Sakspapir 29. januar 2015
Sakslistestyremøte29.januar2015 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 22.01.2015 Arkivnummer: 012 Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 29. januar 2015 kl 0830 i Luftambulansetjenestens ANS sine lokaler i Bodø. Saksliste: Sak 1‐2015 Sak 2‐2015 Sak 3‐2015 Sak 4‐2015 Sak 5‐2015 Sak 6‐2015 Sak 7‐2015 Sak 8‐2015 Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. desember 2014 Foreløpig årsregnskap Årlig melding 2014 Øvelse Svalbard Godkjenning av dokumenter til selskapsmøte 23. februar 2015 Orienteringssaker a. Oppgradering av TCAS (system for kollisjonsvarsling i fly) b. Implementering av nytt nødnett c. Medisinsk lederforum d. Lokaler for administrasjonen e. Utredning av Avinors beredskap for ambulanseflytjenesten f. Strategi g. Lufttransport AS h. Norsk Luftambulanse AS Eventuelt Sak 9‐2015 Med vennlig hilsen ØyvindJuell LuftambulansetjenestenANS Postboks235 8001Bodø Tlf.75549950 PROTOKOLL Vårdato: 8.desember2014 STYREMØTE8.DESEMBER2014 Arkivnr.: 012 StyretforLuftambulansetjenestenANSavholdtstyremøte8.desember 2014iTrondheim Til stede Daniel Haga (styreleder) Tor‐Arne Haug (nestleder) Ingvill Skogseth Randi Nordtorp Mølmen Arild Østergaard STYRESAK63‐2014 Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann Hunstad (rådgiver) Pål Madsen (rådgiver) GODKJENNINGAVINNKALLING Styrets vedtak Innkalling til styremøte 4. desember 2014 er godkjent. STYRESAK64‐2014 Sak 63‐2014 Sak 64‐2014 Sak 65‐2014 Sak 66‐2014 Sak 67‐2014 Sak 68‐2014 Sak 69‐2014 Sak 70‐2014 Sak 71‐2014 GODKJENNINGAVSAKSLISTE Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra styremøte 22. oktober 2014 Økonomisk status Kommunikasjonsstrategi Strategiprosessen Overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre – Anskaffelse og drift av IKT‐utstyr Status oppdragsdokument 2014 Orienteringssaker a. b. c. d. e. f. g. h. Status leiekontrakter helikopterbaser Fremdrift Evenes Øvelse Svalbard Økonomiske revisjoner Økonomisk støtte til kursarrangører Oppdragsdokument 2014/2015 – erfaringer/innspill Medisinsk utstyr til 337 skvadron Finansieringsmodell i. Lufttransport AS j. Norsk Luftambulanse k. Organisering av prosjekt for anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak 72‐2014 Eventuelt Styrets vedtak Sakslisten er godkjent med tillegg av sak 71g‐2014, 71h‐2014 og 71k‐2014. STYRESAK65‐2014 GODKJENNINGAVPROTOKOLLFRASTYREMØTE 22.OKTOBER2014 Styrets vedtak Styret godkjenner protokoll fra styremøte 22. oktober 2014. STYRESAK66‐2014 ØKONOMISKSTATUS Styrets vedtak Styret tar økonomisk status pr. 31. oktober 2014 til orientering. STYRESAK67‐2014 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Styrets vedtak Styret vedtar «Kommunikasjonsstrategi til 2019» med de endringer som fremkom i møtet. Styret ber daglig leder iverksette oppfølging av «Kommunikasjonsstrategi til 2019» som en del av selskapets strategi. STYRESAK68‐2014 STRATEGI Styrets vedtak Styret er tilfreds med strategiprosessen så langt. Styret ber daglig leder prioritere det videre arbeidet slik: Klargjøre profil på nye medarbeidere som ønskes tilsatt. Fortsette forankringsprosessen med fagdirektørene i de regionale helseforetakene og Justis‐ og beredskapsdepartementet. Informere de administrerende direktørene i de regionale helseforetakene om arbeidet som nødvendig. Avklare strategiske valg så tidlig som mulig. Etablere et prosjekt for anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester. Utarbeide «Strategi 2019». STYRESAK69‐2014 OVERFØRINGAVOPPDRAGSINFORMASJON MELLOMAMKOGNYEREDNINGSHELIKOPTRE– ANSKAFFELSEOGDRIFTAVIKT‐UTSTYR Styrets vedtak Styret aksepterer at anskaffelsen av utstyr for overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre er helsetjenestens ansvar. Styret ber daglig leder innarbeide kostnadene til utstyr og programvare i budsjettene framover. STYRESAK70‐2014 STATUSOPPDRAGSDOKUMENT2014 Styrets vedtak Styret tar status for gjennomføring av aktiviteter/prosjekter i oppdragsdokument 2014 til etterretning. STYRESAK71‐2014 ORIENTERINGSSAKER Styret ble orientert om følgende saker: a. Status leiekontrakter helikopterbaser. Førde: Leiekontrakt er signert av daglig leder. Avventer Helse Førde. Bergen: Vi betaler ny sats. Kontrakt fortsatt ikke signert. Evenes: Avtalen er signert av begge parter. b. Fremdrift Evenes Via Helse Nord er det gjennomført en minikonkurranse på Helse Nords rammeavtaler for konsulentbistand. Konsulenten skal bistå med teknisk prosjektledelse/byggteknisk tjenester og være vår representant på stedet, den som innhenter tilbud og koordinerer arbeidet på stedet. Norconsult AS vant anbudet. De har allerede vært på befaring i bygget og planlegger nå den videre aktiviteten. c. Øvelse Svalbard Fartøy med brann om bord. Mange alvorlig skadde. To øvelser i en, papirøvelse for å se hvor mange fly vi i praksis kunne sende til Svalbard på kort varsel, og en «live» øvelse med Forsvarets medevac (C‐130 og Boeing 737), svensk medevac (Boeing 737) og et Beech 200 ambulansefly. Endelig evalueringsrapport vil bli fremlagt for styret senere. d. Økonomiske revisjoner Ble gjennomført i uke 42 hos Lufttransport og uke 43 hos NLA. Har ikke fått sluttrapport fra revisor ennå. Foreløpige resultater ble gjennomgått. e. Økonomisk støtte til kursarrangører Luftambulansetjenesten ANS vil lyse ut midler iht budsjett for 2015. Midlene skal gå til kurs som er særlig relevant for luftambulansepersonell. Vi støtter kursarrangører, ikke kursdeltagere. Live tissue (grisekurs), kurs i flymedisin, og «Haraldvangen» (avansert kurs for leger som allerede jobber i LAT) er eksempler på kurs som er støttet inneværende år. f. Oppdragsdokument 2014/2015 Selskapet er utfordret av eierstyringsgruppen til å oversende erfaringer med oppdragsdokument 2014 og innspill til oppdragsdokument 2015 innen 12. desember 2014. Daglig leder oversender innspill. g. Medisinsk utstyr til 337 skvadron Forsvaret har tilskrevet Luftambulansetjenesten ANS for et mulig samarbeid knyttet til anskaffelse av medisinsk teknisk utstyr til 337 skvadron. Styret ber om at saken presenteres som en egen sak. Endelig beslutning må tas av eierne da dette ligger utenfor styrets mandat. Saken behandles pr. epost og søkes fremmet i AD‐møtet i januar 2015. h. Finansieringsmodell Prosjektet har startet, og vil avsluttes første kvartal 2015. Det er enighet om at eventuelle endringer i finansieringsmodellen ikke skal føre til økt administrasjon. i. Lufttransport AS Ingen av operatørene får lest inn oppdateringer av NRL (luftfartshindre) til kartsystemene i helikoptrene. Kartverket har byttet standard til SOSI 4.5 som ikke støttes av verktøyet. En løsning vil være på plass våren 2015. Enkelte hinderlys er ikke synlig ved bruk av NVG. Skal ikke være mulig, men følges opp av begge operatørene. Tilgjengelighet helikopter har stabilisert seg på i underkant av 96 %. GPS‐innflyginger til Harstad, Mo I Rana og Ålesund er snart operative. j. Norsk Luftambulanse AS Tilgjengelighet siste måned er på 99 %. Året sett under ett er tilgjengeligheten ca 97,5 %. Saken om refusjon av treningskostnader er fortsatt ikke avsluttet. k. Organisering av prosjekt for anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Styret diskuterte elementer knyttet til prosjektet. Styrets vedtak Styret tar sakene til orientering. STYRESAK72‐2014 EVENTUELT Intet. ____________________ ____________________ ____________________ Daniel Haga Tor‐Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen ____________________ ____________________ Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøter 29. januar 2015 (Bodø) 23. februar 2015 (Gardermoen, samme dag som selskapsmøte) 16. april 2015 (Bergen) 21. mai 2015 11. juni 2015. Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak nr 4 -2015 Foreløpig årsregnskap 2014 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf 918 20 828 Vår dato: 21.01.15 Møtedato: 29. januar 2015 1. Bakgrunn/fakta Følgende regnskapsmessige disposisjoner er foretatt i forbindelse med foreløpig årsregnskap for 2014: Avstemming er foretatt tom oktober. Finansinntekter er bokført tom desember. Endelig aktuarberegning er ikke bokført. Det gjenstår noen fakturaer som ikke er mottatt ennå, det er ikke tatt avsetning for disse. Basert på tilsvarende fakturering for november vil disse i sum utgjøre ca 8 MNOK (bl.a. timeuttak, drivstoff, operative og luftfartsavgifter for desember). Revisjonsfirmaets kontroll og gjennomgang av regnskap 2014 gjenstår. 2. Foreløpig årsregnskap 2014 Kontogruppe Refusjoner og tilskudd Andre inntekter DRIFTSINNTEKTER Personalkostnader Avskrivninger Fast vederlag mm Operative driftsutgifter Risiko og sikkerhet Indirekte kostnader Drift, vedlikehold og service Andre driftsutgifter Administrative kostnader Reise, diett, bilgodtgjørelse Salgs- og reklamekostnader Kontigenter, gebyr Foreløpig regnskap 763 683 0 763 683 -17 948 -4 063 -591 327 -43 729 1 712 -84 972 -5 508 -101 -6 384 -1 581 -108 -53 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 SUM KOSTNADER -103 -128 -754 292 DRIFTSRESULTAT 9 391 Finansinntekter 1 349 -3 1 346 Forsikringer Tap/gevinst o.l. Finanskostnader NETTO FINANS RESULTAT FØR SKATT 10 737 Vi har mottatt avkorting for totalt 1,2 MNOK. Dette er i henhold til kontrakt og gjelder for den tid operatørene ikke klarer å stille beredskap. Dette er inntekt som det ikke budsjetteres med. For desember ble tilskuddsfakturaene til RHF ene redusert med til sammen 17,9 MNOK. 3. Estimert årsresultat 2014 Estimert årsresultat, etter at kjente faktura blir bokført, er 2 MNOK. Det tas forbehold om at estimert årsresultat kan bli endret som en følge revisjonens gjennomgang og resultatet av aktuarberegningen. 4. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar foreløpig årsresultat 2014 til orientering. Styret ber daglig leder utarbeide endelig årsoppgjør med forslag til disponering av overskuddet. Øyvind Juell daglig leder Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak nr 5 -2015 Årlig melding 2014 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf 918 20 828 Vår dato: 22.01.15 Møtedato: 29. januar 2015 Bakgrunn Luftambulansetjenesten ANS rapporterer i henhold til oppdragsdokument fra eierne i form av en årlig melding. Vedlagt følger årlig melding for 2014. Meldingen er basert på mal tilsendt fra Eierstyringsgruppen for de regionale helseforetakene. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret vedtar Årlig melding for Luftambulansetjenesten ANS. o På grunnlag av den samlede rapporteringen og styreprotokoller for 2014, anser styret at selskapets hovedoppgaver er løst i tråd med de føringer eierne har gitt i Oppdragsdokumentet 2014. o Videre utvikling av tjenestetilbudet planlegges i tråd med selskapets strategidokumenter og føringer fra eier. Styret ber daglig leder oversende Årlig melding 2014 til eierne. Øyvind Juell daglig leder LUFTAMBULANSETJENESTEN ANS Årlig melding 2014 Bodø, 22. januar 2015 Godkjent i styremøte 29. januar 2015 Innhold DEL I: 1. INNLEDNING OG SAMMENDRAG ................................................................................ 1 Innledning .................................................................................................................... 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Om Luftambulansetjenesten ANS – oppgaver og organisering .............................................. 1 Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag ................................................................................ 1 Luftambulansetjenesten ANS’ mål for 2014 ........................................................................... 1 Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll ....................................... 2 Medvirkning fra brukere og ansatte ....................................................................................... 3 2. Sammendrag ............................................................................................................... 3 2.1. 2.2. Positive resultater og uløste utfordringer............................................................................... 3 Evaluering av egen virksomhet og organisering ..................................................................... 4 DEL II: 3. 3.1. RAPPORTERINGER ....................................................................................................... 5 Rapportering i forhold til oppdragsdokument 2014 ................................................... 5 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene .................................................... 5 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. 3.1.7. 3.1.8. Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk ............................................... 5 Beredskap og sikkerhet ........................................................................................................... 5 Utvikling av nødmeldetjenesten ............................................................................................. 6 Økonomisk langtidsplan .......................................................................................................... 6 Utarbeidelse av foreløpig regnskap ........................................................................................ 6 i) Gjennomføring av strategisk prosess ................................................................................... 6 Oppfølging av Avtale om grensesamarbeid vedrørende ambulansehelikopter ..................... 6 Øvrige oppdrag for 2014 ......................................................................................................... 7 3.2. 3.3. 4. 5. DEL III: 6. Krav til aktivitet i 2014................................................................................................. 7 Finansiering - eiernes bevilgning for 2014 .................................................................. 8 Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av 2014 ................................................. 8 Rapportering på andre områder ................................................................................. 8 STYRETS PLANDOKUMENT ........................................................................................ 10 Utviklingstrender og rammebetingelser ................................................................... 10 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Faglig utvikling....................................................................................................................... 10 Forventet økonomisk utvikling ............................................................................................. 10 Personell- og kompetansebehov .......................................................................................... 10 Bygningskapital og øvrige investeringsområder – status og utfordringer ............................ 11 7. Selskapets planer for utviklingen .............................................................................. 11 DEL I: 1. 1.1. INNLEDNING OG SAMMENDRAG Innledning Om Luftambulansetjenesten ANS – oppgaver og organisering Luftambulansetjenesten ANS skal sørge for den flyoperative delen av luftambulansetjenesten, herunder oppfølging og forvaltning av tjenesten. Selskapet har i dag 25 ansatte med kontor i Trondheim, Tromsø og Bodø. Medisinsk teknisk verksted i Trondheim har tre ansatte som sørger for anskaffelse og vedlikehold av det medisinsk tekniske utstyret i ambulansefly og –helikoptre, samt for redningshelikoptre og Sysselmannens helikoptre på Svalbard. Flykoordineringssentralen i Tromsø har 12 ansatte som utfører operativ koordinering av ambulanseflyressursene i Norge på døgnkontinuerlig basis. Hovedkontoret i Bodø har 10 ansatte, hvorav fem er tilsatt i deltidsstilling. 1.2. Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Visjon Luftambulansetjenesten skal bidra til høy beredskap og rask og effektiv hjelp ved alvorlig og akutt helsesvikt. Verdigrunnlag Luftambulansetjenestens kjerneverdier er sikkerhet, kvalitet og tilgjengelighet. Virksomhetside Luftambulansetjenesten skal bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder “sørge for” ansvaret. Den primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Vi skal drive den flyoperative ambulansetjenesten. Vi skal bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. Vi skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Vi skal bidra til fokusering på sikkerheten i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeide for bedre kvalitet, koordinering, økt sikkerhet samt kostnadseffektivisering av tjenesten. 1.3. Luftambulansetjenesten ANS’ mål for 2014 Sikkerhet i tjenesten er et overordnet og kontinuerlig mål i tjenesten. Dessverre skjedde et fatalt uhell med et av helikoptre i 14. januar 2014. Dette er nærmere beskrevet i kapittel 5. 1 Årsaksforhold og sikkerhetstilrådninger blir løpende vurdert og innført for å øke sikkerheten i tjenesten. I 2014 gjennomførte selskapet en anbudsrunde for ny ambulansehelikopterbase Evenes. Norsk Luftambulanse AS ble valgt som operatør. Våren 2014 startet arbeidet med å etablere en kommunikasjonsstrategi for selskapet. Strategien ble vedtatt i styremøte 4. desember 2014. Selskapet etablerte et nytt introduksjonskurs for nyansatte leger i tjenesten. De to første kursene ble gjennomført i 2014, med gode tilbakemeldinger. I planene for 2014 lå det anskaffelser av væskevarmere og kapnografer. Anskaffelsen av væskevarmere ble utsatt, mens anskaffelsen for kapnografer ble kunngjort høsten 2014. Det kom ingen tilbud. Se også punkt 3.1.6 vedr. strategiprosessen. 1.4. Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Selskapet ble førstgangssertifisert etter EN ISO 9001:2008 NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring og NS-EN ISO 14001:2004 Miljøstyring i 2013. Mellom sertifiseringene (hvert tredje år) gjennomføres varslede årlige oppfølgingsrevisjoner fra sertifiseringsorganet, NEMKO AS. Selskapet hadde oppfølgingsrevisjon ved FKS og administrasjonen i Bodø 12. og 13. mai 2014. Under revisjonen ble det avdekket fem avvik og foreslått syv forbedringsområder. Alle avvikene ble lukket innenfor den avtalte fristen. Selskapet utarbeidet utarbeider et årlig revisjonsprogram for interne og eksterne revisjoner. Resultatet av revisjonene blir fortløpende presentert for daglig leder i form av revisjonsrapport fra den enkelte revisjon. Daglig leder er oppdragsgiver og har ansvaret for å kommunisere videre med den reviderte part i oppfølging og frem til lukking av funn. Alle revisjoner gjennomføres etter en fast prosedyre og etter prinsipper for revisjon av styringssystemer iht. NS-EN ISO 19011:2011 og med frister for å korrigere avvik. Det ble i 2014 gjennomført tre interne og fire eksterne revisjoner. To planlagte eksterne revisjoner ble utsatt til januar 2015. Ledelsens gjennomgåelse gjennomføres årlig og ble sist gjennomført 2. mai 2014. Formålet med denne gjennomgangen er å sikre at styringssystemet for kvalitet og miljø er hensiktsmessig, tilstrekkelig og virker effektivt. Selskapet har etablert en egen prosedyre for denne aktiviteten. Gjennomgangen viser at selskapet har kommet langt i sitt arbeid med kvalitets- og miljøstyring, men hvor det fortsatt er områder for forbedring. Arbeidet med å etablere selve styringssystemet for kvalitet og miljø ble avsluttet i juni 2013, og hvor man det siste året har hatt et større fokus på etterlevelse. Det er gjennomført flere revisjoner av styrende dokumenter, samt etablert nye prosedyrer og aktiviteter knyttet til vedtatte målsetninger knyttet til miljø og kvalitetsmål. Systemrevisjoner internt og av eksterne parter, 2 har avdekket en rekke funn og det er jobbet mye med oppfølgingen av disse i ettertid. Resultatene av alle revisjonene rapporteres rutinemessig til styret. Det er ikke gjennomført tilsyn eller revisjon fra ekstern parter i 2014. Når Oppdragsdokumentet foreligger utarbeides en handlingsplan for selskapet. Denne følges opp i fellessamlinger for alle ansatte. Fremdrift og status rapporteres til styret. 1.5. Medvirkning fra brukere og ansatte Generelt – selskapet innhenter synspunkter fra regionale helseforetak og øvrige helseforetak i saker som berører disse direkte eller berører pasienter. Likeså inviteres representanter fra de regionale og øvrige helseforetak, inkludert leger og sykepleiere, som deltakere i ulike prosjekter som gjennomføres (anskaffelser, utredninger, utarbeidelse av konsepter etc). Internt i selskapet informeres og inviteres tillitsvalgt for flykoordinatorene til å gi innspill eller delta i saker som berører disse. Selskapet har tariffavtale med flykoordinatorene, øvrige tilsatte er ikke omfattet av tariffavtaler. Saker av allmenn interesse gjennomgås også i selskapets halvårlige fellessamlinger. Årlig melding – Utkast til årlig melding oversendes samtlige rådgivere og tillitsvalgt for kvalitetssikring og innspill før endelig utgave presenteres for styret til behandling. 2. 2.1. Sammendrag Positive resultater og uløste utfordringer I 2014 ble selskapets kommunikasjonsstrategi vedtatt. Likeså ble en presset arbeidssituasjon ved Medisinsk teknisk verksted forbedret ved tilsetting av en medisinskteknisk rådgiver i hel stilling. De to første Introduksjonskursene for leger ble gjennomført med gode tilbakemeldinger. Selskapet gjennomførte anskaffelse av ambulansehelikoptertjeneste på Evenes og inngikk avtale med Forsvaret om leie av basefasiliteter. Og endelig ble nytt basebygg tatt i bruk i Førde. Nye basefasiliteter i form av en moderne brakkerigg ble tatt i bruk i Bergen. Selskapet engasjerte seg sterkt i forberedelsene til og gjennomføringen av Øvelse Svalbard. Øvelsen har hatt mange læringseffekter, som er dokumentert i en omfattende rapport og som følges opp i en egen tiltaksplan. Etter en lang periode med for liten kapasitet ved Medisinsk teknisk verksted tar det tid før selskapet kommer helt ajour med nyanskaffelser av medisinskteknisk utstyr. Imidlertid var en medisinskteknisk rådgiver sterkt involvert i den nasjonale anskaffelsen av nye defibrillatorer/multimonitorer. Vi håper å komme ajour når nytilsatt er i full drift. Strategiprosessen som ble igangsatt i 2014 blir styrende for utviklingen av selskapet. Kapasiteten ved administrasjonen er presset. 3 Selskapet har siden 2007 vært engasjert i Justis- og beredskapsdepartementets anskaffelse av nye redningshelikoptre. Etter signering av avtale i desember 2013 er deltakelse i prosjektet i større grad overlatt til en av fagdirektørene oppnevnt brukergruppe. Selskapet bidrar i arbeidet med å tilpasse sykehusenes landingsplasser til de nye helikoptrene. Justisdepartementet har budsjettert betydelige midler for å dekke kostnader knyttet til nødvendig oppgradering av landingsplasser som følge av nytt redningshelikopter. 2.2. Evaluering av egen virksomhet og organisering Selskapet er i en omstillingsfase og opplever at kapasiteten er presset. Det etterspørres økt innsats fra ulike hold og selskapet har bidratt i ulike utredninger og prosesser hos flere helseforetak. Dette legger ytterligere press på selskapets kapasitet. Forsterket Medisinsk teknisk verksted med ett årsverk og endret beredskapsvakt på verkstedet har gitt bedre arbeidsvilkår for den enkelte tilsatte. Arbeidet med kvalitets- og miljøsertifiseringen har gitt selskapet et løft. Og som en følge av kvalitetsarbeidet internt har også vår oppfølging av operatørene blitt «forsterket». Mangler i forhold til avtalt leveranse oppdages i større grad og følges tett opp. I etterkant av den fatale ulykken i tjenesten 14. januar 2014 (se kapittel 5) har selskapet gjennomført en intern evaluering av egen rolle i etterkant. Læringspunkter herfra vil bli implementert i selskapets beredskapsplan. 4 DEL II: RAPPORTERINGER 3. Rapportering i forhold til oppdragsdokument 2014 3.1. Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene 3.1.1. Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk Luftambulansetjenesten ANS har ikke eierandeler i andre selskap. Selskapet vektlegger å føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk både for eget personell og for personell tilsatt hos operatørene. Sistnevnte gruppe ivaretas gjennom krav stilt i kontraktene, samt oppfølging i årlige revisjoner. 3.1.2. Beredskap og sikkerhet Rapporten fra Statens Havarikommisjon for Transport (SHT) etter den fatale ulykken i januar 2014 er ikke ferdigstilt enda (se kapittel 5). Ved utarbeidelse av kravspesifikasjon for ny ambulansehelikopterbase Evenes ble imidlertid alle kjente anbefalinger og tilrådninger fra operatøren og øvrige hensyntatt. Videre jobbes det kontinuerlig med å ha et høyt sikkerhetsnivå i tjenesten. I Kvalitetshåndboken punkt 6.4.3 omtales beredskap. Dette følges videre opp i egen Beredskapsplan. Planen er nylig revidert som følge av erfaringer fra Øvelse Svalbard i høst. Selskapet har ferdigstilt egne oppfølgingstiltak etter 22. juli 2011. I brev fra fagdirektørene datert 3. oktober 2014 er vi bedt om å bidra til standardiserte rutiner på tvers av regionene. Dette blir et eget prosjekt i 2015. I løpet av 2014 har avtalepartene knyttet til ambulansehelikoptertjenesten faset inn personlig nødpeilesender til alle besetningsmedlemmer, NVG utstyr for leger er erstattet med nytt utstyr av samme type og kvalitet som benyttes i cockpit og skredsekk for leger og redningsmenn. Selskapet tok overfor Helsedirektoratet initiativ til en samordning av de regionale helseforetakenes beredskapsplaner på områder som berører luftambulansetjenesten. Initiativet førte til at en interregional arbeidsgruppe 1. april 2014 leverte en rapport med anbefalinger. 5 Nasjonalt kompetansesenter for helsetjenestens kommunikasjonsberedskap har i samarbeidet med Luftambulansetjenesten ANS på oppdrag for de regionale helseforetakene, beskrevet krav til kompetanse for AMK-LA operatører med ansvar for koordinering og flight following. Målsetting med modulen, Koordinering og flight following av luftambulansehelikopter, er å bidra til nasjonal ensartet kompetanse, ensartet sikker og effektiv likeverdig utøvelse av koordinering og flight following av luftambulansehelikoptre. Selskapet har deltatt i to prosjekter i regi av Helse Sør-Øst RHF. Prosjekt Styring av luftambulanse utredet organiseringen, samt beskrivelser av arbeidsprosessene for en selvstendig AMK-luftambulanse funksjon (AMK-LA-funksjon) i Helse Sør-Øst RHF. Prosjekt Etablering av én AMK-LA-sentral, hadde utgangspunktet i oppfølging etter 22. juli, hvor det er identifiserte risikomomenter knyttet til dagens Flight Following og ønske fra Helse Sør-Øst om å redusere antall AMK-LA-sentraler til én. På bakgrunn av dette prosjektet er det vedtatt å redusere antall AMK-LA sentraler fra fire til en i løpet av først halvår 2015. 3.1.3. Utvikling av nødmeldetjenesten Luftambulansetjenesten ANS deltar i utarbeidelsen av nasjonale prosedyrer for bruk i Nødnett knyttet til bruk av luftambulanse. Selskapet dekker lønnskostnadene for to ansatte rådgivere i 50 % stilling hos operatørene som skal arbeide spesielt med innføring av nødnett. 3.1.4. Økonomisk langtidsplan Se vedlegg 1. 3.1.5. Utarbeidelse av foreløpig regnskap Luftambulansetjenesten ANS er kjent med Regnskapshåndbok for regionale helseforetak, og følger denne så langt det går. Foreløpig årsregnskap følger vedlagt, se vedlegg 2. 3.1.6. i) Gjennomføring av strategisk prosess I januar 2014 startet selskapet arbeidet med å utvikle en ny strategi. Arbeidet ble drevet fram med bistand fra ekstern konsulent. Med ny strategi som tema ble det gjennomført samling med alle ansatte og samling med inviterte gjester. Det ble gjennomført møter med hvert regionalt helseforetak som inkluderte representanter fra underliggende helseforetak. Selskapet har dessuten møtt Helse- og omsorgsdepartmentet og Helsedirektoratet. Det er avtalt møte med fagdirektørene i de regionale helseforetakene i januar 2015, samt medisinsk ledelse ved alle luftambulansebaser i februar 2015. Selskapet avventer tilbakemelding fra de regionale helseforetakene før den endelige strategien utformes. Arbeidet forventes sluttført første halvår 2015. 3.1.7. Oppfølging av Avtale om grensesamarbeid vedrørende ambulansehelikopter Avtalen mellom de fire regionale helseforetakene og seks svenske landsting som grenser mot Norge ble signert våren 2014 med iverksettelse høsten 2014. Selskapet har utstedt 6 endringsordrer til operatørene med beskrivelse av hvordan avtalen skal håndteres og hvilke konsekvenser den utløser (fakturering, oppdragsområde, kart, tollklarering etc.). Et samarbeidsorgan er etablert og følge opp avtalen. 3.1.8. 3.2. Øvrige oppdrag for 2014 Luftambulansetjenesten ANS signerte avtale om drift av ny helikopterbase på Evenes med Norsk Luftambulanse AS i juli 2014. Oppstart er avtalt til 1. mai 2015. Nasjonal struktur av IFR-ruter og GPS-innflyginger. Arbeidet er ikke startet, planlegges gjennomført i 2015. Forsinkelsen skyldes forhold utenfor Luftambulansetjenesten ANS sin kontroll. Anskaffelsesprosjekt for nye helikopterkontrakter er i gang. Det er gjennomført planleggingsmøter med HINAS, som skal støtte prosjektet (ledelse, evaluering). Ny standard for luftambulansetransport av syke nyfødte. En arbeidsgruppe har arbeidet med å definere kompetansekrav for personell som utfører kuvøseoppdrag. Det er gjennomført et studiebesøk i Uppsala og Stockholm. Arbeidet har avslørt at strukturen for kuvøsetransporter bør endres, og dette følges opp i strategiprosessen. Standarden er derfor ikke ferdigstilt. Spesialtransport i LAT. I Tromsø er det etablert et prosjekt for bruk av ECMO i helikopter. Dette ferdigstilles i 2015. Arbeidet med å utvikle et konsept for spesialtransporter ble påbegynt i 2014, men er ikke avsluttet. Samarbeid med Helsedirektoratet/NPR om utvikling av virksomhetsregistrering. Hovedprosjektet ble startet sommeren 2014 gjennom det første av seks delprosjekter. Første delprosjekt skal definere nasjonalt kodeverk for ambulanse. Det deltar en luftambulanselege i delprosjektet, han ivaretar våre interesser. Selskapet ble våren 2014 resertifisert og opprettholder dermed sertifikatene knyttet til NS-EN ISO 9001:2008 og NS-EN ISO 14001. Krav til aktivitet i 2014 Det legges til grunn følgende aktivitet (timer) i 2014: Ambulansefly Helse Nord RHF Ambulansehelikopter Ambulansefly Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Ambulansehelikopter Ambulansehelikopter Ambulansefly Helse Sør-Øst RHF Ambulansehelikopter Kirkenes Tromsø Alta 1 og 2 Bodø Brønnøysund Tromsø Brønnøysund Ålesund Ålesund Trondheim Førde Bergen Stavanger Gardermoen 1 Gardermoen 2 Ål Arendal Budsjett 1 100 1 250 1 800 1 250 1 150 630 550 1 250 670 720 720 600 670 1 260 990 750 830 Flydd 1153 1372 1928 1258 1105 708 536 1145 677 759 715 537 614 1099 903 660 773 7 Dombås Lørenskog 1 Lørenskog 2 3.3. 780 920 750 816 732 772 Finansiering - eiernes bevilgning for 2014 Kostnadene knyttet til selskapet fordeles mellom de regionale helseforetakene dels i henhold til eierandel og dels i henhold til luftambulansebaser i regionen. Kostnader som kan knyttes mot en luftambulansebase dekkes av det regionale helseforetak der basen befinner seg. Kostnader som ikke kan knyttes direkte til en base (felleskostnader) blir fordelt mellom de regionale helseforetakene i henhold til eierandel. Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere tilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) skal forelegges selskapsmøtet på forhånd. For 2014 overfører eierne følgende økonomiske vederlag til Luftambulansetjenesten ANS: RHF Helse Nord RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF 4. 5. Kroner 325 998 761 121 468 849 94 623 617 235 253 493 Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av 2014 Rapportering på andre områder Luftambulansetjenesten opplevde et fatalt havari i 2014. Den 14. januar 2014 havarerte ett av Norsk Luftambulanses helikoptre på Sollihøgda. Helikoptret traff et kraftspenn og styrtet under landing i forbindelse med en trafikkulykke på stedet. Pilot Bjørn Nergård (52) og anestesilege Anders Nakstad (38) omkom i ulykken, mens redningsmann Sondre Bjartland (52) ble alvorlig skadet. Ulykken har vært gransket av politiet og av Statens Havarikommisjon for Transport (SHT). Politiet fant i sin etterforskning ingen straffbare forhold, og henla saken i november i fjor. Det er foreløpig ikke klart når rapporten fra SHT foreligger og hva kommisjonens konklusjon rundt årsak er. Det som imidlertid er kjent fra SHTs første undersøkelser, er at helikoptret traff en høyspentledning som gikk i anslagsvis 20-30 meters høyde. Kablene viklet seg rundt rotormasten slik at fire kontrollstag røk, noe som gjorde det umulig å kontrollere maskinen, som styrtet i bakken. Etter havariet opprettet Norsk Luftambulanse AS umiddelbart en intern tverrfaglig granskningsgruppe, som grundig har gjennomgått ulykken og vurdert forslag til sikkerhetsfremmende tiltak. Gruppens rapport er ferdigstilt og levert til SHT. 8 Luftambulansetjenesten ANS har hatt flere møter med SHT i forbindelse med ulykken. Det jobbes kontinuerlig med sikkerhetsfremmende tiltak, og det vil bli spesiell fokus på oppfølgning av de sikkerhetstilrådninger som SHT kommer med i sin endelige rapport. 9 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 6. Utviklingstrender og rammebetingelser 6.1. Faglig utvikling Som følge av demografiske forhold, den medisinske utviklingen og nye funksjonsfordelinger mellom sykehusene øker generelt behovet for ambulansetjenester. Luftambulansetjenesten erfarer en lett økning av aktiviteten på nasjonalt nivå, men med unntak av noen få områder, oppleves økningen foreløpig ikke som problematisk. Det er imidlertid en bekymring at tjenesten i noen områder har økt etterspørsel som følge av sentraliserte legevaktsfunksjoner, der den kommunale legevakten ikke rykker ut. Den varslede utviklingen innen sykehusstruktur vil kunne ha stor betydning for tjenesten. Færre sykehus med akuttmottak vil kunne utløse behov for at store pasientgrupper får lengre transportavstander til akuttbehandling. Dette vil kunne gi en markert økt belastning på luftambulansetjenesten med behov for å utvide kapasiteten. Den medisinske utviklingen innebærer også behov for å implementere nye behandlingsformer i luftambulansetjenesten. Dette medfører ofte også behov for nytt medisinsk teknisk utstyr. Eksempler er ultralyd for rask avklaring av tilstander i buk og brystkasse og elektrisk væskevarmer i forbindelse med infusjon av blodprodukter ved traumer. Luftambulansetjenesten må her forholde seg til luftfartens meget strenge regler for innfasing av utstyr som potensielt kan påvirke luftdyktighet. Vurdering av utstyret, samt produksjon og sertifisering av innfestingsbraketter er komplisert, tidkrevende og kostbart. I tillegg erfarer vi at mye av det etterspurte utstyret kun er godkjent for bruk i sykehus og derfor må underlegges spesiell vurdering og kompenserende tiltak. 6.2. Forventet økonomisk utvikling Se vedlegg 1 – Økonomisk langtidsplan. 6.3. Personell- og kompetansebehov Selskapet er presset på kapasitet gjennom økt etterspørsel etter vår kompetanse gjennom vår nasjonale rolle. Styret har som en konsekvens av det akseptert en økning i bemanningen med tre stillinger i løpet av 2015. Kompetanseprofilene på de som skal ansettes bestemmes i i den pågående strategiprosessen. Aktuelle kompetanseområder som vil bli vurdert framover kan være: Medisinsk Flyoperativ 10 6.4. Kommunikasjon og informasjon Administrativ støtte Juridisk Offentlige anskaffelser. Bygningskapital og øvrige investeringsområder – status og utfordringer Luftambulansetjenesten ANS eier ingen bygg eller tomter, og har heller ingen planer om å anskaffe dette. 7. Selskapets planer for utviklingen Luftambulansetjenesten ANS vil i 2015 og videre inn i 2016 ha målrettede aktiviteter knyttet opp til kommende anskaffelse av ambulansehelikopter. Det er sammen med tilsvarende anskaffelse av ambulanseflytjenester det viktigste selskapet skal drive med. Selskapet avsetter mye ressurser til anskaffelsen for i størst mulig grad å lykkes med en god prosess som gir gode avtaler fram mot 2028. Andre aktiviteter kan av den grunn måtte utsettes i det kommende året. 11 Økonomisk plan 2015-2018 Vedlegg 1 Økonomisk langtidsplan 1. Fakta a. Forutsetning – finansiering Finansiering av Luftambulansetjenesten ANS skjer i form av tilskudd fra de fire eierne, de regionale helseforetakene. Tilskudd beregnes ved å summere direkte kostnader knyttet til luftambulansebaser i det regionale helseforetakets region samt andel av felleskostnader og administrasjon. Andelen tilsvarer det regionale helseforetakets eierandel i selskapet. 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 Helse Sør-Øst 400 000 Helse Vest Helse Midt-Norge 300 000 Helse Nord 200 000 100 000 0 2011 2012 2013 Foreløpig regnskap 2014 Budsjett 2015 Til og med 2011 fikk Luftambulansetjenesten ANS årlig tilskudd fra Helse- og omsorgsdepartementet. I 2011 var tilskuddet 71 MNOK. Tilskuddet ble benyttet til å dekke kostnader knyttet til felles nasjonale oppgaver. I figuren ovenfor er disse kostnadene fordelt pr RHF i henhold til eierandel. Det innebærer at tall for 2011 er totalt årsregnskap. For 2015 er det vedtatt et samlet budsjett på kr 847 330 278. I 2014 ble avtalen med seks svenske länsting signert. Den medfører regulerte priser for transporter over grensen. Når norske luftambulansehelikoptre utfører oppdrag i Sverige fakturerer vi det svenske länet som har rekvirert oppdraget. Tilsvarende blir Luftambulansetjenesten ANS fakturert for oppdrag utført i Norge av svenske helikoptre. I etableringsfasen av selskapet ble overskuddene lagt til egenkapitalen. Eierne utsteder et årlig oppdragsdokument til Luftambulansetjenesten ANS. Økonomisk stilles det krav til at side 1 Økonomisk plan 2015-2018 Luftambulansetjenesten ANS skal gå i balanse. Sensommer/høst hvert år utarbeides en prognose for årsresultatet. Dersom prognosen viser et større positivt årsresultatet tilpasses årets siste tilskudd fra eierne slik at resultatet blir tilnærmet null. Dette ble første gang gjennomført i 2007. b. Forutsetning – avtaler og kontrakter Luftambulansetjenesten ANS har i dag fire kontrakter knyttet til fly- og helikoptertjenestene. Ambulanseflykontrakten løper til 30. juni 2017 med opsjon på forlengelse i ytterligere 2 år. Første 2 års opsjon er utløst. I hovedkontraktene for ambulansehelikopter er begge opsjonene på forlengelse (2 + 2 år) utløst og kontraktene løper til og med mai 2018. Den siste kontrakten gjelder ambulansehelikopter på Evenes og gjelder for perioden fra mai 2015 til og med mai 2018. Samlet inkluderer de fire kontraktene 13 helikoptre ved 12 baser og 9 fly ved 7 baser, samt reservemateriell i form av to dedikerte helikoptre samt andel i et tredje helikopter og to fly. Kostnadene knyttet til kontraktene inkluderer fly/helikopter, piloter og redningsmenn, teknisk personell, samt nødvendig administrasjon og ledelse. De lokale helseforetakene ved basene er arbeidsgiver for henholdsvis helikopterlegene og flysykepleierne og dekker kostnadene knyttet til disse funksjonene. Vi har også avtaler med flere helseforetak, Stiftelsen Norsk luftambulanse og Forsvarbygg knyttet til leie av basefasiliteter for helikopter. For en helikopterbase og samtlige flybaser er basefasilitetene inkludert i kontrakt med operatøren. Utover disse avtalene foreligger det en avtale mellom Justisdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet om bruk av 330 skvadronen til luftambulanseoppdrag. Denne betales av Luftambulansetjenesten ANS. c. Forutsetning – aktivitetsstyring og prioriteringer I forbindelse med budsjettering årlig innhentes rapporter fra samtlige baser. Samtidig bes det om beskrivelse av forventet oppdragsutvikling ved basen. Budsjettert aktivitet for neste år baseres på baserapportene og våre egne vurderinger. Bruken av ressursene styres av AMK-sentralene og luftambulanselegene på vakt. For å sikre en mest mulig hensiktsmessig bruk av ressursene er det etablert Retningslinjer for bruk av luftambulanse, siste revidert pr 1. april 2009. Generelt påvirkes bruken av luftambulanse av endringer i sykehusstruktur og legevaktdistrikter, funksjonsfordeling og etablering av nye behandlingstilbud. Utviklingen i forbruk av flytimer pr regionalt helseforetak de siste fem årene: side 2 Økonomisk plan 2015-2018 7200 6000 4800 3600 2400 2011 2012 1200 2013 2014 0 Budsjett 2015, inkl Evenes d. Forutsetning – kostnadsbildet Kostnadsbildet er tett knyttet til kontraktene med operatørene. Som det fremgår av diagrammet utgjør kostnader direkte knyttet til helikopter- og flykontraktene hoveddelen av de totale kostnadene, ca. 90 %. Gjennom hele perioden utgjør andelen som går til administrasjon 3 % og felles (reservemateriell, bruk av 330.skvadron etc.) 7 % årlig av de totale kostnadene. Helikopter- og flykostnader inkluderer både fast månedlig vederlag i henhold til kontraktene og baseleie (for helikopter) samt de variable kostnadene (drivstoff, timeuttak, luftfarts- og operative avgifter). De variable kostnadene følger aktivitetsnivået. Pris for drivstoff følger markedspris og operatørenes avtaler. I kontraktene er det en prisjusteringsmekanisme som knytter prisjustering til 60 % av endring i konsumprisindeks og 40 % av endring i lønnsindeks samferdsel. Fast vederlag prisjusteres årlig i henhold til denne mekanismen. side 3 Økonomisk plan 2015-2018 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 Adm og felles 300 000 Helikopter 200 000 Fly 100 000 0 2011 2012 2013 Foreløpig regnskap 2014 Budsjett 2015 De økte kostnadene knyttet til kontraktene har flere årsaker. Nye myndighetskrav som må implementeres og etterleves i tjeneste må betales av Luftambulansetjenesten ANS. Etter inngåelse av eksisterende kontrakt har det påløpt ekstra kostnader knyttet til økte krav og bedre sikkerhet i tjenesten. Dette gjelder sertifisering av EC145 og EC135 for bruk av nattsyn briller (NVG), etablering av trådløs intercom (Polycon), NVG til leger, reserveluft, skredsekk og nødpeilesendere til hele besetningen, samt nye braketter til oksygenflasker. Det har også vært nødvendig å utvide landingsplassen ved noen baser etter innføring av AW 139. Ved hver ny kontraktsrunde vil kostnadene øke, dette skyldes flere ting. Nytt materiell og oppgradering av materiellet er gjengangere i så måte. Likeså har lønnsutviklingen og priser for reservedeler vært høyere enn prisjusteringsmekanismen i eksisterende kontrakter. Pensjonsreformen har dessuten utløst store merkostnader hos operatørene. Operatørene har etablert endrede og mer robuste vedlikeholdskonsepter. Gitt at flykontrakten prolongeres ytterligere to år skal det, innenfor denne planperioden, ikke startes nye kontrakter for ambulansefly. I 2014 ble det signert kontrakt for ny ambulansehelikopterbase på Evenes. Basen settes i drift 1. mai 2015. Erfaringen fra denne siste anskaffelsen viser en større kostnadsøkning enn forventet. Leiekostnader knyttet til basene har økt. Dette skyldes at det har vært behov for oppgradering av basefasilitetene på grunn av slitasje og elde, men også fordi det stilles strengere krav til basefasiliteter. Styret vedtok i januar 2014, «Standard for basefasiliteter helikopter». Denne beskriver funksjonelle krav til lokaler og blir et godt grunnlag ved etablering av nye basefasiliteter. I 2014 flyttet helikopterbasen i Førde inn i nye lokaler bygget av helseforetaket. Selskapet forventet en økning i leieprisen, det til tross så ble økningen større enn antatt. Basen i Bergen tok i bruk ny brakkerigg høsten 2014. Luftambulansetjenesten ANS har inngått avtale med Forsvarsbygg om leie av kombihangar på Evenes, som skal benyttes som luftambulansebase. Leieperioden er til og med mai 2018. Det arbeides med etablering av permanente basefasiliteter på Evenes etter mai 2018. side 4 Økonomisk plan 2015-2018 Luftambulansetjenesten ANS er leietaker ved samtlige lokasjoner vi benytter, enten det gjelder lokaler for administrasjonen eller det gjelder basene. Lokalene for medisinsk teknisk verksted i Trondheim ble ombygget i 2014 for å gi rom for tre medarbeidere. En eventuell utvidelse av arbeidsstokken vil gi behov for nye og større lokaler. I Tromsø gjennomførte Universitetssykehuset i Nord-Norge en ombygging som ga Flykoordineringssentralen større plass. Det nye arealet ble tatt i bruk tidlig i 2014 og gir selskapets medarbeidere en forbedret arbeidssituasjon. I Bodø løper leiekontrakten ut i januar 2016. Huseier har allerede inngått kontrakt med ny leietaker for våre lokaler og ønsker Luftambulansetjenesten ANS ut av nåværende lokaler så snart som mulig. Huseier har tilbudt andre og større lokaler i samme bygg. I 2014 ble det igangsatt en strategiprosess som skal sluttføres første halvår 2015. Styret har gjennom budsjettbehandlingen for 2015 akseptert en økning i stillingsrammen på tre personer i 2015. Det innebærer behov for større lokaler. Luftambulansetjenesten ANS eier og vedlikeholder det medisinsk tekniske utstyr som benyttes i tjenesten. Dette inkluderer medisinsk teknisk utstyr som benyttes av 330. skvadronen samt i helikoptrene til Sysselmannen på Svalbard. Investeringer avskrives over forventet levetid. Nyinvesteringer skjer løpende etter behov og kapasitet for gjennomføring av anskaffelsen. Selskapet har i dag 25 ansatte fordelt på 20 årsverk. 10,75 årsverk er tilknyttet 24-timers drift av Flykoordineringssentralen i Tromsø. 3 årsverk er knyttet til medisinsk teknisk verksted i Trondheim og de øvrige er knyttet til hovedkontoret i Bodø. 2. Utvikling fremover a. Arbeids- og hviletidsbestemmelser for helikopter I 2008 ble det implementert nye arbeids- og hviletidsbestemmelser for flypilotene (jf. EU-OPS Subpart Q). Dette medførte en todeling av døgnet slik at det ble behov for to skift på hvert fly for å dekke et døgn. For å tilpasse tjenesten til det nye regelverket ble antall ansatte flypiloter mer enn doblet. EASA arbeider nå med å innføre tilsvarende bestemmelser for helikoptercrew.. De siste signalene fra arbeidsgruppen i EASA innebærer endringer som vil kunne medføre behov for å øke antall piloter og redningsmenn med til 45 % for å tilfredsstille nytt regelverk. En slik utvidelse av antall ansatte vil medføre økt behov for trening, som medfører flere dedikerte treningshelikoptre, flytimer, vedlikeholdstjenester, simulatortrening ogsv. Med dagens aktivitetsmønster er det ikke nok oppdrag til å holde alle pilotene og redningsmennene tilfredsstillende operative i fremtiden basert på ordinær aktivitet. Dette vil innebære at kostnadsøkningen i tjenesten vil kunne bli , tilsvarende personelløkningen (45 %). EASA har opprettet Rulemaking Task OPS .071 som utvikler regelverket og, etter det vi forstår, vil regelverket tidligst tre i kraft i desember 2016. Når disse blir vedtatt i EASA vil det sannsynligvis bli en overgangsfase på to år fra iverksettelse av bestemmelsene. b. Rehabilitering eksisterende og etablering av nye luftambulansebaser De senere årene er det planlagt/gjennomført rehabilitering ved flere av luftambulansebasene. Noe skyldes dels at fasilitetene ikke lengre er godt nok tilpasset behovene i dagens tjeneste, og noen steder har ikke vedlikeholdet vært godt nok til å opprettholde en god standard. Samlet gir dette økte kostnader til framtidig husleie. Fra tid til annen kommer det utspill hvor det uttrykkes behov for flere baser i Sør-Norge. Stiftelsen Norsk Luftambulanse arbeider politisk for å utvide tjenesten. Dersom antall baser utvides er det en side 5 Økonomisk plan 2015-2018 etableringskostnad knyttet til selve basen, denne kostnaden blir en investering for det lokale helseforetaket men blir videreført som del av husleien vår. Dessuten kan det bli følgekostnader så som en runde med offentlig anskaffelse, etablering av avtaler og tilrettelegging for ny enhet. Oppsummert vil etablering av ny luftambulansebase medføre økte kostnader for eierne. Sommeren 2014 ble det signert avtale for etablering av ambulansehelikopterbase på Evenes. Erfaringen fra anskaffelsen viser at kostnadene har økt kraftig fra siste anskaffelsesrunde i 2006. Helårsdrift for Evenes i 2015 sammenlignet med f.eks. Tromsø viser en kostnadsøkning på ca. 20 %. c. Nye redningshelikoptre NAWSARH-prosjektet, som arbeider med anskaffelsen av nye redningshelikoptre, har valgt leverandør av nytt redningshelikopter. Det nye helikopteret, AW 101, var den største av de to maskinene som sto igjen i anskaffelsen. Det er foreløpig uklart i hvor stor grad dette vil påvirke arbeidsfordelingen mellom redningstjenesten og luftambulansetjenesten. De nye redningshelikoptrene vil kunne fly under isingsforhold, som dette vil innebære langt større regularitet også for luftambulansetjenesten i dårlig vær. På grunn av størrelse og vekt er det noe usikkerhet knyttet til hvilken effekt den økte rotorvinden (downwash) vil ha for muligheten til å lande på samme steder som i dag på ambulanseoppdrag, samt muligheten for å utføre heisoppdrag som i dag på innlandet. Mulige konsekvenser av dette vil bli vurdert i pågående strategiarbeidet i selskapet. Nye redningshelikoptre blir innfaset i årene 2017 – 2020. Det er ikke sannsynlig at valg av nye redningshelikoptre vil påvirke vår tjeneste i de neste 3-4 årene. d. Selskapets kapasitet I henhold til selskapsavtalen er selskapets hovedanliggende å drive den flyoperative ambulansetjenesten samt bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten. Selskapet skal på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetak i Norge. Som et ledd i driften av tjenesten skal selskapet bidra til fokusering på sikkerheten i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeid for bedre kvalitet, koordinering, økt sikkerhet samt kostnadseffektivisering av tjenesten. I 2014 ble arbeidet med å utvikle ny strategi for Luftambulansetjenesten ANS igangsatt. Arbeidet har så langt inkludert gjennomgang internt med alle ansatte, innspill fra eksterne aktører i luftambulanse- og redningsaktivitet, møter med regionale og lokale helseforetak, møte med Helseog omsorgsdepartementet. Selskapet avventer nå formell tilbakemelding på ønsket utvikling og forventet behov fra de regionale helseforetakene. Ny strategi forventes vedtatt første halvår 2015. Flykoordineringssentralen oppleves som tilstrekkelig bemannet i forhold til dagens oppgaver. Bemanningen er likevel ikke større enn at dagens situasjon med en langtidssykemeldt presser kapasiteten mer enn ønskelig. Dersom oppgavene for Flykoordineringssentralen utvides til å inkludere noen oppgaver knyttet til helikopter må ressurssituasjonen vurderes på nytt. Det har dessuten vært diskutert å utnytte ambulanseflyene mer aktivt på natt og helg. Bemanningen på natt og helg er i dag redusert, tilpasset kun haste- og akuttoppdrag. En økt bruk på natt og helg medfører at ressurssituasjonen for Flykoordineringssentralen må revurderes. Medisinsk teknisk verksted har tre årsverk fordelt på tre personer. Høsten 2013 ble det gjennomført en analyse av situasjonen for verkstedet. Som en konsekvens ble beredskapsvakten endret og side 6 Økonomisk plan 2015-2018 bemanningen økt med ett årsverk. Likeså ble verkstedet definert som egen enhet med stedlig leder fra januar 2015. Selskapet forventer at verkstedet skal komme ajour med eksisterende oppgaver, men ressurssituasjonen skal evalueres på nytt når organisasjonen har fått virke noen tid i sin nye form. Luftambulansetjenesten ANS erfarer at en anskaffelse av nye fly- eller helikoptertjenester tar opptil tre og et halvt år fra start til kontrakten iverksettes. Gitt dagens bemanning ser vi at i deler av denne fasen må annen aktivitet nedprioriteres til fordel for anskaffelsen. Selskapet gjennomførte et prosjekt for etablering av ny helikopterbase på Evenes i 2013-14. Prosjektledelsen var ved HINAS, men mange av selskapets rådgivere bidrar tungt. Selskapet igangsetter i disse dager neste anskaffelsesprosess som gjelder nye helikoptertjenester (hovedkontraktene). For rådgivergruppen i selskapets stab er det i hovedsak en person med mellom 0,3 og ett årsverk for de ulike fagdisipliner. Det gjør oss sårbare, men først og fremst utgjør dette en begrenset ressurs kapasitetsmessig. Dessuten erfarer selskapet en større etterspørsel av bistand til helseforetakene i ulike prosesser. I desember 2014 vedtok styret en kommunikasjonsstrategi for selskapet, for å oppfylle planen kreves økte ressurser på området. Styret har som tidligere nevnt akseptert en utvidelse av staben med tre personer i 2015. Luftambulansetjenesten ANS har god likviditet og ingen lån. Det gjør at endring i renten i liten grad påvirker den økonomiske situasjonen direkte. 3. Oppsummert Forutsatt at dagens flykontrakt blir prolongert ytterligere 2 år vil dagens flytjenestekontrakter gjelde ut over denne planperioden, mens helikoptertjenestekontraktene gjelder til og med mai 2018. Det gjør den økonomiske situasjonen i planperioden relativt forutsigbar frem til mai 2018. Det forventes en større kostnadsøkning siste halvår 2018 som følge av nye helikoptertjenestekontrakt, samt eventuelt nye arbeids- og hviletidsbestemmelser for helikopter. Det vil medføre økte kostnader dersom det skal etableres nye baser. Og det kan bli behov for å utvide personellstaben med 3-4 årsverk. side 7 FORELØPIG ÅRSREGNSKAP FOR 2014, LUFTAMBULANSETJENESTEN ANS Tekst Refusjoner og tilskudd Andre inntekter Hittil i År 01.01.2014 31.12.2014 Budsjett 01.01.2014 31.12.2014 763 683 782 345 0 0 DRIFTSINNTEKTER 763 683 782 345 Personalkostnader -17 948 -18 193 Avskrivninger -4 063 -5 645 -591 327 -596 650 -43 729 -44 046 Risiko og sikkerhet 1 712 -1 680 Indirekte kostnader -84 972 -100 665 -5 508 -6 414 -101 -100 Administrative kostnader -6 384 -6 918 Reise, diett, bilgodtgjørelse -1 581 -1 750 -108 -100 -53 -52 -103 -132 Fast vederlag mm Operative driftsutgifter Drift, vedlikehold og service Andre driftsutgifter Salgs- og reklamekostnader Kontigenter, gebyr Forsikringer Tap/gevinst o.l. -128 0 SUM KOSTNADER -754 292 -782 345 DRIFTSRESULTAT 9 391 0 Finansinntekter 1 349 2 000 Finanskostnader -3 0 NETTO FINANS 1 346 2 000 10 737 2 000 RESULTAT FØR SKATT Besøksadresse:Torvgata2,8006Bodø Postadresse:LuftambulansetjenestenANS, Postboks235,8001Bodø Tlf:+4775549950 Styresak6‐15ØvelseSvalbard Saksbehandler:PerMagneTveitane Vårdato:21.01.15 Møtedato:29.01.15 1. Bakgrunn/fakta Øvelse Svalbard ble gjennomført i perioden 4. til 6.november 2014. Hensikten var å styrke den nasjonale evne til å kunne lede og samvirke på tvers av etater i en operasjon med masseskade på Svalbard. Det ble øvet i alle ledd og på alle nivåer i rednings‐, evakuerings‐ og behandlingskjeden, fra skadested på Svalbard til lokalt sykehus, evakuering fra Svalbard til fastlandet, og behandling ved riktig behandlingsnivå på fastlandet. Øvelsen var også en oppfølging av helsesektorens forbedringspunkter etter hendelsene 22. juli 2011 og var en fullskala samvirke‐ og innsatsøvelse hvor taktisk, operativt, strategisk og politisk nivå deltok. Ledelsen og administrasjonen i Luftambulansetjenesten ANS satte krisestab og øvet sammen med Flykoordineringssentralen. Luftambulansetjenesten ANS gjennomførte to øvelser, én ”table top” med en simulert luftbro mellom Svalbard og fastlandet og én hvor det ble benyttet et ambulansefly (reservefly) fra Lufttransport AS. Luftambulansetjenesten ANS har selv satt krav om at når hendelser oppstår der deler av planverket aktiviseres, skal disse evalueres i etterkant. Målet med dette er å fastslå om planverket fungerte etter hensikten og om det er nødvendig med korreksjoner. En egen uavhengig gruppe, ledet av Helse Midt‐Norge RHF, har fått oppgaven med å evaluere hele øvelsen, og en sluttrapport er forventet etter et felles møte med alle involverte i april 2015. 2. Evalueringogforbedringeretterøvelsen Øvelsen var planlagt slik at store deler av beredskapskapasiteten i Luftambulansetjenesten ANS ble iverksatt. Evalueringen har omfattet planleggings‐ og gjennomføringsfasen med utgangspunkt i hovedmålsettingen, slik at erfaringer og læringspunkter skulle komme tydelig fram. Spesielt ble det rettet fokus på følgende områder: Gjennomføre varsling iht. vår Beredskapsplan og instrukser hos FKS. Opprettholde ordinær drift på FKS samtidig som øvelsen pågår. Etablere en raskt og operativ egen kriseledelse. Omdisponere egne ambulansefly på kort varsel, slik at de kan stilles til rådighet for Svalbard‐ oppdrag. Skaffe eksterne ambulansefly på kort sikt. Teste egen media‐ og informasjonshåndtering. Vedlagte rapport har tatt utgangspunkt i oppgaveløsning internt og i samvirke med andre aktører. I rapporten er det vektlagt å vurdere krisehåndtering i forhold til oppsatte målsetninger. Evalueringen har identifisert 32 forbedringsområder som er fremsatt i en egen oppfølgingsplan. Erfaringer og refleksjoner knyttet til Luftambulansetjenesten ANS ansvar opp mot samarbeidende etater, er også omtalt. Dette er forhold som ikke omfattes av de definerte treningsmålene, men som Luftambulansetjenesten ANS mener er momenter som er viktig å få frem for å forbedre den sentrale krisehåndteringsevnen knyttet til bruk av luftambulansetjenesten ved en større hendelse. 3. Konklusjon Gjennom øvelsen fikk Luftambulansetjenesten ANS testet egen beredskapsorganisasjon herunder praktisering av selskapets beredskapshåndbok, kommunikasjon med samarbeidspartnere og evnen til leveranse av ambulanseflytjenester ved en ekstraordinær hendelse. Planleggingsfasen har gitt Luftambulansetjenesten ANS mulighet til å utvikle gode relasjoner og skape en forståelse for luftambulansetjenestens kapasitet hos deltakende aktører. Hovedmålsetningen med øvelsen ble nådd og deltakere fra organisasjonen opplevde at øvelsen var en god og nødvendig trening for alle. Det er under øvelsen avdekket 32 forbedringsområder og et større behov for avklaringer mellom de ulike aktørene som deltok i øvelsen. Spesielt er dette knyttet til koordinering, behov for innleie av andre ambulansefly, begrensinger i dagens norske ambulanseflyflåte og fordeling av pasienter utenfor berørt regionalt helseforetak. Identifiserte forbedringsområder følges opp i en egen oppfølgingsplan. StyretforLuftambulansenANSinviterestilåfattefølgendevedtak: Styret tar saken til orientering. Styret ber daglig leder følge opp tiltak angitt i oppfølgingsplanen. Bodø, 21. januar 2015 Øyvind Juell daglig leder Øvelse Svalbard 2014 Evalueringsrapport Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 2 av 21 Dato: 15.12.14 Innhold 1. Innledning ....................................................................................................................................................... 3 1.1 Øvelse Svalbard ..................................................................................................................................... 3 2. Evaluering av øvelsen ...................................................................................................................................... 3 3. Planleggingsfasen ............................................................................................................................................ 4 4. 5. 6. 3.1 Forberedelse .......................................................................................................................................... 4 3.2 Øvingsmål .............................................................................................................................................. 5 Gjennomføringsfasen ...................................................................................................................................... 6 4.1 Hovedmålsetning ................................................................................................................................... 6 4.2 Vurdering øvingsmål 1 ........................................................................................................................... 6 4.3 Vurdering øvingsmål 2 ........................................................................................................................... 7 4.4 Vurdering øvingsmål 3 ........................................................................................................................... 8 4.5 Vurdering øvingsmål 4 ........................................................................................................................... 9 4.6 Vurdering øvingsmål 5 ......................................................................................................................... 10 4.7 Vurdering øvingsmål 6 ......................................................................................................................... 11 Refleksjoner etter Øvelse Svalbard ............................................................................................................... 13 5.1 Bruk av ambulansefly i den første fasen (12 timer) av øvelsen........................................................... 13 5.2 Egne ambulansefly (Beech 200) .......................................................................................................... 13 5.3 Ambulanseflyressurser fra Sverige ...................................................................................................... 13 5.4 Valg av destinasjon for pasienttransportene ...................................................................................... 14 5.5 Informasjon om ambulanseflyberedskapen i Nord-Norge .................................................................. 15 5.6 Ad hoc ambulanseflyressurser fra Sverige og Danmark ...................................................................... 16 Funn og anbefalinger .................................................................................................................................... 17 6.1 Utarbeidelse av øvingsmål .................................................................................................................. 17 6.2 Planleggingsfasen ................................................................................................................................ 17 6.3 Gjennomføringsfasen .......................................................................................................................... 17 7. Referanser ..................................................................................................................................................... 18 8. Sjekkliste ....................................................................................................................................................... 19 Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 1. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 3 av 21 Dato: 15.12.14 Innledning Denne evalueringsrapporten skal gi svar på om våre øvelsesmål er nådd, om vårt planverk er dekkende og identifisering av forbedringsområder. God evaluering av øvelsen og en systematisk utnyttelse av erfaringene vil kunne gi oss læring og reell nytteverdi ved fremtidige hendelser innen vårt ansvarsområde. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) håper derfor at rapporten kan bidra til læring, videreutvikling av samarbeidet mellom oss og andre aktører, samt bidra til å videreutvikle den lokale og sentrale krisehåndteringsevnen knyttet til bruk av luftambulansetjenesten. 1.1 Øvelse Svalbard Hensikten med øvelsen var å styrke den nasjonale evne til å kunne lede og samvirke på tvers av etater i en operasjon med masseskade på Svalbard. Det skulle øves i alle ledd og alle nivåer i rednings-, evakuerings- og behandlingskjeden, fra skadested på Svalbard til lokalt sykehus, evakuering fra Svalbard til fastlandet, og behandling ved riktig behandlingsnivå på fastlandet. Det var forventet at dette ville kreve tverrsektoriell involvering av lokale, regionale og nasjonale myndigheter i krisehåndteringen. Øvelsen er også en oppfølging av helsesektorens forbedringspunkter etter hendelsene 22. juli 2011. Øvelsen er gjennomført i perioden 4. til 6.november 2014 og var en fullskala samvirke- og innsatsøvelse hvor taktisk, operativt, strategisk og politisk nivå deltok. Ledelsen og administrasjonen i Luftambulansetjenesten ANS øvet sammen med Flykoordineringssentralen (FKS). Vi gjennomførte to øvelser, en ”table top” hvor det ble simulert en luftbro mellom Svalbard og fastlandet og en hvor det ble benyttet et ambulansefly (reservefly) fra Lufttransport AS. 2. Evaluering av øvelsen Vi har selv satt krav om at når hendelser oppstår der deler av planverket aktiviseres 1, skal disse evalueres i etterkant. Målet med dette er å fastslå om planverket fungerte etter hensikten og om det er nødvendig med korreksjoner. Rapporter og eventuelle dokumenterte korreksjoner skal legges fram for daglig leder og sendes regionalt foretak for at erfaringen kan komme alle til gode. Denne øvelsen var planlagt slik at store deler av beredskapskapasiteten i Luftambulansetjenesten ANS ble iverksatt. Evalueringen omfatter planleggings- og gjennomføringsfasen med utgangspunkt i hovedmålsettingen, slik at erfaringer og læringspunkter kommer tydelig fram. Vi har tatt utgangspunkt i oppgaveløsning internt og i samvirke med andre aktører. I rapporten er det vektlagt å vurdere krisehåndtering i forhold til oppsatte målsetninger. En egen uavhengig gruppe, ledet av Helse Midt-Norge RHF, har fått oppgaven med å evaluere planleggingen, den spilltekniske gjennomføringen og de øvende parter i forhold til øvings- og treningsmål. Gruppen lager en egen selvstendig rapport og arrangerer en evalueringskonferanse medio april 2015. Luftambulansetjenesten ANS er forpliktet 2 til å gjennomføre en intern evaluering, med utgangspunkt i egne treningsmål. Vår egen evaluering er gjennomført ved at alle deltakerne har kommet med innspill/erfaringer, gjennomgang av registeringer inkl. HelseCIM, utarbeidet sjekkliste (se kapittel 8 Sjekkliste) og registeringer utfylt på FKS. Mot slutten av øvelsen foretok de tilstedeværende en gjennomgang (hot washup) mens inntrykkene etter øvelsen ennå var ferske. 1 2 Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS kap. 5.13 Normalisering og etterarbeid Øvingsdirektiv Øvelse Svalbard 2014, Helsedirektoratet. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 3. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 4 av 21 Dato: 15.12.14 Planleggingsfasen Planleggingsfasen har foregått i et tett samarbeid med deltakende aktører og har i seg selv gitt potensiale for utvikling av lokal og nasjonal krisehåndtering. Det har gitt oss og andre muligheter for læring på så vel systemisk som organisatorisk og individuelt nivå. Vi har deltatt med representanter i flere planleggingsmøter både fra administrasjonen og FKS. Planleggingen har gitt oss mulighet til å utvikle gode relasjoner og skape en forståelse for våre oppgaver hos de ulike aktørene. Vi er av den oppfatning at dette har skjedd under hele planleggingsfasen og gitt oss en egen gevinst. Hovedaktivitetene for all planlegging har hatt sitt utspring fra: • • • • 3.1 Initial Planning Conference (IPC) 7.april 2014 i Tromsø. Main Planning Conference (MPC) 11.til 12.juni 2014 i Tromsø. Final Planning Conference (FPC) 3. til 4.september 2014 på Svalbard. Møter mellom FKS, Forsvaret, sivilforsvaret, Avinor og Universitetssykehuset Nord-Norge. Forberedelse I forberedelsen av øvelsen ble det utarbeidet et eget Øvingsdirektiv for Luftambulansetjenesten ANS som har vært styrende for gjennomføringen, i tillegg til selskapets Beredskapsplan. Interne aktiviteter har bl.a. bestått av; • • • • • • • • Revisjon av Beredskapsplan for Luftambulansetjenesten ANS Tilgang til HelseCIM er gjennomgått. Prøvemelding via varslingssystemet Opscom er sendt Krisestab. Ansatte i selskapet er varslet om tidspunkt for gjennomføring via mail. Informasjon publisert på Intranett. Gjennomgang av øvelsen på FKS. Øvingsdirektiv distribuert til alle ansatte internt, inkl. mål og aktiviteter. Interne forberedende møter og planleggingsmøter. Eksterne aktiviteter har bl.a. bestått av; • • • • • • • Beredskapsplan for Luftambulansetjenesten ANS er sendt iht. egen liste (inkl. Helsedirektoratet, Helse Nord RHF, AMK-LA Tromsø og HRS Nord-Norge). Kartlegge og bestille reservefly fra Lufttransport AS. Informasjon til ledelsen i Lufttransport AS. Informasjon til medisinske koordineringspunker. Informasjon til alle medisinske ledere og baseledere ved ambulanseflybasene. Øvingsdirektiv distribuert til evalueringsgruppen og kontakt med evaluator. Øvingsdirektiv distribuert til øvingsledelsen i Helsedirektoratet og AMK-LA Tromsø. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 3.2 Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 5 av 21 Dato: 15.12.14 Øvingsmål De overordnede øvingsmålene i øvingsdirektiv for Øvelse Svalbard gjengir hensikten med øvelsen. Våre mål har sitt utspring fra disse. Målsetningene er utarbeidet av flere i organisasjonen og er godt forankret i selskapet. Føringene for treningsmålene var at de skulle defineres, være spesifikke (konkrete), det skulle utformes måleparametere (kvalitative eller kvantitative), aktuelle, relevante, tidsbestemte og enkle. Ved utforming har vi også hatt er stort fokus på at de skulle kunne evalueres. Etter vår egen vurdering og tilbakemeldingen fra den sentrale øvingsledelsen, var at de var tilpasset scenario og rammefaktorene til øvelsen. Målsetningene har i stor grad vært grunnlaget for hele planleggingen etter gjennomføringen av MPC. Vi har også erfart viktigheten av å utforme konkrete øvingsmål og planlagt øvelsen etter dette. Det har ikke vært behov for å endre på målsetningene underveis i øvelsen. Under øvelsen har vi identifisert en rekke forbedringsområder, disse er angitt i kapittel 4. Erfaringer og refleksjoner knyttet egen rolle og opp mot samarbeidende etater er beskrevet i kapittel 5. Dette er momenter som ikke omfattes av de definerte treningsmålene som var besluttet, men erfaringer observert under øvelsen. Vi mener at dette er momenter som er viktig å få frem for å forbedre den sentrale krisehåndteringsevnen knyttet til bruk av luftambulansetjenesten ved en større hendelse. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 4. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 6 av 21 Dato: 15.12.14 Gjennomføringsfasen 4.1 Hovedmålsetning Luftambulansetjenesten ANS skal gjennom øvelse Svalbard teste egen beredskapsorganisasjon, kommunikasjon med samarbeidspartnere og evnen til leveranse ved en ekstraordinær hendelse. 4.1.1 Måloppnåelse Vi har gjennom øvelsen fått testet egen beredskapsorganisasjon herunder praktisering av selskapets beredskapshåndbok, kommunikasjon med samarbeidspartnere og evnen til leveranse av ambulanseflytjenester ved en ekstraordinær hendelse. Hovdemålsetningen med øvelsen ble nådd og deltakere fra organisasjonen opplevde at øvelsen var en god og nødvendige trening for alle. Det er under øvelsen avdekket flere forbedringsområder og et større behov for avklaringer mellom de ulike aktørene. Spesielt er dette knyttet til koordinering og fordeling av pasienter utenfor berørt regionalt helseforetak. 4.1.2 Forslag til tiltak 1. Beredskapsplan for Luftambulansetjenesten ANS gjennomgås og revideres etter at denne evalueringsrapporten er drøftet og vedtatt i egen organisasjon. 2. Driftshåndbok FKS Part B 3.0 Varsling av Krisestab gjennomgås sammen med varslingsmodulen i Opscom. 3. Beredskapsplan for Luftambulansetjenesten ANS revideres når selskapet mottar endelig rapport fra evalueringsgruppen, ledet av Helse Midt-Norge. 4. Erfaringer etter øvelsen tas inn i selskapets strategiprosess, spesielt planleggingen av framtidens ambulanseflystruktur. 4.2 Vurdering øvingsmål 1 Gjennomføre varsling iht. vår Beredskapsplan og instrukser hos FKS. 4.2.1 Måleparameter Måle: reaksjonstid, rett kontaktpersoner, telefonnummer, responstid og tilbakemeldinger etter varsling. 4.2.2 Måloppnåelse FKS mottok varsling fra AMK UNN kl.05:38, som igjen umiddelbart varslet daglig leder kl. 05:42. Daglig leder satte beredskapsnivå GUL og beordret varsling til medlemmer av krisestab. Varslingene ble gjennomført etter prosedyre for Varsling av Krisestab via Opscom og på FKS sin mobiltelefon. Det ble ikke oppdaget feil i telefonnummer og alle ga respons tilbake til FKS. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 7 av 21 Dato: 15.12.14 4.2.3 Forslag til tiltak 1. Alternativer i Opscom hadde ikke egen tekst for denne øvelsen. Ved fremtidige øvelser bør det produseres en egen tekst som alternativ. Innholdet har kun skarpe hendelser. 2. Utsendelse av melding i Opscom må inngå som et sjekkpunkt i årlig regodkjenning av koordinatorer på FKS. 3. Ansvar for og beskrivelse av månedlig varslingsprøve med tekstmelding fra Opscom må beskrives i Driftshåndboken Part B på FKS. 4. Utarbeide eget loggskjema som registrerer hvem som har fått melding, når den ble sendt og bekreftet mottak. Dette fremkommer ikke godt nok i Beredskapsplan kap. 12. Varslingslister. 4.3 Vurdering øvingsmål 2 Opprettholde ordinær drift på FKS samtidig som øvelsen pågår. 4.3.1 Måleparameter Måle: bemanningssituasjon/organisering ved FKS/AMK ved krisesituasjon, kommunikasjon og kriseledelsen, behov for ekstra personell og evnen til evt. å skaffe mer personell. 4.3.2 Måloppnåelse På øvelsens første dag kl. 07:13 ble det sendt ut en SMS varsling fra leder FKS til samtlige koordinatorer ved FKS via Planday. Meldingen inneholdt informasjon om hendelse og ønske om tilbakemelding om og når den enkelte hadde mulighet til å kunne stille på vakt ved behov. Det kom rask tilbakemelding fra alle ansatte og hvor siste tilbakemelding ble registret kl. 10:19. Med unntak av en som ikke var tilgjengelig før neste dag, kunne samtlige koordinatorer stille på jobb innen relativt kort tid. FKS har ikke etablert en bakvaktsordning, men øvelsen avdekker at det er mulig å bemanne sentralen på tross av dette, i en ekstraordinær situasjon. Leder FKS valgte å bemanne opp med en ekstra koordinator på dag og kveldsvakt. I tillegg var leder og fagutvikler stasjonerte i sentralen. Ekstra koordinator på dagvakt var på plass kl.07:30. Med unntak av perioden fra varslingstidspunkt kl.05:38 og frem til kl. 07:30 var den ordinære driften ved FKS i stor grad uberørt av øvelsen. Øvelsens dag en var preget av mangelfull kommunikasjon mellom AMK-UNN og lokal kriseledelse på Universitetssykehuset Nord-Norge opp mot FKS. AMK-UNN var ikke forberedt på å håndtere Luftambulansetjenestens table top øvelse, selv om den var avtalt med ansvarlig for planleggingen ved Universitetssykehuset Nord-Norge. Dette medførte en forsinket igangsettelse av denne delen av øvelsen. Utover dagen bedret dette seg. På øvelsens dag to ble leder FKS invitert inn i lokal kriseledelsen som liaison. 4.3.3 Forslag til tiltak 1. Planlegge for å støtte lokal kriseledelsen på Universitetssykehuset Nord-Norge. 2. Tidlig kunne ta stilling til personellbehovet ved FKS i en reell situasjon. 3. Avklare rollefordelingen i en hendelse mellom FKS og lokal kriseledelse, da FKS har ansvaret for å koordinere ambulanseflyressursene. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 4.4 Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 8 av 21 Dato: 15.12.14 Vurdering øvingsmål 3 Etablere en raskt og operativ egen kriseledelse. 4.4.1 Måleparameter Måle: reaksjonstid, hvilke deltakere og deres fysiske plassering, erfaringer intern kommunikasjon, erfaringer ekstern kommunikasjon (operatører, FKS, R-AMK, Helsedirektoratet, andre), håndtering daglig drift fastlandet og erfaring utholdenhet, hvile, bespisning. 4.4.2 Måloppnåelse Etablering av krisestab ble besluttet ut fra de opplysningene vakthavende flykoordinator ga til daglig leder pr. telefon. Krisestab var etablert kl. 06.10 med ankomst for daglig leder på hovedkontoret i Bodø. Øvrige medlemmer i krisestaben møtte løpende og var komplett da siste rådgiver, som kom fra Oslo samme morgen, tiltrådde krisestaben kl. 10:10. En rådgiver fikk ansvar for å kartlegge status og oppmøtetid for resten av administrasjonen ved behov for å bemanne opp krisestab. Det ble oversendt 12 Situasjonsrapporter til kriseledelsen i Helse-Nord RHF via HelseCIM i perioden tirsdag 4. november kl. 09:05 til torsdag 6. november 2014 kl. 08:49. Alle rapporter ble skrevet av adm. økonomisk rådgiver etter standard mal for slik rapportering og slik det fremkommer i planverket. Videre ble det på initiativ fra regional kriseledelse, gjennomført en telefonkonferanse på dag to mellom kriseledelsen ved Universitetssykehuset Nord-Norge, Helse Nord RHF og Luftambulansetjenesten ANS. Utover at daglig leder i selskapet selv tok kontakt på Helsedirektoretats krisetelefon, var det aldri noen kontakt mellom direktoratet og selskapet. På dag en, hadde selskapet to liaisoner i Helse Nord RHF sin krisestab, hvor erfaringene fra dette var gode. Utveksling av informasjon og diskusjoner med staben ble opplevd som nyttig. Slik liaison virksomhet er beskrevet i selskapets Beredskapsplan. Lufttransport AS satte krisestab kl. 05:45 på dag en på sitt driftssenter. På anmodning fra Luftambulansetjenesten ANS ble det sendt ut felles SMS-varsel til alle piloter på Beech King Air 200 med forespørsel om hvem som kan stille opp ekstra. Totalt responderte 68 piloter at de kunne stille opp på vakt. Gjennom hele øvelsen ble krisestaben hos oss oppdatert fra Lufttransport AS. 4.4.3 Forslag til tiltak 1. Ansvarlig helseforetak og regionalt foretak bør tidlig kartlegge sykehusenes kapasitet til å motta større pasientstrøm. Disse partene må diskutere en plan for pasientstrøm initialt og sekundært i situasjoner hvor det kan bli aktuelt å bruke ambulansefly og helikoptre for videre transport. Denne planen må diskuteres med Luftambulansetjenesten ANS, slik at det er realistiske muligheter til å disponere luftressurser etter denne planen. 2. Avklare FKS sin rolle inn mot lokal og regional kriseledelse, spesielt hvor hendelsen ikke ledes fra Universitetssykehuset Nord-Norge. 3. Definisjon av beredskapsnivåene må gjennomgås og revideres. 4. HelseCIM mangler varsel i Innboks når eksterne meldinger ankommer. 5. Rapporteringsadressene i HelseCIM må utvides til å inkludere flere aktører enn RHFene. 6. Etablere en vaktordning i krisestaben tidlig i hendelsen. 7. Beskrive arbeidsoppgaver for eget personell som ikke er en fast del av egen krisestab. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 9 av 21 Dato: 15.12.14 8. Etablere to skift vakt system. 9. Etablere fasiliteter for at noen av eget personell kan trekke seg tilbake, men være lett tilgjengelig. 10. For alvorlige hendelser i Helse Nord RHF; etablere kontakt med katastrofeledelsen i Helse Nord RHF og HRS Nord-Norge. Enkelt å etablere direkte kontakt som kan være nyttig særlig i redningsfasen. 4.5 Vurdering øvingsmål 4 Omdisponere egne ambulansefly på kort varsel, slik at de kan stilles til rådighet for Svalbard-oppdrag. 4.5.1 Måleparameter Måle: antall fly, antall timer reaksjonstid, teoretisk beregnet utfra dagsaktuelt program og realistisk beredskapsvurdering, hvor mye personell og utstyr kan disse transportere til Longyearbyen og når, teoretisk beregnet ut fra dagsaktuelle flyforhold/temperatur, hvor mange pasienter kan disse transportere til fastlandet og når, teoretisk beregnet ut fra dagsaktuelle flyforhold/temperatur. 4.5.2 Måloppnåelse Ref. kapittel 4.3.2, kom table top øvelsen i gang noe forsinket. Alle ambulansefly var varslet og satt i beredskap og man kunne vært i gang tidligere med evakueringen. Målet i dette punktet ble ikke simulert fullt ut da man hadde evakuert alle skadde ved bruk av tre av våre ambulansefly, to Lear Jet fra Scandinavian Air Ambulance og forsvarets C-130. Utfra det dagsaktuelle situasjonsbildet ble det vurdert at FKS kunne sende fire ambulansefly til Svalbard. For å opprettholde beredskapen i Helse Nord RHF, valgte man å forflytte det ene ambulanseflyet på Gardermoen til Tromsø. Tre norske Beech King Air 200 ambulansefly ble brukt i luftbroen. Fra: Tromsø Tromsø Hammerfest Avgang: Kl. 09:10 Kl. 12:30 Kl. 13:00 Ankomst Svalbard: Kl. 11:34 Kl. 14:45 Kl. 15:15 I tillegg ble det benyttet to Lear Jet fra Scandinavian Air Ambulance som ble varslet kl. 10:45 på dag en. Fra: Gøteborg Stockholm Ankomst Svalbard: Kl. 16:15 Kl. 16:45 Norske ambulansefly evakuerte totalt seks hardt skadde pasienter fra Svalbard til Tromsø. Den reelle kapasiteten var høyere men ble grunnet omstendighetene ikke simulert fullt ut. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 10 av 21 Dato: 15.12.14 4.5.3 Forslag til tiltak 1. Simulere fullt ut dette målpunktet med bruk av kun egne ressurser. 2. Bevisstgjøre roller og ansvar mellom AMK-lege på UNN og de to medisinske koordineringspunktene i Sør-Norge (Lørenskog og Ålesund). 3. Ansvar og oppgaver for AMK-leger på Universitetssykehuset Nord-Norge knyttet til koordinering av ambulansefly må inngå i opplæringen før man autoriseres for slike vakter, ref. punkt 2. 4.6 Vurdering øvingsmål 5 Skaffe eksterne ambulansefly på kort sikt. 4.6.1 Måleparameter Måle: antall fly, antall båreplasser, antall timer reaksjonstid. 4.6.1 Måloppnåelse FKS kontaktet SOS International kl.10:10, hvor de ikke kunne gi tilbakemelding på stående fot men ble bedt om å sende epost til en kontaktperson. Svar på denne eposten ankom ikke før kl.16:17. Det viste seg at FKS hadde blitt henvist til feil vedkommende som videresendte den til rette instans. Kl.17:40 mottok FKS epost om hvilke ressurser SOS International kunne stilt med. SOS International kunne på dag en ha stillet to ressurser klare for avgang kl. 13.00. FKS tok kontakt med Scandinavian Air Ambulance kl. 10:20 på dag en. De kunne stille med to fly på det aktuelle tidspunktet Ressurser som totalt ble tilgjengelig var: Scandinavian Air Ambulance Flytype Lear Jet Base Stockholm Tid til Svalbard ETA 5.30 t fra varsling. Lear Jet Gøteborg ETA 6 t fra varsling. Kapasitet 2 bårer og 2 sittende. 2 bårer og 2 sittende. Bemanning Spesialsykepleier Spesialsykepleier SOS International (om det hadde fått tidligere henvendelse) Flytype Beech King Air 350 Base Gardermoen LearJet 35A Ålborg Flytider Kapasitet Til Svalbard, 3.50 t. 3 bårer, Svalbard-Tromsø, 2.00 t. hvorav 1 high intensive. Til Svalbard, 3:20 t. 2 bårer. Svalbard-Tromsø, 1:30 t. Bemanning Spesialsykepleier og anestesilege Spesialsykepleier og anestesilege Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 11 av 21 Dato: 15.12.14 Lufttransport AS tok også kontakt med krisestaben dag en kl. 08:58 og meddelte at de ved behov kunne selskapet stille med en økt transportkapasitet. Lufttransport AS har to transportfly stasjonert på Svalbard og det ville ta ca. 20-30 min å omkonfigurere flyene. Disse ressursene har ikke medisinsk utstyr eller medisinsk bemanning. Bårene om bord er av type scoop (sammenleggbare), som festes i stolskinne festene ved hjelp av lastestropper. Flyene har ikke trykkabin og normal marsjhøyde er ca. 9 000 fot. Flytype Dornier Do 228 LN-LTS Base Svalbard Tid til Tromsø 2.35 t. Dornier Do 228 LN-LYR Svalbard 2.40 t. Kapasitet Vanlig sete config- 14 pax, eller: • 1 båre, 13 sittende • 2 bårer, 12 sittende • 3 bårer, 10 sittende • 4 bårer, 7 sittende • 5 bårer, 3-4 sittende Vanlig sete config-12 pax, eller: • 1 båre, 11 sittende • 2 bårer, 10 sittende • 3 bårer, 9 sittende • 4 bårer, 7 sittende • 5 bårer, 1 sittende Lufttransport AS kunne også opplyse om at deres helikoptre, AW 139 og AS 365N3 på fastlandet, kunne stilles til disposisjon fra Tromsø. Disse har kortere rekkevidde og må via Bjørnøya på tur opp. Man kunne også benytte de som lokal ressurs på Svalbard eller for pax/pas i transitt fra Bjørnøya etter møte med SAR-helikoptre fra Svalbard. AW 139 LN-OLV klarer 12 sittende eller i ambulansekonfigurasjon 3-5 sittende eller 2 bårer og 1 sittende. AS 365N3 klarer 2-3 sittende 4.6.2 Forslag til tiltak 1. FKS oppdaterer kontaktdata til eksterne luftambulanseleverandører og tester disse hver 6. måned. 2. FKS skaffer en ressursoversikt som justeres etter fastsatt intervaller. 3. FKS lager en standard formular for bestilling av ambulanseflyressurser. 4.7 Vurdering øvingsmål 6 Teste egen media- og informasjonshåndtering. 4.7.1 Måleparameter Måle: antall mediehenvendelser, hvem og hva, egne info-initiativ, intern oppdatering på intranett, intern oppdatering til styre og eiere. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 12 av 21 Dato: 15.12.14 4.7.1 Måloppnåelse Luftambulansetjenesten ANS mottok syv henvendelser fra media under øvelsen, både via sentralbordet og direkte på daglig leders mobiltelefon. Alle mediehenvendelser ble registret i HelseCIM under Mediehenvendelser av daglig leder. Det ble publisert tre pressemeldinger tirsdag 4. november 2014 i tidsrommet kl.10:00 til kl.18:00 med overskriftene Luftbro til Svalbard, Ambulansefly ankommet Svalbard og Ambulansefly returnerer fra Svalbard. Alle utkast ble drøftet internt i krisestaben (innhold, budskap), for så å bli sendt Helse Nord RHF ved kommunikasjonsdirektør for informasjon og innspill. Tilbakemeldingene fra kommunikasjonsdirektør kom raskt og ga ingen forsinkelse. Pressemeldingene ble publisert på selskapets internett og registrert i HelseCIM under Pressemeldinger. Det ble publisert fem interne Statusrapporter i perioden tirsdag 4. november kl.08:00 til torsdag 6. november 2014 kl.10.20. Alle utkast ble drøftet internt i krisestaben før de ble publisert på selskapets intranett og distribuert på mail til alle ansatte. Daglig leder hadde informert styret før øvelsen og det ble derfor etter avtale med dem ikke sendt oppdatering til styret og eiere. Styret i selskapet vil få en gjennomgang av øvelsen på kommende styremøte. 4.7.2 Forslag til tiltak 1. Utarbeide egen mal for pressemelding som vedlegg til Beredskapsplan. 2. Utarbeide egen mal for statusrapport som vedlegg til Beredskapsplan. 3. Utarbeide mal og beskrive bruk av statusrapport i Beredskapsplan kap. 5.5.3 Ansatte i Luftambulansetjenesten ANS. 4. Avklare og definere kontaktpunkter for pressemeldingene umiddelbart etter at hendelsen har oppstått, ref. Beredskapsplan kap. 5.9 Presse/media. 5. Ved større hendelser, raskt opprette egen side på selskapets Internettside. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 5. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 13 av 21 Dato: 15.12.14 Refleksjoner etter Øvelse Svalbard 5.1 Bruk av ambulansefly i den første fasen (12 timer) av øvelsen Ulykken skjedde kl. 05:45. Øvelsesscenariet med 84 involverte, 9 døde, 27 skadde, hvorav 10 alvorlig, innebar at de medisinske behovene langt overskred Longyearbyen Sykehus sin normale kapasitet, både faglig og volummessig. Det var brannskader (9), hodeskade, nakkebrudd, sirkulasjons- og luftveisproblemer. To pasienter ble intubert. Det var derfor behov for en raskest mulig transport av medisinske ressurser fra fastlandet til Svalbard og pasientevakuering den andre veien. I henhold til inngått avtale mellom Helsedirektoratet og Forsvaret, kan ikke langdistansefly med stor pasientkapasitet (SAS B 737 eller C-130 Hercules) forventes å være tilgjengelig (på Gardermoen) før etter 24 timer. Man må forvente tilsvarende responstid for den svenske SNAM-ressursen. Alle hardt skadde pasienter bør evakueres til ressurssykehus på fastlandet lenge før disse transportressursene er tilgjengelig. Ved forsinket transport må også i utgangspunktet mindre hardt skadde pasienter forventes å kunne bli dårligere med oppgradert omsorgsbehov. I det etterfølgende fokuseres det derfor på de første 12 timene etter ulykken. 5.2 Egne ambulansefly (Beech 200) Vakthavende AMK-lege ved Universitetssykehuset Nord-Norge har fullmakt til å beslutte omdisponering av alle ambulanseflyene, basert på en medisinsk prioritering og etter konferanse med flylegene i Ålesund og på Gardermoen 3. Under øvelsen ble ett ambulansefly med lege, omdisponert fra sør til nord, og totalt kunne tre ambulansefly ganske umiddelbart settes inn i Svalbardtrafikk. De resterende måtte benyttes til oppdrag på fastlandet. Under øvelsen var det første ambulanseflyet klart kl. 07:35, men måtte vente på lege som først kunne være på flyplassen kl. 08:35. Avgang fra Tromsø ble derfor ikke før kl. 09:10 med lege, sykepleier og medisinsk utstyr om bord. Dette flyet landet i Longyearbyen kl. 11:34. Kriseledelsen på UNN ønsket ikke at dette flyet skulle returnere før kl. 15:00 pga. behov for medisinsk personell på stedet. Fire hardt skadde ankom Tromsø innen 12 timer etter ulykken (henholdsvis etter 11 t og 20 min og 11 t og 50 min). Ytterligere to pasienter ankom etter 12 t og 30 min (table top). Som beskrevet i kap. 4.3.2 var ikke samhandlingen mellom AMK/kriseledelse UNN og FKS optimal vedrørende table top øvelsen. Normalt er flytid t/r Tromsø – Svalbard for å hente pasient på flyplassen, ca. 5 timer. Operatøren Lufttransport AS ble bedt om å kartlegge sine pilotressurser. Kl.10:48 meldte de tilbake at de kunne stille med seks ekstra besetninger inneværende døgn og syv neste dag slik at man kunne holde en luftbro til Svalbard gående to døgn fram i tid uten at arbeidstidsbestemmelsene skulle bli begrensende. Kriseledelsen på Universitetssykehuset Nord-Norge bekreftet at flysykepleiere var tilsvarende mobilisert. 5.3 Ambulanseflyressurser fra Sverige Under øvelsen (table top) lyktes det å skaffe 2 stk. LearJet ambulansefly fra Scandinavian Air Ambulance med medisinsk besetning fra Sverige. Disse kunne være på Svalbard henholdsvis 5 timer og 30 minutter og 6 timer etter varsling. Hver av dem kunne transportere to liggende og to sittende pasienter. Under øvelsen bestilte kriseledelsen Universitetssykehuset Nord-Norge disse flyene kl. 3 Retningslinjer for bruk av luftambulanse, Fastsatt av Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 14 av 21 Dato: 15.12.14 10:51 med landing i Longyearbyen henholdsvis kl. 16:15 og 16:45, den første altså 10 timer og 30 minutter etter ulykken. De returnerte med to brannskadde pasienter hver og fløy direkte til Bergen med ankomst Flesland henholdsvis kl. 20:15 og kl. 20:45 (table top). Flytid Longyearbyen – Bergen var 3 timer og 15 minutter. SOS International hadde en LearJet fra Danmark tilgjengelig etter kl. 13:00. Denne ville ha hatt en flytid til Svalbard på 3 timer og 20 minutter og flytid retur til Tromsø på 1 time og 30 minutter. I tillegg kunne de stille en Beech 350 fra Gardermoen med flytid til Svalbard på 3 timer og 30 minutter og flytid retur til Tromsø på 2 timer. Disse ble ikke benyttet, da informasjonen ble sterkt forsinket grunnet henvisning til feil kontaktperson hos SOS International. 5.3.1 Oppsummering I løpet av de 12 første timene lyktes det å transportere bare fire hardt skadde pasienter til Universitetssykehuset Nord-Norge. Ved bruk av innleiet jetfly fra Sverige lyktes det å transportere fire brannskadde direkte til Bergen innen 15 timer. Ved store hendelser på Svalbard bør en vurdere tiltak for å sende flere helseressurser til Svalbard raskere. 5.4 Valg av destinasjon for pasienttransportene For våre ambulansefly Beech vil Tromsø være det naturlige valg med tanke på spesialistkompetanse på sykehuset der, men Hammerfest og Kirkenes er innen rekkevidde fra Svalbard. Flyet kan på retur til fastlandet også rekke flyplasser lenger sør i landet, f.eks. Bodø. Trondheim vil være helt marginalt, men kan gå under gunstige forhold. Ambulansejetfly fra Sverige eller Danmark, Forsvarets Hercules og deres innleide SAS-fly har lengre rekkevidde og kan transportere pasienter fra Svalbard til et hvilket som helst ressurssykehus i Nord-Europa. Under øvelsen ble det lagt opp til at de fleste pasientene skulle flys til Universitetssykehuset NordNorge. Dette medførte at det måtte ryddes intensivkapasitet i Tromsø. Tre intensivpasienter ble derfor transportert i luftambulanse fra Tromsø til Hammerfest, Harstad og Bodø. Dette skjedde innenfor de første 12 timene etter ulykken. Fire brannskadde ble fløyet direkte til brannskadeavdelingen i Bergen, ref. over. I en senere fase ble pasienter fløyet med Hercules og to SAS B 737. Til sammen 32 pasienter ble med disse flyene transportert til Universitetssykehuset Nord-Norge, mens 10 ble fløyet til Sverige med det svenske SNAM-flyet. Det pasienttrykket medførte et ytterligere behov for å overføre pasienter fra Tromsø til henholdsvis Bodø og Bergen. Transporten til Bodø lot seg gjennomføre, mens transporten til Bergen ble stoppet pga. for liten luftambulansekapasitet. Forsvarets innleide SAS-fly hadde heller ikke tilgjengelig tjenestetid i henhold til regelverket. Scandinavian Air Ambulance ble også kontaktet på dette tidspunktet, men hadde ingen tilgjengelig kapasitet. Universitetssykehuset Nord-Norge meldte da til Helsedirektoratet at alle øvrige pasienter i Nord-Norge med behov for regionsykehustilbud, om mulig måtte transporteres ut av regionen. Det ville i praksis si at pasienter med for eksempel STEMI hjerteinfarkt, alvorlige traumer og enkelte slagpasienter måtte flys til St. Olavs Hospital i Trondheim eller videre sørover. Dette viser at flere pasienter burde ha vært fløyet direkte fra Svalbard til sykehus lenger sør i landet. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 15 av 21 Dato: 15.12.14 5.4.1 Oppsummering 1. Det tar tid å transportere pasienter fra Svalbard til fastlandet. Det er derfor viktig å mobilisere egne ambulanseflyressurser tidligst mulig i forløpet. 2. Luftambulansetjenesten har ikke egen langdistansekapasitet og har heller ikke fast beredskapsavtale med slike. Slik kapasitet har vist seg å være svært nyttig, blant annet fordi det gir fleksibilitet mht. sykehusdestinasjon. Man bør derfor tidligst mulig undersøke om slike fly kan skaffes fra andre land og sette dem i bestilling. 3. Det er viktig å tenke beredskap framover i tid. Behovet for luftambulansetjenester på fastlandet blir ikke mindre fordi det har vært en stor hendelse på Svalbard. Spesielt i NordNorge er man avhengig av luftambulanse ved ØHJ-situasjoner. Det er derfor viktig å foreta en nøye vurdering av beredskapssituasjonen totalt sett opp mot at flest mulig pasienter får en mest mulig optimal behandling. Når man har langdistansekapasitet tilgjengelig (ambulansejetfly, Hercules, SAS B 737), bør disse utnyttes mest mulig for direkte transport til sykehus sørpå. På den måten beholder man restberedskap i nord, og man bruker ikke opp luftambulansekapasitet på interne pasientoverføringer i landsdelen. 5.5 Informasjon om ambulanseflyberedskapen i Nord-Norge 5.5.1 Ambulanseflytjenesten i Nord-Norge Ambulansefly av typen Beech King Air 200 er i Nord-Norge stasjonert i Kirkenes, Alta (1 på natt, 2 på dagtid), Tromsø, Bodø og Brønnøysund. I tillegg er det ambulansefly i Ålesund og Gardermoen (1 på natt, 2 på dagtid), som ved behov kan forflyttes nordover. Flyene i Kirkenes, Alta og Tromsø har tilstedevakt hele døgnet med normal aktiveringstid på 20 minutter. De øvrige døgnflyene har en times beredskap om natten. Flyene er normalt engasjert i planlagte og ØHJ-oppdrag i tiden mellom kl. 07.00 – kl. 20.00, hvoretter aktiviteten avtar sterkt utover natten. Figur 1, indikerer aktiviteten i løpet av døgnet. Ca. 44 % av alle ambulanseflyoppdragene i Nord-Norge har hastegrad akutt eller haster. 26 % er primæroppdrag (de fleste i Finnmark) og 47 % overføring mellom sykehus til høyere omsorgsnivå (alle tall fra 2013). Det kan derfor ikke forventes at mer enn 3 – 4 fly kan settes inn på en større hendelse på kort sikt. 195 185 175 165 155 145 135 125 115 105 95 85 75 65 55 45 35 25 15 5 -5 KKN/F 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 ALF/F 16 17 18 19 TOS/F 20 21 Figur 1: Tidspunkt for oppdragsstart 2013 for ambulanseflyene i Helse Nord (dip kl. 17-18 skyldes vaktbytte): 22 23 Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 16 av 21 Dato: 15.12.14 Flytid mellom Tromsø – Longyearbyen er på drøyt 2 timer. Det er store begrensninger på lastekapasitet grunnet liten kabin og vektbegrensninger. Det er tre sitteplasser og to båreplasser i kabinen. Det kan også være værbegrensninger som gjør at disse flyene ikke kan fly til Svalbard, men dette gjelder også andre flytyper. Beech-King Air 200 er imidlertid mer sårbar grunnet kortere rekkevidde. Inkludert aktiveringstid på basen og bakketid i Longyearbyen, kan man teoretisk i beste fall transportere de første pasientene fra Longyearbyen slik at de ankommer Tromsø innen ca. seks timer fra varsling. 5.6 Ad hoc ambulanseflyressurser fra Sverige og Danmark FKS har kontaktinformasjon over sivile ambulanseflyoperatører i Europa. De mest relevante har ambulansefly i Sverige og Danmark. De har jetfly med lengre rekkevidde enn egne Beech 200 og turbopropfly. De siste har mer eller mindre samme kapasitet som våre egne. Vi har ikke beredskapsavtale med disse, og det er ikke gitt at de er ledige for oppdrag. I beste fall kan man ved bruk av ambulansejetfly fra Sverige kunne transportere de første pasientene fra Longyearbyen til Tromsø innen ca. åtte timer fra varsling. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 6. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 17 av 21 Dato: 15.12.14 Funn og anbefalinger Det har vært viktig for oss i etterkant av øvelsen, å ha fokus på en bred evaluering. Vi har ønske om å identifisere læringspunkter og at disse implementeres i vårt videre arbeid. Vi ønsker også å opprettholde de relasjonene vi har fått gjennom øvelsen til andre parter. Gjennom rapportens kapittel 4 har vi kommet med vår egenvurdering av måloppnåelsen og i kapittel 5 observasjoner og erfaringer som vi mener vil kunne styrke den lokale og nasjonale evne i luftambulansetjenesten. I dette kapittelet vil vi fremheve noen overordnede funn etter øvelsen og komme med konkrete anbefalinger i relasjon til disse. 6.1 Utarbeidelse av øvingsmål Erfaringene med å utarbeide konkrete øvingsmål har vært nyttig for selskapet. Arbeidet har engasjert flere i egen organisasjon. De konkrete målene er også benyttet som verktøy for å sjekke opp prosedyreverk i forkant av øvelsen. Målsetninger er en forutsetning for å kunne evaluere øvelsen i ettertid. Målene kunne vært mer spesifikke og benyttet som konkrete kvalitetsindikatorer, dette er noe vi har erfart i evalueringsfasen. Sjekklisten, se kapittel 7, kunne i enda større grad vært benyttet som et aktivt instrument. 6.2 Planleggingsfasen Vi skulle nok ønske at noen øvingsmål for de ulike etater i større grad kunne hengt sammen på tvers av organisasjonene. Vi hadde stort fokus på egne mål, uten helt å jobbe for at andre også når sine mål. I lys av at alle må samarbeide med hverandre, kunne vi med fordel hatt enkelte felles mål for øvelsen. Selskapet har deltatt på alle de tre fellessamlinger og har sett nytteverdien av dette. Fellessamlingen har også vært en arena for å bygge relasjoner. 6.3 Gjennomføringsfasen For at selskapet skulle kunne øve mest mulig realistisk, var table top øvelsen en viktig forutsetning. Opplevelsen fra deltakere i egen organisasjon var at omfang og scenario var realistisk. Vi hadde i forkant sendt ut en egen dreiebok for øvelsen, men vi opplevde at denne ikke var så godt kjent hos de samarbeidene etater. Luftambulansetjenesten ANS har i gjennom øvelsen identifisert flere tiltak som vil kunne bidra til en enda bedre krisehåndtering i fremtiden. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 7. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 18 av 21 Dato: 15.12.14 Referanser • • • • • Øvingsdirektiv øvelse Svalbard 2014 5.2. Tidslinje operativ helse. Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS. Beredskapsmessige forhold i luftambulansetjenesten (klargjøring av regelverk, ansvarsforhold og rutiner). Rapport fra arbeidsgruppe 1. april 2014. Øvingsdirektiv Luftambulansetjenesten ANS. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM 8. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 19 av 21 Dato: 15.12.14 Sjekkliste Treningsmål Gjennomføre varsling iht. egen Beredskapsplan og instrukser på FKS. Etablere en raskt og operativ egen kriseledelse. Hendelse (fase: ulykke, varsling, utrykning) Varsling av en større hendelse til FKS. Varsling til krisestab er gjennomført og daglig leder har fastsatt beredskapsnivå. Momenter som må skje for at treningsmål skal oppfylles Varsling om hendelse mottas. FKS tar kontakt med daglig ledere. Kriseleder fastsetter beredskapsnivå, og formidler dette. Varsling til Krisestab via OPSCOM og med registering av tilbakemelding. Varsling til Krisestab via OPSCOM og med registering av tilbakemelding. Handling, tiltak, innspill Fra AMK UNN Handling, tiltak, innspill Til FKS FKS Kriseleder Daglig leder (Kriseleder) FKS FKS Krisestab FKS Krisestab Tilbakemelding til FKS om mottatt varsling med registering av tilbakemelding. Daglig ledere beslutter at krisestab skal settes og varsler om dette. Medlemmer av krisestab gir tilbakemelding på når man kan møte innen 10.min. Medlemmer av krisestab som ikke kan møte, varsler stedfortredere. Stedfortredere gir tilbakemelding på når man kan møte. Krisestab er satt, registering av tidspunkt. Krisestab er fulltallig, registering av tidspunkt. Varsling til styret med registreringen av varslingstidspunkt. Varsling til eiere med registreringen av varslingstidspunkt. Medlemmer av Krisestab. FKS Daglig leder. Medlemmer av Krisestab. Medlemmer av Krisestab. Daglig leder. Medlemmer av Krisestab. Stedfortredere Stedfortredere Daglig leder. N/A N/A N/A N/A Daglig leder Varsling til Shdir. med registreringen av varslingstidspunkt. Informasjon til egneansatte med registreringen av varslingstidspunkt og informasjon på intranett/mail. Etablerer kontakt med Helse Nord RHF, avtaler oppgaver, ansvar og kommunikasjon og rapportering. Krisestab etablerer plan for intern oppdateringer gjennom hendelsen. Etablerer, i samråd med Daglig leder Styret i Luftambulansetjene sten ANS. Eiere (administrerende direktører i RHFene). Helsedirektoratets beredskapstelefon. Styreleder Krisestab Ansatte i Luftambulansetjene sten ANS. Kriseleder Helse Nord RHF. Krisestab Ansatte i Luftambulansetjene sten ANS. Operatører, FKS, R- Krisestab Forventet handling Beslutning om intern varsling, iverksettelse av Beredskapsplan, beredskapsnivå blir fastsatt, ekstern varsling og informasjon blir gitt internt. Alle iverksatte aktiviteter blir registret forløpende. På kortest mulig tid fra omfanget av ulykken er kjent til etablert fysisk krisestab i Bodø. Etablering plan for intern og ekstern kommunikasjon. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Treningsmål Opprettholde ordinær drift på FKS samtidig som øvelsen pågår. Omdisponere egne ambulansefly som på kort sikt kan stilles til rådighet for Svalbardoppdrag. Hendelse (fase: ulykke, varsling, utrykning) Pågående transporter til/fra Svalbard og på fastlandet. Gjennom hele hendelsen. Anm. Selskapet gjennomfører en table- top øvelse for å omdisponere og skaffe luftresursser. Skaffe eksterne ambulansefly på kort sikt. Økt behov for ambulansefly for å transportere til/fra Svalbard. Momenter som må skje for at treningsmål skal oppfylles RHF Nord, en kommunikasjonsplan for publisering av ekstern oppdateringer gjennom hendelsen. Etableres plan for bespisning, fordeling av oppgaver og vaktplan for Krisestab. Etableres faste rapporteringer mellom Krisestab og FKS på status flyflåte. Loggføre og benytte HelseCIM gjennom hele øvelsen. Kriseleder og Leder FKS avtaler behov for FKS. Iverksettes innkalling av personell ved FKS for å ivareta stillingsbehov. Settes opp vaktplan og behov for logistikk ved FKS. Statusrapport tilbake til Kriseleder. Forløpende status på alle ambulansefly som disponeres av operatørene, inkl. duty, luftfartøy osv. overvåkes og rapporteres. Varsel om å kartlegge alle tilgjengelige luftambulansefly som er tilgjengelig for Svalbardoppdrag Behov for initialt transportbehov (personell, utstyr) varsles til FKS. Tilgjengelig kapasitet og muligheter meddeles til AMK-UNN. Status ambulansefly varsles nasjonalt til koordineringspunkter. Behov for repatrierings transportbehov (personell, utstyr) varsles til FKS. Transportbehov til/fra Svalbard meddeles. Varsle om økt etterspørsel utover ordinær beredskap. Varsle om økt behov/konsekvenser av hendelsen. Beslutte hvem som får oppgave om å fremskaffe ekstra luftkapasitet. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Handling, tiltak, innspill Fra Handling, tiltak, innspill Til AMK, Helsedirektoratets beredskapstelefon., andre. Kriseleder Medlemmer av Krisestab. Krisestab FKS Krisestab Helse Nord RHF og Helsedirektoratets beredskapstelefon. Krisestab Helse Nord RHF og Hdir. Kriseleder Leder FKS Leder FKS Ansatte FKS. Leder FKS Kriseleder FKS Operatør FKS AMK-lege UNN. AMK-lege UNN. FKS FKS AMK UNN FKS AMK UNN. Medisinske koordineringspunkt er. FKS AMK UNN. FKS FKS Krisestab Kriseleder Helse Nord RHF og Helsedirektoratets beredskapstelefon. Kriseleder Helse Nord RHF eller nasjonalt (RHFene i fellesskap) og Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 20 av 21 Dato: 15.12.14 Forventet handling Ambulanseflyberedskapen ikke blir svekket evt. kompensert ift. primæroppgave. Ivareta varslinger og rapportering iht. prosedyrene gjennom en større hendelse som krever ekstra luftressurser. Ivareta en forsvarlig luftambulansetjeneste gjennom en større hendelse som krever ekstra luftressurser. Styrende dokument: Beredskapsplan Luftambulansetjenesten ANS Evalueringsrapport Svalbard 2014 Ansvarlig: PMT/TBP/PM/MH/AO/DH/BM Treningsmål Teste egen media- og informasjonshå ndtering Hendelse (fase: ulykke, varsling, utrykning) Gjennom ulykken er det behov for forløpende håndtering av informasjon til interne og ekstern parter, samt media. Oppdragsgiver: Øyvind Juell Momenter som må skje for at treningsmål skal oppfylles Handling, tiltak, innspill Fra Hdir. Handling, tiltak, innspill Til Innhente data og opplysninger om reserve kapasitet og meddele dette. Forløpende intern oppdatering på intranett. FKS Krisestab Kriseleder Ansatte i Luftambulansetjene sten ANS. Dok. id.: N/A Versjon: 1.0 Side: 21 av 21 Dato: 15.12.14 Forventet handling Egen evne til å håndtere kommunikasjon innad i organisasjonen, i rapporteringslinjen og til eksterne parter. Styrende dokument: Evalueringsrapport Øvelse Svalbard 2014 Oppfølgingsplan etter Øvelse Svalbard Ansvarlig: LAT Adm Verifisert: N/A Godkjent: ØJ Dok. id.: Plan Versjon: 1.0 Side: 1 av 5 Dato: 15.01.15 Oppfølgingsplanen skal sikre at forbedringsområder avdekket i Evalueringsrapport Øvelse Svalbard 2014 blir ivaretatt og implementert. Referanse 4.1.2 punkt 1 4.1.2 punkt 2 4.1.2 punkt 3 4.1.2 punkt 4 4.2.3 punkt 1 4.2.3 punkt 2 4.2.3 punkt 3 Forbedringsområde Beredskapsplan gjennomgås og revideres etter at denne evalueringsrapporten er drøftet og vedtatt i egen organisasjon. Driftshåndbok FKS Part B 3.0 Varsling av Krisestab gjennomgås sammen med varslingsmodulen i Opscom. Beredskapsplan revideres når selskapet mottar endelig rapport fra evalueringsgruppen, ledet av Helse Midt-Norge. Erfaringer etter øvelsen tas inn i selskapets strategiprosess, spesielt planleggingen av framtidens ambulanseflystruktur. Korrigerende tiltak Revisjon av planverket gjennomføres når korrigerende tiltak i Oppfølgingsplan er fastsatt og implementert. Ansvar PMT/ØJ Frist 06.03.15 Prosedyre Driftshåndbok Part B kapittel 3.0 Varsling av Krisestab gjennomgås og revideres. Vurdere ny interaktive varslingsmodulen til Opscom. Revisjon av planverket gjennomføres når endelig rapport fra evalueringsgruppen er mottatt og vurdert av selskapet. TBP/AO 27.02.15 PMT/ØJ 01.07.14 Rådgivere Løpende Alternativer i Opscom hadde ikke egen tekst for denne øvelsen. Ved fremtidige øvelser bør det produseres en egen tekst som alternativ. Innholdet har kun skarpe hendelser. Utsendelse av melding i Opscom må inngå som et sjekkpunkt i årlig regodkjenning av koordinatorer på FKS. Ansvar for og beskrivelse av månedlig vaslingsprøve med teksmelding fra Opscom må beskrives i Driftshåndbok Part B på FKS. Ved neste øvelse legges inne navn på øvelsen i Opscom. Ansvarlig for øvelse N/A Prosedyre Driftshåndbok Part D kapittel 5.3 Kompetansesjekk – FKS, personell revideres. TBP/AO 27.02.15 Prosedyre Driftshåndbok Part B kapittel 3.0 Varsling av Krisestab, revideres og beskriver månedlig varslingsprøve. Etableres et loggskjema for utført månedlig varslingsprøve. TBP/AO 27.02.15 TBP/AO 27.02.15 Erfaringene fra hele øvelsen gjenspeiles i fremtidig uttalelser, dimisjoneringer, anbud og beredskapsmessige forhold. Vurdere innfasing av egne langdistansefly, inngå forpliktende beredskapsavtale med leverandør av langdistansefly og en analyse som viser rekkevidde for de ulike flytyper. Styrende dokument: Evalueringsrapport Øvelse Svalbard 2014 Oppfølgingsplan etter Øvelse Svalbard Ansvarlig: LAT Adm Referanse 4.2.3 punkt 4 Planlegge for å støtte lokal kriseledelsen på Universitetssykehuset Nord-Norge. 4.3.3 punkt 2 Tidlig kunne ta stilling til personellbehovet ved FKS i en reell situasjon. Avklare rollefordelingen i en hendelse mellom FKS og lokal kriseledelse, da FKS har ansvaret for å koordinere ambulanseflyressursene. 4.4.3 punkt 1 2 Forbedringsområde Utarbeide eget loggskjema som registrerer hvem som har fått melding, når den ble sendt og bekreftet mottak. Dette fremkommer ikke godt nok i Beredskapsplan kap. 12. Varslingslister. 4.3.3 punkt 1 4.3.3 punkt 3 1 Verifisert: N/A Ansvarlig helseforetak og regionalt foretak bør tidlig kartlegge sykehusenes kapasitet til å motta større pasientstrøm. Disse partene må diskutere en plan for pasientstrøm initialt og sekundært i situasjoner hvor det kan bli aktuelt å bruke ambulansefly og helikoptre for videre transport. Denne planen må diskuteres med Godkjent: ØJ Dok. id.: Plan Versjon: 1.0 Side: 2 av 5 Dato: 15.01.15 Korrigerende tiltak Prosedyre Driftshåndbok Part B kapittel 3.0 Varsling av Krisestab, revideres og beskriver bruk av loggskjema. Etablere et loggskjema som viser hvem som har fått melding, når den ble sendt og bekreftet mottak som registreres på FKS. En evt. interaktive modulen vil gi en logg i Opscom varslingen. Det må ved fremtidige hendelser planlegges for å avsette ressurser til å bistå lokal kriseledelsen. Hva gjør vi dersom krisen oppstår annet sted? Skal vi etablere en praksis som kun gjelder i forhold til UNN? Beredskapsplan kapittel 9. Registrering av personell, revideres og beskriver hvordan dette blir ivaretatt. Lokal kriseledelse skal rekvirere ØHJ ambulansefly på normal måte, dvs. gjennom AMK Tromsø i nord og AMK Ålesund i sør. Dersom situasjonen tilsier at normale fullmaktsbestemmelser 1 oppheves, innebærer det i praksis at Luftambulansetjenesten ANS overtar disponeringen av flyflåten 2. Det må da etableres direkte dialog mellom lokal kriseledelse-FKS-Luftambulansetjenesten ANS kriseledelse. Luftambulansetjenesten ANS kriseledelse bør adressere problemstillingen overfor regional kriseledelse dersom en ser at kapasiteten sprenges/er truet. Beskrives i Beredskapsplan. Retningslinjer for bruk av luftambulanse, Fastsatt av Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS Gyldig fra 1. april 2009, kapittel 8.3. Ambulansefly. Beredskapsmessige forhold Luftambulansetjenesten, Rapport fra arbeidsgruppe 1. april 2014 Ansvar TBP/AO Frist 27.02.15 TBP/AO 27.02.15 TBP/ØJ 27.02.15 TBP/PMT 06.03.15 PM/TBP 27.02.15 PM/PMT 27.02.15 Styrende dokument: Evalueringsrapport Øvelse Svalbard 2014 Oppfølgingsplan etter Øvelse Svalbard Ansvarlig: LAT Adm Referanse 4.4.3 punkt 2 4.4.3 punkt 3 4.4.3 punkt 4 4.4.3 punkt 5 4.4.3 punkt 6 4.4.3 punkt 7 Verifisert: N/A Forbedringsområde Luftambulansetjenesten ANS, slik at det er realistiske muligheter til å disponere luftressurser etter denne planen. Avklare FKS sin rolle inn mot lokal og regional kriseledelse, spesielt hvor hendelsen ikke ledes fra Universitetssykehuset Nord-Norge. Definisjon av beredskapsnivåene må gjennomgås og revideres. HelseCIM mangler varsel i Innboks når eksterne meldinger ankommer. Rapporteringsadressene i HelseCIM må utvides til å inkludere flere aktører enn RHFene. Etablere en vaktordning i krisestaben tidlig i hendelsen. Beskrive arbeidsoppgaver for eget personell som ikke er en fast del av egen krisestab. 4.4.3 punkt 8 Etablere to skift vakt system. 4.4.3 punkt 9 Etablere fasiliteter for at noen av eget personell kan trekke seg tilbake, men være lett tilgjengelig. For alvorlige hendelser i Helse Nord RHF; etablere kontakt med katastrofeledelsen i Helse Nord RHF og HRS Nord-Norge. Enkelt å etablere direkte kontakt som kan være nyttig særlig i redningsfasen. 4.4.3 punkt 10 Godkjent: ØJ Korrigerende tiltak Dok. id.: Plan Versjon: 1.0 Side: 3 av 5 Dato: 15.01.15 Ansvar Frist PM/TBP 27.02.15 Beredskapsplan 5.2 Beredskapsnivå, gjennomgås og defineres. ØJ 06.03.15 Meldes leverandøren. MH 30.01.15 Meldes inn til Helse Nord RHF som tar opp forholdet med leverandøren. Beredskapsplan kapittel 9. Registrering av personell revideres og må beskrive ansvar og oppgaver for dette. Beredskapsplan kapittel 5.8 Ansvarsoppgave revideres og må beskrive ansvar og oppgaver for dette for de ulike funksjoner som skal ivaretas, «funksjonsbeskrivelser». Beredskapsplan kapittel 9. Registrering av personell revideres og må beskrive vaktordning. Beredskapsplan kapittel 5.8 Ansvarsoppgave revideres og må beskrive ansvar og oppgaver for etablering av fasiliteter. MH 30.01.15 PMT/ØJ/TBP 06.03.15 PMT/ØJ 06.03.15 PMT/TBP 27.02.15 VS 27.02.15 DH 27.02.15 Dekkes i 4.3.3 punkt 3 over. Beredskapsplan 5.7 Ansvarsfordeling gjennomgås og forholdet beskrives. Styrende dokument: Evalueringsrapport Øvelse Svalbard 2014 Oppfølgingsplan etter Øvelse Svalbard Ansvarlig: LAT Adm Verifisert: N/A Godkjent: ØJ Dok. id.: Plan Versjon: 1.0 Side: 4 av 5 Dato: 15.01.15 Referanse 4.5.3 punkt 1 Forbedringsområde Simulere fullt ut dette målpunktet med bruk av kun egne ressurser. Korrigerende tiltak Ivaretas ved planlegging av fremtidige øvelser. 4.5.3 punkt 2 Bevisstgjøre roller og ansvar mellom AMK-lege på UNN og de to medisinske koordineringspunktene i Sør-Norge (Lørenskog og Ålesund). Opprettes dialog med de tre koordineringspunktene, og hvor ansvar og oppgaver drøftes. Det er viktig i denne dialogen at alle er kjent med eget ansvarsområde og at disse oppgavene er kjent for personell som skal ivareta oppgavene på de tre lokalisasjonene. Ledelse ved ambulanseflybaser og ved medisinske koordineringspunkt bevisstgjøres på retningslinjer, samt at dette inngår i opplæringen for AMK lege ved Universitetssykehuset NordNorge og for alle flylegene i Ålesund og Gardermoen. 4.5.3 punkt 3 Ansvar og oppgaver for AMK-leger på Universitetssykehuset Nord-Norge knyttet til koordinering av ambulansefly må inngå i opplæringen før man autoriseres for slike vakter, ref. punkt 2. Ansvar Ansvarlig for øvelse Frist N/A PM/TBP 01.06.15 TBP/AO 27.02.15 Vedr. 4.5.3 punkt 3: Tilskrive UNN og be om en orientering om hvordan AMK-legefunksjonen er organisert, opplæringsplan og erfaringer med ordningen (sårbarhet knyttet til å bruke LA-legen). Evt. be om et møte om saken. Vurdere å etablere et AMK-forum. Ha dette som tema på første møte. Alle AMK-sentraler bør være med for å få en «nasjonal systemforståelse». 4.6.2 punkt 1 4.6.2 punkt 2 4.6.2 punkt 3 FKS oppdaterer kontaktdata til eksterne luftambulanseleverandører og tester disse hver 6. måned. FKS skaffer en ressursoversikt som justeres etter fastsatt intervaller. FKS lager en standard formular for bestilling av ambulanseflyressurser. Prosedyre Driftshåndbok Part B nytt kapittel som inneholder oversikt over aktører, hvordan informasjon etterprøver og oppdateres, samt bestillingsanmoding for bruk av andre ressurser. Styrende dokument: Evalueringsrapport Øvelse Svalbard 2014 Oppfølgingsplan etter Øvelse Svalbard Ansvarlig: LAT Adm Referanse 4.7.2 punkt 1 4.7.2 punkt 2 4.7.2 punkt 3 4.7.2 punkt 4 4.7.2 punkt 5 Verifisert: N/A Forbedringsområde Utarbeide egen mal for pressemelding som vedlegg til Beredskapsplan. Utarbeide egen mal for statusrapport som vedlegg til Beredskapsplan. Utarbeide mal og beskrive bruk av statusrapport i Beredskapsplan kap. 5.5.3 Ansatte i Luftambulansetjenesten ANS. Avklare og definere kontaktpunkter for pressemeldingene umiddelbart etter at hendelsen har oppstått, ref. Beredskapsplan kap. 5.9 Presse/media. Ved større hendelser, raskt opprette egen side på selskapets Internettside. Godkjent: ØJ Korrigerende tiltak Legges som vedlegg i Beredskapsplan og som mal i HelseCIM. Oppdatere listen over mediekontakter. Beredskapsplan kapittel 5.8 Ansvarsoppgave revideres og må beskrive ansvar og oppgaver for bruk av Internett. Dok. id.: Plan Versjon: 1.0 Side: 5 av 5 Dato: 15.01.15 Ansvar Frist PMT/MH 27.02.15 MH 30.01.15 MH/VS 27.02.15 Besøksadresse:Torvgata2,8006Bodø Postadresse:LuftambulansetjenestenANS, Postboks235,8001Bodø Tlf:+4775549950 Styresak7‐2015Godkjenningavdokumentertil selskapsmøte23.februar2015 Saksbehandler:ØyvindJuell Vårdato:16.01.2015Møtedato:23.02.2015 1. Bakgrunn/fakta Selskapsmøte for Luftambulansetjenesten ANS skal avholdes 23. februar 2015 kl. 1430‐1445. Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter for styrets godkjenning. 2. Konklusjon StyretforLuftambulansetjenestenANSinviterestilåfattefølgendevedtak: Styret godkjenner sakslisten og saksdokumentene til selskapsmøtet 23. februar 2015. Styret ber daglig leder oversende innkalling og øvrige saksdokumenter til eierne. Øyvind Juell daglig leder Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 16. januar 2015 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Deres dato: Deres referanse: SELSKAPSMØTEILUFTAMBULANSETJENESTENANS Styret i Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til selskapsmøte 23. februar 2015 kl. 14.30‐14.45 på Radisson Blu Airport Hotell, Gardermoen. Saksliste Sak 1‐2014 Godkjenning av innkalling Sak 2‐2014 Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Sak 3‐2014 Oppdragsdokument 2015 for Luftambulansetjenesten ANS Med vennlig hilsen Daniel Haga styreleder Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS Pb 235 8001 BODØ Besøksadresse: Torvgata 2 8006 BODØ Telefon: 75 54 99 50 www.luftambulansetjenesten.no [email protected] Org. nr.: 986 512 810 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 16. januar 2015 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Deres dato: Deres referanse: SELSKAPSMØTE SAK1‐2015 GODKJENNINGAVINNKALLING Møtedato: 23. februar 2015 1. Bakgrunn Innkallingen er fremlagt. 2. Forslagtilvedtak Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Daniel Haga er valgt til møteleder. Innkallingen er godkjent. Selskapsmøtet er lovlig satt. Daniel Haga styreleder 1 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 16. januar 2015 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Deres dato: Deres referanse: SELSKAPSMØTE SAK2‐2015 GODKJENNINGAVSAKSLISTESAMTVALGAVTO PERSONERTILÅSIGNEREPROTOKOLLEN Møtedato: 23. februar 2015 1. Bakgrunn Saksliste: Sak 1‐2013 Godkjenning av innkalling Sak 2‐2013 Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Sak 3‐2013 Oppdragsdokument 2015 for Luftambulansetjenesten ANS 2. Forslagtilvedtak Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Sakslisten er godkjent. Lars Vorland og Daniel Haga er valgt til å signere protokollen. Daniel Haga styreleder 1 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 8. januar 2015 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Deres dato: Deres referanse: SELSKAPSMØTE SAK3‐2015 OPPDRAGSDOKUMENT2015FOR LUFTAMBULANSETJENESTENANS Møtedato: 23. februar 2015 1. Bakgrunn Oppdragsdokumentet for Luftambulansetjenesten ANS 2015 er fremlagt i selskapsmøtet. 2. Forslagtilvedtak Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Selskapsmøtet ber styret sørge for at oppdragsdokumentet for 2015 blir styrende for driften av Luftambulansetjenesten ANS. Selskapsmøtet ber styret rapportere til eierne i henhold til oppdragsdokumentet i årlig melding for 2015. Daniel Haga styreleder 1
© Copyright 2024