Etäkokousohjeet HUS:n työntekijöille, joilla on Lync/Skype
asennettuna työasemalle
Tämä ohje on tarkoitettu HUS:n sisäisille työntekijöille, eli käytössä täytyy olla HUS:n antamat tunnukset,
joita käytetään työasemalle sisään kirjautuessa. Työasemalla täytyy myös olla asennettuna Lync tai Skype
pikaviestisovellus.
Tässä Word-ohjeessa käydään tarkemmin läpi etäkokouksen perustaminen ja siihen liittyminen. Voit
myös katsoa noin minuutin kestävän video-ohjeen klikkaamalla linkkiä:
https://dreambroker.com/channel/93aj046q/sm3mjah2
1. MITÄ ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMISEEN TARVITAAN?
Ennen kuin alat käyttämään etäkokouksia työssäsi, kiinnitä huomiota siihen, mitä kaikkea tarvitset
etäkokousten luomiseen ja/tai etäkokoukseen liittymiseen. Laitteiston tulee olla kunnossa, jotta etäkokous
sujuisi ongelmitta.
Millä laitteella etäkokoukseen voi liittyä?
Etäkokoukseen voi liittyä käyttäen tietokonetta, tablettia ja puhelinta. Laitteen tulee olla toimivassa
kunnossa.
Millainen yhteys tarvitaan?
Etäkokouksessa vaivattomaan työskentelyyn tarvitaan kuuluva ja häiriötön internet-yhteys.
Lisälaitteet: Mikrofoni
Lisälaitteet eivät ole pakollisia, mutta mikrofonin käyttöä suositellaan. Ilman mikrofonia kokouksiin voi
osallistua lähinnä kuunteluroolissa. Mikrofonina suositellaan käytettävän kuulokemikrofonia. Kannettavan
tietokoneen sisäänrakennettu mikrofoni käy, jos muita mikrofoneja ei ole lähettyvillä.
Lisälaitteet: Web-Kamera
Web-kamera ei ole pakollinen, ellei kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja edellytä sen käyttöä.
Selaimet:
Ammattilaisten osiota ja etäkokouksia suositellaan käytettävän Internet Explorerilla. Tarvittaessa käyttö
onnistuu myös Google Chromella ja Safarilla.
2. AMMATTILAISTEN OSIOON KIRJAUTUMINEN
Ammattilaisten osioon kirjaudutaan osoitteesta https://terveyskyla.fi/ammattilaiset/. Ammattilaisten osio
on osa HUS:n Terveyskylä-sivustoa.
Ammattilaisten osiossa perustetaan etäkokoukset, kutsutaan kokouksiin osallistujat ja liitetään kokouksiin
mukaan etukäteismateriaaleja. Ammattilaiset kirjautuvat ja tunnistautuvat joko HUS-tunnuksilllaan (HUSin
työntekijät) tai VRK-kortillaan (HUSin ulkopuoliset ammattilaiset). Etäkokoukset on tarkoitettu käytäväksi
vain ammattilaisten välillä.
3. UUDEN ETÄKOKOUKSEN PERUSTAMINEN
Uusi etäkokous perustetaan klikkaamalla Perusta etäkokous -painiketta Terveyskylän ammattilaisten osion
Omat etäkokoukset -välilehdeltä.
Huomaa, että vain HUSin työntekijöillä on oikeus perustaa etäkokouksia.
Näytölle avautuu Etäkokouksen perustaminen -ikkuna.
Anna etäkokoukselle lyhyt, mutta
kuvaava nimi.
Järjestäjätieto tulee
järjestelmästä automaattisesti.
Jos perustat etäkokouksen
jonkun toisen puolesta, voit
korvata omat tietosi toisen
henkilön tiedoilla. Etäkokouksen
perustetaan tällöin
puheenjohtajan nimissä.
Lisää osallistujat
sähköpostiosoitteen perusteella.
Muista klikata Lisää -painiketta
jokaisen osallistujan jälkeen!
Lisää etäkokouksen tiedot.
Voit lisätä liitteitä klikkaamalla
Hae tietokoneelta -painiketta.
Muista myös klikata
Lataa -painiketta jokaisen
liitteen jälkeen.
Anna etäkokoukselle ajankohta,
eli päivämäärä, aloitusaika ja
kesto minuutteina.
Paina lopuksi Luo etäkokous painiketta.
Perustetusta etäkokouksesta lähetetään sähköpostiheräte kaikille
kokouksen osapuolille. Heräte sisältää mm. perustiedot etäkokouksesta
(aihe, järjestäjä, ajankohta) ja ohjeet etäkokoukseen liittymiseen.
Tieto kokouksesta ilmestyy kaikille kokouksen osapuolille myös Terveyskylän
ammattilaisten osioon Omat etäkokoukset -välilehdelle.
3.1 Etäkokouksen perustaminen aiemman kokouksen pohjalta
Uuden etäkokouksen voi perustaa myös aiemman etäkokouksen pohjalta. Tämä on hyödyllinen ratkaisu, jos
etäkokous halutaan perustaa esimerkiksi viikoittain vastaavilla (tai lähes vastaavilla) tiedoilla ja/tai
osallistujilla.
Etäkokous perustetaan aiemman pohjalta klikkaamalla päättynyttä etäkokousta Omat etäkokoukset välilehdellä. Kokouksen pohjalta luodaan etäkokous klikkaamalla Luo seurantakokous.
Etäkokouksen perustaminen -ikkuna avautuu, johon kopioituu aiemman etäkokouksen tiedot. Kokouksen
tietoja voi muuttaa normaalisti. Vähintään päivämäärä kannattaa muuttaa, koska päivämäärä on
oletuksena sama kuin aiemmalla kokouksella.
Muuta vähintään kokouksen
Ajankohtaa
Paina lopuksi Luo etäkokous painiketta.
4.
AIEMMIN PERUSTETUN ETÄKOKOUKSEN TIETOJEN MUOKKAAMINEN
/ ETÄKOKOUKSEN PERUMINEN
Etäkokouksen järjestäjä ja puheenjohtaja voivat muokata aiemmin perustetun etäkokouksen tietoja
klikkaamalla Muokkaa tietoja -painiketta halutun etäkokouksen kohdalta.
Näytölle avautuu Etäkokouksen muokkaaminen -ikkuna, jossa voi vapaasti muuttaa etäkokouksen tietoja.
Muutokset tallennetaan klikkaamalla Tallenna muutokset -painiketta.
Kaikille osallistujille lähetetään uudet sähköpostiherätteet, jos kokouksen ajankohtaa muutetaan.
Järjestäjä/Puheenjohtaja voi myös perua luodun etäkokouksen. Etäkokous perutaan Etäkokouksen
muokkaaminen -ikkunasta käsin klikkaamalla Poista etäkokous.
5. OSALLISTUMISEN VAHVISTAMINEN
Etäkokoukseen osallistuminen voidaan vahvistaa klikkaamalla Osallistun -painiketta. Muut kokoukseen
kutsutut käyttäjät näkevät kokouksen tiedoissa kokoukseen osallistuvat käyttäjät. Etäkokouksiin voi
kuitenkin liittyä, vaikka Osallistun painiketta ei olisi klikannut.
Huomaa, että vain ammattilaiset (henkilö, jolla oikeus kirjautua sisään ammattilaisten osioon) voivat
vahvistaa osallistumisensa.
Etäkokouksen osallistuminen vahvistetaan klikkaamalla etäkokous auki Omat etäkokoukset välilehdellä.
Tämän jälkeen klikataan Osallistun -painiketta.
Voit myös ilmoittaa, jos et pääse osallistumaan etäkokoukseen.
Etäkokouksen tiedoista nähdään ketkä kokoukseen kutsutuista käyttäjistä (ammattilaiset) osallistuvat tai
eivät osallistu kokoukseen. Kokouksen tiedot avataan klikkaamalla Avaa etäkokous -painiketta.
Osallistujissa näkyvät kaikki kokoukseen kutsutut. Käyttäjän nimen perään ilmestyy vihreä merkki, jos
käyttäjä on merkinnyt osallistuvansa kokoukseen. Nimen perään ilmestyy punainen rasti, jos käyttäjä ei aio
osallistua kokoukseen.
6.
ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMINEN AMMATTILAISTEN OSIOSTA
(ENSISIJAINEN TAPA)
Etäkokoukseen liitytään avaamalla etäkokous. Etäkokous avataan klikkaamalla Avaa etäkokous -painiketta.
Tämän jälkeen avautuu etäkokouksen ikkuna. Etäkokoukseen liitytään klikkaamalla Avaa Skype for
Business etäkokous -painiketta.
Uusi välilehti avautuu selaimeen. Selain saattaa vielä tällä hetkellä huomauttaa suojaamattomasta
yhteydestä. Mozilla Firefoxilla täytyy lisätä suojauspoikkeukset, joilla sallitaan etäkokoukseen yhdistäminen.
6.2 Kokoukseen liittyminen Lync- tai Skype -ohjelmalla
Pyydä/avaa toinen ohje, jos koneellesi ei ole asennettuna Lync tai Skype pikaviestisovellusta.
Etäkokoukseen liitytään käyttäen joko Lync- tai Skype-pikaviestisovellusta. Jos koneelle on asennettuna
Lync tai Skype valmiiksi, voi kokoukseen liittyä helposti ohjelman kautta. Ohjelma avautuu ruudulle
automaattisesti ja kirjaa käyttäjän sisään, jos käyttäjällä on oikeus käyttää Lynciä/Skypeä. Ota yhteys oman
organisaatiosi ATK-tukeen, jos ohjelma herjaa käyttöoikeuksista. Muissa ongelmatapauksissa liity
kokoukseen käyttäen Web Appia. (Tästä lisää ohjeessa, joka on tarkoitettu sellaisille käyttäjille, joilla ei
ole Lynciä/Skypeä koneella).
Selain saattaa kysyä avataanko ulkopuolinen ohjelma, jos Lync tai Skype on asennettuna koneelle.
Esimerkiksi Chrome ilmoittaa ulkoisesta protokolla pyynnöstä. Klikkaamalla käynnistä sovellus avautuu
koneelle asennettu Lync tai Skype.
Nyt voidaan kirjautua pikaviestisovellukseen käyttäen omia tunnuksia, jonka jälkeen ohjelma vie käyttäjän
etäkokoukseen.
Kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi, jos sovellus ei kirjaa automaattisesti sisään.
7. ETÄKOKOUKSEEN LIITTYMINEN SÄHKÖPOSTILINKISTÄ (TOISSIJAINEN TAPA)
Kaikille etäkokoukseen kutsutuille lähtee automaattisesti sähköpostitse etäkokouskutsu. Kokouskutsusta
selviää mm. kokouksen aihe, järjestäjä ja ajankohta. Kutsussa on myös linkit etäkokoukseen liittymistä
varten.
Kutsu sähköpostissa näyttää kutakuinkin seuraavalle:
Liittyminen VRK-kortilla -linkki on tarkoitettu HUS:n ammattilaisille ja se ohjaa Terveyskylän
Ammattilaisten osioon. Katso aiemmasta kappaleesta, miten Ammattilaisten osiosta liitytään
etäkokoukseen.
8. KOKOUKSEN TOIMINNOT JA OMINAISUUDET
Kokoukseen liityttäessä sovellus saattaa kysyä, miten kokouksen äänet yhdistetään. Äänten yhdistämisessä
suositellaan Käyttää Lynciä.
Etäkokouksen oletusnäkymässä näkyy kaikki kokoukseen osallistuneet käyttäjät, jos muut kokoukseen
kutsutut eivät ole vielä liittynyt kokoukseen lukee kokousruudussa ”Taidat olla puhelun ainoa osallistuja.”
Muista poistaa kaiuttimistasi vaimennus, jos olet kytkenyt äänet pois päältä.
Muista vielä poistaa mikrofonistasi vaimennus, kun muut ovat liittyneet kokoukseen.
Muille kokoukseen osallistujille voi jakaa sisältöä, jos käyttöoikeudet sallivat myöden. HUS:n käyttäjät
voivat jakaa sisältöä muille automaattisesti. HUS:n ulkopuoliset käyttäjät voivat jakaa sisältöä, jos
kokouksen järjestäjä/puheenjohtaja antaa siihen tarvittavat oikeudet. Etäkokouksessa voi jakaa esimerkiksi
kuvia, videoita, PowerPoint-esityksiä ja omaa näyttöä.
Järjestäjä/Puheenjohtaja voi jakaa muille esitysoikeudet klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta osallistujan
päällä ja valitsemalla Jaa oikeudet.
Sisällön jakaminen tapahtuu klikkaamalla vasemmasta alakulmasta löytyvää näyttö -painiketta.
Etäkokouksesta voi poistua klikkaamalla punaista luuria. Tämä ei kuitenkaan lopeta etäkokousta, vaan
katkaisee kyseisen käyttäjän yhteyden kokoukseen. Kokoukseen voi vielä liittyä tämän jälkeen uudelleen.
Etäkokouksen voi lopettaa kokonaan klikkaamalla oikeassa alakulmassa olevaa kolmea pistettä ja valita
alasvetovalikosta ”Lopeta etäkokous”.