1. No category

Teknik- og Miljøforvaltningen
18. januar 2017
FAKTA om tiltag på lokalplansområdet
Borgerrepræsentationen har delegeret kompetencen til Teknik- og Miljøudvalget til at sende lokalplaner i høring, hvilket har medført hurtigere sagsgange.





Siden januar 2016 er der indført en ny opstartsfase for lokalplaner, hvor man systematisk får
afklaret mulighederne for at realisere en lokalplan, og hvor man tidligere inddrager og går i dialog med lokaludvalgene. Den nye praksis giver mulighed for bedre inddragelse af borgerne.
Der er indført ny praksis med at holde halvårsmøder med de relevante lokaludvalg om lokalplaner for at afstemme forventningerne i forhold til borgerinddragelse og skabe åbenhed om
processerne.
Alle lokalplansager og udviklingen af dem diskuteres løbende i et fagligt forum, hvor der er fokus på både borger- og bygherreperspektiv såvel i proces som i den færdige plan.
Der foretages en gennemgang af alle knap 550 lokalplaner og byplaner med henblik at registrere utidssvarende planer. På den baggrund kan der træffes beslutning om, hvorvidt og
hvordan disse planer evt. skal korrigeres.
Center for Byplanlægning øger bemandingen med i alt 14 nye medarbejdere og indfører en ny
visitationsfunktion, der skal sikre en effektiv rammesætning af lokalplanopgaverne. Byplanlæggerne organiseres i fire geografiske bydelsområder.
FAKTA om lokalplaner
Siden 2013 er antallet af vedtagne lokalplaner steget støt år for år. Forvaltningen arbejder målrettet
med at forenkle processerne for lokalplanerne, hvorved gennemsnittet for en lokalplanproces, der er
aftalt inden for servicemålet, er gået fra 56 uger i gennemsnit i 2015 til 43 uger i 2016. Målingen vedrører den tid, der går fra Teknik- og Miljøudvalget har behandlet en startredegørelse, eller fra der er
indgået en samarbejdsaftale mellem bygherre og kommunen, til planen endeligt er vedtaget i Borgerrepræsentationen.
Sagsbehandlingstiden er beregnet for de lokalplansager, som er omfattet af de nugældende servicemål. Sager, der er opstartet tidligere, er ikke medtaget i beregningen. I 2015 var der en sag, der blev
påklaget undervejs, hvilket forlængede sagsbehandlingstiden, så det samlede gennemsnit blev trukket
op. Hvis man trækker denne sag ud af opgørelsen, lander gennemsnittet for de resterende 17 lokalplaner på 50 uger.
Lokalplanprocessen
Side 2 af 4
Stort set alle lokalplaner starter, fordi en bygherre ønsker at udvikle et område i
byen. Det kan være et
større eller mindre område, fra en mindre karré i den indre by til et stort udviklingsområde, der f.eks.
opstår, fordi området over tid tømmes for industri og forskelligt erhverv og giver mulighed for at omdanne til et mere blandet byområde.
Den indledende fase består primært af en afklaring – hvilke overordnede planer ligger der for det pågældende område, og hvilke ønsker har henholdsvis bygherre og andre interessenter, f.eks. Lokaludvalgene og kommunen, i området. På baggrund af drøftelser med disse parter udarbejder kommunen i
nogle tilfælde en startredegørelse, der forelægges for Teknik- og Miljøudvalget. Udvalget tager stilling
til, hvorvidt der skal arbejdes videre med planen, og hvilke mål og eventuelle udfordringer, der særligt
skal imødekommes og håndteres.
Såfremt udvalget siger ja til, at der arbejdes videre med lokalplanen, indledes arbejdet med forslaget
til en lokalplan. Her fastlægges planen for f.eks. bebyggelsen, trafikstruktur samt de byrum og grønne
arealer, planen indeholder. Der stilles krav til udformning og udseendet samt hvilke funktioner, byrummene skal kunne rumme, ligesom der stilles krav til parkering for biler og cykler. Forslaget til lokalplan sendes i en afgrænset høring hos andre myndigheder samt relevante lokaludvalg. I en del tilfælde inviterer lokaludvalgene til borgerdialog i forbindelse med høringen.
Forslaget til lokalplan forelægges Teknik- og Miljøudvalget og i nogle tilfælde også Økonomiudvalget
og Borgerrepræsentationen. Såfremt der nikkes til forslaget, bliver det sendt i en offentlig høring på 8
uger. Forslaget sendes med e-post direkte til alle berørte naboer samt til en række myndigheder og
interesseorganisationer. Der afholdes ofte et offentligt møde i høringsfasen. Mødet arrangeres i samarbejde med Lokaludvalget. Under høringsfasen har alle mulighed for at komme med høringssvar.
Når høringsfasen er afsluttet, gennemgår forvaltningen samtlige høringssvar og kommenterer dem
samt vurderer, hvorvidt de giver grundlag for at ændre i lokalplanen. På baggrund heraf forelægges
lokalplanen til politisk behandling i Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget samt Borgerrepræsentationen. Såfremt planen bliver endeligt vedtaget bliver den bekendtgjort og tinglyst på ejendommen.
FAKTA om tiltag på byggesagsområdet




I efteråret 2015 oprettede Center for Bygninger ”Dialogteamet”, som allerede har vist sig at
være en stor succes, idet hundredvis af kunder hver uge får råd og vejledning om, hvordan de
kommer i gang med deres kommende byggeansøgning. Ved at bruge ressourcer allerede i opstartsfasen bliver kvaliteten af de indkommende byggeansøgninger løftet, hvorfor det kræver
færre ressourcer at sagsbehandle dem. Dialogteamet giver desuden kunderne en øget oplevelse af tilgængelighed og personlig rådgivning, hvilket også giver mere ro i den øvrige sagsbehandling.
Der er indført et nyt telefonsystem, Callguide, som giver bedre mulighed for at kanalisere
kunden derhen, hvor deres henvendelse hører hjemme uden at de skal igennem telefonkø og
manuel viderestilling. Dette har nedbragt ventetiderne på telefonerne væsentligt.
Der er i 2016 gennemført en målrettet indsats for at forbedre kundernes oplevelse i forbindelse med alle de sager, der kræver dispensationer. Disse behandles på koordineringsmøder, som
er sat i langt mere faste rammer, hvilke har medført en langt hurtigere sagsbehandling.
Alle høringer foretages nu digitalt via portalen ”Bliv Hørt”, hvilket giver kunderne bedre adgang til informationer om høringer. Samtidig er fristerne for høringer nedsat fra 3 til 2 uger,







hvilket igen giver hurtigere sagsbehandling og en hurtigere afklaring for de Side 3 af 4
kunder, der har ansøgt om et byggeri, hvor loven kræver en partshøring.
Byggesagerne er blevet inddelt i sagsfamilier. På den måde kan der arbejdes systematisk med
at optimere processerne. Målet er at sikre høj faglig kvalitet og ensartet sagsbehandling.
En rækker af de vigtigste brevskabeloner er blevet tilrettet, så de er så let forståelige og tydelige som muligt.
Forvaltningen gennemfører ”brugerrejser” på Center for Bygningers hjemmesider og på ansøgningsportalen BOM. Brugerrejsernes formål er at en bedre forståelse af brugernes oplevelse og behov – og tilrette webløsningerne derefter.
Der indføres fra årsskiftet nye servicemål for sagsbehandlingstiden. De nye mål har fokus på at
gøre processen mere gennemsigtig og sikre, at kunden hurtigt får at vide, om byggesagen er
fuldt oplyst, eller om der mangler dokumentation, før sagsbehandlingen kan gå i gang.
Arbejdsprocesserne er optimeret. Eksempelvis er der fra nytår indført en ny praksis for visitation, så kunderne ikke skal opleve, at sagsbehandleren beder om supplerende oplysninger
gentagne gange.
Forvaltningen vil løbende måle på effekten af tiltagene og de nye servicemål, så det sikres, at
den ønskede kulturforandring slår igennem. Således vil kundetilfredsheden med sagsbehandlingen bliver undersøgt i alle sager.
Forvaltningen vil gerne i dialog med byggesagskunderne for at få input til, hvordan sagsbehandlingen kan blive bedre. Det kan evt. ske gennem et åbent hus-arrangement om byggesagsbehandling og koblingen til lokalplaner. Målet er komme tættere på kundernes rådgivningsbehov og øge forståelsen for kompleksiteten i forskellige typer sagsbehandling.
FAKTA om byggesager
Den fortsatte vækst i København medfører en stadig stigning i mængden af byggesager. Center for
Bygninger modtager årligt et stigende antal nye hovedbyggesager.
Byggesagsgebyrer
Borgerrepræsentationen har 15. december 2016 vedtaget en ny beregningsmodel på byggesagsområdet, som medfører, at byggesagsgebyrerne i København fra årsskiftet stiger fra 550 kr/timen til 799
kroner i timen. Stigningen skyldes, at timetaksterne de seneste to år har været sat for lavt, hvorfor
byggesagsområdet har været underfinansieret.
Opkald til dialogteamet
Det første tiltag, der blev sat i værk som følge af kundetilfredshedsundersøgelsen, var oprettelsen af
et dialogteam, der fungerer som kundernes første hurtige indgang, hvor de mest basale spørgsmål
bliver afklaret, og hvor det bliver sikret, at de kommer rigtigt i gang med ansøgningsprocessen. Dialog-
teamet har på det første år nået at modtage 18-19.000 opkald, men mange af disse Side 4 af 4
opkald handlede om igangværende sager. Derfor er opkaldssystemet nu justeret, så
denne type henvendelser stilles
videre med det samme. Center for Bygninger forventer herefter, at dialogteamet vil modtage 30-35
opkald om dagen, hvilket svarer til 6-7000 opkald om året. Til gengæld kan alle disse sager håndteres
af dialogteamet, som har en straksafklaring på mellem 90 og 100 procent. Det betyder, at dialogteamet kan afklare kundernes spørgsmål uden at skulle have sagen omkring andre sagsbehandlere.
Nye nationale servicemål
Regeringen og KL har indgået en aftale om ensartede servicemål for sagsbehandlingen af virksomheders byggesager og miljøgodkendelser. Formålet er at nedsætte den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. Læs mere om hvordan den nationale aftale påvirker tidsfrister og opgørelsesmetoder i Københavns byggesagsbehandling:
http://www.kk.dk/indhold/teknik-og-miljoudvalgets-modemateriale/20062016/edocagenda/9ca8e4ce-9b11-4f63-9bca-a65880de3aa7/2d472b7d-857d-47f7-984b-5527286076a8
Se desuden vedhæftet:
Pressemeddelelse om kundetilfredshedsundersøgelsen
Pressemeddelelse om resultat af undersøgelsen og igangsættelse af tiltag
Pressemeddelelse om første måling på dialogteamet
Pressemeddelelse om ny beregning for byggesagsgebyrer