Dok.id.: 1.3.1.1.0 Dok.type: Formål og definisjoner Generelt Utgave: Skrevet av: Gjelder fra: Godkjent av: Sidenr: 1.00 Camilla Bjørn 24.09.2014 Fylkesrådet 1 av 6 Formålet med styrings- og kvalitetssystemet: Styrings- og kvalitetssystemet, herunder internkontrollen, i Troms fylkeskommune skal gi ledelsen trygghet i at virksomheten drives i samsvar med lover, retningslinjer og at driften er effektiv i forhold til ressursbruk. Det tilsier at rapportering på virksomheten og eventuelle avvik må behandles av styringsnivået. Styrings- og kvalitetssystemet skal også gi de ansatte trygghet i arbeidet ved at det er etablert ett sted for informasjon om arbeidsprosesser, rutiner, lover og regelverk/retningslinjer og oversikt over organisasjonens mål. Systemet skal bidra til økt kvalitet på de tjenestene som Troms fylkeskommune tilbyr. Mål Troms fylkeskommune skal ha et Styrings- og kvalitetssystem som skal bidra til helhetlig virksomhetsstyring og risikoreduksjon gjennom en styrket internkontroll slik at fylkeskommunen skal kunne levere bedre tjenester. Definisjoner: Styringssystem eller virksomhetsstyring: Virksomhetsstyring omfatter alle ledelses- og styringsprosesser som gjennomføres i en fylkeskommune for å etablere og operasjonalisere virksomhetens mål og strategier. I virksomhetsstyring inngår risikostyring og internkontroll. Med andre ord er styringssystem eller virksomhetsstyring et mer omfattende begrep enn internkontroll. Internkontroll: «Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser»1. Styrings- og kontrollmiljøet: God risikostyring forutsetter et sunt styrings- og kontrollmiljø. Et sunt styrings- og kontrollmiljø vil motivere til målrettet innsats og styring. Styrings- og kontrollmiljøet omfatter kulturen i organisasjonen som bør påvirke de ansattes holdning til risikostyring positivt, slik at organisasjonen oppnår en sikker og forsvarlig drift2. System: Ordet system betegner, der ikke annet er nevnt, hele styrings- og kvalitetssystemet og ikke en teknisk løsning/hjelpemiddel for internkontrollen. Risikovurdering: Summen av sannsynligheten for at en hendelse inntreffer, og de konsekvensene hendelsen kan medføre. Risiko = sannsynlighet x konsekvens. 1 2 Rapport til Kommunal- og regionaldepartementet; Internkontroll i kommuner, PWC 2009 Risikostyring i staten – håndtering av risiko i mål- or resultatstyring, Senter for statlig økonomistyring. Dok.id.: 1.3.1.1.0 Formål og definisjoner Side : 2 av 6 Vesentlighetsvurdering: Informasjon er vesentlig dersom feil i, eller utelatelse av informasjon kan påvirke avgjørelser. Utrykker en grenseverdi eller terskel som informasjonen må ha for å være til nytte. Arbeidsprosess: Hvordan løses en oppgave. En beskrivelse/kartlegging av en arbeidsprosess skal inneholde formål – hvilket problem skal løses. Målsettingen for prosessen. Hvem er involvert i prosessene? Hvor foregår prosessen? Tidsperiode og aktiviteter og oppgaver. Hva er virksomhetsstyring Virksomhetsstyring omfatter alle ledelses- og styringsprosesser som gjennomføres i en fylkeskommune for å etablere og operasjonalisere virksomhetens mål og strategier. Mål- og resultatstyring/balansert målstyring er det dominerende styringsprinsippet i norske kommuner. I virksomhetsstyring inngår risikostyring og internkontroll. Figuren under viser sammenhengen mellom virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll (hentet fra rapport Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering, KPMG s. 47). Figur 1, sammenheng mellom virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll Figur 2 viser et eksempel på en styringsmodell der virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll inngår (fra rapport Styring av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering, KPMG s. 42): Figur 2, Eksempel på en styringsmodell der virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll inngår. Troms fylkeskommune Dok.id.: 1.3.1.1.0 Formål og definisjoner Side : 3 av 6 Sammenlikning av rammeverk for virksomhetsstyring (hentet fra rapport til Kommunal- og regionaldepartementet: Internkontroll i kommuner, utarbeidet av PWC). COSO-rammeverket: Har sin opprinnelse i regnskap og revisjon. Hensikten med å innarbeide Coso i styringen av en kommune eller bedrift er fremfor alt risikoreduksjon. Primære fokus i rammeverket er målrettet og kostnadseffektiv drift, pålitelig ekstern regnskapsrapportering og overholdelse av lover og regler. Den sentrale arbeidsmetodikken gjengis gjerne som kontrollmiljø – risikovurderinger – kontrollaktiviteter - informasjon og kommunikasjon - ledelsesmessig oppfølging/overvåking. Arbeidsmetodikken i COSO referer til kontrollaktiviteter ikke arbeidsprosesser. ISO 9001 Kvalitetssystem ISO 9001 Kvalitetssystem har sin opprinnelse i produksjonsbedrifter. Økt fokus på forbedring og utvikling, kvalitet i arbeidsprosesser, erfaringsbasert læring og tilfredsstillelse av kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Den sentrale arbeidsmetodikken gjengis gjerne som Planlegg – Utfør – Kontroller – Korriger. Noen kommuner har valgt å etablere rammeverket på enkelte arbeidsprosesser, mens andre bruker det som en standard for kvalitetsarbeid i kommunen. Arbeidsmetodikken har fokus på kontrollaktiviteter. Mål- og resultatstyring Mål- og resultatstyring (MRS) har sin opprinnelse i praksisnær ledelsesteori. Økt fokus på måloppnåelse og strategisk styring. Den mest vanlige operasjonaliseringen av MRS er Balansert målstyring (BMS). Tre av fire norske kommuner rapporterer at de har innført MRS og 2 av 4 av kommunene har innført MRS i form av BMS. Utbredelsen av BMS i kommunesektoren har vært understøttet av at Kommunal- og regionaldepartementet og KS som har utarbeidet veiledere og verktøy for dette formålet. Sentrale aspekter med BMS-arbeidsmetodikk er strategisk planlegging av arbeidsprosesser, utarbeidelse av målekart som operasjonaliserer strategiske mål (gjerne som involverende prosess), kartlegging av måloppnåelse og å trekke implikasjoner for ledelse og videre planlegging. Troms fylkeskommune Dok.id.: 1.3.1.1.0 Formål og definisjoner Side : 4 av 6 Sammenligning av rammeverk: Figur 3, Sammenligning av rammeverk. Ofte er det videreutviklede versjoner i bruk. Troms fylkeskommunes styrings- og kvalitetssystem I 2011 gjennomførte Troms fylkeskommune et forprosjekt «Internkontroll». I prosjektet skisserte innleide konsulenter fra KPMG en «Best praksis» for styring/internkontroll: «Internkontroll må tilpasses virksomhetens egenart og risiko». Løsninger, systemer og tilnærminger varierer, men bør inneholde følgende hovedelement: 1. Styrings- og kontrollmiljø 2. Risikovurderinger og kontrollaktiviteter 3. Overvåking og oppfølging Det er etter disse anbefalingene Troms fylkeskommunes styrings- og kvalitetssystem er basert på. Selv Om KPMG ikke brukte betegnelsen COSO i sin rapport, er hovedelementene sammenfallende med COSO-rammeverket. PWC har utarbeidet en figur som viser modenhetsnivå for internkontroll: Figur 4, PWCs modenhetsnivå for internkontroll. Troms fylkeskommune Dok.id.: 1.3.1.1.0 Formål og definisjoner Side : 5 av 6 I arbeidet med Styrings- og kvalitetsarbeidet (hovedprosjektets del II), er det satt som mål at fylkeskommunen, etter endt prosjektperiode skal ligge mellom nivå 3 og 4 jf. Figur 4. Del II av hovedprosjektet forventes avsluttet 1.5.2014. Fylkeskommunen er i gang med å etablere rutiner for dokumentering av kontrollbevis (nivå 2), men det er ikke godt etablert i organisasjonen. Prosjektet har også etablert ansvar og rutiner for oppfølging av kontrollsystemet (nivå 3), men mangler systemer for at internkontrollen løpende forbedres. Utvikling og etablering av et Styrings- og kvalitetssystem i Troms fylkeskommune Arbeidet med utviklingen av internkontrollsystemet i Troms fylkeskommune har vært prosjektorganisert. I prosjektets styringsgruppe har hele sentraladministrasjonen vært representert. Styringsgruppen har bestått av alle assisterende etatssjefer, alle senterlederne, representant fra tillitsvalgte, fylkeshovedverneombud og controller. Styringsgruppen har hatt en viktig rolle med å forankre prosjektet i organisasjonen. Prosjektet har avsluttet første fase av hovedprosjektet og er i gang med hovedprosjektets del II. I første del av hovedprosjektet var det fokus på å beskrive det overordnede Styrings- og kvalitetssystemet for Troms fylkeskommune. Prosjektarbeidet ble delt inn i ulike arbeidsgrupper som har jobbet med ulike identifiserte utviklingsområder. Arbeidsgruppene har vært sammensatt av representanter fra styringsgruppen og øvrige ressurspersoner i fylkeskommunen. De identifiserte utviklingsområdene var: - Internkontroll som styringsverktøy – rapporteringsrutiner - Styringssystemet og målhierarkiet - Roller og ansvar i internkontrollen - Metode for selvevaluering, risiko- og vesentlighetsvurderinger - Vurdering av teknisk hjelpemiddel for håndtering av kontrollaktiviteter og dokumentflyt I hovedprosjektets del II ble følgende resultatmål definert: Resultatmål 1: Videreutvikle metode for kartlegging av arbeidsprosesser og risikovurderinger. Resultatmål 2: Utvikle mandat og rutiner for internrevisjon/kvalitetssikringsgruppe. Resultatmål 3: Etablere kvalitetssikringsgruppe. Resultatmål 4: Avvikshåndtering, definere avvik, rapportering av avvik. Resultatmål 5: Mal og rutiner for årsmeldinger/etatsmeldinger. Resultatmål 6: Forankre systemet hos de ansatte i sentraladministrasjonen. Resultatmål 7: Utarbeide forslag til plan for kvalitetsarbeidet i de ytre enhetene. Resultatmål 8: Sikre bruken av EK-håndboken. Arbeidet fra hovedprosjektets del II er innarbeidet i kvalitetshåndboken. Kryssreferanser Eksterne referanser Troms fylkeskommune Dok.id.: 1.3.1.1.0 Formål og definisjoner Side : 6 av 6 Troms fylkeskommune