lataa opas - Auria Yrityslaskenta
KONKARIT – helpompaa yrittäjyyttä Toivotko apua rutiinien ja toimintatapojen tehostamiseen tai kaipaatko näkemystä siihen, miten yllättävät tilanteet tai suunnitellut muutokset vaikuttavat yrityksesi kannattavuuteen? LUKIJALLE Yritystoiminnan vakiinnuttua on useimmat termit ja toimintatavat varmasti tulleet jo tutuiksi. Silti eteesi saattaa tulla yllättävä tilanne jossa et oikein tiedä miten se vaikuttaa vaikkapa yrityksen maksuvalmiuteen. Joskus voi olla niinkin, että olet niin tottunut omiin rutiineihisi, ettet edes huomaa toiminnan muuttuneet tehottomaksi. Tämän pikaoppaan tavoitteena on antaa kirjanpitäjän vinkkejä yrityksen arkirutiinien tehostamiseen ja talousjohtamiseen, sillä jo pienin toimenpitein selätät mahdolliset isommat haasteet ennakolta. Antoisia lukuhetkiä toivottaa Mira Manninen Auria Yrityslaskenta Oy OSA 1 ARKIRUTIINIT SUJUVIKSI Myyntilaskut oikein ja tehokkaasti Palkanlaskentaan täsmällisyyttä ja sujuvuutta Järkeistä paperin pyörityksesi Usein myyntilaskut hoidetaan yrityksen sisältä käsin. Hyviä puolia tässä on se, että laskuttavassa yrityksessä on varmasti paras käsitys siitä mitä on myyty ja millä ehdoilla. Haastavaksi tilanne käy silloin jos laskutus on kiireisen yrittäjän harteilla eikä laskujen tekemiseen löydy aikaa. Tällöin käy helposti niin, että asiakkaan maksu näkyy tilillä vasta siinä vaiheessa, kun kassa jo kumisee tyhjyyttään. Muista, että asiakkailla on aina oma maksuaikansa, joka ei valitettavasti huomioi laskuttavan yrityksen kassatilannetta. Joskus yritykset pyrkivät nopeuttamaan rahankiertoa antamalla asiakkailleen käteis- eli kassa-alennuksia (esim. 5 pv -2%, 14 päivää MYYNTILASKUT netto). Laskennallisena vuosikorkona näistä alennuksista muodostuu kuitenkin huimia summia - etenkin silloin, jos maksut ovat toistuvia ja alennukset käytössä kaikilla. Yksittäisissä tapauksissa käteisalennus saattaa olla järkevä vaihtoehto, mutta isomman massan osalta kannattaa harkita tarkkaan. Jos myyntisaamisten kierto on kassallesi liian pitkä, kannattaa sinun Kuinka tehdä ne oikein ja tehokkaasti käydä maksuehtosi uudestaan läpi. Pyri saamaan neuvoteltua myyntilaskuillesi lyhyempi ja vastaavasti ostolaskuillesi hieman pidempi maksuaika. Toisinaan auttaa myös se, että järjestät itsellesi aikaa laskutuksen tekemiseen viikoittain sen sijaan, että kirjoitat kaikki odottavat laskut keskitetysti kerran tai pari kuukaudessa. Hyvä vaihtoehto on myös ulkoistaa laskutus esimerkiksi tilitoimistolle, mutta tällöin sinun tulee tehdä selkeät työohjeet laskuttajalle. VINKKEJÄ MYYNTILASKUTUKSEEN • Vaikka käyttäisitkin laskutuksessa Excel-pohjaa, lisää laskuihin juokseva numerointi - laskusta tulee aina löytyä laskunumero. Laskutusohjelman käyttäminen on tästä syystä suositeltavaa, sillä lakisääteiset laskumerkinnät on silloin huomioitu jo valmiiksi. • Yritys- ja yksityisasiakkaalla voi olla erilaiset maksuajat. Yritysten välinen maksuaika määräytyy keskinäisen sopimuksen mukaan. Yksityisasiakkaille puolestaan maksuaika on useimmiten 14 vrk, sillä maksukehotusmaksua ei voi periä ennen kuin tuo 14 vrk laskun lähettämisestä on kulunut. • Toimita aina kaikki myyntilaskutukseen liittyvät tositteet kirjanpitäjällesi. Jos käytät omassa laskutusohjelmassasi reskontratoimintoa, usein riittää, että toimitat kirjanpitäjällesi kuukausittaisen raportin kaikista laskutetuista ja suoritetuista tapahtumista sekä listan avoimista laskuista. Muista kuitenkin sopia tästä kirjanpitäjäsi kanssa etukäteen niin hän osaa antaa sinulle täsmällisempiä neuvoja. PAKOLLISET LASKUMERKINNÄT Arvonlisäverolaissa on säädetty kaikista myyntilaskussa tarvittavista tiedoista. Vaatimukset koskettavat kaikkia sellaisia tositteita, jotka toimivat laskuna. Vähäisillä laskuilla, eli arvoltaan enintään 400 euroa, on kevennetyt vaatimukset (listassa tummennettu). Jos laskun tiedossa esiintyy puutteita, tulee laskun vastaanottajan pyytää tilalle uusi versio, jotta hän saa kirjanpitoonsa lain määräykset täyttävän aineiston. Pakolliset laskumerkinnät ovat: • laskun antamispäivä • juokseva tunniste • myyjän nimi, osoite ja arvonlisäverotunniste • • merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen • ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus” • ostajan laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus” • ostajan nimi ja osoite • tiedot uusista kuljetusvälineistä • Tavaroiden / palveluiden määrä ja laji • • tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä • veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, • jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmäkäytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä-taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä-keräily- ja antiikkiesineet” merkintä ”voittomarginaalijärjestelmämatkatoimistot” • verokanta • merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä • suoritettavan veron määrä • muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun 1 OTA KÄYTTÖÖN LASKUTUSOHJELMA Excelöinti on mukavaa mutta laskutukseen sitä ei kannata käyttää. Valmiissa laskutusohjelmassa on jo valmiiksi mietitty monet käytäntöä helpottavat asiat kuten viitenumero, laskun numerointi ja suoritusten kirjaus puhumattakaan selkeästä ulkoasusta. Laskut myös säilyvät sillä et voi vahingossa tallentaa laskun päälle uutta. 2 HALLINNOI LASKUTETTAVIA TÖITÄ JA TUOTTEITA Laskutusohjelmiin saa usein tuotua tietoa muista järjestelmistä. Ota käyttöön projektinhallinta-/työajankirjausjärjestelmä tms. jolloin saat tiedot siirrettyä suoraan laskulle ilman manuaalisia välivaiheita etkä ole pelkän muistin varassa. Näin kaikki tarvittava varmasti myös päätyy laskulle asti ja virheiden mahdollisuus pienenee. TEHOA LASKUTUKSEEN 3 LAITA REKISTERIT KUNTOON Päivitä asiakas- ja tuoterekisteri ajan tasalle viimeistään nyt. Kirjaa rekisteriin kaikki oleellinen tieto asiakkaastasi, kuten yhteystiedot, laskutusosoite, maksuehto ja yhteyshenkilö sekä muut sellaiset asiat jotka ovat tärkeitä asiakassuhteen hoitamisen kannalta. Tuoterekisterissä puolestaan on hyvä olla tiliöintioletukset, arvonlisäverokanta, tuotteen/palvelun kuvaus ja oletushinta. Kun teet nämä kerran huolellisesti ja tarvittaessa päivität, ei sinun tarvitse laskutusvaiheessa enää etsiä tietoja sieltä sun täältä. 3 LUO YHTENÄINEN HINNASTO Mieti tuotteillesi ja palveluillesi yhtenäiset hinnat. Näin sinun ei tarvitse miettiä jokaisen laskun kohdalla mitä juuri tämän asiakkaan kanssa on hinnoista sovittu. Jos asiakaskohtaisia hintoja kuitenkin on, merkitse nämä asiakaskortistoon, jolloin ne päivittyvät laskulle automaattisesti ohittaen oletushinnaston. 4 SEURAA SAATAVIASI SÄÄNNÖLLISESTI Se ei vielä riitä, että saat laskut lähtemään ajallaan. Myös saatavien kotiutumista tulee seurata säännöllisesti. Useimpien laskutusohjelmien avulla saat suoritukset kirjattua suoraan laskulle, jolloin käytettävissäsi on listaus avoimista laskuista. Älä arastele lähettää maksumuistutuksia, sillä kyseessä on oman kassanhallintasi kannalta erittäin oleellinen asia. Jos asiakkaasi eivät maksa sinulle laskuja ajallaan, joudut ehkä siirtämään omien laskujesi maksamista jolloin sinulle itsellesi aiheutuu ylimääräisiä kuluja muistutus- ja viivästyskorkomaksuista. Tarvittaessa maksumuistutukset ja perintätoimet voi ulkoistaa perintätoimistolle. 5 OTA KÄYTTÖÖN VERKKOLASKUTUS Verkkolaskutus on kustannustehokas ja suositeltava vaihtoehto ihan kaikenkokoisille yrityksille. Jos asiakkaasi vastaanottaa verkkolaskuja, tehostaa se laskun käsittelyä vastaanottajalla. Niille asiakkaille jotka eivät vielä vastaanota verkkolaskuja, välittyy lasku tulostuspalvelun kautta normaalisti etanapostina. Verkkolaskuja voit tehdä oman laskutusohjelmasi kautta, jos se tulee toimintoa. Toinen yleinen vaihtoehto on sähköiset taloushallintojärjestelmät, jossa tilitoimisto ja asiakas toimivat samassa ympäristössä. Tällöin laskutus, reskontrat ja kirjanpito on suoraan integroitu ja tieto kulkee saumattomasti ohjelmiston, verkkolaskuoperaattorin ja pankin välillä. Työnantajalla on aina melkoinen urakka työsuhdeasioihin perehtymisessä. Säädöksiin ja pykäliin tutustuminen on kuitenkin sinun velvollisuutesi työnantajana. Normaalin tunti- tai kuukausipalkan laskeminen ei ole mitään rakettitiedettä. Sen sijaan päänvaivaa useimmalle yrittäjälle tuottaa ns. palkanlaskennan PALKANLASKENTA erityistilanteet, kuten vuosilomat, sairastuminen, lomautus, ylityöt, perhevapaat ja arkipyhät. Näiden lisäksi voi olla vielä toimialakohtaisia laskentasääntöjä, kuten keskituntiansio, pekkaspäivät sekä olosuhde- ja haittalisät. Tilannetta ei yhtään helpota se, että Järjestelmällisesti ja täsmällisesti työmäärä pienemmäksi työehtosopimukset on usein laadittu haltijakieleen verrattavilla lauserakenteilla ja sanoilla. Kaikesta kuitenkin selviää ja usein järjestelmällisyys ja täsmällisyys ovat ne avainsanat, joilla asiasta voi tehdä ymmärrettävämmän. 1 KIRJALLISET SOPIMUKSET Tee työsopimukset aina kirjallisesti ja kirjaa siihen kaikki sovitut asiat. Suullinen sopimus on yhtä sitova kuin kirjallinen, mutta huomattavasti vaikeampi osoittaa myöhemmin mitä on sovittu. Jos työsopimukseen tehdään molempien osapuolien hyväksymiä muutoksia, tee myös ne kirjallisesti. 2 TYÖAIKAKIRJANPITO Työaikakirjanpito on työnantajalle laissa asetettu vaatimus pitää kirjaa työntekijän toteutuneista työtunneista. Työaikakirjanpitoon merkitään säännöllisen työajan lisäksi mahdolliset lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut rahalliset korvaukset ja annetut vapaat. Työnantajan on aina vaadittaessa esitettävä työaikakirjanpito. Se on myös palkkaepäselvyyksien ratkaisemisessa hyvin olennaisessa JÄRJESTELMÄLLISYYTTÄ asemassa. 3 MATKALASKUT Jos maksat työntekijöillesi kilometrikorvauksia tai päivärahoja, maksa ne ainoastaan matkalaskua vastaan. Matkalaskun tulee olla työntekijän itsensä laatima ja allekirjoittama. Jos maksat nämä maksut ennen kuin olet matkalaskun konkreettisesti saanut, aiheutat vain suotta itsellesi päänvaivaa, sillä jälkikäteen sitä on aina hankalampi saada. Näillä vinkeillä sujuvoitat palkanlaskentarutiineja, varsinkin jos hoidat palkanlaskennan itse. • Määritä kaikille työntekijöille sama palkkakausi ja palkanmaksupäivä. Helpotat omia rutiinejasi suuresti pelkästään sillä, että palkoista tarvitsee huolehtia vain yhtenä päivänä. • Kesäloma-ajan palkka kannattaa sopia työntekijän kanssa maksettavaksi normaaleina palkanmaksupäivinä. Näin työntekijäkään ei joudu sellaiseen tilanteeseen, että palkkapäivien väli venyy liian pitkäksi. Tarkista kuitenkin työehtosopimuksesta voiko asiasta sopia paikallisesti. • Hanki yrityksellesi kunnollinen palkanlaskentaohjelma. Excel-taulukot sopivat kyllä joissakin tilanteissa, mutta esimerkiksi lakisääteisten ilmoitusten tekeminen hankaloituu huomattavasti, jos niihin tarvittavat tiedot joutuu poimimaan useasta eri tiedostosta. • SUJUVUUTTA Tutustu huolella alallasi voimassaolevaan työehtosopimukseen. Esimerkiksi loma-ajan palkkaan ja haittalisiin liittyvät määräykset voivat vaihdella huomattavasti eri alojen työehtosopimusten välillä. Tarkista myös mitä tes sanoo ylityökorvauksista, työajanlyhennyksistä, arkipyhäkorvauksista ja sairasajan palkasta. • Selvitä, onko alallasi voimassa yleissitova työehtosopimus. Se tarkoittaa sitä, että sinun on noudatettava voimassa olevaa työehtosopimusta, vaikka yrityksesi tai työntekijäsi eivät ammattiliittoon kuuluisikaan. Yrityksen paperiasiat ei useinkaan ole yrittäjän lempiasioita ja ne tuntuvat vievän aikaa tärkeämmältä eli liiketoiminnalta. Todellisuudessa byrokratia ei ole suuren suurta ja aikaa menee prosentin verran koko työajastasi, kun vain hetken jaksat keskittyä ja teet ne kerralla oikein. Yhä uudelleen saman asian tekeminen syö aikaa ja hermoja. Jos esimerkiksi oiot virheitä vartin päivässä, vie se vuodessa kokonaisen työviikon. 1 KESKITY Varaa kalenterista selkeä ajankohta milloin teet paperityöt. Esimerkiksi tiistaina klo 8-10. Älä sovi mitään päällekkäin äläkä salli tekosyitä ajankohdan siirtämiseksi. JÄRKEISTÄ PAPERIN PYÖRITYKSESI 2 TALLENNA Säilytä paperit, tiedostot, viestit tms. aina samassa, loogisessa paikassa. Näin et tuhlaa aikaa turhaan etsimiseen. Jos et ole varma onko asiakirja tärkeä, talleta se siihen saakka kunnes olet ottanut selvää. 3 KYSY Asioiden korjaaminen vie aina enemmän aikaa kuin etukäteen selvittäminen. Älä epäröi kysyä neuvoja epäselvissä asioissa. Kaikkea ei tarvitse osata itse, vaan oman osaamisen ulkopuolella oleville asioille löytyy varmasti palveluntarjoaja. 4 DOKUMENTOI Kun sovit asioita, kirjaa ne ylös. Kun kysyt neuvoja, kirjaa ne ylös. Kun jokin asia jää kesken, kirjaa se ylös. Näin et joudu viikkojen kuluttua käyttämään aikaasi samaan asiaan minkä olet jo tehnyt, tai muistelemaan epätoivoisesti mistä hyvän neuvon kuulit. Yritystoiminnassa tulee aina jossain vaiheessa eteen sopimuksen tekeminen. Se voi olla esimerkiksi vuokrasopimus, työsopimus, yhteistyösopimus tai vaikka kauppakirja. Sopimusvapaus takaa meille oikeuden valita sopimuskumppanin ja sopimuksen sisällön lisäksi myös sopimuksen muodon. Suullinen sopimus on siten yhtä sitova kuin kirjallinen. Suosittelen kuitenkin tekemään kaikki sopimukset kirjallisesti. Asioiden rustaaminen paperille vie hieman aikaa, mutta se voi säästää aikaa ja rahaa jatkossa – etenkin jos sopimuksen avulla vältetään erilaiset selvitystyöt tulevaisuudessa. Kun asiat ovat kirjoitettu selkeästi paperille ylös, ei kenellekään osapuolelle ole vuosienkaan päästä epäselvää, mitä sopimuksen on alun perin katsottu sisältävän. Sopimuksissa tulee vastaan hyvin kirjavia käytänteitä. Työsopimukset* ovat näistä hyvä esimerkki: toiset kirjoittavat ylös työntekijän henkilötietojen lisäksi ainoastaan työtehtävät ja kuukausittaisen palkan kun taas toiset erottelevat hyvinkin tarkasti myös lomanmääräytymisajan, koeajan kilpailukiellon, salassapitolausekkeet, irtisanomisajan jne. SOPIMUKSET Mitä huolellisemmin ja yksityiskohtaisemmin sopimuksen sisältö on kirjoitettu auki, sen paremman turvan se antaa molemmille sopijaosapuolille. Vaikka sopimus on suotavaa tehdä kirjallisesti, ei sen tarvitse koostua munkkilatinaa muistuttavista sanoista. Tarkoitushan on, että osapuolet myös ymmärtävät mitä paperissa lukee. *huom. Laissa säädetään työsopimukseen kirjattavat asiat, joten etenkään siinä ei kannata olla liian niukkasanainen. Tästä enemmän oppaassamme ”ensimmäisen työntekijän palkkaus” OTTAISINKO AVUKSI ASIANTUNTIJAN? Merkityksellisimmät sopimukset, kuten esimerkiksi suurempia summia käsittelevät kauppakirjat tai osakeyhtiössä osakassopimukset, kannattaa aina teettää lakimiehellä. Pahimmillaan mehevä riita sopimuksesta vahingoittaa sopimusosapuolien lisäksi koko yritystä. Mieti asiaa vaikka niin, että mitä suurempi mahdollisuus asian väärinymmärrykselle on olemassa, sitä todennäköisemmin asia myös ymmärretään väärin. Sopimusten teettämistä ei kannata ajatella pelkästään ylimääräisenä kustannuksena vaan ennemminkin yrittäjän/yrityksen omana vakuutuksena. Kirjanpitäjältä usein kysytään sopimusten laatimisesta, mutta lakimies on käytännössä ainoa taho, jonka mielipidettä sopimuksen juridisesta sisällöstä kannattaa kuunnella. Mikään ei kuitenkaan estä hyödyntämästä kirjanpitäjien laajoja asiantuntijaverkostoja, joten kysy rohkeasti olisiko hänellä suosituksia tai yhteystietoja esimerkiksi eri aloihin tai sopimustyyppeihin erikoistuneista lakimiehistä. Automatisointi ja digitalisaatio ovat olleen kasvavia trendejä jo hyvän aikaa. Eikä suotta, sillä niiden ansiosta toiminta tehostuu, kustannukset laskevat ja päätöksenteko voidaan perustaa ajantasaiseen tietoon. Yleisemmin puhutaan sähköisestä taloushallinnosta. Kun taloushallintoa halutaan automatisoida, tarkoittaa se konkreettisesti verkkolaskujen kytkemistä taloushallinnon järjestelmään, jolloin laskut voidaan kierrättää, hyväksyä ja maksaa sähköisesti ja tiedot siirtyvät automaattisesti reskontraan. Kun myös tiliotteet ja viitesiirrot liikkuvat sähköisesti, kirjautuu tieto saapuneista ja suoritetuista maksuista suoraan reskontraan ilman käsin tehtäviä kirjauksia ja tapahtumat kuittaantuvat suoritetuiksi. Tässä vaiheessa ei enää viranomaisilmoituksiakaan tehdä paperilla. Tiedon liikkuminen sähköisesti mahdollistaa joustavan työnjaon mm. asiakkaan ja kirjanpitäjän välillä, eikä tietojen käsittely ole enää aikaan tai paikkaan sidottua. AUTOMATISOINTI Raportteja ei myöskään tarvitse erikseen odottaa tai pyytää, vaan kaikki tieto on napin painalluksen päässä. Muista kuitenkin, että parhaat tehot tästä kaikesta saat irti kun sähköistäminen koskee koko taloushallintoa, ei vain osaa siitä. Yllättäen kaikkein aikaa vievintä ei olekaan manuaalinen mappien selailu ja käsin tietojen kirjaaminen vaan se, että osa tiedoista on sähköisenä ja osa perinteisesti paperilla. SAISITKO NÄISTÄ LISÄARVOA ITSELLESI? Automatisointia ja digitalisaatiota voi yrityksessä hyödyntää monella muullakin tapaa kuin laskutuksessa ja kirjanpidossa. Vai mitä mieltä olet siitä että taloushallinto on täysin sähköinen mutta esimerkiksi työntekijät täyttävät tuntilistansa paperilla? Ainakin näihin kannattaa tutustua: • Työajankirjaus ja –seuranta. Usein näistä saa tiedot siirrettyä rajapinnan kautta suoraan palkanlaskentaohjelmaan. Kehittyneimmissä on jopa testulkinta, jolloin lisiä, ylitöitä tms. ei lasketa enää käsin. • Myös matkalaskujen tekemiseen on olemassa sovelluksia. Voit esimerkiksi asentaa autoon kiinteästi laitteen johon ajetut kilometrit tallentuvat ja välittyvät sitten suoraan matkalaskulle. Osa palveluista taas toimii matkapuhelimen välityksellä, jolloin voit kirjata matkan tiedot suoraan sovellukseen. • Kuittiskannaus. Kun laskut jo liikkuvat sähköisesti, eikö olisi aika tehdä sama käteiskuiteille? Valitettavasti vielä ei ole mahdollista saada kuitteja liikkumaan samaan tapaan stardardoidussa muodossa, mutta ainakin ne saa älypuhelimen avulla mobiiliskannauksella suoraan taloushallinnon ohjelmaan. … MUTTA ENSIN PERUSASIAT KUNTOON Oikein tehtynä automatisointi säästää aikaa, rahaa, resursseja ja hermoja mutta se ei todellakaan ole mikään oikotie onneen. Automatisointi ei tarkoita sitä, että kaikki tapahtuu itsestään nappia painamalla, eikä kenenkään tarvitse enää tehdä mitään. Pikemminkin päinvastoin: perustan on oltava kunnossa jotta siitä yleensä on jotain hyötyä, joten alkuvaiheessa työsarkaa saattaa olla jopa enemmän. Otetaan esimerkki. Jos sinulla on jo vuosia ollut tapana hoitaa yrityksen talousasiat vasemmalla kädellä ja aina myöhässä, oletko asioista kiinnostuneempi tai onko sinulla enemmän aikaa perehtyä asioihin pelkästään siirtymällä sähköiseen taloushallintoon? Todennäköisesti hedelmällisemmän alun saat, kun lähdet liikkeelle miettimällä miten saat asioita tehtyä paremmin eikä millä välineellä. Laskun maksaminen kun on aina laskun maksaminen, tapahtui se millä välineellä tahansa. Mennään kuitenkin positiivisen kautta! Nyt sinulla on mahtava tilaisuus miettiä yrityksen prosessit tehokkaammaksi ja mahdollisesti jopa luoda kokonaan uusia toimintatapoja. Kuka tietää, vaikka niillä olisi vaikutusta positiivisesti asiakaskokemukseenkin. Verosuunnittelu ei tarkoita sitä, että verotuksesta etsitään kaikki mahdolliset porsaanreiät, joiden avulla verojen maksamisesta voisi luistaa. Verojen avulla pidetään suomalainen yhteiskunta pyörimässä, joten toivottavasti kukaan ei edes harkitse aktiivista välttelyä niiden maksusta. Verosuunnittelun tavoitteena on ennakoida verojen maksamisen vaikutuksia yrityksen toimintaan sekä pohtia, miten yrityksen veroja maksettaisiin järkevimmin. Tämän jälkeen pyritään löytämään verotuksellisesti edullisimmat ja toimivimmat vaihtoehdot verojen maksamiselle. Tavoitteena on välttää erilaiset verohaitat sekä ehkäistä hallitsemattomien verotustilanteiden syntyminen. Verosuunnittelussa on tuloveron ohella arvioitava muun muassa arvonlisäveron, varainsiirtoveron, varallisuusveron sekä perintö- ja lahjaveron vaikutukset yrittäjän ja VEROSUUNNITTELU yrityksen toimintaan. Vaikkei verosuunnittelu tarkoitakaan verojen maksamisen minimointia, on verosuunnittelullakin mahdollista säästää. Ideaalitilanteessa verot maksetaan aina oikean suuruisina ja oikeaan aikaan, jolloin myös vältytään ikäviltä ylilyönneiltä. Pienelläkin panostuksella kirjanpitoon sekä huolellisella veroilmoituksen täytöllä voi pienikin yritys säästää pitkän pennin vuosien mittaan. ESIMERKKEJÄ VEROSUUNNITTELUSTA Jos toiminimiyrittäjän puoliso työskentelee yrityksessä aina silloin tällöin, yrityksen tekemä tulo voidaan jakaa verotettavaksi myös puolisolle (joka tässä tapauksessa muuten luetaan yrittäjäpuolisoksi) työnteon suhteessa. Tällöin verotuksen yhteisprosentti voi olla pienempi kuin silloin, jos tulo verotetaan pelkästään toiselta puolisolta. Toiminimiyrityksessä ja kommandiittiyhtiössä verojen maksua voidaan puolestaan siirtää hyödyntämällä niin sanottua toimintavarausta. Toimintavaraus on yksi elinkeinoverolain sallimista harvoista tuloksenjärjestelykeinoista. Toimintavaraus saa olla enintään 30 prosenttia tilikauden päättymistä edeltäneen vuoden (12kk) aikana maksettujen ennakonpidätyksen alaisten palkkojen yhteismäärästä. Varausta käytetään nimenomaan tasaamaan verotusta eri vuosien välillä, ei poistamaan veroja kokonaan. Yritysjärjestelytkin ovat tietynlaista verosuunnittelua. Tyypillisesti silloin puhutaan jakautumisesta, sulautumisesta, liiketoimintasiirrosta tai osakevaihdosta. Usein tilintarkastajat ja yrityslakimiehet ovat oikea kohde kun tarvitset tarkempaa ohjeistusta näihin. OSA 2 YRITYKSEN TALOUSJOHTAMINEN Talousjohtamisen kulmakivet pk-yrityksessä Tunnusluvut - mitä ne kertovat ja miten niihin voi vaikuttaa Mittaristot ja mittaaminen Budjetit ja ennusteet Hinnoittelu ja kassa-alennukset Talousjohtaminen kuulostaa isolta sanalta ja se mielletään helposti kuuluvan vain isojen yritysten pyörittämiseen mutta yhtä tärkeää on ohjata ja johtaa pk-yrityksenkin taloutta. Aika pitkälle talousasioita voi ulkoistaa, mutta vastuuta ja päätöksentekoa ei koskaan. Ihan ensimmäisenä sinun tulisi ymmärtää yrityksesi talousrakenteet, eli mitkä ovat yrityksen kiinteät kulut (vuokrat, palkat, jne.) ja mistä puolestaan yrityksen muuttuvat kulut (materiaalit, ym.) muodostuvat. Hahmottele mielessäsi millaisia käytännön vaikutuksia yritystoimintaan on, jos näissä kustannuksissa tapahtuu jotain muutosta. Jos esimerkiksi vuokra nousee 300 euroa, tarkoittaa se sitä, että yrityksen tulee saada katetta tämän nousun verran enemmän, jotta se ei vaikuttaisi tulokseen - pelkkä vuokrankorotuksen suuruinen nousu liikevaihdossa ei siis vielä riitä. Jos nousua TALOUSJOHTAMINEN puolestaan tapahtuu muuttuvissa kuluissa, aiheuttaa sekin useimmiten nousupainetta liikevaihtoon, mutta vajetta ei tarvitse kokonaan paikata katteella. Jotta oma yritystoimintasi olisi kannattavaa, on myytävien tuotteiden tai palveluiden hinnalla pystyttävä kuittaamaan sekä yrityksen kiinteät että muuttuvat kustannukset. Vasta kun nämä kulut on peitetty, alkaa yritykselle muodostua varsinaista katetta. POHDI PÄÄOMAA JA VOITONJAKOA Sinulla tulisi myös olla käsitys siitä, millainen on oman ja vieraan pääoman suhde ja mitä se tarkoittaa käytännön tasolla. Voit myös laskea mikä on omassa yrityksessäsi sopiva raja vieraan pääoman määrälle – jos yrityksessä on vierasta pääomaa, pitää yrityksen pystyä hoitamaan myös lainanlyhennykset. Kun osakeyhtiö tekee plusmerkkistä tulosta vuoden aikana, on yrittäjän tehtävä määrittää, miten tuo voitto käsitellään: jaetaanko osakkaille osinkoja, nostetaanko tuo raha palkkoina vai jätetäänkö rahat yritykseen esimerkiksi investointeja tai vaikkapa yrityksen yleistä kehittämistä varten. Kirjanpitäjiltä voi totta kai aina kysyä apua voitonjaon suunnitteluun, mutta yrittäjän pitäisi kyllä tietää ainakin teorian tasolla, millaisia mahdollisuuksia voitonjaottelulle on olemassa, sillä yrittäjä itse tuntee oman yrityksensä tulevat tarpeet kaikista parhaiten. YMMÄRRÄ VEROTUSTA Vaikka olisitkin pääsääntöisesti ulkoistanut veroasiat, tulee sinulla itselläsikin olla jonkinlainen peruskäsitys yritysverotuksesta, Tällä tavalla vältyt ikäviltä ”miksi minulle ei ole kerrottu tästä” – tyyppisiltä tilanteilta, joita väistämättäkin tulee vastaan silloin, jos sinulla itselläsi ei ole mitään hajua verotukseen liittyvistä seikoista. Jos esimerkiksi haluat maksaa ennakkoveroa verottajan arvioiman muutaman tuhannen euron mukaan, mutta yrityksen liikevaihto onkin todellisuudessa jopa kymmeniä tuhansia euroja enemmän, pitäisi hälytyskellojen alkaa soida siinä vaiheessa. Kirjanpitäjä voi ilman muuta auttaa verotusasioiden kanssa, mutta sinun on tällöin itsekin kannettava kortesi kekoon ja toimitettava kirjanpitäjälle verojen seuraamiseen tarvittavaa tietoa. Jos vastaan tulee tilanne, että ennakoit yritystoimintasi kasvavan tulevien kuukausien aikana, kannattaa ennakkoveroihin hakea muutosta jo siinä vaiheessa, jotta lopullisen verotuksen valmistuttua ei tarvitsisi kaikkea maksaa jäännösveroina – korkojen kera. Usein yrityksen johtamista tunnusluvuilla ajatellaan ainoastaan isojen yritysten ilona. Meidän pk-yrittäjienkin kannattaa niihin perehtyä, että tiedämme missä mennään. Muutamia tärkeitä lukuja seurattavaksesi: Kate ilmaisee yrityksen kannattavuuden. Kannattavuus täytyisi olla jokaisen yrityksen tavoite ja siksi sitä tuleekin seurata muiden tunnuslukujen ohella. Likviditeetti tarkoittaa yrityksen lyhytaikaista maksukykyä tai maksuvalmiutta. Hyvä maksuvalmius mahdollistaa yritystoiminnan TUNNUSLUVUT ongelmattoman jatkuvuuden. Maksuvalmiuden selvittäminen onkin tärkeää tehtäessä päätöksiä investoinneista ja lainoista. Vakavaraisuudessa on kyse siitä, että yritys selviää taloudellisesti pitkällä aikavälillä. Vakavaraisuudesta riippuu myös kuinka hyvin yritys kestää tappioita ja onko sillä mahdollisuutta lisätä lainojensa määrää. Mitä ne kertovat ja miten niihin voi vaikuttaa Pelkkä tunnuslukujen laskeminen ei kuitenkaan riitä, vaan niitä on myös tulkittava: • Seuraa tunnuslukujen kehitystä, suunta on tärkeä • Seuraa useampaa tunnuslukua sillä yksittäistä voi aina manipuloida • Aseta tavoitteet myös tunnusluvuille, samalla tavalla kuin muussakin liiketoiminnassa Pk-yrittäjän yksinkertaisin ja ehkä tärkein yksittäinen seurattava asia on yrityksen kannattavuus. Se saadaan selville tutkimalla esimerkiksi myyntikatetta tai käyttökatetta. Katteella yrityksen täytyy pystyä kattamaan kaikki kulut sekä myös yrittäjän palkan, joten älä siis missään nimessä tingi katteestasi. Katetuotto eli myyntikate saadaan selville, kun vähennetään yrityksen myyntitulosta muuttuvat kustannukset. Muuttuvat kulut puolestaan tarkoittavat myynnin, valmistuksen tms. määrän mukaan muuttuvia kuluja, esim. materiaalihankinnat. Myyntikate (Katetuotto) = Liikevaihto - Muuttuvat kustannukset Kun puhutaan käyttökatteesta, tarkoitetaan myyntikatteen ja kiinteiden kustannusten erotusta. Myös käyttökate ilmoitetaan usein liikevaihtoon KANNATTAVUUS suhteutettuna. Sanalla kate viitataan tässä tapauksessa siihen, kuinka suurin osa liikevaihdosta jää kattamaan muita kuluja. Kiinteät kustannukset tarkoittavat tässä sitä jotka ovat nimensä mukaisesti kiinteät eli vuokra, kuukausipalkat jne. Käyttökate = Myyntikate - Kiinteät kustannukset TÄRKEÄÄ KANNATTAVUUDESTA Kun lasket myyntikatteesi, tiedät onko toimintasi kannattavaa ja kuinka kannattavaa. Katteen kehitystä kannattaa seurata pitemmällä aikavälillä ja miettiä millä seikoilla voit siihen vaikuttaa. Koska kate muodostuu tulojen ja kustannusten erotuksena, on loogista että katetta parantaa kappalemääräisten hintojen nousu ja kustannusten lasku. Katetta heikentäviä seikkoja puolestaan on kappalemääräisten hintojen lasku ja kustannusten nousu. Joskus on vaikea huomata miten pienetkin alennukset tai saamatta jääneet maksusuoritukset syövät yritystoiminnan kannattavuutta. Jokainen euro minkä annat alennusta, on suoraan pois katteestasi ja katehan on nimenomaan se jolla maksat yrityksen kululaskuja. Viimekädessä omaa palkkaasi. Seuraavan kerran kun suustasi meinaa tulla ulos hillitön alennuslupaus, mieti ensin että haluaisitko alennuksen verran euroja kuitenkin mieluummin itsellesi tai yrityksellesi toiminnan kehittämistä varten. Yrityksellä on monia erilaisia juoksevia menoja kuten palkat, verot, lainojen lyhennykset, ostot. Näistä tulee kyetä suoriutumaan kuukausittain. Maksuvalmiudella eli likviditeetillä tarkoitetaan yrityksen rahoitustilannetta lyhyellä aikavälillä, eli sitä miten hyvin yrityksen rahat riittävät näiden maksujen hoitamiseen. Maksuvalmius varmistaa yritystoiminnan ongelmattoman jatkuvuuden, joten sitä on ehdottomasti seurattava. Maksuvalmius on myös se mittari, jonka alhainen taso voi näkyä ulospäin maksuviiveinä ja lopulta julkisina maksuhäiriöinä. Jos ne viestivät epäluottamusta yritystä kohtaan, voi toiminta vaikeutua ja jopa vaarantua. Maksuvalmiutta tarkasteltaessa on syytä kiinnittää huomiota yrityksen kolmeen eri rahalähteeseen: käteisvaroihin, pankkitalletuksiin sekä nopeasti realisoitaviin sijoituksiin. Käteisvarat ovat heti käytettävissä olevia varoja, kuten esimerkiksi yrityksen kassa ja yrityksen tilillä olevat rahat. Käteisvarojen määrä yrityksen koko MAKSUVALMIUS varallisuudesta mittaa yrityksen kykyä selvitä yhtäkkisestä tilanteesta, josta aiheutuu kuluja. Maksuvalmiuteen vaikuttaa myös se, miten nopeasti omaisuus on mahdollista muuttaa puhtaaksi rahaksi. Pankkitilivarallisuus on enemmän likvidi vara kuin esimerkiksi saatavat myyntilaskuista, jotka taas puolestaan ovat enemmän likvidejä kuin esimerkiksi rakennukset. TÄRKEÄÄ MAKSUVALMIUDESTA Maksuvalmiutta voi ennakoida monella tapaa. Jo pikainen silmäys pankkitilille ja laskupinoon voi antaa pientä osviittaa missä mennään. Älä kuitenkaan liikaa tuudittaudu turvallisuudentunteeseen jos sisimmässäsi tiedät laskupinon näyttävän ohuelta siksi, ettet ole käynyt postilaatikolla aikoihin. Paras tapa seurata maksuvalmiutta on kassavirtalaskelma. Se näyttää reaaliaikaisesti erääntyvien maksujen ja saapuvien suoritusten lisäksi mahdolliset palkat, lainanhoitokulut tms. eli seuraa ennakkoon miten raha yrityksessä liikkuu. Näin voit ennakoida hiljaisempia kuukausia tai puntaroida missä vaiheessa tulee ajankohtaiseksi tehdä investointeja tai hankkia rahoitusta. Maksuvalmius kertoo siis rahan liikkeistä. Jos maksuvalmius alkaa heiketä, mieti annatko asiakkaillesi liian pitkiä maksuaikoja tai sitoutuuko varastoosi paljon pääomia. Maksuehtoja voi yrittää neuvotella myyntilaskujen kohdalla lyhyemmäksi ja ostolaskujen kohdalla pidemmäksi. Yrityksen vakavaraisuuden aste on luonnollisesti yrityksen sidosryhmiä eniten kiinnostava tieto, sillä se kuvastaa yrityksen mahdollisuutta selviytyä taloudellisista velvoitteista pitkällä aikavälillä. Yrityksen voidaan katsoa olevan sitä vakavaraisempi, mitä enemmän sillä on omaa pääomaa suhteessa lainattuun. Hyvä vakavaraisuus tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksellä on mahdollisuus reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin sekä hyödyntää nurkan takaa ilmaantuvia tilaisuuksia. Yrityksen vakavaraisuutta voidaan mitata yrityksen velkaantumisastetta ja omavaraisuusastetta ilmaisevilla suhdeluvuilla. Suhdeluvut kuvaavat rahoituksen rakennetta ja ilmaisevat maksuvalmiutta pitkällä aikavälillä. Helpoin vakavaraisuuden tunnusluku on omavaraisuusprosentti, joka kuvaa oman pääoman osuutta koko pääomasta taseen loppusummasta. VAKAVARAISUUS Omavaraisuusprosentti lasketaan kaavalla: oma pääoma x 100 / oma pääoma + vieraspääoma. Vakavaraisuutta voidaan mitata myös velkojen suhteella omaan pääomaan, jolloin suhteellista velkaantuneisuutta lasketaan kaavalla: vieraspääoma / liikevaihto x 100. TÄRKEÄÄ VAKAVARAISUUDESTA Vakavaraisuus vahvistuu kun yrityksen oman pääoman määrä kasvaa vieraan pääoman määrään nähden tai kun vieraan pääoman määrä muutoin pienenee. Yrityksen vakavaraisuutta voidaan parantaa monin tavoin. Kannattavan yritystoiminnan lisääminen vaikuttaa positiivisesti oman pääoman määrään tilikauden voiton kasvaessa, jolloin vakavaraisuus kasvaa. Vakavaraisuutta voi nostaa myös lisäämällä yritykseen omaa pääomaa. Yritykseen voi lisätä omaa pääomaa esimerkiksi pääomalainalla, osakepääomaa nostamalla tai sijoittamalla varoja sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon (ns. svop-rahasto). Vahvasti kasvavilla yrityksillä saattaa olla heikko vakavaraisuus, sillä yritykseen tulevat rahat eivät välttämättä riitä kattamaan rahan käyttö, jolloin sitä joudutaan paikkaamaan lainalla. Hidastamalla ylimääräistä kasvua voidaan vakavaraisuutta parantaa. Toisaalta, huolestua kannattaa vasta sitten jos velkojen kasvu on nopeampaa kuin koko pääoman kasvu tai tulojen kasvu. Älä tyydy pelkkään kirjanpitoon vaan valjasta kirjanpitäjäsi tietotaito yrityksesi talouden suunnitteluun, analysointiin sekä sen kasvattamiseen. Hyödynnä kirjanpitäjäsi asiantuntemusta myös seuraavissa asioissa: Kassavirtojen ennustaminen. Pidä kirjanpitäjäsi ajan tasalla siitä, millaisia menoja ja tuloja sinulla on tiedossa. Hänellä saattaa olla käytössään työkaluja joilla saat kirjanpidosta suoraan reaaliaikaisen kassavirtalaskelman. Kun kerrot tarpeistasi, voi hän jaksottaa tulevia menoja tarpeiden mukaan sekä varoittamaan sinua ajoissa, jos tilisi varat alkavat huveta hankintojesi takia. Muutokset kiinteissä kuluissa. Oletko harkinnut uuden toimistotilan hankintaa tai onko sinulle tullut äkillinen tarve saada lisää työvoimaa? Huolehdi siitä, että kirjanpitäjäsi saa hyvissä ajoin tiedon mahdollisista muutoksista yrityksesi kiinteissä kuluissa. Tällä tavalla hän pystyy päivittämään budjettiasi sekä varautumaan muutoksista aiheutuviin kuluihin kassavirtasuunnittelussa. Kannattavuuden laskeminen. Teetkö pitkää päivää ja siitä huolimatta tilisi saldo pysyy hädin tuskin APUA TULKINTAAN? plussan puolella? Onko katteesi varmasti kohdillaan? Toimita kirjanpitäjällesi tiedot tuotantokustannuksistasi ja työhön kuluvasta ajasta niin hän pystyy paremmin neuvomaan sinua palveluidesi kannattavuuden laskennassa. Investointien suunnittelu. Investoinnit ovat olennainen osa yritysten liiketoiminnan kasvattamista. Kerro hyvissä ajoin kirjanpitäjällesi millaisia investointeja olet harkitsemassa, niin hän pystyy tekemään sinulle suunnitelman investointien rahoitukseen ja niistä tehtäviin poistoihin liittyen. Yrityksen suorituskyvyn mittaaminen on yksi laskentatoimen keskeisempiä tehtäviä. Mittaamalla toimintoja, saadaan muodostettua kokonaiskuva yrityksen toiminnasta ja menestymisestä mutta pystytään myös hahmottamaan syyyhteyksiä paremmin. Pelkkien taloudellisten mittareiden käyttö antaa liian kapea-alaisen näkymän, joten mukaan voi ottaa esimerkiksi asiakkaisiin, sisäisiin prosesseihin ja henkilöstöön liittyvät näkökulmat. Tasapainoa mittaristoon tuo myös eri ulottuvuudet, joten mukaan kannattaa valita taloudellisia ja eitaloudellisia, lyhyen ja pitkä aikavälin sekä sisäisiä ja ulkoisia MITTARISTOT JA MITTAAMINEN mittareita. Mittarit kannattaa valita yrityksen strategiaa ja visiota tukeviksi, jolloin ne ohjaavat toimintaa oikeaan suuntaan. Tällöin niillä on mahdollista saavuttaa myös muita etuja, kuten tuottojen kasvaminen, kustannusten aleneminen, nopeampi Lisää varmuutta päätöksentekoon päätöksentekokyky, kommunikaation paraneminen sekä ihmis- ja pääomaresurssien helpompi kohdennettavuus. Mitään näkökulmaa ei kuitenkaan saa ylikorostaa muiden kustannuksella, sillä se ohjaa toimintaa helposti strategian kannalta väärään suuntaan. Esimerkiksi keskittymällä liikaa lyhyen aikavälin taloudellisiin mittareihin voi vaikuttaa negatiivisesti kilpailukykyyn. Otetaan esimerkki havainnollistamaan syy-seuraussuhdetta. Yrityksessä on huomattu merkittävä yhteys työntekijän työmoraalin ja asiakastyytyväisyyden välillä. Parempi asiakastyytyväisyys saa asiakkaan maksamaan laskunsa nopeammin, eli saatavien kiertoaika lyhene ja sitä kautta sijoitetun pääoman tuotto paranee. Toinen havaittu yhteys oli työntekijöiden työmoraalin ja työntekijöiden tekemien aloitteiden välillä. Mitä enemmän työntekijät tekivät aloitteita, sitä vähemmän työsuorituksia piti tehdä uudelleen. Tällä taas oli suora vaikutus liiketoiminnan kulujen pienenemiseen ja sitä kautta sijoitetun pääoman tuoton kasvamiseen. Liiketoiminnan kulut Pohdittavaksi: millaisia syyseuraussuhteita sinun yrityksessäsi on? Sijoitetun pääoman tuotto Saamisten kiertonope us Työntekijöi den tekemät aloitteet Asiakasty ytyväisyys Työmoraali Lähde: Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management. Kaplan & Norton. Harvard Business Review 1996 Töiden tekeminen uudelleen MUISTA NÄMÄ LAATIESSASI MITTARISTOA • Mittariston tarkoitus on vähentää päätösten epävarmuutta niin, ettei tarvitse toimia täysin fiilispohjalta. Älä siis yritä luoda täydellistä, sellaista ei olekaan. Tärkeintä on keskittyä niihin asioihin, joihin voi vaikuttaa. • Laadi mittaristo jatkuvan parantamisen periaatteella. Päivitä sitä tarpeen mukaan, jotta saamasi tieto on edelleen käyttökelpoista. Kehitä edelleen. • Moni asia on helppo mitata keskiarvon perusteella mutta keskiarvo voi hukata tärkeää tietoa. Käytä hetki aikaa miettiäksesi olisiko jokin muu suure parempi. Jos valitaan vain helposti mitattavia asioita, keskittyy huomio epäolennaisuuksiin ja kriittiset menestystekijät jäävät huomioimatta. • Aseta tavoitteet. Älä kuitenkaan aseta tavoitteeksi maksimisuoritusta, se voi vaatia liikaa uhrauksia saavutettavaan hyötyyn nähden. Esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyssä voidaan melko turvallisesti todeta, että 100 %:sti tyytyväinen asiakas ei ole sen tuottavampi kuin ”vain” 80 %:sti tyytyväinen. Mutta päästäkseen 100 %:iin, vaatii se huomattavia panostuksia. • Pura tavoitteet konkreettisiksi asioiksi. Jos yritys haluaa strategiansa mukaan olla laadukas ja luotettava, mitä se konkreettisesti tarkoittaa? Jos päätetään, että se tarkoittaa positiivisen yrityskuvan luomista niin millä sitä voimme mitata? Jos päätämme mitata sitä saatujen suositusten lukumäärällä, mistä saamme tiedon? • Lopuksi: Käytä tuloksia hyödyksesi! Budjetti on ikään kuin numeraalinen toimintasuunnitelma, jonka avulla yrityksen taloudellista toimintaa johdetaan tietyn ajanjakson aikana. Budjetti on hyvä työkalu tavoitteiden asettamiselle sekä tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavien toimenpiteiden määrittämiselle. Sen avulla seurataan myös tavoitteiden toteutumista. Budjetin voikin sanoa olevan yrityksen talousjohtamisen tärkein ja ENNAKOINTI olennaisin työkalu. Budjetti on mahdollista määrittää vaikkapa vuodeksi eteenpäin, mutta siinä tapauksessa realistisen budjetin aikaansaaminen vaatii yritystoiminnalta jo tiettyä vakiintuneisuutta. Monille pk-yrityksille on järkevämpää Budjetit ja ennusteet budjetoida lyhyempiä ajanjaksoja kerrallaan. Budjettikausihan voi olla vaikka vain kuukauden mittainen. Toki aina kannattaa tehdä myös kiinteä pitkän tähtäimen suunnitelma, mutta se on usein järkevää palastella pienempiin osakokonaisuuksiin ja valmistautua päivittämään sitä aina tarpeen tullen. Seuraavan vuoden tai tilikauden budjetointi alkaa yleensä myyntibudjetin tekemisellä. Myyntibudjettiin kirjataan yrityksen tuotteiden tai palveluiden suunnitellut myyntimäärät ja myyntihinnat, sekä niiden perusteella määräytyvät myyntituotot. Käytännössä myyntibudjetin avulla pyritään arvioimaan, kuinka paljon yrityksen myynti kasvaa tai laskee seuraavan budjettijakson aikana. Myyntibudjetti onkin yksi konkreettisimmista ja yrityksen arjen toimintaa eniten ohjaavista budjeteista. Myyntibudjetti voidaan tehdä tuotteittain, tuoteryhmittäin, asiakkaittain, asiakasryhmittäin, henkilöittäin, yksiköittäin tai näiden tekijöiden yhdistelmänä. Tärkeintä on löytää oman yrityksen myynnille tehokkain budjetointitapa, jota kuitenkin voi ja kannattaakin vaihtaa tarpeen niin vaatiessa. • Tarkastele historiatiedoista asiakaskuntaasi kriittisesti: myyntimääriä, maksukäyttäytymistä, sopimuskantaa jne. Näistä voi vetää johtopäätöksiä myös realistiseen myyntibudjettiin. • Haetko kasvua? Sehän tarkoittaa sitä, että nykyisten asiakkaiden on joko ostettava enemmän tai sinun tulee saada uusia asiakkaita. Kirjanpidon tiedoista on sinulle apua MYYNTIBUDJETTI silloin, kun mietit mihin saakka kasvua voi tapahtua ilman, että yrityksesi kiinteät kulut kasvavat. • Huomioi budjetissa nykyisten asiakkaiden ostojen ja uusien asiakkaiden ostojen lisäksi myös poisjäävien asiakkaiden ostot, tuotteet, myyjät. Tai millä perusteella olet myyntibudjetin päättänytkin laatia. Investoinnit kuuluvat olennaisesti yritystoiminnan pyörittämiseen. Investointeja syntyy yhtälailla yrityksen alkutaipaleella kuin myöhemminkin, mutta tyypillisesti hankintojen määrä kasvaa yritystoiminnan laajentuessa. Pienissä yrityksissä tyypillisimpiä investointeja ovat esimerkiksi toimitilojen peruskorjaukset, kalusteet, työvälineet ja konttorikoneet. Suuremmissa yrityksissä investoinnin voivat tarkoittaa vaikkapa tehdashallia, painokoneita, autoja tai uutta tuotantolinjaa. Joskus leasing voi olla harkinnanarvoinen vaihtoehto omistamiselle, sillä se sitoo vähemmän varoja. Kaikki liiketoiminnan vaatimat investoinnit merkitään tai ainakin tulisi merkitä investointibudjettiin, joka on yksi yrityksen vuotuisista osabudjeteista. Investointibudjetista saat tärkeää tietoa yritykselle tulevista kustannuksista sekä niiden ajankohdista. Tämän tiedon avulla pystyt realistisemmin suunnittelemaan ja täsmentämään INVESTOINTIBUDJETTI myös yrityksesi kassabudjettia. Muista laskea investoinnin kannattavuus ja rahoituksen riittävyys ennen lopullisen päätöksen tekemistä. Suurempia hankintoja ei kirjata kirjanpitoon kerralla kuluksi vaan ne aktivoidaan taseeseen ja kirjataan poistoina kuluksi taloudellisen käyttöajan puitteissa. Tee poistosuunnitelma harkiten, sillä sen vaikutusaika on useita vuosia. Kassabudjetin pääperiaate on hyvin yksinkertainen. Sen avulla seurataan, mistä ja milloin yritykselle tulee rahaa ja vastaavasti minne se raha yrityksen kassasta lähtee. Kassabudjettiin merkitään siis tilille saapuvat suoritukset sekä erääntyvät maksut. Tällä tavalla on helpompaa seurata, onko yrityksen tilillä tarpeeksi rahaa esimerkiksi tulevina laskunmaksupäivinä. Tai mihin ajankohtaan investoinnit on järkevintä sijoittaa. Kassabudjetin voit tehdä lyhyelle ja pitkälle aikavälille. Lyhyen aikavälin kassabudjetilla tarkoitetaan kassavirtalaskelmaa joka perustuu tiedossa oleviin eräpäiviin. Ennustetaan siis muutaman viikon tai kuukauden periodille huomioiden erääntyvät osto- ja myyntilaskut, palkat ja lainojen lyhennykset. Pitkän aikavälin kassabudjetti puolestaan tarkoittaa tulos- ja tasebudjetin perusteella tehtävää KASSABUDJETTI /KASSAVIRTALASKELMA laskennallista ennustetta. Se ei ole niin tarkka, mutta antaa hyvän kuvan tilikauden, tai useammankin, ajalle rahavirtojen liikkumisesta ja riittävyydestä Kassabudjetin avulla pystyt paremmin: • ennakoimaan, milloin tilillä on tai ei ole rahaa • suunnittelemaan, milloin pystyt tekemään isompia hankintoja • tiedät, milloin kannattaa hieman säästellä • tekemään realistisempaa menojen suunnittelua Toimialasta riippuen yrityksen kassavirta voi olla melkoista ylä- ja alamäkeä kausivaihteluiden vuoksi. Hiljaisia kausia voi aiheuttaa esimerkiksi asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden lomajaksot. Jos kassa on jo valmiiksi alamaissa ja siihen lisätään vielä erääntyvät lomapalkat, voi pienimuotoisen kassakriisin ainekset olla kasassa. • Ala hyvissä ajoin pohtimaan sitä, millaisia ylimääräisiä kuluja on tulossa ja onko yritykselläsi tuolloin normaalin suuruinen kassavirta. Jos tiedät kassavirran hieman tyrehtyvän samaan aikaan ylimääräisten kulujen kanssa, on sinun jostain haalittava kasaan tuo erotus. Helpointa tietenkin on alkaa varautua kesän hiljaisempaan aikaan hyvissä ajoin etukäteen. • Paras työkalu rahojen riittävyyden seuraamiseen on kassabudjetti. Kyllä, juurikin se budjetti, joka valitettavan usein jää tekemättä. Kassabudjetin pääperiaate on onneksi kuitenkin hyvin yksinkertainen. Sen avulla pystyt seuraamaan, mistä ja milloin yritykselle tulee rahaa ja vastaavasti minne raha yrityksen kassasta lähtee. Näin on helppoa seurata, onko yrityksen tilillä tarpeeksi rahaa esimerkiksi tulevina laskunmaksupäivinä. Ja jos ei ole, ENNAKOI RAHOJEN RIITTÄVYYS pystyt tekemään asialle jotain ennen kuin tilanne on niin sanotusti käsillä. • Jos hankalin menoerä kesäaikaan johtuu työntekijöille maksettavista lomapalkoista, ei mikään estä sinua säästämästä rahaa esimerkiksi toiselle tilille sitä varten. Kun nyt tässä vaiheessa alat laittamaan euroja toiselle tilille ensi kesää ajatellen, ei kassanpohja vielä paista maksuajankohtana. • Yksi vaihtoehto tietenkin on pohtia sitäkin, että voisiko omaa liiketoimintaa muuttaa jotenkin siihen suuntaan, että hiljaisempia aikoja ei pääse syntymään. Voisitko siis kesäkuukausien aikana tarjota jotain lisäpalvelua tms.? Jos alallasi on hyvin tyypillistä, että kesällä sitä myyntiä ei yksinkertaisesti vain ole, pitää sinun toisinaan vaan pystyä kestämään se. Kun osaat varautua asiaan jo ennalta, ei hetkellinen hiljaisuus pääse yllättämään sinua. Tällöin voit käyttää tämän ajan paitsi lomailuun, mutta myös uuden kauden suunnitteluun. Koskaan en ole kuullut yrittäjän valittavan että on liikaa aikaa hoitaa markkinointia, myyntiä tai paperihommia. Hiljaiset ajanjaksot ovatkin mitä oivallisinta aikaa tehdä yrityksellesi se tarpeellinen kassabudjetti, suunnitella tulevien koulutuspäivien sisältöjä tai tehdä ennakoivia HYÖDYNNÄ HILJAISET AJAT toimenpiteitä markkinointia ajatellen. Ota siis tilaisuudesta kaikki irti ja tee ne toimenpiteet mitkä muulloin voi siirtää hyvällä tekosyyllä syrjään. Jotta oma yritystoiminta olisi kannattavaa, on myytävien tuotteiden tai palveluiden hinnalla pystyttävä kuittaamaan sekä yrityksen kiinteät (toimitila, palkat jne.) että muuttuvat (materiaalit ym.) kustannukset. Vasta kun nämä kulut on peitetty, alkaa yritykselle muodostua varsinaista katetta. Huomioi myös oma palkkasi, äläkä salli itsellesi ajatusta, että voit hinnoitella tuotteesi/palvelusi halvemmaksi kuin teet sen itse. Tuotteiden ja palveluiden hinta lasketaan tyypillisesti kustannusperusteisesti - eli yrityksen omat kulut jyvitetään tuotteen hintaan ja sen päälle lisätään vielä jokin sopiva HINNOITTELU kateprosentti/voittomarginaali. Mitä jos irrottaisitkin tuotteen / palvelun hinnan kokonaan kustannuksista ja mietit hinnan sen asiakkaan saaman hyödyn mukaan? Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että lasket paljonko asiakkaan kokema ongelma hänelle maksaa. Kun tuotteesi/palvelusi sitten voi ongelman poistaa, laskutat tästä asiakkaan saamasta hyödystä. Kustannuksia ei Ja mitä sillä voidaan saavuttaa toki voi kokonaan ohittaa, mutta ei niiden tarvitse määrätä hintaa kokonaan. Joskus voi olla paikallaan kokeilla ihan erilaista hinnoittelumallia kuin toimialallasi on totuttu näkemään - sateenvarjoista voi saada sadekelillä enemmän kuin poutasäällä. Tai voithan kokeilla ihan käytännössä mitä asiakkaat ovat valmiita oikeasti maksamaan. Hinnanmuutokset on kuitenkin kyettävä perustelemaan. Seuraavat seikat ovat hyviä kertomaan siitä, että myyt palveluasi liian halvalla: • Teet suurimman osan työajastasi laskutettavaa työtä, mutta silti laskunmaksupäivänä ihmettelet, miten saat rahat riittämään. • Kuukausittain saamasi tuloslaskelman tulos näyttää miinusta. • Jos sinun pitää ponnistella jokainen työtunti laskutettavan työn parissa, jotta saat rahat riittämään. Jokaisessa yrityksessä tulisi jäädä aikaa myös yrityksen kehittämiseen, markkinointiin jne. • Kukaan ei koskaan hylkää tarjoustasi hinnan perusteella. Oli varsinainen hinnoittelumallisi mikä tahansa, älä laita omaa työtäsi MYYTKÖ LIIAN HALVALLA? alennusmyyntiin. Myöhemmin on vaikea nostaa hintaa enää oikealle tasolle, ainakaan samojen asiakkaiden kohdalla. On yllättävän yleinen ajatus, että ensin myydään halvalla ja ajatellaan asiakkaan ostavan seuraavan kerran sitten normaalihinnalla. Usko minua, se ei koskaan mene niin. Jos olet miettinyt kassa-alennuksen antamista asiakkaillesi kassankiertoa nopeuttaaksesi, kannattaa miettiminen lopettaa viimeistään nyt. Tyypillinen kassa-alennus on 5 pv -2 %, 14 pv netto. Konkreettisestihan tuo tarkoittaa sitä, että lupaat antaa asiakkaallesi 2 % alennuksen jos hän maksaa laskun viiden päivän sisällä normaalin 14 päivän maksuehdon sijaan. Ainoa, joka oikeasti hyötyy kassa-alennuksesta, on laskunsaaja. Tämä siis siinä tapauksessa, jos hän pystyy maksamaan laskun heti. Vuositasolla alennus voi olla suorastaan huikea. Tokihan laskun lähettäjäkin hyötyy kassa-alennuksesta, jos hänen yrityksellään on tiukka kassatilanne, useita laskuja pinossa eikä hän saa rahoitusta muualta. Kannattaa kuitenkin muistaa se, että pankista saatava laina on monessa tapauksessa huomattavasti paljon edullisempaa yritykselle KASSAALENNUKSET kuin kassa-alennusten antaminen. Esimerkin mukainen kahden prosentin kassaalennus voi näyttää pieneltä yksittäisessä laskussa. Mutta siinä kuitenkin puhutaan kahden prosentin alennuksesta muutaman päivän ajalta, ei vuosikorkona kuten lainakorot on totuttu ilmoittamaan. MUUTAMA SYY LISÄÄ VÄLTELLÄ KASSA-ALENNUSTEN ANTAMISTA • Kassa-alennus on kallis keino korjata kassanhallintaa. Välillä kannattaa rohkeasti katsoa peiliin: jos yritykselläsi ei ole varaa odottaa seitsemää päivää laskun maksamista, on yleinen kassanhallintatilanne silloin aika huono. Kassa-alennusten antaminen on tällöin vain oireen lääkitsemistä. Suosittelen mieluummin selvittämään, missä se todellinen vaiva piilee. Toisinaan voit päästä halvemmalla vaikka ulkoistamalla yrityksesi taloushallinnon tai vaikkapa ostamalla kirjanpitäjältä konsultointia taloudenhallintaan liittyen. • Kassa-alennuksen avulla on tarkoitus saada yritykselle ”käteistä rahaa” nopeammin, mutta yrittäjähän ei voi koskaan voi tietää, hyödyntääkö asiakkaasi tämän alennuksen. Saatat siis turhaan lähettää signaalin huonosta kassatilanteestasi. • Harva yritys antaa kassa-alennuksia ihan muuten vain ilahduttaakseen asiakkaitaan. Toisin sanoen; laskun maksuehdoissa olevasta kassaalennuksesta voi päätellä sen, että yrityksesi taloudessa on jotain vialla. Tällaista kuvaa tuskin kukaan haluaa asiakkailleen antaa. Kaipaatko lisää tietoa tai vinkkejä yritystoiminnan kehittämiseen, suorituskyvyn mittaamiseen tai vaikka kassavirtalaskelman laatimiseen? Tai onko taloushallinnon automatisoinnista tulossa sinulle ajankohtaista? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan miten voisimme sinua parhaiten auttaa. Täsmävinkkejä voit löytää myös maksuttomasta asiantuntijablogistamme, jota pääset lukemaan osoitteessa ASIANTUNTIJAAPUA blogi.auriayrityslaskenta.fi. Auria Yrityslaskenta on mukava ja rento tilitoimisto Jyväskylässä, mutta palvelemme asiakkaitamme koko Suomen alueella aina Helsingistä Ivaloon. Uskomme, että tilitoimistopalveluista voi saada tehoja irti enemmän kuin yritykset yleensä ajattelevat. On tavoitteesi sitten työllistää itsesi tai valloittaa maailma, haluamme auttaa sinua tekemään tulosta. Meille on tärkeää, että yhteistyö on helppoa ja pystyt aina kysymään meiltä sinua askarruttavia kysymyksiä. Voit seurata asiantuntijablogiamme osoitteessa blogi.auriayrityslaskenta.fi. Sieltä saat arvokasta tietoa yrityksen taloushallintoon liittyvistä ajankohtaisista asioista sekä käytännön vinkkejä yrityksen taloushallintoon. Ota talous haltuun! KETÄ ME OLEMME www.auriayrityslaskenta.fi Yhteystiedot Auria Yrityslaskenta Oy Puistokatu 21 40200 Jyväskylä Puh. 010 235 0730
© Copyright 2024