1. No category

Sähköinen tiedonkeruuportaali
Käyttöohje
Viasys VDC Oy
Helmikuu 2016
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Sisältö:
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
2.
2.1.
2.2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
4.
4.1.
4.2.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
6.
6.1.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
8.
8.1.
8.2.
8.3.
YLEINEN ................................................................................................................................................ 3
Kirjaudu sisään ................................................................................................................................ 3
Asetukset ......................................................................................................................................... 3
Projektivalinta .................................................................................................................................. 3
Haku .................................................................................................................................................. 4
Latauskori ........................................................................................................................................ 4
Toimintamalli ................................................................................................................................... 6
URAKOITSIJAN TOIMINNOT ............................................................................................................... 8
Määritä toimenpide .......................................................................................................................... 8
Käsittele tietoja ................................................................................................................................ 8
SUUNNITTELIJAN TOIMINNOT ........................................................................................................... 9
Lisää dokumentteja ......................................................................................................................... 9
Käsittele dokumentteja ................................................................................................................... 9
Päivitä tiedot asiakirjaluettelosta................................................................................................... 9
TARKASTAJAN TOIMINNOT (SUUNNITTELIJA) ............................................................................. 10
Tarkasta dokumentteja ................................................................................................................. 10
Massatarkastus.............................................................................................................................. 10
VALVOJAN TOIMINNOT .................................................................................................................... 11
Tarkasta dokumentteja ................................................................................................................. 11
Hyväksy dokumenttikokonaisuus ............................................................................................... 11
Massahyväksyntä .......................................................................................................................... 11
Hyväksy työsuoritus ..................................................................................................................... 11
TARKASTAJAN TOIMINNOT (TILAAJAN TARKASTAJA) .............................................................. 12
Tarkasta dokumentteja ................................................................................................................. 12
TARKASTUSASIAKIRJA.................................................................................................................... 12
Roolien toiminnot ja oikeudet ...................................................................................................... 12
Urakoitsijan toiminnot .................................................................................................................. 12
Valvojan toiminnot ........................................................................................................................ 13
PISTEKORTTI ..................................................................................................................................... 15
Roolin toiminnot ja oikeudet ........................................................................................................ 15
Urakoitsijan toiminnot .................................................................................................................. 15
Valvojan toiminnot ........................................................................................................................ 17
2
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
1. YLEINEN
1.1. Kirjaudu sisään
Kirjaudu sisään osoitteessa: https://lansimetro.viasys.fi/
Järjestelmä toimii Firefox ja Chrome selaimilla suoraan, Internet Explorer (9 tai uudempi) vaatii
sivulle ”Trusted sites” asetuksen. Tarkemmat ohjeet IE asetuksiin löydät Info – painikkeen takaa.
1.2. Asetukset
Toiminnallisuus ja toiminnot määräytyvät käyttäjäroolin mukaan. Oikean yläkulman painikkeilla:




Vaihda salasana
Lisää/poista Rakennusosa valikon sisältöä
Info: käytön tukipalvelut
Kirjaudu ulos
Eri vaiheessa olevien dokumenttien ja työsuoritusten lukumäärä sekä Statusten selitteet esitetään Status painikkeesta avautuvassa ikkunassa.
Lista dokumenttityypeistä löytyy Dokumenttityyppi –painikkeen alta.
1.3. Projektivalinta
Projektivalinnan avulla hallitaan tietoportaalissa näkyviä tietoja. Mikäli käyttäjällä on oikeus vain
yhteen projektiin, on projektivalinta näkyvissä mutta projektia ei voi vaihtaa. Mikäli käyttäjällä on
oikeus useampaan projektiin, voi hän vaihtaa projektia alasvetovalikon avulla.
3
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
1.4. Haku
Hakutoiminnoissa on käyttöoikeuksista riippuen valittavana Tilaajan, Valvojan ja Urakoitsijan
dokumentit sekä Työsuoritukset ja Kirjasto: Hankkeessa hyväksytyt dokumentit.
Tallennettua aineisto voi hakea yhdellä tai usealla määräävällä valinnalla (alasvetovalikot) sekä
vapaalla hakusanalla. Vapaa hakusana toiminnolla voi hakea aineistoa mm. aineiston nimen tai
nimen/aiheen osan mukaan.
Tilaajan asiakirjojen haku palauttaa oletuksena vain hyväksytyt dokumentit. Roolista riippuen
käyttäjällä on mahdollisuus hakea myös muilla statuksilla olevia dokumentteja erillisen alasvetovalikon avulla.
Hyväksyttyjen dokumenttien kirjasto palauttaa kaikki dokumentit, jotka joko suunnittelija tai valvoja on dokumenttityypistä hyväksynyt.
1.5. Latauskori
Haku- välilehdellä voidaan lisätä tilaajan dokumentit, urakoitsijan dokumentit sekä valvojan dokumentit latauskoriin. Käyttäjä valitsee tarvittavat dokumentit ja klikkaa Latauskoriin.
Latauskori aukeaa
kuvakkeesta.
Latauskorista käyttäjä voi ladata dokumentit:
4
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Lisääksi käyttäjä voi tilata tulosteet:
Kun käyttäjä latauskorissa valitse dokumentit ja klikkaa Tulosteiden tilaus, aukeaa Tulosteiden
tilauslomake:
Käyttäjä täyttää Mylly- järjestelmän vaatimat tilauksen tiedot. Tilaus lähetetään klikkaamalla ”Lähetä tilaus”, jonka jälkeen tilaus on valmis.
5
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
1.6. Toimintamalli
Länsimetron tietoportaalissa on toiminnot aineiston hyväksymiskäytäntöihin.
Järjestelmään tallennetut tarkastusta vaativat dokumentit siirtyvät automaattisesti vastaavan
henkilön käsiteltäviksi ja hyväksyntä (hyväksytty/hylätty) tallentuu automaattisesti vastuullisten
henkilöiden tiedoksi. Alla on kuvattu toimintamalli eri prosessin vaiheissa.
Kaavio 1. Suunnitelmien kierto tietoportaalissa
Kaavio 2. Työsuorituksen kierto tietoportaalissa
6
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Kaavio 3. Tarkastusasiakirjan kierto tietoportaalissa
Kaavio 4. Käyttöönottoportaalin prosessi tietoportaalissa
7
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
2. URAKOITSIJAN TOIMINNOT
Etusivun Viimeksi määritellyt on työlista, jossa näkyy urakkaan viimeksi päivitetyt dokumentit
ja tehtävät.
Käyttäjä voi rajoittaa listan Urakkarajauksella.
2.1. Määritä toimenpide
Urakoitsijan roolissa voi A. Lisätä tai päivittää dokumentteja ja B. Hyväksyttää työsuorituksia.
A. Lisää tai päivitä dokumentteja



Järjestelmään voidaan lisätä tiedostoja yksitellen tai usean tiedoston zip -tiedostokokonaisuutena. Järjestelmä purkaa automaattisesti zip-tiedostot yksittäisiksi tiedostoiksi.
Pakolliset tiedot (1-5) ja dokumenttityyppi määräytyvät dokumenttiluokan perusteella
Käyttäjä voi lisätä uusia dokumentteja, käyttää järjestelmään aiemmin tallentamiaan
dokumentteja tai päivittää uuden revision järjestelmään tallennetuille dokumenteille.
Jokainen työsuoritus linkitetään huonetilaan, paaluun tai paaluväliin. Linkitys riippuu rakennusosasta ja kohdetyypistä ja huonetila/paalu/paaluväli valinta aktivoituu rakennusosan ja kohdetyypin valinnan jälkeen.
B. Hyväksytä työsuoritus
Työsuoritusta ei voi hyväksyttää ennen kuin työlajiin vaadittu dokumentaatio on hyväksytysti
järjestelmässä.
Työsuorituksen voi hyväksyttää Kohteen tiedot tai Määritä toimenpide: B. Hyväksytä työsuoritus näkymässä. Järjestelmä täydentää automaattisesti Hyväksytä työsuoritus listalle ne kohteet, joissa työ voidaan toteuttaa (dokumenttikokonaisuus hyväksytty).
2.2. Käsittele tietoja
Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saa tyypin mukaisesti joko dokumentin tai kohteen
tiedot (työsuoritus) auki.
Käsittele dokumentteja ikkunassa voi:




tarkastella aineiston metatietoja (sis. statushistoria)
päivittää aineistolle uuden version
ladata dokumentin (tai sen aikaisemman version) itselleen
Linkitetty painike näyttää kohteet, joihin on liitetty täsmälleen samansisältöinen dokumentti kuin valittu.
8
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Kohteen tiedot ikkunassa voi:

tarkastella kohteen ja sille tallennetun dokumentaation tietoja (sis. status)

lisätä uusia työvaiheita

lisätä/muokata/poistaa dokumentteja. Vain omia dokumentteja voi poistaa.

kuitata työsuorituksen valmiiksi (kun dokumenttikokonaisuus tarkastettu tilassa).
3. SUUNNITTELIJAN TOIMINNOT
Etusivun Viimeksi lisätyt ja muokatut on työlista, jossa näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt
tilaajan dokumentit.
Käyttäjä voi rajoittaa listan Urakkarajauksella.
3.1. Lisää dokumentteja
Järjestelmään voidaan lisätä tiedostoja yksitellen tai usean tiedoston zip -tiedostokokonaisuutena.
Pakollisten metatietojen (1-3) lisäksi dokumenteille vaaditut tiedot voidaan lukea hankkeen
määrämuotoisesta asiakirjaluettelosta A. Valitse asiakirjaluettelo TAI lisätä käsin B. Kirjoita
lisätiedot.
Sokopro järjestelmään tallennettujen tiedonsiirron helpottamiseksi aineiston lisätiedot voidaan
myös lukea Sokopro / Excel tiedostosta.
Riippuen valittuna olevasta projektista ja dokumentin tyypistä, menevät osa suunnitelmista hyväksyttäväksi pääsuunnittelijalle ja tilaajan tarkastajalle.
3.2. Käsittele dokumentteja
Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saat dokumentin tiedot auki.
Käsittele dokumentteja ikkunassa voi:

tarkastella ja muokata aineiston metatietoja

päivittää aineistolle uuden version

ladata dokumentin (tai sen aikaisemman version) itselleen.
3.3. Päivitä tiedot asiakirjaluettelosta
Jos käyttäjän tarvitsee päivittää jo tietoportaalissa olevien asiakirjojen / dokumenttien tietoja, voi
suunnittelija käyttää Päivitä tiedot asiakirjaluettelosta toiminnallisuutta useamman dokumentin
tiedon päivittämiseen.
9
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
4. TARKASTAJAN TOIMINNOT (SUUNNITTELIJA)
Etusivun Odottaa tarkastusta ja/tai Odottaa tarkastusta (suunnitelma) ovat työlistoja, jossa
näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt tilaajan dokumentit, jotka odottavat tarkastajan toimenpiteitä.
Käyttäjä voi rajoittaa listan Urakkarajauksella.
4.1. Tarkasta dokumentteja
Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumentin käsiteltäväksi.
Käsittele dokumentteja ikkunassa:




tarkasta aineiston metatiedot
lataa ja tarkasta dokumentti
linkitetty painike näyttää kohteet, joihin on liitetty täsmälleen saman sisältöinen dokumentti kuin valittu
Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden.
4.2. Massatarkastus
Tarkastajalla on myös mahdollisuus tarkastaa usea, saman sisältöinen ja samaan urakkaan,
mutta eri kohteeseen liittyvä dokumentti kerralla klikkaamalla Käsittele dokumentteja –dialogin
Tarkasta useita –painiketta.
Painikkeen takaa avautuu lista, josta tarkastaja voi valita tarkastettavat dokumentit ja merkitä ne
tarkastetuksi Tarkasta valitut – painikkeella.
10
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
5. VALVOJAN TOIMINNOT
Etusivun Viimeksi lisätyt ja muokatut on työlista, jossa näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt
tilaajan dokumentit.
Valvoja voi rajoittaa listan Urakkarajauksella.
5.1. Tarkasta dokumentteja
Työlistan tai hakutulosten riviä (tyyppi: Dokumentti) klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumentin käsiteltäväksi.
Käsittele dokumentteja ikkunassa:




tarkasta aineiston metatiedot
lataa ja tarkasta dokumentti
linkitetty painike näyttää kohteet, joihin on liitetty täsmälleen samansisältöinen dokumentti kuin valittu
Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden.
5.2. Hyväksy dokumenttikokonaisuus
Työlistan tai hakutulosten riviä (tyyppi: Työlaji) klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumenttikokonaisuuden käsiteltäväksi.
Dokumenttikokonaisuuden voi kuitata valmiiksi vasta kun suunnittelija on tarkastanut hänelle
osoitettujen dokumenttien vaatimuksenmukaisuuden. Halutessa klikkaa urakoitsijan dokumenttia nähdäksesi tarkemmat tiedot.
Kohteen tiedot ikkunassa:



tarkasta kohteen ja sille tallennetun dokumentaation riittävyys
lisää/muokkaa/poista kohteelle valvojan dokumentteja
Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden.
5.3. Massahyväksyntä
Valvojalla on myös mahdollisuus hyväksyä useita, saman sisältöisiä ja samaan urakkaan, mutta
eri työsuoritukseen liittyviä dokumentteja kerralla klikkaamalla Asennustyön Dokumentit–dialogin Hyväksy useita –painiketta.
Painikkeen takaa avautuu lista, josta valvoja voi valita hyväksyttävät dokumenttikokonaisuudet
ja merkitä ne tarkastetuksi Hyväksy – painikkeella.
5.4. Hyväksy työsuoritus
Työlistan tai hakutulosten riviä (tyyppi: Työlaji) klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumenttikokonaisuuden käsiteltäväksi.
Työsuoritus tarkastetaan kun urakoitsija esittää sitä valmiiksi (Työlajin status: Lisätty).
Kohteen tiedot ikkunassa: hyväksy työsuoritus ehdoitta tai hylkää kommentoiden.
11
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
6. HYVÄKSYJÄN TOIMINNOT (TILAAJAN HYVÄKSYJÄ)
Etusivun Odottaa tarkastusta (suunnitelma) on työlista, jossa näkyy hankkeelle viimeksi päivitetyt dokumentit, jotka on määritelty tilaajan tarkastajan tarkastettavaksi.
Käyttäjä voi rajoittaa listan urakkakohtaiseksi Urakkarajauksella.
6.1. Tarkasta dokumentteja
Työlistan tai hakutulosten riviä klikkaamalla saat tarkastusta vaativan dokumentin käsiteltäväksi.
Käsittele dokumentteja ikkunassa:

tarkasta aineiston metatiedot

lataa ja tarkasta dokumentti

Hyväksy ehdoitta tai hylkää kommentoiden.
7. TARKASTUSASIAKIRJA
7.1. Roolien toiminnot ja oikeudet
Valvoja – valvojalla on luku- ja kirjoitusoikeudet. Valvoja päivittää dokumentteja ja statuksia.
Urakoitsija – urakoitsijalla on luku- ja kirjoitusoikeudet. Urakoitsija päivittää dokumentteja.
Aliurakoitsija - luku- ja kirjoitusoikeudet
Tarkastaja (suunnittelija) – lukuoikeudet
7.2. Urakoitsijan toiminnot
Urakoitsija valitsee Urakka –alasvetovalikosta urakan, jonka jälkeen taulukossa näkyvät kaikki
valitun urakan tarkastuksen kohteet.
Urakoitsija voi lisätä liitteitä klikkaamalla
painiketta.
Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna,
jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot.
12
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeessa Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla
ja valitsemalla dokumentti. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä ladata dokumentti.
Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset.
Urakoitsija voi tulostaa taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta.
7.3. Valvojan toiminnot
Valvoja valitsee Urakka –alasvetovalikosta urakan, jonka jälkeen taulukossa näkyvät kaikki valitun urakan tarkastuksen kohteet.
Valvoja hyväksyy tarkistetut kohteet valitsemalla alasvetovalikosta Hyväksytty. Kun rivi on hyväksytty, sen väri muuttuu vihreäksi ja sarakkeen Todennettu ilmestyy käyttäjän leima.
Valvoja voi muuttaa statuksen valitsemalla alasvetovalikosta Peruuta, silloin rivin väri muuttuu
takaisin valkoiseksi.
13
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Valvoja voi lisätä liitteitä klikkaamalla
painiketta.
Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna,
jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot.
Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeessa Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla
ja valitsemalla dokumentin. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä voidaan ladata dokumentti.
Valvoja voi lisätä samalle tarkastusasiakirjan riville useita erityyppisiä dokumentteja.
Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset.
Valvoja voi tulostaa taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta.
14
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
8. PISTEKORTTI
8.1. Roolin toiminnot ja oikeudet
Urakoitsija – lukuoikeudet ja kirjoitusoikeus kuittaukselle
Valvoja – luku- ja kirjoitusoikeudet
8.2. Urakoitsijan toiminnot
Urakoitsija valitsee urakan, pistekortin nimen (samalla urakalla voi olla useampi pistekortti) ja
rakennusosan.
Halutessaan näkyvissä olevia rivejä voi rajoittaa haulla:
Ennen yksittäisen pisteen hyväksymistä, tulee pisteen Alakeskus-tasolle lisätä vähintään yksi
dokumentti Lisää liite –painikkeen avulla.
Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna,
jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot.
15
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeessa Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla
ja valitsemalla dokumentin. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä ladata dokumentti.
Urakoitsija voi lisätä samalle riville useita erityyppisiä dokumentteja.
Kun pistettä koskevalla alakeskuksella on vähintään yksi liite, urakoitsija voi merkitä rivin testatuksi laitamalla ruksin valintaruutuun.
Kun rivi on kuitattu, sen väri muuttuu keltaiseksi ja sarakkeeseen Testattu ilmestyy aikaleima:
Käyttäjä voi perua kuittauksen ottamalla ruksin pois. Jos piste on jo hyväksytty, testauskuittausta ei enää voi perua.
Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset. Huomautus kirjoitetaan vapaamuotoiseen tekstikenttään ja tallennetaan klikkaamalla OK.
Urakoitsija voi tulostaa/viedä taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta.
Urakoitsija voi viedä kaikki pistekortille liitetyt dokumentit sekä taulukon sisällön zippakettiin klikkaamalla Vie painiketta.
16
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
8.3. Valvojan toiminnot
Valvoja valitsee urakan, pistekortin nimen (samalla urakalla voi olla useampi pistekortti) ja rakennusosan.
Halutessaan näkyvissä olevia rivejä voi rajoittaa haulla:
Valvoja voi hyväksyä tai hylätä rivejä valitsemalla statuksen sarakkeessa Tarkastus.
Valvoja voi hyväksyä useamman pisteen kerralla mm. järjestelmätasolta, mutta tämä edellyttää
ettei alemmilla tasoilla ole hylättyjä kohteita. Jos valvoja hyväksyy kohteita ylemmän tason riviltä, hyväksyntä periytyy alemmille tasoille. Tämän jälkeen hyväksynnän poisto poistaa myös
tätä kautta automaattisesti luodut alemman tason hyväksynnät. Alemmalle tasolle muulla tavoin
tehtyjä hyväksymisiä ei kuitenkaan poisteta. Helpoiten periytyneet hyväksynnät tunnistaa siitä,
että ylemmän ja alempien tasojen aikaleimat ovat samat.
Pisteiden hylkääminen on mahdollista ainoastaan alimmalla tasolla.
Kun status on lisätty, sarakkeeseen Todennettu ilmestyy aikaleima. Jos rivi on hylätty, sen väri
muuttuu punaiseksi.
Valvoja voi lisätä liitteitä klikkaamalla
painiketta.
17
Sähköinen huoltokirja – tietoportaali
Dokumentti lisätään klikkaamalla Lisää, minkä jälkeen avautuu Lisää dokumentteja ikkuna,
jossa valitaan tiedosto ja täytetään metatiedot.
Kun dokumentti on lisätty, taulukon sarakkeeseen Liitteet ilmestyy sana Lisätty. Lisättyä dokumenttia voidaan muokata klikkaamalla
ja valitsemalla dokumentti. Käsittele dokumentteja ikkunassa voidaan päivittää tiedosto ja metatiedot, sekä ladata dokumentti.
Valvoja voi lisätä samalle riville useita erityyppisiä dokumentteja.
Käyttäjällä on mahdollisuus lisätä vapaamuotoista tekstiä sarakkeessa Huomautukset.
Valvoja voi tulostaa taulukon sisällön Excel- taulukkoon klikkaamalla Tulosta painiketta.
Valvoja voi viedä kaikki pistekortille liitetyt dokumentit sekä taulukon sisällön zippakettiin klikkaamalla Vie painiketta.
18