1. No category

SAKSBEHANDLINGSRUTINER FOR VARSLINGSGRUPPEN I VEST
POLITIDISTRIKT
1. Innledning/formål
Det er et mål for Vest politidistrikt at kritikkverdige forhold skal avdekkes. Videre er det en
målsetting for Politidistriktet å tilrettelegge for et trygt og åpent arbeidsmiljø. I dette ligger
også at kritikkverdige forhold skal kunne tas opp åpent på arbeidsplassen.
Varslingsordningen har som mål å legge til rette for intern varsling og ivareta arbeidstakers
rett til å varsle om kritikkverdige forhold i politidistriktet i tråd med arbeidsmiljøloven § 2-4 og
§ 3-6. Det er opp til den enkelte ansatte om man vil benytte:
•
•
•
linjevarsling,
varslingsgruppen, eller
felles varslingsordning for justis- og beredskapssektoren
Ansatte som blir kjent med kritikkverdige forhold skal fortrinnsvis melde fra til den det gjelder,
sin leder, tillitsvalgte, vernetjenesten eller som uønsket hendelse i henhold til politidistriktets
rutiner for avviksrapportering.
Det er ikke hensiktsmessig at varslingsgruppen involverer seg i saker som er til behandling i
linjen. Dette for å hindre parallelle prosesser. Varslingsgruppen vil derfor si nei til å behandle
saker som har en pågående behandling i linjen. Dersom varslingsgruppen vurderer at
behandling av kritikkverdige forhold ikke blir tilfredsstillende behandlet i linjen, vil dette i seg
selv kunne være å betrakte som en varsling som gruppen da kan gå inn i.
Saksbehandlingsrutinene her kommer i tillegg til, og er underordnet lovbestemte
saksbehandlingsregler. Sentrale lover på området er forvaltningsloven,
personopplysningsloven, arkivloven med forskrifter og arbeidsmiljøloven. Det er særlig viktig
at varslingsgruppens medlemmer er kjent med forvaltningslovens alminnelige prinsipper om
forsvarlig saksbehandling, taushetsplikt, habilitet, undersøkelses- og dokumentasjonsplikt
samt kontradiksjonsprinsippet. Videre må varslingsgruppens medlemmer være kjent med
arbeidsmiljølovens regler om varsling og forbudet mot gjengjeldelse ved varsling.
2. Hvem kan henvende seg til varslingsgruppen?
Varslingsgruppen er et tilbud til alle som er ansatt i Vest politidistrikt sin organisasjon.
Herunder både fast ansatte og ansatte i midlertidige stillinger. Videre kan innleide konsulenter
og oppdragstakere også benytte seg av varslingsgruppen.
3. Hvordan kontakte varslingsgruppen?
Ansatte kan varsle ved å ta kontakt med ett av medlemmene i varslingsgruppen, ved å sende
inn varslingsskjema eller ved å benytte varslingsgruppen sin e-postadresse. Den enkelte kan
også be om et møte med varslingsgruppen. Opplysninger om varslingsgruppen, herunder
kontaktinformasjon skal alltid være tilgjengelig på intranett.
www.politi.no
4. Nærmere om hva som er et kritikkverdig forhold/hvilke sakstyper
varslingsgruppen skal behandle
Varslingsgruppen skal utrede/behandle ytringer/varsel om kritikkverdige forhold.
Kritikkverdige forhold er det som er i strid med lover, forskrifter, avtaler samt brudd på Vest
Politidistrikt interne regler, rutiner og retningslinjer. Brudd på den alminnelige oppfatning av
hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt, kan også bli vurdert som kritikkverdig.
Det er ytringens art som avgjør om det foreligger et varsel. Eksempler på kritikkverdige
forhold kan være arbeidsforhold som er i strid med arbeidsmiljøloven, mobbing,
diskriminering, korrupsjon, økonomiske misligheter, uforsvarlig saksbehandling, uetisk adferd
eller brudd på taushetsplikten.
Kritikk av forhold som en arbeidstaker er uenig i kun ut fra sin personlige eller politiske
overbevisning regnes ikke som varsling. Interne personkonflikter vil for eksempel normalt ikke
omfattes av begrepet.
For at det skal være tale om varsling må det dreie seg om opplysninger som ikke er allment
tilgjengelige, men som en arbeidstaker har fått rede på gjennom sitt arbeidsforhold og som
kan ha en viss allmenninteresse. Saker som tidligere har vært gjort kjent gjennom media vil
som hovedregel ikke være varslingssaker.
5. Utvelgelse og sammensetning av varslingsgruppens medlemmer
Varslingsgruppen har 3 faste medlemmer med varamedlemmer som oppnevnes for en periode
på 2 år. Minst ett av medlemmene skal være på valg hvert år for å sikre kontinuitet. Gruppen
konstituerer seg selv og velger en leder.
Organisasjonene etter hovedsammenslutningsmodellen og vernetjenesten peker ut ett medlem
med varamedlem hver. Det legges til grunn at medlemmene ikke har verv som verneombud
eller tillitsvalgt. Arbeidsgiver peker ut et medlem med varamedlem.
Ved utvelgelsen av medlemmene må det vektlegges at medlemmene må ha høy grad av tillit
og nødvendig personlig integritet for å sitte i varslingsgruppen.
Varslingsgruppen rapporterer til politimesteren.
Medlemmene i varslingsgruppen må få nødvendig tid til å utføre oppgavene i varslingsgruppen.
6. Varslingsgruppens mandat
Varslingsgruppen vurderer selv hvordan de enkelte varslene/ytringene skal behandles.
Gruppen utreder saken. Saksutredning med forslag til tiltak fremlegges for politimesteren i
eget notat. Det er politimesteren som avgjør hvordan saken skal følges opp videre.
Varslingsgruppen har ingen myndighet til å pålegge politimesteren å iverksette tiltak – dette
påhviler øverste leder av Vest politidistrikt.
Varslingsgruppen kan kreve å bli holdt orientert om hvilke tiltak politimesteren iverksetter
dersom det er konkludert med at det foreligger kritikkverdige forhold.
Side 2/4
7. Håndtering av varslingssaker
7.1 Arbeidstakers rett til å varsle
I henhold til arbeidsmiljøloven § 2-4 første ledd har arbeidstaker rett til å varsle om
kritikkverdige forhold i Vest politidistrikt. Denne rettigheten gjelder både ved linjevarsling og
ved henvendelse til varslingsgruppen. Videre har arbeidstaker vern mot gjengjeldelse ved
varsling, jf arbeidsmiljøloven § 2-5.
7.2 Henvendelser skal behandles så snart som mulig
Når et medlem i Varslingsgruppen mottar et varsel så skal de øvrige medlemmene i gruppen
orienteres med en gang. Dersom en varsler ber om et møte med Varslingsgruppen må dette
avholdes så raskt som mulig.
Grunnlaget for å gå videre med varselet/ytringen er når varslingsgruppen finner grunn til å tro
at noe kritikkverdig kan ha skjedd.
Varslingsgruppen står fritt til å innhente råd internt eller eksternt.
7.3 Nærmere om anonym varsling
Ansatte i politidistriktet kan varsle anonymt ved å sende inn skjema eller brev uten å oppgi
avsenderinformasjon. Varslingsgruppen skal også ta imot anonyme varsel. Hvorvidt et
anonymt varsel skal være gjenstand for grundigere undersøkelser vil bero på en konkret
vurdering fra sak til sak. I tillegg til sakens karakter må det vurderes nærmere om muligheten
for en forsvarlig saksbehandling kan ivaretas ettersom man ikke har mulighet for å kontakte
varsleren for eventuelle ytterligere opplysninger.
Anonyme varsel stiller særlige krav til ivaretakelsen av rettsvernet til den det varsles om.
Muligheten til å forsvare seg kan være betydelig svakere dersom man ikke vet hvem som
fremsetter påstander. Dette hensynet må Varslingsgruppen ivareta gjennom sin forsvarlige
saksbehandling.
7.4 Konfidensiell behandling
Saksbehandling av innkomne saker gjøres i henhold til ordinære saksbehandlingsregler nedfelt
i lov og retningslinjer. Det er av grunnleggende betydning at varslingsgruppen håndterer
henvendelser konfidensielt.
7.5 Arbeidsgiver skal beskytte ansatte som ytrer/ varsler mot gjengjeldelse
Arbeidsmiljølovens bestemmelser om vern av varsler gjelder fullt ut ved henvendelser både i
linjen, felles varslingsordning for justis- og beredskapssektoren eller til varslingsgruppen. Når
varslingsgruppen blir kjent med ytringer/ varsel om kritikkverdige forhold, skal gruppen
kontakte politimesteren slik at arbeidsgiver iverksetter tiltak for å beskytte varsler mot
gjengjeldelse. Dersom en varsler opplever seg utsatt for gjengjeldelse, kan vedkommende ta
dette opp i linjen, felles varslingsordning for justis- og beredskapssektoren eller til
varslingsgruppen.
Side 3/4
7.6 Tilbakemelding til varsler
Varsler må, så langt det er mulig, holdes orientert om behandling av varselet. Varsler skal
uansett ha melding om hvorvidt saken blir tatt under nærmere behandling eller om den blir
henlagt. Så langt det er mulig skal varsler også få informasjon om resultatet av
saksbehandlingen. Varsler er imidlertid ikke part i en eventuell personalsak mellom
politidistriktet og den det varsles om. Dermed kan den lovbestemte taushetsplikten sette
skranker for hva slags tilbakemelding varsler kan få.
7.7 Dokumentbehandling av varslingssaker
Dokumenter i varslingssaker skal – uten ugrunnet opphold - registreres i DocuLive og skjermes
ved bruk av tilgangsgruppe. Registrering skal foregå ved arkivseksjonen eller
personalseksjonen. Dokumentene skal behandles i h.h.t. politidistriktets instruks for post- og
dokumentbehandling.
8. Årsmelding
Varslingsgruppen utarbeider årsrapport der sakene i kalenderåret omtales generelt.
Årsrapporten skal være utarbeidet innen utgangen av januar hvert år. Årsmeldingen leveres til
politimesteren. Årsmeldingen skal også fremlegges for AMU.
9. Referanseliste
- Arbeidsmiljøloven
- Forvaltningsloven
- Arkivloven
- personopplysningsloven
- Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av
offentlige arkiver kap. III.
- Arbeidstilsynets veileder om varsling
- Etiske retningslinjer for Politi- og lensmannsetaten
- Veileder internkontroll – politiregisterloven
- AS-100-08 Post- og dokumentbehandling
- RU-100-46 Håndtering av mobbing og trakassering
- RU-100-47 Konflikthåndtering
- RU-100-48 Varsling av kritikkverdige forhold
Side 4/4