1. No category

STOKKE KOMMUNE
ANDEBU KOMMUNE
SANDEFJORD KOMMUNE
MØTEINNKALLING
Utvalg:
PARTSSAMMENSATT UTVALG
Møtested: Stokke kommune, kommunestyresalen
Møtedato: 08.12.2015
Tid: 09:00
Eventuelt forfall meldes til tlf. 33416202 / 41633191([email protected])
Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.
SAKSLISTE
Saksnr.
Arkivsaksnr.
Tittel
59/15
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN 27.10.2015
60/ 15
MØTEPLAN FOR FELELSNEMNDA OG PSU 2016
61/15
ORIENTERING FRA MØTE I ANSETTELSESUTVALGET 30. NOV 2015
62/15
ORIENTERING FRA PROSJEKTLEDER
63/15
AVTALER OM VERTSKOMMUNESAMARBEID
EVENTUELT
Sandefjord, 1.12.2015
Bjørn Ole Gleditsch
leder
Side 1 av 6
59/15
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN 17.11.2015
Saksbehandler:
Gudrun Haabeth Grindaker
Saksnr.: Utvalg
59/15
PSU
Møtedato
8.12.2015
Innstilling:
Møteprotokollen godkjennes.
Vedlegg:
Møteprotokoll fra møtet 17.11.2015
Side 2 av 6
STOKKE KOMMUNE
ANDEBU KOMMUNE
SANDEFJORD KOMMUNE
MØTEPROTOKOLL
Partssammensatt utvalg - SAS
Utvalg:
PARTSSAMMENSATT UTVALG
Møtested: Sandefjord kommune, formannskapssalen
Møtedato: 17.11.2015
Tid: 09:00 – 11:05
Tilstede på møtet:
Funksjon
Navn
Medlem
Bjørn Ole Gleditsch
Medlem
Tor Steinar Mathiassen
Medlem
Anne Strømøy
Medlem
Vidar Andersen
Medlem
Cathrine Andersen
Medlem
Bror-Lennart Mentzoni
Varamedlem
Audun Tjomsland
Medlem
Arild Theimann
Medlem
Lozan Balisany
Medlem
Bjarne Sommerstad
Medlem
Jan Tore Rui Haugerød
Medlem
Hilde Hoff Håkonsen
Varamedlem
Wenche Davidsen
Medlem
Grethe Østgård
Medlem
Nils Ingar Aabol
Varamedlem
Fredrikke Møller
Medlem
Inga M. Krossøy
Parti
H
H
H
FRP
FRP
KRF
H
AP
AP
SP
H
AP
AP
H
AP
SV
KRF
Organisasjonene
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Fagfor
Utdfor
Fagfor
Utdfor
Fagfor
Utdfor
Anne Merete Sørensen
Siv Breitve
Roar Gunnufsen
Bente Wangen Nordengen
Arne Antonsen
Martin Torhaug
Møtt for
Forfall
Karin Virik - V
Erlend Larsen - H
Roy Standal - FRP
Behandlede saker: 51/15 – 57/15
Sandefjord, 17.11.2015
Bjørn Ole Gleditsch
Leder
Side 1 av 11
SAKSLISTE
Saksnr.
Arkivsaksnr.
Tittel
51/15
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN 27.10.2015
52/15
ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE
53/15
POLITISK REGLEMENT FOR NYE SANDEFJORD KOMMUNE
54/15
VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL
FELLESNEMNDA, PARTSSAMMENSATT UTVALG,
ARBEIDSUTVALGET OG ANSETTELSESUTVALGET
55/15
MØTEPLAN FOR FELLESNEMDNA OG PSU
56/15
FREMDRIFTS- /PROSJEKTPLAN 1. VERSJON
57/15
INFORMASJON – KOMMUNIKASJONSSTRATEGI
58/15
GODTGJØRELSE TIL PSU OG FELLESNEMD
EVENTUELT
Side 2 av 11
51/15
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN 27.10.2015
Innstilling:
Møteprotokollen godkjennes.
Møtebehandling:
Innstillingen ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer.
Partssammensatt utvalg sitt vedtak:
Møteprotokollen godkjennes.
52/15
ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE
Innstilling:
Informasjonen gitt i møtet tas til orientering
Møtebehandling:
Bjørn Ole Gleditsch fremmet følgende forslag:
Saken utgår.
Forslag fremmet av Gleditsch ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer.
Partssammensatt utvalg sitt vedtak:
Saken utgår.
53/15
POLITISK REGLEMENT FOR NYE SANDEFJORD KOMMUNE
Innstilling:
1. PSU slutter seg til bestemmelsen om administrasjonsutvalgets sammensetning, det
politiske reglementets § 29.
Side 3 av 11
Møtebehandling:
Tor Steinar Mathiassen fremmet følgende innspill:
Antall medlemmer endres til 9, 7 folkevalgte og 2 tillitsvalgte.
Forhandlingssammenslutninger og kommunens ansatte som ikke er representert i
utvalget kan delta med en observatør med møte- og talerett.
Vidar Andersen fremmet følgende innspill:
Kommunale arbeidstakere endres til kommunens ansatte.
Leder og nestleder oppnevnes blant formannskapet.
Bjørn Ole Gleditsch fremmet følgende forslag:
Saken tas til foreløpig orientering og legges frem til behandling i neste møte.
Forslag fremmet av Gleditsch ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer.
Partssammensatt utvalg sitt vedtak:
Partssammensatt utvalg anbefaler at fellesnemnda fatter følgende vedtak:
Saken tas til foreløpig orientering og legges frem til behandling i neste møte.
54/15
VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL
FELLESNEMNDA, PARTSSAMMENSATT UTVALG,
ARBEIDSUTVALGET OG ANSETTELSESUTVALGET
Innstilling:
Innstilling til valg av medlemmer og varamedlemmer i Fellesnemnda, PSU,
Arbeidsutvalget og ansettelsesutvalget, godkjennes.
Møtebehandling:
Bente Wangen Nordengen viste til e-post av 13.11.2015 hvor hun gjør oppmerksom på at
Anja Torbergsen står oppført som medlem i PSU fra Utdanningsforbundet i Sandefjord. Men
at det er feil og at det er Bente Wangen Nordengen som har vært i den rollen og fortsetter
videre.
Side 4 av 11
Tonje Wallaker Lunde orienterte i en e-post pr 13.11.2015 om at hun erstattes av Tove Irene
Bækø, som vara for Anne Merethe Sørensen i PSU.
Siv Breitve orienterte om at vara for tillitsvalgte fra Andebu er nummererte og ikke personlig
vara. Nye varamedlemmer fremkommer i listen under.
.
Følgende er oppnevnt fra kommunene til FN og PSU:
Andebu
Medlemmer
Personlige
varamedlemmer:
Kommune
FN PSU
Bjarne Sommerstad (SP)
Jan Thore Rui-Haugerød (H)
1.
2.
3.
Lars Viggo Holmen (H)
Miriam Hanedalen (KRF)
Helene Eriksen (V)
Andebu
Andebu
FN
FN
PSU
PSU
Hilde Hoff Håkonsen (AP)
1.
2.
Bjørn Orerød (AP)
Svein Magnus Sletvold (AP)
Andebu
FN
PSU
1.Tove Irene Bækø
(NSF Andebu)
2.Sanele Jakobsen
(naturviterne Andebu)
3.Tore Slettvold
(Delta Andeu)
Andebu
Anne Merethe Sørensen
(Fagforbundet Andebu)
Siv Breitve
(Utdanningsforbundet Andebu)
Stokke
Medlemmer
PSU
Varamedlemmer
(numerisk, ikke personlig)
Kommune
FN
PSU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wenche Davidsen (Ap)
Fredrikke Møller (SV)
Kåre Pettersen (V)
Renate Sølversen (H)
Per Myrstad Kringen (Ap)
Mette Havnaas (H)
Stokke
FN
PSU
Stokke
FN
PSU
Stokke
FN
PSU
Stokke
FN
PSU
Inga M Krossøy (KrF)
1.
2.
Jon Folkvord (SP)
Nina Brodahl (MDG)
Stokke
FN
PSU
Arne Antonsen
(Fagforbundet Stokke)
Martin Torhaug
(Utdanningsforbundet Stokke)
Camilla Botne
(NSF Stokke)
Bente Høibraaten
(Delta Stokke)
Erlend Larsen (H)
Nils Ingar Aabol (Ap)
Grethe Østgård (H)
Roy A Standaln (FrP)
Side 5 av 11
Stokke
PSU
Stokke
PSU
Sandefjord
Medlemmer
Varamedlemmer
Kommune
FN
PSU
Bjørn Ole Gleditsch (H)
Audun Tjomsland (H)
Sandefjord
FN
PSU
Tor Steinar Mathiassen (H)
Anne Strømøy (H)
Anders Sperre (H)
Hanne Børresen Johansen (H)
Sandefjord
Sandefjord
FN
FN
PSU
PSU
Cathrine Andersen (FrP)
Yllka Neziri (H)
Sandefjord
FN
PSU
Vidar Andersen (FrP)
Øyvind Lorentzen (FrP)
Sandefjord
FN
PSU
Karin Virik (V)
Ole Trygsland Hoelseth (FrP)
Sandefjord
FN
PSU
Bror-Lennart Mentzoni (KrF)
Arild Theimann (AP)
Lozan Balizany (AP)
Ida Cathrine Nilsen (SP)
Charlotte Jahren Øverbye (SV)
Helge William Myrseth (MDG)
Birgit Pettersen (AP)
Morten Joel Istre (AP)
Per Erik Larsen
(NITO Sandefjord)
Cecilie Hofstad Opheim
(NSF Sandefjord)
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
FN
FN
FN
FN
FN
PSU
PSU
PSU
PSU
PSU
PSU
Roar Gunnufsen
(Fagforbundet)
Bente Wangen Nordengen
(Utdanningsforbundet)
Arbeidsutvalg (AU)
Medlemmer:
Bjørn Ole Gleditsch
Bjarne Sommerstad
Hilde Hoff Håkonsen
Nils Ingar Aabol
Anne Strømøy
Arild Theimann
Erlend Larsen
Sandefjord
Varamedlemmer:
Det er også oppnevnt personlige vararepresentanter for medlemmene i AU.
Ansettelsesutvalg (ANS)
Medlemmer:
Bjørn Ole Gleditsch
Hilde Hoff Håkonsen
Bjarne Sommerstad
Erlend Larsen
Nils Ingar Aabol
Roar Gunnufsen, fagforbundet Sandefjord
Varamedlemmer:
Endret innstilling ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer.
Side 6 av 11
PSU
Partssammensatt utvalg sitt vedtak:
Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak:
Følgende er oppnevnt fra kommunene til FN og PSU:
Andebu
Medlemmer
Personlige
varamedlemmer:
Kommune
FN PSU
Bjarne Sommerstad (SP)
Jan Thore Rui-Haugerød (H)
4.
5.
6.
Lars Viggo Holmen (H)
Miriam Hanedalen (KRF)
Helene Eriksen (V)
Andebu
Andebu
FN
FN
PSU
PSU
Hilde Hoff Håkonsen (AP)
3.
4.
Bjørn Orerød (AP)
Svein Magnus Sletvold (AP)
Andebu
FN
PSU
1.Tove Irene Bækø
(NSF Andebu)
2.Sanele Jakobsen
(naturviterne Andebu)
3.Tore Slettvold
(Delta Andeu)
Andebu
Anne Merethe Sørensen
(Fagforbundet Andebu)
Siv Breitve
(Utdanningsforbundet Andebu)
Stokke
Medlemmer
PSU
Varamedlemmer
(numerisk, ikke personlig)
Kommune
FN
PSU
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Wenche Davidsen (Ap)
Fredrikke Møller (SV)
Kåre Pettersen (V)
Renate Sølversen (H)
Per Myrstad Kringen (Ap)
Mette Havnaas (H)
Stokke
FN
PSU
Stokke
FN
PSU
Stokke
FN
PSU
Stokke
FN
PSU
Inga M Krossøy (KrF)
3.
4.
Jon Folkvord (SP)
Nina Brodahl (MDG)
Stokke
FN
PSU
Arne Antonsen
(Fagforbundet Stokke)
Martin Torhaug
(Utdanningsforbundet Stokke)
Camilla Botne
(NSF Stokke)
Bente Høibraaten
(Delta Stokke)
Erlend Larsen (H)
Nils Ingar Aabol (Ap)
Grethe Østgård (H)
Roy A Standaln (FrP)
Side 7 av 11
Stokke
PSU
Stokke
PSU
Sandefjord
Medlemmer
Varamedlemmer
Kommune
FN
PSU
Bjørn Ole Gleditsch (H)
Audun Tjomsland (H)
Sandefjord
FN
PSU
Tor Steinar Mathiassen (H)
Anne Strømøy (H)
Anders Sperre (H)
Hanne Børresen Johansen (H)
Sandefjord
Sandefjord
FN
FN
PSU
PSU
Cathrine Andersen (FrP)
Yllka Neziri (H)
Sandefjord
FN
PSU
Vidar Andersen (FrP)
Øyvind Lorentzen (FrP)
Sandefjord
FN
PSU
Karin Virik (V)
Ole Trygsland Hoelseth (FrP)
Sandefjord
FN
PSU
Bror-Lennart Mentzoni (KrF)
Arild Theimann (AP)
Lozan Balizany (AP)
Ida Cathrine Nilsen (SP)
Charlotte Jahren Øverbye (SV)
Helge William Myrseth (MDG)
Birgit Pettersen (AP)
Morten Joel Istre (AP)
Per Erik Larsen
(NITO Sandefjord)
Cecilie Hofstad Opheim
(NSF Sandefjord)
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
Sandefjord
FN
FN
FN
FN
FN
PSU
PSU
PSU
PSU
PSU
PSU
Roar Gunnufsen
(Fagforbundet)
Bente Wangen Nordengen
(Utdanningsforbundet)
Arbeidsutvalg (AU)
Medlemmer:
Bjørn Ole Gleditsch
Bjarne Sommerstad
Hilde Hoff Håkonsen
Nils Ingar Aabol
Anne Strømøy
Arild Theimann
Erlend Larsen
Sandefjord
PSU
Varamedlemmer:
Det er også oppnevnt personlige vararepresentanter for medlemmene i AU.
Ansettelsesutvalg (ANS)
Medlemmer:
Bjørn Ole Gleditsch
Hilde Hoff Håkonsen
Bjarne Sommerstad
Erlend Larsen
Nils Ingar Aabol
Roar Gunnufsen, fagforbundet Sandefjord
Varamedlemmer:
Om det ikke er enstemmighet i saker om tilsettingsprosesser i ansettelsesutvalget, skal saken
fremmes for fellesnemnda.
Side 8 av 11
55/15
MØTEPLAN FOR FELLESNEMDNA OG PSU
Innstilling:
Møteplan for 1. halvår 2016 godkjennes.
Møtebehandling:
Hilde Hoff Håkonsen fremmet følgende innspill:
Det legges møtedatoer 14 dager mellom arbeidsutvalget og FN / PSU.
Bjørn Ole Gleditsch fremmet følgende forslag:
Møteplan for 1. halvår for 2016 tas foreløpig til orientering.
Forslag fremmet av Gleditsch ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer.
Partssammensatt utvalg sitt vedtak:
Møteplan for 1. halvår for 2016 tas foreløpig til orientering.
56/15
FREMDRIFTS- /PROSJEKTPLAN 1. VERSJON
Innstilling:
Prosjektleders informasjon og presentasjon av fremdriftsplan/ prosjektplan pr. 17.11
tas til orientering.
Møtebehandling:
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Partssammensatt utvalg sitt vedtak:
Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak:
Prosjektleders informasjon og presentasjon av fremdriftsplan/ prosjektplan pr. 17.11
tas til orientering.
Side 9 av 11
57/15
INFORMASJON – KOMMUNIKASJONSSTRATEGI
Innstilling:
1. Godt kommunikasjonsarbeid og en god kommunikasjonsstrategi bidrar til å skape
oppslutning og tillit til prosessen. Fellesnemnda ser derfor behovet for å styrke
kapasiteten på området.
2. Kommunikasjonsstrategien tas til orientering.
Møtebehandling:
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Partssammensatt utvalg sitt vedtak:
Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak:
1. Godt kommunikasjonsarbeid og en god kommunikasjonsstrategi bidrar til å skape
oppslutning og tillit til prosessen. Fellesnemnda ser derfor behovet for å styrke
kapasiteten på området.
2. Kommunikasjonsstrategien tas til orientering.
58/15
GODTGJØRELSE TIL PSU OG FELLESNEMD
Innstilling:
1. Saken legges frem uten innstilling
Møtebehandling:
Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak:
1. Fellesnemnda anbefaler Arbeidsgruppens forslag (vedlegg) til godtgjørelser for
PSU og Fellesnemnda.
2. Saken sendes kommunestyrene i Andebu og Stokke og bystyret i Sandefjord for
endelig avgjørelse.
Forslag til ny innstilling ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer.
Side 10 av 11
Fellesnemndas vedtak:
Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak:
1. Fellesnemnda anbefaler Arbeidsgruppens forslag (vedlegg) til godtgjørelser for
PSU og Fellesnemnda.
2. Saken sendes kommunestyrene i Andebu og Stokke og bystyret i Sandefjord for
endelig avgjørelse.
EVENTUELT:
Bjørn Ole Gleditsch etterlyser at dokumentene legges i en «app» slik at
møtedokumentene kan jobbes med elektronisk.
Nils Ingar Aabol, orienterte om saken fristilling av Vear og møtet med statsråden.
Side 11 av 11
60/ 15
MØTEPLAN FOR FELELSNEMNDA OG PSU 2016
Saksbehandler:
Gudrun Haabeth Grindaker
Saksnr.: Utvalg
60/15
PSU
84/15
Fellesnemnda
Møtedato
8.12.2015
8.12.2015
Innstilling:
Ingen innstilling.
Bakgrunn for saken:
Arbeidsutvalget fremmet følgende forslag til møteplan for året 2016.
Det er gitt føringer for at det skal, så godt som det er mulig, legges minimum 14 dagers
mellomrom mellom møtet i arbeidsutvalget og PSU/Fellesnemd.
Arbeidsutvalg (AU) og
Ansettelsesutvalg (ANS)
Partssammensatt utvalg (PSU) og
Fellesnemnd (FN)
05.01.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
19.01.16
PSU:
FN:
01.02.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
16.02.16
PSU:
FN:
29.02.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
15.03.16
PSU:
FN:
11.04.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
26.04.16
PSU:
FN:
09.05.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
24.05.16
PSU:
FN:
30.05.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
14.06.16
PSU:
FN:
08.08.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
23.08.16
PSU:
FN:
05.09.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
20.09.16
PSU:
FN:
26.09.16
AU:
ANS:
8.30-10.00
10.30-12.00
11.10.16
PSU:
FN:
Møtested og klokkeslett vil fremkomme i møteinnkalling til det enkelte møte.
Side 3 av 6
61/15
ORIENTERING FRA MØTE I ANSETTELSESUTVALGET 30. NOV 2015
Saksbehandler:
xx
Saksnr.: Utvalg
61/15
PSU
90/15
Fellesnemnda
Møtedato
8.12.2015
8.12.2015
Innstilling:
Informasjon gitt i møtet tas til orientering
Side 4 av 6
62/15
ORIENTERING FRA PROSJEKTLEDER
Saksbehandler:
Gudrun Haabeth Grindaker
Saksnr.: Utvalg
62/15
PSU
91/15
Fellesnemnda
Møtedato
8.12.2015
8.12.2015
Innstilling:
Informasjon gitt i møtet tas til orientering
Side 5 av 6
63/15
AVTALER OM VERTSKOMMUNESAMARBEID
Saksbehandler:
Gudrun Haabeth Grindaker
Saksnr.: Utvalg
63/15
PSU
86/15
Fellesnemnda
Møtedato
8.12.2015
8.12.2015
Innstilling:
Prosjektleder anbefaler at fellesnemnda fatter følgende vedtak:
Fellesnemnda stiller seg positiv til at det inngås vertskommuneavtaler som foreslått.
Bakgrunn for saken:
Andebu kommune har henvendt seg til Sandefjord med ønske om bistand til tjenester innenfor
teknisk sektor, primært arealplanlegging, byggesaksbehandling og oppmåling/geodata.
Tilsvarende har Stokke kommune anmodet om at Sandefjord kommune sørger for
feietjenesten i Stokke kommune frem til kommunesammenslåingen. Etter dialog er det
utformet et forslag til avtaler om administrativt vertskommunesamarbeid iht. bestemmelsene i
kommuneloven. Inngåelse av slik avtale forutsetter godkjennelse av kommunestyrene og
bystyret.
Saken legges frem for PSU og Fellesnemnda til uttalelse før endelig behandling i kommunene.
Forslag til avtaler:
Forslag til avtaler mellom Sandefjord og Andebu (vedlegg) regulerer rettigheter og plikter ved
at Sandefjord kommune frem til kommunesammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord
kommuner utfører de angitte oppgaver for Andebu kommune og Stokke kommune. Ytterligere
informasjon fremgår av vedlagte avtaleforslag.
Prosjektleders vurdering og anbefaling:
Prosjektleder mener samarbeidet på en god måte legger til rette for den forestående
sammenslåingsprosessen, og at fellesnemnda bør stille seg positiv til at det inngås avtaler som
foreslått.
Vedlegg:
1.
2.
Avtale – Andebu
Avtale - Stokke
Side 6 av 6
Skisse pr. 181115
Avtale
om
vertskommunesamarbeid
_
Arealplan, byggesak og geodata
1. Bakgrunn og formål:
Bakgrunnen for avtalen er at Andebu kommune pga. ressurssituasjon m.m. ønsker
bistand til arealplanlegging, byggesaksbehandling og oppmåling/geodata. Dette
innebærer offentlig myndighetsutøvelse og at avtalen utformes iht. bestemmelsene i
kommuneloven. Formål med avtalen er å regulere rettigheter og plikter ved at Sandefjord
kommune frem til kommunesammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner
utfører de angitte oppgavene for Andebu kommune.
2. Samarbeidsform:
Kommunene inngår i et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven §
28-1b. Denne avtale følger bestemmelsen i kommuneloven § 28e om oppretting av
skriftlig samarbeidsavtale for vertskommunesamarbeid.
3. Samarbeidskommuner:
Vertskommune er Sandefjord kommune. Andebu kommune er samarbeidskommune.
4. Avtalens gyldighet:
Vertskommunesamarbeidsavtalens gyldighet forutsetter godkjenning i Andebu
kommunestyre og Sandefjord Bystyre. Videre forutsettes at rådmannen i Andebu fatter
vedtak om delegering av myndighet til rådmannen i Sandefjord. Rådmannen i Sandefjord
vil videredelegere som for tilsvarende fagområder i Sandefjord og i samsvar med
prinsipper for delegasjon i Sandefjord.
Vertskommunesamarbeidsavtalen gjelder fra 1. januar 2016 frem til
kommunesammenslåing 1. januar 2017.
Andebu kommune som ansvarlig for tjenestene kan trekke tilbake delegert myndighet iht.
vanlige prinsipper for delegering av myndighet. For øvrig kan ikke denne
vertskommuneavtalen sies opp i avtaleperioden.
5. Sandefjord kommunes ansvar:
5.1. Arealplanlegging:
Sandefjord kommune skal sørge for saksbehandling av private reguleringsforslag
som fremmes i Andebu kommune på tilsvarende måte som saksbehandling av
private reguleringsforslag gjøres i Sandefjord kommune. Dette innebærer bl.a.
veiledning og dialog med forslagsstiller og utarbeidelse av saksfremlegg til
behandling i Andebu kommunes folkevalgte organer.
Sandefjord kommune skal følge opp kommuneplanens arealdel, herunder videreføre
Side 1 av 4
Skisse pr. 181115
arbeidet med «Områdeplan for Andebu sentrum» og igangsette «Områdeplan for
Kodal». Arbeidet skal utføres i dialog med rådmannen i Andebu.
Eventuell bistand fra Sandefjord kommune til utarbeidelse av kommunale
reguleringsplaner forutsetter at det er avklart at det er kapasitet og ressurser til dette.
Innstilling i saker innenfor arealplan skal utformes i rådmannen i Andebus navn og
skal innholdsmessig avklares med ham.
Kjøp av tjenester for å utarbeide planer eller fremskaffe underlag for disse, skal
gjøres av Sandefjord kommune iht. Lov om offentlig anskaffelse, Sandefjord
kommunes anskaffelsesregler og innenfor vedtatt budsjett.
5.2. Behandling av byggesaker:
Sandefjord kommune skal behandle de byggesaker som fremmes i Andebu
kommune iht. plan- og bygningslovens regler og i samsvar med de til enhver tid
rettskraftige planer. Saksbehandlingen skal utføres på tilsvarende måte som i
Sandefjord kommune. Dette omfatter også veiledning og dialog med publikum.
Rådmannen i Sandefjord kommune delegeres kompetanse (myndighet) til å fatte
vedtak i henhold til plan- og bygningslovens regler i saker som er å anse som ikkeprinsipielle. I tvilstilfelle om en sak er av prinsipiell karakter avgjøres dette av
rådmannen i Andebu, evt. etter dialog med ordfører eller utvalgsleder.
Byggesaker som er av prinsipiell karakter som skal avgjøres ved folkevalgt
behandling skal forberedes av Sandefjord kommune i dialog med rådmannen i
Andebu. Innstilling skal utformes i rådmannen i Andebus navn og skal
innholdsmessig avklares med ham.
Andebu saksbehandlingssystem skal benyttes, men maler for vedtaksutforming etc.
kan tilpasses praksis i Sandefjord.
Eventuelle kjøp av tjenester for å forberede byggesaker skal gjøres av Sandefjord
kommune iht. Lov om offentlig anskaffelse, Sandefjord kommunes anskaffelsesregler
og innenfor vedtatt budsjett.
5.3. Behandling av klage på byggesaker:
Ved klage på vedtak om byggetillatelse skal Sandefjord kommune vurdere
argumentene i klagen og fatte nytt vedtaket dersom klagen tilsier dette. Vurderes
klagen slik at det opprinnelige vedtaket bør opprettholdes, skal saken legges frem for
behandling i Miljø- og planutvalget som tar stilling til om vedtaket skal opprettholdes
og sendes fylkesmannen for endelig avgjørelse.
Innstilling i klagesaker skal utformes i rådmannen i Andebus navn og skal
innholdsmessig avklares med ham.
5.4. Oppmåling/geodata:
Sandefjord kommune skal gjennomføre kartforretninger, grensejusteringer, sørge for
ajourhold av kartverk og matrikkel og saksbehandle saker iht. lovgivning på
Side 2 av 4
Skisse pr. 181115
tilsvarende måtes som i Sandefjord. Rådmannen i Sandefjord kommune delegeres
kompetanse til å fatte vedtak i saker som er å anse som ikke-prinsipielle. I tvilstilfelle
om en sak er av prinsipiell karakter avgjøres dette av rådmannen i Andebu, evt. etter
dialog med ordfører eller utvalgsleder.
Eventuelle kjøp av tjenester innenfor oppmåling/geodata skal gjøres av Sandefjord
kommune iht. Lov om offentlig anskaffelse, Sandefjord kommunes anskaffelsesregler
og innenfor vedtatt budsjett.
6. Personalforhold:
Andebu beholder arbeidsgiveransvar og forestår lønnsutbetaling for medarbeider i
Andebu som på tidspunkt for inngåelse av denne avtale arbeider med arealplan og
byggesaksbehandling med kontorsted Andebu herredshus. I avtaleperioden vil
medarbeideren ha sin kontorarbeidsplass i Sandefjord kommune og faglig rapportere til
den i Sandefjord som delegeres ansvar, jf. pkt. 4, for de aktuelle oppgavene, jf. pkt. 5.
7. Økonomi:
Sandefjord kommunes kostnader ved utøvelsen oppgaver regulert i denne avtale dekkes
ved at Sandefjord kommune sender månedlig faktura for faktisk utført arbeid, som
forfaller til betaling med 14 dagers frist. Kostnaden skal beregnes basert på faktisk
medgått tid, aktuell lønn inkl. sos. kostnader og med et påslag på 20 % for
administrasjon, kontorhold etc. Bruk av bil faktureres pr. km etter statens satser. Utgifter
ved kjøp av tjenester viderefaktureres uten påslag.
I budsjett for 2016 i Andebu kommune innarbeides totalt 3,5 mill. kroner som antatt
totalkostnad for gjennomføring av avtalen. I tillegg kommer lønn til medarbeider som
Andebu har arbeidsgiveransvar for, jf. pkt. 6. Sandefjord kommunes tidsforbruk og kjøp
av tjenester skal ikke medføre at dette beløpet overskrides, med mindre rådmannen i
Andebu skriftlig samtykker til dette.
Andebu kommune sørger selv for å fakturere og innkreve gebyrer fra publikum.
Sandefjord kommune beregner ikke fortjeneste for gjennomføring av avtalen. Andebu
kommune har det økonomiske ansvaret, herunder for eksempel ved krav om erstatning
for handlinger utført med bakgrunn i avtalen.
8. Styringsdialog:
Det skal gjennomføres løpende dialog om utførelsen av denne avtale, herunder om
omfang av oppgavene, status i økonomi/budsjett og kvalitet i utførelsen. Rådmannen i
Andebu har ansvar for å innkalle til regelmessige statusmøter med ledelsen i Sandefjord
kommune.
Side 3 av 4
Skisse pr. 181115
9. Signatur:
Avtalen er vedtatt av kommunestyret i Andebu og bystyret i Sandefjord som bekreftes
med dette:
Kommune:
Sak nr.:
Dato:
Rådmannens signatur:
Andebu kommunestyre
Sandefjord bystyre
Side 4 av 4
Skisse pr. 181115
Avtale
om
vertskommunesamarbeid
_
Feiing og tilsyn av piper og ildsteder
1. Bakgrunn og formål:
Bakgrunnen for avtalen er at Stokke kommune ønsker bistand til feiing og tilsyn av piper
og ildsteder. Dette innebærer offentlig myndighetsutøvelse og at avtalen utformes iht.
bestemmelsene i kommuneloven. Formål med avtalen er å regulere rettigheter og plikter
ved at Sandefjord kommune frem til kommunesammenslåing av Stokke, Andebu og
Sandefjord kommuner utfører de angitte oppgavene for Stokke kommune.
2. Samarbeidsform:
Kommunene inngår i et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven §
28-1b. Denne avtale følger bestemmelsen i kommuneloven § 28e om oppretting av
skriftlig samarbeidsavtale for vertskommunesamarbeid.
3. Samarbeidskommuner:
Vertskommune er Sandefjord kommune. Stokke kommune er samarbeidskommune.
4. Avtalens gyldighet:
Vertskommunesamarbeidsavtalens gyldighet forutsetter godkjenning i Stokke
kommunestyre og Sandefjord Bystyre. På grunn av at samarbeidskommunene har felles
brannsjef fra før, er nytt delegeringsvedtak av myndighet ikke nødvendig.
Vertskommunesamarbeidsavtalen gjelder fra 1. januar 2016 frem til
kommunesammenslåing 1. januar 2017.
Stokke kommune som ansvarlig for tjenestene kan trekke tilbake delegert myndighet iht.
vanlige prinsipper for delegering av myndighet. For øvrig kan ikke denne
vertskommuneavtalen sies opp i avtaleperioden.
5. Sandefjord kommunes ansvar:
Sandefjord kommune skal sørge for at feiertjenester i Stokke kommune blir utført etter
gjeldene lover og forskrifter. Dette innebærer bl.a. følgende oppgaver:
o
Etablere og ajourholde register over piper og ildsteder. Registeret skal være
elektronisk og ved inngåelse av avtalen benyttes feiesystemet som
Sandefjord kommune benytter.
o
Føre tilsyn med, og sørge for feiing av, piper og ildsteder i kommunen. Feiing
og tilsyn skal være behovsprøvd, jf. Forskrift om brannforebyggende tiltak og
tilsyn § 7-3, og utføres minst hvert fjerde år. I snitt skal det feies/føres tilsyn
med ca. 2000 piper og føres tilsyn med ca. 1000 ildsteder pr. år.
Side 1 av 3
Skisse pr. 181115
o
Ansvar for kommunikasjon med tjenestemottakere i Stokke, herunder varsle
om tilsyn og feiing, dialog om når feiing gjennomføres og oppfølging av
pålegg.
o
I tillegg til lovpålagte oppgaver, kan det inngås avtale med privatpersoner om
enkeltoppdrag, for eksempel feiing av enkeltobjekter, hytter (ikke lovpålagt),
befaring/rådgivning til huseiere/entreprenører.
o
Sandefjord kommune skal utarbeide årsrapport over forrige års aktiviteter.
Grunnlaget skal inneholde følgende opplysninger:
 Antall gjennomførte tilsyn av piper og ildsteder.
 Antall feide piper.
 Oversikt over antall bestillingsoppdrag.
Oppgaven skal utføres i henhold til et system for kvalitetsstyring/internkontroll som skal
dokumenteres skriftlig. Systemet skal holdes oppdatert av Sandefjord kommune og skal
gjøres tilgjengelig for Stokke kommune og tilsynsmyndigheter på forespørsel.
6. Økonomi:
Sandefjord kommunes kostnader ved utøvelsen av oppgaver regulert i denne avtale
dekkes ved at Sandefjord kommune sender faktura på kr. 793.000 eks. mva. med
betalingsfrist 1. juli 2016. Kostnader for konvertering av data, lisens og vedlikeholdsavtale
på kr. 32.300.- eks. mva. kommer i tillegg.
Kostnaden er basert på driftsutgifter, lønnsutgifter inkl. sos. kostnader og med et påslag
på 20 % for administrasjon, kontorhold etc. Driftsutgiftene dekker bilhold, drivstoffutgifter
og nødvendig utstyr.
Prisene er basert på dagens forskriftskrav til feie- og tilsynsfrekvens. Dersom forskriftene
endres tas en eventuell justering av pris opp i det årlige evalueringsmøtet.
For bestillingsarbeider, som for eksempel feiing av enkeltobjekter, hytter (ikke lovpålagt),
befaring/rådgivning til huseiere/entreprenører, kan Sandefjord kommune i tillegg fakturere
etter medgått tid, kr. 400,- eks mva pr time.
Oppmøte av feier, men hvor feiing ikke kunne utføres pga forhold som skyldes eier,
faktureres som utført feiing.
Stokke kommune sørger selv for å fakturere og innkreve gebyrer fra publikum.
Sandefjord kommune beregner ikke fortjeneste for gjennomføring av avtalen. Stokke
kommune har det økonomiske ansvaret, herunder for eksempel ved krav om erstatning
for handlinger utført med bakgrunn i avtalen.
7. Styringsdialog:
Det skal gjennomføres løpende dialog om utførelsen av denne avtale, herunder om
omfang av oppgavene, status i økonomi/budsjett og kvalitet i utførelsen. Rådmannen i
Stokke har ansvar for å innkalle til regelmessige statusmøter med ledelsen i Sandefjord
kommune.
Side 2 av 3
Skisse pr. 181115
8. Signatur:
Avtalen er vedtatt av kommunestyret i Stokke og bystyret i Sandefjord som bekreftes
med dette:
Kommune:
Sak nr.:
Dato:
Rådmannens signatur:
Stokke kommunestyre
Sandefjord bystyre
Side 3 av 3