DOKUMENTASJON AV BALANSEN OG INTERNKONTROLL
DOKUMENTASJON AV BALANSEN OG INTERNKONTROLL ADRA AS Morten Jensen CISA Alliance & Partner Manager > > > > Internasjonal produsent av programvare 25 års erfaring med periodeavslutningsoppgaver Over 3000 kunder Kontorer i Oslo, Stockholm, Copenhagen, London www.adramatch.com 2 ADministrative RAtionalization Tilbyr software innenfor Periodeavslutning Finansiell kontroll og etterlevelse Transaksjonsavstemming www.adramatch.com 3 UTFORDRINGER MED PERIODEAVSLUTNING > 83% rapporterer balanse og åpne poster i Excel > 62% bruker permer for arkivering > 90% er under press for å stenge bøkene raskere > 61% er ikke fornøyde med kvaliteten og oversikten under månedsavslutningen > 28% er sikre på sine rapporterte tall Gjennomført mot økonomisjefer/CFO Nord-Europe + USA 4 «THE LAST MILE OF FINANCE» Periodeavslutning Unit4 Business World Internkontroll og lovetterlevelse Avstemminger Rapportering Transaksjonsavstemming Produktivitet Periode avslutning Kontroll Internkontroll og etterlevelse Pålitlighet www.adramatch.com 9 UTFORDRINGER > > > > > 7 personer involvert Ca 260 kontoer som skal dokumenteres Årsoppgjøret kreve mye ressurser Sliter med å få oversikt over status Permer er et problem (revisor tar de blant annet med seg for kontroll i 7-8 uker) > Avstemte manuelt i Excel: − − − − − Bankkontoer Lønnskontoer Leverandørgjeld Kundereskontro Sykepenger fra NAV ÅS KOMMUNES INNSTILLING > Behov for forbedret internkontroll − − − − Økte krav til internkontroll Behov for å fokusere på viktigste konti Sporbarhet mellom regnskap og dokumentasjon Samlet digital lagring av informasjon > Effektivisering, oversikt og kontroll − Få bedre oversikt over balanseavstemming − Samle alt på ett sted − Ha samlet oversikt over oppgaver, ansvarlige, tidsfrister og status − Full lesetilgang for revisor www.adramatch.com PERIODEAVSLUTNING OG DOKUMENTASJON AV BALANSEN 12 DOKUMENTASJONS AV BALANSEN LOVKRAV Bokføringslovens §11 § 11.Dokumentasjon av balansen mv. Ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige…….. Bokføringsforskrift §6 § 6 Dokumentasjon av balansen § 6-1 Varelager § 6-2 Bankinnskudd, lånegjeld etc. § 6-3 Finansielle instrumenter § 6-4 Avsetninger, nedskrivninger www.adramatch.com 13 STATENS ØKONOMIREGLEMENT 4.4.5 Dokumentasjon av balansen (avstemminger) For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten foreta avstemminger og spesifiseringer av regnskapsførte tall som benyttes ved rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal omfatte alle balansekonti, herunder interimskonti. Videre skal det foreligge kommentarer til eldre, uidentifiserte poster. Den som utfører avstemminger, skal signere og datere for utført arbeid på dokumentasjonen som oppbevares. Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse, skal det vurderes behov for å etablere rutiner med at en annen signerer for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene. Bokføring på interimskonti ved ut- eller innbetalinger som ikke er postert på kapittel og post, eller hvor det er gjort postering på kapittel og post uten tilhørende ut- eller innbetaling, skal fremgå av balansen og inngå i den saldo som rapporteres som mellomværende til statsregnskapet. Ved utarbeidelse av regnskap ved årets slutt skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter. www.adramatch.com 14 www.adramatch.com RISIKOHÅNDTERING OG INTERNKONTROLL 15 INTERNKONTROLL LOVKRAV SOX Section 404 (Sarbanes-Oxley Act) 2002 EU 8th Company law directive (named Eurosox by media) 2008 Country specific legislations 2010 LOV OM KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER, §23 …. 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. …… 18 REGLER FOR ØKONOMISTYRING I STATEN §14 Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at: a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning c) ressursbruken er effektiv d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes. 19 HVA ER INTERNKONTROLL? Internkontroll er en prosess, igangsatt og gjennomført av virksomhetens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: ○ Målrettet og kostnadseffektiv drift ○ Pålitelig regnskapsrapportering ○ Overholdelse av gjeldende lover og regler 20 COSO’S 5 KOMPONENTER Kontrollmiljø Har styret, ledelsen og de ansatte en forståelse for risiko I selskapet? Risikokartlegging Har selskapet evaluert drift, rapportering og målsetninger om etterlevelse og forstått hvordan risiko kan påvirke dette? Kontroll aktiviteter Har selskapet utabeidet risikoreduserende tiltak for å oppnå akseptabel risiko? Informasjon og kommunikasjon Har selskapet informert og kommunisert om sine mål knyttet til risiko? Monitorering Hvordan sørger selskapet for at kontrollene fungerer tilfredstillende www.adramatch.com ET EKSEMPEL… 22 PRODUKTER Oppgavestyring for alle oppgaver som gjøres i en økonomiavdeling. Økonomiavdelings årshjul. Gir status på internkontroll Organiserer arbeidet med periodeavslutning og dokumentasjon av balansen. Støtter jobben knyttet til internkontroll. Transaksjonsavstemming. Avstemmer transaksjoner mellom to ulike data-kilder. Eks. bankavstemming, avstemming av sykepenger NAV 23 RISIKOKARTLEGGING Transkasjonsfly innkjøpsordre Masterdata Risiko for å bastille uten rekvisisjon Risiko for at varene ikke mottas Risiko for at feil beløp blir betalt. Risiko for at det blir betalt til feil konto. Accounting Varemottak Varelager Leverandør Innkjøpsordre Rekvisisjon Mottak Leveringsbekreftelse Betaling Fakturamottak Innkjøp Bank Lev.reskontro Produkt Risiko for å godkjenne egen rekvisisjon Risiko for at leveringsinformasjon blir endret Risiko for at det blir registrert feil beløp på faktura MVA KONTROLLTILTAK Accounting Internal controls tasks: Control Activities: System Check Goods receipt AP check Reconciliation, Month end Reconciliation, Year end Reconciliation, tertial Varemottak Varelager Innkjøp Bank Lev.reskontro MVA NY TIDSALDER Fra perm…. …til digital lagring i Balancer = Dokumentasjon av balansen = En involverende prosess knyttet til internkontroll www.adramatch.com
© Copyright 2024