Revision af bk-bestemmelser
for kommunernes arkivalier
Projekt 2016
1
Overordnet formål
Formålet med revisionen er at sikre bevaring af de ”rigtige”
arkivalier, det rigtige sted i det rette omfang
”§ 4. Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres
således, at det sikres,
1) at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske
samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller
retlig betydning for borgere og myndigheder, og
2) at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de
ressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest
hensigtsmæssigt.”
28-01-2016
2
Formål
At revidere følgende bestemmelser for så vidt angår data i it-systemer:
• Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af
arkivalier i kommunerne (perioden 2007ff)
• Cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes itsystemer (perioden 2007ff)
For så vidt angår børnesager og ligningssager på papir udover førnævnte:
• Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation
af arkivalier i primærkommunerne samt tilsvarende bekendtgørelser for
København og Frederiksberg Kommuner (perioden 1970-2007)
08-02-2016
3
Baggrund
De nuværende bevarings- og kassationsbestemmelser for
kommunerne blev udarbejdet i 2010 efter kommunal- og
strukturreformen i 2007.
Det er disse bestemmelser, som nu skal opdateres/ revideres.
Behovet for opdatering/revision skyldes at den offentlig sektor
er i konstant bevægelse og der efter udstedelsen af
bestemmelserne således er sket forskydninger i ressortområder
for henholdsvis staten, regioner og kommuner
08-02-2016
4
Fire vigtige punkter
• Samling af udbetalingsopgaver fra kommunerne hos
Udbetaling Danmark
• Den kommunale rammearkitektur i regi af KOMBIT samt
monopolbruddet hos KMD, som ændrer kommunernes
systemarkitektur
• Ændring i dataoverførsler mellem kommuner, regioner og
staten
• Ressortomlægninger fx de sociale tilsyn
08-02-2016
5
Organisering
• Projektet er forankret i Rigsarkivet med Rigsarkivets direktion
som styregruppe.
• K-udvalget fungerer som referencegruppe for projektet.
• Projektgruppen består af Anette Eriksen, Bornholms Ø-arkiv,
Flemming Nielsen fra KL samt Christian Larsen, Birgitte VedelTroelsen og Mette Hall-Andersen, Rigsarkivet (projektleder).
08-02-2016
6
Proces og tid
•
•
•
•
•
•
•
Erfaringsopsamling
Ressort og dataflowanalyse
Analyse af problemområder
Analyse af KLE-bevaringen
Rammearkitekturens betydning
Udarbejdelse af indstilling/udkast
Høring i K-udvalget/
Rigsarkivets direktion
• Offentlig høring
08-02-2016
Vi starter i dag 
marts-april
april-juni
maj-juni
juni-juli
august-oktober
november
december-januar
7
Afslutning af projekt
• Produkt: Ny(e) bekendtgørelse(r)
• Implementering af bekendtgørelsen er et selvstændigt projekt
i 2017, dvs.
– Vejledning
– Guldliste
– Informationsmøder o.lign
Bliver planlagt og kommer efterfølgende…..
08-02-2016
8
Spørgsmål?
08-02-2016
9