2016-02-08 Rapport Behovsstyrt bemanning

05 L0 KOMMU
OSLO
KOMMUNEN E
Oslo kommune
izvtivâi,
aw;
cv :=
:i =
wafo
v::o
Helseetaten
Helseetaten
Agjtdl
Folkehelse- og omsorgsavdeling
Folkehelseomsorgsavdeling
~~~~———~——.
"-2’oTQQQ<flEELE:‘_*;
_ 'ie6
1
- 050,4
1-0504
Bydel 1-1
1-1 5
Sykehjemsetaten
Dato:
Deres ref:
Deres
26.116.2015
26.06.20]
Vår ref(saksnr):
ref (saksnr):
Saksbeh;
Saksbeh:
Arkivkode:
201401000-14
201401000-14
Heidi Sandstmm.
Sandstrmn, 970 54
54 212
050.4
050.4
RAPPORT BEHOVSSTYRT
RAPPORT
BEHOVSSTYRT BEMANNING
Vedlagt følger rapport for innføring av
av behovsstyrt bemanning 2012-2014. Oslo kommunen har valgt å
innføre modellen i kommunale sykehjem, bydelenes kommunale hjemmesykepleie
hjemmesykepleic og i boliger for
mennesker med utviklingshemming. Helseetaten har i disse årene fått i oppdrag av byrâdsavdeling for
eldre og sosiale tjenester å bistå tjenestene med innføring av modellen. Fra 2015
2015 er det besluttet at
virksomhetene selv skal videreføre modellen i sine tjenester.
Rapporten gir en beskrivelse av arbeidsmodellen behovsstyrt bemanning og innføringen i de tre
kommunale tjenestene. I rapporten gis det også anbefalinger for hvordan modellen kan videreføres i
virksomhetene.
virksomhetene.
Helseetaten har inntil videre prioritert å
å avsette en mindre stillingsressurs til behovsstyrt bemanning.
Bakgrunn for dette er en helhetsvurdering blant annet basert på irmhentede innspill fra virksomhetene,
noe som omtales nærmere i rapporten.
Kontaktperson i Helseetaten
Kontaktperson
Helseetaten er Heidi
Heidi Sandstrøm
Sandstrøm ( heidisandstromfu
heidisandstromfa hel.oslo.kommune.no
hel.oslo.kommune.no
).
For mer informasjon om behovsstyrt bemanning og oppdaterte minstestandardkrav,
rninstestandardkrav, se intranettside
http:f/helseetatenoslo.kommune.noå
http:f/helseetatenoslo.kommune.nof.
Med hilsen
(K-fl;//(»-q
}~
4!‘ U": QRQQW
sf %W~*
Runar
Runar Nygård
Nygård
direktør
r Kari
Kan letnes
letnes
avdelingsdirektør
Vedlegg: Rapport behovsstyrt bemanning 2012-2014
Helseetaten
` Folkchclse~
Folkehclse~ og
. nmsorgsavdeling
i` Besøksadresse
Besøksadresse
Storgata 5l
51
Postadresse:
Postadresser
Postbolu 4716
Postboks
Telefon: 02
02 180
180
Telefaks: 23 -18
48 70 70
0506 OSLO
OSLO
E-post'
E-post"
uww.he1.05lo.kOmmunc.n0
\\ww.hel.o5l0.kommunc.n0
postmottak a hel oslo kommunene
kommune.no
Bankgiro: 1315 01
01 01659
01659
Org nr 997 506 499
Il
Oslo
Oslo kommune
kommune
Helseetaten
Helseetaten
Rappon
Rappon
Behovsstyrt bemanning 2012-2014
Behovsstyrt
2012-2014
C C
C C Ö 5”’
OOOOCOOOOOOOQ-’§e‘
m;
Mars 2015
Mars
2015
En beskrivelse
beskrivelse
sykehjem,
sykehjem,
av behovsstyrt
behovsstyrt
kommunal
bemanning
bemanning
hjemmesykepleie
hjemmesykepleie
i kommunale
kommunale
og
og i boliger for
for
mennesker med
mennesker
med utviklingshemming i Oslo.
Oslo. Anbefalinger
gis for videreføring
gis
videreføring av
av modellen
modellen i virksomhetene.
virksomhetene.
I
Forord
Rapporten gir en beskivelse av innføringen av behovsstyrt bemanning i kommunale sykehjem, kommunal hjemmesykepleie
og boliger for mennesker med utviklingshemming
i Oslo.
Helsetaten ønsker at rapporten skal inspirere virksomhetene til å videreføre modellen, gi støtte
til de ledere som skal innføre behovsstyrt bemanning og andre med interesse for kvalitet i
tjenestene. Det er derfor gitt en detaljert beskrivelse som hjelp til planlegging og praktisk
gjennomføring av behovsstyit
behovsstyrt bemanning og anbefalinger til videre oppfølging av modellen.
Takk til ledere og ansatte i de tre tjenestene for nyttige tilbakemeldinger og gode innspill til
rapporten.
Oslo, mars 2015
Runar Nygård
direktør
direktør
1
1
Sam mendrag
Sum
nrendrag
Behovsstyrt bemanning er en modell for å organisere ansvar for oppfølging av bruker og gi et
fundament for kompetansestyring.
Modellen baserer seg på de to funksjonene
tjenesteansvar-
lig og primærkontakt med tilhørende funksjonsbeskrivelser som tydeliggjør ansvarsområder
og oppgaver. Oslo kommune ønsker å sikre lik standard i tjenestene og besluttet derfor å innføre behovsstyrt bemanning i kommunale sykehjem, bydelenes kommunale hj emmesykepleie
og boliger for mennesker med utviklingshemming.
Behovsstyrt bemanning startet som prosjekt i 2010. Etter endt prosjektperiode i 201 1 fikk
Helseetaten i oppdrag av byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester å fortsette arbeidet med
å bistå tjenestene med innføring av modellen. Fra 2015 har Oslo kommune besluttet at virksomhetene selv skal ivareta den videre oppfølgingen.
Et viktig mål med modellen er økt kvalitet, noe som innebærer å sikre faglig god standard, ha
kontinuitet i oppfølging av bruker, ivareta brukermedvirkning, sikre sammenhengende tjenester og dokumentasjon i henhold til gjeldende lovverk og retningslinjer. For å oppnå dette stiller behovsstyrt
ler
behovsstyrt bemanning
bemanning minstestandardkrav
minstestandardkrav til kompetanse,
kompetanse, stillingsstørrelse
stillingsstørrelse og ansvarsansvarsområde til tjenesteansvarli
tjenesteansvarligg og primærkontakt.Ved at tjenesteansvarlig
tj enesteansvarlig vurderer og dokumenterer brukers
terer
brukers helsehelse- og
og livssituasjon
livssituasjon i Gerica,
Gerica, får
får leder
leder oversikt
oversikt over
over hvilken
hvilken kompetanse
kompetanse brubruker har behov for i direkte tjenesteyting. Dette legger til rette for kompetansestyring.
Tjenestestedene er kartlagt i forhold til de krav modellen stiller, og der kravene er innfridd har
modellen blitt innført. l alt 12
l2 av 15 bydeler har innført behovsstyrt bemanning i alle hjemmesykepleiedistrikt. I boliger for mennesker med utviklingshemming har 47 av 103 boliger innført. I kommunale sykehjem har 10 av 24 sykehjem innført på samtlige avdelinger.
avdelinger, l1l1 sykehjem har innført delvis og i 3 sykehjem gjenstår det innføring i alle avdelinger.
Ledere som har innført behovsstyrt bemanning har fortløpende skriftlig evaluert innføringsprosessen. Felles tilbakemelding
fra evalueringene
er at modellen bidrar til tydelige ansvars-
linjer og økt fokus på at tjenestene har den sammensetning av kompetanse som brukere har
behov for. Tilbakemelding er også at modellen har bidratt til økt fokus på organisering av
tjenesten slik at kontinuitet i oppfølging av bruker blir ivaretatt. Ledere som har innført behovsstyrt bemanning de tre siste årene svarte på en kartleggingsundersøkelse i 2014 om erfaringer
ringer med
med modellen.
modellen. Svarene
Svarene gir
gir et klart
klart inntrykk
inntrykk av at modellen
modellen bidrar
bidrar til kontinuitet
kontinuitet og
kvalitet i oppfølging av bruker.
På bakgrunn av erfaringer og kunnskaper fra årene med innføring og etter innspill fra virksomhetene, gis det anbefalinger for hvordan behovsstyrt bemanning kan videreføres i virksomhetene. Det forventes at tjenestene rekrutterer og innehar riktig bemanning utfra minstestandardkrav og sikrer at brukere får oppnevnt tjenesteansvarli
tjenesteansvarlig,g, og ved behov primærkontakt.
Uten sentral
Uten
sentral systemstøtte
systemstøtte er det
det risiko
risiko for
for at ulike
ulike varianter
varianter av
av modellen
modellen vil
vil utvikles,
utvikles, eller
eller at
modellen stagnerer og ikke utvikles i tråd med tjenestene. Helseetaten har derfor inntil videre
prioritert å avsette en mindre stillingsressurs til å vedlikeholde minstestandardkrav og være
pådriver for utvikling av ny funksjonalitet i Gerica.
2
I1
Innholdsfortegnelse
1
Forord ....................................................................................................................................
..
Sammendrag ..........................................................................................................................
.. 2
Innledning ..............................................................................................................................
.. 5
1. Behovsstyrt bemanning .......................................................................................................
.. 5
1.1 Bakgrunn..................................................................................................................................
..
5
1.2 Mål...........................................................................................................................................
.. 6
1.3
Minstestandardkrav
................................................................................................................
.. 6
1.3 Minstestandardkrav
................................................................................................................
1.4 Tjenesteansvarlig
1.4
Tjenesteansvarligog
og primærkontakt
primærkontakt
.......................................................................................
.......................................................................................
.. 7
1.5 Dokumentasjon av helsehelse- og livssituasjonog kompetansestyring.......................................... .. 8
2. Innføringsprosess
lnnføringsprosess..............................................................................................................
.... 10
2.1 Tilrettelegging i Gerica ...........................................................................................................
.. 10
2.2 Innføring i tjenestene ............................................................................................................
.. 10
2.3 Suksessfaktorerved innføring og drift ..................................................................................
.. 12
3. Erfaringer fra tjenestene ...................................................................................................
.. 12
3.1 Hjemmesykepleie ..................................................................................................................
.. 12
3.2 Boliger
Boliger for mennesker
mennesker med
med utviklingshemming ...................................................................
.. 13
3.3 Sykehjem ...............................................................................................................................
.. 15
15
3.4 Felles erfaringer for de tre tjenestene ..................................................................................
.. 16
4. Status og
og effektmåling ......................................................................................................
.. 16
4.1 Statuspå innføringav behovsstyrtbemanning.....................................................................
.. 16
4.2 Effektmåling
...........................................................................................................................
.. 18
5. Anbefalinger for videreføring av behovsstyrt bemanning i virksomhetene ..........................
.. 20
5.1 Mulige
Mulige konsekvenser ved at sentral oppfølging opphører ................................................... .. 20
5.2 Anbefaling om sentral systemstøtte .....................................................................................
.. 21
5.3 Anbefaling om videreføring i virksomhetene ........................................................................
.. 22
Referanser............................................................................................................................
.. 23
Vedlegg ................................................................................................................................
.. 23
3
Innledning
Behovsstyrt bemanning er en
en modell som Oslo kommune har valgt å innføre i kommunale
sykehjem, kommunal hjemmesykepleie og boliger for mennesker med utviklingshemming.
Innføringen startet i 20 Il 0, og Helseetaten har hatt ansvar for å følge opp implementeringen.
Byråd for eldre og sosiale tj
enester forutsetter at behovsstyrt bemanning er tilstrekkelig imtjenester
plementert og har gitt Helseetaten i oppdrag å utarbeide en rapport med anbefalinger for
hvordan virksomhetene kan videreføre modellen i sine tjenester (jfr. Byrådens sak 23/2013).
23/2013).
Målgruppen for rapporten er virksomheter som har innført eller skal innføre behovsstyrt bemanning og andre med interesse for kvalitet i tjenestene. Det gis derfor en grundig beskrivelse
av modellen og innføringsprosessen.
I rapporten
rapporten er det
det valgt
valgt å bruke
bruke benevnelsen
benevnelsen bruker
bmker istedenfor
istedenfor pasient,
pasient, bortsett
bortsett fra
fra i kapittelet
kapittelet
som omhandler innføring i sykehjem.
I kapittel 1 beskrives modellen behovsstyrt bemanning og muligheten for kompetansestyring.
Il kapittel
kapittel 2 beskrives
beskrives innføringsprosessen
innføringsprosessen
i de tre tjenestene
tjenestene og viktige
viktige faktorer
faktorer for
for en vellykvellykket implementering
av modellen.
I kapittel 3 oppsummeres tilbakemeldinger om utfordringer og erfaringer fra tjenestene som
har innført
har
innført modellen,
modellen, og
og tilpasninger
tilpasninger som
som er gjort
gjort underveis
underveis beskrives.
beskrives.
I kapittel 4 beskrives status for innføring av modellen i de tre tjenestene og hvordan effekten
av modellen har blitt målt.
I kapittel 5 beskrives mulige konsekvenser ved at sentral oppfølging utgår, og hvilke anbefalinger som gis for at virksomhetene kan viderføre behovsstyrt bemanning i sine tjenester for å
sikre kontinuitet og faglig oppfølging av brukere.
1. Bclmvsstyrt
Bchuvsstyrt
bemzuming
hemzmning
Modellen behovsstyrt bemanning gir en strukturering av bemanningen på et tjenestested og
tydeliggjør ansattes oppgaver og ansvarsområder i oppfølgingen av bruker, i tråd med lovverk
og kommunale
kommunale retningslinjer.
retningslinjer. Modellen
og
Modellen gir
gir også
også grunnlaget
grunnlaget for
for å være
være et lederverktøy
lederverktøy ved
ved at
brukers behov
brukers
behov for kompetanse
kompetanse blir
blir dokumentert
dokumentert og leder
leder kan
kan styre
styre kompetanse
kompetanse og
og sammensammenligne kompetansebehovet over tid.
l.lB.1l\ 41‘1i11z1
l.lB‘1l\'-,;1’m1:1
Modellen er utviklet gjennom flere prosj ekter i Vestfold (Strandquist 2005 a,b), og videreutviklet i Oslo kommune gjennom Kompassprosjektet i 2009 (Strandquist, 2009)
2009) og BOBprosjektet 2010-201
2010-201 l(Oslo
1(Oslo kommune, 2011).
201I). På bakgrunn av de positive resultatene fra prosjektene i Oslo, besluttet Oslo kommune at behovsstyrt bemanning skulle innføres i alle
kommunale sykehj
sykehjem,
em, bydelenes kommunale hjemmesykepleie og boliger for mennesker
med utviklingshemming. I 2012
2012 fikk Helseetaten i oppdrag av Byrådsavdeling for eldre og
sosiale tjenester
sosiale
tjenester å fortsette
fortsette arbeidet
arbeidet med
med implementering
implementering og
og utvikling
utvikling av behovsstyrt
behovsstyrt bemanbemanning i samarbeid med tjenestene. I Byrådens sak 23/2013 forutsettes det at behovsstyrt be5
5
manning nå er tilstrekkelig
implementert, og at virksomhetene selv kan ivareta den videre
V ‘.
V
v
V‘
v
V
Y
v
oppfølging fra 2015. I den forbindelse har Helseetaten blitt bedt om å utarbeide en rapport
med anbefalinger
for hvordan virksomhetene
kan videreføre og tilpasse behovsstyrt
beman-
ning i sine tjenester.
1.2 M ul
al
Ved å innføre behovsstyrt bemanning ønsket Oslo kommune å sikre lik standard i kommunale
sykehjem, kommunal hjemmesykepleie og boliger for mennesker med utviklingshemming.
Målene med behovsstyrt bemanning er:
P kvalitet på tjenestene til bruker
P arbeidsmotivasjon for de ansatte
iv
'r effektivitet ved at tjenestene ytes på lavest effektive omsorgsnivå (LEON- prinsippet).
‘r
Kvalitet oppnås ved å sikre brukermedvirkning, faglig gode og koordinerte tjenester og dokumentasjon
kumentasjon i henhold
henhold til gjeldende
gjeldende lovverk
lovverk og retningslinjer.
retningslinjer. Modellen
Modellen legger
legger til rette
rette for
for
kontinuitet i oppfølging av bruker gjennom tydelige ansvarslinjer.
For at ansatte skal ha en opplevelse av en meningsfull arbeidssituasjon og levere gode tjenester, er trygghet og mestring i arbeidet viktig. Ved at modellen stiller krav til kompetanse legger den til rette for samsvar mellom ansattes kompetanse og forventet ansvar. Det kan bidra til
arbeidsmotivasjon.
En forutsetning for LEON-prinsippet er at tjenesten har ansatte med riktig kompetanse utfra
brukeres behov. Gjennom behovsstyrt bemanning kan virksomhetene følge med på hvordan
endringer i brukeres helse- og livssituasjon
kan påvirke behovet for sammensetning
av kom-
petanse i en tjeneste. Leder kan da tilstrebe å få tilstrekkelig kompetanse til å utføre forventede tjenester. Tydelige ansvarslinjer
ansvarslinj er er tidsbesparende og bidrar til effektivitet i hverdagen,
«rett kompetanse til rett oppgave».
«Alt
erfaring med
med implementering
implementering av beltovsstyrt
bernanning, samt
samt hvordan
hvordan det
det
«Alt i alt er erfaring
behovsstyrt bemanning,
jitngerer i en bolig, god. Vi opplever å ha et ryddig (insvarsforhold,
fungerer
ansvarsforhold, en tydeligere oversikt
rundt beboerne-særlig på
pá hvem som gjor hva og når etter opparbeiding av árshjul.
årshjul. Vi opplever også atfagligheten rundt beboerne heves og dermed oker
øker kvaliteten på tjenestene».
Leder i bolig (innspill høst 2014)
1.3 Minstestnn:lnnlkra\'
».’\1insleslaI1(l;1I‘(ll<m\'
For å nå målene med behovsstyrt
behovsstyit bemanning må tjenestene oppfylle følgende krav for å innføre og arbeide utfra modellen. Minstestandardkrav per 2015 (vedlegg 1):
i‘r Alle
Alle brukere
brukere skal
skal ha en tj enesteansvarlig
enesteansvarlig
Ved omfattende behov oppnevnes i tillegg en primærkontakt
Alle tjenestesteder må ha minst 2 tjenesteansvarlige og 2 primærkontakter
Både tjenesteansvarlig og primærkontakt skal arbeide brukerrettet i minst 75 % stilling
Det er satt en grense for maksimalt antall brukere en tjenesteansvarlig kan ha ansvar for
Antall brukere en primærkontakt kan ha ansvar for, vurderes av leder. Antallet avhenger av brukers behov sett opp mot primærkontaktens kapasitet.
6
Tjenestene er i stadig utvikling og brukeres behov endres. Ledere for tjenestene må derfor til
enhver tid vurdere brukemes behov for kompetanse og justere ned antall brukere per tj enesteansvarlig når det er nødvendig.
1.4 Tjeiicslciiiisvtirlig
Tjencstoansvarlig
og priiiiærluiiilnltt
prixn;m‘knnt'.1l\'t
Funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt utgjør bærebjelken i modellen. Det er leders
ansvar at alle brukere får tildelt en tjenestenansvarlig. og ved omfattende behov en primærkontakt i tillegg. Bruker skal vite hvem som er oppnevnt som sin tjenesteansvarlig og eventuell primærkontakt. Det er utarbeidet funksjonsbeskrivelser som skal sikre at lovverk, kommunale retningslinjer
og fagkunnskap
omsettes til praktiske tjenester for bruker (vedlegg 2 a,b).
Tjenesteansvarlig har faglig beslutningsmyndighet og samarbeider med eventuell primærkontakt om faglig god praksis. Primærkontakt har en utfyllende rolle til tjenesteansvarlig, og skal
sikre kontinuitet på tjenestene ved hyppig direkte tjenesteyting. Det stilles følgende krav til
kompetanse for å inneha funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt:
Tjenesteansvarlig skal ha en helse- og/eller sosialfaglig bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov. II hjemmesykepleie og sykehjem innebærer det som regel bachelor i
sykepleie. Vernepleier har bredest generalistkompetanse i boliger for mennesker med utviklingshemming. Det er satt en minstestandard for antall vemepleiere per bolig (vedlegg 1). Når
kravene til vemepleierkompetanse
er oppfylt, kan ansatte med en annen helsefaglig-
faglig- eller pedagogisk bachelorgrad
nes som tjenesteansvarlig
tj enesteansvarlig
Kompetansekrav
som treffer brukers vesentligste bistandsbehov,
,, sosialoppnev-
(vedtatt januar 2015).
til primærkontakt
Primærkontakt skal være helsefagarbeider eller ha en annen relevant helse- og/eller sosialfaglig utdanning på minimum videregående nivå.
«Behovsstjfrt bemanning gjor
«Behovsstyrt
gør at ansvarsfordelingen blir tydeligere noe som fører
forer til
god oppfølging som gir resultater». Leder i sykehjem (kartleggingsundersøkelsejanuar
2014)
I «Morgendagens omsorg» ( Helse- og omsorgsdepartemenetet, 2013) legger myndighetene
føringer for hvordan helsevesenet skal kunne møte bruker sitt behov for helse og omsorgstjenesteri fremtiden.
«For åå bidra til at den enkelte bruker skal oppleve kontinuitet og sammenheng i tjenestetilbudet, må tjenestene
budet,
tjenestene organisere
organisere seg
seg tett
tett opp
opp mot
mot hverandre.
hverandre. Nye
Nye arbeidsformer
arbeidsformer og en vridvridning av innsatsen i tjenestene til kommunene, vil ogsa kreve at .spesialisthelsetjenesten
spesialisthelset/enesten starter
støtter
og veileder kommunene. Det er avgjørende áå etablere kontakt/later og en srvstematikkfor
systematikkfor
konzpetanseutieks/ing.
samarbeid mellom kontmunene
konununene og spekonipetanseutveksling, oppgavelosníng
oppgaveløsning og tverrfaglig samarbeid
sialisthelseUenesten».
sialisthelsetjenesten». (Helse- og omsorgsdepartementet.
omsorgsdepartementet, 2013, s.93)
5.93)
Modellen behovsstyrt
Modellen
behovsstyrt bemanning
bemanning skal
skal bidra
bidra til at brukere
brukere av de tre kommunale
kommunale tj
tjenestene
enestene i
Oslo kommune, mottar tjenester basert på faglig god praksis og kontinuitet i oppfølgingen.
Ved overføring fra spesialisthelsetjenesten til bydel eller sykehjem, er det viktig at de som har
ansvar for oppfølging av bruker vet om hverandre og kan kontaktes for å sikre kontinuitet og
sammenhengende tjenester. Tjenesteansvarlig er viktig i dette samarbeidet.
7
1.5 Dokumentasjon
av lielscliclsc-
og livssituasjon
og kornpctriiististyririg
komjit~t;1liscstj'ri1ig
For åå levere faglig forsvarlige tjenester er det brukers behov som er styrende for hvilken kompetanse ansatte bør ha i direkte tjenesteyting.
Tjenestene fordeler daglig oppgaver utfra bnrbru-
kers behov. De vurderingene som ligger til grunn for denne fordelingen var tidligere vanskelig å dokumentere, og det var utfordrende å vise til hvordan endringer i brukers behov har
påvirket behovet for nødvendig sammensetning av kompetanse på arbeidsstedet.
Behovsstyit bemanning
Behovsstyrt
og dokumenterer
gir et slikt dokumenteringsverktøy
brukers helse- og livssituasjon.
ved at tjenesteansvarlig
Helse- og livssituasjon
vurderer
er den totale situasj
situasjo-o-
nen både kroppslig,
kroppslig. psykisk og sosialt, som en person med et helseproblem er i (Strandquist,
201 1, s. 91). I modellen finnes fem ulike helse- og livssituasjoner.
Hver enkelt situasjon besk-
river hvilket kompetansebehov som er nødvendig for å yte rett helsehjelp i forhold til brukers
behov (figur 1).
Figur 1: Helse- og livssituasjon
Helse- og livssituasjon
l
:_
W_
_Uavklart
lf
i
z.
j'
Avklart ustabil
Beskrivelse
av brukers
situasjon
____
Ij
bachelor kompetanse
bachelor
ko_n_1petanse
T_wp _____W__
af
at bruker er ny, eller det har oppstått noe
nytt haskjent
hos kj ent bruker. Situasjonen krever syke-
Grad
Grad av sykepleier/
l_ vernepleier/annen
vernepleier/annen
i
i
9090 - 100 %
i direkte tjenesteyting for å
å kartlegge,
jl
og planlegge
planlegge utførelsen
utførelsen av tjenesten.
tjenesten. Bruker
Bruker 5
så raskt som mulig overføres i en annen
armentype
Gjelder når noe kjent ved bruker er ustabilt. Det kan
.ivære
ære psykisk sykdom, somatiske plager, emæring,
li
eller atferdsproblematikk som kan medføre
for egen eller andres helse. Omfanget av det
avgjør om brukeren er i avklart ustabil situa1 eller 2.
Grad 1: 15-50 %
Grad 2: 50-90 %
Figur l:
1: Kolonnen til venstre viser de ulike helse- og livssituasjoner en bruker kan være i. Midterste kolonne er
en veiledende beskrivelse på de ulike situasjonene. Bruker kan veksle mellom situasjonene avhengig av endringer i helsetilstanden. Kolonnen til høyre viser hvor stor grad av sykepleier. vernepleier eller annen bachelorkompetanse disse situasjonene utløser i direkte tjenesteyting.
Når helse- og livssituasjon er dokumentert i Gerica, som er fagsystemet for pleie, rehabilitering og omsorgsområdet i Oslo kommune, kan leder bruke dette som et lederverktøy.
Iederverktøy. Lederkan ta ut rapporter på hvor mange brukere det til enhver tid er i de ulike situasjonene og sammenligne utviklingen over tid.
8
Nytteverdien av å registrere helse- og livssituasjon kan oppsummeres slik:
V
‘P Gir grunnlag for dokumentasjon av endringer i brukers helse og livssituasjon.
> Gir grunnlag for sammenligninger over tid på et tjenestested eller mellom tjenestesteder.
k Er retningsgivende når oppdrag/arbeidslister skal fordeles til de som er påjobb, i for‘P
delingssituasjonen og vises i den ansattes arbeidsliste.
Gir en oversikt over kompetansebehov i en tjeneste.
Oversikten over kompetansebehovet
kan brukes som dokumentasjon
for ressursbehov.
Varighet i uavklart situasjon kan si noe om oppfølgingen av brukeren er målrettet og
effektiv.
Gir grunnlag
grunnlag for
for faglige
faglige diskusjoner.
diskusjoner.
Gir
Kan brukes til oppfølging av tjenesteansvarlig og primærkontakt i for eksempel medarbeidersamtaler.
Dataene fra Gerica
Gerica kan overføres
Dataene
overføres til et excel
excel ark som
som gir en grafisk
grafisk oversikt
oversikt over
over hvordan
hvordan totalbildet ser ut på et tjenestested (figur 2). Det kan tas ut oversikter på virksomhetsnivå, tjenestenivå og per tjenesteansvarlig.
Figur 2: Eksempel
på sammenligning
mellom to avdelinger
Skjermet
Skjermet avdeling
avdeling
Somatisk avdeling
avdeling
Somatisk
4 "In 4%
4 "lo
4"/°
3%
3°/.
3 %
av.
1/ f,
/
Ås °/o
43%
/
Figur 2 viser et eksempel på en grafisk fremstilling av hvor stor andel brukere som er registrert i de ulike helseog livssituasjoner på henholdsvis en somatisk avdeling og en skjennet
skjermet avdeling på et sykehjem. De ulike fargene
gjenspeiler situasjonenei figur l.
Per dags dato må uttak av tallgrunnlaget gjøres manuelt, da det ikke er laget en egen rapport i
Gerica som henter ut denne oversikten. Det er ønskelig å utvikle ny funksjonalitet i Gerica
som benytter registreringer av brukers helse- og livssituasjon som grunnlag for å kunne:
'r`r Planlegge og styre kompetanse per vakt/døgn/uke/periode.
‘P
> Hente ut statistikk over kompetansebehovet. Få oversikt om kompetansekravene har
blitt dekket og avdekke hvis kompetansebehovet ikke ble innfridd.
9
'r
Styre kompetanse i og mellom avdelinger og til bruk i rapportering mellom ledemivåen
våen
'r Få
Få fordelingsliste basert på rett kompetanse til rett bruker avhengig av hvilken kompetanse bruker har behov for.
2. lnnforingsprosess
I dette kapittelet beskrives hovedtrekkene i innføringen av behovsstyrt bemanning på de tre
tjenestene i Oslo kommune. Det er leder på tjenestestedet som har hatt hovedansvar for innføringen av behovsstyrt bemanning, med oppfølging fra Helseetaten. I innføringsprosessen har
Helseetaten lagt vekt på å følge opp tjenesteledere ute i deres hverdag og har tilpasset innføringsløp til det enkelte tjenestested. l tillegg har Helseetaten regelmessig hatt opplæring i modellen til nye ledere, fagansvarlige og andre ansatte i virksomhetene.
2.1 'filrcltelcggirrg
2.]
'filrclteleggiiig
i Gerica
Det har værtjobbet kontinuerlig med å intergerere modellen i fagsystemet Gerica. Prosit i
Helseetaten, som forvalter Gerica, har fortløpende tilrettelagt for registreringer og rapporter.
Det er startet et arbeid for å se på utvikling av ny funksjonalitet
fiinksjonalitet for kompetansestyring i Gerica. Målet er færre manuelle registreringer og muligheter for sammenstilling av data (jfr. kapittel 1.5). l innføringsprosessen var leder på tjenestestedet ansvarlig for at ansatte hadde nødvendige kunnskaper i Gerica. Systemkoordinator i bydelen/ Sykehjemsetaten bistod med opplæring og hadde brukerstøtteansvar for det tekniske i Gerica. Superbrukere i tjenestene var
også viktige ressurspersoner i innføringen.
2.2 Innføring
2.2
lnnfnring
i tjt-noslcrio
tjencstcnc
For å kunne innføre behovsstyrt bemanning på tjenestestedet måtte krav til minstestandard
være oppfylt. lnnføringsprosessen startet derfor alltid med en kartlegging av tjenestestedets
bemanning i henhold til gjeldende minstestandardkrav. Kartleggingen foregikk på tjenestestedet. Når minstekrav var oppfylt.
oppfylt, ble den videre innføringen planlagt i samarbeid med tjenesteleder og det ble utarbeidet en innføringsplan tilpasset tjenestestedet (vedlegg 3). Hvor lang
innføringsprosessen skulle vare varierte, men som regel strakk den seg over 4 måneder inkludert kartlegging og forberedelser til oppstart.
I innføringsprosessen kunne tjenesteleder benytte seg av en sjekkliste med en oversikt over
viktige forhold en tjenesteleder ble anbefalt å ivareta for å få til en god innføring. Sjekklisten
er utviklet på bakgrunn av de erfaringer og utfordringer ledere har hatt ved innføring av behovsstyrt bemanning (vedlegg 4).
Når innføringsplanen var avtalt, ga Helseetaten tjenesteledere og eventuelle andre ressurspersoner opplæring i modellen med skjemaer, manualer og veiledere som tilhørte innføringen.
Etter endt opplæring tilrettela tjenesteleder
for selve oppstarten ved blant annet å fastsette en
dato for oppstart, informere om behovsstyrt bemanning til ansatte og andre aktuelle aktører,
sørge for opplæring av ansatte, oppnevne tjenesteansvarlige og primærkontakter til alle brukere og ivareta ansatte som får endrede ansvarsoppgaver. Helseetaten har bistått med inforrnainformasjon og opplæring av ansatte når dette har vært ønsket av tjenesteleder.
10
For å følge med på framdriften og måle resultatene på innføringen ble framdriftsskjema tatt
tatt i
bruk på oppstartsdagen. Framdriftsskjema for de tre tjenestene er åå finne på Heleetatens intranettsider. Med framdriftsskjema hadde den enkelte tjenesteansvarlig. primærkontakt og tjenesteleder en oversikt over de aktiviteter som skulle ivaretas for den enkelte bruker. Tjeneste2213:! ”
ansvarlig og primærkontakt signerte på skjemaet når forhold var ivaretatt og dokumentert i
Gerica. For eksempel har tjenesteansvarlig ansvar for muntlig og skriftlig åå informere bruker
og evt.
og
evt. pårørende/verge.
pårørende/verge. om
om at vedkommende
vedkommende er brukers
brukers kontaktperson
kontaktperson i tjenesten.
tjenesten.
Tjenesteleder kunne følge med på framdriften ved åå lese av framdriftsskjema og rapportere
tall fra
tall
fra framdriftsskjema
framdriftsskjema til Helseetaten
Helseetaten (figur
(figur 3).
3). Rapporteringsintervall
Rapporteringsintervall ble
ble avtalt
avtalt med
med den
den
enkelte leder, og første rappoiteringsdato
rapporteringsdato
var oppstartsdagen.
Tjeneststedet
mottok deretter fra
Helseetaten en grafisk fremstilling av framdriften.
Awflwnfl _.,,.
Figur 3: Eksempel
30
på en framdriftsgraf
I Antall pasienter som har fått
.. .__,
.--~~---~---------«
oppnevnt TA
I Antall pasienter
25
25
som har fått
oppnevnt PK
ll Antall
II
Antall pasienter
pasienter som
som ikke
ikke har
har behov
behov
for PK
I Pasient
Pasient og
og pårørende/verge
pårørende/verge
l
l'
i
i
informert om TA og PK
20*
20‘
-
15
i
i
j
i
l Helse- og livssituasjon registrert
Gerica
IB IPLOS oppdatert
oppdatert i Gerica
Gerica
i
Pasientens kontakter
Pasientens
kontakter dokumentert
dokumentert ií
Gerica
10
Tiltaksplan oppdatert/utarbeideti
oppdatert/utarbeidet
Gerica
Personlig utstyr vurdert/ivaretatt
Tekniske hjelpemidler
vurdert/ivaretatt
Ernæringskartlegging utført
å
26
l
E
27
l
.
27
28
j
26
26
l 09.okt
09.okt__
s .- rs 23.okt
23.okt ,.l 13.nov,,
13.nov_
i §_,,04.des_
_. _04.des. 18.des
18.des
,
. _,
H
s. s
Figur 3 viser
viser et eksempel på en framdriftsgraf fra en sykehjemsavdeling med 28 pasienter. TA er forkortelse for
tjenesteansvarlig og PK forkortelse for primærkontakt. Loddrett akse viser antall brukere. Vannrett akse viser
dato for oppstart.
oppstart, rapporteringsdatoer og totalt antall brukere på rapporteringsdato. Stolpene viser framdriften av
de ulike aktivitetene i rapporteringsperioden.
rappoiteringsperioden.
Helseetaten bisto tjenestene underveis i innføringen med veiledning. Veiledningen foregikk
vanligvis med tjenesteleder.
tjenesteleder, men også med ansatte dersom det var ønsket. Etter endt innføringsperiode ble det sendt en spørreundersøkelse (Questback) til tjenesteledere som evaluerte
innføringen. Tjenestestedene fortsatte deretter innføringen med mulighet for dialog med Helseetaten, inntil modellen var implementert
i tjenesten.
11
i
Stlkscssfaktnrer
2.3 Sukse55f’aktm‘c1‘
innføring
ved irinlorirrg
og drift
Nedenfor er en oppsummering av viktige faktorer for å få til en vellykket implementering av
behovsstyrt bemanning.
Oppsummeringen
baserer seg på erfaringer fra ledere og ansatte i
forbindelse med implementeringsarbeidet.
1. Leders motivasjon og formidling av mål med behovsstyrt bemanning.
l.
2. Ledelsen og personalgruppen er godt kjent med modellen og kravene til kompetanse og
stillingsstørrelse for å nå disse målene.
3. Hensiktsmessig organisering av tjenesten med fordeling av tjenesteansvarlig og primærkontakt slik at det blir kontinuitet i oppfølging av bruker. for eksempel å organisere tjenesten til bruker i team.
team, primærgruppe
eller ressursgruppe.
4. Hele fagmiljøet er delaktig i implementeringen ved at leder tilrettelegger for at de ansatte
som ikke har tilstrekkelig kompetanse eller stillingsstørrelse til å inneha funksjonene tjenesteansvarlig eller primærkontakt, er viktige bidragsytere til drift og utførelse av tjenesten.
5. Ansatte har god kjennskap til innholdet i funksjonsbeskrivelsene og de forventninger,
oppgaver og ansvar som knytter seg til funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt.
Funksjonsbeskrivelsene brukes ved nyansettelser og i medarbeidersamtaler.
6. Leder
Leder identifiserer
identifiserer viktige
viktige ressurspersoner
ressurspersoner i tjenesten
tjenesten som
som kan
kan bidra
bidra til en god
god implemenimplementering av modellen, for eksempel fagansvarlig og Gerica superbruker/ systemkoordinator.
7. Leder etablerer gode rutiner når brukere skrives inn og ut av tjenesten, som for eksempel
oppnevning av tjenesteansvarlig ved ny bruker.
8. Leder følger opp innføring og drift ved bruk av framdriftsskjema, rutiner/prosedyrer og
rapporter i Gerica.
9. Leder justerer ned antall brukere per tjenesteansvarlig ved behov.
10. Leder ser betydningen av å registrere helse- og livssituasjon for å kunne dokumentere endring av pleie
ring
pleie og omsorgsbehov
omsorgsbehov i bruker
bruker gruppen.
gruppen. å kunne
kunne styre
styre kompetansen
kompetansen i forhold
forhold til
den enkelte brukers behov og for å vise til endringer i behov for sammensetning av kompetanse på det enkelte tjenestested.
11. Avsatt tid til dokumentasjon i Gerica.
3.
3. Erfaringer
fra ljcnestenc
tjenestene
I dette kapittelet oppsummeres tilbakemeldinger Helseetaten har innhentet i veiledninger og
gjennom skriftlige evalueringer fra tjenestene om utfordringer og erfaringer de har hatt med
innføring av modellen.
3.11ljcnnncsykcplcic
3.1lljernrriesyltepltiit*
De fleste bydeler innførte behovsstyrt bemanning i BOB-prosjektet 2010-201
2010-20111 i hjemmesykepleien. Erfaringene var at de fleste bydelene hadde tilstrekkelig med kompetanse til å oppfylle minstekrav for å innføre modellen. Tilbakemeldingene fra tjenestene var at blant annet
omorganiseringer,
omorganiseringer.
andre pågående prosjekter og lederskifte har gjort at det har tatt tid å im-
plementere modellen. Flere bydeler har hatt behov for å starte på nytt eller få bistand til å friske
ke opp
opp behovsstyrt
behovsstyrt bemanning
bemanning for
for sine
sine tjenesteledere
tjenesteledere og ansatte
ansatte i tjenesten.
tjenesten. Helseetaten
Helseetaten har
har i
denne forbindelse bistått med informasjon.
informasjon, opplæring og veiledning.
12
Tjenesteansvarlig og nrimærkontakt
Flere bydeler hadde
hadde utfordringer med å organisere tjenesten slik at tjenesteansvarlig og primærkontakt fikk fulgt opp sine brukere ofte nok. Noen bydeler hadde gode erfaringer med å
organisere tjenesten i mindre team bestående av flere tjenesteansvarlige og primærkontakter.
Ved denne måten å organisere på, kunne man dra nytte av kompetansen til flere i teamet. Det
bidro til mindre sårbarhet ved kortere fraværsperioder ved at en annen tjenesteansvarlig eller
primærkontakt som var kjent med bruker, overtok ansvaret for en kort periode.
Leder og den personen som fordeler arbeidslister, har en nøkkelrolle for å følge opp at tjenesteansvarlig og primærkontakt går til sine brukere så ofte som mulig. God dialog mellom tjenesteansvarlig/primærkontakt, leder og den som fordeler arbeidslister er nødvendig. Det er
viktig at fagansvarlige
viktig
fagansvarlige og
og fordelere
fordelere samarbeider
samarbeider slik
slik at både
både fag
fag og logistikk
logistikk hensynstas.
hensynstas.
Flere ledere har gitt tilbakemeldinger om at 25 brukere per tjenesteansvarlig
tj enesteansvarli g er for høyt antall.
Det er ønskelig at maksimalt antall brukere per tjenesteansvarlig
blir justert ned. Samhand-
lingsrefonnen har ført til økt krav til dokumentasjon, og det er flere brukere med omfattende
behov i hjemmetjenesten
nå enn før reformen. Tjenesteansvarlig
bruker derved mer tid til
dokumentasjon og koordinering/ samarbeid med andre tjenesteytere for å få til gode behandlingsforløp for bruker, enn tidligere.
Samtidig var det flere ledere som meldte om at kompetansen til primærkontakten ikke ble
utnyttet fiillt
fullt ut. For de brukere som har omfattende behov, er primærkontakten den som sikrer
kontinuiteten. Primærkontakten er således en viktig samarbeidspartner til tjenesteansvarlig og
kan avlaste tjenesteansvarlig gjennom aktivt å ta del i dokumentasjonen, oppfølging av bruker
og samhandlingen
med andre tjenesteytere.
Hverdagsrehabilitering
Hverdagsrehabilitering er under innføring i flere bydeler, og Oslo-modellen er under utvikling.
ling. Saks-/tjenestetypen
Saks-/tjenestetypen som
som benyttes
benyttes i Gerica
Gerica er «hverdagsrehabilitering>>.
«hverdagsrehabilitering».
Denne
Denne tjenesten
tjenesten
omfattes per i dag ikke av behovsstyrt bemanning. Bydelene har ulike måter å organisere
hverdagsrehabilitering på. lI bydeler hvor hverdagsrehabilitering er integrert i hjemmetjenesten, er erfaringene at det er mest hensiktsmessig
behovsstyrt bemanning,
å organisere oppfølgingen
av brukere etter
slik at det blir en enhetlig organisering.
«Vel møtt>>-prosiektet.
prosjektet opplæringsprogram for nyansatte
Helseetaten har, gjennom <<Vel
«Vel møtt>>-prosjektet,samarbeidet med Utviklingssenteret for
hjemmetjenester
om et opplæringsprogram
pepleiere/ omsorgsarbeidere
for nyansatte sykepleiere, helsefagarbeidere/
i hjemmetjenesten.
hjel-
Helseetaten har undervist i rollen som tjenes-
teansvarligg og primærkontakt. Hensikten med opplæringsprogrammet er å standardisere og
teansvarli
sikre kvalitativ opplæring av nyansatte i hj emmesykepleien i Oslo kommune. På bakgrunn av
deltakerenes evalueringer bør behovsstyrt bemanning inngå som tema i opplæringsprogrammet også i fremtiden.
3.2 Boliger
lur nicnnttslurr
Bnligm‘ fur
uxmcnm-s!\'m‘ med
mod utvikliiigslicniniing
un'ikIin;1sl2cnn11mg
Erfaringer fra boliger for mennesker med utviklingshemming, var at det har tatt tid for bydelene å møte modellens krav til kompetanse. Til tross for dette er det flere ledere som har gitt
13
tilbakemelding om at det har vært positivt å ha kravene om stillingsstørrelse og kompetanse å
rekruttere etter. l boliger hvor man hadde kompetanse
på plass var det flere som erfarte at
organiseringen utfra modellen var forholdsvis lik tidligere organisering og medførte kun små
endringer.
«Innføring av BOB har okt
akt antallfaglærte i boligen og derntea'
dermed hevetfaglig standard».
Leder i bolig (kartleggingsundersøkelsejanuar
(kartleggingsundersøkelse januar 2014)
Ressursgruppe
I 2014 opprettet Helseetaten en ressursgruppe fra bydelene bestående av tre ledere fra boliger
for mennesker med utviklingshemming
fra Bydel Nordre Aker, Bydel Nordstrand og Bydel
Søndre Nordstrand. Hensikten med samarbeidet var å utvikle verktøy og standarder som er
kvalitetssikret i fagmiljøet. Ressursgruppen har bistått med følgende:
>
> forslag til ny standard for kompetansekrav til tjenesteansvarlig i boliger for mennesker
med utviklingshemming.
> utarbeidelse av framdriñsskjema
framdrifisskjema og veileder.
P revidering av funksjonsbeskrivelser til tjenesteansvarlig og primærkontakt.
Tienesteansvarlig og primærkontakt
Det har vært en tidkrevende prosess å få avklart hvilken fagkompetanse tjenesteansvarlig skal
ha
ha i boliger.
boliger. Det
Det har
har vært
vært enighet
enighet om
om at vemepleie
vemepleie er den
den bachelorutdanningen
bachelorutdanningen som
som har
har genegeneralistkompetanse, når det gjelder denne brukergruppen, og at det derfor er viktig å sikre vernepleierkompetanse i alle boliger. Samtidig er behovet for tverrfaglighet til stede i de fleste
boliger. I BOB-prosjektet prøvde man ut vernepleier som tjenesteansvarlig. På bakgrunn av
erfaringer fra prosjektet og gjennom en arbeidsgruppe bestående av ledere fra boliger, ble
kompetansekravet
senere justert. Kompetansekravet
sikret da vemepleierkompetanse
boliger samtidig som leder kan oppnevne ansatte med kompletterende
i alle
helse- eller sosialfaglig
bachelorkompetanse som tjenesteansvarlig til brukere som har behov for det. Denne standarden har vært gjeldende siden 2012 og erfaringer tyder på at det er behov for en nyjustering.
II samarbeid med ressursgruppen
i boliger ble det utarbeidet et nytt forslag til kompetansekrav
til tjenesteansvarlig, hvor det åpnes opp for pedagogisk bachelorkompetanse. Resultatet fra
ressursgruppen er følgende:
I boligerfor inennesker
mennesker med psykisk
psylrisk uh'i/dingslienmzing
un'iklíngslzennning har vernepleier bredest generalistgeiteralistkornpetanse, og det
kompetanse,
det er satt
satt en minstestatzdarclfot'
minstestandardfot'
antall vernepleiere
antall
vernepleiere per
per bolig
bolig (vedlegg
(vedlegg 1).
Nar minstestandard til vernepleierkompetanse
vernepleierkornpetanse er oppfylt.
oppjfvlt, kan ansatte med en annen
armen lielsefaghelsefaglig-, .sosvialfagligsosialfaglig- eller pedagogisk bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov, oppnevnes som tjenesteansvarli
tjenesteansvarli g.
Det har også vært diskutert hvorvidt primærkontakt må ha en fagutdanning. Flere ledere har
gitt tilbakemelding om at det er problematisk at ansatte som kjenner brukeme
brukerne godt, men som
ikke har fagutdanning, faller utenfor funksjonene i behovsstyrt bemanning. Erfaringer viser at
det i slike tilfeller har vært en god løsning å sette sammen team rundt bruker bestående av
14
tjenesteansvarlig.
tjenesteansvarlig, primærkontakt og ufaglært. Slik blir ufaglærtes kunnskap om bruker et viktig bidrag i oppfølgingen.
I mange boliger har man i tillegg til tjenesteleder, ansatte med fag- og/eller stedfortrederansvar. Bydelene har ulike benevnelser på disse stillingene som for eksempel ledende miljøterapeut og fagkonsulent. l noen bydeler har det vært diskutert hvorvidt ansvaret i disse stillingstyfpene overlappes av ansvarsområdet til tjenesteansvarlig. De fleste steder har man løst
lingstypene
det slik at ledende miljøterapeut/fagkonsulent har fortsatt å fungere som en veileder og fagressurs for de ansatte i boligen. Noen steder har vedkommende hatt tjenesteansvar for enkelte
brukere i tillegg til fagansvaret sitt.
« Viskreddersyr behovsstyrt bemanning etter boligens behov. I min bolig har vi opprettet
rolle i behovsstyrt
behovsstyrt beinanning
bemanning som
teamarbeider, da mange
en egen
egen rolle
som heter
heter teamarbeider,
mange av de som
som
jobber her har jobbet her lenge og innehar mye kompetanse
kompercmse om beboerne, men faller
utenfor kríterienefor
kriterienefor tjenesteansvarlig og primærkontakt. Dette er vår måte
tnåte og ivareta
den kornpetansen
kompetansen somfantes'
somfantes på tjenestesteder, samt ogfå
ogjå ansvarliggjort ansatte». Leder
i bolig (skriftlig tilbakemelding)
3.3 S_\'kchjcIn
3.3
Sykehjem]
Erfaring fra kartleggingen viser at de fleste sykehjem oppfylte kravene for å innføre behovsstyrt bemanning. med unntak av noen få sykehjemsavdelinger som måtte gjøre om hjelpepleierstillinger til sykepleierstillinger for å oppfylle kravet.
Arbeidsgruppe
Arbeidsgruppe
Sykehjemsetaten opprettet en intern
intem arbeidsgruppe bestående av representanter fra etatens
kvalitetsavdeling, institusjonssjefer og ansatte. Arbeidsgruppen har fulgt med på innføringen
kvalitetsavdeling.
av behovsstyrt bemanning i Sykehjemsetaten. Helseetaten har hatt fortløpende kontakt med
arbeidsgruppen og har samarbeidet blant annet om implementering av funksjonsbeskrivelsene
til tjenesteansvarlig og primærkontakt i Sykehjemsetatens kvalitetssystem, utarbeidelse av
veileder til framdriftsskjema og tydeliggjøring av videreutviklingsbehovet i Gerica.
Tienesteansvarlig 02
og primærkontakt
Med innføring av behovsstyrt bemanning og funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt
med tilhørende funksjonsbeskrivelser, ga flere ledere tilbakemelding om at fordeling av ansvar og oppgaver ble tydeligere enn før.
Det har vært diskutert på hvilken måte det er best å organisere tjenesteansvarlig og primærkontakt i avdelingene. Erfaringene viser at de fleste avdelinger er organisert i mindre team
bestående av tjenesteansvarlige. primærkontakter, eventuelt ufaglærte og ansatte i mindre enn
75% stillinger. Enkelte avdelinger har valgt å fordele ansvar for oppfølging av pasient knyttet
til pasientrom. På korttidsavdelinger erfarte man at denne type organisering kan by på utfordringer fordi pasienter som får tildelt korttidsplass har mer komplekse og utfordrende behov
enn tidligere. De skrives tidligere ut fra sykehus og lengden på korttidsoppholdene har blitt
kortere. Derfor må tjenesteansvarlig og primærkontakt komme raskt på plass etter pasientens
innkomst for å sikre at pasientens behov og vedtak fra bydel blir ivaretatt innenfor de ressurser og rammer som er tilgjengelig. Et annet argument for ikke å organisere tjenesteansvarlig
15
etter pasientrom er dersom pasienten må bytte rom under oppholdet kan vedkommende
risike-
re å få en ny tjenesteansvarlig og fare for at kontinuiteten i omsorgen til pasienten blir brutt.
« Vi har ikkefått tilsatt flere fagpersoner, men man har blirtflinkere til å plassere ansatte
på riktige pasienter og ut
at ifra behovet
behovet-- slik behovsstyrt bemanning krever». Leder i sykehjem (kartleggingsundersøkelse januar 2014)
3.4 Felles erfaringer
for de tre tjenestene
Flere ledere som Helseetaten har samarbeidet
med har gitt tilbakemelding
om at erfaringen
med registrering av brukers helse- og livssituasjon har vært positive. Noen ledere brukte registreringen i daglig arbeidsfordeling, og det bidro til faglige diskusjoner i avdelingen. Både
ledere og ansatte så nytten ved å synliggjøre behov for kompetanse på denne måten. Samtidig
erfarte flere ledere at det var krevende å holde helse- og livssituasjon
registreringen
oppdatert.
Det var utfordrende å se nytteverdien av registreringen så lenge leder ikke kunne hente ut helse- og livssituasjon oversikter direkte fra Gerica, og det opplevdes som «et ved siden av system>>(kapittel
tem»
(kapittel 1.5).
1.5).
Flere ledere erfarte at innføringen synliggjorde behov for kompetanseheving på dokumentasjon og bruk av Gerica. Erfaringene fra boliger er delt når det gjelder bruk av Gerica. Noen
boliger brukte Gerica i stor grad, mens flere ledere gav tilbakemelding
om at Gerica generelt
var for lite tilrettelagt for denne tjenesten. Den fortløpende journalføringen
joumalføringen i bolig ble vanligvis ført elektronisk, mens planarbeid ble utført i permer. I alle Ire
tre tjenester ble det iverksatt
opplæringstiltak i dokumentasjon i Gerica.
Framdriftsskjemaet var opprinnelig ment som et verktøy i innføringsfasen. Flere ledere har
sett nytten av å bruke dette videre som en huskeliste eller årshjul for tjenesteansvarlig
og pri-
mærkontakt i den videre oppfølging av bruker. Skjemaet har blitt tilrettelagt for dette, og Helseetaten har samarbeidet med Utviklingssenteret for hjemmetjenester
hj emmetjenester om en veileder til skjemaet. Hensikten med veilederen er å forklare hva de ulike oppgavene innebærer og sikre riktig dokumentasjon
tig
dokumentasjon i Gerica,
Gerica. Tilsvarende
Tilsvarende veileder
veileder har
har blitt
blitt utarbeidet
utarbeidet til sykehjem
sykehjem i samarbeid
samarbeid
med Sykehjemsetaten,
og til boliger for mennesker med utviklingshemming
i samarbeid med
ressursgruppen for boliger.
4. Status og effektmaling
effelttmzrlirrg
lI dette kapittelet oppsummeres status for implementering av behovsstryt bemanning i Oslo
kommunes hjemmesykepleie, sykehjem og boliger for mennesker med utviklingshemming og
effektmålingsarbeid som er gjort.
4,1
4.1Staluspninnluringzwholmvsslyrlha-m;mnin;_g
Status jm iiinlnring
av liehrivsstyrt
lieinnnniiig
Modellen er
Modellen
er innført
innført i alle
alle hjemmesykepleiedistrikt
hjemmesykepleiedistrikt
i 12 av 15 bydeler,
bydeler, og
og i 47 av 103
103 boliger
boliger
for mennesker med utviklingshemming. lngen
Ingen bydeler har innført behovsstyrt bemanning i
alle boliger. I kommunale
sykehjem har 10 av 24 innført
på samtlige avdelinger.
l l1 sykehjem
har innført delvis og i 3 sykehjem gjenstår det innføring i alle avdelinger.
16
Nedenfor vises en grafisk fremstilling av status på innføring av behovsstyrt bemanning i de
tre tjenestene. Tallene baseres på Helseetatens oversikter. Erfaringsmessig skjer det endringer
i virksomhetene, og det må tas forbehold om antall tjenestesteder med behovsstyrt bemanning
per november 2014 stemmer.
Forklaring til figurene: Blått felt betyr at behovsstyrt bemanning er innført i en tjeneste.
Gult felt betyr at tjenesten har startet med innføringen. I denne kategorien inngår alt fra at
leder har nok stillinger, men jobber med å rekruttere, til at leder har startet opp med innføringen og er i gang med framdriftsrapportering til Helseetaten. Rødt felt betyr at tjenesten ikke
har innført. l denne kategorien er det tjenester som ikke oppfyller minstestandardkrav for åå
innføre. På grunn av avrunding av tall kan summen av tallene avvike fra 100 prosent.
Figur
Figur 4: Status
Status i hjemmesykepleien
hjemmesykepleien
Hjemmesykepleie
(prosent,
per
per november
november 2014
2014
andel bydeler
N=15)
N=15)
lI innført
Innført
13%
Innføringsprosess/delvis
innført
I Gjenstår
Figur 4 viseriat
viser at 80 % avibydelerzzfliar
avibydelenewhar innført”behovsstyrt bemanning i alle hjemmesykepleiedistrikt, det utgjør
12 bydeler. 13 % er i en innføringsprosess eller innført delvis, det utgjør 2 bydeler ( Grorud og Frogner). I 1
bydel, 7 %, gjenstår innføring i alle distrikt (Ullern).
17
Figur 5: Status
Status i boliger
boliger for
for mennesker med utviklingshemming
utviklingshemming per november
november 2014
Andel boliger
Andel
boliger (prosent
(prosent N=103)
lI innført
innført
Innføringsprosess
Innføringsprosess
lI Gjenstår
Gjenstår
13%
i
Figur 5 viser
Figur
viser at av totalt
totalt 103.
103 boliger har
liarfzóiiói/oi(ifil;iiboligfeiri)iinnført
46 °i/of(ifllflí)liigerr)
innført behovsstyrt
behovsstyrt bemanning.
bemanning. ”13
13 % (13 boliger)
boliger) er
er i
en innføringsprosess
innforingsprosess og 42 % (43 boliger)
boliger) gjenstår
gjenstår da
da de ikke
ikke innfrir
innfrir krav
krav til minstestandard.
minstestandard.
Figur 6: Status
Figur
Status i sykehjem
sykehjem per
per november
november 2014
Andel sykehjemsavdelinger
Andel
sykehjemsavdelinger
(prosent, N=126)
(prosent,
I innført
Innført
20%
20%
lnnføringsprosess
lnnføringsprosess
l Ikke
Ikke innført
innført
Totalt
Totalt
10 av 24 sykehjem inhførtipåallesykegernsaivdelinger.
innført på'alle sykehjeinisfarvdelinger.
lI 1 sykehjem
sykehjem har
har innført
innført delvis og i 3 sykehjem gjenstår
hjem
gjenstår det
det innføring
innføring i alle avdelinger.
avdelinger. Figur
Figur 6 viser
viser at
at av totalt 126 avdelinger
avdelinger i sykehjem
sykehjem har
har 68 % (86
avdelinger) innført
avdelinger)
innført behovsstyrt
behovsstyrt bemanning.
bemanning. 20 % (25 avdelinger)
avdelinger) er
er i en innføringsprosess.
innføringsprosess. I 12 % (15 avdelingavdelinger) gjenstår
er)
gjenstår det
det innføring.
innføring. 10 av 24 kommunale
kommunale sykehjem
sykehjem har
har innført
innført behovsstyrt
behovsstyrt bemanning
bemanning på
på samtlige
samtlige avdeavdelinger.
linger.
4.2 Elfeklniuling
»1.2i§H'ckln1;1ling
I 2013 ble det
det nedsatt
nedsatt en arbeidsgruppe
arbeidsgruppei Helseetaten
Helseetaten for
for å foreslå
foreslå egnede
egnede måter
måter å måle
måle effekten av innføring
ten
innføring av behovsstyrt
behovsstyrt bemanning.
bemanning. Gruppen
Gmppen vurderte
vurderte eksisterende
eksisterende informasjon
informasjon for
for
eksempel
eksempel brukerundersøkelser.
brukerundersøkelser.pårørendeundersøkelser.
pårørendeundersøkelser.objektive
objektive kvalitetsindikatorer.
kvalitetsindikatorer, bydelsstatistikk og tall
delsstatistikk
tall fra
fra Statistisk
Statistisk sentralbyrå.
sentralbyrå.Det var
var svært
svært utfordrende
utfordrendeå finne
finne gode målememålemetoder
toder som kunne
kunne ha
ha direkte
direkte sammenheng
sammenheng med
med behovsstyrt
behovsstyrt bemanning.
bemanning. Arbeidsgruppen
Arbeidsgruppen forefore-
slo derfor
derfor å gjennomføre
gjennomføre en kartleggingsundersøkelse
kartleggingsundersøkelse på
på alle tjenestesteder
tjenestesteder som innførte
innførte be18
18
hovsstyn bemanning i årene 2010-2013 og regelmessig hente ut rapporter fra Gerica på andel
J'
J'
J'
brukere som har fått tildelt tjenesteansvarlig.
Kartlezgingsundersøkelse
Kartleflizingsundersøkelse
ljanuar 2014 ble det gjennomført en kartleggingsundersøkelse i form av Questback for alle
tjenestesteder som hadde innført behovsstyrt bemanning i perioden 2010-2013 (Oslo
(Oslo kommune, 2014). Hensikten var å få et inntrykk av om behovsstyrt bemanning bidro til kontinuitet og
kvalitet. Undersøkelsen ble sendt til 146 tjenesteledere og 103 av disse svarte på undersøkelsen. Svarprosenten
var 71%. Det fremkommer
av svarene at oppnevnelse
av tjenesteansvarlig
og primærkontakt blir godt ivaretatt, tiltaksplaner er oppdatert og gjenspeiler brukers behov
for oppfølging, og at registrering av helse- og livssituasjon brukes i stor grad. På bakgrunn av
den høye svarprosenten og hvordan respondentene svarte, er inntrykket at krav til minstestandarder overholdes og at modellen bidrar til kontinuitet og kvalitet.
Andel brukere som har fått oppnevnt tjenesteansvarlig
Alle brukere skal ha tildelt en tjenesteansvarlig,
dette i tjenestene. Navn på tjenesteansvarlig
og det er derfor viktig at det er rutiner for
registreres i Gerica. Oppnevnelse
av tjenestean-
svarlig er en indikator på kvalitet jfr. ansvarsområdet til tjenesteansvarlig. Helseetaten har to
ganger per år tatt ut tall fra Gerica på antall brukere som er registrert med tjenesteansvarlig
i
bydelene. Det har ikke vært teknisk mulig å ta ut tilsvarende tall på sykehjemmene. Tallene er
S.
tatt ut sentralt
av Helseetaten og ikke kvalitetssikret av tjenestestedene. Grafene har fortløpende blitt sendt til bydelene for at tjenestene kan følge med på egen utvikling og sikre at rutiner for oppnevnelse av tjenesteansvarlig følges opp. Nedenfor er det en grafisk fremstilling
på hvordan status har sett ut i bydeler som har tatt i bruk modellen (figur 7 og 8).
Figur 7: Andel brukere
registrert
med tjenesteansvarlig
i hjemmesykepleien
Andel brukere med tjenesteansvarlig
___ _
‘5,::t".
_
. ._
I
r
U
_
Z_
_____ .ii hjernmgsvkepleie
hiemrneivkepleifiæ.
u
n
__
_
53?:
_
—- _
__
i —
__
._
'
'
:fik
:CV
,_ _, _
____._____
7v:.=.e
l
av totalt antall brukere
'
7W
_
r
i
k
_
_
i
__
_
_
II o:
u!
I
_.
‘v: '29:;
Cvl
LE 9-
:C
ii
i i
«.- v; _
. vb“:
"‘
J.
.l
“i
_e*
*5
f:
-‘.1
.__<z«
o'
(h-«b'
-_-~
-~‘
.~
.w
_`._
.å;
v- '
-\
,5"
và.o'
.A
"f
*5
.;
n*
få;e'fæl
55
-_\
at,h;
ui:
x'
:5’
or
\“
,.~
æ
`..:"J
--v
A‘
.\'
__.\"
__,
.I.3’
a,
ti,
j:(9
..
.f
sf'
.gr
.e
.s
'får
'
3::
A:
f'
,~"'
O’:
f'
9;"
,‘-‘I
.
.tn*
o*
e*
2.‘
ne
v
w.fè
<K5.
5‘
.:ft
C.
."
57-
av
v;;
v
‘`
5;
s;
Je
-\
,0’
-_.J
,:.
-f-
N;
,_
9.‘
Q‘
.'ig
.r
J.,
f*
j'.-' '
w
Vi
_
Q
.fs
._v
.«
få.
—‘v
_;
ii
_
.ñ-
J
_
__-3>:-`
,5‘
b;‘
VA‘.
v:
w
f‘°
.2"
få'
_‘-.
-.låg
n‘
'
1'."
-I1:1; _.
: t '.-'
_-'
e*
. Vi
å,
. v'
y
. ‘
Je-r.__-~'
-í
Ja*
'-:‘
«f-
_
J: ;O'_:
zo-.s
å
.--‘'
-“J7
~
f
i;
-`
_~.
_\4'
_Ii;>5
f'
f*
._u‘
q, fr'
19
Kommentar:
Loddrett akse viser prosentandel
brukere som har fått
t`ått oppnevnt
tjenesteansvarlig
i de ulike bydele-
ne frajuni 2013 til november 2014. Vannrett akse viser de bydeler som har innført behovsstyrt bemanning. Det
er 12 bydeler som har innført i hele tjenesten
og 1 bydel delvis (Frogner).
2 bydeler er ikke tatt med i figuren da
de ikke har kommet så langt at de har startet innføring og dermed ikke registrert tjenesteansvarlig i Gerica (Grorud, Ullern).
rud,
Ullern).
Figur 8: Andel brukere
registrert
med tjenesteansvarlig
Andel brukere med tjenesteansvarlig
Andel
mennesker
i boliger
boliger
av totalt antall brukere i boliger for
av
med utviklingshemming
1.035
133";
93?‘;- i
93%
l
50 'å
li
i
l
IDE
ZIEZCLS
ID: C-22:
a L‘ C-£223-'
Ill
112:
l
10% j
s*
av" a*
f*
se*
4
Kommentar: Loddrett akse viser-prosentandel
viser prosentandel brukere som har fått oppnevnt tjenesteansvarlig ii de ulike bydelene frajuni 2013 til november 2014. Vannrett akse viser de bydeler som har startet innføring
innforing av behovsstyrt
bemanning.
5. Anbefalinger
for videreføring
av beltovsstyrt
liehovsstyrt
benianriirig
bemanning
i virksonilietene
virksontltetene
For å sikre et godt grunnlag for å kunne gi anbefalinger om veien videre, ble det i 2014 sendt
en henvendelse til samtlige bydeler og Sykehjemsetaten. Det ble etterspurt innspill på mulige
konsekvenser og forslag til hvordan virksomhetene kan videreføre og tilpasse behovsstyrt
bemanning i tjenestene etter at sentral oppfølging bortfaller. Helseetaten mottok svar fra ti
bydeler og
bydeler
og Sykehjemsetaten.
Sykehjemsetaten.
5.1 Nlnlige
Mulige konsekvenser
ltorisel\'\'eitsei'
ved at
ut sentral
oppfolgirig
(lpplolgitig
På bakgrunn av innhentet informasjon oppsummeres
ripplmrei*
opphorer
mulige konsekvenser
ved at sentral opp-
følging opphører:
l.
1. Manglende forankring på ledelsesnivå i Oslo kommune.
Dersom modellen er lite forankret i virksomhetens
ledelse vil det være risiko for at ansvar for
oppfølging smuldrer opp og fører til at modellen ikke videreføres i virksomheten. Sykehjemseetatens innspill er at det har vært lite fokus på å sikre forankring i tjenesteapparatet og det
vil derfor få konsekvenser for Sykehjemsetaten på alle områder hvor Helseetaten avslutter sitt
arbeid.
20
2. Lik standard
standard bortfaller
bortfaller og
og ulike
ulike systemer
systemer oppstår
oppstår ved
ved at grensen
grensen for
for antall
antall brukere
brukere
per tjenesteansvarlig,
tjenesteansvarlíg,
gjeldende kompetansekrav
og stillingsstørrelse
ikke overhol-
des.
Det er en risiko for at virksomhetene etter en tid utvikler ulike systemer og derved gradvis
endrermodellen, slik at
at behovsstyrt bemanning ikke lenger følges. Avvikling av sentral oppfølging vil på sikt kunne føre til ujevn kompetanse, svekke utviklingen av modellen i virksomhetene og dermed føre til at Oslo kommune ikke lenger arbeiderutfra en lik modell. Virksomhetene viser til behovsstyrt bemanning på Helseetatens intranettside,hvor de finner informasjon om gjeldende standarder,oppdatertefunksjonsbeskrivelser og andre nødvendige
skjemaer for å følge opp modellen på tjenestestedet. Ved avvikling av sentral oppfølging vil
ikke denne intranettsidenbli oppdatert.
«Mulig ulempe med ansvarsovertakelsejor
ansvarsovertakelsefor bydelene kan være at man
man underveisfaller
bortfra ordningen eller at kravene ikke blirfulgt opp tilstrekkelig. Man kan også risikere
at bydelen gjør egne tolkninger og vurderinger som kan stride mot de opprinnelige prinsippene i behovssstyrt
behovsstyrt bemanning». Ledere i bolig (innspill høst 2014)
3. Modellen utvikles ikke i tråd med endringer ute i tjenestene.
Fraværav sentral oppfølging av modellen vil kunne medføre at funksjonsbeskrivelser, standarderog skjemaer ikke blir oppdatert/revidertog videreutviklet og kvalitetssikret i tråd med
endringer i tjenestene.
tjenestene.
endringer
4.
Overordnet
samarbeidspartner
for utvikling av ny funksjonalitet
i Gerica bortfaller.
Modellen er ikke ferdig utviklet som kompetansestyrende system i Gerica. Helseetaten har
hatt en pådriverrollefor å videreutvikle Gerica på dette området. Uten slik funksjonalitet som
ledere etterlyser, mangler ledelsen et viktig redskap for å motivere og bruke behovsstyrt bemanning etter intensjonen.
5.
Manglende veiledningstilbud
til leder under innførings-
og oppfølgingsarbeidet.
De tjenestestedene som ikke har innført behovsstyrt bemanning kan få en større utfordring
med å innføre modellen uten sentral tilrettelegging og veiledning av ledere. Dette kan medføre at behovsstyrt bemanning ikke blir iverksatt på de tjenestestedene som ikke har innført per
31.12.14. Sykehjemsetatens innspill er at når Helseetaten avslutter sitt arbeid, vil dette få betydelig konsekvens
tydelig
konsekvens for
for sykehjem
sykehjem som
som ikke
ikke har,
har, eller
eller kun
kun delvis
delvis har
har tatt
tatt i bruk
bruk behovsstyrt
behovsstyrt
bemanning.
53.2Anbefaling
5.2
Anlicfaliiig om
om sentral
sentral syslciiisttittt'
systernsmttc
På bakgrunnav innspill fra virksomhetene og øvrige opplysninger som framkommeri rapporten, vurderes det at uten sentral systemstøtte er risikoen stor for at ulike varianterav modellen
utvikles eller at modellen stagnererog ikke utvikles i tråd med tjenestene. Helseetaten har
derfor inntil videre prioritertå avsette en mindre stillingsressurs med ansvar for å vedlikeholde og oppdatere minstestandardkrav,vedlikeholde intranettsidenog være pådriver for å utvikle ny funksjonalitet for kompetansestyring i Gerica i samarbeid med tjenestene og Prosit i
Helseetaten.
21
21
5.3 Anhclnlirig
Anbefaling
inn vidorcforing
om
videreføring
i virksomhetciitvirksomlielclit*
"‘.‘9?°.\‘
"‘.‘°P°.\‘
I tillegg til at det er avsatt en
en viss sentral systemstøtte i Helseetaten er det nå virksomhetenes
ansvar og videreføre modellen i sine tjenester. Det forventes at tjenestene rekrutterer og innehar riktig bemanning utfra minstestandardkrav (vedlegg l), sikrer at brukere får oppnevnt
tj enesteansvarli g, og ved behov primærkontakt, og sikrer at ansatte gis nødvendig informasjon
tjenesteansvarlig,
og opplæring i modellen.
På bakgrunn av tilbakemeldinger fra ledere i virksomhetene foreslås følgende tiltak som kan
bidra til at virksomhetene
bidra
virksomhetene
selv
selv kan
kan videreføre
videreføre behovsstyrt
behovsstyrt bemanning:
bemanning:
1. Videreføring av modellen forankres i virksomhetenes Styringsdokumenter og planarbeid
l.
som igjen videreføres i lokale planer (for eksempel årsplaner. opplæringplaner,
opplæringplaner. kompetanseplaner).
tanseplaner).
2. Virksomhetene innlemmer oppfølging av modellen i sitt intemkontrollsystem
internkontrollsystem for eksempel gjennom jevnlig rapportering i linjen.
3. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester etterspør minstestandardkrav gjennom rapOslo kommune for
portering fra virksomhetene eller gjennom Kvalitetsmålingssystemet i Oslo
eksempel ved revisjoner.
Den enkelte leder har ansvar for opplæring og videreføring
av modellen.
Ansvar for koordinering, opplæring og støtte i implementeringen tillegges en eksisterende
funksjon på virksomhets- eller tjenestenivå. for eksempel kvalitets—/fagansvarlig,
kvalitem/fagansvarlig, Gerica
systemkoordinator/ Superbruker.
superbruker.
Ledere som ikke har innført.
innført, kan få bistand fra ledere i egen virksomhet som har innført
modellen.
Innføring i modellen inngår i opplæringsplaner til nyansatte ledere og ansatte.
Minstestandardkrav publiseres på kommunens nettsider.
Informasjonsbrosjyre utarbeides til brukere.
. Det opprettes en felles møteplass for virksomhetenes
ressurspersoner
i behovsstyn
behovsstyit
be-
manning for erfaringsutveksling og videreutvikling av modellen.
22
Referanser
Helse- og omsorgsdepartementet.
(2013). Morgendagens
omsorg.
Oslo kommune Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. Byrádens sak 13/2013.
Oslo kommune, Helse- og velferdsetaten.
Sluttrapport.
(201 l). Behovsstyrt
(2011).
Be/iovsstyrt Bemanning-BOB
Beinannizig-BOB 2010-2011
Oslo kommune Helseetaten. (2014). Kartleggingsundersøkelse
Kartleggingsundersokelse Behovsstyrt
Behovsslyrt Bemanning, BOB.
Strandquist, M. (2005a). Pasientansvarlig
Pasienransvarlig sykepleier i kommunen. Stokkeprosjektet. Stokke
kommune.
Strandquist, M. (2005 b). Konzpetent onisorg. F orsvarli
orsvarlí ge, motiverende og eflektive tjenester.
Stokkeprosjektet. Høgskolen i Vestfold.
Strandquist, M. (2009). Kompass 2009. Eifalueríngsrapport.
Evalueríngsrapport. Oslo: Norsk Sykepleierforbund.
Strandquist, M. & Adal, L. (2011). VEIEN
VEIEN TIL
TIL BEDRE HELSELEDELSE
HELSELEDELSE IKOS-indívidbasert
IKOS—z'ndz"vz‘dbasert
kompetcmsestyring (lutg.)
(1utg.) Oslo: Kommuneforlaget AS
kompetansestyring
V
e til e gg
Vedlegg
Vedlegg 1:
Minstestandardkrav
Vedlegg 2a:
Funksj onsbeskrivelse for tj
enesteansvarlig
tjenesteansvarlig
Vedlegg
Vedlegg 2b:
2b:
Funksjonsbeskrivelse
Funksjonsbeskrivelse for
priinærkontakt
for primærkontakt
Vedlegg 3:
lnnføringsplan
Innføringsplan
Vedlegg 4:
Sjekkliste for leder ved innføring av behovsstyrt bemanning
behovsstyrt bemanning
23
Vedlegg 1
Minstestandardkrav
-
for behovsstyrt
bemanning
Alle brukere skal ha en tjenesteansvarlig (TA).
Ved omfattende behov oppnevnes i tillegg en primærkontakt (PK).
Alle tjenestesteder må ha minst 2 tjenesteansvarlige og 2 primærkontakter.
Tjenesteansvarlig og primærkontakt må arbeide brukerrettet i minst 75 %
% stilling.
Maksimalt antall brukere per tjenesteansvarligz
100
100 %
Stillingsstørrelse
75 %
Hjemmesykepleie
20
25
Praktisk bistand og opplæring
3
4
Korttidsopphold i institusjon
4
6
Korttidsopphold rullerende
8
10
Langtidsopphold i institusjon
8
10
10
-v
Maksimalt antall brukere per primærkontakt:
Avhengig av brukers behov sett opp mot primærkontaktens kapasitet. Leder vurderer
hvor mange brukere primærkontakten klarer å følge opp.
Kompg;gn§gkrav1;ilgigngsteangv
Komggggnsgkrav
grlig
til gjgngsteansvgrlig
Tjenesteansvarlig skal ha en bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov.
I hjemmesykepleie og sykehjem er det som regel sykepleier (evt. vernepleier).
lI boliger for mennesker med utviklingshemming har vernepleier bredest generalistkompetanse.
Det er satt en minstestandard for antall vernepleiere per bolig. Se tabell nedenfor. Når
minstestandard til vernepleierkompetanse er oppfylt, kan ansatte med en annen helsefaglig-,
sosialfaglig- eller pedagogisk bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov,
oppnevnes
oppnevnes som
som tjenesteansvarlig.
tjenesteansvarlig.
2
3
3
4
5
6
7
8
8
9
10
11
11
12
13
14
15
2
2
2
2
2
2
2
3
3
3
3
4
4
4
Kravtilantall
vernepleiere
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
3
3
3
Antall
brukere
Kravtilantall
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
4
5
5
5
5
6
6
6
6
7
7
7
7
8
8
3
3
3
4
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5
Antall
brukere
Kravtilantall
TA
TA
Kravtilantall
vernepleiere
Komgetansekrav
Kompetansekrav til primærkontakt
Hjelpepleier/omsorgsarbeider/he
Hjelpepleier/omsorgsarbeider/helsefagarbeider
lsefagarbeider
utdanning på minimum videregående nivå.
eller annen relevant helse- og/eller sosialfaglig
Vedlegg
Vedlegg 2 a
Funksjonsbeskrivelse for tjenesteansvarlig (TA)
Organisasjonsmessig tilknytning
Naermeste leder utpeker tjenesteansvarlig og hvilke brukere denne skal ha ansvar for.
Nærmeste
Rolle og
Rolle
og myndighetsområde
myndighetsomráde
Tjenesteansvarlig har faglig beslutningsmyndighet for de brukere denne har ansvar for og samarbeider
med primærkontakt om faglig god praksis.
Tjenesteansvarlig vurderer brukers behov ved direkte tjenesteyting og sørger for at tjenestene er i
henhold til lowerk, kommunale retningslinjer og teoretisk fagkunnskap.
Ansvar og oppgaver
Ansvar og oppgaver er rettet mot brukermedvirkning,
tjenester.
praksis i utførelse av tjenesten og koordinerte
Brukermedvirkning
0 Har ansvar for å informere bruker og pårørende/verge om hvem som er tjenesteansvarlig og
primærkontakt.
0 lvaretar
Ivaretar brukers rett til informasjon og tilrettelegger for brukers medvirkning.
0 Holder a jour dokumentasjon i Gerica om hvem bruker har utpekt som nærmeste pårørende samt
hvem som er oppnevnt verge.
0 Samarbeider med brukers nærmeste pårørende om spørsmål om helsehjelp dersom
samtykkekompetansen helt
samtykkekompetansen
helt eller
eller delvis
delvis bortfaller.
bortfaller. Dersom
Dersom brukermedvirkning
brukermedvirkning ikke
ikke kan
kan ivaretas
ivaretas med
med
dette, meldes behov for verge.
Praksis i utførelse
utfgrelse av tjenesten
0
0
Samarbeider med bruker og pårørende/verge om gjennomføring av tjenesten.
Vurderer jevnlig om tjenestetilbudet treffer brukers behov gjennom direkte tjenesteyting
(retningsgivende hvert 7. hoved besøk).
0
Dokumenterer brukers helse- og livssituasjon i Gerica som viser behov for kompetanse i direkte
tjenesteyting. Sørger for at bruker er kortest mulig i uavklart situasjon.
0
Innehar det faglige ansvaret for utforming og innhold i tiltaksplan etter innspill fra og i dialog med
primaerkontakt.
primærkontakt.
0
0
Evaluerer og oppdaterer dokumentasjon og informasjon kontinuerlig. Dette omfatter blant annet
tiltaksplan, IPLOS,medisinske opplysninger i Gerica og brukerperm/informasjonsperm,
ev. annet
planarbeid.
Veileder medarbeidere i det faglige arbeidet rundt bruker.
0
Bidrar til å sikre faglig forsvarlige tjenester på laveste effektive omsorgsnivå (LEON-prinsippet).
Melder endringer i brukers behov for tjenester i henhold til virksomhetens rutiner og sørger for at
innhold og tid i vedtak samsvarer med planlagt tjenesteyting.
0
0
Kan delegere særskilte oppgaver til primærkontakt og andre konkrete personer etter opplæring.
Innhenter spesialkompetanse fra interne og eksterne ressurspersoner og kilder utpekt av nærmeste
leder.
0
Vurderer i samarbeid med PK når det er oppnevnt, om bruker har behov knyttet til personlig utstyr,
hjelpemidler og bolig. Melder behovene til pårørende/verge og sørger for at disse blir ivaretatt.
Koordinerte tjenester
0 Dokumenterer hvilke andre som yter tjenester til bru
bruker
ker med kontaktopplysninger i Gerica.
0 Samarbeider med fastlege og andre tjenesteytere om et helhetlig og tverrfaglig tjenestetilbud.
Tjenesteansvarlig er den som fører dialog og har kontakten med annet helsepersonell i medisinske
spørsmål. For boliger: Dersom tjenesteansvarlig ikke har medisinsk kompetanse, utføres denne
oppgaven av verne- eller sykepleier/medisinsk ansvarlig i boligen.
0 lnformerer
Informerer om og initierer individuell plan etter behov.
Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning O1.01.20l5
01.01.2015
Lovverk
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
Lov om helsepersonell
Lov om pasient- og bru kerrettigheter
Lov om vergemål
Forskrift
Forskrift
Forskrift
Forskrift
om
om
om
om
habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
pasientjournal
Kommunale retningslinjer
Bystyresak 204/1999 «Kvalitet og kvalitetsmåling i pleie og omsorgstjenestene»
Etiske regler i Oslo kommune
Virksomhetens kvalitetssystem
Serviceerklæring
Stillingsbeskrivelse
Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning 01.01.2015
v
Vedlegg 2 b
Funksjonsbeskrivelse for primærkontakt (PK)
Organisasjonsmessig tilknytning
Nærmeste leder
primærkontakt og
ansvarfor.
Nærmeste
leder utpeker
utpeker primærkontakt
og hvilke
hvilke brukere
brukere denne
denne skal
skal ha
ha ansvarfor.
Rolle og myndighetsområde
myndighetsomráde
Primærkontaktfunksjonen er en utfyllende rolle til tjenesteansvarlig og
og sørger for kvalitet og kontinuitet
på tjenestene
på
tjenestene ved
ved hyppig
hyppig direkte
direkte tjenesteyting.
tjenesteyting. Primærkontakt
Primærkontakt samarbeider
samarbeider med
med tjenesteansvarlig
tjenesteansvarlig om
om
faglig god praksis og sørger for at utførelsen av tjenestene er i henhold til lovverk, kommunale
retningslinjer og teoretisk fagkunnskap.
Ansvar og oppgaver
Ansvar og oppgaver er rettet mot brukermedvirkning,
tjenester.
praksis i utførelse av tjenesten og koordinerte
Brukermedvirkning
0
0
0
Gjør seg godt kjent med brukers ressurser og behov.
Ivaretar brukers rett til informasjon og tilrettelegger for brukers medvirkning.
Samarbeider med tjenesteansvarlig og brukers nærmeste pårørende om spørsmål om helsehjelp dersom
brukers samtykkekompetanse helt eller delvis bortfaller.
Praksis i utførelse av tjenesten
0
Samarbeider med tjenesteansvarlig, bruker og pårørende/verge om gjennomføring av tjenesten.
0
0
Utfører så ofte som mulig tjenester til bruker i tråd med tiltaksplan i Gerica.
Vurderer i samarbeid med tjenesteansvarlig om bruker har behov knyttet til personlig utstyr,
hjelpemidler og bolig. Melder behovene til pårørende/verge og sørger for at disse blir ivaretatt.
0
0
Samarbeider med tjenestansvarlig om utforming av tiltaksplan.
Innhenter relevant fagkunnskap og brukerobservasjoner til tiltaksplan.
0
0
Veileder medarbeidere i gjennomføring av tiltaksplan.
Bidrar
Bidrar til utfyllende
utfyllende og
og oppdatert
oppdatert informasjon
informasjon og
og dokumentasjon
dokumentasjon i Gerica
Gerica og
og
brukerperm/informasjonsperm,
ev. annet planarbeid.
0
0
Utfører særskilte oppgaver etter delegasjon fra tjenesteansvarlig.
Bidrar
Bidrar til å sikre
sikre faglig
faglig forsvarlige
forsvarlige tjenester
tjenester på
på laveste
laveste effektive
effektive omsorgsnivå
omsorgsnivå (LEON-prinsippet).
(LEON-prinsippet).
Melder fra til tjenesteansvarlig om endringer i brukers behov for tjenester og om manglende
samsvar mellom innhold og tid i vedtak og planlagte oppdrag. Hastesaker meldes ansvarsvakt.
Koordinerte tjenester
0 Bidrar til at kontaktopplysninger
0
om andre tjenesteytere oppdateres i Gerica.
Samarbeider med andre tjenesteytere for et helhetlig og tverrfaglig tjenestetilbud
tjenesteansvarlig.
Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning 01.01.2015
etter avtale med
vv
Lovverk
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
Lov om helsepersonell
Lov om pasient- og brukerrettigheter
vergemål
Lov om Vergemål
Forskrift
Forskrift
Forskrift
Forskrift
om
om
om
om
habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
Iegemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
legemiddelhåndtering
pasientjournal
Kommunale retningslinjer
Bystyresak 204/1999 «Kvalitet og kvalitetsmåling i pleie og omsorgstjenestene»
Etiske regler i Oslo kommune
Virksomhetens kvalitetssystem
Serviceerklæring
Stillingsbeskrivelse
Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning 01.01.2015
Oslo kommune,
Helseetaten
2014
Helseetaten.
Helseetaten,
Leder
Rapportering 5
Evaluering
Leder
leder
l lelseetaten
llelseetaten
Rapportering 4
Vciledning/midtevaluering avtales
Vcilcdning/midtcvaluering
Leder
Leder
Rapportering 3
Helseetaten
Leder
Lcder
for
før oppstart)
Rapportering 2
og forberedelser
Leder
av innforingsmateriale
Leder
Oppstart i avdelingen - rapportering l1
(gjennomgang
Leder forbereder avdelingen på oppstartjfr. lederstøtte (fordeling av
tjenesteansvarlig og primærkontakt,
priinærkontakt, opplæring av ansatte, bestemme oppstarts
dag. informasjon til alle ansatte)
Lederopplæring 2
I lelseetaten
Ansvar
Lederopplæring l
bemanning
behovsstyrt bemanning
Helseetaten
Aktivitet
Innføringsplan
Kartlegging/godkjenning av bemanning
Vedlegg 3
Tidspunkt
D
l
A
O
D
Vedlegg 4
Sjekkliste for leder ved innføring av behovsstvrt bemanning
Forståelse
Har kjennskaptil at systemet er forankret i Oslo kommunes politiske og administrative
ledelse
Har kjennskap til kriterier for hvem som kan inneha funksjonen som tjenesteansvarlig og
primærkontakt
Kjenner til funksjonsbeskrivelsenetil tjenesteansvarlig og primærkontakt
Avklare brukers hovedvedtak (gjelder de brukere som har flere tjenestetyper)
Planleggingog oppfølging
A. Fastsetter dato for oppstart i avdelingen
B. Fordeler tjenesteansvarlig til alle brukere og fordeler primærkontakt etter behov
C. Oppnevner stedfortreder for tjenesteansvarlig og primærkontakt
D. Avklarer hvordan tjenesteansvarlig og primærkontakt skal samarbeide
E. lnformerer
lnformerer alle ansatte (inkl. nattevakter, vikarer/ekstravakter) om ordningen, og sørger for
at informasjonsmateriell er tilgjengelig (se under)
F. Ivaretar
Ivaretar ansatte
ansatte som får endret ansvar og oppgaver
G. Gjennomgår Gerica manual med tjenesteansvarlig og primærkontakt og vurderer behov for
opplæring av ansatte i Gerica
H. Underviser tjenesteansvarlig og primærkontakt om deres funksjon ved å gjennomgå
funksjonsbeskrivelsene
I. Leggertil rette for at tjenesteansvarlig og primærkontakt kan ivareta administrative
oppgaver for sine brukere
J. Har oversikt over interne og eksterne ressurspersonerog kilder slik at tjenesteansvarlig kan
innhente spesialkompetanseved behov
K. Avklarer hvordan tjenesteansvarlig skal informere brukere og evt.
pårørende/hjelpeverge/verge om hvem som er tjenesteansvarlig og primærkontakt
L. lnformerer
Informerer andre relevante tjenesteytere om hvem som er tjenesteansvarlig og
primærkontakt
M. Melder behov for veiledning til Helseetaten og avtaler hvordan veiledningen skal
gjennomføres
N. Rapporterer framdrift i innføringsfasenetter gitte datoer
Materiell:
Informasjonsbrev om tjenesteansvarlig og primærkontakt til bruker
lnformasjonsbrev
Funksjonsbeskrivelser
Gericamanual
Fremdriftsskjema og veileder til framdriftsskjema
Forbedringsskjema
Rapporteringsskjemafor leder
Oslo kommune, Helseetaten 2014