Planering och styrning av byggproduktion med
Teknik och samhälle Planering och styrning av byggproduktion med visuell metodik Planning and management of construction production with visual methodology Examensarbete, 15 hp Byggingenjörsprogrammet, Byggteknik Tobias Pettersson VT-2013 Sammanfattning I traditionellt planeringsarbete isoleras arbetsgruppers teamwork genom ensamarbete. Ett sätt att förbättra teamworket och därmed planeringsarbetet är att integrera de personer som ska utföra arbetet. En metod för integreringen är visuell metodik. Metoden är relativt ny i byggbranschen och har sitt ursprung från tillverkningsindustrin. Hur byggproduktion drivs visuellt kan variera i omfattning. Visuell metodik är inte ett väldefinierat begrepp och det råder brist på utbildning och information om metoden. Examensarbetet har utförts på Skanska Region Hus Syd under våren 2013. Syftet med examensarbetet var att undersöka hur visuell metodik tillämpas i byggproduktion. Studiens mål är att stödja byggbranschen med en definition om vad visuell metodik innebär i praktiken. Följande frågor har hanterats i studien: • • • • Vad krävs för att styra och planera visuellt? Hur fungerar interaktionen mellan visuell och icke-visuell metodik? Hur upplever personalen visuell metodik? Vilka risker och möjligheter bör beaktas vid visuell metodik? Studien har besvarat frågorna genom en fallstudie. Teori samlades in och behandlades i litteraturstudien, den låg sedan som grund för empirin. Empirin utfördes som en kvalitativ studie med datainsamling från observationer på arbetsplatser samt intervjuer av ett urval av arbetsplatsens personal. Syftet med empirin var att redogöra hur visuell metodik utförs i praktiken och hur det upplevs av personalen. Resultatet visar på att visuell metodik kan effektivisera byggproduktion genom ökat engagemang och delaktighet från produktionsledare, yrkesarbetare och underentreprenörer. Användarna var övervägande positiva till arbetsmetoden och rekommenderade visuell metodik till alla typer av projekt, oavsett storlek. Författaren upplevde dock spritt engagemang från användarna, alla upplevdes inte lika engagerade som de intervjuade. Med bristande engagemang finns risk att arbetsmetoden tappar förtroende från användarna och därmed metodens effektivitet. Resultatet visar även på vikten av att införa visuell styrning från produktionens start, en implementering mitt i ett projekt kan bli mer resurskrävande än effektiviserande. Rapporten klargör en definition om vad visuell metodik innebär i praktiken, vilka resurser som ingår och vilka rutiner som följs. Nyckelord: Visuell metodik, visuell planering, visuell styrning, Lean, Lean Construction, effektivisering, engagemang, planering, integrerad planering. 2 Abstract In traditional planning the teamwork of workgroups is isolated by individual work. One way of improving teamwork and thus also planning is to integrate the people who are going to do the work. Visual methodology is on method for integrating. The method is relatively new in the construction industry and originates from manufacturing industry. Visual methodology is not a well-defined concept and there is a lack of training and information concerning the method. A thesis has been carried out in Skanska Region Hus Syd in the spring of 2013. The purpose of the thesis was to research how visual methodology is applied in construction production. Study’s aim is to support the field of construction with a definition about what visual methodology means in practice. The study examined the following questions: • • • • What is required to control and plan visually? How does the interaction between visual and non-visual methodology work? How staff perceives visual methodology? What are the risks and opportunities involved in visual methodology? The study has answered the questions with a case study. Theory was assembled and used in theoretical framework; it was then used for empirical research. The empirical research was carried out as a qualitative study with the collection of data from observations at the work place and interviews with a selection from the staff at the work place. The aim of the empirical research is to describe how visual methodology is used in practice and how the users experience it. The result shows that visual methodology can make construction production more effective through increased commitment and involvement from production managers, skilled workers and subcontractors. Users were predominantly positive towards working methods and recommended visual methodology for all types of projects, regardless of size. Still, the author experienced varying levels of involvement from users, not everyone was as involved as those who were interviewed. With a lack of commitment there is a risk that the working method loses the confidence from the users and hence efficiency. 3 Förord Detta examensarbete utfördes 2013 på uppdrag av Skanska Region Hus Syd. Arbetet var den avslutande delen av författarens utbildning till byggnadsingenjör vid Malmö Högskola. Studien behandlade hur visuell metodik tillämpas i byggproduktion, idén kläcktes vid ett studiebesök i Alingsås under vintern 2012/2013. Jag vill tacka personal på Skanska Region Hus Syd, främst handledare Helén Larsson Riis för handledning och stöttning. Tack till Stefan Myhr som ställt upp på intervju, samt stort tack till all produktionspersonal som ställt upp på besök, intervjuer och diskussioner kring studien. Jag vill också tacka Mats Persson på Malmö Högskola för allt stöd. Malmö 2013 Tobias Pettersson 4 Begreppsbeskrivning IP – Integrerad planering. JMAC – Japan Management Association Consultant, ett av Japans största managementkonsultföretag. LC – Lean Construction, en anpassning av Lean för den projektorienterade byggbranschen. LCI – Lean Construction Institute, ett institut som grundat LC. PC – Produktionschef. PDCA – Plan, Do, Check, Act, en metod för att systematiskt arbeta med förbättringar. PL – Produktionsledare. PrC – Projektchef. SBUF – Svenska Byggbranschens Utvecklingsfond. TPS – Toyota Production System. UE – Underentreprenör. Visuell metodik – Samlingsnamn på visuell planering och visuell styrning YA – Yrkesarbetare. 5 Innehållsförteckning 1. Inledning .................................................................................................................................. 7 1.1 Bakgrund och problemformulering ....................................................................................... 7 1.2 Syfte och avgränsningar ............................................................................................................. 8 2. Metod och genomförande ................................................................................................... 9 2.1 Teori .................................................................................................................................................. 9 2.2 Empiri ............................................................................................................................................... 9 2.2.1 Fallstudie .................................................................................................................................................... 9 2.2.2 Kvalitativ och kvantitativ studie .................................................................................................... 10 2.3 Datainsamling ............................................................................................................................. 10 2.3.1 Observationer ......................................................................................................................................... 10 2.3.2 Intervjuer ................................................................................................................................................. 10 3. Teoretisk referensram ...................................................................................................... 11 3.1 Lean ................................................................................................................................................ 11 3.1.1 Lean Construction ................................................................................................................................ 12 3.1.2 Målstyrning .............................................................................................................................................. 12 3.2 Integrerad planering ................................................................................................................ 13 3.3 Visuell metodik ........................................................................................................................... 13 3.3.1 Bakgrund .................................................................................................................................................. 14 3.3.2 Grundmetodiken ................................................................................................................................... 14 3.3.3 Peabs visuella modell för produktion .......................................................................................... 15 4. Fallföretaget .......................................................................................................................... 17 4.1 Skanskas verksamhet ............................................................................................................... 17 4.1.1 Roller .......................................................................................................................................................... 17 4.2 Visuell metodik inom Skanska .............................................................................................. 17 4.2.1 Rutiner vid visuell styrning enligt Skanskas Intranät ........................................................... 19 5. Fältstudien ............................................................................................................................. 20 5.1 Datainsamling ............................................................................................................................. 20 5.1.1 Intervjuer ................................................................................................................................................. 20 5.1.2 Observationer ......................................................................................................................................... 23 5.2 Tvärgruppens modell ............................................................................................................... 27 5.3 Sammanställning av fältstudiens resultat ......................................................................... 27 5.3.1 Allmänt ...................................................................................................................................................... 27 5.3.2 Utrustning ................................................................................................................................................ 28 5.3.3 Rutiner ....................................................................................................................................................... 30 5.4 Definition av visuell metodik i praktiken ......................................................................... 31 6. Analys och Diskussion ....................................................................................................... 32 6.1 Visuell metodik i byggbranschen ......................................................................................... 32 6.2 Implementering och utveckling ............................................................................................ 32 6.3 Personalens bemötande .......................................................................................................... 33 6.4 Resurshantering ......................................................................................................................... 33 6.5 Framtiden ..................................................................................................................................... 35 6.6 Studiens validitet ....................................................................................................................... 35 7. Slutsats .................................................................................................................................... 36 7.1 Sammanfattande slutsatser .................................................................................................... 36 7.2 Förslag på förbättringar .......................................................................................................... 36 7.3 Förslag till fortsatt forskning ................................................................................................. 37 Referenser .................................................................................................................................. 38 Bilaga A – Frågemall, Visuell styrning 6 1. Inledning I kapitel 1 utreds studiens bakgrund och problemformulering. Problemformuleringen är grunden till studiens syfte. Studien har huvudsyfte följt av 4 frågor som varit som stöd för att studera huvudsyftet. Frågorna under syfte besvaras i rapportens slutsats. 1.1 Bakgrund och problemformulering Ett byggprojekt börjar med en idé som ska produceras och resulterar i en produkt som ska förvaltas i många år. För att lyckas med produkten är det viktigt att skapa en gemensam målbild över vilket resultat som ska uppnås, annars är det lätt att projektets deltagare missuppfattar målbilden. Tekniken som styr verksamheten mot målen måste anpassas från fall till fall, även vad som ska styras och vilka resurser verksamheten har att tillgå måste regleras (Révai 2012). Det är viktigt att hantera resurser rätt, i byggbranschen förbrukas tyvärr resurser till något som varken skapar kunder eller verksamheter något värde, rent slöseri (Josephson och Saukkoriipi 2009). Enligt Josephson och Saukkoriipi (2009) skulle kalendertid och resurser kunnat halveras för många aktiviteter inom branschen, det gäller att ta fram de dolda slöserierna i verksamheterna. Ett sätt att arbeta med eliminering av slöseri och effektivisering av värdeskapande delar i verksamheter är Lean. Lean filosofin grundar sig från tillverkningsindustrin men har under slutet av 1900-talet även spridit sig till byggbranschen, med namnet Lean Construction (LC). Syftet med att införa Lean i verksamheten är att fokusera på att utföra mer med mindre resurser (Blücher och Öjmertz 2007). Lean använder olika metoder för att effektivisera resursanvändningen i verksamheter. En metod som används är visuell metodik, ett styr- och planeringsverktyg som synliggör planeringen och mål för alla involverade i projektet (Blücher och Öjmertz 2007). I traditionellt planeringsarbete planeras tidplaner och resurshantering i datorer, enligt Liker (2009) isoleras arbetsteamet från bra teamwork då enbart en person kan arbeta framför varje datorskärm. Om planeringsarbetet sker från produktionens kontor är det lätt att tappa kontakten med vad som händer ute i produktionen (Liker 2009). Under 1980-talet gjordes en studie hur personalen ute i byggproduktionen kan integreras i planeringen, ett sätt att bättre utnyttja personalens kunskap och erfarenhet (Korhonen et al. 1989). Studien stötte på motstånd och svårigheter men resulterade i bra synpunkter från de involverade chefer och arbetare. Att styra och planera byggprojekt med visuellt metodik är relativt nytt, 2005 drevs tre pilotprojekt i Sverige för att utvärdera metodens möjligheter. Två av projekten tillämpade visuell planering i projekteringen och det tredje i produktionen, bäst effekt resulterades i projekteringen (Dalman 2006). Inför examensarbetet har dialog förts med Skanska Region Hus Syd angående hur de ser på arbetssättet visuell metodik inom byggproduktion, Helén Larsson Riis (distriktschef, Malmö) ansåg det är svårt att avgöra om en produktion drivs visuellt eller inte, visuell metodik är inte ett väldefinierat begrepp och det finns inte någon vedertagen definition av begreppet. Genom stöd från utvecklingsgruppen Skanska Funktion och Produktion började visuell metodik implementeras under 2007 (Green och Lindström 2009). Tillämpning av metoden har ökat från runt 10 byggproduktioner under 2007 till i nuläget cirka 250. Tyvärr finns det 7 fortfarande för lite information om hur metoden används enligt Myhr (2013), det begränsar implementeringen. 1.2 Syfte och avgränsningar Syftet med studien är att undersöka hur visuell metodik tillämpas i byggproduktion, vilka faktorer som är viktiga att ta med och vilka resurser som ska finnas tillgängliga. Målet är att stödja byggbranschen med en definition om vad visuell metodik innebär i praktiken. Rapporten fokuserar på följande frågeställningar: - Vad krävs för att styra och planera visuellt? - Hur fungerar interaktionen mellan visuell och icke-visuell metodik? - Hur upplever personalen visuell metodik? - Vilka risker och möjligheter bör beaktas vid visuell metodik? 8 2. Metod och genomförande I kapitel 2 presenteras studiens valda metoder. För varje metod ges en kort beskrivning av metoden samt dess motsvarighet, varför metoden valts och metodens för- och nackdelar. Metodvalen berör både den teoretiska delen och studiens empiri. Kapitlet presenterar även hur genomförandet har utförts. Studien inleds med en litteraturstudie, för att samla den kunskap som krävs i ämnet och undersöka vad som genomförts tidigare. Litteraturen utgörs av facklitteratur, rapporter och forskningsartiklar. I nästa del av studien undersöks hur Skanska tidigare arbetat med visuell metodik, genom intervjuer och granskning av Skanskas interna information. Arbetsplatser i produktionen har besökts för att observera hur visuell metodik tillämpas i praktiken och genom intervjuer undersöka hur personalen upplever arbetsmetoden. 2.1 Teori För att skapa teoretisk grund inför genomförandet är det viktigt med en väl genomförd litteraturstudie. Det finns liknande studier som utförts men med andra förutsättningar, metoder och resultat (Höst et al. 2006). Genom att studera bakgrunden till ämnet, vad som undersökts tidigare och en nulägesanalys skapas unik förutsättning för att nå nya mål med studien (Höst et al. 2006). Kunskaper från teorin är grunden till genomförandets intervjuer och observationer. Sökord: Visuell metodik, visuell planering, visuell styrning, visual methodology, visual planning, visual management, Lean, Lean Construction, TPS 2.2 Empiri I studien samlas data och information in om verkligheten, materialet kallas för empiri (Davidson och Patel 2011). För att ge studien resultat kopplas empirin tillbaka till befintlig teori (Davidson och Patel 2011). Davidson och Patel (2011) presenterar 3 olika sätt att arbeta med empiri i en forskning, de är: abduktion, induktion och deduktion. Denna studie har använt arbetssättet deduktion, det betyder att studien försöker följa bevisandets väg från teorin till empirin och drar slutsatser för enskilt fall. Data och information som inte överensstämmer med undersökt teori diskuteras i kapitel 6. Nackdelen att arbeta med deduktion är att författaren kan färgas av befintlig teori och inte gå nya vägar mot målet, fördelen är att den befintliga teorin förstärker objektiviteten i studien (Davidson och Patel 2011). Motsvarande arbetssätt abduktion och induktion går från empiri till teori, där abduktion även går tillbaka till empirin för att pröva den skapta teorin (Davidson och Patel 2011). 2.2.1 Fallstudie En studie som undersöker en viss avgränsad grupp betecknas som fallstudie, ”fallen” kan vara individer, grupper eller organisationer (Davidson och Patel 2011). Fallstudien inriktar sig till att på djupet undersöka fenomen eller objekt, t.ex. kan en fallstudie studera hur en organisation arbetar. För att få en klar bild i undersökningen samlas data av olika karaktär in, hur organisationer arbetar kan undersökas genom intervjuer, observationer och enkäter (Davidson och Patel 2011). Denna rapport genomförs som en fallstudie genom att ett ”case” byggs upp, organisationen Skanska Region Hus Syd studeras genom intern information, observationer och intervjuer. 9 2.2.2 Kvalitativ och kvantitativ studie I en studie samlas data in för bearbetning och analys, materialet samlas in och bearbetas på två olika sätt, kvantitativt eller kvalitativt. Vid kvantitativ studie kan data både räknas och klassificeras genom att frågor ställs som: antal och färg. Materialet kan sammanställas i en statistisk analys. Motsatsen kvalitativ studie omfattar beskrivningar och ord genom frågor som: hur och var. Data blir då spridd och sammanställs genom sortering och kategorisering. Vid komplexa problem rekommenderas en kombination av de två fallen (Höst et al. 2006). Vilken typ av studieteknik som används beror på studiens problem och frågeställning. Studien är huvudsakligen genomförd som kvalitativ studie, metoden har valts för att fokusera djupare i frågeställningarna genom färre antal personer och arbetsplatser. Nackdelen med att välja en kvalitativ metod är att urvalet och omfattningen i branschen blir begränsad. För att frambringa resultat över vilka material och resurser som krävs vid visuell metodik har delar av studien även utförts kvantitativt. 2.3 Datainsamling Studiens kvalitativa och kvantitativa information har samlats in och bearbetats genom observationer och intervjuer. Metoderna beskrivs nedan. 2.3.1 Observationer I studiens empiri har data samlas in genom observationer om hur grupper och individer agerar i olika situationer. En studie som kombinerar observationer med andra undersökningsmetoder som intervjuer skapar en bild över skillnaden mellan vad personer säger och hur de handlar (Andersen 1998). Observationer kan utföras öppet eller dolt, vid en öppen observation finns det risk att de deltagande missuppfattar och handlar annorlunda p.g.a. forskningen. Under observationen kan observatören handla genom deltagande eller inte deltagande, det ställer höga krav på observatören om den väljer att deltaga i situationen, den måste vara objektiv och ha fallenhet (Andersen 1998). Studiens observationer har utförts delvis öppet och dolt, alla personer i gruppen har inte vetat författarens deltagande syfte. Författaren har varit deltagande observatör, har funnits med i sammanhanget men inte varit delaktig i mötet. Författaren har under observationen varit synlig vilket kan gett gruppen ett annat handlande (Höst et al. 2006). 2.3.2 Intervjuer För att få djupgående information från ett fåtal personer är intervjuundersökning ett bra sätt att samla in data (Höst et al. 2006). Intervjuer kan struktureras på tre olika sätt, öppet riktade, halvstrukturerade och strukturerade. I en öppet riktad intervju ställs frågor inom studieområdet, utan bundna svar. I en halvstrukturerad ställs frågor som både kan ha bundna och öppna svar. Den strukturerade intervjun fungerar som muntlig enkät med bundna svar (Höst et al. 2006). Intervjuerna till studien har utförts öppet riktade och halvstrukturerade, där frågorna i förväg formulerats och utgjort en guide för intervjun. Urvalet av personer har skett genom handledning på Skanska och genom egna initiativ från författaren. Det finns viss osäkerhet i urvalet då författaren kan studerat enbart lyckade eller enbart mindre lyckade visuella arbetsplatser. 10 3. Teoretisk referensram I kapitel 3 utreds teorin bakom visuell metodik. Kapitlet behandlar grunderna i Lean, Lean Construction och visuell metodik. Hur visuell metodik implementerades i byggbranschen och hur det tillämpas enligt teorin, beskrivs i kapitlet. 3.1 Lean Bakgrund I början av 1900-talet utvecklades masstillverkningen av nya bilar i USA, en tillverkning som Japanska Toyota under 30-talet började inspireras av. Till skillnad från Fords tillverkning i USA hade Toyota inte samma resursförutsättningar att arbeta med, de fick inspireras och finna egna vägar för lönsam produktion (Blücher och Öjmertz 2007). Toyota arbetade för kundanpassade produkter genom effektivisering, flexibilitet och kvalitetssäkring (Toolanen 2006). Under oljekrisen på 70-talet försämrades det ekonomiska läget i världen och bilindustrin fick allt svårare ekonomiskt, det var här det stora intresset för Toyotas arbetsmetod väcktes, Toyota Production System (TPS), (Blücher och Öjmertz 2007). Lean filosofin Under 80-talet publicerades boken ”The Machine that Changed the World”, den innehöll forskningsresultat från en internationell studie på TPS arbetsmetod. Allt fler företag försökte kopiera TPS, detta med varierande framgång, det var då Lean och Lean Production (LP) växte fram (Blücher och Öjmertz 2007). Lean handlar om att vara resurseffektiv och använda resurserna, personal, utrustning, tid och yta på rätt sätt. Det handlar inte om att personalen ska arbeta snabbare utan momenten ska vara enklare och effektivare för personalen, då produceras mer med mindre resurser. Med mindre resurser vid arbetsmomentet kan fler arbeta med verksamhetsutveckling, det handlar alltså inte om att personal ska reduceras i verksamheten (Blücher och Öjmertz 2007). I Lean delas tid och resurser upp i värdeskapande och icke-värdeskapande aktiviteter för kunder. I traditionellt förbättringsarbete arbetar många med att förbättra de värdeskapande aktiviteterna, Lean visar att det är viktigare att eliminera de icke-värdeskapande aktiviteterna, de skapar inget mervärde för kund (Blücher och Öjmertz 2007). De icke-värdeskapande delarna tillför inte kunden något värde utan är rent slöseri. Genom att identifiera var i verksamheten slöseri finns, kan slöserierna elimineras och skapa snabbare flöde i verksamheten, mindre mellanlager, ökad produktion, förbättrad kvalitet enligt Lean Forum (2007) Inom TPS arbetade den japanske Taiichi Ohno, han identifierade 7 olika typer av slöserier i affärs- och produktionsprocesser, numera finns 7+1 identifierade slöserier (Liker 2009). Beroende på verksamheten läggs olika vikt på reducering av slöserierna. De 7+1 slöserierna är följande enligt Liker (2009): • • • • • • • Överproduktion – Att tillverka för tidigt, tillverka produkter som inte är beställda. Väntan – Väntan på transporter, maskiner, andra medarbetare etc. Transport – Onödiga transporter och omflyttning av varor och produkter. Överarbete – Att utföra en mer genomarbetat produkt än vad kunden kräver. Överlager – För stora lagervolymer och lagerytor. Onödiga arbetsmoment – Onödiga rörelser som tar tid och sliter på personal. Defekter - Utföra omarbete eller reparationer på defekta produkter. 11 • Medarbetarnas outnyttjade kreativitet – Att inte utnyttja personalens kompetens. Kärnan i Lean är att ständigt arbeta med förbättringar (kaizen) och minska resursåtgången (muda), Toolanen (2006) beskriver vikten av att få med alla i organisationen för att lyckas med de två delarna. Ett sätt att systematiskt arbeta med förbättringar är att följa förbättringshjulet: PDCA-cykeln, se figur 3.1 (Lean Forum 2007). Figur 3.1 illustrerar PDCA-cykeln, (Chef 2013). 3.1.1 Lean Construction Byggindustrin förutsättningar är inte alltid lik tillverkningsindustrin, skillnader som nya organisationer för varje projekt, unika konstruktioner, osäkra arbetsmiljöer (Howell 1999), olika geografiska läge, tillgång på arbetskraft är faktorer som kan göra byggindustrin mer komplex (Korhonen et al. 1989). Byggindustrins motsvarighet till tillverkningsindustrins LP är Lean Construction (LC), LC utvecklas idag av Lean Construction Institute (LCI). År 1997 grundade Greg Howell och Glenn Ballard det icke vinstdrivande institutet (Toolanen 2006; Nilsson och Rosenlind 2012). Genom att arbeta med Leans princip berörs de mjuka parametrarna och inte enbart hårda tekniska. Toolanen (2006) beskriver hur en bättre samverkan mellan aktörer i tillverkningsindustrin har varit en framgångsfaktor för utvecklingen av LP, för att få samma effekt i LC krävs ett bättre samverkansklimat mellan aktörer i byggindustrin, förtroendet mellan aktörerna är idag många gånger för lågt. Dålig kommunikation, väntetider och samordningsproblem är rent slöseri och bidrar till icke-värdeskapande delar (Toolanen 2006). 3.1.2 Målstyrning I ett projekt med flera intressenter är det viktigt att arbeta mot ett mål som tillgodoser så många som möjligt, det handlar om prioriteringar mellan olika faktorer (Révai 2012). Grundtanken med Lean är att inte utföra aktiviteter som är icke-värdeskapande för kunden, det är därför viktigt att hela organisationen arbetar mot samma mål och förstår innebörden med Lean (Blücher och Öjmertz 2007). Alla led i organisationen måste hjälpas åt (Blücher och Öjmertz 2007). För att nå intressenterna och framförallt kundens mål illustreras Leans arbetssätt genom Lean-templet i figur 3.2. Templet i figuren är en svensk modell som tagits fram av Leanforumbygg, det finns flera olika internationella modeller. Variationen på tempel beror på att modellen verksamhetsanpassas. Figur 3.2 Lean-templet, metoden för att nå kundens mål (Leanforumbygg 2013). 12 Botten av grundplattan består av Standardisering, för att effektivt arbeta med förbättringsarbete måste flertalet aktiviteter standardiseras, utan standard vet verksamheten inte vad de ska förbättra (Blücher och Öjmertz 2007). Lean Construction Institute (2013) beskriver att standardisering ökar den positiva iterationen och den negativa iterationen minskar, det skapar mervärde för hela verksamheten. På standardplattan ligger Mätning, när aktiviteter har standardiserats kan resurser i aktiviteten mätas, för att sedan effektiviseras. De två pelarna är Just in time och Kvalitet, just in time är förbrukningsstyrd produktion. Med rätt verktyg och metoder skapas stabilitet genom pelarna i templet. I templets rum finns Engagemang, som tidigare beskrivit måste alla i verksamheten ha detta engagemang, de måste ständigt vilja förbättra väg och arbetssätt. Taket i templet består av Kontinuerliga förbättringar, med alla byggnadsdelar uppnås ett mål där kunden får precis det kunden beställt. Templet gör att alla i verksamheten blir delaktiga i processen och det skapar ett mervärde för varje individ (Blücher och Öjmertz 2007). 3.2 Integrerad planering I ett forskningsprojekt under 1980-talet studerades hur man på ett effektivare sätt kan utnyttja kunskap och erfarenhet från personalen ute i byggproduktionen, metoden kallades för Integrerad planering (IP) (Korhonen et al. 1989). IP bygger på att personalen ska vara med och planera före, under och efter ett byggprojekts genomförande. Planeringen ska ske genom korta effektiva möten, helst efter rast. Mötesfrekvensen beror från projekt till projekt men de skriver att det sannolikt är bäst med möte varje vecka. Vid mötena bör yrkesarbetare, underentreprenörer, arbetsledare och platschef medverka, som mötesledare krävs någon ”integrerare”. Forskningen implementerade metoden på 3 försöksprojekt, resultatet av studien visade på motgångar men positiva reflektioner från de som var involverade (Korhonen et al. 1989). Positiva reflektionerna som ökat ansvarstagande, ökad effektivitet vid planeringsmötena och ökat stöd till arbetsledarna är några av de som nämns i studien (Korhonen et al. 1989). Platschefen citerade även ”Jag har aldrig haft så litet spring in på kontoret som sedan vi började med den här typen av planering”. Några av motgångar mot IP var brist på planeringsrutiner, motstånd mot förändringar, arbetsledningens redan hårda belastning och svårigheten att engagera alla medarbetare. Studien visade på vikten av engagera alla, från ledning och neråt för att lyckas implementera en så omfattande förändring (Korhonen et al. 1989). 3.3 Visuell metodik I planeringen måste projektet brytas ner i aktiviteter, de identifieras och planeras in i en tidplan samt dokumenteras (Révai 2012). Utan en nedbrytning är det svårt att se risker och möjligheter som kan ändra riktning på projektets mål (Révai 2012). Dalman (2006) har identifierat 3 orsaker till varför projekt försenas: • • • Gör det sen syndromet – Arbetsuppgifter skjuts framåt. Multipla uppgifter – Med många aktiviteter parallellt tappas fokus och få uppgifter blir slutförda i rätt tid. Olika aktiviteter kopplade till varandra – Om många aktiviteter är beroende av varandra för att påbörjas finns det risk för allt försenas om en aktivitet försenas. För att få projekt på rätt spår och för att aktivt arbeta med personalen ute i byggproduktionen kan visuell metodik användas. Visuell metodik används i studien som en samman- 13 fattning av visuell styrning och visuell planering. Beroende på vilken verksamhet som beskriver metodiken skiljer sig benämningen. Benämningen kommer därför variera beroende på vilken källa som används i studien. Visuell metodik bygger på att alla involverade aktivt ska vara med och planera aktiviteterna (Blücher och Öjmertz (2007). Planeringsmetodiken bygger främst på en närzonsplanering där de närmsta veckorna detaljplaneras. Veckorna på längre sikt planeras endast på högre nivå med övergripande aktiviteter och milstolpar (Tonnquist 2010). Detaljplaneringen sker sedan löpande längs projektens aktiviteter. Med ett bra samarbete, gott ledarskap och en god kunskapsomsättning kan visuell planering vara en användbar metod enligt Blücher och Öjmertz (2007). Ett ökat engagemang i gruppen kan styrka Lean-templets rum, engagemang, se figur 3.2. Metodens motsvarighet, icke-visuell metodik, syftar på traditionell planering och styrning där individer arbetar med inköpsplanering, leveransplanering och tidplanering utan visuell metodik. Då produceras material på individnivå, arbetsgruppen arbetar då inte visuellt tillsammans. 3.3.1 Bakgrund I ett samarbete mellan Toyota och konsultbolaget Japan Management Association Consultant (JMAC) grundades visuell planering. Vid utvecklingen vände företagen sig mot beteendevetenskapen för att behandla mjuka parametrar i verksamheten (Dalman 2005). Målet med projektet var att öka tjänstemannaproduktiviteten och korta ledtider för produktutveckling (Dalman 2006). Efter inkörning av metoden lyckades Toyota halvera tiden för projektplanen, en klart lyckad satsning (Dalman, 2006). Även fordonsindustrin i Sverige har använt sig av visuell planering, Scania, Volvo lastvagnar och Saab har använt metoden för effektivisering, där även Volvo lyckats halvera tiden på projektplanen från 36 till 18 månader (Dalman 2005). Under 2005 introducerades visuell planering i byggbranschen, Peab med finansiell stöttning av Svenska Byggbranschens Utvecklingsfond (SBUF) körde tre pilotprojekt för att undersöka om det gick att effektivisera ett byggprojekt med metoden (Dalman 2006). Projekten var unika då det var första gången i världen metoden tillämpades i byggbranschen (Dalman 2006). Två av projekten kördes med tillämpning av visuell planering i projekteringsstadiet och ett med tillämpning i produktionsstadiet. Sammanfattningsvis observerades störst skillnad i projekteringsstadiet, där de involverade ansåg att arbetet flutit på snabbare än vid traditionella planeringsmetoder. Delprojekt 3 som testade metoden i produktionsstadiet upplevde inte någon kortare byggtid, de involverade upplevde att styrningen av projektet underlättades. En bidragande faktor till att ledtid inte sparades under produktionen var enligt Dalman (2006) den långa leveranstiden från leverantörer. 3.3.2 Grundmetodiken Den teoretiska grunden av visuell planering bygger på att synliggöra och sätta fokus på arbetsinnehållet och målen för varje grupp och individ. Genom att synliggöra samma information till alla aktörer inom projektet, förstärks förutsättningarna för en bra kommunikation (Dalman 2006). Teamets åtagande synliggörs och en gemensam helhetsbild skapas, detta skapar effektivare diskussioner (Alfredsson 2011). Visuell planering bygger på kortare möte, med allt tätare intervall, hur ofta och länge beror på projekt och verksamhet. Med bättre diskussionsunderlag och kortare möte elimineras tjatiga diskussioner enligt Alfredsson (2011). 14 Rent praktiskt bygger metoden på ett antal tavlor med rader (individer) och kolumner (tid) där post-it lappar placeras, på post-it lapparna noteras aktiviteter, leveranser och kritiska moment som finns i projektet (Alfredsson 2011). Planeringssystemet synliggör mål och deadlines som måste uppfyllas. Genom att koppla varje aktivitet till individ/grupp skapas ingen osäkerhet om vem som ansvarar för vad under produktionen (Dalman 2006). Med tydligt knutna aktiviteter ökas motivationen och produktionen effektiviseras (Dalman 2006). I delkapitel 3.3 beskrevs tre vanliga orsaker till varför projekt försenas, gör det sen syndromet, multipla uppgifter och olika aktiviteter. För att minimera försenade projekt brukar aktiviteter planeras in med extra tidssäkerhetsmarginal, de förlänger den totala ledtiden och fördröjer projektet (Dalman 2006). Enligt Dalman (2006) kan visuell planering lättare synliggöra och identifiera kritiska moment och därmed bättre skydda den kritiska linjen i ett projekt. Istället för att säkerställa varje aktivitet kan projektet istället få en mindre gemensam säkerhetsmarginal i slutet av projektet. Söderbergs (2011) beskriver hur viktigt det är med att visuell planering används i rätt syfte och med rätt team. Det är dels viktigt att teamen själv utvecklar planeringen med tavlor och lappar. Varje projekt är unikt och omfattningen på metoden är upp till teamet. Teamet vid mötena bör bestå av 6-12 personer, för stor grupp blir svår att hantera runt tavlorna och för liten är inte en lönsam metod. 3.3.3 Peabs visuella modell för produktion Under pilotprojekten 2005 togs en modell fram för att driva en byggproduktion visuellt. Metoden för att driva en byggproduktion visuellt bygger på tre delar (Dalman 2005): Målnedbrytning och planering, Från aktivitet till grupp/individ och Projektstyrning. Under Målnedbrytning och planeringen fördjupar sig personalen i projektet och identifierar oklarheter, idéer och problem som kan uppstå under produktionens aktiviteter (Dalman 2005). Alla aktiviteter identifieras och sammanfattas i en aktivitetslista, om det finns oklarheter, risker och möjligheter redovisas de på en tavla (Dalman 2005). Aktivitetslistan ligger till grund för ett upprättande av produktionstidplan. Produktionstidplanen visar hur produktionen kommer genomföras, tidplanen har tid på X-axeln och aktiviteter på Y-axeln (Révai 2012). Beroende på projektets storlek upprättas även separata resursplaner i detta skede, det kan vara resursplaner som: Resurstidplan Underentreprenör (UE), Materialleveranstidplan, Maskintidplan och Personaltidplan (Dalman 2005). Nästa steg i modellen är Från aktivitet till grupp/individ. I detta steg kopplas varje aktivitet till personal/UE, genom den kopplingen kan de visuella tidplanerna upprättas med tid på X-axeln och personal/UE på Y-axeln. Med samma tidsskala som produktionstidplanen upprättas först en VP-Långtidsplan, aktiviteterna på Figur 3.3 Peabs modell för projektstyrning (Dalman 2005). 15 långtidsplanen bryts sedan ner till en VP- Månadsplan som i sin tur bryts ner till en VPVeckoplan (Dalman 2005). Det är viktigt att involverade de som ska utföra aktiviteterna så risker och möjligheter för start och slutleveranser behandlas (Dalman 2005). Sista steget i modellen är Projektstyrning, modellen berör nu de dagliga frågorna i produktionen. Genom att öka mötesfrekvensen och visualisera mötena och mötesprotokollen möjliggörs protokollfria möten. Modellen bygger på en mötestäthet på 1-2 ggr./vecka (Dalman 2005). Delar som ingår i projektstyrningen är (Dalman, 2005), se figur 3.3: VP-långtidsplan Här fördelas arbetsuppgifter som uppkommer under mötena. Aktiviteternas arbetsuppgifter fördelas ut för respektive personal/UE. Inlåda Här sätts lappar upp med problem och uppgifter som kommer från intressenter utanför arbetsgruppen. När de är avklarade slutdateras de och plockas ner från tavlan. Informationstavla Här kan information sättas upp som berör projektet, informationslapparna dateras när de sätts upp samt slutdateras och plockas ner när informationen är oaktuell. Från/till matris När parterna har frågor till varandra, kan de sättas upp på denna tavla. När frågorna är behandlade slutdateras lapparna och plockas ner från tavlan. Knäckfrågetavla Kritiska frågor som kan försena projektet sätts upp på denna tavla. Lapparna dateras vid uppsättning och slutdateras när de behandlats. Efter slutdatering sätts lapparna upp på knäckfrågetavlan eller på beslutsloggtavlan. Beslutslogg Besluten som tas i projektet, dateras och sätts upp på beslutsloggen. 16 4. Fallföretaget I kapitel 4 beskrivs om fallföretaget Skanska. Kapitlet beskriver kort om Skanskas verksamhet och om vilka roller det finns inom verksamheten, enbart roller som berör studien beskrivs. Vidare sammanfattas resultat över hur Skanska implementerat visuell metodik och hur de idag tillämpar metoden. Resultatet är sammanställt från en intervju och genom informationssökning på Skanskas Intranät. 4.1 Skanskas verksamhet Skanskas verksamhet grundades 1887, då tillverkades betongprodukter under namnet Skånska Cementgjuteriet. 1984 ändrades verksamhetens namn till det nuvarande Skanska (Skanska 2013). Idag är Skanska ett av världens största byggföretag med cirka 53 000 medarbetare, 2011 omsatte koncernen 122 miljarder kronor. I Sverige har Skanska cirka 11 000 medarbetare med omsättning 2011 inom byggverksamheten på 27 miljarder kronor. Verksamheten i Sverige är uppdelad i fyra grenar, bygg- och anläggningsverksamhet, bostadsutveckling, kommersiell utveckling och infrastrukturutveckling (Skanska 2013). 4.1.1 Roller I fältstudien har personal från produktionen intervjuats och observerats. Nedan beskrivs yrkesrollerna och vad deras huvudsakliga uppgift är, för sambandet se figur 4.1. Chefsrollerna som är över produktionschef nämns inte i studien och presenteras därför inte i kapitlet. Produktionschef (PC) PC ansvarar och leder produktionen. Genom att planera och styra produktionen ska mål uppnås och kundens intresse tillgodoses. Produktionschefen rapporterar till Projektchefen (PrC) (Skanska Intranät 2013b). PC PL YA PL UE YA UE Figur 4.1 illusterar sambandet mellan Produktionsledare (PL) Genom att planera, arbetsbereda, styra, rollerna i produktionen. Antalet av varje yrkesroll beror på produktionens dokumentera och följa upp produktionens omfattning (Skanska Intranät 2013a). aktiviteter säkrar PL effektiv produktion. PL samordnar arbetet som yrkesarbetare och underentreprenörer utför och rapporterar till PC (Skanska Intranät 2013b). Yrkesarbetare (YA) Yrkesarbetare utför själva produktionen, YA delas upp i tre huvudkategorier, murare, träarbetare och betongarbetare. En grupp YA kan ledas av en YA/lagbas. YA rapporterar till PL (Skanska Intranät 2013b). Underentreprenör (UE) UE anlitas på beställning av huvudentreprenören. UE rapporterar till PL. 4.2 Visuell metodik inom Skanska Skanska har valt att implementera metoden visuell metodik i sin verksamhet. I produktionen har de valt namnet visuell styrning (Green och Lindström 2009), namnet visuell styrning används i resterande del av studien. Enligt Skanska Intranät (2013a) är visuell styr- 17 ning en metod som används för att knyta ihop planering och utförande genom kommunikation och feedback mellan tjänstemän, yrkesarbetare (YA) och underentreprenörer (UE). Visuell styrning kombinerat med arbetsberedningar är ett sätt att göra YA mer delaktiga i projekten (Skanska Intranät 2013a). Det finns ytterst lite information på Skanskas intranät om hur visuell styrning implementerades och hur det tillämpas i nuläget. För att skapa bättre uppfattning har Stefan Myhr, Utvecklingsledare, intervjuats. Stefan Myhr var en av huvudpersonerna som var med och implementerade och utvecklade visuell styrning inom verksamheten. Intervjun var öppet riktad och hade som syfte att studera visuell styrnings bakgrund. Implementering Under 2007 började visuell styrning implementeras i Skanskas verksamhet, arbetsmetoden har enligt Myhr (2013) funnits tidigare i produktionen där produktionschefer (PC) byggt upp sina egna varianter av metoden. När Skanska byggde Clarion Hotell i Stockholm testades visuell styrning som en studie under 2007, ett projekt som fick uppmärksamhet från resten av verksamheten. Stefan Myhr arbetade då i utvecklingsgruppen Skanska Funktion och Produktion, de snappade upp metoden och såg metodens möjligheter. Utvecklingsgruppen uppfattade att verksamheten inte använde sig av YA:s kompetens utan enbart utnyttjade YA som armar och ben ute i projekten (Myhr 2013). Utvecklingsgruppen besökte och studerade Saab- och Scanias visuella planering och styrning. Besöken gav inspiration och under 2007 implementerade arbetsgruppen visuell styrning i 10 pilotprojekt. För att effektivisera implementeringen fick projekten stöttning, utbildning och information om hur visuell styrning kan och ska tillämpas. Vid implementeringen försökte utvecklingsgruppen inte peka och styra hur användarna skulle använda metoden utan enbart ge tips och låta arbetsgrupperna själv utveckla metoden, beroende på projektets storlek och förutsättningar (Myhr 2013). Detta för att inte gå ut för hårt med pekpinne och döda metoden. Det viktigaste de pekade på var användning av en tidplan där varje person var bunden till en aktivitet, dag för dag. Bemötandet av implementeringen var enligt Myhr (2013) väldigt spridd, frågor ställdes: ”Hur ska vi ha tid? Varför ska alla veta allt? Vem ska betala det?”. Åsikterna efter en inkörsperiod var fortfarande delade enligt Myhr (2013) men allt fler var positiva och talade om: ”Vi kommer alltid köra visuell styrning, det här kommer vi aldrig ta bort”. De som kört tavlan som en ren informationstavla utan diskussioner har dock inte varit lika imponerade berättar Myhr (2013). Nuläget Enligt Myhr, (2013) är det svårt att säga hur många projekt som idag tillämpar visuell styrning, detta beroende på omfattningen, men ungefär 200-250 projekt körs i dagsläget visuellt. Omfattningen varierar enligt Myhr (2013) men metoden implementeras och utvecklas ständigt i regionerna. Enligt Skanska Intranät (2013b) har i nuläget Hus Stockholm Bostäder utvecklat visuell styrning och visuell planering längst i verksamheten. De har utvecklat en modell som byggs upp på fem olika detaljeringsnivåer av visuella tavlor. Högst detaljeringsgrad har tavlan med 1-veckas planering, den tillämpas ute i produktionen för den dagliga styrningen. Ute i produktionen används även tavlor med 3-veckors planering och 12-veckors planering. De två sista tavlorna har lägst detaljeringsgrad och tillämpas av tjänstemän på huvudkontoret. På de tavlorna samlas distriktens projektportfölj samt 18 regionens projektportfölj. (Skanska Intranät 2013b). Genom modellen ska information samlas in från produktionens veckotavlor och förmedlas upp till regionens projektportföljtavlor (Myhr 2013). Modellen är i implementeringsfasen och inkörning pågår. Nuläget i studiens region Studien har utförts på Skanska Region Hus Syd. Regionen har under 2013 infört krav på att alla regionens projekt över en viss projektbudget ska tillämpa visuell styrning. Implementeringen och tillämpningen varierar över de 6 distrikt som regionen är uppdelad på, varje distrikt har satt upp egna mål för att nå regionens mål. I ett av regionens distrikt har under våren 2013 en tvärgrupp tagits fram för att utveckla distriktets sätt att arbeta med visuell styrning. I gruppen ingår rollerna: PrC, PC, PL och studiens författare. Målet med tvärgruppens projekt är att utveckla en standardmodell för visuell styrning i produktionen, standardmodellen ska vara en ”lägsta nivå” som kan utvecklas efter projektens omfattning. Författaren har under studiens gång observerat mötena samt gett gruppen input vad som kan ingå i modellen, med kunskaper från studerad teori och fältstudiens resultat. Modellen presenteras i kapitel 5. 4.2.1 Rutiner vid visuell styrning enligt Skanskas Intranät Informationen om hur visuell styrning implementeras och tillämpas i verksamheten beskrivs kortfattat på Skanskas Intranät. Nedan presenteras rutiner som kan användas vid tillämpning av visuell styrning (Skanska Intranät 2013b). Rutinerna är riktlinjer och kan anpassas efter projektens omfattning. Förutsättningarna och dagordningen nedan är direkta utdrag ur Skanskas Intranät (2013b). Förutsättningar • Gruppen bör inte vara större än 15 stycken, helst färre. • All egen personal deltar. • UE deltar minst med representant. • Tavlan bör placeras där YA/UE naturligt passerar. • Arbetssättet och tavlans utformning arbetas fram i gruppen. Möten Arbetsgrupperna träffas och går igenom tavlorna enligt dagordningen nedan, mötesintervallerna kan variera, men minst veckomöte ska utföras (Skanska Intranät 2013b). Ett förslag enligt Skanska Intranät (2013b) kan arbetsgruppen ha möte varje morgon vid arbetsdagens start. Dagordningens innehåll: 1. Säkerhet – Utifrån observationer, skyddsrondsprotokoll etc. 2. Dagsläge egen personal och UE – Kolla närvaro/frånvaro. 3. Tömmer inbox – Frågor som uppkommit i gruppen. 4. Avstämning gårdagen. Genomgång av dagens aktiviteter i tidplan. Genomgång av nästa moment. 5. Material/verktyg/arbetsberedningar/riksinventering. 6. Materielleveranser under dagen. 7. Övriga aktiviteter – Studiebesök, kundarrangemang, inspektioner. 19 5. Fältstudien I kapitel 5 presenteras resultatet av studiens datainsamling, empirin. Fältstudien omfattar intervjuer och observationer från arbetsplatser inom Skanska Region Hus Syd. Kapitlet presenterar även tvärgruppens resultat. Studiens resultat sammanfattas i kapitlets avslutande del med en sammanställning samt en avslutande definition av vad visuell metodik innebär i praktiken. 5.1 Datainsamling Studiens datainsamling har skett genom intervjuer och observationer. Författaren har först utfört observationer på arbetsplatsens morgonmöte sedan intervjuat ett urval av mötets deltagare. Ordningsföljden är vald för att författaren inte ska skapa sig en bild av situationen före morgonmötet. Datainsamlingen avslutades när mätningen upplevdes mättad. Nedan presenteras en sammanfattning av studiens resultat, de intervjuade personerna och de utförda observationerna sammankopplas inte och har inte någon inbördes ordning. Detta för att hålla alla personer anonyma genom att enbart nämna deras befattning, alla individer oavsett kön har betecknats ”han”. De besökta projektens namn redovisas inte i rapporten, samtliga projekt är upphandlade genom totalentreprenader av Skanska. 5.1.1 Intervjuer Studiens intervjuer har utförts med produktionens personal, produktionschefer (PC), produktionsledare (PL) och yrkesarbetare (YA). Syftet med intervjuerna var att undersöka hur visuell styrning fungerar i byggproduktion och vilka faktorer och resurser som är viktiga att ta med vid tillämpningen. Urvalet av personalen har förekommit på två sätt. Dels av handledare på Skanska och dels genom initiativ från författaren. Nedan sammanfattas vad personalen svarade på frågorna, för frågemall se bilaga A. PC 1 har erfarenhet av visuell styrning från ett tidigare projekt, där bedrevs metodiken i flera uppdelade block baserat på projektets omfattande storlek. Han har inte tänkt så mycket på arbetsmetoden innan men vid frågan är han positiv och upplever den som jättebra. PC beskriver produktivitetsförbättringar genom att alla får bättre överblick över produktionen. Han tror YA får bättre förståelse och ser helheten, det är annars lätt att YA går i samma fack och tänker på sitt eget arbete. Han ser inte själv några nackdelar med metoden men från YA:s sida finns det risk att förtroendet brister om tavlan revideras för ofta, risk för meningar som: ”Varför håller vi på med visuell styrning för? Det stämmer ju aldrig ändå”. Han menar att byggbranschen är konservativ, vissa är väldigt motsträviga till förändringar, de ser inte helheten. Genom visuell styrning har PC minskat sitt kontrollbehov och börjat delegera fler uppgifter till sina PL, detta har skapat ett större ansvar på PL och han upplever större engagemang. PC har tidigare drivit arbetsplatsen utan visuell styrning, och med ”hattig” visuell styrning som han uttalar det. Men nu satsar han på att köra visuell styrning mer strukturerat, han berättar om den uppförsbacke han sitter i, då han inte kört visuell styrning från första dagen. Han tror på metoden och hoppas fler ska lyssna och engagera sig. PC säger: ”Än så länge har jag inte fått kvitto på det, tror jag”. Han rekommenderar visuell styrning på alla typer av projekt, men påpekar att omfattningen behöver anpassas efter projektet storlek, så informationen når ut till rätt gubbar. 20 PL 1 har erfarenhet av visuell styrning från ett tidigare projekt, han är engagerad i ämnet och har själv börjat tillämpa metoden som ett hjälpmedel för att underlätta sin roll. Första gången var i en produktion med 15 personer, YA och UE. På arbetsplatsen fanns mycket ”brandsläckningsuppgifter”, där han sent behövde beställa material och maskiner. Fördelarna med metoden tycker han främst är att informationen går direkt, frågor tas upp tidigt och daglig översikt över produktionen genom kort avstämning av tidplanen. Den goda kommunikationen ger en bättre relation till YA, det underlättar hans dagliga arbete. Han kan inte nämna några direkta nackdelar eller risker men beskriver vikten av att få med visuell styrning från projektens start. Det kan annars vara svårt att få YA:s delaktighet, det krävs för att metoden ska fungera. Han tror att visuell styrning skapar ett bättre teamwork på arbetsplatsen, visuell styrning skapar ett öppet forum där alla får säga vad de tycker. Gruppens öppenhet skapar en mer avslappnad och gladare stämning. PL beskriver vikten av att ha ett kort möte varje morgon, han tycker följande frågor är viktiga: Var kommer ni jobba? Behöver ni material eller maskiner? Till idag, till imorgon eller till i övermorgon? Det handlar enligt PL inte om att skapa den mest avancerade visuella styrningen. På hans arbetsplats anser han inte att de är särskilt visuella, det har snarare skapat något att ha dialog runt och få igång kommunikationen. Vad som ska visas och diskuteras visuellt tycker han gruppen ska utveckla själva. Viktiga delar som hans arbetsplats visar är avspärrningar och säkerhetsaspekter med hjälp av en inplastad APD-plan och whiteboardpennor. Viktigt är även att diskutera och visa kommande leveranser, det är en avstressande faktor för YA. PL rekommenderar visuell styrning i alla projekt, om det används från projektets start. YA 1 har erfarenhet av visuell styrning från ett tidigare projekt. Han upplever att arbetsmetoden ger en bättre överblick på projektet, helhetssyn skapas och alla ser var alla befinner sig. Med en bättre helhetssyn tycker han det är lättare att planera in när UE ska komma. YA upplevde inte att hans delaktighet förändrats, utan han har varit delaktig lagbas sedan länge. Han är intresserad av planering och berättar att genom intresset finns både tid och pengar att spara. En nackdel han ser är att det tar extra tid, men under intervjun påpekar han att den tiden tas igen genom färre frågor i det dagliga arbetet. På frågan om hur erfarenhetsåterföringen fungerat, svarade YA att det helt beror på intresset från personalen, intresset måste finnas för att det ska fungera. På hans arbetsplats kom erfarenhetsåterföringen och uppföljningen främst in i arbetsberedningarna. De svetsas i sin tur samman med det visuella genom den dagliga kommunikationen på plats. YA försöker själv följa upp arbetet genom att kontinuerligt revidera tavlan under veckan. Han rekommenderar visuell styrning i de flesta projekt. PL 2 har erfarenhet av visuell styrning från ett tidigare projekt, dock i liten omfattning. Han upplever arbetsmetoden som lite påtvingat och tycker det kan kännas som en extra arbetsuppgift. Men han säger även att han tvingas till att få bättre koll och förmedla information vidare till YA. Han tycker fördelen är att PL och YA lättare ser vad som händer under veckan. Som nackdel nämner han tiden det tar på morgonen, ett tidigt morgonmöte i kombination med att UE behöver hjälp kan försena morgonens aktiviteter. PL tror att gruppens delaktighet vid visuell styrning skapar ett bättre teamwork, fast hans egen delaktighet anser han inte förändrats, han vill alltid själv skapa god relation till sina YA genom att närvara i produktionen. PL har inte upplevt arbetsplatsen innan tillämpningen av visuell styrning. 21 På PL:s tavla finns UE med, de medverkar inte i mötena men det tror PL beror på bristande information från produktionens ledning. Han anser det hade varit bra om UE själv påverkade tavlan. Uppföljningen på tavlan gör PL kontinuerligt, när förändringar i produktionen sker, reviderar han tavlan. Han hoppas alla berörda ser revideringen. PL rekommenderar visuell styrning till alla projekt, men påpekar att det bör anpassas efter projektstorlek och brytas upp så omfattningen inte blir för stor. YA 2 har erfarenhet av visuell styrning från ett tidigare projekt, dock tillämpades inte metoden från när ungefär 25 % återstod av projektet. Det var då en ny PC som implementerade visuell styrning för att lära sig mer om arbetsplatsens produktion och för att förbättra produktionens planering. YA är intresserad av planering men har tidigare varit tveksam till visuell styrning, han ser idag vikten med tillämpningen. Genom att själv varit ett motstånd mot metoden så tycker han det ska läggas mycket vikt på att få ut metoden i projekten, ”ska vara krav på våra jobb ju” berättar han. Han berättar hur viktigt det är att arbetsplatsens PL är med på tåget och de måste vara väldigt drivande genom att rita och peka på tavlorna. Nackdelen med visuell styrning är om ledaren inte styr på ett förnuftigt sätt, det bildas lätt klungbildningar som skapar privata diskussioner. Det tär på arbetstiden och är därmed en av riskerna med visuell styrning berättar YA. Fördelarna han ser med metoden är: enkelheten att få ut information, skapar engagemang, skapar diskussioner genom ett öppet forum och att det skapar överblick på bygget. Han säger ”det är ingen enmansshow”, på frågan om delaktighet, och förklarar möjligheten till diskussion för alla. På YA:s arbetsplats tycker han de borde tydliggöra UE bättre, de är inte med på varken tavlorna eller mötena. Enligt YA är några UE nyfikna på tavlorna och tittar självmant, men han anser de borde få bättre grepp om UE i de visuella. YA rekommenderar visuell styrning på alla projekt, även på de mindre jobben, ”det är jäkligt viktigt där också” som han säger. PL 3 har i ett tidigare projekt försökt tillämpa visuell styrning, han berättar att det inte blev någon ordning utan det är först i nuvarande projekt som det tillämpas på bra sätt. Han upplever arbetsmetoden bra, då han får ut mycket information. PL kan direkt på morgonen följa upp och fånga problem i produktionen, han slipper springa runt och lösa problemen. Både YA och UE har koll på varandra genom att både se var de befinner sig, vad de gör och vad alla gubbar heter. ”Alla mår bra av att veta vad man ska göra nästa vecka” enligt PL. Han märker att YA får ett annat intresse för produktionen, när de får vara med och planera sina egna arbeten. Men alla är inte engagerade enligt PL, vissa tycker inte det är lönt att gå på mötena utan tycker det är trams. Här finns en risk med metoden men PL berättar att han aldrig tvingar någon till att gå på mötena utan försöker istället förmedla fördelarna, det har gett resultat och allt fler sluter upp klockan 07.00. Han menar att det strukturerade med tavlan är utformningen och inte att alla alltid måste medverka. För egen del tycker han arbetsmetoden kräver en ”jävla insats” av PL, att bryta ner från huvudtidplan till rullande tidplan och sen ytterligare nedbrytning till den visuella är tidskrävande, det skulle ibland behövas 12 timmas arbetsdag enligt PL. Han tycker att både sin egen och gruppens delaktighet förbättras av den visuella styrningen. Morgonen körs igång med lite skratt och diskussioner. Att han visar sig där och talar inför gruppen tycker han är bra för sin egen delaktighet, framförallt får han erfarenhetsåterföring från gruppen 22 då hans YA har mer erfarenhet. Han rekommenderar visuell styrning till alla projekt, oavsett storlek och menar att det alltid finns möjligheter med metoden. 5.1.2 Observationer I studien har 4 observationer från morgonmöte på projekt som använder visuell styrning genomförts, de sammanfattas nedan. Författaren har i samtliga fall agerat observatör, han har inte deltagit med input under mötena utan enbart observerat arbetsgruppernas agerande. Observation 1 Arbetsplatsens visuella möte hölls inomhus, en lokal för möten och kurser där begränsat antal personer rör sig. Arbetsplatsen har möte varje morgon klockan 07.00 där en genomgång dras med berörda ledare för YA och UE. Författaren besökte platsen som fullständig observatör, endast en person i gruppen visste författarens syfte. Klockan 07.01 drog mötesledaren igång mötet, alla parter var då i lokalen och ingen avbröt starten. Mötesledaren hälsade alla välkomna och gick direkt på veckoplaneringen. Tavlan bearbetades rad för rad, raderna var uppdelade på arbetsgrupper i produktionen. Mötesledaren frågade ansvarig för varje rad om läget förändrats och om det fanns något att tillägga. Alla rader genomarbetades snabbt med korta diskussioner mellan mötesledaren och ansvarig part. Sista raden på veckoplaneringen var leveranser, raden diskuterades mellan parter i gruppen men styrdes av mötesledaren som noterade på tavlan. Efter veckoplaneringen gick mötesledaren igenom APD-planen, en utskriven och inplastad ritning över området. På ritningen noterades arbetsplatsens avspärrningar i dagsläget. På tavlorna i rummet fanns även aktuella risker, info och kranar. De behandlades inte i mötet. Mötesledaren avslutade med att fråga om gruppen hade övriga frågor eller synpunkter, det var det inte. Avslutande ord: ”Ha en säker arbetsdag”! Författaren upplevde att gruppen kände sig trygg i modellen och mötesmetoden. Alla upplevdes som engagerade och lyssnade på varandra, ingen blev avbruten och de pratade aldrig i mun på varandra. Mötet kändes strukturerat och väl genomarbetat. De visuella resurserna innefattade två whiteboardtavlor med tejpade linjer, magneter, och informationspapper. På tavlan noterades information med svarta, gröna och röda whiteboardpennor, se figur 5.1. Mötet tog ungefär 11 minuter. Figur 5.1 Tavlorna på arbetsplatsen vid observation 1 (Egen bild 2013). 23 Observation 2 Arbetsplatsens visuella möte hölls utomhus, en plats där personalen passerar på väg in till platskontoret. Det fanns utrymme runt tavlorna, dock något begränsad av en trappa som fanns 2 meter framför tavlorna. Enligt rutin träffades arbetsgruppen tisdagar 07.00, vissa veckor även torsdagar 07.00. Författarens observation utfördes en torsdag, gruppen visste syftet med observationen. Tiden drog över till 07.05 på grund av två orsaker. Orsak 1 var att alla inte var ute ur arbetsbodarna samtidigt och orsak 2 var att det anlände UE till arbetsplatsen vid 07.02, grindarna var låsta så en YA fick gå och låsa upp. Viss otålighet uppstod när mötets starttid försenades. Mötesledaren var noga med att alla YA var på plats innan tavlan genomarbetades, de som deltog var samtliga YA och PL. Mötesledaren gick först igenom arbetsfördelningen den närmsta veckan, sen föregående möte fanns ett par förändringar som diskuterades. Under mötet deltog inte några UE men deras veckoaktiviteter behandlades för att informera YA. Vid oklarheter under arbetsfördelningen ställde mötesledaren frågor och gruppen diskuterade fram ett beslut. Tavlan omfattade även ämnena risker, leveranser och material. Dessa togs inte upp utan mötesledaren frågade enbart om någon hade något att tillägga, då kom en fråga om ett visst material var beställt. Författaren upplevde situationen som lite påtvingad. Alla kändes inte 100 % engagerade och någon såg inte ut att lyssna på mer än sin egen information. Mötesledaren försökte dra med gruppen men fick inte allas respons. De visuella resurserna innefattade en whiteboardtavla med tejpade linjer, på tavlan var allt noterat med blå och röda whiteboardpennor, se figur 5.2. Mötet tog ungefär 4 minuter. Figur 5.2 Tavlan på arbetsplatsen vid observation 2 (Egen bild 2013). Observation 3 Arbetsplatsens visuella möte hölls utomhus, tavlorna var uppsatta några meter innan personalgrinden mellan bodar och produktionsområde. Platsen var inte väderskyddad mot blåst och regn men en plats där alla naturligt passerade och stannade till vid grinden. Vid observationen var gruppen i uppstartsskede med att köra visuell styrning varje dag klockan 24 07.00, tidigare veckor har mötesfrekvensen varit 1 ggr./vecka enligt mötesledaren. Författaren agerade observatör vid mötet, mötesledaren kände till syftet med observationen. Klockan 07.03 började mötesledaren diskutera dagens och veckans aktiviteter, han berättade om kommande aktiviteter och pekade på en inplastad APD-plan som var uppsatt vid whiteboardtavlan, se figur 5.3. Vid 07.05 kom ytterligare UE deltagare och mötesledaren fick repetera informationen. Några diskussioner uppstod då två UE:s planerade arbete krockade. Totalt deltog 15 personer på mötet, övervägande UE. Efter tidplaneringen informerade mötesledaren om dagens risker som stod noterade på tavlan samt informerade om att alla skulle fortsätta med att medverka på morgonmötena, varje morgon. Mötesledaren kändes engagerad i situationen och försökte få sina YA och UE delaktiga. Av 15 deltagare var det 4 som diskuterade, resten såg ut att lyssna. Författaren upplevde att den visuella styrningens omfattning förstorats med flera nya deltagare. Mötesledaren verkade trygg i sin roll och var engagerad för att få med fler i diskussionerna, gensvaret var inte alla gånger lika engagerat. De visuella resurserna innefattade en whiteboardtavla med tejpade linjer och magneter, en inplastad APD-plan. På tavlan och APD-planen var allt noterat med svarta, blå och röda whiteboardpennor, se figur 5.3. Mötet tog ungefär 4 minuter. Figur 5.3 Tavlan på arbetsplatsen vid observation 3 (Egen bild 2013). Observation 4 Arbetsplatsens visuella möte hölls utomhus, platsen avgränsades av tre bodar och ett skärmtak, de tre väggarna och tak skapade väderskyddad arbetsmiljö. Personalen passerar kontinuerligt tavlorna på väg in till toaletterna och platskontoret. Varje morgon 07.00 är arbetsplatsens PL vid tavlorna för att svara på YA:s och UE:s frågor, som en frivillig dropin visning. Anledningen till varför de körde drop-in visning var enligt PL att det fanns för många YA och UE på plats för att samla och samverka alla vid dagens start. Enbart de två PL som ansvarade för visningen visste författarens syfte med besöket. En PL startade med att ändra rutor i tidplanen och skriva till information som fattades på tavlans informationsruta. Klockan 07.03 kom första YA till platsen, han kollade snabbt på tidplaneringen och veckans leveranser, och avvek sedan. Under det öppna mötet ankom ungefär 25 personer, några hade många frågor och stanna 5-10 minuter medan några enbart kolla sin del av tavlan och gick direkt. Under mötet uppkom frågor som: ”Vilken nivå är 25 färdigt golv? När är dubblingen färdig i hus…?”. Mötets frågor besvarades av PL eller med hjälp av annan YA, några svar ritades och noterades på tavlorna. Under tiden togs beställningar upp, de noterades i PL:s anteckningsblock, material som: skruv och kläder. Författaren upplevde situationen som lite rörigare än tidigare observerade visuella styrningar. PL fångade upp mycket frågor under kort tid, de visade stort engagemang och utnyttjade tiden. Engagemanget hos YA och UE varierade, några kom inte dit, några kom dit för skitsnack, några visade stort intresse och ställde mycket frågor. De visuella resurserna innefattade fyra whiteboardtavlor med tejpade linjer, magneter, pappershållare och informationspapper. På tavlan noterades information med svarta, gröna och röda whiteboardpennor, se figur 5.4 och figur 5.5. Sista PL, YA och UE gick från visningen efter ungefär 25 minuter. Vid tillfället saknades en PL vilket ökade belastningen på de deltagande PL. Figur 5.4 Två av tre tavlor på arbetsplatsen vid observation 4 (Egen bild 2013). Figur 5.5 En av tre tavlor på arbetsplatsen vid observation 4 (Egen bild 2013). 26 5.2 Tvärgruppens modell Flera intervjuade har nämnt att det är svårt med en standardmodell för visuell styrning, då projekten har olika omfattning och variation. Några uttalar sig om att det inte krävs en standardmodell utan det är helt upp till projekten. Någon att det är bra med en standardmodell men måste finnas utrymmen för projekten att utveckla modellen. Parallellt med studien har författaren stöttat distriktets tvärgrupp med att ta fram en standardmodell, enligt projektet i kapitel 4.2. Författaren har gett input från studerad teori och fältstudiens resultat. Tavlan blev färdig under studien och kommer att implementeras i distriktets projekt under vår/sommar 2013, se figur 5.6. Figur 5.6 Tvärgruppens resultat (Egen bild 2013). 5.3 Sammanställning av fältstudiens resultat Nedan sammanfattas fältstudiens resultat av observationer och intervjuer. I sammanställningen presenteras även information som inte presenterats tidigare i fältstudiens resultat. Information från observationer och intervjuer som lättare sammanfattats i detta delkapitel. 5.3.1 Allmänt Samtliga intervjuade personer har erfarenhet av visuell styrning från tidigare projekt. I de flesta fall hade metoden implementerats mitt i projekten och alla var eniga om vikten att få med visuell styrning från produktionens start, oavsett arbetsgruppens storlek. De flesta var idag i projekt som fått med visuell styrning från produktionens start. Engagemanget och delaktigheten från YA och UE var större och samlingen vid morgonmötet gick mer på automatik. Samtliga rekommenderar tillämpning av visuell styrning, oavsett projektstorlek. Följande för- och nackdelar om visuell styrning har framkommit av de intervjuade: Fördelar • Bättre kommunikation, informationen går direkt mellan parter. • Bättre daglig översikt. • Bättre relation mellan PL och YA. • Bättre helhetssyn över produktionen 27 • • Fångar problem på morgonen, inte samma spring för frågor. Skapar engagemang och delaktighet. Nackdelar • Kan skapa klungbildningar och privata diskussioner. • Tar extra tid, på morgonen och vid förändringar. • Kräver stor insats från PL. • Svårt om inte hela arbetsgruppen engagerar sig och tror på metoden. 5.3.2 Utrustning För att driva en produktion visuellt, krävs val av material och materialets placering. Under intervjuerna framkom vikten av att tänka igenom omfattningen på projektet och hur stor omfattningen på utrustningen bör vara. Utrustningens placering och kapacitet måste klara hela projektet. En av de intervjuade berättade att de varit tvungna att köpa nya större tavlor en bit in i projektet. Gemensamt för många av de intervjuade var att de ansåg att arbetsgruppen som ska arbeta med visuell styrning tillsammans ska välja och arbeta fram sin modell som de känner sig trygga med. Nedan sammanfattas material, utrustning och placering som personalen rekommenderar vid tillämpning. Material I figur 5.7 sammanfattas material som har observerats vid mötena och rekommenderats i intervjuerna. Whiteboardtavla Whiteboardpennor, olika färger Tejp, för att skapa linjer Suddare Magneter Magnetark, att klippa och skriva APD-Plan, inplastad Plastfickor, med magneter Lampor, för utebruk Pappershållare Storbilds-TV Intervjuer Observationer 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Antal svar & obeservationer Figur 5.7 Material som används vid visuell styrning. 28 Utformning I figur 5.8 sammanfattas vad de intervjuade ansågs vara viktigt att framföra visuellt. Staplarna visar antalet svar som gavs i intervjuerna. 1 eller 2 veckors visuell Tidplanering Leveranser Risker APD-plan Säkerhets- och ordningsregler Informationsruta Kontaktlista Visualiseringar av produktionsdetaljer Viktiga datum (besiktning, fuktprovning etc.) Senaste avstämning Rullande tidplan Produktionstidplan Senast skyddsrondsprotokoll Frågeruta Beställningar/Material 0 1 2 3 4 5 Antal svar Figur 5.8 Information som är viktigt att framföra visuellt, enligt de intervjuade. Placering Placeringen av tavlorna varierar mellan arbetsplatserna. Gemensamt för de intervjuade var att de ansåg det var viktigt att tavlorna placerades där många naturligt passerar, t.ex. fram och tillbaka från rast, kontor eller toaletter. För de observerade fallen var inte alla tavlor placerade enligt de åsikterna. Viktigt är att tavlorna placeras där det finns gott om plats att stå för arbetsgruppen, alla ska se tavlorna. I 3 av de observerade fallen satt tavlorna utomhus och i 1 fall inomhus. De intervjuade vid fallen utomhus kände sig nöjda med placeringen medan vid intervjun vid fallet inomhus fanns missnöjdhet och tavlorna skulle flyttas ut, enligt honom. Nedan sammanfattas för- och nackdelar med att ha tavlorna ute, respektive inne. Ute, fördelar: • Personalen är ombytt och på väg ut till arbetsplatsen vid morgonmöte. • YA och UE behöver inte gå in i bodarna för att se informationen. Ute, nackdelar: • Information kan blåsa iväg om det inte förankras väl med magneter eller tejp. • Väderberoende, kräver regn- och vindskydd. • Kräver ytterbelysning. Inne, fördelar: • Kan hänga upp information, papper blåser inte bort. • Inte väderberoende. Inne, nackdelar: • Om tavlan placeras i matsal är det lätt att tappa koncentration från deltagare. • Kan bli trångt, kräver extra utrymme. 29 5.3.3 Rutiner Tidplaneringen från produktionstidplan Alla de intervjuade och observerade fallen bryter ner aktiviteter från produktionstidplanen till en rullande tidplan, den rullande tidplanen har högre detaljnivå. Från den rullande tidplanen bryts sedan samtliga aktiviteter ned till en visuell tidplan. Den har noggrannare detaljnivå samt aktiviteter som är individkopplade på individ, lag eller UE. Nedbrytningen: Produktionstidplan à Rullande tidplan (3, 4 veckor) à Visuell tidplan (1, 2 veckor) I samtliga studerade projekt stäms tidplanerna av så att de samspelar med varandra, tiden mellan avstämningarna varierar mellan 1 till 4 veckor. Den visuella tidplanen och produktionstidplanen stämmer inte alltid överens, men enligt de intervjuade är det inte några problem. Om avstämning sker så kan resursfördelningen anpassas. En av PL berättar att han inte stämmer av mot någon tidplan utan enbart återkopplar det som händer i produktionen, men inser under intervjun att det finns en risk med hans handlande. Mötesrutiner Hur hög mötesfrekvensen var och vem som deltog i mötena variera något mellan projekten. Vem som kan delta och mötesfrekvens sammanfattas nedan. Deltagare Gemensamt för de intervjuade är att YA och PL ska deltaga vid alla visuella möten. Några av de intervjuade tyckte även att UE ska medverka om möjlighet finns, de tyckte det är lika viktigt att se var och när UE arbetade på arbetsplatsen. Vid en av arbetsplatserna berättade de intervjuade att alla på arbetsplatsen borde närvara men att de inte tvingade någon, taktiken hade gett utdelning och allt fler medverkade. Om omfattningen blir för stor och antal deltagare blir fler än 15 personer ska arbetsgrupperna brytas ner till flera grupper och tavlor, informationen ska nå direkt till de som ska utföra arbetet. En YA tyckte effekten minskade redan vid 10 personer. Mötesledare ska vara en PL, enligt de intervjuade. Av två orsaker, det skapar bättre förhållande mellan PL och YA, samt hjälper PL att få överblick över YA:s arbete. Mötesfrekvens Skillnaderna mellan de observerade projekten var morgonmöte varje morgon klockan 07.00 eller morgonmöte vid ett tillfälle i veckan. De intervjuade anser att det beror på projektens omfattning och situation. Synpunkter som togs upp av de intervjuade: • • • • • Måndagar är bra - bra med uppfräschning efter helgen. Måndagar är mindre bra - alla halvslitna efter helgen. Tisdag är bra - då hinner alla tänka igenom veckan under måndagen. Fredagar är mindre bra - alla inställda på helg. Kvittar vilken dag och tidpunkt på dagen - bäst efter rast. Mötesregler De intervjuade nämnde följande mötesregler som mötesledaren och deltagarna ska tänka på: • Komma i tid. • Vara pålästa och förberedda. 30 • • • • Lyssna. Vara delaktig och engagerad i diskussioner - större chans att påverka. Undvik långa diskussioner - korta diskussioner förkortar mötet. Hålla sig till ämnet - inte privata diskussioner. Uppföljning och erfarenhetsåterföring Resultatet av frågorna om uppföljning och erfarenhetsåterföringen kan delas upp i två grupper. En grupp som tycker det fungerar bättre och en som tycker att det fungerar analogt eller sämre än vid traditionell styrning. Följande synpunkter nämndes: Bättre • Uppföljningen är bättre, det är ständiga diskussioner om jobben. Vid traditionell styrning blir tidplanen inaktuell mellan veckomötena och hamnar i ”runda arkivet”. • Erfarenhetsåterföringen kommer lättare fram genom diskussionerna. • YA har lättare att påverka. Analogt eller sämre • Det är erfarenhetsåterföringen som vi är sämst på, kostar oss mest pengar, vi blickar bara framåt för det anses vara en tidsbov att blicka bakåt. • Vi är duktiga på att skylla ifrån oss istället för att säga till. • Det som har hänt har passerat. • Svårt att dra in uppföljning och erfarenhetsåterföring vid ett möte på 5 min. • Har ingen uppföljning i den visuella styrningen, måste först få rutin på tillämpningen. • Mycket av uppföljningen kopplas in i arbetsberedningarna. 5.4 Definition av visuell metodik i praktiken Nedan sammanställs fältstudiens resultat med en definition av vad visuell metodik är i praktiken. Visuell metodik kallas i Skanskas byggproduktion för visuell styrning. Visuell styrning är en arbetsmetod för att effektivisera byggproduktion och reducera slöserier av resurser. Effektiviseringen och reduceringen sker genom ökat engagemang och delaktighet från personalen som ska utföra de planerade aktiviteterna. Arbetsmetoden visualiserar APD-plan, 1-2 veckors tidplanering, leveranser och risker. Visualiseringen tillämpas på whiteboardtavlor, på tavlorna tejpas rutmönster och anteckningar görs i rutorna med whiteboardpennor. Information och APD-plan sätts upp med magneter. Tavlorna placeras där det finns tillräckligt arbetsutrymme för arbetsgruppen och där personalen aktivt passerar, inom- eller utomhus beror på projektet. Arbetsgrupper bestående av YA, PL och (UE) arbetar aktivt framför tavlan, minst ett gemensamt morgonmöte i veckan. Med tätare mötesfrekvens blir mötena kortare och effektivare. Arbetsmetodens effektivitet styrs främst av engagemanget från de anställda. Med bristande engagemang och delaktighet visar studiens intervjuer att arbetsmetoden blir resurskrävande. 31 6. Analys och Diskussion I kapitel 6 analyseras och diskuteras studiens resultat. Kapitlet återkopplar empirin till teorin för att skapa validitet i studien, studiens validitet diskuteras sist i kapitlet. Genom diskussion och återkoppling besvaras studiens syfte och frågeställningar. 6.1 Visuell metodik i byggbranschen Resultatet visar att det finns möjlighet till effektivisering av byggproduktion vid tillämpning av visuell metodik. Forskning i byggbranschen har länge visat att personal i produktionen ska vara delaktiga i planeringen och därmed skapa engagemang och delaktighet. Forskning under 1980-talet visade på vikten av integreringen men samtidigt svårigheten att få alla engagerade. Att införa integrerad planering genom metoder tar tid och är under ständig förbättring. Visuell metodik har införts i byggbranschen 2005, den långsamma utvecklingsprocessen kan bero på en konservativ byggbransch med individer som skyller på unika projekt med varierande förutsättningar. Men med varierande förutsättningar borde implementering av visuell metodik vara en självklarhet, metoden visualiserar arbetsinnehållet och syftar på att förhindra problem och hinder i projekten. I komplicerade projekt finns många problem och hinder att förhindra. I studerad teori och insamlad data benämns både visuell planering och visuell styrning, även samlingsnamnet visuell metodik. Uppfattningen var att många menar samma sak men benämner metoden olika. Variationen på benämningar har under studiens gång varit förvirrande för både författare och studerad fall. Studiens granskning av intern information samt intervjuer visar på att visuell planering, är planering på längre sikt med visuell metodik, oftast ett par veckor framåt. Visuell styrning är en produktionsstyrning på kortare sikt med visuell metodik, oftast dagligen eller veckovis. 6.2 Implementering och utveckling Sedan 2007 har visuell styrning implementerats och utvecklats inom Skanska. Till skillnad från Peab som lämnade projektrapport 2005 med standardmodeller har Skanska inte landat i en standardmodell för visuell styrning i verksamheten. Men är Peabs modeller bra? Eller stödjer den enbart deras verksamhet? De är själva väldigt positiva till modellerna men de är samtidigt också upphovsmännen. Men resultatet i denna studie visar på liknande effektivisering, produktionsförbättringar, kommunikationsförbättringar etc. Det styrker studiens resultat. Resultatet visar dock inte på effektiviseringen och förbättringarnas storlek då de inte mätts i studien. Under 2013 har nya krav införts på distrikts- och regionnivå, här ställs krav på vilka projekt som ska styras visuellt. Den ökade implementeringstakten ställer högre krav på företagets informationsflöde. Endast en av de intervjuade nämner att brist på intern information kan begränsa arbetsmetodens utveckling. Att tillägga är att författaren enbart besökt arbetsplatser och personer som både har tillämpat och tillämpar visuell styrning, några av personerna berättar om mindre effektiv visuell styrning i deras förra projektet. Ingen av de intervjuade hade genomgått någon utbildning om visuell styrning, detta kan vara en bidragande faktor till varför den visuella styrningen först tillämpas mindre effektivt. Information, utbildning och goda exempel kan underlätta vidare implementering i verksamheten. Lika viktigt att se planeringen och styrningen visuellt tror författaren det är att se goda exempel på visuella styrningar visuellt. 32 Författaren upplever att distriktet och regionen utvecklats positivt, de besökta projekten tillämpar visuella styrningar som växt fram på ett naturligt sätt utan utvecklingsstöd. Tillvägagångssätten är snarlika och tenderar till att arbetsgrupperna naturligt funnit en gemensam nivå och att de trivs i utvecklingen. 6.3 Personalens bemötande Samtliga intervjuade var positiva till tillämpning av visuell styrning, de rekommenderade metoden till alla typer av projekt. ”Det ska vara krav på våra jobb” berättade en av de intervjuade, han var en av de som varit negativ till metoden tidigare. Personalen berättade om ökat engagemang och en ökad delaktighet från medarbetarna, resultatet stämmer överens med tidigare forskning inom visuell styrning. Men författarens fråga: Varför var alla så positiva? Det finns en risk i studien att de intervjuade färgades av studiens syfte och företagets höjda krav för att inte bli ”uthängd” som motståndare, oavsett om författaren beskrev personens identitetsskydd. Författaren har försökt förhindra detta men risken finns. Uppfattningen av personalen mellan intervjuer och observationer har varit ganska spridd, några personer har talat om större engagemang och bättre kommunikation men under observationerna har författaren inte fått samma uppfattning. Vid några tillfällen har argumenten stämt men vid ungefär hälften av observationstiden har arbetsgrupperna inte upplevts så. Eventuellt har engagemanget och kommunikationen förbättrats men författarens syfte hämmat deltagarna, observationstiden har varit kort och kan vara missvisande då observationen inte speglar hela arbetsdagen. Relationen mellan rollerna i arbetsgrupperna har förändrats mest mellan YA/UE och PL, resultatet visar att PL kommer närmre sina YA genom att lättare diskutera och informera gruppen. Kommunikationen och informationen går snabbare och enklare mellan parterna och det skapar större förtroende mellan de två parterna. Metodiken ställer höga krav på PL/mötesledare, högre krav på engagemang, tid och ledarskap. Utan driv från PL/mötesledare finns risk att förtroende från YA och UE minskar. Det är viktigt att se visuell styrning som ett komplement till att styra produktionen, utan driv från PL/mötesledare löser visuell styrning inte några problem. Med dessa resonemang har forskningsfrågan: Hur upplever personalen visuell metodik? besvarats. 6.4 Resurshantering Personal Som tidigare studie visar ska inte arbetsgrupperna bestå av fler än 12 deltagare. Både intervjuade och författaren uppfattar att visuell styrning tappar effektivitet om antalet är fler än 10-15 personer. Delaktigheten i mötena minskar och mötesledaren har svårare att diskutera med sin grupp. Alfredsson (2011) skriver att det inte är lönt att bedriva visuell planering om antalet mötesdeltagare är lägre än 6 personer. Det visar inte denna studies resultat på. Resultatet visar snarare på visuell styrning ska användas från projektens start, oavsett hur liten arbetsgruppen är. Det är lättare att implementera arbetsmetoden vid lågt antal deltagare. Att arbeta i ”uppförsbacke” med många personer i implementeringen är rent slöseri, det tar energi och tid från arbetsgruppen. Vid mötena är det viktigt att deltagarna kommer i god tid och väl förberedda, det förbättrar förutsättningarna för en effektiv diskussion. Startar mötet 5 minuter för sent varje morgon blir tidsförlusterna stora, 15 personer á 5 minuter, 5 dagar i veckan blir många timmar. 33 Rent slöseri och icke-värdeskapande för verksamhet och kund. Efter observationerna och intervjuerna upplever författaren att ett kort möte varje morgon är bäst för arbetsmetoden. Det minskar onödiga förflyttningar från PL och YA/UE för dagliga frågor och svar. Om möten finns att tillgå varje morgon kan många dagliga frågor vänta till morgonen efter, därmed kan produktionsavbrott reduceras. Med dessa resonemang har delar av forskningsfrågan: Vad krävs för att styra och planera visuellt? besvarats. Utrustning Utrustning som använts i projekten för visuell styrning är väldigt snarlik. De viktigaste vid implementeringen är whiteboardtavla, tejp och pennor, enligt svaren i figur 5.7. Det har personalen själv utvecklat och enligt några kommer de långt på den nivån. Det är intressant hur projekten och personalen hjälpt varandra för att utveckla denna nivå, det finns inte någon guide inom verksamheten så arbetssättet måste utvecklats genom erfarenhetsåterföring. Men finns det material som borde användas men inte används p.g.a. bristfällig information? En arbetsplats hade infört magnetark med noterade aktiviteter för att förenkla för PL, han behövde inte skriva lika mycket utan flyttade bara magnetarken vidare. Om det är användbart för andra projekt ska information med goda exempel finnas tillgänglig på ett bättre sätt, det behöver inte vara ett krav i verksamheten utan enbart tips för effektivare utveckling. Ingen av de besökta projekten har använt post-it lappar, det är ett av det grundläggande materialet i studerad teori. Varför det inte använts beror kanske på konsekvenserna vid placeringen ute. Blåst, regn och post-it lappar är inte en bra kombination. Tavlorna bör enligt författaren placeras på en väderskyddad plats utomhus, 3 av de besökta projekten hade placering ute medan 1 projekt hade placering inne. Personal vid placeringen inne ville dock flytta ut utrustningen, det talar för en resulterande placering ute. Studiens resultat visar på att de viktigaste delarna att visa visuellt är tidplaneringen (1-2 veckors), leveranser, risker och APD-plan, enligt svaren i figur 5.8. Tidplaneringen känns grundläggande i en planerings- och styrmodell men resultatet visar på att personalen tycker att visualisera projektens leveranser är lika viktigt. En av de intervjuade talade om den avstressande faktorn att alla vet projektets leveranser och leveranstidpunkter. Med dessa resonemang har slutgiltiga delar av forskningsfrågan: Vad krävs för att styra och planera visuellt? besvarats. Interaktionen mellan den visuella och icke-visuella metodiken fungerar genom nedbrytning av tidplaner. Genomgående har produktionstidplanen brutits ner till en rullande tidplan och ytterligare till visuell tidplan där aktiviteter sammankopplas med individ/UE. Det är inte några problem enligt personalen, det gäller att stämma av mellan tidplanerna så de tidsmässigt samspelar. Nackdelarna och riskerna som finns med interaktionen är att nedbrytningarna är resurskrävande, finns inte tillräckligt med resurser kan interaktionen vara svår och uppdatering, uppföljning och avstämning kan brista. Det kan resultera i avvikelser i tidplanen och förtroende från arbetsgruppen. Med dessa resonemang har forskningsfrågan: Hur fungerar interaktionen mellan visuell och icke-visuell metodik? besvarats. 34 Kommentar: Det kvantitativa resultatet om material, utrustning och utformning som studien visar på kan ha svagheter. Metoden att samla in kvantitativt resultat genom intervjuer och observationer gav ett fåtal svar och talar inte för hela branschen. Några av de kvalitativa delarna blev tidigt mättade medan de kvantitativa varierade störst. Enkäter hade kunnat ge studien förbättringar på de kvantitativa delarna av resultatet, enkäter har möjlighet att samla in data från en större grupp personer (Höst et al. 2006). 6.5 Framtiden Under studien har utvecklingen inom verksamheten gått framåt, intranätet utvecklas men det är fortfarande bristfälligt med information för att nya användare effektivt ska implementera metoden. För att visuell styrningen ska lyckas i projekten är det viktigt att alla involverade hjälps åt och engageras i metoden, precis som tidigare forskning om integrerad planering visar. Det krävs ett stort driv från arbetsledningen och ett stort engagemang från arbetsgruppen, då arbetar de effektivare mot förbättringar av metoden och reducering av slöserier i det dagliga arbetet. Det är viktigt att personalen själv ser fördelarna med metoden, utan att behöva tvingas dit. Utvecklingen med tvärgruppen har gett studien ett mervärde, en standardmodell som kombineras med studiens resultat kan bidra till fortsatt utveckling för visuell styrning. Genom standardisering kan nu metodens effektivitet lättare studeras och förbättras. Modellen och studien kan gemensamt testas i nya projekt, därefter utvärderas och förbättras i fortsatta studier. Med några av de intervjuades motstånd till standardmodell ska försiktighet rådas för att införa modellen i projekt som redan tillämpar en egenutvecklad visuell styrning. Risken är att förbättringssyftet får en negativ effekt. Med resonemang i samtliga delkapitel i kapitel 6 har forskningsfrågan: Vilka risker och möjligheter bör beaktas vid visuell metodik? besvarats. 6.6 Studiens validitet Studiens resultat och slutsatser talar inte för att de är tillämpbara för hela byggbranschen. Studiens metoder har utförts i verksamhetens södra region och fältstudiens resultat visar inte hur resten av byggbranschen arbetar, den rådande konjunkturen kan även avgjort urvalet av studiens besökta projekt och därmed studiens resultat. Resultatet visar på ett universellt arbetssätt som kan implementeras av fler byggföretag oavsett förutsättningar. Det visuell styrning ställer högst krav på är medarbetarnas engagemang och ledarskap, samt utformning av de materiella resurserna. Det kan implementeras, tillämpas och utvecklas oavsett byggverksamhet. Distriktet och regionen är under en snabb implementeringsfas och informationen om syftet och mål för tillämpning av visuell styrning krävs främst i nuläget. Arbetsmetoden är relativt enkel och kommer inte att behöva förändras för tillämpning i framtiden, studiens giltighet varierar beroende på verksamhets krav och omfattning. 35 7. Slutsats I kapitel 7 sammanfattas studiens slutsatser. Slutsatserna grundas på resultatet från teori, empiri och diskussion. Sammanfattningen i kapitlet besvarar studiens syfte och frågeställningar. Kapitlet ger även förslag till förbättringar och förslag till fortsatta studier. Förslag till förbättringar riktar sig till fallföretaget men kan även vara som tips för implementering och tillämpning till byggbranschen som helhet. 7.1 Sammanfattande slutsatser Syftet med studie var att undersöka hur visuell metodik tillämpas i byggproduktion. Genom litteraturstudie, intervjuer och observationer undersöktes vilka faktorer som är viktiga att ta med och vilka resurser som ska finnas tillgängliga. Studien visar på arbetsmetodens möjligheter till att effektivisera en byggproduktion. Att arbeta med visuell metodik innebär att arbetsgruppen tillsammans planerar och styr tidplanering, leveranser, APDplaner och risker. Planeringen och styrningen sker visuellt med hjälp av materialen: Whiteboardtavlor, tejp, pennor och magneter. Tidplaneringen omfattar 1-2 veckors planering, aktiviteterna är individknutna och hämtas genom nedbrytning från produktionstidplanens aktiviteter. Den intervjuade personalen var övervägande positiva till visuell metodik, de upplevde att arbetsmetoden ökade arbetsgruppens engagemang, delaktighet och kommunikation. Vid observationerna upplevdes arbetsgruppernas engagemang väldigt varierande, de visade på stort till litet engagemang. Intervjuerna och observationerna visar på att, om inte alla i arbetsgruppen hjälps åt och engagerar sig, finns risk att arbetsmetodens effektivitet minskar och blir resurskrävande. För att få många engagerade krävs att implementeringen sker från produktionens start, annars finns risk att arbetsledningen får arbeta i motströms för att övertyga om fördelarna. Metoden har en möjlighet att effektivisera men vid fel implementering och tillämpning kan metodens utveckling utvecklas negativt. Arbetsmetodens implementering är på frammarsch i verksamheten där flera arbetsgrupper själva utvecklat sina modeller. För att stötta och få gemensam utveckling krävs bättre information och utbildning om visuell metodik. Rapporten lämnar en definition om vad visuell metodik innebär i praktiken, författaren bedömer därmed att studiens syfte har uppnåtts. 7.2 Förslag på förbättringar Allmänt För att få fler användare av visuell styrning krävs bättre information på Skanskas intranät. Informationen är idag bristfällig, dock under utveckling och förbättring vid studiens slutförande. Allmänna förbättringar: • Fler goda exempel på projekt som använder visuell styrning. Använd både film, bild och text för att visuellt informera om hur projekten tillämpar visuell styrning. • Bättre information om mål och syfte med implementeringen av visuell styrning. • Bättre information om hur visuell styrning ska tillämpas. • Informera om vikten av att styra produktionen visuellt från dag ett. Att implementera mitt i produktionsfasen kan vara negativt för metodens utveckling i verksamheten. 36 Tvärgruppens modell För att på ett effektivare sätt implementera tvärgruppens modell på distriktets och regionens projekt har studien följande förslag på förbättringar. Förbättringar till tvärgruppens modell: • Kompletteras med ett dokument om metodens konsekvenser. • Kompletteras med användarmanual. 7.3 Förslag till fortsatt forskning Nedan presenteras förslag till fortsatt forskning. • • • • Analys och utvärdering av tvärgruppens standardmodell för visuell styrning. Modellen kommer kräva en inkörningsperiod och anpassning efter projekt men forskning på tillämpningen och genomförbara förändringar är lämpligt. I hur stor omfattning används den? Har personalen ändrat åsikter om visuell styrning när det implementerades en standardmodell? Fortsätta att analysera och utvärdera intern och extern information om hur visuell metodik används. Hur har informationen och utbildningen utvecklats? Studien visar visuell styrnings för- och nackdelar. Forskning på hur stora resurser som sparas/förloras, hur olycksstatistiken påverkas och hur kvalitén påverkas genom att styra visuellt kontra traditionellt är förslag till fortsatt forskning. Studien visar på att visuell styrning kan effektivisera byggproduktion, hur stor effektivisering är har inte mätts i studien utan är ett förslag till fortsatt forskning. Forskningsfrågorna är viktiga att studera för att ge visuell styrning en god utveckling. 37 Referenser Tryckta källor Alfredsson, L., 2011. Visualisera mera! – förbättra teamets kommunikation genom att planera visuellt. Management of technology, 2, s. 3-4. Anderson, E., Schwencke, E., 1998. Projektarbete – en vägledning för studenter. Översättning: Torkel Franzén. Studentlitteratur AB, Lund. Blücher, D., Öjmertz, B., 2007. Effektivt byggande – Utmana dina processer! Resurseffektiva tankesätt och principer – en introduktion till Lean i byggandet. IVF Uppdragsrapport 07/12, IVF Industriforskning och utveckling AB. Dalman, C., 2005. Visuell Planering. Peab Projektrapport. Peab Stockholm. Dalman, C., 2006. Visuell Planering för byggbranschen. Väg- och Vattenbyggaren, 2, s. 44-47. Davidson, B., Patel, R. 2011. Forskningsmetodikens grunder – Att planera, genomföra och rapportera en undersökning. Fjärde upplagan. Studentlitteratur AB, Lund. Green, J., Lindström, J., 2009. Visuell Styrning – En undersökning i Jönköping. Examensarbete. Jönköping, Tekniska Högskolan, Husbyggnadsteknik. Howell, G., 1999. What is Lean Construction – 1999. University of California, Berkeley, CA, USA Höst, M., Regnell, B., Runesson, P., 2006. Att genomföra examensarbete. Studentlitteratur AB, Lund. Josephson, P-E., Saukkoriipi, L., 2009. 31 rekommendationer för ökad lönsamhet i byggandet – att minska slöseri! Rapport. Chalmers Tekniska Högskola, Göteborg. Lean Forum., 2007. Verktyg för Lean Produktion. Femte upplagan. Quest Worldwide Consulting Ltd, Surrey. Liker, J. K., 2009. The Toyota Way – Lean för världsklass. Liber AB, Malmö. Nilsson, J., Rosenlind, A., 2012. Effektiv planering med Last Planner System – En fallstudie av ett husbyggnadsprojekt under stomkompletteringsfasen. Examensarbete. Malmö, Malmö högskola, byggteknik. Révai, E., 2012. Byggstyrning. Fjärde Upplagan. Liber AB, Stockholm. Söderberg, B., 2011. Lean i praktiken – hur får man visuell planering att fungera i utvecklingsteam?. Management of technology, 4, s. 3-4. 38 Söderberg, J., Schröder, C., Mikaelsson, L-Å., Swensson, L-G., Korhonen, M., Persson, M., 1989. Integrerad planering – Försök med arbetstagaremedverkan vid planering av byggprojekt. Rapport. Tekniska Högskolan i Lund, Lund. Tonnquist, B., 2010. Projektledning. Tredje upplagan. Bonnier utbildning AB, Stockholm. Toolanen, B., 2006. Lean Construction – Samverkansinriktat industriellt processtänkande. Väg- och Vattenbyggaren, 1, s. 46-50 Elektroniska källor Chef, 2013. PDCA. [2013-02-27] Tillgänglig: http://www.chef.se/pdca Lean Construction Institute, 2013. What is Lean Construction. [2013-03-01] Tillgänglig: http://www.leanconstruction.org/ Leanforumbygg, 2013. Om Lean Forum Bygg. [2013-03-01] Tillgänglig: http://www.leanforumbygg.se/ Skanska, 2013. Om Skanska. [2013-03-16] Tillgänglig: http://www.skanska.se Skanskas Intranät, 2013a. VSAA. [2013-03-22]. Skanskas Intranät, 2013b. VSAB. [2013-03-28]. Muntliga källor Myhr, S. Utvecklingsledare. Skanska. Telefonintervju, [2013-03-22]. 39 Bilaga A – Frågemall, Visuell styrning Produktionspersonal 1. Hur länge har du arbetat i byggbranschen och vilken är din nuvarande befattning? 2. Har du tidigare arbetat med Visuell styrning? 3. Hur upplever du arbetsmetoden? 4. Vilka är fördelarna och möjligheterna med Visuell styrning? 5. Vilka är nackdelarna och riskerna med Visuell styrning? 6. På vilka sätt har Visuell styrning underlättat eller försvårat ditt arbete? 7. Hur har ditt dagliga arbete förändrats av Visuell styrning? 8. Hur har din delaktighet förändrats? 9. På vilket sätt utvecklas arbetsgruppernas teamwork? 10. Hur fungerar samspelet mellan det visuella arbetet och planeringsarbetet i datorn? 11. Vilka risker och möjligheter finns det i samspelet? 12. Hur ska mötesfördelningen läggas upp? 13. Vem ska närvara vid mötena? 14. Nämna några lämpliga mötesregler. 15. Hur fungerar uppföljningen i Visuell styrning? 16. På vilket sätt skiljer erfarenhetsåterföringen vid traditionell styrning till Visuell styrning? 17. Vilka förberedelser ska göras innan produktionen startar? 18. Vilken utrustning ska finnas tillgängligt för en lägsta nivå av Visuell styrning? 19. Vilka delar är viktiga att framföra visuellt? 20. Hur ska utrustningen utformas och placeras? 21. När skulle du rekommendera tillämpning av Visuell styrning?
© Copyright 2024