Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF`er
Oppsummering av SFFs styringsmodell Et senter styres som et ordinært institutt med underliggende prosjektportefølje • • • Porteføljen av prosjekter skal styres iht minimumsstandarden ved UiO, (jfr EFP-prosjekt) Viktig å avklare hvordan minimumsstandarden skal implementeres lokalt – hvem skal økonomicontroller/prosjektcontroller samarbeide med? Viktig å avklare faglig relevans og økonomisk effekter av porteføljen Forskjellen fra et ordinært institutt: • Krav til BOA-styring o Avregningnsprosjekt o Periodevise frikjøp fra vertsinstitutt o Avregning av overhead fra vertsinstitutt o Avregning av egenandel fra vertsinstitutt o Eventuellt viderefordeling av nettobidrag fra prosjektportefølje til vertsinstitutt • Senterets basisdimensjonering er en andelsmessig samfinansiering fra UiO gjennom egenandel og senterbevilgning fra NFR Rutiner/sjekkliste for oppstart Oppstart • Underliggende kostnadssted må opprettes • Avregningsprosjekt må opprettes (null EA og OH%) • Eksisterende prosjekter må flyttes til SFF’ets kostnadssted • Kvalitetssikret totalbudsjett ift ressursbruk og finansiering (budsjetteringsmal) Rutiner/sjekkliste for løpende regnskapsføring og avregninger – inntekter (1) Eksterne inntekter: • NFR inntektene inntektsføres på avregningsprosjektet på faktureringstidspunktet – tilnærmet kontantprinsippet • Incentivmidler fra sentralt hold på 2 mill. kroner anses som eksterne inntekter for senteret • Eventuelle midler fra fakultetsnivå anses som eksterne inntekter for senteret (til tross for føringer om bruken av midlene) Egenandelen fra vertsinstituttet: Føres iht budsjett som differansen mellom kostnads- dimensjoneringen av senteret og senterets eksterne bevilgning fra NFR • Er fast gjennom året såfremt det ikke skjer noe rebudsjettering i senteret • En negativ egenandel, dvs kostnadsdimensjonering< NFR-bevilgning, medfører ingen egenandelsføring o Overskudd på senteret dras med til senere periodiserte aktiviteter Rutiner/sjekkliste for løpende regnskapsføring og avregninger – inntekter (2) 2014 Nytilsettinger Budsjetterte kostnader NFR Senter-bevilgning Fast iht avtale Frikjøp Overhead Drift Incentivmidler sentralt/fakultet Egenandel vertsinstituttet Fast ift budsjettert kostnadsnivå Over/underskudd Over/underskudd: • Midlertidige endringer i kostnadsnivå medfører over/underskudd som er å anse som et periodiseringsavvik som nullstilles i fremtidige perioder • Varige endringer i kostnadsnivå må rebudsjetteres og gi endret egenandelsnivå Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF’er Kostnader: • Midlertidige nyansatte lønnes direkte på senterets stedkode • Inkluderer føringer om ressursbruk fra sentralt og fakultet ift incentivmidler, for eksempel overflytting av stillinger fra fakultetsnivå. • Fast vitenskapelige ansatte som skal utgjøre en del av sentervirksomheten; • Alterntativ 1: Lønnes direkte på senterets kostnadssted o Manglende synliggjøring av nettobidrag på prosjekteierrapport til vertsinstituttet. Lønnen fremkommer som lønnsreduksjon på vertsinstituttets basisøkonomi, og øker således resultater for vertsinstituttet. • Alternativ 2: Frikjøpes fra vertsinstituttut til senter o o o o o Ligger fast gjennom året såfremt det ikke skjer endringer som krever rebudsjettering Skiller ikke på internt og eksternt frikjøp Synliggjør nettobidraget Fullmakter ift personalhåndtering og BDM bør delegeres til senterleder Mulighet for automatposteringer gjennom «gjentagende bilag» -funksjon i Oracle • Total overhead på senterets stedkode føres iht til avtalte budsjetterte personellressurser med instituttet(budsjettmalen), og ligger fast gjennom budsjettåret såfremt det ikke skjer endringer som krever rebudsjettering. • Ordinære driftskostnader føres direkte på senterets stedkode Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF’er NB! Avregninger av overhead, frikjøp og egenandel fra vertsinstituttet til SFF’ets kostnadssted bør skje månedlig for å få løpende oppdateringer av senterregnskapet, og derigjennom sikre godt økonomistyringsgrunnlag!! Avregninger: • Periodevise avregninger mellom senterets stedkode og avregningsprosjekt, for å sikre korrekt rapportering til KD ift ubrukte midler. o For at avregningsgrunnlaget skal være korrekt, må senterregnskapet være oppdatert med kostnader knyttet til frikjøp og overhead Eksempel på manuelle føringer Forutsetninger: • Frikjøp av fast vitenskaplig ansatte: 1 mill. kroner • Overheadkostnad knyttet til SFF’et er estimert til å være 1,5 mill kroner på bakgrunn av samlede personellressurser på SFF’ets basisvirksomhet • Egenandel er estimert til å være 2 mill. kroner - differansen mellom senterets budsjetterte kostnadsdimensjonering og periodisert Senterbevilgning (uavhengig av innbetaling fra NFR) • Totalt kostnadspådrag er 10 mill.kroner, hvorav NFR dekker 70% andel, dvs. 7 mill.nok skal avregnes fra kostnadsstedet til avregningsprosjektet Eksempel på periodevis regnskapsføring og avregningsbilag med art Regnskapsmessig føring av frikjøp Tekst Frikjøp av personell fra vertsinstitutt til SFF iht budsjett Refusjon av frikjøp av personell fra vertsinstitutt til SFF iht budsjett Debet Kredit Kostnadssted art 531015 1000000 531000 prosjekt tiltak 5898 000000 000000 5899 000000 000000 Kredit Kostnadssted art 531015 531000 prosjekt tiltak 7194 000000 000000 3966 000000 000000 Kostnadssted art 531015 531000 prosjekt tiltak 3965 000000 000000 3965 000000 000000 1000000 Regnskapsmessig føring av overhead Tekst Manuell føring av overheadkostnad på SFF iht budsjett Manuell refusjon av overheadkostnader på SFF iht budsjett Debet 1500000 1500000 Regnskapsmessig føring av egenandel Tekst Manuell føring av Egenandel på SFF iht budsjett Manuell føring av Egenandel på SFF iht budsjett Debet Kredit 2000000 2000000 Økonomisk status for SFF’ets kostnadssted vil være oppdatert DAGEN ETTER de manuelle føringene på frikjøp, overhead og egenandel. Regnskapsmessig avregning mellom kostnadssted og prosjekt Tekst Manuell avregning av SFF-kostnader mot avregningsprosjekt Manuell avregning av SFF-kostnader mot avregningsprosjekt Debet 7000000 Kredit 7000000 Kostnadssted art 531015 531015 prosjekt tiltak 3409 000000 000000 3409 143782 000000
© Copyright 2024