26. huhtikuuta 2016
Pimeä Theseus
& PAS –kyselyn
tuloksia
Minna Marjamaa, Tiina Tolonen
Kuva: Holley and Chris Melton, CC BY 2.0
Pimeä Theseus & PAS-kysely
Maaliskuussa 2016 tehtiin e-lomakekysely, jossa
selvitettiin amk-kirjastojen toimintatapoja ja kantaa
seuraavissa asioissa:
•
•
•
•
Opinnäytetöiden tallennustavat
Opinnäytetöiden arkistointi
Embargon tarve opinnäytetöille (nyt käytössä julkaisuille)
Kiinnostus pimeän arkiston kehittämiseen
Vastauksia 24.
2
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
1. Mitä eri tapoja palauttaa
opinnäytetyö korkeakoulussanne on?
30
25
24
Tallentaminen Theseukseen
Sähköinen tallentaminen Intraan
Palautetaan painettuna
20
16
Salainen opinnäytetyö
Muu
15
11
10
7
5
4
0
4
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
Muu, mikä?
Kuusi vastaajaa kertoi
korkeakoulun tallentavan
sähköisenä
arkistojärjestelmään, yhden
mukaan paperitallennuksia ei
vastaanottanut kirjasto.
5
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
2. Kuinka korkeakoulussanne toimitaan salaisten
töiden kanssa ja kuinka paljon niitä on?
• Osa vastaa, että salaisia töitä ei ole
”Meillä ei ole salaisia töitä. Salaiset osat jätetään julkistettavasta
työstä pois.”
”Meillä ei ole virallisesti salaisia töitä, mutta "salaisia" töitä jää
varmaankin Theseukseen tallentamatta jonkin verran. Tutkintosäännön
mukaan opiskelija tallentaa Theseukseen julkisen version. Käytännössä
tätä ei taideta seurata millään tavoin.”
”Salaisten töiden lukumäärästä ei ole tarkkaa tietoa, se vaihtelee
koulutusalasta riippuen. Karkea arvio on että esim. hyvialalla alle 10
%, liiketalouden ja tekniikan alalla 10-20 %.”
6
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
Salaisista töistä
• Ne joilla on salaisia töitä, ilmoittavat niitä tulevan
erittäin vähän ja että niitä joko
•
•
säilytetään vain arkistossa (suurin osa korkeakouluista,
joissa salaisia töitä toimivat näin)
intrassa tai painettuna kirjastossa.
• Vaihtelevia käytänteitä siitä, kuka päättää työn
salaisuudesta ja kuinka niitä käsitellään.
•
7
”Salainen työ arkistoidaan asianhallintajärjestelmään merkinnöin
salainen x.x.xxxx saakka”
26. huhtikuuta 2016
Tekijä
3. Onko salaisia töitä luokiteltu jollakin tavalla?
Jos on niin miten?
• Suurimmassa osassa korkeakouluja ei ole luokiteltu.
Kolme vastaajaa kertoo korkeakoulujen luokittavan
salaisia töitä embargoajan mukaan.
”Mikäli työ on kaikesta huolimatta salattava, sen tulee perustua
lainsäädäntöön ja sen perusteella annettuun poliisihallituksen
määräykseen.”
”Salassapidon keston mukaan esim. kaksi, kolme, viisi vuotta.
Muusta luokittelusta ei ole tietoa.”
8
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
4. Minkälaisen prosessin kautta Theseuksesta tehdään
poistot ammattikorkeakoulussanne?
Vaihtelevia käytänteitä. Yleensä opiskelijan tai toimeksiantajan
pyynnöstä, päätöksen tekee kirjasto, ohjaaja tai joku johdon
edustajista. Jos korkeakoululla yksi tallennustapa on intra, tällöin
usein siirretään työ sinne.
Korkeakouluissa, joissa tallennustapana ei ole intra, työn poiston
jälkeen julkista kappaletta ei enää jää. Muutama amk kertoo
pyytävänsä tekijältä painetun kappaleen poiston korvaukseksi.
Yhdessäkään amkissa ei ilmoitettu tehtävän poistoja työn iän
perusteella saati suunnitellun sellaista.
”Ei ole poistettu. Poistamiseen liittyvää toimintaohjetta ei ole.”
6
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
5. Onko korkeakoulussanne sähköistä
arkistointijärjestelmää opinnäytetöille?
• Ei 11
• Kyllä 10
• Muu, mikä? 3
•
•
7
Yhdessä korkeakoulussa arkistojärjestelmä,
joka ei täytä arkistolaitoksen tarpeita.
Yhdessä ollaan hankkimassa järjestelmää.
Yhdessä arkistoidaan paperisesti ne työt, jotka
eivät Theseuksessa ja Theseus-töiden osalta
luotetaan töiden siirtyvän PASiin.
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
5. Olisiko teidän korkeakoulussanne tarvetta lisätä embargoaika myös opinnäytetöille? Jos olisi niin miksi?
• Vastaajista 11 vastaa ei
• Osa kommentoi embargon olevan hyödyllinen
salaisille töille.
”Olisi tarvetta, koska osa opinnäytetöistä on salaisia vain
tietyn ajan.”
• Osa kommentoi salaisia töitä olevan niin vähän että
tarve on marginaalista.
8
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
10. Onko korkeakoulussanne kiinnostusta ns.
Pimeä Theseus –palveluun?
• Vain kaksi vastauksista oli negatiivisia
• Muut olivat kiinnostuneita tai erittäin kiinnostuneita
”Ei ole kovin aktuaali asia. Kahden eri sähköisen arkiston
rakentaminen organisaatioon ei ole mielestäni kovin järkevää.”
”Theseus-töiden osalta luotamme KDK:n PAS-järjestelmän
hoitavan opinnäytetöiden pysyvän säilytyksen. Esim. vuonna 2015
opinnäytetöitä tuli runsas 1500, joista Theseukseen talletettiin n.
1180 ja kansitettuja oli n. 330 työtä. Näiden osalta karttuu
paperiarkisto koko ajan. Tätä tilan tarvetta korvaamaan ns. pimeä
Theseus olisi hyvä. ”
12
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
Kiinnostus pimeään Theseukseen
• Tärkein tekijä on kuitenkin kustannus, joka palvelun
perustamisesta aiheutuu.
”Kyllä, ehdottomasti olisi kiinnostusta! Toki käytännön toteutus,
hinnat yms. vaikuttavat siihen mitä mieltä lopulta asiasta
oltaisiin.”
”Meillä on nyt toimiva järjestelmä olemassa, mutta toki voimme
harkita, jos systeemi osoittautuisi paremmaksi kuin nykyinen.
Vaikea sanoa mitään varmaa tässä vaiheessa.”
13
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio
Johtopäätökset
• Toiminnan siirrot avoimen ja pimeän Theseuksen
välillä tärkeitä.
• Kokonaan salaiset työt aika marginaalisia,
jätetäänkö kokonaan ulkopuolelle?
• Tuloksista voi tulkita, että palvelulle on tarvetta,
riippuen kustannuksista.
• Osalla amkeista on jo sähköinen arkisto, tulisivatko
kaikki mukaan?
• Korvaako pimeä Theseus myös painetut julkiset
työt?
10
26. huhtikuuta 2016
Minna Marjamaa & Tiina Tolonen, AMKIT-konsortio