Unifaun Online - johdanto
Tervetuloa Unifaun Online käyttäjäksi!
Unifaun Online on Internetin välityksellä toimiva palvelu, jonka avulla voidaan tulostaa kaikki
yrityksen rahtiasiakirjat ja välittää kuljetuskumppaneille lähetystiedot sähköisesti. Käyttäjän ei
tarvitse asentaa tai ylläpitää ohjelmaa - ohjelmaa ylläpidetään kokonaan Unifaunin toimesta.
Tarvitaan vain toimiva Internet-yhteys, laser- tai tarratulostin sekä tarramateriaalia osoitekortteja
varten. Tulostaminen voi alkaa!
Tulostuksen yhteydessä Unifaun välittää automaattisesti rahdinkuljettajille rahtikirjatiedot
sähköisesti. Sähköisen tiedonsiirron myötä rahdinkuljettajan asiakas saa yhä parempaa
toimitusvarmuutta virheettömän tiedonsiirron myötä. Myös laskujen oikeellisuus paranee kun tieto
siirtyy sähköisesti. Informaatio kulkee nopeammin ja varmemmin osapuolten välillä sekä
asiakaspalvelu tehostuu.
Unifaun Online tarjotaan kahtena eri versiona, Unifaun Online Standard ja Unifaun Online Plus. Alla
lyhyesti Standard-version sisältämät toiminnot. Osoitteessa www.unifaun.fi löytyy lisätietoa sekä
Standard ja Plus versiosta.
Unifaun Online Standard
Automaattinen sähköinen tiedonsiirto rahdinkuljettajalle
Yksilölliset rahtikirja- ja kollinumerot
Statusseuranta jokaiselle kollille ja lähetykselle
Täydellinen historia kaikista lähetyksistä
Vastaanottajarekisterin tuontitoiminto
Tulostus toimii kaikentyyppisillä lasertulostimilla sekä nykyaikaisilla tarratulostimilla
Sisäänkirjautuminen vierasprofiilissa
Massamuotoinen tulostus
Integroitavuus toiminnanohjaukseen Unifaun ERPConnect -palvelun avulla
Verkkokauppa
Unifaun Support asiakastuki
Aloita näin
Uudelle käyttäjälle jaetaan sähköpostitse käyttäjätunnus ja salasana. Näitä kannattaa varjella
huolellisesti. Palveluun kirjaudutaan osoitteessa www.unifaunonline.fi. Tili on heti käyttövalmis.
Ensimmäisen tulostuksen yhteydessä tili vaati käyttäjää hyväksymään Unifaunin Java-sovelman
lisenssisopimus. Mikäli työasemalle ei vielä ole asennettu Java-ohjelmaa, käyttäjää opastetaan
asentamaan se Unifaun Online ohjelmasta käsin. Java on käyttäjilleen täysin ilmainen. Lisätietoa
Javasta osoitteessa www.java.com.
Tulostaminen
Tulostamiseen riittää pelkkä lasertulostin, niin osoitetarroja kuin rahtikirjoja ja raportteja varten.
Yrityksen tulostustarpeen ollessa kymmenissä lähetyksissä per päivä, tarratulostimen hankinta voi
olla suositeltavaa.
Samaa tiliä voidaan samanaikaisesti hyödyntää yrityksen eri osastoilla tai paikkakunnilla. Tällöin
halutaan todennäköisesti tulostaa rahtiasiakirjat eri tulostuspisteistä.
Haluttuja tulostimia valitaan klikkaamalla valikossa Asetukset > Liitännäisohjelma, jolloin alla oleva
ruutu ilmaantuu.
Opastettujen asetuksien kautta käyttäjää viedään vaiheittain eteenpäin. Ensin valitaan
tarramateriaali, sitten tarratulostin, jonka jälkeen tarratulostimen ajuri. Tietyille
suoralämpötulostimille ohjelmaa tarjoaa valmiiksi niihin tarvittavat ajurit. Vaihtoehtoisesti voidaan
käyttää tulostimen mukana tullutta ajuria. Lopuksi valitaan tulostin rahtikirjoja ja raportteja varten.
Jos tulostamiseen käytetään ainoastaan lasertulostinta, osoitetarroja varten voidaan valita oma
lokero tai mahdollisesti ohisyöttötoiminto, edellyttäen että käytettävä tulostin sitä tukee. Tällä
tavalla käyttäjän ei tarvitse erikseen ladata tarrapaperia joka tulostuksen yhteydessä.
Jos lasertulostimessa ei ole useampaa paperilokeroa tai ohisyöttötoimintoa, käyttäjä voi rastittaa
”Tauota ennen jokaista tulostusta”. Tämän toiminnon avulla voidaan tauottaa osoitekorttien ja/tai
rahtikirjojen tulostumista, jolloin käyttäjän on helpompi varmistaa, että tulostimessa on oikea
materiaali, ennen kuin tulostus alkaa.
Useita lähettäjiä ja vastaanottajia
Käyttäjä voi lisätä tililleen useita lähettäjiä ja vastaanottajia klikkaamalla Ylläpito > Vastaanottaja tai
Ylläpito > Lähettäjä. Tämän jälkeen voidaan luoda uusi lähettäjä tai vastaanottaja klikkaamalla esim.
uuden vastaanottajan kohdalla
painiketta. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.
Vaihtoehtoisesti lähettäjiä ja vastaanottajia voidaan tuoda tuontitoiminnon avulla. Tämä kannattaa
tehdä varsinkin silloin, kun esim. vastaanottajia on paljon eikä niitä haluta yksitellen syöttää
osoitekirjaan. Lisätietoa tuontitoiminnosta löytyy ohjesivulla klikkaamalla Ohje > Ohjeet > Tuo
osoiteluettelo.
Vinkki! Jos yrityksellä on useita asiakasnumeroita käytössään samalle rahdinkuljettajalle, luodaan
jokaiselle asiakasnumerolle oma lähettäjä. Asiakasnumerot lisätään lähettäjän kortin alaosassa.
Antamalla jokaiselle lähettäjälle oma pikahakuarvo helpotetaan oikean lähettäjän valinta
lähetystä luodessa.
Luo lähetys
Lähetyksen luonti tapahtuu klikkaamalla Luo lähetys, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu:
Ensin valitaan lähettäjä ja vastaanottaja. Isosta vastaanottajarekisteristä voidaan helposti hakea
haluttu vastaanottajaa hyödyntämällä ohjelman tarjoamia hakukriteereitä. Jos ohjelman käyttäjät
muistavat esim. asiakkaansa asiakasnumerot, voidaan hyödyntää hakukriteerinä ”Pikahakuarvo”.
Toinen tavallinen tapa on hakea tietty vastaanottaja nimellä, mutta yhtä hyvin käyvät myös
muunlaiset hakukriteerit, kuten Kategoria, Maakoodi, Postinumero, jne. Kun hakuarvo on syötetty,
klikataan hiirellä
tai vaihtoehtoisesti näppäimistön Enter-painiketta.
Kun Lähettäjä, Vastaanottaja ja Kuljetuspalvelu on valittu, siirrytään seuraavalle sivulle klikkaamalla
, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu:
Ainoastaan tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Eri kenttien pakollisuus riippuu rahdinkuljettajan
vaatimuksista. Halutessaan käyttäjä voi lisätä viitteitä ja kuljetusohjeita. Näitä arvoja voidaan myös
valmiiksi tallentaa tietyn lähettäjän ja vastaanottajan taakse, jolloin ne ilmaantuvat automaattisesti.
Lisäpalveluosiossa näkyvät ne lisäpalvelut, jotka ovat valitun kuljetuspalvelun osalta käytettävissä.
Esim. rastitettaessa ”Vastaanottaja maksaa rahdin” ilmestyy yleensä pakollinen kenttä jonne
syötetään vastaanottajan asiakasnumero. Vastaanottajien asiakasnumeroita voidaan niin ikään
tallentaa valmiiksi vastaanottajien taakse, jolloin ne ilmaantuvat kenttään automaattisesti. Tällä
tavalla niitä ei tarvitse muistaa tai erikseen ylläpitää muualla. Asiakasnumeroiden tallentaminen
vastaanottajien taakse voidaan tehdä vastaanottajarekisterin tuonnin yhteydessä, tai
vaihtoehtoisesti klikkaamalla Ylläpito > Vastaanottaja, jonka jälkeen avataan halutun vastaanottajan
kortti muokkaa-tilassa.
Osio ”Yleiset lisäedut” näkyvät ainoastaan Unifaun Online Plus version käyttäjillä.
Kun lähetys on valmis, klikkaa
, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu:
Noin viisi minuuttia tulostuksesta Unifaun Online välittää rahtikirjatiedot valitulle rahdinkuljettajalle
sähköisesti (EDI). Tietyt rahdinkuljettajat Suomessa käsittelevät EDI-sanomaa sekä kuljetustilauksena
että laskutustietona. Rahdinkuljettajalta voi tarvittaessa tiedustella heidän käytännöistä lisää.
Virheellisiä lähetyksiä voi korjata lähetyshistoriassa, tai klikkaamalla
heti tulostuksen
yhteydessä, oranssin ruudun yläpuolella. Klikkaamalla
lähetys peruuntuu, mutta
avautuu samalla uudelleen muokattavassa tilassa, jolloin jo kertaalleen syötettyjä voidaan
hyödyntää. HUOM! Aina kun lähetys peruutetaan ja tehdään uudelleen, Unifaun Online antaa
lähetykselle uudet rahtikirja- ja kollinumerot. Näin vähennetään laskutusvirheitä.
Lähetyshistoria
Kaikki lähetykset kerääntyvät Unifaun Onlinen lähetyshistoriaan. Lähetyksiä voi tarkastella
klikkaamalla Historia > Lähetykset, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu:
Käytössä on useita erilaisia hakukriteereitä, joiden avulla käyttäjä voi nopeasti hakea halutun
lähetyksen tiedot. Esimerkiksi rastittamalla
käyttäjä voi valita tietyn tarkastelujakson,
jonka hän haluaa ilmaantuvan näkyviin. Rastittamalla
käyttäjä voi hakea lähetyksiä omia
arvoja käyttäen, esim. tilausnumero ja viite. Eri hakukriteereitä ja -arvoja voi vapaasti yhdistellä
halutun hakutuloksen saavuttamiseksi.
Vinkki: Jos tiettyä hakua suoritetaan lähetyshistoriasta säännöllisesti, kannattaa luoda ns.
Hakusuosikki. Saavutetun hakutuloksen jälkeen klikataan
hakusuosikille sille sopiva nimi.
, jonka jälkeen annetaan
Tulostussuosikit
Lähetyksen luontia voidaan nopeuttaa ja ohjata nk. Tulostussuosikkien avulla. Hyvin suunnitellun
tulostussuosikin avulla kuljetushallintaa voidaan tehostaa huomattavasti. Lue lisää Unifaun Online
ohjesivulta, Ohje > Ohjeet > Tulostussuosikit.
Käyttöliittymä
Käyttöliittymässä näkyvät linkit voidaan tilikohtaisesti muokata. Tämä tehdään klikkaamalla
Asetukset > Käyttöliittymä. HUOM! Jotta tulostussuosikit ilmaantuisivat pikalinkkeinä tilin
valikkoon, tulee käyttöliittymävalikossa haluttujen tulostussuosikkien lisäksi rastittaa myös
”Tulostussuosikit (Suora)”.
Verkkokauppa
Tilin verkkokaupasta käyttäjä voi aktivoida tilinsä lisää kuljetusliikkeitä, päivittää tilinsä Plus-versioon,
aktivoida Unifaun ERPConnect tilausvälitystoiminto sekä ostaa tarratulostimia ja tarramateriaalia.
Tarramateriaalia voi ostaa niin tarratulostimiin kuin lasertulostimiin.
Tulostaminen suoraan toiminnanohjauksesta – Unifaun ERPConnect
Unifaun Online voidaan integroida yrityksen toiminnanohjaukseen, Unifaun ERPConnect
tilausvälitystoiminnon avulla. Tällöin rahtiasiakirjojen tulostus ja sähköinen tiedonsiirto
rahdinkuljettajille voidaan automatisoida tapahtuvaksi suoraan yrityksen toiminnanohjauksesta.
Unifaun ERPConnect aktivoidaan Unifaun Online tilin verkkokaupasta. Lisätietoa osoitteessa
www.unifaun.fi > Tuotteet > Unifaun ERPConnect.
Unifaun Support asiakastuki
Unifaun Support asiakastukeen voi aina kääntyä Unifaun tuotteisiin liittyvien kysymysten kanssa.
Asiakastuki on ilmainen ja se on auki arkisin klo. 9-18 välisenä aikana. Unifaun Online ohjesivulta
löytyy lisäksi Foruumi, josta voi hakea kysymyksilleen vastauksia 24/7 periaatteella.
Unifaun Support
puh. 09-4247 5070
[email protected]