Budsjettrundskriv BOA
Det helsevitenskaplige fakultet
24.8.2015
2015
Innhold
1 Innledning .............................................................................................................................................................. 3
1.1 Generelle bestemmelser ................................................................................................................................. 3
1.2 Ansvar .............................................................................................................................................................. 3
1.3 Hjemmel .......................................................................................................................................................... 3
1.4 Prosjektnummer ............................................................................................................................................. 3
2 Budsjettering .......................................................................................................................................................... 4
2.1 Flerårige budsjett ............................................................................................................................................ 4
2.2 Bruk av balanse ............................................................................................................................................... 4
2.3 Budsjettering av ansatte ................................................................................................................................. 4
2.4 Periodisering ................................................................................................................................................... 4
2.5 Kontobruk ....................................................................................................................................................... 4
2.6 Bokføre videreformidling til partnere ......................................................................................................... 5
2.7 Egeninnsats og indirekte kostnader ............................................................................................................. 6
2.8 Innføring av ny totalkostnadsmodell, TDI ................................................................................................. 7
2.8.1 Leiested..................................................................................................................................................... 7
2.8.2 Fakturering av leiested på eksternt finansierte bidragsprosjekter .................................................... 9
2.8.3 Indirekte kostnader .............................................................................................................................. 10
2.9 Internt ansatte ............................................................................................................................................... 11
3 Eksempler ............................................................................................................................................................. 12
Ompostering lønn og indirekte kostnader ................................................................................................. 12
Utfyllelse av budsjettmal ............................................................................................................................... 13
Nytt ved malen i 2015 .................................................................................................................................... 13
2
1 Innledning
Budsjettrundskrivet for BOA ved Helsefak skal fungere som en praktisk veileder. Det skal sikre en lik
budsjettprosess og en lik forståelse for gjennomføring av regelverket. Budsjettrundskrivet skal være med
på å forbedre kvaliteten på de eksterne budsjettene og sikre sammenlignbarhet mellom enhetene.
1.1 Generelle bestemmelser
Alle typer BOA skal organiseres som prosjekter, og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte budsjett
og regnskap for disse. Det periodiserte budsjettet skal inneholde et anslag over antatte inntekter i
prosjektet. Det vil si hva som finansieres av eksterne kilder og eventuelt hva institusjonen dekker med
egne midler (egenfinansiering). Videre skal prosjektbudsjettet vise hvilke direkte kostnader som vil
påløpe, herunder et anslag over egne ansattes tidsbruk i prosjektet omregnet i kroner. Prosjektbudsjettet
skal også vise alle indirekte kostnader som vil påløpe.
Det enkelte prosjekt skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Jf.
Punkt 4.4.4, sporbarhet, i Bestemmelser om økonomistyring i staten.
Prosjektbudsjett skal alltid arkiveres sammen med kontrakt i ePhorte. Dersom de økonomiske
forutsetningene for prosjektet endres skal dette registreres i ePhorte sammen med nytt prosjektbudsjett.
Nytt prosjektbudsjett skal også sendes til Helsefak sine controllere for innlasting i Agresso.
1.2 Ansvar
Budsjettansvarlig for enheten er den øverste leder som har budsjettdisponeringsmyndighet. Dette betyr at
for fakultetsadministrasjon og seksjonene er det dekan som er budsjettansvarlig og for de øvrige enheter
er det instituttleder. Budsjettansvarlig kan delegere arbeidet knyttet til utarbeidelsen av budsjettet der det
synes fornuftig, imidlertid er budsjettansvarlig pliktig til å overholde frister omtalt i budsjettkalenderen
og levere fullstendig budsjett.
Oppfølging av prosjekter, herunder også budsjettering, regnskapsføring og budsjettavvik, gjøres av
enheten som eier prosjektet.
1.3 Hjemmel
Rundskriv F-07-13 Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv
av aksjer.
Budsjettrundskrivet er også basert på:
Budsjettprinsipper for UiT Norges arktiske universitet, 2012/4024, 2013/3709 og 2014/50. Retningslinjer
for beregning av indirekte kostnader ved bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, 2015/1391.
Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Universitetet i
Tromsø, 2015/1788.
Det forutsettes at de som jobber med budsjett, eller har budsjettansvar, setter seg grundig inn i disse
dokumentene.
1.4 Prosjektnummer
Fra implementeringen av TDI vil ny nummerserie for eksternfinansiering tas i bruk, A65*. Ny serie ligger
på intranett under budsjettprosess 2015.
3
2 Budsjettering
Sentral økonomiavdeling har utarbeidet ulike budsjettmaler som skal brukes ved budsjettering av
eksterne budsjetter. Målet er at malene skal benyttes både i søknadsfasen og ved prosjektoppstart, men
det anbefales at veiledning til søknadsutforming hos finansieringskilder som har egne søknadsregler leses
nøye, for eksempel NFR.
Bidragsprosjekter
Oppdragsprosjekter
Etter- og videreutdanningsprosjekter
Timebaserte bidragsprosjekter
o
o
o
o
2.1 Flerårige budsjett
Fra og med 2014 kan alle nye prosjekter budsjetteres flerårig. Dette har en rekke fordeler: budsjettet blir
mer lik virkeligheten, det er ikke lengre nødvendig å budsjettere hele balansen for prosjektet på ett år for
at prosjektleder skal vite hvor mye midler prosjektet rår over og budsjettavviket blir mindre.
Budsjettavviket vil kunne brukes til å si noe om fremgangen og den økonomiske situasjonen til
prosjektet.
Ved bruk av flerårige budsjetter skal registrert budsjett i Agresso være likt samlet budsjett for prosjektet.
Dette må hensynstas ved revidering av budsjettet. Det innebærer for eksempel at dersom budsjetterte
utgifter reduseres ett år, så må budsjetterte utgifter økes tilsvarende ett annet år slik at samlede utgifter
forblir uendret. Samlet budsjett for bidragsprosjekt skal balansere (samlede inntekter = samlede
kostnader), men dette gjelder nødvendigvis ikke for det enkelte år.
2.2 Bruk av balanse
Bruk av avsetninger fra tidligere år skal budsjetteres som merforbruk. Balansen til et prosjekt skal ikke
budsjetteres som inntekt.
2.3 Budsjettering av ansatte
I de nye malene kan en velge å budsjettere lønn detaljert eller forenklet. I den forenklede versjonen vil en
måtte akseptere gjennomsnittslønn dersom en har flere ansatte i samme type stilling men med ulikt
lønnstrinn. I den detaljerte versjonen legger en inn nøyaktige lønnstrinn og stillingstype for hver ansatt.
2.4 Periodisering
Budsjettet periodiseres per tertial i UiT sin eksterne økonomi. Oppfølging av budsjettavvik bør derfor
gjøres per tertial. Nøyaktighet i utfyllelse av start- og sluttperiode er viktig for at periodiseringen skal bli
korrekt i Agresso. Se del 3 for informasjon om utfyllelse av budsjettmal.
2.5 Kontobruk
Hovedprinsipp er at budsjett skal ligge på konto der inntekter og utgifter forventes å påløpe. Inntekter,
indirekte kostnader og egeninnsats som skal budsjetteres på 4-sifferet konto. Eksempel konto 3400 –
direkte innbetaling fra NFR. Dersom enheten ikke planlegger å følge opp prosjektøkonomien på
kontonivå er det ok å bruke budsjettkontoer med 5 siffer for lønn, drift og reise. Eksempel konto 60000
budsjett andre driftskostnader. Kontoplanen finner du på intranett under budsjettprosess 2015.
4
2.6 Bokføre videreformidling til partnere
Inntekten fra bidragsyter føres på riktig konto, i kontogruppe 34, i henhold til protype. Enheten
omposterer andelen av innbetalingen, som skal brukes til videreformidling, mellom konto for
videreformidling i kontogruppe 34 (styres også av protype) til balansekonto 2999 – annen kortsiktig
gjeld. Når enhet utbetaler til partnere belastes utbetalingen konto 2999. Kontoen viser status for
videreformidlingen på prosjektet. Denne kontoen finnes ikke i VEV-spørringen.
Eksempel bokføring
UiT mottar kr 1 500 000,- fra NFR vedr. en kontrakt som vi er koordinator på.
Av dette beløpet skal 500 000,- videreformidles i henhold til konsortieavtale.
Bokføring av innbetalingen:
Debet konto 1501 100000 100000
Kredit konto 3400 311141 A20281
kr 1 500 000,- (skjer automatisk)
kr 1 500 000,-
Bokføring av beløp til videreformidling:
Debet konto 3401 311141 A20281
Kredit konto 2999 311141 A20281
kr 500 000,kr 500 000,-
Bokføring av utbetaling i henhold til konsortieavtale:
Kredit konto 2401 100000 100000
Debet konto 2999 311141 A20281
kr 500 000,- (skjer automatisk)
kr 500 000,-
5
2.7 Egeninnsats og indirekte kostnader
Figuren viser hvordan egeninnsats, indirekte kostnader og dekningsbidrag skal budsjetteres og
regnskapsføres.
Figur 1 Budsjettering og regnskapsføring av egeninnsats og indirekte kostnader
6
2.8 Innføring av ny totalkostnadsmodell, TDI
Fra 1.1.2015 innføres TDI, en ny totalkostnadsmodell ved UiT, 2012/6168. Sentrale elementer i TDImodellen er leiested og indirekte kostnader. Leiestedskostnader er kostnader knyttet til bruk av
forskningsinfrastruktur, som for eksempel laboratorier, bruk av vitenskapelig utstyr, driftsmateriell og
teknisk støttepersonell. Leiestedskostnadene er direkte kostnader. I 2015 vil leiested og nye indirekte
kostnader tas i bruk for nye prosjekt. Fra 2016 skal alle prosjekter på Helsefak benytte seg av TDI-priser.
2.8.1 Leiested
Tabellen viser en oversikt over leiesteder ved Helsefak. Det skal gjøres en individuell vurdering for hvert
prosjekt og hver ansatt på hvor mye tid som skal brukes på leiested generell lab. Eksempelvis 75 % av
stillingen antas brukt på generell lab. For å minimere unødig administrasjon skal det i gamle prosjekter,
hvor det tidligere har vært budsjettert med teknings infrastruktur på ansatte, budsjetteres med 100% bruk
av leiested generell lab. Dette gjelder kun gamle prosjekter og er en overgangsordning.
Leiested generell lab
Bidragspris per år
IMB
IFA
226 000 kr
IKM
IPS
219 000 kr
IKO
153 000 kr
Lab IKO m/særlig kostbart utstyr
719 000 kr
I tillegg kommer mva. og påslag på oppdragsprosjekt.
Leiested spesifikk lab
AKM
Pris per uke per bur, akvarium og dyr.
Mus
261 kr
Rotte
399 kr
Gris
4046 kr
Zebrafisk
200 kr
BioBank
3,28 kr per rør per år
TUPP – Tromsø University Proteomics Platform
Oppdatert prisliste på nett.
KAM – Kjernefasilitet for avansert mikroskopi
TDI priser skal beregnes i
GSCT – Genomics Support Center Tromsø
løpet av 2015.
Preklinisk PET/CT
I tillegg kommer mva. og påslag på oppdragsprosjekt.
7
Bidragspris
Prisene vil oppdateres årlig og ferdigstilles innen 1.mars hvert år. Det vil være differensiering av priser ut
fra brukergruppe. Differensieringen av priser baserer seg på TDI-modellen samt tidligere prissystem ved
Helsefak.
1. Aktivitet ved Helsefak finansiert over statsbevilgningen, definert som tiltak i universitetets
økonomimodell (protype 10-15), skal belastes for drift.
2. Aktivitet ved UiT finansiert av eksterne, definert som bidragsprosjekt i universitetets
økonomimodell, samt aktivitet på andre enheter ved UiT finansiert over statsbevilgningen, skal
belastes med leiestedspris for bidragsprosjekter.
3. Aktivitet ved UiT finansiert av eksterne, definert som oppdragsprosjekt i universitetets
økonomimodell, skal belastes med leiestedspris for oppdragsprosjekter.
4. Aktører utenfor UiT skal belastes med leiestedspris for oppdragsprosjekter, med mindre det
inngås samarbeidsavtaler som tilsier annen prissetting.
Det gjøres ikke forskjell på aktører utenfor UiT avhengig av om de har bidratt til finansiering av utstyr
eller kjernefasilitet, med mindre en samarbeidsavtale foreligger. UNN er eksempelvis å anse som en
ekstern aktør.
8
2.8.2 Fakturering av leiested på eksternt finansierte bidragsprosjekter
For å dekke opp behovene til prosjektøkonomien etter avvikling av garantiordningen og innføring av
TDI vil Helsefak subsidiere ut fra type leiested.
Alle eksternfinansierte prosjekter på UIT skal synliggjøre totale kostnader i budsjett og regnskap. For å
unngå en utilsiktet omfordeling av midler foreslås det at alle kostnadskomponenter i leiestedsprisen, med
unntak av driftsmidler, tilbakeføres bidragsprosjektene som faktureres for bruk av kjernefasiliteter.
Kjernefasilitetene skal hente de driftsmidlene de behøver gjennom prising av tjenester, Jf. FS 21/14, og
komponenten driftsmidler blir derfor inntektsført kjernefasiliteten.
Instituttet godskrives totale inntekter knyttet til bruk av generell lab og øvrig infrastruktur, men har
mulighet til å gjøre tilbakeføring til prosjektet ved behov.
Figuren viser hvordan leiestedskostnad skal budsjetteres og regnskapsføres i bidragsprosjekt og på
kjernefasilitetene/generell lab. For generell lab og leiesteder som ikke er kjernefasiliteter vil det være opp
til instituttet å vurdere behovet for tilbakeføring av midler.
Tota l e l ei es teds kos tna der
Ti l ba keføri ng l ei es teds kos tna der
9055 egeni nns a ts l ei es ted,
gods krevet
9121 l ei es ted, bel a s tet
Eks ternt pros jekt
Debet
Kredi t
Debet
X2
9155 egeni nns a ts l ei es ted,
bel a s tet
9021 l ei es ted, gods krevet
Lei es ted
Debet
Kredi t
Debet
X1
x1 = tota l e l ei es teds kos tna der
x2 = l ei es teds kos tna der mi nus dri ft
Figur 2 Budsjettering og regnskapsføring av leiestedskostnader i bidragsprosjekter
9
Kredi t
X1
Kredi t
X2
2.8.3 Indirekte kostnader
Det er utarbeidet nye satser for indirekte kostnader for alle nye eksterne prosjekter, ref. 2015/1391. Fra
1.1.2015 skal alle søknader bruke de nye satsene for indirekte kostnader slik de fremkommer i tabellen
under (TDI-sats 2015). Hver enhet må vurdere om de har pågående prosjekter hvor det er aktuelt å bruke
de nye satsene, og dersom det er aktuelt, avklare dette med finansieringskildene. Det kan eksempelvis
være prosjekter som nettopp er startet eller som er av en slik karakter at de ikke avsluttes, men stadig får
ny finansiering. Fra 2016 skal alle prosjekter på Helsefak bruke nye satser for indirekte kostnader, ref.
2014/1482. Dersom det er administrative eller teknisk støttepersonell i prosjektene skal disse budsjetteres
tilsvarende arbeidsplassats, 118 000 kr.
Satser
Arbeidsplass
Sentrale tjenester
Lokale tjenester
Sum indirekte kostnader vitenskapelige årsverk
TDI-sats 2015
118 000 kr
126 000 kr
106 000 kr
350 000 kr
De gamle standardsatsene for indirekte kostnader, ref. 2011/741, vil være gjeldene for gamle prosjekter ut
2015.
Personlig arbeidsplass
Indirekte kostnader per vitenskapelig årsverk
320 000 kr
Indirekte kostnader per administrative årsverk
200 000 kr
Teknisk infrastruktur
Indirekte kostnader for teknisk infrastruktur per
vitenskapelig årsverk
240 000 kr
Ved bidrag som kan betraktes som «små driftsmidler», beløp opp til 100 000 kr, og som anses som rene
driftstilskudd, skal det trekkes minimum 10,5 % dekningsbidrag. 10,5 % tas av total inntekt over
prosjektets periode. Dekningsbidraget fordeler seg til 3,5 % til sentraladministrasjonen, 3,5 % til
fakultetsadministrasjonen og 3,5 % til institutt.
10
2.9 Internt ansatte
Historisk har budsjettering av internt ansatte som jobber på eksterne prosjekt variert mellom de ulike
enhetene. For å forbedre praksis og sikre at Helsefak følger regelverket ble det i januar 2014 satt sammen
en arbeidsgruppe som hadde i oppdrag å finne en løsning på problemet. Figur 2 er produkt av arbeidet til
arbeidsgruppen. Figuren ble presentert på økonomiforum 7.2.2014.
Alle nye prosjekter med internt ansatte skal fra og med mars 2014 budsjetteres i henhold til figur 2.
Figuren viser et eksempel hvor lønn og indirekte kostnader av internt ansatte er fullt ut finansiert med
egeninnsats. Dersom hele eller deler av kostnaden knyttet til internt ansatte dekkes av eksterne midler,
reduseres egeninnsatsen tilsvarende.
Vær oppmerksom på at egeninnsatsen på konto 9154 aldri skal være høyere enn lønn (9011) og indirekte
kostnader (9042). Skal egeninnsatsen i prosjektet være større følges oppskriften i figur 1.
9111 Ompos teri ng l ønn
mel l om enheter, bel a s tet
Eks ternt pros jekt
Debet
+
Kredi t
9142 Indi rekte kos tna der
i nternt a ns a tte, bel a s tet
Debet
X
Debet
Kredi t
Kredi t
+
X
9042 Indi rekte kos tna der
i nternt a ns a tte, gods krevet
Debet
X
Figur 3 Budsjettering og regnskapsføring av internt ansatte på prosjekt
11
Debet
X
9011 Ompos teri ng l ønn
mel l om enheter, gods krevet
Ins ti tutt
=
Kredi t
9054 Egeni nns a ts i nternt
a ns a tte, gods krevet
Kredi t
X
=
9154 Egeni nns a ts i nternt
a ns a tte, bel a s tet
Debet
Kredi t
X
3 Eksempler
Ompostering lønn og indirekte kostnader
Her er et eksempel på ompostering av lønn og indirekte kostnder.
Figur 4 Eksempel på ompostering av lønn, indirekte kostnader og egeninnsats
I dette tilfellet skal prosjektet betale lønn til internt ansatt og indirekte kostnader som følger med den
ansatte. Dette posteres derfor som debet på prosjektet og kredit i internøkonomien. Deretter er det gjort
en faglig begrunnelse om at enheten som eier prosjektet skal gå inn med egeninnsats tilsvarende lønn og
indirekte kostnader. Denne begrunnelsen skal være gjort av instituttleder. Ompostering av egeninnsatsen
gjøres i de siste to linjene av omposteringsbilaget.
12
Utfyllelse av budsjettmal
I malen er det viktig at prosjektnummer, avdeling, startperiode og sluttperiode utfylles. Startperiode må
være januar (201501), mai (201505) eller september (201509). Eksempel; dersom startperiode februar
fylles inn vil alt periodiseres til de to siste tertial, ingenting vil være i første tertial.
Start og sluttperiode i opplysningsfelt må omfatte alle år som skal lastes inn i Agresso.
Vær oppmerksom på at tallene i malen oppgir beløp i 1000 kroner.
Versjon
Prosjektnr
Avdeling
Gjeldende budsjettår
Startperiode
Sluttperiode
Tall i
Versjon mal
GPB13-23
1000
21.04.2015
Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å bruke samme konto på flere linjer.
60000
70000
6422
6541
6550
6422
Andre direkte kostnader
Budsjett andre driftskostnader
Budsjett andre driftskostnader
Leie programvare
Inventar
IT- og AV utstyr
Leie programvare
2015
2016
Nytt ved malen i 2015
Ved bruk av infrastruktur i et prosjekt må arkfane 3. Leiested fylles ut. For generell lab budsjetteres bruk i
prosent av årsverk. Ved bruk av kjernefasiliteter bør en i budsjetteringsfasen ha dialog med
kjernefasiliteten for å sikre seg et realistisk tids og prisanslag på de tjenester en skal ha utført i prosjektet.
13
14