Bilaga 14 Avveckling
Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 Förfrågningsunderlag 2016-01-11 stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F 104 22 Stockholm Växel 08-508 33 000 www.stockholm.se Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 Innehåll 1 Inledning 3 2 2.1 2.2 2.3 Mål för avvecklingen Allmänt Pågående leverans Successiv överföring 4 4 4 5 3 3.1 3.2 3.3 Avvecklingsplanering Allmänt Avvecklingsplanens övergripande innehåll Informationsskyldighet 5 5 6 8 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Avvecklingens genomförande Allmänt Hantering av befintlig utrustning Mjukvara Personal Kompetensöverföring Övrigt 10 10 10 11 11 11 12 5 Avvecklingsperiod 12 6 Avvecklingsansvarig 13 7 7.1 7.2 Samverkan Allmänt Styrgrupp för avvecklingen 14 14 14 8 Ersättning 14 9 9.1 9.2 9.3 Ansvar vid försening Tidplan Försening Vite 14 14 15 15 2 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 1 Inledning Definitioner som används i denna bilaga har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). Avveckling omfattar alla aktiviteter, resurser och övrigt som krävs för att avveckla Tjänsterna strukturerat och med minimal påverkan på den pågående leveransen av Tjänsterna. Avvecklingen görs från Leverantören till Efterträdaren. Denna bilaga omfattar Leverantörens övergripande ansvar i samband med en avveckling och överföring av Tjänsterna eller delar av Tjänsterna. Om delar av Tjänsterna avvecklas genom delavveckling, omfattas Avtalet av flera Avvecklingsperioder. Bilagan innehåller information och krav på den övergripande planen för avveckling, informationsöverlämnande, övertagande av Efterträdare, samt kritiska milstolpar. Bilagan innehåller även en övergripande modell för ledning, samordning med Efterträdare, styrning av Avvecklingsprojektet, genomförande av delprojekt under Avvecklingsprojektet samt struktur för uppföljning, beslutsforum och eskaleringsvägar. Avveckling kommer att involvera Leverantören, Staden, Stadens Övriga Leverantörer, Centrala Leverantörer samt Efterträdare. Leverantören ansvarar för att tillsätta de resurser som krävs för ett framgångsrikt Avvecklingsprojekt. Avvecklingsprojektet ska ledas av en utpekad avvecklingsansvarig enligt avsnitt 6 i denna bilaga. Leverantören ska utifrån sitt huvudansvar agera proaktivt för att genomföra avvecklingen i enlighet med överenskommen tidplan och omfattning. Leverantören ska omgående informera Stadens ansvariga för respektive delprojekt, samt rapportera till operativ styrgrupp för Avvecklingsprojektet, om hinder uppstår för att driva Leverantörens avveckling och/eller Efterträdares införandeprojekt enligt plan. Leverantören är införstådd med att det är av yttersta vikt för Staden att säkerställa att överlämningen av Tjänsterna till Efterträdare sker enligt krav och riktlinjer i denna bilaga. Leverantören ska bedriva avvecklingen på ett sådant sätt att störningar i Staden inte uppstår eller minimeras. Det innebär att Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 3 (16) Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 kritiska aktiviteter i möjligaste mån ska genomföras när belastningen på verksamheterna är låg och i överenskommelse med Staden. 2 Mål för avvecklingen 2.1 Allmänt Under Avvecklingsperioden ska Leverantören avveckla sin leverans. Leverantören ska även medverka i överföringen av leveransen till den Nya Leveransen i den omfattning som krävs för att säkerställa att påverkan för Stadens Användare blir så liten som möjligt. De huvudsakliga målen för Avvecklingstjänsterna är att: genomföra en välordnad överlämning av de åtaganden som krävs för att tillhandahålla och ersätta Tjänsterna, helt eller delvis, från Leverantören till en eller flera Efterträdare. helt undvika, eller där så inte är möjligt, i största möjliga mån minimera, avbrott i eller negativ inverkan på Tjänsterna, och säkerställa att Servicenivåerna fortsättningsvis uppnås i samband med överlämningen. 2.1.1 Inga omfattande ändringar av Tjänsterna under avvecklingen Leverantören åtar sig att under den tid då Avvecklingsprojektet pågår, inte genomföra några omfattande ändringar av Tjänsterna, såvida inte Staden begär sådan ändring eller skriftligen accepterat sådana ändringar. Med omfattande ändringar menas sådana åtgärder i Tjänsterna som försvårar eller fördyrar en överlämning av Tjänsterna till Efterträdare. 2.1.2 Avvecklingsstart Leverantören ska påbörja tillhandahållandet av Avvecklingstjänsterna i så god tid att Efterträdare har möjlighet att införa tjänster (motsvarande Tjänsterna) avtalsenligt. 2.2 Pågående leverans Leverantören har under hela Avvecklingsperioden även ett ansvar att utföra den pågående leveransen av Tjänster störningsfritt och i enlighet med Avtalet i övrigt. Leverantören ansvarar för att utföra den pågående leveransen av Tjänsterna fram till och med Avtalets 4 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 upphörande och om Staden begär det för viss tid därefter enligt Huvudavtalet avsnitt 19.4(Villkor i samband med Avtalets upphörande(19.2 Avtalstid och förlängning). 2.3 Successiv överföring Under Avvecklingsperioden kommer leveransen att successivt överföras till den Nya Leveransen och pågående leverans kommer därmed att successivt minska avseende volymer och fakturering. 3 Avvecklingsplanering 3.1 Allmänt Leverantören ska upprätta en generisk Avvecklingsplan med förslag på hur en strukturerad överföring av Tjänsterna till en Efterträdare kan ske på ett lämpligt och säkert sätt enligt de principer som följer nedan. För upprättandet samt uppdaterandet av den generiska Avvecklingsplanen under Avtalstiden, utgår ingen särskild ersättning. Varje Tjänstekatalog innehåller ett antal Tjänster och deltjänster som ska överföras under Avvecklingsperioden. Vid denna överföring sätts organisation, processer och verktyg på plats så att en överföring av Tjänsterna kan påbörjas, och ett övertagande av ansvar för hela leveransen av tjänster motsvarande Tjänsterna kan ske. Leverantören ska senast 20 månader efter Avtalsdagen sända Avvecklingsplanen till Stadens Centrala Beställarorganisation för Stadens skriftliga godkännande. Staden har rätt att lämna synpunkter och ha invändningar på Avvecklingsplanen. Leverantören är skyldig att beakta Stadens sakliga invändningar och synpunkter, samt är skyldig att upprätta en justerad version av avvecklingsplanen för nytt godkännande inom 20 Arbetsdagar räknat från Stadens skriftliga invändning. Den justerade, och av båda Parter godkända avvecklingsplanen, ska vara föremål för fortlöpande diskussioner och överenskommelser med både Staden och senare även eventuell Efterträdare. Avvecklingsplanen ska uppdateras fortlöpande av Leverantören. Avvecklingsplanen ska minst en (1) gång per år presenteras för Staden och fastställas gemensamt. Vid den årliga genomgången av avvecklingsplanen ska Leverantören också presentera all Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 5 (16) Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 dokumentation som Leverantören är skyldig att upprätta och hålla uppdaterad, enligt Huvudavtalet avsnitt 4.3 (Dokumentation). Leverantören ska bekräfta att Dokumentationen är komplett och uppdaterad. Om Parterna inte kan enas om uppdateringar av Avvecklingsplanen, ska den senaste version vara gällande till dess Parterna har kunnat enas. Eventuella tvister mellan Parterna, ska eskaleras och lösas enligt bestämmelserna i Huvudavtalet avsnitt 21.3 (Tvistelösningsförfarande). För undvikande av tvivel noteras det att Leverantörens arbete med generisk Avvecklingsplan enligt denna bilaga inte medför någon rätt för Leverantören till justering av Tjänsteavgifterna och/eller ersättning i form av engångsavgifter. 3.2 Avvecklingsplanens övergripande innehåll 3.2.1 Allmänt Avvecklingsplanen ska innehålla de huvudaktiviteter som är nödvändiga att vidta före avvecklingen. Huvudaktiviteterna ska vara nedbrutna på delaktiviteter som ska ske under avvecklingen, samt tidplaner för dessa huvud- och delaktiviteter. Detaljnivån i Avvecklingsplanen ska vara rimlig och tillräcklig för att en säker överföring ska kunna ske till Efterträdare. Avvecklingsplanen ska vara utformad och nedbruten på en sådan nivå att den kan användas vid avveckling av såväl en enskild Tjänst/flera Tjänster som samtliga Tjänster. Avvecklingsplanen ska så långt möjligt vara baserad på de beskrivningar som redan finns dokumenterade i Dokumentationen. 3.2.2 Tidplan Avvecklingsplanen ska innehålla en tydlig tidplan för de olika avvecklingsaktiviteterna. Tidplanen ska minst ange: start- respektive sluttidpunkt för Avvecklingsperioden, avvecklingsaktiviteter som ska utföras av Leverantören och, i förekommande fall, Efterträdare, Stadens Övriga Leverantörer eller Centrala Leverantörer, och tydliga, realistiska, uppföljningsbara och mätbara milstolpar som ska uppnås av Leverantören vid utförande av Avvecklingstjänsterna. 6 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 3.2.3 Ansvarsfördelning och riskanalys Avvecklingsplanen ska innehålla en tydlig styrmodell med ansvarsfördelning exempelvis enligt RACI-modellen (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) eller på annat tydligt sätt, mellan Leverantören och Staden, samt mellan Leverantören och Efterträdare. Avvecklingsplanen ska även innehålla en riskanalys med förslag till åtgärder för att minimera de identifierade riskerna i Leverantörens utförande av Avvecklingstjänsterna, med fokus på faktorer som kan få till följd att Efterträdare blir försenad i sitt övertagande och införande. 3.2.4 Kostnader för Avvecklingstjänsterna Avvecklingsplanen ska beskriva den ersättning som Staden ska erlägga för Avvecklingstjänsterna. Beskrivningen ska innehålla den totala estimerade ersättningen för de resurser från Leverantören som krävs för att tillhandahålla Avvecklingstjänsterna, inklusive en uppskattning av det antal timmar som behövs för Leverantörens arbete med överlämnandet, nedbrutet per delprojekt (milstolpe). Leverantörens ersättning är begränsad till sådana timpriser för konsulttjänster som framgår av Bilaga 8 (Prislista). Eventuell ersättning för att överlåta hård- och mjukvara på ett sådant sätt som möjliggör för Staden att planera för sin budget ska framgå, oaktat om Staden väljer att förvärva sådan hård- och mjukvara eller inte. 3.2.5 Övrigt innehåll i avvecklingsplanen Avvecklingsplanen ska även innehålla: en beskrivning av Leverantörens funktioner och resurser som ska sköta Avvecklingstjänsterna och en uppskattning av antal timmar som behövs för detta, uppgifter om hårdvara som uteslutande används för tillhandahållandet av Tjänsterna och kan överlåtas, uppgifter om mjukvara som kan överlåtas, respektive uppgifter om mjukvara som inte kan överlåtas, lista över avtal med tredje man som är nödvändiga för tillhandahållandet av Tjänsterna med uppgift om dessa går att överlåta och i så fall på vilka villkor, en beskrivning för hur kompetensöverföring ska ske, en beskrivning för hur Leverantörens åtkomst till Stadens system och data ska upphöra när sådan åtkomst inte längre behövs för tillhandahållandet av Tjänsterna, en beskrivning hur Leverantören ska säkerställa att Stadens data hanteras korrekt efter Tjänsternas Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 7 (16) Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 upphörande i enlighet med de säkerhetsföreskrifter och andra åtaganden som framgår av Avtalet, vilket bland annat innefattar rutiner för återlämning eller destruering/radering av information och data (utifrån vad som är lämpligt i det aktuella fallet), en beskrivning av överlämningsprojektets projektorganisation, principer för rapportering och kommunikation inom Avvecklingsprojektet, rutiner för utbyte av dokument, en beskrivning av kvalitetssäkringssystem för Avvecklingsprojektet, och en beskrivning av hur informationssäkerhet garanteras under Avvecklingsprojektet. 3.3 Informationsskyldighet 3.3.1 Allmänt Leverantören är skyldig att lämna ut information om Tjänsterna och verksamheten runt Tjänsterna som enligt Stadens bedömning är nödvändig för förberedande eller genomförande av en ny upphandling, eller för övertagande och avveckling av Tjänsterna. Sådan informationsskyldighet innefattar all information som Leverantören är skyldig att producera och tillhandahålla Staden enligt detta Avtal. Den förteckning över områden, kategorier och typer av information som framgår av avsnitt 3.3.2 nedan ska inte ses som uttömmande. För utlämnandet av information om Tjänsterna och verksamheten runt Tjänsterna, utgår ingen särskild ersättning. Informationen ska lämnas av Leverantören på ett strukturerat sätt och i enlighet med Stadens instruktioner. Leverantören ska lämna informationen direkt till Staden eller till den Efterträdare som Staden utpekar. Samma typ av information kan komma att begäras vid flera tillfällen, exempelvis inför en ny upphandling, efter fattat tilldelningsbeslut och i samband med tillhandahållande av Avvecklingstjänsterna. I den mån förändring skett ska Leverantören lämna uppdaterad information vid varje sådan förfrågan. Om Leverantören anlitar underleverantörer för utförande av Tjänsterna ska Leverantören se till att Staden har rättigheter motsvarande de Staden har gentemot Leverantören att få information från sådan tredje man. 3.3.2 Exempel på informationsinnehåll Leverantörens skyldighet att lämna ut information till Staden berör samtliga aspekter av Tjänsterna. Leverantören är även skyldig att 8 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 lämna ut sådan annan information som efterfrågas i andra delar av Avtalet. Leverantören ska till Staden och/eller den Staden utpekar, överlämna bland annat: driftdokumentation och eventuell övrig Dokumentation om Tjänsterna, beskrivningar av processer och procedurer avseende Tjänsterna, ärendehistorik avseende Service Desk och kända fel, all dokumentation avseende Avtalet och Tjänsterna som är att betrakta som Stadens egendom. information om Tjänsterna till Efterträdare i den mån det krävs för att tjänster likvärdiga Tjänsterna ska kunna etableras med minsta möjliga påverkan för Staden, beskrivningar avseende de kundspecifika anpassningar som gjorts för att tillhandahålla Tjänsterna, inklusive information om hur data om Användare från Stadens verksamhetssystem selekteras och överförs till Leverantörens identitetshanteringssystem, detaljerad konfigurationsinformation för samtliga system och applikationer, detaljerade uppgifter avseende all lagrad information och data tillhörig Staden innefattande all information och data som ägs av Staden, inventarieförteckning, uppdelad på egendom som ägs av Staden och egendom som ägs av Leverantören, som används för tillhandahållande av Tjänsterna, underhållshistorik, status, restvärde och uppgifter om eventuella abonnemangsperioder för inventarier som används för tillhandahållande av Tjänsterna samt hyresperioder för Digitala Enheter som tillhandahålls av Produktleverantör, kunskapsdatabaser specifika för Staden, historik avseende uppnådda Servicenivåer och nyckeltal, och information om ingående delar i leveransen, såsom teknisk utrustning, system, systemsamband, allmänna processer och rutiner Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 9 (16) Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 4 Avvecklingens genomförande 4.1 Allmänt Avvecklingsprojektet ska ske på det sätt som framgår av Leverantörens Avvecklingsplan och Efterträdarens införandeplan. Leverantören ska samarbeta med Efterträdaren för att harmonisera dessa planer. Detaljerna av överföringen kommer att styras av de milstolpar, projekt och delprojekt som beskrivs i Efterträdarens införandeplan. Det är av stor vikt för Staden att överföringen sker med minsta möjliga påverkan för Staden och i ett nära samarbete med Efterträdare för att uppnå en avbrottsfri drift under hela överförandet av Tjänsterna. 4.2 Hantering av befintlig utrustning Staden har ingen skyldighet att överta befintlig utrustning som exempelvis servrar, datorer etcetera från Leverantören vid Avtalets upphörande. Staden har inte heller någon skyldighet att betala någon ytterligare ersättning för befintlig utrustning, eller för återtag av befintlig utrustning. Staden har dock en ensidig rätt att under Avvecklingsperioden, om Staden skriftligen begär det, överta befintlig utrustning som uteslutande används för tillhandahållandet av Tjänsterna, eller anvisa Efterträdare att överta denna utrustning. Sådan utrustning, eller del av utrustning, ska kunna övertas mot att Staden eller Efterträdare betalar Leverantören, det lägsta beloppet av: a) motsvarande priset för övertagen utrustning baserat på en kostnad motsvarande tre års rak avskrivning, med avdrag för upplupen tid, eller b) utrustningens restvärde enligt eventuellt leasingavtal som Leverantören har ingått, eller c) utrustningens marknadsvärde. Ersättning ska erläggas mot faktura med 30 dagars betalningsvillkor. Staden har under hela Avvecklingsperioden rätt att utnyttja den hårdvara med mera som Leverantören har tillhandahållit under Avtalet. Staden har även rätt att låta Efterträdare nyttja sådan hårdvara under avvecklingsperioden i den mån det behövs för en störningsfri överföring. 10 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 4.3 Mjukvara Om Staden skriftligen begär det, ska Leverantören vara Staden behjälplig att få nyttja de licenser till mjukvara som Leverantören använt i leveransen till Staden. Licenser som tillhandahållits från tredje part ska, där så är möjligt, överföras till Staden eller till av Staden anvisad Efterträdare mot att Staden, eller anvisad Efterträdare, betalar sådan avgift till tredje man som Leverantören avtalade med tredje part då licensavtalet ingicks. Staden har under hela Avvecklingsperioden rätt att utnyttja den mjukvara som Leverantören har tillhandahållit under Avtalet och Leverantörens övriga intellektuella tillgångar. Staden har även rätt att låta Efterträdare nyttja sådan mjukvara och intellektuella tillgångar i den mån det krävs för en störningsfri överföring. Har Leverantören använt mjukvara eller intellektuella tillgångar i Tjänsteleveransen som inte är kommersiellt tillgängliga på marknaden ska Leverantören antingen: Ge Staden och/eller Efterträdare en begränsad licensrätt till sådan mjukvara eller intellektuell tillgång som Staden och/eller Efterträdare behöver innan det är möjligt att ersätta den mjukvaran eller intellektuella tillgången. Sådan licensrätt ska begränsas till att endast gälla under Avvecklingsprojektet och endast för att Staden och/eller Efterträdare ska kunna fullgöra leveransen till Staden, eller Föreslå för Staden annan mjukvara med motsvarande funktioner och utan avsevärd kostnadsökning för Staden eller avbrott i leveransen till Staden. 4.4 Personal Staden eller Efterträdare är inte skyldiga att ta över någon personal från Leverantören vid Avtalets upphörande, såvida inte tvingande lagstiftning innebär en sådan skyldighet. Leverantören ska vidta alla skäliga ansträngningar (om inte Staden anger annat) för att se till att Leverantörens anställda inte övergår till Staden. Bestämmelserna enligt denna Bilaga 14 (Avveckling) gäller oförändrat oavsett om Avvecklingsprojektet skulle anses vara verksamhetsövergång eller inte. 4.5 Kompetensöverföring Kompetensöverföring från Leverantören till Efterträdare är av största vikt för Staden. Leverantören ska medverka i utbildning och överlämnande av dokumentation på så sätt att en störningsfri Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 11 (16) Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 leverans till Stadens verksamheter uppnås. För tillhandahållandet av dokumentation om Tjänsterna och verksamheten runt Tjänsterna, utgår ingen särskild ersättning. I de fall avvecklingsplanen anger att överföring av data och system ska ske via nätverk, det vill säga att Leverantörens och Efterträdares nätverk kopplas samman under övertagandeperioden för att smidigt föra över data, ska Leverantören tillhandahålla åtkomst till och kompetens för detta samt planera och genomföra Avvecklingstjänsterna. Leverantören ska vid en överföring säkerställa att Efterträdare får den tillgång som krävs till system som används i leveransen av Tjänsterna och lokaler där leveransen utförs om det krävs för överlämnandet av Tjänsterna. Sådan tillgång kan, om Leverantören begär det och om Efterträdare inte är densamma som Staden, föregås av ett sekretessavtal som väsentligen motsvarar det sekretessåtagande som anges i Avtalet. 4.6 Övrigt Vid uppdragets upphörande ska Stadens Material, och eventuella kvarvarande passerkort och annan utrustning, samt all övrig egendom som tillhör Staden och som Leverantören har i sitt förvar samt nyttjat i uppdraget återlämnas till Staden. På begäran ska Staden få en förteckning över återlämnad egendom. Efter att Leverantören har överfört all information enligt detta Avtal och denna Bilaga 14 (Avveckling) ska Leverantören radera all Stadens information som tillhör eller på annat sätt är hänförlig till Staden och som finns i Leverantörens system och hårdvara, samt skriftligen till Staden intyga att sådan radering av information skett. Om Staden så begär ska dock Leverantören fortsätta att lagra viss information även efter att överföring skett, dock maximalt till och med Avtalets upphörande. 5 Avvecklingsperiod Avvecklingsperioden påbörjas när Staden skriftligen beställer Avvecklingstjänsterna, varvid sådan beställning får ske så att Avvecklingstjänsterna påbörjas tidigast 24 månader före Avtalets eller del av Avtalets upphörande. Avvecklingsperioden upphör vid Avtalets upphörande eller tidigare om Avvecklingsprojektet eller delavvecklingen är slutfört och godkänt av Staden. Avvecklingsperioden kan dock påbörjas tidigare än 24 månader före Avtalets upphörande om Staden sagt upp Tjänst i förtid eller om 12 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 Avtalet sagts upp i förtid eller om Staden bedömer att Avvecklingsprojektet kräver en längre period för avveckling. Under Avvecklingsperioden kommer leveransen av Tjänsterna att successivt överföras till den Nya Leveransen och den pågående leveransen kommer att successivt minska avseende volymer och fakturering. Om delar av Tjänsterna avvecklas vid olika tidpunkter kommer det att finnas flera Avvecklingsperioder. 6 Avvecklingsansvarig Innan Avvecklingsprojektet påbörjas, ska Leverantören utse en avvecklingsansvarig som ska vara operativt ansvarig för ledning och samordning av de aktiviteter som behöver genomföras för att avveckla Tjänsterna. Avvecklingsansvarig ska ha relevant erfarenhet och kompetens och ha ansvarat för minst ett projekt där uppgiften varit att avveckla ett avtalat åtagande mot en extern leverantör. Den Avvecklingsansvarige ska: ansvara för projektorganisationen, kostnader och överensstämmelse med tidplanen, ansvara operativt för ledning och samordning av de aktiviteter som ska genomföras för att avveckla avtalat åtagande, rapportera kring överlämnande- och avvecklingsprocessens framskridande och andra relevanta detaljer som rör Avvecklingstjänsterna till operativa styrgruppen för avvecklingsprojektet, identifiera, åtgärda och/eller eskalera kritiska risker och problem, säkerställa att Efterträdare kan överta leveransen av Tjänsterna, utveckla och implementera operativa planer med grund i avvecklingsplanen, och agera primär kontaktperson för Efterträdares frågor. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 13 (16) Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 7 Samverkan 7.1 Allmänt Under Avvecklingsperioden ska Leverantören och Staden samarbeta avseende avvecklingen av Tjänsterna och avseende införandet av den Nya Leverans. Samarbete kommer också att behövas med Efterträdare, Stadens Övriga Leverantörer samt vid behov Centrala Leverantörer. Samarbetsformerna som finns beskrivna i Bilaga 3 (Styrning och planering) ska tillämpas med nödvändiga justeringar. Leverantören är införstådd med att Avvecklingsplanen senare ska koordineras med Efterträdares Införandeplan och justeras i de delar som krävs för att överföringen ska kunna ske enligt principerna i denna Bilaga 14 (Avveckling) som syftar till att säkerställa att överföringen av Tjänsterna till Efterträdare sker strukturerat. 7.2 Styrgrupp för avvecklingen Den avvecklingsansvarige, Stadens projektledare och Efterträdares projektledare ska rapportera till en styrgrupp för Avvecklingsprojektet. 8 Ersättning Avvecklingstjänsterna kommer att beställas specifikt och faktureras enligt Konsulttjänster Bilaga 8 (Prislista) och per delprojekt och/eller milstolpar. Leverantören äger endast rätt att fakturera Staden när respektive delprojekt och/eller milstolpe är slutfört och godkänt. Leverantören har endast rätt till ersättning för sitt arbete med Avvecklingen som skriftligen beställts av Staden. I den mån Efterträdare ska ges åtkomst till Leverantörens lokaler äger Leverantören rätt att fakturera Staden kostnader för ledsagare enligt priser för Konsulttjänster i enlighet med Bilaga 8 (Prislista). 9 Ansvar vid försening 9.1 Tidplan Leverantören ska säkerställa att tidplanen för Avvecklingsprojektet uppnås. Om Leverantören vid någon tidpunkt befarar att tidplanen sannolikt inte kommer att uppnås ska Leverantören omedelbart: 14 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 Informera Staden om anledningen till att tidplanen inte kommer att uppnås. Informera Staden om följderna av att tidplanen inte kommer att uppnås. Vidta alla rimliga åtgärder, inklusive att sätta in samtliga nödvändiga extraresurser, för att säkerställa att tidplanen uppnås så snart det rimligen är praktiskt möjligt. Presentera förslag på en reviderad tidplan. Ett meddelande med anledning av förväntat dröjsmål ska inte befria Leverantören från något ansvar med anledning av dröjsmål. 9.2 Försening Leverantören är införstådd med att brister i tillhandahållande av information och kunskapsöverföring samt brister i genomförandet av Avvecklingsprojektet kan leda till stor skada för Staden. Leverantören är vidare införstådd med att Staden, om Leverantören brister i fullgörandet av de åtaganden som framgår av denna Bilaga 14 (Avveckling), äger rätt att påkalla samtliga påföljder som anges i Huvudavtalet avsnitt 18 (Påföljder, ansvar och ansvarsbegränsningar). Leverantören är införstådd med att Staden äger rätt att på Leverantörens bekostnad påkalla Huvudavtalet avsnitt 18.5 (Självinträde) vid bristande uppfyllelse eller om Staden med säkerhet kan förutse att Leverantören inte kommer att uppfylla sina åtaganden. 9.3 Vite Vid försening av Avvecklingsprojektet, delprojekt och/eller milstolpe för avvecklingen som beror på Leverantören eller något förhållande på Leverantörens sida utgår vite. Grunden för vitet baseras på förseningens omfattning i förhållande till överenskommen projekttid, räknat som påbörjade kalenderdagar. Försening räknas från dagen efter överenskommen leveransdag av Avvecklingsprojektet respektive delprojekt. Denna dag är första dagen i första påbörjade förseningsveckan. Projekttid räknas från överenskommen Avvecklingsplans startdatum för avvecklingen, till överenskommen leveransdag. Projekttiden avrundas uppåt till närmaste hel kalendervecka. Om Avvecklingsprojektet är uppdelat i flera delleveranser till vilka delbetalningar och särskilda överenskomna leveranstidpunkter kopplats, utgår vite per delleverans. Beräkning av försening och vite utgår då från den del av projektet som är föremål för försening. Har delleveransen ett utpekat startdatum räknas den aktuella Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 15 (16) Bilaga 14 Avveckling Dnr: 2.4.2-7622/2015 2016-01-11 projekttiden från detta datum, annars räknas den aktuella projekttiden från projektets startdatum till den för delleveransen överenskomna leveranstidpunkten. Om inte annat överenskommits, ska viten beräknas med fem (5) procent per vecka av ersättningen för respektive delprojekt inom Avvecklingsprojektet. Viten för försening i Avvecklingsprojektet kan maximalt utgå med 50 procent av respektive ersättning för delprojekt enligt Avvecklingsplanen. Vid mer än fyra (4) veckors försening av delprojekt, ska Leverantören vara skyldig att presentera en korrigerad Avvecklingsplan för Staden och tillsätta ytterligare resurser i syfte att möta avtalade tidplaner. 16 (16) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter
© Copyright 2024