PDF-dokument
Övning Gripen 2015 Utvärderingsrapport Utgiven av Länsstyrelsen i Hallands län 301 86 Halmstad Telefon 010-224 30 00 www.lansstyrelsen.se/halland Juni 2016 Ansvarig utgivare Beredskapsfunktionen, Länsstyrelsen i Hallands län Kontaktperson: Niklas Nordgren Foto där inget annat anges Elin Göransson, Länsstyrelsen i Hallands län Diarienummer 455-979-2015 Innehåll Förord ........................................................................................................................................ 4 Sammanfattning ....................................................................................................................... 5 Förkortningar, benämningar och förklaringar ..................................................................... 7 1 2 3 4 5 6 Inledning ......................................................................................................................... 10 1.1 Bakgrund ................................................................................................................... 10 1.2 Syfte med rapporten ................................................................................................... 10 1.3 Stödresurs från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap .............................. 10 1.4 Disposition ................................................................................................................. 10 1.5 Källor och upphovsrätt .............................................................................................. 10 Planeringsprocessen ....................................................................................................... 11 2.1 Planeringsorganisation............................................................................................... 11 2.2 Planeringsarbete ......................................................................................................... 12 2.3 Dokumentation i planeringsprocessen ....................................................................... 12 Beskrivning av övningen ................................................................................................ 13 3.1 Deltagare i övningsskedena ....................................................................................... 13 3.2 Övningsledningsorganisation .................................................................................... 14 3.3 Scenario för skede 3 .................................................................................................. 17 3.4 Övningsmetod ............................................................................................................ 19 3.5 Förberedelser inför skede 3 simuleringsövning med motspel ................................... 21 3.6 Utvärderingsseminarium 25 februari ......................................................................... 22 3.7 Övningens resursåtgång ............................................................................................. 23 3.8 Medias bevakning av övningen ................................................................................. 23 Övningens syfte, mål och utvärderingsmetod .............................................................. 24 4.1 Övergripande syfte .................................................................................................... 24 4.2 Övergripande mål ...................................................................................................... 24 4.3 Utvärderingsmetod .................................................................................................... 24 4.4 Rapportens remiss...................................................................................................... 27 Utvärdering ..................................................................................................................... 28 5.1 Simuleringsövningens planering ............................................................................... 28 5.2 Övningens genomförande .......................................................................................... 32 5.3 Övningens utvärdering .............................................................................................. 36 5.4 Övningens övergripande mål ..................................................................................... 39 5.5 Aktörernas delmål...................................................................................................... 54 Redovisning från seminarieövningen 1 oktober .......................................................... 94 6.1 Deltagande aktörer ..................................................................................................... 94 2 7 8 6.2 Inspel ......................................................................................................................... 94 6.3 Reflektioner ............................................................................................................... 99 Redovisning från distribuerade seminarieövningen 5 – 27 oktober ........................ 101 7.1 Övningens genomförande ........................................................................................ 101 7.2 Deltagare .................................................................................................................. 101 7.3 Metod ....................................................................................................................... 102 7.4 Resultat & Analys .................................................................................................... 104 Utvecklingsområden ..................................................................................................... 106 8.1 Åtgärdsförslag ......................................................................................................... 106 3 Förord Som beredskapsdirektör vid Länsstyrelsen i Hallands län så slås jag av den entusiasm och det engagemang hos samverkande aktörer som utvärderingen av övning Gripen visar på. I länet har vi en tradition att vilja utveckla vår krisberedskap. En viktig hörnsten för utveckling är viljan och förmågan till att öva och lära sig. Kärnkraftsövning Gripen har stärkt samverkande aktörers förmåga att hantera samhällsskydd och beredskap i länet. Detta har uppnåtts bland annat genom införandet och utnyttjandet av MSB – Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar vilken har gett samverkande aktörer en vägledning för att underlätta en aktörsgemensam inriktning och samordning. Det mest positiva som jag utläser i utvärderingen är att alla inblandade aktörer på ett aktivt sätt har bidragit till en gemensam beslutsprocess. Aktörerna förhöll sig till samma strategi, arbetade mot en gemensam lägesuppfattning, med gemensam beslutsfattning och att gemensamt kommunicera resultatet, allt inom ramen för en kärnteknisk olycka. Det innebär att ingående aktörer inte bara har fått en bättre förståelse för sin egen roll i en händelse av en kärnteknisk olycka utan vi har också kommit en bra bit på väg för att förstå vad aktörsgemensam inriktning och samordning verkligen är. Naturligtvis har det framkommit områden som vi behöver utveckla, bland annat vår förmåga att upprätta och kommunicera en samlad lägesbild. Länsstyrelsen i Halland kommer att fortsätta arbetet med att utveckla vår krisberedskap tillsammans med samverkande aktörer. Övning Gripen är en del av en särskild övningscykel inom kärnenergiberedskapen som genomförs i de tre kärnkraftslänen, varifrån erfarenheter också hämtas och implementeras i vår krisberedskap. Till Dig som deltagit i övningen vill jag framföra mitt tack för ditt bidrag att utveckla våra förmågor att hantera stora samhällsstörningar. Niklas Nordgren Beredskapsdirektör Länsstyrelsen i Hallands län 4 Sammanfattning För att öka länets förmåga att hantera konsekvenserna av en kärnteknisk olycka vid Ringhals kärnkraftverk anordnade Länsstyrelsen i Hallands län en regional kärnkraftsövning 2015. Övningen genomfördes i oktober och november 2015, med namnet Gripen och omfattade runt 750 deltagare från 26 olika aktörer. Övning Gripen genomfördes i fyra skeden, alla med olika övningsformat; seminarieövning, distribuerad seminarieövning, simuleringsövning med motspel och övning med fältenheter. I februari 2016 genomfördes ett utvärderingsseminarium i Varberg. De övergripande syftena med övningen var att utvärdera roll- och ansvarsfördelningen vid utrymning av inre beredskapszonen kring Ringhals kärnkraftverk. Ett syfte var även att pröva planverket för utrymning av inre beredskapszonen, med särskild tonvikt på ledning och logistik vid mottagningsplatserna. Dessutom syftade övning Gripen till att pröva ledning, samordning och kommunikation vid utrymning av inre beredskapszonen samt ge insikt i hur ett utrymningsbeslut påverkar respektive aktör, ge insikt i värdet av en uthållig kriskommunikation och pröva utrymningsorganisationens förmåga att genomföra en utrymning av den inre beredskapszonen. De övergripande mål som tagits fram för övningen tog sikte på skede 3, en simuleringsövning med motspel. I denna utvärderingsrapport redovisas även skede 1 en seminarieövning och skede 2 en distribuerad seminarieövning. Skede 4 som var en övning med fältenheter avhandlas som en bilaga. Övergripande mål för simuleringsövningen: 1. Aktörerna i Hallands län har en god förmåga att samverka i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. 2. Aktörerna har en god förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild. 3. Aktörerna har en god förmåga att förstå sin egen roll vid en kärnteknisk olycka. 4. Aktörerna har en god förmåga att gemensamt planera för beslut samt hantera fattade beslut. 5. Aktörerna har en god förmåga att internt och externt kommunicera och tydliggöra fattade beslut samt konsekvenserna av dessa. 6. Utrymningsorganisationen har en grundläggande förmåga att genomföra utrymning. Som underlag för övningens utvärdering har olika enkäter använts. Målbedömningar baseras främst på utvärderingsprotokoll från lokala utvärderare, dokumentation i form av dagböcker och loggar samt diskussioner vid utvärderingsseminariet. Det första målet, aktörerna i Hallands län har en god förmåga att samverka i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”, är delvis uppfyllt. ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län” är inte tillräckligt känd bland övningens deltagare, dock var det en del av de som övade i stabsledning som kände till den. Eftersom bara hälften av aktörerna identifierar ett behov av att anpassa sina åtgärder och sedan gör det, räcker det inte till för god förmåga. Dock är det många som arbetar på sin lägesbild tidigt i händelsen, men färre som har tagit emot planerade samverkanspersoner 60 minuter efter övningsstart. Det framstår som om bristen på bra och klar kommunikation mellan de övande aktörerna var det största hindret för en bra samverkan i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. Det var tidvis svårt att etablera bra kontakt med Länsstyrelsen, vilket i sin tur gjorde det svårt för övande aktörer att fortsätta agera inom sitt ansvarsområde. 5 Det andra målet, aktörerna har en god förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild, är ej uppfyllt. Lägesbildsuppdateringen under dagen var bristfällig, särskilt med tanke på de händelser som skedde. Självaste kommunikationen av lägesbilder fungerade bra inom Rakel men var bristande inom de andra sambandsmedlena. Därtill saknade många aktörer viktiga delar i sin lägesbild. Detta var något som förbättrades under övningens gång. Delning och spridning av lägesbilden, internt och externt var ofta otillräcklig. Det tredje målet, aktörerna har en god förmåga att förstå sin egen roll vid en kärnteknisk olycka, är delvis uppfyllt. En betydande del av de övande hade inte genomgått utbildningar inför övningen men bland de aktörer som genomfört utbildningar låg antalet på 60 – 90 procent av utbildad personal. Samtidigt använde aktörerna sig av sina planverk och arbetade utefter dem under övningens gång, även om de tidvis frångick dessa. Det fjärde målet, aktörerna har en god förmåga att gemensamt planera för beslut samt hantera fattade beslut, är delvis uppfyllt. Aktörerna påvisar en stor vilja att komplettera och att bli kompletterade i sitt arbete för att lösa uppgiften, de omhändertar fattade beslut och stor del kommunicerar de ut besluten inom organisationen. Dock har kommunikationen och samordningen kring beslut tidvis brustit. Det femte målet, aktörerna har en god förmåga att internt och externt kommunicera och tydliggöra fattade beslut samt konsekvenserna av dessa, är delvis uppfyllt. Större delen av aktörer har en kommunikationsplan men alla använder den inte. Flera aktörer använder inte WIS eller delger sin information via systemet, inte heller användes internetdagboken tillräckligt mycket. Länsstyrelsens samband med Ringhals uppfyller inte förväntningarna då de ofta inte kunde nå varandra. Vid information till allmänheten användes oftast ett pedagogisk, enkelt och tydligt språk, även om det fanns några undantag. SR Halland P4, som är en beredskapskanal, användes inte i den omfattning som kan förväntas och ofta fick de felaktig eller oklar information. Prioriteringen av kriskommunikation, utsedda talespersoner och utsedda talepunkter saknades hos flera aktörer. Deltagandet vid de två kriskommunikationssamordningskonferenserna var dock bra. Informationsspridningen internt var hos vissa aktörer mycket bra, men hos andra brast det då det inte fanns klara rutiner för hur spridningen skulle ske. Kommunikation till andra aktörer vid kommunikationsstörningarna var mycket bra då de flesta använde Rakel, för kommunikation till allmänheten var arbetet lysande hos åtskilliga aktörer, men bristande hos ett fåtal andra. Många aktörer med samverkanspersoner upplevde dem som ett mycket bra hjälpmedel för att säkra upp informationsspridningen mellan Länsstyrelsen och dem själva. Det sjätte målet tog sikte på skede 4, övning med fältenheter, och avhandlas i en separat bilaga vid ett senare tillfälle. Övningen har stärkt deltagande aktörers förmåga och kapacitet att hantera en mycket stor samhällsstörning. Särskilt förmågan att arbeta gemensamt för att hantera en händelse har stärkts. Men det finns fortfarande svagheter, och dessa svagheter syftade övningen till att identifiera för att ge alla deltagare möjligheten att stärka förmågan ytterligare, därmed följer utvecklingsområden och åtgärdsförslag i kapitel 8. 6 Förkortningar, benämningar och förklaringar Förkortningar och benämningar C MR V FMTS LU Lv Chef Militärregion Väst Försvarsmaktens tekniska skola Lokala utvärderare Luftvärnsregemente LÖL Lokala övningsledare MR V MSB PMR Rakel RL RN RSG RÖ SMHI SR Militärregion Väst Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Post Mitra Ringhals, där Mitra = Mitigation of Reactor Accidents Radiokommunikation för effektiv ledning Räddningsledare Radionukleära Räddningstjänsten Storgöteborg Regional övning Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut Sveriges Radio SSM Strålsäkerhetsmyndigheten TiB Tjänsteman i beredskap VB Vakthavande befäl VMA Viktigt meddelande till allmänheten WIS Skyddat webbaserat informationssystem Förklaringar Extraordinär händelse Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, som innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av kommun och/eller landsting. Geografiskt områdesansvar Områdesansvaret kan beskrivas så, att det inom ett geografiskt område ska finnas ett organ som verkar för inriktning, prioritering och samordning av tvärsektoriella åtgärder som behöver vidtas i en krissituation. Filter (PMR) Utgörs av en byggnad där det går en ledning från reaktor inneslutningen till filtret. Först går utsläppet via ett vattenfilter där gaserna leds in, där det tvättas ur. Sen stiger gaser uppåt via ett stenfilter där ytterligare radioaktiva partiklar tvättas ur. Det som kommer ut är då främst ädelgaser. 7 Givare Utgör basen i motspelet, är de som följer inspelslistan och gör inspelen till de övande aktörerna. Utöver detta ska de även svara på frågor från de övande och vara beredda på att improvisera inom ramen för varje moment. Inrymning Inrymning innebär att människor ska ta sig inomhus och stänga dörrar, fönster och ventilation. Kontrollerat utsläpp och okontrollerat utsläpp Det finns inget etablerat begrepp för kontrollerat och okontrollerat bland aktörerna, dock kan definitionen nedan stå för hur det ämnades i övningen. Ett kontrollerat utsläpp är när en ventil öppnas och ett utsläpp går genom filtret, denna ventil kan sedan stängas. Ett okontrollerat utsläpp är när sprängblecket går och ett utsläpp går antingen genom filtret eller utanför, verket har inte öppnat ventilen utan trycket har sprängt blecket och de har därmed inte möjlighet att stänga ventilen. Larmnivå: Haverilarm En händelse eller störning vid kärnkraftverket har inträffat där utsläpp pågår, eller inte kan uteslutas inom storleksordningen 12 timmar, vilket innebär att skyddsåtgärder utanför verket är nödvändiga. Larmnivå: Höjd beredskap En händelse har inträffat vid kärnkraftverket som hotar omgivningens säkerhet. Hotet innebär att anläggningen avviker från förväntad funktion t.ex. att minst två aktivitetsbarriärer har genombrutits eller påtagligt hotats eller anläggningen har utsatts för påverkan vars konsekvenser inte är analyserade eller av annan anledning inte är överblickbara och för vilka omgivningens säkerhet inte kan garanteras. Lägesbild Lägesbild är en sammanställning av uppgifter för att få en bild över vad som har hänt, händer eller förväntas hända. Lägesuppfattning Lägesuppfattning är en bedömning av hur det som inträffat påverkar aktören i sammanhanget. Lägesuppfattningar bygger således på en lägesbild. Både lägesbild och lägesuppfattning är kopplade till beslutsprocesser och behövs som underlag för att kunna avgöra om agerande krävs på något sätt och i så fall hur. Samordning Samordning avser aktivitet som innebär att se till att den verksamhet som bedrivs av olika samhällsorgan genomförs med utgångspunkt i gemensamma planeringsförutsättningar och att själva genomförandet inte präglas av divergerande mål mellan olika samhällsorgan. Samverkan Samverkan avser den dialog och samarbete som sker mellan självständiga och sidoordnade samhällsaktörer för att samordnat uppnå gemensamma mål. VMA VMA, Viktigt Meddelande till Allmänheten, är ett varningssystem som används vid olyckor och allvarliga händelser, vid svåra störningar i viktiga samhällsfunktioner och vid 8 krishantering i samband med extraordinära händelser. Det finns två nivåer på meddelanden: varning och information. Varningsmeddelande sänds genast när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. 9 1 Inledning 1.1 Bakgrund För att öka länets förmåga att hantera konsekvenserna av en kärnteknisk olycka vid Ringhals kärnkraftverk anordnade Länsstyrelsen i Hallands län en regional kärnkraftsövning under hösten 2015, med namnet Gripen. Övningen var avgränsad till fyra fokusområden, som är beslutade av landshövdingen. Dessa fokusområden är följande: Utrymning av inre beredskapszonen Ledning och samordning Information och kommunikation Upprättande av mottagningsplats 1.2 Syfte med rapporten Huvudsyftet med denna rapport är att beskriva och utvärdera den regionala kärnkraftsövningen Gripen. Förutom detta ska rapporten även utgöra ett underlag för att fortsätta arbetet med utveckling av krishanteringsförmågan hos de aktörer som medverkar. 1.3 Stödresurs från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap I samband med regionala samverkansövningar har Länsstyrelsen möjlighet att få expertstöd från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Inom MSB administreras stödet av Enheten för övning vid Avdelningen för utveckling av beredskap. Stödet har bestått av övningsexperten Thomas Bengtsson, MSB och auskultanten Sofie Ivarsson, MSB. Resurspersonernas arbetstid och övriga omkostnader har bekostats av MSB. 1.4 Disposition Efter utvärderingsrapportens inledning följer en beskrivning av planeringsprocessen respektive övningens format. Dessa kapitel är rent beskrivande och innehåller inte någon utvärdering. En beskrivning av övningens övergripande syfte och mål samt utvärderingsmetod följer därpå. Rapportens tyngdpunkt ligger på utvärderingskapitlet som är indelat i övningens förberedelser, genomförande, utvärdering, övergripande mål samt aktörernas delmål. Därefter följer en redovisning och kortare analys av de två första övningsskedena. Rapporten avslutas med ett kapitel om utvecklingsområden för att höja krishanteringsförmågan bland aktörerna. 1.5 Källor och upphovsrätt För all text i denna rapport, där annat inte anges, ansvarar utvärderingsledaren Elin Göransson. Samtliga deltagande aktörer har beretts möjlighet att lämna synpunkter på formuleringar innan den slutliga rapporten har fastställts av Länsstyrelsen i Halland län. Upphovsrätten till rapporten förutom fotografier innehas av Länsstyrelsen i Hallands län. Rapporten får gärna kopieras eller citeras under förutsättning att källan anges. Samtliga bilder, där inget annat anges, är fotograferade av Elin Göransson. 10 2 Planeringsprocessen 2.1 Planeringsorganisation Inledningsvis upprättades en projektliknande planeringsorganisation som innehöll följande personer och befattningar. Observera att namn kan ha förändrats under planeringsprocessen liksom att ytterligare personer har deltagit i arbetet. Övningsansvarig: Lena Sommestad, Länsstyrelsen Halland Övningsledare: Kenneth Mattsson, Länsstyrelsen Halland Utvärderingsledare: Elin Göransson, Länsstyrelsen Halland Biträdande övningsledare: Marcus Johansson, Länsstyrelsen Halland Ludwig Jägerfall, Länsstyrelsen Halland Daniel Csaki, Länsstyrelsen Halland Övningsrådgivare: Thomas Bengtsson, MSB Sofie Ivarsson, MSB Spelledare: Jörgen Sävmark, FMTS Spelkoordinator Sofia Frising, Länsstyrelsen Halland Lokala övningsledare: Marcus Johansson, Länsstyrelsen Halland Stig Husin, Länsstyrelsen Uppsala Ingela Karlsson, Region Halland Lars Berggren, Kungsbacka kommun Lars Holmdahl, Polisregion Väst Joakim Sjöström, Polisregion Väst Thomas Blomdahl, Polisregion Väst Sune Börjesson, Polisregion Väst Linda Andersson, Ringhals AB Jerry Steen, Trafikverket Region Väst Thomas Gustafsson, Sveriges Radio Halland Mircea Nitescu, Varbergs kommun. Anders Ohlsson, Försvarsmakten MR V, Lv6 och FömedC Petra Strokirk, Halmstad kommun Frida Niméus, Räddningstjänsten Väst/Varberg Charlotta Källerfelt, Länsstyrelsen Västra Götalands län Elisabeth Johansson, Hylte kommun Fredrik Tyrén, Kustbevakningen Felicia Pettersson, Laholm Kommun Poul Erik Nystrup, Danska Beredskabsstyrelsen Thomas Andersson, Räddningstjänsten Storgöteborg Therese Jouper, Räddningstjänsten Väst/ Falkenberg Kurt Lindberg, Länsstyrelsen Jönköpings län Hanna Pettersson, Länsstyrelsen Kronobergs län 11 Mats Isaksson, Göteborgs universitet Jonas Andersson, SSM 2.2 Planeringsarbete 2.2.1 Uppstart 3 april, Halmstad MSB:s övningsexpert och Länsstyrelsen i Hallands län träffades för att diskutera upplägg av övningen. Mötet bestod av kreativa diskussioner och redovisning av tidigare övningserfarenheter. Efter mötet påbörjades planeringsprocessen, med att bland annat skissa på upplägg och bjuda in relevanta aktörer till övningen. 2.2.2 Planeringskonferenser Startmöte – 3 april 2014, Halmstad Dagen syftade till att presentera övningsupplägget och ge underlag för inbjudna aktörer att ta ställning till sitt deltagande. Planeringskonferens 1 – 17 september 2014, Halmstad Dagen fokuserade på målarbete och att förbereda LÖL för det egna målarbetet. Planeringskonferens 2 – 26 november 2014, Halmstad Dagen fokuserade på scenariot. Planeringskonferens 3 – 22 april 2015, Halmstad Dagen fokuserade på motspelsplanering. Planeringskonferens 4 – 2 september 2015, Halmstad Dagen fokuserade på praktiska förberedelser. Övrigt planeringsarbete Under hela planeringsprocessen har flera arbetsgrupper bedrivit ett omfattande planeringsarbete med scenario, motspel och utvärdering. Även flera skrivarstugor har hållits för aktörerna, vilket givit möjlighet till samverkan för samordning av övningen. 2.3 Dokumentation i planeringsprocessen Huvuddelen av den dokumentation som tagits fram i planerings- och utvärderingsprocessen framgår av Tabell 1, Sammanställning av övningens dokumentation. Förutom de som redovisas har även inbjudningar gått ut till olika aktiviteter, till exempel planeringskonferenser och skrivarstugor. Samtliga dokument är per definition upprättade av Länsstyrelsen i Hallands län, oavsett författare. Dokument Gavs ut vecka Övningsbestämmelser för planeringsprocessen v. 26 juni 2014 Övningsbestämmelser för genomförandet v. 37 sep 2015 Övningsledningsbestämmelser v. 38 sep 2015 Utvärderingsbestämmelser v. 39 sep 2015 Övningssambandskatalog v. 44 nov 2015 Utvärderingsrapport, remissversion Feb 2016 Utvärderingsrapport, slutlig version Mars 2016 Tabell 1, Sammanställning av övningens dokumentation 12 3 Beskrivning av övningen 3.1 Deltagare i övningsskedena Ett stort antal aktörer bjöds in att delta i övningen. De aktörer som slutligen valde att delta i övningsskedena framgår av Tabell 2, Sammanställning av övningsdeltagande aktörer. På grund av flyktingsituationen avbröt Länsstyrelsen i Kronoberg sitt deltagande i skede 3 av övningen och medverkade endast genom representant i motspelet. Aktör Danska Beredskabsstyrelsen Falkenbergs kommun Försvarsmakten, MR V Göteborgs universitet, avd. för radiofysik Halmstad kommun Hylte Kommun Sjöfartsverket Kungsbacka kommun Kustbevakningen Laholms kommun Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen i Uppsala län (speglad stab) Länsstyrelsen i Västra Götalands län Marks kommun Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) Polismyndigheten Region Väst Region Halland Räddningstjänsten Storgöteborg Räddningstjänsten Väst Hallandstrafiken SOS AB Strålsäkerhetsmyndigheten Sveriges Radio Halland Trafikverket Varbergs kommun Vattenfall/Ringhals AB Skede 1 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Skede 2 X X Skede 3 X X X X Skede 4 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X ½ X X X X X X X X X X X X X X X X X X Tabell 2, Sammanställning av övningsdeltagande aktörer 13 3.2 Övningsledningsorganisation Övningsledningsorganisationen i övning Gripen var omfattande och bestod av ett 120-tal personer i form av lokala övningsledare, lokala utvärderare och motspel. Organisationens huvuduppgift var att skapa förutsättningar för de övande aktörerna att nå sina uppställda mål. 3.2.1 Övningsledning Övningsledningen bestod av följande personer. Befattning Namn Övningsansvarig: Lena Sommestad, Länsstyrelsen Hallands län Övningsledare: Kenneth Mattsson, Länsstyrelsen Hallands län Biträdande övningsledare: Marcus Johansson, Länsstyrelsen Hallands län Ludwig Jägerfall, Länsstyrelsen Hallands län Daniel Csaki, Länsstyrelsen Hallands län Utvärderingsledare: Elin Göransson, Länsstyrelsen Hallands län 3.2.2 Lokala övningsledare Varje aktör hade en lokal övningsledare vars huvuduppgift var att delta i planeringsprocessen och leda aktörens deltagande i övning. Aktörernas lokala övningsledare under övningarna var följande personer (de markerade med en * var LÖL i skede 4 endast): Danska Beredskabsstyrelsen Försvarsmakten MR V, Lv6 och FömedC Kungsbacka kommun Kustbevakningen Länsstyrelsen Halland län Länsstyrelsen Jönköpings län Länsstyrelsen Kronobergs län Länsstyrelsen Uppsala län Länsstyrelsen Västra Götalands län Marks kommun Polisregion Väst Polisregion Väst Region Halland Ringhals AB Räddningstjänsten Storgöteborg Räddningstjänsten Väst, Falkenbergs kommun Räddningstjänsten Väst, Varbergs kommun Sveriges Radio Halland Sjöfartsverket Strålsäkerhetsmyndigheten Trafikverket Region Väst Varbergs kommun Poul Erik Nystrup Anders Ohlsson Lars Berggren Fredrik Tyrén Marcus Johansson Kurt Lindberg Hanna Pettersson Monika Wagner Charlotta Källerfelt Claudia Toledo Oregon Thomas Blomdahl *Sune Börjesson Ingela Karlsson Linda Andersson Thomas Andersson Therese Jouper Frida Niméus, Thomas Gustafsson Diana Fröhler Jonas Andersson Jerry Steen *Mircea Nitescu 14 3.2.3 Lokala utvärderare Respektive verksamhet ansvarade för att rekrytera lokala utvärderare i syfte att värdera måluppfyllnaden utifrån de delmål och indikatorer som tagits fram av lokala övningsledare. Lokala utvärderare under simuleringsövning med motspel var följande personer: Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Västra Götalands län Länsstyrelsen Jönköpings län Ringhals AB Försvarsmakten MR V Polisregion Väst Kustbevakningen Sjöfartsverket Trafikverket Kungsbacka kommun Varbergs kommun Falkenbergs kommun Marks kommun Räddningstjänsten Storgöteborg Elin Johansson, Andreas Thulin, Nisse Nilsson, Länsstyrelsen Kalmar län Mia Dahlström, Combitech, Ana Norlén Länsstyrelsen Kalmar län Kurt Lindberg, Länsstyrelsen Jönköping län Olle Berglund, Vattenfall AB Agne Gustafsson, Försvarsmakten Joakim Sjöström, Polisregion Väst Mattias Heneborn, Kustbevakningen Kia Krekula, Sjöfartsverket Anders Jändel, Trafikverket Matilda Gustavsson, Räddningstjänsten Storgöteborg Mattias Skoog, Varbergs kommun Niklas Johansson, Räddningstjänsten Väst Christina Hultén, Bollebygds kommun Bo Andersson, Räddningstjänsten Storgöteborg 3.2.4 Motspelet För att driva en simuleringsövning med motspel krävs ett motspel som har till huvuduppgift att leverera övningsscenariot till de övande. För att kunna uppfylla logistiska och tekniska behov till det motspel som var nödvändigt för övningen användes Försvarsmaktens anläggning, FMTS i Halmstad. Arbetet med att rekrytera givare och modulledare till motspelet påbörjades efter planeringskonferens tre. I huvudsak bemannades motspelet av personal från övningens aktörer. Länsstyrelsen rekryterade personal till spelledning, övriga världen samt till kriskommunikationsmodulen. Följande personer bemannade motspelet: Spelledning Spelledare Biträdande spelledare Spelkoordinator Teknikstöd Resursstöd Resursstöd Jörgen Sävmark, FMTS Thomas Bengtsson, MSB Sofia Frising, Länsstyrelsen i Hallands län Anders Thorsson, FMTS Sofie Ivarsson, MSB Daniel Csaki, Länsstyrelsen i Hallands län Modul Nationell nivå samt övriga världen Modulledare/Givare Ulla-Britt Petersson, Länsstyrelsen i Hallands län Givare Mats Ardbreck, MSB 15 Givare Givare Givare Givare övriga världen Modul Regional nivå Modulledare/Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Modul Lokal nivå Modulledare/Givare Givare Givare Givare Givare Modul Mottagningsplatser Modulledare/Givare Givare Givare Jonas Andersson, SSM Henrik Alm, SOS Benny Johansson, SOS Helene Andersson, LRF Erik Richardsen, MSB Ann-Christin Johansson, Region Halland Agnetha Norström, Region Halland Ola Andersson, Region Halland Malin Fredriksson, Region Halland Stefan Jönsson, Länsstyrelsen Kronoberg, Landstinget Kronoberg Hanna Pettersson, Länsstyrelsen Kronoberg Josef Sörensson, Västra Götalandsregionen Lisa Klang, Västra Götalandsregionen Maria Nilsson, Västra Götalandsregionen Johan Aremyr, Västra Götalandsregionen Niclas Samsioe, Västra Götalandsregionen Bengt-Olof Svensson, Trafikverket Malin Ankarstrand, Marks kommun Karin Svensson, Marks kommun Johan Arvidsson, Kungsbacka kommun Annika Gripencreutz, Varberg och Falkenberg Sofia Frindberg, Laholms kommun Givare Givare Givare Givare Adam Folcker, Kungsbacka kommun Mircea Nitescu, Varbergs kommun (kommunal platschef) Mats Söderström, Kungsbacka kommun (kommunal platschef) Thomas Poddig, Marks kommun (kommunal platschef) Eddie Björk, Polismyndigheten (Polisens platschef) Kristian Olsson, Försvarsmakten (Militär platschef) Joakim Franzon, Försvarsmakten Modul Uppsamlingsplatser Modulledare Givare Givare Givare Sune Börjesson, Polismyndigheten Dan Lewstam, Polismyndigheten Anders Larsson, Försvarsmakten Sara Kusar, Hallandstrafiken 16 Modul Militär, polis och räddningstjänst Modulledare Givare Givare Givare Erik Norinder, Försvarsmakten Torbjörn Andersson, Försvarsmakten Lars Holmdahl, Polismyndigheten Peter Sevestedt, Räddningstjänsten Storgöteborg Modul Kust och hav Modulledare Givare Givare Givare Givare Mattias Hansson, Kustbevakningen Jenny Ahnlund-Berg, Kustbevakningen Lars Joacim Bergstedt, Sjöfartsverket Håkan Björk, Sjöfartsverket Mats Isaksson, Indikeringsledare Modul Allmänhet & media Modulledare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Givare Hedvig von Hofsten Beata Hansson Staffan Schmidt Richard Nyström Margareta Anderberg Håkan Andersson Malin Linder Ira Gustafsson Anssi Suokko 3.3 Scenario för skede 3 Scenarioarbetets process Ett omfattande arbete lades ner på övningens scenario, dock var det nödgat att senare ändra vissa detaljer för att göra det mer trovärdigt och undvika oönskade händelser. Bland annat togs tiden för när larmnivå Höjd Beredskap inträffade bort då det var svårt att skapa en händelse på kärnkraftverket inom de tidsramar scenariogruppen önskade, samtidigt som de mest trovärdiga tidsramarna skulle innebära för lång tid innan haverilarm. Övningen strukturerades utefter ett kommunikationsavbrott där endast Rakel och satellittelefon fungerade kl. 10.00 – 10.50 och ett utsläpp kl. 12.00 – 14.00. Därefter skrev aktörerna, enskilt eller tillsammans, momentbeskrivningar. Syftet med dessa var dels att säkerställa att scenariot möjliggjorde för de övande att öva mot målen, dels att utgöra underlag för inspelsskrivandet och dels som ett stöd åt givarna i motspelet. Aktörerna fortsatte sedan att skriva inspel utifrån momentbeskrivningarna. Länsstyrelsen avslutade scenarioarbetet med att granska, analysera och sammanställa de ca 500 inspelen till en gemensam inspelslista. 3.3.1 Förhistoria Scenariot börjar med en händelse på Ringhals vid ett icke angivet klockslag vilket ger larmnivå höjd beredskap, vid detta läge bemannas uppsamlings- och mottagningsplatserna, 17 och indikeringsarbetet påbörjas av indikeringsorganisationer (räddningstjänster och Kustbevakningen). Kl. 07.55 kommer larmnivå Haverilarm vilket innebär att ett utsläpp kommer inom 0-12 timmar. Länsstyrelsen i Hallands län tar, kl. 07.55, beslut om utrymning av inre beredskapszonen av räddningsledare Gerhard Ittner. Kl. 08.00 tar Stefan Angelborn över som räddningsledare vid Länsstyrelsen i Hallands län. Allmänheten varnas via VMA och RDS-mottagare, busstransporter beställs till brytpunkter för att transportera utrymmande till mottagningsplatserna. Meddelande går ut till sjöfart och luftfart att ingen får vistas inom utsatt restriktionsområde. Skede 3 startar kl. 08.00 den 5 november 2015. 3.3.2 Moment och inspel Scenariot följde strukturen moment och inspel. I Tabell 3 framgår den slutliga indelningen av övningens 18 moment. Moment 3.1 Sparbankshallen Varbergs kommun 3.2 Mottagningsplats Aranäsgymnasiet Kungsbacka 3.3 Kunskapens Hus Marks kommun 3.5 Utrymning kustband 3.6 Trafikolycka Litserhult 3.7 FM Skyddsobjekt 3.8 Länsöverskridande påverkan 3.9 Uppsamlingsplatser 3.10 Indikering 3.11 Utsläpp av radioaktiva ämnen 3.12 Hantering av FM förstärkningsresurser 3.13 Kommunicera utrymning 3.14 Förstärkningsresurser Polis & FM 3.15 Spärrplatser 3.16 Sjöfart 3.17 Utrymning Polisen land 3.18 Falkenberg Ansvarig skribent Räddningstjänsten Väst för Varbergs kommun Kungsbacka kommun Marks kommun, SÄRF Kustbevakningen Räddningstjänsten Storgöteborg, Länsstyrelsen Västra Götaland, Polisregion Väst Försvarsmakten MR V Länsstyrelserna i Västra Götaland, Kronoberg och Jönköping Polisregion Väst Länsstyrelsen i Hallands län Ringhals, SSM Försvarsmakten MR V Länsstyrelsen i Hallands län Polisregion Väst, Försvarsmakten MR V Polisregion Väst Sjöfartsverket Polisregion Väst Räddningstjänsten Väst för Falkenbergs kommun Tabell 3, Sammanställning av scenariots moment 18 3.4 Övningsmetod Redan i ett tidigt stadie så bestämdes det att övningen skulle innehålla tre övningsmoment, en seminarieövning, en distribuerad seminarieövning och en simuleringsövning med motspel. Några aktörer önskade även öva fältenheter för att tillgodogöra behovet att testa förmågan att genomföra en fysisk utrymning. Därmed tillkom skede 4, övning med fältenheter, detta skede planerades av Polisregion väst, Militärregion väst och Varbergs kommun med stöd från övningsledningen. 3.4.1 Skede 1 Seminarieövning 1 oktober En seminarieövning är ett övningsformat där man genom samtal och diskussion har möjlighet att hantera stora komplexa områden och ger möjlighet att föra samman flera expertområden för att övningsdeltagarna genom dialog och reflektion får en ökad förståelse för sin egen och andra organisationers roll i krisberedskapssystemet. Den 1 oktober påbörjades de fyra övningsskedena med att över 150 personer från 28 olika aktörer samlades för att genomföra en seminarieövning. Syftet med dagen, som en del av de övergripande syftena, var att utvärdera roll- och ansvarsfördelningen vid utrymning av inre beredskapszonen och pröva planverket för utrymning av inre beredskapszonen, med särskild tonvikt på ledning och logistik vid mottagningsplatserna samt ge insikt i värdet av en uthållig kriskommunikation. Dagen inleddes med ett kortare anförande av övningsansvarig, Landshövding Lena Sommestad innan ordet lämnades över till spelledare Gerhard Ittner från Militärregion väst, som förde deltagarna genom de olika diskussionspunkterna i plenum med stöd från biträdande spelledare Kenneth Mattsson och Ludwig Jägerfall från Länsstyrelsen i Hallands län. 3.4.2 Skede 2 Distribuerad seminarieövning 5 – 27 oktober En distribuerad seminarieövning innebär att de övande aktörerna inte sitter på en gemensam plats, utan löser inspelet vid egen vald plats och vid egen vald tid. Övningsledningen skickade ut inspel varje vecka under 3 veckor och de lokala övningsledarna tog ansvar för att samla rätt personer och boka nödvändig tid med dem för att lösa frågorna. Övningsformatet är fördelaktigt då det är kostnadseffektivt för deltagare och ger stora möjligheter att analysera frågorna efter eget behov. Syftet med övningsskedet, som en del i de övergripande syftena, var att utvärdera roll- och ansvarsfördelningen vid utrymning av inre beredskapszonen, och pröva planverket för utrymning av inre beredskapszonen, med särskild tonvikt på ledning och logistik vid mottagningsplatserna, samt ge insikt i hur ett utrymningsbeslut påverkar respektive aktör. Under övningen distribuerades inspelen via WIS och svaren skickades även in i slutet på veckan via WIS. Övningsledningen sammanställde svaren och distribuerade dem via WIS till medverkande aktörer. Därefter hölls en telefonkonferens där det gavs möjlighet att ställa vidare frågor på inspelen och där övningsledaren tog möjligheten att fråga utvalda aktörer om deras svar. 3.4.3 Skede 3 Simuleringsövning med motspel 5 november Övningsmetoden består av två huvuddelar, övande aktörer och ett motspel. Hos en övande aktör kan vissa delar vara övade medan andra delar återfinns i motspelet. 19 Syftet med övningsskedet, som en del i de övergripande syftena, var att pröva planverket för utrymning av inre beredskapszonen med särskild tonvikt på ledning och logistik vid mottagningsplatserna, pröva ledning, samordning och kommunikation vid utrymning av inre beredskapszonen, samt ge insikt i värdet av en uthållig kriskommunikation. Eftersom aktörerna enbart får kommunicera med varandra eller med motspelet framställdes en särskild övningssambandskatalog av övningsledningen, där det också framgick om mottagaren är övad eller fanns i motspelet. De övande fick inte ta ”personliga” kontakter, utan skulle hålla sig till de kommunikationsvägar som var angivna i sambandskatalogen och i övningsbestämmelserna. Inspelslistan som levererades till motspelet innehöll ca 450 inspel, ett vanligt Exceldokument användes då MSB:s övningsverktyg Exonaut låg nere, dock ansågs det mycket praktiskt då det var lätt att sortera på modul, moment, tid, avsändare och mottagare. Den totala listan delades sedan upp på respektive modul. Det upptäcktes under övningen att det var brist på inspel i Allmänhet och media modulen och då återanvändes vissa inspel igen för att trigga igång aktörerna. En del nya inspel improviserades av motspelsmodulen inom ramen för övningens mål och syfte. Motspelsledningen hade även en kontakt med LÖL för att stämma av flödet på inkomna inspel. 3.4.3.1 Övningswebben Under övning Gripen användes MSB:s övningswebb. Övningswebben är en webbplats utvecklad som en nätmötesplats och används vid övningar för att simulera social interaktion via sociala medier, mediabevakning, strömmande media. Webbplatsen drivs av Enheten för övning vid MSB. Under Gripen användes följande funktioner: X-book (simulerat Facebook), Beredskapsradion, presslista med nyhetsartiklar samt kriswebbplatser för de övande aktörerna. Hur övningswebben utnyttjades framgår av Tabell 4. Övad aktör Falkenbergs kommun Kungsbacka kommun Länsstyrelsen Halland Länsstyrelsen Jönköping Länsstyrelsen Västra Götaland Marks kommun Militärregion Väst Polisregion Väst Räddningstjänsten Storgöteborg Varbergs kommun Totalt Antal antal publicerade inlägg på nyheter på aktörens kriswebbplats Xbooksida 7 5 11 8 19 19 5 4 Varav dessa är aktörens egna inlägg 4 7 18 3 Totalt antal kommentarer på aktörens Xbooksida Varav dessa är aktörens egna kommentarer 2 6 23 1 1 3 6 0 10 9 9 12 0 10 0 1 - - - - 0 6 5 3 2 Använde egen sida 15 14 17 5 20 Övad aktör SR Halland P4 Summa Totalt Antal antal publicerade inlägg på nyheter på aktörens kriswebbplats Xbooksida 7 63 73 Varav dessa är aktörens egna inlägg 6 66 Totalt antal kommentarer på aktörens Xbooksida Varav dessa är aktörens egna kommentarer 6 70 1 18 Tabell 4, Sammanställning av aktörernas aktiviteter på Övningswebben 3.4.3.2 SR Beredskapsradio Under hela övningsdagen för simuleringsövning med motspel sände Sveriges Radio Halland genom sin beredskapsradio på webben, den var även tillgänglig via övningswebben. Flera utav personalen var övande och musik blandades med nyheter, trafikinformation och intervjuer på ett mycket realistiskt sätt. Reportrar vid sändningsledningen, trafikledningen, studion i Halmstad samt på Länsstyrelsen i Hallands läns ledningsplats. 3.4.4 Skede 4 Övning med fältenheter 12 november Övningsformatet är till för alla som genomför operativa insatser i fält och ger möjlighet att öva förmågor hos både fältenheter och ledningsnivå. Vid en utrymning vid kärnteknisk olycka ska polisen, med hjälp av hemvärnet, utföra utrymning från till exempel skolor och äldreboenden. För övningsdagen var två skolor i inre beredskapszonen utvalda, Väröbacka skolan och Bua skolan, båda skolor utrymdes men ingen av barnen eller personalen togs in till mottagningsplatsen i Varberg Bild 1, Hemvärnssoldat slussar elever till bussen vid Väröbacka skolan utan fick en busstur istället. För figuranter på mottagningsplatsen användes istället elever från Drottning Blankas gymnasium som var placerade vid Väröbacka skolan för vidare utrymning. Väl på mottagningsplatsen fick figuranter gå igenom en indikeringsstation, och vid behov saneringsstation, registrering, och andra stationer som POSOM. 3.5 Förberedelser inför skede 3 simuleringsövning med motspel 3.5.1 Genomgång för lokala övningsledare Övningsledningen höll ett telefonmöte för lokala övningsledare den 3 november i syfte att göra en sista avstämning. Vid mötet deltog de flesta lokala övningsledarna. 21 3.5.2 Genomgång för lokala utvärderare Två genomgångar hölls inför simuleringsövningen, ett fysiskt möte den 12 maj 2015, samt ett möte den 23 september där det även gavs möjlighet att närvara via Lync/telefonkonferens. Löpande kontakt hölls även via direktkontakt och telefon. Den 9 oktober skickades de färdigställda aktörsspecifika protokollen för de övergripande målen ut till de lokala utvärderarna inför övningen. 3.5.3 Motspelets förberedelser Motspelet samlades den 4 november på FMTS i Halmstad för utbildning av både givare och modulledare. Dagen inleddes med diverse genomgångar av spelledningen och av företrädare från FMTS. Efter lunch övergick verksamheten till praktiskt förberedelsearbete på respektive arbetsplats. Givarna fick då logga in på datorer, provringa telefoner, utbilda sig på Rakel och läsa in sig på scenariot. 3.6 Utvärderingsseminarium 25 februari Ett utvärderingsseminarium genomfördes på Varbergs Stadshotell den 25 februari 2016 där 64 personer från 25 olika organisationer deltog. Länsråd Jörgen Peters inledde dagen med att hälsa alla välkomna. Därefter gick utvärderingsledare Elin Göransson igenom dagens upplägg övningsplaneringen, genomförande och utvärderingsmetod. Seminariets fokus låg på diskussioner kopplade till övningens övergripande mål. Deltagarna delades upp i åtta grupper som diskuterade igenom de första fem övergripande målen. Förutom måluppfyllnad diskuterades även förslag på åtgärder och övningens effekt. Beredskapsdirektör Niklas Nordgren avslutade därefter dagen med hur vi kan arbeta vidare. 22 3.7 Övningens resursåtgång En samverkansövning av den här kalibern kostar både ekonomiska och personella resurser. I Tabell 5 har en bedömning gjorts över övningens resursåtgång. Tabellen ska enbart spegla aktörernas kostnader och tidsåtgång som är kopplade till gemensamma aktiviteter. Aktörernas kostnader för egna förberedelser inför övningen samt för deltagandet i övningen redovisas inte. Aktivitet Planering Planeringskonferenser Skrivarstugor Tidsomfattning 1270 timmar Övriga kostnader 96 000 kronor Genomförande seminarieövningen 1 okt. Catering 1085 timmar 16 000 kronor Genomförande distribuerad seminarieövning 5 – 27 okt. Genomförande simuleringsövning 5 nov. Kostnader motspelet Övningswebben Ej uppskattat - 4100 timmar 100 000 kronor Genomförande övning med fältenheter 12 nov. Lokalkostnader Sparbankshallen Hyra bussar Catering 650 timmar1 230 000 kronor Utvärdering Utvärderingsseminarium 390 timmar 42 850 kronor 7495 timmar 484 850 kronor Summa Tabell 5, Sammanställning av övningens ekonomi och tidsåtgång 3.8 Medias bevakning av övningen Media har varit informerade om övningen via pressmeddelande, och Sveriges Radio Halland deltog även i planeringen som övande genom beredskapsradion. Efter övningens slut genomförde Sveriges Radio Halland en skarp sändning med en intervju med delar av räddningsledningen och övningsledningen. 1 Inkluderar inte figuranter. 23 4 Övningens syfte, mål och utvärderingsmetod 4.1 Övergripande syfte Följande övergripande syfte är formulerat för övningen. Den avslutande siffran innebär en hänvisning till vilket övningsskede som syftet främst tar sikte mot. 1. Utvärdera roll- och ansvarsfördelningen vid utrymning av inre beredskapszonen. (1, 2) 2. Pröva planverket för utrymning av inre beredskapszonen, med särskild tonvikt på ledning och logistik vid mottagningsplatserna. (1, 2, 3) 3. Pröva ledning, samordning och kommunikation vid utrymning av inre beredskapszonen. (3) 4. Ge insikt i hur ett utrymningsbeslut påverkar respektive aktör. (2) 5. Ge insikt i värdet av en uthållig kriskommunikation (1, 3) 6. Pröva utrymningsorganisationens förmåga att genomföra en utrymning av den inre beredskapszonen. (4) 4.2 Övergripande mål Övningens övergripande mål tar enbart sikte mot simuleringsövningen med motspel, enligt följande. Följande övergripande mål är formulerade för övningen. Aktörerna i Hallands län har en god förmåga att samverka i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. Aktörerna har en god förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild. Aktörerna har en god förmåga att förstå sin egen roll vid en kärnteknisk olycka. Aktörerna har en god förmåga att gemensamt planera för beslut samt hantera fattade beslut. Aktörerna har en god förmåga att internt och externt kommunicera och tydliggöra fattade beslut samt konsekvenserna av dessa. Utrymningsorganisationen har en grundläggande förmåga att genomföra utrymning. 4.3 Utvärderingsmetod 4.3.1 De olika övningskedena Övning Gripen 2015 är en s.k. totalövning, den inbegriper en seminarieövning, en distribuerad seminarieövning, en simuleringsövning med motspel och en övning med fältenheter. Utvärderingsmetoden skiljer sig åt för respektive övningsformat. 4.3.1.1 Seminarieövning – Skede 1 Seminarieövningen utvärderas efter de, för skedet, övergripande syftena som återfinns under rubrik 4.1. Under seminarieövningen fanns det protokollförare. Vidare distribuerades även enkät till deltagarna. 24 4.3.1.2 Distribuerad seminarieövning – Skede 2 Den distribuerade seminarieövningen utvärderas utifrån de, för skedet, övergripande syften som återfinns under rubrik 4.1. Enkät skickades till övningsdeltagare med de lokala övningsledarnas hjälp. 4.3.1.3 Simuleringsövning med motspel – Skede 3 Simuleringsövningen utvärderas utifrån de övergripande syften och mål som har satts för skedet. Utvärderingen genomförs med att LU får utvärderingsprotokoll att utgå från, protokollet behandlar de övergripande målen. Utvalda observatörer kan också få svara på enkät för att fånga upp deras observationer. 4.3.1.4 Övning med fältenheter – Skede 4 Övningen genomförs på flera platser med flera aktörer. Varje medverkande aktör har en LU och möjligen biträdande LU för att assistera dem i att utvärdera hela övningen. Utvärderingen genomförs med hjälp av utvärderingsprotokoll som LU för och enkätutskick. Även figuranter får svara på enkät. 4.3.2 Vad ska utvärderas? Övningen kommer i första hand att utvärderas genom en målbaserad utvärdering. Utvärderingens fokusområden kommer att vara. Planeringsprocessen inför övningen Övningens genomförande, format och upplägg Övningens övergripande mål Aktörernas delmål 4.3.3 Hur ska det utvärderas? Underlag till utvärderingen kommer att utgöras av följande indata. Enkäter - för deltagare i planeringsprocessen - för övningsdeltagare vid seminarieövning 1 oktober - för övningsdeltagare vid simuleringsövning 5 november - för motspelet den 5 november - för lokala övningsledare och lokala utvärderare 5 november - för övningsdeltagare vid övning med fältenheter 12 november - för figuranter den 12 november - för lokala övningsledare och lokala utvärderare den 12 november Observationer - lokala utvärderare under övningsdagen - utvärderingsledaren under övningsdagen Dokumentation 25 - utvärderingsprotokoll från lokala utvärderare - loggar, dagböcker och annan dokumentation från övade funktioner - loggar och annan dokumentation från motspelet - Övningswebben - dokumentation från diskussioner vid utvärderingsseminarium 25 februari 4.3.4 Enkäter Hur många som deltog och svarsfrekvens återfinns i kapitel 5.3.4. Enkäten för planeringsprocessen skickades ut via epost den 13 november till alla som deltagit i planeringen. Enkäten syftar till att ta reda på deras uppfattning om hur planeringsprocessen har fungerat samt delaktighet och transparens. Enkäten skulle återsändas till utvärderingsledaren senast den 1 december. Enkäten för deltagare i seminarieövningen låg vid varje deltagares plats. Spelledaren uppmanar att den fylls i eftersom. I slutet på dagen samlades enkäten in av utvärderingsledaren. Enkäten syftar till att ta reda på deltagarnas uppfattning om syftet är uppnått, om seminarieövningens format och programinnehåll. Enkäten för övningsdeltagare i den distribuerade övningen distribuerades efter övningen med hjälp av lokala övningsledare alternativt lokal utvärderare. Enkäten syftar till att ta reda på deltagarnas uppfattning om syftet är uppnått, om övningens format samt de förberedelser som är gjorda inför övningsdagen. Enkäten för övningsdeltagare i simuleringsövningen skickades ut den 6 november direkt efter övningen under ledning av respektive lokala utvärderare alternativt lokal övningsledare. Enkäten syftar till att ta reda på deltagarnas uppfattning om övningens format samt de förberedelser som är gjorda inför övningsdagen. Enkäten för motspelet fylldes i direkt efter övningen under ledning av spelledaren. Enkäten syftar till att ta reda på motspelets uppfattning om motspelets organisation, ledning och arbetsformer samt de förberedelser som är gjorda inför övningsdagen. Enkäten för övningsdeltagare i fältövningen skickades via epost direkt efter övningen under ledning av respektive lokala utvärderare alternativt lokal övningsledare. Om aktören har skiftbyte är det viktigt att även personalen som deltog i början av dagen får möjlighet att fylla i enkäten. Enkäten syftar till att ta reda på deltagarnas uppfattning om syftet är uppnått, om övningens format samt de förberedelser som är gjorda inför övningsdagen. Enkäten för figuranter distribuerades direkt efter övningen av utvärderingsledare via epost. Enkäten syftar till att ta reda på figuranters uppfattning om övningen, övningens organisation, ledning och arbetsformer samt de förberedelser som är gjorda inför övningsdagen. Enkäten för lokala övningsledare och lokala utvärderare skickades ut via epost efter övningen. Enkäten syftar till att ta reda på respondenternas uppfattning om hur övningen har bedrivits samt samarbetet inom övningsledningsorganisationen. Enkäten skulle svaras på senast den 14 december. Enkäter efterfrågade ofta efter enkättagarens subjektiva bedömning och denna bedömning representeras sedermera i denna rapports text och tabeller, till exempel i stor utsträckning och i tillräckligt stor utsträckning. 26 4.3.5 Besöksresa Övningsledaren och utvärderingsledaren ägnade övningsdagen till att besöka ett antal aktörer. Syftet med besöksresan var främst att få en bild över övningens förlopp och hur arbetet bedrevs hos aktörerna. På grund av övningens geografiska utbredning var det omöjligt att besöka alla övande aktörer. Dagen inleddes på FMTS där motspelet var samlade. Resan påbörjades därefter mot Mark där kommunens stab besöktes. Därefter fortsatte resan till Polisregion Väst Ledningscentral i Göteborg och Länsstyrelsen i Västra Götalands län i Göteborg. Efter lunch gick resan ner i Halland för att avsluta resan hos Länsstyrelsen i Hallands län. Under bilfärden kunde även telefonmöten och Rakelmöten avlyssnas. 4.4 Rapportens remiss Rapporten gick ut på remiss i början av februari 2016 med 2 veckors remisstid. Av tabellen nedan framgår utfallet av remissen. Kategori Antal remissinstanser Lokala övningsledare 33 Lokala utvärderare 22 Övningsledning 7 Övriga 5 Summa 67 Antal inkomna svar 5 2 3 4 14 Tabell 6, Resultatet av rapportens remissvar 27 5 Utvärdering 5.1 Simuleringsövningens planering 5.1.1 Planeringsprocessen Planeringsprocessen i en regional samverkansövning bygger på aktörernas delaktighet och engagemang. I Tabell 7 redovisas utfallet på fyra frågor om delaktighet och insyn samt tid till förberedelser. Planeringsprocessen i övning Gripen var omfattande och tog mycket tid i anspråk. Övningsledningen försökte tidigt att beskriva tidsåtgången men det blev en brant lärkurva i övningsmetodiken genom hela planeringsprocessen. Detta trots att MSB förlagt en utbildning i Lokal Övningsledare i Halmstad under hösten 2014 där flera som senare tog rollen som LÖL i övning Gripen deltog. Aktörernas engagemang går inte att mäta men 15 procent anger att de lagt ned mindre än 40 timmar i planeringsprocessen, 23 procent har lagt ner mellan 40 och 80 timmar, 21 procent har lagt ner mellan 80 och 120 timmar och 41 procent har lagt ner mer än 120 timmar. Överlag har representationen varit god vid planeringsaktiviteter och huvuddelen av aktörerna har företrätts av samma person i hela planeringsprocessen. Fråga I otillräcklig utsträckning I tillräcklig I stor utsträckning utsträckning I vilken utsträckning anser du att du fått tillräcklig tid för att arbeta med övningsförberedelser? 18 % 49 % 33 % I vilken utsträckning anser du att övningens dokumentation varit tillräcklig, t ex övningsbestämmelser, kallelser, mötesprotokoll mm?2 15 % 62 % 21 % I vilken utsträckning upplever du att du har haft insyn i planeringsprocessen? 13 % 61 % 26 % I vilken utsträckning upplever du att du har haft möjlighet att påverka planeringsprocessen? 10 % 82 % 8% Tabell 7, Sammanställning av deltagarna i planeringsprocessens syn på planeringsprocessen Deltagarna i planeringsprocessen är också positiva till sitt arbete då 47 procent anser att helhetsintrycket av hela planeringsprocessen var ganska bra och 30 procent ansåg att helhetsintrycket var mycket bra, 21 procent ansåg att helhetsintrycket var acceptabelt. Flera respondenter anger dessutom att det varit en god stämning i planeringsprocessen med högt i tak och öppna diskussioner i syfte att lösa uppkomna problem. Tidigt i planeringsprocessen bestämdes tidpunkter för planeringskonferenser samt leveranser av underlag från aktörerna. Tidsplanen presenterades i Övningsbestämmelse för planeringsprocessen, det upplevdes som positivt att datumen var bestämda tidigt. Dock kunde 2 En person svarade att de i ingen utsträckning ansåg att övningsdokumentationen varit tillräcklig. Respondenten förklarar sedan i en kommentar att det inte var dokumentationen i sig som är otillräcklig men att det snarare var för mycket och en enklare struktur eller sammanfattning skulle varit bättre. 28 fler skrivarstugor ha bokats in tidigt då det krävdes mer än först planerat. Några aktörer upplevde frustration med övningsplaneringens synkronisering då scenarioskrivning, momentskrivning och inspelsskrivning blev en något cirkulär process där justeringar hela tiden fick göras. Det fanns även en viss frustration över hur mötena blev strukturerade i mitten av processen då det upplevdes en dipp då övningsledningen blev mindre tydlig, detta kan ha orsakats av att övningsledaren hade andra åtaganden i nära en månad och övriga inom övningsledningen fann det svårt att täcka upp. Kort därefter skapades dock en strukturerad redundans i övningsledningen för att minska eventuella framtida störningar. 5.1.2 Målarbete Ett omfattande arbete lades ner på att formulera mål för övningen, både övergripande mål samt delmål för aktörerna. Till dessa formulerades även indikatorer. I Tabell 8 redovisas respondenternas syn på målformuleringsarbetet. Fråga I ingen I otillräcklig I tillräcklig I stor utsträckning utsträckning utsträckning utsträckning I vilken utsträckning upplever du att målformuleringsarbetet bedrivits på ett bra sätt? 5% 13 % 71 % 11 % I vilken utsträckning upplever du nyttan av målformuleringsarbetet? 5% 8% 61 % 26 % I vilken utsträckning upplever du nyttan av att ta fram indikatorer till målen? 5% 5% 53 % 37 % I vilken utsträckning upplever du ha fått stöd i arbetet med att ta fram mål och indikatorer? (Stöd från Länsstyrelsen eller MSB) 8% 15 % 66 % 11 % Tabell 8, Sammanställning av deltagarna i planeringsprocessens syn på målformuleringsarbetet Deltagarna är bevisligen positiva till målformuleringsarbetet, genomgående anser runt 80 procent att det var i tillräcklig utsträckning eller i stor utsträckning bra eller nyttigt. Dock är resultatet något lägre i det upplevda stödet från Länsstyrelsen eller MSB, men det är fortfarande en stor grupp som upplevde ett stort stöd. Därtill kan nämnas att MSB erbjöd extra stöd i framtagande av mål och indikatorer, vilket endast två aktörer nyttjade. I efterföljande kommentarer kan det utläsas att det är flera lokala utvärderare som svarat på enkäten, de lokala utvärderarna kom in först efter de övergripande målformuleringarna var avklarade och hade därmed inte någon möjlighet att påverka. Detta kan ses som en brist som bör åtgärdas vid nästa övningsplaneringsprocess. 5.1.3 Scenarioarbete Ett omfattande arbete lades ner på att skriva övningens scenario, främst i form av momentbeskrivningar och inspel. I kommentarerna till frågorna nämns det att det var ett tungt arbete i början, utan att många deltagande förstod nyttan av dem. I de senare skedena ökade dock förståelsen och en önskan att mer tid hade lagts på att färdigställa dem bättre. Några kommenterar att de önskade att Länsstyrelsen hade styrt arbetet tydligare och haft ett mer 29 klart scenario från början, dock var det både en lärkurva för övningsledningen samt att vissa sena ändring gjordes för att få en så bra övning som möjligt. I Tabell 9 nedan redovisas respondenternas syn på scenariot. Fråga I ingen I otillräcklig I tillräcklig I stor utsträckning utsträckning utsträckning utsträckning I vilken utsträckning upplever du att scenarioarbetet bedrivits på ett bra sätt? 9% 29 % 53 % 9% I vilken utsträckning upplever du nyttan av scenarioarbetet? 9% 12 % 56 % 23 % I vilken utsträckning upplever du nyttan av momentbeskrivningarna för att kunna göra relevanta inspel? 15 % 3% 59 % 23 % I vilken utsträckning upplever du ha fått stöd i arbetet med att ta fram moment och inspel? (Stöd från Länsstyrelsen eller MSB) 15 % 32 % 47 % 6% Tabell 9, Sammanställning av deltagarna i planeringsprocessens syn på scenarioarbetet 5.1.4 Övningens deltagare Den samlade bedömningen utifrån enkätsvar är att de aktörer som deltog som övade var relevanta utifrån scenariot, syfte med övningen och aktörers behov. Det var en mycket bra uppslutning på övande aktörer, och det upplevdes särskild positivt att så många nationella och regionala myndigheter övades eller deltog genom motspelet. Dock fanns det en saknad efter vissa aktörer, MSB nämns i flera kommentarer och även sjukvården nämns som saknad. Det bör nämnas att Region Halland initialt inte ämnade medverka i simuleringsövning med motspel, skede 3, utan skulle genomföra en seminarieövning parallellt med simuleringsövningen, dock ändrade Region Halland åsikt under övningens gång och gick då helt in i simuleringsövningen. Att MSB skulle vara med som övad aktör efterfrågades av övningsledningen och andra deltagare i planeringsprocessen. Då de inte hade möjlighet att övas hade de behövts fler personer i motspelet. MSB tillgängliggjorde en person för övningen, som deltagare i skede 1 och för motspelet i skede 3. Detta upplevdes som bristfälligt av deltagarna då en kärnteknisk olycka inte endast är regional utan får långtgående nationella konsekvenser. Med endast en person som spelade i motspelet fick MSB svårt att fullborda sin roll vid en stor händelse, vilket gör att andra aktörer ger upp med att söka stöd via MSB under övningens gång, något som kan komma att påverka aktörers syn på MSB även vid verkliga händelser. 5.1.5 Övningsdokumentationen Utvärderingsansvarig bedömer utifrån enkätsvar att övningsdokumentationen generellt sett har varit tillräcklig. Däremot kunde det varit bättre hantering av vår utvalda dokumentdelningsyta på www.msb.se/fronter då det stundtals var oklart vilken version som var senast uppdaterad. 30 Övningssambandkatalogen Lokala övningsledare uppmanades att skicka in uppgifter före ett angivet datum. De aktörer som inte skickade in uppgifter påmindes. Inledningsvis samlade en person in alla kontaktuppgifter till katalogen. Ett första utkast färdigställdes och skickades ut på remiss till aktörerna som fick ange om deras uppgifter var korrekta, tillräckliga eller om något skulle tas bort. Remisstiden gick ut bara en vecka före övningens genomförande, då erfarenheter från tidigare övningar visar att aktörer kommer på ändringar in i det sista. Dagen innan övning så skickades en uppdaterad sambandskatalog ut, med nyligen inkomna uppdateringar. Trots det upptäckte man under övningsdagen att några nummer var felaktiga. En viss frustration rapporterades från en aktör då motspelet ringde fel nummer samt att Allmänhetsmodulen i motspelet ringde in på pressnumret som tydligen inte händer i vanliga fall. Det finns alltid möjligheter att andra aktörer använder fel nummer in men då vi hade en sambandskatalog var detta lite försmädligt. 5.1.6 Aktörernas förberedelser inför övningen Under planeringsprocessen för övningen låg mycket ansvar på LÖL att förbereda sig själv och övande personal inför övningen. Anledningen till att ge möjligheten för samtliga övande aktörer att delta i planeringsprocessen var för att kunna forma övningen efter varje aktörs specifika behov. Det ansågs också ge bättre resultat ifall respektive aktör genomförde egna utbildnings- och övningsaktiviteter. Sex frågor ställdes till övningsdeltagarna om förberedelserna inför övningsskede 3. Svaren på två av dessa frågor redovisas i Tabell 10 och visar på att bra insatser gjorts för att informera övande om övningens syfte och mål, samt i övrigt förbereda. Dock är det mindre bra att hela 26 procent kände sig otillräckligt förberedda. Fråga I ingen I otillräcklig I tillräcklig I stor utsträckning utsträckning utsträckning utsträckning I vilken utsträckning kände du dig tillräckligt förberedd inför övningen? 4% 26 % 60 % 10 % I vilken utsträckning tycker du att du har blivit insatt i övningens syfte och mål? 2% 9% 62 % 27 % Tabell 10, Sammanställning av deltagarnas syn på frågor om förberedelser inför övningsskede 3 Inför en regional samverkansövning är det lämpligt att lokala övningsledare håller en genomgång för de medarbetare som ska delta. För att underlätta för lokala övningsledare togs det fram en bildpresentation av övningen som kunde användas som stöd vid genomgångar, bilaga 2 till Övningsbestämmelser genomförande. Genomgången skulle ge tillfälle att presentera övningsbestämmelserna, för att sedan komplettera med lokal information. 68 procent av samtliga övande anger att de deltagit i en genomgång före övningen. Inläsningen av övningsdokumentationen är ytterligare en del av aktörernas förberedelser inför övningen. Inför övningen fanns det två dokument som skulle läsas av alla övande, Övningsbestämmelser för genomförandet och Utvärderingsbestämmelser. Av deltagarna anger 84 procent att de tagit del av Övningsbestämmelser och 32 procent att de läst Utvärderingsbestämmelser. 31 5.2 Övningens genomförande 5.2.1 Seminarieövningen 1 oktober Mer om seminarieövningen återfinns i Kapitel 6 Det var över 150 deltagare under övningsdagen med bra spridning inom deltagande aktörer, glädjande var att alla kommuner i Hallands län deltog, inte bara kärnkraftskommunerna, samt flera regionala och nationella aktörer. Deltagarna fick möjlighet att bedöma de olika punkterna på dagen, resultatet framgår i Tabell 11. Det är positivt att majoriteten anser att det var givande eller mycket givande att delta i övningsdagen. Kvalitén av lunchdiskussionerna berodde mycket på vilken lunchgrupp deltagare valde för att diskutera då vissa grupper inte tog upp diskussionsfrågorna alls, vilket kan förklara det sämre resultatet i enkäten. Dock skedde det ändå ett nätverkande under lunchen mellan aktörer, vilket är mycket viktigt för framtida tillfällen. Diskussionspunkt Mindre givande Acceptabelt Givande Mycket givande Redovisning av larmprocessen 2% 14 % 55 % 29 % Diskussion om vad olika aktörers staber gör 3% 20 % 61 % 16 % Diskussion om de centrala myndigheternas agerande 2% 21 % 58 % 19 % Redovisning av gemensam lägesbild från Länsstyrelsen 9% 32 % 49 % 10 % Diskussion om lägesbild 4% 33 % 52 % 11 % Diskussion om samverkanskonferens 3% 31 % 54 % 12 % Diskussion om information till allmänheten 6% 36 % 43 % 15 % Lunchdiskussion 16 % 33 % 44 % 8% Diskussion om åtgärder och verksamhet 6 timmar efter larm 3% 35 % 49 % 13 % Diskussion om höjningen från höjd beredskap till haverilarm 3% 26 % 51 % 21 % Tabell 11, Sammanställning av deltagarnas syn på seminariets punkter Seminarieövningen bedöms ha varit uppskattad av deltagarna. 27 procent av dessa anser att de utvecklats i sin yrkesroll i stor utsträckning samt 61 procent i tillräcklig utsträckning. Vidare anser 35 procent av deltagarna att det varit mycket viktigt för dem att delta i seminariet, 52 procent att det var viktigt medan 13 procent anser att det var mindre viktigt att delta i seminariet. 29 procent av deltagarna anser att helhetsintrycket av seminariet var mycket bra och 55 procent att det var bra. 32 Några kommenterade vidare att de ansåg att de fick en bra helhetssyn av komplexiteten inom kärnenergiberedskapen i Hallands län och de aktörer som är involverade där. Flera kommenterade även att de önskat mer information om vad som skulle diskuteras under seminarieövningen för att få ett bättre och mer relevant deltagande, några aktörer hade satsat främst på chefsnivå där andra hade valt handläggarnivå. Det hade kunnat vara tydligare att övningsdagen vände sig till både chefsnivå och handläggarnivå och syftet var att öka förståelsen för vad en sådan här händelse innebär inom hela organisationen. 5.2.2 Distribuerade seminarieövningen 5 – 29 oktober Mer om den distribuerade seminarieövningen återfinns i Kapitel 7 Det var en väl förberedd grupp personer som deltog i den distribuerade seminarieövningen, i Tabell 12 går det att utläsa att 97 procent hade tagit del av övningsbestämmelser inför övningen och 82 procent hade deltagit i en genomgång före övningen. Det speglar de 82 procent som anser att de var i tillräcklig eller i stor utsträckning förberedda inför övningen. Fråga I otillräcklig utsträckning I tillräcklig utsträckning I stor utsträckning I vilken utsträckning kände du dig tillräckligt förberedd inför övningen? 18 % 52 % 30 % I vilken utsträckning anser du att du fått tillräcklig information om övningen för att du skulle kunna förbereda dig? 12 % 52 % 36 % I vilken utsträckning tycker du att du har blivit insatt i övningens syfte och mål? 6% 49 % 45 % Tabell 12, Sammanställning av deltagares syn på förberedelserna inför övningsskedet Övningen var den första av Länsstyrelsens distribuerade seminarieövningar som genomförts och det är mycket positivt att så många tog mycket med sig från den. Hela 91 procent anser att de har utvecklats i tillräcklig- eller i stor utsträckning inom sin yrkesroll. 94 procent ansåg att övningens inspel varit relevanta och nyttiga i tillräcklig- eller i stor utsträckning för dem och deras organisation. Några kommentarer önskade att samverkanskonferenserna som hölls varje vecka hade utnyttjats bättre för att utbyta reflektioner, men alla aktörerna gavs möjlighet att tala, ett alternativ som inte utnyttjades av alla. Övningsledaren tog även på sig att ställa frågor till utvalda aktörer utifrån deras inlämnade svar. Fråga I otillräcklig utsträckning I tillräcklig utsträckning I stor utsträckning I vilken utsträckning anser du att övningen har bidragit till att du utvecklats i din yrkesroll/roll i krisorganisationen? 9% 33 % 58 % I vilken utsträckning tycker du att övningens inspel (frågor) har varit relevanta och nyttiga för dig och din organisation? 6% 42 % 52 % I vilken utsträckning tycker du att du har tillräcklig erfarenhet för att svara på de ställda frågorna till dig? 3% 64 % 33 % Tabell 13, Sammanställning av övandes syn på deltagandet 33 Det är även mycket positivt att 98 procent anser att det var viktigt eller mycket viktigt att de deltog i övningen samt att 91 procent hade ett bra eller mycket bra helhetsintryck av övningsskedet. Det var mycket uppskattat bland aktörerna med den inbyggda flexibiliteten att kunna styra övningstider och resurser själva under veckans gång. Alla aktörer fick även lämna in sina svar i WIS, vilket uppdagade att några aktörer inte hade rätt att publicera i WIS, vilket åtgärdades inför skede 3. 5.2.3 Simuleringsövning med motspel 5 november Mer om simuleringsövningen återfinns i Kapitel 5.4 Det är mycket positivt med 84 procent som anser att deras deltagande i övningen har bidragit i tillräcklig eller i stor utsträckning att de utvecklas i sin yrkesroll, samt att hela 80 procent anser att övningen var upplagd på ett realistiskt sett i tillräckligt eller i stor utsträckning. Dock är det 22 procent som ansåg att de inte hade tillräcklig utbildning för att arbeta i sin befattning vilket bör kräva en utbildnings- och övningsinsats. 42 procent av övningsdeltagarna anser att det varit mycket viktigt för dem att delta i övningen, 47 procent att det var viktigt medan 10 procent anser att det var mindre viktigt att delta i övningen. 28 procent av deltagarna anser att helhetsintrycket från övningen var mycket bra och 52 procent bra. Vad som är något anmärkningsvärt är att 20 procent anser att helhetsintrycket enbart var acceptabel eller mindre bra. Anledningen till det relativt låga helhetsintrycket har dock inte kunnat utläsas från enkätsvaren, även om det är några kommentarer om oklarheter. Det bör dock inte ses som ett slutbetyg till övningsledningen. Fråga I ingen utsträckning I otillräcklig I tillräcklig I stor utsträckning utsträckning utsträckning I vilken utsträckning tycker du att du har tillräcklig utbildning för att arbeta i den befattning som du haft under övningen? 2% 20 % 55 % 23 % I vilken utsträckning anser du att dagens övning har bidragit till att du utvecklats i din yrkesroll? 3% 13 % 50 % 34 % I vilken utsträckning anser du att övningen lagts upp på ett realistiskt sätt? 1% 14 % 58 % 27 % Tabell 14, Sammanställning av deltagarna syn på frågor om övningsdagen Övningstekniska frågor Någon aktör har angett att de fick för lite inspel eller inte kände sig delaktiga i övningen. Grunden i hela scenarioarbetet var att lokala övningsledare ansvarar för inspelskrivandet utifrån egna uppsatta mål. Det var även lokala övningsledarens uppgift under övningsdagen att i samråd med motspelet anpassa belastningen hos aktören. Problem uppstod dock initialt med inspel för Varbergs kommun och Falkenbergs kommun då de har en gemensam växel som även var övad, växeln förde flest samtal vidare till Varbergs kommun, efter samtal mellan LÖL och motspel så rättades problemet till. 34 Att SR Halland P4 övade och sände under hela övningsdagen upplevdes som oerhört positivt och gav en ytterligare dimension till övningen. En del aktörer klagade dock på att de planerade presskonferenser och var missnöjda att varken övande aktörer, media eller motspel dök upp, dessa var dock inte inplanerade under övningen och varken övande eller motspelet hade möjlighet att resa till aktörerna under övningsdagen. Ett antal aktörer valde att avsluta övningen tidigare än 16.00 och kommunicerades genom att lägga ut en text i WIS. Detta uppfattades som negativt under övningen. Det finns en klar fördel med att huvuddelen av aktörerna i en samverkansövning övar under samma tider, just för att samverkan ska kunna övas. 5.2.4 Motspelet under skede 3 Personal och förberedelser Modulledare och givare i motspelet hade förberett sig väl inför övningen. 83 procent anser att de i tillräcklig eller stor utsträckning känt sig förberedda inför övningen. 75 procent av gruppen anser att de i tillräcklig eller stor utsträckning fått information inför övningen. Över 90 procent anser att de hade tillräckligt med erfarenhet att arbeta i den befattning de hade i motspelet. Övningsbestämmelser hade lästs av 81 procent innan övningen medan Övningsledningsbestämmelser enbart lästes av 60 procent. Övningens syfte och mål var känt av 92 procent. Hela 91 procent hade deltagit i förberedelserna den 4 november. Överlag bedöms motspelet ha varit tillräckligt bemannat med personal och rätt kompetenser. Några aktörer saknades i motspelet med följd av att de som spelade dessa roller inte hade detaljkunskaper om aktören. Att SSM och SMHI satt med i motspelet utan att ha ordentligt med förberedda underlag var en Bild 2, Kust- och havmodulen (Bild Daniel Csaki) stor brist för både givarna och de övande. Kartor och väderprognoser efterfrågades av flera aktörer men det var svårt och ibland omöjligt för givarna att leverera. Lokaler, teknik och logistik Logistiken som sköttes av FMTS anser 88 procent av motspelets personal att det fungerade bra eller mycket bra. 77 procent av motspelets personal anser att tekniken fungerade bra eller mycket bra. Det var en viss brist i antalet Rakelmobiler men det löstes genom att dela mellan aktörer. Det blev även problem för Polisregion Väst då det uppdagades att de övande på polisens LC i Göteborg inte hade de talgrupper som behövdes för Rakelsamverkan med Halland, vilket tvingande en utav polisens givare i Bild 3, Motspelet deltar i en samverkanskonferens via motspelet att få gå skarp och lösa Rakel (Bild Sofie Ivarsson) 35 situationen. Ett teknikprov hade gjorts dagarna innan övningen, men polisen närvarande inte. 94 procent av motspelets personal anser att arbetsmiljön i motspelslokalerna varit bra eller mycket bra. Även om mail, fronter (en samarbetsyta för dokumentdelning) och övningswebben krånglade lite under dagen, men det löstes ofta bra av motspelet själva. Genomförande av simuleringen Det fanns brister i inspelslistan, trots många genomgångar för att säkerställa kvalitén, dock hanterades det bra av motspelet. Ledningen av motspelet bedöms ha fungerat väl. Spelledningsgenomgångarna har uppskattats för att leda och koordinera motspelet och nödvändiga för att kunna driva scenariot framåt. Avslutningsvis anger 95 procent av respondenterna att övningen drivits på ett realistiskt sätt i tillräcklig eller stor utsträckning och deras helhetsintryck är bra eller mycket bra. 5.2.5 Övning med fältenheter 12 november Övning med fältenheter avhandlas i en speciell bilaga vid ett senare tillfälle. 5.3 Övningens utvärdering 5.3.1 Lokala utvärderare (LU) Aktörerna rekryterade lokala utvärderare företrädesvis inom sina egna organisationer, dock tog tre av de deltagande länsstyrelserna hjälp från Länsstyrelsen i Kalmar län som erbjöd utvärderare till Länsstyrelsen i Hallands län, Länsstyrelsen i Västra Götalands län och Länsstyrelsen i Kronobergs län. Detta gav möjligheter till erfarenhetsutbyte mellan aktörerna. En annan erfarenhet från övningen är att aktörer som bedriver verksamhet på fler platser bör placera ut lokala utvärderare på samtliga platser för att kunna få en så bra bild som möjligt av hur krishanteringsarbetet bedrivs, framförallt om det finns delmål formulerade för de olika verksamheterna. När utvärderingsunderlag lämnas in till utvärderingsledaren är det dock viktigt att det kommer ett utvärderingsprotokoll per aktör. Sammanställningsarbetet om det funnits flera lokala utvärderare måste alltså vara gjort innan underlaget lämnas in. Mängden beskrivande text varierar mellan olika utvärderare, vilket kan bero på både tidsbrist och ambitionsnivå (eller både och). När en lokal utvärderare rekryteras är det därför viktigt att denne även planerar in, och ges, tid för att sammanställa och renskriva utvärderingsprotokollet. 5.3.2 Förberedelser för lokala utvärderare Det hölls två genomgångar för lokala utvärderare, ett fysiskt möte den 12 maj 2015, samt ett möte den 23 september där det även gavs möjlighet att närvara via Lync/telefonkonferens. Det första mötet gick igenom utvärderingsbestämmelserna och utvärderingsprocessen, vad som förväntades av de lokala utvärderarna samt vad de kunde förvänta sig från den lokala utvärderaren. Det andra mötet presenterade utvärderingsprotokollet för de övergripande målen och alla deltagare fick möjlighet att uttala sig och ge feedback, några observationspunkter ändrades under sittande möte i respons till förslag. Generellt har deltagandet från LU varit mycket bra. 36 5.3.3 Utvärderingsprotokollet Ett specifikt utvärderingsprotokoll togs fram för varje aktör utifrån de övergripande målen och dess indikatorer, den bestod av specifika och ibland tidsangivna observationspunkter. De var till större delen lika, dock gäller vissa framtagna indikatorer för övergripande mål 1 endast aktörer i Halland som skrivit på Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser. Lokala utvärderare ansvarade sedan själva för att ta fram ett eget utvärderingsprotokoll utifrån aktörens egna delmål. Flera lokala utvärderare fann det problematiskt att hantera två protokoll under övningsdagen, ett för det övergripande och ett för aktörens egna delmål, något som är svårt att lösa. En möjlighet skulle vara att skriva protokollen i Excel så att det är lättare att kombinera det övergripande protokollet med aktörernas protokoll då det där är möjligt att kombinera och sortera. Mängden text i kommentarerna har varierat kraftigt. Några utvärderare har endast svarat på frågor och inte skrivit några kommentarer, andra har skrivit flera sidor med kommentarer. Att protokollen fylls i digitalt underlättar arbetet med sammanställningen av utvärderingen avsevärt och är att rekommendera för framtida övningar. 5.3.4 Enkäter Det är svårt för utvärderingsledaren att ha en klar bild på svarsfrekvensen på flera enkäter som varit utskickade då de har sänts via LÖL eller LU till övande. Analys av enkäterna påbörjades först i januari 2016 och svar som inkommit efter den första januari har tagits med i bedömningen/utvärderingen. Utvärderingsenkät för planeringsprocessen hade en svarsfrekvens på slutförd enkät på 50 procent, 90 procent påbörjade enkäten. Enkäten skickades ut via email genom Relationswise, ett enkätverktyg. En utav anledningarna till varför så många inte slutförde enkäten kan förklaras med en bugg i enkäten där alla frågor krävde svar, men vissa deltagare hade inte varit med under hela planeringsprocessen. Utvärderingsenkät för deltagare i seminarieövningen den 1 oktober hade en svarsfrekvens på 75 procent. Enkäten delades ut i pappersform under dagen och lämnades vid utgången när dagen var över. Utvärderingsenkät för deltagare i den distribuerade seminarieövningen den 5 – 26 oktober har en oklar svarsfrekvens då övningsledningen inte har en klar siffra på hur många som deltog ute hos respektive aktör. Det var 64 personer som påbörjade enkäten och 28 personer som avslutade den. Utvärderingsenkät för övningsdeltagare den 5 november hade en svarsfrekvens på 64 procent med 215 personer som svarade. En uppkommen brist var att den digitala enkäten blockerades av vissa aktörers datasystem. Utvärderingsenkät för motspelet den 5 november hade en svarsfrekvens på 84 procent. Det var 62 personer som påbörjade enkäten och 52 som avslutade den. Utvärderingsenkät för deltagare i fältövningen den 12 november hade inte en bra svarsfrekvens. 20 personer påbörjade enkäten och endast 11 personer avslutade den. Den 37 dåliga uppslutningen kan bero på att varken militärens IT system eller polisens IT system, de större grupperna av övande, tillät tillgång till enkäten från deras datorer, dock fungerade det via telefonerna. En uppmaning skickades ut till övande men det har inte bättrat siffrorna. Utvärderingsenkät för figuranter den 12 november hade en bra svarsfrekvens. Det var 150 personer som påbörjade enkäten och 99 som avslutade den. Figuranter utgjordes mest av skolelever från Drottning Blankas gymnasium och hemvärnet. Ytterligare figuranter kom från skolorna i inre beredskapszonen men då dessa ännu inte nått tonåren bedömdes de som för unga för att svara på enkäten. Utvärderingsenkät för lokala övningsledare och lokala utvärderare hade en svarsfrekvens på slutförd enkät på 48 procent, 87 procent påbörjade enkäten. Det är oklart varför en så liten mängd av deltagande LÖL och LU slutförde enkäten. 5.3.5 Rapportens remiss Rapporten skickades ut till 67 personer varvid svar har inkommit från 14 personer. Detta innebär en svarsfrekvens på 21 procent, vilket inte är särskilt bra. 38 5.4 Övningens övergripande mål 5.4.1 Övergripande mål 1 Aktörerna i Hallands län har en god förmåga att samverka i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. (indikator iii-vi gäller alla övande aktörer) Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Efter övningen har alla aktörer i Hallands län känt till strategin. ii. Regionala aktörer och deras ledningsfunktioner ska ha haft kännedom om strategin innan händelsen. iii. Berörda aktörer anpassar egna åtgärder, efter behov, till andra aktörers åtgärder. iv. Berörda aktörer informerar regelbundet andra om avvikelser i omvärlden genom WIS, samverkanskonferens och Internetdagboken (för berörda aktörer). v. Egen lägesbild för första samverkanskonferensen efter fattat utrymningsbeslut planeras efter senast 60 minuter. vi. Samverkanspersoner är på plats och aktiva i utvalda staber inom (60 minuter) från övningsstart. Kunskap om strategin Strategin för samverkan i Hallands län uttrycker en gemensam vilja att skapa ett helhetsperspektiv vad avser krishantering. Den bärande idén är då vi behöver se bortom organisatoriska gränser, dock utan att frånta någon organisation eller aktör sitt ansvar. Den har tagits fram av Länsstyrelsen i Hallands län, Region Halland, Polismyndigheten och alla sex kommuner i länet. Dock gick övningen över länsgränser och dessa utomläns aktörer blev undantagna från de två första indikatorerna. Det var mycket stärkande att se alla berörda aktörer hade kunskap om strategin inom sin stab, och stabsledningarna snittade det 73 procent som hade kunskap, varav 3 aktörer utgjorde 100 procent. Dock var det lite nedslående att stabsmedlemmarna snittade på endast 19 procent två lokala utvärderare ställde inte frågan till stabsmedlemmarna utan förutsatte efter utskick av strategin att de kände till den. Ytterligare arbete för att sprida information om strategin och dess innehåll behövs, det har redan tidigare talats om att strategin ska revideras och då informeras brett igen. Anpassning av arbetet gentemot andra aktörer Det är mycket positivt att se 92 procent av aktörerna inhämtar information om andra aktörers agerande och analyserar deras åtgärder gentemot deras egna. Därefter identifierade 64 procent ett behov av att anpassa aktörens åtgärder, vilket 50 procent av aktörerna sedan gjorde. Många lokala utvärderare anser dock att det var mycket svårt att bedöma indikatorerna. Svagheter upptäcktes inom samverkanskonferenserna som hölls, där uppkomna frågor som ”togs med” efter konferensen till synes inte arbetades med, detta försvårade andra aktörers möjligheter att arbeta vidare inom sitt ansvarsområde. Många upplevde även att den dåliga disciplinen vid samverkanskonferenser försvårade möjligheterna till bättre samverkan, till exempel klarade inte vissa aktörer att tysta sina mikrofoner när det inte var deras tur att tala, en annan aktör höll inte strukturerad bevakning 39 av WIS och missade då kallelser till samverkanskonferenser, saker som bör vara enkelt för oss att bli bättre på. Till positiva iakttagelser kan nämnas Trafikverket som bestämde sig för att kvarhålla två tåg i Varberg för att kunna assistera vid eventuellt behov för utrymning som en anpassning till andra aktörers behov. Avvikande händelser Det fanns ett antal avvikande händelser som dök upp under övningen, 62 procent av aktörerna upptäckte avvikande händelser och av dessa kommunicerade 71 procent den händelsen vidare. Till dessa händelser kan nämnas vägavstängningar som inte informerats om, ett otillräckligt behov av mottagningsplatser och utökningar av riskområden. Den främsta metoden för att kommunicera avvikelser var genom direktkontakt vilket användes i 86 procent av fallen, vidare nyttjades även samverkanskonferenserna (43 procent) och sist WIS och Internetdagboken (29 procent respektive). Det kan tänkas att direktkontakt tas för att kommunicera avvikande händelser vid ärenden som behöver kommuniceras lite hastigare. Lägesbildsarbetet Det är uppmuntrande att se 83 procent av aktörerna har en lägesbild eller arbetar på en lägesbild en timma efter övningsstart, dock något dystert med 17 % som ännu inte påbörjat processen. Att sammanställa en lägesbild är något av det första som behöver göras vid en händelse för att etablera vad som hänt och vad som behöver lösas. Samverkanspersoner Som en del i strategin för att ytterligare stärka samverkan använde vi samverkanspersoner inom vissa staber i övningen. I förberedelse till övningen hade några aktörer blivit utvalda för att skicka samverkanspersoner till Länsstyrelsen, men även andra aktörer tog emot samverkanspersoner. 70 procent rapporterar att samverkanspersoner är på plats inom 60 minuter från övningsstart. En del aktörer saknade samverkansparter i sin organisation, särskilt polisen Bild 4, Samverkanspersoner i Länsstyrelsen i Hallands läns stab som var mycket önskad, men flest saknade en samverkansperson på Länsstyrelsens stab då de anser att det hade underlättat kontakterna med Länsstyrelsen och den upplevda bristen eller förseningen av information. Utveckling av bättre informationsdelningsrutiner från Länsstyrelsen kan lindra ett sådant behov. Några av samverkanspersonerna som anlänt till Länsstyrelsen var dock inte säkra på sin uppgift inom staben och utgjorde inte ett stöd till Länsstyrelsen eller till egen organisation. I framtiden kan det vara bra att utveckla rutiner inom Länsstyrelsens stab för hur samverkanspersoner ska tas emot, men även ett klargörande av vad som förväntas av anländande samverkanspersoner. 40 Uppfattningar från utvärderingsseminariet 25 februari Deltagarna på utvärderingsseminariet utryckte att många övande arbetade efter Strategin men var inte alltid medvetna om strategin, de ifrågasatte även om det skulle vara nödvändigt för alla övande att ha vetskap om Strategin. Många upplevde frustration om att samverkanskonferenserna inte blev arbetsmöten utan endast informationsdelgivningsmöten, och att det inte var tillräckligt mycket information som delgavs i WIS från aktörerna. Ett fåtal ansåg att målet var uppfyllt. Bedömning av måluppfyllnad Slående få av stabsmedlemmarna kände till strategin vid övningen slut, så även om 73 procent av stabsledningarna kände till strategin så är det inte alla aktörer, vilket efterfrågas i indikatorerna. Hälften av aktörerna som identifierar ett behov att anpassa sina åtgärder gör det, vilket inte räcker för god förmåga. Flera kommunicerade sina avvikande händelser via direktkontakt, men enligt indikatorn skulle det ske via WIS, samverkanskonferens eller internetdagboken, vilket väldigt få nyttjade för detta. Dock är det många som arbetar på sin lägesbild tidigt i händelsen, men färre som har tagit emot planerade samverkanspersoner 60 minuter efter övningsstart. Det framstår som bristen på bra och klar kommunikation ha upplevts som det största hindret för en bra samverkan i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. Det var tidvis svårt att etablera bra kontakt med Länsstyrelsen, vilket i sin tur gjorde det svårt för aktörer att fortsätta agera inom sitt ansvarsområde. Ett bra sätt att motverka det hinder för agerande är checklistor som ger utvalda aktörer initiala riktlinjer och åtgärder att arbeta efter, där räddningsledningen antar att de fullföljer det om inte annat kommuniceras till dem. Detta avlastar räddningsledningen vid uppstart och ger aktörer en större möjlighet att agera inom sitt område. Klara och välbevakade linjer in till staberna är även nödvändigt för att få bra kontakt när behov uppstår, vilket inte alltid uppnåddes under övningen. Målet bedöms därmed som delvis uppfyllt. 41 5.4.2 Övergripande mål 2 Aktörerna har en god förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Lägesbilden uppdateras regelbundet genom aktörers delande av information vid samverkanskonferens, WIS och Internetdagboken (för relevanta aktörer). ii. Berörda aktörer håller sig regelbundet informerade om andra aktörers åtgärder/behov genom WIS, samverkanskonferens och Internetdagboken (för relevanta aktörer). iii. Uppgifterna i de egna aktörernas lägesbild är av betydelse för deras verksamhet. iv. Aktörer använder regelbundet WIS, samverkanskonferens och Internetdagboken (för relevanta aktörer) för att hämta information till sin lägesbild. v. Lägesbilden sprids vid uppdatering och är känd för egen personal i staben samt eventuella samverkanspersoner närvarande. Lägesbildsuppdatering och internspridning Vid dokumenteringen av lägesbildsuppdatering i staberna så har det uppstått problem då det endast är två lokala utvärderare som noterat tiden, som efterfrågades i kontrollpunkten, då lägesbilden senast var uppdaterad. Flera lokala utvärderare har istället svarat ja eller nej, vilket utvärderingsledaren tolkar som att lägesbilden var uppdaterad vid den efterfrågade tiden. I Tabell 15 nedan representeras endast procenten på det antal som angett tid eller svarat ja på frågan när protokollet senast var uppdaterat. Uppdateringen av lägesbilden är på gränsen till acceptabel, om inte något lägre. Kontrolltiden 10.20 siktade på kommunikationsstörningarna som rådde då. Kontrolltiden kl. 12.30 syftade att undersöka hur många aktörer som tagit med utsläppet, som kom ca kl. 12.00, i sin lägesbild dock blev informationen om utsläppet ut till aktörerna försenast och det kan då förklara den lägre siffran. Bild 5, Länsstyrelsen i Västra Götaland med karta av indikeringszonen i bakgrunden Spridning av lägesbilden inom staben snittar rätt likt över dagen, en av anledningarna som ges i kommentarerna är bristande rutiner på internspridning av lägesbilden, trots att det är av yttersta vikt att alla som arbetar med händelsen är informerade om vad som sker. Några aktörer spred dock inte lägesbilden vidare utanför organisationen utan den skrevs på en Whiteboard, vilket fungerade för den interna spridningen men det fanns då ingen möjlighet till dokumentering eller digital vidarespridning. Kopplar vi uppdateringen och den interna spridningen av lägesbilden går att utläsa att en inaktuell lägesbild sprids i staben vilket ger alla funktioner en felaktig bild av läget. Det skulle vara bättre om en rutin för att regelbundet uppdatera och tidsstämpla lägesbilder implementerades så att alla stabsmedlemmar är medvetna om hur gammal lägesbilden är och när nästa uppdatering väntas spridas. 42 Kontrolltider Kl. 08.45 Kl. 10.20 Kl. 12.30 Kl. 15.00 uppdaterad (tid) 31 % 54 % 46 % 54 % Spridd till alla funktioner i staben? 62 % 67 % 62 % 69 % Tabell 15, Sammanställning av aktörers lägesbildsuppdateringar Kvalitet av lägesbilden Både i de lokala utvärderarnas kommentarer och i Tabell 16, Sammanställning av aktörers lägesbildsinnehåll går det att utläsa att lägesbilden utvecklades under dagen. Flera aktörer börjar dagen med en bristfällig lägesbild men den förbättras allt eftersom händelsen blir klarare och personalen mer rutinerade. Dock var det flera som inte inkluderade vissa rubriker/innehåll inom sina lägesbilder, där står samverkansbehov med som ett klart exempel, något som inte nämndes trots stora upplevda problem med samverkan. Från tabellen går det inte att utläsa kvalitén av det som stod inom de respektive områden, men utifrån kommentarer blir lägesbilderna bättre och tydligare längre fram i händelsen. Länsstyrelsen i Hallands län hade svårt att sammanställa en bra samlad lägesbild från alla olika källor av inkommande information och en viss begreppsförvirring uppstod bland aktörerna, till exempel var begreppet ”kontrollerat och okontrollerat utsläpp” något som ofta blev förvirrat, mer om det i Kapitel 5.4.5. Innehåll klockan 09.45 Ja Nej Innehåll klockan 15.30 Delvis Ja Nej Delvis Händelseutveckling 67 % 8% 31 % 75 % 0% 25 % Förväntad utveckling 31 % 32 % 46 % 38 % 31 % 31 % Konsekvenser på kort sikt 38 % 23 % 38 % 58 % 8% 36 % Konsekvenser på lång sikt 15 % 23 % 62 % 33 % 33 % 33 % Vidtagna åtgärder 69 % 23 % 8% 67 % 17 % 17 % Planerade åtgärder 62 % 31 % 8% 64 % 27 % 9% Resurser; situation och behov 46 % 8% 46 % 67 % 17 % 17 % Planerad samverkan 54 % 46 % 0% 42 % 33 % 25 % Samverkansbehov (med frivilliga och företag, mm.) 15 % 54 % 31 % 31 % 54 % 15 % Tabell 16, Sammanställning av aktörers lägesbildsinnehåll Lägesbildsbevakning Alla aktörer bevakar andra aktörers lägesbilder under händelsens gång, även om det ibland är svårt att se hur informationen från den bevakningen sprids vidare inom staben. Bevakningen sker främst via Rakel och WIS, det fanns vissa problem för aktörer att koppla upp sig till samverkanskonferenser och där var även problem med att säkerställa att kallelser till samverkanskonferenser nådde ut till aktörerna, trots att de publicerades på WIS och Internetdagboken. En aktör hade svårigheter med att veta vilka Rakel kanaler som skulle användas, något som stod i sambandskatalogen. Förvirring över kontaktvägar uppstår även i skarpa händelser, fördelen med en övning är att det finns en sambandskatalog att utgå från. 43 Bland de lokala utvärderarna nämner flera att mer WIS utbildning krävs ute bland aktörerna, samtidigt som det ofta behövs en klar rutin för vem som bevakar WIS och till vem de förmedlar informationen vidare. Internetdagboken ser minst användning, detta kan bero på att nästan alla aktörer är mer vana vid WIS och det finns en upplevd oklarhet på när vad ska delges var. Alla aktörer har inte vanan av att använda Internetdagboken, samtidigt som någon aktör inte har tillgång till WIS. Det behövs tydligare inriktning med vad som ska användas och när. Genom WIS Rakel Samverkanskonferens Internetdagboken Ja 77 % 92 % 69 % 61 % Nej 15 % 8% 8% 31 % Delvis/oklart 8% 0% 23 % 8% Tabell 17, Sammanställning av hur andra aktörers lägesbild bevakas De aktörer som bevakas mest är främst Länsstyrelsen i Hallands läns stab, men även andra aktörer bevakas. De som nämns mest utöver Länsstyrelsen är SR Halland P4, MSB, SSM, Polisen och social media, utav dessa är endast SR Halland P4 och polisen övande aktörer, de andra aktörerna var placerade i motspelet. Dock var det svårt att etablera vilka aktörer som bevakades mest. Syftet med kontrollen var främst att säkerställa bevakning av andras lägesbilder, men även få en indikation om vilka aktörer som anses viktigast i händelsen. Några aktörer hade placerat ut samverkanspersoner vid olika staber och ett fåtal av dessa upplevdes som fördelaktiga för att förbättra samverkan mellan aktören och till exempel Länsstyrelsen i Hallands län. Dock upplevdes det som svårt för samverkanspersonerna som kom till en stab då det uppstod förvirring över vad som förväntades av dem, både från den gästande och mottagande organisationen. Uppfattningar från utvärderingsseminariet 25 februari Vid utvärderingsseminariet ansåg flera deltagare att WIS ibland hindrade mer än det hjälpte, men flera menade att aktörer måste arbeta mer aktivt med WIS och säkerställa bevakning och delgivning av information i WIS. En bättre instruktion för hur Rakel, Internetdagboken och särskilt WIS ska nyttjas vid en händelse efterlystes. Lägesbilden ansåg flera var bristfällig och ingen deltagare ansåg att målet var uppfyllt. Bedömning av måluppfyllnad Lägesbildsuppdateringen var bristfällig, särskilt med tanke på de händelser som skedde. Bevakning av information var mycket stark inom Rakel men bristande inom de andra sambandsmedlena. Därtill saknade många aktörer viktiga delar i sin lägesbild, dock var detta något som förbättrades under övningens gång. Spridningen av lägesbilden, internt och externt var ofta otillräcklig. Målet bedöms som ej uppfyllt. 44 5.4.3 Övergripande mål 3 Aktörerna har en god förmåga att förstå sin egen roll vid en kärnteknisk olycka. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Varje aktör har ett tydligt planverk som behandlar den egna organisationens arbete vid en kärnteknisk olycka som initieras vid uppstart av övningen och nyttjas under övningen. ii. Större delen av personal som övas i respektive aktörs stab har genomgått någon utbildning som omnämns i ”Utbildnings- och övningsstrategi för radiologiska och nukleära händelser”. (Detta kan inbegripa baskunskap som ges internt, men också Introduktionsutbildning på Ringhals samt MSB:s RN kurser). Utbildningsläge Det var sämre bland personal som var utbildade i enlighet med ”Utbildnings- och övningsstrategi för radiologiska och nukleära händelser”, denna strategi inkluderar MSB:s RN kurser men även introduktionskursen vid Ringhals kärnkraftverk och likvärdiga utbildningar. Ungefär hälften av de lokala utvärderarna indikerade att det var okänd eller mycket låg andel bland stabsmedlemmarna som var utbildade. Den andra halvan av aktörerna höll dock en marginal mellan 60 och 90 procent av stabspersonal som var utbildade inom området. Planverk Det var positivt att se för den första indikatorn med 100 procent av aktörer som hade sina planverk närvarande och följde dessa i sitt arbete. Aktörerna har visat en god förståelse för sin roll vid en kärnteknisk olycka. Dock nämner flera aktörer en frustration i att förhålla sig till planverket där en annan aktör, placerad vid annan stab, som leder arbetet. Det blir förseningar som aktören inte vanligtvis är van vid i sitt arbete och under övningen gick de utanför planverket för att ta direktkontakt för att öka tempot i att lösa vissa uppgifter. Vilket då kan lösa uppgiften, men inte som Bild 6, Stabsgenomgång på Länsstyrelsen i Hallands län planverket säger. Detta i sin tur kan ge upphov till merarbete då en aktör kanske måste retirera för att inte emotsätta sig andra aktörers agerande enlig gällande planverk. Detta kan kräva att fler övningar på planverket för att hitta en bra metod att arbeta, både i samverkan och inom egen aktör. Erfarenheten av upplevda fördröjningar i arbetet kan även föranleda att stående order skrivs in för aktörer för olika situationer i planverket för en olycka vid en kärnteknisk anläggning. 45 Det påträffades även att beredskapsplaner för händelser vid Ringhals finns, men de har sämre möjlighet att anpassa sig till vid en kärnteknisk olycka vid annan anläggning. Det är motiverat att planer anpassas för flera olika scenarion med olyckor vid kärnteknisk anläggning, till exempel en transportolycka, en ubåtsolycka eller en nedfallen satellit. Övningstekniskt upplevdes det som att trycket som borde finnas vid en verklig händelse vid Ringhals kärnkraftverk inte infann sig. Detta kan bero på att de lokala övningsledarna inte uppfattat sin organisations kapacitet att hantera situationen och därmed inte skrivit tillräcklig med inspel, eller att det är svårt att fullt simulera alla kringliggande faktorer som påverkar aktörer. Uppfattningar från utvärderingsseminariet 25 februari Deltagarna på utvärderingsseminariet utryckte att fler aktörer bör inkluderas i begreppet Ringhalsberedskapen, särskilt omkringliggande kommuner. Utöver det ansåg deltagarna att flera var utbildade men att fler behövde utbildas. Bedömning av måluppfyllnad Det är en betydande del av övande som inte genomgått utbildningar men är det fortfarande en stor del som har utbildats. Samtidigt använde aktörerna sig av sina planverk och arbetade utefter dem under övningens gång, även om de tidvis frångick dessa. Målet bedöms som delvis uppfyllt. 46 5.4.4 Övergripande mål 4 Aktörerna har en god förmåga att gemensamt planera för beslut samt hantera fattade beslut. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Vid beslut som påverkar flera aktörer genomförs samverkan med de aktörerna i rimlig tid innan beslut fattas. ii. Beslut som har konsekvenser för aktörer, kommuniceras innan de genomförs. iii. Aktörerna anpassar sitt arbete efter den rådande situationen och visar flexibilitet vid omhändertagandet av fattade beslut. iv. Fattade beslut förmedlas ut i respektive aktörs egen organisation som sedermera verkställer de delar av beslutet som ligger inom organisationens ansvarsområde. Samverkan och kommunikation rörande beslut Den främsta beslutstagaren under övning Gripen var räddningsledaren vid Länsstyrelsen i Hallands läns stab, många av de beslut som räddningsledaren tar har klara konsekvenser på andra aktörer. Självklart finns det andra beslut som tas av andra aktörer vid en händelse som denna, men besluten med de stora konsekvenserna kommer oftast från räddningsledaren. Bördan ligger på räddningsledaren och dennes stab att kommunicera, samverka och samordna med de andra aktörerna. Utifrån de lokala utvärderarnas protokoll upplevs det tidvis som problematiskt att den egna staben sitter sysslolös i väntan på räddningsledarens beslut, eller att de får ställa frågor om agerande flera gånger utan att få ett svar, till exempel om trafiken. Ett beslut som inte blev kommunicerat med andra aktörer var inrymningsbeslutet när utsläppet väl var ett faktum, beslutet kommunicerades utan klar samverkan med till exempel kommuner, polis eller indikeringsorganisation, aktörer som alla blir mycket påverkade av ett beslut om inrymning. Förslagsvis kunde en konferens genomförts i Bild 7, Stabsarbete vid Länsstyrelsen i Västra Götalands län förberedande syfte med klar inriktning om förväntat agerande vid utsläpp. Även aktörer som inte berördes direkt räknade med en indirekt påverkan och önskade därmed bli informerade vid beslutstagande. En notering från de lokala utvärderarna vid Länsstyrelsens stab noterar att både räddningsledare och stabschef är på många möten under övningsdagen. Situationen lämnar andra stabsmedlemmar med att försöka hålla ställningarna under ledningens bortfall, vilket kan leda till oklara meddelanden till både interna och externa aktörer i händelsen. En sådan otillgänglighet från stabsledningen skapar ett vakuum där det blir svårt att agera på förfrågningar eller andra företeelser, ett sätt att förhindra detta är att antingen etablera någon form av mötesförbud eller en klar delegation på beslutstagande. 47 En kommun efterlyste även bättre direktsamordning kommunerna emellan när det gällde daglig kommunal verksamhet, till exempel om skolorna meddelas vara stängda i en kommun men öppen i en annan kan det ge upphov till förvirring och oro. Att etablera en möjlig direktsamordning mellan kommunerna inom sådana områden borde inte vara orimlig. Eget agerande gällande tagna beslut Alla lokala utvärderare har noterat att aktörerna anpassar sitt arbete till den rådande situationen och visar på en flexibilitet när de omhändertar och verkställer de delar av beslutet som ligger inom organisationens ansvarsområde. Något färre protokoll delger att den interna spridningen av beslut haltar, indikativt är att det är de större staberna som förefaller ha svårare att sprida information internt, en anledning som nämns att oklara rutiner för spridning av beslut samt oklara ansvar för spridning av information. Uppfattningar från utvärderingsseminariet 25 februari Under utvärderingsseminariet utryckte deltagare att vissa beslut måste fattas utan samverkan då tiden kräver det. Dock att det tidigt måste påbörjas en omfallsplanering i samverkan utifrån farligast och troligast så att förankring finns ute bland alla aktörer för vilka beslut kan komma att tas, samt att beslutsfattaren förstår konsekvenserna av beslutet. Bedömning av måluppfyllnad Målet bedöms som delvis uppfyllt. Aktörerna påvisar en stor vilja att komplettera och att bli kompletterade i sitt arbete för att lösa uppgiften, de omhändertar fattade beslut och stor del kommunicerar de ut besluten inom organisationen. Dock har kommunikationen och samordningen kring beslut tidvis brustit i sådan allvarlig grad att det måste anses att de första två indikatorerna inte är uppfyllda. 48 5.4.5 Övergripande mål 5 Aktörerna har en god förmåga att internt och externt kommunicera och tydliggöra fattade beslut samt konsekvenserna av dessa. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Varje aktör har en fastställd kommunikationsplan som initieras och nyttjas av aktörerna. ii. Nyttjar de tilldelade sambandsmedlena Rakel, WIS, Internetdagboken (för relevanta aktörer). iii. Kommunikationen internt och externt använder lika begrepp och terminologi som andra aktörer nyttjar. iv. Aktörer förmedlar lättförståelig information till allmänheten t.ex. undviker fackspråk. v. Samstämmiga budskap ges i den externa kommunikationen från alla medverkande aktörer. vi. Aktörer fortsätter att kommunicera med berörda aktörer och invånare i den inre beredskapszonen även vid stora kommunikationsstörningar. vii. Aktörer återkopplar vidtagna åtgärder från aktörer vid samverkanskonferenser. viii. Samordning av kommunikation är en stående punkt vid samverkanskonferenser. ix. Speciell konferens för kriskommunikationssamordning genomförs minst en gång. x. Talepunkter och talespersoner för respektive aktör finns tydligt redovisade efter samverkanskonferenser. xi. Fattade beslut ska vara tillgängliga i WIS inom 5 minuter. xii. Information delges kontinuerligt till 113 13. xiii. Information inhämtas kontinuerligt från 113 13. Planer, samband och återkoppling Hela 92 procent av aktörerna har en fastställd kriskommunikationsplan och 75 procent av dem använder den aktivt under övningen. Resultatet är positivt men lämnar lite kvar till aktörer att arbeta med. När det gäller sambandsmedlena Rakel, WIS och Internetdagboken (för relevanta aktörer) så använder alla aktörerna Rakel, 77 procent använder WIS och 50 procent av relevanta aktörer använder Internetdagboken. Det är betydande att alla aktörer i händelsen rapporterar en användning av Rakel då det arbetats mycket att få ett brett deltagande, några organisationer har ännu inte anammat WIS, trots att det är det enda informationssystem för att dela information med aktörer i hela Sverige. Mindre imponerande är användningen av Internetdagboken, som lider av ett oklart syfte för användning, dock är det de främsta delade informationssystem gentemot Ringhals, som är en alldeles för viktig aktör i sammanhanget att bortse från. Skulle Ringhals ansluta sig till WIS skulle alla ha en större klarhet över vilket informationssystem och vilken information som ska delges där. Indikatorn som talar om att fattade beslut ska vara tillgängliga i WIS inom 5 minuter menade att säkerställa att alla aktörer delade information med andra aktörer, om beslut de fattade och beslut de verkställt. Att det skulle vara upplagda inom 5 minuter kan vara ett för högt ställt krav. Kl. 11.30 hade endast 15 procent av aktörerna lagt upp fattade beslut i WIS inom 5 49 minuter, kl. 14.30 var det 25 procent av aktörerna som lagt upp det i WIS. Samma siffror visas vid verkställda beslut som är tillgängliga i WIS inom 5 minuter. En lokal utvärderare kommenterar att det är svårt att mäta tiden, men att beslut läggs upp utan dröjsmål, vilket stödjer att det var för kort tid att lägga upp informationen i WIS. Dock finns det en aktör som inte delger information alls i WIS utan endast använder det för att omvärldsbevaka. Det är mycket viktigt att information delges så att andra aktörer har en möjlighet att bli medvetna om hur situationen föreligger inom de olika ansvarsområdena. Flera aktörer nämner att de har insett ett utbildningsbehov inom WIS. 70 procent av aktörerna återkopplade vidtagna åtgärder under samverkanskonferenser men önskan om detta upplevdes olika av aktörerna, då vissa rapporterade att de arbetade efter sin plan och andra endast delgav information som de ansåg vara viktigt för andra aktörer. En aktör uppgav att de inte räknades upp Bild 8, Länsstyrelsen i Hallands läns kommunikationsfunktion (del av) och då kände sig osäkra om de borde delge något. En klarare struktur behövs för samverkanskonferenserna, men även en bättre mötesdisciplin bland ledare och deltagare. En aktör förklarade att de hade fler personer i kommunikationsfunktionen än någonsin tidigare men kände ändå att de hade behövt vara fler, detta med en annan aktör som sade sig ha alldeles för lite tryck på sig och hade förväntat mycket värre. När det är en övning så beror trycket oftast på mängden inspel som är skrivna för aktören, med den valda övningsmetoden för övning Gripen så skrev varje aktörs egen lokala övningsledare inspelen. Kommunikation till allmänheten 69 procent av aktörerna bedöms använda lättförståelig information i sin kommunikation till allmänheten, som gott exempel av tydlig rak information är ”Räddningsledaren vid Länsstyrelsens stab har tagit beslut… vilket innebär…”. Även sämre exempel ges, som termen ”inrymning” vilket omnämns från flera utvärderare och som inte alltid förklaras när det används, begreppet ”närområdet” är inte heller helt självklart. ”Haverilarm” var likaså en term som inte har en helt given innebörd. 54 procent anser att det uppstått begreppsförvirring under övningen; orden ”inrymning”, ”utrymning”, mottagningsplats, evakueringsplats, härdsmälta, och vindriktningen blåste från eller till olika håll under övningens gång. Det var likaså mycket stor förvirring inom SR Halland P4 om begreppet ”kontrollerat utsläpp” gentemot ”okontrollerat utsläpp” och trots frågor till Länsstyrelsens stab och andra aktörer tog det många timmar innan klarhet infanns. Detta är mycket allvarligt, oavsett om det är information till andra aktörer eller allmänheten. Antingen behövs det mycket bättre och klarare definitioner av begreppen som används, eller så behöver det vara färre begrepp som används och mer förklarade meningar, till exempel ”människor behöver gå inomhus och stänga dörrar och fönster” istället för ordet ”inrymning”. 50 Samstämmighet i informationen ut till allmänheten var ofta mycket bra, 80 procent, som den sista halvtimman innan övningsslut steg till 100 procent. Dock berodde detta på att de flesta aktörer endast kopierade informationen från Länsstyrelsen i Hallands län och la upp den på deras egna sidor, något som skapade problem när Länsstyrelsen uppdaterade sin information utan att andra aktörer upptäckte det, Länsstyrelsen fick då ringa till aktörer för att få dem att uppdatera sin information. Ett antal aktörer tar lång tid på sig att uppdatera information på deras allmänna sidor, något som allmänheten med all trolighet inte accepterat. På en direkt fråga om informationssamordning mellan aktörerna från en övande aktör till Länsstyrelsen svarar Länsstyrelsen att samordning innebär att aktören kopierar Länsstyrelsens budskap och publicerar det, i det här fallet gör aktören således och budskapen är likriktade under hela övningen. Emellertid genomfördes det två informationssamordningskonferenser för att ge alla övande aktörer möjlighet att samordna sig tillsammans med Länsstyrelsen, 85 % av aktörerna uppger att de deltog på minst en sådan konferens under övningen. Några aktörer ansåg att Länsstyrelsen behöver ta fram mer förberedd information på engelska och ta fram översättningar på talepunkter och begrepp för de kritiska informationspunkterna vid en kärnteknisk händelse. Kommunikation är en mycket stor del av en händelse men endast 58 procent av aktörerna ser att kriskommunikationssamordning är en uppmärksammad punkt hos aktören. 69 procent har en klart redovisad talesperson hos sig och endast 54 procent har redovisade talepunkter inom kriskommunikation. Kriskommunikationsarbetet måste stärkas ytterligare hos aktörerna för att kunna uppnå en god förmåga att kommunicera vid en mycket allvarlig samhällsstörning. Bild 9, Länsstyrelsen i Västra Götalands läns kommunikationsfunktion (del av) SR Halland P4 var placerade i Länsstyrelsens stab i Halmstad, men det tog två timmar innan de bjöds in till pressträff. Media är en tillgång för att förmedla klar och korrekt information till allmänheten, särskilt SR Halland P4 som är en beredskapskanal, men detta är beroende på att de får klar och korrekt information till sig. Nu blev det istället ryktesspridning och osäkra besked om vad som gäller och vad som kommer hända framöver. Till exempel berättar SR att en filtrerad tryckavlastning pågår vid kl. 11.25, vilket innebär att det då är ett utsläpp som pågår, vilket inte stämde. Senare när det pågår ett utsläpp, kl. 12.30, talas det om att det är överhängande fara för ett utsläpp. Det rådde även stor förvirring om det var ett kontrollerat eller okontrollerat utsläpp och vad det innebar. Dock meddelades radion av Länsstyrelsen att det är ett utsläpp vid kl. 12.22, endast två minuter efter staben fått det bekräftat, vilket måste anses vara snabb spridning av information. Det skulle vara bra om en utbildad person lokaliserades vid SR studio som talesperson i radio vid en händelse, denna person kan klargöra begrepp som används och hjälpa till att få bra information till media. Arbetet under kommunikationsstörningarna Som nämnts innan använde alla aktörer Rakel under övningen, det kom väl till användning under kommunikationsstörningen som varade i 50 minuter, från kl. 10.00 – 10.50. Några aktörer anser att kommunikationen förbättrades när alla aktörer använde Rakel då deltagare i konferenser var tvungna att hålla sig kort och det inte fanns något annat än tyst läge när 51 aktörerna inte talade. De aktörer som inte alla satt i samma lokaler upplevde problem då det inte fanns Rakelapparater på båda platserna, det löstes med att fysiskt åka till plats för att tala med varandra. För information till allmänheten under kommunikationsstörningarna användes främst SR P4, Halland och Väst. Länsstyrelsen Halland har SR Halland P4 hos sig men Länsstyrelsen Västra Götaland skickar en löpare till SR Väst P4 med information. Sjöfartsverket nyttjar VHF radio för att nå ut till fartyg i relevanta områden längs med kusten. Flera aktörer påvisar en stark insikt i problematiken med kommunikationsstörningar och att man måste vara kreativ. En aktörs kommunikationsfunktion producerar affischer med basinformation till allmänhet och den interna organisationen, de skickas med en kommunikatör i bil som besöker de olika förvaltningsstaberna. Informationsarbetet under utsläppet I utvärderingsprotokollet efterfrågades tiden när aktören fick vetskap om utsläpp av radioaktiva ämnen, svaren delar sig markant då vissa säger att informationen kom kl. 12.00, utsläppet var planerat till kl. 12.00 men Ringhals själva blev inte varse om utsläppet tills en stund efter kl. 12.00 och informerade först Länsstyrelsen ca kl. 12.15. Information skulle kunnat komma från motspelet, eftersom det är flera aktörer som säger sig ha fått informationen vid 12.00. De flesta nämner tiden kl. 12.20 eller 12.30 som tiden de fick information om pågående utsläpp. Flera aktörer får information om utsläppet via WIS och internetdagboken, men de flesta får det via pågående samverkanskonferenser. Det är påtagligt dåliga rutiner för att kommunicera ett pågående utsläpp och detta måste åtgärdas med klara enkla rutiner för hur informationen sprids till aktörer vid händelse. Uppfattningar från utvärderingsseminariet 25 februari Deltagarna på utvärderingsseminariet utryckte att terminologin var tillräckligt samstämmig. Vissa begrepp föll igenom, till exempel kontrollerat utsläpp som inte tidigare hade definierats och inte heller var självklar. Representant från SR P4 menade även att de hade en uppgift att formulera om och göra det mer lättbegripligt för allmänheten. Annars ansågs det ha varit ett mycket bra arbete som skedde runt kommunikationssamordning. Bedömning av måluppfyllnad Större delen av aktörer har en kommunikationsplan men alla använder den inte. Flera aktörer nyttjar inte WIS eller delger sin information via systemet, inte heller användes internetdagboken tillräckligt mycket. Det behöver utredas och fastställas hur systemen ska användas. Det fanns höga förväntningar på Länsstyrelsen gentemot andra aktörer, vissa var inte helt realistiska och en klarare information om vad som kan väntas från Länsstyrelsen behövs. Dock fanns det andra förväntningar som inte införlivades, till exempel var det ofta svårt att nå Länsstyrelsen vilket begränsade andra aktörers möjligheter till agerande. Länsstyrelsens samband med Ringhals var fungerade inte alltid då de ofta inte kunde nå varandra av olika anledningar, en situation som inte får uppstå. Vid information till allmänheten användes oftast ett pedagogisk, enkelt och tydligt språk, även om det fanns få undantag. Det var ett stort underutnyttjande av SR Halland P4, som ofta fann sig med felaktig eller oklar information, trots deras många försök att nå klarhet. Prioriteringen av kriskommunikation, utsedda talespersoner och utsedda talepunkter saknades hos flera aktörer. Deltagandet vid de två kriskommunikationssamordningskonferenserna var bra. 52 Informationsspridningen internt var hos vissa aktörer mycket bra, men hos andra brast det då det inte fanns klara rutiner för hur spridningen skulle ske. Kommunikation till andra aktörer vid kommunikationsstörningarna var mycket bra då de flesta använde Rakel, för kommunikation till allmänheten var arbetet lysande hos åtskilliga aktörer, men bristande hos ett fåtal andra. Många aktörer med samverkanspersoner upplevde dem som ett mycket bra hjälpmedel för att stäkra upp informationsspridningen mellan Länsstyrelsen och dem själva. Målet bedöms som delvis uppfyllt, förmågan kan inte anses vara god. 5.4.6 Övergripande mål 6 Det övergripande mål nummer 6, ”Utrymningsorganisationen har en grundläggande förmåga att genomföra utrymning”, skapades endast för skede 4 utrymning med fältenheter och avhandlas således inte i denna rapport, den kommer publiceras i en bilaga till denna rapport vid ett senare tillfälle. 53 5.5 Aktörernas delmål I följande avsnitt återges bedömningen av aktörernas delmål. Bedömningarna är gjorda av respektive aktörs lokala utvärderare. Mängden text varierar men behöver inte återspegla den feedback som getts direkt till aktören. 5.5.1 Danska Beredskabsstyrelsen Nedan görs utvärdering av Beredskabsstyrelsens delmål och indikatorer för övning Gripen. 1) Utnyttjande av svenska kommunikationssystemen Utnyttjande av två svenska kommunikationssystem prövades a) WIS med Beredskabsstyrelsen som användare WIS blev upprättad med en administratör/redaktör och en redaktör som användare. Det fungerade bra under hela övningen. b) Samband till Rakel prövades. Beredskabsstyrelsen har inte själv Rakel, men använder ett likande system, men de två systemen kan inte fungera tillsammans med vår nuvarande uppsättning. I stället kopplades Beredskabsstyrelsen till Rakel via telefonförbindelse bredvid en Rakel-station under samordningsmötet via Rakel. 2) Kännedom av planverk för händelser i Sverige, som kräver utrymning där Evakueringarnas genomföring följdes genom kommunikationsmedel och under seminarieövningen i skede 1. a) Särskilt skede 1 gav en god bild av hur beslutsfattandet pågår b) Skede 3 gav ett gott intryck av de praktiska problemen med att genomföra en evakuering, särskilt när det finns ett utsläpp under den tidiga evakueringen. Tyvärr kunde Beredskabsstyrelsen icke deltaga i Skede 4 på grund av egen nationell övning KRISØV 2015. 5.5.2 Falkenbergs kommun Utvärdering är enbart en sammanställning av erfarenheter och lärdomar som dragits på lokal nivå. Sammanställningen grundar sig på observationer från övningsdagen, utvärderingsmallen, enkätsvar samt utvärderingsmöte tillsammans med stabschefen och den lokala övningsledaren efter övningen. Länsstyrelsen i Hallands län ansvara för den regionala utvärderingen. Delmål 1: Kommunens krisorganisation har kännedom om kommunens planer för hantering av särskilda och extraordinära händelser samt tillhörande dokument. Staben arbete med det webbaserade informationssystemet, WIS, under hela övningen. Samverkansstaben hade bra koll på kommunens planer när det gäller hantering av särskilda händelser. Delmål 2: Kommunens krisorganisation har förmåga att agera utifrån kommunens roll och ansvara vid utrymning av inre beredskapszonen. En sammanfattning av staborientering läggs upp i anslutning till avslutat möte i WIS. 54 Stabschefen deltar vid samverkanskonferenser och bidrar till en gemensamlägesbild. Samverkanskonferenser där Lync nyttjades var under alla kritik. Det var fel på tekniken, ljudnivån, ingen samtalsdisciplin, tidskrävande och gav överlag ingen inriktning från räddningsledningen. Samverkanskonferenserna är en nyckel för att vi ska kunna skapa oss en gemensam lägesbild. Men det får inte ta för mycket tid. För det första, är det ens lämpligt att ropa upp samtliga aktörer i början? Detta moment tar alldeles för mycket tid. Det bör vara upp till varje enskild aktör att se till att vara på plats och se till att tekniken fungerar. Nästa fundering, behöver verkligen alla aktörer informera om att de jobbar enligt sin krispärm? Om en aktör kan bidra med något till samtliga aktörer ska detta självklart fram men annars bör man överväga att inte erinra något. Frågeställningen till varje aktör bör vara: har aktörer något samverkansbehov finns det något hjälpbehov från aktören annan viktig information från aktören Falkenbergs kommun har en löpande kontakt med Varbergs kommun och försöker hjälpa till med de arbetsuppgifter som önskas. I övningen blev Falkenbergs primära uppgifter att: förbereda att kunna ta emot människor (lokaler och sovplatser) hantering av egen personal i området, då det pågick en stor mässa i Göteborgsområdet upprätta en löpande kontakt med Varbergs kommun och se över deras hjälpbehov på lång och kort sikt Samverkansstaben jobbar aktivt med att söka ny information och hanterar situation utifrån förutsättningarna bra. Kommunchefen och samverkansstaben agerade korrekt utifrån kommunens roll vid en utrymning av den inreberedskapszonen. Delmål 3: Kommunens krisorganisation har god förmåga att leda, samordna och kommunicera vid utrymning av inre beredskapszonen. Staben saknade inte någon extern samverkansperson. Informationsfunktionen arbetade ständigt med att försöka informera och länka till Länsstyrelsen i Hallands läns hemsida där den senaste informationen fanns tillgänglig. Infofunktion deltog även i en telefonkonferens gällande information. Samverkanskonferensen blev både försenad och avbruten. En funktion som kommer bli extremt hårt belastad vid en verklig händelse är kommunens telefonväxel och kommunikationscentralen (KSC) på Varbergs brandstation. Det är därför av yttersta vikt att jobba proaktivt i denna funktion och att bemanna upp i tid. 5.5.3 Försvarsmakten MR V Delmål 1: Försvarsmakten har en mycket god förmåga att samverka med och avdela efterfrågade resurser till understödd civil motpart. 55 Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad MR V avdelar samverkans resurser för samverkan med civila aktörer: Stabs och samverkansofficerare ur FM avdelas till lsty N län (1-2 RL och en svoff) Samverkansofficerare ur FM avdelas till lsty O län (en svoff) Samverkansofficerare ur FM avdelas till polisens bakre ledning (regionledning) (en svoff) MR V avdelar och leder efterfrågade resurser i dialog med understödd räddnings ledare. MR V avdelade samverkansofficerare till Länsstyrelsen i Halland och Västra-Götaland samt polismyndigheten i Västra-Götaland enligt egen Plan för kärnteknisk olycka. Ordern gavs i ett tidigt skede och samverkansofficerarna var på plats. Kommunikationen mellan samverkansofficerarna och MRV ledningsplats var inledningsvis mest från samverkansofficer till MR V ledningsplats och inte motsatta. Viktigt att samverkansofficerarna inte fattar egna beslut utan delger information om MR V möjligheter samt för vidare förfrågningar till ledningsplatsen. Hur respektive Länsstyrelse utnyttjade sina samverkansofficerare har inte kartlagts i detalj. Delmål 2: MR V stab har en god förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad Skapas och vidmakthålls en aktuell och gemensam lägesbild? MR V stab upprättade en egen lägesbild utifrån de rapporter som delgavs på alla sambandsmedel. Vad gäller den samlade lägesbilden så upplevde ledningsplatsen att den var mycket svår att hitta i WIS och internetdagboken. De protokoll/anteckningar som skrevs av Länsstyrelsen efter samverkanskonferenserna delgavs i senaste laget. Detta kan bero på att staben hade svårt att hitta information. Staben borde tidigare utnyttja de kartor som fanns uppsatta för att mer visuellt skapa lägesbilden. Efterhand så uppdaterades och delgavs/spreds lägesbilden till alla funktioner. Det finns en utvecklingsdel i att ta fram konsekvenser för egna förband på lång sikt. Efterhand så utvecklades organisationen med avgränsade arbetsuppgifter för stabsmedlemmarna och utnyttjande av CBRN-officer bör inte låsas fast som insatsledare utan vara kunskapsbanken för att se mer på lång sikt. RAKEL utnyttjades men det bör övervägas om inte MR V ska har tillgång till de Nationella talgrupperna. Staben missade en del information som ev. HKV fick men som inte delgavs. Med hänsyn till att MR V är den naturliga samverkanspartnern i regionen så behöver staben fler talgrupper (nationella). 56 Vad gäller kunskapen och färdigheten i WIS så finns behov av flera med behörigheter på olika nivåer. Utbildning bör genomföras med alla stabsmedlemmar. Staben gjorde några inlägg i WIS, men det kan ske med större intensitet. Delmål 3: Deltagande organisationsenheter har en god förmåga att tillämpa MRV taktiska plan för stöd vid kärnteknisk olycka. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad Aktuella och kända planer MR V stab skall ha en beredskap för att kunna larma och leda resurser enligt plan. I ledningsrummet så fanns MR V taktiska plan lätt gripbar och tillgänglig. Denna repeterades och alla i ledningslaget var väl införstådda med planen. Checklistan för åtgärder i kronologisk ordning följdes. Den blev lite väl forcerad i inledningsskedet m.h.t. att spelet startade tidigare under natten. MR V taktiska plan är delgiven organisationsenheterna. Kompletterade order skickades ut till förbanden i god tid. Uppföljning och kontroll av deltagande OrgE kunde gjorts med fastställda tidpunkter, så att struktur skapas. Delmål 4: MRV stab har en god förmåga att leda och samordna Försvarsmaktens verksamheter vid utrymning av den inre beredskapszonen. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad Larmar berörda förband och enheter i Försvarsmakten som direkt påverkas inom egen militärregion. Beslut att ta personal i anspråk för räddningstjänst meddelas av C MR V/VB MR V. C MR V leder insatsen via C OrgE som leder sina insatta enheter Säkerställ egen uthållighet och verksamhetssäkerhet. Begäran om stöd som inte kan tillgodoses med MR V egna resurser vidarebefordras av C MR V till HKV/ INSS för beslut. Insatsen leds i huvudsak med ordinarie sambandsmedel. larmning Övriga sambandsmedel mellan försvarsmakten och och civila SOS gjordes som ett flödesspel (innan kl. 08.00) omaktörer MR Vbestäms är med iefter den larmplanen klarlades inte.med Detta är därmed fortfarande en frågeställning i ett verkligt läge. MR direkt samverkan respektive aktör. V larmade egna förband och VB FM enligt egen Checklista. Dock så larmades VB FM lite sent. Det lagstöd som beslutades av Räddningsledaren var LSO vilket innebar att personalen från främst LV 6 och FömedC kunde beordras in för tjänstgöring. Ledningen genomfördes via OrgE med aktivering av MR V plan för kärnteknisk olycka och därefter en kompletterande order för verksamheten. Det sattes inte på prov hur man skulle säkerställa den egna uthålligheten. Här hade det varit på plats att organiseras ett ”planlag” för en eventuell fortsättning. 57 Det inkom några förfrågningar där resurser ur MR V inte var tillräckliga. Dessa framställningar togs om hand och vidarebefordrades till HKV för handläggning och beslut. Det orienterades bland annat om ett ”Regeringsbeslut” att utnyttja Fm personal som skyddsvakter även vid civila anläggningar. Detta blev aldrig bekräftat och kört i botten med hänsyn till att HKV inte han med att göra en analys på detta. Insatsen leddes till största delen på tfn och Internet. Det blev ett tfn bortfall vid en samverkanskonferens (spelmässigt) där staben omedelbart övergick till RAKEL. Kontroll ringningar till OrgE genomfördes. Delmål 5: Deltagande enheter i Skede 4 skall ha en grundläggande förmåga att stödja polisen vid utrymning av inre beredskapszonen. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad C MR V leder insatsen via C OrgE som leder sina insatta enheter Rakel är huvudsambandsmedel inom insatsområdet. Halmstad garnison stödjer på order polisen i Halland genom att: - avdela militär insatschef (MIC) till polisens fältstab - upprättar och bemannar två (2) uppsamlingsplatser (1+9 pers) - upprättar och bemannar en (1) mottagningsplats (1+20 pers) Insatsen leds i huvudsak med ordinarie sambandsmedel. Övriga sambandsmedel mellan försvarsmakten och civila aktörer bestäms efter direkt samverkan med respektive aktör. Ledningsstrukturen fungerade med att MR V utövade ledning av OrgE enligt gällande ledningsstruktur. Under övningen skede 4 så var MRV ledningslag reducerat till Insatsledare med hänsyn till verkligt ledningstryck. RAKEL användes som huvudsambandsmedel mellan MIC vid uppsamlingsplatser och mottagningsplats. MIC vid polisens fältstab utgick ur 45:e Hv-bat. Bemanningen vid uppsamlingsplatserna och mottagningsplatserna var kraftigt reducerade utifrån Gällande plan. Men de som var inkallade för att lösa uppgiften gjorde detta på ett mycket bra sätt. Sammanfattning Sammanfattningsvis kan man säga att MR V stab löste uppgiften mot givna målsättningar. Vad gäller den samlade lägesbilden så upplevde ledningsplatsen att den var mycket svår att hitta i WIS och internetdagboken. De protokoll/anteckningar som skrevs av Länsstyrelsen efter samverkanskonferenserna delgavs i senaste laget. Det finns kvarvarande utbildningsbehov i WIS och internetdagboken, samt vilka som ska ha behörigheterna. En erfarenhet är att ha någon ”ostörd” plats med sambandsmedel för konferenserna. Vid kommunikationskonferenserna så måste någon Länsstyrelse ha ”lead” ex Länsstyrelsen Halland. Utifrån lägesbilden och den kommunikativa strategin så ska det efter mötet vara klar 58 vilka budskap/talepunkter som ALLA ska förmedla ut. Det bör vara ledande Länsstyrelse som gör detta. Här finns en utvecklingspotential. Organisationen av ledningslaget utvecklades efterhand och nyttjandet av kartor, bilder mm. Vad gäller den samlade lägesbilden så upplevde ledningsplatsen att den var mycket svår att hitta i WIS och internetdagboken. De protokoll/anteckningar som skrevs av Länsstyrelsen efter samverkanskonferenserna delgavs i senaste laget. Den fastställda planen för kärnteknisk olycka var väl kommunicerad och checklistan följdes i de tillämpliga delar som kunde göras. I staben bör metoden vara att ta emot orienteringar från OrgE och även skicka ut orienteringar vid fastställda tider som harmoniserar med de regionala samverkanskonferenserna och därmed kunna ge en bättre lägesuppfattning till övriga aktörer. RAKEL användes vid flera tillfällen. Men det uppdagades att MR V inte hade access till vissa talgrupper. Det var ”nationell nivå”. Här bör det utvärderas om inte MR V som är den naturliga parten i detta område bör få den tillgången. Förmodligen så fanns HKV med vid de konferenserna men här genomfördes ingen informationsöverföring och därmed uppstod ett glapp. Bedömningen av övningen i helhet är att det finns små detaljer som behöver rättas till för att få det att ska gå ännu bättre. Det gjordes många bra saker och det fanns en mycket positiv utveckling. Det var också mycket lärorikt och kunskapsuppbyggande att vara med i ledningsövningen. De som har gjort övningen ska ha all heder och beröm för en väl planerad och genomförd övning. 5.5.4 Kungsbacka kommun Följande utvärdering baseras på observationer under övningen av övningsutvärderare, observatörer, övningsledning, samt enkätsvar från utvärderingsformulär och den muntliga genomgång som gjordes i samband med att övningen den 5 november avslutades. Kungsbacka tog inför övningen fram ett övergripande syfte i två delar, fem stycken delmål samt tillhörande indikatorer för att kunna mäta måluppfyllelse. Under planeringen av övningen gjordes vissa justeringar av bl.a. övningsupplägg och omfattning, t.ex. valdes att ingen funktion skulle öva på Mottagningsplatsen Aranäs, vilket från början varit avsikten. Syfte, delmål och indikatorer har dock inte justerats utifrån de nya förutsättningarna, vilket till viss del påverkar möjligheten att utvärdera måluppfyllelsen. Inriktning från Kungsbackas Säkerhetsstrateg var att lägga mer fokus på en övergripande beskrivning av intryck och observationer, samt att ge rekommendationer på utvecklingsmöjligheter, än att basera utvärderingen enbart utifrån indikatorerna. Syfte Kungsbacka hade inför övningen preciserat följande övergripande syfte: ”Kommunledningen i Kungsbacka kommun skall få ökad insikt om kommunens roll och uppgifter i händelse av en kärnteknisk olycka vid Ringhals. Prova kommunledningsstabens förmåga till ledning och samordning av Mottagningsplats Aranäs.” 59 Kommentar: Övningens första syfte med övningen anses väl uppfyllt, både utifrån observationer och utifrån de enkätsvar som övningsdeltagarna lämnat (16 av 18 personer menar att övningen bidragit till att de utvecklats i sin yrkesroll/roll i krisorganisationen). När det gäller den andra delen av syftet är bedömningen att övningen till viss del prövade kommunledningsstabens förmåga till ledning, men att momentet att pröva samordning gentemot Mottagningsplatsen Aranäs utgick. Att genom samverkan uppnå gemensamma inriktningar och samordning av åtgärder och information är centrala delar av hanteringen av en kärnkraftshändelse. Här finns utvecklingsmöjligheter för att i högre grad koppla samman beslutsfattare i kommunen med övriga ”centrala aktörer”. Föreslagna prioriterade åtgärder/fokusområden Följande områden föreslås som prioriterade områden för vidare utveckling av Kungsbackas krisledningsförmåga: - Samverkan Informationsdelning och lägesuppföljning Tekniska system (främst WIS och Rakel) Delmål A ”Kungsbacka kommun har god förmåga att etablera krisledning där både stabspersonal och beslutsfattare agerar enligt Plan för Samhällsstörning, Plan för händelse vid Ringhals kärnkraftverk, Stabsarbetsplan och Kriskommunikationsplan.” Indikatorer A1. Larmning, information till/inkallning av personal (beslutsfattare, stab, kommunikatörer och mottagningsplats) A2. Lokal och utrustning iordningställs ändamålsenligt (redan gjort?) A3. Förmåga att visualisera lägesbild, behov, prognoser, organisation, etc. (plotting) A4. Starta upp dokumentation/logg A5. … (fyll på från planer…) A6. … Kommentar: Övningsupplägget innebar att samtliga övningsdeltagare fanns på plats vid övningsstart. Larmningsskedet inte ingick därmed inte i övningen. Övningen inleddes med att stabschefen informerade om kommunens roll och stabens uppgifter, detta i lugnt tempo vilket är positivt ur ett lärande perspektiv. Ett något högre tempo hade förmodligen både behövts och hållits om det varit en ”skarp händelse”. Avsedda lokaler användes och var iordningsställda. Vissa förbättringsåtgärder kan vidtas för att öka kunskap om och tillgänglighet till tekniska hjälpmedel och kommunikationsmedel. Exempelvis bör det förtydligas hur telefoni, WIS, Rakel och Dagboken hanteras i lokalerna och av stabens olika funktioner. 60 Det finns en god förståelse för vikten av att upprätthålla aktuell lägesbild, däremot behövs ökad förmåga att på ett tillräckligt enkelt och pragmatiskt sätt visualisera aktuell lägesbild. En GIS-karta användes som på ett informativt vis illustrerade viktiga objekt inom kommunen och som bidrog till att skapa bra beslutsunderlag. Man har dock svårt att fånga läget i stort (händelse på Ringhals, i landet/länet/kommunen, påverkan på kommunal verksamhet, allmänhet, etc.) på whiteboard (eller annanstans). En tydligare struktur kring hur man ska arbeta med att upprätta en lägesbild, där man lyfter fram det som är mest avgörande för kommunens arbete, samt hur denna ska förmedlas internt och externt, rekommenderas. En logg påbörjades tidig, och justerades efterhand. Under genomgången efter övningen framfördes idéer på att göra loggen interaktiv, och tillgänglig från olika funktioner. Delmål B ”Kungsbacka kommuns krisledningsstab har god förmåga att leda och fördela uppgifter samt ge och ta emot information vid Platsstaben Mottagningsplats Aranäs.” Indikatorer B1. Upprätta (precisera med bemanning, funktioner) mottagningsplats enligt plan B2. Upprätta kommunikationskanaler mellan stab och mottagningsplats B3. Skapa och kontinuerligt upprätthålla aktuell och relevant lägesbild på bägge platser B4. Utifrån information och eget analys- och bedömningsarbete skapa hypoteser kring händelseutveckling, konsekvenser för kommunen (geografiskt och egen vsh) och behov av åtgärder B5. Föreslå prioriteringsgrunder och förslag till beslut B6. Omsätta beslutade åtgärder, fördela uppgifter B7. Uppföljning och justering B8. … Kommentar: Upprättande av Mottagningsplats Aranäs övades inte. Förmågan att upprätta, kontinuerligt revidera och förmedla en aktuell lägesbild kan utvecklas (se ovan). Det ses som en framgångsfaktor att avdela personer till analys av konsekvenser på lång sikt, samt att dessa ”fredades” genom att de satt i ett separat rum. Analysfunktionen arbetade på ett föredömligt sätt med analys av möjliga händelseförlopp och konsekvenser i längre tidsskalor, vilket låg till grund för de beslut som sedan fattades. Ledningen hade tillsammans med analysfunktionen även intressanta diskussioner kring vikten av att upprätthållande av samhällsviktiga funktioner, behov av prioriteringar och att ”försumma servicenivå i rätt ordning”. Här kan man tänka sig att på ett tydligare sätt ”operativ” nyttja underlag från genomfört RSA-arbete genom att redan genomförda analyser av skyddsvärden kan ligga till grund för prioriteringar vid hantering av olika störningar. 61 Staben lyckades även fånga omvärldsfaktorer som t.ex. Migrationsverket som viktig aktör och hantering av asylboenden. Under uppstarten gick Stabschefen igenom de initialt prioriterade uppgifterna (kommunikation, kontakt med socialtjänsten och skolan), samt betonade allvarligheten i händelsen. Uppföljning av vidtagna åtgärder m.m. gjordes vid kontinuerliga stabsorienteringar. Vid stabsorienteringarna fördelades även nya arbetsuppgifter. En något tydligare uppföljning kunde gjorts av de övergripande inriktningar på arbetet som gavs av ledningen. I övrigt tycks strukturen fungera väl. Delmål C ”Kungsbacka kommun har god förmåga att samverka med andra aktörer.” Indikatorer C1. Inhämta och lämna/publicera relevant information C2. Identifiera behov av prioriteringar och beröringspunkter med andra aktörer C3. Vid behov bidra till gemensamt bedömningsarbete C4. Matcha behov av samverkanspersoner C5. Skapa förutsättningar för inriktning och samordning mellan beslutsfattare C6. … Kommentar: Inhämtad information omhändertas på ett bra sätt av staben. Vad som kan förbättras är en mer aktiv informationsinhämtning av den specifika information som ledning/stab saknar. Uppfattningen är att kommunledningen och staben förväntade sig att få mer information från Länsstyrelsen. Då en stor del information fanns att tillgå via t.ex. WIS, Dagboken samt att forum för informationsutbyte gavs genom bl.a. samverkanskonferenser bör man från kommunens sida se över hur man hanterar dessa informationskanaler och hur en mer aktiv informationsdelning utifrån kommunens behov skulle kunna se ut. Kan samverkansperson skickas till Länsstyrelsen? En mer aktiv informationsinhämtning vid samverkanskonferenserna? Är det rätt personer/funktioner som deltar vid samverkanskonferenserna? I vilken utsträckning sker och behövs dialog direkt mellan beslutsfattare från de olika aktörerna? Beslutsfattarsamverkan och eventuella gemensamma bedömningsarbeten med andra aktörer är områden som bör utvecklas. Ytterligare område som kan utvecklas är kopplat till strategier och handhavande kring WIS och Rakel. Inledningsvis följer kommunen inte WIS på ett strukturerat sätt, varför inbjudningar till samverkanskonferenser missas. Samverkansperson från RSG fanns redan på plats vid övningens start. Detta kan ha bidragit till upplevelsen att denne person ingick i kommunens organisation. Här behövs ett förtydligande och ökad kunskap om syfte, roll och uppgifter som en samverkansperson har. Därtill behövs en tydlig dialog vid aktuell händelse då syfte, roll och uppgift till viss del kan variera. Förslagsvis kan Kungsbacka kommun utveckla tankar och koncept kring i vilka situationer/behov de kan skicka och ta emot samverkanspersoner till/från andra organisationer. 62 Delmål D ”Kungsbacka kommun har mycket god förmåga att hantera och sprida information kring händelsen till allmänhet och media enligt Kriskommunikationsplanen.” Indikatorer D1. Omvärldsbevaka D2. Identifierat behov av information och informationskanaler D3. Utforma anpassad, korrekt, snabb (etc.) information D4. Kommunicera enhetligt budskap (säga samma sak) D5. … Kommentar: I stort tycks Kungsbacka kommun vara långt framme när det gäller kriskommunikation. Kommunikationsfunktionen arbetar aktivt och är noga med vad och på vilket sätt kommunen ska uttala sig och när man istället ska hänvisa till andra aktörer. Förmågan att bidra till ett enhetligt budskap mellan aktörer bedöms som mycket god. Vid omfattande händelser, och då många kommunikatörer är involverade i arbetet, kan det vara fördelaktigt med en tydligare struktur i arbetet (motsvarande stabsarbete och en ”kommunikationsstab”) Det tycks finnas varierad kunskap kring hur ”Viktigt Meddelande till Allmänhet” (VMA) fungerar. Kommunens kriskommunikatörer skulle kunna ha nytta av en ökad kunskap kring VMA-funktionen. Delmål E ”Kungsbacka kommun skall ha god förmåga att rapportera lägesbild samt ge och ta emot information vid Platsstaben Mottagningsplats Aranäs.” Indikatorer E1. Upprätthålla lämpliga kommunikationskanaler (WIS, Rakel, Lync, E-post, Telefon, osv.) till den centrala staben (och Länsstyrelsen?) E2. Omsätta information i tillämpbart beslutsunderlag för att upprätthålla och skapa bästa förutsättningar för den egna funktionen E3. Sortera i vad som är viktigt att informera om (till utrymmande, övrig allmänhet, media, personal, samverkande aktörer, m.fl.) E4. Kunna lämna kortfattat, relevant information i tid E5. … Kommentar: Platsstab Mottagningsplats Aranäs övades inte. Funktionen spelas av ett ”motspel”. De personer som ingick i motspelet kan ha värdefulla synpunkter på hur samspelet mellan staben och ”Aranäs” fungerade, dessa har dock inte inkluderats i denna rapport. 63 Det kan vara bra att vid annat övningstillfälle särskilt testa förmågan att agera på geografiskt skilda platser (i detta fall Kommunhuset och mottagningsplats Aranäs) och att då pröva förmågan att kommunicera, förmedla lägesbilder, behov, beslut, etc. mellan dessa platser. En tydligare visualisering av den egna organisationen (funktioner, arbetsledare/chefer, kontaktuppgifter, fysisk placering, etc.) kan underlätta det interna kommunikationsflödet (t.ex. ökad kontakt med Upplysningscentralen). Förmågan att nyttja de olika kommunikationskanalerna behöver utvecklas (se ovan). 5.5.5 Kustbevakningen Utvärdering av Kustbevakningens delmål i kärnkraftsövning Gripen. Syfte Förbättra och bekräfta förmågan att leda myndighetens egna resurser och samverka med övriga aktörer vid en kärnteknisk olycka. Delmål 1: Kustbevakningens ledningscentral/stab har en mycket god förmåga att initiera, leda och samordna kustbevakningens resurser enligt beredskapsplanen. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad 1. Regional befattningshavare (RBH/räddningsledare hos KBV) bildar stab i enlighet med myndighetens räddningstjänstplan 2. RBH samt stab utför de uppgifter som åligger myndigheten i beredskapsplanen samt övrigt stöd som Länsstyrelsens räddningsledare efterfrågar. 3. Ser över möjlighet till att förstärka uthålligheten genom att förflytta personal och utrustning från de stationer med beredskapsutbildning från OKG och Forsmark. Mycket god förmåga, samtliga indikatorer uppfyllda under övningen. Delmål 2: Kustbevakningens ledningscentral/stab har en god förmåga att samverka med övriga aktörer i beredskapsorganisationen. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad 1. Upprättar samband med Räddningsledare/stab hos Länsstyrelsen i Halland samt skickar en samverkansperson till Länsstyrelsens stab. 2. Säkerställer att kommunikationsplan för samverkande aktörer upprättas i kustbevakningens stab(Rakel, telefon, mail osv). 3. Upprättar samband med JRCC för att ta del av vilken information som lämnas till sjöfarten samt bistå med den uppgiften vid behov. God förmåga att säkerställa kommunikationsplanen i KBV:s stab och upprätta lokalt samband, men stora svårigheter med att kommunicera/delta i samverkanskonferenser via telefon under övningen. I övrigt var indikatorerna uppfyllda och förmågan i delmål 2 god. 64 Delmål 3: Kustbevakningens ledningscentral/stab har en god förmåga att samverka med Polisen och samordna Kustbevakningens egna resurser vid en utrymning av den inre beredskapszonen i kustnära områden samt till sjöss. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad 1. Upprätta samband med Polisens lednings- och fältstab vid en utrymning av kustnära områden. 2. Gemensamt beslut tas av Polisen och KBV om hamn där de utrymda ska sättas iland samt transporteras vidare ifrån. Samband upprättades samt hamn för ilandsättning utsågs så förmågan får anses vara god. Delmål 4: Kustbevakningens ledningscentral/stab har en god förmåga att bidra till och ta del av den samlade lägesbilden. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad 1. Ledningscentral och stab kan logga in och använda sig av internetdagboken. 2. Ledningscentral och stab finns med i relevanta Rakelgrupper. 3. Ledningscentral och stab för in relevant information i internetdagboken för att bidra till en gemensam lägesbild. Vi kunde varit mer kommunikativa och använt oss mer av internetdagboken för att förmedla lägesbild. Kan därför ej anses ha en god förmåga enligt delmål 4. 65 5.5.6 Länsstyrelsen i Hallands län Delmål 1a Länsstyrelsen har en mycket god förmåga att leda samverkan i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad vii. Strategin ska lyftas på första samverkanskonferensen, efter rutin, av Länsstyrelsen i Hallands län. viii. Länsstyrelsen initierar en samverkanskonferens inom 60 minuter. ix. Länsstyrelsen informerar sig om vilka åtgärder andra aktörer behöver vidta vid första samverkanskonferensen. x. Länsstyrelsen styr aktörernas åtgärder vid samverkanskonferenser utifrån fattade beslut. xi. Länsstyrelsen genomför skeendetolkning kontinuerligt under händelsen. xii. Länsstyrelsen utarbetar en strategisk målinriktning (beslut i stort) och delger den till alla medverkande aktörer genom samverkanskonferens, WIS och internetdagboken. xiii. Länsstyrelsen skapar och delger, via samverkanskonferens, WIS och internetdagboken, en relevant lägesbild för länet. xiv. Länsstyrelsen genomför en särskild samverkanskonferens för kommunikatörer senast 120minuter efter gemensam samverkanskonferens. xv. Länsstyrelsen samordnar informationen ut till allmänhet med andra aktörer. Samverkanskonferenser Länsstyrelsen kallade till den första samverkanskonferensen kl. 09.10 vilket var endast 10 minuter sent utifrån målbilden på att en samverkanskonferens skulle initieras inom en timma. Dock var tiden för genomförande av första samverkanskonferens kl. 09.30, vilket är sent för kallelsen att skickas ut då endast 10 aktörer deltog enligt minnesanteckningarna. Samverkansstrategin lyftes inte heller på första samverkanskonferensen, vilket övningsplaneringsgruppen ämnade skapa en rutin för innan övningsstart, men inte hann verkställa. Väl under den första samverkanskonferensen så informerar sig Länsstyrelsen sig om vilka åtgärder som andra aktörer behöver vidta, till exempel om vägar, förstärkningar, stabslägen och omfallsplanering. Emellertid finns inget dokumenterat att Länsstyrelsen styr aktörernas åtgärder vid samverkanskonferenserna. Ledning av händelsen Skeendetolkning, som bör genomföras kontinuerligt, gjordes tidvis men inte strukturerat. En strategisk målinriktning (beslut i stort) arbetas fram och delges till aktörer via samverkanskonferens, WIS och internetdagboken, första delgivning i WIS sker vid kl. 09.30. Länsstyrelsen tar dock inte fram vad som kan ses som en relevant lägesbild för händelsen. Den lägesbild som delges är mer en sammanställning av inträffade händelser. Kommunikationssamordning 66 En målbild fanns att Länsstyrelsen skulle genomföra en särskild samverkanskonferens för kommunikatörer inom 120 minuter efter gemensam samverkanskonferens vilket även gjordes kl. 11.30. Länsstyrelsen var även tidig med att ta samordningsrollen inom information och kommunikation då de redan vid kl. 08.45 lade ut gemensamma budskap i WIS. Bedömning Målet bedöms som delvis uppfyllt. Länsstyrelsen tar mycket bra initiativ till kommunikationssamordning, och tar även de första stegen vid andra samverkanskonferenser. Att Länsstyrelsen inte styrde andra aktörers åtgärder behöver inte betyda att de fallerade, utan sådan styrning ska ske vid behov. Dock är lägesbilden som delas bristfällig för sitt syfte, något som även påverkar andra delar av Länsstyrelsens arbete i händelsen. Delmål 2a Länsstyrelsen har en god förmåga att möjliggöra aktörers behov att förmedla en funktionell lägesbild. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen definierar hur lägesbilden ska delas. ii. Länsstyrelsen informerar aktörerna att dela sin lägesbild i WIS-händelsen och internetdagboken. iii. Länsstyrelsen ger möjlighet för aktörer, under samverkanskonferensen, att förmedla sin lägesbild. Dela lägesbilder Det går inte att finna någon dokumentation om Länsstyrelsen definierar hur lägesbilden ska delas av aktörerna under händelsen. Några aktörer delar sin lägesbild i WIS men de flesta aktörer bevakar endast WIS och delger inget. Huvuddelen av information om läget hos aktörer delges via samverkanskonferenser, vilket gör att samverkanskonferenserna tar mycket lång tid och ger få möjligheter att faktiskt avhandla problem som uppstått hos aktörerna. Bedömning Målet bedöms som delvis uppfyllt. Länsstyrelsen ger ingen dokumenterad styrning på att lägesbilder ska delas i WIS, men de ger alla aktörer möjlighet att dela information vid samverkanskonferenserna. 67 Delmål 2b Länsstyrelsen har en god förmåga samla och förmedla en delad lägesbild. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen analyserar kontinuerligt inkomna lägesbilder. ii. Länsstyrelsen sammanställer kontinuerligt relevant information från lägesbilder och analyser för delgivning av delad lägesbild. iii. Länsstyrelsen förmedlar samlad lägesbild i WIS och internetdagboken. iv. Länsstyrelsen förmedlar samlade lägesbilder vid samverkanskonferenser. Länsstyrelsen har personal som arbetar med att sammanställa lägesbilden vid stabsfunktion N3 Ledning och samordning, samt analysera utifrån det korta perspektivet vid funktion N2 Analys, samt det längre perspektivet vid funktion N5 Planering och samverkan. Dock är det endast ett fåtal aktörer i händelsen som delar sin information i WIS och Internetdagboken. Det gör det svårt för Länsstyrelsens stab att då kontinuerligt sammanställa och analysera information till en delad lägesbild som även är funktionell. Den första lägesbilden som läggs ut i WIS från Länsstyrelsen är daterad kl. 13.00 och kommer upp på WIS kl. 14.10 (en miss i WIS gjorde att notisen för lägesbild lades upp kl. 13.00 men filen blev tillagd först kl. 14.10). En uppdatering sker kl.13.30 med ytterligare information från polisen, som delas i WIS kl. 14.21. Tidigare lägesbilder skapades men delgavs inte. Mycket input till lägesbilden delges från aktörerna via samverkanskonferenser istället för WIS men svårigheter uppstår när kallelser till samverkanskonferenser, som sprids i WIS och Internetdagboken, inte hörsammas av alla aktörerna. Detta försvårar arbetet med att vidmakthålla en bra lägesbild ytterligare. Den information som delges mest från Länsstyrelsen vid samverkanskonferenser är information om vad som sker vid Ringhals kärnkraftverk. Bedömning Målet bedöms som delvis uppfyllt. Länsstyrelsen har personal som analyserar och sammanställer information som kommer in, det delas även viktig information vid samverkanskonferenserna. De lägesbilder som delas i WIS och Internetdagboken är undermåliga och delges mycket sent i händelsen, dock blir det märkbara förbättringar i kvalitén desto längre dagen fortskrider. En annan brist som uppkom var den interna spridningen av lägesbilden som tidvis fallerade. Delmål 3a Länsstyrelsen har en god förmåga att tydliggöra sin roll och sitt ansvar vid en kärnteknisk olycka Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen förmedlar och hävdar sin räddningsledarroll vid första samverkanskonferens. 68 Länsstyrelsen hävdar sin räddningsledarroll vid första samverkanskonferensen. Bedömning Målet bedöms som uppfyllt. Länsstyrelsen hävdar sin räddningsledarroll vid första samverkanskonferensen. Delmål 4a Länsstyrelsen har en god förmåga att i de fall där det krävs samråd med medverkande aktörer samråda för att fatta beslut. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen begär in underlag för beslutsfattning i god tid innan beslut ska fattas i de fall där det krävs. ii. Länsstyrelsen går igenom tillgängligt underlag och analyserar i god tid innan beslut ska fattas i de fall där det krävs. iii. Länsstyrelsen fattar beslut utifrån analyserat underlag. iv. Länsstyrelsen delger helhetsbilden för det fattade beslutet till aktörer när beslutet förmedlas. Det är oklart om Länsstyrelsen begär in underlag för beslutsfattning i god tid innan beslut ska fattas i de fall där de krävs. Länsstyrelsen analyserar underlag som är tillgängligt i god tid, men det är det vissa beslut som måste fattas snabbt och då på oklara underlag. Det gjordes omfallsplanering utifrån olika scenarier inom funktion N5 Planering och samverkan, men om eller hur dessa kommunicerades till andra aktörer är oklart. Det finns ingen dokumentation om Länsstyrelsen delger sin framtagna helhetsbild för fattade beslut till aktörer när det förmedlas. Om det skedde under övningen var det via odokumenterade samtal. Bedömning Måluppfyllnad går ej att bedöma. Underlag för bedömning av målet är bristfälligt. Delmål 4b Länsstyrelsen har en god förmåga att hantera aktörers frågor innan och efter fattat beslut. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen informerar aktörerna om vilka kontaktvägar som används för eventuella frågor enligt rutin. ii. Länsstyrelsen tar emot inkommande frågor. iii. Länsstyrelsen återkommer på inkomna frågor från aktörer. 69 Länsstyrelsen informerar inte andra aktörer om vilka kontaktvägar som ska användas. Vissa kontaktvägar går att utläsas från övningssambandskatalogen, men detta delges inte på rutin vid en verklig händelse. Inkommande frågor från andra aktörer tas emot men dokumenteras inte alltid, vilket gör det lättare att missa frågeställningar. Bedömning Målet bedöms som ej uppfyllt. Länsstyrelsen informerar inte om kontaktvägar in. De tar emot inkommande frågor men det är svårt att utläsa om Länsstyrelsen återkommer på frågorna till aktörerna då dessa svar inte dokumenteras. Delmål 5a Länsstyrelsen har en god förmåga att kommunicera beslut till relevanta aktörer genom relevanta kommunikationskanaler. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen förmedlar vilka kommunikationskanaler som kommer att användas för att informera aktörer om beslut i den första samverkanskonferensen. ii. Länsstyrelsen använder sig av de fastställda kommunikationskanalerna. Länsstyrelsen använder sig av de fastställda kommunikationskanalerna, Rakel, WIS, Internetdagboken och samverkanskonferens, men det finns ingen dokumentation som visar att Länsstyrelsen förmedlar vilka kommunikationskanaler som kommer att användas för att informera aktörer om beslut i den första samverkanskonferensen. Bedömning Målet bedöms som delvis uppfyllt. Länsstyrelsen förmedlar inte vilka kommunikationskanaler som kommer användas i övningen, dock har detta redan skett innan övningens start via sambandskatalogen och övningsbestämmelserna. Detta kan ha föranlett att ingen sådan information förmedlades av övande. Dock användes de fastställda kommunikationskanalerna i övningen. 70 Delmål 5b Länsstyrelsen har en god förmåga att samordna kommunikationskanaler för att förmedla fattade beslut. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen initierar minst en presskonferens, och planerar för framtida presskonferenser. ii. Länsstyrelsen använder media regelbundet som ett verktyg för att nå ut med information. iii. Länsstyrelsen formulerar talepunkter utifrån den information som förmedlats av respektive aktör. Länsstyrelsen använder media regelbundet för att nå ut med information, i övningen användes Radio P4 samt Övningswebben. Länsstyrelsen kallar till två presskonferenser via WIS, kl. 10.00 och kl. 12.00. Nyttjandet av Sveriges Radio P4 var dock inte så utvecklad som det kunde vara. Det tog två timmar innan pressen bjöds in till en pressträff. Även talepunkter förmedlas utifrån den information som kommer in till Länsstyrelsen. Det uppstod dock viss förvirring när Länsstyrelsen lade ut ett pressmeddelande på xBook runt kl. 09.00, vilket andra aktörer kopierade till sina xBook sidor. När det sedan skedde en uppdatering i Länsstyrelsens information så uppdaterade inte de aktörer som tidigare hade kopierat information från Länsstyrelsen. Stabsfunktion N7 Kommunikation fick då ringa runt till aktörer och be dem uppdatera sina sidor. Det blev tidvis intern ryktesspridning i staben på ledningsplatsen, även i SR P4, om saker som inte stämde, till exempel att utsläppet var ett faktum när det endast var mycket troligt inom den närmsta tiden. Detta fångades inte alltid upp vilket gjorde att felaktig information gick ut till lyssnare och rättades först långt senare. Beslut om att jodtabletter bör intagas i inre beredskapszonen kommer ut sent och beslutet i sig har inte den geografiska tydligheten vilket ledde till att Varbergs kommun uppmanar alla sina invånare att ta jodtabletter. Bedömning Målet bedöms som uppfyllt. Utifrån indikatorerna så har Länsstyrelsen initierat presskonferenser, regelbundet använt media som verktyg för att nå ut med information och formulerat talepunkter för information som förmedlas till Länsstyrelsen. Dock finns det förbättringspotential i hur samordningen av information till aktörer och dess uppdatering ska ske. Även informationskanaler inom staben behöver klargöras. Samt att det bör finnas en stabsperson med god förståelse av händelsen som hela tiden är tillgänglig för SR P4/media. Delmål 5c Länsstyrelsen har en god förmåga att hantera allmänhetens frågor innan och efter fattat beslut. 71 Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad i. Länsstyrelsen bevakar regelbundet relevanta kommunikationskanaler som riktar sig mot allmänheten. ii. Länsstyrelsen ger snabba och sakliga besked på allmänhetens frågor. iii. Länsstyrelsen undviker dubbla budskap till allmänheten genom att nyttja väl formulerade talepunkter utifrån den information som förmedlats av respektive aktör iv. Länsstyrelsen förmedlar lättförståelig information till allmänheten t.ex. undviker fackspråk. v. Länsstyrelsen förser 113 13 med relevant information regelbundet. vi. Länsstyrelsen upprättar och bemannar en upplysningscentral för besvarande av allmänhetens frågor vid behov. Länsstyrelsen informerar tidigt allmänheten om vilka kontaktvägar som ska användas. Inkommande frågor från allmänheten tas om hand via Länsstyrelsens upplysningscentral i staben och de svar som delges där upplevs generellt som positiva av de personer i motspelet som ringer in. Personalen ger snabba och sakliga besked på allmänhetens frågor samt undviker att ge dubbla budskap till allmänheten genom att nyttja välformulerade talepunkter utifrån informationen som förmedlats av respektive aktör. Länsstyrelsen undviker även användandet av för mycket fackspråk, dock uppstod förvirring om larmnivåerna och dess möjliga konsekvenser under övningens gång. Länsstyrelsen bevakar och omhändertar även saker som skrivs i sociala medier väldigt väl, emellertid så blir det ofta fel eller missvisande information som sänds från SR P4 utan att den rättas av Länsstyrelsen. De som arbetade med den externa kommunikationen i Länsstyrelsens stab hanterade det mycket bra; de skrev pedagogiskt, använde ett enkelt och tydligt språk, och undvek för det mesta fackspråk och krångliga formuleringar. De var även mycket duktiga på att nyttja tiden under blackouten för att rätta och förbättra arbete som redan hade gjorts. Bedömning Målet bedöms som delvis uppfyllt. Länsstyrelsen uppfyller alla indikatorer men brister i bevakningen och uppföljningen av den information som går ut från SR P4, vilket tidvis är felaktig. Generella reflektioner om genomförandet: Deltagarna tog övning på stort allvar och var mycket engagerade i sina uppgifter. De var kunniga och visade på en stor förmåga till problemlösning och anpassar sig snabbt till nya situationer. Det uppstod även god gemenskap över enhetsgränserna och många övande uttrycker uppskattande kommentarer om sina kollegor som deltog i övningen. 72 Stabsledningen genomförde mycket bra och tydliga stabsgenomgångar, men både stabschef och räddningsledare blev ofta bortkallade på möten som tidvis förhindrade effektiv ledning av stabens arbete. Stabsfunktionerna fungerade bättre än tidigare övningar, trots mycket större belastning. Dock måste uppgifterna för funktion N3 Ledning och samordning, som hade för många uppgifter och för lite plats att arbeta, ses över. Även vissa stabsprocesser måste klargöras för att säkerställa informationsflödet mellan de olika funktionerna i staben. Flera bland den övande personalen blev frustrerade över brister i det interna informationsflödet. Men det går att se att arbetet fungerar bättre och bättre desto längre övningen fortskrider. Till exempel var informationen om att härdsmälta skulle komma inom några få timmar något som spreds ut sent till vissa delar av staben. Det var första gången som ett helt skift från varje funktion i staben övades och de var runt 75 personer från Länsstyrelsen som övades. Arbetet med att säkerställa personalbemanning för flera dagar framåt fungerade mycket väl och förstärkning planerades in från andra länsstyrelsens så väl som från Försvarsmakten. Servicen som gavs under dagen av funktion N4 uppskattades även den mycket, med mat, godis, dricka och kontorsmateriel underlättades och stöttades stabsarbetet mycket väl. Det uppmärksammades även att det var mycket bra hantering av teknikstrul vid samverkanskonferenser, problemen hanterades snabbt. Funktion N7 Kommunikation fick förstärkning från två andra länsstyrelser för att leda arbetet, något som fick mycket positiv kritik från den övande personalen. Både att det öppnade upp för kunskapsutbyte och att det var lättare att söka stöd från deras respektive ”hemlänsstyrelser”. Det ansågs mycket positivt att SR P4 var på plats och övade, något som testade Länsstyrelsens förmåga att hantera media och gav ett bra tillfälle att öva den. Rutiner för samverkanskonferenser och vilka som ska sitta med måste bli tydligare, det var ofta alldeles för många personer närvarande. Internetdagboken som var ämnad för mer minutoperativa loggningar användes knappt. En enkel, klar och lättdelad stabsarbetsplan som uppdateras måste göras tillgänglig för alla delar av staben så att det inte uppstår förvirring. Det uppstod även förvirring om vart vissa funktioner var placerade. Det fanns ett antal samverkanspersoner som inte fungerade bra eller integrerades i staben, rutiner för hur staben tar emot samverkanspersoner behöver stärkas. 5.5.7 Länsstyrelsen i Uppsala län Syfte Pröva planverk för upprättande av ledningsfunktion. Pröva att stödja drabbat län på distans. Pröva ledning, samverkan och kommunikation vid kärnteknisk händelse i Ringhals. 73 Delmål 1) Länsstyrelsen i Uppsala län har en grundläggande förmåga att upprätta ledningsfunktion vid en kärnteknisk händelse i annat län – Delvis uppfyllt Indikatorer: Länsstyrelsen deltar i en samverkanskonferens inom 60 minuter. Delvis uppfyllt. Första samverkanskonferensen genomfördes inte inom 60 minuter, men Uppsala deltog när den genomfördes 9.45. Länsstyrelsen har en inriktning för stabens arbete inom 30 minuter efter deltagande i första samverkanskonferens. Uppfyllt Under samverkanskonferensen framkom att man kommer att begära hjälp från externa aktörer. Stabschefen gav därför inriktning till staben om att inventera egna resurser direkt efter samverkanskonferenser i syfte att kunna stödja drabbat län. 2) Länsstyrelsen har en god förmåga att ta emot en delad lägesbild från drabbat län – Delvis uppfyllt Indikatorer: Länsstyrelsen tar emot och förmedlar den delade lägesbilden inom egen stab Ja Länsstyrelsen analyserar egna åtgärder utifrån den delade lägesbilden. Delvis uppfyllt. Lägesbilden diskuterades, men fokus var fortfarande att stödja drabbat län med resurser. Man tappade därför fokus på det egna länet. Länsstyrelsen Uppsala upprättade en lägesbild baserad på information man fått direktkontakt med länsstyrelsens stab i Halland samt utifrån information som framkom vid samverkanskonferenserna. Den egna lägesbilden uppdaterades i samband med att Länsstyrelsen i Halland distribuerade sin lägesbild via WIS. 3) Länsstyrelsen har en god förmåga att gemensamt planera för beslut samt hantera fattade beslut a) Länsstyrelsen har en grundläggande förmåga att hantera förfrågningar om stöd Uppfyllt Indikatorer: Länsstyrelsen tar emot inkommande förfrågningar Ja Länsstyrelsen fattar beslut utifrån inkommande förfrågningar Ja Länsstyrelsen återkommer på inkomna förfrågningar från räddningsledningen i Halland. Ja Länsstyrelsen i Uppsala hade en ambition att vara proaktiva och snabbt erbjuda sina resurser till drabbat län. Detta lyckades man med innan det drabbade länet kom med en formell förfrågan om att stödja med resurser. 4) Aktörerna har en grundläggande förmåga att kommunicera internt och externt a) Länsstyrelsen har en god förmåga att kommunicera genom relevanta kommunikationskanaler - Delvis uppfyllt 74 Indikatorer: Länsstyrelsen inhämtar information genom de fastställda kommunikationskanalerna Ja Länsstyrelsen delger information genom de fastställda kommunikationskanalerna. Delvis uppfyllt. Man planerade för informationsinsatser, men eftersom extern kommunikation inte övades fullt ut så verkställdes inte kommunikationsinsatserna. Länsstyrelsen kommunicerar internt och externt via WIS Delvis uppfyllt. Endast en extern händelse upprättas i WIS och man lyckades inte hantera läsrätter fullt ut. Länsstyrelsen Uppsala hade en delad händelse upprättad i WIS och bevakade även Länsstyrelsen Hallands WIS-händelse. Intern kommunikation hanterades inte i WIS. Utdelning av läsrätter fungerade inte helt och vissa aktörer fick inte läsrätten beviljad under övningen. b) Länsstyrelsen har en god förmåga att bevaka allmänhetens frågor innan och efter fattade beslut i drabbat län – Uppfyllt Indikatorer: Länsstyrelsen följer händelseutvecklingen genom omvärldsbevakning Ja Länsstyrelsen planerar för egna informationsinsatser utifrån kommunikationsinsatser i drabbat län Ja Länsstyrelsen Uppsala bevakade händelsen i Halland via givna kommunikationskanaler och planerade för egna kommunikationsinsatser som dock inte verkställdes eftersom det var en avgränsning i övningen. 5.5.8 Länsstyrelsen i Västra Götalands län Utvärdering av första målet: stabsarbete Övergripande mål Övergripande mål: Aktörerna i Hallands län har en god förmåga att samverka i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. Länsstyrelsen delmål Länsstyrelsen har god förmåga att vidta åtgärder och samverka med berörda aktörer enligt Länsstyrelsens krisledningsplan, Länsstyrelsens program för räddningstjänst och sanering vid kärnteknisk olycka och kriskommunikationsplan. Målet anses uppfyllt. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Länsstyrelsen vidtar åtgärder utifrån checklista för höjd beredskap alt haverilarm, se program för räddningstjänst och sanering. (Indikatorn uppfylld.) Länsstyrelsen arbetar efter åtgärdskort i kriskommunikationsplanen. (Indikatorn uppfylld) Krisstaben kan hantera ledningsplatsens teknik som behövs (Indikatorn uppfylld.) Krisstabens medlemmar vet vad/hur/när de ska göra och får tydliga arbetsuppgifter från krisstabschefen alt funktionsansvariga. Funktionerna samverkar vid behov. (Indikatorn delvis uppfylld.) 75 Några av utvärderarnas övergripande kommentarer: Vårt övergripande intryck av stabsarbetet är att länsstyrelsen lyckades skapa ett i stort, väl fungerande stabsarbete. Samtliga deltagare bidrog till ett mycket gott samarbetsklimat. Samverkan mellan funktionerna i staben kunde fungerat bättre. Cheferna var dock upplåsta i många möten och tappade därmed möjligheten att styra och prioritera. Åtgärder vidtogs i enlighet med relevanta planverk. Räddningsledare, stabschef och funktionschefer följde planverk. Åtgärder enligt planverk för räddningstjänst var något mer dominerande än åtgärder enlig krisledningsplan och geografiskt områdesansvar. Den nya ledningsplatsen verkar fungera mycket bra för staben att arbeta i. Personalen hanterade tillgänglig teknik på ett mycket bra sätt. Utvärdering av andra målet: lägesbild Övergripande mål Aktörerna har en god förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild. Delmål 1: Länsstyrelsen har en god förmåga att möjliggöra aktörers behov av informationsdelning. Målet anses uppfyllt. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Länsstyrelsen genomför samverkanskonferenser mm med syfte att skapa samlad lägesbild (Indikatorn uppfylld.) Delmål 2: Länsstyrelsen har en god förmåga att regelbundet inhämta lägesrapporter från berörda aktörer i länet och utifrån dessa ta fram en samlad lägesbild som blir underlag för beslut om inriktning och åtgärder. Målet anses inte uppfyllt. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Arbetet med att ta fram en första lägesbild initieras tidigt. En första lägesbild är framtagen och rapporterad till berörda inom 2 timmar efter övningsstart. Fler lägesbilder tas fram efter behov. (Indikatorn uppfylldes inte.) Delmål 3: Länsstyrelsen har en god förmåga att regelbundet förmedla den samlade lägesbilden till berörda aktörer, internt och externt. Målet anses delvis uppfyllt. Måluppfyllelse efter bedömning av följande indikatorer: Lägesbilden kommuniceras enligt rutin (WIS inom länet, mail till MSB, regeringskansliet och andra myndigheter.) Lägesbilden kommuniceras även vid nationella samverkanskonferenser om så efterfrågas. (Indikatorn uppfylldes i någon grad) 76 Några av utvärderarnas övergripande kommentarer: Generellt sett är förmågan att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild bristfällig under denna övning. Metoder och mallar för att skapa lägesbild finns, men används inte fullt ut. Förmågan att anordna, driva och medverka i samverkankonferenser god och man följer andra aktörers åtgärder i deras kanaler. Vår upplevelse är dock att en muntlig lägesbild finns i staben och även presenteras på samverkanskonferenser. I denna ingår även en kommunikativ lägesbild. Då lägesbilden inte finns skriftlig försvårar det möjligheterna att sprida den. Staben uppmärksammar själva att de brister i förmågan att skapa lägesbild och försöker åtgärda den mot slutet av övningen. Utvärdering av tredje målet: roller Övergripande mål Aktörerna har en god förmåga att förstå sin egen roll vid en kärnteknisk olycka. Delmål 1: Länsstyrelsen har en god förmåga att internt och externt tydliggöra sin egen och övriga berörda aktörers roller och ansvar. Målet anses som delvis uppfyllt. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Krisstabschefen säkerställer att alla i krisstaben vet Länsstyrelsens roll. Felaktiga beskrivningar av Länsstyrelsens roll uppmärksammas och korrigeras. (Indikatorn uppfylldes i någon grad) Länsstyrelsen informerar om sin roll på samverkanskonferenser. (kunde inte bedömas) Några av utvärderarnas övergripande kommentarer Vårt generella intryck är att staben och dess medlemmar har en korrekt uppfattning om sin egen och andras roller vid denna händelse. Dock har vi svårt att uppfatta om det förs några resonemang i staben om roller och uppgifter eller att det görs aktiva försök att tydliggöra detta för alla inblandade för säkerhets skull. Vi saknade t.ex. reflektioner kring hur räddningstjänstansvaret förhåller sig till det geografiska områdesansvaret. Utvärdering av fjärde målet: beslutsfattande Övergripande mål Aktörerna har en god förmåga att gemensamt planera för beslut samt hantera fattade beslut. Delmål 1: Länsstyrelsen har god förmåga att samråda med medverkande aktörer kring behovet av åtgärder i Västra Götalands län. Målet bedöms som delvis uppfyllt. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: 77 Länsstyrelsen söker aktivt information och samverkar kring behov av skyddsåtgärder i VG-län med SSM och Länsstyrelsen i Halland. (Indikatorn uppfylldes i stor grad) Behov av samordning av resurser, åtgärder och information tas upp vid samverkanskonferenser och samordningsåtgärder initieras. (Indikatorn uppfylldes) Länsstyrelsen samverkar och samråder med berörda aktörer inför egna beslut om åtgärder i VG-län och i hantering av fattade beslut, när så krävs. (Indikatorn uppfylldes) Delmål 2: Länsstyrelsen har god förmåga att i samverkan med Länsstyrelsen i Halland samordna åtgärder och eventuellt prioritera resurser vid en pågående räddningsinsats i båda länen. Målet anses delvis uppfyllt. Måluppfyllnad baserad på bedömning av följande indikatorer: Länsstyrelsen har en samverkansperson på plats i Halland (Indikatorn uppfylldes) Länsledningarna samverkar kring ev. strategiska frågor (Indikatorn stämmer i någon grad) Delmål 3: Länsstyrelsen har en god förmåga att se hur egna beslut påverkar/påverkas av andra aktörers hantering av händelsen. Målet kan inte bedömas. Måluppfyllnad baserad på bedömning av följande indikatorer: Samverkanspersoner i Mark och Halland är lyhörda för hur våra beslut påverkar och rapporterar till krisstaben (Indikatorn kunde inte bedömas) Frågor kring uthållighet mm tas upp på samverkanskonferens. (Indikatorn kunde inte bedömas) Delmål 4: Länsstyrelsen har grundläggande förmåga att bevaka de mänskliga rättigheterna i samband med en omfattande utrymning. Målet anses uppfyllt. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Länsstyrelsen bevakar de mänskliga rättigheterna utifrån de rättighetsperspektiv och de målgrupper som nämns i handlingsplanen för Länsstyrelsens arbete med jämställdhet och jämlikhet. (Indikatorn anses uppfylld) Delmål 5: Länsstyrelsen har grundläggande förmåga att stödja Länsstyrelsen i Halland i upprätthållandet av ett acceptabelt djur- och smittskydd i samband med en omfattande utrymning. Målet anses uppfyllt. 78 Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Länsstyrelsen bidrar till att "Information om hur produktionsdjur ska hanteras (ska de utrymmas, ska de avlivas, hur kan de skötas på plats) når lantbrukare". (Indikatorn anses uppfylld) Länsstyrelsen bidrar till att "Allmänhet som tar med sällskapsdjur till mottagningsplats ska veta hur de ska hanteras. Plan för hur sanering av sällskapsdjur går till ska vara framtagen. Syftet med planen är bl.a. att säkerställa att djuren inte utgör en fara för människor. (Indikatorn anses uppfylld) Några av utvärderarnas övergripande kommentarer Det målområde som är svårast att utvärdera i denna övning är beslutsfattande. Det är tydligt att länsstyrelsen har god insikt i behovet av att samverka med andra aktörer kring deras och egna beslut. Däremot är det svårt att observera denna förmåga i övningen eftersom länsstyrelsen dels fattar få egna beslut utöver de gällande intern arbetsledning, dels har svårt att få framför allt Länsstyrelsen i Hallands län att avsätta tid för samverkan. De övningstekniska förutsättningarna att få aktörer från det egna länet deltar, som man skulle kunna söka samverkan med, påverkar troligen också. Vi ser dock särskilt tydligt att såväl räddningsledaren som kommunikationschefen i Västra Götaland söker samverkan med sina motsvarigheter i Halland. Det egna länets samverkansperson i staben i Halland blir en viktig länk. Delmålen kopplade till beslutsfattande att bevaka mänskliga rättigheter samt djur- och smittskydd uppfylls då detta bevakas särskilt av analysfunktionen i staben. Utvärdering av femte målet: kommunikation Övergripande mål Aktörerna har en god förmåga att internt och externt kommunicera och tydliggöra fattade beslut samt konsekvenserna av dessa. Delmål 1: Länsstyrelsen har en god förmåga att kommunicera beslut till berörda aktörer. Målet kan inte bedömas. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Beslut förmedlas enligt rutin (genom WIS, e-post och vid samverkanskonferenser) till berörda aktörer (Indikatorn kunde inte bedömas) Delmål 2: Länsstyrelsen har en god förmåga att löpande, internt och externt, förmedla snabb, korrekt, tydlig och tillgänglig information om det inträffade, vilka åtgärder människor behöver vidta samt vad Länsstyrelsen och övriga samhället gör för att hantera krisen. Målet anses uppfyllt. Måluppfyllnad baserad på bedömning av följande indikatorer: 79 Ledningsgruppen får en första information om händelsen inom 30 minuter och hålls sedan uppdaterad om de delar av händelsen som får stor påverkan på Länsstyrelsens verksamhet. (Indikatorn uppfylldes) Länsstyrelsens medarbetare informeras och hålls uppdaterade om händelsen och Länsstyrelsens roll via intranätet. (Indikatorn uppfylldes till stor grad) Växel och receptioner informeras om händelsen innan kl. 9. Växeln och receptionerna ska veta vart de ska hänvisa frågor från allmänhet, media och samverkande aktörer. (Indikatorn uppfylldes) En första information publiceras på Länsstyrelsens webbplats, Facebook och Twitter så snart det finns bekräftad information om händelsen och Länsstyrelsens ansvar. Detta ska ha skett senast kl. 9. (Indikatorn uppfylldes) En målgruppsanalys görs för att identifiera vilka grupper Länsstyrelsen har ansvar för att nå och om det finns särskilda behov (språk, funktionsnedsättning m.m.) att ta hänsyn till i kommunikationen. (Indikatorn uppfylldes) Information om händelsen, viktiga budskap till allmänheten och länkar till berörda aktörer publiceras löpande på Länsstyrelsens webbplats, Facebook och Twitter och i andra relevanta kanaler samt förmedla länk till webbinfo till redaktionen för krisinformation.se (Indikatorn uppfylldes till stor grad) Delmål 3: Länsstyrelsen har en grundläggande förmåga att samordna budskap och kommunikationsinsatser med berörda aktörer i vårt län och med Länsstyrelsen i Hallands län, när så krävs. Målet anses uppfyllt. Måluppfyllelse baserad på bedömning av följande indikatorer: Kommunikationssamverkan sker enligt länets nya inriktning och rutiner för kriskommunikationssamverkan (se specificerad aktivitetslista). (Indikatorn kunde inte bedömas) Delmål 4: Länsstyrelsen har en grundläggande förmåga att hantera frågor från allmänhet och media under hela händelsen. Målet anses uppfyllt. Måluppfyllnad baserad på bedömning av följande indikatorer: Vanliga frågor och svar som Länsstyrelsen ansvarar för samt länkar till andra aktörers information publiceras och uppdateras på webben. (Indikatorn uppfylldes till någon grad) Kontaktuppgifter till Länsstyrelsen samt länk till vår webbinformation förmedlas till 113 13. (Indikatorn uppfylldes) Talesperson för mediefrågor utses tidigt och får mediestöd av pressansvarig. Länsstyrelsen deltar i planering av ev. aktörsgemensamt presscenter eller presskonferens. (Indikatorn uppfylldes) Några av utvärderarnas övergripande kommentar. 80 Vårt generella intryck är att länsstyrelsen har en mycket god förmåga att hantera intern och extern kommunikation. Snabb och korrekt information kommer ut i alla kanaler enligt plan. Diskussion kring målgruppsanpassnings av information sker. Talesperson och talepunkter tas fram. Naturligtvis påverkas kommunikationen av att det saknas en skriftlig lägesbild och att de två funktionerna läge och kommunikation inte lyckas etablera bra samverkan. Däremot har funktionen mycket bra samverkan med t.ex. räddningsledare och länsledning. Funktionen har mycket god insikt i vikten av samverkan med Länsstyrelsen i Hallands län, men lyckas inte etablera kontakt förrän väldigt sent. Därför är det också svårt att utvärdera om rutiner för samverkan tillämpas. Detta är också svårt att utvärdera p.g.a. att få aktörer i det egna länet deltar i övningen. 5.5.9 Marks kommun Delmål 1: Krisledningsstaben i Marks kommun har en grundläggande förmåga att genomföra stabsfunktionerna analys, lägesbild samt dokumentation. Indikatorer Genomföra skiftbyte/avlösning, Ja Analysarbete ska genomföras för att presentera ett antal möjliga handlingsalternativ på en stabsorientering. Detta kan tas med till nämnden men om KC är beslutfattande väljer denna vilket alternativ som ska användas. Inga alternativ presenterades Kunna presentera en lägesbild – på tavlan (visualiserad) eller en dragning på en ledningsgenomgång där den presenteras för alla andra. Ja, förmågan förbättrades för varje stabsgenomgång Alla större händelser/beslut och inkommen eller utgående information ska dokumenteras i dagboken (i syfte att diarieföras). Ja Delmål 2: Krisledningsstaben i Marks kommun har en grundläggande förmåga att upprätta samband och kommunicera mellan sin mottagningsplats och övriga samverkande aktörer. Indikatorer Att man för och uppdaterar en aktuell sambandstablå. Ja Webben – kommunikation. Hemsidan ska uppdateras enligt aktuellt läge och bekräftad/beslutad information som ska delges allmänheten (+ UC). Ja WIS – staben ska kunna tillgodogöra sig information från andra aktörer och klara av att göra inlägg i aktuell händelse. Staben tog emot information i WIS men kommunicerade ut sin egen information på internetdagboken och samverkanswebben Delmål 3: Krisledningsstaben i Marks kommun har en grundläggande förmåga att använda RAKEL som sambandsmedel mellan ledningsplatserna vid kommunhuset kunskapens hus samt Länsstyrelsen i Västra Götaland. 81 Indikatorer Rakel – lyckas få kontakt med de organisatoriska motparter som man avser samverka med. Ja Övriga synpunkter att arbeta vidare med för att utveckla arbete i krisledningsstaben i Marks kommun Marks kommun visade på stort engagemang att med kunnig personal göra en bra insats under övningen. Personalen var inte utbildad eller övad för uppgiften sedan tidigare och de arbetade efter nya instruktioner som inte var kända i staben men de lyckades ändå göra en god insats under övningen. Information Kommunen saknade kriskommunikationsplan. Information hur samordnas den? vilken information går man ut med? Är information till allmänheten en fråga vid ledningsgenomgångar. Informationen i WIS bevakades men kommunen valde att inte rapportera i WIS. All information delades i övningswebben. Informerade kommunen tillräckligt? Samverkansperson Länsstyrelsen skickade en samverkansperson. Vilken roll ska en samverkans person ha? Hur samverkar kommunen med denne? Kommunen saknade samverkansperson från SÄRF. Stabsgenomgång Tänk på att vara tydlig, följ dagordningen. Vilket budskap går vi ut med? Förslag på åtgärder att arbeta vidare med Grundutbildning för personalen i krisledningen Stabsmetodik för krisledningsstaben (rollkort dagordning vid stabsmöten osv) Stabschefutbildning för stabschef Upprätta kriskommunikationsplan Skapa en organisation för kriskommunikation Utbilda i kriskommunikation WIS utbildning Rakel utbildning 82 5.5.10 Polisregion Väst Syfte: Höja Polisens förmåga till ledning och samverkan vid kärnteknisk olycka Delmål 1: Organisationen har en god förmåga att leda verksamheten. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad I. II. Uppstart av arbetet med särskild händelse sker inom acceptabel tid Arbetet i staberna bedrivs enligt planverk. Polismyndigheten har en 24/7 verksamhet vilket innebär att man har en organisation som med väldigt kort varsel snabbt kan starta oavsett händelse. Personalen har generellt sett en hög förmåga att arbeta med hastigt uppkomna händelser då detta ofta sker i vardagen. Detta avser såväl den strategiska som den operativa staben3 vilket stämde mycket väl vid övningstillfället. Planverk fanns tillgängliga i båda staberna. I båda arbetade man efter dessa. Det tog dock lång tid innan man tittade på dem i fältstaben. Detta kan sannolikt förklaras med att polisinsatschefen samt hans personal var väl förtrogna med vad uppgiften innebar. Det fanns därför inget direkt behov av att titta i planverken. Följden blev dock att man missade information om hur lägesbilden spreds.4 Transportkansliet som var placerat i fältstaben5 fungerade bra med transportkoordinator6 som gav dem stort spelrum men som ändå hade full kontroll på deras arbete. Målet bedöms vara uppfyllt. Delmål 2: Organisationen har en god förmåga att samordna verksamheten. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad I. Arbetet i staberna bedrivs enligt planverk Organisationen har en god förmåga att samordna Polismyndighetens verksamhet då man redan har en struktur för detta i vardagen. Då man dessutom har genomarbetade planverk innebär det att samordning underlättas. 3 Fältstaben Se delmål 3 5 Placerat i angränsande rum 6 Polis i fältstaben 4 83 Med anledning av omorganisationen som pågår finns dock behov att uppdatera hela myndighetens struktur avseende krisberedskap. Målet bedöms vara uppfyllt. Delmål 3: Organisationen har en god förmåga att kommunicera. Indikatorer för bedömning av måluppfyllnad I. II. III. Lägesbilden uppdateras regelbundet. Lägesbilden sprids inom egen organisation. Man använder WIS och Internetdagboken. Organisationen har en god förmåga att kommunicera inom egen verksamhet. Lägesbilden var dock vid några tillfällen ofullständig. Detta berodde till stor del på att WIS och Internetdagboken inte användes fullt ut. En utveckling krävs för att kunna hantera dessa på samtliga nivåer. Övningen tydliggjorde ett stort behov av att tidigt placera en samverkansperson i Länsstyrelsens stab. Denne hade kunnat överbrygga de brister som framkom med anledning av bristfällig förmåga i WIS och Internetdagboken. Vidare konstateras att en samverkansperson fyller en väldigt viktig funktion vad gäller samverkan mellan aktörerna. Tillgängligheten till nyckelfunktioner är avgörande för alla aktörers agerande i insatser. Vissa brister i kommunikationen mot externa aktörer identifierades. Detta avser vi att hantera vidare i särskild ordning. Målet bedöms vara delvis uppfyllt. 5.5.11 Ringhals Nedan görs utvärdering av Ringhals AB:s delmål och indikatorer för övning Gripen. Delmålen utgår från de övergripande målen för övningen. Övergripande mål 1 Aktörerna i Hallands län har en god förmåga att samverka i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. Delmål 1: Ringhals har en god förmåga att bidra till samverkan i enlighet med ”Strategi för samverkan vid stora olyckor och kriser i Hallands län”. Indikator 1) OL, AL, SL och INFO deltar i samverkanskonferens på uppmaning av Länsstyrelsen. 84 Utvärdering av indikator: Indikator ej utmanad. Länsstyrelsen uppmanade inte till sådant möte. Delmål 2: Ringhals har haft en god förmåga att uppfatta strategin för samverkan med aktörerna. Indikator 1) OL, AL, SL och INFO fattar beslut i enlighet med resultat från samverkanskonferensen. Utvärdering av indikator: Indikator ej utmanad. Ej tillämpligt, Ringhals deltog inte i samverkansmöte. Summering Ringhals har en grundläggande förmåga att kommunicera. Ringhals upplevde det tidvis svårt att nå Länsstyrelsen-RL via telefon. Enligt uppgift beroende på problem med LST växeln. Övergripande mål 2 Aktörerna har en god förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild. Delmål 1: Ringhals stab har en god förmåga att förmedla det aktuella läget i händelsen. Indikatorer 1) Ringhals stab meddelar Länsstyrelsen och övriga aktörer vid starkt förändrat läge alternativt efter stabsmöte - via webdagbok Utvärdering av indikator: Indikator ej uppfylld. Ringhals informerade muntligt att utsläpp startat, inte i Internetdagboken. Förmågan bedöms som grundläggande. 2) INFO kommunicerar läget enligt instruktion Utvärdering av indikator: Indikator uppfylld. 3) OL m fl. kan återge lägesbilden vid stabsmöte Utvärdering av indikator: Indikator uppfylld. 4) Uppdaterade lägesrapporter skickas till SSM enligt plan. Utvärdering av indikator: Indikator ej uppfylld. RAB skickade endast två lägesrapporter till SSM och till Länsstyrelsen. Planen anger en i timmen. Summering Ringhals har en grundläggande förmåga att skapa och upprätthålla en funktionell lägesbild. 85 Övergripande mål 3 Aktörerna har en god förmåga att förstå sin egen roll vid en kärnteknisk olycka. Delmål 1: Ringhals har en god förmåga att förstå hur beslut inom kraftverket påverkar övriga aktörer. Indikatorer 1) Beslut som har påverkan på externa aktörer kommuniceras i god tid innan genomförande (om möjligt) Utvärdering av indikator: Indikator uppfylld. 2) Rätt aktörer informeras Utvärdering av indikator: Indikator uppfylld. Summering Stabens medlemmar följer sina respektive befattningsinstruktioner och därmed bedöms att de följer sitt planverk. Övergripande mål 4 Aktörerna har en god förmåga att gemensamt planera för beslut samt hantera fattade beslut. Delmål 1: Ringhals har en god förmåga att samråda med övriga aktörer inför beslut. Indikatorer 1) Ringhals samverkar med Länsstyrelsen och förstår konsekvenser av fattade beslut. Utvärdering av indikator: Indikator uppfylld. Ringhals har dock svårigheter att nå rätt befattningshavare på Länsstyrelsen via telefon. 2) Ringhals har en god förmåga att kommunicera med Länsstyrelsen innan och efter fattat beslut. Utvärdering av indikator: Indikator uppfylld. Ringhals har dock svårigheter att nå rätt befattningshavare på Länsstyrelsen via telefon. Summering Frågeställningen har liten påverkan på verksamheten i Ringhals Övergripande mål 5 Aktörerna har en god förmåga att internt och externt kommunicera och tydliggöra fattade beslut samt konsekvenserna av dessa. 86 Delmål 1: Ringhals har en god förmåga att kommunicera beslut till berörda myndigheter genom relevanta kommunikationskanaler. Indikator 1) Beslut förs in i webdagboken och förmedlas av respektive funktion Utvärdering av indikator: Indikator ej uppfylld. Ringhals var inte konsekvent i vad som fördes in i internetdagboken. Förmågan bedöms som grundläggande. Delmål 2: Ringhals har en god förmåga att informera personalen via tillgängliga kommunikationskanaler för att förmedla fattade beslut. Indikator 1) Information publiceras på intern hemsida och intern-tv. Utvärdering av indikator: Indikator uppfylld. Delmål 3: Ringhals har en god förmåga att informera Vattenfall ICM/CMT, externa intressenter och media innan och/eller efter fattat beslut 1) ICM/CMT informeras löpande. Utvärdering av indikator: Indikator ej uppfylld. ICM (CIS) informerades enligt plan, denna del får anses uppfylld. Information till CMT var bristfällig, denna del uppfylldes inte. Summering Ringhals förmåga att förmedla snabb och korrekt information till SSM och till Vattenfallskoncernen kan förbättras. Ringhals förmåga att kommunicera med Länsstyrelsen kan utvecklas, detta måste dock ske i samarbete med Länsstyrelsen då Ringhals under övningen gjorde upprepade försök att nå Länsstyrelsen/RL utan att lyckas. 5.5.12 Räddningstjänsten Storgöteborg Delmål 1: God förmåga att förstå sin egen roll vid en kärnteknisk olycka. RSG har en handlingsplan vid kärnteknisk olycka vid Ringhals. Kunskap och vetskap om hanteringen inom RSG:s ledning och stabs funktioner angående handlingsplanen bör förbättras. Det finns även brister i handlingsplanen vad gäller mätpunkter och indikeringsprotokoll. Det finns dock en god förståelse för hur och vilka som skall utföra indikeringsuppdragen inom RSG vilket beskrivs i en larmplan (Lp 5). Delmål 2: God förmåga att upprätta stab enligt larmplan 5. RSG har en god förmåga att upprätta en operativ stab. Detta görs tämligen ofta i RSG normala uppdrag. Lp 5 är en ytterst komplicerad händelse vilken enbart övats på och som vid en skarp 87 insats är svår att bedöma om det skulle fungera tillfredställande. RSG har en god rutin och en ständigt pågående stab med färdiga rutiner om staben behöver förstärkas. Det finns ändå mål att förbättra rutiner och utvecklings behov av RSG operativa stab. Delmål 3: God förmåga att följa lägesbild från Länsstyrelsen Halland/Länsstyrelsen Västra Götaland och Kungsbacka kommun. Under övningen upplevdes det att RSG hade en så god lägesbild som kunde förväntas av den komplicerade händelsen. Dock saknades det en gemensam bild av spridnings beräkningar som var mycket väsentlig för det fortsatta arbetet. Denna efterfrågades men levererades inte till RSG stab. Delmål 4: God förmåga att internt och externt kommunicera fattade beslut. Lägesbilder följdes upp via Internetdagbok Halland samt via WIS. En brist från RSG var att vi själva inte förde anteckningar i WIS vad gäller RSG beslut och utförda uppgifter. Detta beror på bristande utbildning och kunskap av hantering av WIS programmet internt inom RSG. Via sociala medier fördes information ut till allmänhet på ett bra sätt. Information lades också ut på både intern och extern hemsida kontinuerligt. Det tog dock för lång tid att dela ut informationen från RSG stab att ett utsläpp inträffade på Ringhals. Detta skedde efter ca 1 timme efter det att utsläppet inträffade. Delmål 5: God förmåga att stötta Kungsbacka kommun. Via larmplan 5 har vi klargjorda rutiner för att operativt stödja Kungsbacka kommun i indikeringsuppdrag. Samverkans person skickades till Kungsbacka kommun för samverkansuppgifter mellan RSG och kommunens krisledning. Denna person ”försvann” dock in i Kungsbacka kommuns stab och fick egna uppgifter i denna stab, vilket gjorde att samverkansfunktionen mer eller mindre försvann. Detta blev en brist. Om denna person skall användas till andra uppgifter måste detta kommuniceras med RSG stab, där RCB då får besluta om hur funktionen skall användas och eventuellt resurs förstärka samverkansfunktionen med ytterligare personer. Samverkansfunktionen är en viktig del vid denna typ av händelser. Delmål 6: God förmåga att bistå räddningsledaren vid Länsstyrelsen Halland. Vad gäller indikeringsuppdraget har RSG en god förståelse och förmåga att stödja Länsstyrelsen Halland vid denna typ av händelser. Dock är det svårare att bedöma förmågan vid ett större spridnings område där vi kan ställas inför samtidig indikering, utrymnings hjälp och hantera andra LSO uppdrag. Åtgärdsplanerna som finns i pärmar i RSG stab bör övas och hanteras oftare i övningar för att skapa en större förståelse och kunskap speciellt inom RSG ledningsfunktioner och stabsarbete. Sammanfattning utvärdering stabsmedlemmar: Räddningssektion Bra- Rätt frågor att arbeta med för stöd till egen organisation. Hade framförhållning Förbättra- Organiseringen inom egen sektion Viktigt att ta med- Övningsmomenten ger bra kunskap Underhålls sektion 88 Bra- hade god framförhållning Förbättra- Svårt att hitta resurser i daedalos, svårt system att arbete i Viktigt att ta med- Bra erfarenhet Personal sektion Bra- God framförhållning Förbättra- Rörigt informations flöde Viktigt att ta med- Förbättra kunskapen om enheternas förmågor Info sektion Bra- Info flödet. Bra rutiner som är in arbetade och jobbas med i vardagen Förbättra- Kontakt ut till skadeplatsen för gemensamt budskap. Bättre kontakt med andra kommunikatörer på andra staber mm. Viktigt att ta med- Bra med övning och erfarenhet. SC Bra- Bra kontakt mellan SC och RCB samt sektorer. Förbättra- Stabsarbetsplan. Tydligare plotting. Tydlighet i arbetsupplägg. Viktigt att ta med- Erfarenhet i rollen. Bra att känna av rollen som SC. RCB Bra-Stor övning. Bra lära känna nya SC. Bra med medhjälpare till RCB Förbättra- Tydlighet vid SO från sektorerna. Några missar i arbetet exempelvis telefon konferens som missas. Rakel till samverkans personer. Var tog samverkans person i Kungsbacka vägen? Viktigt att ta med- Bra övning Motspel Behövs bättre kunskap angående Ringhals krisplan inom RSG. För hård press stundtals på staben. Motspel och övningsförberedelser tar mycket tid och energi samt personella resurser. 5.5.13 Varbergs kommun Hösten 2015 deltog Varbergs kommun i den regionala kärnkraftsövningen Gripen. Denna rapport innefattar utvalda delar av Varbergs kommuns rapport från övning Gripen skede 3 (av totalt 4). I rapporten sammanfattas de erfarenheter och lärdomar som dragits på lokal nivå. Sammanställningen grundar sig på observationer vid övningstillfället, enkätsvar från deltagare samt utvärderingsmöte med lokal övningsledare och stabschef efter avslutad övning. Endast en utvärderare var tillsatt för att utvärdera Varbergs kommuns deltagande i övningen, åt både Länsstyrelsen Halland och kommunen själva. Av naturliga skäl kan en ensam utvärderare inte vara på flera platser samtidigt, så denna rapport är nästintill uteslutande baserad på iakttagelser och frågor till samordningsstabens deltagare. 89 Beskrivning av övningen Varbergs kommun övade Krisledningsnämnd, Koncernledningsgrupp, Samordningsstab (dokumentation, förvaltningsrepresentanter, logistik, kommunikation och stabsledning), kommunsamordningscentralen samt Förvaltningsstaber för socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen. Kommunikationsfunktionen i samordningsstaben övade på eget initiativ med kommunens testmiljö för webbplats (kopia av varberg.se). Det bidrog till en särskilt realistisk hantering av information jämfört med övningen i övrigt. Delmål Kommunens krisorganisation har kännedom om kommunens planer för hantering av särskilda och extraordinära händelser samt tillhörande dokument. Samordningsstaben arbetade utifrån planer, dokument och checklistor genom att bland annat organisera sig efter satta strukturer i kommunens lednings- och informationsplan. Deltagarna visade prov på god kännedom inom respektive ansvarsområde och använde det webbaserade informationssystemet WIS under hela övningen. Kommunens krisorganisation har förmåga att agera utifrån kommunens roll och ansvar vid utrymning av inre beredskapszonen. Enligt stabschefen var skede 2 av övningen Gripen en mycket bra förberedelse till skede 3. Kommunens förvaltningar fick då en bra förståelse för rollen TIB (Tjänsteman I Beredskap) och dess samordnande roll i en händelse av kris. 90 Under skede 3 deltog stabschefen vid alla samverkanskonferenser och förmedlade den gemensamma lägesbilden till sin stab löpande. Sammanfattningar av stabsorienteringarna publicerades av dokumentationsfunktionen, utan dröjsmål, i WIS. Samverkanskonferenserna där Lync användes som kommunikationsplattform var under all kritik. Samtalsdisciplinen, deltagarnas bristande förmåga att använda tekniken, ljudkvalitén och inte minst bristande ledning av konferensen (Räddningsledning Länsstyrelsen) ledde till mycket stor frustration i ett mycket allvarligt läge i scenariot. Samverkanskonferenserna tillhör de absolut mest viktiga och kritiska delarna i att hantera en allvarlig händelse och då är det inte acceptabelt att deltagarna inte kan hantera utrustningen (Lync) eller att man spiller värdefull tid genom att exempelvis inleda konferensen med att ropa upp alla aktörer. Detta påverkade kommunens möjlighet att agera så effektivt som möjligt och samordningsstabens förtroende för Räddningsledningen. Staben hade löpande kontakt med Falkenbergs kommun som förberedde stödjande insatser till exempel i form av mottagande av människor och sovplatser till dessa. Samverkan med grannkommunen upplevdes fungera mycket bra. I ett senare skede av övningen gick Räddningsledaren (Länsstyrelsen) in och stoppade beslutet att evakuera människor till Halmstad med motiveringen ”att Varberg klarar situationen själva” trots att Varbergs kommun klart och tydligt framfört att man inte gjorde det. Stabschefen anser efter övningen att Räddningsledaren glömde bort vad som var angeläget i scenariot, dvs. det aktuella läget i Varbergs kommun med härdsmälta på kärnkraftverket och människors liv och hälsa. - Det märkligaste beskedet jag någonsin fått, till och med under övning, reflekterar Stabschefen. - I en verklig händelse likt denna hade jag trotsat order från Räddningsledare och tagit konsekvenserna av sådant agerande efteråt. I en annan kritisk del av övningen rådde det stor otydlighet från Räddningsledningen gällandes inrymning eller utrymning i de olika områdena. En lägesrapport från Räddningsledningen med ett nytt besked återtogs utan förklaring och förvirringen kring vilket beslut som var gällande var mycket stor i samordningsstaben. Samverkan mellan Räddningsledning och kommunens stabschef behöver ske vid tillfällen utöver samverkanskonferenser. Kommunens krisorganisation har en god förmåga att leda, samordna och kommunicera vid utrymning av inre beredskapszonen. Kommunens förmåga att kommunicera i en större kris är svårt att bedöma utifrån en övning av detta slag. Särskilt i den snabba digitala informations- och mediatäta tid vi lever i idag. Även om det till viss del simulerades frågor, påståenden och ryktesspridning från allmänhet och media i övningen, så var mängden och komplexiteten troligtvis försvinnande liten i jämförelse med om scenariot hade varit en verklig händelse. Rent generellt, även i lägen som inte kan betecknas som krisläge, har människor en tendens att känna sig för dåligt informerade. I en händelse av kris finns ett stort behov och en stor förväntan om snabb, saklig och korrekt information för alla typer av frågeställningar. En mycket svår uppgift. 91 Kommunikationsfunktionen gör ett gediget arbete under övningen. Man följer stödmaterial som finns i de planer som berör information och kommunikation. Man gör också mer än vad som förväntats ur ett övningstekniskt perspektiv när man till exempel anordnar och genomför en presskonferens helt utan motspel. Likaså vidarepublicerar man information från Länsstyrelsen enligt plan och deltar i särskild samverkanskonferens för kommunikationsfrågor. Men som kommuninvånare förväntar man sig nog långt mycket mer information från kommunens verksamheter än vad utfallet blev. Förmågan att kommunicera de stora besluten ur ett ledningsperspektiv bedöms vara god. Men det krävs en djupare analys av vilken typ av information som måste kommuniceras från verksamheterna i ett sådant här stort och omfattande scenario. Exempelvis publicerades endast en kort webbtext om evakuering av skolbarn under hela övningen. Inget alls om andra svårrörliga grupper av människor som exempelvis äldre. En viktig förutsättning för god kommunikation är att det finns bra underlag. Om det exempelvis i verksamheterna finns en otydlighet i beslut och bristfälliga eller inaktuella lägesbilder har kommunikationsfunktionen ett extremt svårt uppdrag. En stor del av frustrationen bland de övade på funktionen kan härledas till just brist på underlag från verksamheterna och att man i samordningsstaben sitter ganska långt från händelsernas operativa centrum. Eller att det senare mer beror på bristande samverkan mellan förvaltningar och kommunikationsfunktionen i samordningsstaben? En del i scenariot var ett kommunikationsavbrott där inga telefon- eller dataförbindelser kunde användas. Kommunikationsfunktionen tillverkade då informationsmaterial i affischformat och distribuerade dem med bil till strategiska platser. 92 Övriga lärdomar Det arbetades generellt lite med kartor under övningen. Både lokalt i samordningsstaben och, vad det verkar, centralt hos Räddningsledningen. När kartmaterial väl användes blev det stor förvirring då den inkomna kartinformationen baserades på församlingsnamn, vilket för alla i staben var okända indelningar och benämningar av geografiska områden. En fråga man bör ställa sig är om det finns rutiner för att samverka med kommunens GIS-avdelning i en händelse av kris? 93 6 Redovisning från seminarieövningen 1 oktober Beskrivning av dagens upplägg Aktörerna blev inbjudna till Ringhals informationscenters biosalong, ca 155 aktörer kom till övningen och välkomnades av Landshövding Lena Sommestad och spelledare, tillika presumtiv räddningsledare, Gerhard Ittner. Nyckeldeltagare kallades ner till scenen en efter en och fick svara på frågor under tiden andra deltagare satt kvar i publiken, men även publiken fick frågor under övningens gång. Målet med dagen a) Att verifiera och komplettera länsstyrelsens plan för olycka vid kärnteknisk anläggning. b) Aktörerna ska ha en god förmåga att få en gemensam förståelse för beslut samt hantera fattade beslut. c) Och därtill även att klarlägga komplexiteten inom beredskapsarbetet vid en kärnteknisk olycka med fokus på ledning och logistik på mottagningsplatserna. 6.1 Deltagande aktörer Aktör Beredskabsstyrelsen, Danmark Falkenbergs kommun Försvarsmakten MR V Halmstad kommun Hylte kommun Kungsbacka kommun Kustbevakningen Laholms kommun Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen Skåne Länsstyrelsen i Uppsala län Länsstyrelsen i Västra Götalands län Marks kommun MSB Polisregion Väst Region Halland Ringhals AB Räddningstjänsten Storgöteborg Räddningstjänsten Väst Strålsäkerhetsmyndigheten Trafikverket Region Väst Varbergs kommun 6.2 Inspel Nedan följer en redovisning av de inspel och svar som aktörer gav under seminarieövningen. 94 6.2.1 Inspel 1 – Aktörernas ansvarsområde, roller och larmning Kommunerna Kommunerna larmas genom sin räddningschef i beredskap eller TIB som i sin tur får larma vidare inom kommunen. Initialt larmas krisledningsgruppen för att skapa en lägesbild av händelsen. Krisledningsnämndens ordförande informeras och krisledningsnämnden kallas in. Ringhals Ringhals har oftast en längre process innan larmnivån höjd beredskap uppkommer. Vid larm larmar skyddschefen vakthavande ingenjör (VHI) som har en inställelsetid på 15 minuter. VHI använder sig av en åtgärdskalender och beredskapsorganisationen mobiliseras internt samtidigt som SOS kontaktas. SOS Alarm Larmet kommer till SOS som följer Länsstyrelsens 29 sidor långa larmplan. SOS överlämnar till KBX-funktionen i Stockholm som tar vid. Länsstyrelsen i Hallands län Initialt larmas Länsstyrelsen via sin tjänsteman i beredskap (TIB), av KBX-funktionen, som i sin tur aktiverar krisledningsorganisationen. Länsstyrelsen går upp i stab och utser en räddningsledare. Samverkan med berörda aktörer i länet sker i huvudsak via telefonmöten och med att representanter som sitter med i staben. Länsstyrelsen ansvarar även för att informera MSB och regeringen om händelseförloppet. Region Halland Regionens primära uppgift är att ta hand om eventuellt skadade personer. Larm kommer till TIB som har mandat att aktivera krisledningsorganisationen. Regioner och landsting som inte är drabbade kan stödja drabbad region. Polismyndigheten Huvuduppgiften är att stödja räddningstjänsten med avspärrningar, bistå vid utrymningar eller skydda egendom. Vid misstanke om brott inleder polisen en förundersökning om händelsen. Larmet kommer in till ledningscentralen i Halland, från SOS, som kontaktar regionledningscentralen i Göteborg. Trafikverket Trafikverkets TIB får larmet via SOS och börjar arbeta efter sin plan som är upprättad utifrån scenariot höjd beredskap vid en kärnteknisk olycka. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) MSB:s uppgift är att samverka och samordna på nationell nivå samt skapa en nationell lägesbild för att leverera den till berörda departement i regeringskansliet. Relativt omedelbart kallar MSB till trepartssamtal med strålsäkerhetsmyndigheten (SSM) och Länsstyrelsen. Vidare kommer MSB att bjuda in till samverkanskonferenser och information. Myndigheten larmas genom TiB som aktiverar egen organisation. Försvarsmakten, Militärregion väst Försvarsmakten förbereder sig för att kunna stödja samhället i händelse av en kärnteknisk olycka. Myndigheten larmas numera via Vakthavande Befäl (VB) som i sin tur aktiverar andra delar inom Försvarsmakten. Samverkan sker med regionala- och lokala 95 samverkanspartners men i huvudsak att hjälpa polisen med att bemanna uppsamlings- och mottagningsplatser. Sveriges Radio Svarar för VMA och informationsmeddelande samt larmar samtidigt reklamkanaler och SVT. Larm hamnar hos sändningsledningen i Stockholm, som vidarebefordrar till trafik och serviceredaktionen och den lokala P4 kanalen. Länsstyrelsen Västra Götaland Länsstyrelsen i Västra Götaland får larmet via TIB som larmas via KBX och som följer den nationella larmplanen. TIB kontaktar säkerhetsdirektören som informerar ledningsgruppen. Sju initiala stabsmedlemmar och en presumtiv räddningsledare kallas in Länsstyrelsen Jönköping Länsstyrelsen i Jönköping får larmet via SOS till TIB som informerar länsledning och beredskapsdirektör som gör en bedömning av situationen om de ska gå upp i stab eller inte. Länsstyrelsen Kronoberg Länsstyrelsen i Kronoberg får larmet via SOS till TIB som informerar länsledning och beredskapsdirektör som gör en bedömning av situationen om de ska gå upp i stab eller inte. Länsstyrelsen Skåne Länsstyrelsen i Skåne får larmet via SOS till TIB som inväntar samverkanskonferensen innan kontakt tas med länsledning. Därefter tas eventuellt beslut av länsledningen om att gå upp i stab. Uppsala län Länsstyrelse i Uppsala får larmet från SOS till TIB. TIB kallar till en samverkansstab på ca 10 personer för att kunna stödja andra län samtidigt startar arbetet med en utredning om händelsen kan beröra det egna länet. Länsstyrelsen i Kalmar Länsstyrelsen i Kalmar får larmet från SOS till TIB. TIB kallar till en samverkansstab på ca 10 personer för att kunna stödja andra län samtidigt startar arbetet med en utredning om händelsen kan beröra det egna länet. Kustbevakningen (KBV) Larmet kommer från SOS till vakthavande befäl (VB) som i sin tur aktiverar andra delar av KBV och de går upp i stab. KBV primära uppgift är att följa mätslingorna, indikering, och varna sjöfart och boende. Kustbevakningen ska uthålligt kunna leda och samordna ordinarie verksamhet samt biträda och samverka med övriga delar av samhället såväl centralt som regionalt i händelse av extraordinära händelser som kan komma att medföra svåra påfrestningar för samhället. Strålsäkerhetsmyndigheten (SSM) Tjänsteman i reaktorberedskap utgör kontaktpunkt gentemot svenska kärnkraftverk och tar dygnet runt emot och värderar information om ovanliga och allvarliga händelser hos dessa. Beredd, via tjänsteman i beredskap, larma myndighetens beredskapsgrupp och krisorganisation. Tjänsteman i beredskap utgör kontaktpunkt hos Strålsäkerhetsmyndigheten i en strålningsrelaterad nödsituation och tar dygnet runt emot larm om inträffade händelser och erbjuder rådgivning per telefon eller via annat tillgängligt sambandsmedel. Beredd larma 96 myndighetens beredskapsgrupp och krisorganisation. Enligt instruktionen har SSM också ett särskilt funktionsansvar som behörig myndighet (Competent Authority) enligt Internationella atomenergiorganets (IAEA) konventioner om assistans och tidig varning vid nukleära eller radiologiska nödsituationer. Enligt konventionen om assistans är SSM kontaktpunkt och har samordningsansvar för IAEA:s assistansprogram, RANET. SSM är också utsedd behörig myndighet (Competent Authority) för EU:s tidiga varning program ECURIE. Beredskabsstyrelsen Larmet till Danmark går från SOS till rikspoliscentralen som i sin tur larmar beredskabsstyrelsen, som beslutar om och i vilken utsträckning beredskapen ska aktiveras. Beredskapsstyrelsens uppgift är att samordna och styra myndigheternas totala prestanda. Rikspolisen är en internationell kontakt för den danska kärnenergin i nödsituation, medan beredskapsstyrelsen har den Operativa beredskapen. De båda myndigheterna är bemannade dygnet runt. 6.2.2 Inspel 1.1 – Framtagande av gemensam lägesbild Vid larmnivå höjd beredskap är det en stor bredd av aktörer som deltar, och det förväntas vara ett stort medialt intresse, vilket gör lägesbilden bredare och svårare att vidmakthålla än vid mindre händelser. Vid Länsstyrelsen används både WIS och Internetdagboken för att sprida information till andra aktörer, WIS för beslut och information och Internetdagboken för minutoperativ information. Länsstyrelsen Västra Götaland önskar bli upptagen som en närmst berörd aktör och lyssnar gärna av en första samverkanskonferens då det kan bli aktuella skyddsåtgärder även i Västra Götalands län. Även Länsstyrelsen Kronoberg ser ett sådant behov. Länsstyrelsen i Hallands län informerar därefter Regeringskansliet och håller regelbunden kontakt med dem. MSB tar vid med nationella samverkanskonferenser och SSM börjar producera prognoser och spridningskartor. Vidare diskuterades informationsspridning från myndigheter när ingen har en klar bild över vad som händer. Här har till exempel Sveriges Radio en mycket viktig roll, både som myndighet och för att bedriva journalistik. De sprider viktigt information från myndigheter och allt eftersom händelsen utvecklas kommer den journalistiska rollen vara mer självständig och granskande. De kommer inte ”skapa andrum” för myndigheter. Det blir dock ett informationsvakuum då Länsstyrelsen TiB har en timmas inställningstid till ledningsplatsen, sen ska personer ringas och information samlas ihop. Det kommer vara minst två timmar innan information kommer från Länsstyrelsen. MSB anser att händelsen är relativt enkel då vi vet vart det inträffar, vilka som finns där och vilka ämnen det kan röra sig om. Vid en transportolycka är det betydligt svårare att få reda på vilken person som har mer information. Dock är det risk för mycket vilseledande information vid en kärnteknisk olycka. Samverkanspersoner kan vara mycket viktiga vid en kärnteknisk olycka, även om inte MSB och SSM ser framför sig att de kommer skicka någon till Länsstyrelsens stab ser Länsstyrelsen att de kommer kalla dem. 97 6.2.3 Inspel 2 – Åtgärder och verksamhet 6 timmar efter larm Staber utvidgas och uppsamlingsplatser och mottagningsplatser bemannas, flera funktioner och aktörer ansluter sig till mottagningsplatserna. Dock är det inte säkert att alla mottagningsplatser går att använda i alla lägen, likaså med uppsamlingsplatserna. Frågan dyker upp om inte beredskapsplaneringen är lite för småskalig, att områden och planering måste utvidgas med mottagningsplatser i andra kommer och län till exempel. Polisen får en mycket stor roll i utrymningsplaneringen, de har en funktion i staben benämnd utrymningsledare som ska ta hand om till exempel transportfrågor, de vill gärna ha med Trafikverket som samverkanspart i sin stab för att underlätta. Polisen ser gärna att utrymningen börjar redan vid höjd beredskap då det är många personer och det är bättre att vara proaktiv. Andra beslut fattas också vid höjd beredskap, till exempel installning av djur. Om det har uppstått strålskador vid kärnkraftverket kan Varbergs sjukhus ta hand om två personer om gången, Halmstad sjukhus kan ta hand om 2-3 personer. Frågan om information till icke-svensktalande personer är också en viktig fråga att arbeta vidare med, det kan till exempel finnas asylboenden i inre beredskapszonen. 6.2.4 Inspel 3 – Från höjd beredskap till haverilarm Vid ett haverilarm utlöser Ringhals ett RDS-larm per automatik, vid höjd beredskap är det Länsstyrelsen som väljer när de vill skicka ut ett RDS-larm. Kustbevakningen kör redan mätslingor från höjd beredskap men kan nu, beroende på prognoser och väderläge, göra omdirigering av båttrafiken. Trafikverket planerar för trafikledning för både väg och järnväg. Polisen kan stänga E6 men vid stopp längre än två timmar så brukar Trafikverkets entreprenörer stänga av vägar med sitt material, det materialet finns redan utplacerat vid påfarter till motorväg. Polisens gör inte mycket annorlunda men förhållningssättet ändras, blir ”gult läge”. För Försvarsmakten ändras inte mycket heller, de förankrar endast mer uppåt i organisationen. 6.2.5 Inspel 3.1 – Utsläpp Det uppstår nu ett högre tryck på personalen vid SSM, men allt ska redan vara igång enligt plan. SSM ger Länsstyrelsen expertstöd och mätningar och avvägningar görs. Hur utsläppet ser ut kommer dock inte finnas information om på flera dagar, utan vid ett tidigt skede är den endast en riktning och en kvalificerad gissning. FOI forskar på tillförlitligheten i prognoser samt om och hur de kan användas som beslutsunderlag. Det blir uppmaningar till allmänheten om att ta jodtabletter och andra skyddsåtgärder. Även kompletteringsutdelningar av jodtabletter i andra län kan bli aktuellt. Troligtvis blir det spontanutrymningar där internationella siffror talar om 60 procent som spontanutrymmer. Dock är det svårt att utgå från att personer kommer göra här. Diskussioner har förts om att rekommendera att personer utrymmer, inte att det är tvunget, något som har testats vid bränder av polisen. 98 Frågor dyker upp om hur man säkerställer att inre beredskapszonen är utrymd och hur plundring inte sker, något som är nästan omöjligt att svara på idag. Med avspärrningar kan det även uppstå problem med personer som arbetar utanför men har sina familjer inne i området, avspärrningar gäller och personer kommer inte ges tillträde till att komma in, men det går inte att garantera att de inte kommer in. Det går att föreskriva att man inte får vistas på området enligt ordningslagen. Men det svarar inte på problematiken. Har utrymningen skett i god tid så undviks problematiken då barn och andra redan blivit utrymda. Beroende på prognoserna så kan kanske bara en eller två mottagningsplatser användas, dock finns det ingen plan för hur upprättandet av nya mottagningsplatser ska ske. Likaså blir det problem om vinden ligger på mot Varberg och sjukhuset drabbas. Efter mottagningsplatsen ska personer transporteras vidare och det kommer uppstå problem med vart de ska inkvarteras. Det går kanske att dra lärdomar av flyktingsituationen som råder och hur lösningar har skapats där. 6.3 Reflektioner Nedan följer reflektioner från utvärderingsledaren Elin Göransson och assisterande utvärderingsledare Elin Johansson. 6.3.1 Inspel 1 – Aktörernas ansvarsområde, roller och larmning Utifrån uppstarts proceduren får polisen initialt en problematisk roll då de behöver agera snabbt innan Länsstyrelsens stab är fullbemannad. Det kan vara bra att de har klara överenskomna mandat att agera i ett tidigt skede för att tillgodose deras behov att agera och Länsstyrelsen uppstartstid. En annan möjlighet är att Länsstyrelsen blir larmad tidigt, vid första misstanke och startar upp en begränsad stab med till exempel funktionschefer för att förbereda för möjligheten för höjd beredskap, och på så vis vara redo att agera och stödja andra aktörers behov till agerande. För kommunernas del sker vidarelarmning från TiB eller liknande manuellt, det kan vara bra att detta istället sker via en larmlista hos SOS, eller att larmlistor för SMS-utskick skapas då det tar mycket tid att larma in personal manuellt. Det kom även fram att Länsstyrelsen i Uppsala län har en bra rutin för hur de hanterar en händelse i ett annat län. Det kan vara bra att kärnkraftslänen samordnar sig med en gemensam rutin. TiB har flera samtal att ringa och ta emot vid det initiala skedet vid en händelse. Det är viktigt att inte TiB låser sig vid telefonen och således inte går att nå. TiB behöver redan här stöd från ytterligare en person. 6.3.2 Inspel 1.1 – Framtagande av gemensam lägesbild För närvarande bjuds inte de andra kärnkraftslänen in automatiskt till Länsstyrelsen i Hallands samverkanskonferenser, eftersom kärnkraftslänen har ett uppdrag att stödja varandra så behöver de bli kallade i ett tidigt skede. När det kommer till lägesbildsproduktion går inte detta att göra under en samverkanskonferens av en sådan magnitud, det är möjligt att istället begära in underlag för 99 att sammanställa en lägesbild. Detta har även kommit fram under skede 3 då det blev mycket rörigt att rapportera lägesbilder under sittande konferens. Samtidigt är information om att ingen information finns men kommer snart också information. Sådana gemensamma initiala budskap kan vara skrivna redan i förväg och inkluderade i planverken. För WIS och Internetdagboken så stämmer inte information som sades i seminarieövningen helt, att WIS används för beslut och information och Internetdagboken ska vara minutoperativt, under skede 3 var det bristfälligt och mycket oklart användande av Internetdagboken. 6.3.3 Inspel 2 – Åtgärder och verksamhet 6 timmar efter larm Driftsättning av mottagningsplatser och uppsamlingsplatser har aldrig övats, hur lång tid tar det att kalla in personal och iordningställa mottagningsplatsen för att ta emot folk? En inkallningsövning kan vara en bra möjlighet att se hur lång tid det tar att driftsätta dessa platser. Det är mycket positivt att polisen vill ta med Trafikverket i sin regionala stab. För närvarande skickar Trafikverket en samverkansperson till Länsstyrelsen och det gör även Polisregion Väst, bland andra. Att undersöka hur samverkanspersoner ska fördelas bland aktörerna och vilka behov som finns, gentemot andra aktörer och sin egen aktör, är fördelaktigt. 6.3.4 Inspel 3.1 – Utsläpp SSM har tidigare fört påståenden om att prognoser inte är tillförlitliga som beslutsunderlag, vilket diskuteras som underlag till ett utrymningsbeslut, ytterligare diskussion behövs för att ge räddningsledare och andra klara besked. Ett utrymningsbeslut är mycket enkelt att ta, men otroligt svår att genomföra. Det kan vara bra med en checklista, eller liknande, för att underlätta att se helheten vid genomförandet. Att istället ge rekommendation till allmänheten om utrymning än att beordra utrymning kan vara ett bra alternativ och bör diskuteras vidare som en möjligt tidig åtgärd. För att säkerställa att personer är utrymda bör möjligheter till bevakning utredas vidare. Även möjligheter att ha ett befolkningsregister som kryssas av allt eftersom när personer är utrymda bör utredas. För alternativa mottagningsplatser så har egentligen alla kommuner ett ansvar för mottagande, om alla kommuner har en plats och en plan tillgänglig så blir situationen mycket lättare, därtill kan det finnas mobila resurser för att indikera och sanera personer. 6.3.5 Avslutade reflektioner om övningsdagen Många av de kommuner som inte tidigare berörts av beredskapsplaneringen runt Ringhals kände att det var viktigt att komma med. Andra länsstyrelser tyckte även det var bra men tittar gärna mer på länsövergripande samverkan. Flera deltagare ansåg att det var mycket bra genomfört då alla fick en bild på andra aktörers agerande och tankar vid händelsen och hur den fortskrider. Mer information om vad deltagarna ansåg går att utläsa under rubrik 5.2.1. 100 7 Redovisning från distribuerade seminarieövningen 5 – 27 oktober 7.1 Övningens genomförande Syfte För övning Gripen formulerades sex stycken syften varpå tre av dem kopplades till skede 2: Utvärdera roll- och ansvarsfördelningen vid utrymning av inre beredskapszonen. Pröva planverket för utrymning av inre beredskapszonen, med särskild tonvikt på ledning och logistik vid mottagningsplatserna. Ge insikt i hur ett utrymningsbeslut påverkar respektive aktör. Bakgrund Skede 2 genomfördes i form av en distribuerad seminarieövning mellan den 5-26 oktober år 2015. En distribuerad seminarieövning är ett övningsformat där aktörerna löser inspelen på sina respektive arbetsplatser till skillnad mot en seminarieövning där aktörer samlas på en gemensam plats för att lösa inspelen. Därmed får respektive lokal övningsledare en slags spelledarroll och ska sammankalla personal på respektive plats och lösa de tilldelade inspelen. Respektive aktör får sedermera avgöra hur mycket resurser som ska läggas på övningen. 7.2 Deltagare Nedanstående tabell visar de aktörer som deltog i skede 2 samt vem som var lokal övningsledare (LÖL) för respektive aktör. Aktör Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen i Uppsala län Länsstyrelsen i Västra Götalands län Region Halland Falkenbergs kommun Kungsbacka kommun Marks kommun Varbergs kommun Strålsäkerhetsmyndigheten Polisregion Väst Försvarsmakten MR V Trafikverket Region Väst LÖL Marcus Johansson Kurt Lindberg Hanna Pettersson Monika Wagner Charlotta Källerfelt Ingela Karlsson Frida Niméus Lars Berggren och bitr. Monica Wessman Claudia Toledo Oregón Frida Niméus Jonas Andersson Joakim Sjöström Jouko Westin Jerry Steen Tabell 18, Sammanställning av deltagande aktörer och LÖL i skede 2 101 7.3 Metod Metod för genomförandet Den distribuerade seminarieövningen under övning Gripen pågick under tre veckor och Länsstyrelsen i samråd med övriga aktörer formulerade ett tema/fokusområde för respektive vecka som kopplades mot de syften som var framtagna för övningsformatet. Nedanstående teman formulerades för skede 2: Stabsetablering vid höjd beredskap alternativ förändring vid haverilarm Omhändertagande av utrymningsbeslut inom respektive organisation samt resursinventering Långsiktiga konsekvenser efter ett utrymningsbeslut inom respektive organisation och dess ansvarsområde Respektive tema bröts ner i inspel som distribuerades ut vid starten för respektive temavecka. Till inspelen följde även ett kortare scenario för att aktörerna skulle förstå var i den kärntekniska olyckan de befann sig. Aktörerna hade sedan en vecka på sig att diskutera och sammanställa svar till inspelen och lägga ut på WIS. Varje vecka följdes upp av en samverkanskonferens där respektive aktör fick delge hur de upplevt den gångna veckans arbete med inspelen. Länsstyrelsen gick igenom svaren och ställde specifika frågor till vissa utvalda aktörer där Länsstyrelsen ansåg det nödvändigt för aktören att utveckla sitt svar (benämndes ”Kenneth frågar”). När sista veckan var avslutad genomfördes en uppföljningskonferens där aktörerna fick möjligheten att summera sin upplevelse av skede 2. Aktörerna gavs möjligheten att formulera egna inspel s.k. aktörsspecifika frågeställningar som de ansåg vara av värde för den egna organisationen att besvara. Däremot var det bara en aktör som tog fram aktörsspecifika frågeställningar för den egna organisationen. Samverkanskonferensernas genomfördes enligt nedanstående mall: 1 Inledning och upprop Länsstyrelsen 2 Lägesinformation kommande vecka avseende: 1. Vilka utmaningar dök upp vid arbetet med veckans frågeställningar? 2. Kenneth frågar 3. Redovisning av sammanställning 4. Har ni funderingar över nästa veckas tema? 3 Övriga frågor Alla 4 Avslutning Länsstyrelsen 1. Aktörsvis enligt närvaro 102 7.3.1 Frågeställningar Nedanstående frågor formulerades för respektive vecka7: Vecka 1 1. Vilken planering och underlag finns för att etablera en stab vid en kärnteknisk olycka? (exempelvis risk- och sårbarhetsanalys, krisplan) 2. Vilken eller vilka delar av era verksamheter berörs av ovanstående plan/underlag? (exempel på verksamheter kan vara en förvaltning, en skola, en vårdcentral etc.) 3. Hur lång tid tar det att etablera denna verksamhet? Påverkas denna etablering av tidpunkt på året, hur? a. Genomför gärna en larm/uppstartsövning om möjligt. b. Diskutera även hur denna etablering påverkas av semestrar, helgdagar eller perioder av hög sjukfrånvaro. 4. Vilka typer av underlag behöver er beredskapsorganisation för att kunna verka? Diskutera med medlemmar ur er beredskapsorganisation. 5. På vilket sätt har ni förankrat planeringen med era medarbetare och ledning? 6. Har ni genomfört någon övning och/eller utbildning med fokus på kärnteknisk olycka? 7. På vilket sätt påverkas er beredskapsorganisation av en höjning av beredskapsläget till haverilarm? 8. Vilka brister och svagheter har ni upptäckt i er planering under denna temavecka? Fyll på era svar i tabellen, som kan utökas vid behov. Vecka 2 1. Hur vill er organisation bli informerade om ett utrymningsbeslut av den inre beredskapszonen? Hur är er kontakt gentemot andra organisationer som påverkas av ett beslut om utrymning? a. Diskutera er organisations kontaktvägar med länsstyrelsens krisledning samt andra aktörer som ingår i kärnenergiberedskapen. b. Hur ser kontaktvägarna ut mellan er organisation och landsting/region? 2. Beskriv kommunikationsflödet inom den egna organisationen med anledning av ett utrymningsbeslut? a. Vem behöver veta vad, och på vilket sätt? 3. Vilka uppgifter har er organisation att lösa vid ett beslut om utrymning av den inre beredskapszonen? Finns det uppgifter att lösa som ligger utanför Plan för kärnteknisk olycka som är upprättad av Länsstyrelsen? (beakta MSB:s begrepp om helhetssyn.8 ) 4. Har er organisation tillräckligt med resurser för att lösa uppgifter redovisade i fråga 3? a. Varierar resurserna över tid? b. Har er organisation resurser att dela till andra påverkade aktörer? Sammanställning av svaren återfinns i Övning Gripen – skede 2, inkomna svar vecka 1, 2 och 3. Helhetssyn är ett förhållningssätt som utgår ifrån samhällets skyddsvärden. Det innebär att se sin egen hantering som en del av en helhet. Det bidrar till att samhällets resurser används så effektivt som möjligt. Att ha helhetssyn innebär att känna ansvar för mer än den egna uppgiften och att se sin egen och andra aktörers hanteringar som en helhet, för att tydligt bidra till att helheten använder samhällets samlade resurser effektivt. 7 8 103 5. Påverkas er organisation av ett utrymningsbeslut? a. Hur påverkas ordinarie verksamhet i er organisation av ett utrymningsbeslut. b. Har ni personal som exempelvis bor i den inre beredskapszonen. Vecka 3 1. Vilken typ av stabsläge befinner sig er organisation i för att hantera en händelse i detta skede? a. Vilka uppgifter har er organisation att lösa i detta skede? b. Vilken uthållighet har er organisation, krävs det stöd för att klara dessa uppgifter? 2. Hur påverkas er organisation av det läget som samhället befinner sig i vid detta skede? a. Vilken verksamhet måste ni prioritera? b. Vilken verksamhet kan ni skjuta upp? c. Påverkas situationen av årstider, semester eller helger samt perioder av hög sjukfrånvaro? 3. På vilket sätt kommer ni att skaffa information utanför den egna organisationen vid detta skede? a. Identifiera vilka externa aktörer ni samverkar med och i vilka frågor. 4. Hur bör allmänheten informeras och av vilken/vilka aktörer? a. Vilket kommunikationsansvar har er organisation? b. Skiljer det sig gentemot Länsstyrelsen i Hallands läns kommunikationsansvar? 5. Vilka paralleller ser ni till en långvarig utrymning av den inre beredskapszonen med det pågående arbetet med att hantera flyktingströmmen hösten 2015? a. Inom vilka områden finns det lärdomar att dra från hanteringen av flyktingströmmen? b. Hur påverkar den rådande flyktingströmmen ett genomförande av en utrymning om den skulle ske idag? Insamlat material Utvärderingen av övningsformatet grundar sig på de svar som aktörerna inkom med under de tre övningsveckorna, de synpunkter som togs upp i samband med uppföljningskonferensen samt den webbenkät deltagande aktörer svarade på efter övningens genomförande. Webbenkäten syftade till att få en uppfattning om deltagarna tycker att syftet med övningen uppnåddes, övningsformatet samt förberedelserna inför övningsformatet. 7.4 Resultat & Analys Eftersom det inte formulerades några mål för den distribuerade seminarieövningen är det svårt att göra någon djupare analys av aktörernas svar på inspelen. Inkomna svar och utvecklingsområden Frågorna under vecka 1 behandlade till stor del det initiala skedet vid en kärnteknisk olycka samt vilka beredskapsförberedelser som finns att tillgå på förhand. Vecka 2 fokuserade kring en eventuell utrymning och vilka konsekvenser ett sådant beslut skulle kunna få utifrån deltagande aktörers perspektiv. Vecka 3 tog sikte på de mer långsiktiga konsekvenserna av ett 104 utrymningsbeslut t.ex. hur aktörerna har planerat för att kunna personalförsörja sin egen organisation under en längre tid. Alla aktörer har någon form av plan att utgå ifrån vid hanteringen av en kärnteknisk olycka. En del av aktörerna har generella planer som används för alla kriser och en del har en specifik plan för en kärnteknisk olycka t.ex. länsstyrelsernas program för räddningstjänst och sanering. Utvecklingsområdena som flera aktörer nämner är revidering av planer och checklistor så att de är aktuella. En del aktörer upplever även att de saknar en först-på-plats-instruktion vilken kan vara en åtgärd för att minska tiden för att etablera en stab. Dessutom är det flera aktörer som ser ett behov av en kompetenshöjning vad gäller hanteringen av en kärnteknisk olycka där de anser att fler utbildningar och övningar är tillvägagångssättet för att uppnå detta. En mer konkret brist som flera aktörer nämnde var att de inte visste hur stor del av deras egen personal som var bosatta i den inre beredskapszonen trots antagandet att det finns personal som bor i den inre beredskapszonen. Andelen boende i den inre beredskapszonen kan vara av vikt för personalförsörjningen då denna personal personligen drabbas av den kärntekniska olyckan och kan därmed förväntas prioritera sitt privata liv framför sin arbetsgivare. En åtgärd för proaktivitet är att ta fram listor på personal som bor i den inre beredskapszonen och att ha en siffra kan ge förutsättningar att på förhand kunna göra omfallsplanering. Eftersom övningen sammanföll med hanteringen av flyktingsituationen var det en del aktörer som under övningens gång uttryckte att de inte kunde avsätta den tid som de hade ambitionen att avsätta, vilket i sin tur kan antas ha påverkat utförligheten i deras svar. 105 8 Utvecklingsområden I samband med utvärderingsseminariet den 25 februari kommer utvecklingsområden och åtgärder att identifieras och diskuteras. Det som presenteras nedan är potentiella åtgärder som identifierats av utvärderingsledaren och som kommer presenteras och diskuteras på utvärderingsseminariet. Senast ett år efter övningen översänder Länsstyrelsen en uppdaterad kopia till MSB på åtgärdsplanen som ska redovisa vilka åtgärder i planen som genomförts, vilket möjliggör en analys av de långsiktiga effekterna av genomförd övning. 8.1 Åtgärdsförslag Krishantering Etablera förankrade lokala områdesnamn utanför inre beredskapszonen (t.ex. postkodsområden) för att kommunicera beslut gällande begränsade områden. Utred förhållandet mellan WIS och Internetdagboken vid en händelse. Upprätta en struktur och stående dagordning för samverkanskonferenser. Utveckla en agenda för samverkansmöte. Utarbeta länsgemensamma rutiner för WIS användningen. Utveckla en rapporteringsmall för lägesrapporter. Identifiera och utveckla förbestämda initiala riktlinjer och inriktningar för aktörer att förhålla sig till vid en kärnteknisk olycka (så de inte behöver invänta RL för att kunna agera). Säkerställ en rutin för tidig uppstart av beredskapsorganisationer vid tidigare larmnivå än höjd beredskap, för att ge aktörer möjlighet att starta upp sin stab i ett tidigt skede och förbereda för eventuella behov vid höjd beredskap. Identifiera samverkanspersoner och skriv in i planverk om och var de ska placeras/tas emot. Skapa rutin för regelbunden uppdatering av lägesbild och tidsmärkning därav, oavsett händelser, så att staben vet när lägesbilden är uppdaterad och när de kan vänta sig nästa. Denna rutin skulle endast vara aktuell vid stora händelser med flera stabsmedlemmar och mycket aktivitet. Skapa rutin för lägesbildsspridning, externt och internt. Revidering av aktörsegna planverk. Tillgängliggör en kunnig person som hela tiden är tillgänglig för media, för att undvika spridning av felaktiga rykten, felaktig tolkning av information etc. Sätt mötesbegränsningar på stabsledning så att ledningen av staben säkerställs. Utred möjligheter för att göra en första informationsspridning/inkallning via SOS eller via SMS listor att ta kontakt/samla sin egen organisation för att förbereda sig och undvika manuell vidareringning hos aktörer. Skapa kärnkraftläns-gemensam rutin för agerande vid händelse i ett annat kärnkraftslän. Uppdatera larmlistor hos SOS att inkludera andra län. Utveckla samverkan med angränsande län eftersom skydds- och informationsåtgärder behöver samordnas över länsgränserna. Identifiera personal som bor i den inre beredskapszonen för att förbereda eventuellt bortfall av tillgänglig personal vid en kärnteknisk olycka. Utred möjligheter att snabbt etablera vilka som är säkert utrymda från ett område, dels för att klargöra att områden är utrymda och dels för att klargöra för släkt och vänner att en person är utrymd. Fortsätt att utreda prognoser som möjliga beslutsunderlag vid till exempel utrymning. Diskutera möjligheter för ”rekommendera utrymning” till allmänheten i inre beredskapszonen. Utred en specificering på hur sambandet under pågående händelse mellan räddningsledare och Ringhals ska se ut. Aktörer skapar en först-på-plats instruktion för att underlätta uppstartsarbetet vid den egna organisationen. Utbildning och övning Vidareutveckla implementeringen av gemensamma grunder och konceptet ISF. Utbilda stabsmedlemmar i WIS-användning. Utbilda stabsmedlemmar i Rakel-användning. Utbilda personal inom de utbildningar som nämns i ”Utbildnings- och övningsstrategi för radiologiska och nukleära händelser”. Skapa flera mindre aktörsinterna och aktörssexterna samverkansövningar där ”uppstart av staben”, samverkanskonferens, skapa lägesbild och informationsspridning ingår tillsammans med lärande delar. Skapa möjligheter till självstudier inom relevanta områden. Övningstekniskt De lokala utvärderarna måste vara med när LÖL kommer in i övningsplaneringsprocessen för att undvika att delmål skapas som inte går att utvärdera. Exkludera inte indikeringssamordnare från övande till motspel i nästa kärnkraftsövning. Undvik enkät med tvingande frågor. Övrigt Information på internetsidan beredskap.halland.org måste uppdateras eller tas bort. 107
© Copyright 2024