Delprosjekt 2: Organisering av Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge Delprosjekt 2 omhandler organisering av Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge. Den endelige organiseringen av den nye samskipnaden skal være klar senest 1.8.2016. Det betyr at de to nåværende organisasjonens driftsenheter, slik som bolig/eiendom, cafe/kantine, barnehage osv. driftes som i dag fra 1.1.2016 inntil ny organisering av enheten er besluttet. En ny felles administrasjon skal være på plass 1.1.2016, og dette arbeidet ledes av Christian Berg gjennom delprosjekt 1. Utover arbeidet med administrasjonen har Hans Erik Stormoen det overordnede ansvaret for organisering av SSN. Delprosjekt 2 deles inn i 4 arbeidsgrupper. Virksomhetsområdene i de to nåværende samskipnadene er fordelt på disse gruppene, og hver gruppe skal vurdere ulike modeller for organisering og på bakgrunn av dette gi en anbefaling for valg av endelig organisering av hvert virksomhetsområde. Nærmere mandat er beskrevet under hver enkelt arbeidsgruppe. Det er valgt en person til å lede arbeidet for hver av de 4 arbeidsgruppene som opprettes. Det er viktig at disse lederne har en felles forståelse av lederoppgaven i arbeidsgruppa, og at samtlige er kjent med arbeidet og beslutningene som gjøres i de arbeidsgruppene de selv ikke leder eller er en del av. Formålet med dette er å sikre en konsistens i de samlede anbefalingene. Felles prinsipper for arbeidet i de ulike arbeidsgruppene: Frigjøre seg fra fylkesinndeling som et organiserende prinsipp Mental nullstilling fra dagens organisering og praksis Arbeidsgruppene må være bevisste ift. at løsninger som velges skal kunne iverksettes på samtlige campus Delprosjekt 3: Felles plattform og identitet Vi finnes fordi vi skal gi studentene relevante og gode studentvelferdstjenester og hovedformålet med delprosjekt 3 vil være å finne ut av og skape en felles forståelse for hva den nye samskipnaden skal identifiseres med. I dette arbeidet inngår visjon og overordnede mål, ambisjoner, kultur og verdier som sammen skal danne grunnlaget for en strategisk plan for den nye samskipnaden i SørøstNorge. Møtepunkter for alle ansatte, slik som f.eks. faglige og sosiale samlinger på tvers av campuser, er viktige elementer i dette arbeidet. Mandat: Utarbeide og iverksette arbeidet med å skape en felles kultur for alle medarbeidere i SSN. Sammensetning/bemanning: Ledes av Stian Flaaterud Delprosjekt 4: Stedsspesifikke tjenester Delprosjekt 4 omhandler tjenester som ytes til studentene som er stedsspesifikke og ikke er etablert i begge organisasjoner per dags dato. Dette gjelder i skrivende stund drift av idrettssenter og bokhandel som kun er etablert i Buskerud og Vestfold. Det bør i dette prosjektet gjøres konkrete vurderinger av hvorvidt det skal iverksettes prosesser i forhold til disse tjenestene også ved Campuser lokalisert i Telemark. Sammensetning/bemanning: Ledes av Birgitte Sten Berører: Bokhandel Kongsberg, Ringerike og Vestfold Idrettssenter Drammen og Vestfold Rapportering og dokumentasjon av fusjonsarbeidet Det forventes at alle arbeidsgrupper fortløpende dokumenterer arbeidet i gruppa, og at møtereferater og øvrig dokumentasjon distribueres til relevante ressurser samt til direktør. Lederne for de respektive arbeidsgruppene har også ansvaret for å utarbeide en fremdriftsplan for arbeidsoppgavene som er tillagt gruppa. Innrapportering og arkivering Erfaringsmessig arbeider alle ansatte på sin egen måte i forhold til dokumentasjon, arkivering og organisering av filer. Derfor skal av hensyn til arkivering alle dokumenter som distribueres i forbindelse med prosessen sendes med kopi til [email protected].
© Copyright 2024